Engage Process Modeler Handleiding 2018 Engage Process

Transcriptie

1 Engage Process Modeler Handleiding

2

3 Contents 3 Table of Contents Foreword 0 Part I Introductie 12 Part II Werkomgeving 16 1 Aanmelden... en afmelden 16 2 Wachtwoord... wijzigen 16 3 Uw abonnement Actieve sessies... beëindigen 17 5 Modeler opties Populair Selecteer... de applicatietaal 19 Actie na invoegen Actie na opstarten Scherminfo Adrukken / rapportage Lint Wizards Welkom wizard Rapportinstellingen... wizard 22 Aan de slag... wizard 24 Nieuw project... wizard 25 6 Werkruimte Programmapanelen Standaardindeling Wijzig de standaardindeling Sla een werkomgeving... op 28 Beschikbare indelingen Volledig scherm Werkmodus Help Handleiding,... zelfstudie en video's 30 Contact opnemen Scherminfo Automatisch... opslaan en versies 31 Versiebeheer... en ophalen versies 31 9 Projectinstellingen Kleuren Centrale instellingen Part III Modelleren 1 Project Maak een nieuw... project aan 38 Open een bestaand... project 38 Verwijderen van... een project 39 3

4 4 Engage Process Modeler Handleiding Een project hernoemen Projectonderdelen Voeg een projectonderdeel... toe 40 Eigenschappen... van projectonderdelen 41 Verwijderen, kopiëren... en plakken van een projectelement 41 Een projectonderdeel... verplaatsen 41 3 Processen Processtappen Activiteiten Niet-activiteiten Navigatie Processtapinstellingen Een nieuw staptype... toevoegen 47 Uw eigen iconenstijl... beheren 47 Processtapeigenschappen Ga naar Processtapeigenschappen RASCI rollen Mijlpaal, samenvoeging,... einde paralleltak 50 Taakeigenschappen Automatisch Keuze Beslissing Wachtmoment Parallel Subproceseigenschappen Service Proceskoppeling Start Startpunt Stop Ingang Uitgang Begin uitgeklapt... subproces 52 Einde uitgeklapt... subproces 53 Begin van een uitgeklapte... proceskoppeling 53 Einde van een uitgeklapte... proceskoppeling 53 Aanpassen van... het proces 53 Voeg een... processtap toe 53 Toetscombinaties Verwijder... een processtap 55 Verwijder... een subboom 56 Voeg een... procestak toe 56 Verwijder... een procestak 56 Knippen/kopiëren... en plakken 56 Maak een... Ga naar aan 57 Het maken... van parallelsamenvoeging 58 Verplaats... een processtap 59 Verplaats... een subboom 60 Meervoudige... selectie 60 Startpunten... aanmaken 61 Parallelle... startpunten aanmaken 63 Wijzigen volgorde... procestakken 64

5 Contents 5 Aanpassen van... eigenschappen 65 Omschrijving... en opmerkingen 65 Sjablonenbeheer Extra eigenschappen Deelnemers,... rollen en eigenaar 68 Aantallen... en condities van een Keuze 69 Selecties Notitie Risicopunt Converteren... activiteitstype 71 Converteren... van een parallel 71 Documenten Invoer/Uitvoer... van een activiteit 73 Mini-eigenschappenvenster Type eigenschappen... editor 75 Eigenschappentabel Eigenschappentabel... Professional editie 78 Rollen en... documenten eigenschappeneditor 80 Eigen type... elementen wijzigen 80 Eigen types Bereik van... eigen types 82 Extra eigenschappen... toevoegen 82 Procesnavigatie Vind een... processtap door zijn nummer 84 Vind een... stuk tekst 84 Ga omhoog... en omlaag 85 Uitklappen,... inklappen en opnemen van een subproces of service 85 Een proceskoppeling... in-en uitklappen 86 Naar de bestemming... van een 'Ga naar' gaan 88 4 Brainstorms Een brainstormdiagram... maken 88 Memo's Memo's toevoegen... vanaf smartphones 90 Kolommen en... rijen 91 Werken met brainstormdiagrammen Omzetten naar... een proces 92 Omzetten... van een Activiteit memo 93 Omzetten... van een Rol memo 93 Omzetten... van een Document memo 93 Omzetten... van een Omschrijving memo 93 Omzetten... van een Onbepaald memo 94 Omzetten... van meerdere memo's 94 5 Overzichten Een overzichtsdiagram... maken 95 Figuren Afbeeldingen Part IV Lay-out 98 1 Weergave procesdiagram Tonen/verbergen... details van procesdiagram 98 Vaste diagramdetails Zoomen Lettertype in... diagrammen 101 5

6 6 Engage Process Modeler Handleiding Iconen wijzigen Zwembaan Invoegen in... zwembaanweergave 103 Drag and drop... in zwembaanweergave 104 Verslepen... van een stap met een enkele rol 104 Verslepen... van een stap met meerdere rollen Filters Filter wijzigen Filteren op stapeigenschappen Filter toepassen Filter opnieuw... toepassen 110 Filteren en ontwerp Part V Ontwerp Een procesdiagram... ontwerpen 112 Grafische onderdelen Eigenschappen... van grafische onderdelen 113 Grafische... onderdelen verplaatsen 114 Wijzigen... van grootte van staponderdelen 114 Aantekeningen Tekstblokken Lijnen wijzigen Een lijn... selecteren 117 Een deel... van een lijn verplaatsen 117 Lijndelen... toevoegen 118 Lijndelen... verwijderen 118 Het eindpunt... van een lijn verplaatsen 120 Stappen herschikken De gevolgen... van het verplaatsen van stappen 120 Stappen... verplaatsen 122 Blokoperaties Terug naar... automatisch positioneren 125 Procesdiagram... preview Een brainstormdiagram... ontwerpen Een overzichtsdiagram... ontwerpen 126 Part VI Analyse Statistieken Vergelijking Indicatoren Kiezen van indicatoren Instellingen... indicatoren 134 Weergeven van... indicatoren 135 Kosten/Tijd... per rol of type Evaluatie Evaluatie van... het proces 139 Evalueer pad Evalueer geselecteerde... pad 139 Evaluatieresultaten... vergelijken 140 Beperkingen

7 Contents Part VII Schermrapportages 1 Details Het kiezen... van een kruisverwijzingsrapport Het kiezen... van een meerdere kruisverwijzingen rapport RASCI rapporten Rapportages... voor ongebruikte onderdelen Procesrapportages Part VIII Exporteren, afdrukken en rapportage Download... een diagram of rapportage als PDF bestand_ Download... een diagram als Microsoft Word bestand Download... een diagram als PNG afbeelding_ Download... een proces als Visio diagram_ Download... een projectrapportage als Microsoft Excel bestand Download... een proces als XPDL bestand Download... een proces als BPMN bestand Download... in Engage Process formaat 158 Part IX Importeren Importeren... van een Engage Process bestand Importeren... van een XPDL bestand Importeren... van een BPMN bestand Importeren... van een BPMOne bestand Importeren... van een Protos bestand Importeren... van een Mavim bestand 164 Part X Samenwerken Gebruikersrollen Gebruikers... & groepen 166 Nieuwe gebruiker... toevoegen 168 Nieuwe groep... toevoegen 168 Groepsleden... beheren 169 Rollen toevoegen... / verwijderen 169 Groepen toevoegen... / verwijderen 170 Licenties toekennen... / intrekken 171 Gebruikers en... groepen verwijderen 171 Geautoriseerde... gebruikers en groepen verwijderen Vergrendelen Beveiliging Part XI Versiebeheer Projectversies

8 8 Engage Process Modeler Handleiding 2 Diagramversies Part XII Autorisatie Gebruikersrechten Autoriseren Overzicht projectautorisatie Overzicht map/diagramautorisatie Part XIII Delen en publiceren 1 Delen Aanbieden Overzicht publicaties Een viewer... link maken 190 Part XIV Centrale tabellen Tabellenbeheer Centrale types Rapport... voor gebruik van centrale tabellen 193 Centrale tabellen Centrale tabelelementen Een tabel koppelen Een tabel verwijderen Synchroniseren... van centrale types Centrale en... lokale typenamen Centrale en... lokale types samenvoegen Gebruik centrale... referenties Gebruik lokale... referenties 204 Part XV Reacties Reactiestatussen Reactieweergave Reacties tonen Reacties verversen Reageren op... reactie Reactie wijzigen Reactie verwijderen Reactiestatus... wijzigen Verzendlijst... feedbacknotificaties Reacties exporteren

9 Contents Index 9 0 9

10

11 Part I

12 12 1 Engage Process Modeler Handleiding Introductie Deze Online Help bevat een naslag van alle belangrijke onderdelen van het werken met de Engage Process Modeler Starter, Engage Process Modeler Professional, Engage Process Modeler Team en de Engage Process Modeler Suite applicatie om processen mee te modelleren. Dit is een webapplicatie ontwikkeld door Engage Process op basis van HTML5 zodat deze werkt in alle moderne web browsers, zoals Internet Explorer, Edge, Chrome, Firefox en Safari. Alle data die worden aangemaakt of gewijzigd door een gebruiker wordt direct opgeslagen in de <Engage Process opslag op internet. Dit betekent dat deze applicatie alleen gebruikt kan worden met een goed werkende continue internetverbinding. In het hoofdstuk Werkomgeving wordt uitgelegd hoe u de software kunt aanpassen naar uw eigen wensen. We adviseren u om dit onderdeel te lezen voor u begint met het in kaart brengen van processen. De Starter editie en de Professional zijn bedoeld als modelleertool voor zelfstandige gebruikers. De belangrijkste functionaliteit bestaat uit Processen modelleren Processen bekijken Analyse Afdrukken en Rapportage Statistieken Automatisch opslaan Exporteren naar PDF, Microsoft Word, Microsoft Visio en PNG formaat Meer uitgebreide edities van de Engage Process Modeler bevatten functies om met meer meerdere gebruikers tegelijkertijd te werken en bevat autorisatie, evaluatie en simulatie en uitgebreide import- en exportmogelijkheden. Hoofdstukkken en paragrafen die functies beschrijven die alleen beschikbaar zijn in Engage Process Modeler Professional zijn aangegeven met (P). Dit zijn o.a. Documenten Sjablonen RASCI Filteren Evaluatie Schermrapportages Eigen types Eigen staptypes en iconenstijl Brainstorms Exporteren naar XPDL, Microsoft Excel en het Engage Process formaat Importeren vanuit XPDL, Protos, BPMOne, Mavim en het Engage Process formaat Alle functionaliteit van Engage Process Modeler Professional is ook beschikbaar in Engage Process Modeler Team. Hoofdstukkken en paragrafen die functies beschrijven die alleen beschikbaar zijn in Engage Process Modeler Team zijn aangegeven met (T). Dit zijn met name: Versiebeheer Beheer van gebruikers en groepen Vergrendelen Alle functionaliteit van Engage Process Modeler Team is ook beschikbaar in Engage Process Modeler Suite. Hoofdstukken en paragrafen die functies beschrijven die alleen beschikbaar zijn in Engage Process Modeler Suite zijn aangegeven met (S). Dit zijn o.a.

13 Introductie 13 Autorisatie Overzichten Centrale types en tabellen Publicatie Beveiligingsinstellingen Feedback (alleen beschikbaar als dit onderdeel is van uw abonnement) Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben, neemt u dan gerust contact met ons op via naar support@engageprocess.com. Succes!

14

15 Part II

16 16 2 Engage Process Modeler Handleiding Werkomgeving U kunt de Modeler opties alsmede de functies van tabblad BEELD (zie Werkruimte) gebruiken om de applicatie en gedrag in te stellen. U kunt ook de centrale instellingen gebruiken om de inrichting te bepalen voor alle gebruikers in uw organisatie. 2.1 Aanmelden en afmelden Als u de Engage Process Modeler voor de eerste keer start krijgt u een pagina te zien waarop u zich kunt aanmelden Zet op deze pagina een vinkje bij Aangemeld blijven als u deze pagina niet langer wilt zien als u de Engage Process Modeler wilt starten. U blijft dan aangemeld (op deze computer) tot u zich weer afmeldt. Kies voor Wachtwoord vergeten? als u uw wachtwoord niet meer weet. U ontvangt dan een met een link om uw wachtwoord te wijzigen. Deze wordt gestuurd naar het adres dat gelijk is aan uw Engage Process gebruikersnaam, dus het is belangrijk dat uw gebruikersnaam een geldig adres is waar u toegang toe heeft. Om u af te melden van de applicatie(s) klikt u rechtsbovenin op uw gebruikersnaam en kiest u voor Afmelden in de lijst. 2.2 Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te wijzigen klikt u op uw naam rechtsboven in de applicatie en kies u voor Wachtwoord wijzigen. Er zal een nieuwe pagina worden geopend waar u uw oude en nieuwe wachtwoord in kunt voeren. Merk om dat een wachtwoord minimaal uit acht karakters bestaat, een cijfer bevat en een combinatie van hoofdletters en kleine letters. 2.3 Uw abonnement Selecteer uw naam rechtsbovenin.

17 Werkomgeving 17 Door te kiezen voor Uw abonnement krijgt u toegang tot een pagina waarin u de details van uw abonnement kunt inzien en wijzigen. 2.4 Actieve sessies beëindigen Het Engage Process abonnement van uw organisatie bepaalt hoeveel gebruiker de Engage Process Modeler tegelijkertijdkunnen gebruiken. Als u bijvoorbeeld maar twee concurrent users licenties hebt voor de Engage Process Modeler en er zijn al twee gebruikers actief dan zal op het moment dat er een derde gebruiker wil aanmelden dit woren gewijgerd. Er verschijnt dan een melding 'Te veel gelijktijdige gebruikers'. Wat er wordt gecontroleerd in dit geval is het aantal actieve sessies. Het kan in bepaalde gevallen voorkomen dat uw browser niet netjes is afgesloten waardoor uw oude sessie nog actief is. Deze situatie wordt door de software herkend en u krijgt dan een pagina met de volgende mededeling. Kies voor Sessie afbreken om uw eigen actieve Engage Process Modeler sessie te beeindigen en om een nieuwe te starten. Of, als u de Engage Process Modeler nog open hebt in een andere browser, kunt u deze in die browser afsluiten en in de andere browser kiezen voor Opnieuw proberen. Het kan echter voorkomen dat niet uzelf, maar een andere gebruiker zijn sessie niet netjes heeft afgesloten. Deze sessie is dan nog actief en blokkeert een van uw gelijktijdige licenties voor uw organisatie. U kunt hem dan vragen aan te melden en zijn sessie netjes te beeindigen, maar dit is niet altijd mogelijk. Als u in de rol Gebruikersbeheerder zit hebt u de mogelijkheid om ook de sessies van andere gebruikers te stoppen. Ga hiervoor naar de Instellingenill sessions of other users. First, you have to login directly to the Centrale instellingen.via Kies hier voor Actieve Sessies. In de tabel die wordt getoond ziet u alle actieve sessies voor uw organisatie voor Engage Process Modeler, Engage Process Viewer en Engage Process Publisher. Selecteer de sessie die u wilt stoppen en kies rechts voor Sessie afbrekene. Als u in de rol bent van Gebruikersbeheerder kunt u ook sessies van andere gebruikers beeindigen. Eerst kunt u aanmelden in de omgeving voor beheer van Instellingen via engageprocess.com. Vervolgens kiest u voor Actieve sessies.

18 18 Engage Process Modeler Handleiding In de tabel die wordt getoond ziet u alle actieve sessies voor uw organisatie voor de Engage Process Modeler, Engage Process Viewer en Engage Process Publisher. Selecteer de sessie die u wilt afbreken en kies voor Sessie afbreken. 2.5 Modeler opties Om de Engage Process Modeler opties te bereiken, selecteert u tabblad Bestand en vervolgens de knop Opties. U kunt hier instellingen wijzigen m.b.t.: Applicatietaal invoeggedrag actie bij het opstarten Scherminfo afdrukmogelijkheden Volgorde van de stapiconen

19 Werkomgeving Populair Op tabblad Populair van de Modeler opties dialoog kunt u instellingen maken voor Applicatietaal Actie na invoegen Actie na starten Scherminfo Selecteer de applicatietaal Engage Process Modeler is een meertalige applicatie. U kunt eenvoudig de taal van het programma wisselen. Selecteer Taal op het tabblad Populair. Nadat u een taal heeft geselecteerd, dient u de applicatie te verversen. Als u kiest voor Nee kunt u gewoon verder werken in de Nederlandse taal tot u de applicatie opnieuw start.

20 Engage Process Modeler Handleiding Actie na invoegen Actie na invoegen bepaalt wat er moet gebeuren als u een nieuwe stap toevoegt in het procesdiagram. Er zijn twee acties mogelijk: Doe niets en hernoemen.in het laatste geval wordt het Mini-eigenschappenvenster getoond met de focus op de naam. U kunt direct beginnen met typen om de stapnaam in te voeren. Dit kan handig zijn omdat u normaal gesproken uw eigen stapnaam wilt opgeven in plaats van de standaardnaam die is bepaald door het systeem Actie na opstarten U kunt bepalen wat de eerste actie moet zijn die Engage Process Modeler uitvoert na het starten. Er zijn drie mogelijkheden: Doe niets, Toon wizard en Open laatst geopende project en diagrammen. In het geval van Toon Wizard wordt de wizard 'Aan de slag' getoond. In het laatste geval wordt direct na het opstarten het project en alle diagrammen geopend waarin u de laatste keer in de Engage Process Modeler aan het werk was Scherminfo Als u de muiswijzer boven een knop of eigenschap in het Eigenschappen venster plaatst verschijnt er een hint met extra uitleg. Met deze instelling kune u bepalen of de volledige omschrijving getoond moet worden, alleen de naam van de functie/eigenschap getoond moet worden of de hint helemaal niet getoond moet wordenl Adrukken / rapportage Kies voor tabblad BESTAND, Opties en vervolgens Afdrukken. Het volgende venster verschijnt: Een PDF bestand kan voorbereid worden voor het afdrukken op twee manieren: als een procesdiagram of als een lijst met processtappen incl. hun eigenschappen (rapportage). U kunt een aantal afdrukaspecten beïnvloeden door een aantal afdrukopties in te stellen. Al deze instellingen kunnen later worden gewijzigd bij het Afdrukken en rapporteren van een specifiek proces.

21 Werkomgeving 21 Vink Inclusief subprocessen aan als u informatie (diagram, rapportage) recursief van alle subprocessen wilt afdrukken. Met de optie Plaatsing subprocessen kunt u bepalen waar deze worden geplaatst. Ieder subproces op een eigen pagina of Genest in het hoofdproces. De optie Toon diagram laat u bepalen of het diagram toegevoegd moet worden aan de rapportage Na de eigenschappen, voor de eigenschappen of helemaal niet. Vink Inclusief voettekst aan als u een voettekst wilt op iedere pagina met een procesdiagram. Het procesdiagram wordt afgedrukt als één groot plaatje wat in stukken wordt gesneden indien deze niet op één pagina past. Het gebied dat beschikbaar is op een bladzijde voor het procesdiagram hangt af van de grootte van de marges, inclusief de voettekst. Normaal gesproken is dat gebied niet exact gelijk aan een bepaald aantal processtappen (horizontaal of verticaal) dus om te voorkomen dat stappen half op een pagina staan worden deze marges groter gemaakt dan aangegeven. Vink de optie Verkleinen om te passen aan om er zeker van te zijn dat het procesdiagram wordt afgedrukt op het gewenste aantal pagina s horizontaal en verticaal (deze aantallen worden ingegeven achter Verkleinen horizontaal en Verkleinen verticaal). Let op dat wanneer de Schalingsfactor voor afdrukken te klein is, het procesdiagram wellicht zo ineengekrompen wordt dat de tekst slecht leesbaar wordt. Kies voor Rapportinstellingen om de 'wizard' te openen waarin u het uiterlijk van het rapport kunt bepalen Lint Om de volgorde van de iconen in de groep Processtappen aan te passen kiest u voor tabblad BESTAND in het Lint. Vervolgens kiest u voor Opties en dan voor Lint. Selecteer het icoon (of meerdere iconen) dat u wilt verplaatsen en gebruik de knoppen rechts om deze naar voren of achteren te verplaatsen Kies voor Akkoord om de wijzigingen toe te passen.

22 Engage Process Modeler Handleiding Wizards De volgende wizards zijn beschikbaar in Engage Process Modeler: Welkom wizard Aan de slag wizard Rapportinstellingen wizard Nieuw project wizard Welkom wizard De welkom wizard wordt getoond als u de Modeler voor het eerst start. Hier kunt u een instructievideo bekijken en een verwijzing vinden naar andere hulpmiddelen om snel aan de slag te kunnen met de software Rapportinstellingen wizard U kunt deze wizard starten door de kiezen voor Rapportinstellingen vanuit de Modeler opties of door te kiezen voor een PDF rapport in Afdrukken / Rapportage. Op de eerste pagina van de wizard kunt u de staptypes kiezen om op te nemen in het rapport. Initieel zijn Start / Ingang, Stop / Uitgang en alle activiteiten geselecteerd. Kies de staptypes en Volgende

23 Werkomgeving 23 Kies de eigenschappen om op te nemen en kies Volgende Bepaal de Lay-out voor de rapportage In de Tabellen layout worden alle eigenschappen in een grote tabel geplaatst. Als de Standaard layout is gekozen worden pictogrammen gebruikt om de eigenschappen of groepen van eigenschappen aan te geven (zie het voorbeeld hieronder). Kies voor Toon proceseigenaar op het titelblad om de waarde van de eigenschap Eigenaar van het proces te tonen. De andere opties spreken voor zich. Het resultaat van een rapport in standaardlayout ziet er ongeveer zo uit:

24 Engage Process Modeler Handleiding Aan de slag wizard De aan de slag wizard wordt getoond bij het opstarten wanneer u de Actie na starten in de opties hebt ingesteld op Toon wizard. De volgende dialoog verschijnt: Als u hier kiest voor Nieuw project wordt de wizard Nieuw project gestart die u verder helpt bij het aanmaken van een project. Kies voor alle projecten om een keuze te maken voor het project dat u wilt openen. Tenslotte worden de meest recente projecten getoond onder Recente projecten om snel te kunnen openen.

25 Werkomgeving 25 Het tabblad Help van deze dialoog verwijst u naar de handleidingen, zelfstudie en videos Nieuw project wizard Deze wizard wordt gestart als u kiest voor tabblad BESTAND en vervolgens Nieuw of als u kiest voor Nieuw Project vanuit de dialoog Aan de slag. Voer de naam in van het nieuwe project. Als u daarna direct kiest voor Gereed wordt er een leeg project aangemaakt. Een leeg project bevat alleen de map Tabellen met twee lege submappen: Documenten en Rollen. Kies voor Volgende om het eerste proces aan te maken. Voer de naam in van het nieuwe proces. Als u kiest voor Gereed wordt er een project met een leeg proces aangemaakt. Kies Volgende om rollen toe te voegen.

26 26 Engage Process Modeler Handleiding Voer de naam in van een rol. U kunt ook het uurtarief opgeven. Druk op <Enter> of Toevoegen om de rol toe te voegen aan de lijst. Type vervolgens de naam van een andere rol en kies nogmaals voor Toevoegen. Met Gereed wordt een nieuw project met opgegeven proces en de rollen aangemaakt. 2.6 Werkruimte De werkruimte van Engage Process Modeler is onderverdeeld in programmapanelen die weer bestaan uit een aantal vensters in de werkruimte-indeling. U kunt de indeling wijzigen door de verschillende vensters op te pakken en los te laten op de gewenste plek of door venters te verbergen of weer te tonen. U kunt de door u gewijzigde werkomgeving opslaan zodat u deze een volgende keer weer kunt gebruiken. U kunt eenvoudig de standaardindeling herstellen indien u de eigen wijzigingen niet meer werkbaar vindt. Met de werkruimte Volledig scherm maximaliseert u de beschikbare ruimte voor procesdiagrammen Programmapanelen De werkruimte van Engage Process Modeler is onderverdeeld in een aantal panelen: Project Hier kunt u navigeren naar verschillende modellen, processen, subprocessen en rollen. Eigenschappen Bevat alle eigenschappen behalve de omschrijving en opmerkingen. Omschrijving Hier kunt u een omschrijving achterlaten voor het object. Opmerkingen Hier kunt u een extra omschrijving achterlaten voor het object. Berichten Overzicht van alle berichten (fouten, waarschuwingen, opmerkingen) die door Engage Process Modeler worden gegenereerd. Diagram Bevat het procesdiagram van een proces of een subproces. Elk geopend proces of subproces is als tabblad in dit paneel te vinden. Zoekresultaten Bevat de resultaten van de laatste zoekopdracht. Helicopterview Hier kunt u eenvoudig navigeren naar verschillende plaatsen in een groot procesdiagram., Processtappen

27 Werkomgeving 27 Toont dezelfde lijst van processtappen als in de groep Processtappen van tabblad START. Reacties (alleen beschikbaar als Feedback dit onderdeel is van uw abonnement) Bevat de lijst van reacties voor de geopende diagrammen Standaardindeling In het algemeen bent u vrij om de panelen te plaatsen waar u wilt binnen de werkomgeving. De standaardindeling van Engage Process Modeler ziet er als volgt uit: Merk op dat een aantal panelen zijn gegroepeerd in tabbladen om ruimte te besparen. Het venster Processtappen in niet standaard zichtbaar. U kunt dit zichtbaar maken door te klikken op het kleine symbool rechts onderin de groep Processtappen of door het tonen en verbergen van vensters. De naam van het project staat helemaal bovenin de applicatie. Een schuifbalk met de schalingsfactor staat rechts onderin. Hiernaast is een kleine knop om te wisselen naar Volledig scherm en terug Wijzig de standaardindeling U kunt de indeling van het programma wijzigen door panelen te verbergen of ze op een andere plek te laten vallen en door het tonen van verborgen panelen. Verplaatsen van panelen U kunt de plek van een paneel veranderen door deze te slepen en deze los te laten op een ander paneel. Wanneer u een paneel verplaatst, zal onderstaande figuur in het midden van het paneel waarop u het te verplaatsen paneel wilt loslaten, verschijnen:

28 28 Engage Process Modeler Handleiding Indien u het te verplaatsen paneel op het middelste vierkantje loslaat, zal het paneel als tabblad achter het reeds aanwezig paneel verschijnen. Indien u het te verplaatsen paneel op een van de andere vierkanten loslaat, zal het paneel boven, onder, links of rechts van het reeds aanwezige paneel worden geplaatst. Verbergen van panelen Voor het verbergen van een paneel drukt u op het kruisje in de rechterbovenhoek. U kunt een paneel ook 'pinnen' door op de pinknop te drukken naast het kruisje. De naam verschijnt dan aan de zijkant van het applicatievenster als tabblad. U kunt hierop klikken om deze open te klappen. Tonen van verborgen panelen Om een verborgen paneel weer zichtbaar te maken, dient u op de knop Toon te drukken in de groep Venster op het tabblad Beeld en selecteert u het paneel dat u wilt zien Sla een werkomgeving op Nadat u de indeling heeft gewijzigd, kunt u de indeling opslaan en elke keer als u Modeler opstart direct gebruiken. Druk hiervoor op de knop Werkruimte opslaan in de groep Venster op het tabblad BEELD Beschikbare indelingen Als u de standaardindeling wilt herstellen (zie Standaardindeling) drukt u op de knop Werkruimte layout in de groep Venster van tabblad BEELD en selecteer Standaard vanuit het uitklapmenu dat verschijnt.

29 Werkomgeving 29 Hier ziet u ook de andere beschikbare indelingen. Door te kiezen voor Opgeslagen werkruimte zal de layout weer worden toegepast zoals deze voor het laatst is opgeslagen. Er zijn een aantal standaardwerkruimtes beschikbaar: De workshop werkruimte is bedoeld als indeling voor het modelleren tijdens workshops. De Analyse werkruimte is bedoeld voor heldere weergave van de analyseresultaten van het proces. De Traditionele werkruimte is die zoals trouwe gebruikers die kennen uit oudere versies van de software. U kunt een van de voorgedefinieerde indelingen selecteren, wijzigen en opslaan als uw eigen layout. Deze zal dan gebruikt worden als u zich opnieuw aanmeldt Volledig scherm Kies voor Volledig scherm in de groep Weergave van tabblad BEELD. Alleen proces- en subprocesdiagrammen zullen worden getoond in een gemaximaliseerd venster in de browser. Verder wordt het venster Processtappen geopend zodat u snel kunt modelleren zonder te veel gebruik te hoeven maken van opties uit het Lint. U kunt gewoon verder modelleren in deze weergave en deze ook combineren andere opties zoals Zwembaanweergave. Om terug te keren naar de voorgaande weergave drukt u nogmaals op de knop Volledig scherm. Alternatieven : Gebruik de kleine knop bij de schuifbalk rechtsonder in beeld Werkmodus Engage Process onderscheidt verschillende fasen binnen de procesmodelleeractiviteiten. Omdat de weergave van een proces anders kan zijn tijdens de modelleerfase (het in kaart brengen) en de analysefase (evaluatie) zijn er verschillende werkmodi beschikbaar. In de modus Modellering zijn sommige functies die alleen relevant zijn voor evaluatie verborgen. In de modus Evaluatie zijn er extra Resultaten eigenschappen beschikbaar. Verder verschijnt er een venster Tonen indicatoren waarmee u kunt kiezen welke indicatoren weergegeven worden op het diagram. U kunt tussen deze twee modi wisselen door op een van de knoppen te drukken in groep Werkmodus van tabblad BEELD.

30 30 Engage Process Modeler Handleiding Alternatief : Gebruik de kleine knoppen rechtsonder in de statusbalk. Engage Process Modeler wisselt automatisch naar de Evaluatie modus als u kiest voor Evalueer proces in tabblad ANALYSE. 2.7 Help Er is ondersteuning beschikbaar in de vorm van deze handleiding, zelfstudie en video's. Bovendien kunt u vragen om hulp door contact op te nemen met Engage Process. Er wordt extra uitleg gegeven in de Scherminfo Handleiding, zelfstudie en video's Als u kiest voor Handleiding op tabblad HELP opent u deze handleiding. Zelfstudie geeft toegang tot onze zelfstudie en Video's opent een webpagina waarop u de ondersteuningsvideo's kunt raadplegen Contact opnemen U kunt contact opnemen met Engage Process door de knoppen te gebruiken van tabblad HELP. Druk op een van de knoppen in groep Contact en u krijgt een contactformulier van onze website te zien. Vul dit formulier in en stuur het op. Wij proberen om binnen 24 uur te reageren. De knop LinkedIn opent een webpagina met de Engage Process groep op LinkedIn. Hier kunt u diverse nieuwsberichten lezen en onderwerpen bespreken over onze producten Scherminfo U kunt wat tips of extra uitleg over het gebruik van Engage Process Modeler vinden in de scherminfo. Deze is beschikbaar voor de knoppen in het lint en voor alle eigenschappen in het paneel Eigenschappen. Als u uw muiswijzer stil houdt boven de knop of eigenschap verschijnt deze uitleg.

31 Werkomgeving Automatisch opslaan en versies Engage Process Modeler bewaart uw wijzingen automatisch voor u in 'de cloud', dus in onze Engage Process opslag op internet. Dit wordt gedaan volgens de volgende regels: Alle acties in de projectstructuur (dus het Projecten venster) worden direct opgeslagen. Wijzigingen in een procesdiagram of procesopties worden niet direct opgeslagen. In plaats daarvan worden elke paar minuten automatisch alle recent gewijzigde processen opgeslagen. Een proces wordt ook opgeslagen als alle diagramvensters hiervan worden gesloten of de software volledig wordt afgesloten. Dit betekent dat wat er in de cloud is opgeslagen vrijwel hetzelfde is als wat u ziet in de applicatie. Dus als u een vergissing maakt kunt u niet langer de applicatie sluiten en hopen dat de wijziging niet is opgeslagen. Aanvullend op het automatisch opslaan is er nog steeds de mogelijkheid om een gewijzigd diagram zelf op te slaan. Klik op de knop Opslaan linksboven in de applicatie. Als u wijzigingen toch ongedaan wilt maken zijn er twee manieren om dit te doen. Als een diagram of project nog niet is gesloten kunnen bijna alle wijzigingen ongedaan worden gemaakt met de knop Ongedaan maken linksboven. Als u het project al hebt afgesloten is er nog steeds een kans om terug te gaan naar de situatie in het verleden, want Engage Process Modeler maakt automatisch versies aan voor elk project. De uitleg hiervan is te vinden in Versiebeheer en ophalen versies Versiebeheer en ophalen versies Standaard probeert Engage Process Modeler om elk uur een nieuwe versie van uw project aan te maken. Het aanmaken van deze versie wordt alleen gedaan als er een wijziging in het project plaatsvindt door de gebruiker. De versie die wordt aangemaakt bevat de status van het project voorafgaand aan de wijzigingen. Dus als een project of een van de diagrammen wordt bijgewerkt in de Engage Process opslag, wordt er gecontroleerd wanneer de laatste versie van dit project was gemaakt. Als dit langer dan een uur geleden is en de laatste versie anders is dan de huidige (wat betekent dat er een wijziging heeft

32 32 Engage Process Modeler Handleiding plaatsgevonden) wordt er een nieuwe versie van het project gemaakt als kopie van de huidige. Pas daarna wordt de wijziging aangebracht in de huidige versie. Dit betekent dat als een gebruiker intensief aan een project werkt voor een paar uur, er elk uur een versie wordt gemaakt. Als hij stopt voor een paar uur worden er ook geen versies meer gemaakt, maar als hij zijn werk hervat worden er weer versies gemaakt. Deze aanpak kan leiden tot heel veel versies van een project. Om het aantal versies te beperken worden deze automatisch verwijderd door het systeem op basis van de volgende regels: De versies van vandaag en gisteren worden niet verwijderd Van de versies ouder dan gisteren wordt slechts een versie per dag bewaard (de oudste). Van de versies ouder dan gisteren (dus waarvan er slechts een per dag wordt bewaard) worden er maximaal vijf bewaard. Om een oudere versie te openen van een project opent u eerst het project zelf. Vervolgens kies u voor tabblad BESTAND en kiest u bij openen voor Oudere versies. Selecteer de gewenste versie en kies Akkoord. De huidige versie van het project wordt gesloten en de gekozen versie wordt geopend. Deze wordt getoond in alleen-lezen modus omdat de historie van een project niet kan worden gewijzigd. U kunt de oude versie dus alleen inspecteren en als u besluit dat dit de versie is waarmee u verder wilt werken kunt u deze versie herstellen als de huidige versie. Kies tabblad BESTAND. U ziet nu een nieuwe menukeuze als eerste in de lijst. Kies voor Herstel deze versie. Dit is een belangrijke actie, dus de applicatie vraagt om een bevestiging. Het resultaat is dat er een nieuwe versie wordt aangemaakt die de huidige versie bevat. Vervolgens wordt de geselecteerde voorgaande versie gekopieerd naar de huidige versie. Dus als u nogmaals kiest voor Oudere versies ziet u deze in de lijst en kunt u uw actie eenvoudig herstellen. U kunt natuurlijk ook alleen een diagram herstellen. Open de oudere versie van het project, kopieer

33 Werkomgeving 33 het diagram, open de huidige versie van het project en plak het diagram daarin. 2.9 Projectinstellingen Op dit moment bestaan de projectinstellingen alleen uit instellingen die van toepassing zijn op alle processen in het project. U kunt de projectinstellingen benaderen via tabblad BESTAND en vervolgens Instellingen. Er zijn twee pagina's beschikbaar in deze dialoog: U kunt bepalen hoe de Indicatoren worden getoond. U kunt bepalen welke kleuren worden gebruikt in zwembaanweergave en in fases Kleuren Om uw eigen kleuren te bepalen voor zwembanen of fases kiest u voor tabblad BESTAND, Instellingen en Kleuren.

