QuestManager 4.1 HANDLEIDING MEDEWERKER / BEHANDELAAR. software for collaborative health management

Transcriptie

1 QuestManager 4.1 HANDLEIDING MEDEWERKER / BEHANDELAAR software for collaborative health management

2 Datum Versie document VitalHealth Software B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze documentatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door print-outs, kopieen, of op welke manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van VitalHealth Software B.V. VitalHealth, VitalHealth Software en alle andere namen van VitalHealth produkten of diensten die hierin worden genoemd, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van entiteiten binnen de VitalHealth groep. VitalHealth Software pagina 2

3 1 Inleiding Doelgroep handleiding Benodigde kennis 6 2 Opstarten QuestManager Login Login validatie via sms Wachtwoord wijzigen Wachtwoord vergeten Single Sign on (SSO) 8 3 Medewerkersportaal & cliënt dossier 9 4 Medewerkersportaal Overzicht Caseload Cliënt verwijderen uit caseload Waarnemen voor andere medewerker Workload 11 Dashboard Uit te nodigen cliënten Goedkeuren Opnieuw ingevulde vragenlijsten Nieuwe cliënt 13 5 Medewerkersportaal Dossiers Zoek cliënten Nieuwe cliënt 15 Inloggegevens Berichttype Groepen Derden 19 6 Medewerkersportaal Rapportage Rapporten Maatwerkrapporten Dashboard 22 7 Medewerkersportaal Vragenlijsten Beantwoord vragenlijsten Beheer vragenlijsten 23 8 Medewerkersportaal Beheer Medicaties/Diagnoses/Therapieën/Screeners Meettrajecten 24 9 Cliënt dossier Dashboard Cliëntgegevens binnen dashboard Dashboard Tijdlijn Grafieken Signalen Verandering 26 QuestManager pagina 3

4 9.2.5 Vragenlijsten Derden Berichtenlog Cliënt dashboard Meetgegevens Tijdlijn Overzicht signalen Beslisondersteuning Cliënt dossier Kenmerken Persoonsgegevens Inloggegevens Derden Persoonskenmerken Betrokkenen Groepen Meettrajecten Zorgtrajecten Zorgtrajecten DBC s per zorgtraject Interventies Persoonlijke cut-offs Patiënt consent Berichtenlog Infomails versturen Cliënt dossier Metingen Gepland Toevoegen vragenlijst Automatisch versturen bericht Toevoegen meettraject Toevoegen in meettraject Vragenlijsten autoriseren Meetmoment herhalen Cliënt dossier Afname Afnemen Directe afname MINI Cliënt dossier Resultaten Rapporten Maatwerk Inzien Verloop Spiderdiagrammen Samenvatting Alle vragen Afbeeldingen Signalen Instellingen Rapportage Inzien Miniplus 42 VitalHealth Software pagina 4

5 13.4 Signalen Gemist Fiche/Meetmoment Print Fiche Cliëntmeettrajecten Goedkeuren Cliënt/derde portaal Veiligheid en privacy toestemmingen Hoofdscherm Afname standaard vragenlijst Afname gegroepeerde vragenlijst Afname in rechts georiënteerd schrift Vragenlijst voltooid 46 QuestManager pagina 5

6 1 Inleiding In de GGZ wordt gebruik gemaakt van vragenlijsten die door cliënten worden ingevuld en die door behandelaren worden beoordeeld, waarbij snel en efficiënt een overzicht van resultaten getoond kan worden. De behandelaar bepaalt, afhankelijk van de diagnose en/of doelgroep van de cliënt, welke (set van) vragenlijsten ingevuld moeten worden en op welk moment dat moet plaatsvinden. In het zorgtraject zullen verschillende meetmomenten zijn waarin een cliënt (een set) vragenlijsten zal moeten invullen. De vragenlijstmedewerker kan de behandelaar hierbij ondersteunen door de set vragenlijsten samen te stellen en te plannen wanneer de vragenlijsten moeten worden afgenomen. Ook kan de vragenlijstmedewerker de cliënt (op weg) helpen bij het invullen van de vragenlijsten. Sommige vragenlijsten van een cliënt worden door derden ingevuld (ouders etc.). De resultaten van de vragenlijsten (metingen) zijn inzichtelijk voor de behandelaar en eventueel na toestemming van de behandelaar ook voor de cliënt. 1.1 Doelgroep handleiding De applicatie (QuestManager) bestaat uit verschillende portalen. Een portaal is opgebouwd uit een aantal schermen dat op een specifieke groep gebruikers is gericht. Een gebruiker komt alleen in het portaal dat voor hem bestemd is. De applicatie bestaat uit de volgende portalen: + Portaal applicatiebeheerder (van de zorginstelling) + Portaal medewerker & cliënt dossier + Portaal cliënt/derde In deze handleiding worden de volgende portalen van QuestManager op hoofdlijnen beschreven: + Medewerker & Cliënt Dossier Beheren van cliënten en meettrajecten op medewerker niveau. + Cliënt/Derde Het invullen en bekijken van vrijgegeven vragenlijsten op cliënt/derde niveau. 1.2 Benodigde kennis Voor het gebruik van QuestManager is een goede kennis nodig van het gebruik van Windows en de gebruikte browser (bijv. Internet Explorer). Daarnaast is afhankelijk van de doelgroep kennis nodig over de structuur van de organisatie voor het beheer en psychiatrische deskundigheid voor het afnemen van MINIplus, het bepalen van de diagnose en het lezen van de rapporten. VitalHealth Software pagina 6

7 2 Opstarten QuestManager 2.1 Login QuestManager verplicht gebruikers (applicatiebeheerders, medewerkers, cliënten en derden) in te loggen met behulp van gebruikersnaam en wachtwoord of via een Single Sign On (SSO) verbinding. Cliënten en derden met een actief behandeltraject kunnen ook inloggen. Om QuestManager op te starten, open uw browser (bijv. Internet Explorer) en vul het volgende webadres in: Het loginscherm vraagt om een Gebruikersnaam en Wachtwoord waarna toegang verkregen wordt tot het toegewezen portaal zodra u klikt op Login. Afhankelijk van uw gebruikersnaam en wachtwoord zult u bepaalde rechten wel of niet hebben in het programma QuestManager. Als de medewerker of cliënt voor het eerst inlogt, wordt het wachtwoord eerst gewijzigd en wordt een nieuw wachtwoord gekozen voordat er ingelogd wordt. Daarnaast zal QuestManager eenmalig verzoeken om een veiligheidsvraag in te stellen. U bepaald zelf het antwoord voor een van de voor gedefinieerde veiligheidsvragen. Tevens kunt u zelf een veiligheidsvraag en antwoord invoer door de keuze voor Mijn eigen vraag. Na invoer van het antwoord kiest u Opslaan waarna u ingelogd bent binnen QuestManager. Om u af te melden kunt u gebruik maken van. Deze staat op elke pagina in de rechterbovenhoek. QuestManager pagina 7

8 2.2 Login validatie via sms In het geval dat login validatie voor de gebruiker ingesteld is ontvangt deze na de keuze voor Login een code via sms op zijn/haar mobiele telefoon. Login validatie betreft een extra validatie naast het wachtwoord voor de login toegepast via sms. Na invoer van deze code komt de gebruiker in het programma QuestManager. Met Herzend kan een nieuwe code opgevraagd worden. Deze zal naar uw mobiele telefoonnummer worden verstuurd. 2.3 Wachtwoord wijzigen Bij het inloggen, kan in het inlogscherm het wachtwoord worden gewijzigd. In het inlogscherm vinkt u Wachtwoord wijzigen aan. Als de medewerker of cliënt voor het eerst inlogt, dan zal QuestManager eenmalig verzoeken om direct het oude wachtwoord te wijzigen. Na invoer van het oude wachtwoord en 2x het nieuwe wachtwoord kiest u Wijzigen. In het vervolg gebruikt u het door uzelf ingestelde wachtwoord om in te loggen binnen QuestManager. Het wachtwoord dat u wilt gebruiken dient te voldoen aan criteria. Het dient unieke letters, cijfers en/of speciale karakters te bevatten. De minimale lengte voor een wachtwoord is 7. De sterkte indicator geeft aan of uw nieuwe wachtwoord sterk genoeg is. Een melding wordt getoond als dit niet het geval is na de keuze voor Wijzigen. 2.4 Wachtwoord vergeten Het kan zijn dat u uw wachtwoord vergeten bent. Vanuit het inlogscherm kiest u Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Vervolgens voert u de gebruikersnaam en uw adres in waarna u, na de keuze voor Aanvragen een ontvangt. Als u op de link in de klikt (Klik hier om uw wachtwoord te wijzigen), dan zal u gevraagd worden naar het antwoord op uw veiligheidsvraag en een nieuw wachtwoord. Vervolgens kunt u met het nieuwe wachtwoord weer inloggen binnen QuestManager. 2.5 Single Sign on (SSO) Medewerkers zullen meestal via de koppeling vanuit het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) toegang krijgen tot QuestManager. Op die manier hoeven zij niet opnieuw in te loggen en slaan zij dus het inlogscherm over en komt men direct in het dossier van de cliënt. Nieuwe medewerkers ontvangen indien zij worden aangemaakt een met hun inloggegevens. Voor cliënten en derden geldt dat zij deze ontvangen zodra de eerste vragenlijst voor de cliënt of derde wordt toegevoegd. Als Single Sign On (SSO) vanuit de applicatie instellingen voor de cliënt en/of derde ingesteld is, dan wordt er geen met inloggegevens verstuurd naar het adres dat voor de cliënt of derde ingesteld is. De cliënt of derde komt in dat geval direct vanuit de notificati (: mail dat er een vragenlijst klaarstaat om af te nemen) in QuestManager. VitalHealth Software pagina 8

9 3 Medewerkersportaal & cliënt dossier Via het medewerkersportaal hebben medewerkers toegang tot QuestManager. Het portaal bestaat uit diverse categorieën of schermen die in de hierop volgende hoofdstukken verder besproken worden. De rechten van de gebruiker bepalen welke schermen wel en niet zichtbaar zullen zijn. Het kan dus voorkomen dat in deze handleiding beschreven schermen niet zichtbaar zijn voor een bepaalde medewerker. 1 De bovenbalk van QuestManager bevat 3 belangrijke elementen: 1. Categorieën Vanuit hier navigeert de medewerker door QuestManager. 2. Gebruikersinstellingen Hier kunnen verschillende gebruiker gerelateerde Instellingen worden gemaakt: + Berichttype Via of sms een bericht ontvangen als er een vragenlijst ingevuld is. + Mobiel nummer Het telefoonnummer waar sms berichten naar toe worden verstuurd. + Startscherm medewerker/cliënt niveau De startschermen op medewerker en cliënt niveau kunnen worden gewijzigd. Dit is mede afhankelijk van de rechten die de gebruiker heeft binnen QuestManager + Dashboard profiel De indeling van het Dashboard cliënt kan hier gekozen worden. Deze profielen zijn van tevoren gedefinieerd. + Formaat voor genereren rapportages Het bestandsformat van de rapporten (Microsoft Word of pdf). Daarnaast kunnen de Persoonlijke gegevens van de medewerker hier worden geraadpleegd. 3. Uitloggen Via deze knop kan de medewerker zijn sessie in QuestManager beëindigen door uit te loggen. 2 3 QuestManager pagina 9

