Code Goed Onderwijsbestuur Code Goed onderwijsbestuur in het voortgezet onderwijs

Transcriptie

1 Code Goed Onderwijsbestuur Code Goed onderwijsbestuur in het voortgezet onderwijs Datum: 27 mei 2008 Versie: 0.9

2 Inhoud Preambule 2 Algemene bepalingen 4 Horizontale verantwoording 6 Verhouding toezicht en bestuur 7 Bepalingen voor de toezichthouder 8 Bepalingen voor de bestuurder 9 Sturing en beheersing 11 Afsluitende bepalingen 12 VO-raad, mei

3 Preambule Goed onderwijsbestuur is een belangrijk thema voor de samenleving. Onze sector, deel uitmakend van het funderend onderwijs, staat volop in de aandacht van de Nederlandse samenleving. De beleidsruimte voor de besturen en hun instellingen is de afgelopen jaren flink toegenomen. Dat doet meteen de zorg toenemen of er op verantwoorde wijze met die vrijheid wordt omgesprongen. De discussie over de vorm van het toezicht op de besturen en hun instellingen wordt volop gevoerd. Het feit dat ons de zorg is toevertrouwd voor de ontwikkeling van kinderen in de (leerplichtige) leeftijd van 12 tot 18 jaar maakt het alleen maar moeilijker voor de politiek om de instellingen de ruimte te bieden die ze vragen. Als sector zullen we daarom een duidelijk signaal moeten afgeven dat we deze verantwoordelijkheid herkennen en ons maximaal zullen inspannen om onze zorgplichten naar behoren uit te voeren. Daarvoor is goed onderwijsbestuur en de daarvan deel uitmakende transparantie een vereiste. Goed onderwijsbestuur gaat over de wijze waarop instellingen omgaan met de, toegenomen, beleidsruimte. Deze ruimte moet op een verantwoorde wijze worden benut. Belangrijk daarbij is dat de verantwoordelijkheden binnen de instellingen op zorgvuldige wijze worden verdeeld. Zeker zo belangrijk is dat de instellingen in het voortgezet onderwijs transparant opereren. Het is van belang dat de instellingen, waar dat in redelijkheid mogelijk is, in samenspraak met belanghebbenden hun beleid bepalen en daar ook verantwoording over afleggen. Naarmate we beter in staat zijn de horizontale verantwoording vorm te geven, kan de verticale verantwoording beperkt worden. Tot op zekere hoogte is hier sprake van communicerende vaten. Tot op zekere hoogte, omdat het helder is dat er altijd toezicht moet zijn op de besteding van publieke middelen door instellingen en op onze verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en opvoeding van de leerlingen. De sectorbrede behoefte aan inperking van de verticale verantwoording noopt tot een code die niet gekenmerkt wordt door vrijblijvendheid. Daarentegen maakt de grote mate van differentiatie in VO-instellingen een code die gekenmerkt wordt door een grote mate van dwingend voorgeschreven, geconcretiseerde bepalingen onwenselijk. Daar komt bij dat voorkomen moet worden dat de indruk ontstaat dat de VO-raad zijn leden controleert op eenzijdig opgelegde bepalingen en hen afrekent op het niet naleven van de code. Dat zou immers slechts een extra controlerende instantie creëren, terwijl juist bij de leden van de VO-raad een sterke behoefte bestaat aan meer autonomie en minder regelzucht. Om te kunnen navigeren tussen de Scylla van vrijblijvendheid en de Charybdis van hinderlijke bemoeienis is in deze code een aantal uitgangspunten gehanteerd. VO-raad, mei

