ICT-beleid CWI (voor de jaren 1999, 2000 en 2001)

Transcriptie

1 ICT-beleid CWI (voor de jaren 1999, 2000 en 2001) 1. Inleiding De ICT-voorzieningen *) binnen het CWI blijven van een hoog nivo. Om de kosten van de ICT-voorzieningen ook voor het CWI draaglijk te houden zijn een aantal kostenbeheersende keuzen door het CWI management gemaakt. Dit document geeft inzicht in die keuzen en beantwoordt de volgende vragen: Welke ICT- voorzieningen stelt het CWI uit algemene middelen aan mij als medewerker **) van het CWI ter beschikking en waar moet ik zelf zorg voor dragen? Welke support stelt het CWI via CST aan mij als medewerker van het CWI ter beschikking, wie is verder aanspreekbaar voor hulp en waar moet ik zelf zorg voor dragen? Definities: *) ICT-voorzieningen betreft werkstations, software, randapparatuur, netwerken, servers, electronische communicatie en database-omgevingen. **) Medewerker van het CWI = persoon 1) op de loonlijst van het CWI of 2) gedetacheerd bij het CWI of 3) gastmedewerker (= goedgekeurd door minstens de themaleider of hoofd Ondersteunende Dienst en afgestemd met de PD) van het CWI Opmerking 1: Voor het merendeel van de medewerkers van het CWI betekent het nieuwe ICT-beleid CWI (voor de jaren 1999, 2000 en 2001) geen verandering t.o.v. de bestaande situatie. De ICT-voorzieningen en de CST-support blijven van hetzelfde hoge niveau. Specifieke (persoonlijke) uitzonderingen zullen per situatie op hun noodzakelijkheid en hun consequenties beoordeeld worden, waarbij een evenwichtige balans tussen lusten en lasten voor de belanghebbenden wordt nagestreefd. Opmerking 2: Dit document ICT-beleid CWI (voor de jaren 1999, 2000 en 2001) is een verdere uitwerking van het Business model CST nieuw (als bijlage toegevoegd). Opmerking 3: De onderwerpen 1) Startconfiguratie gemeenschappelijke software pakketten (welke software pakketten in de core infrastructuur?), 2) Back-up voorzieningen voor gebruikersdata en 3) CWI-policy mbt de status van de thuiswerkplek vereisen herijking en staan op de agenda van het ICT-gebruikersoverleg. 2. Uitgangspunten. De ICT- voorzieningen binnen het CWI: onderscheid tussen de core infrastructuur van het CWI (= de gemeenschappelijke ICT-voorzieningen van het CWI, het verantwoordelijkheidsgebied van CST, het beheerdomein van CST met maximale support van CST) en de eigen (= themagewijs of per medewerker van het CWI) specifieke keuzes en extra s (het eigen verantwoordelijkheidsgebied). De core infrastructuur van het CWI is functioneel meer dan goed genoeg voor het merendeel van de medewerkers van het CWI en wordt betaald uit de algemene middelen van het CWI. De eigen specifieke keuzes en extra s betreffen alle ICT-voorzieningen en mogen, mits eigen verantwoordelijkheid met de lusten en de lasten (eigen kosten, eigen beheer, geen support van CST); binnen spelregels en mogelijkheden (dus afstemming vooraf met CST is vereist, per situatie worden er bindende afspraken gemaakt over de gebruiksmogelijkheden en gebruiksspelregels). 1

2 De gebruiker van de ICT-voorzieningen is zelf verantwoordelijk voor de kennis en vaardigheden om met de ICTvoorzieningen te werken. In het bijzonder geldt dit voor de gebruikerstoepassingen (software). CST draagt zorg voor de beschikbaarheid van de core infrastructuur van het CWI. Zie verder het Business model CST nieuw (als bijlage toegevoegd). 3. Keuzes binnen de core infrastructuur. 