10 4 Medewerkersportaal Overzicht De Overzicht categorie bevat de volgende subcategorieën: + Caseload + Workload + Dashboard + Uit te nodigen cliënten + Goedkeuren + Opnieuw ingevulde vragenlijsten + Nieuwe cliënt 4.1 Caseload Het Caseload overzicht geeft de behandelaar een globaal beeld van hoe het met zijn (eigen) cliënten gaat. Dit overzicht bevat een aantal belangrijke onderdelen die de status van de cliënten inzichtelijk maken. Door middel van de optie Status van de vragenlijst kan de caseload worden gesorteerd op een specifieke status (zie tabel hieronder voor uitleg van de statussen). De lijst van cliënten toont naast een snel overzicht cliëntgegevens ook nog de volgende items: Kolom Status Volgende meeting Afdelingen Omschrijving De status van de diverse vragenlijsten van de cliënt wordt als volgt weergegeven: Gepland: toont hoeveel vragenlijsten er ingepland staan. Onvolledig: toont hoeveel vragenlijsten er onvolledig ingevuld zijn. Volledig: toont hoeveel vragenlijsten er voltooid zijn. Gemist: toont hoeveel vragenlijsten er gemist zijn. Signaal: geeft aan of er voor de cliënt signalen uit de vragenlijsten naar voren komen. Geeft de volgende periode tussen de start -en einddatum weer voor de eerstvolgende af te nemen vragenlijst voor een cliënt of derde. Klik op AFDELINGEN om alle afdelingen waarin de cliënt zich bevindt te tonen. Als een cliënt (of derde van de cliënt) een nieuwe vragenlijst afgenomen heeft wordt de regel van de betreffende cliënt vetgedrukt weergegeven in het overzicht. Het dossier van een cliënt wordt geopend door een cliënt te selecteren uit de lijst. Kies daarna DOSSIER OPENEN of dubbelklik op de cliënt regel om het Dashboard van de cliënt te openen. Het cliëntdossier wordt verder uitgelicht in hoofdstuk 9 t/m 14: Cliënt dossier Cliënt verwijderen uit caseload Een cliënt kan verwijderd worden uit de caseload van de ingelogde medewerker door gebruik te maken van de optie VERWIJDER UIT CASELOAD in de menubalk. Hiermee wordt de koppeling tussen de cliënt en de medewerker in QuestManager weggehaald. VitalHealth Software pagina 10

11 4.1.2 Waarnemen voor andere medewerker Het waarnemen van cliënten van een andere medewerker van dezelfde afdeling is mogelijk door middel van de knop ANDERE MEDEWERKER. Selecteer de andere medewerker en zijn/haar caseload wordt getoond, zodat de vragenlijsten kunnen worden gepland, klaargezet en afgenomen. 4.2 Workload Via het Workload scherm kan een overzicht gemaakt worden van de workload gebaseerd op de geselecteerde filter criteria. Vanuit de workload kan direct een cliënt dossier geopend worden. De volgende filter criteria zijn mogelijk: Optie Omschrijving Start/Einddatum Mogelijk om te filteren op start- en einddata die binnen de geselecteerde reeks vallen. Filter op reden nonrespons die gemarkeerd is als 'Verberg in Workload', weer te geven. Selecteer om de verborgen cliënten, met een non-respons reden Afdelingsniveau 3 Het is verplicht om een keuze te maken voor een afdeling om de workload te kunnen bepalen. Medewerker Selecteer een medewerker als u een specifieke workload wilt. Vragenlijst Selecteer een vragenlijst als u een specifieke workload wilt. Status ingevuld Kies welke statussen meegenomen moeten worden in het overzicht: Gepland, Onvolledig, Gemist, Volledig Nadat de selectie is gemaakt kan de lijst aangemaakt worden door op de knop BEPAAL WORKLOAD te klikken. Dashboard Het Dashboard geeft op een overzichtelijke manier inzicht in de status van de cliënten op afdelingsniveau. Verschillende statistieken worden getoond op basis van de geselecteerde afdeling al dan niet in combinatie met een datumbereik. Voor het aantal cliënten, aantal medewerkers en aantal cliënten zonder BSN geldt dat hierbij niet naar het geselecteerde datumbereik gekeken wordt maar naar de datum waarop de cliënt of medewerker nieuw binnen QuestManager is. QuestManager pagina 11

12 Door VRAGENLIJSTGEGEVENS te kiezen wordt voor de geselecteerde afdeling (en datumbereik) over de afgenomen vragenlijsten inzicht gegeven hoe vaak ze afgenomen zijn. In een taartgrafiek wordt dit ook grafisch weergegeven. Door Zoom te kiezen wordt er een grotere afbeelding van deze grafische weergave getoond. Als er geen vragenlijsten voldoen aan de ingestelde afdeling en periode wordt een gerelateerde melding getoond. Door CLIËNTEN/SOORT METING te kiezen wordt voor de geselecteerde afdeling (en datumbereik) per soort meting inzicht gegeven hoeveel vragenlijsten van de betreffende soort afgenomen zijn. Als er geen cliënten voldoen aan de ingestelde afdeling en periode wordt een gerelateerde melding getoond. Door MEETTRAJECTEN te kiezen wordt voor de geselecteerde afdeling (en datumbereik) inzicht gegeven voor hoeveel cliënten het meettraject is toegevoegd. Er geldt hierbij dat er een vragenlijst uit dit meettraject afgenomen moet zijn. Voor het aantal wordt tevens aangegeven over hoeveel cliënten een vragenlijst van het soort intake, einde behandeling en zowel een intake en vragenlijst van het soort einde behandeling is afgenomen. 4.4 Uit te nodigen cliënten In het scherm Uit te nodigen cliënten worden de cliënten getoond die uitgenodigd moet worden voor een volgende meting. Een cliënt dient uitgenodigd te worden als de laatste vragenlijst langer geleden afgenomen is als de periode die ingesteld is als Afname interval. De afname interval wordt bij aanmaak van de cliënt ingevoerd, zie Medewerkersportaal Dossiers: Nieuwe cliënt Overige gegevens. Vanuit dit scherm kan direct een cliënt dossier geopend worden via de knop DOSSIER. 4.5 Goedkeuren Deze optie is alleen beschikbaar voor de vragenlijsten waar in de definitie is aangegeven of deze goedgekeurd moeten worden en waarvoor handtekening soorten zijn ingesteld. Bij Goedkeuren worden alle nog (gedeeltelijk) goed te keuren items getoond. Dit zijn zowel items die gedeeltelijk als helemaal niet goedgekeurd zijn. Met de optie HANDTEKENING kunnen de handtekeningen worden ingezien van het geselecteerde item en kan u zelf het item aftekenen. Dit doet u door in het Goedkeuren scherm op de optie AFTEKENEN te klikken. U kunt dan nog een Toelichting invullen indien gewenst en het daadwerkelijke AFTEKENEN uitvoeren. U wordt gevraagd om uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren om te bevestigen dat u degene bent die aftekent. Zodra uw identiteit is bevestigd en de aftekening voltooid is wordt het Handtekeningen scherm weer getoond. U zult nu zien dat achter uw rol het vakje AFGETEKEND is aangevinkt Met de optie ongedaan maken kunt u eventueel foutief afgetekende items weer ongedaan maken. Na bevestiging met JA wordt uw handtekening verwijderd. In het hoofdscherm van Goedkeuren kunt u ook nog de vragen inzien die bij het item horen met de optie TOON VRAGEN. VitalHealth Software pagina 12

13 4.6 Opnieuw ingevulde vragenlijsten Dit scherm toont de afgekeurde vragenlijsten met de daarbij behorende gegevens (wanneer, wie, waarom). Gebruik de knop HERLADEN om het overzicht te verversen. Dit gebeurt niet automatisch. Met de optie ANTWOORDEN AANPASSEN kunt u als medewerker eventuele aanpassingen maken aan de antwoorden op de afgekeurde vragenlijst. 4.7 Nieuwe cliënt Zie hoofdstuk Medewerkersportaal Dossiers: Nieuwe cliënt. QuestManager pagina 13

14 5 Medewerkersportaal Dossiers De Dossiers categorie bevat de volgende subcategorieën: + Zoek cliënten + Nieuwe cliënt + Groepen + Derden 5.1 Zoek cliënten Alle cliënten die ingeschreven zijn bij de afdeling waar de medewerker toe behoord worden getoond onder Dossiers. Specifieke cliënten kunnen worden gevonden via Zoek cliënten. Het zoeken kan op 2 manieren gebeuren: basis zoeken (alleen het Zoeken veld is zichtbaar) of geavanceerd zoeken (alle zoekvelden zijn zichtbaar). Tussen deze twee modi is te schakelen door middel van de knop naast de ZOEKEN knop. In het zoekscherm zijn er de volgende mogelijkheden om cliënten op te zoeken: Basis Zoeken Op BSN, naam, geboortedatum of extern patiëntnummer Geavanceerd Niet actief sinds Op cliënten die niet actief zijn of afgesloten sinds geselecteerde datum Startdatum Op aanmelddatum waarop cliënt voor het eerst binnen QuestManager bekend is Afdeling Op afdelingsniveau 3 Status Op status van de cliënt Begin/eind adviesdatum Op datum van het begin/einde meetmoment Groep Op een gedefinieerde groep zoeken Cliënt ID / IID Op cliëntnummer waar de cliënt binnen EPD op is geregistreerd of ID waarop cliënt binnen de database van QuestManager geregistreerd is Medicatie Op specifieke medicatie Diagnose Op specifieke diagnose Therapie Op specifieke therapie Screener Op specifieke screener VitalHealth Software pagina 14

