Commissie voor Normalisatie van de boekhouding van de instellingen van openbaar nut van de sociale zekerheid

Transcriptie

1 FEDERALE OVERHEIDSDIENST SOCIALE ZERKERHEID DIRECTIE GENERAAL SOCIAAL BELEID Commissie voor Normalisatie van de boekhouding van de instellingen van openbaar nut van de sociale zekerheid ONTWERP VAN OMZENDBRIEF goedgekeurd op 13/06/2014 Doc.CN-RPV-14-R02-06 REF. : DGSOC/COM-NORM/XX Betreft : Boeking en opvolging van de facturatie door de vzw Smals, aan de OISZ 1. Datum inwerkingtreding: xx/xx/20xx 2. Doel/context: Naar aanleiding van een ontwerpverslag van het Rekenhof over de boekhoudkundige verwerving en de opvolging van de facturatie aan de OISZ s door de vzw Smals, heeft het College van de OISZ s een aantal boekhoudprincipes uitgewerkt. Die werden door de Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de OISZ s in concrete boekingsrichtlijnen omgezet. Die richtlijnen hebben hoofdzakelijk betrekking op het beheer en de boeking van de voorschotten die aan de Smals worden betaald en de waarborgen en borgtochten die bij de Smals worden gesteld om bepaalde risico s te dekken. De voorschotten en waarborgen in kwestie moeten sindsdien worden vermeld in de activa van de balans van de OISZ s die er eigenaar van zijn. Ter informatie wordt in een punt van deze omzendbrief ook het beheer van de BSM -contracten beschreven. Tot slot heeft deze omzendbrief geleid tot de opmaak van een (gestandaardiseerde) staat van de informatica-uitgaven die bedoeld is om als bijlage te worden opgenomen bij de jaarrekening van de OISZ waarop deze bedragen betrekking hebben. 3. Referenties: 3.1. Wettelijke referentie: 3.2. Plenaire vergaderingen van de Commissie van : 21/12/2010, 28/04/2011, 19/09/2013, 13/06/2014 (bijwerkingen van de datums op 10/07/2018). 4. Bijlage : de staat van de informatica-uitgaven (bij de jaarrekening te voegen) De voorzitter van de Commissie, H. LARMUSEAU Verdere inlichtingen kunnen verkregen worden bij het secretariaat van de Commissie, op het adres: com-norm@minsoc.fed.be 1/20

2 Verwerving en opvolging van de facturatie door de vzw Smals, aan de OISZ 1. Context Inhoudsopgave 2. Documenten van de Smals en concepten voor de facturatie in Boekingen en principes 3.1. Kwartaalvoorschotten 3.2. Voorschotten en OVA-document Samenstelling (bijwerking van het verleden: afgesloten jaarrekeningen) Storting op de voorschotrekening (debet van 4153) 1) Storting vanaf ) Herbesteding van de niet-gebruikte bedragen Vermindering van de voorschotrekening (krediet van 4153) 1) Uitvoering van de prestaties 2) Effectieve terugbetaling door de Smals van de niet-gebruikte bedragen 3) Hergebruik van de niet-gebruikte bedragen voor een andere BSM Overeenstemming tussen OISZ en Smals (openstaande saldo s) 3.3. Garanties en borgtochten (bijzondere projecten) Samenstelling (bijwerking van het verleden: afgesloten jaarrekeningen) Storting op de garantierekening (debet van 2811) 1) Storting vanaf Vermindering van de rekening (krediet van 2811) 1) Uitvoering van de prestaties 2) Terugbetaling van de niet-gebruikte bedragen door de Smals 2) Hergebruik van de niet-gebruikte garanties voor een andere BSM Overeenstemming tussen OISZ en Smals (openstaande saldo s) 2/20

