1. Volmachten Marleen geeft volmacht aan L. Duthoy, Jef geeft volmacht aan G. François.

Transcriptie

1 Tourdion vzw Holsbeeksesteenweg Kessel-Lo VERSLAG Algemene Vergadering Datum: 31 maart 2014 Van-tot: 20u00 22u30, Bonheiden Aanwezig: Klaus Knops, Tine Theys, Jan Robrechts, Greet François, Peter Heirman, An Vercruysse, Ann Vande Kerckhove, Agnes De Rijcke, Isabelle Znamensky, Lieve Duthoy, Rudolf Demeulenaere Afwezig met kennisgeving: Jan Heyrman, Marleen Mistiaen, Jef Van den Branden, Hilde Blondeel, Jef Schoenaerts, Geert Fouquaert Voorzitter: Klaus Knops Verslaggever: Lieve Duthoy Distributielijst: Leden Algemene Vergadering, website Tourdion Bijlagen: 1. Jaarrekening A. minimaal schema staat ontvangsten en uitgaven B. inventaris van activa schulden en verbintenissen C. begroting 2013 vs realiteit 2. Begroting Volmachten Marleen geeft volmacht aan L. Duthoy, Jef geeft volmacht aan G. François. 2. Goedkeuring verslag van AV 27 maart 2013 Verslag wordt goedgekeurd 3. Evaluatie 2013 Lenteconcert in CC de Borre: locatie was zeer ok, inhoud van het concert was ideaal voor deze ruimte, ruime zaal, met leuke ruimte om iets te drinken, succesvol voor een aperitiefconcert, ruime parking, prijs viel een beetje tegen, daar we niet het inwonerstarief kregen (345 ipv 190 ), maar al bij al niet te veel voor de geboden faciliteiten (oa huur piano voor slechts 150 ). Aula Maria-Theresiacollege in Leuven kleine huurprijs, 185 maar we moeten wel piano huren. Het was een unieke ervaring om een concert op te voeren in een theaterzaal, enkel podium wordt verlicht, ideaal voor een aperitiefconcert. 1/5 Tourdion vzw, Holsbeeksesteenweg 100, 3010 Kessel-lo

2 Kerstconcert, 2 elektrische piano s en slagwerk: Akoestiek niet goed voor mensen achteraan, 2/3 van het publiek hebben niets kunnen volgen van het spektakel. Heeft te maken met de keuze van de stukken. Dirk zou meer aandacht moeten besteden aan een balans tussen koor en muzikanten. Strijkers vielen vroeger heel goed mee, beter terug naar die bezetting voor een kerk. Receptie was wel ok, vraag om een business-corner te maken, waar sponsors elkaar treffen en een babbeltje slaan met andere sponsors. Hoe is dat praktisch te realiseren in die ruimte en in het korte tijdsbestek? Een speciaal moment voor zij die een meerprijs betaald hebben. Volgens Jan R. wordt het huidige systeem door zijn gasten niet ervaren als een gemis, wordt als sympathiek ervaren. Idee zou kunnen zijn dat Klaus en Dirk naar de sponsors gaan om die mensen extra te benaderen en een kort gesprek te voeren. Goede suggestie, respect voor de sponsors. Drank, bier was beter dan gluhwein. Te weinig fruitsap, eventueel ook wijn, cava. Weekends Nederland, sneeuw, De Berckt, leuke locatie, alternatieve kamers, zalen waren niet verwarmd. Weekend, Ter Helme, oktober: klassiek en gekend. Spa: files in de andere richting, goed georganiseerd. Te ver? Als het te ver is, hebben de mensen commentaar en als het te dicht is gaan de mensen naar huis. Is dat een probleem als mensen naar huis zouden gaan? Omdat ze dan slechts 1 dag deelnemen ipv leden hebben heel het weekend deelgenomen. Voorwaarde: voldoende eenpersoonskamers, vraagt heel veel flexibiliteit om een kamer te delen. Daarom zijn er mensen niet blijven overnachten. Eenpersoonskamers hebben in Spa geen meerprijs, de organisatie accepteert echter veel eenpersoonskamers niet. Om te voorkomen dat iedereen een eenpersoonskamer neemt zelf een meerprijs vragen van 10 voor de kassa? Verblijfskost van dirigent en begeleiders wordt gedekt met een meerprijs van 5, de vergoeding die zij krijgen voor hun werk wordt niet gedekt door de inkomsten van het weekend. 4. Goedkeuring Jaarrekening 2013 en kwijting van bestuurders Een overzicht van de jaarrekening wordt op de vergadering uitgedeeld. Dit document geeft een overzicht van de uitgaven en de inkomsten van 2013, de inventaris van de vzw eind 2013 en een vergelijking van de realiteit 2013 met de begroting (zie bijlage 1A, 1B en 1C) Financiële toestand per 31/12/2013 Begin 2013 Eind 2013 Zichtrekening 1,19 81,65 Spaarrekening 6.483, ,54 Cash 4.577,80 736,49 Totaal liquiditeiten , ,68 Het jaar 2013 wordt dus afgesloten met een positief saldo van 5.244,99. Enkele bedenkingen WE De Berckt: negatief saldo van ong //5