15 De gevonden cliënten worden getoond bij Zoekresultaat. De lijst bevat naast een snel overzicht van naam, geboortedatum, afdeling en vragenlijst statussen ook nog de Volgende meting: de volgende periode tussen de start -en einddatum weer voor de eerstvolgende af te nemen vragenlijst voor een cliënt of derde. Het dossier van een cliënt wordt geopend door een cliënt te selecteren. Kies daarna OPEN of dubbelklik op de cliënt regel om het Dashboard van de cliënt te openen. Het cliënt dossier wordt verder uitgelicht in hoofdstuk 9 t/m 13: Cliënt dossier. Als een cliënt (of derde van de cliënt) een nieuwe vragenlijst afgenomen heeft wordt de regel van de betreffende cliënt vetgedrukt weergegeven in het overzicht. In het menu zijn er de volgende mogelijkheden: Optie Omschrijving Open Openen dashboard cliënt. In het geval de cliënt de Status Overleden heeft wordt de volgende melding getoond vooraf aan het openen van het dossier: De cliënt, waarvoor u het dossier opent, is overleden. + Groep Cliënt toevoegen aan gedefinieerde groep + Caseload Cliënt toevoegen aan caseload Verwijderen Cliënt verwijderen 5.2 Nieuwe cliënt Nieuwe cliënten worden aangemaakt vanuit Dossiers door Nieuwe cliënt te kiezen. In dit scherm kunnen alle relevante cliëntgegevens ingevoerd worden. Afhankelijk van de configuratie die binnen uw zorgorganisatie wordt gebruikt kunnen hier minder gegevens getoond worden dan in de onderstaande tabel genoemd. Ook kan het zijn dat u bepaalde of alle items niet kunt aanpassen. Optie BSN Geslacht Voorletters Roepnaam Geboortenaam Partnernaam Naam (bij gebruik in aanhef) Naam Geboortenaam Omschrijving Het burgerservicenummer Het geslacht: Man, Vrouw De initialen De roepnaam De achternaam zoals verkregen bij geboorte De achternaam van de partner (indien van toepassing) Weergave van de naam zoals deze in een aanhef wordt gebruikt (automatisch gevuld) Weergave van de naam zoals deze in QuestManager wordt getoond (automatisch gevuld) De geboortedatum (DD-MM-JJJJ) QuestManager pagina 15

16 Optie Mobiel nummer Postcode + Plaats Geboorteland Geboorteland vader Geboorteland moeder Leefsituatie Opleidingsniveau Taal Type loginnaam Inlog validatie Afdelingsniveau 1, 2, 3* Berichttype Verstuur notificatie bericht Status* Inzage resultaat Huisarts Plaatsnaam huisarts Omschrijving Het adres waarop de cliënt bereikbaar is. Bij elke nieuwe cliënt wordt automatisch noreply@questmanager.nl ingevuld, zodat bij het opslaan van de cliëntgegevens niet automatisch gebruikersnaam en wachtwoord worden toegezonden aan de cliënt. Dit dient veranderd te worden voordat er s verstuurd kunnen worden naar de cliënt. Het mobiele telefoonnummer waarop de cliënt bereikbaar is, beginnend met +316 of in verband met eventuele SMS berichtgeving. De postcode en woonplaats Het geboorteland van de cliënt Het geboorteland van de vader van de cliënt Het geboorteland van de moeder van de cliënt De leefsituatie Het hoogst genoten opleidingsniveau De moedertaal Hier wordt bepaald hoe de inlognaam voor de cliënt wordt aangemaakt. Hiervoor zijn 3 opties beschikbaar: , Genereerd, Anoniem + Zie voor meer informatie: Inloggegevens. Keuze uit: Geen, SMS De login kan extra beveiligd worden door een sms-validatie. Indien hiervoor gekozen wordt, dan is het verplicht een geldig Mobiel nummer in te voeren. De afdeling waar de cliënt is ingeschreven wordt hier getoond. Deze kan worden gewijzigd bij Afdelingsniveau 3. Keuze uit: SMS, Mail, Geen Zie voor meer informatie: Berichttype. Activeer het versturen van een notificatie als een bepaald signaal van toepassing is op een gegeven antwoord. Vanuit de vragenlijstdefinitie kan ingesteld worden of en welke antwoorden een signaal afgeven. De status van de cliënt kan Actief, Inactief of Overleden worden gezet. Standaard zal een cliënt de status Actief meekrijgen. Alleen met deze status kan ingelogd worden. Als een cliënt de status Overleden heeft, dan kan de datum van overlijden ingevuld worden. De meetresultaten kunnen voor de cliënt ook zichtbaar worden gemaakt in het cliëntenportaal door een of beide opties aan te vinken. Eventueel kan de huisarts en de plaatsnaam van de huisarts worden vermeld. VitalHealth Software pagina 16

17 Optie Extern patiëntnummer Extern inschrijfnummer Extern aanmeldnummer WSClientCode Afname interval (weken) Groep Bijzonderheden Default reden gemist Default reden gemist omschrijving Toestemming gebruik gegevens Reden weigering Datum toestemming Omschrijving Er kan een koppeling met het eigen registratiesysteem worden verwezenlijkt door middel van de Extern Patiëntnummer, Extern inschrijfnummer, Extern aanmeldnummer en/of WSClientCode velden. Deze koppeling zal automatisch starten, zodra de cliënt wordt aangemeld. Als de cliënt vervolgens wordt ingeschreven en een eigen cliëntnummer ontvangt, zal dat ook automatisch worden ingevoerd in QuestManager. Nieuwe wijzigingen in de cliëntgegevens in het eigen registratiesysteem zullen ook worden verwerkt in QuestManager. Een cliënt dient uitgenodigd te worden als de laatste vragenlijst langer geleden afgenomen is als de periode die hier ingesteld is. De groep wordt aangegeven waaraan de cliënt na het opslaan wordt toegevoegd. Bijzonderheden met betrekking tot de cliënt kunnen hier vermeld worden. De standaard reden gemist is van toepassing als de vragenlijst niet door de cliënt afgenomen is binnen de gestelde termijn, waarna deze als gemist wordt beschouwd. De cliënt moet toestemming geven voor het gebruik van zijn/haar gegevens. Indien er geen toestemming voor gebruik van gegevens wordt gegeven kan hier de reden daarvoor worden ingevuld. De datum van toestemming voor gegevens gebruik wordt hier automatisch ingevuld. Inloggegevens De inloggegevens bepalen hoe de inlognaam voor de cliënt wordt aangemaakt. Hiervoor zijn 3 opties beschikbaar (Type inlognaam): De inlognaam voor de cliënt is het adres welke bij Persoonlijke gegevens is ingevuld. Genereerd De inlognaam wordt samengesteld uit de code van de zorgstelling en de naam van de cliënt. Anoniem De inlognaam bij een anonieme login wordt opgebouwd aan de hand van de volgende code: OrgCode-YYxxxxxx + OrgCode Code van de zorginstelling. + YY Laatste 2 cijfers van het huidige jaar wordt weergegeven als xxxxxx Willekeurige reeks van 6 cijfers. Tevens kunt als extra controle naast de gebruikersnaam en wachtwoord aangeven of er validatie middels een sms plaats moet vinden. In dat geval zet u Inlog validatie op SMS en vult u het Mobiele nummer van de cliënt in. Let op: dit mobiele nummer dient te beginnen met +316 of Bij het inloggen ontvangt de gebruiker, na invoer van inlognaam en wachtwoord, een validatiecode via sms die ingevuld moet worden om in te loggen. Na aanmaak van de cliënt wordt er geen mail met login gegevens naar het adres van de cliënt gestuurd. Zodra de eerste vragenlijst voor de cliënt wordt toegevoegd, worden de gebruikersnaam en wachtwoord naar het adres van de cliënt gestuurd. Met deze gegevens kan de cliënt thuis of op een andere locatie de vragenlijst afnemen. Het versturen van deze e- mail gebeurt s nachts. QuestManager pagina 17

18 Er wordt geen welkomstmail met login gegevens gestuurd als vanuit de applicatie instellingen SSO voor de cliënt ingesteld is of als de cliënt de Status Overleden heeft. Een cliënt krijgt na aanmaak standaard de Nederlandse notatie van data. Datanotatie heeft o.a. te maken met de manier waarop de datum wordt weergegeven (weergave: mm/dd/jjjj in plaats van dd/mm/jjjj) Berichttype Het Berichttype (voor het versturen van berichten de cliënt) kan ingesteld worden op Mail, SMS of Geen. Berichttype Geen is de standaard instelling die van toepassing is voor de cliënt. De volgende voorwaarden zijn van toepassing voor het versturen van een + Berichttype dient ingesteld te zijn op Mail. + adres dient een geldig adres te zijn. Geen invoer van adres of invoer van noreply@questmanager.nl als adres worden niet geaccepteerd. Bij het opslaan wordt Berichttype op Geen gezet als het adres hier niet aan voldoet. + Invuller van de vragenlijst dient een cliënt te zijn. + De vragenlijst dient vrijgegeven te zijn (veld Vrijgeven dient geselecteerd te zijn) + De cliënt dient nog niet eerder een welkomstmail ontvangen te hebben 5.3 Groepen In het scherm van Groepen kunnen groepen worden gemaakt. Het doel van het aanmaken van groepen is om meerdere cliënten met een bepaald kenmerk een specifieke vragenlijst toe te kennen. In het menu zijn er de volgende mogelijkheden: Optie Wijzigen Verwijderen Cliënten per groep Vragenlijsten Meettrajecten Kenmerken Opslaan Annuleren Omschrijving Nieuwe groep aanmaken/wijzigen Groep verwijderen Overzicht van de cliënten die aan de groep toegevoegd zijn. Tevens kunnen cliënten uit de groep verwijderd worden. Specifieke vragenlijsten toevoegen aan cliënten van de groep Specifieke meettrajecten toevoegen aan cliënten van de groep Kenmerken toevoegen aan een groep Wijzigingen opslaan Wijzigingen annuleren VitalHealth Software pagina 18

19 5.4 Derden Bij Derden is een totaaloverzicht te zien van alle derden die geregistreerd staan in QuestManager. Door een regel te selecteren en vervolgens op de knop CLIËNT WEERGEVEN te klikken kan getoond worden aan welke cliënt de desbetreffende derde gekoppeld is. Met de knop in de regel van een specifieke derde wordt direct het dossier van de gekoppelde cliënt geopend. QuestManager pagina 19

20 6 Medewerkersportaal Rapportage De Rapportage categorie bevat de volgende subcategorieën: + Rapporten + Maatwerkrapporten + Dashboard 6.1 Rapporten De tab Rapporten toont alle sets waar Meerdere cliënten als populatietype ingesteld is en van het type Maatwerk of Fiche. Selecteer een rapportdefinitie en kies Details om het overzicht in te zien met afgenomen vragenlijsten die voldoen aan de instellingen/criteria. Dit overzicht wordt niet getoond als vanuit de rapportdefinitie voor het type vaste set ingesteld is dat het rapport direct gegenereerd moet worden. In dat geval wordt het rapport direct gegenereerd. De volgende instellingen kunnen worden gedaan binnen Details: Optie Vergelijkingstype Invuller Omschrijving Opties: Laatste/eerste meting, Laatste/één na laatste meting Stel hier de vergelijking in die gebruikt moet worden voor het rapport. Opties: Cliënt, Derde, Medewerker Kies welke vragenlijstinvuller(s) meegenomen moet(en) worden in het rapport. VitalHealth Software pagina 20

