Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar [ ]Besloten --

Transcriptie

1 Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Deventer Notagegevens Notanummer Datum Programma: 11 Algemene dekkingsmiddelen Portefeuillehouder Weth. Grijsen Weth. Hartogh Heys Team IM 2- Bestuursorgaan [X]B & W [ ]Raad -- [ ]Burgemeester -- College van B & W - Burgemeester - Weth. Kolkman - Weth. Hartogh Heys - Weth. Rorink - Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar [ ]Besloten -- Routing d.d. Ambtelijk Opdrachtgever Gemeentearchivaris Directeur Wethouder Wethouder par. [X]adj.secr [X]gem.secr BIS Openbaar Status Definitief Bijlagen Tekst Archiefverordening gemeente Deventer 2017 Tekst Besluit Informatiebeheer gemeente Deventer 2017 Raadsvoorstel vaststellen Archiefverordening gemeente Deventer 2017 B & W d.d.: Besloten wordt: 1 De raad voor te stellen de Archiefverordening gemeente Deventer 2017 vast te stellen; 2 het raadsvoorstel en het ontwerp-raadsbesluit vast te stellen; 3 de stukken aan te bieden aan de raad; 4 het Besluit Informatiebeheer gemeente Deventer 2017 vast te stellen en intern bekend te maken; 5 als verantwoordelijk beheerders, als bedoeld in het Besluit Informatiebeheer Deventer 2017, aan te wijzen alle teammanagers, alle projectleiders en alle voorzitters van raden en commissies zoals door - of namens het college ingesteld; 6 als archiefruimten aan te wijzen de ruimte van Team PU in het stadhuis Grote Kerkhof 1, de archiefruimten bestemd voor het analoge archief aan de Staverenstraat, beheerd door bv Digiwerkt, alsmede de serverruimten met de hardware bestemd voor de opslag van digitaal archief zoals opgenomen in systemen beheerd en als zodanig aangewezen door of namens het hoofd van de I- werkorganisatie. Extern gehoste systemen daar onder begrepen; 7 in te trekken het collegebesluit van 26 februari 2013, nummer , met betrekking tot het aanwijzen van gemeentearchivaris en interne toezichthouders alsmede de daarop gebaseerde afspraken en overeenkomsten; 8 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Nee Nee Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken

2 [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb Nee Ja ADVIESRADEN: Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Nee Toelichting Inleiding Binnen de informatiehuishouding (het geheel van voorzieningen en kaders t.b.v. het in goede, geordende en toegankelijke manier beheren van informatie) heeft het college van burgemeester en wethouders, als dagelijks bestuur van de gemeente, de zorg voor het informatiebeheer van alle gemeentelijke organen (gemeenteraad, burgemeester, college en de door deze organen ingestelde raden, commissies, projecten ed.) Een en ander is bepaald in de Archiefwet 1995 en de daarop gebaseerde besluiten. Met betrekking tot het informatiebeheer van de gemeentelijke organen schrijft de wet voor dat de gemeenteraad in een verordening (de Archiefverordening gemeente Deventer) bepaalt wat het college van burgemeester en wethouders nader regelt teneinde de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en beschikbaarheid van de informatie te kunnen garanderen. Die nadere regels voor het interne informatiebeheer door de ambtelijke organisatie worden vervolgens beschreven in het Besluit Informatiebeheer gemeente Deventer. Beide kaders zijn niet meer actueel: De Archiefverordening 2014 moet geactualiseerd worden vanwege de toetreding van Deventer tot de gemeenschappelijke regeling HCO (Historisch Centrum Overijssel) waarmee o.a. de archivarisfunctie op een andere wijze is belegd. Het Besluit Informatiebeheer Deventer 2010 was al verouderd en dient qua inhoud afgestemd te worden op de nieuwe Archiefverordening. Vandaar dat beide regelingen in één collegevoorstel worden aangeboden. De inwerkingtreding van het Besluit Informatiebeheer kan niet eerder dan nadat de gemeenteraad de Archiefverordening heeft vastgesteld. Beoogd resultaat Beoogd resultaat is dat de interne bestuurlijke kaders - als basis voor een betrouwbare, beschikbare, toegankelijke informatiehuishouding weer volledig up to date zijn. In concreto zijn de hiervan af te leiden resultaten: Een vastgestelde tekst van de Archiefverordening gemeente Deventer Waarmee dit aangeboden kan worden aan de gemeenteraad ter besluitvorming. In vergelijk met de Archiefverordening 2014 zijn bepalingen m.b.t. de archivarisfunctie, het interne toezicht door de archivaris, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het bevoegdheden voortvloeiende uit het beheer van de archiefbewaarplaats aangepast. Dit op basis van de GR HCO.

