Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar [ ]Besloten --

Transcriptie

1 Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Verantwoordingsverslag Informatiehuishouding Notagegevens Notanummer Datum Programma: 11 Algemene dekkingsmiddelen Portefeuillehouder Weth. Grijsen Weth. Hartogh Heys Team IM 2- Bestuursorgaan [X]B & W [ ]Raad -- [ ]Burgemeester -- College van B & W - Burgemeester - Weth. Kolkman - Weth. Hartogh Heys - Weth. Rorink - Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar [ ]Besloten -- Routing d.d. Ambtelijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Wethouder Wethouder par. [ ]adj.secr. -- [X]gem.secr BIS Openbaar Status Definitief Bijlagen Verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2016 Activiteitenoverzicht informatiehuishouding 2016 Verslaglegging gemeentearchivaris B & W d.d.: Besloten wordt: 1 Het verantwoordingsverslag Informatiehuishouding 2016 met als bijlagen het geactualiseerde activiteitenoverzicht en de verslagen van de gemeentearchivaris vast te stellen; 2 de raadsmededeling vast te stellen; 3 de stukken aan te bieden aan de raad; 4 Het verantwoordingsverslag en de bijlagen in het kader van de bestuursovereenkomst IBT aan te bieden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel via toezending aan de provinciaal archivaris; 5 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Nee Nee Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel:

2 Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb Nee Nee ADVIESRADEN: Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Nee Toelichting Inleiding Op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995 is het college van B&W bestuurlijk verantwoordelijk (zorgdrager) voor het archiefbeheer (het beheren van alle informatie met een formele status) van de gemeentelijke organen. Het uitvoeren van de beheersmatige taken en de verantwoordelijkheid daarvoor ligt in de organisatie zelf, op basis van het Besluit Informatiebeheer Deventer Op basis van artikel 10 van de Archiefverordening Deventer 2014 doet het college jaarlijks verslag aan de gemeenteraad. Daaraan wordt toegevoegd het verslag van het toezicht wat de gemeentearchivaris opmaakt ingevolge artikel 16 van de Archiefverordening 2014 en het beheer van het historisch archief ingevolge artikel 7 Besluit Informatiebeheer Op basis van de overeenkomst IBT (interbestuurlijk toezicht) met de provincie wordt er jaarlijks door het college een verantwoordingsverslag opgesteld wat aan GS toegestuurd wordt. Beoogd resultaat Via het vaststellen van het verantwoordingsverslag informatiehuishouding legt het college jaarlijks verantwoording af aan gemeenteraad en provincie. De provincie (de provinciaal archivaris) gebruikt het verslag om de zwaarte en frequentie van het interbestuurlijke toezicht (IBT) te bepalen. Daar waar het informatiebeheer voor 2015 de kleur 'oranje' opleverde, kan voor 2016 aan worden gegeven dat een positieve lijn in is gezet met het bereiken van belangrijke resultaten en in gang zetten van activiteiten die in 2017 worden afgerond. De taken en deelprojecten maken allen deel uit van het Programmaplan Digitaal werken. Waar nodig zullen deze DOWR-breed worden opgepakt teneinde afgesproken efficiencyvoordeel te behalen. Kader Het kader voor de informatiehuishouding, het afleggen van verantwoording en de inspectie op het informatiebeheer worden gevormd door: Archiefwet 1995, Archiefverordening Deventer 2014, Besluit Informatiebeheer Deventer Gemeentewet (hoofdstuk interbestuurlijk toezicht). Argumenten voor en tegen Middels het vaststellen van verantwoordingsverslag wordt voldaan aan de bepalingen op basis van de archiefwetgeving alsmede op basis van de Gemeentewet m.b.t. het generieke interbestuurlijke toezicht. Extern draagvlak (partners) Ten behoeve van het verantwoordingsverslag en uitvoering van de (interne) regelgeving is voor wat betreft het analoge informatiebeheer de stand van zaken opgevraagd bij Digiwerkt, als beheerder van het analoge dynamische archief. Met betrekking tot de stand van zaken van het historisch archiefbeheer is input verstrekt door het HCO. Qua planning en procedure heeft een en ander in nauw overleg plaatsgevonden.

3 Financiële consequenties n.v.t. Aanpak/uitvoering Qua aanpak blijkt uit het verslag over 2016 nadrukkelijk waar de prioriteiten het afgelopen jaar hebben gelegen: Vaststelling Handboek Vervanging documenten postproces (collegebesluit ) Opstellen van een nieuw Besluit Informatiebeheer Deventer. Over verantwoordelijkheden voor de verschillende taken behorende bij een goed informatiebeheer. Vast te stellen in januari Plan van Aanpak uitfasering Meridio (digitale archiefsysteem); plan is gereed. Opstarten van de samenwerking Gemeente Deventer - Historisch Centrum Overijssel op basis van de aansluiting van Deventer op de Gemeenschappelijke Regeling HCO. Verdere uitrol (in DOWR verband) van de e-suite voor zaakgericht werken en - archiveren. In dat kader is een ZTC (zaaktypecatalogus) opgezet en in beheer genomen op basis waarvan zaaktypen voor digitale afhandeling en - archivering worden ingericht en beheerd. Ook is in het verslag aangegeven wat voor 2017 van belang gaat worden. Met name: Opstellen van een kwaliteitszorgsysteem met checks and balances t.b.v. de informatiehuishouding Uitvoering geven aan het plan van aanpak uitfasering Meridio als digitale archiefsysteem Aansluiting op de e-depotvoorziening van het HCO. Een en ander t.b.v. permanent te bewaren digitale informatie, maar ook t.b.v. het uitplaatsen daarvan, waarmee het vernietigen van de informatie in de toekomst ook geborgd wordt. Na vaststelling door het college van verantwoordingsverslag met activiteitenoverzicht kan dit met de bijlagen (verslagen van de gemeentearchivaris) naar de provinciaal archivaris worden gestuurd die e.e.a. zal verwerken in de jaarlijkse provinciale 'scores'. Verantwoordingsverslag en alle bijlagen zullen - voorzien van de raadsmededeling - aan de gemeenteraad worden gestuurd.

