Instructie Handleiding SNF-Pasfotoservice

Transcriptie

1 Instructie Handleiding SNF-Pasfotoservice

2 Inhoudsopgave: 1. Inleiding 3 2. Algemene informatie fotoapplicaties Technisch concept SNF Pasfotoservice Onafhankelijk van type camera of pasfotosysteem Wat verwacht het systeem? Hoe voorkom ik extra handelingen in de pasfoto applicatie Tips 5 3. Gebruik applicatie Systeem voorwaarden Aanmelden/inloggen De applicatie starten Functies op de website Logout Pasfoto applicatie Wachtwoord wijzigen Handleiding Controle van gegevens Het versturen van een pasfoto Wat te doen bij storingen? Demo omgeving Helpdesk 17 Instructie handleiding SNF Pasfotoservice Versie: V1.4 Datum:

3 Inleiding De SNF-Pasfotoservice. In 2006 hebben NOC*NSF, United Holding, Fotoplus en Info/Europa Foto de handen in een geslagen om voor sportbonden een functionaliteit te bieden waarmee gemakkelijk en snel pasfoto s van de fotograaf naar de sportbonden kunnen worden gestuurd. Sinds mei 2011 is de service in handen van de SNF. Er is een nieuw computerprogramma gebouwd dat moderner, makkelijker en sneller is dan het voorgaande. Met deze handleiding willen wij de gebruikers van de SNF-Pasfotoservice informeren over het programma en de werkwijze. Namens het bestuur van de SNF wens ik u veel goede zaken toe met deze nieuwe applicatie. Met vriendelijke groet, Willem van Teeseling Voorzitter 3

4 2. Algemene informatie over de SNF-PASFOTOSERVICE In dit hoofdstuk vindt u achtergrondinformatie over de SNF-PASFOTOSERVICE zoal een uiteenzetting van concept en de randvoorwaarden om de applicatie te kunnen gebruiken. 2.1 Technisch concept SNF Pasfotoservice De SNF-PASFOTOSERVICE is een zogenaamde ASP applicatie, dit wil zeggen dat deze applicatie beschikbaar is via het internet. Er wordt dan ook lokaal op u pc geen software geïnstalleerd en de software kan zowel op een Microsoft als op een Apple computer werken. Wel dient u een pc met Internet toegang te hebben om de applicatie te kunnen starten. In hoofdstuk 3.1 staan de minimale systeemeisen beschreven. Het voordeel van een ASP applicatie is dat er centraal aanpassingen/verbeteringen kunnen worden doorgevoerd, zodat iedereen met dezelfde versie werkt en niemand zelf updates hoeft te installeren. De applicatie heeft als doel op een eenvoudige wijze een digitale pasfoto te versturen naar de sportbond van een klant (sportbondlid). 2.2 Onafhankelijk van type camera of pasfotosysteem Het concept functioneert onafhankelijk van het type camera of pasfotosysteem dat u gebruikt. Echter, de digitale pasfoto dient beschikbaar te zijn op een pc met internet toegang, zodat deze ingelezen kan worden in de pasfoto applicatie. Dit betekent dus dat u de foto bijvoorbeeld op een geheugenkaart kunt zetten en deze kunt inlezen met de PC waarop de pasfoto applicatie wordt gebruikt. Als de camera is gekoppeld aan een PC met internettoegang dan heeft u de foto natuurlijk al op de juiste computer staan. 2.3 Wat verwacht het systeem? De pasfoto applicatie verwacht een digitale pasfoto in het volgende formaat: 600x800 pixels Verhouding 3:4 Staand (portret) Pasfoto in JPEG, BMP of PNG. Voorbeeld: 800 pixels 600 pixels 2.4 Hoe voorkom ik extra handelingen in de pasfoto applicatie? Door de pasfoto in het juiste formaat in te lezen in de pasfoto applicatie, zoals hierboven beschreven, zal het niet of nauwelijks nodig zijn de foto nog te moeten nabewerken. De pasfoto staat direct in de juiste positie in de pasfoto applicatie. De ogen staan ter hoogte van de groene horizontale lijn, en het gezicht (tot de aanzet van de oren) tegen de verticale groene lijn. 4

