Handleiding. Stimuleringssubsidie voor innovatiewerkplaatsen CoE Healthy Ageing

Transcriptie

1 Handleiding Stimuleringssubsidie voor innovatiewerkplaatsen CoE Healthy Ageing

2 Handleiding stimuleringssubsidie voor innovatiewerkplaatsen CoE Healthy Ageing Inhoud 1. Inleiding Achtergrond Beschikbaar budget Geldigheidsduur call Doel van de regeling Richtlijnen voor aanvragers Wat biedt het CoE HA? Wie kan subsidie aanvragen? Wanneer kan worden aangevraagd? Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend? Specifieke subsidievoorwaarden Financiële en administratieve subsidievoorwaarden Procedure Ontvankelijkheid Beoordeling Besluitvorming Tijdpad Beoordelingscriteria Uitvoering Voortgangsrapportage Eindrapportage Contact en overige informatie Contact Overige informatie

3 1. Inleiding 1.1 Achtergrond Het Ministerie van OCW heeft middelen beschikbaar gesteld voor de Centres of Expertise van hboinstellingen, waarin bedrijfsleven/instellingen, onderwijs en onderzoek gezamenlijk de grote maatschappelijke en economische uitdagingen aanpakken. Het Centre of Expertise Healthy Ageing (CoE HA) van de Hanzehogeschool Groningen stelt een deel van deze middelen ter beschikking ter stimulering van publiek private samenwerking via innovatiewerkplaatsen. Met de ambitie een gezonde leefstijl te bevorderen richt het CoE HA zich op preventie en een meer geïntegreerd zorg- en welzijnsaanbod op basis van vraagsturing. Het CoE HA realiseert dit door voorlichting en door het ontwikkelen en implementeren van interventies om burgers langer gezond en vitaal te houden en hun welzijn te bevorderen. Anderzijds wordt de zorg zelf geïnnoveerd door de preventieaanpak erin onder te brengen (voeding, beweging, leren, arbeidsparticipatie en maatschappelijke participatie) en door de zorg zo in te richten dat deze beter aansluit op de veranderde rol en behoefte van burgers. Dit gebeurt veelal in multidisciplinaire projecten die voornamelijk worden uitgevoerd in lokale innovatiewerkplaatsen. Kenmerken van een innovatiewerkplaats (IWP) volgens het CoE HA: Een IWP is een samenwerkingsverband van bedrijven, zorg- en welzijnsinstellingen, onderwijs- en kennisinstellingen en regionale overheden gericht op open innovatie (toelichting op Er is sprake van publiek private samenwerking (PPS). Een IWP heeft het karakter van een proeftuin, waarin onderzoekers, docenten, studenten (uit mbo én hbo), bedrijven, zorg- en welzijnsinstellingen en regionale overheden gezamenlijk werken aan oplossingen. IWP s kunnen virtueel zijn (een netwerk) of een fysieke plek, bijvoorbeeld bij een van de partners, in (of in de buurt van) zorg- en welzijnsinstellingen, dicht bij de professional of burgers. In de IWP draait het om innovaties (producten, processen en diensten) die daadwerkelijk geïmplementeerd worden in de beroepspraktijk en onderwijs. De innovaties dragen substantieel bij aan oplossingen voor fundamentele vraagstukken in zorg en welzijn. Elke IWP heeft een duidelijke focus en is gericht op duurzaamheid en continuïteit. De IWP draagt bij aan economische groei en versterking van het MKB. Er is een meerjarige innovatieagenda, gericht op belangrijke economische en maatschappelijke vraagstukken. In een IWP kan gewerkt worden aan meerdere projecten en resultaten. Er is ruimte voor experimenteren. Met deze regeling kunnen initiatieven voor IWP s snel een stimuleringssubsidie krijgen, waardoor de ontwikkeling van publiek private samenwerking bevorderd wordt. 1.2 Beschikbaar budget Voor deze call stelt het CoE HA middelen beschikbaar voor 6 à 7 IWP s. Per IWP kan maximaal stimuleringssubsidie worden aangevraagd. 1.3 Geldigheidsduur call Deze call is geldig voor de indienronde met sluitingsdatum maandag 1 oktober