4 RAADSMEDEDELING Onderwerp Verantwoordingsverslag Informatiehuishouding 2016 Mededelingennr Portef.houder Weth. Grijsen Team IM BenW-besluit d.d.: 24 januari Inleiding: waarom deze mededeling Net als over 2014 en 2015 treft u hierbij het Verantwoordingsverslag informatiehuishouding (het informatie- en archiefbeheer) 2016 aan. Met betrekking tot deze jaarlijkse verantwoording is de Archiefverordening gemeente Deventer 2014, artikel 10 van toepassing: "het college doet aan de gemeenteraad verslag van hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet De verslagen van de gemeentearchivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats en het verslag van het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie worden daarbij gevoegd" Het verantwoordingsverslag en de bijlagen wordt (op basis van de Gemeentewet; hoofdstuk interbestuurlijk toezicht) ook toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel ten behoeve van het bepalen van de zwaarte en frequentie van het provinciale toezicht. Daar waar de Provincie de gemeente met betrekking tot het informatiebeheer over 2015 nog een oranje kleur heeft toegekend - zoals bij Raadsmededeling van 29 maart 2016 nader verklaard - blijkt uit het verantwoordingsverslag over 2016 dat er in het afgelopen jaar een positieve omslag is gemaakt. Ondanks het bereiken van belangrijke resultaten en het in gang zetten van geprioriteerde activiteiten die in 2017 zullen worden afgerond zal dit voor dit jaar - naar verwachting - nog niet leiden tot een 'groene' score. 2. Kader Het kader op het vlak van de Informatiehuishouding wordt o.a. gevormd door de Archiefwet 1995 en is voor de gemeentelijke organisatie uitgewerkt in de Archiefverordening Deventer 2014 en het Besluit Informatiebeheer Deventer Het Besluit Informatiebeheer Deventer zal in januari 2017 door het college worden geactualiseerd. Ten aanzien van het interbestuurlijke toezicht van provincie op gemeente is de Gemeentewet (enkele jaren geleden aangepast via de Wet Revitalisering Generiek Toezicht) van toepassing. 3. Kern van de boodschap Zoals aangegeven in de inleiding is er met betrekking tot het informatiebeheer in 2016 sprake van een positieve lijn die leidt tot een situatie waarin het informatiebeheer bijdraagt aan een informatiehuishouding die weer op orde is. Ook uit het bij deze raadsmededeling aangeboden Verantwoordingsverslag Informatiehuishouding 2016 (met bijlagen) blijkt, dat er belangrijke resultaten zijn geboekt en dat verdere verbeteractiviteiten in gang zijn gezet waarvan de afronding in 2017 moet plaatsvinden. In de nadere toelichting hieronder noemen we er enkele. Ook in 2017 geven we onder de vlag van het Programma Digitaal Werken dus nog volop uitvoering aan deze deelprojecten en aan de activiteiten zoals vermeld in het overzicht. Daarbij wordt op adviserend vlak vooral de samenwerking met het HCO gezocht en wat de uitvoerende ondersteuning betreft de verbinding met Digiwerkt.

5 Aangezien niet alleen uit het eigen verantwoordingsverslag 2016, maar ook uit de verslagen zoals opgesteld door de gemeentearchivaris blijkt dat we op de goede weg zijn, mogen we ook uit de provinciale toetsing een positievere toelichting op de score verwachten dan die van vorig jaar. Waarbij de kleur daarvan op dit moment - naar onze verwachting - nog hetzelfde zal zijn. Na de ontvangst van het provinciale IBT-totaalbeeld zullen we de gemeenteraad hierover weer informeren. 4. Nadere toelichting De verantwoording over de informatiehuishouding wordt net als in 2014 en 2015 weergegeven in de vorm van een jaarlijks verslag, zoals bedoeld in de Archiefverordening Deventer 2014 en conform een door de VNG opgestelde handreiking. Bij het verslag is een overzicht gevoegd waaruit blijkt dat er uitvoering wordt en nog zal worden gegeven aan tal van activiteiten, die nodig zijn om de goede, geordende en toegankelijke staat van het informatie- en archiefbeheer te kunnen waarborgen. Zeker in een situatie waarin sprake is van een omslag van analoog (papier) naar digitaal werken alsmede een omslag van een gesloten overheidsorganisatie naar een open organisatie, die informatie beschikbaar stelt en deelt ten behoeve van verbinding en samenwerking met partners in de stad, is dit van het grootste belang. Enkele belangrijke resultaten en in gang gezette activiteiten in 2016 zijn: Vaststelling van het Handboek Vervanging documenten postproces (collegebesluit 1 november 2016). Daarmee is een belangrijke stap gezet in het volledig digitaal (zaakgericht) kunnen werken. Opstellen een nieuw Besluit Informatiebeheer Deventer (collegebesluit komt in januari). Hierin worden ambtelijke verantwoordelijkheden voor de beheersmatige taken vastgelegd. Plan van Aanpak uitfasering Meridio (digitaal archief applicatie) is opgesteld. Uitvoeren in Samenwerking met het HCO (in het kader van de toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling HCO) is verder uitgewerkt; jaarlijks zal op basis van een werkplan worden afgesproken welke activiteiten in samenhang worden opgepakt Samenwerking met Digiwerkt is verder vormgegeven. Het beheer van de analoge dossiers is middels een uitvoeringsovereenkomst geregeld, analoge dossiers vanuit de Actie Schoon Schip zijn verwerkt, ook voert Digiwerkt ondersteunende werkzaamheden uit m.b.t. het kunnen vernietigen van digitale dossiers uit Meridio. In samenwerking met het HCO is een start gemaakt met het vormgeven van de deelname aan de landelijke e-depotvoorziening zodat digitale archiefbestanden van onze organisatie daarin op termijn kunnen worden opgenomen. Ten aanzien van nog uit te voeren activiteiten in 2017 noemen we de volgende activiteiten: Opzetten van een kwaliteitszorgsysteem t.b.v. het informatiebeheer Naar volledige digitale archivering met de e-suite voor zaakbehandeling en - archivering; inclusief gebruik van een vastgesteld metagegevensschema Aansluiten op de e-depotvoorziening van het HCO voor over te brengen digitale bestanden Per 1 juli 2016 de deelname van Deventer in de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel heeft de organisatie een door het Algemeen Bestuur van het HCO benoemde gemeentearchivaris. Het houden van intern toezicht op het informatie- en archiefbeheer in de organisatie blijft op die wijze mogelijk. De door (of namens) de gemeentearchivaris opgestelde verslagen zijn als bijlage bij het verantwoordingsverslag gevoegd.