34 34 Engage Process Modeler Handleiding De kleuren worden afwisselend gebruikt om zwembanen of fases te markeren in waardestroom weergave. Gebruik de plus om kleuren toe te voegen, het rode kruis om kleuren te verwijderen en de knop met puntjes om kleuren te wijzigen. Als u terug wilt naar de standaardkleuren kunt u het knopje met de bezem gebruiken Centrale instellingen Op verschillende plaatsen in de handleiding wordt verwezen naar de centrale Instellingen module. Deze module bevat verschillende onderdelen voor het centraal beheren van instellingen voor de hele organisatie. De volgende tabel toont de verschillende onderdelen.. Naam Beschikbaar in editie Gebruiker Instellingen voor srol Stappenbi Professional bliotheek Iconenbeh Extra staptypes en bijbehordende iconen eerder Iconenstijl Professional Iconenbeh Een eigen iconenstijl eerder Sjablonen Professional Iconenbeh Sjablonen die gebruikt kunnen worden bij eerder Omschrijving- en opmerkingsvelden Tabellen Tabellenbe Centrale types en tabellen heerder Suite Gebruiker Team s& groepen Gebruikers Gebruikers, groepen, rollen en licenties beheerder Actieve sessies Gebruikers Gebruikt om actieve sessies te beeindigen beheerder Suite

35 Werkomgeving Naam Beschikbaar in editie Gebruiker Instellingen voor srol Beveiliging Suite 35 Gebruikers Toegangsbeperkingen voor IP-reeksen en https beheerder protocol

36

37 Part III

38 38 3 Engage Process Modeler Handleiding Modelleren Het modelleren (lees: in kaart brengen) van processen is de hoofdactiviteit waarvoor Engage Process Modeler is ontworpen en geschikt is. Het volledige modelleren gebeurt in een Project waarin we mappen, processen, documenten en rollen maken. Tesamen vormen zij de omgeving waarin we het proces in kaart brengen. Dit gebeurt door middel van het toevoegen, verwijderen, knippen, plakken en verplaatsen van onderdelen die bestaan uit verschillende Processtappen. Ook kunnen we eigenschappen aanpassen van het proces of de processtappen om zodoende meer specifieke mogelijkheden of gedragingen van het proces te benadrukken. Wanneer een procesdiagram groot wordt, kan deze beter worden onderverdeeld in subprocessen. In dit geval wordt de Procesnavigatie een belangrijk punt. 3.1 Project Een project is een verzamelbak waarin de ontworpen processen, rollen en documenten worden bewaard. Andere projecten zijn niet te benaderen vanuit een project. Dit betekent dat u geen koppeling kunt maken naar een proces uit een ander project of een rol kunt toekennen aan een stap uit een ander project In dit hoofdstuk bespreken we hoe u een project kunt maken, openen en verwijderen Maak een nieuw project aan Om een nieuw project te maken kiest u tabblad BESTAND en vervolgens Nieuw. Er wordt een wizard gestart die u verder helpt met het maken van het project. Deze wizard kan ook worden gestart vanuit de dialoog Aan de slag. U kunt ook een project maken door een kopie te maken van een bestaand project. Kies op tab BESTAND voor Opslaan als en vervolgens nogmaals Opslaan als Open een bestaand project Kies voor tabblad BESTAND. De optie Openen is standaard actief. U ziet een lijst van maximaal 5 meest recente projecten. Kies hier een project als het project dat u wilt openen hier bij staat. Als dit niet het geval is kies u voor Alle projecten. Deze optie is ook beschikbaar vanuit dialoog Aan de slag. Er verschijnt een lijst van alle bestaande projecten

39 Modelleren 39 Om te helpen met het kiezen van het juiste project worden ook de auteur en datum van de laatste wijziging getoond. Aangezien de Engage Process Modeler Starter altijd maar een gebruiker heeft zult u in dit geval altijd uzelf zien staan. Door te klikken op de titel van een kolom kunt u op de inhoud van deze kolom sorteren. Als u kiest voor tab BESTAND is de categorie Openen en Recent project al actief. Hier kunt u ervoor kiezen om een recent gebruikt project te openen Verwijderen van een project Kies voor tabblad BESTAND en vervolgens voor Verwijderen. Er verschijnt een dialoog met alle projecten. Selecteer een project en kies Akkoord. Om te helpen met het kiezen van het juiste project worden ook de auteur en datum van de laaste wijziging getoond. Aangezien de Engage Process Modeler Starter altijd maar een gebruiker heeft zult u in dit geval altijd uzelf zien staan. Door te klikken op de titel van een kolom kunt u op de inhoud van deze kolom sorteren. U kunt slechts een project tegelijk verwijderen. Als u een project verwijdert dat momoenteel geopend is, wordt deze automatisch gesloten.

40 Engage Process Modeler Handleiding Een project hernoemen Om een project te hernoemen moet u eerst het project openen. Vervolgens kiest u voor tabblad BESTAND en Opslaan als en tenslotte voor Hernoemen. 3.2 Projectonderdelen De volgende projectonderdelen kunnen worden toegevoegd: Proces Map Rol Document Elk van deze elementen heeft zijn eigen eigenschappen. Alle projectonderdelen kunnen worden hernoemd of verwijderd. Processen en mappen kunnen ook worden geknipt, gekopieerd en verplaatst Voeg een projectonderdeel toe Om een projectonderdeel toe te voegen kiest u voor Nieuw in de groep Project van tabblad START en kiest u vervolgens het type van het onderdeel dat u wilt toevoegen. Alternatief: Klik met rechtermuis op het paneel Project. Er verschijnt een menu. Kies Toevoegen en vervolgens het gewenste type. Een nieuwe rol wordt altijd toevoegd aan de map Rollen in de standaardmap Tabellen. Een nieuw document wordt altijd toegevoegd aan de map Documenten in de standaardmap Tabellen. Als de focus in paneel Project is en een map is geselecteerd wordt de nieuwe map of het nieuwe proces toegevoegd aan deze map. Als de focus in paneel Project is en een proces is geselecteerd wordt de nieuwe map of het nieuwe proces toegevoegd bij het proces, anders wordt het toegevoegd op het hoogste projectniveau. Het toegevoegde element wordt getoond met hernoemen actief zodat u direct de naam kunt wijzigen. U kunt ook de eigenschappen van het toegevoegde element instellen.

41 Modelleren Eigenschappen van projectonderdelen Elk projectonderdeel heeft de volgende eigenschappen: Naam Omschrijving Opmerkingen Een eigen type heeft nog een extra eigenschap Bereik (niet gebruikt in Engage Process Modeler Starter). Bovendien kan voor een rol ook nog een Uurtarief worden opgegeven (niet gebruikt in Engage Process Modeler Starter). Als een eigen type extra eigenschappen gedefinieerd heeft, dan hebben alle elementen van dat type ook deze eigenschappen. Een diagram heeft nog twee eigenschappen: Eigenaar en Beheerder. Een process heeft voor een lijst van Documenten (niet gebruikt in Engage Process Modeler Starter). Bovendien heeft een proces nog een eigenschap voor alle eigen types met bereik Proces Verwijderen, kopiëren en plakken van een projectelement Om een projectelement te verwijderen, dient u deze te selecteren in het Project venster en drukt u op de Verwijderen-knop in de groep Acties op het tabblad START van het Lint. Om een proces of map te knippen of the kopieren selecteert u deze en kiest u voor Knippen of Kopieren in de groep Acties. U kunt een rol of document niet kopieren of knippen. De mappen Tabellen, Rollen en Documenten zijn systeemmappen en deze kunnen niet worden hernoemd, verwijderd, geknipt of gekopieerd. Acties voor hernoemen, verwijderen en knippen kunnen ongedaan worden gemaakt. Echter, als een rol of document wordt verwijderd, verdwijnt deze ook uit alle geopende processen. Als u vervolgens kiest voor Ongedaan maken wordt de rol of het document wel weer toegevoegd, maar alle verwijzingen worden niet hersteld. Om een projectelement te plakken op de gewenste plaats in het Projectvenster drukt u op de knop Plakken in de groep Acties op het tabblad START van het Lint. Als u een map kopieert wordt deze geplakt samen met alle submappen en processen in deze map. Als u een proces vanuit een ander project kopieert kan het voorkomen dat de gebruikte rollen, documenten of eigen types die gebruikt worden in dat proces niet voorkomen in dit project. In dat geval zal Engage Process Modeler automatisch alle ontbrekende onderdelen toevoegen. Alternatief: Klik met rechtermuisknop op een element in het Project paneel en kies voor Kopieren, Plakken of Verwijderen. Om een geopend diagram te hernoemen dubbelklikt u op de tab van het diagram Een projectonderdeel verplaatsen U kunt mappen en processen verplaatsen binnen de projectstructuur. Alle mappen en processen op hetzelfde niveau worden altijd in alfabetische volgorde getoond. U kunt ze dus binnen deze map niet verplaatsen om de volgorde te wijzigen. Het is echter wel mogelijk om een map of proces van het ene niveau naar het andere te verplaatsen. Selecteer de map of het proces dat u wilt verplaatsen in het paneel Project en versleep deze naar een andere map of naar het hoogste niveau.

42 Engage Process Modeler Handleiding Processen Engage Process Modeler is een product dat is ontworpen om ondersteuning te bieden voor het snel en eenvoudig in kaart brengen van processen en deze te analyseren. Het is vooral eenvoudig te gebruiken tijdens workshops waarbij alle procesbewoners aanwezig zijn. Binnen Engage Process Modeler is een proces(diagram) gebaseerd op alle taken en beslissingen die de deelnemers uitvoeren in het proces Processtappen Een proces bestaat uit een verzameling processtappen die kunnen worden onderverdeeld in drie groepen, afhankelijk van hun functie binnen het proces: Activiteiten Niet-activiteiten Navigatie Elk van deze stappen heeft zijn eigen eigenschappen, afhankelijk van het type Activiteiten De volgende soorten activiteiten zijn beschikbaar in de standaard iconenset: Processtappen Omschrijving Handmatig Een activiteit die handmatig wordt uitgevoerd. Telefoon Een activiteit die handmatig wordt uitgevoerd en waarbij gebruik wordt gemaakt van een telefoon. Het betreft hier interactie met de klant! Computer Een activiteit waarbij gebruik wordt gemaakt van automatisering, bijvoorbeeld van een computer, maar die tevens enig handwerk vereist. Internet Een activiteit waarbij gebruik wordt gemaakt van internet. Automatisch Een activiteit die volledig geautomatiseerd is uit te voeren. Beslissing Een rolafhankelijke activiteit die resulteert in een keuze. Vergadering Een vergadering waarbij de deelnemers meerdere personen in dezelfde rol of personen van verschillende rollen kunnen zijn.

43 Modelleren Processtappen Omschrijving Teamwerk Een activiteit) waarbij de uitvoerders meerdere personen in dezelfde rol of personen van verschillende rollen kunnen zijn. Overig Elke andere activiteit. Niet-activiteiten De volgende soorten niet-activiteiten zijn beschikbaar in de standaard iconenset: Processtappen Omschrijving Wachtmoment Een wachttijd in het proces; bijvoorbeeld omdat gewacht moet worden op het antwoord van een klant. Subproces Een verzameling processtappen in het hoofdproces die bij elkaar horen. Subprocessen maken ontwerpen met meerdere niveaus mogelijk. Service Een verzameling processtappen in het hoofdproces die bij elkaar horen en door één rol worden uitgevoerd. Services maken ontwerpen met meerdere niveaus mogelijk. Fase Een groep van processtappen die behoren tot dezelfde fase van het proces. Fases kunnen alleen worden ingevoegd in de bovenste tak van het hoofdproces. Proceskoppeling Een verbinding tussen een proces en een ander proces. Mijlpaal Een mijlpaal in het proces; bijvoorbeeld de realisatie van een tussenproduct. Navigatie De volgende processtappen bepalen het verloop van het proces of kunnen invloed hebben op het verloop:

44 44 Engage Process Modeler Handleiding Processtappen Omschrijving Start Het begin van het proces. De trigger, op basis waarvan een organisatie activiteiten ontplooit om een product of dienst te realiseren. Start (timer) Het begin van een proces gestart door een gebeurtenis in tijd. Start (bericht) Het begin van een proces gestart door een bericht Parallelle start Parallel begin van het proces Parallelle start (timer) Paralllel begin van een proces gestart door een gebeurtenis in tijd. Parallelle start (bericht) Parlalle begin van een proces gestart door een bericht Positieve stop Een succesvol einde van het proces. Het punt waar bijvoorbeeld het product wordt geleverd of een dienst is afgerond. Negatieve stop Een onsuccesvol einde van het proces. Het punt waar het proces om welke reden dan ook voortijdig wordt beëindigd. Ingang Het begin van een subproces of service. Uitgang Het einde van een subproces of service. Op dit punt keert de casus terug naar de stap die direct volgt op het subproces- of servicepictogram op het hogere niveau. Ga naar De uitvoering van het proces gaat verder bij de processtap waar de 'Ga naar' naar verwijst. Begin uitgeklapt subproces Geeft het begin van een uitgeklapt subproces aan.

45 Modelleren 45 Processtappen Omschrijving Einde uitgeklapt subproces Geeft het einde van een uitgeklapt subproces aan. Begin uitgeklapte service Geeft het begin van een uitgeklapte service aan. Einde uitgeklapte service Geeft het einde van een uitgeklapte service aan. Begin van een uitgeklapte fase Geeft het begin van een uitgeklapte fase aan. Eind van een uitgeklapte fase Geeft het eind van een uitgeklapte fase aan. Begin van een proceskoppeling Geeft het begin van een uitgeklapte proceskoppeling aan Einde van een proceskoppeling Geeft het eind van een uitgeklapte proceskoppeling aan Keuze Een keuze of beslissing in het proces die de casus naar meerdere takken kan sturen. Essentieel is dat er sprake is van een of/ofsituatie. De casus kan slechts één pad volgen. Parallel Begin van de parallelle uitvoer van processtappen. De casus wordt gesplitst in meerdere gelijktijdige takken. Hier is sprake van een en/en-situatie en de casus zal dus alle paden volgen. Samenvoeging Het einde van een gekoppelde parallelle tak Einde paralleltak Het einde van een niet gekoppelde parallelle tak Ga naar samenvoeging De uitvoer van een verbonden parallelle tak eindigt bij de Samenvoeging waarnaar wordt verwezen door de Ga-naar samenvoeging. Alleen een Startpunt, Parallel startpunt, Keuze of Aftakking kan direct worden ingevoegd door de

46 46 Engage Process Modeler Handleiding gebruiker. De andere staptypes worden automatisch gemaakt door de applicatie als deze nodig zijn Processtapinstellingen Met behulp van de processtapinstellingen kunt u: het aantal beschikbare stappen uitbreiden met uw eigen stapsoorten, bepaalde standaardstappen verwijderen, uw eigen iconenstijl definieren. Deze instellingen zijn van toepassing op uw projecten. Kies voor de knop Toevoegen en beheren van stappen en iconen op tabblad Lint in de Modeler opties dialoog of druk op de knop beheren van stappen en iconen. in de groep Invoegen op tab START en kies voor Toevoegen en Er verschijnt een nieuw browser tabblad met de processtapinstellingen. Kies een van de standaardstappen en Verberg deze stap om deze stap niet langer in het lint te tonen. De knop verandert naar Toon deze stap en u kunt deze gebruiken om de stap opnieuw zichtbaar te maken. Kies voor Maak een nieuw staptype om uw eigen staptype toe te voegen. Kies voor Iconenstijl om uw eigen iconenstijl te maken. De wijzigingen die u hier maakt zijn niet direct zichtbaar in de Engage Process Modeler. Echter, afhankelijk van de gebruikte browser zal de software automatisch herkennen dat er wijzigingen zijn gemaakt en vragen of u de browser wilt verversen. U moet deze opnieuw starten of verversen met F5. Hierna zijn de nieuwe stappen zichtbaar in het lint als laatste stappen. U kunt deze positie wijzigen in de Modeler opties dialoog of met de knop in de groep Invoegen en vervolgens Volgorde van stappen aanpassen. De verborgen types zullen verdwijnen uit de groep Toevoegen, maar niet uit de processen. Dus als stappen van het verborgen type al gebruikt waren in een proces dan worden deze nog steeds getoond. Uw eigen iconenstijl zal worden toegevoegd aan de lijst van Iconenstijl in de groep Project van tab START.

47 Modelleren Een nieuw staptype toevoegen Om een nieuw staptype toe te voegen kiest u de knop Maak nieuw staptype bij de Processtapinstellingen. De volgende dialoog verschijnt: Om een staptype te maken moet u de naam en de afbeelding opgeven en bepalen op welke stap u dit nieuwe type wilt baseren. Het nieuwe staptype zal de eigenschappen en het gedrag overnemen van dit type.. U kunt uw eigen afbeelding voor het type gebruiken door te kiezen voor Selecteer een bestand. U kunt ook een van onze afbeeldingen selecteren door te kiezen voor Kies uit onze bibliotheek. Let er op dat uw eigen afbeelding niet groter mag zijn dan 32KB en het beste resultaat wordt verkregen als deze vierkant is. Als dit niet het geval is verschijnt de volgende vraag: De afbeeldingen uit de bibliotheek zijn beschikbaar in alle iconenstijlen. Dit betekent dat wanneer u bijvoorbeeld de iconenstijl wijzigt naar Mono, de zwart-wit versie van het geselecteerde icoon uit de bibliotheek wordt getoond. Dit is niet mogelijk bij gebruik van uw eigen afbeeldingen. Als u kiest voor Akkoord wordt het nieuwe type toegevoegd aan de lijst (zie Luchttransport in het voorbeeld hieronder). Merk op dat uw eigen types niet kunnen worden verborgen. U kunt deze wel verwijderen Uw eigen iconenstijl beheren Om uw eigen iconenstijl te maken kiest u voor de tab Iconenstijl van de Processtapinstellingen. De volgende pagina verschijnt:

48 48 Engage Process Modeler Handleiding Kies voor Maak een eigen stijl aan, geef de naam op en de standaardstijl waarop u deze wilt baseren: Er verschijnt een lijst van alle beschikbare iconen in de gekozen stijl (Mono in dit voorbeeld). U kunt deze stijl hernoemen of verwijderen met de knoppen achter de naam. Om een icoon te wijzigen selecteert u deze en kiest u voor wijzigen. U kunt uw eigen afbeelding voor het type gebruiken door te kiezen voor Selecteer een bestand. Let er op dat uw eigen afbeelding niet groter mag zijn dan 32KB en het beste resultaat wordt verkregen als deze vierkant is. Als dit niet het geval is verschijnt de volgende vraag:

49 Modelleren 49 U kunt maar één eigen stijl aanmaken Processtapeigenschappen De beschikbare processtapeigenschappen worden bepaald door soort processtap. Sommige eigenschappen zijn gelijk voor alle processtappen, zoals processtapeigenschappen, sommige zijn gelijk voor bepaalde groepen van processtappen (taakeigenschappen) of subprocessen ( subproceseigenschappen) Ga naar Een 'ga naar' stap heeft geen eigen eigenschappen. De naam is afgeleid van de bestemming Processtapeigenschappen Een verzameling eigenschappen die gelijk is voor elke processtap: Eigenschap Naam Omschrijving Opmerkingen Notitie Label Documenten Omschrijving Naam van de processtap Processtapomschrijving Aanvullende opmerkingen Kleine notitie Het label voor een stap dat het automatisch gegenereerde stapnummer kan vervangen op het procesdiagram. Documenten die relevant zijn voor de processtap Let op: De eigenschap Documenten is niet beschikbaar in Engage Process Modeler Starter Als u een eigen type hebt aangemaakt met bereik Activiteiten of Alle types in uw project dan verschijnt er een eigenschap met de naam van dit type voor alle stappen van alle processen in dit project RASCI rollen Dit is een aantal eigenschappen van alle activiteiten, zoals bijvoorbeeld Automatisch, Handmatig, Computer, Internet, Telefoon, Beslissing, Teamwerk. Deze eigenschappen worden getoond in het paneel Eigenschappen in een aparte categorie RASCI. Ze bepalen een aantal aanvullende rollen die zijn gekoppeld aan een activiteit. Deze worden niet gebruikt in de procesanalyse (statistieken of evaluatie) en niet in de zwembaanweergave. Hiervoor wordt de eigenschap Rollen gebruikt. Hoewel Rollen en Responsible dezelfde betekenis hebben kunnen de waarden onafhankelijk van elkaar worden ingevuld.

50 50 Engage Process Modeler Handleiding Categorie Eigenschap Omschrijving RASCI Responsible Rollen die het werk uitvoeren Accountable Rollen die eindverantwoordelijk zijn voor de uitvoering Support Rollen die de uitvoering ondersteunen Consulted Rollen die betrokken zijn voor advies Informed Rollen die op de hoogte worden gehouden van de voortgang Mijlpaal, samenvoeging, einde paralleltak De eigenschappen van een Mijlpaal, Samenvoeging en Einde paralleltak bestaan alleen uit processtapeigenschappen Taakeigenschappen Dit is een aantal eigenschappen dat gelijk is voor alle taken, zoals: Automatisch, Handmatig, Computer, Internet,Telefoon, Overig, Beslissing, Vergadering en Teamwerk en bestaat uit processtapeigenschappen en daarnaast: Eigenschap Type Risicopunt Invoer Uitvoer Waardetoevoegend Rollen Aantal deelnemers Eigenaar Omschrijving Type van de taak Geeft aan dat er een hoog risico kleeft aan deze processtap. Lijst van benodigdheden die noodzakelijk zijn om deze processtap uit te kunnen voeren. Lijst van resultaten van de uitvoering van de processtap. Geeft aan of de activiteit waardetoevoegend is voor de klant, het bedrijf of nietwaardetoevoegend is. Lijst van rollenh Rol van de eigenaar van de taak Automatisch De taakeigenschappen van Automatisch bestaan uit taakeigenschappen met uitzondering van de eigenschap Rollen (omdat er geen mensen zijn betrokken bij de uitvoering) Keuze De eigenschappen van Keuze bestaan uit processtapeigenschappen en daarnaast: Eigenschap Condities / Aantallen Type Risicopunt Omschrijving Een lijst van tekstuele condities en aantallen (frequenties) die worden toegewezen aan de uitgaande takken. Type van de stap - in dit geval een Keuze. Geeft aan dat er een hoog risico kleeft aan deze processtap.

51 Modelleren Beslissing Omdat een Beslissing een taak is die bestaat uit het nemen van een beslissing gevolgd door een keuze bestaan de eigenschappen uit keuze-eigenschappen en keuze-eigenschappen Wachtmoment De eigenschappen van Wachtmoment bestaan uit processtapeigenschappen en daarnaast: Eigenschap Waardetoevoegend Risicopunt Omschrijving Geeft aan of het wachtmoment klant-, bedrijfs- of nietwaardetoevoegend is voor het proces. Geeft aan dat er een hoog risico kleeft aan deze processtap Parallel De eigenschappen van Parallel bestaat uin processtapeigenschappen en daarnaast: Eigenschap Label Omschrijving Een lijst van labels toegewezen aan de uitgaande takken Subproceseigenschappen De subproceseigenschappen die gelijk is voor de processtappen Subproces, Fase en Service en bestaat uit: processtapeigenschappen en aanvullend Eigenschap Type Risicopunt Invoer Uitvoer Omschrijving Subproces, Service of Fase Geeft aan dat er een hoog risico kleeft aan deze processtap. Lijst van benodigdheden die noodzakelijk zijn om deze processtap uit te kunnen voeren. Lijst van resultaten van de uitvoering van de processtap Service De eigenschappen van Service bestaan uit subpocesstapeigenschappen en daarnaast: Eigenschap Rollen Eigenaar Omschrijving De rollen die zijn toegewezen aan de service De rol van de eigenaar van de service Proceskoppeling De eigenschappen van Proceskoppeling bestaan uit subpocesstapeigenschappen en daarnaast: Eigenschap Proces Omschrijving Naam van het gekoppelde proces.

52 52 Engage Process Modeler Handleiding Eigenschap Startpunt Omschrijving Naam van het startpunt in het gekoppelde proces Start De eigenschappen van Start bestaan uit processtapeigenschappen en daarnaast: Eigenschap Trigger. Omschrijving Type van de gebeurtenis die het proces heeft gestart Startpunt De eigenschappen van een Startpunt bestaan uit processtapeigenschappen en aanvullend: Eigenschap Frequenties Omschrijving Lijst van relatieve frequenties toegekend aan de startpunten Stop De eigenschappen van een Stop bestaat uit processtapeigenschappen en verder: Eigenschap Resultaat Omschrijving Resultaat van het uitgevoerde (deel van het) proces positief of negatief. Voor een stop in een subproces is er nog een extra eigenschap: Eigenschap Type Omschrijving Type van een uitgang, in dit geval 'Stop' Ingang Ingang heeft alleen processtapeigenschappen. Echter, de naam kan niet worden gewijzigd. Deze is afgeleid van de naam van het subproces met daarvoor 'Begin van' Uitgang De eigenschappen van een Uitgang bestaan uit processtapeigeschappen en daarnaast: Eigenschap Type Omschrijving Type van een uitgang, in dit geval 'Uitgang' De naam van een Uitgang kan niet worden gewijzigd. Deze is afgeleid van het subproces met daarvoor 'Einde van' Begin uitgeklapt subproces De eigenschappen van een Begin uitgeklapt subproces bestaan uit processtapeigenschappen en aanvullend: Eigenschap Invoer Omschrijving Lijst van benodigdheden die noodzakelijk zijn om deze processtap uit te kunnen voeren.

53 Modelleren 53 De waarde van de Naam eigenschap wordt automatisch bepaald Einde uitgeklapt subproces De eigenschappen van een Einde uitgeklapt subproces bestaat uit processtapeigenschappen en aanvullend. Eigenschap Uitvoer Omschrijving Lijst van resultaten van de uitvoering van de processtap. De waarde van de Naam eigenschap wordt automatisch bepaald Begin van een uitgeklapte proceskoppeling De eigenschappen van een Begin van een uigeklapte proceskoppeling bestaan uit processtapeigenschappen eigenschappen. De waarde van de Naam eigenschap kan niet worden gewijzigd en wordt automatisch bepaald Einde van een uitgeklapte proceskoppeling De eigenschappen van een Einde van een uitgeklapte proceskoppeling bestaan uit processtapeigenschappen De waarde van de Naam eigenschap kan niet worden gewijzigd en wordt automatisch bepaald Aanpassen van het proces U kunt het procesdiagram op veel verschillende manier aanpassen. U kunt een processtap toevoegen voor een bestaande stap en u kunt een processtap verwijderen. Aangezien een procesdiagram eigenlijk een boom is van processtappen met extra verbindingen, bent u ook in staat om een subboom te verwijderen, een procestak toe te voegen en een procestak te verwijderen. U kunt ook processtappen of complete takken knippen/kopiëren en plakken. Door het aanmaken van een Ga naar kunt u een verbinding leggen tussen het einde van een procestak en een andere processtap. Door middel van het slepen en loslaten van een processtap kunt u een processtap verplaatsen of een subboom verplaatsen. U kunt ook meerdere processtappen tegelijk selecteren. Deze Meervoudige selectie kan worden gekopieerd, verplaatst, geknipt of verwijderd. U kunt ook de selectie extraheren en er een subproces van maken Voeg een processtap toe Selecteer een processtap in het paneel Diagram. Druk op de knop van de processtap die u wilt invoegen in de groep Processtappen op het tabblad START. Engage Process Modeler zal de processtap automatisch invoegen links (voor) van de reeds geselecteerde processtap. Uitzondering hierop is de Start of Ingang. Omdat hier geen stappen voor kunnen worden ingevoegd zal de nieuwe stap in dit geval na de Start/Ingang worden geplaatst.

54 54 Engage Process Modeler Handleiding Er zijn veel soorten processtappen die u kunt invoegen in het diagram. Deze zijn niet allemaal direct zichtbaar in het Lint. Klik op het kleine pijltje naar beneden dat rechts van de iconen staat. Hiermee kunt u de volgende rij van mogelijke iconen zien en selecteren. Klop op de onderste pijl om de volledige verzameling iconen open te klappen. U kunt de volgorde van deze knoppen aanpassen in de Engage Process Modeler opties. De meest gebruikte staptypes kunt u vooraan zetten. U kunt ook Het knopje rechtsonder in de groep Processtappen selecteren om een paneel Processtappen te open. Dit paneel bevat dezelfde lijst knoppen, maar in een meer compacte vorm. Dit paneel kan ook worden geopend in te lijst Toon in de groep Venster van tabblad Beeld. Alternatief: Druk met uw rechtermuisknop op de processtap in het paneel Diagram. Een venster verschijnt. Selecteer Invoegen en vervolgens het soort processtap dat u wilt invoegen. Het toevoegen van een stap in de zwembaanweergave geeft de betreffende zwembaaneigenschap (meestal rol) automatisch de waarde van de zwembaan (zie Invoegen in zwembaanweergave). U kunt ook toetscombinaties gebruiken voor het invoegen van de meest voorkomende soorten stappen Toetscombinaties Een aantal stappen kunnen ook worden ingevoegd met toetscombinaties. Maar omdat Engage Process Modeler binnen de browser werkt kan het zijn dat een toetscombinatie ook een speciale betekenis heeft binnen de browser. Of de combinatie werkt is dus afhankelijk van de gebruikte browser. De volgende tabel geeft een overzicht van de combinaties.merk op dat deze combinaties niet werken zolang het mini-eigenschappenvenster nog geopend is.

55 Modelleren Stap Handmatig Internet Telefoon Semi Overig Vergadering Teamwerk Automatisch Mijlpaal Keuze Beslissing Wachtmoment Subproces Service Fase Proceskoppeling <Ctrl>+<Shift>+Toets M I T X O M W A N C D B S R P L Verwijder een processtap Om een processtap te verwijderen, selecteert u deze in het paneel Diagram en drukt u op de knop Verwijderen in de groep Acties op het tabblad START van het Lint. Alternatieven: * Druk met uw rechtermuisknop op de processtap die u wilt verwijderen. Een venster verschijnt. Selecteer Verwijderen * Selecteer de processtap en druk op <Del>. U kunt geen processtap verwijderen van het type Start, Ingang, Einde uitgeklapt subproces (service, fase) of Einde paralleltak. U kunt echter wel een Start verwijderen als dit een extra startpunt betreft. Het verwijderen van een Aftakking resulteert in het verwijderen van de gehele Aftakking Aansluiting constructie. Het verwijderen van een Begin uitgeklapt subproces (service, fase) resulteert in het verwijderen van het gehele uitgeklapte subproces of service. Wanneer u een processtap van het type Ga naar verwijdert dan verandert deze weer terug in een Stop, Einde paralleltak of Uitgang. Het verwijderen van een Ga naar binnen een uitgeklapt subproces of service geeft als resultaat dat deze Ga naar verandert in een Einde uitgeklapt subproces (service, fase). Als een stap de bestemming is van een startpunt of de tak van de een startpunt dan kan deze niet worden verwijderd (eerst moet het startpunt zelf worden verwijderd of de tak moet worden verwijderd of naar een andere stap verwezen worden). Als gevolg hiervan kunt u geen subprocessen verwijderen die stappen bevatten met de bestemming van een startpunt of een keuze met een tak die een dergelijke stap bevat.

56 Engage Process Modeler Handleiding Verwijder een subboom Om een subboom te verwijderen, drukt u met de rechtermuisknop op de eerste processtap van deze subboom en selecteert u Verwijderen subboom in het venster dat verschijnt. U kunt geen subboom verwijderen indien een Stop, Uitgang, Aansluiting of Einde paralleltak is geselecteerd. U kunt geen subboom verwijderen dat begint in een uitgeklapt subproces (of fase of service) en de processtap Einde uitgeklapt subproces (fase, service) bevat voor dit specifieke subproces (of service). U kunt geen subboom verwijderen die een stap bevat die de bestemming is van een startpunt of tak van een starpunt. Alternatief: Druk met uw rechtermuisknop op een processtap. Een contextmenu verschijnt. Kies voor Verwijderen subboom Voeg een procestak toe De volgende processtappen hebben minstens twee uitgaande processtakken: Keuze Beslissing Parallel Om een extra processtak aan een van bovenstaande processtappen toe te voegen selecteert u deze, kiest rechtermuisknop en vervolgens Tak toevoegen: Alternatieven: Dubbelklik op de stap. De mini-eigenschappeneditor verschijnt. Druk op de Stop knop Verwijder een procestak Om een procestak te verwijderen, selecteert u de eerste stap in die tak, druk op het kleine driehoekje naast de knop Verwijderen in de groep Acties van het tabblad Start en kies Tak verwijderen. U kunt alleen een procestak verwijderen indien er minimaal twee uitgaande procestakken uit de voorafgaande processtap overblijven. Een tak die begint binnen een uitgeklapt subproces of service en die de stap Einde van uitgeklapt subprocess (service) bevat kan niet worden verwijderd. U kunt ook een tak niet verwijderen die een stap bevat dat de bestemming is van een startpunt (eerst moet het startpunt worden verwijderd of aangepast). Alternatief: Klik met de rechtermuisknop op de eerste stap in die tak en kies Tak verwijderen Knippen/kopiëren en plakken Om een processtap of subboom dat vanaf deze processtap begint te knippen of te kopiëren, selecteert u de stap en kiest u Knippen of Kopiëren in de Acties groep van tabblad START. Om een subboom te knippen of te kopiëren vanaf een bepaalde stap, selecteer dan deze stap en klik op het kleine driehoekje naast de Knippen of Kopiëren knoppen in de Acties groep van tabblad START en kies vervolgens voor Knippen subboom of Kopiëren subboom. Om een processtap te plakken, selecteert u de stap waarvoor u wilt invoegen en drukt u op de knop Plakken in de Acties groep van tabblad START.

57 Modelleren 57 Om een subboom te plakken, selecteert u een Stop, Uitgang of Einde Paralleltak en drukt u op de knop Plakken in de Acties groep van het tabblad START. Beperkingen: U kunt niet voor een Start, Parallelle start of Ingange plakken. Echter, u kunt wel voor een Startpunt plakken Alternatieven: Knippen: Selecteer de stap en kies met rechtermuisknop voor Knippen. Kopiëren: Selecteer de stap en kies met de rechtermuisknop voor Kopiëren. Knippen subboom: Selecteer de stap en kies met rechtermuisknop voor Knippen subboom. Kopiëren subboom: Selecteer de stap en kies met rechtermuisknop voor Kopiëren subboom. U kunt ook de standaard toetscombinaties gebruiken voor het knippen, kopieren en plakken Maak een Ga naar aan Selecteer de Stop of Uitgang. Sleep deze vervolgens naar de processtap waarnaar u wilt toegaan. De Stop of Uitgang zal in een processtap van het type Ga naar veranderen. Indien de verbindingslijn tussen beide processtappen niet zichtbaar is, vink dan het hokje aan voor Alle Verbindingen in de groep Tonen/Verbergen op het tabblad BEELD. Wanneer eenmaal een Ga naar is aangemaakt, kan deze gemakkelijk gewijzigd worden naar een andere processtap door de Ga naar op te pakken en te verslepen naar de juiste processtap. U kunt geen Ga naar maken naar een Start, Stop, Aansluiting, Ingang, Uitgang, Einde uitgeklapt subproces (of service),. U kunt geen Stop, Uitgang of Ga naar verplaatsen naar een plek in het proces dat zou resulteren in een oneindige lus in het proces. Engage Process Modeler laat u dan het volgende bericht zien.

58 Engage Process Modeler Handleiding Het maken van parallelsamenvoeging Selecteer een Einde paralleltak en sleep deze naar de processtap waarmee u deze wilt samenvoegen. De Einde paralleltak stap wijzigt in een ga-naar stap die wijst naar een samenvoeging die automatisch is ingevoegd. Merk op dat de Ga-naar een klein extra symbool bevat om deze te onderscheiden van een gewone Ga-naar.. Deze ga-naar stap gedraagt zich anders dan de ga-naar die gemaakt wordt door een Stop of Uitgang te verplaatsen (zie Maak een ga-naar aan). Deze kan niet worden gewijzigd om naar een andere bestemming te wijzen. Hij kan alleen verwijderd worden en dat is feitelijk een conversie terug naar een Einde paralleltak. De ga-naar kan worden verplaatst. De samenvoeging wordt dan verwijderd en op het nieuwe punt ingevoegd. Als u e een Einde paralleltak plaatst op een bestaande Samenvoeging wordt er geen nieuwe Samenvoeging gemaakt. In plaats daarvan wordt er een extra verbinding gelegd. Het aantal inkomende pijlen bij een Samenvoeging geeft het aantal parallelle takken aan dat hier samenkomt. Dus daarom kunt u een gewone Ga-naar niet laten wijzen naar een samenvoeging. Een parallelle tak kan eindigen voordat de Samenvoeging of Einde paralleltak wordt bereikt. Dus u kunt een Keuze invoegen in de parallelle tak tussen de Parallelle aftakking en Samenvoeging. Een tak kan dan niet eindigen met een Stop, maar ook niet naar de Samenvoeging verwijzen. Daarom zal een Keuze die hier wordt ingevoegd altijd naar zichzelf verwijzen. Later kunt u deze dan naar de juiste plek verwijzen. U kunt een Einde paralleltak niet verplaatsen naar een plek die resulteert in een oorzaak-gevolg lus in het proces. Er wordt dan een melding getoond. In het volgende voorbeeld wordt geprobeerd om de einde paralleltak samen te voegen met zijn eigen aftakking. Dit is niet mogelijk, want dit betekent dat u de aftakking pas wilt ingaan nadat zijn parallelle tak gereed is. Dus u wilt het gevolg vooraf laten gaan aan de oorzaak en dit is niet mogelijk.

