PRAKTISCHE INFORMATIE

Transcriptie

1 PRAKTISCHE INFORMATIE Welke informatie staat op welke website. Elke faculteit mag Aanvullende Bepalingen maken op het UvA promotiereglement, zie daarom ook de Aanvullende Bepalingen van de Faculteit der Geneeskunde in dit document. Raadpleeg daarom het AMC- UvA stappenplan (Planner) (of deze hand out). Let op: het UvA stappenplan op onderstaande link, is incompleet niet voor AMC-promovendi. Raadpleeg voor de UvA-formulieren, kalender van Bureau Pedel en het promotiereglement Aanmelden voor het UvA-promotietraject Via Bureau Promotiezaken meld een promovendus zich aan voor het UvA-promotietraject van het Bureau van Rector. Zie voor instructies Stap 1 of Stap 2, blz. 3. Openingstijden: dinsdag t/m vrijdag tussen en uur, afspraak maken is niet nodig (extra sluitingsdagen staan vermeld op de website). Bij aanmelding wordt er een afspraak gemaakt voor een instructiegesprek in kleine groepen. Voor promovendi van buiten het AMC dienen wel een afspraak te maken zodat aanmelding en instructie in één keer kunnen plaatsvinden. Wat doet Bureau Promotiezaken? Bureau Promotiezaken is de tussenpersoon vanuit Faculteit der Geneeskunde tussen het Bureau van de Rector (het College voor Promoties en Bureau Pedel) en de Medische Bibliotheek AMC enerzijds en de promovendi anderzijds. Bureau Promotiezaken ondersteunt alle promovendi en promotores bij vragen of onduidelijkheden rondom het AMC/UvA-promotietraject. Van di t/m vrij ben je welkom tussen en uur, afspraak maken is niet nodig. Mailen of bellen mag ook. Per promovendus wordt een dossier bijgehouden zodat Bureau Promotiezaken altijd van de actuele status op de hoogte is. Bureau Promotiezaken ontvangt net als de promotor en promovendus ook alle officiële UvA- besluiten van het gehele promotietraject van desbetreffende promovendus. Prof. Wiersinga is gedelegeerde van de decaan m.b.t. alle promotiezaken. Hij is tekenbevoegd en tekent alle UvA-formulieren en neemt alle beslissingen omtrent ontheffingen en aanvragen namens de decaan. Het is de verantwoordelijkheid van de promovendus zich actief bezig te houden met het UvA-promotietraject en de hieraan verbonden deadlines. Er worden vanuit Bureau Promotiezaken geen herinneringen aan promovendi gestuurd. Contactinformatie : promotiezaken@amc.uva.nl of

2 Wanneer worden de UvA-formulieren voor akkoord getekend en wie stuurt de bevestigingen? Alle handtekeningen dienen origineel te zijn, scan worden niet geaccepteerd. Eens per week is Prof. Wiersinga, gedelegeerd decaan, aanwezig op Bureau Promotiezaken en worden alle UvA- formulieren en aanvragen behandeld en ondertekend waarna ze worden verstuurd aan het College voor Promoties. Het College voor Promoties / Bureau Pedel verwerkt alle aanvragen en verstuurt de bevestigen in de vorm van een Besluit per aan de promovendus, promotor(es) en Bureau Promotiezaken. Is een besluit niet verwerkt conform het Verzoekformulier? Stuur dan direct aan het College voor Promoties een met daarin het wijzigingsverzoek, CC Bureau Promotiezaken in. Planner en Hand out Er is een digitale hulptool in Excel beschikbaar, je vult de promotiedatum in en alle deadlines worden uitgerekend. Gebruik deze enkel en alleen om de deadlines te bepalen en lees per stap de instructies van deze hand out. Deze planner en de hand out zijn te vinden op 2