5 Wanneer u wel steeds de foto moet nabewerken is de kans groot dat u de foto s niet in het juiste formaat aanlevert. Hierdoor kan de pasfoto applicatie het gezicht niet automatisch opmaken. Enkel voorbeelden van foto s in het verkeerde formaat: Onjuist Onjuist Het nabewerken is een langzaam proces. Zorg er daarom voor dat u de pasfoto s in het juiste formaat inleest. Enkele voorbeelden van formaten die wel juist zijn: A: Goed B: Goed C: Goed Foto A is een opgemaakte pasfoto waarbij het hoofd al juist is gecentreerd en gepositioneerd. De foto is 600x800 pixels. Foto B is een niet-opgemaakte foto (bijvoorbeeld direct uit de camera) in portret stand van minimaal 900x1200 pixels. Het gezicht is niet te ver ingezoomd, zodat het hoofd nog uitgesneden kan worden. Foto C is een niet-opgemaakte foto, vergelijkbaar als foto B, echter is de oriëntatie liggend. Merk dat de draaiing rechtsom is! 2.5 Tips Een aantal leveranciers heeft hun systeem al aangepast aan de eisen van de pasfoto applicatie. U kunt uw leverancier raadplegen, om na te gaan welke mogelijke aanpassingen voor u van toepassing zijn. 5

6 3. Gebruik SNF-PASFOTOSERVICE In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u kunt inloggen op de applicatie en hoe de applicatie werkt. De applicatie is opgebouwd in logische stappen, waarbij vooral is geprobeerd de foutkans zo laag mogelijk te laten zijn en de tijd die nodig is om een foto te versturen zo kort mogelijk is. 3.1 Systeem voorwaarden (silverlight) Om goed gebruik te kunnen maken van de SNF-PASFOTOSERVICE dient u pc aan de volgende systeem voorwaarden te voldoen: Internet verbinding: ASDL/DSL/Kabel/Glas (breedband) Windows: Microsoft Internet Explorer 7.0 of hoger, of Mozilla Firefox 3.0 of hoger en Chrome 4.0 of hoger Apple: Firefox 3.0 of hoger, Safari 3.0 of hoger Javascript: Dient actief te staan in de browser (is standaard het geval) Schermresolutie: Minimaal 1024x768 Silverlight: Vesrie 4, zie onderstaande url voor beschikbare versie: Antvirus software: Adequate en up to date antivirus software. Wanneer uw pc niet voldoet aan bovenstaande eisen, is het niet gezegd dat de pasfoto applicatie niet functioneert. Echter, voor een gegarandeerde juiste werking gelden bovenstaande voorwaarden. 3.2 Aanmelden/inloggen Voordat u gebruik kunt maken van de SNF-PASFOTOSERVICE dient u zich aan te melden. Het aanmelden vindt plaats op het moment dat u zich bekend maakt op de website Door uw login (gebruikersnaam) en password (wachtwoord) in te vullen op onderstaande website kunt u de pasfoto applicatie opstarten. 6

7 3.3 De applicatie starten Na het inloggen wordt de applicatie direct gestart. Deze applicatie wordt gepresenteerd in een zogenaamd iframe (een venster binnen de digitale pasfoto website). De applicatie is gemaakt in Silverlight word ingeladen. 3.4 Functies op de website Op de website zijn de volgende 4 functies beschikbaar: Logout Door middel van deze functie kunt u zich afmelden van de applicatie. Wanneer u zich heeft aangemeld op de website, kunt gedurende de werkdag deze sessie geopend laten. Aan het einde van de dag kunt u zich afmelden (logout) op de website. Let op! Het kan voorkomen dat door technische redenen uw sessie is verlopen, waardoor u automatisch bent afgemeld. Wanneer dit voorkomt kunt zich weer opnieuw aanmelden via het openingsscherm. 7

