ZOMER 2012 release. 1. Introductie van ENGAGE Publisher. Deze ZOMER 2012 release biedt vier belangrijke aankondigingen:

Transcriptie

1 ZOMER 2012 release Deze ZOMER 2012 release biedt vier belangrijke aankondigingen: 1. Introductie van ENGAGE Publisher 2. Modelleren van processen met meerdere startpunten 3. Importeren uit BPMOne is toegevoegd 4. Vele kleine updates in zowel Modeler en Viewer, veelal gerelateerd aan Publisher. In aanvulling op de Zomer 2012 release, hebben wij afgelopen maand ook onze prijsstructuur gewijzigd. Tevens is de naam van ENGAGE Modeler iets gewijzigd naar Lean Process Modeler. 1. Introductie van ENGAGE Publisher ENGAGE Publisher is een nieuwe module ontwikkeld voor de ENGAGE Process Suite om procesbestanden te beheren en te publiceren die in de Lean Process Modeler worden gemaakt en die klaar staan voor publicatie in Viewer. Processen zijn niet eerder zichtbaar in de ENGAGE Viewer (ENGAGE Digitale Processenhandboek) tot het moment dat de proceseigenaar of een geautoriseerde gebruiker deze deelt/publiceert via Publisher. In de Publisher wordt een nieuwe mappenstructuur aangeboden voor het beheren en organiseren van gepubliceerde processen. Zodra een proces is gepubliceerd, kunt u deze via een sleep-enloslaten methode in de juiste folder plaatsen. Bovendien kunt u de bestandnaam eenvoudig wijzigen, of indien gewenst, de weergave van het gepubliceerde proces in Viewer aanpassen. Met de Publisher beslist u ook wie de gepubliceerde processen wel of niet kan bekijken en wie feedback mag geven in ENGAGE Viewer. Met ENGAGE Publisher kan een gebruiker: Heel simpel een folderstructuur creëren en beheren voor gepubliceerde processen. Binnen deze folderstructuur processen publiceren en aangeven wie van de gebruikers mogen publiceren en/of opmerkingen (ENGAGE Feedback) maken in Viewer op het proces. Wijzigen van procesnamenvoor Viewer. De weergave specificeert hoe processen worden getoond in het digitale processenhandboek Viewer; Weigeren of annuleren van gepubliceerde processen; Publiceren van een nieuwe versie van een proces; Opnieuw publiceren van eerder geannuleerde publicaties; Instellingen vastleggen voor de ENGAGE HTML Viewer. Deze Viewer wordt alleen geleverd voor integratie binnen andere software toepassingen. Rapporten maken van alle gedeelde, klaargezette, gepubliceerd of niet-gepubliceerd processen. Rapporten maken van ontbrekende proceskoppelingen. De Publisher wordt aangeboden als optionele module binnen de ENGAGE Process Suite. 1 September 2012 Pagina 1/11

2 2. Modelleren van processen met meerdere startpunten Een belangrijke nieuwe functie van de Lean Process Modeler is de mogelijkheid om meerdere startpunten in een proces te creëren. Deze functie vind je onder de Start-tab, bij Processtappen. Om extra startpunten toe te voegen, activeert u de processtap waar deze nieuwe start het huidige proces binnenkomt en klikt u simpelweg op de Startpunt-functie (icoon van startpunt). Het systeem voegt dit nieuwe startpunt toe. De pijl van de icoon zal wijzen naar de al eerder geactiveerde processtap in het proces. Het startpunt wordt in principe getekend recht bovenaan de pagina van het procesdiagram. Om het verschil te zien tussen het oorspronkelijke startpunt en een later toegevoegd startpunt, is het eerste, originele startpunt-icoon altijd lichter van kleur dan de later toegevoegde startpunten. Startpunt functie in Home tabblad Vervolgens zie je in het mini-eigenschappen venster de mogelijkheid om de processtap een naam te geven en of het ingegeven wordt door een trigger. Meer hierover later. U kunt processtappen toevoegen tussen het startpunt en het eerstvolgende processtap door op het Startpunt te gaan staan en op een van de iconen te drukken in het processtappen-venster van de Start-tab. Eenmaal een processtap toegevoegd, wordt het een nieuwe procestak in het proces. Hieronder ziet u een voorbeeld van een procestak die eindigt in een speciale Startpunt Ga naarprocesstap. Ook dit Ga naar-icoon is donkerder van kleur dan de originele. U kunt deze Startpunt Ga naar-processtap naar een andere stap slepen. Let op: u kunt deze Startpunt Ga naar-processtap niet verwijderen omdat hiermee de procestak zou worden afgesplitst van het proces. 1 September 2012 Pagina 2/11