3 En op basis van die nieuwe Archiefverordening: Een vastgesteld Besluit Informatiebeheer Deventer. Waarin wordt bepaald welke beheersmatige werkzaamheden moeten worden uitgevoerd teneinde betrouwbare -, beschikbare en toegankelijke informatie kan worden gegarandeerd. De ambtelijke verantwoordelijkheden zijn belegd. Aangewezen ambtelijk verantwoordelijk (informatie) beheerders. Waarmee deze beheerders hun verantwoordelijkheden kunnen waarmaken t.o.v. de medewerkers. Als gevolg van het samenwerken in ketens kan die verantwoordelijkheid ook buiten onze gemeente liggen. In zo'n geval zal een en ander in een overeenkomst (dienstverleningsovereenkomst o.i.d.) moeten worden geregeld. Aangewezen archiefruimten ten behoeve van te bewaren bestanden. Voor analoge - en digitale bestanden is duidelijk waar deze zijn bewaard 'in afwachting van' overbrenging naar een archiefbewaarplaats (historisch archief). De Archiefbewaarplaats zelf wordt aangewezen door het bestuur van het HCO zoals bepaald in de gemeenschappelijke regeling. Kader Het kader voor een betrouwbare, beschikbare en toegankelijke informatiehuishouding wordt geeist op basis van de Archiefwetgeving: de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling Als vervolg daarop is de vast te stellen Archiefverordening 2017 weer een kader voor het vast te stellen Besluit Informatiebeheer Argumenten voor en tegen Met het vaststellen van een nieuwe Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer wordt voldaan aan de Archiefwet 1995 en wordt gevolg gegeven aan de door de Provinciaal archiefinspecteur gemaakte opmerkingen daarover in het kader van het verantwoordingsverslag 2016 (IBT). Het college heeft naar de ambtelijke organisatie toe de verantwoordelijkheden voor de beheersmatige activiteiten belegd. Op basis van een eigen verantwoordelijkheid per medewerker in het omgaan met informatie spreken de leidinggevenden de medewerkers aan op het informatiebeheer van individu, team of groep. Met name nu we steeds meer digitaal gaan werken en dus ook archiveren is het van groot belang dat elke medewerker er van op de hoogte is dat er is geen 'vangnet' meer bestaat in de vorm van een centrale archiefafdeling waar specialisten er voor zorgen dat alles gearchiveerd wordt en blijft. Met 'het digitaal werken' maakt de digitale archivering integraal onderdeel uit van elk werkproces. Elke medewerker archiveert. Wat rest is het regelen en implementeren van de kwaliteitscontrole of -audit, advisering en begeleiding, regievoering en aansturing. In het dit jaar vast te stellen 'kwaliteitssysteem' zullen dergelijke taken, functies en rollen worden vormgegeven. Extern draagvlak (partners) Tekst van Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op landelijke modellen. Inhoudelijk is de gemeentearchivaris betrokken geweest. Ketenpartner DigiWerkt Bv is vroegtijdig op de hoogte gesteld. Financiële consequenties n.v.t. Aanpak/uitvoering Met betrekking tot de vaststelling van beide regelingen volgt een traject van communicatie en zonodig (op verzoek) workshops, nadere uitleg, training en presentatie. Er zal veel aan gedaan moeten worden om de nieuwe kaders onder de aandacht te brengen van de ambtelijke organisatie. Via Intranet (Deventer Helemaal Digitaal) zal dit worden opgepakt. Zodat ook in de transitie van analoog - naar digitaal werken betrouwbare informatie gegarandeerd is en blijft. Als belangrijk vervolgtraject zal onder het Programma Digitaal Werken het deelproject Kwaliteitssysteem worden opgestart. Wat in 2017 moet leiden tot een 'systeem' van structurele audits en verbeteringen op basis van gestelde normen.

4 RAADSVOORSTEL Onderwerp Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Deventer 2017 Agendapunt Portef.houder Weth. Grijsen Voorstelnummer BenW-besluit d.d.: 11 april 2017 Team IM Voorstel De Archiefverordening gemeente Deventer 2017 vast te stellen De verordening bekend te maken via de daarvoor geeigende kanalen en ter kennisname te brengen aan G.S. Provincie Overijssel Kern van het raadsvoorstel De huidige Archiefverordening uit 2014 is niet meer actueel als gevolg van de toetreding van de gemeente Deventer tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel (HCO) per 1 juli Als gevolg daarvan zijn de werkzaamheden verbonden aan het beheer van het historisch archief Deventer - zoals tot die datum uitgevoerd door het SAB Deventer - overgegaan naar het HCO. Ook het benoemen van de gemeentearchivaris Deventer en het aanwijzen - en beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats is geen gemeentelijke bevoegdheid meer, zodat die bepalingen in de gemeentelijke Archiefverordening worden aangepast. Met het actualiseren van de Archiefverordening kan ook het geactualiseerde Besluit Informatiebeheer, zoals dat onlangs is vastgesteld door het college, in werking treden. Met de vernieuwing van beide regelingen is er weer een actuele basis waarmee de organisatie ook in de digitale omgeving voldoet aan wet en regelgeving. Beoogd resultaat Met het actualiseren van de Archiefverordening is er weer een actueel kader op basis waarvan de verdere regeling van het informatiebeheer in de ambtelijke organisatie vorm kan worden gegeven, wat - in het kader van het bestuurlijke toezicht door de Provincie - tot een positieve waardering op dat punt zal leiden. Kader Op basis van de Archiefwet 1995 is het hebben van een archiefverordening een verplichting. Op basis daarvan stellen burgemeester en wethouders voor alle gemeentelijke organen regels voor het informatiebeheer door de ambtelijke organisatie. Argumenten ten behoeve van de raad Op basis van de Archiefwet stelt de gemeenteraad de archiefverordening vast. Waarmee het college opdracht krijgt om ten behoeve van betrouwbare, beschikbare en toegankelijke informatiehuishouding nadere regels te stellen, een kwaliteitssysteem op te zetten, de ambtelijke verantwoordelijkheden vast te stellen alsmede de ambtelijk verantwoordelijken aan te wijzen. Door middel van een jaarlijkse verantwoording wordt de gemeenteraad op de hoogte gehouden van de stand van zaken met betrekking tot het informatiebeheer als onderdeel van de informatiehuishouding. Ketenpartners/ participatie De directe partners in de keten van het informatie/archiefbeheer (Digiwerkt bv. waar het betreft het analoge archiefbeheer en het HCO waar het betreft het beheer van de historische informatie, de archivarisfunctie en het interne toezicht) zijn respectievelijk op de hoogte gesteld en betrokken bij de totstandkoming van de tekst van de verordening.