59 Modelleren 59 U kunt alleen samenvoegen met een stap die altijd wordt uitgevoerd in een andere parallelle tak, dus onafhankelijk van de beslissingen die zijn genomen in de voorgaande stappen. In het volgende voorbeeld: kunt u de Einde paralleltak stap samenvoegen met elke Keuze, maar niet met een van de Handmatige stappen want die wordt geconditioneerd uitgevoegd. Dit betekent dat de tak waarmee wordt samengevoegd al is beëindigd zonder dat de Handmatige stap is bereikt. Vanwege dezelfde reden zal een Keuze in een parallelle tak (zie stap 6) zijn onderste tak automatisch verbinden met de bijbehorende einde paralleltak. Dus u kunt de Ga-naar 8 in dit voorbeeld niet veranderen in een Stop. Dit zou betekenen dat de parallelle tak afgebroken kan worden voor het einde bereikt is Verplaats een processtap Selecteer de processtap die u wilt verplaatsen. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep de processtap naar de processtap waar u de processtap voor wilt hebben. Voorbeelden:

60 60 Engage Process Modeler Handleiding Wanneer u een processtap verplaatst die het begin is van een subboom naar een Stop, Uitgang of Einde paralleltak dan zal een venster verschijnen met hierin een vraag. Beantwoord de vraag met Nee indien u alleen de geselecteerde processtap wilt verplaatsen. Wanneer u een Keuze of Splitsing verplaatst dan zullen alle procestakken die hieruit voortkomen, behalve de bovenste, ook verplaatst worden. Wanneer u een Begin uitgeklapt subproces (of service) verplaatst dan zal het gehele uitgeklapte subproces (of service) worden verplaatst. U kunt geen processtap verplaatsen die ook niet verwijderd kan worden (zie Verwijder een processtap). U kunt een processtap niet verplaatsen naar een plek waar u ook geen processtap kunt invoegen (zie Voeg een processtap toe). Een processtap verplaatsen in zwembaanweergave heeft andere resultaten (zie drag and drop in zwembaanweergave). Als u de <Ctrl> toets ingedrukt houdt terwijl u een stap verplaatst zal er een kopie van deze stap worden gemaakt Verplaats een subboom Selecteer de processtap die aan het begin staat van de subboom van processtappen die u wilt verplaatsen. Verplaats deze processtap naar een Stop of Uitgang en beantwoordt de vraag die verschijnt met Ja. Beperkingen: U kunt geen subboom verplaatsen die begint bij een processtap die u niet kunt verwijderen (zie Verwijder een processtap). U kunt geen subboom verplaatsen dat begint in een uitgeklapt subproces of service en de processtap Einde uitgeklapt subproces (of service) bevat van dit subproces (of service). U kunt geen subboom slepen die begint met een Samenvoeging Meervoudige selectie U kunt meer dan een processtap selecteren door de toetsen <Ctrl>, <Shift> of <Ctrl>+<Shift> ingedrukt te houden terwijl u een andere stap selecteert. Als <Shift> is ingedrukt en er is een pad tussen de geselecteerde stap en de daarvoor geselecteerde stap, dan worden alle stappen tussen deze twee stappen ook geselecteerd.

61 Modelleren 61 U kunt ook met uw muis een rechthoek tekenen. De stappen hierbinnen worden geselecteerd. Als u meer dan een processtap selecteert dan toont het Eigenschappenvenster of de Minieigenschappeneditor alleen de eigenschappen die geldig zijn voor alle geselecteerde stappen. Als de waarde van de eigenschap hetzelfde is voor alle geselecteerde stappen dan zal deze worden getoond in het venster, anders zijn de waarden leeg. U kunt de meervoudige selectie gebruiken voor drie doelen: Om het geselecteerde deel te verwijderen, te knippen, te kopieren of te verplaatsen. Om de waarde van de overeenkomende eigenschap te wijzigen (bijvoorbeeld om dezelfde rol toe te kennen aan alle geselecteerde taken). Om een subproces aan te maken Het deel van het procesdiagram dat kan worden geknipt, gekopieerd of verplaatst wordt verondersteld om op een andere plaats ingevoegd te worden in hetzelfde of een ander diagram voor een processtap of voor een van de processtops. Dus dit deel moet bestaan uit verbonden stappen en moet exact één ingang hebben en maximaal één uitgang. Bovendien moet de ingangsstap te verwijderen zijn en het onderdeel moet complexe constructies als uitgeklapte subprocessen of splitsing-samenvoeginen volledig bevatten. Om te kunnen verwijderen moet de verzameling geselecteerde stappen bestaan uit één of meer verbonden procesdelen en elk van deze delen moet onafhankelijk van elkaar verwijderd kunnen worden Startpunten aanmaken Standaard heeft elk proces een startpunt, de start. Het is mogelijk om aanvullende startpunten te maken door een processtap te selecteren en te klikken op de knop Startpunt in groep Processtappen. Er verschijnt een startpunt die naar de stap wijst. Op deze manier kunt u een proces maken dat kan starten bij verschillende processtappen. De eigenschappen van de oorspronkelijke start zijn uitgebreid met de eigenschap Aantal die de releatieve frequenties van de verschillende startpunten aangeven. U kunt een aantal stappen invoegen tussen het startpunt en de bestemming door het startpunt te selecteren en vervolgens op een van de knoppen in de groep Processtappen.

62 62 Engage Process Modeler Handleiding Het startpunt is omgezet naar een startpunttak die wordt getekend onder het hoofdproces. De ga-naar stap die verschijnt aan het einde van deze tak kan niet worden verwijderd, maar kan wel naar een andere stap worden verwezen indien gewenst. U kunt een startpunttak verwijderen door het startpunt te verwijderen. De stap waarnaar wordt verwezen door een startpunt kan niet meer worden verwijderd. Dit komt omdat als u bijvoorbeeld de Computer stap in dit voorbeeld verwijderd, het diagram in twee losse onderdelen zou veranderen en dat is niet toegestaan. Om deze stap te verwijderen moet u eerst de verwijzing vanuit het startpunt aanpassen of het startpunt verwijderen. U kunt een startpunt maken naar een stap binnen een startpunttak. Nu kunt u stap Telefoon niet meer verwijderen, maar ook de hele startpunttak niet deze stap Telefoon bevat. Het is niet mogelijk om startpunten in te voegen in subprocessen. U kunt echter wel een subproces uitklappen op het hoogste niveau en een startpunt aanmaken voor een stap in het uitgeklapte subproces. Daarna kunt u deze weer inklappen. Merk op dat er een klein Ga-naar symboom boven de Telefoonstap staat in het subproces. Dit is om aan te geven dat er een externe verwijzing naar deze stap bestaat.

63 Modelleren 63 U kunt nooit een startpunt maken dat wijst naar een parallele tak. U kunt ook nooit een startpunt maken als het proces al een parallel startpunt bevat Parallelle startpunten aanmaken Standaard start elk proces als slechts een stroom. Door middel van Parallellle takken kunt u deze stroom opsplitsen in meerdere sub-stromen. U kunt ook aangeven dat het proces begint met twee of meer parallelle stromen. Op dit moment is het een vereiste dat deze stromen uiteindelijk ergens in het proces samenkomen. Om een andere beginstroom aan te maken voor een proces selecteert u de beginstap waar deze nieuwe tak moet samenkomen met de rest van het proces en kiest u voor de knop Paralllelle start. Een lege parallelle starttak wordt nu getekend onder het hoofdproces. De ga-naar stap die verschijnt aan het einde van deze tak kan niet worden verwijderd. Deze wijst naar een samenvoeging die was ingevoegd voor de geselecteerde stap. Het starticoon van zowel de parallelle tak als de hoofdtak tonen nu een klein samenvoegingsicoon. Dit is om het verschil aan te geven met normale startpunten. U kunt een Samenvoeging waarnaar wordt verwezen door een parallel startpunt niet verwijderen. Deze wordt automatisch verwijderd als het startpunt wordt verwijderd. U kunt een paralelle start tak wel laten samenvoegen met een andere parellelle tak:

64 64 Engage Process Modeler Handleiding De parallelle starttakken zijn onder elkaar getekend in de volgorde van aanmaken. U kunt deze volgorde op dezelfde manier wijzigen als de volgorde van takken in een keuze. U kunt een parallelle start niet aanmaken in een subproces en niet in een uitgeklapt subproces.. Het is ook niet mogelijk om een parallelle start te maken als het proces al meerdere startpunten heeft. U kunt een parallelle starttak alleen samenvoegen met een step die altijd wordt uitgevoegd, onafhankelijk van de beslissingen in de voorgaande keuzes. Dit is om er voor te zorgen dat de parallelle stromen altijd samenkomen. In het voorbeeld hierboven kunt u een parallelle start laten samenvoegen voor de handmatige taak, maar niet voor de Computer taak, want de hoofdstroom kan immers stoppen voordat deze de semiautomatische taak heeft bereikt Wijzigen volgorde procestakken U kunt de volgorde van procestakken van een Keuze, Beslissing en Parallel wijzigen op de volgende manier: Dubbelklik op de step om de Mini-eigenschappen editor te openen. Gebruik de pijltjesknoppen ( ) om de takken naar boven of onderen te verplaatsen. en Voor een Keuze of Beslissing kunt u ook de takken sorteren op basis van de waarde van Aantal. Klik

65 Modelleren hiervoor de gewijzigd. 65 knop. Deze knop is niet actief als de gebruiker zelf al de positie van stappen heeft De hoofdtak van een Parallelle stap (dus de tak die eindigt met een Stop of Uitgang) is altijd de eerste in de lijst. Over het algemeen kan deze niet worden verwisseld met een andere tak. Dus u kunt alleen de tweede en daaropvolgende takken van volgorde veranderen. Echter, als u een parallelle splitsing met aansluiting hebt waarbij de eerste tak een Aansluting bevat die de andere parallelle takken samenvoegt is het mogelijk deze eerste tak tussen de Parallel en de Aansluiting te wisselen met andere takken van deze Parallel. Als u werkt in de ONTWERP modus kunt u daarin de positie van de stappen veranderen. Op deze manier kunt u ook bijvoorbeeld de derde tak van een Parallel boven de hoofdtak plaatsen. Als u nu het mini-eigenschappen venster opent wordt de hoofdtak nog steeds als eerste getoond in de lijst. Het wisselen van de tweede en de derde tak resulteert in dit geval in het wisselen van de bovenste en de onderste tak van het diagram. U kunt ook de volgorden van startpunten wijzigen. Net als bij de Parallelle stap, is de hoofdtak van het proces altijd de eerste van de lijst zelfs als de start in de ONTWERP modus als bovenste is geplaatst Aanpassen van eigenschappen De meeste eigenschappen bestaan uit getallen of teksten. Er zijn echter eigenschappen van een ander soort. Omschrijving en opmerking zijn eigenschappen die bestaat uit vrije tekst (inclusief opmaak) en hebben elk een eigen paneel Rollen van een activiteit zijn in feite twee gesynchroniseerde lijsten met respectievelijk de rollen en het aantal deelnemers. Op een soortgelijke manier worden Frequenties en condities van een Keuze ingevoerd met behulp van het Frequenties dialoogvenster. Invoer/uitvoer voor een taak zijn twee lijsten van ingetypte alfanumerieke waardes die zijn ingegeven via het Invoer of Uitvoer dialoogvenster. Er is ook een groep eigenschappen die Selecties zijn van goed gespecificeerde lijsten van mogelijke items. Er zijn nog twee andere eigenschappen, namelijk Notitie en Risicopunt die wat aandacht behoeven. Hun waarden worden namelijk direct in het procesdiagram getoond. De meest gebruikte eigenschappen kunnen snel worden ingevoerd via het Mini-eigenschappenvenster. Eigenschappen van alle processtappen in het diagram kunnen worden bewerkt in een algemene tabel, de Eigenschappentabel. Eigenschappen van alle rollen in het model kunnen worden bewerkt in een algemene tabel, de Roleigenschappentabel. Eigenschappen van een tabeltype kunnen worden bewerkt in de Type eigenschappen editor Omschrijving en opmerkingen U kunt een omschrijving of opmerkingen toevoegen aan: een map, een proces, een rol, een document een processstap,

66 66 Engage Process Modeler Handleiding Selecteer het object waaraan u een omschrijving wilt toevoegen en ga naar het paneel Omschrijving. Gebruik de werkbalk boven het omschrijvingveld voor het kiezen van een lettertype, lettergrootte, de stijl en hoe de tekst moet worden uitgelijnd. Gebruik de knop om een hyperlink toe te voegen aan de tekst. Het volgende dialoog verschijnt: Voer de URL in in veld URL en de omschrijving die moet verschijnen als klikbare tekst. Als u beschikt over de Engage Process Modeler Professional editie of hoger kunt u gebruik maken van sjablonen om de inhoud van een sjabloon in te voegen. Plaats de cursor op de gewenste positie en kies het sjabloon uit de lijst. Kies voor Sjablonen beheren om naar het Sjablonenbeheer te gaan Sjablonenbeheer Om toegang te krijgen tot het Sjablonenbeheer kiest u voor de Sjablonen beheren in het Omschrijving of Opmerkingenvenster. Er verschijnt een nieuw browservenster met de centrale Instellingen waarbij Sjablonen al geselecteerd is.

67 Modelleren 67 Kies hier voor Nieuw sjabloon toevoegen. De volgende dialoog verschijnt: U kunt een naam opgeven voor uw nieuwe sjabloon. Vervolgens vult u de inhoud van het sjabloon in. Deze sjabloon is nu beschikbaar om gebruikt te worden in de Modeler in de Omschrijving- en Opmerkingenvensters Extra eigenschappen Als u een eigen type hebt toegevoegd met bereik Stappen of Process wordt ook automatisch een extra eigenschap met dezelfde naam toegevoegd. Bijvoorbeeld, als u een eigen type Locatie toevoegt verschijnt de eigenschap Locatie in het venster Eigenschappen. Als u deze openklapt krijgt u de lijst van beschikbare elementen van het type Locatie en <Nieuwe locatie>. U kunt ook meerdere locaties kiezen door te klikken op de knop. De volgende dialoog wordt

68 68 Engage Process Modeler Handleiding geopend: Met deze dialoog kunt u een lijst van locaties opgeven. Echter, als het type Locatie ook contextuele eigenschappen heeft wordt er een extra kolom getoond voor elke eigenschap (IT-Systeem in het voorbeeld hierboven). Selecteer een locatie in de lijst links en kies het IT-Systeem van die locatie in de lijst rechts (of kies meerdere IT-Systemen). Er wordt automatisch een nieuwe regel toegevoegd aan de lijst zodat u een andere locatie kunt selecteren Deelnemers, rollen en eigenaar Alle activitieten en Services hebben een Rollen eigenschap. Dit is een lijst van alle rollen die betrokken zijn bij het uitvoeren van de activiteit. Standaard zijn er geen rollen toegekend. Als u de Rollen lijst openklapt in het mini-eigenschappenvenster ziet u de lijst van beschikbare rollen en de optie <Rol toevoegen>. Als u hier kiest voor <Rol toevoegen> wordt de eigenschappeneditor voor rollen geopend. U kunt ook meerdere rollen toekennen aan de actitieit door op de Rollen dialoog: knop te klikken. Dan opent het Selecteer een rol in de linkerlijst en geef aan hoeveel deelnemers er zijn voor die rol in de rechterkolom. Er wordt automatisch een nieuwe regel toevoegd aan de lijst zodat u direct een andere rol en deelnemers kunt kiezen. Het rode kruis aan het eind van de regel verwijdert de rol of rij uit de lijst. Als er meerdere deelnemers of rollen toegekend zijn aan een activiteit dan is de eigenschap Rollen niet langer getoond als een uitklaplijst, maar als een kleine knop met puntjes. Druk op deze knop om direct het Rollen dialoog weer te openen.

69 Modelleren 69 Merk op dat het aantal deelnemers automatisch wordt bijgewerkt. De Eigenaar van een activiteit kan alleen worden gekozen uit de rollen die al toegekend zijn aan die activiteit Aantallen en condities van een Keuze Voor het toewijzen van aantallen (frequenties) en condities aan een keuze selecteert u de Keuze en gaat u naar Condities / Aantallen. Klik op de eigenschap of op de knop erachter In beide gevallen zal hetzelfde venster met de naam Labels & aantallen worden geopend. Vul de condities van de keuze in de linkerkolom in en de frequenties in de rechterkolom. U kunt de frequenties in elke verhouding ingeven: percentages of de feitelijke getallen. De frequenties en condities worden ook in het procesdiagram getoond: Indien u ze niet in het procesdiagram ziet, volg dan de instructies in Tonen/verbergen details van procesdiagram Selecties De waarde van de volgende eigenschappen is een selectie uit een lijst met de mogelijke waarden: Eigenschap Staptype Lijst Uitslag Stop Positief, Negatief Type Subproces, Subproces, Service, Fase

70 70 Engage Process Modeler Handleiding Eigenschap Staptype Service, Fase Type Uitgang, Stop Type Keuze, Beslissing Waardetoevo Taak, egend Wachtmoment Lijst Uitgang, Stop Keuze, Beslissing Niet, Klant, Bedrijfs De waarde van de volgende eigenschappen is een selectie uit een lijst met waarden afhankelijk van de instellingen van de gebruiker: Eigenschap Staptype Lijst Rollen Taak, Service Lijst van rollen van het betreffende model Proces Proceskoppelin Lijst van processen van het geselecteerde model bij de eigenschap g Model. Startpunt Proceskoppelin Lijst van startpunten van het geselecteerde proces bij de eigenschap g Proces Eigenaar Teamwerk, Lijst van rollen van het teamwerk vergadering De lijst wordt getoond als inhoud van een uitklapveld naast de naam van de eigenschap in het paneel Eigenschappen. Wanneer van een object de naam is geselecteerd in een dergelijk uitklapveld en deze waarde is verwijderd dan zal waarde van deze eigenschap leeg zijn. Als er een centrale rollentabel is gekoppeld aan het project dan zal de lijst van Rollen ook de tabelstructuur tonen. Hetzelfde geldt voor Documenten en eigen types. Als de processen van uw project zijn onderverdeeld in mappen, dan zal de lijst voor Proces bij een Proceskoppeling ook deze structuur weergeven Notitie Een korte notitie kan worden toegevoegd aan een processtap als waarde van de eigenschap Notitie. Vul de notitie gewoon in het paneel Eigenschappen in. Deze notitie zal boven de processtap worden getoond in de vorm van een gele sticker. Indien u de notitie(s) niet ziet, vink dan het hokje aan voor Notitie in de groep Tonen/Verbergen op het tabblad Beeld Risicopunt Soms wilt u een activiteit (taak of vergadering) als risicopunt binnen het proces bestempelen. Plaats in dat geval een vinkje in het hokje achter Risicopunt in het paneel Eigenschappen. Rechts naast de activiteit in het procesdiagram verschijnt nu een uitroepteken..

71 Modelleren Converteren activiteitstype Er zijn vier soorten activiteiten in Engage Process Modeler: Niet automatische taken (Handmatig, computer, telefoon, internet, overig, vergadering, teamwerk) Automatische taak - gelijk aan niet automatisch, maar heeft geen rol Beslissing - Gelijk aan niet automatisch aangevuld met de eigenschappen van Keuze. Het type activiteit kan eenvoudig gewijzigd worden door de Type eigenschap te veranderen. Als een type is veranderd naar Beslissing kan deze niet meer worden terug veranderd naar een ander taaktype. Dit is omdat een Beslissing meer dan 1 opvolgende stap heeft (meerdere takken) waar de andere types maar 1 opvolgende stap hebben. Een Beslissing kan alleen worden veranderd in een Keuze Converteren van een parallel Het gebeurt soms dat een modelleerder een parallelle stap misbruikt en deze toevoegt op een plek waar eigenlijk een beslissing bedoelt wordt. Zowel een parallel als keuzes/beslissingen zorgen in meerdere takken in het diagram. Visueel is er dus geen groot verschil tussen deze. Echter, de evaluatie resultaten voor een diagram met parallelle stappen zullen heel anders zijn dan die voor een diagram met een keuze. Dit komt omdat de parallelle uitvoering betekent dat de activiteiten in de takken gelijktijdig worden uitgevoerd terwijl er bij een keuze maar een van de takken wordt uitgevoerd. Om deze vergissing eenvoudig op te kunnen lossen is het mogelijk om een parallel te veranderen naar een keuze. Dit kan echter maar een kant op. Een keuze kan vervolgens worden gewijzigd in een beslissing, maar niet meer terug naar een parallel. Selecteer een parallel in het diagram en wijzig het Type van Splitsing naar Keuze.

72 72 Engage Process Modeler Handleiding De Parallel zal worden veranderd in een Keuze en de Einde Paralleltak wordt veranderd in een Stop. Als de parallel eindigt met een Ga-naar stap die wijst naar een Samenvoeging dan wordt deze Samenvoeging gewijzigd in een Mijlpaal Documenten Om Documenten te koppelen aan een processtap selecteert u de stap in het diagram en klikt u op de knop achter het veld in de eigenschap Documenten van het Eigenschappen paneel. U kunt ook de hyperlink Documenten aanklikken in het Mini Eigenschappenvenster.

73 Modelleren 73 De volgende dialoog verschijnt: Voer de documentnaam in in het eerste veld. U kunt optioneel ook een URL opgeven voor dit document. Vervolgens kies u voor Akkoord en er wordt automatisch een nieuw Document toegevoegd in de map Documenten in de Tabellen van het project. U kunt ook een van de bestaande documenten kiezen. Gebruik hiervoor het driehoekje in het veld Documentnaam om de lijst met bestaande documenten te zien en er een te selecteren. Na het selecteren zal de URL van dit document getoond worden, maar deze kan hier niet worden gewijzigd. De knop met de rode X kan gebruikt worden om het document te verwijderen (dus niet te koppelen aan deze stap) Invoer/Uitvoer van een activiteit Om de invoer en/of uitvoer van een activiteit te specificeren, dient u de activiteit te selecteren en naar de knop te gebruiken bij de eigenschappen Invoer of Uitvoer in het Eigenschappenvenster. U kunt ook op de link invoer/uitvoer klikken in de Mini-eigenschappen editor In beide gevallen komt het volgende venster te voorschijn. Vul de naam in van de invoer en selecteer (indien nodig) het gewenste type. Het gekozen type bepaalt het icoon dat wordt getoond voor het invoer/uitvoer object op het diagram. Als er geen type is gekozen, wordt er ook geen icoon getoond.

74 74 Engage Process Modeler Handleiding Een van deze types is een Document. Als u de naam invoert van een nieuw onderdeel, kiest voor type Document en Akkoord, wordt een nieuwe projectelement Document automatisch aangemaakt in de map Documenten van het project. U kunt ook kiezen uit een van de bestaande documenten als invoer/uitvoer van uw activiteit. Kies op het driehoekje rechts om de selectielijst open te klappen. Als u een bestaand document kiest uit de lijst wordt het type automatisch ingesteld op Document en wordt de URL getoond. Gebruik het rode kruis om de regel te verwijderen. Merk ook op dat er telkens automatisch een nieuwe regel wordt toegevoegd. Om de invoer en uitvoer te tonen kiest u voor de knop Invoer / Uitvoer in de groep Tonen / verbergen van tabblad LAY-OUT Mini-eigenschappenvenster De meest gebruikte eigenschappen van een processtap kunnen ook worden ingegeven door te dubbelklikken op de processtap. Een mini-eigenschappenvenster wordt geopend waarin u de gegevens kunt invullen. Hieronder vindt u een voorbeeld van het mini-eigenschappenvenster voor een processtap van het type Handmatig: Vul de gegevens in en druk op <Enter>.

75 Modelleren 75 U kunt het mini-eigenschappenvensters voor de processtappen van het type Subproces, Fase, Service en Uitgang niet benaderen met dubbelklikken. Dubbelklikken op deze processtappen is gelijk aan het omlaag of omhoog gaan in de subproceshiërarchie. Indien u dubbelklikt op een Proceskoppeling welke nog niet is gedefinieerd dan verschijnt het minieigenschappenvenster. Mocht wel zijn aangegeven naar welk proces de proceskoppeling verwijst dan wordt dit proces geopend na het dubbelklikken op de Proceskoppeling. In plaats van dubbelklikken kunt u dit venster ook openen vanuit het contextmenu (rechtermuisknop): Deze methode werkt voor alle staptypes en ook voor meervoudige selectie. Het minieigenschappenvenster toont bij meervoudige selectie alleen de eigenschappen die bestaan voor alle onderdelen van de selectie. U kunt Engage Process Modeler instellen om met het mini-eigenschappenvenster te komen elke keer dat u een nieuwe processtap invoegt. U kunt dit instellen bij Specificeer het invoeggedrag. Het mini-eigenschappenvenster voor keuzes bevat aanvullende functies m.b.t. procestakken. Gebruik de knoppen met de pijlen om de volgorde van de takken aan te passen. Gebruik de knop de takken te sorteren in aflopende volgorde op basis van waarde bij aantal. Gebruik de knop met het stop symbool om een nieuwe tak toe te voegen.u kunt soortgelijke knoppen vinden in het minieigenschappenvenster voor Beslissingen en Parallel Type eigenschappen editor U kunt een eigenschap van een tabeltype gewerken in het Eigenschappen paneel. Echter, als u een beter overzicht wilt van alle eigenschappen en waardes kun u de Type eigenschappen editor gebruiktn. Dubbelklik op de map van het Tabeltype en kies vervolgens voor Tabeltype wijzigen.

76 76 Engage Process Modeler Handleiding Eigenschappentabel De eigenschappen van de stappen van de geselecteerde processtap(pen) worden getoond en kunnen worden bewerkt in het Eigenschappen venster. U kunt ook dubbelklikken op een stap en het Minieigenschappenvenster gebruiken om een deel van de eigenschappen te bewerken. Om eigenschappen van veel processtappen tegelijk te kunnen wijzigen kunt u de Eigenschappentabel gebruiken. Selecteer de knop Eigenschappen in de groep Proces van tabblad START van het Lint. De volgende dialoog verschijnt:

77 Modelleren 77 De eigenschappentabel is verdeeld in drie tabbladen. De Basiseigenschappen tab maakt het mogelijk om Label en de Notitie voor alle stappen te wijzigen en ook Risicopunt, Waardetoevoegend, Rollen en Deelnemers voor de stappen waarvoor deze eigenschappen bestaan. De initiele volgorde van de stappen in de tabel is die van de stapnummers. Door op de titel van de eerste kolom Naam te klikken worden de rijen gesorteerd op volgorde van naam. Klik nogmaals om de volgorde om te draaien. Merk op dat sommige stappen standaard geen naam hebben en dat er stappen kunnen zijn met dezelfde naam. Dus het stapnummer is de enige betrouwbare manier om een stap te identificeren. Gebruik de plus voor een subproces om deze uit te klappen en toegang te krijgen tot de eigenschappen. Het niveau van de stap is ook te zien aan het stapnummer. Gebruik <Tab> of <Ctrl> + <Tab> om door de tabel te navigeren. Voor cellen die gekoppeld zijn aan een dialoogvenster (Rollen, Deelnemers, Documenten, Invoer, Uitvoer, Frequenties, Condities) gebruikt u spatie of selecteert u de kleine knop om de dialoog te openen. Binnen de Documenten tab kunt u de gekoppelde documenten aangeven voor elke stap, en de invoer

78 78 Engage Process Modeler Handleiding en uitvoer voor activiteiten en subprocessen. Tabblad Procestakken geeft de mogelijkheid om labels, condities en frequenties in te voeren.. De tabel toont niet alle eigenschappen. Sommige specifieke eigenschappen voor bijvoorbeeld proceskoppeling of de start trigger kunnen hier niet worden ingesteld. Kies Annuleren om al uw wijzigingen weg te gooien. Kies voor Akkoord om alle wijzigingen toe te passen. Merk op dat u al uw wijzigingen als een geheel ongedaan kunt maken met de optie Ongedaan maken. Er zijn een aantal extra tabbladen beschikbaar als u gebruik maakt van de Eigenschappentabel in de Engage Process Modeler Professional editie of hoger Eigenschappentabel Professional editie Er zijn een aantal extra tabbladen beschikbaar: Extra eigenschappen Invoerindicatoren RASCI Verder is het bij Documenten mogelijk om de Documenten eigenschap aan te passen voor elke stap. Het tabblad Extra eigenschappen is alleen zichtbaar als er Eigen types zijn aangemaakt voor dit project.

79 Modelleren 79 Voor alle stappen kunt u hier de waardes voor de eigen types bewerken. Het tabblad Invoerindicatoren wordt gebruikt om de invoer op te geven voor evaluatie. Alleen de gekozen indicatoren worden hier getoond. Het tabblad RASCI wordt gebruikt voor het invullen van RASCI rollen voor de activiteiten.

80 80 Engage Process Modeler Handleiding Rollen en documenten eigenschappeneditor U kunt de eigenschappen van een rol wijzigen door in het Project paneel de rol te selecteren en deze te wijzigen in het Eigenschappen venster. Als u een rol dubbelklikt in het Project paneel verschijnt de Roleigenschappeneditor. U kunt hier de eigenschappen van alle rollen wijzigen. Druk op de knop Nieuwe rol om een nieuwe rol toe te voegen aan het project. Druk op het rode kruisje om de corresponderende rol te verwijderen. Kies voor Annuleren om de wijzigingen niet toe te passen. Kies voor Akkoord om alle wijzigingen dus u gemaakt hebt in een keer toe te passen. U kunt deze actie ongedaan maken met de desbetreffende knop, maar alle wijzigignen worden gezien als een samengestelde actie. U kunt de roleigenschappeneditor ook oproepen door te kiezen voor <Rol toevoegen> in de lijst van rollen in de Mini property venster. Op een soortgelijke manier kunt u de beschikbare documenten wijzigen. Dubbelklik op de map Documenten of op een van de bestaande documenten om deze te kunnen bewerken Eigen type elementen wijzigen U kunt de beschikbare elementen van uw eigen types wijzigen op een soortgelijke manier als bij de Rollen en documenten. Dubbelklik op de map met uw eigen type of op een van de bestaande elementen en de bijbehorende editor wordt geopend. Als het eigen type extre eigenschappen heeft kunt u hier de waarden toekennen:

81 Modelleren Eigen types Voor elke activiteit in een proces kunt u aangeven door welke rollen deze wordt uitgevoerd en welke documenten relevant zijn. Dit wordt gedaan door de eigenschappen Rollen en Documenten in te vullen zodat deze een verwijzing heeft naar een rol of document in het project. Het kan echter voorkomen dat er meer dingen relevant zijn voor het uitvoeren van de stap. Voorbeelden zijn de locatie waar dit wordt uitgevoerd, welke IT-systeem hierbij wordt gebruikt, de normen die moeten worden gehaald, etc. Omdat het per organisatie en/of project kan verschillen welke zaken relevant zijn, zijn alleen Rollen en Documenten voorgedefinieerd. De overige types dient u zelf aan te maken. Om een eigen type te maken dient u een projectonderdeel toe te voegen van het soort Type. Dit onderdeel wordt toegevoegd aan de map Tabellen (Locatie in onderstaand voorbeeld). Op dezelfde manier kunt u nu elementen toevoegen van dit nieuwe type. Als een eigen type is toegevoegd aan een project verschijnt er een eigenschap met dezelfde naam in paneel Eigenschappen en het Mini-eigenschappenvenster voor elke stap. Dit is omdat het standaar Bereik van een type staat ingesteld op Alle types. U kunt dit wijzigen om deze eigenschap alleen toe te voegen bij activiteiten of processen. Als Processen behoren tot het bereik van een eigen type dan zal de naam verschijnen in de eigenschappen van alle procesdiagrammen in het project. Als Stappen (Alle types of Activiteiten) onderdeel zijn van het bereik dan zal de naam van verschijnen in de eigenschappen en het minieigenschappenvenster van alle stappen of alleen voor de activiteiten. U kunt hier een waarde toekennen op dezelfde manier als voor de Rollen eigenschap. Als Elementeigenschappen tot het bereik behoren kunt u dit type gebruiken om extra eigenschappen toe te voegen aan andere eigen types. Verder zal er ook een nieuw onderdeel worden toegevoegd aan de lijst van Zwembaanweergave in tabblad LAY-OUT omdat er nu ook een weergave in zwembanen mogelijk is op basis van de waardes van dit nieuwe type. Het tabblad RAPPORTAGE wordt uitgebreid met een extra knop voor dit nieuwe type. U kunt nu extra rapportages maken voor dit nieuwe type vergelijkbaar met de rapportages voor rollen. De waarde van een eigen type kan ook worden getoond op het procesdiagram op de plek waar standaard de Rollen worden getoond. Om dit te doen kiest u in tabblad LAY-OUT voor Alle opties. Er verschijnt nu een dialoog waarin u uw nieuwe type (In dit voorbeeld Locatie) kunt kiezen. Merk op dat u niet Rollen en Locatie tegelijk kunt tonen omdat deze op dezelfde plek wordt getoond.

82 Engage Process Modeler Handleiding Bereik van eigen types Elk eigen type heeft een eigenschap Bereik die bepaalt waar dit eigen type kan worden gebruikt. Op dit moment kan een eigen type worden gebruikt in Processen, Alle types processtappen of alleen Activiteiten. Omdat elke activiteit ook een processtap is kunt u kiezen voor Activiteiten of Alle types: De standaardwaarde van deze eigenschap is Alle types. Om het Bereik aan te passen kiest u het eigen type in het Project paneel en kiest u voor de knop met de drie puntjes in het Eigenschappen paneel. De volgende dialoog verschijnt: As Stappen gekozen is wordt de extra eigenschap van dit type toegevoegd aan de eigenschappen van alle stappen (of alleen activiteiten) in alle processen in het project. Als Processen gekozen is wordt de extra eigenschap van dit type toegevoegd aan de eigenschappen van alle processen in het project. Als Elementeigenschappen gekozen is wordt dit eigen type ook zichtbaar als type voor een extra eigenschap in de Elementeigenschappen van andere types Extra eigenschappen toevoegen Standaard heeft elk element van een eigen type de eigenschap Uurtarief. U kunt extra eigenschappen voor elk eigen type toevoegen. Selecteer het eigen type en kies voor de knop met de drie puntjes.

83 Modelleren 83 De volgende dialoog verschijnt: Om een extra eigenschap voor een element te definieren dient u het type, de naam en gebruik op te geven. De volgende types zijn nu beschikbaar: Ja / Nee Nummer Percentage Text Bovendien kunt u een eigen type kiezen met bereik Elementeigenschappen. Als u een eigen type kiest wordt de Naam automatisch ingevuld omdat deze gelijk moet zijn aan de naam van het type. Standaard staat het gebruik van de eigenschap op Tabelelement wat betekent dat als u de waarde voor deze eigenschap hebt ingevuld voor het element, deze waarde hetzelfde blijft in alle processen. Door het gebruik te wijzigen in Process / Processtap maakt u het mogelijk om op de plek waar dit element gebruikt wordt deze waarde te wijzigen. Dus de waarde voor een eigenschap met Waarde Vast wordt eenmaal ingevuld voor het hele project, terwjil de waarde voor eigenschappen met waarde Contextueel (ook wel contextuele eigenschappen genoemd) apart worden ingevuld in de context waarin deze wordt gebruikt. Stel dat we het volgende instellen: Als u nu een element kiest van type Locatie ziet u behalve de standaardeigenschap Uurtarief de gedefinieerde extra eigenschappen in het paneel Eigenschappen.