3.1 Hardware Per medewerker 1 door CST ondersteund werkstation op het CWI. Fluctuatie aantal medewerkers managen door tijdige planning (thema s en CST), algemene ruimtes binnen het CWI en leveranciersafspraken (wellicht lease binnen het CWI). Op het CWI keuze uit 3 soorten werkstations: 1) SUN met Solaris, 2) PC met NT en 3) PC met Linux. Elke keuze is een volwaardig werkstation met volledige functionaliteit en een specifiek gebruiksprofiel. PC is de machine van de pilot Linux of een Dell-machine, waarbij m.b.t. Dell een uitsterfbeleid gevoerd wordt; PC met Linux (voorlopig) onder voorwaarden van eigen kennis (voor installatie en onderhoud van pakketten) en duidelijke afspraken over de mate van eigen beheer (= voorwaarden pilot Linux), binnen spelregels en mogelijkheden (dus afstemming vooraf met CST is vereist, per situatie worden er bindende afspraken gemaakt over de gebruiksmogelijkheden en gebruiksspelregels); Streven naar 1 uniforme keuze per thema of ondersteunende dienst; PC kan eventueel laptop van CST zijn met eigen back-up verantwoordelijkheid; Werkstation is inclusief standaard beeldscherm, standaard toetsenbord en standaard muis en exclusief overige randapparatuur (bijvoorbeeld CD-brander). Niet-standaard is soms mogelijk uit het Arboregelingenbudget (= geen CST budget); Kosten werkstation (inclusief BTW): aanschafkosten 5 K gulden, levensduur 4 jaar, upgradingskosten in derde levensjaar 2,5 K gulden. Totaal in 4 jaar dus 7,5 K gulden; De configuratie, de inrichting en de gebruiksspelregels worden door CST (in samenspraak met het gebruikersoverleg: de CST contactpunten binnen de thema s en de Ondersteunende Diensten) bepaald. De standaard configuratie hardware (versie ) is als bijlage toegevoegd. De thuiswerkplek blijft volledig een privé aangelegenheid, valt buiten het ICT-beleid en buiten de core infrastructuur van het CWI (dus geen support van CST en geen budget van CST). Voor toegang tot het CWI vanaf de thuismachine moet u een eigen provider regelen (de huidige inbelvoorziening met o.a. het SLIP/PPP-account wordt z.s.m. afgebouwd). De kosten hiervoor komen ten laste van het themabudget of afdelingsbudget. Op de thuismachine bent u feitelijk een gewone externe Internetgebruiker. Vanaf de thuismachine heeft u wel toegang tot het eigen werkstation op het CWI (dit geldt alleen voor het Unix-werkstation) en de eigen op het CWI. U heeft geen rechtstreekse toegang tot de interne services (bijvoorbeeld de smtp server of news server) van het CWI. De rechtstreekse toegang tot het CWI kan hooguit uitgebreid worden met de CWI Intranet web pages. Voor toegang tot de CWI Intranet web pages geldt: nader overleg en afspraken maken met CST. Op dit moment kan de toegang tot de CWI Intranet web pages geregeld worden met een usernaam/password. Een meer veilige methode is in ontwikkeling. Vergoedingen van CWI wellicht uit PC privé regeling, thema-budget en afdelingsbudget (geen CST verantwoordelijkheid). 2

3 Gastmedewerkers en gedetacheerden blijven een bijzondere positie innemen binnen het CWI. Op het CWI hebben zij net als de vaste medewerkers de keuze uit 3 soorten werkstations (zie hierboven) en kunnen zij gebruik maken van de werkstations in de algemene ruimtes binnen het CWI. Zie tevens het onderwerp het gebruik van eigen laptops. Het gebruik van eigen laptops (dus niet de laptop van CST als keuze van het door CST-ondersteunde werkstation) is aan strenge eisen gebonden, indien de laptop gekoppeld moet worden aan de core-infrastructuur van het CWI. eigen verantwoordelijkheid met de lusten en de lasten (eigen kosten, eigen beheer, eigen back-up verantwoordelijkheid, geen support van CST); binnen spelregels en mogelijkheden (dus afstemming vooraf met CST is vereist, per situatie worden er bindende afspraken gemaakt over de gebruiksmogelijkheden en gebruiksspelregels); toegang blijft beperkt tot de CWI web pages, en Internet (dus bijvoorbeeld geen toepassingen); koppeling aan de core-infrastructuur van het CWI is mogelijk 1) in de algemene ruimtes binnen het CWI (binnenkort beschikbaar, primair bedoeld voor gasten van het CWI, te gebruiken na overleg met CST), 2) op de eigen kamer met een hub (ca 200 gulden per werkplek uit het themabudget) aan de vaste netwerkaansluiting van het CST-ondersteunde werkstation of 3) op de eigen kamer met een