3 3.4. Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding) Samenstelling (bijwerking van het verleden: afgesloten jaarrekeningen) Storting op de garantierekening (debet van 2811) 1) (Positieve) verschillen op kostprijs Vermindering van de rekening (krediet van 2811) 1) Uitvoering van de prestaties (gevallen waarbij het risico zich voordoet) 2) Effectieve terugbetaling van de garanties door de Smals 3) Hergebruik van de garanties voor een BSM Overeenstemming tussen OISZ en Smals (openstaande saldo s) 3.5. Verschillen op kostprijs 1) Verhoging of vermindering van de garanties of borgtochten (risico s op ontwikkeling) 2) Effectieve terugbetaling 3) Hergebruik voor een BSM 3.6. Kostennota s Smals (gewone) 4. Beheer van de BSM Inhoud van de BSM 4.2. Principes 1) Optimalisatie van de boekhoudkundige en budgettaire opvolging voor iedere BSM 2) Transparantie 3) Overleg 4) Activering van informaticatoepassingen (investeringsuitgaven) Bijlage : Staat van de informatica-uitgaven 1 Bijzondere samenwerkingsmodaliteiten / Modalités spéciales de collaboration. 3/20

4 1. Context In het kader van de opvolging van zijn verslag dat in 2009 werd gepubliceerd 2, heeft het Rekenhof een onderzoek gedaan over de boekhoudkundige verwerving en opvolging van de facturatie door de vzw Smals, aan de OISZ. Het heeft op 15 september 2010 een ontwerpverslag bezorgd aan het College van de OISZ. In dit ontwerpverslag vraagt het Rekenhof tevens aan de Commissie voor Normalisatie dat ze de daarin vermelde problemen opvolgt. Het College van de OISZ heeft op dit ontwerpverslag gereageerd door middel van een brief van 13 oktober 2010 gericht aan het Rekenhof en heeft vervolgens de Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de OISZ gevraagd de principes in zijn antwoord aan het Rekenhof verder uit te werken en om te zetten in concrete boekingsrichtlijnen die reeds vanaf 2011 moeten kunnen toegepast worden. Op te merken valt dat de begrotingscyclus reeds begonnen is en dat dit budget zal worden opgevolgd binnen het oorspronkelijk goedgekeurd budget. 2. Documenten of concepten voor een goed begrip van de facturatie van de Smals in 2011 De brief van het College van de OISZ van 13 oktober 2010 bevat de volgende acht concepten. 1. Kwartaalvoorschot : voorschotten op te leveren prestaties, gevraagd door de Smals aan enkele belangrijke leden, om haar eigen ontoereikende fondsen te spijzen en aldus haar financiële kosten te verminderen. 2. Voorschot : bedragen bestemd voor de voorlopige financiering van een bijzonder BSMproject 3 ; 3. OVA-document ( opvolging voorlopige aanrekening - suivi de l avance ): document opgemaakt door de Smals om de besteding van de voorschotten te verantwoorden, op basis van de werkelijke uitgaven voor de betrokken BSM. 4. Garanties en borgtochten: bedragen bestemd voor de financiering op lange termijn van bijzondere projecten (door de Smals «voorschotten met het karakter van voorzieningen» genoemd); 5. Garanties borgtochten aan de Smals: bedragen die aan de OISZ toebehoren en bij de Smals gebleven zijn als garantie voor de uitvoering van een contract. Concreet moeten ze de risico s op budgetoverschrijding (intra-muros werken), op fouten in de ontwikkelde programma s, op een onderschatting van de facturatieprijzen dekken (door de Smals «voorziening voor risico s op ontwikkeling» genoemd); 6. Kostennota s van Smals ( gewone ): facturatie van intra-muros werken, van bijkomende werken ; 7. Kostennota s van Smals: besteding van de garanties en borgtochten (voorschotten met het karakter van voorzieningen); 8. Verschillen op kostprijs: Door het facturatiesysteem voor prestaties bij de Smals wordt elk jaar bij het afsluiten van de rekeningen een verschil tussen de gefactureerde bedragen en de reële kosten vastgesteld (bedrijfsresultaat). 2 Informaticabedrijven van de overheid - Samenwerking van de overheid met de vzw Smals, juli Bijzondere samenwerkingsmodaliteiten / Modalités spéciales de collaboration (voor meer toelichting, zie punt 4 Beheer van de BSM ). 4/20

