Unit4 Fiscaal Gemak november-release

Transcriptie

1 Unit4 Fiscaal Gemak november-release In business for people.

2 Inhoudsopgave 1. Jaarwerk Bedragen en percentages Voorlopige aangiftes Aantal regels Berekening loonheffing per regel Toeslagen Kinderen Inrichting Inleiding QR-scanner app Apparaten beheren Scannen QR-code op machtigingsbrief Two factor authenticatie Gebruik van Vertrouw deze computer adres gebruiken uitschakelen Beheer Overige instellingen Rapportage instellingen Persoonsgegevens Beveiligd mailverkeer Inleiding Aanpassingen templates Bedrijfslogo uploaden Medewerker Rapporten mailen Overige aanpassingen SBU downloaden Meerdere becons SBA downloaden Importeren financiële gegevens Type import Boekjaar... 15

3 Commercieel/Fiscaal Leegmaken Planningspagina Uitstel 2018 pas beschikbaar na 1 maart Via machtigingen na 1 november Uitbreiding selecties op overzichtspagina s Optie FE bij moeder en dochter Fiscale eenheid exporteren Controle totaal subspecificaties en totaal bedrag Verwijderknop eigen woning en onroerende zaken... 19

4 1. JAARWERK 1.1. BEDRAGEN EN PERCENTAGES Zoals gebruikelijk zijn in de applicatie de bedragen en percentages opgenomen voor zover ze zijn gepubliceerd door de Belastingdienst. Mochten er updates verschijnen van deze tabel zullen wij die zo spoedig mogelijk verwerken in de applicatie en deze versie publiceren VOORLOPIGE AANGIFTES Aantal regels In het verleden mocht u bij de specificatie van de inkomsten uit tegenwoordige arbeid en vroegere arbeid niet meer dan vier regels ingeven. Bij meerdere werkgevers danwel uitkeringsinstanties had u geen andere oplossing dan gegevens te salderen. Met ingang van de aangifte 2019 is dit niet meer van toepassing en mag u maximaal 99 regels opnemen. LET OP: deze aanpassing is alleen van toepassing voor de aangiftes 2019 en nieuwer en dus niet met terugwerkende kracht beschikbaar gesteld in aangiftes voor oudere jaren Berekening loonheffing per regel Om een betere aansluiting te verkrijgen tussen de voorlopige aangifte en de voorlopige aanslag wordt er nu per regel een bedrag aan loonheffing berekend:

5 Hierbij gelden de volgende kanttekeningen: De rekenregels van de Belastingdienst hebben we grotendeels ontvangen en precies zo verwerkt in de applicatie. Omdat er geen tijdsaanduiding in de specificatie mag worden opgenomen kan het programma dus niet zelf bepalen of er sprake is van gelijktijdige of volgtijdige specificatie. De vraag Werkt uw cliënt tegelijkertijd voor twee of meer werkgevers? is nog steeds heel relevant voor de juiste berekening. Let hier dus goed op. Een afwijkend bedrag aan loonheffing is nog wel van toepassing en alleen beschikbaar als er wordt voldaan aan de voorwaarden hiervoor TOESLAGEN Omdat er met betrekking tot de Toeslagen nog het een en ander wordt besproken in Den Haag is de opmerking zoals in de eerste alinea is gedaan in het bijzonder van toepassing voor deze berekeningen Kinderen In het verleden kon het gebeuren dat er kinderen uit de cliëntenkaart werden overgenomen die voor de betreffende berekening niet van toepassing zijn. In deze versie hebben we hier heel zorgvuldig naar gekeken en worden per berekening de juiste kinderen mee genomen.

