Huishoudelijk reglement en retributiereglement vrijetijdsactiviteiten Zaventem

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement en retributiereglement vrijetijdsactiviteiten Zaventem Sportdienst - sport@zaventem.be Jeugddienst - jeugd@zaventem.be Cultuurdienst - cultuur@zaventem.be Bibliotheek - bibliotheek@zaventem.be Dienst Vrije tijd - vrijetijd@zaventem.be Update mei 2018 Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.1

2 Inhoudstafel 1. Algemene bepalingen 3 2. Deelnemersvoorwaarden Leeftijd Uitsluitingen 4 3. Tarieven 5 4. Registreren - inschrijven - betalen - uitschrijven Registratie Privacy informatie Inschrijven voor activiteiten Betaling Uitschrijven - Annuleren Toegang weigeren 8 5. Activiteiten Informatie Verzekering Spelregels Kledij Kostbaar en persoonlijk materiaal Eten & drinken Leeftijdsgroepen Nederlands is de voertaal Zindelijkheid Gebruik van gebouwen, materialen en toestellen Specifieke regels Privacy 12 Alle informatie van de deelnemers zal uitsluitend door de organisatie gebruikt worden in functie van de vrijetijdsactiviteiten Vragen en opmerkingen 14 Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.2

3 1. Algemene bepalingen Het organiserend bestuur is het gemeentebestuur van Zaventem, Diegemstraat 37 te 1930 Zaventem. De vrijetijdsactiviteiten worden georganiseerd door de gemeentelijke vrijetijdsdiensten: sportdienst, jeugddienst, cultuurdienst en bibliotheek. 02/ Sportdienst Diegemstraat 41, 1930 Zaventem 02/ Jeugddienst Diegemstraat 41, 1930 Zaventem 02/ / Cultuurdienst Diegemstraat 41, 1930 Zaventem 02/ / Bibliotheek W.Lambertstraat 12, 1930 Zaventem 02/ Het reglement is van toepassing op alle vrijetijdsactiviteiten die georganiseerd worden door de gemeentelijke vrijetijdsdiensten. Het reglement is van toepassing op iedere deelnemer en op iedere ouder die zijn of haar kind inschrijft voor deelname aan één van deze gemeentelijke initiatieven. Meer informatie is terug te vinden via Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.3

4 2. Deelnemersvoorwaarden 2.1. Leeftijd De doelgroep en leeftijdscategorie wordt per activiteit afzonderlijk bepaald. Om zoveel mogelijk op maat van de leeftijdscategorieën te kunnen werken, wordt het geboortejaar gehanteerd als criterium waar mogelijk Uitsluitingen - Deelnemers met koorts of een besmettelijke ziekte mogen niet deelnemen aan de vrijetijdsactiviteiten. - De gemeentelijke vrijetijdsdienst kan in samenspraak met het bestuur ten allen tijde deelnemers de toegang tot een vrijetijdsactiviteit weigeren, indien blijkt dat de deelnemer herhaaldelijk de normale werking verstoort of een gevaar betekent voor het welzijn van de andere deelnemers en/of monitoren/begeleiders. Dit na overleg met de betrokken deelnemer en/of diens ouders of voogd. - Ook in geval er sprake is van wanbetaling, kan de vrijetijdsdienst in samenspraak met het bestuur, de toegang tot latere vrijetijdsinitiatieven weigeren. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.4

5 3. Tarieven Hieronder worden de tarieven per dag vastgelegd: Inwoners Niet-inwoners Kinderen Volwassenen Kinderen Volwassenen 1 ste kind 2 de kind 3 de kind Speelplein / 16 / Cultuurstages 12 / 16 / Sportkampen 12 / 16 / Bibliotheek gratis / gratis / Tieneractiviteiten Afzonderlijk bepaald Andere Afzonderlijk bepaald Bijkomende informatie omtrent de tarieven: - Bij andere activiteiten (Start to-lessenreeksen, sportevenementen, ) die niet in het overzicht zijn opgenomen, zijn de prijzen sterk afhankelijk van de inhoud (en effectieve kostprijs) van de activiteiten en zullen deze afzonderlijk bepaald en bekend gemaakt worden. - De activiteiten van de bibliotheek zijn over het algemeen gratis. Maar er kan steeds een kostprijs opgelegd worden voor een activiteit indien nodig. Sommige activiteiten van de gemeente zijn ook gratis, bijvoorbeeld Buitenspeeldag, Kids@Park, Pop@Park. - Men komt in aanmerking voor een sociaal tarief voor jeugdactiviteiten of tussenkomst van het gemeentebestuur in het kader van het doe je mee-fonds, indien men aan de vooropgestelde voorwaarden voldoet en onderstaande documenten kan voorleggen: o Identiteitskaart of officiële identiteitsgegevens; o Attest van de mutualiteit in geval van Omnio-statuut, verhoogde tegemoetkoming & leefloon; o Attest van het OCMW in geval van begeleidingsdossier, sociaal-economische begeleiding, maximumfactuur of collectieve schuldbemiddeling; o Vonnis van de rechtbank met betrekking tot de toelaatbaarheid van collectieve schuldbemiddeling of een attest van de schuldbemiddelaar waaruit blijkt dat er een collectieve schuldregeling lopende is. => Voor meer informatie kan men hiervoor terecht bij de organiserende dienst of de sociale dienst. => Meer informatie is ook terug te vinden op onze website: => vrije tijd => doe je mee - fonds Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.5