5 Op grond van een beslissing van de Algemene Vergadering van de Smals kunnen de positieve verschillen: - ofwel aan de leden worden herbesteed of teruggestort; - ofwel worden gebruikt om een bij de Smals opnieuw een voorziening voor risico s op ontwikkeling 4 samen te stellen wanneer dit is gebruikt of wanneer de verdeling ervan onder de leden moet worden aangepast. De herbesteding is gekoppeld aan een boeking zonder financieel of budgettair verkeer. De effectieve terugstorting is gekoppeld aan een financiële of budgettaire beweging. Indien de verschillen op kostprijs negatief zijn, zal de Smals deze aanvullen door middel van haar voorziening voor risico s op ontwikkeling 4 (gevallen waarbij het risico zich voordoet). 3. Boekingen en principes Samengevat heeft het Rekenhof op de volgende punten gewezen: Gebruik maken van de gedetailleerde informatie medegedeeld door de Smals (om redenen van transparantie) en zorgen voor een optimale opvolging van de betalingen; Een procedure volgen om overeenstemming te bekomen tussen de Smals en de OISZ wat betreft: - het saldo van niet-gebuikte voorschotten; - de klantenrekeningen; - de leveranciersrekeningen. Betere opvolging van de voorschotten: - individueel; - project per project; - al dan niet buiten de boekhouding. De voorschotten boeken en aanrekenen, om op zijn minst op het einde van het jaar maar bij voorkeur doorlopend het saldo van de nog te verrekenen voorschotten te doen verschijnen; Zorgen voor de nodige overeenstemming tussen de voorschottennota's en de afrekeningen, voor wat betreft het bedrag en de uitvoeringstermijn; De gestorte bedragen voor de dekking van de risico's gedragen door de OISZ in de activa van de balans opnemen. Wat de voorschotten betreft, heeft het College van de OISZ volgend principe vastgelegd: voor de verschillende opgesomde soorten voorschotten zullen stortingen aan de Smals eerst worden geboekt en ingeschreven in de balans van de instelling (kwartaalvoorschotten, voorschotten op de BSM, garanties en borgtochten voor bijzondere projecten, ). Naargelang de prestaties worden geleverd, zal het saldo van de voorschotten (balans) worden verminderd met het bedrag van de geleverde prestaties en zullen de prestaties op dat ogenblik bij de economische lasten of investeringen worden geboekt. De niet-gebruikte voorschotbedragen, de verschillen op kostprijs, de garanties borgtochten (voor afzonderlijke projecten) kunnen: - ofwel herbesteed (zonder financiële beweging) voor andere BSM (ze worden dus terug deel van de voorschotten); - ofwel financieel worden teruggestort aan de OISZ. De voorschotten vóór 2011 (voor afgesloten jaarrekeningen) moeten in de balans (zelfs globaal als het niet mogelijk is om een voor een uitsplitsing per BSM te zorgen 5 ) worden geboekt, om de 4 Zie definitie bij punt 5 hierboven. 5 De administratieve documenten zijn niet vereist ook al zijn ze van belang. 5/20

6 schuldvorderingen die werkelijk in het bezit zijn van de OISZ weer te geven. Daarenboven, voor de garanties en borgtochten betaald bij de Smals en die nog niet zouden gebruikt geweest zijn en die geïdentificeerd kunnen worden, zullen de balans van de OISZ en hun resultaat moeten worden geregulariseerd. De rekeningen 4153 (voorschotten op BSM) en 2811 (garanties en borgtochten) zullen ook in de rekening van budgettair beheer 6 voorgesteld worden. Omdat ze gekoppeld werden aan de begrotingsrekeningen in de plaats van rekeningen 6 (opdat het saldo van deze schuldvorderingen in het activa van de balans zou voorkomen) gaan ze evenwel de rekening uit evenwicht brengen. De verschillen die daardoor zullen voorkomen moeten onderaan de beheersrekening worden verantwoord met verwijzing naar onderhavige nota. Dankzij de boeking van de verschillende voorschotten in rekeningen 4153 en 2811 het gans jaar door, kunnen deze voorschotten permanent worden opgevolgd, in plaats van een keer per jaar (op 31.12). Daarnaast zullen de transparantie van de boekingen en eventuele problemen uiterlijk binnen twee jaar worden geëvalueerd. 6 Herinnering : De rekening van budgettair beheer heeft tot doel te controleren dat alle verrichtingen die aanleiding geven tot een uitbetaling of een incassering (verrichtingen met derden) ingeschreven zijn geweest in de begrotingsrekeningen en dat deze overeenstemmen met de financiële toestand (cf. Doc.CN-RPV/06/05). 6/20