4 2. Doel De regeling richt zich op het stimuleren van publiek private samenwerking via innovatiewerkplaatsen, waarin onderwijs- en kennisinstellingen, zorg- en welzijnsinstellingen, (MKB)- bedrijven, en eventueel regionale overheden samenwerken aan oplossingen voor maatschappelijke en economische vraagstukken op het domein Healthy Ageing. Omdat het bij publiek private samenwerking gaat om samenwerking met bedrijven, ligt de focus van het CoE HA binnen het brede Healthy Ageing-domein op een tweetal specifieke speerpunten: Gezondheid & Technologie (zoals ehealth incl. 5G, Quantified Self, medische technologie) en Gezonde Omgeving (sociale en fysieke omgeving, zorg dichtbij huis, extramuralisering). Het doel van de regeling is om met een stimuleringssubsidie de ontwikkeling van publiek private samenwerking te versnellen in de verwachting dat een bijdrage geleverd wordt aan praktijkgericht onderzoek; onderwijsinnovatie, bijv. ontwikkelen van nieuwe onderwijsmodules voor mbo en/of hbo; implementatie van innovaties in de (beroeps)praktijk; ontwikkelen van (prototypes van) nieuwe producten en diensten; informatievoorziening en voorlichting. Met behulp van deze stimuleringssubsidie kan een duurzame samenwerking worden voorbereid. Het CoE HA verwacht innovatiewerkplaatsen, die toegevoegde waarde hebben ten opzichte van de reeds bestaande IWP s (geen overlappingen). [zie Een nieuwe IWP op basis van bestaande samenwerkingsverbanden is geen bezwaar. aandacht hebben voor de rol van de burgers/eindgebruikers, de samenwerking tussen professionals en burgers, en interprofessionele samenwerking. 4

5 3. Richtlijnen voor aanvragers 3.1 Wat biedt het CoE HA? De verwachte looptijd van de IWP is minimaal 2 jaar in verband met het streven naar duurzame samenwerking. De looptijd van het subsidietraject bedraagt 1 jaar. De stimuleringssubsidie betreft eenmalig maximaal per aanvraag. Na honorering van de aanvraag krijgt de nieuw te starten IWP bovendien ondersteuning van een procesmanager vanuit het CoE HA. Dit leidt tot een sterke focus op de te behalen doelen en bevordert de samenwerking tussen de partners van de IWP en tussen IWP s onderling. De inzet van de procesmanager wordt voor maximaal 10 dagen gratis aangeboden naast de stimuleringssubsidie. Het CoE HA maakt tijdig afspraken met de IWP over de mogelijke inzet van de procesmanager na afloop van de gratis ondersteuning. 3.2 Wie kan subsidie aanvragen? De indiener/ hoofdaanvrager treedt op als penvoerder namens het consortium van partners. Het consortium bestaat uit een vertegenwoordiging vanuit onderwijs- en kennisinstellingen, zorg- en welzijnsinstellingen, (MKB)-bedrijven, en eventueel regionale overheden. De penvoerder draagt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project en het projectmanagement, inclusief de inhoudelijke samenhang, de voortgang, de resultaten en de financiële (eind)verantwoording van het project. De penvoerder ontvangt alle correspondentie met betrekking tot het project en is verantwoordelijk voor de verspreiding van de relevante informatie onder de leden van het consortium en de deelnemers aan het project. 3.3 Wanneer kan worden aangevraagd? De deadline voor het indienen van aanvragen is uiterlijk maandag 1 oktober Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen. Aanvragen worden toegekend totdat de beschikbare middelen voor deze regeling zijn uitgeput. 3.4 Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend? Een volledige aanvraag bestaat uit de volgende onderdelen: een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier een begroting De aanvraag kan worden ingediend bij het CoE HA via mail: healthyageing@org.hanze.nl. 3.5 Specifieke subsidievoorwaarden Het consortium bestaat uit een vertegenwoordiging vanuit onderwijs- en kennisinstellingen, zorg- en welzijnsinstellingen, (MKB)-bedrijven, en eventueel regionale overheden. Aanvragen hebben betrekking op het domein Healthy Ageing, bij voorkeur met een focus op de speerpunten: Gezondheid & Technologie (zoals ehealth incl. 5G, Quantified Self, medische technologie) en Gezonde Omgeving (sociale en fysieke omgeving, zorg dichtbij huis, extramuralisering). 5