21 Optie Omschrijving Geavanceerd (klik op Geavanceerd om deze opties te tonen) Sortering Opties: Alfabetisch, Invuldatum (aflopend), Invuldatum (oplopend) Stel de sortering van het rapport in. Filterniveau Opties: Zorginstelling, Afdelingsniveau 1, Afdelingsniveau 2, Afdelingsniveau 3 Filter de rapportdata op verschillende niveaus binnen de zorginstelling. Hiermee kan bijvoorbeeld een afdeling specifiek rapport worden gedraaid. Afdelingen Indien bij Filterniveau niet voor Zorginstelling gekozen is, kunnen hier de geldende afdelingen worden geselecteerd. Meettrajecttype Opties: Alleen van geselecteerde vragenlijst, Over alle meettrajecten, Specifieke meettrajecten Bij keuze voor Specifieke meettrajecten kunt u een keuze maken welke meettrajecten u mee wilt nemen in de rapportage. Rapportonderdelen Hier kunnen de te tonen rapportonderdelen gekozen worden. Invuldatum vanaf/tot Hier kan de periode waarover het rapport aangemaakt moet worden ingesteld worden. Het is daarnaast ook nog mogelijk om per vragenlijst die in het rapport meegenomen moeten worden de rapportonderdelen specifiek in te stellen via de optie Rapportonderdelen in het vragenlijstoverzicht. In dit scherm zijn de volgende instellingen te maken: Optie Rapportonderdelen Antwoorden filter Normgroep (hoofd/vergelijk) Omschrijving Hier kunnen de te tonen rapportonderdelen gekozen worden voor de geselecteerde vragenlijst specifiek. Filter op specifieke antwoorden. Opties: Normaal, Patiënt Selecteer welke normgroepen van toepassing zijn. Selecteer de vragenlijsten die u in het rapport op wilt nemen uit de lijst. Kies vervolgens Rapport aanmaken om het rapport te genereren in formaat (bijv. Word/PDF) dat is ingesteld vanuit de gebruikersinstellingen. QuestManager pagina 21

22 6.2 Maatwerkrapporten Afhankelijk van de instellingen vanuit de rapportdefinitie geldt dat het meetmoment als input voor het maatwerkrapport of fiche gekozen wordt, waarna het rapport wordt aangemaakt. Binnen dit rapport worden de scores van de vragenlijst(en) opgenomen waarvoor een maatwerkrapport gedefinieerd is. 6.3 Dashboard Zie hoofdstuk Medewerker portaal Overzicht: Dashboard VitalHealth Software pagina 22

23 7 Medewerkersportaal Vragenlijsten De Vragenlijsten categorie bevat de volgende subcategorieën: + Beantwoord vragenlijsten + Beheer vragenlijsten 7.1 Beantwoord vragenlijsten In het scherm Beantwoord vragenlijsten worden de vragenlijsten weergegeven die nog door de medewerker afgenomen dienen te worden of onvolledig afgenomen zijn. Het overzicht bevat zowel vragenlijsten die aan een medewerker zijn toegewezen als vragenlijsten waarvoor ingesteld is dat de invuller een medewerker is. Door toepassen van verschillende filters wordt het overzicht direct gefilterd. Selecteer een vragenlijst en kies AFNAME of dubbelklik om een vragenlijst af te nemen. Na afname van de vragenlijst keert u terug naar Beantwoord vragenlijsten. Vanuit de lijst kan ook direct de reden gemist voor een specifieke vragenlijst worden opgegeven door de knop REDEN GEMIST te gebruiken. Dit kan gedaan worden voor de geselecteerde vragenlijst of voor alle vragenlijsten binnen hetzelfde meetmoment (Toepassen op alle vragenlijsten van dit meetmoment). 7.2 Beheer vragenlijsten Vragenlijsten kunnen aangemaakt en gewijzigd worden bij Beheer vragenlijsten. Voor meer informatie over het beheren van vragenlijsten, zie de handleiding Vragenlijstbeheer. QuestManager pagina 23

24 8 Medewerkersportaal Beheer De Configuratie categorie bevat de volgende subcategorieën: + Medicaties + Diagnoses + Therapieën + Screeners + Meettrajecten 8.1 Medicaties/Diagnoses/Therapieën/Screeners Op de schermen Medicaties, Diagnoses, Therapieën en Screeners kunnen de diverse kenmerken beheerd worden. Deze items kunnen hier aangemaakt, gewijzigd en verwijderd worden. 8.2 Meettrajecten Op het scherm Meettrajecten, kunnen meettrajecten aangemaakt en gewijzigd worden. Daarnaast wordt aangegeven of metingen in het meettraject standaard door te laten nummeren ten opzichte van voorgaande metingen of dat er opnieuw genummerd wordt en of de vragenlijsten uit het meettraject privé of publiek zijn. In geval van privé wordt de afdeling voor de binnen het meettraject aanwezige vragenlijsten geautoriseerd waaraan de cliënt gekoppeld is. Meetmomenten kunnen aangemaakt en aangepast worden via de knop DETAILS in de knoppenbalk of door het meettraject te openen (dubbelklikken). Vanuit de tab Meettrajecten kan het meettraject worden opgesteld. De volgorde (Nummer) en intervallen (Dagen na vorige meetmomentadviesdatum) van de vragenlijsten binnen het meettraject worden hier vastgelegd. Ook kan de geldigheidsperiode voor de specifieke vragenlijsten hier vastgelegd worden (Dagen voor/na adviesdatum). De diverse adviesdatums die genoemd worden zijn als volgt gedefinieerd: + Dagen na vorige meetmomentadvies: het aantal dagen dat de adviesdatum van het meetmoment moet beginnen na de adviesdatum van het vorige meetmoment. + Als er geen vorig meetmoment bestaat dan wordt de adviesdatum berekend aan de hand van de huidige datum. De adviesdatum wordt dan als volgt: huidige datum+ vanuit dit veld ingestelde aantal dagen + de default van 7 dagen. + Dagen voor adviesdatum: het aantal dagen voor de adviesdatum die een cliënt of derde aan een meetmoment mag beginnen. + Dagen na adviesdatum: het aantal dagen na de adviesdatum die een cliënt of derde aan een meetmoment Vanuit de tab Kenmerken worden kenmerken toegevoegd aan het meettraject. VitalHealth Software pagina 24

25 9 Cliënt dossier Dashboard De Dashboard categorie bevat de volgende subcategorieën: + Dashboard + Meetgegevens + Tijdlijn + Overzicht signalen + Beslisondersteuning 9.1 Cliëntgegevens binnen dashboard Binnen het dashboard wordt in de bovenbalk op alle schermen getoond welke cliënt bekeken wordt. Door op de knop te drukken kan er gedetailleerdere informatie getoond worden. Aan de rechterzijde worden de nog niet bekeken signalen getoond als alert. Indien dit er meer dan 3 zijn worden er 2 getoond en de rest onder een verzamelknop gestopt met daarop een nummer van het aantal signalen wat nog niet bekeken is. Indien de cliënt nog niet is gekoppeld aan uw afdeling, dan wordt er een waarschuwing getoond boven aan het scherm met de vraag of u de cliënt wilt toevoegen aan uw afdeling. 9.2 Dashboard Bij het openen van een cliënt dossier wordt de medewerker het Dashboard getoond. Dit overzicht toont de volgende onderdelen: + Tijdlijn van het meettraject en -momenten + Grafieken per vragenlijst binnen het meetmoment + Signalen binnen het meettraject + Verandering behorend bij het meetmoment + Vragenlijsten die zijn toegewezen binnen het meetmoment + Derden die gekoppeld zijn aan de cliënt + Berichtenlog + Cliënt dashboard Tijdlijn Boven aan het Dashboard wordt de tijdlijn van het huidige meettraject getoond. De verschillende meetmomenten met naamgeving zijn zichtbaar en eerdere of latere meetmomenten kunnen geselecteerd worden door middel van het dropdown menu voor- en achteraan de tijdlijn ( ). Welk meettraject getoond wordt kan gewijzigd worden door op de naam van het huidige meettraject te klikken en vervolgens het gewenste meettraject te selecteren uit de lijst. Ook kan er meteen ingezien worden of een meetmoment voltooid is ( ) of dat er nog openstaande items zijn ( ). Het huidige meetmoment wordt weergegeven met Grafieken Grafisch inzicht in de resultaten van de vragenlijsten tot nu toe in voorgaande meetmomenten. Binnen de grafiek wordt de score en norm (cutoff) voor de vragenlijst als lijn weergegeven (indien van toepassing). Door over een meetpunt in de grafiek te gaan met de muis wordt het resultaat van dat betreffende meetmoment getoond. Per grafiek kan ook nog aangegeven worden of ALLE TRAJECTEN of specifieke trajecten worden getoond. Maak een keuze uit het dropdown menu boven de grafiek voor specifieke trajecten. QuestManager pagina 25

26 Daarnaast kunnen resultaten van derden ook getoond worden in de grafiek (indien van toepassing). In dit geval zal er een legenda onder de grafiek getoond worden met welke lijn van welke invuller is. Door op de benaming van de lijn te klikken kunt u specifieke invullers aan- en uitzetten Signalen Bij Signalen wordt een lijst getoond van alle signalen. Door middel van de optie GEZIEN kunt u individuele signalen als gezien markeren. De geziene signalen worden dan ook niet meer in de bovenbalk getoond als alert getoond Verandering Bij Verandering wordt de verandering van de diverse vragenlijsten getoond gebaseerd op het huidig geselecteerde meetmoment in de tijdlijn. Van de getoonde waardes is de bovenste de waarde van het huidige meetmoment en de onderste is de vergelijkingswaarde. Icoon Omschrijving Het resultaat van het huidige meetmoment is verbeterd ten opzichte van het vergelijkingsmoment. Het resultaat van het huidige meetmoment niet veranderd ten opzichte van het vergelijkingsmoment. Het resultaat van het huidige meetmoment is verslechterd ten opzichte van het vergelijkingsmoment. Geeft aan dat de verandering significant is. Als er meerdere voorgaande meetmomenten zijn kunt u het vergelijkingsmoment veranderen tussen een vergelijking met het EERSTE of het VORIGE meetmoment Vragenlijsten Bij Vragenlijsten worden alle vragenlijsten die aan het meettraject gekoppeld zijn getoond. Vanuit hier kan direct de status gezien worden aan de hand van icoontjes. Afhankelijk van de status kan een vragenlijst worden afgenomen (AFNAME), de resultaten worden ingezien (RESULTATEN) of opnieuw ingepland worden (HERPLAN) Derden Bij Derden worden alle derden die aan de cliënt gekoppeld zijn getoond. Door op de naam te dubbelklikken kunt u wijzigingen aanbrengen aan de geselecteerde derde Berichtenlog Bij Berichtenlog worden alle naar de cliënt verzonden berichten getoond. Ook kunnen vanuit hier informati s worden verstuurd Cliënt dashboard Bij Cliënt dashboard kunt u een dashboard voor de cliënt instellen. Als u deze optie op Aan zet, kunt u vervolgens de vragenlijsten selecteren waarvoor een rapportage ontwerp beschikbaar is en die u dus wilt tonen in het cliënt rapportage scherm tijdens het afnemen. VitalHealth Software pagina 26