6 2. INRICHTING 2.1. INLEIDING In deze versie zijn onder andere een tweetal functies toegevoegd om de communicatie te verbeteren of te vereenvoudigen: een app om de QR-code in te scannen om zo de machtigingen te activeren en de mogelijkheden van Two factor authenticatie zijn uitgebreid QR-SCANNER APP We hebben een app beschikbaar gesteld om de QR-code, welke op de activatiebrief van de belastingplichtige staat, in te scannen. Na het scannen wordt direct de machtiging doorgestuurd naar de Belastingdienst en de machtiging dus actief. U kunt de app vinden in de App store van Apple of de Google play store Apparaten beheren. Hoe werkt het? Installeer app Download op een smartphone de app 'Fiscaal Gemak Scanoplossing'. Deze app staat zowel in de ios App Store als in de Google Play Store. De app is gratis. Zodra u deze hebt geïnstalleerd kunt u verder. Scan QR-code Wanneer u de app opent, zal deze vragen om een QR-code te scannen om uw telefoon te autoriseren. Klik in dit scherm op 'Apparaat toevoegen' om een QR-code te tonen. Scan deze met uw telefoon en klik in dit scherm op 'Doorgaan'. Autoriseer uw telefoon Na het scannen van de QR-code zal het apparaat worden toegevoegd in de apparatenlijst. Klik op 'Autoriseren' om toe te staan dat uw telefoon Unit4 Fiscaal Gemak-functies kunt uitvoeren. Stel pincode in Na het autoriseren van uw telefoon in Unit4 Fiscaal Gemak klikt u in de app op 'Ik heb mijn telefoon geautoriseerd.'. Daarna wordt u gevraagd om in de app een pincode te kiezen. Deze heeft u iedere keer nodig wanneer u de app opstart. Klaar voor gebruik U kunt deze app gebruiken om QR-codes te scannen van VIA-machtigingen en SBT-machtigingen. U kunt meerdere apparaten toevoegen via de knop Apparaat toevoegen Scannen QR-code op machtigingsbrief Als u de code op de machtigingsbrief welke de belastingplichtige heeft ontvangen van de Belastingdienst in scant met de bovenstaande scanner wordt direct de betreffende activatie verzonden naar de Belastingdienst. U kunt dit volgen in de betreffende overzichtspagina.

7 Ook wordt er een foutenlijst gegenereerd waarin u kunt lezen wat er eventueel fout is gegaan met de verwerking van deze activatiecode. Op de informatiepagina (zie: na kunt zien. ) zal een informatie/instructiefilm worden gepubliceerd zodat u het een en ander nog een 2.3. TWO FACTOR AUTHENTICATIE Gebruik van Op basis van input vanuit de vele gebruikers van deze optie hebben we een tweetal aanpassingen doorgevoerd: Vertrouw deze computer adres gebruiken voor authenticatie uitschakelen Vertrouw deze computer Om te voorkomen dat u iedere keer opnieuw de authenticatiecode in moet geven op een computer waar u de instellingen goed voor heeft geregeld kunt u de optie Vertrouw deze computer activeren. De computer of device zal daarna niet meer vragen om de code in te geven ook niet als de sessie is verstreken. LET OP: De computer of device zal een maand vertrouwd worden. Na een maand zal u de computer of device opnieuw moeten vertrouwen Het vertrouwen van de computer verlaagd ogenschijnlijk het beveiligingsniveau in bepaalde mate. Door de extra gebruiksvriendelijkheid die hiermee wel geïntroduceerd wordt, zal de 2factor vaker in gebruik worden genomen. De toevoeging van het vertrouwen van een computer/device wordt wel als steeds gangbaarder gezien door beveiligingsexperts. Het grootste gevaar wat de 2factor namelijk voorkomt is dat iemand anders uw inloggegevens zou ontfutselen en daarmee vanaf een andere locatie bij uw gegevens kan komen. Het vertrouwen van de computer vergroot dit risico niet. U kunt er zelf op kantoorniveau voor kiezen deze functie in te schakelen en de afweging maken tussen de gebruiksvriendelijkheid en het beveiligingsniveau adres gebruiken uitschakelen We hebben deze optie beschikbaar gesteld om te voorkomen dat er bij het afwezig zijn van de smartphone er per direct niet meer gewerkt kan worden met de applicatie. In die gevallen zou de mail dus kunnen worden gecontroleerd. Op basis van input vanuit de markt wordt dit niet altijd als wenselijk beschouwd, vandaar dat we u de mogelijkheid bieden om deze optie uit te schakelen.