3 FORMULIEREN Stap1 Ontheffingsformulier (voor kandidaten die niet over een Nederlands Masterdiploma beschikken). Dit formulier dient te voldoen aan de onderstaande eisen: 1. Het formulier moet voorzien zijn van originele handtekeningen, gescande handtekeningen worden niet geaccepteerd. 2. Origineel paspoort (kopieën worden niet geaccepteerd) dient meegebracht te worden. 3. Geldige verblijfsvergunning dient meegebracht te worden. 4. Originele Bachelors- en Masterdiploma s (of gecertificeerde kopieën), beide met cijferlijsten (wanneer het een andere taal betreft dan Ned, Eng, Duits, Frans, Spaans of Italiaans is het verplicht om er een officiële vertaling aan toe te voegen ). 5. Curriculum Vitae. Bij positief resultaat, volgt het Ontheffingsbesluit vanuit het College voor Promoties binnen 5 weken. Stap 2 Formulier Verzoek tot toelating (voor kandidaten die wel over een Nederlands Masterdiploma beschikken en voor kandidaten die een Ontheffingsbesluit hebben). Dit formulier dient te voldoen aan de onderstaande eisen: 1. Het formulier moet voorzien zijn van originele handtekeningen, gescande handtekeningen worden niet geaccepteerd. 2. Origineel paspoort (kopieën worden niet geaccepteerd) dient meegebracht te worden. 3. Origineel Nederlands Masterdiploma of gecertificeerd kopie diploma dient meegebracht te worden (kopieën worden niet geaccepteerd). 4. Indien een copromotor geen professor of U(H)D is, is een motivatie van de promotor op blz 2 verplicht. 5. Indien er naast een AMC-UvA promotor nog tweede buitenlandse promotor is, dient deze de titel van FULL PROFESSOR te hebben (Assistant Professor en Associate Professor (UHD) kunnen geen promotor zijn). Sluit als bijlage een document bij waaruit blijkt dat hij/zij deze titel heeft, bijvoorbeeld een print van de instituutswebsite met persoonlijke informatie. 6. Het Toelatingsbesluit vanuit het College voor Promoties volgt binnen 5 weken en is 8 jaar geldig. Met een Ontheffingsbesluit is alleen een ondertekend formulier Verzoek tot Toelating voldoende. 3

4 Stap 3 Formulier Samenstelling Promotiecommissie, aanleveren door PROMOTOR. Het formulier graag per aanleveren, mits voldaan aan de volgende eisen: 1. De stemgerechtigde commissieleden dienen eerst door de promotor te worden benaderd zijn en er mee hebben ingestemd om deel te nemen in je promotiecommissie. 2. Na akkoord van alle stemgerechtigde commissieleden wordt het formulier per aangeleverd door de promotor of indien de promotor akkoord, stuurt de promovendus deze met de promotor in CC (anders wordt het niet geaccepteerd). 3. De stemgerechtigde leden van de commissie bestaat uit minimaal 5 leden en max 7 leden. 4. De meerderheid van de stemgerechtigde commissieleden moet bestaan uit professoren waarvan er minimaal één professor van buiten de UvA, aangevuld met gepromoveerde deskundigen. 5. Minimaal 50% van de commissie moet bestaan uit UvA of AMC-UvA gerelateerde stemgerechtigde commissieleden. 6. Indien een buitenlandse professor zitting neemt in de promotiecommissie als professor (titel: Prof.), dient deze de titel van FULL PROFESSOR te hebben wat gelijk staat aan de Nederlandse titel van Professor (Assistant Professor en Associate Professor zijn gepromoveerde deskundigen). 7. Van elke buitenlandse professor en van elke gepromoveerde deskundige van de Promotiecommissie, ontvangen wij graag een document waaruit blijkt dat hij/zij deze titel heeft of gepromoveerd is (bv. een print van de persoonlijke pagina van deze persoon uit NARCIS van de KNAW-site - ) of de organisatie waar hij/zij werkt. 8. Hou bij het samenstellen van je commissie rekening met de 25% regel voor wat betreft het. co-auteurschap (zie hieronder). 9. Het Commissiebesluit van het College voor Promoties volgt binnen 5 weken en is 1 jaar geldig. Aanvullende Bepaling: Aantal co-auteurschappen (de 25%-regel m.b.t. co-auteurschap) Definitie: Aantal co-auteurs die tevens stemgerechtigd lid van de promotiecommissie zijn: (vereiste: deze co-auteurs mogen slechts een minderheid van de stemgerechtigde leden van de promotiecommissie uitmaken). Aantal artikelen met als co-auteur één of meer van de stemgerechtigde leden van de promotiecommissie: (vereiste: dit aantal artikelen mag niet meer zijn dan 25% van de in het proefschrift opgenomen artikelen). In uitzonderlijke gevallen, kan er een ontheffingsverzoek worden ingediend door de promotor bij Prof. Wiersinga. 4