6 ACTIVITEITENOVERZICHT; INFORMATIEHUISHOUDING DEVENTER **** CONCEPT ***** versie december 2016; hoort bij verantwoordingsverslag informatiehuishouding2016 (De nummering verwijst naar de door de VNG gemaakte indeling in KPI s in de Handreiking KPI-Rapportage). 1. Lokale regelingen / kaders en normen Actiehouder Prio Mijlpalen Toelichting / bijstelling / stand van zaken 1.0 Opstellen en laten vaststellen Beheersplan Informatiehuishouding (Baseline) IM, PDW 3 September 2017 Een niet verplicht instrument met alle voor de organisatie van toepassing zijnde regels en met vermelding normen, kaders etc. procedures overzichtelijk weergegeven 1.1 & Actualiseren Archiefverordening (incl. toezicht) IM, PDW 1 Maart 2017 Behoeft aanpassing als gevolg van deelname aan de GR HCO Actualiseren Besluit Informatiebeheer IM, PDW 1 December 2016 Tekst is gereed; vaststellen december 2016n of januari Opstellen Informatiebeveiligingsplan CISO 1 Maart 2017 Plan uit 2014 wordt geactualiseerd 1.3 Opstellen / herzien /internet regeling. In relatie met openstellen IM 1 Maart 2017 Oude regeling (registratie en archivering) actualiseren. elektronische snelweg. 1.6 Actualiseren Mandaatbesluit; continue IM, JZI 2 Maart 2017 In 2017 bezien nadat alle rollen m.b.t. informatiehuishouding helder zijn 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 2.1 Kwaliteits(zorg)systeem. Vaststellen. Met rollen over beleid, inrichting, audit en de rol van het interne toezicht. 2.1 & Werkafspraken jaarlijks traject van de KPI-verslaglegging, verantwoording en 2.3 & toezicht vastleggen. Procedure IBT spoorboekje Toetsing / audit E-suite Dimpact door of namens de gemeentearchivaris. Tevens toetsing andere omgevingen. Verwerken op- en aanmerkingen; verbeteringen implementeren IM, HCO 1 Juni 2017 Is onder Programma Digitaal werken gebracht. DOWR breed met externe deskundigheid HCO. IM, HCO 2 Maart 2017 Proces vaststellen verantwoordingsverslag en proces aanbieden toezichtverslag beschrijven en vastleggen. In aansluiting op het algemene IBT proces. HCO, Archivaris IM 2 2 September 2017 Op basis van een jaarlijks Werkplan worden afspraken gemaakt m.b.t. uit te voeren inspecties/ audits. Jaarplan gemeentelijk archiefinspecteur 2017 is gereed. 3. Ordening, toegankelijkheid, authenticiteit en duurzaamheid bestanden 3.0 Opnemen in de gemeentelijke servicenormen van wachttijden inzage van DigiWerkt Gereed Geregeld per overeenkomsten met DigiWerkt en HCO archiefmateriaal. 3.1 Opstellen en bijhouden van een gespecificeerd overzicht van alle aanwezige, niet overgebrachte ANALOGE archiefbescheiden. Uit een dergelijk overzicht DigiWerkt Gereed Voor het standaard archiefbeheer is een volledig overzicht beschikbaar in een Dossierbeheersysteem. blijken aspecten als bewaren / vernietigen, over te brengen, toegekende metagegevens ed. 3.1 Bijhouden van een overzicht van zgn. archiefwaardige ANALOGE werkvoorraden DigiWerkt Gereed Via Project Task Force archieven zijn alle werkvoorraden inzichtelijk gemaakt. Verdere bewerking/verwerking in Opschonen, selecteren, vernietigen en archiveren van ANALOGE informatie uit de organisatie; via actie Schoon Schip. DigiWerkt 1 Juni 2017 De via het Project Schoon Schip / Task Force archief naar DigiWerkt verplaatste analoge archieven worden gedurende het eerste halfjaar 2017 verder geschoond, geselecteerd etc. conform overeenkomst Opstellen en bijhouden van een gespecificeerd overzicht van alle aanwezige, niet overgebrachte DIGITALE archiefbescheiden. Uit een dergelijk overzicht blijken aspecten als bewaren / vernietigen, over te brengen, toegekende metagegevens ed. IM 1 December 2017 Een overkoepelende ZTC wordt beheerd ten behoeve van het digitaal en zaaksgewijs werken in de organisatie. Deze is volop in opbouw en wordt m.n. gerelateerd aan de verdere procesmatige uitrol van de e-suite. Daarnaast zullen echter ook zaaktypes waarmee in andere omgevingen wordt gewerkt hierin moeten worden opgenomen. Alles zaaksgewijs; dan alles in deze ZTC. 3.1 Projectarchivering; opstellen beleid (hoe projectdocumenten uit de IM, PDW 2 September 2017 Nagaan in hoeverre al gevormde en nog te vormen projectarchieven worden gearchiveerd Sharepointomgeving te archiveren) 3.1 Website archivering; opstellen beleid (hoe webarchivering) IM, HCO 2 Juni 2017 Ondergebracht bij DOWR brede werkgroep webservices. 3.2 Metagegevensschema wordt gebruikt t.b.v. het vaststellen van inhoud, vorm, datum van ontvangst/opmaak, samenhang, uitgevoerd activiteiten ed. IM 1 Juni 2017 Op basis van het landelijke model TMLO wordt e.e.a. naast de betreffende systemen gelegd. Het streven is dat alle systemen (uitgezonderd het analoge systeem en het RMA Meridio dat wordt uitgefaseerd in 2017) in hoge mate voldoen aan dat model. 3.3 RMA Meridio; uitfasering; bepalen van de bestemming van de informatie die nog dient te worden bewaard in andere systemen. IM, PDW 1 September 2017 Met betrekking tot het rma Meridio wordt dat in 2017 uitgefaseerd. Een Exit plan is in concept gereed. Per digitaal bestanddeel zal de bestemming moet worden uitgezocht. Ten aanzien

