1 Jaarlijkse basissubsidiëring en ledensubsidiëring

Transcriptie

1 Zenithgebouw Koning Albert II-laan BRUSSEL INFONOTA Gericht aan: bijstandsorganisaties 7 november 2018 INF/AFZ/18/35 Contactpersoon Zie punt 3 Zie punt 3 Telefoon Zie punt 3 Bijlagen 4 Richtlijnen financiering bijstandsorganisaties. Hierbij vindt u de gebundelde richtlijnen financiering bijstandsorganisaties. Het betreft enerzijds de structurele, jaarlijkse financiering via de basissubsidiëring en de ledensubsidiëring op basis van het Besluit van de Vlaamse Regering van 11 december Anderzijds betreft het de subsidiëring gratis bijstand voor de periode van 2017 t/m 2019 op basis van de Mozaïekwetgeving. 1 Jaarlijkse basissubsidiëring en ledensubsidiëring 1.1 Basissubsidiëring Om hun collectieve opdracht uit te voeren wordt aan de bijstandsorganisaties een jaarlijkse basissubsidie toegekend in navolging van artikel 16 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 11 december 2015 houdende de vergunningsvoorwaarden en de subsidieregeling van bijstandsorganisaties om budgethouders bij te staan in het kader van persoonsvolgende financiering. U kunt het Besluit van 11 december 2015 vinden via volgende link: =false Conform artikel 14 wordt voorzien in deze basissubsidie via rapportering getrokken vóór 1 maart van een kalenderjaar. De rapporten bevatten het aantal aangesloten leden op 1 januari van dat kalenderjaar. Voor bijstandsorganisaties die volgens de rapportering meer dan 500 leden tellen bedraagt de basissubsidie euro. pagina 1 van 9

2 Indien er minder dan 500 leden zijn op 1 januari van het kalenderjaar wordt de basissubsidie berekend volgens de formule : aantal leden op 1 januari x euro /500. De basissubsidie mag echter niet minder dan minimaal euro bedragen. In aansluiting op artikel 14 bepaalt het VAPH zelf de wijze van rapporteren. Aangezien in het portaal al de lidmaatschappen geregistreerd worden en het VAPH zelf over de tools beschikt om rapportering op het portaal te draaien, zorgt het VAPH zelf voor de correcte rapportering. De basissubsidies worden aan de bijstandsorganisaties vóór 1 april van het kalenderjaar betaald. 1.2 Ledensubsidiëring 170 euro per lid Artikel 16 schrijft voor dat per aangesloten lid een subsidie van 170 euro aan de bijstandsorganisaties wordt toegekend op basis van rapportering getrokken vóór 1 maart van een kalenderjaar over het aantal aangesloten leden op 1 januari van dat kalenderjaar. De ledensubsidies worden aan de bijstandsorganisaties vóór 1 april van het kalenderjaar betaald. 1.3 Oproep tot tijdige invoer van de lidmaatschapsgegevens Het tijdig invoeren van correcte gegevens is van belang gezien de repercussies van de gerapporteerde lidmaatschapsgegevens op de basissubsidiëring en de ledensubsidiëring. Daarom verzoeken wij u om (nieuwe) lidmaatschappen zo spoedig mogelijk in het portaal in te voeren. In geval van stopzetting vragen wij om de stopzettingsdatum zo spoedig mogelijk in te voeren. Alle lidmaatschappen die lopend zijn op 1 januari van een kalenderjaar maar die uit vergetelheid niet werden ingevoerd in het portaal, en nog steeds mankeren op het moment dat de rapportering wordt getrokken (uiterlijk eind februari van een kalenderjaar), kunnen niet meegenomen worden in de rapportering voor de subsidiëringen. Lidmaatschappen die laattijdig worden ingevoerd, zullen niet meer gesubsidieerd worden, indien de rapportering in functie van de betalingen reeds getrokken werd. Alle lidmaatschappen die reeds ten einde waren op 1 januari van een kalenderjaar, maar die ten onrechte als nog lopend op 1 januari van het kalenderjaar in het portaal staan wanneer eind februari de rapportering wordt getrokken, worden ten onrechte meegenomen in de rapportering voor de betaling van de subsidiëringen en zijn niet wettelijk. Dit moet vermeden worden. De