5 /2 Financiële consequenties Met het vaststellen van de verordening zijn geen verdere financiële consequenties aan de orde. Betrokkenheid van de raad De gemeenteraad zal jaarlijks - zoals de laatste jaren al gebeurde - op de hoogte worden gesteld van de stand van zaken van het analoge - en digitale informatiebeheer. Dezelfde verantwoordingsrapportage wordt gebruikt in het kader van het interbestuurlijke toezicht door de Provincie. Met betrekking tot het informatie/archiefbeheer van de gemeenteraad zelf en van specifieke commissies door de raad ingesteld is de Griffier aangewezen als beheerder zoals in de Archiefverordening bedoeld. Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, de burgemeester, M.A. Kossen ir. A.P. Heidema

6 RAADSBESLUIT Onderwerp Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Deventer 2017 Voorstelnummer Raadstafel d.d. -- Raadsvergadering De raad van de gemeente Deventer, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 april 2017, nummer BESLUIT 1 De Archiefverordening gemeente Deventer 2017 vast te stellen 2 De verordening bekend te maken via de daarvoor geeigende kanalen en ter kennisname te brengen aan G.S. Provincie Overijssel Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, drs. S.J. Peet ir. A.P. Heidema

7 Archiefverordening Gemeente Deventer 2017 De raad van de gemeente Deventer, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 11 april 2017, gelet op artikel 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de (analoge en digitale) informatie van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening 2017). Hoofdstuk I Definities Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995 b. informatie: de informatie zoals vervat in archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeentelijke organen c. archivaris: de in artikel 32 van de wet bedoelde gemeentearchivaris d. beheerder: degene die verantwoordelijk is voor het beheer (van de informatie) van een gemeentelijk orgaan of een nader aan te wijzen organisatieonderdeel e. archiefruimte: een in artikel 1 onder e van de wet bedoelde archiefruimte f. de archiefbewaarplaats: de in artikel 1 onder f en artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats, waaronder begrepen een e-depot Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de informatie Artikel 2 1. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald vernietigen van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de bewaartermijn is gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. 2. Ingeval sprake is van - deelname in - Verbonden Partijen draagt het college er zorg voor dat de betreffende partij het informatie- en archiefbeheer inricht conform de wet. Artikel 3 Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de informatie een kwaliteitssysteem vast, waarbij op basis van gestelde normen de kwaliteit van dat beheer wordt geaudit of gecontroleerd. 1

8 Artikel 4 Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel 5 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanstellen of aanwijzen van voldoende deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van informatie. Artikel 6 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van informatie. Artikel 7 1. Het college van burgemeester en wethouders wijst de beheerders aan belast met de uitvoering van de voorschriften als bedoeld in artikel 6 alsmede welke specifieke verantwoordelijkheden en rollen in de organisatie nodig zijn om het beheer van de informatie te reguleren en regisseren. 2. Tenzij anders bepaald is de griffier de beheerder voor de gemeenteraad en voor de door de gemeenteraad ingestelde (bestuurs)commissies, projecten ed. Artikel 8 Het college van burgemeester en wethouders wijst archiefruimtes aan en regelt het aanwijzen van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van informatie voor zover die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 9 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie. Artikel 10 De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie opdragen aan voldoende - en deskundige medewerkers. Artikel 11 De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel 12 De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel 13 De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan 2

9 in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen, voorzieningen en maatregelen moeten worden getroffen om weer aan de (wettelijke) eisen te voldoen. Artikel 14 De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk IV Het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad Artikel 15 Het college van burgemeester en wethouders informeert de gemeenteraad jaarlijks over het beheer van de informatie. Daarbij voegen zij de verslagen en rapporten die zijn opgesteld in het kader van de uitgevoerde audits of controles als bedoeld in artikel 3 alsmede de verslagen van de archivaris met betrekking tot de uitoefening van het toezicht en het beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk V Slotbepalingen Artikel 16 De Archiefverordening gemeente Deventer 2014 wordt ingetrokken. Artikel 17 Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie. Artikel 18 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Deventer Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Deventer d.d. 3 mei 2017 Ir. A.P. Heidema, burgemeester S.J. Peet, griffier 3