7 van YouForce, het systeem voor de digitale personeelsdossiers zal de archieffunctionaliteit worden getoetst, 3.3 You Force; ehrm systeem met archieffunctionaliteiten. Nader te onderzoeken. IM, PDW 1 Juni ATOS e-suite; planning verdere uitrol zaakgericht werken en archiveren. IM, PDW, ZGW 1 December 2017 Nagaan of archieffunctionaliteit voldoet. 3.3 Archiveringssysteem voor de niet zaakgerichte informatie. Samenwerken. Sharepoint, Specifieke systemen, BO systemen ed. Nagaan welke IM 2 September 2017 Op basis van inventarisatie van informatiesystemen (basisregistratie, kernregistraties, andere registraties) nagaan wat de waarde en status van de betreffende data / informatie is. (domein)systemen voldoen aan archiveringseisen 3.4 Bijhouden van een overzicht te gebruiken duurzame archiverings- en Gereed Door DigiWerkt. verpakkingsmaterialen t..b.v. ANALOGE archiefbestanddelen. 3.6 Opstellen van een bewaarstrategie duurzaamheid t.b.v. analoge en digitale bestanden. In de historische fase. Analoge archieven ompakken, digitale archieven converteren Met name HCO 2 December 2017 Opstart in Nagaan wat er al is. Dit actualiseren. 4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer. Beleid mbt beheer van de digitale archiefbescheiden. Ook conform het RODIN model. Een en ander via de ZTC als kapstok. Structurering kan op meerdere manieren. Per zaaktype, per proces, per domein etc. 4.1 Opschonen, selecteren, vernietigen en archiveren van digitale informatie uit de organisatie 4.2 en 4.4 Functionele eisen m.b.t. gedrag van afwijkende bestandsformaten. Dit vertalen naar beleid. Kiezen voor standaarden die duurzaam zijn ingeval van permanent behoud. 4.3 Aanvullende metagegevens. Specifiek t.b.v. digitale bestanden. Technische metadata. Over programmatuur, opslagformaten, compressiegegevens, gegevens van digitale handtekeningen ed. 4.5 en 4.6 Voorzieningen t.b.v. compressie en encryptie zijn - waar van toepassing genomen. Geldt ook voor vorzieningen voor converteren en migreren. IM 1 Juni 2017 Beleid specifiek. Via de ZTC worden zaken vastgelegd. Zie ook punt 3. Nog mee te nemen in de algemene kaders / beleidsregels en het op te stellen kwaliteitsbeleid. IM 3 December 2017 Veel persoonlijke en groepsinformatie betreft (nog) geen digitaal archief. Nader onderzoek en meenemen in de uitrol van de formele zaaksgewijze archivering. IM 2 Juni 2017 Standaarden vaststellen t.a.v. bestandsformaten die geaccepteerd worden. Nog mee te nemen in de algemene kaders / beleidsregels en het op te stellen kwaliteitsbeleid. IM 1 Juni 2017 Mee te nemen in het verdere onderzoek rond toepasbaarheid TMLO zoals vermeld onder ad. 3. IM 3 Juni 2017 Nog mee te nemen in de algemene kaders / beleidsregels en het op te stellen kwaliteitsbeleid. 5. Vernietiging, vervanging, vervreemden van archiefbescheiden/ records 5.1 Bestaande processen/ procedures zoals deze zowel analoog als digitaal zouden moeten worden toegepast, bezien op actualiteit en werkbaarheid. IM, HCO, DigiWerkt 2 Maart 2017 Aanwijzen regierol, vervolgens nader regelen met alle betrokken partijen (voor analoog en voor digitaal 5.1 Conformeren als gemeente aan de nieuwe landelijke selectielijst VNG; opstellen eigen erfgoed beleid. Gereed Per collegebesluit hieraan geconformeerd. Ook is in 2015 een trendanalyse opgesteld waarvoor de toepassing verlengd kan worden. De gemeentearchivaris pakt dit op 5.2 Vernietiging concreet gedeelte van de daarvoor in aanmerking komende dossiers uit Meridio IM, IM, PDW 1 December 2016 December gereed voordat de verdere uitvoering van het Exitplan Meridio tot uitvoer kan worden gebracht. 5.2 Vernietiging nog niet als concreet aan te wijzen digitale dossiers Meridio IM, PDW 1 Maart 2017 Maakt als tweede stap deel uit van de Exit planning Meridio 5.2 Vernietiging bestanden (ongestructureerd en gestructureerd) uit de generieke IM, PDW 3 December 2017 Na het in kaart brengen van de systemen ; nader regelen vanuit Programma Digitaal Werken en specifieke (BO) systemen 5.3 Actualiseren substitutie besluit en Handboek substitutie Deventer Gereed Nieuw Handboek is door het college vastgesteld d.d. 1/11/ Opstellen Handboek Vervanging t.b.v. Personeelsdossiers IM, PDW /12 Wordt geregeld per apart collegebesluit per gemeente 5.4 Maken van processen/procedures t.b.v. vervreemding van archief Gereed Meenemen met de processen ad Vervreemden archiefbestanden Brandweer, Musea IM, HCO 3 December 2017 Is vertraagd; verschuiven naar Overbrenging en beschikbaarstelling van archiefbescheiden/ records 6.1 Plan- en beleidsvorming e-depot ( bestuurlijke en organisatorische inbedding IM, PDW, HCO 1 Juni 2017 Ontwikkelingen m.b.t. aansluiten op landelijk e-depot via het HCO is in onderzoek. Onder digitaal erfgoed-archief versus bredere betekenis). kapstok Programma Digitaal werken 6.1 Procedure en procesmatige afspraken maken t.b.v. digitale archiefbestanden IM, HCO 2 September 2017 Afhankelijk van beschikbaarheid en de nadere afspraken op dat vlak tussen HCO en

8 naar e-depot. Deventer. 9. Archiefbewaarplaatsen, -ruimten en e-depot 9.2 Voor fysiek archiefbeheer / archiefruimten nagaan in hoeverre deze voldoen aan eisen van veiligheid bij calamiteiten en rampen. HCO, Archivaris 2 Maart 2017 Nieuwe stadskantoor; archiefruimte Burgerzaken. Archiefruimte DigiWerkt nader inspecteren. 10. Middelen 10.2 Inventariseren, toewijzen en formaliseren rollen en verantwoordelijkheden in het Informatie/ archiefmanagement en beheer. Functie CIO, informatieregisseurs per gemeente etc. H.8 Positionering DIV-expertise Deventer in de digitale (zaakgerichte) werkomgeving IM, PDW 1 Juni 2017 Rollen t.b.v. inzet DOWR-I. Een en ander is mede afhankelijk van uitkomsten en het overnemen van de aanbevelingen uit de externe onderzoeksrapportages. IM, PDW 1 Juni 2017 Een en ander regelen voor specifiek Deventer. Meenemen i.k.v. Programma Digitalisering AFKORTINGEN: IM = Informatie Management (voormalig Team van de I-werkorganisatie). PDW = Programma Digitaal Werken HCO = Historisch Centrum Overijssel JZI = Juridische Zaken CISO = Chief Information Security Officer CIO = Chief Information Officer

9 Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Deventer Postbus GC Deventer (digitaal verzonden) Betreft: Follow-up uitvoering aanbevelingen verslag Horizontale verantwoording Archiefbeheer 2014/2015 van de gemeente Deventer; verslagjaar 2016 en Verslag beheer archiefbewaarplaats 13 december 2016 Kenmerk: 2016-DEV-LF-01 Geacht college, Op basis van artikel 14 van de Archiefverordening Deventer 2014 bied ik u hierbij aan het Followup onderzoek naar de uitvoering van aanbevelingen uit het verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer 2014/2015 van de gemeente Deventer. Deze follow-up is over het verslagjaar 2016 uitgevoerd door de heer J.Seekles, gemeentelijk archiefinspecteur bij het Historisch Centrum Overijssel. Verder treft u aan het verslag van het beheer van de archiefbewaarplaats over De door mij aangereikte verslagen vormen samen met het verantwoordingsverslag informatiehuishouding (informatie- en archiefbeheer) de basis voor de verantwoording van uw college aan de raad. Tevens is deze informatie bedoeld voor Gedeputeerde Staten van Overijssel, in verband met het interbestuurlijk toezicht op archiefgebied. Met vriendelijke groet, Lolke Folkertsma drs. L.Folkertsma gemeentearchivaris Deventer Eikenstraat WX Zwolle tel mail: l.folkertsma@historischcentrumoverijssel.nl maandag uur ; verder op provinciehuis bereikbaar t/m donderdag op l.folkertsma@overijssel.nl) "De algemene voorwaarden zijn gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Zwolle onder no. 52/2004 d.d " Het HCO is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK-nummer ). Eikenstraat WX Zwolle T contacthco@historischcentrumoverijssel.nl

