ENGAGE Modeler Handleiding 2015 ENGAGE Software

Transcriptie

1 ENGAGE Modeler Handleiding

2

3 ENGAGE Modeler dé tool voor effectieve procesverbetering door ENGAGE Software

4 ENGAGE Modeler Handleiding All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: juni 2015 in (whereever you are located)

5 Inhoud 5 Inhoudsopgave Voorwoord 13 Deel I Introductie 16 Deel II Werkomgeving 18 1 Modeler... opties 18 Selecteer de applicatietaal Selecteer het... kleurenschem a 20 Bepaal de standaard... zoom factor 20 Sorteer de navigatieonderdelen Specificeer de... actie na invoegen 20 Herinnering om... het project op te slaan 21 Specificeer de... afdrukm ogelijkheden 21 Actie bij het opstarten Pas de Werkbalk... Snelle Toegang aan 23 Pas de volgorde... van de iconen aan 23 Neem contact... op m et Engage! Softw are 24 Herstelbestand Wizards Definieer sjablonen... voor om schrijvingen 28 Docum enten als... hyperkinks 29 Stijl voor scherm... info 29 Standaard lettertype Touch m ode Werkruimte Program m apanelen Standaardindeling Wijzig de standaardindeling Sla een w erkom... geving op 34 Beschikbare indelingen Lettertype in... diagram m en 35 Statusbalk Instellingen... indicatoren 36 Stel de kleuren... en grensw aarden voor indicatoren in 36 Definieer uw eigen... variabelen 37 4 Werk... offline 38 Offline gaan Lokaal installeren Offline gaan Deinstalleren Dataherstel Help Handleiding en... tutorials 41 Contextuele help Contact opnem... en m et ENGAGE 44 Deel III Modelleren 46 5

6 6 ENGAGE Modeler Handleiding 1 Project Maak een nieuw... project aan 46 Open een bestaand... project 46 Projecteigenschappen Zoeken naar een... project 47 2 Projectelementen Maak een nieuw... m odel aan 48 Modeleigenschappen Maak een nieuw... proces aan 49 Proceseigenschappen Maak een nieuw... e rol aan 51 Roleigenschappen Verw ijderen,... kopiëren en plakken van een projectelem ent 52 3 Processtappen Activiteiten Zorgactiviteiten Transportactiviteiten Productieactiviteiten Niet-activiteiten Navigatie Processtapeigenschappen Prestatie-indicatoren... van het proces 59 Processtap... prestatie-indicatoren 60 Subproces... prestatie-indicatoren 61 Statische processtapgegevens Processtapeigenschappen Invoergegevens... van een activiteit 63 RASCI rollen Subproceseigenschappen Prestatie-indicatoren... van een activiteit 64 Taakeigenschappen Automatisch Handmatig Semi-automatisch Telefonisch Internet Overig Vergadering Teamw erk Wachtmoment Mijlpaal Aftakking Aansluiting Splitsing Put Keuze Beslissing Subproces Fase Service Proceskoppeling Start Startpunt... 71

7 Inhoud 7 Stop Ingang Uitgang Begin uitgeklapt... subproces 72 Einde uitgeklapt... subproces 72 Begin uitgeklapte... service 72 Einde uitgeklapte... service 72 Begin van... een uitgeklapte fase 72 Einde van een... uitgeklapte fase 73 Begin van... een uitgeklapte proceskoppeling 73 Einde van een... uitgeklapte proceskoppeling 73 4 Aanpassen... van het proces 73 Voeg een processtap... toe 73 Verw ijder een... processtap 74 Verw ijder een... subboom 75 Voeg een procestak... toe 75 Verw ijder een... procestak 76 Knippen/kopiëren... en plakken 76 Maak een Ga... naar aan 77 Het m aken van... niet-gekoppelde sam envoegingen 78 Verplaats een... processtap 80 Verplaats een... subboom 81 Meervoudige... selectie 82 Wijzigen volgorde... procestakken 82 Startpunten aanm... aken 83 Parallelle startpunten... aanm aken 85 5 Aanpassen... van eigenschappen 86 Om schrijving... en opm erkingen 87 Docum ent en... internetpagina 88 Deelnem ers,... rollen en eigenaar 89 Frequenties en... condities van een Keuze 90 Selecties Notitie Risicopunt Converteren activiteitstype Invoer/Uitvoer... van een activiteit 96 Mini-eigenschappenvenster Eigenschappentabel Roleigenschappeneditor Menscapaciteit Menscapaciteitdiagram Roleigenschappen Groepen Voeg een... groep toe 107 Verw ijder... een groep 107 Koppel een... groep aan meer dan één rol 107 Verw ijder... een koppeling naar een rol 108 Groepeigenschappen Procesnavigatie Vind een processtap... door zijn num m er 110 Ga om hoog en... om laag 110 Vind een stuk... tekst 110 Uitklappen, inklappen... en opnem en van een subproces of service 111 7

8 8 ENGAGE Modeler Handleiding Een proceskoppeling... in-en uitklappen 112 Naar de bestem... m ing van een 'Ga naar' gaan Brainstorms Een brainstorm... diagram m aken 114 Notities Notities versturen... vanaf sm artphones 117 Kolom m en Werken m et... brainstorm diagram m en 120 Converteren... naar een proces 121 Converteren... van een activiteitsnotitie 122 Converteren... van een rolnotitie 122 Converteren... van een documentsnotitie 122 Converteren... van een onbepaalde notitie 123 Converteren... van meerdere notities 123 Deel IV Beeld Weergave... procesdiagram 126 Tonen/verbergen... details van procesdiagram 126 Vaste diagram... details 129 Zoom en Iconen w ijzigen Filteren Filter aanpassen Filteren Opnieuw filteren Com pacte w... eergave Zwembaan Invoegen in zw... em baanw eergave 135 Drag and drop... in zw em baanw eergave 136 Verslepen... van een stap met een enkele rol 137 Verslepen... van een stap met meerdere rollen Volledig... scherm Diagram... rotatie Mijn... layout 142 Beperkingen... in w ijzigen van eigenschappen 144 Stappen verplaatsen Staponderdelen... verplaatsen 145 Wijzigen van... grootte van staponderdelen 146 Aantekeningen... verplaatsen en aanpassen 147 Lijnen w ijzigen Een lijn selecteren Een deel van... een lijn verplaatsen 149 Lijnen vereenvoudigen Lijndelen... toevoegen 152 Het eindpunt... van een lijn verplaatsen 152 Een raster tonen Blokoperaties Tekst en groeponderdelen Toevoegen en... verw ijderen van eenvoudige stappen Werkmodi Modelleringm... odus 158

9 Inhoud 9 Evaluatiem odus Sim ulatiem odus Deel V Analyse Evaluatie Evalueer proces Evalueer pad Evalueer geselecteerde... pad 163 Kritieke pad Simulatie Sim uleer proces Optim aliseer... m enscapaciteit 164 Doorlooptijdverdeling Indicatoren Invoerindicatoren Invoerindicatoren... en prestatie-indicatoren 167 Prestatie-indicatoren Zelf gedefinieerde... indicatoren 169 Schonen indicatoren Weergeven... van Resultaten 171 Kiezen indicatoren Tonen indicatoren Kosten per type Vergelijken... analyseresultaten 175 Deel VI Import/export Importeren... van XPDL Importeren... van BPMOne Importeren... van Mavim Exporteren... naar XPDL Exporteren... naar PDF Exporteren... naar Microsoft Word Exporteren... naar Microsoft PowerPoint Exporteren... naar Microsoft Excel Exporteren... naar Microsoft Visio Exporteren... naar PNG bestand Exporteren... naar Windows Workflow Exporteer... project naar bestand Importeer... project van een exportbestand Exporteer... brainstorm naar een CSV bestand 191 Deel VII Afdrukken en Rapportage Druk... Brainstorm- of procesdiagram af Druk... Procesrapportage af Druk... feedback af 199 9

10 10 ENGAGE Modeler Handleiding 4 Rapportage... en kruistabellen 201 Docum enten... per proces 203 Docum enten... per stap 204 Docum enten... per rol 205 Stappen per... docum ent 206 Rollen per docum... ent 207 Rollen per proces Rollen per stap Processen per... rol 210 Ongebruikte... rollen 211 RASCI m atrix RASCI rollen... per activiteit 212 RASCI activiteiten... per rol 213 Proceskoppelingen... per proces 213 Maatw erktype... per docum ent 214 Maatw erktype... per proces 215 Processen per... m aatw erktype 215 Ongebruikte... m aatw erktypes 216 Deel VIII Centrale Repository Autorisatie Repository-gebruikers Gebruiksrechten Autoriseren Wijzig w achtw... oord 224 Overzicht projectautorisatie Overzicht autorisatie Toegangsbeheer Vergrendelen Ontgrendelen Versiebeheer Statussen van... een procesversie 228 Maak een checkpoint... aan 229 Historie Publicatie Delen Stoppen m et... delen 233 Aanbieden voor... publicatie 234 View er link m... aken 235 Deel IX Werken met centrale tabellen Gebruiken... van centrale tabellen Verwijzen... naar centrale tabelelementen Synchroniseren... van centrale tabellen Gebruik... van eigen tabeltypes 243 Deel X Feedback Tonen... reacties Nieuwe... reactie 248

11 Inhoud 11 3 Reageer... op reactie Reactie... bijwerken Reactie... verwijderen Status... van een reactie wijzigen 251 Index 0 11

12

13 Voorwoord Voorwoord Wij willen u bedanken voor het proberen en/of abonneren op een account van ENGAGE Modeler. Veel succes en plezier bij het verbeteren van uw bedrijfsprocessen. 13

14

15 Deel I

16 16 1 ENGAGE Modeler Handleiding Introductie Deze Online Help bevat alles wat u nodig heeft om te kunnen werken met onze ENGAGE Modeler. Er wordt waar nodig het verschil aangegeven tussen de Standard, Professional en Multi-user edities van ENGAGE Modeler. De Standard editie is bedoeld als pure modelleertool. The hoofdfunctionaliteit bestaat uit Processen modelleren Processen bekijken Afdrukken en Rapportage Beperkte import/export mogelijkheden. De Professional is verrijkt met: Procesanalyse (evaluatie en simulatie) Meer import/export mogelijkheden Kruistabellen Centrale tabellen Add-ins Offline werken De Multi-user bevat aanvullende functionaliteit voor het werken met meerdere gebruikers in een centrale repository: Toegangsbeheer Versiebeheer Autorisatie Publicatie Feedback Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben, neemt u dan gerust telefonisch contact met ons op via telefoonnummer +31 (0) of stuur een naar support@engage-software.com. Succes!

17 Deel II

18 18 2 ENGAGE Modeler Handleiding Werkomgeving U kunt de Modeler opties alsmede de functies van de groep Lettertype en Venster (zie Werkruimte) gebruiken op het tabblad Beeld van het Lint om de applicatie in te stellen. U kunt de Instellingen indicatoren in de Project groep van de Home tab gebruiken om enkele opties voor modellen en processen in te stellen. 2.1 Modeler opties Om de ENGAGE Modeler opties te bereiken, selecteert u tabblad Bestand en vervolgens de knop Opties. U kunt hier besluiten over de/het: Applicatietaal kleurenschema Stijl voor scherminfo standaard zoomfactor standaard lettertype invoeggedrag herinnering om het project op te slaan sorteren van navigatieonderdelen in alfabetische volgorde tonen van documenten als hyperlinks actie bij het opstarten tonen van wizard bij het aanmaken van projecten tonen van wizard bij het aanmaken van modellen afdrukmogelijkheden herstelbestand definiëren van sjablonen voor omschrijvingen touch mode en virtueel numeriek toetsenbord U kunt ook de Werkbalk Snelle Toegang aanpassen en de volgorde van de iconen in het Lint aanpassen.

19 Werkomgeving Selecteer de applicatietaal ENGAGE Modeler is een meertalige applicatie. U kunt eenvoudig de taal van het programma wisselen. Druk op de Applicatieknop in de linkerbovenhoek van het programma. Druk vervolgens op de knop Opties en selecteer Taal op het tabblad Populair. Nadat u een taal heeft geselecteerd, dient u de applicatie opnieuw op te starten om deze in de geselecteerde taal te zien.

20 ENGAGE Modeler Handleiding Selecteer het kleurenschema U kunt zeer eenvoudig het kleurenschema van de applicatie aanpassen. Druk op de Applicatieknop in de linkerbovenhoek van de applicatie. Vervolgens, druk op Opties en selecteer Kleurenschema op het tabblad Populair. Voor ENGAGE Modeler dient u de applicatie opnieuw op te starten om het nieuwe kleurenschema toe te passen Bepaal de standaard zoomfactor De standaard zoomfactor is de zoomfactor die betrekking heeft op de grootte van een nieuw procesdiagram. Deze zoomfactor wordt bij het betreffende proces onthouden. Wanneer u de zoomfactor wijzigt van een bestaand proces dan zal deze worden gebruikt wanneer u dit proces een volgende keer opent. Om de standaard zoomfactor in te stellen, drukt u op de Applicatieknop in de linkerbovenhoek van de applicatie. Vervolgens, druk op Opties en ga naar Standaard zoomfactor op het tabblad Populair en gebruik de schuifbalk om de gewenste waarde te selecteren Sorteer de navigatieonderdelen Elke keer wanneer een nieuw model, proces of rol wordt aangemaakt, wordt deze aan de onderkant van de betreffende lijst in het navigatiegedeelte toegevoegd in het Project venster. Als deze lijst van modellen en processen langer wordt, is het verstandig om de lijst te sorteren op alfabetische volgorde. Om dit te bewerkstelligen, drukt u op de Applicatieknop in de linkerbovenhoek van de applicatie. Vervolgens, druk op Opties en plaats een vinkje in het hokje voor Toon items in navigatie in alfabetische volgorde op het tabblad Populair. U kunt ook de standaardvolgorde in de navigatie wijzigen door de elementen binnen de model-, de rol- of de proceslijst te verslepen. Het gesleepte element wordt ingevoegd voor het element waarop het is losgelaten. Dit betekend dat om een element naar het einde van de lijst te verplaatsen deze eers op het laatste element moet worden gesleept en vervolgens het laatste element naar de voorgaande moet worden gesleept Specificeer de actie na invoegen Wanneer een nieuwe processtap wordt ingevoegd in een procesdiagram dan dient deze tenminste een naam te krijgen. De applicatie genereert automatisch een naam, namelijk het type processtap, bijvoorbeeld Keuze of Handmatig. In de meeste gevallen zal de gebruiker deze naam vervangen door een betere. Ook zal de gebruiker wat belangrijke eigenschappen met de stap mee willen geven, zoals de rol van de activiteit of de frequentie van een procestak bij een keuze. Om deze handelingen te vergemakkelijken biedt ENGAGE Modeler drie soorten acties aan voor het invoegen van een processtap. Deze drie mogelijkheden verschillen op welke plaats de focus komt net na het invoegen: De focus blijft op de zojuist ingevoegde processtap; de gebruiker kan onmiddellijk een nieuwe processtap invoegen. De focus komt op de naam van de zojuist ingevoegde processtap, zodat de gebruiker deze onmiddellijk kan wijzigen. Het mini-eigenschappenvenster wordt geopend, zodat de gebruiker enkele eigenschappen van de zojuist ingevoegde processtap kan ingeven. Om de gewenste optie als standaard in te stellen, drukt u op de Applicatieknop in de linkerbovenhoek van de applicatie. Vervolgens, druk op Opties en ga naar Actie na invoegen op het tabblad Populair en selecteer respectievelijk Doe niets, Hernoemen of Toon mini-eigenschappenvenster.

21 Werkomgeving Herinnering om het project op te slaan ENGAGE Modeler bewaart alle projecten online in de 'cloud'. Dit is niet meer mogelijk als de internetverbinding verbroken wordt. U kunt het project dan alleen opslaan door te exporteren naar een bestand en deze later weer te importeren in de cloud opslag als de internetverbinding weer is hersteld. Om dit omgemak te voorkomen wordt het aanbevolen om uw werk met regelmaat op te slaan. ENGAGE Modeler kan u eraan herinneren om dit te doen. Om te bepalen met welk interval deze herinnering getoond moet worden gaat u naar tabblad Bestand in het Lint. Vervolgens kiest u voor Opties en wijzigt de optie Herinnering om het project op te slaan. De volgende melding verschijnt na het gekozen interval: Specificeer de afdrukmogelijkheden Een proces kan op twee manier worden afgedrukt: als een procesdiagram of als een lijst met processtappen incl. hun eigenschappen (rapportage). U kunt een aantal afdrukaspecten beïnvloeden door een aantal afdrukopties in te stellen. Druk op tabblad Bestand in de linkerbovenhoek van de applicatie. Vervolgens, druk op Opties en ga naar het tabblad Afdrukken/Rapportage en vink de gewenste opties aan. Vink Inclusief subprocessen aan als u informatie (diagram, rapportage of feedback) recursief van alle subprocessen wilt afdrukken. Vink Inclusief voettekst aan als u een voettekst wilt op iedere pagina met een procesdiagram. Met de keuze plaatsing subprocessen bepaalt u waar deze geplaatst moeten worden. Op een aparte pagina of genest in het hoofdproces / bovenliggende proces

22 22 ENGAGE Modeler Handleiding Met de keuze Toon Diagram kunt u bepalen of het diagram na de eigenschappen, voor de eigenschappen of helemaal niet getoond moeten worden. Het procesdiagram wordt afgedrukt als één groot plaatje wat in stukken wordt gesneden indien deze niet op één pagina past. Het gebied dat beschikbaar is op een bladzijde voor het procesdiagram hangt af van de grootte van de marges, inclusief de voettekst en evt. geprinte commentaarregels. Het kan voorkomen dat de grens van een pagina (zowel horizontaal als verticaal) precies op een processtap valt, waardoor deze doormidden geknipt wordt en over twee pagina s wordt verdeeld. Vink Aanpassen aan paginagrootte aan om ervoor te zorgen dat de grenzen van de pagina s op de juiste plek komen. Vink de optie Verkleinen om te passen aan om er zeker van te zijn dat het procesdiagram wordt afgedrukt op het gewenste aantal pagina s horizontaal en verticaal (deze aantallen worden ingegeven achter Verkleinen horizontaal en Verkleinen verticaal). Wanneer de Schalingsfactor voor afdrukken klein is, wordt het procesdiagram zo ineengekrompen dat de tekst onleesbaar wordt. Vink Scherpe tekstweergave aan om te forceren dat de tekst toch scherp wordt afgedrukt door de printer Actie bij het opstarten U kunt bepalen wat de eerste actie moet zijn die ENGAGE Modeler uitvoert na het aanmelden. Dit kan met de optie Actie na aanmelden in de opties

23 Werkomgeving Pas de Werkbalk Snelle Toegang aan U kunt elke functie die beschikbaar is binnen Modeler toevoegen aan de Werkbalk Snelle Toegang aan de bovenkant van de applicatie. Het is gebruikelijk om hier de meest gebruikte functies te plaatsen, zoals Opslaan, Invoegen of Simuleer proces. Om de Werkbalk Snelle Toegang aan te passen, drukt u op de Applicatieknop in de linkerbovenhoek van de applicatie. Vervolgens, druk op Opties en ga naar het tabblad Aanpassen en voeg de gewenste functies toe of verwijder deze Pas de volgorde van de iconen aan Om de volgorde van de iconen in de groep Processtappen aan te passen kiest u voor tabblad Bestand in het Lint. Vervolgens kiest u voor Opties en dan voor Lint.

24 24 ENGAGE Modeler Handleiding Selecteer het icoon dat u wilt verplaatsen en gebruik de knoppen rechts om deze naar voren of achteren te verplaatsen Er is slechts 1 volgorde voor alle iconensets. Wijzigt u de iconenset met de keuze Iconen bovenin het schern dan kunt u zien hoe de huidige volgorde er voor de gekozen iconenset uitziet. Kies voor Akkoord om de wijzigingen toe te passen Neem contact op met Engage! Software Druk op de Applicatieknop in de linkerbovenhoek van de applicatie. Vervolgens, druk op Opties en ga naar het tabblad Bronnen en druk op de knop Neem contact met ons op. U wordt naar de contactpagina van de website van Engage! Software geleid Herstelbestand Druk op de Applicatieknop in de linkerbovenhoek van de applicatie. Vervolgens, druk op Opties en ga naar het tabblad Herstelbestand en specificeer de frequentie van het aanmaken van het herstelbestand. Haal het vinkje weg uit het hokje voor Bewaar informatie voor Automatisch Herstellen indien u geen herstelbestand wilt aanmaken.

25 Werkomgeving Wizards Als in de Actie na aanmelden in de opties is gekozen voor de wizard, wordt er na het starten van ENGAGE Modeler een wizard getoond om u te helpen met de eerste stappen met de software. Als u het vinkje Tonen bij opstarten uitzet wordt de wizard niet meer getoond. De volgende twee andere wizards zijn beschikbaar: Wizard voor het aanmaken van projecten die u helpen om een nieuw project, model, proces en een

26 26 ENGAGE Modeler Handleiding aantal rollen aan te maken. Wizard voor het maken van modellen die u helpen een model, proces en aantal rollen aan te maken. Om deze wizards aan of uit te zetten gaat u naar tab Bestand van het Lint, kiest u voor Opties en vinkt u de juiste keuzes aan van tab Populair van de Modeler Opties dialoog: Om de wizard voor het aanmaken van projecten te starten kiest u Nieuw in het applicatiemenu van tab Bestand (als de wizard niet actief is wordt nu alleen een leeg project aangemaakt) of kiest u voor Nieuw Project van de opstartwizard. Geef de naam op van het project. Als u nu op Gereed drukt wordt er een leeg project aangemaakt. Druk op Volgende om verder te gaan met de wizard en een model aan te maken. U zult zien dat er in de achtergrond een project wordt aangemaakt. Dit project wordt direct in de repository aangemaakt. Zelfs als u de volgende stap van de wizard annuleert of u afmeldt zonder op te slaan zal dit project beschikbaar zijn als u weer aanmeldt. Om de wizard voor het aanmaken van een model te starten kiest u voor Nieuw Model in groep Project groep van tab Start (als de wizard is uitgeschakeld wordt nu alleen een leeg model aangemaakt)

27 Werkomgeving 27 Geef de naam op van het model. Als u op Gereed drukt wordt er alleen een leeg model aangemaakt. Kies Volgende om verder te gaan met de wizard. De dialoog voor nieuw proces wordt geopend. U zult zien dat het model wordt aangemaakt op de achtergrond. Dit model zal weer verdwijnen als u de wizard annuleert. Geef de naam op van het proces. Als u kiest voor Gereed wordt er een leeg proces aangemaakt. Kies Volgende om verder te gaan met de wizard. Het dialoog voor nieuwe rollen wordt geopend. U zult zien

28 28 ENGAGE Modeler Handleiding dat er in de achtergrond een proces wordt aangemaakt en het diagram wordt geopend. Type de naam van een rol. Druk op Enter of de knop Toevoegen om de rol aan de lijst toe te voegen. Type de naam van een andere rol en druk nogmaals op Toevoegen. Kies vervolgens Gereed om alle rollen in het model aan te maken Definieer sjablonen voor omschrijvingen Voor het aanmaken van sjablonen voor het omschrijvingenveld drukt u op tabblad Bestand. Vervolgens, druk op Opties en ga naar het tabblad Sjablonen. U kunt hier een nieuw sjabloon aanmaken door op de knop Nieuwe aanmaken te drukken of u kunt een bestaand sjabloon verwijderen met een druk op de knop Verwijder sjabloon.

29 Werkomgeving 29 Indien u een nieuw sjabloon aanmaakt, wordt u gevraagd om het sjabloon een naam te geven. Vervolgens maakt u in het venster onder de tekst Sjablooneditor uw sjabloon aan. Met een druk op Akkoord wordt uw sjabloon bewaard. U kunt meerdere sjablonen aanmaken als u dat wilt. De sjablonen kunnen later gebruikt worden bij het opgeven van een Omschrijving Documenten als hyperkinks U kunt meer dan een document aan een proces of processtap koppelen (zie Document en internetpagina). Als een document is gekoppeld kunt u deze bekijken in paneel Document. Deze bevat een ingebouwde webbrowser. Sommige browsers hebben echter problemen met het tonen van bepaalde documenten (webpagina's) in een dergelijk venster omdat deze pagina's proberen de volledige webbrowser over te nemen. Deze zouden dus uw sessie met ENGAGE Modeler beeindigen. Als u dergelijke pagina's gebruikt en u wilt dit gedrag voorkomen kunt u er voor kiezen om niet deze browser te gebruiken en te kiezen voor Toon documenten als hyperlinks in de Modeler opties dialoog. De documenten zullen dan in dit paneel worden getoond als een lijst met hyperlinks. Als u een document klikt wordt de pagina in een nieuw eigen venster geopend Stijl voor scherminfo Als u de muis boven een knop of eigenschap in de eigenschappeneditor beweegt dan wordt er extra informatie getoond. Met het kiezen van de stijl voor scherminfo kunt u besluiten of De volledige uitleg moet verschijnen Alleen de naam van de functie/eigenschap moet verschijnen Er niets getoond moet worden.

30 30 ENGAGE Modeler Handleiding Standaard lettertype ENGAGE Modeler gebruikt een standaard lettertype voor alle teksten in een procesdiagram en menscapaciteit diagram. Later kunt u dit lettertype wijzigen als u dit wenst (zie Lettertypes in diagrammen) Touch mode Om de touch mode te activeren voor ENGAGE Modeler vinkt u de optie Touch mode aan in de dialoog Modeler Opties. Dit zorgt voor dikkere splitterbalken en de mogelijkheid om meerdere stappen te selecteren met touch d.m.v. een zogenaamde 'flick' beweging (een snelle korte sleepbeweging naar beneden op een stap). Om het virtuele numerieke toetsenbord aan te zetten vinkt u de optie Toon virtueel numeriek toetsenbord aan in de dialoog Modeler Opties. Het wordt automatisch getoond als de focus op een numeriek veld of tijdveld komt.

31 Werkomgeving Werkruimte De werkruimte van ENGAGE Modeler is onderverdeeld in programmapanelen die weer bestaan uit een aantal vensters in de standaardindeling. U kunt de standaardindeling wijzigen door de verschillende vensters op te pakken en los te laten op de gewenste plek of door venters te verbergen of weer te tonen. U kunt de door u gewijzigde werkomgeving opslaan zodat u deze een volgende keer weer kan gebruiken. U kunt eenvoudig de standaardindeling herstellen indien u de eigen wijzigingen niet meer werkbaar vindt Programmapanelen De werkruimte van ENGAGE Modeler is onderverdeeld in een aantal panelen: Project Hier kunt u navigeren naar verschillende modellen, processen, subprocessen en rollen. Historie Hier kunt u navigeren naar modellen en processen die zijn opgehaald vanuit de historie (alleen bij ENGAGE Modeler Multi-user). Tonen indicatoren Hier kunt u indicatoren selecteren die u in het procesdiagram getoond wilt hebben. Eigenschappen Bevat alle eigenschappen behalve de omschrijving (een aangevinkt hokje achter Omschrijving in dit venster betekent dat er een omschrijving voor deze processtap in het tabblad Omschrijving is gezet). Omschrijving Hier kunt u een omschrijving achterlaten voor het object. Opmerkingen Hier kunt u een extra omschrijving achterlaten voor het object. Aantekeningen Hier kunt u een aantekening toevoegen voor het object. Document Laat het gekoppelde document of de internetpagina zien van het object. Berichten Overzicht van alle berichten (fouten, waarschuwingen, opmerkingen) die door ENGAGE Modeler worden gegenereerd. Bijstellen indicatoren Hier kunt u eenvoudig een van de invoergegevens wijzigen van het geselecteerde object (niet in ENGAGE Modeler Standard). Menscapaciteit Bevat het organisatieoverzicht van een proces. Diagram Bevat het procesdiagram van een proces of een subproces. Elk geopend proces of subproces is als tabblad in dit paneel te vinden. Zoekresultaten Bevat de resultaten van de laatste zoekopdracht. Helicopterview Hier kunt u eenvoudig navigeren naar verschillende plaatsen in een groot procesdiagram., Reacties Toont alle reacties op de publicatie van het geselecteerde proces.

32 ENGAGE Modeler Handleiding Standaardindeling In het algemeen is de gebruiker vrij om de panelen te plaatsen waar hij wilt binnen de werkomgeving. De standaardindeling van ENGAGE Modeler groepeert een aantal panelen binnen de vensters als volgt: Navigatievenster bestaat uit de panelen Project, Historie en Tonen indicatoren, Eigenschappenvenster bestaat uit de panelen Eigenschappen, Omschrijving en Document, Omschrijvingenvenster bestaat uit Omschrijving, Opmerkingen en Aantekeningen samen met Berichten en Zoekresultaten, Diagramvenster bestaat uit alle Diagram panelen Menscapaciteitvenster bestaat uit het Menscapaciteit paneel. Reactiesvenster bevat het Reacties paneel. De standaard layout beschikbaar tijdens de Modelleringsmodus ziet er als volgt uit: De vensters voor historie, helicopterweergave, tonen indicatoren, berichten, zoekresultaten, hulpbrommen en opmerkingen zijn initiaal verborgen. De historie wordt zichtbaar als er een proces uit de historie wordt opgehaald. Het berichtenvenster wordt automatisch zichtbaar bij een foutmelding. De zoekresultaten worden zichtbaar na een zoekopdracht. Maar u kunt altijd zelf een paneel zichtbaar maken d.m.v. Beeld -> Tonen op het Lint. In de Simulatiemodus wordt het venster Menscapaciteit toegevoegd. Het venster met reacties kan naar wens worden geopend voor gebruikers met rechten om reacties te plaatsen of te zien (zie Tonen reacties ). Behalve deze standaardlayout zijn er nog meer Voorgedefinieerde layouts beschikbaar Wijzig de standaardindeling U kunt de indeling van het programma wijzigen door panelen te verbergen of ze op een andere plek te laten vallen en door het tonen van verborgen panelen. Verplaatsen van panelen

33 Werkomgeving 33 U kunt de plek van een paneel veranderen door deze te slepen en deze los te laten op een ander paneel. Wanneer u een paneel verplaatst, zal onderstaande figuur in het midden van het paneel waarop u het te verplaatsen paneel wilt loslaten, verschijnen: Indien u het te verplaatsen paneel op het middelste vierkantje loslaat, zal het paneel als tabblad achter het reeds aanwezig paneel verschijnen. Indien u het te verplaatsen paneel op een van de andere vierkanten loslaat, zal het paneel boven, onder, links of rechts van het reeds aanwezige paneel worden geplaatst. Verbergen van panelen Voor het verbergen van een paneel drukt u op het kruisje in de rechterbovenhoek. Tonen van verborgen panelen Om een verborgen paneel weer zichtbaar te maken, dient u op de knop Toon te drukken in de groep Venster op het tabblad Beeld en selecteert u het paneel dat u wilt zien. Er bestaan drie uitzonderingen op deze regel. Voor het tonen van het paneel Tonen indicatoren dient u op de corresponderende knop te drukken in de groep Tonen/verbergen op het tabblad Layout in het Lint.