27 9.3 Meetgegevens Het Meetgegevens geeft op een overzichtelijke manier inzicht in de status op cliëntniveau. Naast de status van de vragenlijsten wordt er per soort meting aangegeven hoeveel vragenlijsten ervan afgenomen zijn. Eveneens wordt over de afgenomen vragenlijsten weergegeven hoe vaak ze afgenomen zijn. Voor de afgenomen Vragenlijsten wordt inzicht gegeven wanneer ze afgenomen zijn. Door een vragenlijst te selecteren wordt het overzicht met Ingevulde vragenlijsten gefilterd op de geselecteerde vragenlijst. Door Herstel te kiezen wordt er teruggekeerd naar de oorspronkelijke weergave zodat alle ingevulde vragenlijsten weer getoond worden. 9.4 Tijdlijn In het scherm Tijdlijn kunnen één of meerdere vragenlijsten worden getoond in een grafiek die de veranderingen in de loop van de tijd weergeeft. Hiermee kan heel snel gezien worden hoe de cliënt zich ontwikkeld. Om vragenlijsten toe te voegen aan de tijdlijn klikt u op + en kiest u vervolgens de gewenste vragenlijst uit de getoonde lijst. De tijdlijn zal zich automatisch aanmaken. Herhaal deze actie totdat u alle vragenlijsten heeft gekozen die u wilt inzien. U kunt ook sneller zoeken door de naam van de gewenste vragenlijst in te typen. Eventueel kunt u de tijdlijn nog specifieker maken door een selectie van Subschalen en/of Vragen te maken per vragenlijst. Er zijn verschillende manieren om op de tijdlijn in- en uit te zoomen: 1. Vaste periodes: door middel van de knoppen linksboven de tijdlijn kan er voor gekozen worden om snel naar een specifieke tijdsduur te kijken. U kunt kiezen uit 1 maand (1m), 3 maanden (3m), 6 maanden (6m), year-to-date (YTD), 1 jaar (1y) of alles (All). De periode die gekozen wordt is altijd direct voorafgaand aan de huidige datum. 2. Tijdbalk: u kunt ook een vrije selectie van een periode maken door middel van de tijdbalk onder de tijdlijn. Door het begin en/of het einde te verslepen past u de getoonde periode aan. QuestManager pagina 27

28 3. Vrije selectie: ook kunt u een vrije selectie maken door met uw muis een gebied in de tijdlijn te selecteren. Dit doet u door met uw muis op een gewenst punt in de tijd te klikken en de muisaanwijzer te slepen tot een punt zodat u uw gewenste selectie heeft bereikt. In de tijdlijn worden ook nog meetmomenten van niet geselecteerde vragenlijsten, cliëntinterventies en alle signalen getoond. Door op het label van een vragenlijst te klikken zal deze vragenlijst aan de tijdlijn worden toegevoegd. Klikken op een interventie opent hem en toont de gekoppelde vragenlijsten. Door op een signaal te klikken kunt een omschrijving van het signaal inzien met de informatie welke vragenlijst dit signaal heeft geactiveerd en wanneer dit precies was. Indien er meerdere vragenlijsten tegelijk getoond worden in de tijdlijn, dan kunnen individuele vragenlijsten tijdelijk verborgen worden door op de benaming te klikken in de legenda helemaal onderaan het scherm. Door opnieuw op de benaming te klikken zal de vragenlijst weer getoond worden. Vragenlijsten kunnen ook helemaal verwijderd worden uit de tijdlijn door middel van de achter de vragenlijstnaam boven in het scherm. 9.5 Overzicht signalen Het Overzicht signalen toont alle individuele signalen die voor de cliënt aanwezig zijn. Vanuit de lijst kunnen signalen als GEZIEN worden gemarkeerd. Hierdoor zullen ze niet meer getoond worden in de cliëntgegevensbalk. Als dit is gebeurd, dan zal de datum en tijd van de markering in de laatste kolom worden getoond. 9.6 Beslisondersteuning De mogelijkheid voor Beslisondersteuning is bruikbaar als dit voor specifieke vragenlijsten is ingericht. Het Echelon advies wordt automatisch gegenereerd zodra de desbetreffende vragenlijst is ingevuld en zal zichtbaar worden binnen de Beslisondersteuning. Binnen het Beslisondersteuning scherm zijn diverse zaken terug te vinden: VitalHealth Software pagina 28

29 Optie Beslisondersteuning Toon vragenlijsten Historie Datum Advies Risicogroepen (getoonde secties) Omschrijving Selecteer welk meettraject u wilt gebruiken. Hier worden alle vragenlijsten getoond die binnen het gekozen meetmoment zijn afgenomen. De historie geeft aan binnen welke meetmomenten de getoonde gegevens vallen. Één specifiek meetmoment kan hier worden geselecteerd. Toont de bij het gekozen meetmoment hoorde datum. Hier wordt het advies getoond welke door de beslisondersteuning is gegeneerd op basis van de aanwezige data. Deze geven per groep weer waar de risico s zich bevinden. Binnen deze groepen kan doorgeklikt worden op specifieke items om meer informatie over de achterliggende vragen te krijgen. De daadwerkelijke inrichting van dit scherm is afhankelijk van de binnen uw organisatie gekozen configuratie. QuestManager pagina 29

30 10 Cliënt dossier Kenmerken De Kenmerken categorie bevat de volgende subcategorieën: + Persoonsgegevens + Inloggegevens + Derden + Persoonskenmerken + Betrokkenen + Groepen + Meettrajecten + Zorgtrajecten + Interventies + Persoonlijke cut-offs + Patiënt consent + Berichtenlog + Infomails versturen 10.1 Persoonsgegevens Kies Persoonsgegevens om algemene cliëntgegevens te raadplegen en te wijzigen. De gegevens op dit scherm komen grotendeels overheen met datgene wat uitgelegd staat in Medewerkersportaal Dossiers: Nieuwe cliënt. Kies WIJZIGEN om cliëntgegevens te wijzigen. Na het wijzigen kiest u OPSLAAN om de wijzigingen te bevestigen of ANNULEREN om de wijzigingen ongedaan te maken. Het BERICHTENLOG geeft in een overzicht weer welke berichten er naar het adres van de cliënt of derde zijn gestuurd. De met inloggegevens kan naar het adres van de cliënt gestuurd worden door op de knop WELKOMSTMAIL te klikken. Deze wordt alleen verstuurd als er aan de volgende voorwaarden voldaan wordt: + Berichttype dient ingesteld te zijn op Mail. + adres dient een geldig adres te zijn (geen invoer van adres of invoer van noreply@questmanager.nl als adres). + De cliënt dient nog niet eerder een welkomstmail ontvangen te hebben. + De cliënt status Actief is. Voordat deze welkomstmail verstuurd wordt is er de mogelijkheid om handmatig een wachtwoord in te voeren Inloggegevens Bij Inloggegevens kunnen de inloggegevens van de cliënt worden bekeken en aangepast. Vanuit hier kan ook een brief worden aangemaakt met daarin de inloggegevens van de cliënt. Dit gebeurt via de knop BRIEF AANMAKEN. Hiervoor moet wel eerst een nieuw wachtwoord worden ingevoerd (GENEREER NIEUW WACHTWOORD). VitalHealth Software pagina 30

31 10.3 Derden Via dit scherm kunnen relaties (Derden) van een cliënt aangemaakt (+)of gewijzigd (INZIEN/WIJZIGEN) worden. Voor het type respondent (Relatie) geldt dat de te kiezen relaties overeenkomen met degene die door SBG gedefinieerd zijn. Bij de keuze voor Anders kan de relatie handmatig ingevoerd worden. Onder Geavanceerd kunnen verder instellingen voor de derde worden gedaan. Deze werken hetzelfde als voor het aanmaken van een nieuwe cliënt. Net als voor de cliënt zelf kan ook voor derden een standaard reden voor non-respons geselecteerd worden. Deze wordt van toepassing als de vragenlijst niet door de derde afgenomen is, waarmee deze gemist is. Een derde krijgt na aanmaak standaard de Nederlandse data notatie. Datanotatie heeft o.a. te maken met de manier waarop de datum wordt weergegeven. De inlognaam wordt automatisch gegenereerd. Het adres van de derde wordt ingevuld voor verkeer met de derde. Na aanmaak van de derde wordt er geen mail met logingegevens naar het adres van de derde gestuurd. Zodra de eerste vragenlijst voor de derde wordt toegevoegd, worden de gebruikersnaam en wachtwoord naar het adres van de derde gestuurd. Met deze gegevens kan de derde thuis of op een andere locatie de vragenlijst afnemen. Het versturen van deze gebeurt s nachts. De volgende voorwaarden zijn van toepassing voor het versturen van deze zijn hetzelfde als voor een cliënt. Er wordt geen welkomstmail met login gegevens gestuurd als vanuit de applicatie instellingen SSO voor derden ingesteld is. Tevens kan als extra controle naast de gebruikersnaam en wachtwoord aangeven worden of er validatie middels een SMS plaats moet vinden. Dit heeft dezelfde werking als dezelfde optie voor de cliënt, zie Medewerkersportaal Dossiers: Nieuwe cliënt Inloggevens. Na het opslaan van de aangemaakte derde kiest men WELKOMSTMAIL om een brief te genereren waarin de login gegevens van de derde staan. Hier kan ook meteen het wachtwoord voor de derde worden aangemaakt. Verder kan er een nieuw wachtwoord gegenereerd worden als voor WACHTWOORD gekozen en vervolgens opgeslagen wordt. Vervolgens krijgt u de mogelijkheid om de gewijzigde login gegevens naar het adres van de derde te sturen (BRIEF) Persoonskenmerken Bij Persoonskenmerken worden kenmerken (medicatie, diagnoses, therapieën en screeners) per cliënt toegekend. Voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van medicatie en therapieën geldt dat dit mogelijk is, mits dit apart ingesteld is vanuit de rechten voor de betreffende rol. Verder geldt dat bij het toevoegen van medicatie de dosis, start -en einddatum aangepast kan worden. Voor therapieën geldt dat de start -en einddatum aangepast kan worden. QuestManager pagina 31