10 Follow-up onderzoek naar de uitvoering van aanbevelingen uit het verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer 2014/2015 van de gemeente Deventer. Verslagjaar 2016 Johan Seekles, gemeentelijk archiefinspecteur bij Historisch Centrum Overijssel, 30 november 2016, aangevuld op 13 december

11 INLEIDING Op grond van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (2012) oefent de provincie Overijssel interbestuurlijk toezicht uit op een aantal beleidsterreinen, waaronder het archief- en informatiebeheer. Door toepassing van een door de VNG ontwikkelde vragenlijst van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) is in 2014 en 2015 voor de gemeente Deventer een verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer opgesteld. Deze rapportage dient als horizontale verantwoording van college aan de gemeenteraad, schetst een beeld van de stand van zaken met betrekking tot het gemeentelijk archief- en informatiebeheer en laat zien in welke mate de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet DOELSTELLING ONDERZOEK Op hoofdlijnen wordt voldaan aan de vereisten van de Archiefwet Er is op geen der onderzochte deelterreinen sprake van ernstige taakverwaarlozing, op grond waarvan de provincie Overijssel zou dienen in te grijpen. Wel is er een aantal aandachtspunten cq aanbevelingen geformuleerd, die in de termen van het stoplichtenmodel de kleurcode groen en oranje dragen. Onderzocht is of in 2016 uitvoering is gegeven aan de aanbevelingen in het KPI-verslag voor Deventer. Aanbevelingen Beheersregels Lokale beheersregels vormen de basis en de legitimatie voor de documentaire informatievoorziening van de gemeente. Actualisatie van deze beheersregels op basis van landelijke wetgeving blijven een continu proces. Zo is in 2014 de Archiefverordening aangepast. Een herziening van het Besluit Informatiebeheer wordt in januari 2017 gerealiseerd. De actualisatie van het protocol zal in 2017 worden opgepakt. Handboek Substitutie. In het kader van het zaakgericht werken in een zaakafhandel- en archiveringssysteem én het streven om in de komende jaren volledig digitaal te gaan werken, is de vervaardiging van een nieuw Handboek Substitutie voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden absoluut een noodzakelijke vervolgstap. In dit generieke handboek worden de randvoorwaarden, kaders en normen beschreven die een rol spelen bij het scannen en op termijn duurzaam beheren van gemeentelijke archiefbescheiden. De opstelling van een dergelijk handboek voor het postproces is in 2016 opgepakt en afgerond. Binnen het Programma Digitaal Werken is met behulp van externe deskundigen gewerkt aan afzonderlijke handboeken voor de drie DOWR-gemeenten. Het handboek is door B&W Deventer vastgesteld op 1 november Handboek Kwaliteitszorg. Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 stelt dat de zorgdrager i.c. de gemeente ervoor zorgt dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem (kwaliteitszorg). De wetgever heeft echter niet aangegeven hoe een kwaliteitszorgsysteem eruit moet zien. Wel is inmiddels een set aan normen, standaarden en andere toetsingsinstrumenten, zoals RODIN en de Baseline, ontwikkeld die de vervaardiging van een dergelijk handboek mogelijk maken. De eerder uitgevoerde KPI-rapportage is al een eerste stap in het zorgdragen voor een kwalitatief goed informatiebeheer. 2

12 Beveiligingsplan. Om digitale bestanden ook na 5, 10 of 15 jaar nog te kunnen raadplegen is een bewaarstrategie noodzakelijk. In dat verband is de vervaardiging van een informatie-beveiligingsplan voor documentaire informatiesystemen wenselijk. Hierin zal aandacht moeten zijn voor de achteruitgang van opslagmedia, het in onbruik raken van bestands-formaten, hoe back-up en restore plaatsvindt, alsmede de wijze waarop conversie en migratie zal worden uitgevoerd en wie wanneer welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden daarin heeft. In 2016 is er geen specifiek beveiligingsplan opgesteld voor documentaire informatiesystemen. De noodzaak om een beveiligingsplan voor documentaire informatiesystemen op te stellen is evident. Informatiebeveiliging staat immers hoog op de bestuurlijke agenda. Onder leiding van de in 2016 aangestelde CISO (Corporate Information Security Officer) zal in 2017 volop aan dit thema worden gewerkt. Wegwerken achterstanden papieren en digitale archivering Actie Schoon Schip Op basis van afspraken tussen de gemeente en Sallcon/Digiwerkt kon per 1 januari 2016 de uitplaatsing van het analoge dynamische archief van de gemeente Deventer worden geëffectueerd. In verband met de herhuisvesting van de ambtelijke organisatie is een bewerkingsproject onder de naam Schoon Schip gestart. Al het analoge archiefmateriaal werd ondergebracht in een goedgekeurde archiefruimte aan de Staverenstraat 17 te Deventer, alwaar in 2016 de bewerking heeft plaatsgevonden. Er is inmiddels 330 m1 bewerkt; vernietiging zal eveneens nog in 2016 worden uitgevoerd. De werkzaamheden worden in 2017 voortgezet. Digitale achterstanden in het RMA-Meridio In de digitale omgeving wordt niet structureel vernietigd. In het RMA-Meridio komen tienduizenden dossiers voor die allang vernietigd hadden moeten zijn. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het Programma Digitaal Werken. Inmiddels wordt een Exitplan opgesteld, waarin aandacht is voor concrete vernietiging uit Meridio en herplaatsing van nog te bewaren bestanden. Herziening van procedurele afspraken inzake de vernietiging van digitale documenten met de gemeentearchivaris/gemeentelijk archiefinspecteur staan voor 2017 gepland. Samenwerking met Historisch Centrum Overijssel. Functies gemeentearchivaris en gemeentelijk archiefinspecteur belegd. Door de toetreding van de gemeente tot de gemeenschappelijke regeling HCO per 1 juli 2016 kan voor de invulling van bovengenoemde functies voortaan gebruik worden gemaakt van de personele inzet van medewerkers van het HCO. De gemeentearchivaris is inmiddels toegetreden tot het SIO. De werkzaamheden van de gemeentelijk archiefinspecteur op het terrein van het archiefwettelijk toezicht en beleidsadvisering in het kader van het gemeentelijk informatiebeheer zijn in een jaarlijks werkplan beschreven en geborgd. Hiermee kan naast de samenwerking in DOWR-verband - de beoogde strategische en tactische versterking van het gemeentelijk informatiebeheer worden bereikt. Gemeenschappelijk e-depotvoorziening HCO Door de toetreding van de gemeente tot de gemeenschappelijke regeling HCO per 1 juli 2016 is ook een belangrijke stap gezet in de deelname aan een gemeenschappelijk e-depotvoorziening. De kennis en expertise van medewerkers van het HCO op dat vlak komt nu ook beschikbaar voor Deventer. Hiermee kan duurzame digitale archivering van gemeentelijke informatiebestanden op de zeer lange termijn worden gewaarborgd. Met het opstellen van beleids- en procesmatige afspraken ten behoeve van het overbrengen van digitale informatiebestanden naar het e-depot zal in 2017 een begin worden gemaakt. Daarbij is ook van belang de mogelijke uitplaatsing van archieven die nog 3