34 34 ENGAGE Modeler Handleiding Om het Reacties paneel te tonen klikt u op Tonen Reacties in de tab Feedback van het Lint Sla een werkomgeving op Nadat u de indeling heeft gewijzigd, kunt u de indeling opslaan en elke keer als u Modeler opstart, gebruiken. Druk hiervoor op de knop Werkruimte opslaan in de groep Venster op het tabblad Beeld Beschikbare indelingen Als u de standaardindeling wilt herstellen (zie Standaardindeling) drukt u op de knop Werkruimte layout in de groep Venster van tabblad Beeld en selecteer Standaard vanuit het uitklapmenu dat verschijnt. Hier ziet u ook de andere beschikbare indelingen. Door te kiezen voor Opgeslagen werkruimte zal de layout weer worden toegepast zoals deze voor het laatst is opgeslagen. De keuze voor Standaard herstelt de standaardlayout. Met Traditioneel zal de layout worden toegepast zoals gebruikers deze kennen van oudere versies. De indeling Workshop is bedoelt voor het in kaart brengen van processen tijdens een workshop. De

35 Werkomgeving 35 indeling Analyseren is ontworpen voor de fase van procesanalyse. U kunt een van de voorgedefinieerde indelingen selecteren, wijzigen en opslaan als uw eigen layout. Deze zal dan gebruikt worden als u zich opnieuw aanmeldt Lettertype in diagrammen Voor het wijzigen van het lettertype in het Diagram paneel en het Menscapaciteit paneel kunt u de knoppen en uitklapvelden gebruiken in de groep Lettertype op het tabblad Beeld. Selecteer het lettertype en kleur direct in de groep Lettertype. Standaard zal de lettergrootte vast zijn met grootte 10. De knop Vaste grootte staat aan en u kunt de grootte wijzigen. U kunt ook de knoppen gebruiken voor het vergroten of verkleinen van de lettergrootte. U kunt de lettergrootte automatisch laten bepalen door op de knop Vaste grootte te drukken en deze uit te schakelen. De grootte wordt dan bepaald door de gebruikte zoomfactor. Opmerking: Keuzefrequenties en condities zijn altijd schuin geschreven onafhank elijk van het gek ozen lettertype. De lettergrootte in het indicatorenk ader is nooit vast. Deze wijzigt altijd mee a.d.h.v. de zoomfactor Statusbalk De statusbalk van ENGAGE Modeler bestaat uit de volgende onderdelen: Weergaveknoppen Schuifbalk om in en uit te zoomen Er zijn de volgende weergaveknoppen aanwezig in de statusbalk: Zwembaan Rotatie Modelleringsweergave Evaluatieweergave Simulatieweergave Volledig scherm

36 36 ENGAGE Modeler Handleiding Druk op een van deze knoppen om de weergave van het huidig geselecteerde proces te wijzigen. De zwembaanknop wisselt tussen waardestroomweergave en de laatst gebruikte zwembaanweergave. Gebruik de schuifbalk om het huidig geselecteerde diagram van een proces, subproces of van de menscapaciteit de vergroten of te verkleinen. 2.3 Instellingen indicatoren Let op: Deze functionaliteit is niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard. U kunt de knop Instellingen indicatoren vinden in groep Project van het tabblad Start. Nadat u op deze knop heeft gedrukt, verschijnt er een dialoogvenster waar u het volgende kunt doen: instellen van de kleuren en grenswaarden voor indicatoren en definiëren van uw eigen variabelen. Deze instellingen worden ingesteld voor het hele project Stel de kleuren en grenswaarden voor indicatoren in ENGAGE Modeler kan op grafische wijze de geselecteerde prestatie-indicatoren boven de processtappen tonen. Hierbij worden verschillende kleuren gebruikt om de verschillen in waardes af te beelden. Op deze manier kan eenvoudig de waarde die de meeste aandacht vraagt worden gevonden. De kleuren en het gebied kunnen worden ingesteld door op de knop Productiviteitsinstellingen te drukken in de groep Indicatoren op het tabblad Analyse en vervolgens Drempelwaardes. U kunt de drempelwaardes en kleuren kiezen voor drie gebieden: Acceptatie, Attentie en Waarschuwing.

37 Werkomgeving 37 Deze kleuren en grenswaarden worden opgeslagen voor het project en zullen voor alle processen worden toegepast Definieer uw eigen variabelen Modeler berekent de meest voorkomende prestatie-indicatoren voor een proces. Toch kan de gebruiker, indien gewenst, zijn eigen indicatoren introduceren specifiek voor zijn/haar werk. Het programma is voorbereid op deze mogelijkheid. Er zijn vijf indicatoren, genaamd: Kwalitatief 1, Kwalitatief 2, Kwalitatief 3, Kwantitatief 1, en Kwantitatief 2. De eerste drie indicatoren worden hetzelfde berekend als Betrouwbaarheid, namelijk door het vermenigvuldigen van de waardes wordt de totale waarde berekend voor het hele proces. De laatste twee indicatoren worden hetzelfde berekend als Gem. bedientijd, namelijk door het optellen van de waardes wordt de totale waarde berekend voor het hele proces. Indien u de naam van een eigen gedefinieerde indicator wilt wijzigen, drukt u op de knop Instellingen indicatoren in de groep Project op het tabblad Start en vervolgens op de knop Indicatoren. Voer de nieuwe naam in het bijbehorende tekstveld in.

38 38 ENGAGE Modeler Handleiding Deze instellingen worden opgeslagen voor het project en zullen voor alle processen worden toegepast Werk offline Let op: Deze functionaliteit is niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard. ENGAGE Modeler biedt de mogelijkheid om tijdelijk offline te werken met één van uw projecten of zelfs met een deel van een project. Dit is zinvol als u verwacht dat er voor een periode geen internetverbinding beschikbaar zal zijn en u wilt toch verder gaan met proces modellering en/of analyse.. Met de knoppen van de Online / offline groep van het Repository tabblad kunt u Offline gaan met uw werk door dit lokaal op uw eigen computer te bewaren om dit later te gebruiken wanneer u niet verbonden bent. Uiteindelijk kunt u weer terug Online gaan met uw offline gemaakte wijzigingen door deze weer op te slaan in de Engage! Repository op het internet. Om offline te kunnen werken zonder internetverbinding dient u ENGAGE Modeler lokaal te installeren.

39 Werkomgeving Offline gaan Druk op de knop Werk offline in de Online/offline groep van het Repository tabblad. Het volgende dialoogvenster verschijnt: U kunt hier de modellen en/of processen selecteren die u offline beschikbaar wilt hebben. Als u een model selecteert dan worden alle processen in dit model automatisch ook geselecteerd. Als u een model of proces offline bewaart, zal deze in de repository worden vergrendeld en is het voor andere gebruikers (inclusief uzelf als u vanaf een andere computer werkt) niet mogelijk om deze te wijzigen, totdat u hier weer mee terug Online gaat. Kies Alles selecteren om alle modellen van het huidige project te selecteren. Kies Alles deselecteren om de selectie van alle modellen van het huidige project ongedaan te maken. Kies Akkoord om de geselecteerde modellen/processen lokaal op uw computer te bewaren en te wisselen naar Offline werken. U zult een wisseling van de werk modus zien in de statusbalk. Als u voor voor de eerste keer offline gaat, zult u ENGAGE Modeler lokaal moeten installeren Lokaal installeren Als u voor de eerste keer Offline gaat of als u nog niet eerder lokaal hebt geïnstalleerd zal u gevraagd worden om ENGAGE Modeler lokaal te installeren. De volgende vraag verschijnt:

40 40 ENGAGE Modeler Handleiding Als u hier Ja kiest, verschijnt een volgend dialoogvenster (de taal is afhankelijk van de taal van uw Silverlight plug-in): Kies hiervoor bevestigend om de browser af te sluiten en verder te werken met de applicatie buiten de browser. Als u kiest om niet automatisch af te sluiten is het sterk aanbevolen om dit toch zelf te doen om te voorkomen dat twee applicaties met dezelfde data werken en elkaars werk overschrijven. U kunt de lokaal geïnstalleerde versie die buiten de internetbrowser werkt van ENGAGE Modeler zowel offline als online gebruiken. U kunt de geïnstalleerde ENGAGE Modeler ook weer verwijderen Offline gaan Om weer terug online te gaan met uw offline werk kunt u op de knop Werk online in de Online/offline groep van het Repository tabblad. Na het kiezen van Werk online zal uw offline gewijzigde werk weer bewaard worden in het juiste project in de online Engage! Repository. De applicatie wisselt automatisch van werkmodus en zal het bijgewerkte project voor u openen. U kunt de werkmodus weer zien in de statusbalk: Deinstalleren Om de geïnstalleerde ENGAGE Modeler weer te verwijderen klikt u met de rechtermuisknop binnen de applicatie. Kies vervolgens in het volgende venster om de applicatie te verwijderen.

41 Werkomgeving Dataherstel Als het herstelbestand actief is en ENGAGE Modeler is niet juist afgesloten dan zal de volgende keer bij het opstarten het laatst geopende project vanaf het herstelbestand worden geopend. In dit geval verschijnt het extra tabblad Dataherstel in het Lint. Het project dat nu is geopend is van het herstelbestand. Dit is de laatste versie van dit project dat automatisch is opgeslagen in uw laatste sessie. Deze kan verschillen van de versie die op dit moment in de online repository staat. U kunt deze versie bekijken en besluiten of dit de versie is die u wilt opslaan of niet. Kies Herstel data om deze versie op te slaan in de online repository Kies Opslaan Als om deze versie op te slaan in de repository, maar als een nieuw project. In ENGAGE Modeler Basic is er maar één project en is deze optie niet beschikbaar. Kies Verwijder hersteldata om het herstelbestand te verwijderen en verder te werken met de laatste versie in de online repository. 2.6 Help Er zijn twee soorten help beschikbaar: Handleiding en tutorials Contextuele help Bovendien kunt u vragen om hulp door contact op te nemen met ENGAGE Handleiding en tutorials U kunt deze online handleiding benaderen door op de blauwe knop met vraagteken te drukken rechtsboven in het venster.

42 42 ENGAGE Modeler Handleiding U kunt ook naar de Opties gaan en vervolgens naar de Bronnen pagina. De handleiding en tutorials zijn ook beschikbaar op tabblad Help van het Lint Contextuele help Als u een element in het paneel Projecten selecteert een stap in het procesdiagram selecteert een onderdeel van het diagram hulpbronnen selecteert dan kunt u de contextuele help benaderen door op de groene knop met het vraagteken rechtsboven in het venster te drukken. Er verschijnt dan een lijst van mogelijke acties in de gegeven context tesamen met een uitleg of de actie is toegestaan en waarom deze eventueel niet is toegestaan. Niet alle mogelijke acties zijn opgenomen in de lijst, alleen de meest gebruikte acties die contextafhankelijk zijn. Deze lijst bevat onder andere drag en drop, invoegen, knippen, kopieren, plakken, verwijderen, extraheren en evalueer pad. En in het geval van een subproces ook inklappen, uitklappen en opnemen. Als u bijvoorbeeld het begin van een uitgeklapt subproces in de eerste tak van een splitsing selecteert verschijnt de volgende lijst. De enige mogelijke acties zijn kopieren en inklappen. Verder kunt u een nieuw model, proces of rol aanmeken.

43 Werkomgeving 43

44 ENGAGE Modeler Handleiding Contact opnemen met ENGAGE U kunt contact opnemen met ENGAGE door de knoppen te gebruiken van tabblad Help. Druk op een van de knoppen in groep Contact en u krijgt een contactformulier van onze website te zien. Vul dit formulier in en stuur het op. Wij proberen om binnen 24 uur te reageren.

45 Deel III

46 46 3 ENGAGE Modeler Handleiding Modelleren Het modelleren (lees: in kaart brengen) van processen is de hoofdactiviteit waarvoor ENGAGE Modeler is ontworpen en geschikt is. Het volledige modelleren gebeurt in een Project waarin we Projectelementen maken, zoals modellen, rollen en processen. Vervolgens gaan we naar de fase waarin we het Proces aanpassen door middel van het toevoegen, verwijderen, knippen, plakken en verplaatsen van onderdelen die bestaan uit verschillende Processtappen. Ook kunnen we eigenschappen aanpassen van het proces of de processtappen om zodoende meer specifieke mogelijkheden of gedragingen van het proces te benadrukken. Wanneer een procesdiagram groot wordt, kan deze beter worden onderverdeeld in subprocessen. In dit geval wordt de Procesnavigatie een belangrijk punt. Naast procesdiagrammen definiëren we ook de benodigde Menscapaciteit die nodig is voor de uitvoering van het proces. Als we beginnen met het in kaart brengen van een proces dienen we min of meer de betrokken triggers, activiteiten, besluiten, rollen en documenten te weten. Soms zijn deze delen van een proces niet erg voor de hand liggend en is er wat discussie nodig om deze te bepalen. In veel gevallen is deze discussie in de vorm van een brainstormsessie met gele stickers om de ideeen en opmerkingen te noteren. ENGAGE Modeler ondersteunt dergelijke sessies m.b.v. Brainstorm diagrammen. 3.1 Project Een Project is een verzamelbak waarin de ontworpen processen en rollen (gegroepeerd in modellen) en brainstorms worden bewaard. Een project kan wordt opgeslagen in de online centrale repository. Het voorbeeldproject Voorbeelden bevat ook een aantal voorbeeldprocessen die u op weg helpen het programma te leren ontdekken Maak een nieuw project aan Druk op de Applicatieknop en selecteer Nieuw. Er wordt of direct een nieuw project aangemaakt en getoond in het Project venster of een wizard gestart (indien dit in de applicatie opties is ingesteld) die u helpt bij het aanmaken van een nieuw project. Het kan daar ook hernoemd worden Open een bestaand project Druk op de Applicatieknop en selecteer Openen. Er verschijnt een dialoogvenster met hierin al uw aanwezig projecten. Kies het project dat u wilt openen en druk op Akkoord. Het project zal worden geopend.

47 Modelleren 47 Als u de exacte naam van het project niet weet of u wilt een project met een bepaald model of proces openen kiest u voor Zoeken om een project te zoeken Projecteigenschappen Categorie Eigenschap Omschrijving Project Naam Naam van het project Omschrijving Projectomschrijving Opmerkingen Aanvullende omschrijving Zoeken naar een project Als u een project wilt openen maar u weet niet de exacte naam of u weet alleen dat het een bepaald model of proces bevat kunt u op de knop Zoeken klikken in de dialoog Project Openen. Type de zoekterm in het veld Zoeken naar en druk op de knop Zoeken.

48 48 ENGAGE Modeler Handleiding Kies vervolgens een project uit de lijst die verschijnt en druk op Ok om deze te openen. 3.2 Projectelementen Er zijn drie basiselementen die een gebruiker kan aanmaken in de repository of het project om processen in kaart te brengen: Model (zie Maak een nieuw model aan) Rol (zie Maak een nieuwe rol aan) Proces (zie Maak een nieuwe proces) Elk van deze elementen heeft zijn eigen eigenschappen die worden beschreven in respectievelijk Modeleigenschappen, Roleigenschappen en Proceseigenschappen Maak een nieuw model aan Om een model aan te maken, gaat u naar het tabblad Start van het Lint en drukt u op de knop Nieuw Model in de groep Model.

49 Modelleren 49 Alternatieven: Druk met uw rechtermuisknop op een van de onderdelen in het paneel Project. Er verschijnt een menu. Selecteer Nieuw en vervolgens Nieuw Model Modeleigenschappen Categorie Eigenschap Omschrijving Model Naam Naam van het model Omschrijving Modelomschrijving Opmerkingen Aanvullende opmerkingen Maak een nieuw proces aan Om een proces binnen een model aan te maken, selecteert u eerst het model waarbinnen u het proces wilt aanmaken in het paneel Project. Vervolgens drukt u op de knop Nieuw proces in de groep Model op het tabblad Start van het Lint. Het nieuwe proces zal verschijnen in het paneel Project en het procesdiagram zal bestaan uit een Start en Stop. Deze processtappen zullen in het paneel Diagram verschijnen.

50 50 ENGAGE Modeler Handleiding Alternatief: Druk met uw rechtmuisknop op een model in het paneel Project (of op een van haar elementen). Er verschijnt een venster. Selecteer Toevoegen en vervolgens Nieuw proces. U kunt ook een proces aanmaken als er geen model is geselecteerd. In dat geval wordt gevraagd in welk model u dit proces wilt aanmaken Proceseigenschappen Proceseigenschappen bestaan uit statistische procesgegevens, een set van prestatie-indicatoren, zoals beschreven in: proces prestatie-indicatoren processtap prestatie-indicatoren en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Proces Naam Naam van het proces Omschrijving Procesomschrijving Document Internetadres ( of een pad naar een gekoppeld document Notitie Kleine notitie Opmerkingen Aanvullende opmerkingen Label Korte tekst Aantekening Procesaantekening

51 Modelleren 51 Categorie Eigenschap Omschrijving Invoergegevens Gem. tussentijdverdeling (min.) Gem. tijd in minuten tussen twee opeenvolgende starts van een casus door het proces. Max. geaccepteerde doorlooptijd Maximaal geaccepteerde (min.) doorlooptijd die wordt gebruikt voor het bepalen van de minimale menscapaciteit middels de functie Optimaliseer Menscapaciteit. Max. verwachte doorlooptijd (min.) Maximale doorlooptijd in minuten die wordt gebruikt voor het bepalen van de waardes voor de grafiek Doorlooptijdverdeling. Aantal casusssen Het aantal casussen die worden gegenereerd tijdens de simulatie De in de tabel genoemde invoergegevens zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard Maak een nieuwe rol aan Om een rol aan te maken, selecteert u eerst het model in het paneel Project (of een van haar elementen) waarbinnen u de rol wilt aanmaken, druk op de knop Nieuwe Rol in de groep Model op het tabblad Start van het Lint. De nieuwe rol zal in het paneel Project in het geselecteerde model verschijnen. Alternatieven:

52 52 ENGAGE Modeler Handleiding Druk met uw rechtermuisknop op een model in het paneel Project (of op een van haar elementen). Er verschijnt een venster. Selecteer Toevoegen en vervolgens Nieuwe rol. Dubbelklik op een bestaande rol in het Project paneel. De Roleigenschappeneditor zal verschijnen. Kies daar voor Nieuwe rol Roleigenschappen Categorie Eigenschap Omschrijving Rol Naam Naam van het rol Omschrijving Rolomschrijving Document Internetadres ( of een pad naar een gekoppeld document Notitie Kleine notitie Opmerkingen Aanvullende opmerkingen Korte omschrijving Korte omschrijving van een rol uit een centrale tabel Uurtarief Het uurtarief van de rol uitgedrukt in geldeenheden per uur Invoergegevens Verwijderen, kopiëren en plakken van een projectelement Om een projectelement te verwijderen, dient u deze te selecteren in het Projectvenster en drukt u op de Verwijderen-knop in de groep Acties op het tabblad Start van het Lint. U kunt een project niet verwijderen als deze is geopend. Sluit deze eerst en kies Verwijderen uit het menu Bestand. U kunt niet de gehele map Rollen in z'n geheel verwijderen. Elke rol dient apart te worden verwijderd. De reden hierachter is het feit dat het verwijderen van een rol een grote impact kan hebben op de processen binnen het model. Om een projectelement te knippen of te kopiëren, dient u deze te selecteren en vervolgens respectievelijk op de knop Knippen of Kopiëren in de groep Acties op het tabblad Start van het Lint te drukken. U kunt de gehele map Rollen niet verwijderen, maar u kunt deze wel kopiëren. Om een projectelement te plakken op de gewenste plaats in het Projectvenster drukt u op de knop Plakken in de groep Acties op het tabblad Start van het Lint. Indien u de map Rollen plakt die vanuit een ander model is gekopieerd dan worden alle rollen die nog niet voorkomen, toegevoegd aan deze map naast de reeds bestaande rollen in deze map. Alternatief: Klik met rechtermuisknop op een element in het Project paneel en kies voor Kopieren, Plakken of Verwijderen.

53 Modelleren Processtappen Een proces bestaat uit een verzameling processtappen die kunnen worden onderverdeeld in drie groepen afhankelijk van hun functie binnen het proces: Activiteiten Niet-activiteiten Navigatie Activiteiten De volgende soorten activiteiten zij beschikbaar in de standaard iconenset (zie Projecteigenschappen): Processtappen Omschrijving Handmatig Een activiteit die handmatig wordt uitgevoerd. Telefoon Een activiteit die handmatig wordt uitgevoerd en waarbij gebruik wordt gemaakt van een telefoon. Het betreft hier interactie met de klant! Semi-automatisch Een activiteit waarbij gebruik wordt gemaakt van automatisering, bijvoorbeeld van een pc, maar die tevens enig handwerk vereist. Internet Een activiteit waarbij gebruik wordt gemaakt van internet. Automatisch Een activiteit die volledig geautomatiseerd is uit te voeren. Beslissing Een rolafhankelijke activiteit die resulteert in een keuze. Vergadering Een vergadering waarbij de deelnemers meerdere personen in dezelfde rol of personen van verschillende rollen kunnen zijn. Teamwerk Een activiteit) waarbij de uitvoerders meerdere personen in dezelfde rol of personen van verschillende rollen kunnen zijn.

54 54 ENGAGE Modeler Handleiding Processtappen Omschrijving Overig Elke andere activiteit. U kunt deze standaardverzameling van activiteiten uitbreiden met specifieke activiteiten door het wijzigen van de Icoonset eigenschap van een project. Er zijn drie uitbreidingen beschikbaar: Zorgactiviteiten, Transportactiviteiten en Productieactiviteiten Zorgactiviteiten De volgende specifieke activiteiten zijn beschikbaar in de Zorg icoonset (zie Projecteigenschappen): Processtappen Omschrijving Transport Transport van een patient. Consult Medisch consult. Behandelen Medische behandeling. Laboratorium Activiteit in een laboratorium. Ingreep Een operatie of andere medische ingreep. Al deze activiteiten hebben dezelfde eigenschappen als de standaardactiviteit Handmatig Transportactiviteiten De volgende specifieke activiteiten zijn beschikbaar in de Transport icoonset (zie Projecteigenschappen ):

55 Modelleren Processtappen Omschrijving Wegtransport Wegtransport Luchttransport Luchttransport Zeetransport Zeetransport Opslag Laden of lossen bij een goederenopslag. Douane Douanecontrole Overslag Overslag activiteit. 55 Al deze activiteiten hebben dezelfde eigenschappen als de standaardactiviteit Handmatig Productieactiviteiten De volgende specifieke activiteiten zijn beschikbaar in de Productie icoonset (zie Projecteigenschappen ): Processtappen Omschrijving Machinaal Volautomatisch machinale activiteit. Semi machinaal Machinale activiteit begeleidt door een operator. Steeksleutel Handmatige activiteit

56 56 ENGAGE Modeler Handleiding Processtappen Omschrijving Verpakken Verpakken Kwaliteitscontrole Kwaliteistcontrole. Voorraad Toevoegen of halen uit voorraad. Opslag Opslaan van goederen of halen uit opslag. Intern transport Intern transport. Extern transport Extern transport. Al deze activiteiten hebben dezelfde eigenschappen als de standaardactiviteit Handmatig Niet-activiteiten Processtappen Omschrijving Wachtmoment Een wachttijd in het proces, omdat bijvoorbeeld gewacht moet worden op het antwoord van een klant. Subproces Een verzameling processtappen in het hoofdproces die bij elkaar horen. Subprocessen maken ontwerpen met meerdere niveaus mogelijk. Service Een verzameling processtappen in het hoofdproces die bij elkaar horen en door één rol worden uitgevoerd. Services maken ontwerpen met meerdere niveaus mogelijk.

57 Modelleren Processtappen Omschrijving Fase Een groep van processtappen die behoren tot dezelfde fase van het proces. Fases kunnen alleen worden ingevoegd in de bovenste tak van het hoofdproces. Als ze zijn uitgeklapt zijn (in tegenstelling tot subprocessen en services) ga-naar constructies in- en uit de fase toegestaan. Proceskoppeling Een verbinding binnen een proces naar een ander proces. Mijlpaal Een mijlpaal in het proces; bijvoorbeeld de realisatie van een tussenproduct. Processtappen Omschrijving Start Het begin van het proces. De trigger, op basis waarvan een organisatie activiteiten ontplooit om een product of dienst te realiseren. Start (timer) Het begin van een proces gestart door een gebeurtenis in tijd. Start (bericht) Het begin van een proces gestart door een bericht Startpunt Een startpunt van het proces Startpunt (timer) Een startpunt van het proces gestart door een gebeurtenis in tijd Navigatie Startpunt (bericht) Een startpunt van het proces gestart door een bericht Positieve stop Een succesvol einde van het proces. Het punt waar bijv. het product wordt geleverd of een dienst is afgerond.

58 58 ENGAGE Modeler Handleiding Processtappen Omschrijving Negatieve stop Een onsuccesvol einde van het proces. Het punt waar het proces om welke reden dan ook voortijdig wordt beëindigd. Ingang Het begin van een subproces of service. Uitgang Het einde van een subproces of service. Op dit punt keert de casus terug naar de stap die direct volgt op het subproces- of servicepictogram op het hogere niveau. Ga naar De uitvoering van het proces gaat verder bij de processtap waar de 'Ga naar' naar verwijst. Ga naar vanuit een startpunt De uitvoering van het startpunt van het proces gaat verder bij de processtap waar de 'Ga naar' naar verwijst. Begin uitgeklapt subproces Geeft het begin van een uitgeklapt subproces aan. Einde uitgeklapt subproces Geeft het einde van een uitgeklapt subproces aan. Begin uitgeklapte service Geeft het begin van een uitgeklapte service aan. Einde uitgeklapte service Geeft het einde van een uitgeklapte service aan. Begin van een uitgeklapte fase Geeft het begin van een uitgeklapte fase aan. Eind van een uitgeklapte fase Geeft het eind van een uitgeklapte fase aan. Begin van een proceskoppeling Geeft het begin van een uitgeklapte proceskoppeling aan Einde van een proceskoppeling Geeft het eind van een uitgeklapte proceskoppeling aan

59 Modelleren 59 Processtappen Omschrijving Keuze Een keuze of beslissing in het proces die de casus naar meerdere takken kan sturen. Essentieel is dat er sprake is van een of/ofsituatie. De casus kan slechts één pad volgen. Aftakking Verbonden parallelle activiteiten. Maakt parallelle uitvoering van activiteiten mogelijk. Subcasussen worden verdeeld over verschillende takken, maar komen weer bij elkaar voordat de casus naar de volgende activiteit gaat. Niet-verbonden parallelle activiteiten. Maakt parallelle uitvoering van activiteiten mogelijk, maar de subcasussen die over verschillende takken worden verdeeld, komen niet meer bij elkaar. Splitsing Processtapeigenschappen De set van processtapeigenschappen hangt af van het soort processtap. Sommige eigenschappen zijn gelijk voor alle processtappen, zoals processtapeigenschappen, sommige zijn gelijk voor bepaalde groepen van processtappen, zoals: proces prestatie-indicatoren, processtap prestatie-indicatoren, subproces prestatie-indicatoren, statistische processtapgegevens. Sommige eigenschappen zijn gelijk voor alle activiteiten, zoals: invoergegevens van een activiteit, prestatie-indicatoren van een activiteit, sommige zijn gelijk voor taken (taakeigenschappen) of subprocessen (subproceseigenschappen) Prestatie-indicatoren van het proces Dit is een set van prestatie-indicatoren die eigenschappen zijn van zowel het hele proces als elke Stop van het proces. Categorie Eigenschap Omschrijving Prestatieindicatoren Gem. wachttijd (voorzien) Geeft de totale gemiddelde duur van alle voorziene wachtmomenten van een casus aan. Gem. aantal van uitgevoerde taken Staat voor het gemiddelde aantal van taken die de casus heeft doorlopen. Gem. doorlooptijd De gemiddelde tijd tussen het begin en het einde van de uitvoering van een casus. Gem. bewerkingstijd Geeft de totale gemiddelde benodigde hoeveelheid werk in minuten voor de hele casus (incl. de inwerktijd). Gem. wachttijd De gemiddelde tijd die een casus moet wachten voor een activiteit, voordat deze activiteit daadwerkelijk wordt begonnen. Kosten De gemiddelde kosten van een casus worden berekend door de benodigde hoeveel tijd om het werk uit te voeren te vermenigvuldigen met het uurtarief van de relevante rol(len) en daarbij opgeteld de vaste kosten. Klant toelaatbare max. levertijd De gemiddelde doorlooptijd en daarbij opgeteld drie keer zijn standaarddeviatie.

60 60 ENGAGE Modeler Handleiding Categorie Eigenschap Omschrijving Vaste kosten Staat voor de additionele vaste kosten van een activiteit of wachtmoment. Overhead vergadering De gemiddelde totale tijd die door een persoon wordt gewacht, (en) (min) voordat een vergadering begint. Overheadkosten vergadering(en) Geeft de echte overheadkosten van een vergadering aan de wachttijd van personen vermenigvuldigd met het uurtarief van hun rollen. Procescyclusefficien De gemiddelde bewerkingstijd gedeeld door de gemiddelde cy % doorlooptijd vermenigvuldigd met 100. Kwalitatief 1 Geeft de gemiddelde totale kwaliteitsscore van Kwaliteit 1 van een casus aan. Kwalitatief 2 Geeft de gemiddelde totale kwaliteitsscore van Kwaliteit 2 van een casus aan. Kwalitatief 3 Geeft de gemiddelde totale kwaliteitsscore van Kwaliteit 3 van een casus aan. Kwantitatief 1 Geeft de totale kwantiteitsscore van Hoeveelheid 1 van een casus aan. Kwantitatief 2 Geeft de totale kwantiteitsscore van Hoeveelheid 2 van een casus aan. Betrouwbaarheid (%) Geeft de kans aan dat de gehele casus in één keer goed wordt uitgevoerd. Std. dev. doorlooptijd Standaarddeviatie van de doorlooptijd. Snelheid (taken/min) Het gemiddeld aantal activiteiten die voor een case zijn uitgevoerd in een minuut. Onderhanden werk Het gemiddelde aantal casussen dat nog wordt uitgevoerd. Onderhanden werk (waargenomen) Het waargenomene aantal casussen dat nog wordt uitgevoerd. Waardetoevoegende De doorlooptijd, waarbij niet-waardetoevoegende activiteiten en doorlooptijd wachttijd wordt genegeerd. Bewerkings-/ doorlooptijd De gemiddelde totale bewerkingstijd in relatie tot de gemiddelde totale doorlooptijd. Kan groter zijn dan 100% voor parallelle processen. Binnen ENGAGE Modeler Standard zijn deze indicatoren niet beschik baar Processtap prestatie-indicatoren Dit is de set van prestatie-indicatoren die gelijk zijn voor alle soorten processtappen en het gehele proces. Categorie Eigenschap Omschrijving Prestatieindicatoren Gem. tijd tussen doorvoeren Geeft de gemiddelde tijd aan tussen twee opeenvolgende casussen die een processtap of het proces verlaten. Gem. tijd tot eerste bezoek Geeft de gemiddelde tijd aan dat een casus onderweg is alvorens hij voor de eerste keer bij deze processtap aankomt. Kosten tot eerste bezoek Geeft de gemiddelde kosten van een casus aan alvorens hij voor de eerste keer bij deze processtap aankomt.

61 Modelleren 61 Vaste kosten tot eerste bezoek Geeft de gemiddelde vaste kosten van een casus aan alvorens hij voor de eerste keer bij deze processtap aankomt. Kwantitatief 1 tot eerste bezoek Geeft de gemiddelde waarde van Kwantitatief 1 van een casus aan alvorens hij voor de eerste keer bij deze processtap aankomt. Kwantitatief 2 tot eerste bezoek Geeft de gemiddelde waarde van Kwantitatief 2 van een casus aan alvorens hij voor de eerste keer bij deze processtap aankomt. Relatieve doorvoer (%) Staat voor het percentage van het aantal casussen die deze stap doorlopen in relatie tot het totaal aantal casussen. Doorvoer (casussen/ Gemiddeld aantal casussen die het proces of een processtap min.) verlaten in de duur van een minuut. De in de tabel genoemde prestatie-indicatoren zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard Subproces prestatie-indicatoren Categorie Eigenschap Omschrijving Prestatieindicatoren Gem. wachttijd (voorzien) Geeft de totale gemiddelde duur van alle voorziene wachtmomenten van een casus aan Gem. aantal van uitgevoerde taken Staat voor het gemiddelde aantal van taken die de casus heeft doorlopen. Gem. doorlooptijd De gemiddelde tijd tussen het begin en het einde van de uitvoering van een casus. Gem. bewerkingstijd Geeft de totale gemiddelde benodigde hoeveelheid werk in minuten voor de hele casus (incl. de inwerktijd). Relatieve kosten Kosten van een activiteit of wachtmoment vermenigvuldigd met zijn relatieve doorvoer. Deze kosten zijn de daadwerkelijke bijdrage van de processtap aan de totale proceskosten. Kosten De som van alle relatieve kosten van alle activiteiten en wachtmomenten. Vaste kosten Staat voor de additionele vaste kosten van een activiteit of wachtmoment. Kwalitatief 1 Geeft de gemiddelde totale kwaliteitsscore van Kwaliteit 1 van een casus aan. Kwalitatief 2 Geeft de gemiddelde totale kwaliteitsscore van Kwaliteit 2 van een casus aan. Kwalitatief 3 Geeft de gemiddelde totale kwaliteitsscore van Kwaliteit 3 van een casus aan. Kwantitatief 1 Geeft de totale kwantiteitsscore van Hoeveelheid 1 van een casus aan. Kwantitatief 2 Geeft de totale kwantiteitsscore van Hoeveelheid 2 van een casus aan. Betrouwbaarheid (%) Geeft de kans aan dat de gehele casus in één keer goed wordt uitgevoerd. Waardetoevoegende De doorlooptijd, waarbij niet-waardetoevoegende activiteiten en doorlooptijd wachttijd wordt genegeerd.