7 3.1. Kwartaalvoorschotten Deze voorschotten worden bepaald in functie van een overeengekomen budget. Ze worden vereffend samen met de prestaties. Ieder kwartaal worden ze gecorrigeerd door middel van een creditnota (-) of een bijkomende kostennota (+). Het College merkt op dat een zeer doorzichtige methode nu reeds op dit niveau wordt gevolgd. 7/20

8 3.2. Voorschotten en OVA-document De BSM moet de mogelijke betaling van voorschotten voorzien en de reden daartoe vermelden (voorgestelde tekst in voormelde brief van het College); Indien het voorschot na twee jaar niet werd gebruikt kan het beheerscomité van de instelling ofwel verzoeken de niet-gebruikte voorschotten terug te storten (financiële beweging), ofwel de herbesteding van deze bedragen te vragen (zonder financiële beweging) voor een andere BSM. Alle voorschotten (BSM per BSM) moeten worden opgevolgd (aparte facturatie). Deze opvolging zal jaarlijks aan het beheerscomité van de instelling worden voorgelegd; Deze voorschotten worden weergegeven op het actief van de balans in rubriek 4153 gestorte voorschotten op BSM (schuldvordering), die kan worden uitgesplitst als volgt: voorschotten op BSM / kosten (gekoppeld aan 814.1); voorschotten op BSM / investeringen (gekoppeld aan 870.1). N.B. : De leden die vele BSM's hebben tijdens een jaar zullen ze individueel kunnen opvolgen buiten de boekhouding en zich kunnen beperken tot een boeking van de financiële stromen in de boekhouding. Dit betekent concreet dat een globaal bedrag zal worden geboekt in rekening 415, maar dat de verschillende BSM's daarin niet individueel zullen voorkomen: ze zullen in dit geval in een bijlage worden opgenomen Opmaken van de voorschotrekening regularisatie : afgesloten jaarrekeningen 8 (geval van de garantie betaald vóór 2011 en tot nu toe nog niet gebruikt) 614x of 21 Voorschotten op de BSM aan Kosten Informatica Informaticainvesteringen. Indien de vroeger gestorte bedragen overeenstemden met lasten (8141 / 6) voor de instelling moet hier een negatieve last worden geboekt. Indien deze sommen daarentegen overeenstemden met investeringen (8701 / 21) moet rekening 2 gecrediteerd worden Storting op de voorschotrekening (debet van 4153) 1) Storting van de voorschotten vanaf 2011 (met financiële beweging) (op basis van de BSM) of / Lopende uitgaven voor de ontwikkeling en de exploitatie van informaticasystemen /of investeringsuitgaven /Voorschotten op de BSM aan Schuldeiser Smals. 7 Cf. punt 3 du van het verslag van de plenaire vergadering van over Doc-CN-RPV-11-R01. 8 De boekingen van 2010 kunnen nog gecorrigeerd worden, zo lang de afsluitingswerkzaamheden niet begonnen zijn. 8/20

9 Schuldeiser Smals 5 aan financiële rekening. 2) Herbesteding van de niet-gebruikte bedragen (zonder financiële beweging) Alle herbestede bedragen worden op een voorschotrekening geplaatst (x) zodat ze kunnen dienen voor nieuwe BSM zonder dat een beroep moet worden gedaan op nieuwe budgettaire kredieten en zonder financiële uitbetaling. Deze bedragen worden opnieuw voorschotten. 2a. Herbesteding van een niet-gebruikt voorschot van een andere BSM Voorschotten op de BSM 2 aan Voorschotten op de BSM 1. 2b. Herbesteding van garanties en borgtochten (bijzondere projecten) Voorschotten op de BSM 2811 aan Garanties en borgtochten (bijzondere projecten). 2c. Herbesteding van Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding) Geval waarbij het aandeel van het lid wordt gebruikt, wanneer het risico zich voordoet (zie punt ) Voorschotten op de BSM aan Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding). 2d. Herbesteding van de positieve verschillen op kostprijs Voorschotten op de BSM 7 aan Opbrengsten. 9/20