13 niet formeel (kunnen) worden overgebracht. Dit is verder afhankelijk van de uitkomst van het landelijk overleg van het Nationaal Archief met de Regionaal Historische Centra. Webarchivering Welk beleid en regels moeten worden gevolgd met betrekking tot het archiveren van (versies van) de website van de gemeente, als mede belangrijke uitingen op social media. Er is landelijk voldoende aandacht voor dit onderwerp. Het volgen van landelijke ontwikkelingen blijft derhalve noodzakelijk. Een aparte gemeentelijke werkgroep buigt zich over de problematiek van het archiveren van webservices (websites, webformulieren, social media). Voorstellen volgen in EINDOORDEEL De aandachtspunten in de KPI-rapportage voor Deventer zijn ook in 2016 aangepakt. Er zal in 2017 vooral ingezet moeten worden op: a) De realisatie van een Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer b) De realisatie van een Informatiebeveiligingsplan voor documentaire informatiesystemen c) Actualisatie overige beheersregels d) Uitvoeren diverse aanbevelingen De beleidsmatige aanpak van de uitvoering van deze werkzaamheden is in essentie ondergebracht bij de I-werkorganisatie DOWR en het Programma Digitaal Werken. Na afronding hiervan zal helder moeten zijn waar en hoe de structurele regierol voor het informatiebeheer als onderdeel van de informatiehuishouding in Deventer is belegd en geborgd. Over het jaar 2016 is door GS Overijssel het toezichtregime oranje toegekend, op basis van het inspectiebezoek van maart De signaalkleur oranje betekent dat niet alle aspecten van het informatie- en archiefbeheer aan de wettelijke eisen voldoen. Het oranje toezichtregime betekent dat binnen een jaar een vervolginspectie zal plaatsvinden; deze wordt waarschijnlijk gepland in de tweede helft van januari. Aan de provinciaal toezichthouder zal worden geadviseerd voor 2017 de kleurcode oranje te hanteren, onder aantekening dat al veel verbeteracties zijn uitgevoerd of ten minste in gang zijn gezet. Op basis van het komende inspectiebezoek zal het definitieve oordeel over het toezichtregime 2017 worden gegeven. 4

14 Verantwoording van het beheer van de archiefbewaarplaats van de gemeente Deventer over het verslagjaar vanaf medio 2016 Drs. L.Folkertsma, gemeentearchivaris Zwolle, 13 december 2016

15 Overgebrachte overheidsarchieven Er is er dit jaar geen sprake geweest van officiële overdracht van archieven aan het stadsarchief. Wel onofficieel. De bouwvergunningen Bathmen (60 m1) zijn in 2016 in de archiefbewaarplaats opgenomen. Er is geen verklaring van overbrenging opgesteld. Het betreft niet-courant materiaal. De bouwdossiers Bathmen zijn gescand en worden door Publiekszaken beschikbaar gesteld vanuit Meridio. Omdat er geen machtiging vervanging is aangevraagd hebben we een bewaarplicht voor de originelen, die echter niet worden opgevraagd. Particuliere archieven Veel archieven zijn op basis van het beleid van passieve acquisitie binnengekomen. In het meerjarenprogramma van het HCO , zal acquisitie op basis van actieve verwerving worden opgenomen. Wij worden betrokken bij de uitwerking van het acquisitiebeleid. Fysieke archiefbewaarplaatsen Klooster 3 en Klooster 12 Het einde van de opnamecapaciteit begint in zicht te komen. Er bestaan plannen om een deel van het dynamisch archief van de gemeente Deventer over te brengen in Het gaat om het archiefblok Als de serie formeel wordt overgebracht zit het HCO Deventer zo goed als vol en is de resterende opnamecapaciteit voor particuliere archieven zeer beperkt. De magazijnen van Klooster 3 en Klooster 12 worden gedeeld met de Athenaeum-bibliotheek. Sanering van de collectie van de Athenaeum-bibliotheek biedt wellicht meer ruimtemogelijkheid voor het historisch archief in de nabije toekomst. Toestand fysieke archiefbescheiden Er is een permanente zorg voor de collecties. Er werden in 2016 maar liefst 54 grote en kleine archieven schoongemaakt en herverpakt. Daaronder o.a. het omvangrijke Middeleeuws archief van de stad Deventer. Toezichthouding op de niet overgebrachte archieven Met de toetreding tot het HCO is medio 2016 is een nieuwe gemeentearchivaris aangetreden, met overigens een zeer beperkte formatieomvang. De gemeentelijk archiefinspecteur van het HCO is sinds eind 2016 ingeschakeld bij de werkzaamheden verbonden aan (het toezicht op) het archiefbeheer Hiermee is continuïteit aangebracht in het toezicht op de niet-overgebrachte archieven. Dit is dringend gewenst, omdat de gemeente Deventer de komende jaren voor een aantal belangrijke uitdagingen staat, zoals de uitfasering van Meridio en de ingebruikname van het e-depot. Bezoekcijfers In 2016 is Stadsarchief Deventer toegetreden tot de GR HCO, in dat kader is ook een nieuwe website gemaakt aangezien de oude website gehost werd door Saxion Hogeschool. Bezoekcijfers van de studiezaal laten een stabiel beeld zien, voor het websitebezoek geldt dat niet. Daarin is een afname te constateren dit is mede het gevolg van het tijdelijk niet beschikbaar zijn van veel geraadpleegde bronnen zoals het Deventer Dagblad en de boerderijenbank. De digitale studiezaal heeft in 2016

16 weer een stevige impuls gekregen, bijvoorbeeld met het aanbieden van de renunciaties (bron voor huizenonderzoek voor 1832), de recessen van de Hanzedagen en de gezinskaarten Deventer. Formatie en Budget In 2016 is de formatie en het budget ondergebracht bij het HCO (als onderdeel van een gemeenschappelijke regeling). Taken op het gebied van bijv. PR en communicatie en ontwikkelingen op het gebied van digitale duurzaamheid worden vanuit de vestiging Zwolle aangestuurd. In het kader van de ontvlechting van Stadsarchief en Athenaeum-bibliotheek is het dynamisch archief ondergebracht bij Digiwerkt en beperken de werkzaamheden van de medewerkers bij het stadsarchief Deventer (HCO vestiging Deventer) zich tot het historisch archief. De formatie blijft onveranderlijk aan de krappe kant.