separate netwerkaansluiting (beperkt mogelijk, kosten uit het themabudget). Voor de mogelijkheden 2 en 3 is tijdig overleg met CST noozakelijk. de themaleider is en blijft eindverantwoordelijk en aansprakelijk, zowel voor zijn vaste medewerkers als voor zijn gastmedewerkers, zijn gasten en zijn gedetacheerden in zijn thema. De werkstation vervanging zal zich in 2000 richten op alle resterende Indy s (ongeveer 50 stuks) en SUN-4 (ongeveer 40 stuks). De huidige SGI O2 Irix werkstations zullen pas na 2000 worden vervangen. Extra rekenkracht en diskruimte bovenop het CST-ondersteunde werkstation is op de volgende manieren te regelen. Keuze uit: Nieuwe centrale servers (waarschijnlijk cluster/thema-gewijze workgroupservers) voor rekenkracht en/of datamanipulatie binnen de core infrastructuur van het CWI. Dit staat los van de Medusa. Regelen met CST. Totale kosten (hardware, software, implementatie, exploitatie en beheer) uit themabudget; Door deal te maken met eigenaren van de Medusa (zelf regelen met INS-1, niet via CST, wel in overleg met CST). Extra kosten (inclusief eventuele CST-kosten) uit themabudget. Dit is een voorbeeld van een eigen extra (zie verder uitgangspunten); Meer eigen specifieke apparatuur op het CWI naast het CST-ondersteunde werkstation op het CWI, dus buiten de core infrastructuur (zelf regelen, in overleg met CST). Kosten uit themabudget. Dit is een voorbeeld van een eigen extra (zie verder uitgangspunten); Shoppen bij de buren, bijvoorbeeld SARA (zelf regelen met de buren, niet via CST, wel in overleg met CST). Er zijn meerdere mogelijkheden. Op dit moment is een direkte elektronische verbinding niet mogelijk. Extra kosten (inclusief eventuele CST-kosten) uit themabudget. Dit is een voorbeeld van een eigen extra (zie verder uitgangspunten). Per medewerker 1 netwerkaansluiting welke middels een hub (ca 200 gulden per werkplek uit themabudget) is te delen met een laptop. Het netwerk wordt op korte termijn opgewaardeerd naar 100Mbps. IP-adressen (nodig voor de toegang tot de core infrastructuur van het CWI) blijven in 2000 zeker nog een schaars artikel. Tijdig overleg met CST is noodzakelijk. Op is op. Acties zijn gepland om het huidige gebruik te optimaliseren (momenteel zijn ongeveer 800 IP-adressen in gebruik op ongeveer 250 medewerkers) en om deze vervelende situatie structureel op te lossen. 3

4 De centrale printfaciliteiten zullen z.s.m. worden vervangen door nieuwe lease printers. Dit is een FAD-project (dus geen CST-verantwoordelijkheid). Hierbij is het streven 1 printer per koffiemachine voor low-volume printing. High volume printing gaat naar de begane grond. CHIP van CST blijft 1e aanspreekpunt bij problemen. Het feitelijke onderhoud, beheer en support is uitbesteed aan de externe lease-organisatie (eindverantwoordlijkheid ligt bij de FAD). CST blijft de centrale printer-server beheren. Lokale (privé) printers, scanners, camera s vallen niet binnen de core infrastructuur van het CWI, maar onder de categorie eigen specifieke keuzes en extra s. Voor het geven van presentaties is voor algemeen gebruik via CHIP een complete op elkaar afgestemde set van presentatiehulpmiddelen (nieuwe video beamer, laptop) te leen. Eigen laptops alleen in overleg met CHIP en op eigen risico te gebruiken. 3.2 Software en diversen Ook voor de software maakt het CWI onderscheid tussen de core infrastructuur van het CWI (= de gemeenschappelijke softwarepakketten van het CWI) en de eigen specifieke keuzes en extra s. De gemeenschappelijke software pakketten van het CWI blijven beperkt tot het OS met voorgeinstalleerde software, de office suites (de licenties betreffen bijna alle werkplekken), LaTeX en de instituutsbrede toepassingen zoals mail, news, internet en databases (Oracle). De gebruiker van de softwarepakketten is zelf verantwoordelijk voor de kennis en vaardigheden om met de