10 Memorie van toelichting Binnen de informatiehuishouding (het geheel van voorzieningen en kaders t.b.v. het in goede, geordende en toegankelijke manier beheren van informatie) heeft het college van burgemeester en wethouders, als dagelijks bestuur van de gemeente, de zorg voor het informatiebeheer van de gemeentelijke organen; de bestuurlijke verantwoordelijkheid. De zorg van het college is voorgeschreven in de Archiefwet 1995 en verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling Op basis van onderhavige verordening, gebaseerd op artikel 30, lid 1 en 32, lid 2 van de Archiefwet 1995, bepaalt de gemeenteraad nog eens met nadruk wat burgemeester en wethouders in het kader van de zorgplicht behoren te doen en te regelen voor het beheren van de informatie die de gemeente ontvangt en zelf vervaardigt in het kader van al haar werkprocessen, taken en verantwoordelijkheden. Vanuit de zorg voor de informatie geeft het college de kaders aan waarbinnen die beheerwerkzaamheden worden uitgevoerd: in het Besluit Informatiebeheer. Dit alles om te zorgen dat de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd. Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van informatiebeheer door burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt de wijze van (het interne) toezicht door de archivaris. Hoofdstuk IV regelt de wijze van verantwoording afleggen, waarop m.n. de gemeenteraad jaarlijks wordt geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot het informatiebeheer en de zorg daarover; de informatiehuishouding. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begrippen als archiefbescheiden en archief suggereren ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Vandaar het gebruik van het begrip informatie voor zover de informatie de status van archief verdient. Informatie die dergelijke status niet (meer) heeft, verdient het niet om gedurende een bepaalde periode bewaard te blijven. De gemeentelijke organen zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Als er andere (tijdelijke) organen worden ingesteld vallen deze ook onder de bepalingen van deze verordening en de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college. Andere organen kunnen zijn bestuurscommissies ingesteld op basis van de Gemeentewet. Met de archivaris wordt bedoeld de functionaris die op basis van artikel 32, lid 1 van de wet de archiefbewaarplaats Deventer (het openbaar historisch archief) beheert en daaraan gekoppeld het interne toezicht over het beheer van de (nog) niet overgebrachte informatie uitvoert onder de bevelen van het college. Een en ander zoals bedoeld in artikel 32, lid 2 van de wet. Met de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel (GR HCO) per 1 juli 2016 heeft het college besloten diverse archieftaken onder te brengen bij het HCO. Dat betreft in hoofdzaak het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaats, het beheren van het historisch archief, het benoemen van de archivaris en het daaraan gekoppelde interne toezicht. Formeel wordt met een archiefruimte bedoeld een ruimte waar de blijvend te bewaren analoge informatie wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. In praktische zin dient er in een analoge omgeving aandacht te zijn voor alle ruimtes waar fysieke bestanden zijn 4

11 opgeslagen of neergezet. Centraal - of decentraal beheerde ruimtes voor actuele archiefbestanden zullen ook aan eisen moeten voldoen. De archiefbewaarplaats is de locatie waarheen blijvend te bewaren informatie conform de wet moet worden overgebracht. Voor permanente bewaring, beheer en algehele (openbare) beschikbaarstelling. De informatie wordt daarmee tot cultureel historisch erfgoed verheven onder verantwoordelijkheid van een archivaris(rol). In geval het digitale informatie betreft noemen we een archiefbewaarplaats een e-depot. Artikel 2 Het eerste lid is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Het tweede lid van dit artikel zorgt er voor dat bij Verbonden Partijen het informatie- en archiefbeheer plaatsvindt conform wet- en regelgeving. Dit is zeker noodzakelijk waar het college bestuurlijk verantwoordelijk blijft voor het archiefbeheer dat is opgedragen aan de betreffende Verbonden Partij. Artikel 3 De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer moet voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem. Wat dan ook geregeld ge-audit dient te worden. Artikel 4 Onder kosten van het beheer zijn begrepen salariskosten voor de specialisten, de kosten voor systeemaanschaf, beheer en onderhoud, materialen, technische voorzieningen etc. Artikel 5 In een digitale werkomgeving (volledig digitaal werken) voeren alle medewerkers in de primaire werkprocessen de werkzaamheden t.a.v. registreren, indexeren en bewaren van informatie uit. De medewerkers dienen dus niet alleen op de hoogte te zijn van procedures en methodieken om te archiveren, ze zullen daar ook naar moeten handelen en er dus tijd voor vrij moeten maken. Dit laat onverlet dat er ook in een volledig digitale omgeving specialisten nodig zijn om een en ander te begeleiden en te sturen (regie) zoals bedoeld in artikel 7, lid 1 of te controleren en auditen zoals bedoeld in artikel 3 (Kwaliteitssysteem). Zolang er nog analoog archiefbeheer plaatsvindt blijven deskundige specialisten nodig voor de uitvoering van die werkzaamheden. Artikel 6 Dit betreft het Besluit Informatiebeheer, waarin burgemeester en wethouders kaders en richtlijnen beschrijven met betrekking tot het beheer (de beheeraspecten). Aangezien de gehele organisatie informatie beheert (via creatie, verwerking en verzending vanuit de werkprocessen) zullen deze kaders ook bij een ieder bekend moeten zijn. Met name de verplichting om na een bepaalde gebruiksperiode iets met de informatie te moeten doen verdient aandacht. In dit kader spelen aspecten als selectie, vernietiging en overbrenging (naar een historisch archief) een rol. Een wettelijk verplicht overlegorgaan (ook wel een Strategisch Informatie Overleg genoemd) zal daarin moeten worden opgevoerd. Het Besluit Informatiebeheer wordt door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld en ter kennisname aan de gemeenteraad gestuurd. Artikel 7 Op basis van de organisatie-inrichting worden de ambtelijk verantwoordelijke beheerders aangewezen. Hierbij zou verwezen kunnen worden naar een Organisatieverordening of besluit. Om 5