17 Verantwoordingsverslag Informatiehuishouding 2016 Datum : December 2016 Aan : Leden van de Gemeenteraad Gedeputeerde staten van Overijssel Kopie aan : Provinciaal archivaris/ archiefinspecteur Van : College van Burgemeester en wethouders Onderwerp : Horizontale verantwoording informatiehuishouding (het informatie - en archiefbeheer) gemeente Deventer 2016 Hierbij gaat het verantwoordingsverslag zoals door het college van Burgemeester en wethouders - na vaststelling in de collegevergadering d.d. 24 januari aan de gemeenteraad wordt aangeboden alsmede wordt doorgestuurd naar de Provincie in het kader van het interbestuurlijke toezicht op basis van de Gemeentewet en Wet Revitalisering Generiek Toezicht. De Provincie zal het gebruiken t.b.v. het opmaken van het toezichtbeeld op de gemeente. De gemeenteraad kan er in het kader van zijn controlerende rol kennis van nemen. Als bijlagen bij het verantwoordingsverslag zijn bijgevoegd een geactualiseerd Activiteitenoverzicht alsmede de door de gemeentearchivaris bij brief van 13 december 2016 aan het college toegezonden jaarverslagen. Als kaders voor ons verantwoordingsverslag en inspectieverslag van de gemeentearchivaris zijn de volgende bepalingen uit de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van belang. Artikel 10 (Archiefverordening Deventer 2014) Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 16 (Archiefverordening Deventer 2014) De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Artikel 7 (Besluit Informatiebeheer Deventer 2010) De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. SIO: De leden van het Strategisch Informatie Overleg (SIO) zijn van de inhoud van de verslagen en de gevolgde procedure op de hoogte. 1

18 VERANTWOORDINGSVERSLAG INFORMATIEHUISHOUDING 2016 GEMEENTE DEVENTER (Van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad) INLEIDEND Net als in 2014 en 2015 leggen we met dit verslag - op basis van artikel 10 1 van de Archiefverordening gemeente Deventer als college hierbij aan de gemeenteraad verantwoording af over de informatiehuishouding in onze gemeente. Die zorgtaak is vastgelegd in artikel 30 van de Archiefwet 1995: de zorg voor de archiefbescheiden van alle gemeentelijke organen is aan het college opgedragen. Dit verantwoordingsverslag Informatiehuishouding zal in het kader van het interbestuurlijke toezicht (IBT) zoals bedoeld in de Gemeentewet ook toe worden gestuurd aan GS van Overijssel. Daar dient het als input om het jaarlijks provinciaal toezichtbeeld op te stellen voor de in die wet aangewezen beleidsgebieden. Daarvan is de informatiehuishouding er één. Een en ander leidt tot een score, weergegeven in de kleuren groen, oranje of rood. De betekenis daarvan spreekt voor zich. Bij brief d.d. 22 maart 2016 heeft de Provincie Overijssel in het kader van de IBT voor het informatie en archief aan Deventer de score oranje toegekend met als toelichting De gemeente Deventer heeft eind 2014 een actieplan opgesteld om de aanbevelingen uit de KPI-rapportage archiefbeheer op te pakken. Door vele andere werkzaamheden is in 2015 geen uitvoering gegeven aan de acties. Daarmee is de feitelijke achterstand in werkzaamheden op het gebied van informatie- en archiefbeheer toegenomen De gemeenteraad is over het totaalbeeld van het interbestuurlijke toezicht en de toegekende scores per Raadsmededeling van 29 maart 2016 op de hoogte gesteld. Zoals blijkt uit onderhavig verantwoordingsverslag en uit de aangeboden verslagen van de gemeentearchivaris is er in 2016 nadrukkelijk sprake van een positieve omslag op weg naar een informatiehuishouding op orde; veel acties zijn in werking gezet en een aantal activiteiten afgerond. We spreken dan ook de verwachting uit dat met name onder de vlag van het Programma Digitaal Werken in 2017 (met een doorloop naar 2018) de diverse activiteiten gerealiseerd gaan worden. Tot slot benadrukken we in deze verantwoording nogmaals dat Deventer in het kader van de DOWR samenwerking gastheergemeente voor de I-functie (informatiemanagement, informatiehuishouding, ICT, Functioneel beheer) is en op basis daarvan ook voor de andere gemeenten regie, aansturing en ondersteuning verleent. Teneinde dat zo efficiënt mogelijk te kunnen faciliteren worden zo veel mogelijk gelijkluidende plannen, kaders en verantwoordingsverslagen opgesteld. ALGEMEEN en ACTUEEL Zoals in het verantwoordingsverslag 2015 aangegeven is op basis van het vastgestelde DOWR-brede Programmaplan Digitaal Werken de afgelopen periode volop uitvoering gegeven aan diverse deelprojecten. Zo is het Handboek Vervanging documenten postproces onlangs vastgesteld en is de concept tekst voor een nieuw Besluit Informatiebeheer ambtelijk afgerond. Het verder implementeren van het digitaal werken, waaronder het zaakgericht werken en het digitaal archiveren, wordt vorm gegeven onder het motto Deventer Helemaal Digitaal. De in dat kader uit te voeren activiteiten worden ondersteund met een communicatiestrategie (ambassadeurs, presentaties, nieuwsberichten, tips en trucs, opleiding e.d.). De implementatie van het zaakgericht werken wordt ondersteund met de - via de Dimpact samenwerking verkregen - ATOS e-suite voor zaakafhandeling en - archivering. Inmiddels zijn zo n 40 processen (zaaktypen) ingericht. Voor 2017 is een versnelling gepland, waarbij het nog steeds in papieren vorm de organisatie insturen van inkomende post uiteindelijk zal komen te vervallen. Een en ander past ook niet meer binnen onze visie op de organisatie van de toekomst waarin op basis van 1 Artikel 10 Archiefverordening:: doen burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen er is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet

19 een informatiehuishouding die op orde is, intern en extern wordt samengewerkt aan opgaven en klussen voor de stad. De gemeente gaat open. En werkt derhalve volledig digitaal in een uiteindelijk papierloze (kantoor)omgeving. Een I-visie voor de DOWR gemeenten is in voorbereiding. Een en ander heeft onder andere vanwege de onderzoeken naar de DOWR brede samenwerking, met name die op I-vlak, nog niet tot bestuurlijke vaststelling geleid. In 2017 zal dat verder worden opgepakt. Met betrekking tot de eind 2015 afgeronde Taskforce Archieven (ten behoeve van het op orde brengen van het analoge informatiebeheer bij de verhuizing uit de Leeuwenbrug locatie) zijn alle analoge bestanden verwerkt door Digiwerkt (onderdeel van Sallcon BV). Ook het beheer van het analoge dynamische archief is daar conform (uitvoerings)overeenkomst belegd. Dat is inclusief het in beheer nemen van de dagelijkse aanwas aan analoge (papieren) documenten. Er is immers nog steeds een percentage processen dat volledig analoog werkt. Een percentage dat we wel zo spoedig mogelijk digitaal werkend willen hebben zodat de analoge kraantjes daadwerkelijk dicht kunnen. Met ingang van 1 juli 2016 is de gemeente Deventer toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel. Een en ander als uitvloeisel van het in 2015 in gang gezette Project ontvlechting SAB/Saxion. Het Historisch Centrum Overijssel beheert vanaf 1 juli het gemeentelijk historische archief, de archiefbewaarplaats aan Het Klooster, levert de gemeentearchivaris en voert toezicht uit op het actuele informatiebeheer in analoge, maar ook in digitale vorm. Vanaf 1 juli is de gemeentearchivaris Deventer, de heer Folkertsma, benoemd door het algemeen bestuur van het HCO, waarmee de benoeming door ons college is komen te vervallen. In het kader van de Deventer organisatieontwikkeling Organisatie van de toekomst heeft de informatiehuishouding de aandacht van het Directieteam. Het belang dat de informatiehuishouding op orde is en blijft wordt steeds meer gevoeld. Willen we met opdrachten als Deventer gaat open en Deventer maakt mogelijk optimale resultaten boeken dan zal al onze bedrijfsinformatie volledig betrouwbaar, toegankelijk en beschikbaar moeten zijn. Met de hierboven vermelde versnelling van de verdere implementatie van de ATOS e-suite voor zaakgericht werken en archiveren, zal daarmee ook voorzien moeten worden in de digitale archivering van de zaken zoals die tot dat moment waren opgenomen in de archiefapplicatie Meridio. Dat systeem zal immers in 2017 worden uitgefaseerd. Een en ander op basis van een Plan van Aanpak wat inmiddels is opgesteld. Met collegebesluit van 16 februari 2016 hebben we ons geconformeerd aan de nieuwe Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 (vaststelling van deze lijst door de Minister van OCW zal naar verwachting in het eerste kwartaal van 2017 plaatsvinden; de lijst werkt dan terug tot 1 januari 2017). Deze onder verantwoordelijkheid van de VNG opgestelde lijst vormt de basis voor het selecteren (het bewaren of vernietigen) van onze informatie per 1 januari De methodiek zal worden vertaald naar - en ingericht in de e-suite zodat elke te behandelen zaak vanzelf zal worden voorzien van een bewaartermijn, waarna vernietiging kan plaatsvinden. VERSLAG GEMEENTEARCHIVARIS Op basis van respectievelijk artikel 16 van de Archiefverordening Deventer 2014 en artikel 7 van Besluit Informatiebeheer Deventer 2010 doet de archivaris jaarlijks verslag over toezicht en over het beheer van het historisch archief. Bij brief d.d. 13 december 2016 heeft de gemeentearchivaris het inspectieverslag (follow-up onderzoek naar de uitvoering van aanbevelingen uit het verantwoordingsverslag 2014/2015 door de gemeentelijk archiefinspecteur) en het verantwoordingsverslag beheer archiefbewaarplaats over 2016 aangeboden. Ook uit het inspectieverslag blijkt overduidelijk dat we in 2016 de positieve lijn volop hebben ingezet. Onze reactie op de in beide verslagen gedane aanbevelingen nemen we waar nodig mee in de inhoudelijke verantwoording. Beide verslagen en aanbiedingsbrief van de gemeentearchivaris zijn als bijlagen toegevoegd aan de stukken voor gemeenteraad en provincie. 3

20 VERANTWOORDING In de volgende hoofdstukken wordt de verdere inhoudelijke verantwoording gerubriceerd beschreven op basis van het VNG / KPI (kritische prestatie indicatoren) instrumentarium uit LOKALE REGELINGEN Op basis van de archiefwetgeving stelt elk overheidsorgaan eigen regels vast ten behoeve van een goede en betrouwbare informatiehuishouding. Verantwoordelijkheden, rollen en (beheers) activiteiten worden beschreven. Gemeentelijke Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Op basis van de archiefwetgeving is de gemeente verplicht tot het hebben van een verordening m.b.t. de bestuurlijke zorg voor het archiefbeheer, alsmede voor het toezicht. Dit laatste alleen als er een gemeentearchivaris in de zin van de wet is benoemd en door of namens de archivaris toezicht wordt uitgeoefend. De Archiefverordening Deventer 2014 is in januari 2015 door de raad vastgesteld en inmiddels als gevolg van de toetreding van onze gemeente tot de Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Overijssel (HCO) niet meer helemaal actueel. In het eerste kwartaal van 2017 zal de verordening daarop worden aangepast en ontvangt de gemeenteraad een voorstel daarvoor. Met betrekking tot de intern geldende oude regeling uit 2000 (m.b.t. het registreren en archiveren van externe mail) geldt dat deze zal worden vervangen door een actueel protocol. Een en ander op basis van het geactualiseerde Besluit Informatiebeheer. Dit wordt in het eerste kwartaal 2017 afgerond Wijziging overheidstaken In het kader van de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst IJsselland (RUD) zal informatie tussen de gemeente Deventer en deze dienst uitgewisseld moeten worden. De RUD heeft voor de VTH informatievoorziening een aanbesteding uitgevoerd en een contract met de leverancier Genetics B.V. afgesloten. De archivering blijft een verantwoordelijkheid van de gemeente Deventer en zal in de e-suite plaatsvinden. Voor de uitwisseling van informatie zal een koppeling tussen de e-suite en de VTH applicatie van de omgevingsdienst gerealiseerd moeten worden. De voorbereiding van die werkzaamheden is inmiddels gestart en zal voor de zomer van 2017 gerealiseerd moeten zijn. Gemeenschappelijke regelingen Een overzicht van gemeenschappelijke regelingen waaraan wordt deelgenomen en waarvan het bekend is hoe met de archivering wordt omgegaan is beschikbaar en wordt beheerd door Team JZI. Het overzicht van de zogeheten Verbonden Partijen is opgenomen in de gemeentebegroting en rekening. Mandaatregeling archiefzorg Op basis van Besluit Informatiebeheer zijn verantwoordelijkheden met betrekking tot het informatiebeheer belegd bij de integraal managers in de organisatie. Verdere mandatering of machtiging is vastgelegd in het Mandatenoverzicht dat wordt beheerd door Team JZI. Uitbesteden of overdragen taken archiefbeheer Zoals in de inleiding al aangegeven is als gevolg van de ontvlechting van het SAB/Saxion het beheer van het historisch archief, zoals zich dat bevindt in de archiefbewaarplaats aan Het Klooster Deventer per 1 juli 2016 in beheer overgedragen aan het HCO. Hiervoor neemt de gemeente deel in de gemeenschappelijke regeling HCO. Het beheer van het analoge archief (dynamisch - en semi-statisch) is als gevolg van de genoemde ontvlechting met ingang van overgedragen aan Digiwerkt. Hiervoor is op 9 november 2015 een vaststellingsovereenkomst afgesloten. Concrete afspraken worden jaarlijks in een uitvoeringsovereenkomst beschreven. Ondanks deze andere vorm van beheer blijven we als college bestuurlijk verantwoordelijk voor de archiefzorg. Vandaar dat structurele afstemming tussen de betrokken partijen Gemeente Deventer, HCO en Digiwerkt onder regie van onze gemeentelijke organisatie nodig is en blijft. Het SIO 4