8 3.4.2 Pasfoto applicatie Met deze functie kunt u de pasfoto applicatie opstarten. De pasfoto applicatie wordt overigens direct gestart nadat u zich heeft aangemeld, in de meeste gevallen zult u immers direct gebruik willen maken van de pasfoto applicatie Wachtwoord wijzigen Door middel van deze functie kunt u het wachtwoord, behorende bij uw gebruikersnaam, wijzigen. U dient eerst u oude wachtwoorden in te vullen, en vervolgens tweemaal het nieuwe (gewenste) wachtwoord. De tweede maal invoeren is ter controle van de juiste invoer. Let op! Het nieuwe wachtwoord mag niet gelijk zijn aan het oude wachtwoord Handleiding Met behulp van deze functie kunt u de handleiding digitaal opvragen. De handleiding is beschikbaar in PDF formaat die in een gratis applicatie Adobe Reader kan worden bekeken. Mocht u niet over deze applicatie beschikken dan kunt u deze downloaden via de website van Adobe. en onder downloads kiezen voor Adobe Reader. Deze handleiding zal op basis van uw3 feed-back regelmatig worden aangepast. 3.5 Controle van gegevens Nadat u zich heeft aangemeld op de website verschijnt het volgende scherm. In het midden van het venster staan uw winkelgegevens zoals deze bekend zijn bij de digitale pasfotoservice. Mochten deze gegevens onjuist zijn dan verzoeken wij u dit door te geven aan de verantwoordelijke binnen de fotoketen waarbij u bent aangesloten. Deze zal er voor zorgdragen dat de gewenste wijzigingen worden doorgevoerd. De volgende twee velden kunnen als volgt worden verklaard: Keten: Dit veld is gerelateerd aan de keten waarbij u bent aangesloten WinkelID: Dit veld is een uniek nummer gerelateerd aan uw winkel binnen de keten waarbij u bent aangesloten. 8

9 3.6 Het versturen van een pasfoto Algemeen Het versturen van een pasfoto is opgebouwd in vier stappen. Deze stappen worden hieronder beschreven en toegelicht. Stap 1. De pasfoto inlezen (Laden) Door middel van de knop Bladeren kan de gewenste digitale pasfoto geselecteerd worden op uw computer. Dit kan de lokale harde schijf van computer zijn, een memory stick, of een ander medium die verbonden is met uw computer. Na dat u op OK heeft geklikt wordt de pasfoto ingelezen in de pasfoto applicatie. De status balk geeft de voortgang van het inlezen weer. Tijdens het inlezen van de pasfoto vindt een eerste controle van de pasfoto plaats. Er wordt gecontroleerd of de ingelezen pasfoto aan de minimale resolutie voldoet. Wanneer de resolutie te laag is dan verschijnt de melding Foto te klein. Minimale afmeling: 600 x 8pp pixels in uw scherm. Wanneer de pasfoto aan de minimale resolutie voldoet gaat de pasfoto applicatie automatisch naar de volgende stap. Stap 2. De pasfoto verwerken De pasfoto zal door de applicatie automatisch in de juiste positie worden geplaatst, en gecontroleerd. Zoals aangegeven in de applicatie kan de pasfoto door middel van de knoppen op de correcte plaats gezet te worden. Het groene raster is hierbij een hulpmiddel. De ogen moeten ter hoogte van de horizontale groene lijn geplaatst worden, en het gezicht (tot de aanzet van de oren) zo strak mogelijk tegen de verticale groene lijnen. 9

10 Verplaatsen Door middel van de driehoeken onder en aan de zijkant van pasfoto kan de pasfoto verplaatst worden ten opzichte van het groene raster. Men kan op deze wijze de pasfoto ten opzichte van het raster verplaatsen. Roteren Met behulp van de blauwe pijlen kunt u de pasfoto roteren. De rotatie vindt plaats in stappen van 90 graden. De rechter knop doet de pasfoto éénmaal 90 graden rechtsom roteren. Door een tweede maal op de rechterknop te klikken zal de pasfoto nogmaals 90 graden rechtsom draaien. Op deze wijze kan een pasfoto die bijvoorbeeld ondersteboven staat in de juiste positie geplaatst worden. Zoomen Met behulp van de knoppen (de plus en min vergrootglazen) kan de pasfoto vergroot of verkleind worden. Door op de knop het vergrootglas met het + teken te klikken wort de pasfoto ingezoomd. De pasfoto wordt in vaste stapjes dichterbij gehaald. Door op de knop het vergrootglas met het - teken te klikken wort de pasfoto uitgezoomd. De pasfoto wordt in vaste stapjes uitgezoemd. Controleer Met behulp van deze knop kunnen de gemaakte aanpassingen aan de pasfoto worden gecontroleerd. Wanneer de foto wordt geaccepteerd kan men door naar de volgende stap. 10