12 te zorgen dat de organisatie zo goed mogelijk wordt ondersteund met expertise op het vlak van informatie- en archiefmanagement, records management, functioneel beheer en systeembeheer worden daarvoor hele specifieke rollen toegewezen. Zoals een CIO (Chief information officer), CISO (Chief information security officer), Records manager ed. Dit behoeft niet in het Besluit Informatiebeheer, zoals bedoeld in het vorige artikel, te worden geregeld maar kan in losse besluiten. Algemeen of specifiek. Voor het beheer van de informatie van de gemeenteraad is de Griffier de beheerder. Bij voorkeur in het Reglement van Orde voor de gemeenteraad nader te regelen. De griffier is ook de beheerder voor de door de gemeenteraad ingestelde commissies zoals een Rekenkamercommissie of Auditcommissie, tenzij in een specifieke regeling anders is bepaald. Artikel 8 Voor het bewaren van zowel de analoge als digitale - informatie worden speciale ruimtes aangewezen. Het beschermen van de informatie tegen calamiteiten en onbevoegde raadpleging is van groot belang. Dat geldt zeker als de informatie wordt aangemerkt als historisch waardevol of dat al is. In dat laatste geval dient de informatie dan ook overgebracht te worden (conform artikel 12 van de Archiefwet 1995) naar een ruimte die als archiefbewaarplaats (of bij digitale informatie een e-depot) wordt aangewezen. Een en ander zoals bedoeld in artikel 31 van de wet. Conform de GR HCO heeft het college bepaald dat de archiefbewaarplaats wordt aangewezen door het algemeen bestuur van het HCO. Ten aanzien van digitale - historische - informatie zal dit naar een e-depotvoorziening moeten worden overgebracht. Artikel 9 Ook met de aansluiting bij de GR HCO heeft het college bepaald dat de archivaris voor onze gemeente niet meer rechtstreeks door het college wordt benoemd (op basis van artikel 32, lid 3 van de wet), maar wordt benoemd door het algemeen bestuur van de GR HCO. Het (interne) toezicht (op het beheer van de informatie die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats) is één op één gekoppeld aan de archivarisfunctie en wordt onder de bevelen van het college uitgevoerd conform het bepaalde in artikel 32, lid 2 van de wet. Vandaar dat er in de onderhavige Archiefverordening enkele bepalingen zijn opgenomen. Artikel 10 De uitvoering van het toezicht kan door de archivaris aan een andere deskundige (archiefinspecteur) worden overgelaten. Artikel 11 en 12 Met betrekking tot het zo volledig mogelijk uit kunnen voeren van het toezicht zijn er enkele specifieke rechten benoemd. Artikel 13 Van uitgevoerd toezicht / inspectie ontvangt de betreffende beheerder een rapport met aanbevelingen tot verbetering. Artikel 14 De archivaris legt jaarlijks verantwoording af over het door hem of haar uitgevoerde toezicht op het informatiebeheer in de organisatie. Dit inspectieverslag gebruikt het college weer als input voor het afleggen van verantwoording zoals bedoeld in artikel 15. 6

13 Artikel 15 Met de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (2013) is het afleggen van verantwoording door het college aan de gemeenteraad nadrukkelijker in beeld gekomen. Op basis van die wet is het interbestuurlijk toezicht van Provincie op gemeenten gewijzigd; het specifieke toezicht geregeld in diverse aparte wetten is vervangen voor generiek toezicht in de Gemeentewet. De Provincie bepaalt nu op basis van de horizontale verantwoording die door het college aan de gemeenteraad wordt afgelegd en aan de Provincie wordt toegezonden jaarlijks welk toezichtregime men gaat toepassen. 7