62 62 ENGAGE Modeler Handleiding Categorie Eigenschap Omschrijving Onderhanden werk (waargenomen) Het waargenomene aantal casussen dat nog wordt uitgevoerd. Bewerkings-/ doorlooptijd De gemiddelde totale bewerkingstijd in relatie tot de gemiddelde totale doorlooptijd. Kan groter zijn dan 100% voor parallelle processen. De in de tabel genoemde prestatie-indicatoren zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard Statische processtapgegevens Categor Eigenschap ie Omschrijving Statistie Concurrency ken level Het maximum aantal eensluidende subprocessen Diepte Het maximum aantal niveaus binnen het proces. Modulariteit De gradatie van het gemoduleerde ontwerp; het wordt als volgt berekend: het gemiddeld aantal processtappen per niveau plus de helft van zijn standaarddeviatie. Aantal takken Het totaal aantal procestakken. Aantal Het totaal aantal wachtmomenten. wachtmoment en Aantal keuzen Het totaal aantal beslissingen. Aantal ganaars. Het totaal aantal sprongen. Aantal modules. Het totaal aantal (sub)processen en services incl. het proces zelf. Aantal stappen. Het totaal aantal processtappen. Aantal Het totaal aantal rolwisselingen. rolwisselingen. Aantal activiteiten Het totaal aantal procesactiviteiten. Processtapeigenschappen Een set van eigenschappen die gelijk is voor elke processtap en bestaat uit: processtap prestatieindicatoren en daarnaast ook: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Naam Naam van de processtap Omschrijving Processtapomschrijving Opmerkingen Aanvullende opmerkingen Document Internetadres ( of een

63 Modelleren Categorie Eigenschap 63 Omschrijving pad naar een gekoppeld document Notitie Kleine notitie Label Het label voor een stap dat het automatisch gegenereerde stapnummer kan vervangen op het procesdiagram. Aantekening Aanvullende aantekening Invoergegevens van een activiteit Dit is een set van invoergegevens die gelijk is voor elke activiteit, zoals: Vergadering en de taken Automatisch, Semi-automatisch, Handmatig, Internet en Telefonisch. Categorie Eigenschap Omschrijving Invoergegevens Gem. bewerkingstijd Staat voor de gemiddelde benodigde hoeveelheid werk in minuten om een taak uit te voeren of de duur van een vergadering. Betrouwbaarheid Geeft de kans aan dat de activiteit in één keer goed wordt uitgevoerd (standaard kwaliteitsindicator). Kwalitatief 1 Kwaliteitsindicator*) Kwalitatief 2 Kwaliteitsindicator*) Kwalitatief 3 Kwaliteitsindicator*) Kwantitatief 1 Kwantiteitsindicator **) Kwantitatief 2 Kwantiteitsindicator **) Vaste kosten Vaste kosten (standaard kwantiteitsindicator) Waardetoevoegende doorlooptijd De doorlooptijd, waarbij nietwaardetoevoegende activiteiten en wachttijd wordt genegeerd. De in de tabel genoemde prestatie-indicatoren zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard. *) Een k waliteitsindicator is een indicator waarbij de totale waarde wordt berek end door het vermenigvuldigen van de individuele waardes. **) Een k wantiteitsindicator is een indicator waarbij de totale waarde wordt berek end door het optellen van de individuele waardes RASCI rollen Dit is een verzameling eigenschappen voor elke activiteit.

64 ENGAGE Modeler Handleiding Categorie Eigenschap Omschrijving RASCI Responsible Rollen die het werk uitvoeren Accountable Rollen die eindverantwoordelijk zijn voor de uitvoering Support Rollen die de uitvoering ondersteunen Consulted Rollen die betrokken zijn voor advies Informed Rollen die op de hoogte worden gehouden van de voortgang Subproceseigenschappen De set van subproceseigenschappen die gelijk is voor de processtappen Subproces, Fase en Service en bestaat uit: processtapeigenschappen, statistiekeigenschappen en subproces prestatie-indicatoren en aanvullend Categorie Eigenschap Omschrijving Subproces Type Subproces, Service of Fase Risicopunt Geeft aan dat er een hoog risico kleeft aan deze processtap. Invoer Lijst van benodigdheden die noodzakelijk zijn om deze processtap uit te kunnen voeren. Uitvoer Lijst van resultaten van de uitvoering van de processtap. Prestatie-indicatoren van een activiteit Dit is een set van prestatie-indicatoren die gelijk is voor elke activiteit, zoals: Vergadering, Teamwerk en de taken Automatisch, Semi-automatisch, Handmatig, Internet, Telefonisch en Overig evenals Beslissing. Categorie Eigenschap Omschrijving Prestatie-indicatoren Kosten De gemiddelde kosten van een activiteit wordt berekend door de benodigde hoeveel tijd om het werk uit te voeren te vermenigvuldigen met het uurtarief van de relevante rol(len) en daarbij opgeteld de vaste kosten van de activiteit. Gem. doorlooptijd De gemiddelde tijd tussen het begin en het einde van de uitvoering van een casus. Gem. wachtrij Geeft de gemiddelde wachtrij aan (de huidig uitgevoerde casus wordt hierin niet meegeteld). Gem. wachttijd De gemiddelde tijd die een casus moet wachten voor een activiteit, voordat deze activiteit daadwerkelijk wordt begonnen. Relatieve kosten Kosten van een activiteit

65 Modelleren Categorie Eigenschap 65 Omschrijving vermenigvuldigd met zijn relatieve doorvoer. Bezettingsgraad (%) Bezettingsgraad (%) De in de tabel genoemde prestatie-indicatoren zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard Taakeigenschappen Dit is een set van eigenschappen die gelijk is voor alle taken, zoals: Automatisch, Handmatig, Semiautomatisch, Internet, en Telefonisch en bestaat uit: processtapeigenschappen, invoergegevens van een activiteit prestatie-indicatoren van een activiteit RASCI rollen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Taak Risicopunt Geeft aan dat er een hoog risico kleeft aan deze processtap. Invoer Lijst van benodigdheden die noodzakelijk zijn om deze processtap uit te kunnen voeren. Uitvoer Lijst van resultaten van de uitvoering van de processtap. Waardetoevoegend Geeft aan of de activiteit waardetoevoegend is voor de klant, het bedrijf of nietwaardetoevoegend is. Rollen Lijst van rollenh Deelnemers Lijst van deelnemers in de rollen Aantal deelnemers Invoergegevens Eigenaar Rol van de eigenaar van de taak Gem. inwerktijd Extra tijd die besteed moet worden aan een casus als gevolg van het overnemen van het werk van een andere rol. Wachttijd (voorzien) Gemiddelde duur van een wachtmoment. De in de tabel genoemde invoergegevens zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard Automatisch De set van taakeigenschappen van Automatisch bestaat uit taakeigenschappen en daarnaast:

66 66 ENGAGE Modeler Handleiding Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Type Type van de taak - in dit geval Automatisch Handmatig De set van taakeigenschappen van Handmatig bestaat uit taakeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Type Type van de taak - in dit geval Handmatig Rol Rol toegewezen aan de taak Semi-automatisch De set van taakeigenschappen van Semi-Automatisch bestaat uit taakeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Type Type van de taak - in dit geval Semi-automatisch Rol Rol toegewezen aan de taak Telefonisch De set van taakeigenschappen van Telefonisch bestaat uit taakeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Type Type van de taak - in dit geval Telefonisch Rol Rol toegewezen aan de taak Internet De set van taakeigenschappen van Internet bestaat uit taakeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Type Type van de taak - in dit geval Internet Rol Rol toegewezen aan de taak Overig De set van taakeigenschappen van Overig betsaat uit taakeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Type Type van de taak - in dit geval Overig Rol Rol toegewezen aan de taak

67 Modelleren Vergadering De set van taakeigenschappen van Vergadering bestaat uit processtapeigenschappen, invoergegevens van een activiteitm, RASCI rollen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Aantal deelnemers Aantal deelnemers van een vergadering (alleen-lezen, eigenschap afgeleid van Deelnemers) Deelnemers Lijst van aantallen van deelnemers per betrokken rol Rollen Lijst van betrokken rollen Risicopunt Geeft aan dat er een hoog risico kleeft aan deze processtap Waardetoevoegend Geeft aan of de vergadering klant-, bedrijfs- of nietwaardetoevoegend is voor het proces. Eigenaar Rol van de eigenaar van de meeting Overheadkosten vergadering(en) Geeft de echte overheadkosten van een vergadering aan de wachttijd van personen vermenigvuldigd met het uurtarief van hun rollen. Prestatie-indicatoren De in de tabel genoemde prestatie-indicatoren zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard Teamwerk De eigenschappen van Teamwerk zijn hetzelfde als die van Vergadering Wachtmoment De set van eigenschappen van Wachtmoment bestaat uit processtapeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Waardetoevoegend Geeft aan of het wachtmoment klant-, bedrijfs- of nietwaardetoevoegend is voor het proces. Risicopunt Geeft aan dat er een hoog risico kleeft aan deze processtap. Resultaten Relatieve kosten De kosten van een wachtmoment vermenigvuldigd met zijn relatieve doorvoer. Invoer- gegevens Gem. wachttijd (voorzien) De gemiddelde duur van een wachtmoment. Vaste kosten Vaste kosten van een

68 68 ENGAGE Modeler Handleiding Categorie Eigenschap Omschrijving wachtmoment. Uitvoergegevens Kwantitatief 1 Kwantiteitsindicator Kwantitatief 2 Kwantiteitsindicator Avg. Lead Time Zelfde waarde als gem. Wachttijd (voorzien) Binnen ENGAGE Modeler Standard is alleen de volgende indicator beschik baar: Gem. wachttijd (voorzien) Mijlpaal De set van eigenschappen van een Mijlpaal bestaat alleen uit processtapeigenschappen Aftakking De set van eigenschappen van Aftakking bestaat uit processtapeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Label Een lijst van labels toegewezen aan de uitgaande takken Aansluiting De set van eigenschappen van Aansluiting bestaat alleen uit processtapeigenschappen Splitsing De set van eigenschappen van Splitsing bestaat uit processtapeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Label Een lijst van labels toegewezen aan de uitgaande takken Put De set van eigenschappen van Put bestaat alleen uit processtapeigenschappen Keuze De set van eigenschappen van Keuze bestaat uit processtapeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Condities Een lijst van tekstuele condities die wordt toegewezen aan de uitgaande takken. Frequenties Een lijst van relatieve frequenties die wordt toegewezen aan de uitgaande takken.

69 Modelleren Categorie 69 Eigenschap Omschrijving Type Type van de stap - in dit geval een Keuze. Risicopunt Geeft aan dat er een hoog risico kleeft aan deze processtap Beslissing De set van eigenschappen van Beslissing bestaat uit keuze-eigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Type Type van de stap - in dit geval een Beslissing' Subproces De set van eigenschappen van een Subproces bestaat alleen uit subproceseigenschappen Fase De set van eigenschappen van een Subproces bestaat alleen uit subproceseigenschappen Service De set van eigenschappen van Service bestaat uit subpocesstapeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Proces Rol Een rol die is toegewezen aan de service Proceskoppeling De set van eigenschappen van Proceskoppeling bestaat uit subpocesstapeigenschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Inhoud analyseren Indien deze is aangevinkt, zal tijdens een evaluatie of simulatie van het proces, de gegevens van dit gekoppelde proces worden meegenomen in de berekeningen. Project Naam van het project dat het gekoppelde proces bevat. Model Naam van het model dat het gekoppelde proces bevat. Proces Naam van het gekoppelde proces. Startpunt Naam van het startpunt in het

70 70 ENGAGE Modeler Handleiding Categorie Eigenschap Omschrijving gekoppelde proces Invoergegevens (alleen beschikbaar indien Inhoud analyseren niet is aangevinkt) Gem. wachttijd (voorzien) De gemiddelde totale duur van alle wachtmoment van het gekoppelde proces. Gem. doorlooptijd De gemiddelde tijd tussen het begin en het einde van de uitvoering van een casus van het gekoppelde proces. Gem. wachtrij Geeft de gemiddelde wachtrij aan van het gekoppelde proces (de huidig uitgevoerde casus wordt hierin niet meegeteld). Waardetoevoegende doorlooptijd De doorlooptijd, waarbij nietwaardetoevoegende activiteiten en wachttijd wordt genegeerd. Gem. bewerkingstijd De totale gemiddelde benodigde hoeveelheid werk om de gehele casus uit te voeren in het gekoppelde proces (incl. inwerktijd). Gem. wachttijd De gemiddelde tijd die een casus moet wachten voor een activiteit, voordat deze activiteit daadwerkelijk wordt begonnen in het gekoppelde proces. Kosten De totale kosten van het gekoppelde proces Vaste kosten De vaste kosten van het gekoppelde proces Kwalitatief 1 De totale waarde van Kwalitatief 1 van het gekoppelde proces Kwalitatief 2 De totale waarde van Kwalitatief 2 van het gekoppelde proces Kwalitatief 3 De totale waarde van Kwalitatief 3 van het gekoppelde proces Kwantitatief 1 De totale waarde van Kwantitatief 1 van het gekoppelde proces Kwantitatief 2 De totale waarde van Kwantitatief 2 van het gekoppelde proces Betrouwbaarheid Geeft de kans aan dat de activiteiten in één keer goed worden uitgevoerd in het gekoppelde proces. Onderhanden werk (waargenomen) Het waargenomene aantal casussen dat nog wordt uitgevoerd.

71 Modelleren 71 Binnen Engage! ENGAGE Modeler Standard zijn alleen de volgende indicatoren beschik baar: Gem. bewerkingstijd en Gem. wachttijd (voorzien) Start Start heeft geen eigen eigenschappen. Deze worden namelijk overgenomen van het bijbehorende proces. Zie proceseigenschappen. Als een proces (extra) startpunten heeft dan wordt de start een startpunt, zie Startpunten voor de eigenschappen Startpunt De eigenschappen van een Startpunt bestaan uit Processtapeigenschappen Procestatie indicatoren van het proces en aanvullend: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Trigger Soort gebeurtenis dat het proces start: stap, timer of bericht Het hoofdstartpunt heeft aanvullende eigenschappen voor de frequenties voor de startpunten, dus deze bestaan uit Processtapeigenschappen Procestatie indicatoren van het proces en aanvullend: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Trigger Soort gebeurtenis dat het proces start: stap, timer of bericht Frequenties Lijst van relatieve frequenties toegekend aan de startpunten Stop De set van eigenschappen van een Stop bestaat uit: processtapeigenschappen proces prestatie-indicatoren en verder: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Resultaat Resultaat van het uitgevoerde (deel van het) proces - positief of negatief. Uitgang Type Type van een uitgang, in dit geval

72 72 ENGAGE Modeler Handleiding Categorie Eigenschap Omschrijving 'Stop' Ingang Ingang heeft geen eigen eigenschappen. Deze worden namelijk overgenomen van het bijbehorende subproces Uitgang De set van eigenschappen van een Uitgang bestaat uit processtapeigeschappen en daarnaast: Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Type Type van een uitgang, in dit geval 'Uitgang' Begin uitgeklapt subproces De set van eigenschappen van een Begin uitgeklapt subproces bestaat uit processtapeigenschappen en subproceseigenschappen, m.u.v. de Uitvoer eigenschap. Deze is beschikbaar in Einde uitgeklapt subproces Einde uitgeklapt subproces De set van eigenschappen van een Einde uitgeklapt subproces bestaat uit processtapeigenschappen en aanvullend. Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Uitvoer Lijst van resultaten van de uitvoering van de processtap Begin uitgeklapte service De set van eigenschappen van een Begin uitgeklapte service bestaat uit processtapeigenschappen en subproceseigenschappen, m.u.v. de Uitvoer eigenschap. Deze is beschikbaar in Einde uitgeklapte service Einde uitgeklapte service De set van eigenschappen van een Einde uitgeklapte service bestaat uit processtapeigenschappen en aanvullend Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Uitvoer Lijst van resultaten van de uitvoering van de processtap Begin van een uitgeklapte fase De set van eigenschappen van een Begin van een uigeklapte fase bestaat uit processtapeigenschappen en subproceseigenschappen, m.u.v. de Uitvoer eigenschap. Deze is beschikbaar in Einde uitgeklapte fase.

73 Modelleren Einde van een uitgeklapte fase De set van eigenschappen van een Einde van een uitgeklapte fase bestaat uit processtapeigenschappen en aanvullend Categorie Eigenschap Omschrijving Processtap Uitvoer Lijst van resultaten van de uitvoering van de processtap Begin van een uitgeklapte proceskoppeling De set van eigenschappen van een Begin van een uigeklapte proceskoppeling bestaat uit processtapeigenschappen en Proceskoppeling eigenschappen Einde van een uitgeklapte proceskoppeling De set van eigenschappen van een Einde van een uitgeklapte proceskoppeling bestaat uit processtapeigenschappend 3.4 Aanpassen van het proces U kunt het procesdiagram op veel verschillende manier aanpassen. U kunt een processtap toevoegen voor een bestaande en u kunt een processtap verwijderen. Aangezien een procesdiagram eigenlijk een boom is van processtappen met extra verbindingen, bent u ook in staat om een subboom te verwijderen, een procestak toe te voegen en een procestak te verwijderen. U kunt ook processtappen of complete subbomen knippen/kopiëren en plakken. Door het aanmaken van een Ga naar kunt u een verbinding leggen tussen het einde van een procestak en een andere processtap. Door middel van het slepen en loslaten van een processtap kunt u een processtap verplaatsen of een subboom verplaatsen. U kunt ook meerdere processtappen tegelijk selecteren. Deze Meervoudige selectie kan worden gekopieerd, verplaatst, geknipt of verwijderd. U kunt ook de selectie extraheren en er een subproces van maken Voeg een processtap toe Selecteer een processtap in het paneel Diagram. Druk op de knop van de processtap die u wilt invoegen in de groep Processtappen op het tabblad Start van het Lint. ENGAGE Modeler zal de processtap automatisch invoegen links (voor) van de reeds geselecteerde processtap. Er zijn veel soorten processtappen die u kunt invoegen in het diagram. Deze zijn niet allemaal direct zichtbaar in het Lint. Klik op het kleine pijltje naar beneden dat rechts van de iconen staat. Hiermee kunt u de volgende rij van mogelijke iconen zien en selecteren. Klop op de onderste pijl om de volledige verzameling iconen open te klappen.

74 74 ENGAGE Modeler Handleiding U kunt de volgorde van deze knoppen aanpassen door te kiezen voor Volgorde van de iconen aanpassen onderaan de lijst. Hierdoor gaat u direct naar het onderdeel van de opties dat hiervoor bedoeld is. U kunt ook Het knopje rechtsonder in de groep Processtappen selecteren om een paneel Processtappen te open. Dit paneel bevat dezelfde lijst knoppen, maar in een meer compacte vorm. Dit paneel kan ook worden geopend in te lijst Toon in de groep Venster van tabblad Beeld. Alternatief: Druk met uw rechtermuisknop op de processtap in het paneel Diagram. Een venster verschijnt. Selecteer Invoegen en vervolgens het soort processtap dat u wilt invoegen. Het toevoegen van een stap in de zwembaanweergave geeft de betreffende zwembaaneigenschap (meestal rol) automatisch de waarde van de zwembaan (zie Invoegen in zwembaanweergave) Verwijder een processtap Om een processtap te verwijderen, selecteert u deze in het paneel Diagram en drukt u op de knop Verwijderen in de groep Acties op het tabblad Start van het Lint.

75 Modelleren 75 Alternatieven: * Druk met uw rechtermuisknop op de processtap die u wilt verwijderen. Een venster verschijnt. Selecteer Verwijderen * Selecteer de processtap en druk op <Del>. U kunt geen processtap verwijderen van het type Start, Ingang, Einde uitgeklapt subproces, Einde uitgeklapte service, Aansluiting, Put of een Splitsing en ook niet een subproces (uitgeklapt of niet) dat onderdeel uitmaakt van een Aftakking of Splitsing (parallelle subprocessen). Het verwijderen van een Aftakking resulteert in het verwijderen van de gehele Aftakking Aansluiting constructie. Het verwijderen van een Begin uitgeklapt subproces of een Begin uitgeklapte service resulteert in het verwijderen van het gehele uitgeklapte subproces of service. Wanneer u een processtap van het type Ga naar verwijdert dan verandert deze weer terug in een Stop of Uitgang. Het verwijderen van een Ga naar binnen een uitgeklapt subproces of service geeft als resultaat dat deze Ga naar verandert in een Ga naar naar de bijbehorende processtap van het type Einde uitgeklapt subproces (of service). Het verwijderen van een Stop of Uitgang wanneer dit de enige processtap in een uitgaande procestak van een Keuze is, resulteert in het verwijderen van deze uitgaande procestak (alleen als er dan nog minimaal twee procestakken overblijven). Het verwijderen van een Stop of Uitgang in andere situaties is niet mogelijk. Het verwijderen van een Put van een niet-verbonden parallelle procestak resulteert in het veranderen naar een verbonden parallelle procestak. Als een stap de bestemming is van een startpunt of de tak van de een startpunt dan kan deze niet worden verwijderd (eerst moet het startpunt zelf worden verwijderd of de tak moet worden verwijderd of naar een andere stap verwezen worden). Als gevolg hiervan kunt u geen subprocessen verwijderen die stappen bevatten met de bestemming van een startpunt of een keuze met een tak die een dergelijke stap bevat Verwijder een subboom Om een subboom te verwijderen, drukt u met de rechtermuisknop op de eerste processtap van deze subboom en selecteert u Verwijderen subboom in het venster dat verschijnt. U kunt geen subboom verwijderen indien een Stop, Uitgang, Aansluiting of Put is geselecteerd of een subproces die behoort tot een Aftakking of Splitsing (parallelle subprocessen). U kunt geen subboom verwijderen dat begint in een uitgeklapt subproces (of service) en de processtap Einde uitgeklapt subproces (of service) bevat voor dit specifieke subproces (of service). U kunt geen subboom verwijderen die een stap bevat die de bestemming is van een startpunt of tak van een starpunt Voeg een procestak toe De volgende processtappen hebben minstens twee uitgaande processtakken:

76 76 ENGAGE Modeler Handleiding Keuze Beslissing Aftakking Splitsing Om een extra processtak aan een van bovenstaande processtappen toe te voegen: Selecteert u een Keuze of Beslissing en drukt u op de knop Keuze in de groep Processtappen van tab Start. Selecteert u een Aftakking of Splitsing en drukt u op de knop Parallel in de groep Processtappen van tab Start. Alternatieven: Klik met de rechtermuisknop op de stap en kies voor de gewenste Tak toevoegen Verwijder een procestak Om een procestak te verwijderen, selecteert u de eerste stap in die tak, druk op het kleine driehoekje naast de knop Verwijderen in de groep Acties van het tabblad Start en kies Tak verwijderen. U kunt alleen een procestak verwijderen indien er minimaal twee uitgaande procestakken uit de voorafgaande processtap overblijven. Een tak die begint binnen een uitgeklapt subproces of service en die de stap Einde van uitgeklapt subprocess (service) bevat kan niet worden verwijderd. Alternatief: Klik met de rechtermuisknop op de eerste stap in die tak en kies Tak verwijderen Knippen/kopiëren en plakken Om een processtap of subboom dat vanaf deze processtap begint te knippen of te kopiëren, selecteert u de stap en kiest u Knippen of Kopiëren in de Acties groep van tabblad Start. Om een subboom te knippen of te kopiëren vanaf een bepaalde stap, selecteer dan deze stap en klik op het kleine driehoekje naast de Knippen of Kopiëren knoppen in de Acties groep van tabblad Start en kies vervolgens voor Knippen subboom of Kopiëren subboom. Om een processtap te plakken, selecteert u de stap waarvoor u wilt invoegen en drukt u op de knop

77 Modelleren 77 Plakken in de Acties groep van tabblad Start. Beperkingen: U kunt niets plakken voor een Start, Ingang, Aansluiting, of Put of voor een subproces (uitgeklapt of niet) dat onderdeel uitmaakt van een Aftakking of Splitsing U kunt geen Splitsing of Subproces binnen een Service plakken. U kunt geen Splitsing binnen een Subproces plakken. U kunt geen subboom knippen of plakken die begint in een uitgeklapt subproces (of service) en de processtap Einde uitgeklapt subproces (of service) van dit subproces (of service) bevat. Om een subboom te plakken, selecteert u een Stop, Uitgang, of Ga naar die naar een Einde uitgeklapt subproces (of service) wijst en drukt u op de knop Plakken in de Acties groep van het tabblad Start. Beperkingen: U kunt geen subboom die een Splitsing of Subproces bevat, plakken in een Service. U kunt geen subboom die een Splitsing bevat, plakken in een Subproces. Alternatieven: Knippen: Selecteer de stap en kies met rechtermuisknop voor Knippen. Kopiëren: Selecteer de stap en kies met de rechtermuisknop voor Kopiëren. Knippen subboom: Selecteer de stap en kies met rechtermuisknop voor Knippen subboom. Kopiëren subboom: Selecteer de stap en kies met rechtermuisknop voor Kopiëren subboom. Plakken: Druk op <Ctrl>+<V> of selecteer de stap waarvoor u wilt invoegen en kies met rechtermuisknop voor Plakken Maak een Ga naar aan Selecteer de Stop of Uitgang. Sleep deze vervolgens naar de processtap waarnaar u wilt toegaan. De Stop of Uitgang zal in een processtap van het type Ga naar veranderen. Indien de verbindingslijn tussen beide processtappen niet zichtbaar is, vink dan het hokje aan voor Alle Verbindingen in de groep Tonen/Verbergen op het tabblad Beeld van het Lint. Wanneer eenmaal een Ga naar is aangemaakt, kan deze gemakkelijk gewijzigd worden naar een andere processtap door de Ga naar op te pakken en te verslepen naar de juiste processtap. U kunt geen Ga naar maken naar een Start, Stop, Aansluiting, Ingang, Uitgang, Einde uitgeklapt subproces (of service), of naar een subproces (uitgeklapt of niet) in een parallelle tak van een Aftakking of een Splitsing.

78 78 ENGAGE Modeler Handleiding U kunt geen Stop, Uitgang of Ga naar verplaatsen naar een plek in het proces dat zou resulteren in een oneindige lus in het proces. ENGAGE Modeler laat u dan het volgende bericht zien Het maken van niet-gekoppelde samenvoegingen Selecteer een Put stap en sleep deze naar de processtap waarmee u de put wilt samenvoegen. De Put stap wijzigt in een ga-naar stap die wijst naar een niet-gekoppelde samenvoeging (samenvoeging zonder aftakking) voor de bestemmingsstap. (Als de verbinding niet zichtbaar is, maak deze dan zichtbaar via groep Tonen/Verbergen in tab Layout). Merk op dat het icoon van een niet-gekoppelde samenvoeging donkerder is dan een samenvoeging die verbonden is met een aftakking. Deze ga-naar stap gedraagt zich anders dan de ga-naar die gemaakt wordt door een Stop of Uitgang te verplaatsen (zie Maak een ga-naar aan). Deze kan niet worden gewijzigd om naar een andere bestemming te wijzen. Hij kan alleen verwijderd worden en dat is feitelijk een conversie terug naar een Put en het verwijderen van de niet-gekoppelde samenvoeging. De niet-gekoppelde samenvoeging kan niet worden verplaatst. Deze kan alleen worden verwijderd met hetzelfde resultaat als verwijderen van de ga-naar. Een proces dat een niet-gekoppelde samenvoeging bevat can niet langer worden geevalueerd. Alleen samenvoegingen met een bijbehorende splitsing kunnen worden geevalueerd. Dus, waar mogelijk wordt een gekoppelde samenvoeging gemaakt als resultaat van het slepen van een put. Bijvoorbeeld:

79 Modelleren 79 U kunt een Put niet plaatsen op een stap dat resulteert in een oorzaak-gevolg lus in het proces. ENGAGE Modeler zal u een melding tonen. In het volgende voorbeeld is er een poging om een put samentevoegen met een tak binnen zijn eigen splitsing. Dit is niet mogelijk omdat de split niet gekoppeld kan worden met een thread die alleen gemaakt wordt als gevolg van deze zelfde splitsing. Dus eigenlijk willen we het gevolg eerder hebben dan de oorzaak en dit is niet toegestaan. U kunt alleen samenvoegen met een processtap die altijd wordt uitgevoerd in de parallelle thread, onafhankelijk van de beslissing die gemaakt is in voorgaande keuzes. In het volgende voorbeeld: kunt u de Put stap samenvoegen met de Choice 1 of Choice 2 stappen maar u kunt niet samenvoegen met een van de handmatige stappen want deze zijn conditioneel uitgevoerd en dat betekent dat de samengevoegde thread zou kunnen stoppen zonder de handmatige stap te bereiken.

80 ENGAGE Modeler Handleiding Verplaats een processtap Selecteer de processtap die u wilt verplaatsen. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep de processtap naar de processtap waar u de processtap voor wilt hebben. Voorbeelden: Wanneer u een processtap verplaatst die wordt gevolgd door meerdere processtappen (= subboom) dan zal een venster verschijnen met hierin een vraag. Beantwoord de vraag met Nee indien u alleen de geselecteerde processtap wilt verplaatsen. Wanneer u een Keuze of Splitsing verplaatst dan zullen alle procestakken die hieruit voortkomen, behalve de bovenste, ook verplaatst worden. Wanneer u een Aftakking verplaatst dan zullen alle procestakken die hieruit voortkomen en de bijbehorende Aftakking ook verplaatst worden. Wanneer u een Begin uitgeklapt subproces (of service) verplaatst dan zal het gehele uitgeklapte subproces (of service) worden verplaatst. Wanneer u een Subproces of wat onderdeel is van een verbonden parallelle tak vanuit een Aftakking dan kunt u deze alleen maar oppakken en loslaten op deze Aftakking. Indien u dit doet, zal de verbonden parallelle procestak veranderen in een niet-verbonden parallelle procestak. Wanneer u een Put van een niet-verbonden procestak vanuit een Aftakking verplaatst dan kunt u deze alleen loslaten op de corresponderende Aansluiting. Indien u dit doet, zal de niet-verbonden parallelle

81 Modelleren 81 procestak veranderen in een verbonden parallelle procestak. Wanneer u een Put van een processtak vanuit een Splitsing verplaatst dan kunt u deze loslaten op een processtap van in bovenste tak van deze Splitsing. Indien u dit doet, zal het gedeelte van de bovenste procestak voor de processtap waarop u loslaat, worden "ingepakt" in een subproces en de Splitsing zal veranderen in een Aftakking (Dit kan alleen indien het ingepakte gedeelte geen 'Ga naar' kent die uit het proces gaan of in het proces komen.). U kunt geen processtap verplaatsen die ook niet verwijderd kan worden (zie Verwijder een processtap). U kunt een processtap niet verplaatsen naar een plek waar u ook geen processtap kunt invoegen (zie Voeg een processtap toe). Een processtap verplaatsen in zwembaanweergave heeft andere resultaten (zie drag and drop in zwembaanweergave). Als u de <Ctrl> toets ingedrukt houdt terwijl u een stap verplaatst zal er een kopie van deze stap worden gemaakt Verplaats een subboom Selecteer de processtap die aan het begin staat van de subboom van processtappen die u wilt verplaatsen. Verplaats deze processtap naar een Stop of Uitgang en beantwoordt de vraag die verschijnt met Ja.

