Handleiding online ontdubbelen van records met een B-status in het GGC

Transcriptie

1 Handleiding online ontdubbelen van records met een B-status in het

2 INHOUD 1 INLEIDING 2 2 VERWERKING VAN RECORDS MET EEN B-STATUS IN HET Standaardprocedure Aanvulling op de standaardprocedure BIJLAGEN: Overzicht van de in gebruik zijnde Matching/merging broncode Afbeeldingen... 6 Datum: P.ag. 1 van 17

3 1 Inleiding Wanneer de aangeleverde records offline door middel van het Matching&Merging-proces verwerkt en in het geïmporteerd zijn, levert dit uiteindelijk 3 verschillende resultaten op: MERGE: NEW: NEW(B) Dit zijn de titelrecords die met de geselecteerde voorkeurstitel uit het gemerged zijn. Hierbij worden de exemplaargegevens van de basisbibliotkekenaan het record in het toegevoegd. Dit zijn de titelrecords, waarvoor in het geen goede match gevonden zijn. Deze records worden ongewijzigd in het ingelezen. Dit zijn de titelrecords waarvoor in het een match gevonden is, maar waarbij het niet met zekerheid vast te stellen is of de geselecteerde kandidaattitel wel de juiste is. Deze records worden ingelezen in de, maar met een zogeheten B-status. Aan records wordt tijdens het M&M-proces op de derde positie van kmc 0500 een B neergezet, en een kmc 1698 (Matchingcode) toegevoegd. Voorbeeld: Kmc 1698 <Matching/merging broncode>"<status>#<gelijkheidswaarde/score>#!<voorkeurs-ppn>! Kmc HKA#NONIDN"P#77.778#! ! Zie voor meer informatie over kmc 1698 de online documentatie. N.B. Voor de overige -deelnemers duidt de B-status van deze records erop dat zij deze titelbeschrijving niet in gebruik moeten nemen. Datum: P.ag. 2 van 17

4 2 Verwerking van records met een B-status in het Zoals hierboven beschreven, is de invoer van records met een B-status in het het gevolg van een offline M&M-proces, dat over het algemeen gebeurt in opdracht van een bibliotheek. Het is dan ook aan de medewerkers van de desbetreffende bibliotheek om deze titelrecords online in het te verwerken Hieronder volgt een beschrijving van de standaardprocedure om deze records te verwerken. 2.1 Standaardprocedure Start een WinIBW-sessie en kies het Hoofdbestand. Volg dan de onderstaande procedure. 1. Geef het commando z bib [bibnum] en sim [broncode] voor een compleet overzicht van alle B-records. B.v. z bib 7001 en sim hka. Met dit zoekcommando wordt een overzicht gepresenteerd van alle B-records van bibliotheek 7001 (=OB-Almere) met als broncode HKA 2. Op het scherm verschijnt een set met het aantal records dat aan deze zoekopdracht voldoet. (AFB.1A) 3. Roep de korte titelpresentatie op d.m.v de ENTER toets. Er verschijnt nu een lijst met titels op het scherm. (AFB.1B) 4. Selecteer één van de records met de ENTER toets. Het titelrecord verschijnt in diagnostische presentatie op het scherm. (AFB.1C) 5. Geef het commando ont[dubbel] Vervolgens verschijnt er een scherm met twee records. Het record aan de linkerkant is het B-record. Het record aan de rechterkant is het voorkeursrecord. (AFB. 2A). Onderaan het scherm ziet u een knoppenbalk met de volgende mogelijkheden: Afb. 2b: Knoppenbalk Datum: P.ag. 3 van 17

5 Beoordeel (bij voorkeur a.d.h. van de desbetreffende publicatie) of het voorkeursrecord inderdaad betrekking heeft op de publicatie of thesauruslemma in kwestie. (AFB. 3A-3B) Bij een positief oordeel klikt u op de knop Gelijk. De code in kmc 1698 verandert in M = merge. Bij een negatief oordeel klikt u op de knop Ongelijk. De code in kmc 1698 verandert in N = nieuw. Als u het niet weet klikt u op de knop Weet niet. De code in kmc 1698 verandert in U = onbekend. Als u een vergissing gemaakt hebt, dan is het mogelijk om deze te herstellen door het record weer op het scherm te zetten en de juiste knop te kiezen. N.B. Dit kan alleen op dezelfde dag. s Nachts draait er namelijk een batch programma (post_odr), dat ervoor zorgt dat de aanpassingen worden doorgevoerd in de database. Dit gebeurt op basis van de aangepaste statuscode in kmc 1698 Statuscode P: Default waarde toegekend bij de invoer van het B-record in het. Titelrecord is nog niet in behandeling genomen M: De exemplaargegevens worden overgeheveld naar het voorkeursrecord en het B-record wordt uit het verwijderd. N: Kmc 1698 wordt uit het record verwijderd en de B op de derde positie in kmc 0500 wordt omgezet. U: Met dit record gebeurt verder niets. Het is een teken dat het record bekeken is, maar dat er nog geen definitieve beslissing genomen is, wat met het record te doen, omdat bijv. verdere controle noodzakelijk is. Tot zover de beschrijving van de standaardprocedure. Voor een volledig juiste verwerking van deze B-records verdient het aanbeveling om ook de volgende stappen in acht te nemen. Datum: P.ag. 4 van 17