3 In de onderstaande tekst zullen de volgende termen frequent worden gebruikt. De volgende definities zijn belangrijk om de tekst beter te begrijpen: Startpunt icoon Een nieuwe processtart heeft een donkerder kleur groen dan het originele startpunt) Startpunt-Ga naar icoon Een Ga naar-stap aan het einde van een procestak waarmee het originele proces wordt verbonden (deze later toegevoegde Ga naar-icoon is donkerder blauw dan de Ga Naar-stap van het oorspronkelijke proces). Startpunt procestak een procestak die loopt van startpunt tot Ga naar-stap. Als de tak niet meer dan een startpunt is, dan wordt geen Ga naar-stap getoond. Oorspronkelijk startpunt Het hoofdstartpunt van de het proces, altijd maar die ook wat lichter van kleur is. Let op de volgende regels bij het modelleren van processen met meerdere startpunten: U kunt geen oorspronkelijke Startpunt (Ga naar-) icoon kopiëren. Het verwijderen van een Startpunt icoon, is hetzelfde als het verwijderen van de hele procestak. Startpunten kunnen alleen toegevoegd worden in het hoogste niveau van het proces. U kunt ook een Startpunt starten in (of verplaatsen naar) een andere Startpunt-procestak. Het creëren van een nieuw Startpunt in een sub-proces gaat als volgt: o (1) Open het sub-proces om de stappen in het hoogste niveau te tonen, o (2) activeer de processtap waar het Startpunt moet binnenkomen in het proces; o (3) completeer de stappen van deze procestak; o (4) klap het proces weer dicht. Een sub-proces heeft maar één startpunt. Toevoegen van een keuze in een Startpunt-procestak is eenvoudig: Sleep de eindstap van de toegevoegde procestak zoals u bij ieder einde doet naar de gewenste processtap waar hij het proces weer binnen moet komen. De Ga naar-stap die wordt gecreëerd is een normale Ga naar-stap. Deze kan weer worden verwijderd indien gewenst. Pas op: u kunt niet de volgorde van de startpunten wijzigen. Deze worden automatisch getekend en genummerd. Startpunten boven en Startpunt-procestakken lopen van links naar rechts. Wel kunt u de volgorde van startpunt takken apart wijzigen. 1 September 2012 Pagina 3/11

4 Startpunten kunnen worden toegevoegd waar u ook andere processtappen normaal zou kunnen toevoegen. Alleen u kunt geen startpunt beginnen bij een stop of een Ga naar-stap of het einde van een sub-proces. In eens Startpunt-procestak, kunt u niet de procestak verwijderen waar het Startpunt Ga naar-icoon inzit. Dit is de cruciale link naar het hoofdproces. U kunt een procestak met een Startpunt-Ga naar-stap kopiëren. Als deze dan wordt geplakt, dan veranderd de Ga naar-stap in een normale Ga naar-stap. U kunt geen stappen toevoegen voor een startpunt of voor een Startpunt-procestak. U kunt geen stappen verwijderen die aan een startpunt is gekoppeld. Eerst zult u de startpunten moeten verwijderen of verplaatsen. Dat betekent ook dat u geen keuze-stap, sub-processtap en/of procestak waaraan een Startpunt aan gekoppeld is. Eigenschappen Startpunt-stap Aan een oorspronkelijke Start stap kunt u de volgende eigenschappen toekennen: Triggers en Frequenties. Aan een extra Startpunt kan alleen een Trigger worden toegekend. Drie mogelijkheden voor de Trigger-eigenschap in een Startpunt: Geen, Timer, Bericht. De De icoon van de Start of Startpunt verandert dan ook automatisch. Het analyseren van een proces met meerdere startpunten Om processen met meerdere startpunten te evalueren en simuleren, zult u eerst de frequenties van de startpunten moeten definiëren in het oorspronkelijke startpunt. Dit doet u in het eigenschappen veld van het oorspronkelijke starticoon, welke wordt aangemaakt zo gauw u meerdere processen in het proces aanmaakt. Hoe kunt u het oorspronkelijke starticoon herkennen? Deze is altijd lichter groen dan de andere iconen en staat altijd linksboven in het beeld. Zie plaatje hieronder. 1 September 2012 Pagina 4/11