82 82 ENGAGE Modeler Handleiding Beperkingen: U kunt geen subboom verplaatsen die begint bij een processtap die u niet kunt verwijderen (zie Verwijder een processtap). U kunt geen subboom verplaatsen dat begint in een uitgeklapt subproces of service en de processtap Einde uitgeklapt subproces (of service) bevat van dit subproces (of service) Meervoudige selectie U kunt meer dan een processtap selecteren door de toetsen <Ctrl>, <Shift> of <Ctrl>+<Shift> ingedrukt te houden terwijl u een andere stap selecteert. Als <Shift> is ingedrukt en er is een pad tussen de geselecteerde stap en de daarvoor geselecteerde stap dan worden alle stappen tussen deze twee stappen ook geselecteerd. U kunt ook met uw muis een rechthoek tekenen. De stappen hierbinnen worden geselecteerd. Als u meer dan een processtap selecteerd dan toont het Eigenschappenvenster alleen de eigenschappen die geldig zijn voor alle geselecteerde stappen. Als de waarde van de eigenschap hetzelfde is voor alle geselecteerde stappen dan zal deze worden getoond in het venster, anders zijn de waarden leeg. U kunt de meervoudige selectie gebruiken voor twee doelen: Om het geselecteerde deel te verwijderen, te knippen, te kopieren of te verplaatsen. Om de waarde van de overeenkomende eigenschap te wijzigen (bijvoorbeeld om dezelfde rol toe te kennen aan alle geselecteerde taken). Het deel van het procesdiagram dat kan worden geknipt, gekopieerd of verplaatst wordt verondersteld om op een andere plaats ingevoegd te worden in hetzelfde of een ander diagram voor een processtap of voor een van de processtops. Dus dit deel moet bestaan uit verbonden stappen en moet exact een ingang hebben en maximaal een uitgang. Bovendien moet de ingangsstap te verwijderen zijn en het onderdeel moet complexe constructies als uitgeklapte subprocessen of splitsing-samenvoeginen volledig bevatten. Om te kunnen verwijderen moet de set van geselecteerde stappen bestaan uit een of meer verbonden procesdelen en elk van deze delen moet onafhankelijk van elkaar verwijderd kunnen worden Wijzigen volgorde procestakken U kunt de volgorde van procestakken van een Keuze, Beslissing, Aftakking and Splitsing en die van takken van startpunten wijzigen op de volgende manier: Houd de linkermuisknop 3 seconden ingedrukt op de eerste processtap van de procestak die u wilt verplaatsen. De achtergrondkleur van alle eerste processtappen van de betreffende procestakken wordt grijs. Pak de processtap op en laat deze los op de eerste processtap van de tak waar u de tak naartoe wilt verplaatsen. De hele procestak zal worden verplaatst en de processtappen van de procestak die zich

83 Modelleren 83 daar eerst bevond alsmede de overige procestakken die zich hieronder bevinden, schuiven allemaal op naar beneden. Opmerking: Indien u een procestak als de bovenste tak wilt hebben dan pakt u de tak op en laat u deze los op de huidige bovenste procstak. Indien u een procestak als onderste procestak wilt hebben dan doet u dat in de volgende twee stappen: 1. Laat de procestak op de huidige onderste procestak los. De verplaatste procestak wordt de op één na onderste. 2. Laat de onderste procestak los op de op één na onderste procestak. Nu is de oorspronkelijk verplaatste tak de onderste Startpunten aanmaken Standaard heeft elk proces een startpunt, de start. Het is mogelijk om aanvullende startpunten te maken door een processtap te selecteren en te klikken op de knop Startpunt in groep Processtappen van het Lint. Er verschijnt een startpunt boven het diagram die direct naar de stap wijst. Het icoon is een donkere variant van het starticoon. Op deze manier kunt u een proces maken dat kan starten bij verschillende processtappen. De eigenschappen van de oorspronkelijke start zijn uitgebreid met de eigenschap Frequenties die de releatieve frequenties van de verschillende startpunten aangeven. U kunt een aantal stappen invoegen tussen het startpunt en de bestemming door het startpunt te selecteren en vervolgens op een van de knoppen in de groep Processtappen.

84 84 ENGAGE Modeler Handleiding Het startpunt is omgezet naar een startpunttak die wordt getekend onder het hoofdproces. De ga-naar stap die verschijnt aan het einde van deze tak kan niet worden verwijderd, maar kan wel naar een andere stap worden omgezet indien gewenst. Aangezien het zich iets anders gedraagt dan een normale Ganaar stap wordt deze iets donkerder getoond. U kunt een startpunt maken naar een stap binnen een startpunttak. De startpunttakken worden onder elkaar getoond in volgorde van aanmaken. U kunt deze volgorde wijzigen op dezelfde manier als de volgorde van keuzetakken (zie Wijzigen volgorde procestakken). Het is niet mogelijk om startpunten in te voegen in subprocessen. U kunt echter wel een subproces uitklappen op het hoogste niveau en een startpunt aanmaken voor een stap in het uitgeklapte subproces.

85 Modelleren 85 Daarna kunt u deze weer inklappen. U kunt nooit een startpunt maken dat wijst naar een parallel subproces omdat een proces niet in een parallelle tak kan starten. U kunt geen startpunten aanmaken als het proces al parallelle startpunten bevat Parallelle startpunten aanmaken Standaard start elk proces als slechts een thread. D.m.v. Splitingsn of Aftakkingen kunt u deze thread opsplitsen in meerdere sub-threads. U kunt ook aangeven dat het proces begint met twee of meer parallelle threads. Op dit moment is het een vereiste dat deze threads uiteindelijk ergens in het proces samenkomen. Om een andere beginthread aan te maken voor een proces selecteert u de beginstap waar deze nieuwe tak moet samenkomen met de rest van het proces en kiest u voor de knop Paralllelle start (als u deze niet ziet klikt u op de kleine driehoek bij Startpunt). Een lege parallelle starttak is getekend onder het hoofdproces. De ga-naar stap die verschijnt aan het einde van deze tak kan niet worden verwijderd. Deze wijst naar een niet-gekoppelde samenvoeging die was ingevoegd voor de geselecteerde stap. Omdat deze ga-naar stap andere mogelijkheden heeft dan een normale ga-naar stap is deze gemarkeerd m.b.v een donker icoon. Het starticoon van zowel de parallelle tak als de hoofdtak tonen nu een klein samenvoegingsicoon. Dit is om het verschil aan te geven met normale startpunten. U kunt een pararelle start tak laten samenvoegen met een andere parellelle tak:

86 86 ENGAGE Modeler Handleiding De parallelle starttakken zijn onder elkaar getekend in de volgorde van aanmaken. U kunt deze volgorde op dezelfde manier wijzigen als de volgorde van takken in een keuze. U kunt een parallelle start niet aanmaken in een subproces en niet in een uitgeklapt subproces.. Het is ook niet mogelijk om een parallelle start te maken als het proces al meerdere startpunten heeft. In het voorbeeld hierboven kunt u een parallelle start laten samenvoegen voor de handmatige taak, maar niet voor de Semi-automatische taak, want de hoofdstroom kan immers stoppen voordat deze de semiautomatische taak heeft bereikt. 3.5 Aanpassen van eigenschappen De meeste eigenschappen bestaan slechts uit getallen of alfanumerieke tekens. Echter, er zijn ook eigenschappen van een ander type. Omschrijving is een eigenschap die bestaat uit vrije tekst (incl. opmaak) en heeft een eigen paneel, genaamd Omschrijving waarin deze omschrijving ingegeven kan worden. Alhoewel de verwijzing naar een Document en internetpagina uit alfanumerieke tekens bestaat, moet het wel in een bepaald formaat zijn dat wordt geregeld door het Document dialoogvenster. Deelnemers en rollen van een vergadering zijn in feite twee gesynchroniseerde lijsten met respectievelijk getallen en rolnamen. Een Vergadering dialoogvenster wordt gebruikt om deze waarden in te vullen. Soortgelijk worden Frequenties en condities van een Keuze ingevoerd met behulp van het Frequenties dialoogvenster. Invoer/uitvoer voor een taak zijn twee lijsten van ingetypte alfanumerieke waardes die zijn ingegeven via het Invoer of Uitvoer dialoogvenster. Er is ook een groep eigenschappen die Selecties zijn van goed gespecificeerde lijsten van mogelijke items. Er zijn nog twee andere eigenschappen, namelijk Notitie en Risicopunt die wat aandacht behoeven. Hun waarden worden namelijk direct in het procesdiagram getoond.

87 Modelleren 87 De meest gebruikte eigenschappen kunnen snel worden ingevoerd via het Mini-eigenschappenvenster. Eigenschappen van alle processtappen in het diagram kunnen worden bewerkt in een algemene tabel, de Eigenschappentabel. Eigenschappen van alle rollen in het model kunnen worden bewerkt in een algemene tabel, de Roleigenschappentabel Omschrijving en opmerkingen U kunt een omschrijving of opmerkingen toevoegen aan: een model, een proces, een rol, een processstap, een rol in het menscapaciteitdiagram, een groep in het menscapaciteitdiagram Selecteer het object waaraan u een omschrijving wilt toevoegen en ga naar het paneel Omschrijving. Gebruik de werkbalk boven het omschrijvingveld voor het kiezen van een lettertype, lettergrootte, de stijl en hoe de tekst moet worden uitgelijnd. Gebruik de knop tekst. Het volgende dialoog verschijnt: om een hyperlink toe te voegen aan de

88 88 ENGAGE Modeler Handleiding Voer de URL in in veld Bestemmings URL en de omschrijving die moet verschijnen als klikbare tekst. Deze link is klikbaar in de ENGAGE Viewer. In deze editor kunt u deze tekst nog aanpassen. Als u de link wilt testen en klikbaar wilt maken kunt u op de knop maken. drukken om de tekst alleen leesbaar te Als u een van de beschikbare sjablonen selecteert in het Gebruik sjabloon keuzemenu zal de inhoud van het sjabloon worden ingevoegd op de huidige positie van de cursor. Zie het maken van sjablonen voor beschrijvingen voor meer informatie hoe deze sjablonen aangemaakt kunnen worden. Nadat u omschrijving (opmerkingen) heeft achtergelaten, zal het hokje voor Omschrijving (Opmerkingen) op het paneel Eigenschappen zijn aangevinkt Document en internetpagina U kunt een document of internetpagina koppelen aan: een proces, een rol, een processstap, een rol in het menscapaciteitdiagram, een groep in het menscapaciteitdiagram. Selecteer het object waaraan u een document of internetpagina wilt koppelen. Druk op de vierkante knop met de twee puntjes achter het eigenschap Document op het paneel Eigenschappen. U kunt meerdere documenten koppelen, maar alleen documenten die ook beschikbaar is op internet of intranet (via een URL) of documenten die gekoppeld zijn aan het model.

89 Modelleren 89 Druk op de groene plus om een nieuw document toe te voegen en het rode kruis om een document te verwijderen. De inhoud van het document kan zichtbaar worden gemaakt in het Document paneel Deelnemers, rollen en eigenaar Taken, Beslissingen, Vergaderingen, Teamwerk en Services hebben een Rollen eigenschap. Dit is een lijst van rollen die betrokken zijn bij het uitvoeren van de activiteit. Standaard zijn er geen rollen toegekend. Als u de Rollen lijst openklapt in het mini-eigenschappenvenster ziet u de lijst van beschikbare rollen en de optie <Nieuwe Rol>. Als u hier kiest voor <Nieuwe Rol> wordt de eigenschappeneditor voor rollen geopend. Als u een rol selecteerd en de lijst weer openklapt verschijnt hier ook <Meer rollen>. (Niet voor services, omdat deze maar een rol kunnen hebben). Nu kunt u kiezen voor een andere rol voor de activiteit of een rol toevoegen door te kiezen voor <Meer rollen>. Dan zag het dialoog Rollen geopend worden.

90 90 ENGAGE Modeler Handleiding Selecteer een rol in de linkerlijst en geef aan hoeveel deelnemers er zijn voor die rol in de rechterkolom. Druk op de knop Nieuwe Deelnemers een een nieuwe rol aan de lijst toe te voegen. Als er meerdere deelnemers of rollen toegekend zijn aan een activiteit dan is de eigenschap Rollen niet langer getoond als een uitklaplijst, maar als een kleine knop met puntjes. Druk op deze knop om direct het Rollen dialoog weer te openen. De Eigenaar van een activiteit kan alleen worden gekozen uit de rollen die al toegekend zijn aan die activiteit Frequenties en condities van een Keuze Voor het toewijzen van frequenties en condities aan een keuze selecteert u de Keuze en gaat u naar de categorie Frequenties in het paneel Eigenschappen. Druk op een van de kleine vierkante knoppen met twee puntjes erin achter Conditities of Frequenties. In beide gevallen zal hetzelfde venster met de naam Frequenties worden geopend. Vul de condities van de keuze in de linkerkolom in en de frequenties in de rechter kolom. U kunt de frequenties in elke verhouding ingeven: percentages of de feitelijke getallen.

91 Modelleren De frequenties en condities worden ook in het procesdiagram getoond: Indien u ze niet in het procesdiagram ziet, vink dan het hokje voor Keuzecondities en/of Keuzefrequenties aan in de groep Tonen/Verbergen op het tabblad Beeld Selecties De waarde van de volgende eigenschappen is een selectie uit een lijst met de mogelijke waarden: EStaptype i g e n s c h a p Lijst UStop i t s l a g Positief, Negatief TSubproces y p e Subproces, Service, Fase TUitgang y p e Uitgang, Stop TKeuze y p e Keuze, Beslissing W Taak, Wachtmoment, Niet, Klant, Bedrijfs 91

92 92 ENGAGE Modeler Handleiding EStaptype i g e n s c h a p Lijst ateamwerk a r d e t o e v o e g e n d De waarde van de volgende eigenschappen is een selectie uit een lijst met waarden afhankelijk van de instellingen van de gebruiker: EStaptype i g e n s c h a p Lijst TTaak, Teamwerk y p e Voorgedefinieerde lijst van taaktypes, uitgebreid met de maatwerktypes zoals bepaald in ENGAGE Tables. RTaak, Service o l l e n Lijst van rollen van het betreffende model PProceskoppeling r Lijst van beschikbare projecten voor een gebruiker

93 Modelleren EStaptype i g e n s c h a p Lijst o j e c t PProceskoppeling r o c e s Lijst van processen van het geselecteerde model bij de eigenschap Model. MProceskoppeling o d e l Lijst van modellen in de repository SProceskoppeling t a r t p u n t Lijst van startpunten van het geselecteerde proces bij de eigenschap Proces ETeamwerk, vergadering i g e n a a r Lijst van rollen van het teamwerk ZTaak, vergadering e l f g e d e Lijst van maatwerkelementen in het model. 93

94 94 ENGAGE Modeler Handleiding EStaptype i g e n s c h a p Lijst f i n i e e r d m a a t w e r k t y p e PStart r o c e s e i g e n a a r Lijst van gebruikersnamen van alle gebruikers in de organisatie. Vrije invoer van een andere naam is ook mogelijk. De lijst wordt getoond als inhoud van een uitklapveld naast de naam van de eigenschap in het paneel Eigenschappen. Wanneer van een object de naam is geselecteerd in een dergelijk uitklapveld en deze waarde is verwijderd dan zal waarde van deze eigenschap leeg zijn. Deze lege waarde kan problemen veroorzaken tijdens de analyse, omdat bijv. een lege rol niet wordt toegestaan tijdens een simulatie en een lege procesnaam niet toegestaan is tijdens evaluatie of simulatie wanneer bij een Proceskoppeling het hokje voor Inhoud analyseren is aangevinkt.

95 Modelleren Notitie Een korte notitie kan worden toegevoegd aan: een processtap, een rol in menscapaciteitdiagram, een groep in het menscapaciteitdiagram als waarde van de eigenschap Notitie. Vul de notitie gewoon in het paneel Eigenschappen in. Deze notitie zal boven de processtap, groep of rol worden getoond in de vorm van een gele sticker. Indien u de notitie(s) niet ziet, vink dan het hokje aan voor Notitie in de groep Tonen/Verbergen op het tabblad Beeld Risicopunt Soms wilt u een activiteit (taak of vergadering) als risicopunt binnen het proces bestempelen. Plaats in dat geval een vinkje in het hokje achter Risicopunt in het paneel Eigenschappen. Een uitroepteken verschijnt rechts naast de activiteit in het procesdiagram Converteren activiteitstype Er zijn vier soorten activiteiten in ENGAGE Modeler: Niet automatische taken (Handmatig, semi-automatisch, telefoon, internet, overig) Automatische taak - gelijk aan niet automatisch, maar heeft geen rol Vergadering en teamwerk - gelijk aan niet automatisch, maar ze hebben een eigenaar Beslissing - Gelijk aan niet automatisch aangevuld met de eigenschappen van Keuze. Het type activiteit kan eenvoudig gewijzigd worden door de Type eigenschap te veranderen.

96 96 ENGAGE Modeler Handleiding Als een type is veranderd naar Beslissing kan deze niet meer worden terug veranderd naar een ander type. Dit is omdat een Beslissing meer dan 1 opvolgende stap heeft (meerdere takken) waar de andere types maar 1 opvolgende stap hebben Invoer/Uitvoer van een activiteit Om de invoer en/of uitvoer van een activiteit te specificeren, dient u de activiteit te selecteren en naar de categorie Taak te gaan in het Eigenschappenvenster. Druk op de knop achter Invoer of Uitvoer afhankelijk van wat u in wilt geven. In beide gevallen komt een gelijksoortig venster te voorschijn voor Invoer of Uitvoer.

97 Modelleren 97 Vul de naam in van de invoer en selecteer (indien nodig) het gewenste type. Druk op de groene plus om een element toe te voegen en op het rode kruis om een element te verwijderen. Merk op dat er automatisch een lege regel wordt toegevoegd om snel een nieuw element te kunnen toevoegen Mini-eigenschappenvenster De meest gebruikte eigenschappen van een processtap kunnen ook worden ingegeven door te dubbelklikken op de processtap. Een mini-eigenschappenvenster wordt geopend waarin u de gegevens kunt invullen. Hieronder vindt u een voorbeeld van het mini-eigenschappenvenster voor een processtap van het type Handmatig:

98 98 ENGAGE Modeler Handleiding Vul de gegevens in en druk op <Enter>. Er zijn geen mini-eigenschappenvensters voor de processtappen van het type Subproces, Service en Uitgang. Dubbelklikken op deze processtappen is gelijk aan het omlaag of omhoog gaan in de subproceshiërarchie. Indien u dubbelklikt op een Proceskoppeling welke nog niet is gedefinieerd dan verschijnt het minieigenschappenvenster. Mocht wel zijn aangegeven naar welk proces de proceskoppeling verwijst dan wordt dit proces geopend na het dubbelklikken op de Proceskoppeling. In plaats van dubbelklikken kunt u dit venster ook openen vanuit het contextmenu (rechtermuisknop): Als u besluit on invoerindicatoren te gebruiken (zie Kiezen indicatoren) verschijnen deze ook in het minieigenschappenvenster.

99 Modelleren 99 Het mini-eigenschappenvenster is ook beschikbaar voor groepen in het diagram Menscapaciteit. U kunt ENGAGE Modeler instellen om met het mini-eigenschappenvenster te komen elke keer dat u een nieuwe processtap invoegt. U kunt dit instellen bij Specificeer het invoeggedrag. Als er maatwerktypes gedefnieerd zijn worden deze ook zichtbaar in het mini-eigenschappenvenster. Als dit types zijn die meerdere waarden kunnen bevatten dan worden deze getoond als link samen met Documenten aanpassen. Als er extra types gebruikt worden in een model dan bevat het venster voor activiteiten ook de extra eigenschappen. Bijvoorbeeld IT-Systeem en Locatie zijn toegevoegd.

100 100 ENGAGE Modeler Handleiding Het mini-eigenschappenvenster voor keuzes bevat aanvullende functies m.b.t. procestakken. Gebruik de knoppen met de pijlen om de volgorde van de takken aan te passen. Gebruik de knop met de groene driehoek om de takken te sorteren in aflopende volgorde op basis van de frequentiewaarde. Gebruik de knop met het stop symbool om een nieuwe tak toe te voegen. U kunt soortgelijke knoppen vinden in het mini-eigenschappenvenster voor Aftakkingen en Splitsingen Eigenschappentabel De eigenschappen van de stappen van de geselecteerde processtap(pen) worden getoond en kunnen worden bewerkt in het Eigenschappen venster. U kunt ook dubbelklikken op een stap en het Minieigenschappenvenster gebruiken om een deel van de eigenschappen te bewerken. Om eigenschappen van veel processtappen tegelijk te kunnen wijzigen kunt u de Eigenschappentabel gebruiken. Selecteer de knop Eigenschappentabel in de groep Proces van tabblad Start van het Lint.

101 Modelleren 101 De volgende dialoog verschijnt: De eigenschappentabel is verdeeld in vier tabbladen. De Basiseigenschappen tab maakt het mogelijk het Label en de Notitie voor alle stappen te wijzigen en ook Risicopunt, Waardetoevoegend, Rollen en Deelnemers voor de stappen waarvoor deze eigenschappen bestaan. De initiele volgorde van de stappen in de tabel is die van de stapnummers. Door op de titel van de eerste kolom Naam te klikken worden de rijen gesorteerd op volgorde van naam. Klik nogmaals om de volgorde om te draaien. Gebruik de plus voor een subproces om deze uit te klappen en toegang te krijgen tot de eigenschappen. Het niveau van de stap is ook te zien aan het stapnummer.

102 102 ENGAGE Modeler Handleiding Gebruik <Tab> of <Ctrl> + <Tab> om door de tabel te navigeren. Voor cellen die gekoppeld zijn aan een dialoogvenster (Rollen, Deelnemers, Documenten, Invoer, Uitvoer, Frequenties, Condities) gebruikt u spatie of selecteert u de kleine knop om de dialoog te openen. De invoerindicatoren tab maakt het mogelijk om de invoerindicatoren voor taken, wachtmomenten, vergaderingen en beslissingen te wijzigen.

103 Modelleren 103 Binnen de Documenten tab kunt u de gekoppelde documenten aangeven voor elke stap, en de invoer en uitvoer voor activiteiten en subprocessen. Tabblad Procestakken geeft de mogelijkheid om labels, condities en frequenties in te voeren..

104 104 ENGAGE Modeler Handleiding De RASCI tabel maakt het mogelijk de RASCI roleigenschappen aan ta passen. Als er extra eigenschappen zijn toegevoegd in het model is er een extra tabblad beschikbaar voor Extra eigenschappen Roleigenschappeneditor U kunt de eigenschappen van een rol wijzigen door in het Project paneel de rol te selecteren en deze te wijzigen in het Eigenschappen venster. Als u een rol dubbelklikt in het Project paneel verschijnt de Roleigenschappeneditor. U kunt hier de eigenschappen van alle rollen in het huidige model wijzigen.

105 Modelleren 105 Druk op de knop Nieuwe rol om een nieuwe rol toe te voegen aan het model. Druk op het rode kruisje om de corresponderende rol te verwijderen. U kunt de roleigenschappeneditor ook oproepen door te kiezen voor <Nieuwe rol> in de lijst van rollen in de Mini property venster. 3.6 Menscapaciteit Menscapaciteit die benodigd is voor het uitvoeren van een proces worden getoond in de vorm van een menscapaciteitdiagram. Deze bestaat uit rollen en groepen. De set van rollen wordt bepaald door het toewijzen van rollen aan taken, teamserk en services. U als gebruiker kunt de Roleigenschappen aanpassen en groepen toevoegen aan het diagram Menscapaciteitdiagram Om het Menscapaciteitdiagram van een proces te zien, drukt u op de knop Simulatie in de groep Werkmodus op het tabblad Beeld van het Lint. Het paneel Menscapaciteit verschijnt (standaard linksonder). Mocht de werkmodus Simulatie reeds geactiveerd zijn en u ziet het paneel Menscapaciteit niet dan dient u op de knop Toon te drukken in de groep Venster op het tabblad Beeld en Menscapaciteit te selecteren. Alle rollen die momenteel in het proces of in een gekoppeld proces worden gebruikt, worden automatisch getoond in het diagram. U kunt in dit diagram geen rollen toevoegen of verwijderen. U kunt dit alleen bewerkstelligen door de rol te wijzigen van een van de taken, vergaderingen of services binnen het proces. Standaard wordt er een groep met daarin één persoon aangemaakt per rol. Voor het toewijzen van mensen aan een rol verwijzen we naar Voeg een groep toe.

106 106 ENGAGE Modeler Handleiding Het getal boven een groep of een rol staat voor het totaal aantal personen die zijn toegewezen aan die rol of groep Roleigenschappen Hieronder vindt u de set van eigenschappen van een rol in het menscapaciteitdiagram. Categorie Eigenschap Omschrijving Capaciteit Omschrijving Omschrijving van de Rol Opmerkingen Aanvullende omschrijving Document Internetadres ( of een pad naar een gekoppeld document Notitie Kleine notitie Aantal mensen Totaal aantal mensen in deze rol. Gem. doorlooptijd De gemiddelde tijd tussen het moment dat een casus wacht op een persoon van een specifieke rol van een activiteit tot het moment dat deze activiteit is uitgevoerd door deze persoon Gem. wachtrij De gemiddelde wachtrij voor een rol (de huidig uitgevoerde casus wordt hierin niet meegeteld) Gem. bewerkingstijd De totale gemiddelde benodigde hoeveelheid werk in minuten voor het uitvoeren van de activiteiten voor een casus in een specifieke rol Overhead vergadering (en)% De som van alle wachttijden voor de start van een vergadering van alle personen in een rol in relatie tot de totale doorlooptijd van het proces. Min. aantal toe te wijzen mensen Het minimaal aantal benodigde personen per rol om alle vergaderingen en activiteiten met de ingevoerde tussentijdverdeling uit te kunnen voeren. Utilization % De som van de tijd dat alle personen van een groep bezig waren in relatie tot de totale doorlooptijd. Kosten De gemiddelde totale kosten van deze rol voor een casus. Prestatieindicatoren

107 Modelleren Groepen Groepen definiëren de werkelijk aantal toegewezen personen voor het uitvoeren van een proces. Elke groep is gekoppeld aan minimaal een rol, dus u kunt alleen maar een groep aanmaken door het toevoegen van een groep aan een rol. Een groep aan meer dan één rol koppelen kan door het slepen en loslaten van een groep op andere rollen. De omgekeerde actie is het verwijderen van een koppeling aan een rol. Door het verwijderen van een groep kunt u uiteraard ook de koppeling met andere rollen verwijderen naast de groep zelf Voeg een groep toe Om een groep aan een rol te kunnen voegen, selecteert u de rol in het paneel Menscapaciteit en drukt u vervolgens op Voeg groep toe in de Menscapaciteit groep in tabblad Analyse. Alternatief: Klik met de rechtermuisknop op de rol in het paneel Menscapaciteit en kies voor Voeg groep toe Verwijder een groep Om een groep te verwijderen, selecteert u de groep in het paneel Menscapaciteit en kiest u vervolgens voor de optie Verwijderen in de Acties groep van het tabblad Start. Alternatieven: Selecteer de groep die u wilt verwijderen en kies met de rechtermuisknop voor Verwijderen. Selecteer de groep die u wilt verwijderen en druk op de knop <Del> Koppel een groep aan meer dan één rol Elke groep is gekoppeld aan zijn oorspronkelijke rol. Indien u een groep aan meer dan één rol wilt koppelen, sleept u de groep naar de andere rol en laat u de groep op die rol los. Een blauwe lijn wordt getekend tussen de groep en de andere rol.

108 ENGAGE Modeler Handleiding Verwijder een koppeling naar een rol Om een extra koppeling van een groep aan een andere rol te verwijderen, selecteert u deze groep en kiest u voor Ontkoppel groep. Als een groep is gekoppeld aan meerdere rollen verschijnt er een dialoog waarin u de rol kunt kiezen die ontkoppeld moet worden van de groep. Alternatief: Rechtermuisklik op een groep. Kies Ontkoppel groep en kies de groep die u wilt ontkoppelen.

109 Modelleren Groepeigenschappen Categorie Eigenschap Omschrijving Bron Omschrijving Omschrijving van de groep Opmerkingen Aanvullende omschrijving Document Internetadres ( of een pad naar een gekoppeld document Notitie Kleine notitie Invoergegev Aantal personen in ens de groep Beschikbaarheid Resultaatge Overhead gevens vergadering(en) % Aantal medewerkers in een groep Het percentage van de tijd dat de medewerker beschikbaar is om het werk uit te voeren. De som van alle wachttijden voor de start van een vergadering van alle personen in een groep of een rol in relatie tot de totale doorlooptijd van het proces. Overhead vergadering(en) per persoon % Het percentage van de tijd dat een persoon van een groep wacht op het begin van de vergadering in relatie tot de totale doorlooptijd van het proces. Bezettingsgraad % De som van de tijd dat alle personen van een groep bezig waren in relatie tot de totale doorlooptijd. Bezettingsgraad per De tijd dat een persoon in een groep bezig was met het uitvoeren persoon % van een activiteit voor een casus in relatie tot de totale doorlooptijd. 3.7 Procesnavigatie Wanneer een proces groot en complex is, wordt navigatie een belangrijke kwestie. Het vinden van een processtap door zijn nummer kunt u doen d.m.v. het invoeren van zijn unieke nummer indien die bij u bekend is. De functie Vind een stuk tekst maakt het mogelijk om een stuk tekst te vinden in de gehele repository. De zoekopdracht kan gegeven worden in de procesnamen, de processtapnamen of in de eigenschappen van een processtap.

110 110 ENGAGE Modeler Handleiding Grotere processen zijn normaliter verdeeld in subprocessen. Zo wordt een hiërarchisch proces gemaakt met meerdere niveaus. ENGAGE Modeler biedt een aantal mogelijkheden om omhoog en omlaag te gaan door deze hiërarchie. Het is ook mogelijk om een subproces of service uit te klappen, in te klappen, te extraheren of op te nemen Vind een processtap door zijn nummer Om een processtap te vinden op basis van zijn unieke nummer drukt u op het kleine driehoekje naast de knop Zoeken in de groep Acties op het tabblad Start van het Lint en selecteer vervolgens Ga naar. Voer de processtapnummer in in het dialoogvenster en druk op Akkoord. De focus zal verplaatsen naar de betreffende processtap indien het processtapnummer bestaat. Een processtapnummer is een evt. door punten gescheiden alfanumerieke of numerieke waarde die het pad componeert naar de processtap door alle evt. subprocessen heen. Een voorbeeld: is het nummer van processtap 6 van subproces 7 wat onderdeel uitmaakt van subproces 8 van het hoofdproces Ga omhoog en omlaag Voor het bekijken van de inhoud van een subproces of service dient u zijn procesdiagram te openen in een nieuw tabblad van het paneel Diagram. Om dit te bewerkstelligen, dubbelklikt u op het subproces of de service. Alternatieven: Selecteer een subproces of service: Klik op het subproces of de service in het navigatievenster in het paneel Modellen of Historie. Wanneer u weer wilt terugkeren naar het hogere niveau dan dubbelklikt u in het subproces of service op een van de processtappen van het type Uitgang. Alternatieven: Selecteer een subproces of service: Klik op het bovenliggende element van het subproces of service in het navigatievenster in het paneel Project of Historie Vind een stuk tekst Om een stuk tekst te vinden binnen uw project dient u op de knop Zoeken te drukken en vervolgens Zoeken te selecteren in de groep Acties op het tabblad Start van het Lint. In het venster dat verschijnt, geeft u in de uitklapvelden aan wat het zoekbereik moet zijn en in welke onderdelen u wilt zoeken en vult u de tekst in waarop u zoeken wilt, gevolgd door het drukken op de knop Zoeken. U kunt zoeken in alle procesnamen of in alle proces- en processtapnamen of in alle proces- en processtapnamen en hun eigenschappen of in document URLs.

111 Modelleren 111 Het resultaat van uw zoekopdracht wordt getoond in het paneel Zoekresultaat. Dubbelklik op het resultaat wat u wilt bekijken en ENGAGE Modeler zal het voor u openen of selecteren Uitklappen, inklappen en opnemen van een subproces of service Subprocessen worden gebruikt om een procesontwerp te structureren en leesbaarder te maken. Echter, soms is het toch wenselijk om een totaaloverzicht van het gehele proces met al haar subprocessen in hetzelfde diagram te zien. Dit is bijvoorbeeld noodzakelijk voor een totaaloverzicht van de zwembaanindeling. Het uitklappen van een subproces (of service / fase) geeft u ook de mogelijkheid om een processtap of subboom vanuit de verschillende niveaus van subprocessen te verplaatsen. U kunt ook proceskoppelingen in- en uitklappen. ENGAGE Modeler staat u dus toe om subprocessen, services en fasen in en uit te klappen. Om een subproces (of service / fase) uit te klappen drukt u op het kleine plusteken linksboven het icoon. Alternatieven: Rechtermuisklik op een subproces (of service / fase) en selecteer Uitklappen. Voor het inklappen van een subproces (of service / fase) drukt u op het minteken linksboven het icoon van de processtap Begin uitgeklapt subproces (of service / fase). Alternatieven: Druk met uw rechtermuisknop op een begin van een uitgeklapt subproces (of service / fase) en selecteer de optie Inklappen subproces. Om alle subprocessen op alle niveaus van een (sub)proces uit te klappen, selecteert u het (sub)proces in het paneel Project en drukt u vervolgens op de knop Uitklappen in de groep Navigatie van tabblad Start.