14 Besluit Informatiebeheer gemeente Deventer 2017 Burgemeester en wethouders van Deventer, Gelet op artikel 6 van de Archiefverordening gemeente Deventer 2017 Stellen vast het volgende Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer van de gemeente Deventer (Besluit informatiebeheer gemeente Deventer 2017) Hoofdstuk I. Definities Artikel 1. Definities a. archiefbewaarplaats de in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot (voorziening) b. archiefruimte een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte c. archivaris de in artikel 32 lid 1 en 3 van de wet bedoelde gemeentearchivaris d. authentiseren het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat e. informatie de informatie zoals vervat in archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeentelijke organen f. informatiebeheer; het beheren van informatie het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld g. beheerder degene die verantwoordelijk is voor het beheer (het informatiebeheer) van een gemeentelijk orgaan, een door of namens een orgaan ingesteld organisatieonderdeel, alsmede een door of namens een orgaan ingestelde (bestuurs)commissie h. vorm (van de informatie) de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of op digitale wijze i. wet de Archiefwet 1995 Hoofdstuk II. De inrichting van het informatiebeheer Artikel 2. Strategisch Informatie Overleg 1. Ons college stelt een Strategisch Informatie Overleg in. 1

15 2. Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming over alle van belang zijnde aspecten van het informatiebeheer voor te bereiden en doet ons college voorstellen ter zake. 3. In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd. Artikel 3. Kwaliteitssysteem Ons college stelt voor het informatiebeheer een kwaliteitssysteem vast waarin eisen en richtlijnen voor het beheer en daaraan gerelateerde aspecten, zijn beschreven. Op basis daarvan zijn functies of rollen gedefinieerd en aan specifieke functionarissen of medewerkers toegewezen. Artikel 4. Nadere voorschriften Ons college kan nadere voorschriften vaststellen waarin voor specifieke aspecten van het informatiebeheer eisen en richtlijnen zijn beschreven. Artikel 5. Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie 1. Tenzij door ons college anders bepaald, is elke beheerder verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn of haar organisatieonderdeel. 2. Tenzij door ons college anders bepaald zorgt elke beheerder er voor dat het informatiebeheer zodanig is ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente, haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld. 3. De inrichting van het informatiebeheer omvat in ieder geval de volgende aspecten: a. Een samenhangende taakverdeling en het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken door de medewerkers. b. Procedures (laten) opstellen voor het beheer van informatie, alsmede voor het afleggen van verantwoording over uitgevoerde werkzaamheden van informatiebeheer. c. Het (laten) opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd. d. Het (laten) bijhouden van een overzicht met knelpunten t.b.v. het opstellen van plannen voor het treffen van verbetermaatregelen. e. Het (laten) treffen van adequate (beveiligings)maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie. 4. Alle medewerkers die in of voor de organisatie werkzaam zijn in een rol als procesbeheerder, - eigenaar of - behandelaar, zijn verantwoordelijk voor het creëren en beheren van accurate en complete informatie van de onder hen ressorterende werkprocessen volgens de vastgestelde kwaliteitseisen. Artikel 6. Verantwoordelijkheid voor het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie 1. De archivaris is beheerder van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte en daar op andere (rechts)titel opgenomen informatie. 2. De archivaris kan voor het gebruik en beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats nadere (gebruiks)voorschriften opstellen. Artikel 7. Specifieke verantwoordelijkheden archivaris 1. De archivaris ontvangt tijdig mededeling van: - opheffing, samenvoeging, splitsing van organisatieonderdelen of overdracht van taken en processen aan andere organisatieonderdelen, overheidsorganen of rechtspersonen - verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie - conversie, migratie of emulatie van informatie. 2. In geval van de volgende handelingen is vooraf advies van de archivaris vereist - aanschaf, vervanging, ontwerp van informatiesystemen waarmee informatie beheerd of bewaard wordt - bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting van archiefruimten. 2