4 Als uitgangspunt bij de naleving is gekozen voor het principe dat wie de code niet (volledig) toepast uitlegt waarom dat zo is. Op die manier wordt instellingen weliswaar de ruimte geboden (al dan niet uit praktische overwegingen) af te wijken van de code op de punten waar deze als onnodig beklemmend wordt ervaren, maar wordt tevens op een transparante wijze aan belanghebbenden uitgelegd waarom niet aan de betreffende bepalingen is voldaan. In het licht van de hiervoor genoemde transparantie zal tevens een klachtencommissie worden ingesteld waar personen en instanties die menen dat een instelling zich niet aan deze code houdt in de gelegenheid gesteld worden hun klachten kenbaar te maken. Deze commissie zal met name bestaan uit wisselende vertegenwoordigers van de instellingen zelf en zal geen directe consequenties kunnen verbinden aan het niet voldoen aan deze code. Concrete sancties zijn op dit moment niet aan de orde. Hierover kan in een later stadium worden gesproken, wanneer voldoende ervaring is opgedaan met de handhaving van de code. Om recht te doen aan de mate van differentiatie van de verschillende onderwijsinstellingen is ervoor gekozen in de bepalingen voldoende ruimte te laten voor verschillende mogelijke varianten. Zo wordt er bijvoorbeeld geen bepaald bestuursmodel voorgeschreven, maar wordt wel aangegeven dat er een scheiding tussen bestuur en toezicht aangebracht dient te worden. Hoe dat precies vormgegeven wordt is aan de instelling zelf, aangezien zij zelf het beste kan inschatten welk model het beste aansluit bij haar situatie. Via handreikingen zal getracht worden de instellingen te faciliteren bij de besluitvorming hierover. De handreikingen zijn overigens bedoeld als praktijkgerichte toelichting op de code en vormen dus geen onderdeel van de code. Ten slotte dient opgemerkt te worden dat voor goed onderwijsbestuur niet volstaan kan worden met een statische momentopname, maar dat dit een onafgebroken ontwikkeling vergt, zowel wat betreft de inhoud van deze code als wat betreft het door instellingen voldoen aan de bepalingen in deze code. Om de code voldoende flexibel te maken voor toekomstige ontwikkelingen is in deze code een kapstokartikel opgenomen dat het mogelijk maakt bepaalde door de leden gesteunde algemene standaarden, die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het zelfregulerend vermogen van de sector, onder het bereik van deze code te laten vallen. Om de leden in staat te stellen zorgvuldig toe te werken naar het voldoen aan de bepalingen in deze code is tevens op een aantal plaatsen sprake van een overgangstermijn. Met deze code is het nu aan de leden te bewijzen dat zij op een zorgvuldige wijze om kunnen gaan met de ruimte die de code laat en dat er op een verantwoorde en transparante wijze toegewerkt kan worden naar meer autonomie voor de sector. VO-raad, mei

5 Algemene bepalingen 1. Missie 1. Instellingen in het voortgezet onderwijs zijn maatschappelijke instellingen met een specifieke verantwoordelijkheid. Zij verzorgen de opleiding van leerplichtige kinderen in de leeftijd van 12 tot 18 jaar. Deze verantwoordelijkheid strekt zich uit over een (toenemend) aantal terreinen. Het bevoegd gezag is er in ieder geval verantwoordelijk voor dat, binnen de grenzen van de mogelijkheden van de instelling: de instelling het best mogelijke onderwijs levert voor ieder kind, zodat ieder kind in de gelegenheid wordt gesteld het maximale rendement uit zijn of haar mogelijkheden te halen; de omstandigheden aanwezig zijn waarbinnen leerlingen zich optimaal als volwassen burger kunnen ontwikkelen (burgerschapszin); voor de medewerkers optimale omstandigheden worden gecreëerd om hun bijdrage aan deze processen te leveren (goed werkgeverschap); er structuren zijn die maximaal garanderen dat de taakstellingen worden gerealiseerd en dat (op transparante wijze) verantwoording wordt afgelegd over de prestaties van de instelling. 2 De leden van de VO-raad onderschrijven deze missie en zullen op verantwoorde wijze omgaan met de vrijheid die deze code biedt. Daar waar een instelling niet naar de letter voldoet aan de bepalingen in deze code zal zij, met inachtneming van het hieronder in artikel 2 bepaalde, in redelijkheid trachten naar de geest van deze code te handelen. 2. Pas toe of leg uit 1. De bepalingen in deze code dienen te worden nageleefd door de leden van de VOraad. 2. Daar waar de leden niet voldoen aan de bepalingen in deze code zullen zij overeenkomstig artikel 7 aan hun belanghebbenden en het bestuur van de VO-raad kenbaar maken in hoeverre niet voldaan is aan de bepalingen uit deze code en wat de reden daarvan is (pas toe of leg uit). 3. Strijdigheid en voorrang Indien meerdere codes van toepassing zijn op een instelling dient er een keuze gemaakt te worden. Uitgangspunt hierbij is dat er op enig moment slechts één code van toepassing is op de gehele instelling. Het bestuur motiveert, overeenkomstig artikel VO-raad, mei