5 Reservering van een Promotiedatum Na ontvangst van het Commissiebesluit en na overleg met promotor en commissieleden kan er een voorlopige datum gereserveerd worden bij Bureau Pedel, mailen heeft de voorkeur (bellen mag ook).informeer Bureau Pedel bij reservering dat alle commissieleden die datum aanwezig kunnen zijn. Hou er bij kiezen van een datum rekening mee dat het manuscript 4 maanden voor deze datum. definitief moet zijn en dat vanaf dat moment inhoudelijke wijzigingen niet meer zijn toegestaan. De agenda van de Aula en Agnietenkapel is te vinden op Besluit Voorlopige Reservering Bureau Pedel stuurt per een Besluit met een voorlopige reservering naar de promovendus, alle commissieleden en Bureau Promotiezaken. Deze reservering heeft een voorlopig karakter. De datum van de promotieplechtigheid wordt definitief zodra de promotiecommissie u heeft toegelaten tot de verdediging en het getekende titelpaginapakket door uw promotor(-es) en door de gedelegeerd decaan bij Bureau Pedel is ingeleverd. De model titelpagina vindt u als bijlage bij het Promotiereglement en online op de website 5

6 DEADLINES Stap 4 Proefschrift insturen voor Plagiaatscan en naar de Promotiecommissie. (aanlevering: uiterlijk 16 weken voor voorlopige promotiedatum). 1. De promotor dient het manuscript goed te keuren. 2. Het manuscript dient inhoudelijk definitief te zijn maar wordt verstuurd zonder kaft en zonder dankwoord maar met Nederlandse en Engelse samenvatting. Zonder samenvatting wordt de plagiaatscan niet uitgevoerd. 3. Het manuscript dient in één te worden verzonden naar alle stemgerechtigde commissieleden en naar de Medische Bibliotheek AMC (phdscan@amc.uva.nl) voor de plagiaatscan. Zet Bureau Promotiezaken in de CC. Het is van belang dat alle partijen tegelijker tijd dezelfde versie van het manuscript ontvangt. De promotor verstuurt de beoordelingsformulieren aan de commissieleden, dit kan tegelijkertijd of separaat. 4. Vanaf nu zijn slechts lay-out gerelateerde wijzigingen toegestaan, inhoudelijk mag er niets meer gewijzigd worden aan het manuscript. 5. De uitslag van de plagiaatscan wordt verstuurd naar promotor en naar Bureau Promotiezaken, meestal binnen twee weken na indiening. Indien er overeenkomsten gevonden worden, verzoekt Bureau Promotiezaken de promotor om een schriftelijke uitleg welke wordt beoordeeld door de gedelegeerd decaan. Titelblad Het model titelblad is te downloaden via (Gedrukte proefschriften van collega s zijn ofwel vaak verouderd of helaas met fouten, gebruik deze daarom niet als voorbeeld). Het titelblad is een juridisch document en dient IDENTIEK te zijn aan het modeltitelblad. Kopieer de informatie uit het Commissiebesluit en het Besluit voorlopige reservering om het titelblad correct in te vullen. Als affiliatienaam is alleen AMC-UVA of AMC-Universiteit van Amsterdam toegestaan (alleen Universiteit van Amsterdam ) mag niet. Op het titelblad zelf wordt ALLEEN DE EIGEN (MEISJES)NAAM vermeld (getrouwde naam mag je wel op de kaft en op je artikelen voeren). Ook voornamen en geboorteplaats moeten conform paspoort vermeld op de titelpagina. Indien je nog twijfelt, laat het controleren door Bureau Promotiezaken. 6

7 Stap 5 Goedkeuring van het Titelpaginapakket en definitieve datum van verdediging (aanlevering : uiterlijk 9 weken voor voorlopige promotiedatum door de PROMOTOR). Onderstaande documenten aanleveren in hard copy als één pakket 1. Getekend titelblad door alle Promotor(es) zowel de voor- als achterkant dient met originele handtekening getekend te zijn-.scans van handtekeningen worden niet geaccepteerd. 2. Alle ingevulde Beoordelingsformulieren (Appendix A) van de stemgerechtigde Commissieleden. 3. Formulier Addendum Appendix A ingevuld en ondertekend met originele handtekening door de promotor. (dit is onderdeel van de Aanvullende Bepalingen) en dit formulier is te vinden op 4. De van met de uitslag van de plagiaatscan (en indien van toepassing de uitleg van de promotor bij plagiaat en het akkoord van Prof. Wiersinga). Besluit met definitieve reserveringsdatum Na inlevering van het getekend titelblad, ontvangt promovendus per van Bureau Pedel een Besluit met de definitieve reserveringsdatum. Dit kan beschouwd worden als de goedkeuring om het proefschrift te laten drukken. Let op: stellingen dienen altijd los aangeleverd te worden en in mogen niet achter in het proefschrift worden opgenomen. Bij de afdeling van de promotor kunnen speciale harmonica enveloppe worden besteld waarmee je makkelijk je proefschrift kunt versturen: AMC-ordernummer