6 2.2 Aanvulling op de standaardprocedure Het kan voorkomen dat een B-record (geheel) niet lijkt overeen te komen met het geselecteerde voorkeursrecord of dat er vermoeden bestaat dat er wellicht een betere kandidaat te vinden is. (VOORBEELD: AFB. 4A-4C). Voer dan een of meerdere zoekacties in het uit om te controleren of er inderdaad geen betere kandidaat record aanwezig is. Indien deze niet gevonden wordt, volg dan de hierboven beschreven standaardprocedure. Indien u op deze manier wel een juiste kandidaat record vindt, volg dan de onderstaande procedure: Procedure: Het hevelen van exemplaarblokken naar de zelf gevonden voorkeurstitel (AFB. 4D-4J) 1. Kopieer het PPN van de gevonden voorkeurstitel: 2. Klik op de knop bewerken en kies voor de optie PPN kopiëren.(afb. 4D) 3. Roep het B-record op in de lange, diagnostische titelpresentatie (AFB. 4E) 4. Hevel de exemplaargegevens over naar het zelf gevonden voorkeurs-ppn met het hevel commando: hev e1 naa voorkeursppn.(afb. 4F-4H) 5. Verwijder het B-record met het kil commando of door de verwijderknop te gebruikend (AFB. 4I-4J) N.B. Het verdient aanbeveling om bij twijfel voor het uitvoeren van een ontdubbelactie altijd eerst, d.m.v. een nieuwe zoekactie in het, te controleren of het geselecteerde voorkeursrecord inderdaad de juiste is. Bovenstaande procedure kan ook gebruikt worden om zelf ontdekte duplicaten,die niet op de B-lijst voorkomen te ontdubbelen en vervolgens te verwijderen. Datum: P.ag. 5 van 17

7 3 Bijlagen: 3.1 Overzicht van de in gebruik zijnde Matching/merging broncode Leverancier Matching/merging Materialsoort broncode HKA HKA Niet seriële publicaties/uitgaven 3.2 Afbeeldingen Afb. 1a: Presentatiescherm met set van gevonden B-titels Datum: P.ag. 6 van 17

8 Afb. 1b: Presentiescherm korte titelpresentatie Datum: P.ag. 7 van 17

9 Afb. 1c: Diagnostische titelpresentatie van de geselecteerde B-titel met matchingcode in kmc1698 Afb. 1d: Inhoud kmc 1698: Matchingcode. Status P geeft aan dat het record nog niet in behandeling is geweest Datum: P.ag. 8 van 17

10 Afb. 2a Ontdubbelingsscherm met B-titel aan linkerzijde en voorkeurstitel aan de rechterzijde Afb. 2b: Knoppenbalk Datum: P.ag. 9 van 17

11 Afb. 3a: Presentatie van de B-titel met een veranderde status in kmc Afb. 3b: Veranderde status.titelrecord beoordeeld als gelijk aan de voorkeurstitel. Datum: P.ag. 10 van 17

12 Voorbeeld: Afb. 4a: Ontdubbelingsscherm met B-titel aan linkerzijde en voorkeurstitel aan de rechterzijde met incorret geselecteerde voorkeurstitel Datum: P.ag. 11 van 17

13 Afb. 4b: Zoekactie op basis van ttl-zoeksleutel naar een betere kandidaattitel Afb. 4c:: Uitgevoerde zoekactie levert een betere voorkeurstitel op. Datum: P.ag. 12 van 17

14 Afb. 4d: Kopiëren van het PPN van de zelf gevonden voorkeurstitel Afb. 4e: B-record in diagnostische presentatie Datum: P.ag. 13 van 17

15 Afb. 4f: Hevel commando om exemplaarblok van het B-record over te hevelen naar de gevonden voorkeurstitel Afb. 4g: B-record zonder exemplaarblok na uitvoering van het hevel commando Datum: P.ag. 14 van 17

16 Afb. 4h: Toevoeging van het exemplaarblok van het B-record aan de voorkeurstitel na uitvoering van het hevel commando Afb. 4i: Verwijderen van het B-record met behulp van het kil commando Datum: P.ag. 15 van 17

17 Afb. 4j: Bevestiging van de kill actie door op de knop verwijderen te drukken. Datum: P.ag. 16 van 17