84 84 Engage Process Modeler Handleiding U kunt waarden toekennen aan de eigenschappen Straat en Huisnummer. De waarde die wordt toegekend aan de eigenschap IT-Systeem met bereik Processtap wordt gebruikt als standaardwaarde voor deze eigenschap. Omdat IT-Systeem een contextuele eigenschap is van eigen type Locatie verschijnt deze als extra kolom in dialoog om extra eigenschappen in te voeren. IT-Systeem verschijnt ook in de diverse kruisrapportages Procesnavigatie Wanneer een proces groot en complex is, wordt navigatie een belangrijke kwestie. Het vinden van een processtap door zijn nummer kunt u doen d.m.v. het invoeren van zijn unieke nummer indien dit bij u bekend is. De functie Vind een stuk tekst maakt het mogelijk om een stuk tekst te vinden in het gehele project. De zoekopdracht kan gegeven worden voor de procesnamen, de processtapnamen of de eigenschappen van een processtap. Grotere processen zijn normaliter verdeeld in subprocessen. Zo wordt een hiërarchisch proces gemaakt met meerdere niveaus. Engage Process Modeler biedt een aantal mogelijkheden om omhoog en omlaag te gaan door deze hiërarchie. Het is ook mogelijk om een subproces of service uit te klappen, in te klappen, te extraheren of op te nemen Vind een processtap door zijn nummer Om een processtap te vinden op basis van zijn unieke nummer drukt u op het kleine driehoekje naast de knop Zoeken in de groep Acties op het tabblad START en selecteer vervolgens Ga naar. Voer het processtapnummer in in het dialoogvenster en druk op Akkoord. De focus zal verplaatsen naar de betreffende processtap indien het processtapnummer bestaat. Een processtapnummer is een evt. door punten gescheiden alfanumerieke of numerieke waarde die het pad bepaalt naar de processtap door alle evt. subprocessen heen. Een voorbeeld: is het nummer van processtap 6 van subproces 7 wat onderdeel uitmaakt van subproces 8 van het hoofdproces. Dit dialoog kan ook worden geopen met Ctrl-G Vind een stuk tekst Om een stuk tekst te vinden binnen uw project dient u op de knop Zoeken te drukken en vervolgens Zoeken te selecteren in de groep Acties op het tabblad START. In het venster dat verschijnt, geeft u in de uitklapvelden aan wat het zoekbereik moet zijn en in welke

85 Modelleren 85 onderdelen u wilt zoeken en vult u de tekst in waarop u zoeken wilt, gevolgd door het drukken op de knop Zoeken. U kunt zoeken in alle procesnamen of in alle proces- en processtapnamen of in alle proces- en processtapnamen en hun eigenschappen. Het resultaat van uw zoekopdracht wordt getoond in het paneel Zoekresultaat. Dubbelklik op het resultaat wat u wilt bekijken en Engage Process Modeler zal het voor u openen of selecteren. Dit dialoog kan ook worden geopend met Ctrl-F, Ga omhoog en omlaag Voor het bekijken van de inhoud van een subproces of service dient u het procesdiagram te openen in een nieuw tabblad van het paneel Diagram. Om dit te bewerkstelligen, dubbelklikt u op het subproces of de service. Alternatieven: Selecteer een subproces of service: Dubbelklik op het subproces of de service in het Project paneele. Wanneer u weer wilt terugkeren naar het hogere niveau dan dubbelklikt u in het subproces of service op een van de processtappen van het type Uitgang. Alternatieven: Selecteer een subproces of service: Dubbelklik op het bovenliggende element van het subproces of service in het paneel Project Uitklappen, inklappen en opnemen van een subproces of service Subprocessen worden gebruikt om een procesontwerp te structureren en leesbaarder te maken. Echter, soms is het toch wenselijk om een totaaloverzicht van het gehele proces met al haar subprocessen in hetzelfde diagram te zien. Dit is bijvoorbeeld noodzakelijk voor een totaaloverzicht van de zwembaanindeling. Het uitklappen van een subproces (of service / fase) geeft u ook de mogelijkheid om een processtap of subboom vanuit de verschillende niveaus van subprocessen te verplaatsen. U kunt ook proceskoppelingen in- en uitklappen. Om een subproces (of service / fase) uit te klappen drukt u op het kleine plusteken linksboven het icoon.

86 86 Engage Process Modeler Handleiding Alternatieven: Rechtermuisklik op een subproces (of service / fase) en selecteer Uitklappen. Voor het inklappen van een subproces (of service / fase) drukt u op het minteken linksboven het icoon van de processtap Begin uitgeklapt subproces (of service / fase). Alternatieven: Druk met uw rechtermuisknop op een begin van een uitgeklapt subproces (of service / fase) en selecteer de optie Inklappen subproces. Om een subproces uit een gegeven (sub)proces te extraheren selecteert u een aantal opeenvolgende stappen en klikt u op de knop Aanmaken in de groep Subproces. U kunt ook een subproces (of service / fase) opnemen in het diagram van het hogere niveau. Om dit te realiseren, selecteert u de processtap Begin uitgeklapt subproces (of service / fase) en drukt u op de knop Opnemen in de groep Subproces. De processtappen Begin uitgeklapt subproces (of service / fase) en Einde uitgeklapt subproces (of service / fase) zullen op het hogere niveau verdwijnen. Alternatief: Rechtermuisklik op de stap Begin uitgeklapt subproces (of service / fase) en selecteer Opnemen Een proceskoppeling in-en uitklappen Over het algemeen werkt het uitklappen en inklappen van gekoppelde processen hetzelfde als bij subprocessen. Om een proceskoppeling uit te klappen klikt u op de plus op het icoon. Als de proceskoppeling nog niet is opgegeven in de proceskoppeling wordt het plus teken niet getoond. Als het betreffende proces is verwijders heeft de knop geen effect. Alternatief:

87 Modelleren 87 Rechtermuisklik op een proceskoppeling en kies voor Uitklappen. Om een proces in te klappen klikt u op de het minteken boven het begin of einde van het uitgeklapte proces Als het gekoppelde proces nog niet is ingesteld wordt het plusteken niet getoond. Als het proces niet bestaat heeft de uitklapopdracht geen resultaat. Het grootste verschil tussen een subproces en een proceskoppeling is dat een subproces een integraal onderdeel van het proces is terwijl een gekoppeld proces onafhankelijk bestaat. Als een gebruiker een subproces uitklapt wordt deze uit het procesdiagram gehaald en vervangen door de inhoud van het subproces. De enige ingang van het subproces wordt gekoppeld aan de voorganger van het uitgeklapte subproces en alle uitgangen aan de opvolger. Als een gebruiker een subproces inklapt wordt de huidige inhoud uit het diagram gehaald en in een subproces gestopt dat deze inhoud vervangt. Er is dus altijd maar 1 exemplaar van een subproces dat danwel ingeklapt danwel uitgeklapt is. Wanneer een proceskoppeling wordt uitgeklapt dan wordt het gekoppelde proces niet verwijderd. De inhoud wordt gekopieerd en deze kopie vervangt de proceskoppeling in het diagram. Het gevolg is dat we twee exemplaren van het proces hebben. Aangezien een proces meerdere keren gekoppeld kan zijn in veel processen kunnen we veel kopieen hebben als we deze uitklappen. Dus hoewel een gebruiker het gekoppelde proces nog steeds kan wijzigen kan hij de uitgeklapte proceskoppeling niet wijzigen. Alleen het origineel kan worden gewijzigd. Dit is de reden dat het procesdiagram in de alleenlezen modus komt op het moment dat een koppeling wordt uitgeklapt. Als het gekoppelde proces gewijzigd is, wordt de inhoud van de uitgeklapte proceskoppeling niet ververst. Dus, de uitgeklapte koppeling is een kopie van de inhoud van het gekoppele proces op het moment dat het werd uitgeklapt. Om deze te verversen moet de koppeling worden ingeklapt en opnieuw uitgeklapt. Als het originele gekoppelde proces is verwijderd is de kopie in de uitgeklapte koppeling nog steeds beschikbaar. Echter, zodra deze is ingeklapt kan het dan niet meer opnieuw worden uitgeklapt. Als een uitgeklapt proces meer dan één startpunt heeft dan wordt alleen het startpunt dat is opgegeven in de koppeling meegenomen bij het uitklappen. Het deel van het gekoppelde proces dat niet bereikbaar is vanuit het opgegeven startpunt wordt niet meegenomen bij het uitklappen. Neem het volgende voorbeeld. Beide processkoppelingen in proces Niet uitgeklapt zijn gekoppeld met proces Gekoppeld. Echter, de eerste proceskoppeling is gekoppeld met het startpunt Start vanaf computer en de tweede is gekoppeld met startpunt Start vanaf handmatig. Dus de eerste uitgeklapte proceskoppeling bevat beide activiteiten, terwijl de tweede maar één activiteit Handmatig bevat omdat de activiteit Computer niet bereikbaar is vanaf startpunt Start vanaf handmatig.

88 Engage Process Modeler Handleiding Naar de bestemming van een 'Ga naar' gaan Om naar de bestemming van een specifieke 'Ga naar' processtap te gaan, dubbelklikt u gewoon op het icoon van de 'Ga naar'-processtap. Als de bestemming zich in hetzelfde procesdiagram bevindt, zal de focus naar deze processtap gaan. Indien de bestemming zich in een ander procesdiagram bevindt, zal dit procesdiagram worden geopend en zal de focus op de juiste processtap worden gezet. 3.4 Brainstorms Engage Process Modeler is een product dat is ontworpen om ondersteuning te bieden voor het snel en eenvoudig in kaart brengen van processen en deze te analyseren. Het is vooral eenvoudig te gebruiken tijdens workshops waarbij alle procesbewoners aanwezig zijn. Binnen Engage Process Modeler is een proces(diagram) gebaseerd op taken en beslissingen die de deelnemers uitvoeren in het proces. Soms is het echter gewenst om het proces eerst te bespreken voor deze in kaart te brengen. Om een dergelijke discussie te faciliteren zijn de Brainstorms (of brainstormdiagramman) ontworpen. Een brainstormdiagram bestaat uit een verzameling memos die kunnen worden gegroepeerd in kolommen en rijen. Feitelijk is het de digitale variant van de papieren gele post-its die vaak gebruikt worden tijdens workshops en groepsdiscussies Een brainstormdiagram maken Om een brainstormdiagram te maken voegt u een Brainstorm toe als projectonderdeel. Het nieuwe brainstormdiagram wordt geopend en is nu nog leeg. De beschikbare iconen in de groep Invoegen van tabblad START worden vervangen door onderdelen die kunnen worden toegevoegd aan een brainstormdiagram. Dit zijn: Memos van verschillende kleuren Kolommen Rijen

89 Modelleren 89 Merk op dat alle acties in tabblad LAY-OUT, ONTWERP en ANALYSE nu niet actief zijn omdat deze alleen relevant zijn voor procesdiagrammen. Uitzonderingen hierop zijn de instellingen voor lettertype en Uitlijnen op raster Memo's Een memo is de basis van een brainstorm. Het is een gekleurd vierkant met tekst erbinnen en kan geplaatst worden op een willekeurige positie in het diagram. Elke nieuwe memo krijgt zijn eigen unieke nummer dat linksboven wordt getoond. De gebruiker kan de tekst van een memo wijzigen en zijn grafische weergave (maar niet het nummer). Om een nieuwe notitie toe te voegen kiest u een van de Memo knoppen in de groep Invoegen op tabblad START. Alternatief: Rechtermuisknop op het diagram. Er verschijnt een contextmenu. Kies voor Invoegen en de Memo van de gewenste kleur. De nieuwe memo wordt linksboven op het diagram geplaatst of bovenop de op dat moment geselecteerde memo. Het is direct mogelijk de memo te wijzigen dus u kunt direct beginnen met het typen van de tekst. Als u op een willekeurige plek buiten de memo klikt wordt de wijziging beeindigd. Om deze opnieuw te wijzigen kunt u dubbelklikken op de memo. De opmaak van de tekst in de memo kan vrij worden aangepast middels de functies in de balk boven de memo. Hier kunt u lettertype, grootte, kleur, etc. wijzigen. Om de memo te verplaatsen kunt u deze selecteren en naar de gewenste plaats slepen. U kunt de grootte veranderen via de cirkels op de rand. Een memo heeft ook eigenschappen. Deze bestaan uit opmaakeigenschappen (die u kunt gebruiken om de stijl van de tekst en de figuur te bepalen) en twee andere eigenschappen: Categorie en Auteur. Categorieen worden gebruikt om snel een proces te maken op basis van een brainstorm. Er zijn vier categorieen voor memos: Onbekend Activiteit Rol Document Initieel is de categorie onbekend. Als u deze wijzigt zal er rechtsboven een klein icoon verschijnen dat

90 90 Engage Process Modeler Handleiding aangeeft in welke categorie deze memo valt. Als u de Auteur invult verschijnt deze bovenin de memo naast het nummer. U kunt memos Verwijderen, Knippen, Kopieren en Plakken met de knoppen in groep Acties. Alternatief: Rechtermuisklik op de memo. Er verschijnt een conextmenu. Kies Verwijderen, Knippen, Kopieren of Plakken Memo's toevoegen vanaf smartphones Er is een mogelijkheid om een memo te versturen naar een brainstormdiagram vanaf een smartphone of vanaf een andere computer. Download de Engage Brainstorm app for smartphones (iphone, Windows Phone 8 en Android versies zijn beschikbaar) of gebruik de volgende link engagemodeler.nl/brainstorm/ om een webversie te openen. Om memos te accepteren vanaf een externe bron moet er een Brainstormsessie worden gestart in de Engage Process Modeler. Dit kan worden gedaan door te kiezen voor Start sessie rechtsboven op het brainstormdiagram. Na het starten zal er een code van zes tekens verschijnen op deze plek: Voer deze code in als sessiecode in de Engage Brainstorm app of bij de webversie. U kunt hier ook optioneel uw naam invoeren. Deze wordt dan getoond boven elke memo die u verstuurd.

91 Modelleren 91 Vanaf nu kunt u de tekst van een memo invoeren en versturen naar het brainstormdiagram. De nieuwe memos verschijnen rechtsboven in het diagram na een paar seconden. Vervolgens kan de Engage Process Modeler gebruiker ze verplaatsen en wijzigen zoals elke andere notitie. Druk op de knop met het sessienummer op de sessie te beeindigen. De code verdwijnt en nieuwe memos worden niet langer geaccepteerd. Binnen de Engage Brainstorm app kunt u uw ideeen en memos van tevoren voorbereiden en ze versturen op het moment dat de sessiecode bekend is Kolommen en rijen Een kolom (of rij) is een ruimte tussen verticale (of horizontale) lijnen die getekend zijn op de achtergrond van het brainstormdiagram. Als u start is er slechts een kolom (of rij) met oneindige grootte. Om een nieuwe kolom (of rij) toe te voegen kiest u voor de knop Kolom (Rij) in de groep Invoegen van tabblad START. Alternatief: Rechtermuisknop op het diagram. Context menu verschijnt en kies Kolom (Rij). Er verschijnt nu een nieuwe verticale (horizontale) lijn op de achtergrond van het diagram rechts of onder van de al bestaande lijnen. De standaardgrootte van de rij of kolom is net iets groter dan de standaardgrootte van een memo zodat de memo netjes in de rij of kolom past. Om een rij of kolom te verwijderen selecteert u deze en kiest u voor Verwijderen in de groep Acties. Om een kolom of rij van grootte te veranderen selecteert en sleept u deze om de rij/kolom te verkleinen/vergroten. Kolommen of rijen hebben geen naam maar u kunt hier eenvoudig een notitie voor gebruiken zoals in onderstaand voorbeeld.

92 92 Engage Process Modeler Handleiding Werken met brainstormdiagrammen De meeste acties die bestaan voor een procesdiagram werken ook op een brainstormdiagram. Om een brainstormdiagram te hernoemen, verwijderen of kopieren selecteert u deze in het Project paneel en kiest u voor Hernoemen, Verwijderen / Kopieren in de groep Acties Alternatief: Rechtermuisknop op het brainstormdiagram. Selecteer in het contextmenu Hernoemen, Verwijderen / Kopieren. Om een brainstormdiagram te zoomen volgt u de instructies bij zoomen. Gebruik de knoppen en keuzelijsten van de groep Diagram lettertype in tab LAY-OUT om de algemene eigenschappen van de lettertypes voor memos in te stellen. Deze instellingen zijn niet van toepassing op memos die al hun eigen instellingen hebben voor lettertypes. U kunt brainstormdiagrammen ook exporteren naar een Engage bestand en een PNG afbeelding. Ga naar tabblad ONTWERP om de positie van de memo's nauwkeurig aan te bepalen Omzetten naar een proces De informatie die is verzameld tijdens een brainstorm in de memo's can eenvoudig worden omgezet naar een Engage Process proces. Om deze conversie te vereenvoudigen kan aan sommige memo's een categorie toegekend worden om aan te geven waar de inhoud van de memo betrekking op heeft. We kunnen dit doen als de memo gaat over een activiteit, een rol of document. Standaard heeft een memo de categorie Onbepaald. Om de categorie van een memo te wijzigen selecteert u deze en wijzigt u de eigenschap categorie in het paneel Eigenschappen. De inhoud van een memo kan worden toegepast om een procesdiagram door de memo van het brainstormdiagram te verslepen naar het procesdiagram. Om het mogelijk te maken om de memo's over de grenzen van het diagrampaneel te slepen selecteert u het brainstormdiagram en activeert u Conversiemodus in groep Diagram van tabblad START. Tijdens de conversiemodus kunt u alleen memo's naar procesdiagrammen verslepen en de memo's niet langer herpositioneren binnen de brainstorm. Open zowel het brainstormdiagram dat u wilt omzetten en een nieuw of bestaand procesdiagram. Plaats ze naast of onder elkaar (door het venster via het tabje met de titel te verslepen). Nu kunt u de

93 Modelleren 93 notities verslepen naar processtappen. Het resultaat van het verslepen van een memo naar de processtap hangt af van het type van de memo. U kunt memo's van categorie activiteit, rol, document, omschrijving en onbepaald verslepen en zelfs meerdere memo's tegelijk. U kunt dezelfde memo meerdere malen naar hetzelfde procesdiagram verslepen. U kunt bijvoorbeeld een rolmemo laten vallen op elke stap waaraan u deze rol wilt toekennen. Het is niet mogelijk om memo's zonder inhoud te verslepen Omzetten van een Activiteit memo Een memo van categorie Activiteit kan naar elke processtap worden versleept. Dit zorgt er voor dat er een handmatige activiteit wordt ingevoegd op de bestemming. U kunt het type van de activiteit daarna eventueel zelf nog wijzigen in het paneel Eigenschappen. De naam van de activiteit wordt bepaald door de eerste zin (eindigend met een punt) of de eerste regel van de tekst van de memo. De volledige tekst van de regel wordt vervolgens ingevuld in de Omschrijving van de activiteit Omzetten van een Rol memo Een memo van categorie rol can worden versleept naar elke stap met een eigenschap Rollen. Dus voor iedere activiteit (m.u.v. automatisch) en op een service. Echter, niet binnen een service omdat de Rollen eigenschap daar ook niet kan worden gewijzigd. Het verslepen zal de rol toevoegen aan de bestaande rollen voor de bestemmingsstap. De naam van de rol wordt bepaald door de eerste zin (eindigend met een punt) of de eerste regel van de tekst van de meme. De volledige tekst van de regel wordt vervolgens ingevuld in de Omschrijving van de activiteit Omzetten van een Document memo Een memo van categorie document kan naar elke processtap worden gesleept. Dit zal een nieuw document toevoegen aan de bestaande documenten van de bestemmingsstap. De naam van de rol wordt bepaald door de eerste zin (eindigend met een punt) of de eerste regel van de tekst van de meme. De volledige tekst van de regel wordt vervolgens ingevuld in de Omschrijving van de activiteit. Standaard wordt het document toegevoegd aan de Documenten eigenschap. Echter, als de bestemming ook de eigenschappen Invoer en Uitvoer heeft zal er een dialoog verschijnen. U kunt daar kiezen aan welke van de drie eigenschappen het document moet worden toegevoegd Omzetten van een Omschrijving memo Een notitie van categorie Omschrijving kan naar elke processtap worden gesleept. U moet besluiten in welke eigenschap de inhoud van de notitie moet worden geplaatst. Er verschijnt een dialoog waarin u kunt kiezen tussen de eigenschap Notitie, Omschrijving en Opmerkingen.

94 Engage Process Modeler Handleiding Omzetten van een Onbepaald memo Een memo van categorie onbepaald kan worden versleept naar elke processtap. U krijg de volgende dialoog: Omdat de categorie van deze memo niet is bepaald moet u een keuze maken hoe deze memo omgezet moet worden. Na uw keuze zal het omzetten verdergaan op een soortgelijke manier als wanneer de memo van de gekozen categorie zou zijn Omzetten van meerdere memo's Als u meerdere notities tegelijk selecteert en versleept naar een procesdiagram gebeurt het volgende: Alle ongepaalde en activiteiten memo's worden omgezet naar handmatig en ingevoegd in de volgorde van de positie van de memo (van links naar rechts). Vervolgens worden alle rolmemo's toegekend aan de geselecteerde stap (dus de laatst ingevoegde stap of de bestemmingsstap). Alle documentmemo's worden toegekend aan de eigenschap Document van de geselecteerde stap Tenslotte worden alle omschrijvingsmemo's toegekend aan de eigenschap Omschrijving van de geselecteerde stap. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken als u een aantal activiteiten in 1 keer wilt toevoegen of als u een activiteit direct samen met zijn rol, omschrijving en documenten wil toevoegen. 3.5 Overzichten Overzichten zijn diagrammen die met name worden gebruikt in de Engage Process Viewer om eenvoudig te kunnen navigeren naar gepubliceerde processen, brainstorms en andere overzichten van de organisatie. Een overzichtsdiagram bestaat uit een aantal figuren. Alleen de basisfiguren zijn beschikbaar (rechthoek, driehoek, elips, ruit en chevron). Een figuur kan ook een afbeelding bevatten. Door een aantal figuren toe te voegen en deze te vergroten of verkleinen, roteren, van kleur te veranderen, text in te plaatsen, etc bent u vrij om het overzicht te maken dat u wilt. Binnen de Engage Process Modeler kunt u het uiterlijk van een overzicht bepalen. Hoe de navigatie van een overzicht zich gedraagt kan alleen worden bepaald in de Engage Process Publisher. Binnen Engage Process Publisher kunt u zowel het uiterlijk als het navigatiegedrag van overzichten aanpassen van overzichten die vanuit de Engage Process Modeler zijn aangeboden, maar het is

95 Modelleren 95 daarin ook mogelijk om nieuwe overzichten te maken en te bewerken Een overzichtsdiagram maken Om een overzichtsdiagram te maken dient u een projectoverdeel toe te voegen van het type Overzicht. Het nieuwe overzicht wordt geopend. In het tabblad START ziet u nu de figuren die u kunt toevoegen aan het overzicht. Merk op dat alle acties in tabbladen ANALYSE, LAY-OUT en ONTWERP niet actief zijn omdat deze alleen betrekking hebben op procesdiagrammen. Uitzonderingen zijn de instellingen voor het standaard lettertype en de optie Uitlijnen op raster. Het bewerken van overzichten werkt op dezelfde manier als het bewerken van brainstorms Figuren Een figuur is een basisonderdeel van een overzichtsdiagram. Het is een gekleurde vorm die op een willekeurige plaats kan staan. U kunt de tekst in de figuur aanpassen en andere grafische eigenschappen veranderen. Om een nieuw figuur toe te voegen kiest u voor een van de knoppen in groep Invoegen van tabblad START. Alternatief: Rechtermuisknop op het diagram. Er verschijnt een popup. Kies invoegen en de gewenste figuur. De nieuwe figuur wordt linksboven geplaatst of bovenop de geselecteerde figuur. U kunt direct de tekst wijzigen. Om op een later moment de tekst aan te passen kunt u dubbelklikken op de figuur. Het is bovendien mogelijk om de opmaak van delen van de tekst naar wens aan te passen en op hyperlinks in te voegen.

96 96 Engage Process Modeler Handleiding Om het figuur te verplaatsen kunt u deze eenvoudig verslepen. Verder heeft een figuur speciale layout-eigenschappen. Daarnaast kunt u nog de volgende acties uitvoeren: Horizontaal omkeren, Verticaal omkeren, Roteer rechtsom, Roteer linksom, Naar voren. Naar achteren Selecteer hiervoor de figuur en open het contextmenu met de rechtermuisknop. Een afbeelding is een speciaal figuur. Ga naar de ontwerpmodus om de positie van figuren nauwkeurig uit te lijnen Afbeeldingen Een afbeelding is een rechthoekig figuur gevuld met een plaatje. Om een afbeelding toe te voegen kiest u voor Afbeelding in de groep Invoegen. Er verschijnt een dialoog: De lijst van beschikbare afbeeldingen is een gezamelijke lijst van plaatjes die zijn toegevoegd door alle gebruikers van uw organisatie. Als u een plaatje mist kunt u deze toevoegen. Deze zal vervolgens ook voor alle gebruikers beschikbaar zijn. Standaard heeft de afbeelding de afmeting en verhouding die oorspronkelijk bij het plaatje hoort. U kunt deze zelf aanpassen. Als u ervoor wilt zorgen dat de verhouding in tact blijft, kiest u voor Aspectratio behouden in de eigenschappen van de afbeelding. U vindt daar ook de mogelijkheid om toch te kiezen voor een ander plaatje. U kunt tekst bovenop de afbeelding plaatsen. Als de afbeelding transparante delen heeft zal ook de vulkleur van de figuur daar zichtbaar zijn.

97 Part IV

98 98 4 Engage Process Modeler Handleiding Lay-out Het procesdiagram is een grafische voorstelling van processtappen en de verbindingen ertussen. De processtappen en verbindingen zijn voorzien van additionele tekst en kleine iconen om grafisch een aantal eigenschappen van de processtap te tonen. U kunt het weergeven van het procesdiagram beïnvloeden door aan te geven welke eigenschappen wel of niet worden getoond. Standaard wordt het procesdiagram getoond in de vorm van een waardestroom (value stream). U kunt dit eenvoudig wijzigen in de vorm van Zwembanen. Tijdens workshops wordt aangeraden om u alleen te concentreren op het procesdiagram. Om die reden biedt Engage Process Modeler u de mogelijkheid om het proces op het volledige scherm te laten zien. 4.1 Weergave procesdiagram U kunt de presentatie van het procesdiagram op verschillende manier beïnvloeden. Door het tonen/ verbergen van details van het procesdiagram bepaalt u welke tekst en iconen gebruikt zullen worden bij de processtappen en verbindingen. Enkele vaste diagramdetailskunnen niet worden verborgen U kunt het procesdiagram van grootte wijzigen door in- en uit te zoomen. U kunt per project bepalen welke iconen er worden gebruikt voor de weergave van het proces, zie Iconenstijl wijzigen Tonen/verbergen details van procesdiagram U kunt bepalen welke detailinformatie er in het procesdiagram verschijnt door het wel/niet aanvinken van de volgende hokjes of op knoppen te drukken in de groep Tonen/Verbergen op het tabblad LAYOUT. Druk op de knop invoer/uitvoer om de invoer en uitvoer van activiteiten weer te geven. Klik nogmaals om ze weer te verbergen. Merk op dat de lay-out van het diagram verticaal is uitgerekt om ruimte te maken voor de invoer (boven) en uitvoer (onder) ballonnen. Dit is niet langer het geval als u de stappen zelf gaat positioneren. Er kunnen standaar maximaal 4 invoer of uitvoerelementen worden getoond op het diagram. Als u er toch meer wilt zien klikt u op ONTWERP en past u de grootte aan van de betreffende ballon.

99 Lay-out 99 De meest voorkomende opties zijn zichtbaar in de groep Tonen / verbergen. Kies voor Alle opties voor een dialoog met alle beschikbare opties. Categorie Rollen Notities Nummers Alle verbindingen Procestak: Aantallen Procestak: Labels Indicatoren: Opmerkingen Indicatoren: Omschrijvingen Labels Omschrijving Laat de naam van de toegewezen rol aan de taak of service zien boven het icoon van de taak of service Laat de inhoud van de eigenschap Notities zien in de vorm van een gele sticker boven het icoon van de betreffende processtap Laat de nummers van de processtappen zien. De nummers van de processtappen binnen een subproces of service zullen worden vooraf gegaan door het nummer van het subproces of service waar ze onderdeel van uitmaken Laat de verbindingen zien tussen de processtappen van het type Ga naar en hun bestemming Laat de frequenties zien boven de procestakken die uit een processtap komen Laat de labels zien onder de procestakken Laat een klein icoon zien om aan te geven dat er een opmerking is opgegeven voor deze processtap. Laat een klein icoon zien om aan te geven dat er een omschrijving is opgegeven voor deze processtap Toon een processtaplabel in plaats van het stapnummer. Als zowel nummers als labels zijn aangevinkt worden alleen de nummers getoond. Waardetoevoege Geeft aan of een activiteit of wachtmoment wel of niet-waardetoevoegend is door nd de achtergrondkleur van de processtap te veranderen: rood voor nietwaardetoevoegend, geel voor bedrijfswaardetoevoegend en groen voor klantwaardetoevoegend. Aantekeningen Toont de aantekeningen in Mijn Layout weergave Document en omschrijvingsindicatoren: Description is marked by and remarks are marked by Weergave van waardetoevoegende activiteiten.

100 100 Engage Process Modeler Handleiding In dit geval is de Vergadering stap niet waardetoevoegend, Wachtmoment is bedrijfswaardetoevoegend en Computer is klantwaardetoevoegend. Als alle stappen van een subproces dezelfde waarde hebben voor waardetoevoegend, dan wordt het subproces ook op deze manier getoond. Weergave van aantallen (frequenties) Als alle frequenties bij elkaar optellen tot 100 worden deze automatisch als percentages getoond Vaste diagramdetails Enkele diagramdetails zullen automatisch worden toegevoegd door de software en kunnen niet verborgen worden. Als een ingeklapt subproces, service of fase een stop bevat dan is het icoon aangevuld met een klein stopicoon in de rechtsbovenhoek. Als een ingeklapt subproces, service of fase een einde paralleltak bevat dan is het icoon aangevuld met een klein icoon in de rechtsbovenhoek. Als het subproces zowel een stop als een put bevat, dan wordt alleen het kleine stopicoon getoond. Als er een stap is aangemerkt als risicopunt (middels de eigenschap), dan zal er rechts een klein 'gevaar' icoon worden getoond. Als een processtap in een subproces de bestemming is van een ga-naar stap vanaf een hoger niveau dan wordt het er boven het icoontje van deze stap een klein ga-naar icoon getoond.

101 Lay-out Zoomen U kunt het procesdiagram en het menscapaciteitdiagram van grootte wijzigen door in- en uit te zoomen. Selecteer een diagram en druk vervolgens op de knop Inzoomen of Uitzoomen in de groep In- en uitzoomen op het tabblad LAY-OUT om een diagram respectievelijk groter of kleiner te maken. Druk op de knop 100% om terug te gaan naar de standaard 100% grootte. Alternatieven: Gebruik de schuifbalk of de + of - knop in de statusbalk. Druk op de knop Zoom in de groep In- en uitzoomen op het tabblad LAY-OUT en kies vervolgens een van de mogelijkheden Lettertype in diagrammen Voor het wijzigen van het lettertype in het Diagram paneel kunt u de knoppen en uitklapvelden gebruiken in de groep Lettertype op het tabblad LAY-OUT. Selecteer het lettertype en kleur direct in de groep Lettertype. U kunt ook de knoppen voor het vergroten of verkleinen van de lettergrootte. gebruiken Keuze aantallen en condities zijn altijd schuin geschreven onafhankelijk van het gekozen lettertype. U kunt dit gedrag aanpassen voor elk grafisch onderdeel afzonderlijk door de eigenschappen daarvan aan te passenr Iconen wijzigen U kunt de gebruikte iconenstijl in een procesdiagram wijzigen. Kies de knop Iconenstijl in de groep Project van tabblad START.

102 102 Engage Process Modeler Handleiding Een lijst met beschikbare stijlen verschijnt. De gekozen stijl zal worden gebruikt voor alle processen binnen het project. De volgende iconenstijlen zijn altijd beschikbaar: Standaard Mono - gelijk aan standaard in grijstinten Figuren - geinspireerd op BPMN notatie Klassiek - gelijk aan oudere versies van Engage Process Modeler Met behulp van <%ENGAGETABLES%> kunt u uw eigen iconenset maken. 4.2 Zwembaan Druk op de knop Zwembaan in de groep Weergave op het tabblad LAY-OUT.Er zijn twee mogelijkheden: Rollen en waardetoevoegende zwembanen. Als u uw eigen types hebt toegevoegd verschijnen hier extra knoppen voor zwembanen gebaseerd op dit type (niet beschikbaar in Engage Process Modeler Starter)

103 Lay-out 103 In deze weergave worden de activiteiten die door dezelfde rol worden uitgevoerd in dezelfde baan getekend. Als er meerdere rollen zijn toegekend aan een activiteit wordt deze getekend in alle relevante banen (zie activiteit Besluiten in het voorbeeld). Er worden alleen banen getekend voor rollen (of waardetoevoegend/eigen types) die voorkomen in het proces. Stappen zonder rol (of waardetoevoegend/eigen types) worden getekend in de banen van de stap ervoor of eracter (zie activiteit Voorbereiding). Stappen die de eigenschap Rol (of waardetoevoegend/eigen types) niet hebben worden getekend in de baan volgens hun voorgaande of opvolgende stap (behalve Start omdat deze altijd in de eerste baan wordt getoond). Zoals herboven te zien is worden Wachtmoment en Subproces stappen in de baan getoond van de volgende stap. Hetzelfde geldt voor Keuze, Parallel en Proceskoppeling. Alleen Mijlpaal stappen worden getekend in de baan van hun voorganger. In deze weergave kunt u gewoon verder modelleren. Echter, het gedrag van invoegen en drag en drop is nu veranderd. De Zwembaan weergave kan worden gecombineerd met de weergave Volledig scherm. De initiële volgorde van de banen in de zwembaanweergave wordt automatisch bepaald. De gebruiker kan deze volgorde wijzigen door een rolnaam op te pakken en vervolgens de gehele baan naar boven of naar beneden te verplaatsen. Druk op de knop Waardestroom om weer terug te keren naar de standaard weergave van het proces Invoegen in zwembaanweergave Als u een processtap invoegt in zwembaanweergave voor een stap in een bepaalde baan dan krijgt de nieuwe stap automatisch de rol van de zwembaan:

104 Engage Process Modeler Handleiding Drag and drop in zwembaanweergave Het gedrag van drag and drop (verslepen) in de zwembaanweergave hangt af van het type van de versleepte stap. Het gedrag van niet-activiteiten is hetzelfde als dat in waardestroomweergave. Het gedrag van activiteiten in een zwembaanweergave van rollen verschilt wanneer u een stap met een enkele rol versleept of wanneer u een stap met meerdere rollen versleept. Het herschikken van stappen in zwembaanweergave is ook beperkt. U kunt slechts een stap per keer verplaatsen Verslepen van een stap met een enkele rol Als u een enkele stap versleept vanuit een zwembaan naar een andere baan (maar niet bovenop een andere stap) dan wijzigt de taak zijn rol in die van de zwembaan

105 Lay-out Als u een enkele taak verplaatst van een baan en deze bovenop een andere stap plaatst in een andere baan dan wijzigt alleen zijn positie. De rol blijft gelijk: 105

106 Engage Process Modeler Handleiding Verslepen van een stap met meerdere rollen Een activiteit met meerdere rollen wordt getoond als meerdere iconen in dezelfde kolom, elk in zijn eigen zwembaan voor de betreffende rol. Al deze iconen zijn wat lichter van kleur met uitzondering van de icoon die in de baan staat gelijk aan de eigenaar van de stap (of de eerste rol als er geen eigenaar is opgegeven). We noemen deze het hoofdicoon en de andere de secundaire iconen. Ze geven allemaal dezelfde activiteit weer, maar het verplaatsen hiervan in het diagram geeft verschillende resultaten. Alleen het hoofdicoon is verbonden met pijlen met de andere iconen. Als u het hoofdicoon vanuit een baan sleept bovenop een andere stap in een andere baan dan wijzigt de stap alleen zijn positie. De rollen blijven gelijk. Het gedrag is gelijk aan het slepen van een stap met een enkele rol. Als u het hoofdicoon vanuit een baan naar een andere baan sleept (maar niet bovenop een andere stap) dan zal de rol van de baan waarnaar de stap wordt verplaatst (Boekhouder) de eigenaar van de stap vervangen, of de eerste rol in de lijst als er geen eigenaar is toegekend. Het gevolg is dat de stap verplaatst is naar een andere baan en dat er een lichtere kopie blijft staan in de oude baan. Merk op dat de baan voor Verkoper is verdwenen omdat deze alleen gebruikt werd voor de Besluiten activiteit. Als u het hoofdicoon bovenop een secundair icoon sleept

107 Lay-out 107 dan is alleen de eigenaar veranderd. Het hoofdicoon wisselt dan van plaats met het secundaire icoon. U kunt ook het secundaire icoon van de stap verslepen naar elke andere baan in het diagram. De volgende mogelijkheden bestaan: De bestemmingsbaan is gelijk aan de bronbaan. Er gebeurt niets De bestemmingsbaan is toegekend aan een van de rollen van de stap. De rol van de bronbaan wordt uit de lisjt gehaald en het secundaire icoon verdwijnt ook. De bestemmingsbaan is nog niet toegekend aan een van de rollen. De bronbaan verdwijnt uit de lijst van rollen en het secundaire icoon is verplaatst naar de andere baan. 4.3 Filters Met behulp van filters kunt u tijdelijk bepaalde processtappen uit het proces of subproces verbergen. In het algemeen kunt u stappen verbergen van elk type dat niet de structuur van de processtroom beinvloedt. Dus u kunt Start, Stop, Keuze, Beslissing en Einde Parallel niet verbergen. Een Parallel en zijn Samenvoeging kan worden verborgen maar omdat deze feitelijk ook de structuur bepalen worden deze vervangen door splitsende of samenkomende lijnen. Het verbergen van een Ga-naar stap betekent dat de inkomenende lijn direct doorgaat naar de bestemming van de ga-naar. Voor alle overige staptypes kunt u het verbergen zien als het tijdelijk verwijderen van de stap uit het diagram. U kunt bepalen welke staptypes getoond of verborgen moeten worden op het diagram met het

108 108 Engage Process Modeler Handleiding Procesdiagramfilter. Initieel accepteert het filter alle stappen. U kunt: Het filter wijzigen om te bepalen welke stappen uitgefilterd moeten worden. Het filter toepassen om de gefilterde stappen uit het huidige procesdiagram te halen. Alle stappen die hierna worden toegevoegd worden niet verborgen. Het filter opnieuw toepassen om ook de stappen te verbergen die zijn toegevoegd na het toepassen van de filter. Al deze functies zijn beschikbaar in de groep Diagramfilter van tab LAY-OUT. Als er een evaluatie wordt gedaan van het proces als de filter actief is worden alleen de zichtbare stappen (en de onzichtbare Parallel en Samenvoeging stappen) meegenomen in de berekening. Hetzelfde geldt voor exports/downloads in een extern formaat als PDF. Alle interne formaten houden ook de informatie van het de filterde. Dus bij het downloaden in het Engage Process formaat of bij de schermrapportages worden alle stappen meegenomen Filter wijzigen Initieel worden alle soorten stappen toegelaten door de filter. Om dit te wijzigen kiest u voor Filter aanpassen in groep Diagramfilter van tab LAY-OUT. Verwijder het vinkje bij een type als u de stappen van dat type wilt verbergen. Als u uw eigen stapsoorten hebt toegevoegd staan ze ook in deze lijst (Luchttransport in dit voorbeeld).