112 112 ENGAGE Modeler Handleiding Alternatief: Rechtermuisklik op het (sub)proces in paneel Project en selecteer Inklappen. Om een subproces uit een gegeven (sub)proces te extraheren selecteert u een aantal opeenvolgende stappen en klikt u op de knop Extraheren in de groep Subproces van het Lint. U kunt ook een subproces (of service / fase) opnemen in het diagram van het hogere niveau. Om dit te realiseren, selecteert u de processtap Begin uitgeklapt subproces (of service / fase) en drukt u op de knop Opnemen in de groep Navigatie van tabblad Start. De processtappen Begin uitgeklapt subproces (of service / fase) en Einde uitgeklapt subproces (of service / fase) zullen op het hogere niveau verdwijnen. Alternatief: Rechtermuisklik op de stap Begin uitgeklapt subproces (of service / fase) en selecteer Opnemen. Gebruik de Filter om tijdelijk de start en stop processtappen van de uitgeklapte subprocessen, services of fasen te verbergen Een proceskoppeling in-en uitklappen Over het algemeen werkt het uitklappen en inklappen van gekoppelde processen hetzelfde als bij subprocessen. Om een proceslkoppeling uit te klappen klikt up op de plus. Alternatief: Rechtermuisklik op een proceskoppeling en kies voor Uitklappen. Om een proces in te klappen klikt u op de het minteken boven het begin of einde van het uitgeklapte proces Als het gekoppelde proces nog niet is gespecificeerd wordt het plusteken niet getoond. Als het proces niet bestaat heeft de uitklapopdracht geen resultaat. Het grootste verschil tussen een subproces en een proceskoppeling is dat een subproces een integraal onderdeel van het proces is terwijl een gekoppeld proces onafhankelijk bestaat. Als een gebruiker een subproces uitklapt wordt deze uit het procesdiagram gehaald en vervangen door de inhoud van het subproces. De enige ingang van het subproces wordt gekoppeld aan de voorganger van het uitgeklapte subproces en alle uitgangen aan de opvolger. Als een gebruiker een subproces inklapt wordt de huidige inhoud uit het diagram gehaald en in een subproces gestopt dat deze inhoud vervangt. Er is dus altijd

113 Modelleren 113 maar 1 exemplaar van een subproces dat danwel ingeklapt danwel uitgeklapt is. Wanneer een proceskoppeling wordt uigeklapt dan wordt het gekoppelde proces niet verwijderd. De inhoud wordt gekopieerd en deze kopie vervangt de proceskoppeling in het diagram. Het gevolg is dat we twee exemplaren van het proces hebben. Aangezien een proces meerdere keren gekoppeld kan zijn in veel processen kunnen we veel kopieen hebben als we deze uitklappen. Dus hoewel een gebruiker het gekoppelde proces nog steeds kan wijzigen kan hij de uitgeklapte proceskoppeling niet wijzigen. Alleen het origineel kan worden gewijzigd. Dit is de reden dat het procesdiagram op dat moment in de alleenlezen modus komt op het moment dat een koppeling wordt uitgeklapt. De gebruiker kan geen wijzigingen aanbrengen, evalueren of simuleren tot het gekoppelde proces weer wordt ingeklapt. Omdat dit een belangrijke wijziging is van de beschikbare functionaliteit wordt er een waarschuwing getoond op het moment dat een proceskoppeling wordt uigeklapt. Als het gekoppelde proces gewijzigd is, wordt de inhoud van de uitgeklapte proceskoppeling niet ververst. Dus, de uitgeklapte koppeling is een kopie van de inhoud van het gekoppele proces op het moment dat het werkt uitgeklapt. Om deze te verversen moet de koppeling worden ingeklapt en opnieuw uitgeklapt. Als het originele gekoppelde proces is verwijderd is de kopie in de uitgeklapte koppeling nog steeds beschikbaar. Echter, zodra deze is ingeklapt kan het dan niet meer opnieuw worden uitgeklapt. De opdracht Alles Uitklappen wordt toegepast op alle diagrammen en dus ook op de proceskoppelingen. Echter, alleen de proceskoppelingen op het hoogste niveau zullen worden uitgeklapt (dus proceskoppelingen binnen de uitgeklapte proceskoppeling worden niet recursief uitgeklapt). Deze beperking bestaat om te voorkomen dat er oneindig wordt uitgeklapt in het geval van een oneindige lus. Ale een uitgeklapt proces meer dan een startpunt heeft dan wordt alleen het startpunt dat is opgegeven in de koppeling meegenomen bij het uitklappen. Het deel van het gekoppelde proces dat niet bereikbaar is vanuit het opgegeven startpunt wordt niet meegenomen bij het uitklappen. Neem het volgende voorbeeld. De eerste proceskoppeling is gekoppeld naar Entry 1, de tweede naar Entry 2 van het proces Two entries. Dus de eerste uigeklapte koppeling bevat beide activiteiten, maar de tweede bevat alleen de handmatige taak omdat de semi-automatische taak niet bereikbaar is vanaf Entry 2.

114 ENGAGE Modeler Handleiding Naar de bestemming van een 'Ga naar' gaan Om naar de bestemming van een specifieke 'Ga naar' processtap te gaan, dubbelklikt u gewoon op het icoon van de 'Ga naar'-processtap. Als de bestemming zich in hetzelfde procesdiagram bevindt, zal de focus naar deze processtap gaan. Indien de bestemming zich in een ander procesdiagram bevindt, zal dit procesdiagram worden geopend en zal de focus op de juiste processtap worden gezet. 3.8 Brainstorms ENGAGE Modeler is een hulpmiddel om snel en eenvoudig processen in kaart te brengen en te analyseren. Het is vooral nuttig tijdens workshops waar de procesdeelnemers aanwezig zijn. Een procesdiagram wordt gebouwd op basis van de handelingen en besluiten die de deelnemers doen of uitvoeren tijdens een proces. Soms zijn deze handelingen echter niet helemaal duidelijk en dient er eerst een discussie plaats te vinden voor het proces klaar is om in kaart gebracht te worden. Om deze vroege discussie te ondersteunen zijn de Brainstormdiagrammen bedoeld. Een brainstormdiagram bestaat uit een verzameling notities die kunnen worden ingedeeld in kolommen. Het is eigenlijk een digitale versie van de papieren gele plakbriefjes die vaak worden gebruikt tijdens workshops en discussies. Een brainstormdiagram kan worden vergrendeld, geautoriseerd, gedeeld, verstuurd voor publicatie, afgedrukt en geexporteerd naar Microsoft Word of PDF Een brainstormdiagram maken Om een brainstormdiagram te maken gaat u naar tab Start van het Lint en kiest u voor Nieuw in groep Project en vervolgens voor Nieuwe brainstorm.

115 Modelleren 115 Het nieuwe brainstormdiagram wordt gemaakt binnen de automatisch aangemaakte map Brainstorms. Initieel bevat het diagram een lege notitie. Een nieuwe tab Brainstorm wordt toegevoegd aan het lint. Deze tab bevat alle functies die kunnen worden gebruikt in een brainstormdiagram. Deze tab is alleen zichtbaar als er een brainstormdiagram is geselecteerd.

116 ENGAGE Modeler Handleiding Notities Een notitie is een basisonderdeel van een brainstormdiagran. Het is een gekleurde rechthoek met tekst. Deze kan op elke plek in het diagram geplaatst worden. Elke nieuwe notitie krijgt zijn eigen unieke nummer dat linksboven wordt getoond. De gebruiker kan de tekst van een notitie en zijn kleur wijzigen (maar niet het nummer). Om een nieuwe notitie te maken gaat u naar tabblad Brainstorm en kiest u voor Notitie of Brede notitie. Alternatief: Klik met rechtermuis op het diagram. Er verschijnt op popup. Kies hier voor Notitie of Brede notitie. De nieuwe notitie wordt linksboven in het diagram geplaatst Deze komt automatisch in de bewerkingsstand. Dus een gebruiker kan direct beginnen met het typen van de tekst. Om deze bewerkingsstand te verlaten is het voldoende om ergens buiten de notitie te klikken. Om de tekst opnieuw te bewerken dubbelklikt u op de notitie. De standaardgrootte van de notitie is afhankelijk van de keuze Notitie of Brede notitie.

117 Modelleren 117 Om de notitie te verplaatsen of de grootte aan te passen klikt u erop en sleept u hem naar de gewenste plaats of trekt u aan een van de blauwe vierkanten. Om de kleur van de achtergrond van de notitie aan te passen kiest u voor knop Kleur en kiest u een van de beschikbare kleuren. Om het lettertype en lettergrootte van alle notities in het diagram te wijzigen kiest u deze in groep Lettertype Notities versturen vanaf smartphones De mogelijkheid bestaat om een notitie te versturen naar een brainstorm diagram vanaf een smartphone of vanaf een andere computer. Download de Engage Brainstorm app voor uw smartphone (iphone, Windows Phone 8 of Android v4 of hoger) of gebruik de volgende link: om een webpagina te openen. Om notities van externe bron te accepteren moet er een Brainstorm sessie worden gestart in de

118 118 ENGAGE Modeler Handleiding ENGAGE Modeler. Dit wordt gedaan door te kiezen voor Start Sessie in de groep Brainstorm Sessie van de Brainstorm tab.. Er zal nu een sessie-id van 5 tekens verschijnen rechtsboven in het diagram. Voer deze sessie id in in de App of op de webpagina. U kunt optioneel ook uw naam opgeven. Deze zal dan verschijnen boven elke notitie die u verstuurt. Nu kunt u de tekst typen van de nieuwe notitie en deze versturen.

119 Modelleren 119 De nieuwe notities verschijnen rechtsboven in het diagram binnen enkele seconden.daarna kunt u ze net als andere notities verplaatsen en wijzigen. Kies voor Beeindig sessie om de sessie te beeindigen. Er zullen nu geen notities meer worden geaccepteerd. Er kan binnen uw ENGAGE Modeler maar een brainstormsessie tegelijk actief zijn. Met de App kunt u notities voor het begin van een sessie al invoeren en opslaan. Als de sessie is gestart kunt u deze dan versturen Kolommen Een kolom is een ruimte tussen twee verticale lijnen in de achtergrond van het diagram. Initieel is er maar 1 kolom met onbeperkte grootte. Om een nieuwe kolom toe te voegen drukt u op knop Kolom in tabblad Brainstorm. Er verschijnt een nieuwe verticale lijn in de achtergrond aan de rechterkant van de al bestaande lijn. De standaardgrootte van een kolom is iets breder dan de standaardbreedte van een notitie zodat deze er mooi in past.

120 120 ENGAGE Modeler Handleiding Om een kolom te verwijderen klikt u op de verticale lijn en vervolgens op Verwijderen. Om de grootte van een kolom aan te passen klikt u op de verticale lijn en sleept u deze naar links of rechts. Kolommen hebben geen specifieke namen maar u kunt altijd een titel geven met notities indien nodig zoals dit voorbeeld laat zien Werken met brainstormdiagrammen De meeste operaties die beschikbaar zijn voor procesdiagrammen werken ook voor brainstormdiagrammen. Om een brainstormdiagram te verwijderen of te kopieren selecteerd u deze in paneel Project en kiest u

121 Modelleren 121 voor Verwijderen/Koperen in het lint. Om een brainstormdiagram te hernoemen selecteerd u deze en kiest u voor Hernoemen in het lint. Exporteren naar PDF en Exporteren naar Microsoft Word zijn de enige exportmogelijkheden voor een brainstormdiagram. Om een diagram in- en uit te zoemen volgt u de instructies voor Zoomen. Om een diagram af te drukken volgt u de instructies voor Proces of Brainstormdiagrm afdrukken Om de autorisatie te wijzigen volgt u de instructies voor Autorisatie. Om een diagram te vergrendelen of ontgrendelen volgt u de instructies voor Toegangsbeheere. Om een checkpoint voor een brainstorm te maken of een versie op te halen uit de historie volgt u Versiebeheer. Om een brainstormdiagram te delen of te publiceren volgt u de instructies voor Publicatie Converteren naar een proces De informatie die is verzameld in notities in een brainstorm kan eenvoudig worden geconverteerd naar een ENGAGE proces. Om deze conversie te vereenvoudigen kunnen notities een type krijgen dat de inhoud bepaalt. We kunnen dit doen als we weten dat een notitie een specifieke activiteit, rol of document beschrijft. Standaard hebben alle notities het type onbepaald. Om het type van een notitie aan te passen selecteert u deze en kiest u de knop Type in de Brainstorm tab. Vervolgens kiest u voor Activiteit, Rol of Document. De inhoud van een notitie kan worden toegepast op een procesdiagram door de notitie te slepen van het brainstormdiagram naar een processtap in een procesdiagram. Om te kunnen slopen tussen verschillende diagrammen moet het brainstormdiagram geselecteerd worden en vervolgens de knop Conversiemodus in de groep Conversie van de Brainstorm tab worden ingedrukt. Klik nogmaals op deze knop om weer verder te gaan met de brainstorm modus. Als u in conversie modus bent kunt u alleen notities selecteren, het type aanpassen en deze naar een procesdiagram slepen.

122 122 ENGAGE Modeler Handleiding Open zowel het brainstormdiagram dat u wilt converteren en een nieuw of bestaand procesdiagram en plaats deze onder elkaar of naast elkaar. Sleep nu de notities en laat ze vallen op de processtappen. Het resultaat van het laten vallen van een notitie op een processtap hangt af van het type van de notitie. U kunt een acitiviteitsnotitie, een rolnotitie, een documentsnotitie of een onbepaalde notitie en zelfs meerdere notities verslepen. U kunt dezelfde notitie meerdere malen naar hetzelfde procesdiagram slepen. U kunt bijvoorbeeld dezelfde rolnotitie naar elke taak waaraan u deze rol wilt toekennen slepen. De rol zal maar eenmaal aan het model worden toegevoegd Converteren van een activiteitsnotitie Een activiteitsnotitie kan naar een processtap worden versleept als deze activiteit voor de processtap kan worden ingevoegd. Op het moment dat de notitie wordt losgelaten verschijnt er een dialoog. Selecteer hierin het type van de gewenste activiteit. Als resultaat zal er een processtap van dit type worden ingevoegd voor de bestemmingsstap. De naam van deze activiteit wordt gemaakt door de eerste zin (eindigend op een punt) of de eerste regel van de notitietekst te nemen. Als de naam niet gelijk is aan de volledige tekst dan wordt de volledige tekst aanvullend in het Omschrijving veld van de stap geplaatst Converteren van een rolnotitie Een rolnotitie kan worden versleept naar een niet-automatische taak, teamwerk of een beslissing. Het verslepen van een rolnotitie op een step zal deze rol toekennen aan de rol(len) van de stap (als deze nog niet bestaat). Als u een rolnotitie sleept naar een stap die al een rol toegekend heeft, dan wordt er gevraagd of deze taak omgezet moet worden naar een vergadering. Kies Ja als u deze taak wilt converteren naar een vergadering met twee rollen (de bestaande en de nieuwe). Kies Nee als u de huidige rol wilt vervangen door de nieuwe. Als u een rol versleept naar ee beslissing wordt de rol altijd vervangen. Als u deze versleept naar een vergadering of teamwerk wordt de rol altijd toegevoegd De naam van de nieuwe rol wordt bepaald door de eerste zin (eindigend op een punt) of de eerste regel van een notitietekst. Als de naam niet gelijk is aan de volledige tekst dan wordt de volledige tekst aanvullend in het Omschrijving veld van de stap geplaatst Converteren van een documentsnotitie Een documentsnotitie kan naar elke stap worden gesleept. Standaard wordt de notitietekst toegevoegd aan de lijst van documenten. Echter, als de bestemmingsstap ook Invoer en Uitvoer kan bevatten wordt er een dialoog getoond en kan de gebruiker kiezen waar de notitietekst moet worden geplaatst.

123 Modelleren Converteren van een onbepaalde notitie Als u een onbepaalde notitie op een processtap sleept verschijnt de volgende dialoog: Omdat het type van de notitie niet is bepaald moet u nog aangeven wat er met de notitie moet gebeuren. Als u kiest voor omschrijving wordt er nog een dialoog getoond: Kies de naam van de eigenschap en de notitietekst zal daaraan worden toegekend Converteren van meerdere notities Als u meerdere notities selecteert en deze tegelijk sleept naar een processtap gebeurt het volgende: Alle onbepaalde en activiteitsnotities zullen worden geconverteerd naar taken van het type semi-automatisch in de volgorde die wordt bepaald door de positie van de notities. Vervolgens worden alle rolnotities toegepast op de geselecteerde activiteit. Als er meer dan 1

124 124 ENGAGE Modeler Handleiding rolnotitie in de selectie zit wordt deze taak automatisch omgezet naar een vergadering. Alle documentnotities zullen worden toegepast en de inhoud zal aan de Documenten eigenschap worden toegekend. U kunt bijvoorbeeld meerdere notities tegelijk slepen als u een aantal opeenvolgende activiteiten in een keer wilt toevoegen of een activiteit samen met zijn rol of documenten.

125 Deel IV

126 126 4 ENGAGE Modeler Handleiding Beeld Het procesdiagram is een grafische voorstelling van processtappen en de verbindingen ertussen. De processtappen en verbindingen zijn voorzien van additionele tekst en kleine iconen om grafisch een aantal eigenschappen van de processtap te tonen. U kunt het weergeven van het procesdiagram beïnvloeden door aan te geven welke eigenschappen wel of niet worden getoond. Standaard wordt het procesdiagram getoond in de vorm van een waardestroom (value stream). U kunt dit eenvoudig wijzigen in de vorm van Zwembanen. Na het uitvoeren van een evaluatie of een simulatie kunt u het proces ook tonen in de vorm van een Tijdslijn en Kostengroei-overzicht. De standaard tekenrichting van het diagram is van links naar rechts, dus horizontaal. Het kan veranderd worden naar verticaal, dus van boven naar beneden, met gebruik van Diagram rotatie. Tijdens workshop wordt aangeraden om zich alleen te concentreren op het procesdiagram. Om die reden biedt ENGAGE Modeler u de mogelijkheid om het proces op het volledige scherm te laten zien. Er zijn vele panelen en meer dan genoeg eigenschappen die getoond kunnen worden in het scherm van ENGAGE Modeler. Ze zijn niet altijd even interessant of noodzakelijk. U heeft waarschijnlijk verschillende werkmodi nodig afhankelijk van of u bezig bent met het modelleren van een proces, het evalueren van een proces of het simuleren van een proces. Daarom biedt ENGAGE Modeler u de overeenkomende drie standaard werkmodi. 4.1 Weergave procesdiagram U kunt de presentatie van het procesdiagram op verschillende manier beïnvloeden. Door het tonen/ verbergen van details van het procesdiagram bepaalt u welke tekst en iconen gebruikt zullen worden bij de processtappen en verbindingen. Enkele vaste diagramdetailskunnen niet worden verborgen U kunt het procesdiagram en het menscapaciteitdiagram van grootte wijzigen door in- en uit te zoomen. U kunt per project bepalen welke iconen er worden gebruikt voor de weergave van het proces, zie Iconen wijzigen Tonen/verbergen details van procesdiagram U kunt bepalen welke detailinformatie er in het procesdiagram verschijnt door het wel/niet aanvinken van de volgende hokjes of op knoppen te drukken in de groep Tonen/Verbergen op het tabblad Layout van het Lint (Alleen de zes meest voorkomende opties zijn zichtbaar als hokje in de groep. Klik op het kleine pijltje rechtsonder in de groep om alle mogelijkheden zichtbaar te maken) : Categorie Omschrijving Rollen Laat de naam van de toegewezen rol aan de taak of service zien boven het icoon van de taak of service Notities Laat de inhoud van de eigenschap Notities zien in de vorm van een gele sticker boven het icoon van de betreffende processtap Nummers Laat de nummers van de processtappen zien. De nummers van de processtappen binnen een subproces of service zullen worden vooraf gegaan door het nummer van het subproces of service waar ze onderdeel van uitmaken Alle verbindingen Laat de verbindingen zien tussen de processtappen van het type Ga naar en hun

127 Beeld Categorie 127 Omschrijving bestemming Keuzefrequenties Laat de frequenties zien boven de procestakken die uit een processtap van het type Keuze komen Invoer/Uitvoer Laat de invoer en uitvoer van een activiteit zien. Documentindicat Laat een klein icoon zien om aan te geven dat er een document is gekoppeld aan oren deze processtap. Omschrijvingsindi Laat een klein icoon zien om aan te geven dat er een omschrijving is opgegeven voor catoren deze processtap Indicatoren Toon de geselecteerde indicatoren en hun waarden onder de processtappen Labels Toon een processtaplabel in plaats van het stapnummer. Als zowel nummers als labels zijn aangevinkt worden alleen de nummers getoond. Waardetoevoege Geeft aan of een activiteit of wachtmoment wel of niet-waardetoevoegend is door de nd achtergrondkleur van de processtap te veranderen: rood voor niet-waardetoevoegend, geel voor bedrijfswaardetoevoegend en groen voor klantwaardetoevoegend. <Maatwerk> Toon de waarde van de <Maatwerk> eigenschap toegekend aan een taak, teamwerk of vergadering boven het icoon. Dit is mogelijk voor elk maatwerktype gedefinieerd in ENGAGE Tables. De echte naam van dit veld is de naam van het maatwerktype. Als deze optie is aangevinkt zullen de Rollen en andere maatwerktypes automatisch worden uitgevinkt. Aantekeningen Toont de aantekeningen in Mijn Layout weergave Document en omschrijvingsindicatoren: Weergave van invoer en uitvoer: Er kunnen tot 4 invoer- en 4 uitvoerindicatoren getoond worden in het diagram. Merk op dat de weergave

128 128 ENGAGE Modeler Handleiding van het diagram verticaal wordt uitgerekt om ruimte te maken voor de invoer (boven) en uitvoer (onder). Invoer/uitvoer kan niet tegelijkertijd worden getoond met indicatoren onder de stappen. Dus als u op Invoer/Uitvoer klikt terwijl de indicatoren getoond worden zullen deze verdwijnen en de invoer/uitvoer verschijnen. Als er geen invoer/uitvoer is ingevoerd voor processtappen zal er een melding getoond worden. Weergave van indicatoren De gebruiker bestlist welke indicatoren getoond worden onder de stap door deze aan te vinken in de eerste kolom van venster Tonen indicatoren. Merk op dat er vanwege ruiimtegebrek een kortere naam voor de indicator (bijvoorbeeld BT) wordt getoond. Deze korte naam is ook te zien in het venster Tonen Indicatoren. Het diagram wordt hoger gemaakt om ruimte te maken voor deze indicatoren. Er kunnen maximaal 7 indicatoren worden getoond. Indicatoren worden nooit tegelijk getoond met invoer uitvoer. Dus als u kiest voor Indicatoren terwijl invoer/uitvoer actief is wordt de eerste kolom van het venster Tonen Indicatoren niet getoond. Weergave van waardetoevoegende activiteiten In dit geval is de Handmatige stap niet waardetoevoegend, Wachtmoment is bedrijfswaardetoevoegend en Semi is k lantwaardetoevoegend. Als alle stappen van een subproces dezelfde waarde hebben voor waardetoevoegend, dan wordt het subproces ook op deze manier getoond.

129 Beeld 129 Als alle frequenties bij elkaar optellen tot 100 worden deze automatisch als percentages getoond Vaste diagramdetails Enkele diagramdetails zullen automatisch worden toegevoegd door de software en kunnen niet verborden worden. Als een ingeklapt subproces, service of fase een stop bevat dan is het icoon aangevuld met een klein stopicoon in de rechtsbovenhoek. Als een ingeklapt subproces, service of fase een splitsing-put bevat dan is het icoon aangevuld met een klein puticoon in de rechtsbovenhoek. Als het subproces zowel een stop als een put bevat, dan wordt alleen het kleine stopicoon getoond. Als er een stap is aangemerkt als risicopunt (middels de eigenschap), dan zal er rechts een klein 'gevaar' icoon worden getoond. Als een processtap in een subproces de bestemming is van een ga-naar stap vanaf een hoger niveau dan wordt het er boven het icoontje van deze stap een klein ga-naar icoon getoond Zoomen U kunt het procesdiagram en het menscapaciteitdiagram van grootte wijzigen door in- en uit te zoomen. Selecteer een diagram en druk vervolgens op de knop Inzoomen of Uitzoomen in de groep In- en uitzoomen op het tabblad Beeld van het Lint om een diagram respectievelijk groter of kleiner te maken. Druk op de knop 100% om terug te gaan naar de standaard 100% grootte.

130 130 ENGAGE Modeler Handleiding Alternatieven: Gebruik de schuifbalk of de + of - knop in de statusbalk. Druk op de knop Zoom in de groep In- en uitzoomen op het tabblad Beeld en kies vervolgens een van de mogelijkheden Iconen wijzigen U kunt de gebruikte iconen in een procesdiagram wijzigen. Kies de knop Iconen in de groep Project van tabblad Start van het Lint. Een lijst met beschikbare iconensets verschijnt. De gekozen set zal worden gebruikt voor alle processen binnen het project. De volgende iconensets zijn altijd beschikbaar: Standaard Zorg Transport Productie Figuren Met behulp van ENGAGE Tables kunt u uw eigen iconenset maken. 4.2 Filteren In de Compacte Weervage verdwijnen alle begin- en eindstappen van uitgeklapte subprocessen uit het diagram. Met gebruik van Filters kunt u zelf bepalen welke stappen verborgen moeten worden in het procesdiagram. De algemene regel is dat u elke processtap kunt verbergen die de processtroom niet beinvloed. Dus u kunt een start, stop, keuze, beslissing, aftakking, aansluiting, splitsing, put of paralelle subprocessen binnen een aftakking niet verbergen. U geeft aan welke stappen in het diagram getoond moeten worden met de Procesdiagramfilter. Initieel toont de filter alle processtappen. U kunt: De Filter aanpassen om te bepalen welke stappen weggefilterd moeten worden. Filteren om de gegeven stappen daadwerkelijk te verbergen; alle stappen die hierna worden ingevoegd worden niet verborgen. De filter Opnieuw Toepassen om ook de stappen die na het voor het laatst toepassen van de filter zijn toegevoegd te verbergen. Al deze functies zijn beschikbaar in groep

131 Beeld 131 All these functions are available in the Diagramfilter van tabblad Layout van het Lint. Als er een procesanalyse (Evaluatie of Simulatie) wordt gedaan terwijl het filter is toegepast, dan worden alleen zichtbare stappen meegenomen in de berekeningen. De verborgen stappen worden behandeld alsof deze niet bestaan. U kunt de filter gebruiken voor een Compacte weergave waar alle begin en einden van een uitgeklapt subproces samen met alle ga-naar stappen verdwijnen uit het diagram. De stappen van dit type worden alleen gebruikt om de grenzen van subprocessen aan te geven of een sprong van een tak naar een andere tak, dus ze dragen niet bij aan de procesplaat Filter aanpassen U kunt stappen uit het diagram filteren gebaseerd op het staptype en op enkele van hun eigenschappen. De volgende eigenschappen worden meegenomen in het procesdiagramfilter: Rol of Rollen Maatwerkeigenschappen of maatwerk tabeltypes (zie Werken met centrale tabellen) Waardetoevoegend Risicopunt Documenten Vaste kosten Wachttijd (voorzien) Bewerkingstijd Voor de eerste drie eigenschappen kunt u specifieke waarden opgeven. Voor de overige eigenschappen geeft u alleen aan of deze een waarde hebben of niet. Standaard bevat het filter alle staptypes. Om dit aan te passen selecteert u de knop Filter aanpassen in de groep Diagramfilter van tabblad Layout. De volgende dialoog verschijnt:

132 132 ENGAGE Modeler Handleiding Verwijder het vinkje als u de stappen wilt verbergen van het betreffende type of met de aangegeven waarde. Kies voor Waarde (Geen waarde) als u de tappen met de aangegeven eigenschap met waarde (geen waarde) wilt zien. Kies voor Negeren als het al of niet hebben van een waarde voor deze eigenschap niet wordt meegenomen in het filteren. Een stap wordt verborgen door de filter als het type of minimaal een van de eigenschapwaarden niet wordt geaccepteerd door de filter. Bijvoorbeeld, als type Handmatig niet is aangevinkt, de rol Bevoegde niet is aangevinkt en Geen waarde is gekozen voor Bewerkingstijd dan worden alle handmatige stappen verborgen, alle taken toegekend aan de Bevoegde worden verborgen, alle vergaderingen met alleen Bevoegde als deelnamen worden ook verborden en alle stappen met een positieve waarde voor bewerkingstijd worden verborgen. Merk op dat vergaderingen dus alleen worden verborgen als alle rollen van de deelnemers niet zijn aangevinkt. Als de Aftakking niet is aangevinkt zullen alle aftakkingen, splitsingen en samenvoegingen worden weggefilterd. Ze zullen verdwijnen uit het diagram en vervangen worden door langere lijnen/pijlen indien nodig. Kies voor Omgekeerde filter als u alle stappen die zijn verborgen door het filter juist wel wilt zien en tegelijktijd alle stappen wilt verbergen die nu door het filter getoond worden. Vink de staptypes aan als u wilt dat alle mogelijke staptypes tegelijk wel of niet weggefilterd worden. Kies voor Compacte weergave als u de compacte weergave wilt zien.

133 Beeld 133 Kies Akkoord om het huidige filter te bewaren. De filter wordt automatisch toegepast op het diagram Filteren Selecteer de knop Filteren in groep Diagramfilter van tab Layout van het Lint om de huidige filter toe te passen op het diagram. De stappen die niet geaccepteerd worden door de filter zullen worden verborgen en de knop zal actief blijven. De filter indicator wordt rechtsboven in het diagram getoond. Dit is om u eraan te herinneren dat u wellicht niet het volledige diagram ziet. Als u nu een stap invoegt blijft deze zichtbaar in het diagram, zelfs als deze niet geaccepteerd is door het filter. U dient Opnieuw filteren te kiezen om de filter ook toe te passen op stappen toegevoegd na het actief maken van het filter. Als u de filter wijzigt terwijl deze actief is zullen de wijzigingen direct worden toepast na het bewaren van het nieuwe filter. Selecteer de Filter knop nogmaals om deze niet langer toe te passen en alle processtappen weer te tonen Opnieuw filteren Als u de Filter knop hebt geselecteerd is het filter actief op het huidige procesdiagram. Alle nieuwe stappen worden niet gefilterd. Selecteer de Opnieuw filteren knop in groep Diagramfilter van de Layout tab van het Lint om de filter opnieuw toe te passen voor het huidige diagram. Deze knop is alleen actief als het filter wordt toegepast. Als deze knop niet actief is selecteert u in plaats hiervan de knop Filteren Compacte weergave Een proces dat modulair is ontworpen kan zowel fasen bevatten als hierarchische subprocessen en services. In sommige situaties (bijvoorbeeld voor de zwembaanweergave) is het handig om deze modules uit te klappen om alle processtappen op een niveau te hebben. Elke uitgeklapte module begint en eindigt met een speciale stap die noodzakelijk is om het bereik van de module aan te geven. Deze stappen worden ook gebruikt om de module in te klappen en om stappen in te voegen aan het einde. Feitelijk hebben ze een nogal technische betekenis en maken ze het diagram onnodige groter en complexer. Als u een duidelijkere weergave van het proces wilt hebben kunt u deze stappen tijdelijk verbergen met gebruik van de zogenaamde compacte weergave. Druk op de knop Filter aanpassen in groep Filter van tabblad Layout van het Lint en druk op de knop Compacte weergave. Alle starts en stops van de uitgeklapte subprocessen, services en fasen verdwijnen. De stops van uitgeklapte parallele subprocessen in Aftakking-Aansluiting constructies zullen worden omgezet in Aansluiting stappen. Lege uitgeklapte modules zullen compleet verdwijnen.

134 134 ENGAGE Modeler Handleiding U kunt nog steeds de inhoud van een uitgeklapte module wijzigen met de beperking dat u geen stappen meer kunt invoegen aan het einde van de module (met uitzondering van parallelle subprocessen want hier is het einde nog steeds zichtbaar). Dus als u twee uitgeklapte modules achter elkaar hebt staan en probeert om een stap tussen de laatste stap van de eerste module en de eerste stap van de tweede module in te voegen en de eerste stap van de tweede module dan zal deze in compacte weergave worden ingevoegd als de eerste stap binnen de tweede module. Als u probeert een leeg subproces uit te klappen in compacte weergave zal dit subproces direct verdwijnen! U zult de compacte weergave moeten uitschakelen om dit subproces weer zichtbaar te maken. In het geval van lussen (terugspringende ga-naars) kan de weergave er vreemd utizien vanwege de lange ga-naar lijnen. Deze lijn moet echter eerst naar de juiste keuzestap gaan omdat daar de plaats is waar de frequentie en conditie worden getoond.