8 Stap 6 Drukken van het proefschrift en licentieovereenkomst. (aanlevering : uiterlijk 6 weken voor voorlopige promotiedatum door PROMOVENDUS). 1. De Licentie-overeenkomst kan worden gedownload via dient uiterlijk 6 weken voor promotiedatum te worden verstuurd naar de Universiteitsbibliotheek. In deze Licentieovereenkomst kan worden aangegeven op welke artikelen een embargo rust en nog niet gepubliceerd mogen worden.. 2. Het DIGITALE proefschrift inclusief kaft en dankwoord, met eventueel een lijst met lay-out gerelateerde wijzigingen, dient uiterlijk 4 weken voor de promotiedatum g d te worden naar de Medische Bibliotheek (phdscan@amc.uva.nl) en in de CC Bureau Promotiezaken. Het gaat hier enkel en alleen om de exacte digitale versie van het gedrukte proefschrift (drukproef; andere versies worden opgemerkt en niet geaccepteerd). HET DIGITALE EN HET GEDRUKTE PROEFSCHRIFT DIENEN IDENTIEK TE ZIJN. 3. Het gedrukte proefschrift dient uiterlijk 4 weken van te voren te worden verstuurd aan de Bureau Pedel (12 stuks); twee exemplaren daarvan worden door de Pedel naar Bureau Promotiezaken. Na het inleveren maakt je bij Bureau Pedel een afspraak voor de pedelklas, welke niet verplicht is overigens. Paranimfen mogen meekomen naar de pedelklas, het is niet nodig om hun namen door te geven. 4. De proefschriften voor de leden van de promotiecommissie worden door de promovendus zelf verstuurd. 5. Indien de verdediging in het Engels dient plaats te vinden, stuurt de promotor een verzoek per naar Bureau Promotiezaken. Na goedkeuring informeert Bureau Promotiezaken de Promotievoorzitter en de promotor informeert de overige leden van de commissie. 6. Wanneer een commissielid verhinderd is op de promotiedatum, dient de promotor een gastopponent te vragen indien er minder dan 5 opponenten over zijn. De promotor dient het daarvoor bestemde formulier in te vullen en te versturen aan Bureau Promotiezaken. Na akkoord van Prof. Wiersinga, nodigt Bureau Promotiezaken de gastopponent uit en de promotor verstrekt de gastopponent de overige benodigde informatie. 7. Een declaratieformulier voor een deel van de drukkosten en alle informatie (Compensation for PhD graduates) te vinden op Bij de AMC-afdeling van de promotor kan het formulier ingeleverd worden. Oppositievolgorde (Aanlevering: UITERLIJK 2 weken voor de promotiedatum, maar liefst eerder, door PROMOTOR). Het formulier oppositievolgorde is te vinden op Graag ontvangt Bureau Promotiezaken z.s.m. het formulier per . 8