109 Lay-out 109 Kies voor Omgekeerde filter als u alle stappen wilt zien die worden verborgen door de filter en tegelijkertijd alle stappen wilt verbergen die worden getoond door de filter. Kies Akkoord om de filter op te slaan. De filter wordt automatisch toegepast op het proces en de subprocessen. U kunt de filter gebruiken om een compacte weergave te verkrijgen waarbij alle begin en eindes van uitgeklapte subprocessen en alle ga-naars niet zichtbaar zijn op het diagram. Stappen van deze types worden alleen gebruikt in de Engage Process Modeler om de grenzen van de uitgeklapte subprocessen of de sprongen van een tak naar een andere aan te geven. Hun rol is alleen technisch van aard en ze dragen niet bij aan de procesweergave. Verwijder het vinkje voor Uitgeklapt subproces en Ga naar aansluiting. U kunt ook filteren op stapeigenschappen Filteren op stapeigenschappen U kunt een diagram niet alleen filteren op staptypes maar ook op stapeigenschappen. De volgende eigenschappen kunnen worden gefilterd: Rollen Waarde toevoegend Eigen types Voordat de filterdialoog wordt geopend wordt er gecontroleerd welke eigenschappen daadwerkelijk gebruikt worden in het procesdiagram. Dan worden alleen de gebruikte eigenschappen getoond. Standaard is er niets geselecteerd in de Rollen kolom. Dit betekent dat filteren op de Rollen eigenschap niet wordt toegepast. Als er eigen types zijn gebruikt wordt ook hiervoor een kolom

110 110 Engage Process Modeler Handleiding toegevoegd Filter toepassen Kies voor de knop Filter in groep Diagramfilter in de tab LAY-OUT om de filter toe te passen op het proces en de subprocessen. (Het wordt automatisch toegepast als u op Akkoord klikt na het wijzigen van de filter). De stappen die niet worden geaccepteerd door de filter worden verborgen en de Filter knop blijft actie. Rechtsboven wordt de filterindicator getoond. Dit is om u eraan te herinneren dat u wellicht niet het hele diagram ziet. Als u nu een stap invoegt blijft deze zichtbaar op het diagram zelfs als deze niet door de filter wordt geaccepteerd. U moet kiezen voor Opnieuw filteren als u de filter ook wilt toepassen op de stappen die zijn ingevoegd na het activeren van de filter. Als u kiest voor Filter wijzigen terwijl de filter actief is zal de gewijzigde filter automatisch opnieuw worden toegepast. Klink nogmaals op de knop Filter om de filter weer uit te zetten. Merk op dat een filter werkt op het hele proces, dus het hoofdniveau en alle subprocessen Filter opnieuw toepassen Als u op de Filter knop klikt wordt de filter toegepast op het proces. Alle stappen die later worden ingevoegd worden niet gefilterd. Kies voor Opnieuw filteren in de groep Diagramfilter in tab LAY-OUT om de filter opnieuw toe te passen op het diagram. De knop is alleen actief als de filter aan staat. Als de knop niet actief is kiest u in plaats daarvan voor Filter Filteren en ontwerp Filteren is een actie die de lay-out van het diagram wijzigt. Het kan alleen worden toegepast op de automatische lay-out (wanneer alle stappen automatisch wordt gepositioneerd). Als u al handmatig wijzigingen hebt aangebracht in de lay-out van het diagram of subdiagram met de functies van het tabblad ONTWERP en u kiest voor Filter dan wordt het gefilterde diagram getoond in preview weergave. U kunt nog steeds handmatig de lay-out van een gefilterd proces wijzigen. Echter, zodra u de filter verwijdert of opnieuw aanpast zullen deze wijzigingen verloren gaan omdat - nogmaals - een filter alleen kan worden toegepast om een proces met automatische lay-out. De volgende vraag waarschuwt u hiervoor:

111 Part V

112 112 5 Engage Process Modeler Handleiding Ontwerp U kunt zelf het ontwerp van het diagram aanpassen dat automatisch is gegenereerd. Dit kan worden gedaan met de functionaliteit van tabblad ONTWERP. Deze funcionaliteit wordt met name gebruikt om de layout van procesdiagrammen aan te passen. De ontwerpmodus voor brainstorms of overzichten is momenteel beperkt tot het aanpassen van de posities van de figuren op het raster. 5.1 Een procesdiagram ontwerpen Telkens als u iets wijzigt in het aantal stappen in het diagram (door invoegen, plakken, verwijderen of het verplaatsen van stappen), berekent Engage Process Modeler de actuele posities van alle stappen om een mooi compact proces te tekenen. U kunt zelf het ontwerp van het diagram aanpassen dat automatisch is gegenereerd. Dit kan worden gedaan met de functionaliteit van tabblad ONTWERP. Als u deze tab selecteert wordt op de achtergrond van het diagram een raster getoond om u te ondersteunen bij het plaatsen van de onderdelen en om deze modus te onderscheiden van de normale modus. U kunt bijna dezelfde acties uitvoeren als in modelleermodus, maar een paar acties werken anders. Meer specifiek, u kunt de volgorde van de stappen in een procesdiagram niet meer veranderen door deze te verslepen. Nu wordt het verslepen gebruikt om op deze manier alle onderdelen van het diagram van positie te veranderen. In de ontwerpmodus kunt u: De positie van een stap of aantal stappen aanpassen Grafische onderdelen verplaatsen, van grootte veranderen of nieuwe toevoegen Lijnen van vorm veranderen Grafische onderdelen De volgende grafische onderdelen van een processtap in het diagram kunnen afzonderlijk worden verplaatst Processtaponderdelen Stapnaam Stapnummer / label en rollen (samen als een tekst) Notitie Aantekeningen Invoerdocumentenballon Uitvoerdocumentenballon Verbindingsonderdelen Condities (voor een Keuze) en labels (voor een splitsing of aftakking) Aantallen (frequentie)s (voor een Keuze)

113 Ontwerp 113 Diagramonderdelen Tekstblokken Aantekeningen voor stappen en tekstblokken voor het diagram zijn onderdelen die aanvullend kunnen worden toegevoegd aan het diagram in ontwerpmodus. Als ze eenmaal zijn toegevoegd blijven ze ook staan in modelleringsmodus. U kunt grafische onderdelen van grootte veranderen en een aantal eigenschappen instellen Eigenschappen van grafische onderdelen Als u in de ontwerpmodus bent kunt u stappen of grafische onderdelen selecteren. Als u een stap selecteert worden de eigenschappen hiervan getoond in het paneel Eigenschappen. Als u echter een grafisch onderdeel selecteert toont dit paneel de grafische eigenschappen van dit onderdeel. Hier kunt u de Lettertype, Tekst en Figuur eigenschappen voor elk onderdeel bepalen. Als u kiest voor Automatisch bij Lettertype, grootte of kleur worden de waarden zoals opgegeven voor het diagram in de LAY-OUT tab gebruikt. Gebruik Vulkleur om de kleur aan te passen van het figuur. Gebruik Lijnkleur om de kleur van de lijn om het figuur heen aan te passen. Gebruik Lijnstijl om het soort lijn om het figuur heen aan te passen. Gebruik Lijndikte om de dikte van de lijn om het figuur heen aan te passen. Opmerking: De eigenschappen voor Lettertype zijn niet getoond voor Aantekening en Tekstblok. Dit is omdat delen van de tekst in deze figuren hun eigen formattering kunnen krijgen.

114 Engage Process Modeler Handleiding Grafische onderdelen verplaatsen De volgende grafische onderdelen van een processtap worden automatisch verplaatst samen met het icoon met gelijke relatieve afstand tussen beide. Stapnaam Stapnummer / label en rollen (samen als tekst) Notitie Annotatie Invoerdocumenten ballon Uitvoerdocumenten ballon U kunt de relatieve positie van deze onderdelen aanpassen in ontwerpmodus. Selecteer een grafisch onderdeel, sleep het naar een andere plek en laat het daar los. Op deze manier kunt u de afstand tussen het onderdeel en de bijbehorende stap behouden. Als u bijvoorbeeld een stapnaam ver naar links plaatst en de vervolgens stap zelf ook naar links plaatst kan het voorkomen dat de naam buiten het diagram valt en onzichtbaar wordt. Om dit te voorkomen worden grafische onderelen altijd binnen het diagram geplaatst en wordt de relatieve afstand verkort. Labels en aantallen kunnen horen bij de uitgaande lijnen van een keuze, beslissing, aftakking of splitsing. Aangezien ze vooral horen bij de bestemmingsstap en niet bij de bronstap zullen ze automatisch worden verplaatst als de bestemming wordt verplaatst. De andere onderdelen die gerelateerd zijn aan een stap worden automatisch verplaatst als de stap wordt verplaatst. Sommige onderdelen kunnen niet worden verplaatst, zoals de Risicopunt, Omschrijving of Opmerkingen indicatoren Wijzigen van grootte van staponderdelen De meeste staponderdelen zullen de grootte en hoogte krijgen afhankelijk van hun daadwerkelijke inhoud. U kunt deze grootte aanpassen, maar u kunt ook de inhoud aanpassen door de waarden van de eigenschap aan te passen. Het gedrag hangt af van wat u als eerste doet. Als u de onderdelen niet van grootte verandert, maar alleen de inhoud, dan zullen de onderdelen automatisch meegroeien of krimpen met de inhoud (voor zover mogelijk). Als u eerst de grootte aanpast en vervolgens de inhoud, dan behoudt het onderdeel de door u opgegeven waarde. De tekst in een onderdeel loopt altijd over naar de volgende regel. Notities, condities aantallen en labels zijn standaard links uitgelijnd. Annotaties, namen en rollen zijn standaard gecentreerd. U kunt deze eigenschappen aanpassen voor elk afzonderlijk grafisch onderdeel. De tekst in invoer/uitvoer lopen over per element De invoer en uitvoerballonnen kunnen normaal maar 4 elementen weergeven.

115 Ontwerp 115 Als er meer elementen zijn kan de gebruiker de hoogte van de ballon aanpassen om meer te tonen als dat nodig is. Kies tab ONTWERP, selecteer de ballon en maak deze groter Als u terugschakelt naar modelleermodus blijft de grootte onveranderd. Zelfs als u de ballonnen verbergt en later opnieuw toont Aantekeningen U kunt voor elke processtap een extra Aantekening toevoegen. Selecteer de stap en kies voor Aantekening in de groep Toevoegen van tabblad ONTWERP. Er wordt een geel vierkant toegevoegd aan het diagram. U kunt direct beginnen met het invoeren van de tekst. In tegenstelling tot de meeste andere grafische componenten kunt u voor onderdelen van een aantekening apart de opmaak bepalen. Gebruik de balk boven het vierkant om lettertype en andere opmaak in te stellen. Een aantekening heeft ook eigenschappen. U kunt deze gebruiken om de algemene alignment en opmaak in te stellen. Na het invoeren van de tekst kunt u de annotatie verplaatsen naar zijn gewenste plek. Klik op het conderdeel en versleep het. Klik op een van de kleine blauwe cirkels om de grootte aan te passen.

116 116 Engage Process Modeler Handleiding Omdat er meerdere annotaties kunnen bestaan op een diagram wordt er altijd een lijn getrokken vanuit het midden van de stap naar de annotatie Tekstblokken Om een nieuw tekstblok toe te voegen aan het diagram kiest u voor Tekstblok in de groep Toevoegen in tabblad ONTWERP. Het nieuwe tekstblok wordt over het geselecteerde onderdeel geplaatst met de initiele tekst 'Tekst'. U kunt deze tekst wijzigen op dezelfde manier als bij annotaties. Het enige verschil tussen een tekstblok en een annotatie is dat een tekstblok niet is gekoppeld aan een stap en initieel een transparante achtergrond heeft. U kunt een tekstblok ook gebruiken om een rechthoek te creeren voor het groeperen van een aantal stappen met iets gemeenschappelijks. Maak het tekstblok, verwijder de standaardtekts en bepaal de lijnstijl en lijndikte. U krijgt nu een transparant vierkant. Wijzig de grootte en positie zodat de stappen die u wilt markeren erbinnen vallen Lijnen wijzigen Om een lijn te wijzigen moet u deze eerst selecteren. Vervolgens kunt u de volgende operaties uitvoeren: Een deel van een lijn te verplaatsen Lijndelen toe te voegen. Lijndelen te verwijderen (lijnen te vereenvoudigen). Het einde van een lijn te verplaatsen.

117 Ontwerp Een lijn selecteren Een lijn die twee stappen verbindt bestaat uit een aantal lijndelen (segmenten), afwisselend horizontaal en verticaal. Een rechte lijn bestaat uit maar één segment. Bijvoorbeeld, een lijn die een keuze en zijn lagere volgende stap verbindt, bestaat uit drie segmenten: een horizontaal aan de linkerkant, een verticaal naar beneden en een horizontaal aan de rechterkant. U kunt een lijn selecteren in de ontwerpweergave door erop de klikken. Als een lijn is geselecteerd worden de eindpunten en het midden van elk lijndeel gemarkeerd met kleine vierkantjes: de eindpunten door groene, de middelpunten door blauwe Een deel van een lijn verplaatsen U kunt een lijndeel verplaatsen door op het middelpunt te klikken en deze links / rechts (verticale delen) of naar boven / naar beneden (horizontale delen) te verplaatsen. De cursor verandert van de normale select naar horizontaal/verticaal de grootte aanpassen. Als een lijndeel wordt versleept kunt u de toekomstige vorm zien in de vorm van een stippellijn. Merk op dat, in dit voorbeeld, het eindpunt van de lijn wijzigt op basis van de nieuwe positie van het lijndeel. Als een rechte lijn wordt verplaatst dan worden zowel zijn beginpunt als eindpunt gewijzigd.

118 118 Engage Process Modeler Handleiding Om een lijn te wijzigen laat u het lijndeel los op de gewenste plaats Lijndelen toevoegen U wilt wellicht lijndelen toevoegen aan een lijn om deze op een betere manier te tekenen tussen twee processstappen. U kunt eenvoudig een deel toevoegen door een van de einddelen van een lijn te verplaatsen. Telkens als u een einddeel verplaatst voorbij de rand van een icoon wordt er een nieuw deel toegevoegd aan het einde van de lijn. U kunt ook drie nieuwe delen toevoegen in het midden van een bestaand deel. Druk op de <Shift> toets terwijl u het middelpunt versleept Lijndelen verwijderen In sommige situaties kunt u het aantal lijndelen verminderen. Als een lijn te complex wordt als gevolg van het verplaatsen van het eindpunt kunt u gewoon dubbelklikken op de lijn om deze te vereenvoudigen. Als het eindpunt van de lijn op dezelfde rij ligt dan wordt er een rechte lijn gemaakt. Anders wordt er een Z-vormige lijn aangemaakt tussen de stappen. U kunt deze Z-vorm eenvoudig wijzigen naar een L-vorm door het middelpunt te verplaatsen.

119 Ontwerp 119 In het voorbeeld hierboven zorgt dubbelklikken van de lijn tussen Handmatig en Keuze ervoor dat deze in een rechte lijn wordt veranderd en dubbelklikken op de lijn tussen Handmatig en Stop verandert dit in een Z-vormige lijn. Een lijndeel kan ook worden verwijderd als gevolg van het verslepen van een ander lijndeel. Als twee lijndelen te dicht bij elkaar liggen worden ze automatisch veranderd in één lijndeel. Als een lijndeel erg kort wordt, wordt deze automatisch verwijderd en de aangrenzende delen aan elkaar geplakt. Als we kijken naar de volgende lijn: Als u het middelpunt van het middelste lijndeel van deze lijn naar beneden sleept dan zal op zeker moment de lengte van de verticale aangrenzende lijndelen zo kort worden dat deze worden verwijderd en de drie overgebleven delen worden aan elkaar geplakt. Op dezelfde manier geldt dat wanneer u een van de verticale lijndelen in de richting van de andere versleept de lengte van het middelste lijndeel zo kort wordt dat deze verdwijnt waarbij beide verticale lijndelen en de twee overgebleven

120 120 Engage Process Modeler Handleiding horizontale lijndelen aan elkaar geplakt worden Het eindpunt van een lijn verplaatsen De eindpunten van een lijn worden automatisch verplaatst als u een lijndeel verplaatst. U kunt een eindpunt ook direct verplaatsen. Klik op een eindpunt van een lijn. De cursor wijzigt. Alle mogelijke locaties van dit eindpunt worden getoond als rode vierkantjes. Er zijn altijd vier zulke locaties. Één voor elke kant van het icoon. U kunt een eindpunt niet naar een ander icoon verplaatsen omdat u de stapvolgorde niet kunt wijzigen. Sleep nu het eindpunt naar een andere mogelijke locatie. Een stippellijn toont de vorm van het resultaat. Om de wijziging aan te brengen laat u het eindpunt los op de gewenste plaats Stappen herschikken Als u om wat voor reden dan ook de automatische positionering van de stappen niet goed vindt en besluit om de positie van een stap aan de passen, heeft dit een aantal gevolgen op de manier waarom de stappen vanaf dat moment geplaatst worden. U kunt stappen herschikken door deze te verslepen naar de gewenste plek of door middel van blok acties. U kunt altijd terugkeren naar automatisch schikken De gevolgen van het verplaatsen van stappen Engage Process Modeler berekent zelf de posities van de processtappen in het diagram. Iconen worden altijd geplaatst in een raster, een per cel, zodat ze feitelijk in rijen en kolommen zijn geplaatst. Alle andere onderdelen zoals teksten, invoer/uitvoerballennen en pijlen worden altijd relatief ten opzichte van de stap getekend. Dus, als u besluit om de positie van de stapnaam te wijzigen en naar het midden van het icoon te verplaatsen zal deze altijd midden op het icoon worden getekend, wat de positie van dit icoon ook is. Een automatische schikking wordt altijd voor alle stappen in het diagram berekend en is alleen afhankelijk van de stappen en de onderlinge (ouder-kind) relaties. Als u minimaal één stap van het diagram zelf verplaatst wordt de automatische schikking niet langer berekend omdat uw wijziging dan verloren zou gaan. In plaats daarvan zal, als u een stap invoegt of verwijdert automatisch geprobeerd worden ruimte te creëren of het gat op te vullen door de stappen in de buurt van deze plek te

121 Ontwerp 121 verplaatsen. Dit wordt gedaan volgens een zgn. heuristiek contextafhankelijk algoritme waardoor dit soms onverwachte resultaten kan opleveren. Neem het volgende eenvoudige voorbeeld van een door de gebruiker aangepaste positionering van stappen (stap 5 is een plek naar rechts verplaatst): Nu voegen we een stap Telefoon in voor de stop van stap 7. Merk op dat de tak met een Telefoon een rij naar beneden moet worden geplaatst zodat dit een vrije cel oplevert voor stap 6 waar de tak met daarin Computer past. Dus deze tak is omhoog geplaatst omdat volgens het algoritme de leegtes worden gevuld. Echter, als we nu de Telefoon stap verwijderen kan het alrgoritme deze tak niet weer omhoog plaatsen omdat de vorige plek ervan al is bezet. Dus, het invoegen en verwijderen van dezelfde stap leidt niet noodzakelijkerwijs tot hetzelfde resultaat. U moet ongedaan maken gebruiken om echt terug te gaan naar de eerdere situatie. Het feit dat de automatische schikking niet gebruikt wordt heeft ook invloed op de werking van het tonen of verbergen van invoer/uitvoer. Als u de knop Invoer/Uitvoer activeert in groep Tonen/ verbergen van tabblad LAY-OUT zal de automatische schikking het diagram verticaal uitrekken en een halve rij boven en een halve rij onder elke cel beschikbaar maken om ruimte te hebben voor de ballonnen.

122 122 Engage Process Modeler Handleiding Als de posities van de stappen zijn gewijzigd door de gebruiker wordt het diagram niet langer uitgerekt. Er wordt alleen een halve cel bovenin toegevoegd. Het is nu de verantwoordelijkheid van de gebruiker geworden om de stappen zodanig te plaatsen dat de ballonnen netjes passen. Merk op dat nu de invoer voor Computer boven de uitvoer van Telefoon staat! Om dit op te lossen moet u e.e.a. zelf verplaatsen Stappen verplaatsen U kunt een stap of stappen verplaatsen als: de nieuwe locatie geen andere stappen bevat (anders dan de verplaatste stappen) de nieuwe locatie niet linksboven buiten het diagram valt de verplaatste stappen behoren tot een fase en buiten de fasegrens vallen in Zwembaanweergave de stappen van een bepaalde rol buiten de zwembaan vallen

123 Ontwerp 123 De verplaatsing kan worden gedaan op de volgende manieren. Selecteer de stappen die u wilt verplaatsen en: Klik op een van de groene pijlen in de groep Verplaatsen van tabblad ONTWERP. Deze actie verplaatst de geselecteerde stappen een cel per keer. Verplaatsen is niet mogelijk als de stappen omgeven worden door andere stappen. Versleep de geselecteerde stappen en laat ze los op de nieuwe positie Gebruik een van de beschikbare blokoperaties De mogelijkheid om stappen te herschikken is beperkt. U kunt slechts een stap tegelijk verplaatsen. Als de selectie is verplaatst worden alle verbindende pijlen automatisch aangepast zodat de volgorden van de processtroom gelijk blijft. De gebruiker kan hierna de vorm van de pijlen aanpassen Merk op dat de handmatige stap in het voorbeeld hierboven een rij naar beneden is geplaatst op de plaats van de stop. Dit was mogelijk omdat deze stop ook een rij naar beneden wordt verplaatst binnen dezelfde actie Blokoperaties De volgende blokoperaties zijn beschikbaar in Mijn Layout

124 124 Engage Process Modeler Handleiding Elke operatie gebruikt de geselecteerde stap om te bepalen welk deel van het diagram verplaatst moet worden. Bijvoorbeeld, Alles Omlaag kijkt naar de hoogste geselecteerde stap en verplaatst alles een rij naar beneden beginnend bij deze rij om zodoende een lege rij boven de selectie te maken. Niet alle blokoperaties zijn altijd mogelijk. U kunt bijvoorbeeld niet kiezen voor Alles omhoog als de rij boven de selectie niet leeg is. Sommige verplaatsingen in zwembanen zijn ook niet nodig. Zie de kolom Restricties voor deze beperkingen. Operatiie Alles naar rechts Alles naar links Alles omhoog Alles omlaag Tak naar rechts Tak naar links Tegengestel de operatie Alles naar links Alles naar rechts Alles omlaag Omschrijving Verplaatst alle kolommen een cel naar rechts beginnend bij de geselecteerde. Verplaatst alle kolommen een cel naar links beginnend bij de geselecteerde. Verplaatst alle rijen een cel omhoog beginnend bij de geselecteerde. Alles omhoog Verplaatst alle rijen een cel omlaag beginnend bij de geselecteerde Tak naar Verplaatst de gehele tak startend van de links geselecteerde stap een cel naar rechts. Tak naar rechts Verplaatst de gehele tak startend van de geselecteerde stap een cel naar links. Tak omhoog Tak omlaag Verplaatst de gehele tak startend van de geselecteerde stap een cel naar beneden. Tak omlaag Tak omhoog Verplaatst de gehele tak startend van de geselecteerde stap een cel naar boven. Afbreken Samenvoege Verplaats alle stappen in en onder de n geselecteerde rij en in en rechts van de geselecteerde rij naar de linksonder in het diagram Samenvoeg Afbreken Verplaats alle stappen in en onder de en geselecteerde rij en en an rechts van de geselecteerde kolom naar rechtsboven in het Restricties Er moet links een lege kolom zijn Er moet boven een lege kolom zijn Er moet een lege cel rechts van elke stap in de tak zijn. Er moet ene lege cel links van elke stap in de tak zijn Er moet een lege cel boven elke stap in de tak zijn Er moet een lege cel onder elke stap in de tak zijn Niet mogelijk in zwembanen Niet mogelijk in zwembanen

125 Ontwerp 125 diagram Let op: Samenvoegen en Afbreken zijn alleen tegengesteld aan elkaar als ze starten van de meest linkse kolom of de bovenste rij. Afbreken is met name geschikt om erg lange processen te laten overlopen Terug naar automatisch positioneren Er zijn verschillende manieren om terug te gaan naar automatisch positioneren. De eenvoudigste methode is om te kiezen voor Automatisch positioneren in de groep Plaatsing van tabblad ONTWERP. Deze operatie berekent opnieuw de plek van alle processtappen in het diagram met behoud van alle wijzigingen die u hebt gemaakt voor de grafische onderdelen. Dit is een belangrijke actie en daarom wordt om bevestiging gevraagd. Een andere manier om terug te gaan naar automatische positionering is om de handmatige wijzigingen ongedaan te maken of om zelf de stappen terug te zetten naar hun oorspronkelijke plaats. U kunt ook wisselen naar automatische positionering door een procesdiagram preview toe te passen Procesdiagram preview Als u kies voor Automatisch positioneren in groep Plaatsing van tabblad ONTWERP maakt u een bewuste keuze om alles automatisch te positioneren. Echter, het automatisch positioneren kan ook worden gestart door: het toepassen van een diagramfilter het wisselen tussen verschillende zwembaanwegaves het wissenen van een zwembaanweergave naar waardestroomweergave en omgekeerd. Er kunnen twee redenen zijn waarom u de layout die u handmatig hebt aangepast wilt wijzigen u wilt zien hoe het proces eruit ziet in een andere weergave (vanuit een ander oogpunt) en u wilt uw handmatige wijzigingen wel behouden u wilt echt de layout van het procesdiagram wijzigen. Engage Process Modeler gaat er vanuit dat de eerste reden het meest waarschijnlijk is, dus in dit geval wordt een alleen-lezen preview gemaakt van uw diagram en deze wordt geopend in een nieuw tabblad. De gele balk bovenin geeft u de mogelijkheid om te beslissen of dit echt de weergave is die u wilt toepassen. Kies voor '>' om de gele balk in te klappen. Kies voor Deze weergave toepassen om de laatste versie van uw diagram te vervangen door deze preview. Kies voor het kruisje bovenin de diagramtab om deze preview te sluiten.

126 126 Engage Process Modeler Handleiding Er kan maar een preview tegelijk actief zijn voor een procesdiagram. Omdat de preview hetzelfde proces toont als het originele diagram wordt de preview automatisch gesloten als u het originele diagram sluit. U kunt bepaalde acties uitvoeren op de preview. U kunt subprocessen in- en uitklappen, u kunt deze afdrukken en u kunt schermrapportages maken. 5.2 Een brainstormdiagram ontwerpen In de ontwerpmodus wordt een brainstormdiagram getoond met een raster op de achtergrond om het eenvoudiger te maken de juiste positie van de memo's te bepalen. Kies voor Uitlijnen op raster als u er voor wilt zorgen dat bij het verplaatsen van memo's deze automatisch op het raster worden uitgelijnd. 5.3 Een overzichtsdiagram ontwerpen In de ontwerpmodus wordt een overzichtsdiagram getoond met een raster op de achtergrond om het eenvoudiger te maken de juiste positie van de figuren te bepalen. Kies voor Uitlijnen op raster als u er voor wilt zorgen dat bij het verplaatsen van memo's deze automatisch op het raster worden uitgelijnd.

127 Part VI

128 128 6 Engage Process Modeler Handleiding Analyse De procesanalyse in Engage Process Modeler Starter is beperkt tot statistieken van de processtappen. Aanvullend kunt u de statistieken van verschillende processen vergelijken. Ga naar tabblad ANALYSE en druk op een van de knoppen in de groep Statistieken. 6.1 Statistieken De volgende statistieken worden berekend door Engage Process Modeler Statistiek Concurrency level Diepte Aantal takken Aantal wachtmomenten Aantal keuzes/beslissingen Aantal ga-naars Aantal modules Aantal stappen Aantal rolwisselingen Aantal activiteiten Omschrijving Maximum aantal parallelle takken in het proces Maximum aantal geneste subprocessen in het proces Totaal aantal takken van keuzes of beslissingen in het proces Totaal aantal wachtmomenten in het proces Totaal aantal keuzes en beslissingen in het proces Totaal aantal ga-naars in het proces Totaal aantal subprocessen en services, inclusief het proces zelf Totaal aantal processtappen in het proces Totaal aantal rolwisselingen in het proces Totaal aantal activiteiten in het proces (inclusief beslissingen) We gebruiken het volgende voorbeeldproces om e.e.a. uit te leggen:

129 Analyse 129 U kunt de statistieken opvragen voor het hele proces of voor een specifiek subproces. Als een subproces is geselecteerd dan worden de statistieken voor dat specifieke subproces (en de subrocessen daarbinnen) getoond. Druk op de knop Statistieken in de groep Statistieken van tabblad ANALYSE. Als de focus op de stap Subproces staat van het procesdiagram of op een van de stappen van het subproces zelf, verschijnt de dialoog Statistieken met de resultaten van het subproces: Het subproces heeft zelf geen subproces, dus de Diepte is 0. Er wordt maar 1 rol gebruikt in het subprocs, dus het aantal rolwisselingen is ook 0. Als we de statistieken openen voor het hoofdproces krijgen we de volgende resultaten: Er zijn 9 stappen in het diagram en 3 in het subproces, dus het aantal stappen is 12. Het aantal activiteiten is 3: Computer en Beslissing in het hoofdproces en Overig in het subproces. Hoewel het aantal rollen 3 is, is het aantal rolwisselingen maar 1 (van Manager naar Fac. mdw. in het hoofdproces).

130 130 Engage Process Modeler Handleiding Het proces bevat een subproces met diepte 0, dus de Diepte is Vergelijking Als u een proces maakt dat de huidige situatie beschrijft en een ander proces voor de gewenste situatie dan wilt u deze wellicht vergelijken. U kunt de statistieken van twee verschillende processen vergelijken in een speciaal vergelijkingsdialoog. Open eerst de twee processen die u wilt vergelijken. Vervolgens kiest u de knop Vergelijken in de groep Statistieken van tabblad ANALYSE. De volgende dialoog verschijnt: U ziet hier de statistieken van het geselecteerde proces. De naam van dit proces is ook getoond in de keuze voor Vergelijken en in de tweede kolom. Kies nu het proces waarmee u wilt vergelijken in de keuze 'met geopend proces'. Het resultaat van de vergelijking is direct zichtbaar:

131 Analyse 131 De derde kolom toont de statistieken van het vergeleken proces. U ziet de naam hiervan in deze kolom. Het absolute verschil tussen de waarde van de twee processen is getoond in kolom Verschil. Als de waarde voor het vergeleken proces groter is dan die voor het geselecteerde proces is het verschil positief en wordt dit in rood getoond omdat dit slechter is voor wat deze indicator betreft. Als het verschil negatief is wordt dit in groen getoond omdat het vergeleken proces beter is. De laatste kolom % toont het verschil in percentages in relatie tot het geselecteerde proces. Dit betekent dat de gegeven statistiek van het geselecteerde proces is verhoogd of verlaagd met deze factor. Bijvoorbeeld, als het Aantal stappen van het geselecteerde proces 12 is en voor het vergeleken proces 7, dan is dit verlaagd met 5, dus met 41,67%. Het aantal rolwisselingen bij het geselecteerde proces is 1 en bij het vergeleken proces 2 dus is dit verhoogd met 1 dus 100%. Gebruik de knop met de twee pijlen om de processen te verwisselen. Gebruik de knop met het Microsoft Excel logo om de resultaten te exporteren naar Excel. 6.3 Indicatoren Indicatoren zijn processtapeigenschappen die gebruikt worden voor procesanalyse. Ze beschrijven zowel de invoerparameters en de berekende prestatie-indicatoren. Alle beschikbare indicatoren zijn opgesomd in het overzicht hieronder. De kolom I/U geeft aan of dit een invoerindicator is waarvoor een samengestelde uitvoerindicator is berekend (I/U) of uitsluitend berekende een uitvoerindicator is (U). U kunt zelf kiezen welke indicatoren u als invoer wilt gebruiken in de Instellingen voor indicatoren. De kolom Stappen geeft aan welke soorten stappen deze indicator gebruiken. Bij activiteit bedoelen

132 132 Engage Process Modeler Handleiding we hier Automatisch, Handmatig, Computer, Internet, Telefoon, Overig, Beslissing, Vergadering, Teamwerk en eventuele eigen staptypes die zijn toegevoegd en gebaseerd zijn op Taak. Met wachtmoment bedoelen we Wachtmoment of eigen types daarop gebaseerd. Bij Totaal bedoelen we de geaggregeerde resultaten voor Start en Stop stappen en de resultaten voor het hele proces. Alle waarden her zijn gemiddelden berekend voor een procescasus. Indicator Omschrijving Aantal taken dat is uitgevoerd door een casus. Aantal uitgevoerde taken Hoeveelheid werk benodigd om een activiteit uit te Bewerkingstijd voeren Bewerkings t.o.v. Bewerkingstijd gedeeld door doorlooptijd maal 100 doorlooptijd % Betrouwbaarheid De waarschijnlijkheid dat een activiteit correct wordt uitgevoerd % Tijd tussen het begin en het einde van het uitvoeren van Doorlooptijd een casus Aantal casussen dat de processtap binnen een minuut Doorvoer verlaat (casussen/min.) Datum en tijd waarop een activiteit of het proces eindigt, Einddatum er vanuit gaande dat er een startdatum is opgegeven Extra tijd die besteedt moet worden aan een casus als Inwerktijd gevolg van het overnemen van het werk van een andere rol. Je kunt deze indicator ingeven voor nietautomatische activiteiten. Deze tijd wordt altijd opgeteld bij de gem. bewerkingstijd van deze taak tijdens evaluatie, maar wordt tijdens simulatie alleen opgeteld als er daadwerkelijk sprake is van een rolwisseling. Tijd besteed aan klantwaarde toevoegende activiteiten. Klantwaarde toevoegende tijd Kosten tot eerste Deze wordt berekend voor alle processtappen. Geeft de gemiddelde kosten van een casus aan alvorens hij voor bezoek de eerste keer bij deze processtap aankomt. Deze waarde wordt gebruikt om het proces in de Kostengroei weergave te kunnen tekenen. Waargenomen aantal casussen in uitvoering Onderhanden werk (waargenomen) Procescycluseffici Waardetoevoegende tijd gedeeld door doorlooptijd maal 100 ency % Het percentage van het aantal casussen dat deze stap Relatieve passeert t.o.v. het totaal aantal casussen doorvoer % Relatieve kosten Kosten van een activiteit vermenigvuldigd met zijn relatieve doorvoer Snelheid (taken/ Aantal taken uitgevoerd door een casus in een minuut min.) Datum en tijd van de start van het proces of de activiteit Startdatum Tijd tot eerste bezoek De tijd dat een casus in behandeling is tot de eerste bezoek aan deze stap I/U U Stappen Totaal U Activiteit, Totaal I/U Activiteit, Totaal U (of Wachtmoment, I / U) Activiteit, Totaal U Alle stappen U I/U Wachtmoment, Activiteit, Totaal Activiteit, Totaal U Totaal U Alle stappen I/U Wachtmoment, Activiteit, Totaal U Totaal U Alle stappen U Activiteit U Totaal I/U Proces, Activiteit Alle stappen U

133 Analyse Indicator Tijd tussen doorvoeren Totale kosten Omschrijving Tijd tussen de momenten dat opeenvolgende casussen de stap verlaten Variabele kosten plus vaste kosten Tussentijdverdeli Gem. tijd in minuten tussen twee opeenvolgende starts van een casus door het proces. Deze indicator wordt ng gebruikt in simulatie om de inkomende stroom van casussen te genereren. Er wordt aangenomen dat de tussentijdverdeling exponentieel wordt gedistribueerd. Variabele kosten De kosten van een activiteit berekend als de hoeveelheid werk om de activiteit uit te voeren vermenigvuldigd met het uurtarief van de betrokken rol(len) Vaste kosten voor het uitvoeren, onafhankelijk van de Vaste kosten duur. Vaste kosten tot Vaste kosten van een casus opgeteld voor eerste bezoek van deze stap.. eerste bezoek Waardetoevoegen Doorlooptijd waarbij niet waardetoevoegende tijd en wachttijd wordt genegeerd de doorlooptijd Staat voor de gemiddelde duur van een wachtmoment. Wachttijd Geeft de totale gemiddelde duur van alle (voorzien) wachtmomenten van een casus aan. 133 I/U U Stappen Alle stappen U Wachtmoment, Activiteit U U Activiteit, Totaal I/U U Wachtmoment, Activiteit, Totaal Alle stappen U Totaal I / U Wachtmoment, (of U) Activiteit, Totaal Initieel zijn alle indicatoreigenschappen verborgen. U kunt ze zichtbaar maken met de dialoog Kies indicatoren. U kunt ook instellen hoe de indicatoren worden weergegeven (bijv. het tijdsformaat) met de instellingen indicatoren Kiezen van indicatoren U kunt kiezen welke indicatoren zichtbaar zijn voor een proces. Open of selecteert het proces en selecteer de knop Kiezen in groep Indicatoren van tabblad ANALYSE.