6 2 lid 2, de keuze en maakt deze kenbaar aan de betreffende sectororganisaties en de belanghebbenden van de instelling. 4. Klachtencommissie 1. Bij besluit van de algemene vergadering van de VO-raad wordt een onafhankelijke commissie ingesteld waar eenieder die signaleert dat een instelling niet voldoet aan de code dan wel niet handelt in de geest van de code, zoals bedoeld in artikel 1 lid 2, terecht kan. 2. De commissie is niet verplicht de klacht te behandelen indien de klacht kennelijk onredelijk is. Een klacht wordt onder andere geacht kennelijk onredelijk te zijn wanneer: a) de klager niet voorafgaand over de klacht in overleg is getreden met de betreffende instelling; b) reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van dit artikel door de commissie is behandeld. 3. Indien de commissie van oordeel is dat een instelling niet heeft voldaan aan deze code treedt de commissie daarover met de instelling in overleg. 4. Bij het in het vorige lid bedoelde overleg kunnen de instelling en de klachtencommissie een termijn overeenkomen waarbinnen de instelling in staat gesteld zal worden alsnog aan de betreffende bepalingen te voldoen. 5. Indien binnen het in het vorige lid bedoelde overleg geen overeenstemming bereikt kan worden staat het de commissie vrij de afwijking van deze code openbaar te maken. 6. De samenstelling van de commissie bestaat uit 5 door, en al dan niet uit, de leden van de VO-raad gekozen vertegenwoordigers. 7. De leden van de commissie nemen in beginsel voor 4 jaar zitting in de commissie. Tweejaarlijks wisselen tenminste twee van de leden uit de commissie. 8. Het in de vorige leden bepaalde wordt vastgelegd in een reglement. Hierin worden o.a. de in de vorige leden bedoelde roulatie- en verkiezingsprocedure nader geregeld. 5. Kapstokartikel 1. De leden van de VO-raad kunnen van mening zijn dat het vaststellen van een bepaalde algemene standaard een belangrijke bijdrage kan leveren aan het zelfregulerend vermogen van de sector. In dat geval kan bij de vaststelling van de betreffende standaard, bij besluit van de (ALV van de) VO-raad, de standaard geacht VO-raad, mei