9 Praktische informatie voor de promotieplechtigheid Pedelklas Ongeveer twee weken voor uw promotie kunt u zich opgeven voor de pedelklas. Onder leiding van de pedel krijgt u, zo gewenst samen met uw paranimfen, instructie en advies over de plechtigheid op de locatie waar u gaat promoveren. De pedelklas is in principe elke maandag om 10:00 uur en de Engelstalige pedelklas om 11:30 uur, mocht uw promotie in de Agnietenkapel plaatsvinden. De pedelklas voor de Aula is op afspraak op maandag of woensdag (u meldt zich dan bij Bureau Pedel, Handboogstraat 6). U kunt telefonisch en per een afspraak maken via +31(0) of bureaupedel@uva.nl. Wilt u bij de promotieplechtigheid gebruik maken van een audiovisuele presentatie, neem deze dan mee op een USB-stick om te testen (een technicus is aanwezig). Apple-gebruikers dienen hun eigen Macbook mee te nemen met een bijbehorende VGA-adapter. Kledingvoorschriften De UvA hanteert geen strikte kledingvoorschriften, maar als u zich dan toch wilt kleden volgens het gebruikelijke ritueel, dan is dat voor de heren (en evt. ook dames) inclusief de paranimfen: een rokkostuum met wit vest en witte vlinderdas. De ongeschreven regel is: stemmig, doch niet te informeel. Receptie Na de plechtigheid kunt u uw gasten ontvangen met een hapje en een drankje in de Tetterode Bibliotheek naast de Aula of in de receptieruimte van de Agnietenkapel. De receptie en de garderobe worden verzorgd door cateraar Eurest. Let op: Het College van Bestuur stelt het gebruik van de bewaakte garderobe verplicht, dus ook als u geen receptie wenst te geven, worden de kosten voor het gebruik van de garderobe in rekening gebracht. Perszaken Enkele weken voor uw promotie ontvangt u een van UvA Persvoorlichting met enkele vragen. Dit in verband met publicatie op de UvA-website en eventuele persaandacht. Proefschrift laten drukken Voorafgaand aan de promotie kunt u bij Amsterdam University Press (AUP) elk gewenst aantal exemplaren van uw proefschrift bestellen. Het is ook mogelijk uw proefschrift te laten redigeren en opmaken. Zie voor meer informatie de website van AUP: Lunch/diner/feest Wilt u uw promotie afsluiten met een lunch, diner of feest? De Amsterdamse Academische Club biedt volop mogelijkheden. Zie hiervoor de website: 9

10 Eisen aan een AMC/UvA proefschrift Een proefschrift van het AMC/UvA moet voldoen aan de eisen gesteld in het UvA Promotiereglement 2014, én aan de Aanvullende Bepalingen van het AMC. Hieronder zijn deze op een rij gezet. Promotiereglement 2014 Universiteit van Amsterdam Artikel 15 Inhoud en omvang van manuscript en proefschrift 1. Het manuscript bestaat uit een wetenschappelijke verhandeling over een bepaald onderwerp of uit een aantal afzonderlijke wetenschappelijke verhandelingen die alle, of voor een gedeelte, reeds openbaar zijn gemaakt, mits zij onderling met betrekking tot een bepaald onderwerp voldoende samenhang tonen. In het laatste geval wordt aan de afzonderlijke verhandelingen een beschouwing toegevoegd waarin hun samenhang wordt aangetoond en hun betekenis wordt aangegeven. 2. Het ontwerp van het proefschrift komt tot stand onder begeleiding van een promotor. Een reeds verschenen boek kan om die reden niet als proefschrift worden geaccepteerd. Van deze bepaling kan door de decaan schriftelijk gemotiveerd ontheffing worden verleend. De decaan stelt het College voor Promoties van deze ontheffing op de hoogte. 3. De omvang van het proefschrift dient beperkt te zijn. Als richtlijn wordt een maximale omvang van woorden (150 à 200 blz. tekst) gehanteerd. Uitzonderingen zijn ter beoordeling van de promotor. 4. Het proefschrift en de eventueel daaraan toegevoegde stellingen worden geschreven in het Nederlands dan wel in het Engels. De promotor kan met goedkeuring van de decaan het College voor Promoties verzoeken om toestemming voor een andere taal. Dit verzoek moet expliciet rekening houden met de mogelijkheid om conform de eisen die dit promotiereglement stelt een promotiecommissie samen te stellen die de taal in kwestie voldoende machtig is om het proefschrift te beoordelen. 5. Het manuscript dat ter finale goedkeuring aan de promotor wordt voorgelegd, is in vorm en inhoud identiek aan het proefschrift dat ter beoordeling aan de promotiecommissie wordt voorgelegd en dat publiekelijk tijdens de promotieplechtigheid wordt verdedigd. Het dient in ieder geval de volgende onderdelen te bevatten: - een titelpagina conform bijlage B; - een inhoudsopgave; - een overzicht van de geraadpleegde literatuur; - indien het proefschrift uit artikelen bestaat of artikelen bevat die op naam van meerdere auteurs staan: een pagina met een volledige referentielijst met per artikel een overzicht van de auteurs en per artikel een toelichting op het relatieve belang van de co-auteurs; 10