134 134 Engage Process Modeler Handleiding Selecteer alle indicatoren die u wilt gebruiken en kies Akkoord. U zult de indicatoreigenschappen het paneel Eigenschappen zien in de categorieen Invoergegevens en Resultaten. Sommige invoerindicatoren verschijnen ook in het mini eigenschappenvenster. Omdat de Einddatum alleen bepaald kan worden als ook de Startdatum is ingevoerd selecteert u altijd ook de Einddatum als u Startdatum selecteert Instellingen indicatoren U kunt instellen hoe de indicatoren worden getoond. Deze instellingen zijn van toepassing op alle processen in het project. Kies voor de knop Instellingen in de groep Indicatoren van tab ANALYSE (U kunt ook de link gebruiken in de dialoog Kiezen indicatoren of Tonen indicatoren). De volgende dialoog verschijnt: U kunt hier instellen doen mb.t.:

135 Analyse 135 het tijdsformaat van indicatorwaarden of wachttijd of de doorlooptijd indicator wordt ingevoerd en de andere berekend de kleuren voor de weergave van de waarden op het diagram. Er zijn drie formaten beschikbaar voor het tonen van datum/tijd waarden: minuten bijv uren, minuten, seconden bijv, 0008 u 20 m 30 s dagen, uren, minuten bijv d 00 u 20 m Als u het laatste formaat kiest moet u ook het Aantal uren per dag opgeven. Dit is standaard 8 uur. Als u dit wijzigd naar bijv. 16 zal de weergave van de waarde hierboven veranderen van 0001 d 00 u 20 m naar 0000 d 08 u 20 m. Vul 24 in als u processen dag en nacht doorgaan. Engage Process Modeler maakt het mogelijk om ook de situatie te modelleren dat er tijdens het uitvoeren van een activiteit enige wachttijd zit. Dit wordt bereikt door de Wachttijd indicator toe te voegen aan een activiteit. Dan, wordt de Doorlooptijd van een activiteit (dus, de totale tijd die een casus daar heeft doorgebracht) berekend als de Bewerkingsijd plus de Wachttijd. Soms echter weet u de Wachttijd niet, maar weet u wel de waargenomen Bewerkingstijd. Dan kunt u de Invoer bewerkingstijd/doorlooptijd optie wijzigen van Voer bewerkingstijd en wachttijd in, bereken doorlooptijd naar Voer bewerkingstijd en doorlooptijd in, bereken wachttijd. Afhankelijk van deze keuze zal Wachttijd verschijnen in de groep Invoergegevens en Doorlooptijd in de Resultaten of omgekeerd. Als zowel de Bewerkingstijd als de Doorlooptijd invoergegevens zijn dan zijn ze alleen juist als de eerste niet groter is dan de tweede. Als dit niet het geval is geeft de evaluatie van het proces de volgende foutmelding: Dubbelklik deze boodschap in het berichtenvenster om naar de stap te gaan met de onjuiste waarden Indicatorwaardes kunnen ook grafisch worden getoond op het procesdiagram. Om uw aandacht te trekken voor extreme waarden gebruiken we groen, geel en rood voor waarden die acceptabel zijn, aandacht nodig hebben of een waarschuwing geven. De kleur van de waarde wordt bepaald op basis van zijn plek tussen de minimum en maximumwaarde. Een waarde dicht bij het minimum is groen en dicht bij het maximum is rood. Standaard staan deze intervallen op 25% en 75%. U kunt deze wijzigen door de balk te slepen of de gewenste waarden in te voeren Weergeven van indicatoren De gekozen indicatoren voor een proces of processtap kunnen grafisch worden getoond op het procesdiagram. Welke indicatoren worden getoond wordt bepaald door de selectie in het paneel Tonen indicatoren. Standaard is dit paneel verborgen. U kunt deze op de volgende manieren zichtbaar maken: The selected measures for a process or a process step can be graphically shown on the process diagram. The set of measures to be shown there is determined by the selection in the Show Measures pane. By default this pane is hidden. You can only make it visible in the following ways: Met de knop Indicatoren in groep Tonen/Verbergen van tab LAY-OUT

136 136 Engage Process Modeler Handleiding Kies voor de Evaluatiemodus in groep Werkmodus van tab BEELD. Kies Evalueer proces of Evalueer Pad op tab ANALYSE. Dit paneel bevat een lijst van de geselecteerde indicatoren (als de lijst leeg is kunt u kiezen voor Kies indicatoren op het betreffende dialoog te openen). Er zijn twee kolommen met keuzes voor de namen van de indicatoren O (onder) en B (boven). U kunt besluiten welke indicatoren u wilt tonen boven processtap door het vakje in de B kolom aan te vinken. U kunt maximaal 5 indicatoren tonen. De geselecteerde indicatoren worden getoond als opeenvolgende vierkantjes boven het processtapicoon. Beweeg de muis over een vierkantje om de naam van de indicator en de bijbehorende waarde te zien De kleur van het vierkantje geeft de positie aan van de waarde in het totale interval (zie Instellingen indicatoren). Een kleine horizontale streep geeft aan dat deze indicator niet relevant is voor deze processtap (in dit voorbeeld is de inwerktijd niet relevant voor het Wachtmoment)). Omgekeerde kleuren De vierkanten zijn getoond in groen, geel of rood afhenkelijk van de positie van de waarde in het totale interval (zie Instellingen indicatoren). Standaard geeft rood een hoge waarde aan die aandacht nodig heeft en groen een lage waarde die acceptabel is. In sommige situaties is dit omgekeerd. Bijvoorbeeld: Omdat een hoge waarde voor Betrouwbaarheid juist acceptabel is worden de lage waarden hiervan in het rood getoond en de hoge waarden in groen. Absolute kleuren De kleur van de getoonde waarde is afhankelijk van de waarde t.o.v. andere waarden van dezelfde

137 Analyse 137 indicator. Standaard zijn de waarde gerelateerd aan het interval tussen de minimum en maximumwaarde van een indicator in een proces. Dus de laagste waarde zal altijd getoond worden als acceptabel en de hoogste met een waarschuwing. In sommige situaties kunnen zelfs de laagste waarden aandacht nodig hebben als ze relatief hoog genoeg zijn. Duur te kiezen voor Absolute kleuren wordt het interval van de waarden tussen 0 en de maximumwaarde voor alle indicatoren. Indicatoren op basis van percentages worden altijd getoond op basis van het interval 0-100%. Transparente subprocessen Standaard worden de indicatoren voor het hele subproces vergeleken met de indicatoren voor allle andere processtappen in het proces. Omdat een subproces veel stappen kan bevatten kunnen zijn indicatorwaarden zoals Doorlooptijd of Totale kosten relatief veel hoger zijn dan de indicatorwaarden voor de andere stappen. Daarom zullen ze getoond worden alsof ze aandacht nodig hebben. In veel gevallen is een subproces geen gecombineerde taak maar meer een manier om het proces beter leesbaar te maken. In dat geval zijn we niet geinteresseerd in de totale waarden voor een subproces, maar in de waardes binnen het subproces. Om de extreme waardes te zien in een subproces in plaat van de totale waardes voor het subproces kiest u voor Transparante subprocessen. Toon indicatoren als emoticons Als de indicatoren worden getoond op het diagram worden ze getoond als gekleurde vierkantjes. De kleur geeft aan of dit acceptabel is, aandacht nodig heeft of een waarschuwing is. Als Tonen indicatoren als emoticons is gekozen worden de vierkantjes vervangen door de desbetreffende emoticons Kosten/Tijd per rol of type De waarden voor eigen types kunnen een Uurtarief hebben net als een Rol. Deze kunnen ook worden toegekend aan procesactiviteiten. Bijvoorbeeld: een type Locatie kan twee gedefinieerde waarden hebben: Amsterdam en Rotterdam en een type IT Systeem kan de waarden CRM en Microsoft Word hebben. In het proces hieronder is Amsterdam toegekend aan Taak1 en Rotterdam aan Taak2 en Microsoft Word aan beide taken. Als er kosten zijn toegekend aan deze locaties en IT systemen dan dragen deze kosten bij aan de Variabele kosten van het hele Proces. Merk op dat de Variabele kosten van dit proces ook bestaan uit de kosten van de rollen die er bij betrokken zijn. (In dit geval Uitvoerder en Manager) U kunt de Bewerkingstijd en de Totale kosten vinden in paneel Eigenschappen van de Start stap. Als u deze openklapt met de driehoek ervoor ziet u hoe de rollen, locaties en IT systemen bijdragen aan

138 138 Engage Process Modeler Handleiding de totalen. Alleen gebruikte waarden worden getoond. Het CRM systeem is niet in de lijst omdat het aan geen enkele activiteit was toegekend. De Variabele kosten worden ook berekend per taak. U kunt deze uitklappen zodat u kunt zien hoe de kosten zijn verdeeld. 6.4 Evaluatie Evaluatie is een rekenkundige analsyse gebaseerd op het oplossen van een verzameling numerieke vergelijkingen Evaluatie wordt uitgevoerd met de aanname dat er geen capaciteitsbeperkingen in het proces

139 Analyse 139 bestaan, oftewel er zijn altijd voldoende mensen aanwezig om een taak uit te voeren. U kunt kiezen voor: Evalueer proces het hele proces wordt geevalueerd. Evalueer pad - alleen de processtappen die op het pad liggen naar de geselecteerde stop of op het pad vanaf de geselecteerde start worden meegenomen in de evaluatie. Als de procesevaluatie wordt uitgevoerd als er een filter actief is, worden alleen de zichtbare processtappen meegenomen in de berekening (en Parallel en Samenvoeging). De verborgen stappen worden behandeld als niet bestaand Evaluatie van het proces Om de prestatie indicatoren van het hele proces te evalueren, selecteert u een stap in het proces en kiest u voor Evalueer proces in de groep Evaluatie van tab ANALYSE. Opmerking: Als u aan het werken was in de Modelleermodus activeert Engage Process Modeler automatisch de Evaluatie werkmodus. Als een proces meerdere startpunten heeft dan bevatten de Resultaten van een startpunt waardes die berekend zijn in de veronderstelling dat het proces bij dit startpunt is gestart. U kunt de prestatie indicatoren voor het hele proces dan vinden in de categorie Procesresultaten van het betreffende proces in het Project paneel Evalueer pad Om een bepaald pad te evalueren selecteert u een Stop of een Start stap in het proces en kiest u voor Evalueeer pad in de groep Evaluatie van tab ANALYSE. Als de evaluatie van een specifiek pad wordt uitgevoerd wordt het proces beschouwd als bestaande uit het pad startend vanuit de Start en eindigend in de gekozen Stop of startend vanuit de geselecteerde Start en eindigend in elke bereikbare Stop. Alleen de Relatieve doorvoor van de geselecteerde Stop wordt berekend in de context van het hele proces. Door individuele stappen te selecteren vindt u de resultaten voor deze stappen. Alle stappen die niet behoren tot het geselecteerde pad hebben geen resultaten. Opmerking: Als u aan het werken was in de Modelleermodus activeert Engage Process Modeler automatisch de Evaluatie werkmodus Evalueer geselecteerde pad De evaluatie die wordt gedaan bij Evalueer pad neemt alle stappen mee tussen de gekozen start en de gekozen stop. U kunt ook uw eigen paden door het proces aangeven. Hiervoor gebruikt u de knop Selecteer pad in de groep Evaluatie van tab ANALYSE. Standaard zijn alle mogelijke stappen geselecteerd. Dus als een stop stap was geselecteerd op het moment dat u op de knop drukte worden alle stappen vanaf het begin tot deze stop geselecteerd, anders zijn alle stappen geselecteerd. Nu kunt u uw eigen pad bepalen door stappen uit de selectie te verwijderen. De verzameling stappen die u kunt verwijderen is dynamisch en afhankelijk van wat u al hebt verwijderd. De stappen die u kunt

140 140 Engage Process Modeler Handleiding aanklikken om deze uit het pad te halen of juist toe te voegen zijn gemarkeerd met een gestippeld kader. Klik op een van deze stappen terwijl u de Ctrl toets ingedrukt houdt. De stap is niet langer gemarkeerd en waarschijnlijk zijn automatisch ook een aantal andere stappen niet langer gemarkeerd. Dit is omdat de gemarkeerde verzameling stappen altijd een doorlopend pad moeten vormen van het begin naar het einde. U kunt een ongemarkeerde stap toevoegen aan het pad om hier nogmaals op te klikken met de Ctrl toets ingedrukt. Als het hele pad is gelecteerd kunt u deze evalueren. Het is niet mogelijk om de structuur van het proces aan te padden wanneer een pad is gemarkeerd. Kies nogmaals voor Selecteer pad om deze markering te verwijderen zodat u verder kunt gaan met bewerken. Als uw proces subprocessen, services of fasen bevat met daarin een stop moeten deze onderdelen eerst worden uitgeklapt zodat alle stops zichtbaar zijn op het hoogste niveau. Engage Process Modeler doet dit voor u als u Selecteer Pad kiest. Er verschijnt dan een vraag Evaluatieresultaten vergelijken U kunt de resultaten van de evaluatie van twee verschillende processen eenvoudig met elkaar vergelijken in een speciale dialoog. Open eerst de processen die u wilt vergelijken. Selecteer het diagram van een van deze processen en kies voor Vergelijken in de groep Indicatoren in tab ANALYSE. Het proces wordt automatisch geevalueerd en de volgende dialoog verschijnt (de indicatoren die u hier ziet zijn afhankelijk van de gekozen indicatoren bij het proces). U kunt de waarden zien van de prestatieindicatoren van het geselecteerde proces. De naam van het geselecteerde proces is getoond in de keuzelijst voor Vergelijken. Kies het proces waarmee u wilt vergelijken in de keuzelijst met geopend proces. Het gekozen proces wordt automatisch geevalueerd en de resultaten worden direct getoond.

141 Analyse 141 De derde kolom toont de waarden van eigenschappen van het vergeleken proces. Het absoute verschil tussen de waarden tussen het vergeleken en geselecteerde proces is getoond in de kolom Verschil. Als de waarde groter is is het verschil positief en wordt dit getoond in rood omdat het vergeleken proces slechter is voor deze indicator. Als het verschil negatief is wordt dit getoond in groen omdat het vergelijken proces beter is voor deze indicator. (De omgekeerde logica wordt gebruikt voor indicatoren met omgekeerde kleuren, zoals Betrouwbaarheid). De laatste kolom toont het verschil in percentage. Kies voor de knop met de twee groene pijlen om de vergelijking om te keren. Kies voor de knop met het Microsoft Excel logo om de resultaten te exporteren naar een Excel bestand Beperkingen Evaluatie kan niet worden uitgevoerd voor elk procesdiagram. Helaas zijn er een aantal beperkingen. Als een proces een Samenvoeging bevat dan is de evaluatie alleen mogelijk als alle samenkomende takken beginnen vanuit dezelfde parallell en alle takken van deze parallel eindigen in een Einde parallel of Samenvoeging (dus, in feite als Samenvoegingen alleen worden gebruikt in ParallelSamenvoeging constructies) Als dit niet het geval is krijgt u een melding: Het volgende diagram kan bijvoorbeeld worden geevalueerd omdat we hier de volgende aftakkingsamenvoegingen zien: 4-6, 5-6, 7-8 en 7-9

142 142 Engage Process Modeler Handleiding Het volgende diagram kan niet worden geevalueerd omdat niet alle takken die starten in parallelstap 4 of 5 eindigen in de samenvoegende stap 7.

143 Part VII

144 144 7 Engage Process Modeler Handleiding Schermrapportages Er bestaan veel soorten projectonderdelen in Engage Process Modeler: processen, processstappen, rollen, eigen types en documenten. Kruisrapportages tonen de afhankelijkheden tussen deze verschillende onderdelen. Brainstormdiagrammen en Overzichten worden niet meegenomen in deze rapporten. Alle kruisrapportages zijn beschikbaar in tabblad RAPPORTAGE. Elk rapport toont onderdelen van soort X tegen onderdelen van andere soort Y (Xen per Y) en in beschikbaar in twee vormen: Lijst weergave Kruistabel weergave Als een onderdeel van soort X (Y) geen relatie heeft met een onderdeel van soort Y (X) wordt deze in het geheel niet getoond in de weergave. De Lijst weergave bestaat uit twee kolommen. De eerste toont onderdelen van soort Y, de tweede de verzameling van alle onderdelen van type X waarnaar wordt verwezen door Y. Bijvoorbeeld, in de lijstweergave van Rollen per proces toont de eerste kolom alle processen en de tweede de groep van rollen waarnaar wordt verwezen door een bepaald proces. Druk op de knop met het PDF icoon of Microsoft Word icoon om deze lijstweergave te downloaden als PDF bestand of Microsoft Word document. De Kruistabel weergave is een tabel met rijen voor elk onderdeel van type X en kolommen voor elk onderdeel van type Y. Een kruisje in de tabel geeft aan dat een onderdeel van type Y is gerelateerd aan een onderdeel van type X. Bijvoorbeeld, in het rapport Rollen per proces zijn de rijen de processen en de kolommen de rollen

145 Schermrapportages 145. Druk op de knop met het Microsoft Excel icoon on de kruistabel te downloaden als Microsoft Excel spreadsheet. Kies voor de knop Rijen/kolommen verwisselen (de twee groene pijltjes) om de rijen en kolommen zo te wisselen dat er een Yen per X tabel wordt getoond i.p.v. Xen per Y. De volgende tabel toont welke rapportages er beschikbaar zijn. Proces Stap Rol Eigen type Documen t

146 146 Engage Process Modeler Handleiding Processen X X X Stappen X Rollen X Eigen types X Document X en X X X X X X X X Lees de gedetailleerde informatie om te zien wat er precies wordt getoond in de rapporten. Er is ook de mogelijkheid om een rapport met Meerdere kruisverwijzigen te maken met daarin meer dan twee kolommen. U kunt bijvoorbeeld een rapport maken van Stappen per Rol per Document per Systeem. De rapporten zijn verdeeld in de volgende groepen: Rapporten in de groep Proces en de RASCI rapporten worden gemaakt voor maar een procesdiagram. U dient dus eerst een procesdiagram te openen voordat u deze rapportage kunt maken. Rapporten in de groep Project worden gemaakt voor alle procesdiagrammen in het huidige project. Als u kiest voor Kruisverwijzigen en vervolgens voor Krijsverwijzigen kunt u een rapport met kruisverwijzigen kiezen. Als u kies voor Kruisverwijzigen en vervolgens Meerdere kruisverwijzigen kunt u een rapport met meerdere kruisverwijzingen selecteren. 7.1 Details Procesnamen worden niet voorafgegaan door de namen van de mappen waarin ze zitten. Als u twee processen hebt met dezelfde namen in verschillende mappen kan het dus lastig zijn te bepalen welke dit is. Documentlijsten voor een stap tonen zowel de documenten zoals opgegeven in de Documenten eigenschap als de documenten die zijn opgegeven in de Invoer en Uitvoer eigenschappen. Documentenlijsten voor een proces bevatten alle documenten vanuit alle stappen en documenten voor het proces zelf. Documentenlijsten voor een rol (of eigen typewaare) bevatten documenten van alle activiteiten waar deze rol (of eigen typewaarde) wordt gebruikt. Dus we nemen bijvoorbeeld aan dat een document

147 Schermrapportages 147 wordt gebruikt door een rol als er een stap bestaat die zowel het betreffende document als de betreffende rol gebruikt. RASCI rollen worden hierin niet meegenomen. Documentnamen in deze rapportages worden getoond als hyperlink zodat u deze documenten eenvoudig kunt openen in een nieuw browservenster. In deze rapporten is een eigen typewaarde is gerelateerd aan een andere eigen typewaarde als er een stap bestaat waaraan beide waarden zijn toegekend. 7.2 Het kiezen van een kruisverwijzingsrapport Kies voor Kruisverwijzigen in de groep Project of Proces van tabblad RAPPORTAGE. De volgende dialoog verschijnt: De selectielijst bestaat uit Processen, Documeten, Rollen en alle eigent types voor de Project rapporten Stappen, Documeten, Rollen en eigen types met bereik Stap voor de Proces rapporten. Om een rapport te genereren van Yen per X, selecteert u Y aan de linkerkant en X aan de rechterkant en kiest u Akkoord. Gebruik de wisselknop om het rapport om te keren. Er zijn een aantal snelkoppelingen beschikbaar voor kruisverwijzingsrapporten onder de knoppen Documenten en Rollen in groep Project en Proces. 7.3 Het kiezen van een meerdere kruisverwijzingen rapport Gebruik een eenvoudig rapport met kruisverwijzigen als u alle informatie over relaties tussen twee elementen (of een element en een stap of een element een proces). Bijvoorbeeld, in het rapport Rollen per stap ziet u welke rollen zijn gebruikt in welke stappen, in de Locatie per stap ziet u welke locaties zijn gebruikt in welke stap. In Rollen per Locatie ziet u welke rollen en welke locaties samen zijn gebruikt. Met behulp van het meerdere kruisverwijzigen rapport kunt u de informatie krijgen tussen meerdere elementen. Bijvoorbeeld, Rollen per Locatie per Stap toont u in welke stappen een specifieke combinatie van rollen en locaties zijn gebruikt. Rollen per Locatie per Systeem toont welke rollen, locaties en systemen samen zijn gebruikt. Gebruik de knop Kruisverwijzigen in de groep Project van tabblad RAPPORTAGE en vervolgens Meerdere kruisverwijzigen. De volgende dialoog verschijnt:

148 148 Engage Process Modeler Handleiding Als u kiest voor Processen en processtappen als kolom dan heeft uw rapport een kolom voor de procesnaam gevolgd door een kolom voor de stapnaam. Als u kiest voor Processen heeft uw rapport een kolom voor procesnaam wat betekent dat uw rapport alleen de relaties tussen de elementen op procesniveau toont. Selecteer een typenaam voor de tweede kolom. Als u dit doet verschijnt automatisch een mogelijkheid om de volgende kolom te selecteren. Gebruik de pijlen om de volgorde van de kolommen te wijzigen. Kies Akkoord als u alle vereiste kolommen hebt geselecteerd. Gebruik de blauwe pijltjes om de volgorde van de kolommen aan te passen. Gebruik de checkbox bij Incl. leeg voor een kolom om ook de processtappen op te nemen waarvan de waarde voor de geselecteerde kolom niet is opgegeven (in het voorbeeld hierboven geldt dit voor stappen zonder opgegeven Plaatsen). Gebruik de knop Kruisverwijzigen in de groep Proces van tabblad RAPPORTAGE en vervolgens Meerdere kruisverwijzigen. Voor een rapport met meerdere kruisverwijzigen voor een specifiek proces hoeft nu niet de kolom met Processen te hebben omdat het proces al bekend is. Er is ook geen noodzaak voor een kolom met Stappen. Stappen is wel een van de mogelijke opties. In tegenstelling tot de eenvoudige kruisrapportage heeft dit rapport altijd een rij per combinatie van waarden. Bijvoorbeeld, als een activiteit twee rollen heeft: Manager en Boekhouder en een locatie Amsterdam, dan toont het kruisrapportage rapport Rollen per Locatie maar een rij die toont dat Amsterdam is gekoppeld aan twee rollen

149 Schermrapportages 149 terwijl het meerdere kruisverwijzigen rapport Locatie per rol twee rijen toont: Dit is omdat het rapport met meerdere kruisverwijzingen vooral is bedoelt voor verdere verwerking in Microsoft Excel. U kunt de resultaten exporteren met de knop met het Excel logo. Een rij verschijnt in het meerdere kruisverwijzigen rapport als deze minimaal twee niet-lege waarden bevat (Merk op dat zowel Processen als Stappen hierbij niet meetellen). Dus als er meer dan twee typekolommen zijn in het rapport kan het voorkomen dat sommige kolommen een lege waarde hebben. Bijvoorbeeld: We zien in dit rapport dat Amsterdam, Manager en Formulier samen worden gebruikt in Maken financieel overzicht en Amsterdam en Manager samen in Versturen s, maar er is hier geen document. 7.4 RASCI rapporten Als u RASCI rollen hebt ingevoerd kunt u een standaard RASCI matrix oproepen met de knop RASCI matrix op tabblad RAPPORTAGE. Dit is een kruisrapport waar RASCI rollen worden getoond per stap (taak) en een letter het type rol aangeeft voor deze stap

150 150 Engage Process Modeler Handleiding Er zijn twee rapporten met lijstweergave voor RASCI rollen. Als u kiest voor RASCI rollen per activiteit krijgt u de volgende lijst: Als u kiest voor Activiteiten per RASCI rol krijgt u een lijst van alle activiteiten per RASCI rol verdeeld in RASCI roltype kolommen

151 Schermrapportages Rapportages voor ongebruikte onderdelen Deze rapporten hebben alleen een lijst weergave. Ze tonen de lijst van ongebruikte onderdelen: Documenten, rollen of waardes van uw eigen type Kies voor Ongebruikte onderdelen in groep Project van tabblad RAPPORTAGE. De volgende dialoog verschijnt: Kies een van de types die bestaan binnen u project waarop u wilt rapporteren en kies Akkoord. De volgende dialoog verschijnt.

152 152 Engage Process Modeler Handleiding Voor rollen en documenten kunt u ook de snelkoppeling gebruiken onder de knop Rollen en Documenten in groep Project. 7.6 Procesrapportages Er zijn twee rapporten voor het procesniveau: Het rapport Processen toont een overzicht van alle processen in het project. U kunt hier de naam van het proces vinden, in welke map dit proces zich bevindt, wie het wanneer heeft gemaakt en gewijzigd. Het rapport Proceskoppelingen per proces toont de afhankelijkheid tussen processen op basis van de proceskoppelingen. Het toont een lijst van processen waar een of meer proceskoppelingen in voorkomen.

153 Part VIII

154 154 8 Engage Process Modeler Handleiding Exporteren, afdrukken en rapportage Engage Process Modeler biedt geen directe afdrukfunctionaliteit. In plaats daarvan kunt u een PDF, DOCX, XLSX, VDX of PNG bestand aanmaken en deze vervolgens afdrukken. U kunt de volgende bestandstypes aanmaken: PDF met het diagram of rapportage om af te drukken PNG met het proces- of brainstormdiagram VDX met het procesdiagram voor Microsoft Visio DOCX met het diagram of rapportage voor Microsoft Word (P) XLSX met een projectrapportage voor Microsoft Excel (P) XPDL met de procesdefinitie (P) BPMN met de procesdefinitie (P) Engage Process eigen formaat (P) Alle downloadfuncties zijn te vinden in Opslaan als Exporteren en in Afdrukken / Rapportage. 8.1 Download een diagram of rapportage als PDF bestand_2 Om een procesdiagram af te drukken, downloadt u deze als PDF en kunt u deze vervolgens afdrukken. Eerst opent u eerst het proces in het paneel Diagram, druk vervolgens op tabblad BESTAND, beweeg de cursor van de muis over Afdrukken / Rapportage en selecteer Downloaden als PDF. U kunt nu kiezen of u alleen het diagram wilt exporteren of een rapportage. Voordat het bestand wordt gemaakt, kunt u nog enkele afdrukopties instellen. Als u hebt gekozen om alleen het diagram af te drukken verschijnt onderstaand venster:

155 Exporteren, afdrukken en rapportage 155 Zie Specificeer afdrukopties voor meer details. Als u gekozen hebt voor Rapportage van de gekozen onderdelen verschijnt de volgende dialoog: Zie Specificeer afdrukopties voor meer details. Selecteer de opties en kies Volgende. De rapportinstellingen wizard wordt gestart. Na het afronden hiervan wordt uw proces verstuurd naar de server in de cloud waar het PDF bestand

156 156 Engage Process Modeler Handleiding wordt voorbereid. Dit kan even duren. Daarna zal het PDF bestand automatisch worden gedownload. U kunt vervolgens het PDF bestand openen in een willekeurige PDF applicatie zoals Adobe PDF reader en het tenslotte afdrukken. Sommige browsers zoals Edge en Chrome hebben ingebouwde ondersteuning voor het lezen en afdrukken van PDF bestanden. 8.2 Download een diagram als Microsoft Word bestand Om een DOCX bestand met het procesdiagram te downloaden opent u het diagram eerst en vervolgens kiest u voor tab BESTAND, Afdrukken / Rapportage en Downloaden als Word. Dit zal dezelfde wizard starten als die voor het afdrukken van een proces. Na het afronden hiervan wordt uw proces verstuurd naar de server in de cloud waar het Word bestand wordt voorbereid. Dit kan even duren. Daarna zal het Word bestand automatisch worden gedownload. 8.3 Download een diagram als PNG afbeelding_3 Om een PNG bestand te maken van het procesdiagram opent u het proces eerst in het Diagram paneel. Vervolgens kiest u voor tabblad BESTAND, daarna Exporteren en vervolgens Downloaden als PNG bestand. Op dit moment wordt uw proces verstuurd naar de server in de cloud waar het PNG bestand wordt voorbereid. Dit kan even duren. Daarna zal het PNG bestand automatisch worden gedownload. 8.4 Download een proces als Visio diagram_2 Om een Visio bestand te maken van het procesdiagram opent u het proces eerst in het Diagram paneel. Vervolgens kiest u voor tabblad BESTAND, daarna Exporteren en vervolgens Downloaden als Visio bestand. Er zal een dialoog verschijnen waarin u kunt aangeven of de subprocessen ook onderdeel moeten zijn van het Visio bestand. Maak uw keuze en kies Gereed. Op dit moment wordt uw proces verstuurd naar de server in de cloud waar het Visio bestand wordt voorbereid. Dit kan even duren. Daarna zal het Visio bestand automatisch worden gedownload. De volgende stapsoorten worden geen onderdeel van het Visio diagram: Begin en Einde van een uitgeklapt subproces Parallel, Samenvoeging en Ga-naar samenvoeging Ga-naar (als de verbindingen zichtbaar zijn) De ruimte die vrijkomt op de plek van deze stappen wordt gevuld door langere verbindingslijnen. Zowel Keuze als Beslissing worden getoond als een wieberfiguur, ook al is een Beslissing ook een activiteit.

157 Exporteren, afdrukken en rapportage Download een projectrapportage als Microsoft Excel bestand Om een XLSX bestand met projectinformatie te downloaden selecteert u tab BESTAND, vervolgens Adrukken / Rapportage en Downloaden als Excel rapportage. Er verschijnt een dialoog waarin u kunt aangeven welke processen u wilt opnemen in deze rapportage. Mappen en brainstormdiagrammen kunnen hier niet worden gerapporteerd. Vervolgens kunt u besluiten welke stappen en eigenschappen u wilt opnemen in het rapport (zie de Rapportinstellingen wizard). Tenslotte kunt u er voor kiezen of u elk subproces en/of subproces op een aparte pagina wilt hebben. Na het afronden hiervan wordt uw proces verstuurd naar de server in de cloud waar het Excel bestand wordt voorbereid. Dit kan even duren. Daarna zal het Excel bestand automatisch worden gedownload. Het excel werkblad wordt automatisch uitgebreid met informatie over de rollen die zijn gebruikt in de gekozen processen.

158 Engage Process Modeler Handleiding Download een proces als XPDL bestand U kunt een proces exporteren naar een bestand in XPDL formaat, de XML Process Definition Language zoals gespecificeerd door de Workflow Management Coalition. Om een proces in XPDL formaat te downloaden open u het proces eerst en kiest u vervolgens voor tab BESTAND, Opslaan als, Export en Download als XPDL bestand. Uw proces wordt verstuurd naar de server in de cloud waar het bestand wordt voorbereid. Dit kan even duren. Daarna zal het bestand automatisch worden gedownload Het XPDL bestand bevat de specificatie van het hoofddiagram van het proces, alle subprocessen en alle gebruikte rollen. Als het proces proceskoppelingen bevat zullen de specificaties van alle proceskoppelingen ook worden toegevoegd aan het bestand. 8.7 Download een proces als BPMN bestand U kunt een proces exporteren naar een bestand in BPMN formaat. Dit is het Business Process Model and Notation formaat opgesteld door de Object Management Group. Om een proces in BPMN formaat te downloaden open u het proces eerst en kiest u vervolgens voor tab BESTAND, Opslaan als, Export en Download als BPMN bestand. Uw proces wordt verstuurd naar de server in de cloud waar het bestand wordt voorbereid. Dit kan even duren. Daarna zal het bestand automatisch worden gedownload Het BPMN bestand bevat de specificatie van het hoofddiagram van het proces, alle subprocessen en alle gebruikte rollen. Als het proces proceskoppelingen bevat zullen de specificaties van alle proceskoppelingen ook worden toegevoegd aan het bestand. 8.8 Download in Engage Process formaat Projecten en diagrammen (zoals processen en brainstorms) kunnen worden geexporteerd naar een bestand in het Engage Process formaat. Dit formaat bevat alle informatie van het project of diagram en worden gebruikt om data uit te wisselen tussen Engage Process Modeler gebruikers of om een eigen backup te maken. Bestanden van dit formaat kunnen worden geimporteerd in de Engage Process Modeler met de importeren vanuit bestand functie. Om een project een een paar diagrammen te exporteren selecteert u tab BESTAND, Opslaan als, Exporteren en vervolgens voor Downloaden als bestand. De volgende dialoog verschijnt:

159 Exporteren, afdrukken en rapportage 159 U kunt een bestand aanmaken met het volledige project (EMPZ) of een bestand dat een selectie van de diagrammen bevat (EMDZ). Kies een van deze opties en Volgende.. In beide gevallen kunt u beslissen welke mappen en diagrammen worden opgenomen in het bestand.: Als u een project exporteerd worden ook alle rollen, documenten en eigen types meegenomen. Als u een aantal diagrammen exporteert worden alleen namen van de rollen documenten en typewaarden meegenomen. De URL eigenschap of Uurtarief eigenschap wordt niet meegenomen in het bestand en kan dus ook niet meer worden geimporteerd.