bijstandsorganisatie moet tijdig zorgen voor correcte gegevens in het portaal. Indien iets door laattijdigheid van de bijstandsorganisatie toch ten onrechte gesubsidieerd is, is de bijstandsorganisatie hiervoor verantwoordelijk. Zij dient dan vooralsnog het nodige recht te zetten in het portaal en het VAPH te verwittigen alvorens terug te betalen aan het VAPH. Het VAPH dient dan eerst een negatief recht als terugvordering in te boeken, waarna de bijstandsorganisatie de onrechtmatig verworven subsidie kan terug betalen aan het VAPH. Controles zullen uitgevoerd worden. pagina 2 van 9

3 1.4 Geen indexering In het besluit van 11 december 2015 is een indexering van de forfaitaire basissubsidies ( euro resp euro) en van het forfaitaire subsidiebedrag per lid (170 euro) voorzien. De Vlaamse regering heeft echter beslist om de indexering van werkingstoelagen die niet rechtstreeks betrekking hebben op lonen niet door te voeren voor de jaren 2017, 2018 en Subsidiëring gratis bijstand In aansluiting op de infonota van 8 oktober 2018 vindt u hierbij de richtlijnen financiering van bijstandsorganisaties voor prestaties in het kader van gratis bijstand. 2.1 Wetgeving en begroting Mozaïekwetgeving In navolging van de Mozaïekbesluiten I 1 en II 2 wordt door het Transitiebesluit 3 voorzien in de uitbetaling van subsidies aan de bijstandsorganisaties voor het leveren van prestaties gratis bijstand. Het Mozaïekbesluit I heeft aan het Transitiebesluit een artikel 29/6 toegevoegd dat de subsidiëring van gratis bijstand regelt voor de periode van 2017 tot en met Hierdoor werd reeds geregeld dat overheen deze periode de bijstandsorganisaties voor het betalen van lidgelden en het leveren van meer hoogdrempelige bijstand 4 aan transitie ZiN-cliënten in totaal maximaal 300 euro per persoon kunnen registreren. De financiering gebeurt rechtstreeks vanuit het VAPH. Deze dossiers benoemen we verder in deze infonota als gewone dossiers. Het Mozaïekbesluit II voegt nog een achtste lid toe aan het artikel 29/6, met uitwerking op de periode van 2017 tot en met Zoals werd meegedeeld in de infonota van 8 oktober 2018, kunnen overheen deze periode en overheen bijstandsorganisaties voor in totaal maximaal euro aan lidgelden en meer hoogdrempelige bijstand per persoon geregistreerd worden. Via motivering moet aangetoond worden dat het gezien de specifieke situatie van de persoon 1 Besluit van de Vlaamse Regering van 24 februari 2017 houdende de wijziging van een aantal besluiten van de Vlaamse Regering over de invoering van persoonsvolgende financiering. 2 Besluit van de Vlaamse Regering van 8 juni 2018 houdende de wijziging van diverse besluiten van de Vlaamse Regering die verband houden met de ondersteuning van personen met een handicap. 3 Besluit van de Vlaamse Regering van 24 juni 2016 houdende de transitie van personen met een handicap die gebruikmaken van een persoonlijke-assistentiebudget of een persoonsgebonden budget of die ondersteund worden door een flexibel aanbodcentrum voor meerderjarigen of een thuisbegeleidingsdienst, naar persoonsvolgende financiering en houdende de transitie van de flexibele aanbodcentra voor meerderjarigen en thuisbegeleidingsdiensten. 4 Dit betreft het verlenen van meer hoogdrempelige bijstand als vermeld in art. 12 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 11 december 2015 houdende de vergunningsvoorwaarden en de subsidieregeling van bijstandsorganisaties om budgethouders bij te staan in het kader van persoonsvolgende financiering. pagina 3 van 9