11 - een toelichting op de eventuele financiering van het onderzoek; - een samenvatting die voorzien is van de titel van het proefschrift, in de taal van het proefschrift; - een samenvatting die voorzien is van de titel van het proefschrift, in het Nederlands; - een samenvatting die voorzien is van de titel van het proefschrift, in het Engels. Een dankwoord is optioneel. PROMOTIEREGLEMENT 2014 UvA AANVULLENDE BEPALINGEN VOOR DE FACULTEIT DER GENEESKUNDE 1 januari 2018 [ ] 3. Aantal gepubliceerde artikelen Tenminste drie van de in het proefschrift opgenomen oorspronkelijke artikelen dienen gepubliceerd te zijn of geaccepteerd voor publicatie in peer-reviewed tijdschriften met de promovendus als eerste auteur als het proefschrift door de stemgerechtigde leden van de promotiecommissie wordt beoordeeld. 4. Aantal co-auteurschappen Bij ten hoogste een kwart van de in het proefschrift opgenomen artikelen kunnen één of meer van de stemgerechtigde leden van de promotiecommissie als coauteur vermeld staan. Aanvullend op: Artikel 20.8 van het UvA Promotiereglement: Indien het proefschrift (deels) uit artikelen bestaat die op naam staan van meerdere auteurs, mogen co-auteurs van deze artikelen slechts een minderheid van de overige (stemgerechtigde) leden van de promotiecommissie uitmaken. [..] 7. Portfolio Het toevoegen van een portfolio (zie voorbeeld) in het proefschrift is verplicht. Indien een publicatie wordt geaccepteerd nádat het manuscript aan de promotiecommissie is gestuurd ter beoordeling en voor plagiaatscreening is aangeboden (na STEP 4), mag dit niet in de definitieve gepubliceerde versie in het proefschrift worden opgenomen. Wel kan een verwijzing naar het in het tijdschrift gepubliceerde artikel worden toegevoegd in de definitieve versie van het proefschrift (let op: als wijziging doorgeven!). 11

12 PROMOTIEREGLEMENT 2014 UvA AANVULLENDE BEPALINGEN VOOR DE FACULTEIT DER GENEESKUNDE 1 januari Registratie De registratie van AMC promovendi bij de AMC Graduate School is verplicht, evenals het opstellen van een opleidings- en begeleidingsovereenkomst. 2. Bureau Promotiezaken AMC Alle formaliteiten rondom promoties voortkomend uit het Promotiereglement 2014 van de UvA en de Aanvullende bepalingen voor de Faculteit der Geneeskunde lopen via het Bureau Promotiezaken AMC. 3. Aantal gepubliceerde artikelen Tenminste drie van de in het proefschrift opgenomen oorspronkelijke artikelen dienen gepubliceerd te zijn of geaccepteerd voor publicatie in peer-reviewed tijdschriften met de promovendus als eerste auteur als het proefschrift door de stemgerechtigde leden van de promotiecommissie wordt beoordeeld. 4. Aantal co-auteurschappen Bij ten hoogste een kwart van de in het proefschrift opgenomen artikelen kunnen één of meer van de stemgerechtigde leden van de promotiecommissie als coauteur vermeld staan. Aanvullend op: Artikel 20.8 van het UvA Promotiereglement: Indien het proefschrift (deels) uit artikelen bestaat die op naam staan van meerdere auteurs, mogen co-auteurs van deze artikelen slechts een minderheid van de overige (stemgerechtigde) leden van de promotiecommissie uitmaken. 5. Screening op plagiaat De decaan is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een screening op plagiaat in het proefschrift. Op het moment dat het proefschrift ter beoordeling wordt toegestuurd aan de stemhebbende leden van de promotiecommissie, wordt het proefschrift ook verzonden naar de medische bibliotheek van het AMC via phdscan@amc.nl De bibliothecaris onderwerpt het proefschrift aan een elektronische scan op plagiaat. Het resultaat hiervan wordt binnen twee weken na ontvangst van het proefschrift doorgestuurd naar zowel de promotor als naar het Bureau Promotiezaken. Zie voor meer details Procedure for screening on plagiarism and submission of AMC doctoral theses. 6. Elektronische en gedrukte versie De goedgekeurde definitieve elektronische versie van het proefschrift wordt door de Medische Bibliotheek aan de Universiteitsbibliotheek aangeboden voor publicatie in UvA- DARE (UvA Dissertations Online), namens de decaan. Hiertoe stuurt de promovendus de drukproef aan phdscan@amc.nl (c.c. promotiezaken@amc.nl). 12