7 worden dwingend, dat wil zeggen vallend onder de pas toe of leg uit-regel als bedoeld in artikel 2, te zijn voorgeschreven op basis van deze code. 2. Het in het vorige lid bedoelde besluit behoeft de instemming van tenminste 2/3 e van de tijdens de ALV uitgebrachte stemmen. 3. Bij de vaststelling van de in het eerste lid bedoelde standaard kan door de (ALV van de) VO-raad een overgangstermijn worden bepaald waarbinnen de leden kunnen toewerken naar de situatie zoals door de betreffende standaard voorgeschreven. 4. Bij besluit van de (ALV van de) VO-raad kan tevens worden bepaald dat de in het eerste lid bedoelde standaard pas dwingend effect kan krijgen na een voorafgaande, bij besluit van de (ALV van de) VO-raad vast te stellen, evaluatieperiode. Op basis van deze evaluatie wordt in dat geval door de (ALV van de) VO-raad een definitief besluit genomen over de (status van) de standaard. 5. Bij besluit van de (ALV van de) VO-raad kan het in het eerste lid bedoelde dwingende effect aan de betreffende standaard worden ontnomen. Horizontale verantwoording 6. Dialoog met belanghebbenden 1. De instelling heeft een beleid voor de communicatie met en invloed van belanghebbenden. In het beleid wordt in ieder geval aandacht besteed aan: wie de belanghebbenden van de organisatie zijn, de wijze waarop de informatie wordt verstrekt en de wijze waarop de belanghebbenden worden betrokken bij de totstandkoming van voor hen relevant beleid. 2. De instelling draagt zorg voor een regeling die het belanghebbenden mogelijk maakt hun ideeën, opmerkingen, wensen en klachten kenbaar te maken. De organisatie zorgt er in redelijkheid voor dat deze regeling bij belanghebbenden bekend kan zijn en voor hen toegankelijk is. 3. Onder belanghebbenden worden in deze code in ieder geval verstaan leerlingen, ouders van leerlingen en medewerkers. 4. In het jaarverslag van de instelling wordt door de instelling aangegeven op welke wijze zij invulling heeft gegeven aan de horizontale verantwoording ten opzichte van haar belanghebbenden, de wijze waarop de belanghebbenden zijn betrokken bij de totstandkoming van voor hen relevant beleid en wat de uitkomsten daarvan zijn geweest. VO-raad, mei

8 7. De aan de belanghebbenden te verstrekken informatie De instelling verstrekt aan haar belanghebbenden in ieder geval de volgende informatie: 1. Hoe de functies van besturen en toezicht houden zijn georganiseerd, welke organen daartoe zijn ingesteld, wie deel uitmaakt van de betreffende organen, wie welke taken heeft en wat de werkwijze is. 2. De werkzaamheden van het bestuur en de toezichthouder in het afgelopen jaar, waaronder het aantal vergaderingen en de belangrijkste behandelde onderwerpen, alsmede andere belangrijke activiteiten van het betreffende orgaan of van vertegenwoordigers daarvan. 3. Het reglement van de bestuurder dan wel van de toezichthouder. 4. In hoeverre de instelling voldoet aan de bepalingen uit deze code en de uitleg voor eventuele afwijkingen. Verhouding toezicht en bestuur 8. Het onderscheid tussen toezicht en bestuur 1. Er moet een helder onderscheid zijn tussen de functies besturen (richting geven, zorgen voor het verwerven van de nodige middelen, het besteden en beheren daarvan en voor het adequaat functioneren van de organisatie in het algemeen) en toezicht houden daarop. Dat onderscheid is een voorwaarde voor interne checks and balances. Aan dit onderscheid kan vorm gegeven worden door de functies onder te brengen in afzonderlijke organen, dan wel door binnen één orgaan de functies duidelijk te onderscheiden. 2. De wijze waarop de functies onderscheiden en gescheiden worden, wordt vastgelegd in de statuten en/of een reglement. Daarin wordt beschreven welke organen welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben ten aanzien van het besturen, toezicht houden en het afleggen van verantwoording, hoe deze organen worden samengesteld en welke werkwijze deze hanteren. 3. Waar in het vervolg van deze code gesproken wordt over de term bestuurder wordt bedoeld de functionaris(sen), het orgaan en/of een lid van het orgaan dat zich bezig houdt met het feitelijk besturen van de instelling. 4. Waar in het vervolg van deze code gesproken wordt over de term toezichthouder wordt bedoeld de functionaris(sen), het orgaan en/of een lid van het orgaan dat zich bezig houdt met het feitelijk toezicht houden op de bestuurders van de instelling. VO-raad, mei