11 Stap 3. Invullen klantgegevens In deze stap dienen de lidmaatschap gegevens van een klant behorende bij de ingelezen pasfoto ingevuld te worden. Deze gegevens zijn om de volgende reden van belang: Controle van een geldig lidmaatschap bij de betreffende sportbond(en). Automatisch kunnen doorsturen van de pasfoto naar de betreffende sportbond(en). Authenticatie, behoren de opgegeven lidmaatschapgegevens daadwerkelijk bij deze klant (controle kan plaats vinden door middel van het verifiëren van een geldig legitimatiebewijs). notificatie aan de klant. Het adres wordt gebruikt op het moment dat de gegevens van de klant niet bij de opgegeven sportbond kan worden gevonden. De klant ontvangt een met instructie wanneer dit van toepassing is. Al deze controles vinden plaats nadat u de foto heeft verstuurd. In principe merkt u daar dus niets meer van. Het is voor een juiste afhandeling van de foto s wel van groot belang dat de gegevens op de juiste manier worden ingevuld In onderstaand scherm dienen de volgende velden ingevuld te worden. Sportbond: Door middel van het drop down-menu (pijltje) kan de gewenste sportbond geselecteerd worden. In deze lijst worden alleen de deelnemende sportbonden getoond. Lidmaatdchapsnummer: Dit is een vrij invoerveld en kan uit cijfers, letters en een combinatie van beide bestaan. Om een snelle afhandeling van de pasfoto te bevorderen is het zeer wenslijk dit veld in te vullen. Voorvoegsel: Dit veld dient gebruikt te worden t.b.v. het voorvoegsel van de achternaam. Enkele voorbeelden: van, van der, van den, de etc. Geslacht: Vink man of vrouw aan. 11

12 Achternaam: Hier dient de achternaam ingevuld te worden zoals de klant ook bekend is bij zijn/haar sportbond. Straat: Geen extra toelichting. Huisnummer: In dit veld kunnen alleen cijfers worden geplaatst. Huisnummer toevoeging: Voorbeelden: a, b, III, 3H. Postcode: In dit veld dient de volledige postcode ingevuld te worden. Plaats: Geen extra toelichting. Geboortedatum: Door middel van het dropdown-menu s (pijltje) kunnen de juiste waardes geselecteerd worden. adres: Het adres wordt gecontroleerd op een geldige notatie wijze. Het adres van de klant is een belangrijk veld voor de pasfoto service, in geval van opvolging na controle. Controleer het ingevoerd adres voordat u op de knop volgende klikt. Het icoontje achter de invoervelden geeft aan of het invoerveld is voorzien van een waarde en of er is voldaan aan de restricties. Wanneer u de verplichte velden heeft ingevuld kunt u op de knop volgende klikken. Voor een juiste afhandeling is het van belang dat de gegevens nauwkeurig worden ingevuld. Alleen de velden waar het icoontje achter staat dienen te worden ingevuld de andere velden mogen worden overgeslagen. Zoals gezegd stellen wij het op prijs wanneer alle velden worden ingevuld voor een juiste afhandeling. Stap 4. Versturen In de laatste stap van de pasfoto applicatie kunt u de volgende functies starten. Wijzigen (potloodje) Verwijderen (kruisje) Bond toevoegen Terug Volgende 12

13 Wijzigen Door op deze knop te klikken worden de ingevulde klantgegevens getoond. U bent zo instaat om wijzigingen in de ingevulde klantgegevens door te voeren. U bevindt zich dan weer in stap 3 van de pasfoto applicatie. Wanneer u de wijzigingen heeft doorgevoerd kunt u op de knop volgende klikken, hiermee komt u weer terug in stap 4. Versturen. Sportbond toevoegen Wanneer de klant bij meerdere sportbonden actief is, kunt u door middel van deze knop Sportbond toevoegen + extra lidmaatschapgegevens invoeren. De eerder ingevulde klantgegevens worden automatisch overgenomen, maar kunnen per sportbond gewijzigd worden. In de het drop down-menu Bond: worden de overige deelnemende sportbonden getoond. Ook hier is het van belang het veld Bondslidnummer in te vullen. Om zo een juiste afhandeling van de pasfoto te bevorderen. Op het moment dat u meer dan één sportbond heeft geselecteerd verschijnt er een nieuwe functie verwijderen. Verwijderen Door op de knop kruisje te klikken kunt u eerder toegevoegde sportbond lidmaatschappen van uw klant verwijderen. Terug Door op de knop Vorige te klikken kunt u een stap terug in de pasfoto applicatie. Versturen Wanneer u op de knop versturen klikt wordt de pasfoto inclusief de ingevulde lidmaatschappen naar de SNF Pasfotoservice verstuurd. Deze zal zorgen voor de distributie van de digitale pasfoto naar de betreffende sportbond(en), dan wel de benodigde opvolging. Wanneer u voor een volgende klant een pasfoto wilt versturen dan kunt u klikken op de knop Nieuwe klant. Of herstart de pasfoto applicatie door op de link PASFOTO APPLICATIE te klikken. 13