3 Lenteconcert afgesloten met positief saldo van Verbeterpunten kerstconcert: aan enkele koorleden vragen om in periode tussen repetitie en concert programmaboekjes te verkopen aan het publiek in de zaal. Helpers in de kerk betalen per uur. Inkomsten uit kaarten en sponsoring waren goed. Vergoeding auteursrechten (1 ste deel) aan D. De Nef, wordt dit jaar bij de schulden van 2013 geplaatst. Staat in de boeken, administratieve afhandeling vraagt wel wat tijd en is frustrerend. Positief saldo van : dit betekent dat we de kost van de auteursrechten aan Dirk hebben terugverdiend. Beter waarde partituren in kosten steken ipv op te nemen als stock. Archief van partituren die terug gekomen zijn? Verkopen via ebay, via Koor&Stem, Klaus heeft dit bevraagd, nog geen reactie van K&S. Besluit: we zijn goed bezig, werkkapitaal is gelijk aan ongeveer één jaarwerking. De jaarrekening wordt goedgekeurd en de AV verleent kwijting aan de bestuurders. 5. Begroting 2014 Zie bijlage 2. Agnes heeft een nieuwe stemcoach gevonden, iemand van dichterbij. Linde Cockaerts komt uit Holsbeek, geeft stemvorming voor K&S, -ze kent Dirk van het Lemmens. Klaus neemt contact met haar op. Niet vooruitlopen op de feiten, maar de begroting voor stemcoach zal heel waarschijnlijk voordeliger worden. Werkgroep sponsoring is nog niet samengekomen, om op een systematische manier te kijken naar sponsoring. Aantal partners moet vergroot worden, dit is belangrijk. Huur van orkestpartituren moet nog opgenomen worden in de begroting. Mits deze aanpassing wordt de begroting 2014 goedgekeurd. Proficiat aan Greet voor al het werk, 6. Varia: BTW-plicht: vanaf 1 april kunnen alle vzw s met een omzet van of minder vrijstelling krijgen (vragen) van BTW, ondernemingsnummer wordt btw-nummer. Wat is omzet? Kaarten en sponsoring? Vraag aan K&S, voor hen niet duidelijk wat er onder omzet valt, dan pas kunnen ze advies geven aan koren. BTW te betalen op alles wat onder inkomsten valt? Die vraag moet beantwoord worden door K&S. Afwachten op advies van K&S. Vraag stellen aan Bernard, voorzitter van Keerbergs koor. Vóór de papieren neergelegd worden bij de griffie eerst uitsluitsel krijgen van K&S. Minder koorleden voor dit lenteconcert, voor kerstconcert 5 leden minder dan vorig jaar. Een aantal dingen die we kunnen doen: verjonging van repertorium, daardoor geen 18 jarigen aantrekken, maar wel jarigen. Iets doen voor leden die een nieuw lid aanbrengen? Klaus en Greet hebben bij K&S workshop/studiedag over verjonging gevolgd. Blijkbaar hebben alle koren dat probleem. Volgens K&S werkt het niet met een jeugdkoor/ jeugdwerking. 3//5