softwarepakketten te werken (dus ook zelf eventuele cursussen volgen en regelen). CST draagt zorg voor de beschikbaarheid en de (her)installatie van de softwarepakketten (dus CST verzorgt/regelt geen cursusssen). Voor LaTeX zal binnen CHIP een verwijzing aangelegd worden met de namen van de mensen binnen het CWI, die dieptekennis hebben m.b.t. het gebruik van LaTeX en kunnen helpen bij gebruiksproblemen. CST zal (zolang er geen andere oplossing is gevonden) tevens de bij LaTeX horende scripts onderhouden. Upgrading alleen indien noodzakelijk en bedrijfseconomisch verantwoord. De upgrading en de implementatie worden door CST (in samenspraak met het gebruikersoverleg: de CST contactpunten binnen de thema s en de Ondersteunende Diensten) bepaald: een stringent applicatie beheer en versie beheer, inclusief de gerichte afbouw van het grote aantal reeds aanwezige pakketten, is in de core dringend nodig. Per medewerker maximaal 1 OS. CST beheert maximaal 1 (gezamelijke) OS versie per systeem (werkgroep). Specifieke (dure) software pakketten of extra s vallen niet binnen de core infrastructuur van het CWI, maar onder de categorie eigen specifieke keuzes en extra s. CST helpt (indien mogelijk) slechts bij de (her)installatie van het softwarepakket. CST voert geen beheer en biedt geen gebruiksondersteuning (kennis over het gebruik van het softwarepakket). Back-up van gebruikersdata is op de volgende manieren te regelen. Keuze uit: Zelf (niet) regelen, eigen verantwoordelijkheid. Meer eigen specifieke apparatuur naast het CST-ondersteunde werkstation, dus buiten de core infrastructuur van het CWI, maar onder de categorie eigen specifieke keuzes en extra s. Nieuwe centrale servers (of uitbreiding van bestaande workgroupservers) voor back-up van gebruikersdata binnen de core infrastructuur van het CWI. Regelen met CST. Totale kosten (hardware, software, implementatie, exploitaie en beheer) uit themabudget. 4

5 Crash recovery en crash replacement van de HW/SW blijft beperkt tot de originele door CST uitgeleverde configuratie. Eigen modificaties, eigen toevoegingen en eigen settings op deze configuratie zijn eigen verantwoordelijkheid en gaan verloren bij de crash recovery en crash replacement als de gebruiker zelf onvoldoende back-up maatregelen heeft genomen. Het integreren van office toepassingen tussen NT en Unix (bijvoorbeeld: het op een Unix-machine kunnen lezen van een MS Word document, die attached is aan een ) blijft een probleem. Een extra NT-machine naast het door CST ondersteund werkstation is een mogelijke oplossing; PC met Linux is onder de voorwaarden van de pilot Linux een mogelijke oplossing (VM ware); Dual-boot voor het werkstation is niet toegestaan. De core infrastructuur van het CWI faciliteert de volgende centrale voorzieningen binnen het CWI: , news, nameservice (DNS) en acces control (security); Internet, Intranet en externe koppelingen; Infrastructuur voor gemeenschappelijke CWI-informatie (people database, adressen database, ); Printerserver, licentieserver De opzet en inrichting van de core infrastructuur van het CWI blijft gebaseerd op een grote eigen verantwoordelijkheid voor elke medewerker van het CWI, in het bijzonder voor de wetenschappers. Geen scheiding tussen test en productie; Het security-nivo binnen de core infrastructuur van het CWI is momenteel laag en zal slechts beperkt worden opgehoogd; Extra voorzichtigheid en extra eigen verantwoordelijkheid geldt bij de thuiswerkplek, de portable PC s en het toelaten van gasten; Uitgangspunt: uitval van 1 werkstation = uitval voor 1 gebruiker. De support van de CST-medewerkers bij hulpvragen en problemen blijft beperkt tot de normale werktijden van het CWI, dus van 08:45 uur tot 17:15 uur met een half uur lunchpauze. De openingstijden van CHIP blijven ongewijzigd: van 08:45 uur tot 17:00 uur met een pauze van 12:00 uur tot 13:00 uur. 5