4 noodzakelijk is om meer te presteren wat meer hoogdrempelige bijstand betreft. Deze dossiers benoemen we verder in de infonota als complexe dossiers. U kunt het Transitiebesluit met het volledige artikel 29/6 vinden via volgende link: =false Begroting Omdat de budgetten voor transitie ZiN-cliënten volledig berekend werden op basis van de ondersteuning die deze cliënten op 31 december 2016 kregen, en omdat deze budgethouders rekenen op zorgcontinuïteit, is er in deze budgetten geen financiële ruimte om zich te laten bijstaan door een bijstandsorganisatie, als er nood zou zijn om de ondersteuning op een andere manier of nog meer op eigen maat te organiseren. Daarom werden er extra middelen voorzien om aan de personen die dit wensen de mogelijkheid van gratis bijstand te bieden ter waarde van maximaal 300 euro per persoon (gewoon dossier) of maximaal euro per persoon (complex dossier). Personen zijn rechthebbend indien zij voldoen aan drie voorwaarden (zie zoals beschreven in het item Rechthebbenden op gratis bijstand ). Indien rechthebbenden effectief gratis bijstand wensen is dit subsidiabel naar de bijstandsorganisaties toe binnen de perken van de voorziene begroting. Aan de rechthebbende personen wordt niets extra aangerekend op hun persoonsvolgend budget. In de periode 2017 tot en met 2019 wordt voor gratis bijstand begrotingsmatig een maximaal subsidiebedrag van euro per jaar overheen de bijstandsorganisaties voorzien. Voorwaarde is uiteraard dat de bijstandsorganisaties jaarlijks voldoende prestaties kunnen bieden qua lidgelden en (meer) meer hoogdrempelige bijstand. Indien in de periode 2017 tot en met 2019 tijdens een bepaald jaar te weinig rechthebbenden gratis bijstand zouden wensen of indien er te weinig prestaties zouden worden geleverd, dan kan het restbudget dat overblijft van het voorziene jaarlijkse budget van euro, niet gerecupereerd worden of niet overgedragen worden naar een ander jaar om gratis bijstand te subsidiëren, daar het budget op jaarbasis werd vastgelegd in de begroting. Indien in de periode 2017 tot en met 2019 tijdens een bepaald jaar teveel rechthebbenden gratis bijstand zouden wensen of indien er te veel prestaties zouden worden geleverd, dan kan maximaal gesubsidieerd worden binnen het voorziene jaarlijkse budget van euro en kan dit budget niet overschreden worden. Het jaarlijks bedrag van euro wordt over de bijstandsorganisaties verdeeld volgens een verdeelsleutel die halfjaarlijks wordt geëvalueerd Verdeelsleutels 2017 en 2018 De bijstandsorganisaties worden telkens vóór het eind van elk semester uitgenodigd door het VAPH voor een overleg over (onder andere) de verdeelsleutel gratis bijstand. In afspraak met de bijstandsorganisaties wordt telkens een verdeelsleutel voor het volgende semester vastgelegd. pagina 4 van 9

5 Via de percentages in deze semestriële verdeelsleutel wordt het budget verdeeld om de subsidies per bijstandsorganisatie te kunnen bepalen. De verdeelsleutels zijn ook een belangrijk element voor de uitvoering van de semestriële voorschotten en de jaarlijkse afrekeningen. De eerste semestriële verdeelsleutel 2017 was reeds oorspronkelijk vastgelegd in het Transitiebesluit in artikel 29/6, par.2, 4 de lid. De tweede semestriële verdeelsleutel 2017, de eerste semestriële verdeelsleutel 2018 en de tweede semestriële verdeelsleutel 2018 werden, zoals vereist in artikel 29/6, par.2, 3 de lid van het Transitiebesluit, vastgelegd in Ministeriële besluiten. In bijlage vindt u deze 3 Ministeriële besluiten. Het betreft het Ministerieel besluit van 12 september 2017, het Ministerieel besluit van 21 juni 2018 en het Ministerieel besluit van 3 juli De eerste semestriële verdeelsleutel 2017 bevat volgende percentages : Onafhankelijk leven : 38%; Absoluut : 38 %; Alin : 12%; ZOOM : 12%. De tweede semestriële verdeelsleutel 2017 bevat volgende percentages : Onafhankelijk leven : 32%; Absoluut : 32 %; Alin : 12%; ZOOM : 12%; My Assist : 12%. De eerste semestriële verdeelsleutel 2018 bevat volgende percentages : Onafhankelijk leven : 32%; Absoluut : 32 %; Alin : 12%; ZOOM : 12%; My Assist : 12%. De tweede semestriële verdeelsleutel 2018 bevat volgende percentages : Onafhankelijk leven : 25%; Absoluut : 25 %; Alin : 19%; ZOOM : 19%; My Assist : 12%. De verdeelsleutels voor 2019 zullen nog in afstemming met de bijstandsorganisaties vastgelegd worden en de betrokken Ministeriële besluiten zullen na goedkeuring nog worden ter beschikking gesteld. 