5 Twee opties om processen met meerdere startpunten te evalueren: 1. Selecteer de Stop-stap en klik op Evaluatie of Simulatie. Het systeem zal alle Startpunten en Startpunt-procestakken meenemen in de berekening. 2. Selecteer een Startpunt en klik op Evaluatie or Simulatie. Het systeem rekent alleen de waarden van deze Startpunt-procestak in het proces mee. Het systeem zal de relatieve doorvoer van de andere startpunten op nul zetten in haar berekening. De kpi s voor het hele proces kunt u vinden in het Eigenschappen venster als het proces zelf is geselecteerd in het project venster. Om een deel van het proces te evalueren, selecteer selecteer pad door het selecteren van evt meerdere startpunten. De kpi s voor de geselecteerde procestakken zullen worden doorberekend en vindt u terug in het eigenschappen venster van Project-venster. Het systeem zal de relatieve doorvoer op 0 zetten voor de niet-geselecteerde Startpunt-procestakken. Om een proces met meerdere startpunten te simuleren, is er een case generator. Deze generator is gedefinieerd met voorgeprogrammeerde inter-aankomst tijd en een aantal cases van het proces element zelf. Als de case is gedefinieerd en de startpunten zijn gedefinieerd, dan kan de simulatie beginnen. Als een Proceskoppeling een element is van het te analyseren proces en de eigenschappen niet zijn gespecifieerd dan worden de kpi s van het hele proces in de berekening aangehouden als maatgevend, of anders de kpi-waarden van de geselecteerde startpunten. Statistieken Aantal activiteiten inclusief beslissingen. Voor processen met meerdere startpunten, gelden de volgende regels voor de statistieken: Het Aantal keuzes en beslissingen zal worden verhoogd met 1 het startpunt wordt vooraf geselecteerd. Het Aantal procestakken zal worden verhoogd met het aantal startpunten ook de lege takken worden meegenomen in de berekening. Het Aantal Ga Naar s zal worden verhoogd met het aantal Startpunt-Ga naar s plus de lege startpunten-takken. Het Aantal rolveranderingen gaat ervan uit dat de overgang van een startpunt naar een stap een rolverandering is. 3. Importeren uit BPMOne is toegevoegd Importeren vanuit BPMone van Pallas-Athena is nu een nieuwe mogelijkheid. Dit betekent dat u xmlbestanden kunt importeren als het een Protosmodel-node heeft. 1 September 2012 Pagina 5/11

6 4. Wijzigingen in de Lean Process Modeler (= ex-engage Modeler) De verschillende wijzigingen en updates in Modeler en Viewer worden hieronder toegelicht en uitgelegd. De meeste zijn direct gerelateerd aan de introductie van ENGAGE Publisher. Nieuwe functies in het Repository tabblad o o o o De Publiceren-groep heeft een nieuwe naam gekregen namelijk Publiceren & delen-groep omdat er nieuwe functionaliteiten aan zijn toegevoegd. Zie plaatje hierboven. De volgende functies zijn toegevoegd: Voor organisaties die de Viewer gebruiken, zij zien nu een functie Viewer om direct naar de Viewer te schakelen. Voor organisaties die Publisher gebruiken, zij zien nu ook Aanbieden en Publisher. De Aanbieden-functie gebruikt u om een procesdiagram klaar te zetten voor publicatie (mits de gebruiker publicatierechten heeft). Let op: als een proces is aangeboden ter publicatie, kan deze status niet meer worden gewijzigd. De Publisher-functie is een koppeling naar ENGAGE Publisher. De Viewer-functie is een koppeling naar ENGAGE Viewer. Let op: De functies Publisher en Viewer zijn alleen actief als de gebruiker deze rechten heeft. Delen-functie in Repository tab Als u de Delen-functie in het venster wijzig autorisatie activeert, ziet u het volgende venster: 1 September 2012 Pagina 6/11

7 De gebruiker die een proces heeft gecreëerd (of een geautoriseerde) en het proces wil gaan delen, moet aangeven met wie. Ook kan hij aangeven wie Feedback-autorisatie in Viewer krijgt, indien van toepassing. Creëer label en Creëer Checkpoint nu samengebracht in één functie De oude Creëer Label functie is vervangen door de Creëer checkpoint functie. Deze combineert de oude en nieuwe functies in een. Het Publicatievenster is uitgebreid De kolom Status is toegevoegd om aan te geven of een proces is aangeboden of gepubliceerd. De functie Publicatie verwijderen is vervangen door Niet meer delen. Ook de functie Aanbieden is toegevoegd. Deze functies zijn alleen beschikbaar als een gedeeld proces is geselecteerd. Met de Aanbieden functie, zet u gedeelde processen klaar voor publicatie. Let op: Het verschil tussen Delen en Publiceren. 1 September 2012 Pagina 7/11