13 De promovendus stuurt zelf alleen de licentie overeenkomst naar de Universiteitsbibliotheek, niet later dan 6 weken voor de datum van de openbare verdediging van het proefschrift. De promovendus stuurt 12 exemplaren van het gedrukte proefschrift aan de pedel van de UvA, uiterlijk 4 weken voor de datum van de openbare verdediging. 7. Portfolio Het toevoegen van een portfolio (zie voorbeeld) in het proefschrift is verplicht. 8. Gastopponenten Het verzoek tot toelating van gastdeskundigen, c.q. gastopponenten, bij de verdediging dient uiterlijk twee weken voor de promotie te worden ingediend bij het Bureau Promotiezaken AMC. 9. Oppositie Uiterlijk een week voor de promotie dient de promotor een lijst met de volgorde van de oppositie in bij het Bureau Promotiezalen AMC, onder vermelding van de exacte leeropdrachten, c.q. andere kwalificaties, van de opponenten. 10. Ius promovendi en benoeming tot promotor van UHD Het College voor Promoties UvA heeft besloten alle UHD s het ius promovendi toe te kennen. Het besluit over de uitoefening van dit recht om als promotor op te mogen treden is aan de faculteit; de decaan beslist. In het AMC kunnen uitsluitend onderzoekers met aan aanstelling als UHD, een benoeming tot PI én tenminste twee optredens als copromotor een verzoek indienen. Een gemotiveerd verzoek dient vergezeld te gaan van bewijzen ter voldoening aan genoemde drie criteria plus een CV, en is gericht aan de gedelegeerd decaan voor promoties. 11. Proefschriften bewerkt buiten de UvA Promovendi van wie het proefschrift volledig is bewerkt buiten de UvA en waarbij de beoogde UvA promotor(es) en copromotor(es) geen begeleidende dan wel superviserende rol hebben gespeeld (blijkend uit afwezigheid van hun naam bij de in het proefschrift opgenomen oorspronkelijke artikelen), komen niet in aanmerking voor toelating tot het promotietraject van de Faculteit der Geneeskunde van de UvA. 12. Ontheffing Voor ieder van de genoemde aanvullende bepalingen kan ontheffing worden aangevraagd via een gemotiveerd verzoek gericht aan de decaan of diens gedelegeerde voor promotiezaken. 13

14 Werkwijze plagiaatcontrole notitie juni 2015 De plagiaatscans worden uitgevoerd met het programma ithenticate. Er is voor dit programma gekozen omdat het het grootste deel van de artikelen van de grote wetenschappelijke uitgevers gebruikt bij de vergelijking. Wat wordt wel en niet gescand? - De volgende onderdelen van een proefschrift scannen we als afzonderlijke bestanden: inleiding, alle hoofdstukken, general discussion, Engelse en Nederlandse samenvatting. - Het abstract, de sectie Materials and Methods en de referentielijst van een (gepubliceerd) artikel laten we door ithenticate overslaan bij het scannen. In het geval ithenticate een of meer van deze delen niet automatisch kan identificeren, laten we de overeenkomsten in deze delen buiten beschouwing bij de beoordeling. Als ithenticate deze delen foutief identificeert (dit betreft met name het einde van zo n deel: ithenticate vat bijv. tekst na het abstract op als deel van het abstract), wijzigen we de instellingen voor het betreffende hoofdstuk. Dit heeft gevolgen voor het percentage gevonden overeenkomsten, maar dat vermelden we in de rapportage. - Bij hoofdstukken en delen van hoofdstukken die reeds gepubliceerd zijn (bijv. abstracts) sluiten we die externe documenten binnen ithenticate uit van de vergelijking. Versies van deze teksten opgeslagen in ResearchGate en vergelijkbare sites sluiten we ook uit. Werkwijze voor het vaststellen van overeenkomsten - We gebruiken GEEN onder- of bovengrens van het percentage gevonden overeenkomsten om te beslissen of de overeenkomsten in detail bekeken moeten worden. - We gebruiken binnen ithenticate NIET de optie om alleen overeenkomsten langer dan woorden te tonen. De verschillen tussen de laatste auteursversies en de gepubliceerde versies, en onvolkomenheden in het programma (bijv. herkennen/weglaten van splitsingsteken) sluiten in dat geval te veel overeenkomsten uit. - Geciteerde delen vatten we in principe niet op als meldenswaardige overeenkomsten. Erg lange citaten zijn ongebruikelijk. Als grotere aaneengesloten delen alleen bestaan uit citaten, of als de omvang van afzonderlijke citaten erg lang is, melden we daarom in de rapportage. - Natuurlijk worden overeenkomsten waarbij een externe tekst de proefschrifttekst citeert buiten beschouwing gelaten (voor zover dit goed vast te stellen is). - Bij de inleiding, general discussion en de Engelse samenvatting sluiten we de (gepubliceerde versies van de) echte hoofdstukken van het proefschrift uit van de vergelijking. - De overige overeenkomsten worden bekeken. Een groot aantal worden als niet meldingswaardig overgeslagen. Als algemene regel geldt: omschrijvingen van ziekten, behandelingen, etc. zijn niet meldingswaardig (bijv.: Phenylketonuria (PKU, ORPHA79254, MIM ) is an autosomal - recessive inherited disorder of metabolism that arises due to mutations in the gene coding for the hepatic enzyme phenylalanine hydroxylase (PAH; EC ). ). - Meldingswaardige overeenkomsten vermelden we in de rapportage met vindplaats (paginanummer in proefschrift) en de gegevens (o.a. URL) van de externe tekst. 14