6 4. Registreren - inschrijven - betalen - uitschrijven 4.1. Registratie Deelnemers die wensen deel te nemen aan activiteiten van de vrijetijdsdienst dienen zich online in te schrijven via Ticketgang ( ). Een gezin dient eenmalig een gezinsaccount aan te maken en kan steeds via dit account inschrijvingen uitvoeren. Indien het voor de inschrijver niet mogelijk is om zelf een account aan te maken, kan dit ook worden aangemaakt door de betrokken gemeentelijke diensten Privacy informatie - Bij de registratie kan specifieke relevante medische informatie meegedeeld worden. Deze informatie wordt enkel gebruikt in geval van nood of ter voorbereiding van activiteiten. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.6

7 4.2. Inschrijven voor activiteiten Het is meestal verplicht om vooraf in te schrijven voor activiteiten van de vrijetijdsdienst, tenzij anders vermeld. Deze inschrijvingen dienen bij voorkeur online te gebeuren via Ticketgang ( ). Inschrijven kan ook op het kantoor van de betrokken diensten. Na elke vakantie starten de inschrijvingen voor de eerstvolgende vakantie. De inschrijvingen voor meerdaagse activiteiten tijdens kleine vakanties worden 1 week voor de start van de activiteit afgesloten. Tenzij de activiteiten eerder uitverkocht zijn. Bij eendagsactiviteiten worden de inschrijvingen 2 dagen voor de activiteit afgesloten. Inschrijvingen voor de zomervakantie worden 2 weken voor de activiteit afgesloten. Voor speelplein zomervakantie: de inschrijvingen worden 2 weken voor de zomervakantie afgesloten. Indien er nog plaats is kan er na deze datum nog ingeschreven worden voor augustus. Inschrijven kan dan enkel nog op de jeugddienst tot ten laatste 15 juli. Maar volzet = volzet. Start inschrijvingen Einde inschrijvingen Krokusvakantie Na de kerstvakantie 1 week voor de krokusvakantie Paasvakantie Na de krokusvakantie 1 week voor de paasvakantie Zomervakantie speelplein juli speelplein augustus Na de paasvakantie 2 weken voor de zomervakantie 15 juni 15 juli Herfstvakantie Na de zomervakantie 1 week voor de herfstvakantie Kerstvakantie Na de herfstvakantie 1 week voor de kerstvakantie Afzonderlijke activiteiten Afzonderlijk bepaald Afzonderlijk bepaald of 2 dagen voor de activiteit 4.3. Betaling - De betaling dient steeds online te gebeuren via Ticketgang. Deze betaling verloopt via een beveiligde website. - Indien men op kantoor de inschrijving laat uitvoeren, kan er enkel via bancontact of het doe je mee-fonds betaald worden. - Een bedrag van 10% administratiekosten zit steeds vervat in de vermelde tarieven. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.7

8 - Bij gebrek aan betaling in de minne, wordt de retributie ofwel via een deurwaarder ofwel burgerrechtelijk ingevorderd Uitschrijven - Annuleren Uitschrijven kan: - De uitschrijving of annulering dient steeds schriftelijk te gebeuren via de organiserende dienst van de activiteit. - indien de deelnemer ziek is. In dit geval vragen we de voorlegging van een geldig doktersattest. Dit attest kan tot twee weken na het einde van de betreffende activiteit binnen gebracht worden op of doorgestuurd worden naar de vrijetijdsdienst. In geval van ziekte wordt enkel het inschrijvingsgeld terugbetaald voor de dagen waarop de deelnemer niet heeft kunnen deelnemen aan de activiteiten, afgezien van 10% administratiekosten per geannuleerde dag. Dit enkel voor de dagen die vermeld staan op het attest. - In geval van overmacht (overlijden naaste, enzovoort) wordt eveneens het volledige inschrijvingsgeld terugbetaald, afgezien van 10% administratiekosten per geannuleerde dag. Ook hier wordt een attest gevraagd. - in andere gevallen wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald, doch dient men de organiserende dienst te verwittigen bij afwezigheid. - Uitschrijven speelplein zomervakantie : tot twee weken voor de start van het speelplein juli kan er terugbetaald worden. Tot 15 juli kan er een terugbetaling aangevraagd worden voor de speelpleinactiviteiten in augustus. Er zal steeds een administratieve kost van 10% per geannuleerde dag voorzien worden Toegang weigeren De vrijetijdsdiensten kunnen na overleg met de betrokken partijen ten alle tijden de deelnemers de toegang tot de activiteit weigeren. Dit wanneer blijkt dat de deelnemers de normale gang van de activiteit verstoort of een gevaar betekent voor het welzijn van de andere deelnemers en/of begeleiders. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.8