2.2 Financiële afhandeling De financiële afhandeling verloopt via semestriële voorschotten en jaarlijkse afrekeningen Maximale subsidiebedrag per bijstandsorganisatie Het maximale subsidiebedrag van een bijstandsorganisatie voor een jaar wordt berekend door de som te maken van enerzijds het maximum subsidiebedrag voor het eerste semester en anderzijds het maximum subsidiebedrag voor het tweede semester van dat jaar. Het maximum subsidiebedrag voor het eerste semester wordt berekend door het percentage voor die bijstandsorganisatie volgens de verdeelsleutel voor dat eerste semester toe te passen op de helft van het jaarlijks totaalbudget (op euro). Het maximum subsidiebedrag voor het tweede semester wordt berekend door het percentage voor die bijstandsorganisatie volgens de verdeelsleutel voor dat tweede semester toe te passen op de helft van het jaarlijks totaalbudget (op euro) Semestriële voorschotten De voorschotten worden betaald per semester en bedragen telkens overheen de bijstandsorganisaties in totaal 80% van de helft van het maximale jaarlijkse subsidiebedrag (80% van euro), dus euro per semester. Dit totale bedrag van euro aan semestriële voorschotten wordt elk semester percentagegewijs verdeeld over de bijstandsorganisaties volgens de corresponderende verdeelsleutel. Een bijstandsorganisatie krijgt hierdoor voor een bepaald semester van een bepaald pagina 5 van 9

6 jaar verhoudingsgewijs een deel van euro als voorschot afhankelijk van het percentage dat voor dat semester voor die bijstandsorganisatie is vastgelegd. De betaling van de semestriële voorschotten gebeurt steeds in januari en in juli van elk jaar in de periode 2017 t/m Jaarlijkse afrekeningen Een werkingsjaar wordt afgerekend per bijstandsorganisatie in het jaar na het werkingsjaar. Als de motivaties bij complexe dossiers inhoudelijk in orde zijn, wordt overgegaan tot het uitvoeren van een aantal controles ter afrekening van het voorbije werkingsjaar. Bij elke bijstandsorganisatie wordt hierbij nagegaan of het totaal van de lidgelden de 20%-grens niet overschrijdt. Het effectieve subsidiebedrag voor een bijstandsorganisatie wordt bepaald na aftoetsing van het maximale subsidiebedrag aan het totaalbedrag van de prestaties. Vervolgens wordt het effectieve subsidiebedrag verminderd met de voorschotten om het afrekeningssaldo te bepalen Controle lidgelden Het totaal aan lidgelden die voor een semester werden geregistreerd door een bijstandsorganisatie, mag niet hoger zijn dan 20 % van het maximum subsidiebedrag voor die bijstandsorganisatie voor dat semester. Indien er in totaal meer dan 20% van het maximum subsidiebedrag voor een semester aan lidgelden is geregistreerd,, wordt het teveel aan lidgelden bij de afrekening niet mee in rekening genomen in het totaalbedrag van geregistreerde prestaties Bepaling effectieve subsidiebedrag en afrekeningssaldo Om het effectieve subsidiebedrag van een jaar voor een bijstandsorganisatie te bepalen, wordt het totaalbedrag van de geregistreerde prestaties van de bijstandsorganisatie, vergeleken met haar maximale subsidiebedrag voor dat jaar volgens de verdeelsleutels. Het uiteindelijke afrekeningssaldo wordt berekend door het effectieve subsidiebedrag van een jaar voor een bijstandsorganisatie te verminderen met de reeds betaalde voorschotten voor dat jaar, wat resulteert in een (positief of negatief) afrekeningssaldo voor dat jaar. Via de voorschotten werd immers aan een bijstandsorganisatie reeds voor 80% van haar maximale subsidiebedrag van