10 10/20

11 Vermindering van de rekening van de voorschotten (krediet van 4153) 1) Uitvoering van de prestaties, gedurende maximum twee boekjaren (op basis van een OVA-document) 6141 of 21 Informaticakosten (prestaties) of Informaticainvesteringen aan Voorschotten op de BSM. 2) Effectieve terugbetaling van de niet-gebruikte bedragen (+ financiële beweging) (op basis van een kredietnota) Indien de terugbetaling betrekking heeft op een voorafgaand begrotingsjaar, wordt een ontvangst ingeschreven. Heeft ze betrekking op hetzelfde begrotingsjaar, dan is een negatieve uitgave toegestaan. Schuldeiser Smals 7... of 8.. / aan Budgettaire ontvangsten (Kt) of aan Budgettaire uitgaven (Kt) / Voorschotten op de BSM. 5 Financiële rekening aan Schuldeiser Smals. 3) Hergebruik van de niet-gebruikte bedragen voor een andere BSM (zonder financiële beweging) Voorschotten op de BSM 4 aan Voorschotten op de BSM Overeenstemming tussen OISZ en Smals (openstaande saldo s) Er moet worden voorzien in een procedure voor de overeenstemming tussen de boekhouding van de OISZ en de boekhouding van de Smals. Voor de voorbereiding van de jaarrekeningen zal de Smals ieder jaar een brief sturen naar iedere instelling, met daarin het eventueel saldo van de rekeningen klanten/leverancier en informatie over de voorschotten. Deze brief wordt vervolgens voor akkoord door de instelling ondertekend of aangevuld met opmerkingen, en wordt naar haar bedrijfsrevisor gestuurd. 11/20

12 3.3. Garanties en borgtochten (bijzondere projecten) Deze bijzondere projecten omvatten een evolutie naar open systemen, de migratie van de huidige mainframe omgeving naar een open platform, grote technische migraties (middleware, databanken, ), evolutie en creatie van datacentra, de opvolging van technologische evoluties, Ze kunnen verbonden zijn met een of meerdere instellingen en zorgen ervoor dat de leden kunnen genieten van de nodige technische evoluties die thans bij de Smals gangbaar zijn; Volgens de brief van het College hangt de besteding van deze bedragen af van de beslissing van de raad van bestuur van de Smals ; Het saldo van deze stortingen zal worden geboekt in een aparte rekening van de jaarrekeningen van de Smals en zal, na goedkeuring van deze jaarrekeningen door de algemene vergadering, worden medegedeeld aan het beheerscomité van de KSZ en aan de instellingen waarvoor dit saldo bestemd is. Deze waarborgen en borgtochten komen op het actief van de balans in de rekening 2811 Garanties en borgtochten Opmaken van de rekening garanties en borgtochten (bijzondere projecten) regularisatie : afgesloten jaarrekeningen (geval van de garantie betaald vóór 2011 en tot nu toe nog niet gebruikt) ou 21 Garanties en borgtochten aan Kosten Informatica of Informaticainvesteringen. Indien de vroeger gestorte bedragen overeenstemden met lasten (8141 / 6..) voor de instelling moet hier een negatieve last worden geboekt. Indien deze sommen daarentegen overeenstemden met investeringen (8701 /2 ) moet rekening 2 gecrediteerd worden Storting op de rekening garanties en borgtochten (bijzondere projecten) (debet van 2811) 1) Storting van de garanties en borgtochten (bijzondere projecten) (vanaf 2011) 8811 /2811 Garanties en borgtochten / Garanties en borgtochten aan Schuldeiser Smals. Schuldeiser Smals 5 aan financiële rekening. 12/20