4 Foto s op de website, zijn die voldoende fancy? Iemand stelde voor dat een koorlid een nieuw koor zou opstarten, dat wij dan overstappen. Koor heeft ook een eigen cultuur. Via de nieuwe stemcoach (is jong), kan het koor misschien verjongen. Aanschaf van een elektronische piano: Dirk is het gesleur met piano s voor de concerten beu. We kunnen een elektronische piano gebruiken voor de repetities en de koorweekends. Budget van ongeveer Nadeel: moet veilig bewaard kunnen worden, liefst in Vogelzang. Annick wil liever de concerten op een echte piano spelen, anders zou de elektronische piano met enkele concerten terug betaald zijn. In het licht van de BTWplicht is het misschien interessant om onkosten te maken. We besluiten nog een paar jaar te wachten met de aankoop van een piano. Lieve vraagt bij K&S om het maandblad Stemband te sturen naar Greet François ipv Jan Robrechts; Peter Heirman wil graag uit het bestuur stappen, hij vindt dat de werking niet beantwoordt aan wat hij verwacht had. Hij mist regelmatig contact, er is geen geest van we doen het samen. Hij kan niet in een bestuur zitten waar er niet samengewerkt wordt en de beslissingen dikwijls niet collegiaal genomen worden. reactie van bestuur: Veel beslissingen worden genomen op de vergaderingen (2 keer per jaar, ook in 2013) van de RvB en opgenomen in het verslag, dat verspreid wordt naar de leden via de website. En verder is het contact dat bestuursleden onderling hebben functie van de taken die zij opgenomen hebben. Bv. mails naar Lieve in functie van schriftelijke communicatie. Kan er niet tegemoet gekomen worden naar Peter toe? De beslissing van Peter staat vast. Deze beslissing stelt het koor voor de volgende vragen: Wie neemt er de werkgroep sponsoring over, en willen we drie leden in de RVB of willen we terug vier leden? Advies van Jan Robrechts: 4 leden voor RVB is iets comfortabeler dan 3 voor het geval er nog een persoon afvalt. Vragen aan de koorleden: is een koorlid bereid om in RvB te komen? Verantwoordelijkheid sponsoring kan ook opgenomen worden zonder een bestuursfunctie op te nemen. We hebben sinds de oprichting van de vzw een gigantische weg afgelegd en zoveel mogelijk leden bij onze werking proberen te betrekken. Deze werkwijze moet verder gezet kunnen worden. We zullen de vraag stellen aan koorleden: iemand die de sponsoring overneemt (iemand uit de werkgroep Jef, Peter en Rudolf?) en iemand als vierde bestuurslid. Extra repetities en koordag: Boodschap moet gegeven worden aan Dirk, hij kent het koor en zou moeten kunnen inschatten wat ons koor aan kan en hoeveel repetities het zal nodig hebben. Hangt ook van veel andere zaken af; zoals wanneer zijn midifiles beschikbaar. Modernere werken zijn al moeilijker om thuis te repeteren, vooral de moeilijker ritmes. Stemverantwoordelijke: wat te doen met de meldingen van koorleden die niet aanwezig zullen zijn? Dit komt niet altijd op de repetitie aan bod. Voorstel: iedere stemverantwoordelijke verwittigt zijn eigen bendeleden, 4//5

5 mondeling op de repetitie of per mail. In augustus 2013 werd RvB uitgebreid met stemverantwoordelijken: opnieuw in 2014? Ze krijgen de kans om programmatorisch mee vooruit te denken. Dit is nuttig wanneer er ideeën vanuit de stemgroepen zijn om mee te nemen. Kan de locatie voor de algemene vergadering niet beter centraler liggen? Ergens in Leuven, bv. Vogelzang? Schitterend werk geleverd, kas die er gezond uit ziet, 50 mensen die ervan genoten hebben. 5//5