6 3.6 Financiële en administratieve subsidievoorwaarden De projectkosten die met subsidie gefinancierd kunnen worden, zijn de noodzakelijke, rechtstreeks aan de uitvoering van het project toe te rekenen gemaakte en/of betaalde kosten, gebaseerd op kostprijs, inclusief eventuele niet-verrekenbare BTW. De kosten en/of de verplichting(en) dienen binnen de looptijd van het project te zijn gemaakt. Subsidiabele kosten kunnen worden gemaakt vanaf het moment van indienen van de aanvraag. In dat geval wordt de looptijd van het gesubsidieerde project geacht te zijn ingegaan. De volgende kostenposten zijn subsidiabel: Loonkosten penvoerder en partners Het uurtarief wordt berekend op basis van het brutoloon verhoogd met sociale lasten en een vaste overhead van 25% van het bruto loon (+ vakantiegeld en eventuele eindejaarsuitkering) inclusief sociale lasten. Dit bedrag dient te worden gedeeld door uur (bij een fulltime dienstverband) om het uurtarief te bepalen. Kosten studenten Indien voor de werkzaamheden studenten worden ingezet dan kunnen de kosten worden opgevoerd tegen een maximum uurtarief van 25,- met een maximum van 250 uur per persoon. De kosten die opgevoerd worden voor de inzet van studenten dienen ook daadwerkelijk uitbetaald te worden aan de studenten. Het is dus niet toegestaan dat de penvoerder of partners de kosten voor de inzet van studenten opvoert zonder dat deze kosten daadwerkelijk zijn uitbetaald aan de desbetreffende studenten. De kosten voor begeleiding van studenten zijn niet subsidiabel. Kosten van inhuur derden (uitbesteding) De kosten van uitbesteding kunnen worden opgevoerd als subsidiabele kosten mits deze kosten rechtstreeks samenhangen met het subsidieproject. Hierbij dienen de geldende voorschriften met betrekking tot aanbestedingen en staatssteun in aanmerking te worden genomen. Materiële kosten De aan de uitvoering van het project verbonden kosten als verbruik van materialen, hulpmiddelen, prototypes, testopstellingen en overige kosten als reis- en verblijfkosten en kosten publicaties kunnen worden opgevoerd tegen de kostprijs. Aanschaffingen van machines en apparatuur worden niet tot de programmakosten gerekend. Voor machines en apparatuur kunnen slechts de aan het programma toe te rekenen afschrijvingskosten of leasetermijnen worden opgevoerd. Afschrijvingstermijnen dienen te worden berekend op basis van de historische aanschafprijs exclusief financieringskosten met een lineaire afschrijvingsmethode en een levensduur van vijf jaar. Opvoering van kosten van gebruik van apparatuur ouder dan vijf jaar is dus niet mogelijk. BTW Niet verrekenbare BTW van kosten die een direct verband hebben met het project en ook subsidiabel zijn, kan worden opgevoerd als kosten. Met niet verrekenbare BTW wordt bedoeld, de BTW die in rekening wordt gebracht door de leverancier, maar door de afnemer niet terug kan worden gevraagd bij de Belastingdienst. Eindrapportage Na afloop van het eerste jaar van de looptijd van het project, gerekend vanaf de toekenning van de subsidie, wordt een eindrapportage opgeleverd aan het CoE HA ter verantwoording van de subsidie. Contactpersoon subsidievoorwaarden en begroting: Johan Feikens, projectcontrol, stafbureau FEZ, tel , 6

7 4. Procedure 4.1 Ontvankelijkheid De aanvraag wordt na het verstrijken van de deadline gecontroleerd op de juistheid ten aanzien van volledigheid en vormvereisten. Indien de aanvraag hieraan voldoet, wordt deze ontvankelijk verklaard en in behandeling genomen. Voldoet de aanvraag niet aan de volledigheid en vormeisen, dan krijgt de indiener daarvan bericht en kan de mogelijkheid worden geboden de ontbrekende gegevens ter verstrekken. Indien de aanvullende gegevens binnen de gestelde termijn worden aangeleverd en akkoord bevonden, wordt de aanvraag alsnog ontvankelijk verklaard en in behandeling genomen. 4.2 Beoordeling Wanneer een aanvraag in behandeling is genomen, wordt de gehele aanvraag voorgelegd aan de beoordelingscommissie. Deze bestaat uit medewerkers van de Hanzehogeschool Groningen met ruime ervaring op het gebied van IWP s van het CoE Healthy Ageing. Indien nodig wordt een externe expert betrokken bij de beoordeling. De beoordelingscommissie beoordeelt de aanvragen op basis van de beoordelingscriteria zoals beschreven in de betreffende paragraaf 4.5. De beoordelingscommissie beoordeelt elke aanvraag afzonderlijk en brengt een advies uit aan de directeur van het CoE HA. Op grond van het advies van de beoordelingscommissie neemt de directeur een besluit. Bij vragen over de aanvraag kan de indiener worden uitgenodigd voor een nadere toelichting. De beoordelingscommissie brengt vervolgens advies uit op basis van de aanvraag, de voorlopige beoordeling en de toelichting van de indiener hierop. Op grond van het advies van de beoordelingscommissie neemt de directeur een besluit. 4.3 Besluitvorming De directeur toetst de gevolgde procedure en besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie. De beschikbaarheid van middelen is bepalend voor het aantal aanvragen dat voor subsidie in aanmerking komt. In het geval er meer aanvragen zijn dan beschikbare middelen, dan wordt een rangorde vastgesteld door de beoordelingscommissie. Het subsidiebesluit wordt schriftelijk medegedeeld. In geval van honorering een subsidieverleningsbesluit en in geval van niet-honorering een afwijzingsbesluit. Eventuele bezwaren kunnen kenbaar worden gemaakt bij de directeur van het CoE HA. 4.4 Tijdpad Deadline indienen aanvragen 15 en e ronde beoordelingscommissie 22 en Besluit en bekendmaking besluit Reactie indieners op eventuele vragen/voorwaarden beoordelingscommissie e ronde beoordelingscommissie Besluit en bekendmaking besluit 7