een werkingsjaar betaald. Indien blijkt dat het totaalbedrag van de geregistreerde prestaties voor een jaar gelijk is aan of hoger is dan het maximale subsidiebedrag voor dat jaar, dan is het effectieve subsidiebedrag voor dat jaar gelijk aan het maximale subsidiebedrag voor dat jaar. Enkel in dat geval kan aan de bijstandsorganisatie als positief afrekeningssaldo nog 20% van haar maximale subsidiebedrag voor dat jaar uitbetaald worden. Indien blijkt dat het totaalbedrag van de geregistreerde prestaties voor een jaar lager is dan het maximale subsidiebedrag voor dat jaar, dan is het effectieve subsidiebedrag voor dat jaar gelijk aan het totaalbedrag van de geregistreerde prestaties. Als evenwel het totaalbedrag van alle geregistreerde prestaties wel hoger is dan de reeds betaalde voorschotten, kan wel nog enkel het verschil tussen het totaalbedrag van de prestaties en de betaalde voorschotten als positief afrekeningssaldo uitbetaald worden. Indien echter het totaalbedrag van alle geregistreerde prestaties lager is dan de reeds betaalde voorschotten, dan wordt het verschil tussen het totaalbedrag van de prestaties en de betaalde pagina 6 van 9

7 voorschotten als negatief afrekeningssaldo ingeboekt door het VAPH. Daarna dient de bijstandsorganisatie het verschil terug te storten aan het VAPH Eventuele herverdeling maximale subsidies Indien een bijstandsorganisatie te weinig heeft gepresteerd en een andere bijstandsorganisatie teveel heeft gepresteerd volgens de respectieve verdeelsleutels, kan het VAPH de bijstandsorganisatie die te veel gepresteerd heeft ook nog vergoeden voor het gepresteerde deel dat boven de verdeelsleutels gaat waaraan ze diende te voldoen, zolang dit niet de financiële ruimte overschrijdt die vrij gekomen is door het bedrag dat het VAPH niet gesubsidieerd heeft aan de bijstandsorganisatie die te weinig heeft gepresteerd voor het gepresteerde deel dat lager is dan waar ze volgens de verdeelsleutels aan diende te voldoen. 2.3 Duiding bij registratie van prestaties gratis bijstand Rechthebbenden op gratis bijstand Personen zijn volgens de wetgeving rechthebbend op gratis bijstand indien zij voldoen aan elk van de volgende drie voorwaarden: - op 31 december 2016 ondersteuning genoten hebben via een flexibel aanbodcentrum meerderjarigen of thuisbegeleidingsdienst; - op 31 december 2016 niet gecombineerd hebben met PAB; - een PVB transitie ZiN gekregen hebben. De wetgeving wordt strikt toegepast. Voor budgethouders die niet aan (één van) deze drie voorwaarde(n) voldoen, is gratis bijstand niet toegelaten. Budgethouders die wel aan deze drie voorwaarden voldoen, maar die hun budget niet meer volledig via voucher besteden of die na hun PVB transitie ZiN nog een ander PVB ter beschikking gesteld kregen/krijgen, blijven wel gerechtigd om gebruik te maken van gratis bijstand, daar er nergens in de wetgeving bepaald is dat het recht op gratis bijstand zou vervallen indien er naderhand niet meer volledig via voucher wordt besteed of indien een ander PVB ter beschikking wordt gesteld. Als u twijfelt of een budgethouder (nog) recht heeft op gratis bijstand, dan kunt u contact opnemen met het VAPH, via de coördinaten vermeld op het einde van deze infonota Prestaties voor rechthebbenden die effectief nood hebben aan gratis bijstand Als lid kan een budgethouder al gratis beroep doen op laagdrempelige begeleiding. Dit kan bestaan uit: individueel advies via of telefoon opleidingen die de persoon versterken in zijn rol als budgethouder en werkgever Hoogdrempelige, intensieve bijstand op maat kan bestaan uit: samen met de persoon of in zijn opdracht de volledige administratie en boekhouding opnemen; contracten regelen met zorgaanbieders; inspecties voorbereiden; pagina 7 van 9