9 5. Activiteiten 5.1. Informatie Voor een volledig overzicht en de specifieke details van de activiteiten, kan u steeds terecht op de onderstaande kanalen: - Gemeentelijke website: - Ticketgang: - UiT in Zaventem: Verzekering - Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor verlies van, schade aan of diefstal van goederen. - Voor alle deelnemers en animatoren/monitoren wordt er een verzekering voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten. De voorwaarden van de ongevallenpolis liggen ter inzage op de infodienst van het gemeentehuis. Bij lichamelijke ongevallen wordt de familie ingelicht en (indien nodig) een (spoed)arts geraadpleegd. De verzorgingskosten worden voorgeschoten door de betrokkene die, na tussenkomst van het ziekenfonds, de overblijvende kosten kan terugvorderen van de verzekering. - Wanneer deelnemers met opzet schade toebrengen aan materiaal of aan andere kinderen, worden de kosten aangerekend aan de ouders Belangrijke aandachtspunten Kledij - De deelnemers zijn voorzien van kledij die aangepast is aan de activiteiten en weersomstandigheden van het ogenblik. Indien nodig, dient er reservekledij meegegeven te worden. - De naam van de deelnemende kinderen is gemarkeerd in de kledingstukken en rugzak. Zo kunnen deze, in geval van verlies, sneller worden opgespoord. - Verloren voorwerpen kunnen steeds worden opgevraagd bij de organiserende diensten. Na 1 maand worden de verloren voorwerpen eigendom van de gemeente Kostbaar en persoonlijk materiaal - Kinderen brengen geen speelgoed, waardevolle voorwerpen of geld mee. We tolereren ook geen gsm-gebruik. - Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor verlies van, schade aan of diefstal van goederen. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.9

10 Eten & drinken - Water is gratis te verkrijgen. - Er wordt geen drank of eten voorzien tijdens de gemeentelijke activiteiten. De deelnemers dienen hier zelf voor te zorgen. Tijdens het speelplein wordt er dagelijks 1 drankje voorzien. Dit is echter niet voldoende om de dag door te komen! - Hou er rekening mee dat kinderen extra fysieke inspanningen leveren tijdens sommige activiteiten (sportactiviteiten), genoeg drank en extra boterhammen (en fruit of koeken) zijn vaak aangewezen! Leeftijdsgroepen De kinderen worden op voorhand ingedeeld in leeftijdsgroepen. Hierdoor kunnen broers, zussen en vriendjes gescheiden worden Nederlands is de voertaal Zaventem is een Vlaamse gemeente. Tijdens de activiteiten wordt er enkel Nederlands gesproken Zindelijkheid Zindelijkheid is een voorwaarde om aan de activiteiten te kunnen deelnemen. De deelnemers moeten zelfstandig naar het toilet kunnen gaan. Ongelukjes kunnen gebeuren, gelieve steeds reserve-ondergoed en reservekledij mee te gegeven Gebruik van gebouwen, materialen en toestellen - De deelnemers mogen volgens gemaakte afspraken de gebouwen, terreinen, toestellen en materialen gebruiken voor hun activiteiten. - Alle richtlijnen van de begeleiders, animatoren, monitoren en ander aangesteld personeel dienen te worden gevolgd. - In geval van schade, dient de betrokkene steeds de hoofdverantwoordelijke op de hoogte te brengen Specifieke regels Voor bepaalde activiteiten kunnen er nog specifieke richtlijnen meegegeven worden waaraan de deelnemers zich dienen te houden. We vragen aan alle deelnemers en ouders om deze aandachtig door te nemen en zich hieraan te houden! Speelplein Openingsuren De openingsuren van het speelplein zijn van 7u s ochtends tot 18u s avonds. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.10