13 Vermindering van de rekeninggaranties en borgtochten (krediet van 2811) Op basis van een OVA-document (voorschotten met het karakter van voorzieningen). 1) Uitvoering van de prestaties 6141 of 21.. Informaticakosten (prestaties) of Investeringsinformatica aan Garanties en borgtochten. 2) Effectieve terugbetaling van de niet-gebruikte garanties (+ financiële beweging) (op basis van een kredietnota) Indien de terugbetaling betrekking heeft op een voorafgaand begrotingsjaar, wordt een ontvangst ingeschreven. Heeft ze betrekking op hetzelfde begrotingsjaar, dan is een negatieve uitgave toegestaan. Schuldeiser Smals 7... of 8.. /2811 aan Budgettaire ontvangsten (Kt) of aan Budgettaire uitgaven (Kt) / Garanties en borgtochten. 5 Financiële rekening aan Schuldeiser Smals. 3) Hergebruik van de niet-gebruikte garanties voor een andere BSM (zonder financiële beweging) Het hergebruikte deel van de garanties en borgtochten wordt naar de voorschotrekening van de OISZ overgeschreven () om te worden gebruikt voor nieuwe BSM zonder dat een beroep moet worden gedaan op nieuwe budgettaire kredieten en zonder financiële beweging Voorschotten op de BSM aan Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding) Overeenstemming tussen OISZ en Smals (openstaande saldo s) Bij de Smals : - is er een inventaris van de instellingen die deze garanties oorspronkelijk hebben gefinancierd; 13/20

14 - na goedkeuring van de jaarrekeningen van de Smals door haar algemene vergadering, zal een overzicht van het openstaande saldo voor ieder voorschot door de Smals ter informatie worden voorgelegd aan het beheerscomité van de KSZ en aan de betreffende instellingen; - de Smals een afrekening opmaakt om het bedrag van de openstaande garantie bij de OISZ (rubriek 2811) te kunnen verminderen wanneer deze garantie wordt gebruikt; - is er geen inventaris van het saldo per instelling, wegens de gemeenschappelijke financiering en besteding. Opdat de hieronder beschreven overeenstemmingsprocedure toegepast kan worden, moet in voorkomend geval in de overeenkomsten dan ook een verdeelsleutel voor de kosten (x% voor de ene instelling, y% voor de andere instelling, enz.) voorzien worden. Er moet worden voorzien in een procedure voor de overeenstemming tussen de boekhouding van de OISZ en de boekhouding van de Smals. Voor de voorbereiding van de jaarrekeningen zal de Smals ieder jaar een brief sturen naar iedere instelling, met daarin het eventueel saldo van de rekeningen klanten/leverancier en informatie over de voorschotten. Deze brief wordt vervolgens voor akkoord door de instelling ondertekend of aangevuld met opmerkingen, en wordt naar haar bedrijfsrevisor gestuurd. 14/20

15 3.4. Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding) In de balans van Smals worden deze bedragen opgenomen in een voorziening voor risico s op ontwikkeling, die 8% van het bedrag voor intra-muros prestaties bedraagt. Deze voorziening wordt gespijsd door de positieve verschillen op kostprijs die op het einde van het jaar bij Smals worden vastgesteld (toekenning op grond van beslissing door de Algemene Vergadering van de Smals). De Smals heeft het College medegedeeld dat ze de middelen van de OISZ bedoeld voor deze voorziening op een afzonderlijke rekening voor de OISZ zou zetten, zodat ze niet vermengd zouden raken met andere openbare instellingen die klant zijn bij de Smals. Uit het vorige punt volgt dat het de OISZ zijn die de risico s op ontwikkeling financieren. De bedragen moeten dus worden geboekt bij de activa van de balans van de OISZ (compte 2811) onder de rubriek garanties en borgtochten (en niet voorziening, wat betekent dat er winst bij zich wordt gereserveerd ). Deze garanties en borgtochten worden gebruikt met het akkoord van de Smals en de OISZ die ze nodig hebben, voor een bedrag dat hun aandeel niet overschrijdt (bevestiging per brief). Indien dit ontoereikend is, zou een mechanisme voor solidariteit tussen de OISZ kunnen ingesteld worden. Het College heeft bepaald dat het solidariteitsmechanisme door de raad van bestuur van de Smals moest geactiveerd worden (het College van de OISZ zal daarover ingelicht worden). De betrokken bedragen zullen dat jaar in de lastenrekening (6 ) van de OISZ verschijnen; De principes voor dergelijke «garanties en borgtochten» (voorziening Smals) zullen voortaan worden beschreven in het algemeen samenwerkingsreglement Opmaken van de rekening garanties en borgtochten (risico op budgetoverschrijding) regularisatie : afgesloten jaarrekeningen (geval van de garantie betaald vóór 2011 en tot nu toe nog niet gebruikt) 2811 Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding) 6141 aan Informaticakosten. De voorheen gestorte bedragen stemden overeen met lasten (8141 / 6..) voor de instelling. Hier moet dus een negatieve last worden geboekt Storting op de rekening garanties en borgtochten (risico op budgetoverschrijding) ) (debet van 2811) (vanaf 2011) Deze garanties blijven onbeschikbaar tot hun besteding. 1) Verschillen op kostprijs (positief) Het gaat hier om het opnieuw opbouwen van de voorziening wanneer ze is gebruikt of het aanpassen ervan (aan de stijging) aan het facturatiebedrag van de OISZ van de laatste drie jaren. De positieve verschillen op kostprijs stemmen overeen met een globaal bedrag dat de OISZ in de 15/20