8 Delen betekent dat u een proces deelt met enkele collega s maar dat het nog niet gepubliceerd is binnen de organisatie. Degene met Publicatie rechten kan het proces publiceren in Viewer. Zie ook later in de tekst bij gedeelde processen en autorisatie. De functie Bekijken gepubliceerde processen is vervangen door Bekijken gedeelde processen shared. Door dit hokje aan te vinken, autoriseert u iemand om het proces in te zien. Let op: dit is alleen mogelijk nadat het proces is gedeeld. Het Historievenster is uitgebreid De kolom Gepubliceerd is vervangen door de kolom Status om aan te geven wat de status van het proces is: Aangeboden voor publicatie, gedeeld, gepubliceerd of gearchiveerd. De functie Ophalen versie is toegevoegd aan het Overzicht Publicaties venster om oudere versies van het proces op te halen. Nieuwe pop-up berichten Om verlies van werk te voorkomen door bijvoorbeeld een verbroken netwerkverbinding, zorgt ENGAGE er nu voor dat u een bericht ontvangt door een pop-up venster. De volgende berichten kunnen verschijnen. 1 September 2012 Pagina 8/11

9 Een herstelbestand wordt gecreëerd Netwerkverbinding verbroken Netwerkverbinding weer actief Laat deze berichten niet onopgemerkt aan u voorbij gaan. Het zou kunnen betekenen dat u alle wijzigingen na deze melding kwijt kunt raken tenzij u actie neemt. Nieuwe weergave Invoer/Uitvoer documenten Alleen als er meer dan 4 elementen aanhangen dan ziet u een vergrootglas verschijnen in de rechterbovenhoek. Nieuwe eigenschappen processtappen Aantal keuzes is vervangen door een nieuwe naam weghalen: keuzes & beslissingen. Extra eigenschappen is toegevoegd aan de Wachtmoment-stap. De nieuwe eigenschap Variabele kosten kan nu ook worden toegevoegd aan een activiteit. De oude Kosten eigenschap heeft nieuwe naam gekregen: Totale kosten. Ga Naar s in Compact weergave Zowel Ga naar stappen als Ga naar-join stappen verdwijnen in de compacte weergave en worden vervangen door een lijn. Afgeleide deelproceseigenschappen en hun presentatie De Klant toegevoegde waarde eigenschap is niet gedefinieerd door een sub-proces, service of fase. Maar, als de checkbox voor Toegevoegde is geactiveerd in de Toon/Verberg groep van het Layout tabblad, en alle activiteiten en wachtmomenten binnen een sub-proces hebben dezelfde waarden als de Toegevoegde waarde eigenschap, dan krijgt het sub-proces ook die achtergrond kleur. 1 September 2012 Pagina 9/11

10 Rollen of Roleigenschappen of Extra eigenschappen worden niet getoond voor een sub-procestap. Echter als het sub-proces door een rol wordt vervuld of alle stappen hebben dezelfde extra eigenschap (gedefinieerd in ENGAGE Tables), dan zal het sub-proces wel in deze swimlane baan worden getoond (zie plaatje). Rapporten Eigenschappen zonder waarden worden niet meer in een MS Word rapport getoond. Ofwel u ziet geen lege waarden meer. Eigenschappentabel Zelf aangemaakt eigenschappen zijn nu toegevoegd aan de Eigenschappentabel. 1 September 2012 Pagina 10/11

11 Updates in Viewer Het rapport Proceskoppelingen per proces is verwijderd (alleen voor de Silverlight Viewer). Modellen en rollen worden niet getoond in de Viewer. Alle gedeelde processen worden in een lijst gezet, de Gedeelde processen folder. Gepubliceerde processen en folders zitten in de Gepubliceerde processen folder. Updates in User Manager (ex-repository Manager) Engage Viewer Configuration is verwijderd. Deze functionaliteit is nu beschikbaar in de Publisher (alleen van toepassing voor de HTML-viewer wanneer deze is geïntegreerd in een ander systeem). 1 September 2012 Pagina 11/11