11 Wanneer kinderen s ochtends te laat worden gebracht behouden wij ons het recht om het kind die dag te weigeren. Ook het einduur moet strikt gerespecteerd worden door de ouders, na 18u zijn de gemeente niet meer verantwoordelijk voor de kinderen. Bij niet naleven van deze uren volgt er een financiële sanctie. Deze financiële sanctie is 5,00/15 minuten. De kinderen worden vanaf 16u opgehaald op de plaats waar de kinderen s ochtends gebracht werden. Tenzij andere mededeling van onze diensten. Kinderen die zelfstandig, te voet of met de fiets, naar het speelplein komen, hebben een schriftelijke toestemming nodig van de ouders of voogd. Deze toestemming moet op voorhand meegedeeld worden. Busvervoer en uitstappen Tijdens de zomervakantie is er busvervoer voorzien om de kinderen van de opvangplaatsen naar het speelplein te brengen. Dit busvervoer is inbegrepen in de inschrijvingsprijs. Uitstappen en activiteiten in de zomervakantie zijn ook inbegrepen in de kostprijs van het speelplein. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.11

12 6. Privacy De persoonsgegevens voor de sport-, jeugd- en cultuurwerking van de gemeente worden verwerkt door TicketGang BVBA en zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens ), zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van de persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens). Met betrekking tot deze personen worden de namen, voornamen, adressen, telefoon en individuele adressen in TicketGang opgeslagen samen met alle nodige informatie nuttig voor de goede werking van de inschrijvingen voor de sport-, jeugd- en cultuurwerking. 1. Een deelnemer of gezin kan zich registreren door een account aan te maken. Met deze account kan u online inschrijven op de activiteiten van de sport-, jeugd- en cultuurwerking en na betaling wordt de inschrijvingsbevestiging naar het opgegeven adres verzonden. 2. Door in te loggen op uw account kunt u uw persoonlijke gegevens verifiëren en desgewenst aanpassen, online inschrijvingen bekijken en fiscale attesten bekomen. 3. U hebt steeds een inzage- en correctierecht. Alle vragen of opmerkingen kunt u steeds bezorgen via mail aan info@ticketgang.be of schriftelijk op het adres, TicketGang BVBA, Bieststraat 87, 3191 Boortmeerbeek, België. 4. Logfiles: TicketGang verzamelt ook informatie in logfiles. Teneinde te bepalen wat de populairste pagina s zijn, behoudt TicketGang een overzicht van de pagina s die haar cliënten bezoeken op de website van TicketGang. Deze gegevens worden gebruikt om de website van TicketGang te verbeteren 5. Cookies: Ticketgang maakt soms gebruik van zogenaamde cookies om het gebruik van de site te vergemakkelijken. Cookies dienen vooral om de communicatie te vergemakkelijken en tijd te winnen. Een cookie helpt TicketGang bijvoorbeeld om, tussen twee bezoeken aan de website, uw keuze te memoriseren. U heeft ook de mogelijkheid uw browser zodanig te configureren dat hij u verwittigt telkens cookies worden aangemaakt of dat hij de aanmaak ervan verhindert. Dit privacybeleid is te raadplegen op Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) of de General Data Protection Regulation (GDPR) van 25 mei 2018 heeft u verder de volgende rechten: Recht tot inzage van je persoonsgegevens Recht tot verbetering van je persoonsgegevens Recht tot wissen van je persoonsgegevens, tenzij door de wet verplicht De toestemming van de verwerking is soms verplicht om de service te kunnen verlenen. Alle informatie van de deelnemers zal uitsluitend door de organisatie gebruikt worden in functie van de vrijetijdsactiviteiten. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.12

13 Wanneer de verplichte toestemming ingetrokken wordt, heeft dit tot gevolg dat de dienstverlening niet meer kan verstrekt worden. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van persoonsgegevens tenzij dit door de wetgeving verplicht is. Voor meer info, kan u zich wenden tot het mailadres vrijetijd@zaventem.be. Fotomateriaal Tijdens de activiteiten kunnen er sfeerfoto s genomen worden. Foto s van de kinderen mogen enkel genomen worden indien u hiermee expliciet akkoord gaat bij de inschrijving. Dit kan u aanduiden bij de inschrijving in Ticketgang. Om de foto s te publiceren op de website en in de brochures is er ook een akkoord van de ouders nodig. Deze regels zijn van kracht zolang het gaat over minderjarigen onder 16 jaar. U heeft ten slotte het recht om klacht in te dienen tegen of omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.13

14 7. Vragen en opmerkingen Vragen en opmerkingen kunnen in eerste instantie worden gemeld aan de hoofdverantwoordelijke van de activiteit. De hoofdverantwoordelijke zal in overleg met de sportfunctionaris, jeugdconsulent of cultuurbeleidscoördinator, dit bekijken en toelichting geven of eventuele acties ondernemen. Wanneer er geen consensus bereikt wordt, kunnen de deelnemers of ouders de klacht schriftelijk overmaken aan het College van Burgemeester en Schepenen. Het College zal de klacht registreren en onderzoeken. De deelnemer of ouders zullen vervolgens schriftelijk op de hoogte gesteld worden van de besluitvorming. Huishoudelijk reglement - vrijetijdsdiensten Zaventem p.14