16 loop van het jaar ten opzichte van de kosten van de Smals te veel hebben betaald. Indien de Smals deze toewijst aan de voorziening voor risico s op ontwikkeling worden de bedragen medegedeeld aan de leden maar nooit gefactureerd. De OISZ worden dan ook verzocht de verhoging van hun garanties bij de Smals in hun balans in te schrijven, evenredig met de verhoging van de voorziening bij de Smals Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding) 7 aan Opbrengsten Vermindering van de rekening Garanties en borgtochten (risico op budgetoverschrijding) (krediet van 2811) 1) Wanneer het risico zich voordoet 1a. Er worden prestaties uitgevoerd met het aandeel van het lid. Het nodige deel wordt overgeschreven naar de BSM in kwestie en dit bijkomende voorschot wordt gebruikt om de prestaties (met betrekking tot kosten of investeringen) uit te voeren Voorschotten op de BSM aan Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding) of 21 Informaticakosten (prestaties) of Informaticainvesteringen aan Voorschotten op de BSM. 1b. Er worden prestaties uitgevoerd in het kader van het solidariteitsmechanisme. De bedragen worden bij de lasten ingeschreven Voorschotten op de BSM aan Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding) 2) Effectieve terugbetaling van de garanties (+ financiële beweging) (op basis van een kredietnota) In het geval : - bij het vertrek van een lid; - op verzoek van het Beheerscomité van de instelling (vermindering van zijn aandeel); - bij een eventuele ontbinding van de Smals 16/20

17 9... /2811x Schuldeiser Smals aan Budgettaire ontvangsten (Kt) / Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding). 5 Financiële rekening aan Schuldeiser Smals. 3) Hergebruik van de garanties voor een BSM (zonder financiële beweging) Wanneer het risico niet bestaat of in belangrijkheid wijzigd (vermindering). Een deel van de te hergebruiken garanties en borgtochten wordt naar de voorschotrekening van de OISZ overgeschreven () om te worden gebruikt bij nieuwe BSM zonder dat een beroep moet worden gedaan op nieuwe budgettaire kredieten en zonder financiële beweging Voorschotten op de BSM aan Garanties en borgtochten (risico s op budgetoverschrijding) Overeenstemming tussen OISZ en de Smals (openstaande saldo s) Bij de Smals is er een inventaris van het aandeel van elk lid in de Smals-voorziening (behalve voor een bedrag van EUR waarvoor er oorspronkelijk een voorziening was). Na goedkeuring van de rekeningen van de Smals door de algemene vergadering (in juni van het jaar N dat volgt op het jaar van de stortingen door de OISZ, dus N-1) zal de inventaris aan de KSZ ter informatie worden voorgelegd en per brief aan de OISZ worden bezorgd. De OISZ zullen hun garanties en borgtochten enkel kunnen aanpassen na kennisneming van de beslissingen van de Algemene Vergadering van de Smals. De brief van het College van de OISZ stipt dus aan dat er slechts na een jaar een overeenstemming zal zijn tussen beide boekhoudingen (Smals en OISZ) en dat de gegevens ondertussen bij de OISZ beschikbaar zullen zijn buiten de boekhouding. Op 31 december N-1 is het evenwel absoluut noodzakelijk dat er overeenstemming is tussen de rekening 2811 van de OISZ en hun aandeel in de Smals-voorziening. De betrokken bedragen zullen medegedeeld worden door de Smals, en indien in juni van het jaar N de Algemene Vergadering van de Smals deze bedragen niet goedkeurt, zullen de wijzigingen moeten worden ingeschreven op overgangsrekeningen. 17/20