32 10.5 Betrokkenen Indien een medewerker een cliënt aan zijn/haar caseload heeft toegevoegd wordt de medewerker een betrokkene voor de cliënt. Hiermee wordt de medewerker zichtbaar binnen het scherm Betrokkenen. Kies NIEUW/WIJZIGEN om een voor de cliënt van toepassing zijnde meettraject voor de betrokken behandelaar te selecteren. Zo krijgt u inzicht welke medewerker(s) met welk meettraject voor de cliënt betrokken is. Na het VERWIJDEREN van een regel vanuit het overzicht geldt dat de medewerker de cliënt ook niet meer in zijn/haar caseload heeft Groepen Bij Groepen kan een groep selecteren waaraan de cliënt gekoppeld dient te worden. Kies NIEUW/WIJZIGEN om vervolgens de groep te selecteren waaraan de cliënt toegevoegd dient te worden Meettrajecten Naast het toevoegen van een meettraject vanuit vragenlijstbeheer kan men Meettrajecten selecteren voor de cliënt. Kies NIEUW/WIJZIGEN om vervolgens meettraject te selecteren dat aan de cliënt toegewezen moet worden. Bij het toevoegen van een meettraject vanuit Vragenlijstbeheer krijgt u de vraag of u de onder Meettrajecten geselecteerde meettraject(en) wilt toevoegen Zorgtrajecten Zorgtrajecten Hier kunnen Zorgtrajecten worden aangemaakt op cliëntniveau. Klik op NIEUW/WIJZIGEN om een nieuw zorgtraject aan te maken. Vul een nummer in en geef het zorgpad een naam DBC s per zorgtraject Als een zorgtraject is aangemaakt, dan kunnen er DBC s worden toegewezen. Klik hiervoor bij DBC s per zorgtraject op NIEUW/WIJZIGEN. Kies het gewenste ZORGTRAJECTNUMMER en vul vervolgens de overige velden in Interventies Bij Interventies kunnen cliëntinterventies worden toegevoegd aan de cliënt. Selecteer hiervoor een van de voorbepaalde interventies bij het veld Interventie en vul een Start- en Einddatum in voor het interventietraject. Interventies worden op applicatiebeheerdersniveau aangemaakt Persoonlijke cut-offs Persoonlijke cut-offs kunnen per cliënt worden ingesteld. Selecteer hiervoor de betreffende vragenlijst en subschaal code en stel vervolgende de cutoff van de cliënt in. VitalHealth Software pagina 32

33 10.11 Patiënt consent Bij Patiënt consent kunt u als medewerker de toestemming van de cliënt op de diverse toestemmingstypen toewijzen of aanpassen. Doe dit echter alleen als er ook daadwerkelijk toestemming is verleend of ingetrokken door de cliënt. Dit wordt op deze pagina meteen in een log bijgehouden zodat altijd bekend is wie welke wijziging heeft aangebracht aan bepaalde toestemmingen. Om een nieuwe toestemmingsregel toe te voegen klikt u op TOESTEMMINGSREGEL TOEVOEGEN en vult u vervolgens de velden in. Bij Consent status geeft u aan op de toestemming wel of niet is verleend door de cliënt Berichtenlog Bij Berichtenlog worden alle naar de cliënt verzonden berichten getoond Infomails versturen Vanuit Infomails versturen kunt u extra informatie naar de cliënt versturen. Deze informatie mails zijn van tevoren al samengesteld voor uw zorgorganisatie. Dubbelklik op de informatie mail die u wilt versturen zodat deze geopend wordt. U kunt nu nog de tekst van de mail aanpassen indien gewenst. Klik op VERSTUREN op de mail naar de cliënt te versturen. QuestManager pagina 33

34 11 Cliënt dossier Metingen De Metingen categorie bevat de volgende subcategorieën: + Gepland + Toevoegen vragenlijst + Toevoegen meettraject + Toevoegen in meettraject + Vragenlijsten autoriseren + Meetmoment herhalen 11.1 Gepland Bij Gepland kunnen de ingeplande vragenlijsten en meettrajecten voor de desbetreffende cliënt ingezien worden. Door op de naam van een ingeplande vragenlijst te klikken, komen subcategorieën beschikbaar: wijzigen, reden gemist, inplannen, herhalen, afname, verstuur bericht, verwijderen Toevoegen vragenlijst Kies Toevoegen vragenlijst om losse vragenlijsten toe te voegen aan de cliënt. Specifieke vragenlijsten kunnen gevonden worden door te filteren op kenmerken en/of te zoeken op naam van de vragenlijst. Kies voor SELECTEER of dubbelklik waarna de vragenlijstgegevens eventueel gewijzigd worden. Voor een losse toegevoegde vragenlijst geldt dat ROM als Meettraject van toepassing is. Bij het toevoegen van een losse vragenlijst wordt het Meetmoment, dat te wijzigen is, bepaald op basis van de toegevoegde of afgenomen vragenlijsten. Indien er geen vragenlijst toegevoegd is, wordt dit het eerste meetmoment. Als er reeds vragenlijsten toegevoegd zijn wordt het meetmoment met 1 verhoogd voor de betreffende vragenlijst. Het meetmoment kan van een Meetmomentlabel voorzien worden voor een duidelijkere omschrijving in de tijdlijn van het dashboard. VitalHealth Software pagina 34

35 Kies STANDAARD om de standaard Adviesdatum in te stellen voor de toe te voegen vragenlijst. Als er één of meerdere vragenlijsten in het overzicht aanwezig zijn wordt de adviesdatum van de als laatste af te nemen vragenlijst aangehouden bij het bepalen van de standaard. De adviesdatum wordt hierbij met 1 verhoogd. Indien er geen vragenlijst toegevoegd is, wordt de huidige datum aangehouden voor het bepalen van de standaard. De adviesdatum wordt hierbij met 1 verhoogd. Onder Geavanceerd kunnen nog de volgende zaken worden ingesteld: Optie Soort Invuller Bericht naar DBC code Behoort tot Vrijgeven Privé Omschrijving De Soort bepaalt wat voor meetmoment het betreft. Maak een keuze uit de dropdown lijst. De Invuller wordt bepaald op basis van de bij de vragenlijst ingestelde invuller. Deze is hier te wijzigen. Voor Bericht naar worden één of meerdere medewerkers geselecteerd waar een bericht naar gestuurd wordt als de vragenlijst volledig afgenomen is. Er geldt dat er een maximum is op het aantal medewerkers dat geselecteerd kan worden. Met de DBC code kan een zorgtraject aan het meetmoment gekoppeld worden. De afdeling waartoe de cliënt behoort wordt hier automatisch ingevuld. Het Vrijgeven van de vragenlijst wordt getoond en kan gewijzigd worden. Als de invuller een cliënt of derde is geldt dat deze geselecteerd dient te worden wat overigens voor de medewerker niet verplicht is. Indien het meetmoment als Privé wordt aangemerkt, dan zal deze alleen inzichtelijk zijn voor medewerkers die tot de bij Behoort tot gekozen afdeling behoren. Op basis van een vrijgegeven vragenlijst wordt er wel/geen naar het adres van de cliënt of derde gestuurd en kan de cliënt/derde vanuit het cliënten of derden portaal de vragenlijst wel/niet afnemen. Als de vragenlijst niet vrijgegeven is, kan deze wel via de terminalfunctie of door de behandelaar afgenomen worden. Kies TOEVOEGEN om de vragenlijst toe te voegen. U keert vervolgens terug naar het overzicht. Kies ANNULEREN om terug te keren zonder de vragenlijst toe te voegen Automatisch versturen bericht Nadat een vragenlijst toegevoegd is wordt s nachts automatisch een bericht (mail) naar de cliënt of derde gestuurd. Dit gebeurt alleen als het berichttype vanuit de cliëntgegevens voor de cliënt / derde op Mail staat. Als het de eerste vragenlijst voor de cliënt of derde betreft wordt de betreffende mail gelijktijdig met de welkomstmail verstuurd. Als SSO vanuit de applicatie instellingen voor cliënten en/of derden ingesteld is kan de cliënt of derde direct de vragenlijst starten via de hyperlink die in de mail aanwezig is. In dit geval ontvangt de cliënt of derde geen welkomstmail. QuestManager pagina 35

36 Vanuit de applicatie instellingen kan ingesteld worden of cliënten op achtereenvolgende datums een mail ontvangen dat er een vragenlijst klaarstaat in het geval van eenzelfde meettraject / meetmoment combinatie of dat dit eenmalig plaatsvindt. Voor klaargezette vragenlijsten van eenzelfde meettraject / meetmoment combinatie geldt dus dat er één mail wordt verstuurd als de invuller gelijk blijft in plaats van een mail per vragenlijst op achtereenvolgende datums. Voorbeeld: Er zijn 3 vragenlijsten klaargezet voor meettraject X, meetmoment 1, invuller: cliënt. De cliënt ontvangt één mail dat er een vragenlijst klaarstaat om in te vullen en niet op de achtereenvolgende datums. Daarnaast wordt er automatisch een herinneringsmail gestuurd. Dit gebeurt 1 dag voor het verlopen van de einddatum. De status van de vragenlijst dient hierbij niet volledig ingevuld te zijn of gemist Toevoegen meettraject Kies Toevoegen meettraject om een meettraject toe te voegen aan de cliënt. De meettrajecten kunnen op basis van kenmerken worden gefilterd en vervolgens gekozen worden met SELECTEER. Indien er vanuit de cliëntgegevens één of meerdere meettrajecten als cliënt meettraject toegevoegd zijn, geldt dat de behandelaar hier op geattendeerd wordt met de vraag of hij/zij deze wil toevoegen. Voor de binnen het meettraject gedefinieerde vragenlijsten wordt het meetmoment, dat te wijzigen is, bepaald op basis van de onder Meettrajectbeheer vastgestelde meetmomenten. Klik op TOEVOEGEN MEETTRAJECT om het meettraject aan de cliënt toe te wijzen. Voor meettrajecten waar Metingen opnieuw nummeren? ingesteld is kan nummering plaatsvinden op basis van een meettraject die afgenomen of toegevoegd is voor de cliënt. De kolom # geeft het volgnummer van het meettraject weer. Bij het toevoegen van een meettraject waar vanuit het meettraject opnieuw nummeren ingesteld is: + wordt het volgnummer opgehoogd en wordt het meetmoment opnieuw genummerd als opnieuw nummeren van toepassing blijft + blijft het volgnummer gelijk aan het laatst toegevoegde zelfde meettraject en wordt het meetmoment opgehoogd als opnieuw nummeren gedeselecteerd wordt VitalHealth Software pagina 36