9 Bepalingen voor de toezichthouder 9. De toezichthouder houdt integraal toezicht 1. De toezichthouder houdt integraal toezicht. Dat betekent dat hij alle aspecten van de instelling en alle relevante belangen in overweging neemt. Bij de vervulling van zijn taak richt de toezichthouder zich naar het belang van de onderwijsinstelling, rekening houdend met het feit dat de instelling een organisatie is met een bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid. Hij staat de bestuurder met raad terzijde en fungeert als klankbord. 2. De toezichthoudende taak strekt zich in ieder geval uit tot: de goedkeuring van het strategisch beleid; de goedkeuring van de jaarrekening (en begroting); de goedkeuring van het jaarverslag; de benoeming en het ontslag van de bestuurder; de rechtspositie en bezoldiging van de bestuurder; het jaarlijks evalueren van het functioneren van de bestuurder; de wijziging van de statuten. 10. De kwaliteit van het toezicht 1. De toezichthouder is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren. 2. De toezichthouder bespreekt tenminste eenmaal per jaar zijn eigen functioneren. 3. Van de in het vorige lid bedoelde bespreking wordt een verslag gemaakt dat bewaard wordt in het archief van de instelling. 11. De toezichthouder is onafhankelijk 1. Aan de functie van toezichthouder is zodanig invulling gegeven dat de leden ten opzichte van elkaar, de bestuurder en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. 2. Zij die deel uitmaken van de functie van toezichthouder verrichten nooit taken die aan de (dagelijks) bestuurder toebehoren. Evenmin kunnen de leden ervan de functie van bestuurder of de functie van eindverantwoordelijk schoolleider vervullen bij een andere onderwijsinstelling binnen de sector Voortgezet Onderwijs. VO-raad, mei

10 3. Leden hebben een van tevoren vastgestelde zittingstermijn, waarbij is geregeld hoe wordt gehandeld aan het einde van deze termijn. De leden voldoen aan een vooraf openbaar gemaakt profiel. 12. De toezichthouder stelt de bezoldiging van zijn leden vast De toezichthouder bepaalt de vorm en de hoogte van de eigen vergoeding. De bezoldiging is niet gekoppeld aan de prestaties van de instelling. De afspraken worden openbaar gemaakt en jaarlijks verantwoord in de jaarrekening. 13. Klokkenluidersregeling De toezichthouder ziet er op toe dat er een klokkenluidersregeling is die het tenminste voor werknemers mogelijk maakt zonder benadeling van hun belangen onregelmatigheden binnen de instelling kenbaar te maken. De toezichthouder is verantwoordelijk voor een correcte afhandeling en dient er specifiek op toe te zien dat de belangen van de klokkenluider ook daadwerkelijk voldoende beschermd worden. 14. De benoeming van de externe accountant De toezichthouder en de bestuurder komen een werkwijze overeen voor de benoeming van de externe accountant. Bepalingen voor de bestuurder 15. Structuur en personele invulling 1. Indien de functie van bestuurder door meerdere personen wordt vervuld, wordt duidelijk omschreven wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. Dit wordt vastgelegd in een reglement dat de goedkeuring van de toezichthouder behoeft. 2. De bestuurder bevordert een sfeer binnen de organisatie die het mogelijk maakt dat werknemers en andere belanghebbenden melding durven te maken van door hen vermoede onregelmatigheden binnen de organisatie. 3. De bestuurder richt zich op het algemene belang van de instelling en treedt als eenheid naar buiten. 4. De functie van bestuurder is zodanig samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan uitoefenen. 5. De bestuurder evalueert periodiek zijn functioneren. VO-raad, mei