160

161 Part IX

162 162 9 Engage Process Modeler Handleiding Importeren Op dit moment kunt u de volgende formaten importeren in Engage Process Modeler: EMPZ of EMDZ bestand in het Engage Process native format XPDL bestand, (XML Process Definition Language zoals gespecificeerd door de Workflow Management Coalition. BPMN bestand (Business Process Model and Notation formaat opgesteld door de Object Management Group) XML bestand in BPMOne formaat PAL bestand in Protos formaat XML bestand in Mavim formaat De laatste formaten zijn interessant omdat verschillende organisaties nog processen in BPM One, Protos of Mavim formaat hebben. Deze kunnen met deze functies eenvoudig naar de Engage Process Modeler worden gebracht. De geimporteerde diagramm worden op het hoogste niveau in het project geplaatst tenzij u een bepaalde map geselecteerd had. In dat geval wordt er gevraagd waar u de diagrammen wilt plaatsen. Als het geimporteerde bestand diagrammen bevat met dezelfde naam als diagrammen in de bestemming dan verschijnt er een aanvullende vraag omdat deze namen hetzelfde kunnen zijn bij toeval, maar het kan ook zijn dat u een nieuwe versie van hetzelfde diagram wilt importeren. U kunt er hier voor kiezen om automatisch een nieuwe versie aan te maken van het diagram in uw project. 9.1 Importeren van een Engage Process bestand Een EMPZ of EMDZ bestand in het Engage Process formaat dat is geexporteerd vanuit Engage Process Modeler kan ook weer worden geimporteerd. Selecteer de tab BESTAND en kies voor Kies in de dialoog die volgt voor een EMPZ of EMDZ bestand. Als u een EMPZ bestand selecteert wordt er een nieuw project voor u aangemaakt en de volledige inhoud wordt in dit project geimporteerd. Als u een EMDZ bestand selecteert met diagrammen dan worden deze automatisch toegevoegd aan het project dat u op dat moment heeft geopend. Bovendien worden de diagrammen automatisch geopend. Alle documenten, rollen en eigen types die zijn gebruikt in de toegevoegde processen worden automatisch toegevoegd. Als het volledige eigen type mist wordt deze aangemaakt.

163 Importeren 163 De toegevoegde onderdelen zullen alleen de Naam eigenschap hebben. De URL eigenschap voor documenten of de Uurtarief eigenschap voor andere types zijn geen onderdeel van dit exportbestand. Dit betekent dat deze ook niet geimporteerd zullen worden. Hetzelfde geldt voor de Uurtarief eigenschap van maatwerktypes. 9.2 Importeren van een XPDL bestand Om een bestand in XPDL formaat te importeren (de XML Process Definition Language gespecificeerd door de Workflow Management Coalition) kiest u tab BESTAND en vervolgens Importeren vanuit XPDL bestand. De processen in dit bestand zullen worden toegevoegd aan het huidige project en automatisch worden geopend. De deelnemers die zijn gedefinieerd in dit bestand zullen worden toegevoegd aan de lijst van rollen. Als het XPDL bestand was gemaakt met de Engage Process Modeler zullen een aantal specifieke Engage Process eigenschappen die geen onderdeel uitmaken van de standaard Process Definition Language ook worden geimporteerd. Omdat dit niet voor alle eigenschappen geldt adviseren we om gebruik te maken van Engage Process exportbestanden voor uitwisseling tussen Engage Process Modeler gebruikers of projecten Importeren van een BPMN bestand Om een bestand in BPMN formaat te importeren kiest u tab BESTAND en vervolgens Importeren vanuit BPMN bestand. De processen in dit bestand zullen worden toegevoegd aan het huidige project en automatisch worden geopend. De deelnemers die zijn gedefinieerd in dit bestand zullen worden toegevoegd aan de lijst van rollen.als een collaboration process voorkomt in het BPMN bestand wordt dit proces ook geimporteerd. Als het BPMN bestand was gemaakt met de Engage Process Modeler zullen een aantal specifieke Engage Process eigenschappen die geen onderdeel uitmaken van de BPMN standaard ook worden geimporteerd. Omdat dit niet voor alle eigenschappen geldt adviseren we om gebruik te maken van Engage Process exportbestanden voor uitwisseling tussen Engage Process Modeler gebruikers of projecten Importeren van een BPMOne bestand Om een XML bestand in BPMOne formaat te importeren kiest u voor tabblad BESTAND, vervolgens Openen en Importeren en tenslotte Importeren van BPMOne bestand. In de dialoog diewordt geopend kiest u het XML bestand met het BPMOne proces. Alleen de onderdelen die relevant zijn voor Engage Process zullen worden geimporteerd. Met name alle layoutinformatie zal niet worden meegenomen omdat Engage Process Modeler een eigen automatische layout kent. 9.5 Importeren van een Protos bestand Om een PAL bestand in Protos formaat te importeren kiest u voor tabblad BESTAND, vervolgens Openen en Importeren en tenslotte Importeren van Protos bestand. In de dialoog die wordt geopend kiest u het PAL bestand.

164 164 Engage Process Modeler Handleiding Alleen de onderdelen die relevant zijn voor Engage Process zullen worden geimporteerd. Met name alle layoutinformatie zal niet worden meegenomen omdat Engage Process Modeler een eigen automatische layout kent. 9.6 Importeren van een Mavim bestand Om een XML bestand in Mavim formaat te importeren kiest u voor tabblad BESTAND, vervolgens Openen en Importeren en tenslotte Importeren van Mavim bestand. In de dialoog diewordt geopend kiest u het XML bestand met het BPMOne proces. Alleen de onderdelen die relevant zijn voor Engage Process zullen worden geimporteerd. Met name alle layoutinformatie zal niet worden meegenomen omdat Engage Process Modeler een eigen automatische layout kent.

165 Part X

166 Engage Process Modeler Handleiding Samenwerken De Engage Process Modeler Team editie is bedoeld voor een team van samenwerkende gebruikers. Zij delen alle projecten en diagrammen die binnen hun organisatie zijn gemaakt. Elke gebruiker kan bepaalde rollen toegewezen krijgen. Een rol geeft aan welke functies een gebruiker kan uitvoeren. Een gebruiker in de rol Gebruikersbeheerder heeft toegang tot het onderdeel Gebruikers & Groepen. Daarin kunnen ze gebruikers en groepen aanmaken en rollen toekennen. Hij heeft ook toegang tot de instellingen voor Beveiliging waar hij de toegang tot de software voor zijn organisatie kan beperken Gebruikersrollen In tegenstelling tot in de Engage Process Modeler Professional waar een gebruiker alles functies mag gebruiken, kan een gebruiker binnen een team een aantal rollen toegekend krijgen die bepalen welke functionaliteit beschikbaar is. De volgende rollen zijn beschikbaar in Engage Process Modeler Team: Gebruikersbeheerder - een gebruiker in deze rol kan de Gebruikers & groepen instellingen bepalen. Er moet minimaal een gebruiker zijn in deze rol. Projecten aanmaken - een gebruiker in deze rol kan een nieuw project aanmaken of een versie aanmaken van een bestaand project Iconenbeheerder - een gebruiker in deze rol kan iconen en iconenstijlen beheren. Abonnementsbeheerder - een gebruiker in deze rol kan het abonnement inzien en beheren Omdat elke gebruiker van Engage Process Modeler Team altijd projecten kan aanmaken wordt de rol Projecten aanmaken automatisch toegekend en kan dit niet worden gewijzigd. De eerste gebruiker binnen een organisatie krijgt automatisch alle rollen. Er zijn twee extra rollen beschikbaar voor de Engage Process Modeler Suite editie: Tabellenbeheerder - een gebruiker in deze rol kan Tabellen beheren voor de organisatie Publicatiebeheerder - een gebruiker in deze rol heeft toegang tot Engage Process Publisher 10.2 Gebruikers & groepen Met Gebruikers & groepen kunt u Engage Process Modeler gebruikers aanmaken en licenties, rollen en groepen hieraan toekennen gebruikers verwijderen groepen aanmaken en hieraan gebruikers en rollen toekennen groepen verwijderen Kies voor Gebruikers & Groepen in de groep Beheer van tabblad SAMENWERKEN. Er verschijnt een nieuw browser venster met de centrale Instellingen geopend op Gebruikers & groepen.

167 Samenwerken 167 Kies voor Nieuwe gebruiker om een gebruiker toe te voegen. Kies voor Nieuwe groep om een groep toe te voegen. Selecteer een bestaande gebruiker en kies Wijzigen bom de naam en gebruikersnaam te wijzigen (de gebruikersnaam moet uniek zijn binnen de Engage omgeving) Wachtwoord wijzigen bom een nieuwe wachtwoord in te stellen. Een wachtwoord moet minimaal 8 karakters lang zijn, een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer bevatten. Toekennen/Intrekken com licenties toe te kennen of in te trekken voor een gebruiker. Toevoegen/verwijderen om rollen te beheren voor een gebruiker. Toevoegen/verwijderen om de groepen te beheren waar deze gebruiker lid van is. Verwijderen om deze gebruiker te verwijderen. Zie ook Geautoriseerde gebruikers en groepen verwijderen voor verwijderen in de Team. Gebruikersbeheerder kan niet worden verwijderd - er moet altijd een lid zijn van het team dat de rest kan beheren) Selecteer een bestaande groep en kies Verwijderen om deze groep te verwijderen (alleen lege groepen kunnen worden verwijderd, u moet eerst alle gebruikers uit de groep halen).zie ook Geautoriseerde gebruikers en groepen verwijderen voor verwijderen in de Team. Wijzigen om de groepsnaam en omschrijving te wijzigen. Toevoegen/Verwijderen om de leden van deze groep te beheren. Toevoegen/Verwijderen om rollen te beheren voor een groep. De rollen die toegekend zijn aan een groep zijn ook toegekend aan de groepsleden. Als u een groepslid selecteerd worden alle afgeleide rollen van een groep schuin geschreven.

168 168 Engage Process Modeler Handleiding Nieuwe gebruiker toevoegen Om een gebruiker toe te voegen kiest u voor Nieuwe gebruiker. De volgende dialoog verschijnt: De gebruikersnaam moet uniek zijn in de hele Engage Process omgeving. Het wachtwoord moet minimaal 8 karakters hebben en minimaal een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer bevatten. U kunt altijd een nieuwe gebruiker toevoegen. Als Beschikbare licenties die wordt getoond positief is zal de nieuwe gebruiker automatisch een licentie voor Modeler toegekend krijgen Nieuwe groep toevoegen Om een nieuwe groep toe te voegen kiest u voor Nieuwe groep. De volgend edialoog verschijnt.

169 Samenwerken 169 De naam van de groep moet uniek zijn binnen de organisatie Groepsleden beheren Om een groepslid toe te voegen of te verwijderen selecteert u de groep in de lijst en kiest u voor Toevoegen / Verwijderen bij Groepsleden. De volgende dialoog verschijnt: Kies voor de vuilnisbak om de gebruiker uit de groep te verwijderen. Kies voor Toevoegen om een lijst van gebruikers te openen die u kunt toevoegen als groepslid Kies Gereed om de wijzigingen toe te passen. Het is niet toegestaan om de laatste gebruiker te verwijderen uit de enige groep met de rol Gebruikersbeheerder Rollen toevoegen / verwijderen Om rollen toe te voegen aan of te verwijderen van een gebruiker of rol selecteert u deze in de lijst en kiest u voor Toevoegen / Verwijderen bij categorie Rollen. De volgende dialoog verschijnt:

170 170 Engage Process Modeler Handleiding De rol Projecten aanmaken is altijd toegekend aan elke gebruiker voor de Engage Process Modeler Team en wordt niet getoond in deze dialoog. Publicatie beheerder an Tabellenbeheerder worden alleen getoond in de Suite Selecteer de rollen die u aan de gebruiker of groep toe wilt kennen en kies Akkoord. U kunt de rol Gebruikersbeheerder niet verwijderen van de laatste gebruiker met deze rol Groepen toevoegen / verwijderen Om de groepen te beheren waar een gebruiker lid van is selecteert u de gebruiker uit de lijst en kiest u voor Toevoegen / Verwijderen in de categorie Groepen. De volgende dialoog verschijnt:: Kies voor de vuilnisbak om de gebruiker uit de groep te verwijderen. Kies voor Toevoegen om een lijst van groepen te openen die u kunt toevoegen

171 Samenwerken 171 Kies Gereed om de wijzigingen toe te passen. Het is niet toegestaan om de laatste gebruiker te verwijderen uit de enige groep met de rol Gebruikersbeheerder Licenties toekennen / intrekken Om licenties toe te kennen of in te trekken selecteert u de gebruiker en kiest u voor Toekennen / Intrekken in de categorie Licenties. De volgende dialoog verschijnt: De Engage Process Viewer licentie verschijnt alleen voor de Engage Process Suite editie. Vink Engage Process Modeler uit en kies voor Akkoord. Vanaf nu zal de gebruiker niet langer gebruik kunnen maken van de Engage Process Modeler. Het aantal beschikbare licenties wordt verhoogd en u kunt de vrijgekomen licentie toekennen aan een andere gebruiker. Als er geen licenties meer beschikbaar voor een product zal deze keuze uitgeschakeld zijn. Als u meer licenties wenst, vraag dan om een uitbreiding van uw abonnement Gebruikers en groepen verwijderen Om een gebruiker te verwijderen selecteert u deze en kiest u rechts voor Verwijderen. Een gebruiker kan alleen worden verwijderd als deze geen lid meer is van enige groep. Als dit nog wel het geval is krijgt u een foutmelding en dient u alle groepslidmaatschappen te verwijderen voor deze gebruiker. Om een groep te verwijderen selecteert u deze en kiest u rechts voor Verwijderen. Een groep kan alleen worden verwijderd als deze geen leden meer heeft. Als dit nog wel het geval is krijgt u een foutmelding en dient u alle groepsleden te verwijderen voor deze groep. De laatste gebruiker met de rol Gebruikersbeheerder kan niet worden verwijderd. Er moet altijd iemand in de organisatie zijn die de andere gebruikers kan beheren. Als u dit toch probeert verschijnt er een foutmelding Zie ook Geautoriseerde gebruikers en groepen verwijderen voor verdere beperkingen van het verwijderen in de Suite editie.

172 172 Engage Process Modeler Handleiding Geautoriseerde gebruikers en groepen verwijderen De laatste gebruiker met de rol Gebruikersbeheerder kan niet worden verwijderd omdat er altijd iemand binnen de organisatie moet zijn om de andere gebruikers te beheren. Een soortgelijke regel is van toepassing op gebruikers en groepen in de Engage Process Modeler Suite met betrekking tot autorisatie. Elk project, elke map en elk diagram moet minimaal een gebruiker hebben die volledige controle heeft. Dus kunt u een gebruiker of groep die de laatste is met de rechten om de Lezen en te Autoriseren niet verwijderen. Als u dit probeert verschijnt er een foutmelding. Het overdragen van rechten kan worden gedaan door de gebruiker die verwijderd gaat worden door andere gebruikers of groepen het Autoriseren recht te geven Dit kan echter niet altijd eenvoudig, bijvoorbeeld als de gebruiker niet langer beschikbaar / in dienst is. Het is daarom ook mogelijk voor de gebruikersbeheerder om rechten te kopieren naar een andere gebruiker of groep met een eenvoudige actie.selecteer een gebruiker en kies voor Kopieer autorisatie (Deze knop is alleen beschikbaar in Engage Process Suite) De volgende dialoog verschijnt: Selecteer een andere gebruiker uit de lijst (bijvoorbeeld gebruiker2 en kies Akkoord. De rechten van gebruiker2 worden nu uitgebreid met alle individuele rechten van gebruiker Jan De Vries. Dus gebruiker2 kan nu alle onderdelen autoriseren waarbij Jan De Vries dat kon. Als beide gebruikers tot dezelfde groepen gehoren dan kan gebruiker2 vanaf nu hetzelfde doen als Jan De Vries kon. Als ze niet tot dezelfde groepen behoren kan het zijn dat de rechten nog verschillend zijn. De gebruikersbeheerder kan dit eenvoudig oplossen door gebruiker2 lid te maken van de ontbrekende groepen. De functie Kopeer autorisatie is met name nuttig als een gebruiker uit dienst treedt bij de organisatie. Merk op dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt. Hiervoor moet handmatig alle rechten weer verwijderd worden in de Engage Process Modeler.. Als een groep de enige is met rechten voor bepaalde onderdelen kan deze groep niet worden verwijderd, maar de groepsleden kunnen wel uit de groep worden gehaald. Op dat moment is er geen gebruiker met toegang tot bepaalde onderdelen, maar dit kan uiteraard worden hersteld door de Gebruikersbeheerder door weer gebruikers lid te maken van de groep Vergrendelen De gebruikers van Engage Process Modeler Team kunnen samenwerken in hetzelfde project. Als er voldoende licenties zijn aangeschaft kunnen er zelfs meer gebruikers tegelijkertijd werken in hetzelfde project. Als er meer dan één gebruiker tegelijk actief is in een project is de vraag hoe de wijzigingen die

173 Samenwerken 173 worden gemaakt door deze gebruikers worden verwerkt in het project. De volgende regels gelden voor het werken met Engage Process Modeler: 1.Alle wijzigingen in de projectstructuur worden direct doorgevoerd. 2.Wijzigingen in een diagram kunnen alleen worden gemaakt en opgeslagen als het diagram is vergrendeld. Dit betekent dat twee gebruikers verschillende inhoud van hetzelfde project kunnen zien. Voorbeeld: Als gebruikers A en B hetzelfde lege project openen en gebruiker A maakt een nieuw proces P1 aan, dan zal gebruiker B deze niet direct zien, maar pas nadat het project is ververst (bijvoorbeeld met een browser refresh met F5). Gebruiker B kan een proces P2 aanmaken en hiermee werken zonder van het bestaan van proces P1 af te weten. Beide processen worden pas zichtbaar voor allebei de gebruikers na het verversen of opnieuw openen van het project. Als twee gebruikers proberen tegelijkertijd hetzelfde projectonderdeel te wijzigen (bijvoorbeeld hernoemen) zal de laatst opgeslagen wijziging winnen. Deze aanpak is prima voor projecten, maar niet erg handig voor de inhoud van diagrammen. Daarom willen we niet dat twee gebruikers tegelijkertijd hetzelfde diagram aan het wijzigen zijn. Om dit te voorkomen bestaat er een mechanisme van vergrendelen van diagrammen. Het vergrendelen gebeurt in de meeste gevallen automatisch en een gebruiker zal hier niets van merken. Op het moment dat gebruiker A begint met het wijzigen van een diagram (hij voegt bijvoorbeeld een processtap Telefoon in in een leeg proces) wordt het diagram automatisch vergrendeld voor deze gebruiker. Dit garandeert dat hij de enige gebruiker is die op dat moment wijzigingen kan maken. Het feit dat een diagram vergrendeld is, is zichtbaar door het sterretje achter de naam van het diagramvenster. Als gebruiker B hetzelfde procesdiagram opent zien hij het oorspronkelijke proces (dus een leeg proces in dit voorvbeeld) omdat de wijzigingen van gebruiker A nog niet zijn opgeslagen. Op het moment dat gebruiker B ook wijzigingen gaat aanbrengen in hetzelfde proces (hij wil bijvoorbeeld een Handmatig toevoegen) zal Engage Process Modeler proberen het diagram te vergrendelen. Deze poging zal mislukken. Het proces wordt gewijzigd naar alleen lezen en er verschijnt een bericht bovenin het diagram. Het bericht geeft informatie wie op dit moment ook bezig is met het bewerken van het diagram en bovendien een knop Start bewerken. Met deze knop kan gebruiker B opnieuw proberen om het diagram te vergrendelen (omdat gebruiker A ondertussen klaar is met zijn wijzigingen bijvoorbeeld). U kunt deze gele balk inklappen met het '>' symbool aan de rechterkant. Zolang gebruiker A het diagram blijft wijzigen kan gebruiker B deze niet vergrendelen en deze dus ook niet wijzigen. Het diagram wordt vrijgegeven als gebruiker A het diagram sluit of als hij voor minimaal 15 minuten geen wijzigingen heeft aangebracht.als gebruiker B uiteindelijk succesvol is met het vergrendelen zal de inhoud van het diagram anders zijn dan wat hij op dat moment ziet. Daarom verschijnt de volgende melding:

174 174 Engage Process Modeler Handleiding Na het verversen kan hij opnieuw proberen om een Handmatige activiteit toe te voegen, maar nu moet hij beslissen of hij deze voor of na de Telefoon wil plaatsen. Feitelijk is de vergrendeling niet gekoppeld aan de gebruiker, maar aan zijn sessie. Het kan voorkomen dat dezelfde gebruiker meer dan 1 actieve sessie heeft. Als hij bijvoorbeeld hetzelfde diagram opent in twee verschillende browsers heeft elke browser zijn eigen sessie. Als het diagram dan wordt gewijzigd in een browser en de gebruiker probeert deze ook te wijzigen in de andere browser verschijnt de volgende melding: U kunt deze gele balk wederom inklappen met het '>' symbool aan de rechterkant. Door te kiezen voor Overnemen wordt het vergrendelen verplaatst naar deze sessie. Dit betekent wel dat eventuele wijzigingen in de andere sessie die nog niet waren opgeslagen verloren zullen gaan Beveiliging Kies voor Gebruikers & Groepen in de groep Beheer van tabblad SAMENWERKEN. Er verschijnt een nieuw browservenster met de centrale Instellingen geopend op Gebruikers & groepen.kies nu voor Beveiliging. Als u deze opties niet ziet betekent dit dat u niet beschikt over de Engage Process Suite. Standaard verloopt alle communicatie van de Engage Process producten in de browser met de Engage Process servers via het veilige HTTPS protocol. U kunt voor uw organisatie ook HTTP verkeer toestaan door het vinkje bij Alleen aanmelden en gebruik via HTTPS toestaan uit te zetten. Standaard kunnen alle gebruikers van uw organisatie de Engage Process software vanaf elke plek benaderen. U kunt dit beperken door bepaalde IP-reeksen op te geven. Kies hiervoor voor Reeks toevoegen. Er verschijnt een dialoog waarin u het laagste IP nummer van de reeks en het hoogste IP nummer van de reekst kunt opgeven. Verder kunt u opgeven of de IP-adressen binnen deze reeks moeten worden geblokkeerd of juist moeten worden toegestaan. Als u zowel geblokkeerde reeksen als toegestane reeksen hebt opgegeven dan hebben de te blokkeren reeksen altijd prioriteit. U kunt ook bepalen hoe vaak de gebruikers van uw organisatie hun wachtwoord gedwongen moeten wijzigen. Standaard is dit alleen nodig voor een nieuw aangemaakte gebruiker. Als u dit niet wilt kunt u dit uitzetten met het vinkje bij Gebruikers moeten na de eerste keer aanmelden hun wachtwoord wijzigen. Aanvullend kunt u afdwingen dat gebruikers periodiek hun wachtwoord wijzigen. Vink hiervoor de optie Wachtwoorden verlopen na... dagen aan en vul het gewenste aantal dagen in. Let op dat deze wijziging van invloed is op alle gebruikers. Om die reden wordt om een bevestiging gevraagd.

175 Part XI

176 Engage Process Modeler Handleiding Versiebeheer Engage Process Modeler maakt automatisch versies aan van elk project (zie Versiebeheer en ophalen versies). De momenten waarop deze versies worden gemaakt worden automatisch bepaald door de software. De Engage Process Modeler Team maakt het mogelijk om uw eigen projectversies te maken. Veder kunt u ook diagramversies maken binnen een bepaald project. U vindt deze functionaliteit in tabblad SAMENWERKEN Projectversies Om een versie van het geopende project te maken kiest u voor Opslaan projectversie in de groep Versiebeheer van tabblad SAMENWERKEN. De volgende dialoog verschijnt: Geef de beschrijving van deze versie en kies Akkoord. De handmatig aangemaakte versie van het project wordt op dezelfde manier gemaakt als een automatische versie en u kunt deze op dezelfde wijze openen. Een handmatige versie krijgt ook een versienummer. Dit is 1 voor de eerste, 2 voor de tweede, etc. Als een versie van een project is geopend kunt u deze terugzetten als huidige versie zoals beschreven in Versiebeheer en ophalen versies of door de kiezen voor Maak huidige versie van groep Versiebeheer op tabblad SAMENWERKEN Diagramversies Om een versie te maken van het geselecteerde geopende diagram kiest u voor Opslaan diagramversie in groep Versiebeheer van tabblad SAMENWERKEN. De volgende dialoog verschijnt: Geef de beschrijving van deze versie en kies Akkoord. Het diagram krijgt een versienummer. Dit is 1 voor de eerste versie, 2 voor de tweede, etc.

177 Versiebeheer 177 Om een versie van een diagram te openen of te verwijderen selecteert u eerst het diagram en daarna kiest u voor Toon diagramhistorie in de groep Versiebeheer van tabblad SAMENWERKEN. Er verschijnt een lijst van diagramversies: Selecteer de versie en kies voor Openen om deze versie te openen of Verwijderen om deze versie te verwijderen. Na openen wordt de diagramveresie geopend en alleen lezen. De titel toont het versienummer. Als een diagram is geopend en geselecteerd kunt u kiezen voor Maak huidige versie uit de groep Versiebeheer van tabblad SAMENWERKEN. Dit zal de oude versie de huidige versie maken zodat u hier weer wijzigingen in kunt aanbrengen. U wordt gevraagd om een bevestiging:

178

179 Part XII

180 Engage Process Modeler Handleiding Autorisatie Door een organisatie, groep of gebruiker te autoriseren geeft u deze rechten om een bepaald project, diagram of map te benaderen en/of wijzigen. De gebruikers en groepen kunnen worden aangemaakt door de Gebruikersbeheerder rol met in de module Gebruikers & Groepen. Er zijn geen aparte rechten voor elementen in de mappen voor Rollen, Documenten en eigen types. Elke gebruiker met het recht Aanmaken voor een map (zodat hij in de map elementen kan toevoegen) kan automatisch ook elementen hernoemen of verwijderen. Omdat de mappen Tabellen, Rollen en Documenten vaste systeemmappen zijn kunnen deze niet worden hernoemd of verwijderd. Niemand kan de rechten Wijzigen of Verwijderen krijgen voor deze mappen. Verder kunnen eigen types niet worden verborgen dus het is niet mogelijk het het Lezen recht weg te halen. Een gebruiker erft de rechten van zijn organisatie en alle groepen waar hij lid van is. Dit betekent dat ook als een gebruiker niet expliciet wordt getoond in het Autorisatiedialoog voor een project, diagram of map hij toch rechten kan hebben omdat hij deze heeft geerfd. U kunt een overzicht krijgen van alle rechten voor een map of diagram met het rapport Overzicht autorisatie. Als u een overzicht wilt hebben van de rechten van alle onderdelen van het open project kiest u voor Overzicht projectautorisatie Gebruikersrechten De volgende gebruikersrechten zijn beschikbaar voor gebruikers, groepen en de organisatie: Lezen: het recht om een project, diagram of map te bekijken; Wijzigen: het recht om een project, diagram of map te wijzigen; Aanmaken: het recht om een diagram of map binnen een project of map aan te maken. Er is geen recht voor het aanmaken van een project. Hiervoor bestaat de rol Projecten aanmaken. Verwijderen: het recht om een project, diagram of map te verwijderen; Autoriseren: het rechtom de autorisatie voor een project, diagram of map te wijzigen; Publiceren: het recht om een map te delen via Engage Process Viewer of om deze aan te bieden voor de Engage Process Publisher; Bekijken gedeeld: het recht om een gedeeld diagram te bekijken in de Engage Process Viewer. Bekijken gepubliceerd: het recht om een gepubliceerd diagram te bekijken in de Engage Process Viewer. Het recht Bekijken gepubliceerd kan niet worden toegekend door Engage Process Modeler gebruikers. Alleen de Engage Process Publisher gebruiker kan dit recht toekannen voor een gepubliceerd diagram. Gebruikersrechten hebben betrekking op een project, een diagram of een map. Dezelfde gebruiker kan dus verschillende rechten hebben voor het project, voor een map in het project en voor de diagrammen in een map. Bijvoorbeeld: Een gebruiker kan rechten krijgen om diagrammen aan te maken in een map, maar niet om nieuwe mappen aan te maken in het project. De uiteindelijke rechten van een gebruiker om een bepaald project, map of diagram te benaderen bestaan uit de expliciet toegekende rechten aan deze gebruiker in combinatie met de rechten van de groepen waar hij lid van is in combinatie met de rechten van zijn organisatie.

181 Autorisatie Autoriseren Om een gebruiker toegang te geven tot een bepaalde map of diagram selecteert u deze in het Projectvenster en kiest u voor Autoriseren in groep Autorisatie van het tabblad SAMENWERKEN. Als u de autorisatie voor het project zelf wilt wijzigen kiest u voor Projectautorisatie. De volgende dialoog verschijnt: Standaard krijgt de gebruiker die het project, de map of het diagram aanmaakt alle rechten (behalve Bekijken gedeeld). Hij kan dan zelf rechten aan andere gebruikers toekennen. (Opmerking: Als u uw abonnement later hebt ge-upgrade dan zal de hele organisatie toegang hebben tot alles in al uw projecten die u hebt aangemaakt voor de upgrade. U dient dan handmatig alle rechten te beperken als u dit wenst) Als u zelf geen rechten hebt voor Autoriseren op het geselecteerde projectonderdeel is deze dialoog alleen-lezen. U kunt dan wel de toegekende rechten zien, maar niets wijzigen. Als u een recht wilt wijzigen voor een organisatie-onderdeel dat al in de lijst staat kunt u deze selecteren en in de lijst van vinkjes onderin het betreffende recht aan of uitzetten. Als u alle rechten voor een organisatieonderdeel wilt verwijderen kunt u deze selecteren en kiezen voor Verwijderen gebruiker/groep. Als u een organisatieonderdeel mist in de lijst kiest u voor Toevoegen gebruiker/groep. Selecteer de gebruiker, groep of de organisatie in de lijst en kies Akkoord. Het onderdeel staat nu in de lijst en u kunt de vinkjes aanpassen. Kies voor Toepassen op onderliggende mappen en diagrammen als u alle wijzigingen in de

182 182 Engage Process Modeler Handleiding autorisatie wilt toepassen op de geselecteerde map inclusief alle onderliggende mappen en diagrammen. Het kan voorkomen dat u een gebruiker het recht wilt geven om een diagram te lezen terwijl hij geen leesrechten heeft op het hele project of de map waarin het diagram zich bevindt. In dat geval zal Engage Process Modeler proberen om dit automatisch voor u op te lossen. U krijgt dan een soortgelijk bericht als in het voorbeeld hieronder. Dit bericht informeert u dat de map waar het diagram zich in bevindt en het hele project samen met alle mappen in Tabellen ook leesbaar worden voor deze gebruiker. Elk project, elke map en elk diagram moeten minstens een gebruiker hebben die volledige controle heeft (een eigenaar). Dit is een gebruiker met zowel de rechten Lezen als Autoriseren. Als de wijzigingen in de autorisatie de laatste gebruiker met deze rechten de rechten ontneemt zal de wijziging niet worden geaccepteerd. Merk op dat zelfs als geen enkele van de vinkjes in de linkerkolum actief zijn het toch kan zijn dat de vinkjes in de rechterkolom wel actief zijn. Dit is dan omdat de geselecteerde gebruiker deze rechten heeft omdat ze zijn geerfd van de organisatie of de groep waar hij lid van is. U kunt controleren van welke groepen een gebruiker lid is door te kiezen voor Toon leden / Toon lidmaatschap. Het lidmaatschap kan alleen worden gewijzigd door de Gebruikersbeheerder rol (zie Groepsleden beheren) Overzicht projectautorisatie Om de rechten te zien voor het geopende project en alle mappen en diagrammen kiest u voor Overzicht autorisatie en groep Autorisatie van tabblad SAMENWERKEN en vervolgens voor Project. De volgende dialoog verschijnt:

183 Autorisatie 183 U kunt dit overzicht exporteren naar Microsoft Excel met de kleine Excel knop linksonder in de dialoog Overzicht map/diagramautorisatie Een gebruiker erft de rechten van groepen waar hij lid van is en van de organisatie. Dus de echte verzameling rechten van een gebruiker voor een map of diagram kan groter zijn dan die u ziet in de Autorisatiedialoog. U kunt de gecombineerde rechten voor alle gebruikers, alle groepen en de organisatie zien voor een map of diagram door deze te selecteren in het projectvenster en te kiezen voor Overzicht autorisatie in groep Autorisatie van tab SAMENWERKEN en vervolgens te kiezen voor Map / Diagram. De volgende dialoog verschijnt: In dit voorbeeld heeft de gebruiker die het proces heeft aangemaakt alle rechten en de organisatie heeft Leesrechten. Dit leesrecht is geerfd door alle gebruikers binnen de organisatie.

184 184 Engage Process Modeler Handleiding Zie schermrapportages voor de verdere werking van deze rapportage.

185 Part XIII

186 Engage Process Modeler Handleiding Delen en publiceren Engage Process Modeler is een applicatie waarin u processen in kaart kunt brengen, brainstorms kunt houden en overzichten kunt ontwerpen. Uiteindelijk kunnen al deze diagrammen zichtbaar worden gemaakt voor de rest van de organisatie met de Engage Process Viewer. U kunt een diagram beschikbaar maken voor gebruikers van de Engage Process Viewer op twee manieren. U kunt een diagram delen om het direct beschikbaar te maken. U bepaalt dan direct welke gebruikers het gedeelde diagram kunnen zien. U kunt dit ook aanbieden voor publicatie met de Engage Process Publisher (als dit onderdeel is van uw abonnement). De gebruiker hiervan kan dit diagram vervolgens beschikbaar maken in de Engage Process Viewer en bepalen wie dit mogen zien. Telkens als u een diagram deelt of aanbiedt wordt een eventuele bestaande of gedeelde versie gearchiveerd. U kunt ook stoppen met delen van een diagram. Echter, een aangeboden diagram kan niet meer worden teruggetrokken. Deze wordt dan zichtbaar in de Engage Process Publisher. U kunt de aangeboden versie nog steeds bekijken middels de historie of vanuit het overzicht publicaties. Voor een diagram dat wordt gemaakt in de Engage Process Modeler kan er maximaal een versie tegelijkertijd gedeeld zijn en een versie tegelijkertijd gepubliceerd. Het is ook mogelijk om een Viewer link te maken die u kunt gebruiken om in uw browser direct het betreffende diagram in de Engage Process Viewer te openen. U kunt de Engage Process Viewer en de Engage Process Publisher (als u daarvoor de juiste rol hebt) direct starten vanuit de Engage Process Modeler met de knoppen in groep Delen & publiceren van tabblad SAMENWERKEN Delen Om een diagram te delen kiest u voor Delen in de groep Delen & publiceren van tab SAMENWERKEN. Merk op dat om een diagram te delen u hiervoor het recht Publiceren moet hebben

187 Delen en publiceren 187 (zie Gebruikersrechten). De volgende dialoog verschijnt: Selecteer de diagrammen die u wilt delen. Als u een map selecteert worden automatisch alle diagrammen daarbinnen geselecteerd. Er verschijnt een dialoog waarin u kunt beschrijven wat is nieuw is in deze versie die u gaat delen. Als u maar een diagram deelt bevat deze dialoog de mogelijk al eerder ingestelde autorisatie voor dit diagram. Als u meer dan een diagram deelt wordt deze beschrijving toegekend aan alle diagrammen. U kunt deze beschrijving ook terugzien in de diagramhistorie. Vervolgens verschijnt de autorisatiedialoog (zie Autoriseren)

188 188 Engage Process Modeler Handleiding Hier kunt u bepalen wie de diagrammen in de Engage Process Viewer mag zien. Nadat u voor Akkoord kiest worden er automatisch gedeelde versies van dit diagram gemaakt. Als uw onderdeel de Feedback module bevat, dan verschijnt in de lijst ook het recht Feedback. Hiermee kunt u bepalen welke gebruiker reacties op het diagram kan toevoegen in de Engage Process Viewer. Bovendien kunt u de verzendlijst voor feedbacknotificatie instellen. De versies zijn vanaf nu beschikbaar in de Engage Process Viewer voor iedereen met de rechten Bekijken gedeeld voor deze diagrammen. Als u een andere versie van hetzelfde diagram deelt wordt het delen van een versie die al gedeeld is automatisch gestopt. U kunt ook zelf het delen stoppen middels het Overzicht publicaties Aanbieden Kies om een diagram aan te bieden voor publicatie voor Aanbieden in de groep Delen & publiceren van tab SAMENWERKEN. Merk op dat om een diagram aan te bieden u hiervoor het recht Publiceren moet hebben (zie Gebruikersrechten). De volgende dialoog verschijnt: Selecteer de diagrammen die u wilt aanbieden. Als u een map selecteert worden automatisch alle diagrammen daarbinnen geselecteerd. Kies voor Akkoord.