8 4.5 Beoordelingscriteria Alle aanvragen worden door een beoordelingscommissie beoordeeld. De commissie honoreert aanvragen op basis van relevantie en kwaliteit. Aanvragen worden getoetst aan de hand van de volgende beoordelingscriteria: Vraagarticulatie: De vraag is afkomstig van (professionals werkzaam in) een (MKB)-bedrijf en/of een maatschappelijke instelling en/of burgerinitiatieven. Het project draag bij voorkeur bij aan de speerpunten Gezondheid & Technologie (zoals ehealth incl. 5G, Quantified Self, medische technologie) en Gezonde Omgeving (sociale en fysieke omgeving, zorg dichtbij huis, extramuralisering). Netwerkvorming: De projectdeelnemers komen in gezamenlijkheid tot kennisontwikkeling, implementatie en disseminatie. Het gaat om duurzame samenwerking tussen onderwijs- en kennisinstellingen, zorg- en welzijnsinstellingen, (MKB)-bedrijven en eventueel regionale overheden en burgers. Innovatie: Het project draagt bij aan het doel om publiek private samenwerking tot stand te brengen via innovatiewerkplaatsen (conform de vijf doelen op pag. 4) Het projectplan als geheel is uitvoerbaar en haalbaar, waarbij de benodigde middelen in verhouding staan tot de aard, omvang en impact van het project. Een activiteitenplan voor het 1 e jaar geeft weer welke stappen worden gezet en hoe alle partijen daarbij worden betrokken. Het plan is concreet en realistisch. 8

9 5. Uitvoering Na toekenning van de subsidie is de uitvoering de verantwoordelijkheid van de indiener/penvoerder. De subsidie wordt in delen aan de penvoerder beschikbaar gesteld: 80% van het totale subsidiebedrag binnen 4 weken na datum van het subsidieverleningsbesluit; 20% na afloop van het eerste jaar (gerekend vanaf de toekenning van de subsidie) na accordering van een korte rapportage. 5.1 Eindrapportage project Binnen 4 weken na afloop van het eerste jaar van de looptijd van het project, te rekenen vanaf de toekenning van de subsidie, levert de penvoerder een korte rapportage in bij het CoE Healthy Ageing t.a.v. Joost Degenaar. De verantwoording wordt zo kort mogelijk gehouden. Een format wordt beschikbaar gesteld. De rapportage bestaat uit de volgende onderdelen: Inhoudelijke rapportage, met een doorkijk naar de volgende jaren Financiële rapportage 5.2 Voortgangsrapportage CoE HA Graag blijft het CoE HA ook na het eerste jaar op de hoogte van het verdere verloop van de IWP. Vanuit het CoE HA zullen in een jaarlijks gesprek de resultaten van de IWP geïnventariseerd worden. Met behulp van deze inventarisatie wordt bijgedragen aan de verantwoording van het CoE HA als geheel. 9

10 6. Contact en overige informatie 6.1 Contact Inhoudelijk vragen Voor inhoudelijk vragen over deze call, aanvullende informatie over de indieningsprocedure en - voorwaarden en/of eventuele overige inhoudelijk vragen kan contact opgenomen worden met: Drs. Joost Degenaar programmadirecteur Healthy Ageing tel. +31 (0) mail: j.l.h.degenaar@pl.hanze.nl Bezoekadres Zernikelaan AA Groningen tel. +31 (0) Overige informatie Website Aanvraagformulier en Begrotingsformat zijn aan te vragen via mail: healthyageing@org.hanze.nl. 10