11 16. Het bestuur verricht zijn taken op onafhankelijke wijze 1. De beoogde bestuurder kan niet benoemd worden tot (dagelijks) bestuurder bij dezelfde instelling als waar hij toezichthouder is of is geweest. 2. Iedere bestuurder dient zich ten opzichte van medebestuurders en ieder deelbelang van de instelling onafhankelijk en kritisch te kunnen opstellen. 3. Iedere schijn van belangenverstrengeling tussen de instelling en bestuurder wordt voorkomen. 17. Nevenfuncties 1. Voor het aanvaarden van een betaalde nevenfunctie door de bestuurder wordt vooraf goedkeuring gevraagd aan de toezichthouder. 2. Voor het aanvaarden van een onbetaalde nevenfunctie door de bestuurder wordt vooraf melding gemaakt aan de toezichthouder. 3. De criteria waarop de toezichthouder zijn goedkeuring verleent of onthoudt worden vastgelegd in een reglement. 18. Taken en werkwijze 1. De bestuurder is belast met het besturen van de instelling. Hem komen alle taken en bevoegdheden toe die tot het bestuur van de instelling behoren. De bestuurder is daarvoor eindverantwoordelijk en kan daarop worden aangesproken. 2. Bij de vervulling van zijn taak richt de bestuurder zich naar het belang van de instelling en het belang van de samenleving. De missie en doelstellingen van de instelling vormen het uitgangspunt voor het handelen van de bestuurder. De bestuurder handelt en besluit in overeenstemming met de beginselen van behoorlijk bestuur. 3. Het besturen betekent onder meer dat: de bestuurder verantwoordelijk is voor het naleven van de wet- en regelgeving; de bestuurder verantwoordelijk is voor de ontwikkeling, naleving en handhaving van goed onderwijsbestuur; de bestuurder de missie van de instelling vast stelt; de bestuurder de concrete doelstellingen van de instelling vast stelt. De bestuurder stelt de missie en doelstellingen vast na overleg met belanghebbenden; VO-raad, mei

12 de bestuurder aan belanghebbenden verantwoording aflegt over de mate waarin de vastgestelde missie en doelstellingen worden gehaald; de bestuurder zorg draagt voor (de aanstelling van) een professioneel management, dat verantwoordelijk is voor het aansturen van de betreffende instelling; de bestuurder, indien van toepassing, toetst of en in welke mate de gemaakte afspraken en vastgestelde plannen door het management zijn uitgevoerd. Sturing en beheersing 19. Sturen op doelstellingen 1. De instelling heeft een duidelijke strategie en daarop afgestemde doelstellingen geformuleerd. De instelling heeft zicht op de belangrijkste factoren die van invloed zijn op het realiseren van de geformuleerde doelstellingen en meet periodiek de zaken die de voortgang met betrekking tot het realiseren van de geformuleerde doelstellingen wezenlijk beïnvloeden. 2. Binnen de strategie van de instelling wordt in ieder geval aandacht besteed aan het waarborgen van de kwaliteit van het onderwijs door afdoende kwaliteitszorg. 20. Prestatiesturing binnen de planning & control-cyclus Prestatiesturing maakt binnen de instelling op een zodanige wijze onderdeel uit van de planning & control-cyclus dat prestatiesturing een constante factor is binnen een systeem van plannen en bijsturen. Dit kan onder andere geschieden door het opstellen van een strategisch meerjarenplan, een jaarplan, een begroting en het het periodiek rapporteren over de prestaties van de instelling. 21. Risicobeheersing 1. De instelling onderzoekt, periodiek en op gestructureerde wijze, welke onzekere factoren het realiseren van haar doelstellingen in de weg kunnen staan. Dit geschiedt op een zodanige wijze dat de instelling in staat is beheersmaatregelen te benoemen, zonder de balans tussen de te nemen maatregelen en de omvang van het risico uit het oog te verliezen. 2. Overeenkomstig artikel 7 verstrekt de instelling, voor wat betreft de risico s die, gemeten naar waarschijnlijkheid en impact, een wezenlijk effect kunnen hebben op het realiseren van haar doelstellingen, informatie aan haar belanghebbenden over de aard van de risico s en de te nemen beheersmaatregelen. VO-raad, mei

13 Afsluitende bepalingen 22. Invoering van de code 1. Deze code treedt per 1 augustus 2008 in werking. 2. Vanaf de in het vorige lid genoemde datum treedt een overgangstermijn van twee jaar in werking waarin de leden kunnen toewerken naar de situatie zoals door de code voorgeschreven. VO-raad, mei