18 3.5. Verschillen op kostprijs Door het facturatiesysteem voor prestaties bij de Smals wordt elk jaar bij het afsluiten van de rekeningen een verschil tussen de gefactureerde bedragen en de reële kosten vastgesteld (bedrijfsresultaten). De Algemene Vergadering van de Smals beslist wat er met deze bedragen gebeurt op 30 juni van het volgende jaar. 1) Verhoging of vermindering van de garanties of borgtochten (risico op ontwikkeling) De positieve verschillen op kostprijs kunnen gebruikt worden om een voorziening voor risico s op ontwikkeling bij Smals op te bouwen wanneer deze gebruikt is of wanneer de verdeling van deze voorziening tussen de leden dient te worden gewijzigd (zie punt ). Negatieve verschillen op kostprijs worden door de Smals aangevuld door middel van haar voorziening voor risico s op ontwikkeling (wanneer het risico zich voordoet). - Gebruik van het aandeel van het lid [ punt a ] - Mechanisme voor solidariteit [ punt b] 2) Effectieve terugbetaling Deze verschillen kunnen worden terugbetaald (financiële en budgettaire beweging) /7 Schuldeiser Smals aan Budgettaire ontvangsten (Kt) / Opbrengsten. 5 Financiële rekening aan Schuldeiser Smals. 3) Hergebruik voor een BSM De bedragen kunnen worden herbesteed (zonder financiële of budgettaire beweging) voor andere BSM [ punt d ] 18/20

19 3.6. Kostennota s Smals ( gewone ) Ingeval de prestaties geen aanleiding tot een voorschot geven, gebeurt de volgende boeking. - Boeking van de prestaties of /6141 of 21 Lopende uitgaven voor de ontwikkeling en de exploitatie van informaticasystemen / of investeringsinformatica /Informaticakosten / of Informatica-investeringen aan Schuldeiser Smals. - Betaling van de schuldeiser Smals. Schuldeiser Smals 5 aan financiële rekening. 4. Beheer van de BSM 4.1. Inhoud van BSM ( Bijzondere samenwerkingsmodaliteiten / Modalités spéciales de collaboration ) Dit document moet namelijk het volgende bevatten: - de werkzaamheden die de Smals moet verrichten voor het betrokken lid (+ opdracht toevertrouwd door de OISZ); - de tijd die de opdracht waarschijnlijk in beslag zal nemen; - een tegemoetkoming in de kosten; - de betalingsmodaliteiten Principes 1) Optimalisatie van de boekhoudkundige en budgettaire opvolging voor iedere BSM Er moet gezorgd worden voor de samenhang tussen de opvolging van de BSM (of een deel ervan) en van de aanrekeningscodes ervan (of samenvoeging in domeinen), en de opvolging door de Smals. 2) Transparantie controle- Het College stelt voor dat een gedetailleerd overzicht wordt voorgelegd aan de instanties. Voor iedere BSM moet dit overzicht het volgende bevatten: - het bedrag van de normale kostennota s; - het bedrag van de betaalde voorschotten; - het bedrag van de ontvangen prestaties als tegenwaarde voor de voorschotten (OVA); - een koppeling met de toegewezen budgetten. 19/20

20 Er moet tevens ervoor gezorgd worden dat dit overzicht op 31 december deel uitmaakt van een gestandaardiseerde bijlage bij de jaarrekeningen. Deze bijlage moet daarnaast de toekomstige projecten met een kostenraming bevatten. 3) Overleg De OISZ zullen regelmatig moeten deelnemen aan vergaderingen met de Smals om: - de goede voortgang van de werkzaamheden te beoordelen; - om de behoeften waarvoor vastleggingen nog nodig zijn te kunnen bepalen (estimate to completion 9 ). Een financieel verslag zal als ondersteuning dienen voor deze discussies. 4) Activering van de informatica-applicaties (investeringsuitgaven) Dit onderwerp zal behandeld worden in het kader van de werkzaamheden voor de modernisering van het boekhoudplan. = = = = = = = = = = = = = 9 Een van de gebruikte maatregelen om volgende vragen te beantwoorden: zijn de resterende kredieten toereikend om het project af te werken? Moeten de projecten gewijzigd worden in functie van de resterende middelen? 20/20