8 nieuwe assistenten zoeken; ondersteuning organiseren; Hoeveel bijstand geboden wordt voor het bedrag van 300 euro respectievelijk euro verschilt naargelang de bijstandsorganisatie waarop men beroep doet, vermits de prijs per bijstand of per uur niet door het VAPH wordt vastgelegd. Hiervoor wordt steeds verwezen naar de bijstandsorganisaties zelf Registratie prestaties gratis bijstand in het portaal De geboden prestaties qua lidgelden en meer hoogdrempelige bijstand worden door de bijstandsorganisaties permanent geregistreerd in het portaal tijdens de periode 2017 tot en met Er waren sinds de opstart van de applicatie reeds registraties van prestaties gratis bijstand in het portaal mogelijk voor gewone dossiers (in totaal niet meer dan 300 per persoon). Met het nieuwe Mozaïekbesluit werden tevens complexe dossiers (in totaal niet meer dan euro per persoon) subsidiabel, en dit met terugwerkende kracht voor prestaties vanaf ten vroegste 1 januari In plaats van een formulier of Excel heeft het VAPH voor het registreren van complexe dossiers aanpassingen aan het portaal doorgevoerd om de motivaties binnen de registraties via het portaal te laten gebeuren. We hebben bijgevolg bij iedere nieuwe registratie waarbij de totale bijstand hoger wordt dan 300 euro een motivatieveld gecreëerd waarin de bijstandsorganisatie kan motiveren waarom er een overschrijding is. Indien het totaal hoger wordt dan 300 euro binnen eenzelfde bijstandsorganisatie dan presenteert de applicatie een verplicht in te vullen motivatieveld. Indien het totaal hoger wordt dan 300 euro overheen bijstandsorganisaties, dan is er een vrij invulbaar veld als de bijstandsorganisatie die een registratie toevoegt zelf in totaal niet boven 300 euro gaat, en is er een verplicht in te vullen veld als de bijstandsorganisatie die een registratie toevoegt zelf in totaal boven 300 euro gaat. Een aangepaste handleiding gratis bijstand werd reeds aan de bijstandsorganisaties bezorgd. Deze handleiding wordt eveneens als bijlage bij deze infonota gevoegd. De motivaties voor complexe dossiers worden pas gecontroleerd door het VAPH in kader van de afrekening. De controles van de geregistreerde motivaties voor 2017 gebeuren vanaf november 2018 in functie van de afrekening Ex post controles of het opvragen van nadere informatie door het VAPH zijn steeds mogelijk. Indien een motivatie niet voldoet zal de geregistreerde prestatie bij de afrekening niet mee in rekening genomen worden in het totaalbedrag van geregistreerde prestaties. Indien men een nieuwe registratie wil toevoegen dan wordt deze niet toegelaten door de applicatie als men hierdoor boven euro in totaal zou gaan, rekening houdend met de bestaande registraties overheen jaren binnen eenzelfde bijstandsorganisatie alsook overheen bijstandsorganisaties. Zo kunnen er sedert 04 oktober 2018 geen prestaties te veel worden geregistreerd in de databank, zodat correcte jaarlijkse afrekening en correcte (beleids)rapportering gegarandeerd zijn. Als men toch tracht boven euro in totaal te registreren, verschijnt er een foutmelding. pagina 8 van 9

9 2.3.4 Deadlines voor registraties 2017 respectievelijk 2018 Zoals gecommuniceerd op 14 september 2018 zijn de deadlines voor registraties 2017 respectievelijk 2018: Deadline registratie prestaties 2017 : zowel prestaties voor gewone als complexe dossiers, dienen uiterlijk geregistreerd te zijn vóór eind oktober Deadline registratie prestaties 2018 : zowel prestaties voor gewone als complexe dossiers, dienen uiterlijk geregistreerd te zijn vóór eind februari Vragen Als u vragen hebt met betrekking tot een van bovenstaande items, dan kunt u contact opnemen met Nadine Frison via het telefoonnummer 02/ of via mail naar afrekening@vaph.be met vermelding van de naam van uw bijstandsorganisatie en het item waarover de vraag gaat. Met vriendelijke groeten, James Van Casteren Administrateur - generaal pagina 9 van 9