135 Beeld Zwembaan Druk op de knop Zwembaan in de groep Weergave op het tabblad Layout van het Lint. Als er maatwerktypes zijn aangemaakt voor uw organisatie in ENGAGE Tables, dan is er een uitklapmenu dat opent na het klikken van de knop Zwembaan. De namen van de andere opties zijn afhankelijk van de maatwerktypes. Bijvoorbeeld, als er een type Locatie is aangemaakt in ENGAGE Tables, dan verschijnt de optie Locatie zwembanen in het menu. In deze weergave worden de activiteiten die door dezelfde rol worden uitgevoerd in dezelfde baan getekend. Een vergadering of teamwerk die is toegekend aan meerdere rollen zullen worden getekend in alle relevante banen (een activiteit met meerdere waarden voor een maatwerktype wordt ook getekend in alle relevante banen). Aanvullend, als een subproces bestaat uit activiteiten die allemaal door dezelfde rol worden uitgevoerd wordt het subproces ook in deze baan getoond. In deze weergave kunt u gewoon verder modelleren in ENGAGE Modeler. Echter, het gedrag van invoegen en drag en drop is nu veranderd. De Zwembaan weergave kan worden gecombineerd met de weergave Volledig scherm. De initiële volgorde van de banen in de zwembaanweergave wordt automatisch bepaald aan de hand van het verschijnen van de rollen in het procesdiagram. Om de volgorde van het verschijnen van de rollen te bepalen, wordt het proces eerst van links naar rechts bekeken en vervolgens van boven naar onder. De gebruiker kan deze volgorde wijzigen door een rolnaam op te pakken en vervolgens de gehele baan naar boven of naar beneden te verplaatsen. Taken, vergaderingen en services die geen Rol toegekend hebben gekregen zullen net als subprocessen en fasen in een speciale baan <Onbepaald> worden getoond. Druk op de knop Waardestroom om weer terug te keren naar de standaard weergave van het proces Invoegen in zwembaanweergave Als u een processtap invoegt in zwembaanweergave voor een stap in een bepaalde baan dan

136 136 ENGAGE Modeler Handleiding krijgt de nieuwe stap automatisch de rol van de zwembaan: Drag and drop in zwembaanweergave Het gedrag van drag and drop (verslepen) in de zwembaanweergave hangt af van het type van de versleepte stap. Het gedrag van niet-activiteiten is hetzelfde als dat in waardestroomweergave. Het gedrag van activiteiten in een zwembaanweergave van rollen verschilt wanneer u een stap met een enkele rol versleept of wanneer u een stap met meerdere rollen versleept. Het gedrag in zwembanen op basis van maatwerktypen voor enkelwaardige maatwerktypes is gelijk aan dat van stappen met een enkele rol. Voor meerwaardige maatwerktypes is dat gelijk aan dat bij meerdere rollen voor een stap (zoals vergadering).

137 Beeld Verslepen van een stap met een enkele rol Als u een enkele stap versleept vanuit een zwembaan naar een andere baan (maar niet bovenop een andere stap) dan wijzigt de taak zijn rol in die van de zwembaan Als u een enkele taak verplaatst van een baan en deze bovenop een andere stap plaatst in een andere baan

138 138 ENGAGE Modeler Handleiding dan wijzigt zowel zijn rol als zijn positie: Verslepen van een stap met meerdere rollen Als u een activiteit met meerdere rollen (vergadering of teamwerk) van een zwembaan in een andere baan versleept (maar niet bovenop een andere stap)

139 Beeld 139 dan is de rol van de baan waarin de stap wordt verplaatst toegevoegd aan de lijst van rollen en de eigenaar van de vergadering wordt die rol. Het gevolg is dat de stap verplaatst in een andere baan en dat er een lichtere kopie blijft staan in de oude baan. U kunt de kopie terug verplaatsen naar het origineel:

140 140 ENGAGE Modeler Handleiding Op deze manier verwijdert u de rol van de kopie uit de lijst van rollen. Als u het origineel naar de kopie versleept wordt alleen de eigenaar van de vergadering/teamwerk gewijzigd. Als u een stap met meerdere rollen verplaatst van een zwembaan naar een andere zwembaan bovenop een andere stap dan wijzigt zowel de rol als de positie:

141 Beeld Volledig scherm Druk op de knop Volledig scherm in de groep Weergave op het tabblad Beeld van het Lint. Het procesdiagram zal gemaximaliseerd worden getoond binnen de browser. U kunt in deze weergave het modelleren van uw proces voortzetten. Deze weergave kan ook worden gecombineerd met andere weergaven, zoals Zwembaan. Om terug te keren naar de normale weergave: Druk op de kleine Volledig Scherm knop in de statusbalk Druk op het kruis rechtsboven in het venster. 4.5 Diagram rotatie Een procesdiagram kan ik ENGAGE Modeler in twee richtingen getekend worden: horizontaal (van links naar rechts) en verticaal (van boven naar beneden). Elk nieuw proces wordt standaard getekend van links naar rechts. Om de verticale weergave van het proces te krijgen klikt u op Roteer proces in de groep Weergave van tab Layout. Druk nogmaals op deze knop om weer terug te gaan naar horizontale weergave.

142 142 ENGAGE Modeler Handleiding De rotatie van het diagram can in elke weergave (waardestroom, zwembaan, tijdslijn en compact) worden toegepast. Als er invoer/uitvoer wordt getoond (zie Tonen/verbergen details van het procesdiagram) neemt de verticale weergave meer ruimte in dan de horizontale weergave, want de teksten in de invoer/ uitvoer velden worden nog steeds horizontaal getoond. 4.6 Mijn layout U kunt de automatisch gegenereerde diagramlayout aanpassen. Als een proces klaar is voor publicatie, printen of export kan een gebruiker wisselen naar de aangepaste layout door te klikken op Mijn Layout in de groep Layout van tabblad Layout van het Lint. Het diagram wordt omgezet naar Mijn Layout en het tabblad Mijn Layout wordt toegevoegd aan het Lint. U kunt wisselen naar Mijn Layout vanuit waardestroom of zwembaanweergave.u kunt de tijdslijnweergave niet aanpassen omdat de afstand tussen de stappen hier de berekende tijd weergeeft, dus deze moet niet aangepast worden. In Mijn layout kan het proces beperkt worden gewijzigd. U kunt de waarden van de eigenschappen wijzigen, maar daarbij zijn er een aantal beperkingen. Het wijzigen van de processtructuur is beperkt tot het toevoegen en verwijderen van eenvoudige stappen. U kunt de structuur van het proces niet aanpassen door stappen te verslepen. In plaats daarvan kunnen de stappen anders geplaatst worden in het diagram (zie Staponderdelen verplaatsen) en de vorm van de verbindende pijlen kan worden gewijzigd. U kunt ook andere grafische onderdelen verplaatsen onafhankdelijk van de processtappen.om het herschikken van de stappen te vereenvoudigen zijn er een aantal blokoperaties beschikbaar en kan er een raster worden getoond. Het is ook mogelijk om extra tekst en groepen toe te voegen aan het diagram. Vanuit Mijn Layout kunt u de richting van het diagram wel aanpassen (roteren), maar u kunt niet de filter wijzigen. U kunt wisselen vanuit Mijn Layout naar een andere weergave als u verder wilt met het ontwerpen van

143 Beeld 143 het proces. Al uw aanpassingen aan de layout zullen dan echter verloren gaan. De volgende waarschuwing verschijnt: De beste manier om de aangepaste layout te behouden is om een Checkpoint aan te maken van het proces voor het wisselen naar een andere weergave. De layout van het proces kan dan later worden opgehaald uit de historie. Het maken van een aangepaste weergave moet de laatste actie zijn van de voorbereiding van het proces. Als u het proces later wilt wijzigen dan moet de aangepaste layout helemaal opnieuw worden gemaakt. Met behulp van Mijn Layout kunt u bijvoorbeeld een lang proces in meerdere korte rijen tekenen: (selecteer de tweede helft van het proces, verplaats deze naar beneden en naar links en dubbelklik op de lijn) of u kunt zelfs het proces van rechts naar links tekenen (of beneden naar boven) (verplaats de stappen en dubbelklik op alle lijnen om deze te vereenvoudigen)

144 144 ENGAGE Modeler Handleiding Merk op dat hoewel de tekenvolgorde van de stappen nu anders is, de volgorde van de acties gelijk is gebleven, want de pijlen wijzen nu van rechts naar links Beperkingen in wijzigen van eigenschappen Bijna alle eigenschappen van processtappen kunnen worden aangepast in Mijn Layout. Echter, het wijzigen van een aantal eigenschappen kan resulteren in een belangrijke wijziging in het procesdiagram. Dit gebeurt wanneer de layout was gemaakt vanuit een zwembaanweergave. Deze wijzigingen zijn niet mogelijk. U kunt het volgende niet wijzigen: De Rollen eigenschap als de zwembaanweergave gebaseerd is op rollen. De waardetoevoegende eigenschap als de zwembaanweergave gebaseerd is op waardetoevoegend.. Een extra eigenschap als de zwembaanweergave daarop is gebaseerd. Het taaktype als de zwembaanweergave is gebaseerd op rollen Stappen verplaatsen U kunt een stap of stappen verplaatsen als: de nieuwe locatie geen andere stappen bevat (anders dan de verplaatste stappen) de nieuwe locatie niet linksboven buiten het diagram valt de verplaatste stappen behoren tot een fase en buiten de fasegrens vallen in Zwembaanweergave de stappen van een bepaalde rol buiten de zwembaan vallen Als de selectie is verplaatste worden alle verbindende pijlen automatisch aangepast zodat de volgorden van de processtroom gelijk blijft. De gebruiker kan hierna de vorm van de pijlen aanpassen

145 Beeld 145 Merk op dat de handmatige stap in het voorbeeld hierboven een rij naar beneden is geplaatst op de plaats van de stop. Dit was mogelijk omdat deze stop ook een rij naar beneden wordt verplaatst binnen dezelfde actie Staponderdelen verplaatsen De volgende grafische onderdelen van een processtap in het diagram kunnen afzonderlijk worden verplaatst in MIjn Layout. Stapnaam Rollen/extra eigenschappen en stapnummers/label (samen als een tekst) Condities (voor een Keuze) en labels (voor een splitsing of aftakking)

146 146 ENGAGE Modeler Handleiding Frequenties (voor een Keuze) Notitie Aantekeningen Invoerdocumentenballon Uitvoerdocumentenballon Indicatorenballon Labels, condities en frequenties kunnen horen bij de uitgaande lijnen van een keuze, beslissing, aftakking of splitsing. Aangezien ze vooral horen bij de bestemmingsstap en niet bij de bronstap zullen ze automatisch worden verplaatst als de bestemming wordt verplaatst. De andere onderdelen die gerelateerd zijn aan een stap worden automatisch verplaatst als de stap wordt verplaatst. Al deze onderdelen kunnen ook los van de stap verplaatst worden. Selecteer een onderdeel, versleep het naar een andere plek en laat het daar los. Op deze manier past u de afstand aan tussen het onderdeel en de bijbehorende stap. Als deze afstand nog klein is (niet grootter dan de cel in het raster) dan zal wanneer de stap verplaatst wordt ook het onderdeel worden verplaatst met behoud van deze afstand. Als de nieuwe afstand echter grootter is dan zal het onderdeel losgekoppeld worden van de stap en niet langer met de stap meebewegen. U kunt het weer vastkoppelen aan de stap door weer het in de buurt van de stap te verplaatsen Wijzigen van grootte van staponderdelen Als u wisselt naar Mijn Layout zullen de staponderdelen de grootte en hoogte krijgen afhankelijk van hun daadwerkelijke inhoud. In Mijn Layout kunt u deze grootte aanpassen, maar u kunt ook de inhoud aanpassen door de waarden van de eigenschap aan te passen. Het gedrag hangt af van wat u als eerste doet. Als u de onderdelen niet van grootte veranderd, maar alleen de inhoud, dan zullen de onderdelen automatisch meegroeien of krimpen met de inhoud (voor zover mogelijk). Als u eerst de grootte aanpast en vervolgens de inhoud, dan behoudt het onderdeel de door u opgegeven waarde. De tekst in een onderdeel loopt altijd over naar de volgende regen. Een uitzondering hierop is Rollen. Initieel wordt dit altijd weergegeven op 1 regel en de grootte is gelijk aan de breedte van 1 cel. Dit is gedaan om dezelfde layout te behouden als die bij de automatische weergave. Als dit label van grootte wordt veranderd zal de tekst verdeeld worden in meerdere regels waarbij elke rolnaam in een aparte regel komt de staan (met het stapnummer voor de eerste rol) De tekst in invoer/uitvoer lopen over per element Alle teksten zijn linksboven gepositioneerd. Uitzondering hierop is de Naam. Deze is altijd horizontaal gecentreerd. All texts are adjusted to the top left. Exception is the Name component. Its text is top centered.

147 Beeld 147 De invoer en uitvoerballonnen kunnen normaal maar 4 elementen weergeven. Als er meer elementen zijn wordt een vergrootglas getoond. In Mijn Layout is er geen vergrootglas. De gebruiker kan echter wel de hoogte van de ballon aanpassen om meer elementen te tonen als dit nodig is. There is no magnifying glass in My Layout. However, the user can extend the hight of the balloon to show more items if necessary Aantekeningen verplaatsen en aanpassen Als een gebruiker wisselt naar de Mijn Layout weergave worden alle niet-lege aantekeningen automatisch getoond op het diagram als de Aantekeningen zijn aangevinkt in de opties voor Tonen/ Verbergen. Initieel staan ze op de corresponderende processtap, maar ze kunnen worden verplaatst en van grootte veranderd.

148 148 ENGAGE Modeler Handleiding Klik op de aantekening en sleep deze naar een andere plaats. Klik op een van de blauwe vierkanten om de grootte aan te passen. Aantekening is de enige eigenschap die gewijzigd kan worden in de Mijn Layout weergave. Een lege aantekening verschijnt niet in het procesdiagram, maar zodra u begint te typen in het Aantekeningenveld zal deze verschijnen. Als u de opmaak van de tekst aanpast zal deze ook wijzigen op het diagram Lijnen wijzigen Om een lijn te wijzigen moet u deze eerst selecteren. Vervolgens kunt u de volgende operaties uitvoeren: Een deel van een lijn te verplaatsen Lijndelen toe te voegen. Lijndelen te verwijderen (lijnen te vereenvoudigen). Het einde van een lijn te verplaatsen.

149 Beeld Een lijn selecteren Een lijn die twee stappen verbindt bestaan uit een aantal lijndelen (segmenten), afwisselend horizontaal en verticaal. Een rechte lijn bestaat uit maar een segment. Bijvoorbeeld, een lijn die een keuze en zijn lagere volgende stap verbindt, bestaat uit drie segmenten: een horizontaal aan de linkerkant, een verticaal naar beneden en een horizontaal aan de rechterkant. U kunt een lijn selecteren in de Mijn Layout weergave door erop de klikken. Als een lijn is geselecteerd worden ze eindpunten en de midden van elk lijndeel gemarkeerd met kleine vierkantjes: de eindpunten door groene, de middelpunten door blauwe Een deel van een lijn verplaatsen U kunt een lijndeel verplaatsen door op het middelpunt te klikken en deze links / rechts (verticale delen) of naar boven / naar beneden (horizontale delen) te verplaatsen. De cursor verandert van de normale select naar horizontaal/verticaal de grootte aanpassen. Als een lijndeel wordt versleept kunt u de toekomstige vorm zien in de vorm van een stippellijn. Merk op dat, in dit voorbeeld, het eindpunt van de lijn wijzigt op basis van de nieuwe positie van het lijndeel. Als een rechte lijn wordt verplaatst dan worden zowel zijn beginpunt als eindpunt gewijzigd.

150 150 ENGAGE Modeler Handleiding Om een lijn te wijzigen laat u het lijndeel los op de gewenste plaats Lijnen vereenvoudigen In sommige situaties kunt u het aantal lijndelen verminderen. Als een lijn te comples wordt als gevolg van het verplaatsen van het eindpunt kunt u gewoon dubbelklikken op de lijn om deze te vereenvoudigen. Als het eindpunt van de lijn op dezelfde rij ligt dan wordt er een rechte lijn gemaakt. Anders wordt er een Z-vormige lijn aangemaakt tussen de stappen. U kunt deze Z-vorm eenvoudig wijzigen naar een L-vorm door het middelpunt te verplaatsen.

151 Beeld 151 In het voorbeeld hierboven zorgt dubbelklikken van de lijn tussen Manual en Choice ervoor dat deze in een rechte lijn wordt veranderd en dubbelklikken op de lijn tussen Manual en New Process 3 verandert dit in een Z-vormige lijn. Een lijndeel kan ook worden verwijderd als gevolg van het verslepen van een ander lijndeel. Als twee lijndelen te dicht bij elkaar liggen worden ze automatisch veranderd in een lijndeel. Als een lijndeel erg kort wordt, wordt deze automatisch verwijderd en de aangrenzende delen aan elkaar geplakt. Als we kijken naar de volgende lijn: Als u het middelpunt van het middelste lijndeel van deze lijn naar beneden sleept dan zal op zeker moment de lengte van de verticale aangrenzende lijndelen zo kort worden dat deze worden verwijderd en de drie overgebleven delen worden aan elkaar geplakt. Op dezelfde manier geldt dat wanneer u een van de verticale lijndelen in de richting van de andere versleept de lengte van het middelste lijndeel zo kort wordt dat deze verdwijnt waarbij

152 152 ENGAGE Modeler Handleiding beide verticale lijndelen en de twee overgebleven horizontale lijndelen aan elkaar geplakt worden Lijndelen toevoegen U wilt wellicht lijndelen toevoegen aan een lijn om deze op een betere manier te tekenen tussen twee processstappen. U kunt eenvoudig een deel toevoegen door een van de einddelen van een lijn te verplaatsen. Telkens als u een einddeel verplaatst voorbij de rand van een icoon wordt er een nieuw deel toegevoegd aan het einde van de lijn. U kunt ook drie nieuwe delen toevoegen in het midden van een bestaand deel. Druk op de <Shift> toets terwijl u het middelpunt versleept Het eindpunt van een lijn verplaatsen De eindpunten van een lijn worden automatisch verplaatst als u een lijndeel verplaatst. U kunt een eindpunt ook direct verplaatsen. Klik op een eindpunt van een lijn. De cursor wijzigt. Alle mogelijke locaties van dit eindpunt worden getoond als rode vierkantjes. Er zijn altijd vier zulke locaties. Een voor elke kant van het icoon. U kunt een eindpunt niet naar een ander icoon verplaatsen omdat u niet de stapvolgorde kunt wijzigen.

153 Beeld 153 Sleep nu het eindpunt naar een andere mogelijke locatie. Een stippellijn toont de vorm van het resultaat. Om de wijziging aan te brengen laat u het eindpunt los op de gewenste plaats Een raster tonen Om het werken met een eigen layout te ondersteunen kan er een raster worden getoond om de achtergrond van het diagram. Druk hiervoor op de knop Raster tonen in groep Layout van tabblad Layout. Deze knop is alleen actief in de Mijn layout modus.

154 ENGAGE Modeler Handleiding Blokoperaties De volgende blokoperaties zijn beschikbaar in Mijn Layout Elke operatie gebruikt de geselecteerde stap om te bepalen welk deel van het diagram verplaatst moet worden. Bijvoorbeeld, Alles Omlaag kijkt naar de hoogste geselecteerde stap en verplaatst alles een rij naar beneden beginnend bij deze rij om zodoende een lege rij boven de selectie te maken. Na de verplaatsing zijn alle verplaatste stappen automatisch geselecteerd zodat de gebruiker ze direct naar een andere positie kan verplaatsen. Hij kan ook de tegenovergestelde operatie uitvoeren om ze terug te zetten naar de oorspronkelijke positie. Deze tegengestelde operaties zijn belangrijk hier omdat er nog geen Ongedaan maken beschikbaar is in Mijn Layout. De volgende tabel toons alle blokoperaties. De kolom Selectie geeft aan welke stap uit de selectie van belang is bij de blokoperatie

155 Beeld 155 als er meer dan 1 stap is geselecteerd. Niet alle blokoperaties zijn altijd mogelijk. Bijvoorbeeld, u kunt niet kiezen voor Alles omhoog als de rij boven de selectie niet leeg is. Sommige verplaatsingen in zwembanen zijn ook niet nodig. Zie de kolom Restricties voor deze beperkingen. Operatiie Tegengest Omschrijving elde operatie Alles naar Alles naar Verplaatst alle kolommen een cel naar rechts links rechts beginnend bij de geselecteerde. Alles naar Alles naar Verplaatst alle kolommen een cel naar links rechts links beginnend bij de geselecteerde. Alles Alles Verplaatst alle rijen een cel omhoog omhoog omlaag beginnend bij de geselecteerde. Alles Alles Verplaatst alle rijen een cel omlaag omlaag omhoog beginnend bij de geselecteerde Rij naar rechts Rij naar links Rij naar links Rij naar rechts Kolom omhoog Kolom omlaag Kolom omlaag Kolom omhoog Selectie Restricties De meest linkse stap De meest linkse stap De bovenste stap De bovenste stap Niet mogelijk in verticale zwembanen Er moet links een lege kolom zijn Er moet boven een lege kolom zijn Niet mogelijk in horizontale zwembanen Niet mogelijk in verticale zwembanen Verplaatst alle geselecteerde rijen een cel De meest naar rechts beginnend bij de meest linkse linkse stap in geselecteerde stap in elke rij. elke rij Verplaatst alle geselecteerde rijen een cel De meest naar links beginnend bij de meest links linkse stap in geselecteerde stap in elke rij. elke rij Verplaats alle geselecteerde kolommen De bovenste een cel omhoog beginnend bij de stap in elke bovenste stap in elke kolom. kolom Verplaats alle geselecteerde kolommen De bovenste een cel omlaag beginnend bij de bovenste stap in elke stap in elke kolom kolom Afbreken Samenvoeg Verplaats alle stappen in en onder de De rij van de en geselecteerde rij en in en rechts van de bovenste stap geselecteerde rij naar de linksonder in het en de kolom diagram van de meest linkse stap Samenvoe Afbreken Verplaats alle stappen in en onder de De rij van de gen geselecteerde rij en en an rechts van de bovenste stap geselecteerde kolom naar rechtsboven in en de kolom het diagram van de meest linkse stap Er moet ene lege cel links van elke geselecteerde rij zijn Er moet een lege cel boven elke geselecteerde kolom zijn Niet mogelijk in horizontale zwembanen Niet mogelijk in zwembanen Niet mogelijk in zwembanen Let op: Samenvoegen en Afbreken zijn alleen tegengesteld aan elkaar als ze starten van de meest linkse kolom of de bovenste rij. Afbreken moet vooral gebruikt worden om erg lange processen te laten overlopen Tekst en groeponderdelen Om een nieuw tekstblok toe te voegen aan het diagram selecteert u en stap en kiest u voor Tekstblok. Het nieuwe tekstblok wordt onder de geselecteerde stap geplaatst met de initiele tekst 'Tekst'. Om deze tekst te wijzigen dubbelklikt u hierop en past u de tekst aan in het op het diagram. De tekst in altijd gecentreerd.

156 156 ENGAGE Modeler Handleiding U kunt de grootte, lettertype en kleur van de tekst aanpassen in de groep Lettertype. Als een tekst is geselecteerd kunt u het uiterlijk van de achtergrond op de volgende manier aanpassen: Gebruik de Vulkleur om de kleur van het tekstblok te veranderen. Gebruik de Lijnkleur om de kleur van de lijn om het tekstblok te veranderen Gebruik de Lijnstijl en Lijndikte om het soort lijn om het tekstblock aan te passen. Om een nieuwe groep om een processtap toe te voegen selecteert u deze stap en kiest u voor Kader. Er wordt een kader getekend om de geselecteerde stap. U kunt dit kader verplaatsen en in grootte aanpassen om er meerdere stappen in te latne passen. Als het kader geselecteerd is kunt u het uiterlijk aanpassen op dezelfde manier als hierboven beschreven Toevoegen en verwijderen van eenvoudige stappen Een eenvoudige stap betekent hier een activiteit, een pause, een mijlpaal en een proceskoppeling.

157 Beeld 157 Om een eenvoudige stap toe te voegen selecteert u een eenvoudige stap in het diagram en drukt u op een van de knoppen van Processtappen in tabblad Start. Als er geen lege ruimte is voor de geselecteerde stap zal de hele rij vanaf de geselecteerde stap naar rechts worden verplaatst om ruimte te maken. Om een stap te verwijderen selecteert u deze en kiest u voor Verwijderen. De stap verdwijnt van het diagram en de inkomende lijn zal worden samengevoegd met de uitgaande lijn. Meervoudige selectie is niet mogelijk dus u dient de stappen een voor een te verwijderen.. Merk op dat als u een stap verwijderd waarnaar verwezen wordt door een Ga Naar stap (zelfs als deze is gefilterd) dan dan verschijnt er een stop om het einde van de tak aan te geven.

158 158 ENGAGE Modeler Handleiding Nu kunt u de Ga Naar niet opnieuw maken door deze nieuwe Stop te verslepen. U kunt echter wel de actie ongedaan maken. 4.7 Werkmodi Er zijn drie standaard werkmodi die ENGAGE Modeler aanbiedt afhankelijk van wat u wilt doen, namelijk het in kaart brengen van uw proces of het analyseren ervan. Modelleringmodus Evaluatiemodus Simulatiemodus Modelleringmodus Druk op de knop Modellering in de groep Werkmodus op het tabblad Layout van het Lint. Wanneer u de werkmodus Modellering gebruikt, toont ENGAGE Modeler u die functies, panelen en informatie die u nodig heeft voor het modelleren van een proces. Alternatief: Druk op de kleine knop Modellering rechtsonder in de statusbalk Elk nieuw proces wordt standaard in Modelleringsmodus getoond Evaluatiemodus Druk op de knop Evaluatie in de groep Werkmodus op het tabblad Layout van het Lint. De werkmodus Evaluatie voorziet u van de meest gebruikte functies, panelen en informatie die u nodig heeft voor het evalueren van een proces. Het paneel Tonen indicatoren zal verschijnen en de categorie Resultaatgegevens zal worden getoond in het paneel Eigenschappen om de resultaten van de evaluatie te laten zien. Alternatief: Druk op de kleine knop Evaluatie rechtsonder in de statusbalk.

159 Beeld Simulatiemodus Druk op de knop Simulatie in de groep Werkmodus op het tabblad Layout van het Lint. De werkmodus Simulatie voorziet u van de meest gebruikte functies, panelen en informatie die u nodig heeft voor het simuleren van een proces. Het paneel Tonen indicatoren zal verschijnen en de categorie Resultaatgegevens zal worden getoond in het paneel Eigenschappen om de resultaten van de simulatie te laten zien. Daarnast verschijnt ook het paneel Menscapaciteit. Alternatieven: Druk op de kleine knop Simulatie rechtsonder in de statusbalk

160

161 Deel V

162 162 5 ENGAGE Modeler Handleiding Analyse Let op: De analyse functies die in dit hoofdstuk worden beschreven zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard. De twee belangrijkste methodes om processen te analyseren zijn: Evaluatie en Simulatie. Beide gebruiken Indicatoren, zowel door de gebruiker ingegeven (invoergegevens) als door het programma berekent (prestatie-indicatoren). U kunt prestatie-indicatoren als eigenschappen zien van een proces of een processtap, maar belangrijker is het weergeven van resultaten in het procesdiagram. ENGAGE Modeler biedt u de resultaten van de analyse of de statistieken te vergelijken. 5.1 Evaluatie Evaluatie is een rekenkundige analyse op basis van het oplossen van een set van vergelijkingen. De evaluatie wordt uitgevoerd met de veronderstelling dat er oneindige middelen beschikbaar zijn binnen het proces, bijv. er is altijd voldoende menscapaciteit voor het uitvoeren van elke taak. Kortom, de resultaten uit een evaluatie kunnen als minimumwaardes voor de resultaten uit een Simulatie worden gezien. U kunt een: proces evalueren het gehele proces wordt geëvalueerd. procestak evalueren - alleen de processtappen van een specifieke procestak worden betrokken in de evaluatie. Evalueer geselecteerde pad - alleen de geselecteerde processtappen worden betrokken in de evaluatie. Selecteer kritieke pad - u kunt the Modeler het langste executiepad voor u laten vinden en selecteren. Als de procesevaluatie wordt gedaan terwijl het diagramfilter actief is dan worden alleen zichtbare processtappen meegenomen in de calculatie. De verborgen stappen worden genegeerd. Evaluatie is niet mogelijk als er niet-gekoppelde verbindingen bestaan Evalueer proces Om de belangrijkste indicatoren van het gehele proces te evalueren, selecteert u de processtap Start van het proces in het paneel Diagram en drukt u vervolgens op de knop Evalueer proces in de groep Evaluatie op het tabblad Analyse van het Lint.

163 Analyse 163 Let op: Indien u aan het werk was in de werk modus Modellering, dan zal ENGAGE Modeler automatisch de werk modus Evaluatie activeren wanneer u de evaluatie uitvoert (zie Evaluatiemodus). Als een proces meerdere startpunten bevat, dan bevatten de prestatie-indicatoren van een startpunt de waarden berekend volgens de aanname dat het proces is gestart vanuit dit startpunt. U kunt de gemiddelde waarden voor het volledige proces vinden in de prestatie indicatoren in de eigenschappen van het proces in het Projectvenster Evalueer pad Om een enkele procestak te evalueren, selecteert u de Stop van de betreffende procestak in het paneel Diagram en drukt u vervolgens op de knop Evalueer Pad in de groep Evaluatie op het tabblad Analyse van het Lint. Wanneer u een evaluatie uitvoert van een specifieke procestak dan zal het proces worden beschouwd als het pad vanaf de Start van de geselecteerde Stop van de specifieke procestak of beginnend bij het geselecteerde Startpunt en eindigend bij elke bereikbare Stop. Alleen de Relatieve doorvoer van de geselecteerde Stop zal nog steeds worden berekend in verhouding tot het complete proces. Door het selecteren van individuele processtappen vindt u de resultaten van die stappen. Processtappen die niet tot de procestak behoren zullen geen resultaten hebben. Let op: Indien u aan het werk was in de werk modus Modellering, dan zal ENGAGE Modeler automatisch de werk modus Evaluatie activeren wanneer u de evaluatie uitvoert (zie Evaluatiemodus) Evalueer geselecteerde pad De evaluatie die wordt uitgevoerd door Evaluate pad betrekt alle processtappen tussen de start en de stop bij de evaluatie. U kunt ook uw eigen pad(en) selecteren door het proces. Dit kan worden gedaan door de Selecteer Pad knop in de Evaluatie groep van de Analyse tab in te drukken. Initieel zijn alle mogelijke processtappen gemarkeerd als geselecteerd. Dus, als een stop stap was geselecteerd op het moment dat de knop wordt ingedrukt dan worden alle stappen behorend tot het pad vanaf het begin tot deze stop gemarkeerd. Anders worden alle stappen gemarkeerd. Nu kunt u uw eigen pad bepalen door enkele stappen te verwijderen van het reeds geselecteerde pad. De verzameling stappen die u kunt verwijderen is dynamisch en hangt af van wat er op dat moment al is verwijderd. De stappen waar u echt op kunt klikken om deze toe te voegen of te verwijderen zijn aangegeven met een gestippeld vierkant. Klik op een van die stappen twerijl u de <Ctrl> toets inhoudt. Deze stap wordt niet langer gemarkeerd an waarschijnlijk zijn er rondom ook een aantal stappen ongemarkeerd. Dit is omdat de gemarkeerde verzameling stappen altijd een aansluitend pad moet beslaan van het begin naar een einde. U kunt een ongemarkeerde stap weer toevoegen aan het pad door deze nogmaals aan te klikken met het inhouden van de <Ctrl> toets. Als het pad is gemarkeerd kunt u het evalueren of simuleren. U kunt niet de structuur van het proces wijzigen zoland het pad is gemarkeerd. Druk opnieuw op Selecteer Pad om de markering te verwijderen en terug te gaan naar de wijzigingsmodus. Als uw proces modules bevat (subprocessen, services of fasen) die stops bevatten dan moeten deze modules eerst uitgeklapt worden zodat alle stops van het proces zichtbaar worden op het hoogste niveau. ENGAGE Modeler doet dit voor u als u de knop Selecteer Pad aanklikt.