8 Zie: Beheer Overige instellingen : LET OP: indien u de optie Vertrouw deze computer weer uitschakelt is dit niet direct verwerkt in de betreffende browser en zal er dus nog steeds niet gevraagd worden om iedere keer een code in te geven. Dit betekent dat als u Vertrouw deze computer de-activeert u uw cookies dient te verwijderen van uw pc Beheer Binnen rechten-rollen kan een beheerder het gebruik van deze authenticatie beter beheren. Zo kan hij bepalen dat een gebruiker de betreffende optie niet meer kan uitschakelen. Tevens of de nieuwe beveiligingsopties ook door de gebruiker kunnen worden gemuteerd OVERIGE INSTELLINGEN Rapportage instellingen Bij overige instellingen kunt u een bedrijfslogo of een ander beeldmerk uploaden welke zal worden meegenomen in het dashboard waar vanuit de belastingplichtige het betreffende rapport kan downloaden. Zie hiervoor: Bedrijfslogo uploaden.

9 Persoonsgegevens Als u geen bedrijfslogo upload dan wordt er toch een beeldmerk getoond in het dashboard. Dit mailbericht is een animatie van dame of heer. Dit op basis van het geslacht van de medewerker die als ondertekenaar van het rapport is aangemeld. Is dit niet expliciet gedaan, dan worden de gegevens van de belastingconsulent gebruikt. Ga hiervoor dus naar het onderhoud van de gebruikers. Zie Instellingen Gebruikers. PS: als er geen geslacht is bepaald bij de betreffende gebruiker wordt er random een afbeelding gebruikt.

10 3. BEVEILIGD MAILVERKEER 3.1. INLEIDING Als u niet werkt met portalen worden de fiscale rapporten veelal via het reguliere mailverkeer verzonden naar de belastingplichtigen. Volgens de geldende AVG-regels is dit niet meer aan te raden. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de site van Autoriteit Persoonsgegevens: Onder andere vindt u onderstaande vraag en antwoord: Om toch de communicatie met de belastingplichtigen in dit kader niet helemaal uit te schakelen hebben we een beveiligde manier opgezet. Dit betekent het volgende: U kiest binnen het rapportagescherm voor de optie Rapport verzenden Uw klant krijgt vervolgens een mail met daarin een link naar het PDF-rapport. De klant logt in en geeft de laatste vier cijfers van zijn/haar BSN/RSIN in en vervolgens wordt het rapport geopend. Het rapport wordt nu niet meer verzonden vanuit uw kantoor. Het is vervolgens aan de klant wat hij/zij met het fiscale rapport gaat doen. Natuurlijk kan dit worden gedownload en opgenomen in het archief van de belastingplichtige AANPASSINGEN Om dit verkeer zo optimaal mogelijk te laten verlopen zijn er een aantal opties aangepast en toegevoegd aan de applicatie: Onderhoud templates Uploaden bedrijfslogo Geslacht medewerker

11 templates Zie: Beheer templates U vindt hier een viertal mogelijkheden: Aangifterapport aanbieden Standaard instellen voor aangiftetypen. SBA-rapport aanbieden Standaard instellen voor SBA s. Middelingsadvies aanbieden Standaard instellen voor middelingsverzoeken. Jaarstukkenrapport aanbieden Standaard instellen voor jaarrekeningen. Per sjabloon geef u een aantal parameters op. Naam van de template Geef een handige naam op zodat u maar ook uw eventuele collega s altijd de juiste keuze maken. Omschrijving Dit is geen verplicht veld maar kan de bovenstaande keuze nog meer vereenvoudigen. Cc adres Hier kunt u opgeven of u gebruik wilt maken van het CC-adres en, zo ja, of daar een standaardwaarde voor moet worden gebruikt. Bcc adres Hier kunt u opgeven of u gebruik wilt maken van het BCC-adres en, zo ja, of daar een standaardwaarde voor moet worden gebruikt. Types Per template kunt u aangeven voor welk type aangifte/aanslag deze moet worden ingezet. Zo kunt u dus verschillende templates aanmaken op basis van hetgeen met het mailbericht wordt meegestuurd. Standaard Als u de betreffende template als standaard instelt wordt deze automatisch voorgesteld als het gekozen type van toepassing is. Natuurlijk is het altijd mogelijk af te wijken van deze standaard. Onderwerp Hier geeft u aan wat de tekst moet zijn welke als Onderwerp moet worden meegezonden in het bericht. Hier kunt u een vaste tekst opgeven maar u kunt het ook variabel houden. De mogelijke variabelen die u kunt gebruiken worden naast het veld aangegeven. Hier geeft u de volledige tekst op van het bericht. Ook hier kunt u gebruik maken van variabelen. De mogelijkheden vindt u nadat u op Variabele waarde heeft geklikt Bedrijfslogo uploaden Als u het bedrijfslogo op wilt nemen in het mailbericht wat op basis van de rapportage wordt aangeboden aan de belastingplichtigen kan dit.