14 3.7 Wat te doen bij storingen? Inleiding Wanneer er een storing optreedt is het voor de partij die u ondersteunt van belang dat u een aantal zaken heeft vastgesteld dan wel heeft uitgezocht. Op deze wijze kan mogelijk sneller gehandeld worden en kan de storing mogelijk sneller worden opgelost. De volgende zaken zijn van belang: Datum Tijd (probeer zo exact mogelijk te zijn). Korte omschrijving van het probleem (beschrijf waar/op welke moment er iets misging). Bewaar de foutmelding. (waar mogelijk maak een screendump van de foutmelding). Internet toegang U kunt de website niet bereiken. Contoleer of uw pc een werkende internet verbinding heeft (probeer een reguliere webpagina). Wat te doen: 1. U hebt geen internet toegang. Neem contact op met uw eigen Internet provider. 2. U hebt toegang tot internet, maar kunt de website niet bereiken. Neem contact op de helpdesk, zie hoofdstuk 5 Helpdesk. U kunt zich niet aanmelden op de website Wat te doen: 1. U krijgt de melding Gebruiker niet gevonden. Controleer of uw account gegevens juist zijn ingevuld. Controleer of CapsLock per ongeluk aan staat. Wanneer u zich na bovenstaande controle nog steeds niet kunt aanmelden. Neem contact op de helpdesk, zie hoofdstuk 5 Helpdesk. 2. U bent u login (gebruikersnaam) en password (wachtwoord) kwijt of vergeten. Neem contact op de helpdesk, zie hoofdstuk 5 Helpdesk. 14

15 De Pasfoto applicatie is beschikbaar Een soortgelijke melding zoals hieronder verschijnt in u scherm, nadat u zich heeft aangemeld. 1. Klik op de link PASFOTO APPLICATIE, hiermee wordt de pasfoto applicatie opnieuw opgestart. 2. U hebt geprobeerd de pasfoto applicatie nogmaals op te starten door op de link PASFOTO APPLICATIE te klikken. De pasfoto applicatie start niet op. Neem contact op de helpdesk, zie hoofdstuk 5 Helpdesk. Noodprocedure Wanneer u niet in staat bent om de pasfoto applicatie op te starten, dan dient u de benodigde informatie van uw klant te noteren en de digitale pasfoto te archiveren. Vervolgens dient u zodra de applicatie weer werkt de foto( s) zo spoedig mogelijk alsnog te versturen. 3.8 Demo omgeving Wanneer u met de pasfoto applicatie wilt oefenen, dan dient u in te loggen met aan speciaal account. De ingestuurde pasfoto s worden niet verzonden maar de desbetreffende sportbonden. Let op! Gebruik dit alleen om te oefenen. Login gegevens demo account: Login : Demo Password : test 15

16 4. Helpdesk Mochten er vragen zijn over de bruikbaarheid van het systeem, het inloggen of u bent uw wachtwoord vergeten dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk. Ook voor storingen in het systeem kunt u contact opnemen met de Helpdesk. De Helpdesk is tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar. Helpdesk Stichting Nederlandse Fotovakhandel Contactpersoon : Willem van Teeseling Telefoon : Fax : info@snf-apeldoorn.nl Storingen in het weekend Voor storingen in het weekend kunt u een bericht sturen naar: info@snf-apeldoorn.nl Uw bericht zal dan z.s.m. in behandeling worden genomen. Vermeld in het bericht duidelijk de naam van de winkel, contactpersoon én telefoonnummer. 16