164 ENGAGE Modeler Handleiding Kritieke pad U kunt ENGAGE Modeler het langste executiepad van een proces laten bepalen door te kiezen voor Selecteer Kritieke Pad in de Evaluatie groep van de Analyse tab. Als er een stop was geselecteerd op het moment dat de knop is ingedrukt dan wordt het langste pad tot deze stop geselecteerd, anders wordt het langste pad in het hele proces geselecteerd. Het langste pad kan niet worden geevalueerd als er een sprong (ga-naar) terug in het proces is die een loop veroorzaakt. In dit geval wordt de ga-naar stap of subproces met een dergelijke stap geselecteerd en verschijnt een foutmelding het Berichten venster. U kunt de structuur van het proces niet wijzigen als het pad is gemarkeerd. Druk nogmaals op Selecteer Kritieke Pad om de markering te verwijderen en terug te keren naar de wijzigingsmodus. 5.2 Simulatie Let op: Niet beschik baar in ENGAGE Modeler Basic U kunt het proces simuleren indien u de Menscapaciteit definieert die beschikbaar is om het proces uit te voeren. Mocht u niet weten hoeveel mensen u minimaal nodig heeft, kunt u de functie Optimaliseer menscapaciteit gebruiken om ENGAGE Modeler uit te laten rekenen hoeveel medewerkers u per groep nodig heeft voor een optimale bezetting. Een van de specifieke prestatie-indicatoren die tijdens de simulatie wordt berekend, is de Doorlooptijdverdeling. Deze kan niet direct worden getoond als waarde van een eigenschap in het paneel Eigenschappen. De bijbehorende grafiek wordt op aanvraag geopend in een apart venster. Als de processimulatie wordt gedaan terwijl het diagramfilter actief is dan worden alleen zichtbare processtappen meegenomen in de calculatie. De verborgen stappen worden genegeerd Simuleer proces Om een simulatie te starten, selecteert u een proces in het paneel Diagram en drukt u op de knop Simuleer proces in de groep Simulatie op het tabblad Analyse van het Lint. Let op: Indien u aan het werk was in de werk modus Modellering of Evaluatie, dan zal ENGAGE Modeler automatisch de werk modus Simulatie activeren wanneer u de simulatie uitvoert (zie Simulatiemodus) Optimaliseer menscapaciteit De functie Optimaliseer menscapaciteit gaat op zoek naar de minimaal benodigde bezetting van mensen (aantal personen in de groepen) dat noodzakelijk is om het proces zonder verzadiging uit te voeren. Deze functie houdt rekening met de waarde van Max. geaccepteerde doorlooptijd voor een proces.

165 Analyse 165 Druk op de knop Optimaliseer menscapaciteit in de groep Simulatie op het tabblad Analyse van het Lint. ENGAGE Modeler voert een aantal simulaties uit beginnend bij het Min. aantal toe te wijzen mensen voor elke rol en verhoogt dit aantal dan steeds met één persoon, totdat de Max. geaccepteerde doorlooptijd is bereikt en de Bezettingsgraad per persoon % voor elke groep lager is dan 90%. Na een succesvolle simulatie kunt u het benodigde Aantal personen in de groep voor elke groep terugvinden in het paneel Eigenschappen Doorlooptijdverdeling Om de verdeling van de doorlooptijd als resultaat van een simulatie te zien, selecteer dan de Start (om de verdeling voor het gehele proces te zien) of een Stop (om de verdeling te zien van casussen die deze Stop) hebben verlaten) en druk vervolgens op de knop Doorlooptijdverdeling in de groep Simulatie op het tabblad Analyse van het Lint. Een venster met een grafiek van de verdeling verschijnt: Beweeg de cursor van de muis op een van de verticale kolommen om te zien welk percentage van alle casussen welke doorlooptijd hadden in een gegeven interval.

166 ENGAGE Modeler Handleiding Indicatoren We onderscheiden twee soorten indicatoren bij de analyse: invoerindicatoren die worden opgegeven door een gebruiker en uitvoerindicatoren die worden berekend door ENGAGE Modeler. De laatste worden hier prestatie-indicatoren genoemd. Omdat sommige indicatoren zowel invoer- als uitvoerindicatoren zijn worden de indicatoren verdeeld in drie categorieën: Invoerindicatoren Invoerindicatoren en Prestatie-indicatoren Prestatie-indicatoren ENGAGE Modeler beschikt over een verzameling veel gebruikte indicatoren voor business process analysis. Er zijn echter ook een aantal Zelf te definieren indicatoren. De verzameling indicatoren voor ENGAGE Modeler Basic is beperkt tot Gem. Bewerkingstijd en Gem. wachttijd (voorzien) Invoerindicatoren Indicator Omschrijving Gem. inwerktijd Extra tijd die besteedt moet worden aan een casus als gevolg van het overnemen van het werk van een andere rol. Je kunt deze indicator ingeven voor niet-automatische activiteiten. Deze tijd wordt altijd opgeteld bij de gem. bewerkingstijd van deze taak tijdens evaluatie, maar wordt tijdens simulatie alleen opgeteld als er daadwerkelijk sprake is van een rolwisseling. Gem. tussentijdverdeling Gem. tijd in minuten tussen twee opeenvolgende starts van een casus door het proces. Deze indicator wordt gebruikt in simulatie om de inkomende stroom van casussen te genereren. Er wordt aangenomen dat de tussentijdverdeling exponentieel wordt gedistribueerd.

167 Analyse Indicator Omschrijving Uurtarief Het uurtarief van een rol. De kosten van één uur werk van een persoon in deze rol. Deze indicator wordt gebruikt om de kosten van een activiteit of overheadkosten van een vergadering te berekenen. Frequenties Lijst van relatieve frequenties van een keuze naar de uitgaande procestakken. Indien de som 100 is dan stellen ze de waarschijnlijkheid voor dat een casus een bepaalde procestak volgt. Max. geaccepteerde doorlooptijd Maximaal geaccepteerde doorlooptijd die wordt gebruikt voor het bepalen van de minimale menscapaciteit. Max. verwachte doorlooptijd Maximaal geaccepteerde doorlooptijd die wordt gebruikt voor het bepalen van de minimale menscapaciteit. Aantal casussen Het aantal casussen dat wordt gegenereerd tijdens de simulatie. De simulatie stopt indien de laatste casus is gegenereerd. Kortom, deze waarde vermenigvuldigd met de Gem. tussentijdverdeling bepaalt de echte simulatietijd. Aantal personen in de groep Maximaal geaccepteerde doorlooptijd die wordt gebruikt voor het bepalen van de minimale menscapaciteit. Deelnemers Lijst van aantal deelnemers van een vergadering. Beschikbaarheid Het percentage van de tijd dat de persoon van een groep beschikbaar is om het werk uit te voeren (minder dan 100% betekent een groep part time medewerkers). Invoerindicatoren en prestatie-indicatoren Deze indicatoren zijn invoerindicatoren voor processtappen, maar worden ook gebruikt in de berekening als uitvoerindicatoren voor het gehele proces en elke processtap. Indicator Omschrijving Gem. wachttijd (voorzien) Staat voor de gemiddelde duur van een wachtmoment. Geeft de totale gemiddelde duur van alle wachtmomenten van een casus aan. Gem. bewerkingstijd Staat voor de gemiddelde benodigde hoeveelheid werk in minuten om een taak uit te voeren of de duur van een vergadering. Geeft de totale gemiddelde benodigde hoeveelheid werk in minuten voor de hele casus (incl. de inwerktijd) of voor het uitvoeren van de activiteiten voor een case in een specifieke rol aan. Vaste kosten Staat voor de additionele vaste kosten van een activiteit of wachtmoment. Deze kosten worden opgeteld bij de uitvoeringskosten van een taak voor het vaststellen van zijn totale kosten. Geeft de totale gemiddelde vaste kosten van een casus aan. Kwalitatief 1,2,3 Staat voor een zelf te definiëren kwalitatieve indicator voor een activiteit (bijv. medewerkerstevredenheid). Geeft de gemiddelde kwaliteitsscore van een casus aan. De totale score van een casus wordt berekend door alle kwaliteitsscores van alle uitgevoerde activiteiten met elkaar te vermenigvuldigen. Kwantitatief 1, 2 Staat voor een zelf te definiëren kwantitatieve indicator voor een activiteit of een wachtmoment (bijv. omstelkosten). Geeft de gemiddelde hoeveelheid van een casus aan. De totale hoeveelheid van een casus wordt berekend door alle hoeveelheden van alle uitgevoerde activiteiten bij elkaar op te tellen.

168 ENGAGE Modeler Handleiding Indicator Omschrijving Betrouwbaarheid % Staat voor de kans dat een activiteit in één keer goed wordt uitgevoerd (First time right). Het is een kwalitatieve indicator. Onderhanden werk (waargenomen) Bepaalt het waargenomen aantal casussen in uitvoeren op de gegeven activiteit of wachtmoment. Geeft het totaal waargenomen casussen weer (alleen berekend met evaluatie). Prestatie-indicatoren Indicator Omschrijving Einddatum Datum en tijd van het moment waarop de activiteit is beeindigd. Gem. aantal van uitgevoerde taken Staat voor het gemiddelde aantal van taken die de casus heeft doorlopen. Deze wordt berekend voor het hele proces en voor procestakken. Gem. doorlooptijd Deze wordt berekend voor het hele proces en voor de procestakken de gemiddelde tijd tussen het begin en het einde van de uitvoering van een casus. Deze indicator wordt ook wel responstijd genoemd. Voor een rol wordt deze als volgt berekend: de gemiddelde tijd tussen het moment dat een casus wacht op een persoon van een specifieke rol van een activiteit tot het moment dat deze activiteit is uitgevoerd door deze persoon. Gem. wachtrij Geeft de gemiddelde wachtrij aan voor een taak of een rol (de huidig uitgevoerde casus wordt hierin niet meegeteld). Gem. tijd tussen doorvoeren Geeft de gemiddelde tijd aan tussen twee opeenvolgende casussen die een processtap of het proces verlaten. Deze indicator is het omgekeerde van de Doorvoer van een processtap of het proces. Gem. tijd tot eerste bezoek Deze wordt berekend voor alle processtappen. Geeft de gemiddelde tijd aan dat een casus onderweg is alvorens hij voor de eerste keer bij deze processtap aankomt. Deze waarde wordt gebruikt om het proces in de Tijdslijn weergave te kunnen tekenen. Gem. wachttijd De gemiddelde tijd die een casus moet wachten voor een activiteit, voordat deze activiteit daadwerkelijk wordt begonnen. Kosten De kosten van een activiteit. Deze worden berekend door de hoeveelheid tijd die nodig is om het werk uit te voeren vermenigvuldigd met het uurtarief van de relevante rol(len) en hierbij opgeteld de vaste kosten van de activiteit. De kosten van het gehele proces is de som van alle relatieve kosten van alle betrokken activiteiten. Kosten tot eerste bezoek Deze wordt berekend voor alle processtappen. Geeft de gemiddelde kosten van een casus aan alvorens hij voor de eerste keer bij deze processtap aankomt. Deze waarde wordt gebruikt om het proces in de Kostengroei weergave te kunnen tekenen. Klant toelaatbare max. De gemiddelde doorlooptijd en daarbij opgeteld drie keer zijn standaard levertijd deviatie. Deze wordt alleen berekend voor het gehele proces en voor procestakken tijdens een simulatie. Vaste kosten tot eerste bezoek Deze wordt berekend voor alle processtappen. Geeft de gemiddelde vaste kosten van een casus aan alvorens hij voor de eerste keer bij deze processtap aankomt. Deze waarde wordt gebruikt om het proces in de Vaste kostengroei weergave te kunnen tekenen. Overhead (vergadering Deze wordt berekend voor het gehele proces en procestakken. De (en) (min) gemiddelde totale tijd die door een persoon wordt gewacht, voordat een vergadering begint.

169 Analyse Indicator Omschrijving Overheadkosten vergadering(en) Wordt berekend voor vergaderingen, subprocessen, het gehele proces en procestakken. Geeft de echte overheadkosten van een vergadering aan de wachttijd van personen vermenigvuldigd met het uurtarief van hun rollen. Overhead vergadering (en) % Wordt berekend voor groepen en rollen. De som van alle wachttijden voor de start van een vergadering van alle personen in een groep of een rol in relatie tot de totale doorlooptijd van het proces. Overhead vergadering (en) per persoon % Wordt berekend voor groepen. Het percentage van de tijd dat een persoon van een groep wacht op het begin van de vergadering in relatie tot de totale doorlooptijd van het proces. Min. aantal toe te wijzen mensen Wordt alleen voor rollen tijdens een simulatie berekend. Het minimaal aantal benodigde personen per rol om alle vergaderingen en activiteiten met de ingevoerde tussentijdverdeling uit te kunnen voeren. Procescyclusefficiency % De Gemiddelde bewerkingstijd in relatie tot de Gemiddelde doorlooptijd. Kan groter zijn dan 100% voor parallelle processen. Hoeveelheid 1,2 tot eerste bezoek Deze wordt berekend voor alle processtappen. Geeft de gemiddelde hoeveelheid van een casus aan alvorens hij voor de eerste keer bij deze processtap aankomt. Relatieve kosten Kosten van een activiteit of wachtmoment vermenigvuldigd met zijn relatieve doorvoer. Deze kosten zijn de daadwerkelijke bijdrage van de processtap aan de totale proceskosten. Relatieve doorvoer % Deze wordt berekend voor alle processtappen. Staat voor het percentage van het aantal casussen die deze stap doorlopen in relatie tot het totaal aantal casussen. Deze waarde hangt alleen af van de topologie van het procesdiagram en de frequenties gedefinieerd bij keuzes. Std. dev. doorlooptijd Standaard deviatie van de doorlooptijd. Wordt berekend voor het proces en procestakken tijdens simulatie. Doorvoer (casussen/ min.) Gemiddeld aantal casussen die het proces of een processtap verlaten in de duur van een minuut. Deze indicator is het omgekeerde van de Gem. tijd tussen doorvoeren van een processtap of het proces. Bezettingsgraad % Staat voor het percentage van de tijd dat een activiteit werd uitgevoerd voor een casus in relatie tot de totale doorlooptijd. De som van de tijd dat alle personen van een groep bezig waren in relatie tot de totale doorlooptijd. Bezettingsgraad per persoon % De tijd dat een persoon in een groep bezig was met het uitvoeren van een activiteit voor een casus in relatie tot de totale doorlooptijd. Snelheid (taken/min) Het gemiddeld aantal activiteiten die voor een case zijn uitgevoerd in een minuut. Deze wordt berekend voor het gehele proces en de procestakken. Onderhanden werk Het gemiddelde aantal casussen dat nog wordt uitgevoerd. Waardetoevoegende doorlooptijd Deze wordt berekend voor een (sub)proces en de stops van een proces. Dit is de doorlooptijd, waarbij niet-waardetoevoegende activiteiten en wachttijden worden genegeerd. Zelf gedefinieerde indicatoren ENGAGE Modeler berekent de meest voorkomende prestatie-indicatoren voor een proces. Toch kan de gebruiker, indien gewenst, zijn eigen indicatoren introduceren specifiek voor zijn/haar werk. Het programma is voorbereid op deze mogelijkheid. Er zijn vijf indicatoren, genaamd: Kwalitatief 1, Kwalitatief 2, Kwalitatief 3, Kwantitatief 1, en Kwantitatief 2. De namen van deze indicatoren kunt u naar eigen wens ingeven. De eerste drie indicatoren worden hetzelfde berekend als Betrouwbaarheid,

170 170 ENGAGE Modeler Handleiding namelijk door het vermenigvuldigen van de waardes wordt de totale waarde berekend voor het hele proces. De laatste twee indicatoren worden hetzelfde berekend als Gem. bewerkingstijd, namelijk door het optellen van de waardes wordt de totale waarde berekend voor het hele proces. Indien u de naam van een eigen gedefinieerde indicator wilt wijzigen, drukt u op de knop Instellingen indicatoren in de groep Project op het tabblad Start en vervolgens op de knop Indicatoren. Voer de nieuwe naam in het bijbehorende tekstveld in. Deze namen kunnen worden ingesteld op projectniveau en zullen worden toegepast voor alle processen in het project Schonen indicatoren Telkens als een proces wordt geevalueerd of gesimuleerd worden de waarden van de indicatoren berekend en toegekend in alle relevante processtappen. Alle prestatie indicatoren worden automatisch geschoond als een proces wordt gewijzigd omdat deze waarden dan niet langer geldig zijn. U kunt deze waarden zelf schonen door te kiezen voor Schonen in de groep Indicatoren in tab Analyse van het Lint.

171 Analyse Weergeven van Resultaten De resultaten van een evaluatie of simulatie kunnen worden getoond in het paneel Eigenschappen en in het procesdiagram in het paneel Diagram. Alhoewel alle mogelijke prestatie-indicatoren altijd worden uitgerekend, kan de gebruiker een set selecteren van gebruikte indicatoren en alleen de geselecteerde indicatoren zullen worden getoond in het paneel Eigenschappen. ENGAGE Modeler kan ook in het procesdiagram indicatoren tonen. Dit is een subset van gebruikte indicatoren die de gebruiker heeft aangevinkt in het paneel Tonen indicatoren Kiezen indicatoren Prestatie-indicatoren die zijn berekend tijdens evaluatie of simulatie kunnen bekeken worden in de categorie Resultaatgegevens in het paneel Eigenschappen. De set van prestatie-indicatoren die in het paneel Eigenschappen kan worden bekeken, wordt bepaald door de selectie die is gemaakt in de groep Gebruikte indicatoren op het tabblad Start. Het volgende dialoog verschijnt:

172 172 ENGAGE Modeler Handleiding Vink de indicatoren aan die u wilt zien en druk op Akkoord. Kies voor Instellingen indicatoren als u uw eigen indicatoren wilt aanmaken of de invoer/weergave van het tijdsformaat wilt wijzigen. Selecteer een proces in het paneel Project of de Start om de indicatoren te zien voor het gehele proces. Selecteer een processtap in het paneel Diagram om de indicatoren te zien voor die specifieke processtap. Selecteer een rol of een groep in het paneel Menscapaciteit om de prestatie-indicatoren te bekijken van respectievelijk een rol of een groep. ' Tonen indicatoren Geselecteerde indicatoren voor een proces of een processtap kunnen grafisch worden weergegeven in het procesdiagram. De set van indicatoren die hierin wordt getoond, wordt bepaald door de selectie in het paneel Tonen indicatoren. Druk op de knop Indicatoren in de groep Tonen/Verbergen van tab Layout om de indicatoren weer te geven.

173 Analyse 173 Om een indicator zichtbaar te maken onder de processtappen in de Indicatoren weergave dient u een vinkje te plaatsen in het hokje in de eerste kolom naast de naam van de indicator. Om een indicator zichtbaar te maken in het procesdiagram boven de processtappen dient u een vinkje te plaatsen in het hokje in de derde kolom naast de naam van de indicator. Indien er slechts één of twee indicatoren geselecteerd zijn dan worden deze getoond als een horizontale balk boven de betreffende processtappen. Zijn er meer dan twee indicatoren aangevinkt dan worden deze getoond als een aaneenschakeling van vierkanten en/of driehoeken boven de processtap. Beweeg de cursor van uw muis boven een vierkant of driehoek om de naam van de indicator te zien en zijn actuele waarde. Een driehoek met de punt naar beneden geeft de laagste waarde van die indicator aan in het proces. Een driehoek met de punt naar boven geeft de hoogste waarde van die indicator aan in het proces. Een vierkant geeft een waarde aan die tussen de hoogste en laagste waarde in ligt. Een liggende horizontale streep geeft aan dat er helemaal geen waarde is van de indicator voor die specifieke processtap. Tegengestelde kleuren De balken, driehoeken en vierkanten kunnen in diverse kleuren worden getoond afhankelijk van de kleuren en grenswaarden van indicatoren die zijn ingesteld. Standaard geeft een rode kleur hoge waardes aan die aandacht behoeven en een groene kleur geeft lage waardes aan die acceptabel zijn. In bepaalde situaties kan het wenselijk zijn om de kleuren om te draaien. Bijvoorbeeld: een hoge score voor

174 174 ENGAGE Modeler Handleiding de indicator Betrouwbaarheid is juist acceptabel. U wilt juist lage waardes van deze indicator in het rood zien (waarschuwing!) en de hoge waardes in het groen. Om tegengestelde kleuren te gebruiken voor een bepaalde zelfgedefinieerde indicatoren kunt u dit instellen in Instellingen indicatoren. Absolute kleuren De kleur en vorm van de gepresenteerde waarde hangt af van zijn relatie met de overige waardes van dezelfde indicator. Standaard zijn de waardes gerelateerd aan de interval tussen de laagste en hoogste waarde van een bepaalde indicator. Kortom, de laagste waarde zal altijd worden getoond als acceptabel en de hoogste waarde geeft een waarschuwing af. In sommige situaties kunnen de laagste waardes ook een waarschuwing signaleren als ze relatief hoog genoeg zijn. Wanneer u een vinkje plaatst in het hokje voor Absolute Kleuren in het paneel Tonen indicatoren verandert u de interval van de waardes tussen 0 en de hoogste waarde. Transparente subprocessen Standaard worden de indicatoren voor het gehele subproces vergeleken met de indicatoren voor de andere processtappen in een proces. Aangezien een subproces kan bestaan uit vele processtappen kunnen de indicatoren, zoals totale doorlooptijd of totale kosten relatief veel groter zijn dan voor de overige taken van het proces. Kortom, de indicatoren van een subproces zullen worden getoond alsof ze aandacht vragen. In veel gevallen is een subproces niet een combineerde taak, maar meer een manier om een proces overzichtelijker te maken. We zijn dan ook niet geïnteresseerd in de totale waardes van een subproces, maar in de waardes binnen het subproces. Om extreme waardes binnen het subproces te zien i.p.v. de totale waardes, vinkt u het hokje aan voor Transparente subprocessen in het paneel Tonen indicatoren. Toon indicatoren als Emoticons Vink het hokje voor Toon indicatoren als Emoticons aan en in plaats van gekleurde balken ziet u zogeheten smiley s die vrolijk, neutraal of boos kijken Kosten per type Met ENGAGE Tables kunnen er nieuwe maatwerktypes worden geintroduceerd. Voor elementen van deze types kunnen Kosten per uur worden opgegeven. Deze elementen kunnen ook worden toegekend aan procesactiviteiten. Bijvoorbeeld, type Locatie kan worden aangemaakt met twee elementen: Amsterdam en Parijs. Als Amsterdam en Parijs dan zijn toegekend aan bepaalde procesactiviteiten en er zijn kosten gekoppeld aan deze lokaties dan draagt dit bij aan de variabele kosten van een proces. Op dezelfde wijze kan het gebruik van een IT-Systeem ook bijdragen aan de variabele kosten. Merk op dat de variabele kosten van dit proces ook bestaan uit de kosten van de betrokken rollen. ( in dit geval Executor en Manager). U kunt de waarde voor bewerkingstijd en variabele kosten (als u de indicator Variabele kosten actief hebt bij Kiezen indicatoren) van het hele proces vinden in de Eigenschappen van de Start stap van het proces.

175 Analyse 175 Klap ze uit met het plussymbool. Hier kunt u de rollen, lokaties en IT systemen vinden en hoe deze bijdragen aan de totalen Vergelijken analyseresultaten U kunt de waarden van eigenschappen van twee verschillende processen vergelijken in een apart dialoog. Dit kan worden gedaan voor zowel analyseresultaten als de statistieken. Selecteer een procesdiagram en kies voor Vergelijken indicatoren of Vergelijken statistieken op tabblad Analyse. De volgende dialoog verschijnt voor het vergelijken van indicatoren:

176 176 ENGAGE Modeler Handleiding De volgende dialoog verschijnt voor het vergelijken van statistieken: U kunt hier de prestatie indicatoren van het geselecteerde proces zien. De naam van het geselecteerde proces wordt getoond in het veld Vergelijk en in de titel. Kies het proces waarmee u wilt vergelijken in de met keuzelijst. De resultaten van de vergelijking worden direct getoond.

177 Analyse 177 De derde kolom toont de waarden van de prestatie indicatoren van het vergeleken proces. U kunt de naam hiervan in de titel van deze kolom zien. Als de waarden allemaal op 0 staan kiest u voor de knoppen achter met geopend om te evalueren/simuleren. Het absolute verschil tussen de waarden van de indicatoren van het vergelek en en geselecteerde proces is getoond in de Verschil kolom. Als de waarde van het vergelek en proces hoger is dan de waarde van het geselecteerde proces dan is het verschil positief en wordt deze getoond in rood omdat het vergelek en proces slechter is voor wat betreft deze indicator. Als het verschil negatief is dan wordt deze in groen getoond omdat het vergelek en proces beter is (tegenovergestelde kleuren worden gebruikt voor omgekeerde indicatoren zoals Betrouwbaarheid waar een kleinere waarde een slechter resultaat betekent). De laatste kolom % toont het verschil in percentages in relatie tot het geselecteerde proces. Dit betekent dat de gegeven prestatie indicator van het geselecteerde proces is toegenomen/afgenomen in het vergelek en proces met deze factor. Dus bijvoorbeeld, als de wachttijd (voorzien) in het geselecteerde proces 3 is en in het vergelek en proces 1 dan is deze verminderd met 2, dus met 66%. Als de bewerkingstijd van het geselecteerde proces 5 is en die van het vergelek en proces 10 dan is deze toegenomen met 5, dus met 100%. Kies de knop met rood en blauw om de processen om te wisselen. U kunt de resultaten van de vergelijking ook exporteren naar een CSV bestand dat kan worden geopen met Microsoft Excel. Kies hiervoor de knop linksonder in beeld.

178

179 Deel VI

180 180 6 ENGAGE Modeler Handleiding Import/export ENGAGE Modeler biedt u de mogelijkheid om een proces te importeren dat in een ander programma ontwikkeld is alsmede de mogelijkhed om een proces te exporteren naar een andere modelleertool, workflowimplementatietool of naar een grafisch documentbestand. In de huidige versie van ENGAGE Modeler kunt u: Importeren van XPDL Importeren vanuit BPMOne Exporteren naar XPDL Exporteren naar PDF Exporteren naar Microsoft Word Exporteren naar Microsoft PowerPoint Exporteren naar Microsoft Excel Exporteren naar Microsoft Visio Exporteren naar PNG bestand Exporteren naar Windows Workflow Exporteren van een project naar het bestand Importeren van een project uit een bestand In geval van ENGAGE Modeler Standard zijn deze mogelijkheden beperkt tot Exporteren naar XPDL Exporteren naar Microsoft Word Exporteren naar Microsoft PowerPoint Exporteren naar PNG bestand Exporteren naar Windows Workflow Exporteren van een project naar het bestand Importeren van een project uit een bestand

181 Import/export 181

182 ENGAGE Modeler Handleiding Importeren van XPDL Om een proces te importeren van het XPDL-formaat selecteert u het model waarin u wilt importeren in het paneel Project, druk op de Applicatieknop, beweeg de cursor van uw muis over Importeren van en selecteer XML Process Definition Language. In het Openen venster dat verschijnt, selecteert u het XPDL-bestand en drukt u op Openen. 6.2 Importeren van BPMOne Om een proces in XML formaat vanuit de applicatie BPMone te importeren, selecteert u het model waarin u wilt importeren en selecteer Bestand in het Lint, vervolgens Importeren en kies voor BPMone XML file. In het Open dialoog dat wordt geopend kiest u het XML bestand. 6.3 Importeren van Mavim Om een proces in XML formaat vanuit de applicatie Mavim te importeren, selecteert u het model waarin u wilt importeren en selecteer Bestand in het Lint, vervolgens Importeren en kies voor Mavim XML bestand. In het Open dialoog dat wordt geopend kiest u het XML bestand. 6.4 Exporteren naar XPDL Om een proces te exporteren naar XPDL-formaat dient u eerst dit proces te openen in het paneel Diagram, vervolgens drukt u op de Applicatieknop, beweeg de cursor van de muis over Exporteren naar en selecteer XML Process Definition Language. In het Opslaan als venster dat opent, typt u een naam voor het XPDL-bestand in en drukt u op Opslaan.

183 Import/export Exporteren naar PDF ENGAGE Modeler bereidt de uitvoer voor op de server in de vorm van een PDF bestand. Dus voordat een proces geexporteerd kan worden door ENGAGE Modeler moet deze eerst worden opgeslagen. Om een proces te exporteren naar PDF opent u eerst het procesdiagram. Vervolgens kiest u voor tab Bestand, vervolgens voor Exporteren naar en tenslotte voor PDF voor alleen het diagram of voor PDF rapport voor het hele procesrapport. Het volgende dialoog dat verschijnt is gelijk aan die bij Export naar Microsoft Word. Het bestand zal worden aangemaakt op de server en vervolgens automatisch gedownload worden op uw computer. U zult de standaardvraag krijgen (afhankelijk van de gebruikte browser) of u dit bestand wilt openen of bewaren.

184 ENGAGE Modeler Handleiding Exporteren naar Microsoft Word ENGAGE Modeler bereidt de uitvoer voor op de server op afstand in de vorm van een docx-bestand. Oftewel, een proces dat wordt geëxporteerd door ENGAGE Modeler dient eerst te worden opgeslagen op onze server. Indien dit niet voorafgaand aan het exporteren heeft plaatsgevonden, zal ENGAGE Modeler vragen om het huidige project op te slaan. Indien het antwoord 'Nee' is dan zal de oude versie van het proces welke zich op dat moment in onze repository bevindt, worden geëxporteerd. Om een proces te exporteren naar Microsoft Word dient u dit proces eerst te openen in het Procesvenster. Druk vervolgens op de Applicatieknop, selecteer Exporteren naar en vervolgens de optie Microsoft Word indien u alleen het procesplaatje wilt exporteren of de optie Microsoft Word Rapportage indien u de rapportage wilt exporteren. Het volgende venster verschijnt: Vink het hokje Inclusief subprocessen aan indien u ook de diagrammen van de subprocessen wilt exporteren. Selecteer de door u gewenste Paginagrootte en gebruik de Schalingsfactor om te bepalen wat de werkelijke grootte van het diagram wordt in het geëxporteerde document. In Druk procesrapportage af vindt u de uitleg voor de volgende dialogen. Het bestand wordt op onze server aangemaakt en automatisch worden geüpload naar uw computer. U wordt gevraagd antwoord te geven op de vraag op u het bestand wilt opnemen of opslaan.

185 Import/export Exporteren naar Microsoft PowerPoint ENGAGE Modeler bereidt de uitvoer voor op de server op afstand in de vorm van een pptx-bestand. Oftewel, een proces dat wordt geëxporteerd door ENGAGE Modeler dient eerst te worden opgeslagen op onze server. Indien dit niet voorafgaand aan het exporteren heeft plaatsgevonden, zal ENGAGE Modeler vragen om het huidige project op te slaan. Indien het antwoord 'Nee' is dan zal de oude versie van het proces welke zich op dat moment in onze repository bevindt, worden geëxporteerd. Om een proces te exporteren naar Microsoft PowerPoint dient u dit proces eerst te openen in het Procesvenster. Druk vervolgens op de Applicatieknop, selecteer Exporteren naar en vervolgens de optie Microsoft PowerPoint. Verwijder het vinkje bij Gebruik Engage iconen indien u de standaard PowerPoint-figuren wilt gebruiken. Vink het hokje Inclusief subprocessen aan indien u ook de diagrammen van de subprocessen wilt exporteren. Selecteer de Schalingsfactor om te bepalen wat de werkelijke grootte van het diagram wordt in het geëxporteerde document. Selecteer de benodige opties en druk op Akkoord. Het bestand wordt op onze server aangemaakt en automatisch worden geüpload naar uw computer. U wordt gevraagd antwoord te geven op de vraag op u het bestand wilt opnemen of opslaan. 6.8 Exporteren naar Microsoft Excel ENGAGE Modeler bereidt de uitvoer voor op de server op afstand in de vorm van een xlsx-bestand. Oftewel, een proces dat wordt geëxporteerd door ENGAGE Modeler dient eerst te worden opgeslagen op onze server. Indien dit niet voorafgaand aan het exporteren heeft plaatsgevonden, zal ENGAGE Modeler vragen om het huidige project op te slaan. Indien het antwoord 'Nee' is dan zal de oude versie van het proces welke zich op dat moment in onze repository bevindt, worden geëxporteerd. Om een proces te exporteren naar Microsoft Excel drukt op de Applicatieknop, selecteer Exporteren naar en vervolgens de optie Microsoft Excel.

186 186 ENGAGE Modeler Handleiding Kies het model en/of de processen om te exporteren en druk op Volgende.

187 Import/export 187 In de volgende dialoog kunt u beslissen welke processtaptypes geexporteerd moeten worden en of de export inclusief subprocessen moet zijn. Kies Volgende om verder te gaan.. Vervolgens kunt u besluiten welke eigenschappen geexporteerd moeten worden. Selecteer een hele categorie om alle eigenschappen binnen die categorie tegelijk te selecteren.