16 Hoofdstuk III. De uitvoering van het informatiebeheer Artikel 8. Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie 1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging. 2. Informatie die wordt verzonden of op andere wijze wordt gepresenteerd of gepubliceerd wordt ook in die vorm zelf beheerd. 3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van: - informatiearchitectuur - informatiebeveiliging en geheimhouding - duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie. Artikel 9. Registratie van informatie 1. Elke beheerder zorgt dat de informatie wordt geregistreerd op zodanige wijze dat wordt voldaan aan de inrichtingseisen zoals bedoeld in artikel 5 van dit besluit, alsmede dat hieruit verder blijkt: a. wanneer deze is ontvangen, opgemaakt of verzonden b. wie de geadresseerde, afzender of vervaardiger is c. wanneer en aan wie een afschrift van de informatie verzonden is d. inhoud, structuur en vorm, voor zover nodig voor de uitvoering van het werkproces. 2. Metagegevens dienen zodanig te worden vastgelegd, dat informatie met behulp daarvan op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden. Artikel 10. Bewaren van informatie Elke beheerder zorgt dat de onder zijn of haar beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat - met gebruikmaking van betreffende (archief)systemen en archiefruimten -bewaard en behouden wordt. Artikel 11. Vervanging, vervreemding en overdracht van informatie Elke beheerder zorgt dat ten aanzien van: - vervanging zoals bedoeld in artikel 7 van de wet - vervreemding zoals bedoeld in artikel 8 van de wet - overdracht van informatie aan andere organisatieonderdelen de functionarissen of medewerkers bedoeld in artikel 3 van dit besluit bij voorbereiding van de besluitvorming worden betrokken, alsmede de archivaris om advies wordt gevraagd. Artikel 12. Vernietiging en overbrenging van informatie 1. Elke beheerder zorgt dat in de context van de betreffende processen van de informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd conform bij of krachtens de wet gegeven voorschriften 2. Elke beheerder zorgt dat ten aanzien van: - vernietiging zoals bedoeld in artikel 3 en 5 van de wet - overbrenging zoals bedoeld in artikel 12 en 13 van de wet de functionarissen of medewerkers bedoeld in artikel 3 van dit besluit bij voorbereiding van de besluitvorming worden betrokken, alsmede de archivaris om advies wordt gevraagd. 3. Van vernietiging wordt een lijst opgemaakt die goedkeuring van de archivaris behoeft. De goedkeuring is tevens machtiging tot vernietiging. 4. Van overbrenging wordt in samenspraak met de archivaris een lijst opgemaakt. Artikel 13. Beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie De archivaris brengt éénmaal per jaar verslag uit aan ons college over het door hem of haar gevoerde beheer. 3

17 Hoofdstuk IV. Slotbepalingen Artikel 14. Intrekking Het Besluit Informatiebeheer Deventer 2010 wordt ingetrokken. Artikel 15. Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na vaststelling van de Archiefverordening gemeente Deventer Artikel 16. Naamgeving Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit informatiebeheer gemeente Deventer Burgemeester en wethouders voornoemd, Deventer, 11 april 2017, secretaris, burgemeester 4

18 Memorie van toelichting In het kader van de uitvoering van gemeentelijke werkprocessen, taken en werkzaamheden wordt informatie ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en bewaard (gearchiveerd). Die informatie: vormt een basis voor de bedrijfsvoering van de gemeente en voor de deelname of samenwerking van de gemeente in ketenverband; is van belang als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen; vormt een basis voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en voor democratische controle; kan van belang zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed Binnen de informatiehuishouding (het geheel van voorzieningen en kaders ten behoeve van het in goede, geordende en toegankelijke staat beheren van informatie) heeft het college van burgemeester en wethouders de zorg voor het informatiebeheer van de gemeentelijke organen. Het college is hier bestuurlijk verantwoordelijk voor. Een en ander is voorgeschreven in de Archiefwet 1995 en verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (in werking getreden op 1 april 2010). Op basis van de Archiefverordening gemeente Deventer 2017 bepaalt de gemeenteraad nog eens met nadruk wat burgemeester en wethouders in het kader van de zorgplicht behoren te doen en te regelen voor het beheren van de informatie die de gemeente ontvangt en zelf vervaardigt in het kader van al haar werkprocessen, taken en verantwoordelijkheden. Vanuit de zorg voor de informatie wijst het college in onderhavig Besluit Informatiebeheer de ambtelijke verantwoordelijken (beheerders) aan en geeft de kaders aan waarbinnen alle beheersmatige werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Dit alles om te zorgen dat de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de voorgeschreven bewaartermijnen zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Alleen als het informatiebeheer op orde is kan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk worden gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd. Dit Besluit beschrijft dus, naast definities, de inrichtings- en uitvoeringsaspecten die in het kader van het beheer van informatie door de ambtelijke organisatie moeten worden uitgevoerd. Artikelsgewijze toelichting Hoofdstuk I: Definities Artikel 1. Definities Archiefruimten - hieronder ook verstaan de ruimten bestemd voor de servers en andere hardwarevoorzieningen voor de opslag en bewaring van digitale informatie - zijn ruimten waar de blijvend te bewaren informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats (of e- depotvoorziening bij digitale archieven) wordt overgebracht. Ook de op termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn, maar voor de archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn conform de wettelijke eisen. De gemeentelijke archiefbewaarplaats zelf wordt aangewezen door het bestuur van het HCO zoals beschreven in de gemeenschappelijke regeling. 5