12 Zie: Beheer Overige instellingen Rapportage-instellingen Nadat u op Instellen hebt geklikt, kunt u een bestand uploaden. Daarna kunt u in- of uitzoomen om de juiste grootte te selecteren en de foto juist positioneren. Nadat u op bevestigen heeft geklikt wordt de betreffende afbeelding opgeslagen Medewerker Zoals in paragraaf Persoonsgegevens is beschreven kunt u het geslacht van de betreffende medewerker bepalen om de juiste afbeelding mee te sturen in het bericht RAPPORTEN MAILEN Op het moment dat u kiest voor de optie Rapport verzenden : Krijgt u een scherm waarin u allerlei variabele gegevens kunt verfijnen of inbrengen: Indien er een standaard template van toepassing is wordt deze natuurlijk getoond of kunt u deze selecteren.

13 De verschillende taalopties zijn ook beschikbaar en worden dus toegepast. NB: Het dashboard, waar vanuit de belastingplichtige het rapport kan downloaden, wordt uitsluitend in het Nederlands getoond. De klant krijgt dan een mailbericht binnen met daarin een link naar het betreffende rapport: Wanneer de laatste vier cijfers van het BSN/RSIN van de begeleidende aangifte wordt ingegeven, wordt vervolgens het volgende scherm geopend: Uw bedrijfslogo (mits deze is ge-upload) wordt getoond en de betreffende belastingplichtige kan, via deze beveiligde omgeving, zijn of haar rapport downloaden.

14 4. OVERIGE AANPASSINGEN 4.1. SBU DOWNLOADEN Meerdere becons In deze versie is het ook mogelijk om het SBU-berichten, welke door de Belastingdienst/CvU wordt aangeboden, te downloaden. Dit eventueel voor verder onderzoek/inzicht. Wanneer u gebruik maakt van meerdere beconnummers dient u eerst een selectie te maken van het betreffende nummer waarvan u het SBU-bericht wilt downloaden om vervolgens op bovenstaande button te klikken SBA DOWNLOADEN Vanaf deze versie is het mogelijk om ook van het SBA-bericht het betreffende XBRL-bericht te downloaden: 4.3. IMPORTEREN FINANCIËLE GEGEVENS Bij het importeren van de financiële gegevens in de winstaangifte (IB/Vpb) hebben we de mogelijkheden uitgebreid. Alle opties zijn, in het kader van de overzichtelijkheid achter een knop beschikbaar:

15 U krijgt dan het volgende scherm te zien: Type import Bij type import kunt u kiezen voor: Jaarrekening import De import vanuit de externe softwareprogramma s waarbinnen u de jaarrekening heeft opgesteld. Dit zou Unit4 Audition kunnen zijn of een ander programma waarin de export naar Unit4 Fiscaal Gemak beschikbaar is. GIS-import Dit is de import vanuit een saldilijst uit een financieel administratieprogramma waarvoor u het Grootboek Import Schema heeft ingericht. RGS-import Dit is de import van een saldilijst welke voorzien is van de RGS-code, oftewel het Grootboek Referentie Schema. De optie Jaarrekening import wordt standaard aangeboden bij een nieuwe aangifte Boekjaar Bij boekjaar kunt u kiezen voor: Per begin en einde boekjaar Bij deze keuze worden zowel de cijfers van het begin van het boekjaar als de eindcijfers geïmporteerd vanuit het gekozen bestand. Dit is de keuze zoals dit in de voorgaande versie gebruikelijk was. Begin boekjaar Als u alleen de cijfers van de beginbalans wilt importeren kiest u voor deze optie. Einde boekjaar Als u alleen de eindcijfers in wilt lezen dan kiest u voor deze optie. Omdat de laatste optie de voorkeur heeft bij heel veel gebruikers wordt deze ook standaard aangeboden.