37 Bij het toevoegen van een meettraject waar vanuit het meettraject opnieuw nummeren niet ingesteld is: + blijft het volgnummer gelijk aan het laatst toegevoegde zelfde meettraject en wordt het meetmoment opgehoogd als opnieuw nummeren niet wordt geselecteerd + wordt het volgnummer opgehoogd en wordt het meetmoment opnieuw genummerd als opnieuw nummeren geselecteerd wordt Vanuit de tab Meettrajecten in Cliëntgegevens kunnen meerdere meettrajecten toegevoegd worden. Als deze voor de cliënt toegevoegd worden en opnieuw nummeren is niet voor een of meerdere toegevoegde meettrajecten ingesteld, geldt dat het veld Metingen opnieuw nummeren? niet aanwezig is. De invuller wordt bepaald op basis van de bij de vragenlijst ingestelde invuller. De vanuit de tab Vragenlijstgegevens ingestelde standaard voor het vrijgeven van de vragenlijst wordt getoond en kan gewijzigd worden. Kies om de betreffende medewerker of derde te selecteren die de vragenlijst dient in te vullen wat overigens voor de medewerker niet verplicht is. Na selectie van een of meerdere medewerker(s) en derde(n) kan via Toepassen op alle lijsten ineens voor alle in het overzicht aanwezige vragenlijsten ingesteld worden aan de betreffende lijsten worden toegevoegd als invuller en bericht ontvangende. Per vragenlijst kan hiervan afgeweken worden. De gemaakte selectie kan ook weer verwijderd worden. Met behulp van Groepen kan ingesteld worden welke groepen er afgenomen worden. Vanuit Meettrajectbeheer kan hiervoor al een standaard ingesteld zijn die te wijzigen is. Kies Toevoegen Meettraject om de aan het meettraject(en) gekoppelde vragenlijsten toe te voegen aan het overzicht. Aangebrachte wijzigingen, bijv. wijzigen invuller, worden ongedaan gemaakt door Annuleren te kiezen. Kies Annuleren (naast Help) om terug te keren naar Vragenlijstbeheer waarbij de vragenlijsten niet aan het overzicht worden toegevoegd Toevoegen in meettraject Kies Toevoegen in meettraject om vragenlijsten toe te voegen aan een bestaand meettraject. De functionaliteit is hetzelfde als die voor Toevoegen vragenlijst. In plaats van het vaste meettraject ROM is de keuze voor het meettraject bij deze optie vrij Vragenlijsten autoriseren Vanuit Vragenlijsten autoriseren stelt u de autorisatie voor de cliënt vragenlijsten in. Kies WIJZIGEN waarna vanuit het overzicht een vragenlijst PRIVÉ of publiek gemaakt kan worden. In geval van privé en selectie van de afdeling, is de betreffende vragenlijst na opslaan alleen voor medewerkers geautoriseerd die toegang hebben tot de ingestelde afdeling Meetmoment herhalen De functionaliteit Meetmoment herhalen kan gebruikt worden om een eerder afgenomen meetmoment te kopiëren en nog een keer af te nemen. Om dit te doen selecteert u het gewenste meetmoment uit de lijst en klikt u op Selecteer. Vervolgens kunt u het meetmoment nog aanpassen (vragenlijsten toevoegen/verwijderen, details aanpassen). QuestManager pagina 37

38 12 Cliënt dossier Afname De Afname categorie bevat de volgende subcategorieën: + Afnemen + Directe afname + MINI 12.1 Afnemen Het overzicht in het Afnemen scherm toont de vragenlijsten die afgenomen kunnen worden. Door een vragenlijst te openen wordt de vragenlijst gestart. Dit doet u door de vragenlijst de dubbelklikken of te selecteren en vervolgens of AFNAME te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin je de afname vorm kunt kiezen: Terminal (logt uit als behandelaar en logt in als cliënt), Afname Behandelaar (blijft ingelogd als behandelaar, invuller is behandelaar, Afname cliënt/derde (blijft ingelogd als behandelaar, invuller is cliënt/derde, Verkorte invoer Met de optie REDEN GEMIST kan worden opgegeven waarom vragenlijst niet afgenomen kan worden. Na opgave van de reden krijgt de vragenlijst status Gemist en is deze niet meer zichtbaar in de Afnemen lijst. Voor meer informatie over het daadwerkelijk afnemen van vragenlijsten, zie Cliënt/derde portaal Directe afname Vanuit Directe afname is het voor de medewerker mogelijk versneld een vragenlijst af te nemen. In het overzicht worden de beschikbare vragenlijsten getoond. Om naar de juiste vragenlijsten te zoeken kunnen kenmerken in het overzicht gebruikt worden om vragenlijsten te filteren. Deze functionaliteit is hetzelfde als bij Toevoegen vragenlijst (zie Cliënt dossier Beheer: Toevoegen vragenlijst).eveneens is snel zoeken mogelijk door een (deel van) de vragenlijstnaam in te voeren en te kiezen voor Zoeken. Selecteer de gewenste vragenlijst en kies SELECTEER of dubbelklik waarna een aantal vragenlijstgegevens eventueel gewijzigd kunnen worden. Het meettraject kan ingesteld worden. Hierbij zijn de vanuit Meettraject beheer gedefinieerde meettrajecten te selecteren. Standaard is ROM als meettraject van toepassing. Kies VRAGENLIJST AFNEMEN om de vragenlijst direct als medewerker af te nemen. Kies ANNULEREN om het scherm te sluiten en terug te keren naar het overzicht om een vragenlijst te selecteren voor afname MINI Via de optie MINI wordt direct de afname van de MINI vragenlijst opgestart voor de huidige cliënt. VitalHealth Software pagina 38

39 13 Cliënt dossier Resultaten De Resultaten categorie bevat de volgende subcategorieën: + Rapporten + Maatwerk + Inzien + Signalen + Gemist + Fiche/Meetmoment + Print Fiche + Cliëntmeettrajecten + Goedkeuren 13.1 Rapporten De functionaliteit van Rapporten staat beschreven bij Medewerkersportaal Rapportage: Rapporten Maatwerk De tab Maatwerk toont alleen de rapportdefinities van het type Maatwerk (behandelaar) Inzien In het overzicht Inzien staan de vragenlijsten die al (gedeeltelijk) zijn ingevuld of waarvan de meetperiode is verstreken. In het menu zijn er de volgende mogelijkheden: Optie Details Wijzigen Opslaan Verwijderen Antwoorden aanpassen Omschrijving Inzien vragenlijst Achteraf wijzigen van soort, invuller, meettraject, meetmoment of invuldatum. Wijzigingen opslaan. Verwijderen vragenlijst. NB. Afhankelijk van een instelling is het wel of niet mogelijk om een vragenlijst te verwijderen. Wijzigen van gegeven antwoorden van de geselecteerde vragenlijst. Selecteer een vragenlijst en kies Details of dubbelklik om een vragenlijst in te zien. Vervolgens kunnen de meetresultaten worden ingezien door middel van tabbladen (alleen als de vragenlijst volledig is ingevuld): QuestManager pagina 39

40 Optie Verloop Spiderdiagrammen Samenvatting Alle vragen Afbeeldingen Instellingen Rapportage Signalen Omschrijving Grafische weergave van de meetresultaten per subschaal. Grafische weergave van de meetresultaten van de subschalen in een spiderdiagram. Tekstuele uitleg van de verandering en van de scores. Weergave van alle vragen en bijbehorende antwoorden. Weergave van afbeeldingen die betrekking hebben op de vragenlijst. Instellen vorige meetmoment en hoofd/vergelijk normgroep. Filteren specifieke rapportonderdelen en aanmaken rapport. Weergave van vragen waarop de gegeven antwoorden aan het signaal voldoen. Binnen de tabbladen wordt in de titel naast de vragenlijst, normgroep en meetmoment de afnamedatum en afnamedatum van het vorige meetmoment getoond. De datum van het vorige meetmoment wordt eveneens in de tab Samenvatting getoond, wordt gebruikt om de verandering te bepalen en wordt geselecteerd vanuit de tab Instellingen. In het geval de afname van de Miniplus heeft plaatsgevonden, geldt dat de diagnoses in plaats van de verschillende tabs getoond worden Verloop In de grafiek(en) wordt het Verloop van de scores over de tijd getoond. Op de verticale Y-as is de score weergegeven. De Y-as geeft het hele mogelijke bereik van de subschaal weer en begint dus niet per definitie bij nul maar is afhankelijk van de minimale en maximale uitslag op de Y-as. Het bereik van een grafiek staat standaard ingesteld op de maximum score +10%. Wanneer het maximum gescoord wordt, is dit ook duidelijk zichtbaar binnen de grafiek. De horizontale X-as geeft de tijd weer tussen de meetmomenten. De X-as loopt van het eerste meetmoment tot aan het laatste meetmoment. Als van de subschaal van de vragenlijst een grenswaarde voor ziek en gezond (cutoff waarde) bekend is, dan wordt deze grenswaarde in de grafiek weergegeven met een horizontale lijn. Het gebied boven de lijn wordt rood en onder lijn groen gekleurd, zoals hiernaast afgebeeld (bovenste met cutoff, onderste zonder). Indien de verandering ingesteld is op hoog is positief vindt er een switch cutoff plaats. Het gebied onder de cutoff waarde lijn wordt rood en boven lijn groen gekleurd Spiderdiagrammen Indien er voor een vragenlijst het aanmaken van spiderdiagrammen is geactiveerd, dan zullen deze getoond worden op het tabblad Spiderdiagrammen. Per subschaalgroep wordt er één spiderdiagram getoond met 1 as per subschaal. Meerdere meetmomenten kunnen hierin met elkaar worden vergeleken op subschaal niveau. VitalHealth Software pagina 40

41 Samenvatting De Samenvatting tab bevat van diverse items een tekstuele samenvatting. In de samenvatting van de Verandering worden de mogelijke veranderingen weergegeven (hersteld, verbetering, onveranderd, verslechtering en terugval). De ingestelde verandering voor de vragenlijst of per subschaal (laag is positief of hoog is positief) is bepalend welke verandering wordt weergegeven. De mate van Ernst wordt op dezelfde wijze als Verandering weergegeven. Per ernst categorie zijn de toepasselijke subschalen opgesomd. Per verandering worden verder de subschalen weergegeven. De score die een cliënt behaalt op een subschaal zijn afhankelijk van de normgroep waarmee de cliënt vergeleken wordt. Als een signaal op het gegeven antwoord van toepassing is geldt dat achter de subschaalnaam het signaal symbool getoond wordt. Door middel van de optie GEAVANCEERD kunnen nog meer details getoond worden. Als er geen Cut-off waarde is, wordt er vanuit vragenlijsten inzien een getoond en kan alleen Verbetering, Verslechtering of Onveranderd als verandering van toepassing zijn. Als er een verhoogde score ten opzichte van de cutoff is, wordt dit als # achter de score weergegeven. Er wordt geen score getoond als er geen antwoorden op vragen gegeven zijn. Eveneens wordt de datum en score van het vorige meetmoment in de lijst weergegeven (Datum vorige en Score voormeting). De kolom Ruw is aanwezig mits dit vanuit het vragenlijstontwerp ingesteld is. Kies per subschaal om de subschaal omschrijving en/of ernstomschrijving in te zien. Deze knop is niet aanwezig als er geen subschaal -en ernstomschrijving is. Selecteer een subschaal en kies TOON VRAGEN om de antwoorden in te zien Alle vragen Alle vragen van de vragenlijst met haar scores en eventueel signaal worden getoond. In het geval dat recode van toepassing is wordt niet de recode score getoond, omdat dit alleen bij de berekening van de subschaal score van toepassing is Afbeeldingen De Afbeeldingen die bij vragen behoren worden hier weergegeven Signalen De Signalen die bij vragen behoren worden hier weergegeven Instellingen Binnen Instellingen wordt de meting geselecteerd ten behoeve van het vergelijken van de verandering. Een melding wordt getoond als de invuller uit de voormeting niet overeenkomt met het geselecteerde meetmoment. Tevens wordt vanuit de instellingen de hoofd -en vergelijk normgroep ingesteld. Klik op Meer informatie over deze vragenlijst om algemene vragenlijst gegevens te bekijken. QuestManager pagina 41