19 Authenticeren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk. De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 5, derde lid onder b. Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term informatie gebruikt in plaats van het begrip archiefbescheiden. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. De begrippen archiefbescheiden en informatie worden in het kader van dit besluit als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip archiefbescheiden opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht. Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt in de tijd begrensd tot het moment waarop de verantwoordelijkheid van de beheerder ophoudt. Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan een ander organisatieonderdeel (bijvoorbeeld bij het overdragen van taken, waar de informatie betrekking op heeft, naar andere organisatieonderdelen), of bij het overdragen van informatie door de gemeente aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding. Beheerder: een door het betreffende (bestuurs)orgaan aan te wijzen verantwoordelijke voor het informatiebeheer. Zo wijst de gemeenteraad de beheerder aan voor het informatiebeheer van de raad en door de raad ingestelde commissies. Teammanagers of afdelingshoofden in de gemeentelijke organisatie worden aangewezen in een door het college vast te stellen organisatiebesluit, of schema. Tijdelijke - formeel ingestelde - onderdelen als projecten vallen hier ook onder. Ook indien het beheer extern buiten de eigen organisatie is gelegd, vallen deze organisaties of onderdelen daarvan onder dit besluit Informatiebeheer. Hoofdstuk II: De inrichting van het informatiebeheer Het inrichten wordt in dit kader gezien als het organiseren. Verantwoordelijkheden zijn toegekend en werkzaamheden zijn verdeeld in processen en functies / rollen. Artikel 2. Strategisch Informatie Overleg Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot doel heeft het waardering- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden, ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en beperkingen van openbaarheid moeten bij de afweging worden betrokken. Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld, dat naast de vermelde aspecten ons college ook adviseert met betrekking tot andere aspecten van de informatiehuishouding. De samenstelling van het SIO zal afgestemd moeten zijn op de inrichting van de informatiehuishouding. Een samenstelling waarbij functionarissen als de Algemeen Directeur (of ander lid namens de Directieraad), de CIO (Chief Information Officer), de CISO (Chief Information Security Officer), de Archivaris deelnemer zijn ligt voor de hand. Eventueel is een en ander in regionaal of ander samenwerkingsverband op te pakken. Dan zal de samenstelling daarop aangepast dienen te zijn. Indien het SIO zich bezighoudt met het acquisitiebeleid dient de samenstelling in die gevallen te worden verbreed in verband met het uitvoeren van een trendanalyse c.q. het formuleren van zgn. hotspots. Artikel 3. Kwaliteitssysteem Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat burgemeester en wethouders een kwaliteitssysteem toepassen waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen. Een en ander is ook in onze Archiefverordening opgenomen (artikel 3). 6

20 Op basis van dit systeem dient het dagelijkse beheer en uitvoering regulier te worden ge-audit en getoetst aan de kaders, regels en beleid. Op basis daarvan kan worden beoordeeld of een en ander in de pas loopt of aanpassingen en verbeteringen nodig zijn. Op basis van deze (Plan, Do, Check, Act) cyclus borgen we de kwaliteit van het informatiebeheer. Artikel 4. Nadere voorschriften Met nadere voorschriften worden bedoeld de door ons college vast te stellen generieke regels voor bepaalde aspecten van het informatiebeheer. Zoals bijvoorbeeld het vaststellen van regels voor registratie en archivering van extern te ontvangen of te versturen mailberichten via de persoonlijke faciliteiten. Artikel 5. Verantwoordelijkheid beheer niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie Verantwoordelijkheden voor het beheren van informatie liggen breed in de organisatie. Elke medewerker ontvangt, bewerkt, behandelt en creëert immers informatie. Dat doen ze onder verantwoordelijkheid van de beheerders (standaard de hoofden van de organisatieonderdelen) zoals deze door het college worden aangewezen. Teammanagers, afdelingshoofden, maar ook projectleiders. Daarnaast kunnen het ook externe functionarissen zijn. Dit zal dan expliciet vastgelegd moeten worden in dienstverleningsovereenkomsten. Voorbeelden van procedures zoals die worden opgesteld zijn: Procedure voor postbehandeling, procedure hoe om te gaan met informatiesystemen. Deze procedures vertellen het hoe van de uitvoering van bepaalde werkprocessen. Het zijn geen voorschriften bedoeld in artikel 4. Concernbreed dient er een overzicht te zijn van de informatie die (per zaak, per project, per programma, maar ook per afdeling/ team) in de organisatie aanwezig is. Overzichten kunnen worden samengesteld met behulp van metagegevens. Ook een instrument als de zaaktypencatalogus kan hiervoor worden gebruikt. Artikel 6. Verantwoordelijkheid beheer naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats is met het toetreden van de gemeente Deventer tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel (GR HCO) per 1 juli 2016 niet meer een rechtstreekse bevoegdheid van het college. Een en ander is in de GR HCO zelf opgenomen. Dat geldt ook voor het benoemen van de archivaris. Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na het opnemen van informatie in de archiefbewaarplaats wordt informatie in principe openbaar en kosteloos te raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het gebruik van de informatie in een bezoekersreglement Artikel 7. Specifieke verantwoordelijkheden archivaris Uit het benoemen van een gemeentearchivaris vloeit voort dat deze functionaris enkele specifieke taken uitvoert, ongeacht of het een eigen of een externe functionaris is. In enkele gevallen is vroegtijdige mededeling aan de archivaris nodig, in enkele gevallen is sprake van (instemmend) advies. Artikel 8. Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie Informatie ontleent rechtskracht aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet. Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is. In digitale vorm is er geen sprake van een kopie en zal er op een andere wijze moeten worden aangetoond dat de informatie authentiek is. Met behulp van metagegevens, hashtags e.d. Voor het blijvend kunnen garanderen van de echtheid van informatie is er beleid nodig ten aanzien van informatiebeveiliging. Toegangsrechten en autorisaties zijn hier voorbeelden van. 7