15 Rapportage De rapportage is een mailbericht aan de AMC-promotoren en aan het Bureau Promotiezaken (incl. de gedelegeerde van de decaan). De mail bevat: - kort overzicht van de percentages gevonden overeenkomsten (na exclusies) voor de afzonderlijke hoofdstukken. Dit is een screendump van een ithenticate pagina / folder - per hoofdstuk: Opmerkingen over gevonden overeenkomsten (bijv.: Geen overeenkomsten gevonden, Overeenkomsten op p. 15 gevonden met artikel. met URL ). Telkens met een URL naar de detailrapportage van het afzonderlijke hoofdstuk (PDF formaat). Deze detailrapportages zijn opgeslagen op een AMC-interne server, en daardoor alleen binnen het AMC IP-domein te raadplegen. Na de rapportage De Medische Bibliotheek geeft GEEN oordeel over de omvang dan wel gerechtvaardigdheid van overnemen van teksten en dus het al dan niet voorkomen van plagiaat, maar laat de plagiaatscansoftware los op het manuscript en geeft de gevonden uitkomsten van de plagiaatscan weer. De promotor(en) en de gedelegeerde van de decaan beoordelen deze overeenkomsten en interpreteren de resultaten. Correspondentie over de uitkomsten en de interpretatie van de plagiaatscan wordt uitsluitend gevoerd met de (gedelegeerde van de) decaan. Hiervoor kan bijvoorbeeld worden verwezen naar het door de KNAW uitgebrachte rapport Correct citeren ( Daarbij dient aangetekend dat geen vaste normen voorhanden zijn voor het beoordelen van (de omvang van) plagiaat. Op basis van ervaring zal die norm wellicht in de loop van de tijd verder worden ontwikkeld. Als overeenkomsten worden vastgesteld 1. Als boven gemeld krijgen Bureau Promotiezaken en de betreffende promotoren melding als er overeenkomsten zijn vastgesteld. 2. De promotoren dienen, als overeenkomst is vastgesteld, de eventuele omvang en de gerechtvaardigdheid daarvan te beoordelen en voor te leggen aan Bureau Promotiezaken, dat dan inmiddels op de hoogte is van die overeenkomsten. Ook als de promotoren die overeenkomsten niet zorgwekkend vinden, zal dit met toelichting moeten worden gerapporteerd in het in te zenden formulier 1 daar waar plagiaat aan de orde komt. 3. Bureau Promotiezaken zal vervolgens beoordelen of dit antwoord afdoende is. 4. Bij een negatieve beoordeling moet Bureau Promotiezaken actie ondernemen. Het proefschrift kan niet worden verdedigd als er sprake is van een mogelijk negatieve beoordeling op plagiaat. 1 Formulier Beoordeling proefschrift en toelating tot de verdediging. Addendum bijlage A ad vraag 8: Specifieke criteria van de Faculteit der Geneeskunde 15