42 Rapportage Rapporten geeft de mogelijkheid om door middel van filtering een rapportage aan te maken. Na het instellen van het filter vanuit INSTELLINGEN kiest men om het rapport aan te maken. Het rapport kan afgedrukt worden nadat gekozen is. De rapportage is te downloaden als Wordof pdf-bestand (afhankelijk van de gebruikersinstelling) en te gebruiken voor een eventuele brief of rapportage in het EPD Inzien Miniplus In het overzicht worden de diagnoses weergegeven. Als er geen diagnoses zijn wordt dit als volgt weergegeven: Volgens de M.I.N.I. voldoet cliënt aan geen enkele diagnose. Door Toon Diagnoses te kiezen kunnen de diagnoses vanuit een nieuw scherm geknipt of gekopieerd worden en vervolgens voor andere doeleinden gebruikt worden. Verder kunnen de diagnoses gekopieerd worden naar de diagnoses van de cliënt. Dit doet men door Kopieer Diagnoses te kiezen. Vanuit cliëntgegevens zijn deze diagnoses vervolgens in de tab Persoonskenmerken zichtbaar. Dit geldt alleen als de diagnose vanuit kenmerkbeheer gedefinieerd is. Als de diagnose niet als diagnose vanuit kenmerkbeheer gedefinieerd is, wordt deze niet als diagnose voor de cliënt toegevoegd. Als de diagnose al in een eerder stadium voor de cliënt gesteld is en hiermee al aanwezig is binnen de tab Persoonskenmerken, geldt dat deze niet nogmaals toegevoegd wordt. Door Toon alle vragen te kiezen, worden alle Miniplus vragen getoond. Door Toon vragen module te kiezen worden de vragen van de geselecteerde module getoond Signalen Bij Signalen worden alle vragenlijsten getoond waarop een signaal is geactiveerd. Alle bijbehorende informatie wordt getoond in de tabel. Voor meer informatie kunt u op DETAILS klikken Gemist In het overzicht bij Gemist worden de vragenlijsten getoond die na het verstrijken van de einddatum niet of onvolledig ingevuld zijn door de cliënt of derde. Kies om de reden voor nonrespons te tonen. Gemiste vragenlijsten kunnen opnieuw worden ingepland door de vragenlijst te selecteren en te kiezen voor INPLANNEN. Vervolgens kunt u de nieuwe adviesdatum ingeven en zal de vragenlijst uit de Gemist lijst verdwijnen. Kies REDEN GEMIST om de reden op te geven waarom een vragenlijst gemist. Door Toepassen op alle vragenlijsten van dit meetmoment te selecteren wordt de geselecteerde reden van toepassing op vragenlijsten van hetzelfde meettraject, meettraject volgnummer en meetmoment combinatie. Nadat er opgeslagen is wordt de reden in de kolom Reden getoond Fiche/Meetmoment In het Fiche/Meetmoment overzicht worden de meettrajecten getoond waarvoor de rapportdefinitie Fiche van toepassing is. VitalHealth Software pagina 42

43 13.7 Print Fiche Vanuit Print Fiche kunnen fiches van specifieke meetmomenten worden gegenereerd als rapport. Dubbelklik het gewenste item om de fiche te kunnen printen Cliëntmeettrajecten Bij Cliëntmeettrajecten worden alle aan de cliënt gekoppelde meettrajecten getoond. U kunt hier de DETAILS inzien en de meettrajecten VERWIJDEREN voor de cliënt Goedkeuren Bij Goedkeuren worden alle nog (gedeeltelijk) goed te keuren items getoond. Dit zijn zowel items die gedeeltelijk als helemaal niet afgetekend zijn. Met de optie HANDTEKENING kunnen de goedkeuringen worden ingezien van het geselecteerde item en kan u zelf het item goedkeuren. Zie voor meer informatie Medewerkersportaal Overzicht: Goedkeuren. QuestManager pagina 43

44 14 Cliënt/derde portaal De cliënt/derde logt in volgens de procedure in Opstarten QuestManager. Eventueel is er hierbij een extra login validatie van toepassing via SMS wat voor de cliënt/derde ingesteld is Veiligheid en privacy toestemmingen Bij de eerste keer inloggen wordt er gevraagd aan de cliënt om een of meerdere toestemmingen te geven (indien dit is geconfigureerd voor uw zorgorganisatie). Door op de titel van de specifieke toestemming te klikken kan de cliënt inzien waar er toestemming voor wordt gegeven. De cliënt kan de toestemming afwijzen of accepteren. Indien een toestemming wordt afgewezen, dan kan het zijn dat de cliënt geen toegang krijgt tot de vragenlijsten omdat de toestemming noodzakelijk is voor het gebruik van QuestManager. Als de cliënt voor alle toestemmingsregels een keuze heeft gemaakt, dan kan dit bevestigd worden (BEVESTIGEN). Indien er nu geen toegang wordt verleend (door bepaalde afwijzingen), dan zal dit getoond worden in het scherm. Vanuit het hoofdscherm kan de cliënt altijd zijn toestemmingen inzien en wijzigen via de optie Veiligheid en Privacy (rechts onderin) Hoofdscherm Indien de actieve cliënt/derde inlogt en er zijn geen vragenlijsten beschikbaar kan er alleen een oefenvragenlijst afgenomen worden. In overleg met VitalHealth Software is deze mogelijkheid in of uit te schakelen. Verder wordt er een melding getoond: + Geen vragenlijst: Op dit moment staat er geen vragenlijst voor u klaar. + Vragenlijst in toekomst: Op dit moment staat er geen vragenlijst voor u klaar. De eerstvolgende vragenlijst is vanaf <datum> voor u beschikbaar. Als een derde ingelogd is geldt dat de cliëntgegevens tot wie de derde een relatie heeft in de header getoond worden. Daarnaast kan de cliënt met de knop Resultaten rapportage inzien van eerder voltooide vragenlijsten mits dit op zowel vragenlijst- als cliëntniveau is geactiveerd. Indien de knop inzien. zichtbaar is in de bovenbalk, dan kan de cliënt hiermee de cliëntrapportage VitalHealth Software pagina 44

45 14.3 Afname standaard vragenlijst Vanuit het welkomstscherm kiest u Start meting om de vragenlijst af te nemen. Cliënten/derden kunnen het invullen van vragenlijsten (tijdelijk) onderbreken ( ) of uitloggen ( ). Wanneer zij op een bepaald moment verder willen gaan met invullen wordt automatisch de eerstvolgende openstaande vraag geopend. Afhankelijk van de instelling vanuit de vragenlijstdefinitie of vanuit de eigenschappen wordt de TekstVooraf als instructietekst vooraf aan het afnemen getoond, welke gericht op de afnemer. Kies vervolgens Start om de vragenlijst af te nemen. Kies > (rechts van de voortgangsindicator) om de volgende vraag te tonen. Voor verschillende antwoordtypes bijvoorbeeld radio (meerkeuze met 1 antwoord mogelijkheid) geldt dat de volgende vraag automatisch getoond wordt na de keuze voor een antwoord. Kies < (links van de voortgangsindicator) om een vraag terug te gaan. Na invoer/selectie van het antwoord op de laatste vraag wordt de eindtekst of vragenlijst specifieke eindtekst getoond, die eventueel ingesteld is voor de afnemer vanuit de eigenschappen. Indien er nog een volgende vragenlijst klaarstaat en afgenomen kan worden, geldt dat de standaard tussentekst of vragenlijst specifieke tussentekst getoond wordt, die eventueel voor de afnemer ingesteld is vanuit de eigenschappen Afname gegroepeerde vragenlijst Een gegroepeerde vragenlijst wordt op dezelfde manier afgenomen als een standaard vragenlijst. De vragenlijst bestaat uit verschillende groepen met vragen die ingevuld dienen te worden. De naam van de groep wordt boven de groepsbalk weergegeven. De knop van de huidige groep waar u zich bevindt wordt blauwgekleurd weergegeven. Welke groepen er aanwezig zijn is afhankelijk van de geselecteerde groepen bij het toevoegen van de vragenlijst (vanuit meettraject). Standaard zijn alle groepen aanwezig. QuestManager pagina 45

46 Na selectie van een groep worden de aan deze groep toegewezen vragen getoond. Nadat een antwoord gegeven is kan het voorkomen dat, door toepassing van vraagacties, extra vragen of velden getoond worden of juist vragen door het gegeven antwoord niet meer van toepassing zijn. Bij de keuze voor Instructie wordt een instructie voor de betreffende vraag weergegeven. Als voor de gegroepeerde vragenlijst ingesteld is dat deze flexibel is, kunt u de vragenlijst in willekeurige volgorde per groep afnemen. Als gesloten van toepassing is vindt afname van de groepen sequentieel plaats. Kies Volgende of > vanuit de groepsbalk om vragen van een volgende groep af te nemen of kies Vorige of < vanuit de groepsbalk om terug te keren naar een vorige groep. Als de gebruiker de laatste groep gekozen heeft wijzigt de tekst: Volgende in: Definitief opslaan. Kies Definitief opslaan om de gegroepeerde vragenlijst af te ronden. Een melding wordt vervolgens getoond dat de vragenlijst is opgeslagen. Cliënten/derden kunnen het invullen van vragenlijsten (tijdelijk) onderbreken door te klikken op: Onderbreken. Als blijkt dat er bij het definitief opslaan verplichte velden zijn die niet gevuld zijn, wordt een melding getoond. Het label voor de verplicht in te vullen velden wordt roodgekleurd weergegeven. De groepen waarin deze velden aanwezig zijn en niet gevuld zijn worden onderstreept getoond. Nadat de niet gevulde velden alsnog gevuld zijn geldt dat het label voor de vraag niet meer roodgekleurd getoond worden Afname in rechts georiënteerd schrift Als vanuit de vragenlijstdefinitie ingesteld is afname in een rechts georiënteerd schrift plaats dient te vinden geldt dat de vragenlijst in deze afwijkende taal getoond wordt. De vraag en het antwoord worden van rechts naar links getoond en weergegeven als hierbij ook nog geldt dat rechts georiënteerde afname plaats dient te vinden. Dit is bijvoorbeeld bij de Hebreeuwse en Arabische talen van toepassing Vragenlijst voltooid Als de laatste vraag is ingevuld, kan de cliënt/derde de vragenlijst voltooien door op Uitloggen te klikken. Ook is het mogelijk om het rapport over de vragenlijst in te zien mits dit op zowel vragenlijst- als cliëntniveau is geactiveerd. De medewerker ziet in het overzicht van Dashboard (Caseload) en in Cliëntbeheer aan de vetgedrukte regel dat de vragenlijst ingevuld is. VitalHealth Software pagina 46

47 Deze pagina is opzettelijk leeg gelaten. QuestManager pagina 47

48 Zonneoordlaan TK Ede T info@vitalhealthsoftware.nl Software for Collaborative Health Management