189 Delen en publiceren 189 Er verschijnt een dialoog waarin u kunt beschrijven wat is nieuw is in deze versie die u gaat aanbieden. Als u meer dan een diagram deelt wordt deze beschrijving toegekend aan alle diagrammen. U kunt deze beschrijving ook terugzien in de diagramhistorie. De publisher ziet deze beschrijving ook in zijn publicatie historie en de publicatie rapportages. De Aangeboden versies van de diagrammen worden automatisch gemaakt en worden beschikbaar in de ENGAGEPUBLISHER%>. De gebruiker daarvan kan vervolgens beslissen of hij deze versie inderdaad wil publiceren of wil afwijzen 13.3 Overzicht publicaties Kies voor Overzicht publicaties in groep Delen & Publiceren van tab SAMENWERKEN. Deze dialoog toons alle diagrammen en versies die zijn gedeeld, aangeboden of gepubliceerd. Kies een diagram dat Gedeeld is en vervolgens voor Niet meer delen. Het diagram is niet langer gedeeld en verdwijnt uit de lijst. Om te stoppen met delen dient u het recht Publiceren te hebben (zie Gebruikersrechten). Kies voor Openen als u de gedeelde of gepubliceerde versie van het diagram wilt openen

190 Engage Process Modeler Handleiding Een viewer link maken Als een diagram is gedeeld of gepubliceerd is deze beschikbaar voor alle gebruikers van Engage Process Viewer (met de rechten om dit diagram te zien). Om de directe toegang voor deze gebruikers te vereenvoudigen kunt u een link maken, zodat zij hiermee dit diagram direct in de browser kunnen openen. Selecteer het diagram waar u een link naar wilt maken en kies voor Viewer link maken in groep Delen & publiceren van tab SAMENWERKEN. Er verschijnt een dialoog die u helpt met het maken van de juiste link. Er zijn twee soorten links: geautoriseerde en niet geautoriseerde links. Niet-geautoriseerd betekent dat een gebruiker van deze link zal worden gevraagd om zich aan te melden in de Engage Process Viewer voordat hij het diagram kan zien. Voer de gebruikersnaam en wachtwoord in om een geautoriseerde link te maken. Iedereen met deze link zal nu direct automatisch worden aangemeld in de Engage Process Viewer met de opgegeven gebruikersnaam/wachtwoord combinatie. Hetzelfde diagram kan zowel een Gedeelde als een Gepubliceerde versie hebben. Om duidelijk te maken welke versie moet worden geopend kunt u bovenin de dialoog de Status bepalen. De naam van de geselecteerde processtap is getoond bij het veld Processtap. Als u deze optie aanvinkt zal na het openen van het diagram automatisch deze stap worden geselecteerd in de Engage Process Viewer. De link wordt getoond in het kader van de dialoog. Kies voor Kopieer naar klembord om de inhoud te kopieren. Kies voor Link Testen om te controleren of de opgegeven informatie in de link juist en consistent is (dus of het diagram echt gedeeld/gepubliceerd is, of de opgegeven gebruikersnaam/ wachtwoord juist zijn en of deze gebruiker ook is geautoriseerd om het diagram te mogen zien).

191 Part XIV

192 Engage Process Modeler Handleiding Centrale tabellen Elk Engage Process project heeft een standaardmap Tabellen die Rollen, Documenten en Eigen types bevat. Elementen in deze mappen (rollen, documenten en eigen types) zijn lokaal binnen het project. Ze kunnen dus niet in andere projecten worden gebruikt. Om elementen te maken die gelijk zijn voor alle projecten van een organisatie moeten er Centrale types en tabellen worden gebruikt. Ze kunnen worden beheerd in een Tabellen beheermodule door elke gebruiker in de rol Tabellenbeheerder. Centrale tabellen kunnen later worden gekoppeld aan een project. Vervolgens kunnen alle elementen in die tabel worden gebruikt binnen de processen op een soortgelijke manier als die van lokale rollen/documenten/types. De functies om centrale tabellen te beheren zijn beschikbaar op tabblad TABELLEN. U kunt een centrale tabel koppelen aan een project of weer weghalen. U kunt de inhoud van de centrale tabellen verversen. U kunt de verwijzigen naar lokale elementen vervangen door verwijzingen naar centrale elementen of u kunt verzwijzingen naar de centrale elementen lokaliseren. Als u de rol van Tabellenbeheerder hebt kunt u de beheermodule openen om de inhoud van de centrale tabellen aan te passen Tabellenbeheer Om de Tabellen beheermodule te benaderen kiest u voor Tabellen beheren in de groep Beheer van tab TABELLEN. Er verschijnt een nieuw browservenster met de centrale Instellingen module waarbij de tab voor Tabellen actief is. Als u deze optie niet ziet betekent dit dat u niet de rol van Tabellenbeheerder hebt. Vraag uw gebruikersbeheerder om dit aan te passen. Centrale tabellen worden bepaald in drie stappen. Eerst wordt er een eigen centraal type aangemaakt. Er zijn twee voorgedefinieerde types: Rollen en Documenten. Deze komen overeen met de lokale types Rollen en Documenten in elk project. Voor elk eigen type kan er een centrale tabel worden gemaakt. Voor elke tabel kunnen tenslotte tabelelementen worden opgegeven.

193 Centrale tabellen Centrale types Om een nieuw eigen centraal type aan te maken kiest u voor Nieuw tabeltype in Tabellenbeheer. Geef een unieke naam op, bepaal het bereik en eventuele extra eigenschappen enkies Akkoord. Gebruik Wijzig tabeltype om een type te hernoemen of de overige instellingen aan te passen. Standaard staat het bereik van een tabeltype of Alle staptypes. De werking van deze instelling is hetzelfde als die voor bereik van lokale types.u kunt extra eigenschappen voor tabelelementen van centrale tabeltypes op dezelfde manier definieren als de extra eigenschappen voro lokale types. De standaardtypes Rollen en Documenten kunnen niet worden gewijzigd. Als u een type hernoemt wordt deze automatisch ook overal hernoemd in projecten waarin dit type wordt gebruikt. Gebruik Verwijder tabeltype om het gekozen eigen type te verwijderen. De standaardtypes kunnen niet worden verwijderd. Het verwijderen van een tabeltype is een handeling met veel impact! Dit zorgt voor het verwijderen van alle bijbehorende tabellen. Deze tabellen en de gebruikte tabelelementen zullen vervolgens verdwijnen uit alle projecten waarin deze tabellen van dit type waren gekoppeld. Bovendien kan deze operatie niet ongedaan worden gemaakt! Gebruik de knop Exporteren om de inhoud van alle tabellen van het geselecteerde type op te slaan in een CSV bestand. Gebruik de Rapportage knop om een rapport voor gebruik van centrale tabellen te maken Rapport voor gebruik van centrale tabellen Als Tabellenbeheerder wilt u weten hoe de centrale tabellen echt worden gebruikt binnen projecten. Deze informatie kan bijvoorbeeld nuttig zijn als u een type of tabel wilt verwijderen. U kunt de volgende rapportages voor centrale types genereren: Een lijst van ongebruikte elementen van het gekozen type Een lijst van gebruikte elementen van het gekozen type per project en proces Een lijst van gebruikte elementen van het gekozen type per project, proces en processtap Een kruisrapportage van twee gekozen types.

194 194 Engage Process Modeler Handleiding Kies de knop Rapportage in paneel Tabeltypes. Er verschijnt een dialoog met twee keuzelijsten. Als u een lijst wilt van ongebruikte elementen kiest u links voor Ongebruikte en rechts voor het gewenste type (bijvoorbeeld Systemen). Alle projecten van alle gebruikers in uw organisatie worden nu gecontroleerd om te zien welke elementen van het gekozen type er gebruikt worden. Vervolgens wordt de lijst van niet gebruikte elementen getoond. Merk op dat het genereren van dit rapport enige tijd kan duren. Als u een lijst wilt van gebruikte elementen kiest u het gewenste type (bijvoorbeeld Rol) aan de linkerkant en Proces aan de rechterkant (of omgekeerd): Nu verschijnt er een dialoog met alle projecten in uw organisatie. U kunt zelf bepalen welke projecten er moeten worden gecontroleerd om de gebruikte elementen van het gekozen type te vinden. De tijd die het kost om dit rapport te genereren hangt sterk af van het aantal en de grootte van de processen in de gekozen projecten.

195 Centrale tabellen 195 Standaard toont deze rapportage het aantal elementen per project en proces. Als u wilt weten waar deze elementen exact worden gebruikt selecteert u Inclusief processtappen. Om een kruisrapportage te maken selecteert u type T1 aan de linkerkant (Documenten, Rollen of een eigen type) en een type T2 aan de rechterkant. Gebruik de wisselknop om een omgekeerde rapportage te maken. In de projectlijst die verschijnt kiest u de gewenste projecten en vervolgens Akkoord. Het rapport dat wordt gebmaakt heeft net zo veel kolommen als de verschillende waarden voor T1 en net zoveel rijen als er verschillende waarden bestaan voor type T2. De cel op de kruising van waarde w1 van T1 en waarde w2 van T2 bevat de lijst van procesnamen gevolgd door de projectnaam die in ieder geval een processtap heeft waarin zowel w1 als w2 worden gebruikt.

196 196 Engage Process Modeler Handleiding In bovenstaande rapportage kunt u zien dat de rol Receptionis(e) gebruikt wordt met de documenten Webpagina en Instructie en de rol IT-mdw. alleen met document Webpagina. Dit gebeurt allemaal in proces Ondersteuning van project AVG. Als u kiest voor Inclusief processtappen dan is de informatie meer gedetailleerd. De naam en het nummer van de stap wordt dan tussen haakjes getoond.

197 Centrale tabellen 197 Nu kunt u zien dat de rol Receptionist(e) gebruikt wordt met de documenten in de stap Invoeren klantgegevens, terwijl de rol IT-mdw. gebruikt wordt in de stap Starten campagne Centrale tabellen Om een nieuwe centrale tabel aan te maken selecteert u eerst het type en kiest u vervolgens voor Nieuwe tabel in Tabellenbeheer. Geef een unieke naam op en kies Akkoord. Gebruik Hernoemen tabel om de geselecteerde tabel te hernoemen. Deze tabel zal automatisch ook overal worden hernoemd in projecten waar deze wordt gebruikt. Gebruik Verwijder tabel om de geselecteerde tabel te verwijderen. Het verwijderen van een tabel is een handeling met veel impact! Deze tabel en de gebruikte tabelelementen zullen vervolgens verdwijnen uit alle projecten waarin deze tabel was gekoppeld. Bovendien kan deze operatie niet ongedaan worden gemaakt! Gebruik de knop Exporteren om de inhoud van de tabel op te slaan in een CSV bestand. Gebruik Importeren om de inhoud van een CSV bestand te importeren. Als dit bestand informatie bevat van een tabel dan zal er een nieuwe tabel worden aangemaakt met de naam van het bestand. Als het bestand meerdere tabellen bevat dan worden de namen vanuit het bestand gebruikt. Als er al een tabel met dezelfde naam bestaat wordt de naam van de nieuwe tabel uitgebreid met een volgnummer.

198 198 Engage Process Modeler Handleiding Centrale tabelelementen Als u een tabel selecteert in Tabellenbeheer zal de inhoud van die tabel worden weergegeven in het onderste deel van het venster. Er is bovendien altijd een lege rij zichtbaar zodat u daar kunt beginnen met het typen van de eigenschappen van een nieuw element. Voer de naam van het nieuwe element in in kolom Naam (een nieuw element invoeren moet altijd beginnen met de naam). Zodra u dit veld verlaat wordt er een nieuwe lege regel aangemaakt. Elk tabelelement heeft de eigenschappen Naam en Omschrijving. Verder hebben elementen in een documenttabel nog een URL. Alle overige tabeltypes hebben een Uurtarief eigenschap. Als er extra eigenschappen zijn gedefinieerd voor een eigen type ziet u deze voor de kolom Omschrijving. Als u de naam van een tabelelement wijzigt wordt deze automatisch overal hernoemd in alle projecten waar deze is gebruikt.gebruik het vergrootglas naast een URL om de URL te testen. Deze zal geopend worden in een apart browservenster. De vuilnisbak aan het einde van elke regel wordt gebruikt om dit element te verwijderen. Dit element zal nu automatisch verdwijnen uit alle projecten waar deze was gebruikt. Deze operatie kan niet ongedaan worden gemaakt! 14.2 Een tabel koppelen Om een centrale tabel te gebruiken in uw project kiest u voor Ophalen tabel in de groep Gebruik van tabblad TABELLEN. De dialoog met alle centrale types en tabellen wordt nu getoond

199 Centrale tabellen 199 Selecteer een tabel (bijvoorbeeld Managementrollen) en kies Akkoord. Omdat in dit geval de tabel van het type Rollen is wordt deze getoond in de map Rollen voor alle lokale rollen. Vanaf nu zal op elke plek waar een rol gekozen kan worden de lijst van beschikbare rollen worden uitgebreid met de rollen uit de centrale tabel. U krijgt een soortgelijk gedrag als u een tabel koppelt van het type Documenten. Maar als u een tabel ophaalt van een eigen type zijn er meer veranderingen (Verenigde Staten in dit voorbeeld). In de eerste plaats wordt er een nieuwe map aangemaakt binnen de map Tabellen voor dit type (Plaatsen). Vervolgens wordt de opgehaalde tabel toegevoegd aan deze map. Op deze manier voegt u door een centrale tabel te koppelen ook een nieuw (centraal) type toe aan uw project. Dit nieuwe type werkt op dezelfe manier als lokaal toegevoegde eigen types. Het enige verschil is dat deze een globale tabel bevat. Dit betekent dat u vanaf nu ook zelf lokaal elementen kunt

200 200 Engage Process Modeler Handleiding toevoegen van dit type in uw project. Deze zullen niet zichtbaar zijn in andere projecten. Omdat elementen van een centraal type T1 extra eigenschappen kunnen hebben van een ander centraal type T2 kan het voorkomen dat type T2 nog niet is toegevoegd aan het project. Om dit te voorkomen zal automatisch de afhankelijkheden tussen meerdere centrale tabeltypes worden gecontroleerd en wordt er automatisch voorgesteld om de benodigde afhankelijke types en tabellen ook te koppelen Een tabel verwijderen Om een tabel te verwijderen van een project selecteert u eerst de tabel en vervolgens kiest u voor Weghalen Tabel in groep Gebruik van tabblad TABELLEN. Als u een tabel weghaalt uit een project worden alle verwijzigen naar elementen in deze tabel ook verwijdert! Er verschijnt daarom de volgende vraag: Het is ook mogelijk om de map met het centrale tabeltype te verwijderen. Alle gebruikte tabellen in die map zullen dan ook worden verwijderd. Als u de laatste tabel van een centraal tabeltype verwijderd blijft dit type nog bestaan. U kunt zelf lokaal nog steeds elementen van dit type toevoegen Synchroniseren van centrale types Als een centraal type is gekoppeld aan een project kan dit gebruikt worden in alle situaties waarin een lokaal type wordt gebruikt. Elementen van de gebruikte tabellen kunnen worden toegekend aan stappen op dezelfde manier als lokale elementen. Centrale types worden beheerd buiten de projecten om, dus de projecten moeten worden bijgewerkt als er iets is gewijzigd in de centrale types en tabellen. Dit bijwerken wordt automatisch gedaan bij het openen van een project of als er wordt gekozen voor Tabellen verversen in de groep Synchroniseren van tabblad TABELLEN.. Er gebeurt het volgende: De gekoppelde types, tabellen en tabelelementen krijgen de huidige naam en de elementen krijgen de huidige omschrijving, uurtarief en (voor documenten) URLs. De nieuwe namen van de tabelelementen verschijnen in de gekoppelde tabellen De verwijderde tabelelementen of elementen van verwijderde tabellen worden verwijderd uit alle eigenschappen van alle procesdiagrammen van het project (zonder waarschuwing) De verwijderde centrale types worden verwijderd uit het project, inclusief de lokaal aangemaakte elementen van dit type! Een soortgelijke synchronisatie vindt plaats als er een ouder versie van een project wordt opgehaald. Omdat er geen oude versies van de centrale tabellen bestaan (er alleen de huidige versie) kan het zijn dat de inhoud van de oude versie van het project niet meer volledig gelijk is aan het moment waarop

201 Centrale tabellen 201 de versie is gemaakt. Want hoewel de verwijderde types blijven bestaan worden alle centrale tabellen wel ververst om de meest recente namen krijgen. Echter, de eigenschappen in de stappen van het procesdiagram van deze projectversie behouden wel hun originele namen. Hetzelfde geldt voor oude versies van procesdiagrammen. Op het moment dat u een oudere versie weer de huidige versie maakt vindt er wel een volledige synchronisatie plaats en zullen alle verwijderde types, tabellen en tabelelementen verdwijnen uit de eigenschappen van de processtappen. Als een proces wordt gedeeld of aangeboden wordt de huidige verzameling van gebruikte tabelelementen opgeslagen tesamen met de versie. De gebruiker van Engage Process Publisher kan besluiten of de gebruikers van Engage Process Viewer het proces zullen zien zoals dat was gepubliceerd, of dat de gebruikte centrale tabelelementen automatisch moeten worden ververst met de informatie zoals die is op het moment van raadplegen Centrale en lokale typenamen Omdat lokale en centrale eigen types worden aangemaakt en bijgewerkt in twee aparte modules kunnen er conflicten optreden als een tabel wordt opgehaald of een project wordt gesynchroniseerd met de centrale tabelinformatie. De hoofdregel is dat centrale typenamen leidend zijn en dat de gebruiker van Engage Process Modeler alleen de namen van de lokale eigen types kan aanpassen. De volgende situaties kunnen optreden: 1. De naam van het centrale type dat gekoppeld gaat worden met een project is gelijk aan de naam van een reeds bestaand lokaal type. Het systeem zal deze automatisch proberen samen te voegen: 2. U hernoemt een lokaal type en probeert dit dezelfde naam te geven als een reeds bestaand gekoppeld centraal type. In het algemeen kunt u geen types dezelfde naam geven maar dit is een uitzondering. Een dergelijke actie wordt namelijk behandeld als een verzoek om de twee types samen te voegen. 3. De Tabellenbeheerder heeft de centrale types hernoemd en de nieuwe naam is gelijk aan een naam die al lokaal bestond in uw project. Dit conflict wordt gevonden tijdens de synchronisatie. Omdat het centrale type niet kan worden hernoemd in de Engage Process Modeler zijn er twee oplossingen: Of het lokale type wordt automatisch samengevoegd met het centrale type of het lokale type wordt hernoemd. Omdat het samenvoegen niet ongedaan kan worden gemaakt en we niet van tevoren weten of dit is wat u wilt doen wordt er voor gekozen het lokale type te hernoemen. U krijgt dan de volgende melding: Nu is uw voormalige lokale type Plaatsen hernoemd naar Plaatsen1 omdat Plaatsen nu de naam is van het centrale type. Als u vindt dat deze twee types hetzelfde zijn kunt u nog steeds zelf het lokale type Plaatsen1 hernoemen naar Plaatsen om de types samen te voegen zoals hiervoor beschreven Centrale en lokale types samenvoegen Om een lokaal type met een centraal type samen te voegen hernoemt u het lokale type naar het reeds bestaande centrale type. Deze poging om te hernoemen zal worden gezien als een verzoek om de

202 202 Engage Process Modeler Handleiding twee types samen te voegen. U krijgt de volgende vra Als u Ja anwoordt krijgt u maar een centraal type met elementen van zowel de centrale als de lokale elementen. Het samenvoegen is alleen mogelijk als het lokale en centrale types hetzelfde Bereik en de zelfde Elementeigenschappen hebben. Het kan zelfs voorkomen dat er lokale elementen bestaan van het centrale type en lokale elementen van het lokale type met dezelfde naam. Omdat het niet eenduidig is wat er dan gedaan moet worden verschijnt de volgende fout: U dient dit conflict dan handmatig op te lossen. U kunt eenvoudig het lokale element hernoemen, verwijderen of eerst het centrale element te gebruiken bij alle stappen waar nu het lokale element wordt gebruikt en daarna het lokale element verwijderen. (U kunt zoeken gebruiken om deze stappen eenvoudige te vinden) Eigen types hebben verder een Bereik en Extra elementeigenschappen. Het samenvoegen is alleen mogelijk als dit bereik gelijk is en er geen extra eigenschappen zijn voor dit type. Opmerking: Hernoemen is een actie die ongedaan gemaakt kan worden. Dus als u deze ongedaan maakt worden de types weer gesplitst en de originele namen herste.d Echter, als u tussendoor het project sluit en heropent is er geen manier meer om de types te splitsen. U kunt alleen een nieuw lokaal type aanmaken met dezelfde naam en onderdelen en vervolgens handmatig alle verwijzingen naar deze tabelonderdelen aanpassen. Samenvoegen gebeurt automatisch als de naam van het centrale type dat aan het project gaat worden gekoppeld gelijk is aan een reeds bestaand lokaal type. De volgende vraag verschijnt: Als u hier Ja antwoordt krijgt u maar een samengevoegd centraal type met de conflicterende naam Gebruik centrale referenties Als er een centraal type is gekoppeld aan een project kunt u lokale elementen van dit centrale type aanmaken. Dit is noodzakelijk als u het gewenste element niet kunt vinden in de al gekoppelde tabel.

203 Centrale tabellen 203 Bijvoorbeeld: U hebt de tabel Nederlandse steden gekoppeld aan uw project van centraal type Stad en u wilt de waarde Londen toekennen aan de eigenschap Stad van een bepaalde stap. Omdat u deze niet in de tabel kunt vinden kunt u besluiten om een lokaal element Londen van type Stad aan te maken. Vervolgens kunt u Londen overal toekennen binnen processen van uw project. Op een bepaald moment besluit de tabellenbeheerder om een nieuwe tabel aan te maken: Engelse steden. Deze is ook van type Stad en deze tabel bevat Londen. U kunt dan besluiten om deze nieuwe tabel aan uw project te koppelen omdat u ook gebruik wilt maken van de andere steden: Liverpool of Sheffield. Maar nu hebt u zowel een centraal tabelelementl Londen en een lokaal element Londen dat al eerder was gemaakt. Blijkbaar is dit dezelfde stad dus u kunt het lokale element verwijderen. Maar deze wordt al gebruikt in verschillende processen. Als u deze gewoon zou verwijderen worden alle verwijzingen ook verwijderd! Dus in dat geval zou u handmatig een voor een elke verwijzing moeten aanpassen naar de centrale Londen. Om dit te vereenvoudigen hebben we voor deze situatie de actie Gebruik centrale referenties. Selecteer de tabel waarvan u de referenties wilt centralizeren en kies voor Gebruik centrale referenties in tabblad Tabellen. De Engage Process Modeler zal nu zoeken naar alle lokale elementen van het gekozen type (Stad) met dezelfde naam als die in de gekozen centrale tabel (dus Londen wordt nu gevonden als kandidaat om te centralizeren). De volgende dialoog verschijnt: Kies het onderdeel dat u wilt centralizeren en druk Akkoord. Alle verwijzingen naar de gekozen lokale onderdelen (Londen) in alle processen van het project worden nu vervangen door de verwijzingen naar het centrale onderdeel (londen). Tenslotte kunnen de lokale onderdelen die niet meer worden gebruikt worden verwijderd. De volgende vraag verschijnt. Nu kunt u beslissen wat u wilt doen met de ongebruikte lokale onderdelen. Kies Ja of Nee, afhankelijk van uw keuze. In beide gevallen wordt het project opnieuw ingeladen. Dit betekent dat de actie Gebruik centrale referenties niet ongedaan gemaakt kan worden.

204 204 Engage Process Modeler Handleiding Als u zelf in de rol Tabellenbeheerder zit dan hebt u toestemming om nieuwe centrale tabelonderdelen aan te maken. Dus u kunt zelfs lokale onderdelen centralizeren die (nog) niet bestaan in de gekozen tabel. In dit geval kunt u voor de de centralizatie elk lokaal type kiezen. Als deze nog niet in de centrale tabel bestaat verschijnt de volgende vraag: Als u hier Nee antwoordt word het onderdeel York niet gecentralizeerd Gebruik lokale referenties Een project dat centrale tabellen gebruikt is niet meer volledig onafhankelijk. Als u deze exporteert naar een bestand en deze wordt in een andere omgeving egimporteerd dan zijn de referenties naar centrale elementen ongeldig en worden deze automatisch lokaal aangemaakt. Echter, alleen de namen van de missende elementen worden gemaakt. De URL van een document is bijvoorbeeld niet beschikbaar. U kunt een project volledig zelfstandig maken door de centrale referenties te vervangen door lokale referenties. Kies een centrale tabel en kies voor Gebruik lokale referenties op tabblad Tabellen. De volgende dialoog verschijnt: Voor elk element in de centrale tabel is er een vinkje. Selecteer de elementen die u lokaal wilt maken en kies Akkoord. Voor elk geselecteerde centrale element wordt een lokale tegenhanger aangemaakt. Echter, als er al een lokaal element bestaat met een van de geselecteerde namen wordt deze hergebruikt voor lokalizatie. U wordt gevraagd om bevestiging.

205 Centrale tabellen 205 In dit geval kunt u Ja kiezen als het lokale onderdeel Londen dezelfde betekenis heeft als de centrale. Als dit niet zo is moet u deze eerst hernoemen. Als u kiest voor Ja en er zijn geen naamconlicten wordt de lokalizatie gestart. Eerst wordt er een lokaal element aangemaakt voor elk centraal element. Dan vworden alle verwijzingen naar de geselecteerde centrale elementen vervangen door verwijzingen naar de lokale elementen. Het project wordt hierna opnieuw geladen. Dit betekent dat deze operatie niet ongedaan gemaakt kan worden. U kunt de actie omkeren door te kiezen voor Centrale referenties gebruiken, maar alleen als er geen lokale elementen zijn hergebruikt.

206

207 Part XV

208 Engage Process Modeler Handleiding Reacties Opmerking: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als de Feedback module onderdeel is van uw abonnement. Als een diagram is aangeboden en vervolgens is gepubliceerd in de Engage Process Publisher wordt deze beschikbaar in de Engage Process Viewer. De gebruikers van Engage Process Viewer kunnen dan reacties plaatsen bij het diagram. Deze reacties kunnen later door de modeler worden gebruikt voor een verbeterde versie van het diagram. De functies m.b.t. de reacties zijn beschikbaar op tabblad REACTIES. De reacties worden weergegeven in paneel Reacties. De volgende acties zijn beschikbaar binnen Modeler voor reacties: Tonen reacties Reacties verversen Bepalden verzendlijst feedbacknotificaties Reageren op een reactie Reactie wijzigen Reactie verwijderen Reactiestatus wijzigen Reacties exporteren 15.1 Reactiestatussen Een reactie kan een van de volgende statussen hebben: Niuew Geaccepteerd Afgewezen Doorgevoerd Live Het volgende diagram toont de mogelijke statuswijzigingen:

209 Reacties 209 Een reactie die is toegevoegd door een Viewer gebruiker krijgt de status Nieuw. Alleen Viewer gebruikers kunnen nieuwe reacties toevoegen. Alleen Modeler gebruikers kunnen de status van een reactie wijzigen. Als modelleerder kunt u een reactie accepteren of afwijzen. Als een reactie is afgewezen kan deze toch nog worden gewijzigd naar Geaccepteerd. Een geaccepteerde reactie wordt normaal gesproken uiteindelijk doorgevoerd in de volgende versie van het diagram. Als dit gebeurt kunt u de status van een reactie wijzigen van Geaccepteerd naar Doorgevoerd. Omdat dit per vergissing kan gebeuren kan dit weer worden teruggezet naar Geaccepteerd. Op het moment dat er een nieuwe versie van het diagram wordt gedeeld verandert de status van alle reacties op de gedeelde versie van het diagram van Doorgevoerd naar Live. Een nieuwe versie van een proces dat wordt aangeboden voor publicatie kan nog steeds worden geweigerd door de gebruiker van Publisher. De reacties met status Doorgevoerd op een gepubliceerde versie van een diagram worden daarom alleen Live als het diagram wordt gepubliceerd/ 15.2 Reactieweergave Elke reactie wordt getoond in paneel Reacties als een gekleurde rechthoek.

210 210 Engage Process Modeler Handleiding De status van een reactie kan eenvoudig worden herkend door de achtergrondkleur (Nieuw is lichtblauw, Geaccepteerd is lichtgroen, Doorgevoerd is groen, Afgewezen is rood en Live is wit). De naam van de status staat ook linksonder. De naam van de auteur van de reactie staat rechtsboven. De datum en tijd staat rechtsonder. Het boekjesicoon betekent dat deze reactie is gemaakt op de gepubliceerde versie van dit diagram, een 'delen' icoon betekent dat de reactie is gemaakt op een gedeelde versie. Het getal achter de v is het versienummer van het diagram. Het uitroepteken betekent dat de reactie is gemarkeerd als belangrijk. De naam linksboven is de naam van de processtap als de reactie is gemaakt voor een procesdiagram en bovendien voor een specifieke stap. De echte tekst van de reactie staat in het midden. Als er gereageerd is op een reactie staat er een driehoekje voor de reactie en kan deze worden uitgeklapt Reacties tonen Press Show comments button in the Comments group of the COMMENTS tab to show the Comments pane. The Comments pane will show comments for the selected diagram. Kies voor Toon reacties op tabblad REACTIES om het paneel met reacties te tonen of weer te verbergen. De getoonde reacties in het paneel zijn afhankelijk van uw selectie. In de lijst bij Toon kunt u kiezen of u Alle reacties wilt zien voor een diagram of alleen reacties Ter beoordeling. Deze laatste bestaat uit alle reacties die relevant zijn voor de huidige versie van het diagram en hangt af van de reactiestatus. Deze bevat: alle nieuwe reacties voor dit diagram - deze moeten worden geaccepteerd of afgewezen; alle al geaccepteerde reacties voor dit diagram. Deze moeten worden doorgevoerd; alle afgewezen reacties toen de huidige gepubliceerde/gedeelde versie van dit diagram beschikbaar was - dus u ziet wat recent is afgewezen; alle reacties gemarkeerd als doorgevoerd toen de huidige gepubliceerde/gedeelde versie beschikbaar was - dus u ziet was is doorgevoerd maar nog niet live staat Als de reacties zijn ingeladen worden deze getoond in het paneel Reacties. Nu kunt u ze sorteren en filteren. Standaard worden alle reacties gesorteerd op Datum. U kunt ze ook sorteren op auteur (Afzender) en op Status. Druk op de filterknop linksboven. Er verschijnt nu een extra regel. U kunt de reacties filteren op : processtap (alleen voor procesdiagrammen) afzender status

211 Reacties 211 versienummer omgeving (gepubliceerd of gedeeld) Druk op de knop met de rode cirkel links om alleen reacties te tonen die gemaakt zijn voor de op dat moment geselecteerde processtap.. Gebruik de statusfilter om te bepalen welke statussen u wilt zien. Gebruik de Afzender om alleen reacties van bepaalde auteurs te zien. Merk op dat deze filter zowel de reacties als de reacties op reacties meeneemt. Dus als er een reactie is gemaakt door gebruiker A en daar is op gereageerd door gebruiker B wordt deze reactie getoond als A of B onderdeel is van de filter. De twee knoppen rechts worden gebruikt om onderscheid te maken tussen reacties gemaakt op gepubliceerde of gedeelde versies van het diagram. Deze filter wordt bepaald per diagram, dus als u een ander diagram selecteert krijgt u een andere filter Reacties verversen Reacties kunnen tegelijkertijd worden gemaakt of gewijzigd door verschillende gebruikers. Als een gebruiker een reactie plaatst kan een andere gebruiker daar op reageren. Wijzigingen op een reactie zijn niet direct zichtbaar voor andere gebruikers. Om de meest recente status van een reactie te zien kunt u deze verversen. Om reacties te verversen kiest u voor Reacties verversen in groep Reacties van tab REACTIES Reageren op reactie Als Modeler gebruiker kunt u geen nieuwe reacties toevoegen, maar u kunt wel reageren op bestaande nieuwe reacties. Kies voor Reageer op reactie in groep Reacties van tabblad REACTIES. De volgende dialoog verschijnt:

212 212 Engage Process Modeler Handleiding Voer de tekst van uw reactie in bij Opmerking. Kies voor Belangrijk om aan te geven dat deze reactie hoge prioriteit heeft. Merk op dat Opmerking heeft alleen betrekking op stap niet kan worden gewijzigd omdat dit wordt overgenomen van de oorspronkelijke reactie. De velden Naam en bevatten uw naam en gebruikersnaam. U kunt deze wijzigen. Kies voor Akkoord om de reactie toe te voegen.u kunt alleen reageren op een reactie die nog status Nieuw heeft Reactie wijzigen Kies voor Reactie wijzigen in groep Reacties van tabblad REACTIES om een reactie te wijizigen. Dezelfde dialoog verschijnt als bij het reageren op een reactie. U kunt alleen een reactie wijzigen die: door u was gemaakt nog de status Nieuw heeft nog geen reacties heeft Reactie verwijderen Kies voor Reactie verwijderen in groep Reacties van tabblad REACTIES om een reactie te wijizigen. Dezelfde dialoog verschijnt als bij het reageren op een reactie. U kunt alleen een reactie wijzigen die: door u was gemaakt

213 Reacties 213 nog de status Nieuw heeft nog geen reacties heeft Reactiestatus wijzigen Selecteer een reactie in paneel Reacties. Kies voor Reactie accepteren, Reactie afwijzen of Reactie is doorgevoerd in de groep Status van tabblad REACTIES om de status van een reactie te wijzigen in Geaccepteerd, Afgewezen of Doorgevoerd. Alleen de status van een 'hoofdreactie' kan worden gewijzigd. De status van een reactie op een reactie wijzigd mee met de hoofdreactie. U kunt de status van een reactie wijzigen volgens de regels beschreven in Reaciestatussen. Dus nieuwe, afgewezen en doorgevoerde reacties kunnen worden geaccepteerd, nieuwe reacties kunnen worden afgewezen en een geaccepteerde reactie kan worden afgewezen of doorgevoerd. Als u de status van een reactie wijzigt wordt u gevraagd om een reden/toelichting. De auteur van de reactie krijgt een notificatie per over de wijziging van de status. De reden/toelichting zal worden opgenomen in deze . Bovendien wordt deze toegevoegd als reactie op de reactie Verzendlijst feedbacknotificaties Op het moment dat een diagram is gedeeld wordt deze direct zichtbaar binnen de Viewer voor geautoriseerde gebruikers. Deze gebruikers kunnen commentaar toevoegen en deze kunt u zien in de Modeler. Gelukkig is het niet nodig om telkens de Engage Process Modeler te openen om te controleren of er nieuwe reacties zijn toegevoegd. Als er een nieuwe reactie wordt toegevoegd op een gedeelde versie van een diagram wordt er een notificatie verstuurd. Als modelleerder kunt u bepalen welke adressen deze notificatie moeten ontvangen. U kunt echter niet opgeven welke adressen een notificatie moeten ontvangen als er een reactie is toegevoegd voor een gepubliceerde versie van het diagram. Dit kan alleen worden gedaan binnen de Engage Process Publisher als een diagram is gepubliceerd. Kies voor Verzendlijst feedbacknotificatie in groep Reacties van tabblad REACTIES. De volgende dialoog verschijnt: Dit lijkt erg op de bovenste helft van de dialoog voor Autorisatie. Kies voor Toevoegen gebruiker/

214 214 Engage Process Modeler Handleiding groep om nieuwe onderdelen toe te voegen De dialoog die verschijnt lijkt op die van Autorisatie maar nu kunt u kiezen tussen een bestaande gebruiker/groep of zelf een adres invoeren. Er wordt een notificatie gestuurd naar alle adressen van de geselecteerde gebruikers, of gebruikers in geselecteerde groepen. U kunt het adres gebruiken voor notificaties naar personen die geen gebruiker zijn van Engage Process Reacties exporteren U kunt de reacties die op dat moment zichtbaar zijn in paneel Reacties exporteren naar een bestand. Kies voor Reacties exporteren in groep Export van tabblad REACTIES. De volgende dialoog verschijnt: U kunt kiezen uit Microsoft Excel, Microsoft Word of PDF bestandsformaat. Voor Word en PDF kunt u ook de paginagrootte opgeven. Kies voor Gereed en wacht tot het bestand is aangemaakt en gedownload in de browser. Een export naar Microsoft Word of PDF maakt een bestand aan met de inhoud van paneel Reacties waarbij alle reacties automatisch zijn uitgeklapt zodat ook de reacties op de reacties zichtbaar zijn. Een export naar Excel maakt een tabel aan met alle eigenschappen van alle reacties