16 Commercieel/Fiscaal Binnen deze optie kunt u kiezen voor: Commercieel en fiscaal Zowel de commerciële cijfers als de fiscale cijfers worden geïmporteerd vanuit het gekozen bestand. Commercieel Bij deze optie worden alleen de commerciële velden gevuld vanuit het gekozen bestand. Fiscaal Alleen de fiscale getallen worden gevuld. Standaard wordt de optie Commercieel en fiscaal aangeboden Leegmaken Als u na het importeren van de financiële gegevens gegevens heeft gemuteerd, of bedragen verplaatst naar andere cellen, en u gaat daarna opnieuw importeren werden niet vooraf alle gegevens verwijderd en kon er dus een inconsistentie ontstaan in de opstelling. Daarom hebben we deze keuze toegevoegd. U kunt nu bepalen dat eerst de betreffende kolom(men) leeg worden gemaakt waarna de import kan worden gestart. U heeft hierdoor altijd de zekerheid dat de winstaangifte aansluit met hetgeen u zojuist heeft geïmporteerd PLANNINGSPAGINA In de planningspagina zijn twee extra kolommen toegevoegd die de waarde van deze overzichtspagina aanzienlijk vergroten: Uiterste inleverdatum en VIA-machtiging 4.5. UITSTEL 2018 PAS BESCHIKBAAR NA 1 MAART 2019 De uitstelregeling voor het komende jaar is al wel opgenomen in de applicatie maar nog niet actief. Dit wordt automatisch gedaan op basis van de systeemdatum.

17 Wel heeft de Belastingdienst al aangegeven dat de berichten om het uitstel aan te vragen pas worden verwerkt vanaf 1 maart. Het afgelopen jaar was dit nog 1 januari. Dit betekent vervolgens dat vanaf 1 maart automatisch de optie actief worden om de uitstelberichten daadwerkelijk in te dienen bij de Belastingdienst/CvU. Natuurlijk kunt u wel vooraf zorgen voor de juiste instellingen bij de verschillende belastingplichtigen VIA MACHTIGINGEN NA 1 NOVEMBER Ook voor het aanvragen van de machtigingen voor het aanstaande belastingjaar is door de Belastingdienst een startdatum opgegeven: voor dit jaar is dat 1 november. Ook deze optie wordt, op basis van de systeemdatum, automatisch actief. NB: Het ophalen van de VIA-berichten wordt beschikbaar vanaf 1 maart 2019! 4.7. UITBREIDING SELECTIES OP OVERZICHTSPAGINA S In de overzichtspagina van de cliënten: Uitstel Planning Machtigingen kunt u in deze versie ook selecteren op de Verantwoordelijke medewerker en Initiële behandelaar welke u bij de betreffende belastingplichtige heeft ingericht.

18 4.8. OPTIE FE BIJ MOEDER EN DOCHTER Om het nog duidelijker ta maken dan een onderneming onderdeel is van een Fiscale eenheid, is in de cliëntenkaart een extra optie toegevoegd. U kunt dan direct de volledige Fiscale eenheid bekijken of muteren FISCALE EENHEID EXPORTEREN Wanneer u de opstelling van de fiscale eenheid in zijn totaal op een andere manier wil presenteren en/of controleren kunt u deze exporteren naar een CSV-bestand CONTROLE TOTAAL SUBSPECIFICATIES EN TOTAAL BEDRAG Ondanks alle goede initiële bedoelingen bij de opstelling en mogelijkheden van het invullen van de specificaties werd het toch enigszins als storend ervaren als het totaal van de onderlinge specificatieregels niet aansloot met het totaal van het bedrag zelf.

19 Vanaf deze versie wordt er een waarschuwing getoond: VERWIJDERKNOP EIGEN WONING EN ONROERENDE ZAKEN Al enige tijd geleden hebben we de mogelijkheid opgenomen om specificatieregels te verwijderen doormiddel van het verwijder icoontje:. Deze optie werkt nu ook bij specificatie waar een volledige hulpberekening of sub specificatie aan is gekoppeld. Dus bijvoorbeeld de specificatie van een eigen woning die niet meer van toepassing is kunt u nu de betreffende regel in een handeling verwijderen.