188 188 ENGAGE Modeler Handleiding Tenslotte vinkt u Elk proces op een nieuw blad aan als u ieder proces op een apart werkblad wilt hebben in de export. Druk op Akkoord om de export te starten. Het bestand wordt aangemaakt op de server en automatisch gedownload op uw computer. U zult gevraagd worden met de standaardvraag of u dit bestand wilt openen of opslaan. 6.9 Exporteren naar Microsoft Visio ENGAGE Modeler bereidt de uitvoer voor op de server op afstand in de vorm van een vdx-bestand. Oftewel, een proces dat wordt geëxporteerd door ENGAGE Modeler dient eerst te worden opgeslagen op onze server. Indien dit niet voorafgaand aan het exporteren heeft plaatsgevonden, zal ENGAGE Modeler vragen om het huidige project op te slaan. Indien het antwoord 'Nee' is dan zal de oude versie van het proces welke zich op dat moment in onze repository bevindt, worden geëxporteerd. Om een proces te exporteren naar Microsoft Excel drukt op de Applicatieknop, selecteer Exporteren naar en vervolgens de optie Microsoft Visio. Vink inclusief subprocessen aan als ook de subprocesdiagrammen moeten worden geexporteerd. Het bestand wordt gemaakt op de server en automatisch gedownload. U zult de standaardvraag krijgen of u deze wilt openen of opslaan.

189 Import/export 189 De export naar Visio heeft de volgende beperkingen: De zoomfactor wordt niet meegenomen, deze is altijd 100% Tijdslijnweergave wordt niet geexporteerd. Getoonde indicatoren worden niet geexporteerd Fasen worden niet gemarkeerd Eigenschappen anders dan Naam, Condities, Frequenties en Labels worden niet geexporteerd. Begin en einde van een subproces wordt niet geexporteerd. Omdat Aftakking-Samenvoeging en Splitsing geen tegenhanger hebben in Visio worden deze geexporteerd als splitsende en samenkomende lijnen Exporteren naar PNG bestand Om een proces op te slaan als PNG bestand/afbeelding opent u eerst het procesdiagram. Vervolgens kiest u voor Bestand, Exporteren naar en kiest u Exporteer diagram als PNG afbeelding. In het Opslaan Als dialoog dat wordt geopend kiest u de naam van het bestand Exporteren naar Windows Workflow Om een proces te exporteren naar Microsoft Windows Workflow dient u eerst dit proces te openen in het paneel Diagram, vervolgens drukt u op de Applicatieknop, beweeg de cursor van de muis over Exporteren naar en selecteer Workflow Foundation. In het Opslaan als venster dat opent, typt u een naam voor het XOML-bestand in en drukt u op Opslaan.

190 ENGAGE Modeler Handleiding Exporteer project naar bestand Om een project naar een bestand in een Modeler Project bestandsformaat, opent u eerst het project, kiest u vervolgens voor tabblad Bestand in het Lint, kiest u voor Exporteren naar en selecteert u Exporteer uw project naar een bestand. In het Opslaan als dialoogvenster geeft u de naam op van het bestand en kiest u voor Opslaan. Er zal een gecodeerd bestand met de extensie.emxz worden aangemaakt Importeer project van een exportbestand Om een project te importeren dat is opgeslagen in een Modeler Project Bestandsformaat, kiest u voor tabblad Bestand in het Lint, kiest u vervolgens voor Importeren van en selecteert u Project van een exportbestand. In het Openen dialoogvenster dat verschijnt selecteert u het.emxz bestant en kiest u voor Openen. Het huidige project zal worden gesloten en het geimporteerde project zal worden aangemaakt en geopend. De autorisatie voor dit project, de modellen en processen zullen worden

191 Import/export 191 aangemaakt volgens de regels van de omgeving waarin wordt geimporteerd. (Dus de autorisatie van het geexporteerde project zal verloren gaan) 6.14 Exporteer brainstorm naar een CSV bestand Om een brainstormdiagram naar een CSV bestand te exporteren kiet u voor Bestand in het Lint en vervolgens voor Export->Microsoft Excel. Voer de bestandsnaam in en kies de locatie in de dialoog die verschijnt. Voor elke notitie wordt het nummer, type en de tekst geexporteerd.

192

193 Deel VII

194 194 7 ENGAGE Modeler Handleiding Afdrukken en Rapportage ENGAGE Modeler biedt u de volgende printopties: Afdrukken brainstorm- of procesdiagram Afdrukken procesrapportage Afdrukken van feedback 7.1 Druk Brainstorm- of procesdiagram af Om een procesdiagram af te drukken, opent u eerst het proces in het paneel Diagram, druk vervolgens op tabblad Bestand, beweeg de cursor van de muis over Afdrukken en selecteer Afdrukken. Voordat de afdruk wordt gemaakt, kan de gebruiker nog enkele afdrukopties instellen. Om die reden verschijnt onderstaand venster:

195 Afdrukken en Rapportage 195 De pagina-orientatie is standaard Horizontaal voor horisontaal-georienteerde diagrammen en verticaal voor verticaal-georienteerde diagrammen. Zie Specificeer afdrukopties voor meer details over de opties aan de linkerkant. Om het juiste printvoorbeeld aan de rechterkant te tonen op basis van uw huidige printerinstellingen kiest u voor Toepassen printerinstellingen, selecteert u de printer in het dialoogvenster en kiest u voor Afdrukken. Selecteer de benodigde instellingen en druk op Afdrukken. De standaard Afdrukdialoog zal verschijnen. Stel hier de pagina-grootte opnieuw in, want de ingestelde grootte bij de preview wordt niet automatisch meegenomen. Stel eventueel verdere afdrukinstellingen in en druk op Akkoord. 7.2 Druk Procesrapportage af Om een procesrapportage af te drukken, dient u eerst het proces te openen in het paneel Diagram, druk vervolgens op tabblad Bestand, beweeg de cursor van de muis boven Afdrukken en selecteer Rapportage.

196 196 ENGAGE Modeler Handleiding Voordat de afdruk wordt gemaakt, kan de gebruiker eerst beslissen waaruit het rapport dient te bestaan. Het volgende vensters verschijnen: Vink de optie Inclusief procesdiagram in het rapport aan om diagrammen toe te voegen aan uw rapportage. De afdrukorientateie staat standaard horizontaal of verticaal afhankelijk van de diagramorientatie. Zie Specificeer afdrukopties voor meer details over de opties aan de linkerkant. Om het juiste printvoorbeeld aan de rechterkant te tonen op basis van uw huidige printerinstellingen kiest

197 Afdrukken en Rapportage 197 u voor Toepassen printerinstellingen, selecteert u de printer in het dialoogvenster en kiest u voor Afdrukken. Om te bepalen welke staptypes en welke eigenschappen onderdeel moeten uitmaken van de rapportage kiest u de Rapportinstellingen. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Selecteer de processtaptypes die u wilt meenemen in uw rapportage en druk vervolgens op Volgende.

198 198 ENGAGE Modeler Handleiding Selecteer de Eigenschappen die u wilt meenemen in uw rapportage en druk vervolgens op Volgende.

199 Afdrukken en Rapportage 199 Kies hier de gewenste layout voor het rapport. In de Tabel layout worden alle eigenschappen in een grote tabel geplaatst. Bij de moderne layout worden er pictogrammen gebruikt om eigenschappen of groepen eigenschappen aan te geven. Kies voor 'Toon alleen processen en subprocessen in de inhoudsopgave' als u de inhoudsopgave wilt vereenvoudigen. Kies verder de gewenste lettertypes en lettergroottes voor de titels en de inhoud. Druk op Akkoord om de instellingen af te sluiten en terug te gaan naar de afdrukdialoog. Kies daar de gewenste opties en Afdrukken. 7.3 Druk feedback af Om de reacties van een gepubliceerd proces af te drukken haalt u de gepubliceerde versie op uit de historie en opent u deze in het Diagramvenster. Druk vervolgens op tabblad Bestand, beweeg de cursor van de muis boven Afdrukken en selecteer Reacties.

200 200 ENGAGE Modeler Handleiding Voordat de afdruk wordt gemaakt kunt u beslissen over de inhoud van het rapport. De volgende dialoog verschijnt: Zie Specificeer afdrukopties voor meer details over de opties aan de linkerkant. Om het juiste printvoorbeeld aan de rechterkant te tonen op basis van uw huidige printerinstellingen kiest u voor Toepassen printerinstellingen, selecteert u de printer in het dialoogvenster en kiest u voor Afdrukken. Als u ook de reacties in subprocessen wilt opnemen, vink dan de optie Inclusief subprocessen aan. Selecteer de gewenste Paginagrootte en kies voor Afdrukken. De standaard Afdrukdialoog zal verschijnen. Stel hier opnieuw de paginagrootte in, want de grootte van het printvoorbeeld wordt niet automatisch meegenomen. Stel eventueel verdere afdrukinstellingen in en druk op Akkoord

201 Afdrukken en Rapportage Rapportage en kruistabellen Let op: De functionaliteit zoals beschreven in dit hoofdstuk is niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard. Er bestaan veel verschillende elementtypes binnen een ENGAGE Modeler project: modellen, processen, processtappen, rollen, maatwerk items en documenten. Kruistabellen tonen de afhankelijkheden tussen elementen van verschillende types. Alle kruistabellen zijn beschikbaar in tab Rapportage van het Lint. Elke rapportage toont elementen van een type X tegenover elementen van een ander type Y (Xen per Y) en is beschikbaar in twee varianten: Lijstweergave Kruistabel weergave Als een element van type X (Y) geen relatie heeft met enig element van type Y (X) wordt deze helemaal niet getoond. De lijstweergave bestaat uit twee kolommen. De eerste toont elementen van type Y, de tweede toont de set van alle elementen van type X waarnaar wordt verwezen door Y. Bijvoorbeeld in de lijstweergave van Rollen per proces bevat de eerste kolom de processen en de tweede kolom de groep van rollen waarnaar wordt verwezen door een specifiek proces. Druk op de knop met het printericoon om de lijstweergave af te drukken. Druk op de knop met het Microsoft Word icoon om de lijst te exporteren naar een Microsoft Word document. Druk op de knop met het PDF icoon de lijst te exporteren naar een PDF bestand. Kies voor Akkoord om het rapport te sluiten. De Kruistabel weergave is een tabel met rijen voor elk element van type X en kolommen voor elk element van type Y. Een kruisje in de tabel toont dat een gegeven element van type X gerelateerd is aan een element van type Y. Bijvoorbeeld, in de Rollen per proces kruistabel weergave zijn de rijen de processen en de kolommen de rollen.

202 202 ENGAGE Modeler Handleiding Door op de knop Rijen/Kolommen wisselen te klikken kunt u de rijen en kolommen wisselen en een met Yen per X kruistabel krijgen in plaats van een Xen per Y kruistabel. De volgende tabel toont welke kruistabellen er beschikbaar zijn. Model Proces Stap Rol Maatwerktype Document X X Modellen Processen X Stappen X Rollen X X Maatwerktypes X X Documenten X X X X Deze rapporten zijn onderverdeeld in de volgende groepen:

203 Afdrukken en Rapportage 203 Documentrapportages Documenten per proces Documenten per rol Documenten per stap Stappen per document Rolrapportages Rollen per document Rollen per process Processes per rol Ongebruikte rollen RASCI RASCI matrix RASCI rollen per activiteit RASCI activiteiten per rol Overige Proceskoppelingen per proces Maatwerktyperapportages - Voor elk maatwerktype gedefinieerd in ENGAGE Tables is er een groep van drie rapporten, gelijk aan die voor rol.. Maatwerktype per document Maatwerktype per proces Processen per maatwerktype Ongebruikte maatwerktypes Er is nog een extra rapportage beschikbaar in het Repository tabblad van het Lint. Dit rapport toont de rechten van de organisatie eenheden (gebruikers, groepen en de organisatie zelf) voor het gegeven element (proces of model). Overzicht autorisatie Documenten per proces Selecteer knop Documenten per proces in groep Documenten van tab Rapportage van het Lint.

204 204 ENGAGE Modeler Handleiding Voor elk proces binnen het project wordt er een lijst getoond van documenten die gebruikt worden binnen dit proces. Deze lijst bevat zowel de documenten uit de Documenten eigenschap als de documenten die zijn opgegeven als Invoer en Uitvoer van het proces of een van zijn stappen. De namen van documenten uit de centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk. De procesnamen worden voorafgegaan door de modelnaam Documenten per stap Selecteer een proces in het Project venster of een procesdiagram. Activeer de knop Documenten per stap in groep Documenten van tab Rapportage van het Lint.

205 Afdrukken en Rapportage 205 Voor elke processtap wordt een lijst van documenten gebruikt door deze stap getoond. Deze lijst bevat zowel de documenten uit de Documenten eigenschap als de documenten die zijn opgegeven als Invoer en Uitvoer. De namen van de documenten uit centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk. Kies voor Inclusief subprocessen om ook de stappen uit subprocessen op te nemen in dit rapport. Dit rapport is het omgekeerde van het rapport Stappen per document Documenten per rol Selecteer een proces in het Project venster of een procesdiagram. Activeer de knop Documenten per rol in groep Documenten van tab Rapportage van het Lint.

206 206 ENGAGE Modeler Handleiding Voor elke rol gebruikt in dit project wordt een lijst van documenten gebruikt door deze rol getoond. Deze lijst bevat zowel de documenten uit de Documenten eigenschap als de documenten die zijn opgegeven als Invoer en Uitvoer. De namen van de documenten uit centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk. Rollen met dezelfde naam in verschillende modellen worden hier gezien als dezelfde rol. Dit rapport is het omgekeerde van het rapport Rollen per document Stappen per document Selecteer een proces in het Project venster of een procesdiagram. Activeer de knop Stappen per document in groep Documenten van tab Rapportage van het Lint.

207 Afdrukken en Rapportage 207 Voor elk document wordt een lijst van stappen die dit document gebruiken getoond. Deze lijst bevat zowel de documenten uit de Documenten eigenschap als de documenten die zijn opgegeven als Invoer en Uitvoer. De namen van de documenten uit centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk. Kies voor Inclusief subprocessen om ook de stappen uit subprocessen op te nemen in dit rapport. Dit rapport is het omgekeerde van het rapport Documenten per stap Rollen per document Selecteer knop Rollen per document in groep Rollen van tab Rapportage van het Lint.

208 208 ENGAGE Modeler Handleiding Voor elk document wordt een lijst van rollen die dit document gebruiken getoond. Deze lijst bevat zowel de documenten uit de Documenten eigenschap als de documenten die zijn opgegeven als Invoer en Uitvoer. We nemen aan dat een rol een document gebruikt als het document is toegekend aan een stap die ook aan de rol gekoppeld is. De namen van documenten uit de centrale tabel worden voorafgegaan door een asterisk. Rollen met dezelfde naam uit verschillende modellen worden gezien als dezelfde rol. Dit rapport is het omgekeerde van het rapport Documenten per rol Rollen per proces Selecteer knop Rollen per proces in groep Rollen van tab Rapportage van het Lint.

209 Afdrukken en Rapportage 209 Voor elk proces wordt een lijst van rollen die gebruikt worden binnen het proces getoond. De procesnamen worden voorafgegaan door de modelnaam. De namen van rollen uit centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk. Rollen met dezelfde naam uit verschillende modellen worden gezien als dezelfde rol. Dit rapport is het omgekeerde van het rapport Processen per rol. Kies een van de processen en druk op de knop Procesdetails. U ziet nu een rapport van rollen per processtap, voor het geselecteerde proces, Rollen per stap Kies voor Rollen per stap in tabblad Rapportage van het Lint

210 210 ENGAGE Modeler Handleiding De namen van rollen uit centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk (*) Processen per rol Selecteer knop Processen per rol in groep Rollen van tab Rapportage van het Lint.

211 Afdrukken en Rapportage 211 Voor elke rol wordt er een lijst van processen getoond die deze rol gebruiken. De namen van rollen uit centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk. De rollen met dezelfde naam uit verschillende modellen worden gezien als dezelfde rol. De procesnamen worden voorafgegaan door de modelnamen. Dit rapport is het omgekeerde van het rapport Rollen per proces Ongebruikte rollen Kies voor Ongebruikte rollen in de groep Rollen van tabblad Rapportage.

212 212 ENGAGE Modeler Handleiding Voor elk model wordt er een lijst van rollen getoond die niet worden gebruikt in enig proces. De naam van de rollen uit centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk RASCI matrix Druk op de knop RASCI Matrix in groep RASCI van tab Rapportage. Dit rapport toont de standaard RASCI matrix RASCI rollen per activiteit Druk op de knop RASCI rollen per activiteit in groep RASCI van tabblad Rapportage

213 Afdrukken en Rapportage 213 Dit rapport toont voor elke activiteit de rollen die zijn opgegeven voor elk van de vijf RASCI types (dus het is een overzicht van wat de gebruiker heeft aangegeven in het proces) RASCI activiteiten per rol Druk op de knop Activiteiten per RASCI rol in groep RASCI van tab Rapportage. Dit rapport toont de procesactiviteiten opgegeven voor elk van de vijf RASCI types voor alle betrokken rollen Proceskoppelingen per proces Selecteer knop Proceskoppelingen per proces in groep Overig van tab Rapportage van het Lint.

214 214 ENGAGE Modeler Handleiding Voor elk proces wordt een lijst getoond van proceskoppelingen die gebruikt zijn binnen dit proces. De procesnamen worden voorafgegaan door de modelnaam Maatwerktype per document Dit rapport is beschikbaar voor elk maatwerktype dat is gedefinieerd in <%ENGAGETABLES%. Als voorbeeld nemen we hier een maatwerktype met de naam Locaties. Selecteer knop Locaties in groep Locaties van tab Rapportage van het Lint en kies voor Locaties per document. Voor elk document wordt een lijst van maatwerktypes die dit document gebruiken getoond. Deze lijst bevat zowel de documenten uit de Documenten eigenschap als de documenten die zijn opgegeven als Invoer en Uitvoer. We nemen aan dat een maatwerktype een document gebruikt als het document is toegekend aan een stap die ook aan dit maatwerktype gekoppeld is. De namen van documenten uit de centrale tabel worden voorafgegaan door een asterisk. Maatwerktypes met dezelfde naam uit verschillende modellen worden gezien als dezelfde locatie.

215 Afdrukken en Rapportage Maatwerktype per proces Dit rapport is beschikbaar voor elk maatwerktype dat is gedefinieerd in <%ENGAGETABLES%. Als voorbeeld nemen we hier een maatwerktype met de naam Locaties. Selecteer knop Locatiesin groep Locaties van tab Rapportage van het Lint en kies voor Locaties per proces. Voor elk proces wordt een lijst van maatwerktypes die gebruikt worden binnen het proces getoond. De procesnamen worden voorafgegaan door de modelnaam. De namen van maatwerktypes uit centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk. Maatwerktypes met dezelfde naam uit verschillende modellen worden gezien als dezelfde rol. Dit rapport is het omgekeerde van het rapport Processen per maatwerktype. Kies een van de processen en druk op de knop Procesdetails. U ziet nu een rapport van maatwerktype per processtap, voor het geselecteerde proces, Processen per maatwerktype Dit rapport is beschikbaar voor elk maatwerktype dat is gedefinieerd in <%ENGAGETABLES%. Als voorbeeld nemen we hier een maatwerktype met de naam Locaties. Selecteer knop Locaties in groep Locaties van tab Rapportage van het Lint en kies voor Processen per locatie.

216 216 ENGAGE Modeler Handleiding Voor elk maatwerktype wordt er een lijst van processen getoond die dit maatwerktype gebruiken. De namen van maatwerktypes uit centrale tabellen worden voorafgegaan door een asterisk. De maatwerktypes met dezelfde naam uit verschillende modellen worden gezien als hetzelfde type. De procesnamen worden voorafgegaan door de modelnamen. Dit rapport is het omgekeerde van het rapport Maatwerktype per proces Ongebruikte maatwerktypes Dit rapport is beschikbaar voor elk maatwerktype dat is gedefinieerd in <%ENGAGETABLES%. Als voorbeeld nemen we hier een maatwerktype met de naam Locaties. Selecteer knop Locaties in groep Locaties van tab Rapportage van het Lint en kies voor Ongebruikte Locaties.

217 Afdrukken en Rapportage 217 Voor elk model wordt er een lijst van maatwerktypes getoond (Locaties in dit geval) die niet worden gebruikt in enig proces. De naam van locaties uit centrale tabellen wordt voorafgegaan door een asterisk.

218

219 Deel VIII

220 220 8 ENGAGE Modeler Handleiding Centrale Repository Let op: Alle functionaliteit beschreven in dit hoofdstuk met uitzondering van Wachtwoord wijzigen is niet beschik baar in de Standard en Professional editie van ENGAGE Modeler. De centrale repository kan door vele gebruikers tegelijkertijd worden gedeeld. Om die reden moet het kunnen omgaan met Autorisatie, Toegangsbeheer en Versiebeheer. 8.1 Autorisatie Door het autoriseren van Repository-gebruikers kunt u ze bepaalde gebruiksrechten geven voor het benaderen en manipuleren van projecten, modellen en processen. U kunt alle rechten voor een geselecteerd model of project zien in het Overzicht Autorisatie en de rechten voor alle modellen en processen tegelijk in Overzicht projectautorisatie. De accounts van centrale repository-gebruikers worden aangemaakt door een beheerder die het programma ENGAGE Repository Manager gebruikt. Hij bepaalt welke gebruikersnaam een gebruiker krijgt en welk initieel wachtwoord. ENGAGE Modeler geeft de gebruiker op een later tijdstip de mogelijkheid om het wachtwoord te wijzigen Repository-gebruikers Het aanmaken en beheren van gebruikers op de centrale repository valt buiten de scope van de gebruiker van ENGAGE Modeler. Een centrale repository wordt beheerd door een geautoriseerd persoon m.b.v. het programma Engage! Repository Manager. Deze persoon kan andere personen toestaan om toegang te krijgen tot een centrale repository door gebruikersaccounts aan te maken en ze te groeperen in groepen. Als u een gebruiker bent van ENGAGE Modeler en ook autorisatie hebt om de ENGAGE Repository Manager te gebruiken kunt u deze opnenen door op de knop Repository Manager in de groep Manager van tab Repository te klikken. Een gebruiker kan tot meerdere groepen behoren. Gebruikers, groepen alsmede de overkoepelende organisatie kunnen specifieke gebruiksrechten krijgen voor het verkrijgen van toegang tot en/of het wijzigen van projecten, modellen en processen in ENGAGE Modeler. Alle gebruikers overerven gebruiksrechten die zijn toegewezen aan de organisatie. Daarnaast overerft een gebruiker ook alle rechten van alle groepen waartoe hij/zij behoort Gebruiksrechten De onderstaande gebruiksrechten zijn beschikbaar binnen de centrale repository voor gebruikers, groepen en de organisatie:

221 Centrale Repository 221 Lezen: het recht om een project, brainstorm, model of proces in te zien; Bijwerken: het recht om een project, brainstorm, model of proces aan te passen; Aanmaken: het recht om een project, brainstorm, model of proces aan te maken; Verwijderen: het recht om een project, brainstorm, model of proces te verwijderen; Autoriseren: het recht om de autorisatie van een project, brainstorm, model of proces te wijzigen; Publiceren: het recht om een proces of brainstorm, te delen voor ENGAGE Viewer of aan te bieden voor publicatie in ENGAGE Publisher; Bekijken gedeelde processen: het recht om gedeelde processen en brainstorms te bekijken in ENGAGE Viewer. Bekijken publicaties: het recht om gepubliceerde processen en brainstorms te bekijken in ENGAGE Viewer. Feedback: het recht om feedback te geven op gepubliceerde processen en brainstorms in ENGAGE Viewer Het recht Bekijken publicaties is niet beschikbaar voor gebruikers van ENGAGE Modeler. Deze kan alleen binnen ENGAGE Publisher worden ingesteld. Gebruiksrechten zijn gerelateerd aan een project, brainstorm, model of een proces. Zodoende kan een gebruiker verschillende gebruiksrechten hebben voor een project, model daarbinnen en een daartoe behorend proces. Een gebruiker kan bijvoorbeeld rechten henbben om een proces aan te maken in een model maar niet het recht om modellen aan te maken in het project. De totale rechten van een gebruiker worden gecomponeerd door de specifieke rechten van deze gebruiker plus de rechten van alle groepen waartoe deze gebruiker behoort plus de rechten van de organisatie Autoriseren Om gebruikers te autoriseren om toegang te krijgen tot een bepaald project, model of proces en deze te mogen wijzigen, dient u eerst het project/model/proces te vergrendelen, zodat u de enige bent die op dat moment wijzigen mag aanbrengen (zie Vergrendelen). Druk vervolgens op de knop Autorisatie in de groep Meerdere gebruikers op het tabblad Repository. Het volgende venster verschijnt:

222 222 ENGAGE Modeler Handleiding Indien uzelf niet het gebruiksrecht Autorisatie heeft voor het project/brainstorm/model/proces dan zal dit venster in de modus alleen-lezen worden geopend. U kunt dan inzien wie welke rechten heeft, maar u kunt deze niet aanpassen. Indien u een specifiek recht voor een organisatieonderdeel wilt wijzigen (gebruiker, groep of organisatie) welke al in de lijst bovenaan het venster voorkomt, drukt u dan op dit organisatieonderdeel en zet vinkjes of haal vinkjes weg uit de hokjes voor de gebruiksrechten in de lijst onderaan het venster. Mocht u alle rechten van een organisatieonderdeel willen verwijderen, druk dan op dit organisatieonderdeel en vervolgens op de knop Verwijderen gebruiker/groep. Indien er een groep of gebruiker mist in de lijst druk dan op de knop Toevoegen gebruiker/groep, selecteer een gebruiker of groep uit de lijst die verschijnt en druk op Akkoord.

223 Centrale Repository 223 U kunt nu de specifieke gebruiksrechten toewijzen aan de toegevoegde gebruiker of groep door het aanvinken van de daar bijbehorende hokjes. Kies voor Toepassen op onderliggende niveaus als u deze wijzigingen wilt toepassen op alle modellen/ processen die onderdeel zijn van het geselecteerde object. Druk op de knop Akkoord om de instellingen op te slaan in de repository. Elk project, brainstorm, proces of model dient dus minimaal één gebruiker te hebben die er volledige controle over heeft (een eigenaar). Dit is een gebruiker die zowel de gebruiksrechten Lezen en Autoriseren heeft. Wanneer de wijzigingen aan de autorisatie van het project/model/proces tot gevolg hebben dat er geen gebruiker meer is met minimaal deze rechten dan worden de wijzigingen niet geaccepteerd. Merk op dat zelfs als geen van de checkboxen in de linkerkolom zijn aangevinkt de gecombineerde rechten in de rechterkolom toch zijn aangevinkt. Dit is omdat een gebruiker rechten overerft van alle groepen waar hij toe behoort en een groep de rechten overerft van de hele organisatie. U kunt controleren tot welke groepen een gebruiker behoort door op de knop Toon lidmaatschap / Toon leden te klikken. De dialoog met de betreffende info verschijnt. Dit lidmaatschap kan alleen worden gewijzigd door personen met de autorisatie en met ENGAGE Repository Manager. Zie Repository-gebruikers. U kunt de verzendlijst voor notificaties wijzigen door op de knop Verzendlijst Notificaties te drukken. De volgende dialoog verschijnt:

224 224 ENGAGE Modeler Handleiding Voeg hier de gebruikers en/of groepen toe waarvan u wilt dat ze automatisch een ontvangen als er feedback is gegeven of gewijzigd voor dit proces. Als er een groep wordt toegevoegd worden alle leden van de groep genotificeerd. Dezelfde lijst wordt gebruikt voor zowel de publiceeerde als de gedeelde versie van dit proces Wijzig wachtwoord Druk op de knop Wachtwoord wijzigen in de groep Profiel op het tabblad Repository. In het venster dat verschijnt, vult u uw huidige wachtwoord in en tweemaal uw nieuwe wachtwoord.

225 Centrale Repository 225 Het wachtwoord dient minimaal uit 8 karakters en minimaal 1 cijfer, een kleine letter en hoofdletter te bestaan. Druk op Akkoord en uw wachtwoord wordt gewijzigd Overzicht projectautorisatie Om de rechten te zien voor alle processen en modellen in het huidige project kiest u voor Overzicht Projectautorisatie in groep Autorisatie van tab Repository in het Lint. Het volgende dialoogvenster verschijnt: U kunt hier de gecombineerde rechten zien van alle organisatieeenheden voor het procect zelf, voor alle modellen en alle processen. U kunt dit rapport exporteren naar Microsoft Excel door op de knop te drukken met het Excel icoontje Overzicht autorisatie Een gebruiker erft de rechten van alle groepen waar hij onderdeel van uitmaakt en van de organisatie zelf. Dus de uiteindelijke rechten van een gebruiker voor een bepaald model of proces kunnen meer bevatten dan u kunt zien in het Autorisatie dialoog. U kunt hier de gecombineerde rechten zien van alle

226 226 ENGAGE Modeler Handleiding gebruikers, groepen en de organisatie voor een proces of model door deze te selecteren en te kiezen voor Overzicht autorisatie in groep Autorisatie van tab Repository van het Lint. De volgende dialoog verschijnt: Zie rapportage en kruistabellen voor een verdere uitleg van dit overzicht. 8.2 Toegangsbeheer Het toegangsbeheer tot de centrale repository is gebaseerd op het Vergrendelen en Ontgrendelen van de gebruikte projecten, brainstorms, modellen en processen. Een ontgrendeld object kan alleen ingezien worden. Om aanpassingen te kunnen doen, dient u het object eerst te vergrendelen. Het vergrendelde object is in exclusief gebruik door de gebruiker die heeft vergrendeld. Vervolgens dient het object weer ontgrendeld te worden om andere gebruikers ook toegang te geven om het te vergrendelen. Alle objecten die vergrendeld zijn door een bepaalde gebruiker worden automatisch ontgrendeld wanneer ENGAGE Modeler wordt afgesloten of de verbinding met de repository verloren is gegaan Vergrendelen Selecteer een project, brainstorm, model of proces voor exclusief gebruik in het paneel Project en druk op de knop Vergrendelen in de groep Meerdere gebruikers op het tabblad Repository. U kunt alleen

227 Centrale Repository 227 een object vergrendelen als u rechten heeft om het proces aan te passen of de autorisatie te wijzigen. Objecten die expliciet door een gebruikers zijn vergrendeld, worden in het Projectvenster gemarkeerd met een klein 'slotje' voor de naam. Wanneer het project, model of proces (afhankelijk van uw keuze) niet is vergrendeld door iemand anders dan wordt het door u vergrendelt. Bovendien wordt de inhoud opnieuw in ENGAGE Modeler ingeladen, omdat het proces gewijzigd kan zijn door een andere gebruiker in de tijd tussen het ophalen van het model/proces en het vergrendelen ervan. Anders krijgt u de volgende foutmelding in het paneel Berichten: Deze melding bevat een gebruikersnaam van een persoon (hier pbank) die het object op dit moment in gebruik heeft. U kunt deze persoon vragen om het proces voor u te ontgrendelen. Wanneer u een model vergrendelt dan zullen alle processen binnen dit model automatisch ook worden vergrendeld. Als u het hele project vergrendeld zijn alle objecten daarbinnen ook vergrendeld. Dit betekent dat u een project niet kunt vergrendelen omdat deze in gebruik is door een andere gebruiker, maar ook omdat een van de modellen of processen in het project al door iemand anders vergrendeld is. Nadat een object is vergrendeld, wordt de knop Ontgrendelen actief en de knop Vergrendelen inactief. Dit is een bevestiging voor u dat het vergrendelen, geslaagd is. Let op: Vergrendel niet hele hele project of model als u alleen een proces wilt wijzigen. Met het vergrendelen van het model/project worden alle processen daarbinnen ook vergrendeld. Er is dan geen enk el proces beschik baar voor andere gebruik ers om te wijzigen Ontgrendelen Om een project, brainstorm, proces of model te ontgrendelen, dient u het te selecteren in het paneel Project en drukt u op de knop Ontgrendelen in de groep Meerdere gebruikers op het tabblad Repository. Indien er wijzigingen in het object zijn aangemaakt, nadat het was vergrendeld, wordt u gevraagd of u deze wijzigingen wilt opslaan. Kies uw antwoord en het project, model of proces wordt ontgrendeld en beschikbaar gesteld aan andere gebruikers om te vergrendelen.

228 ENGAGE Modeler Handleiding Versiebeheer Een gebruiker kan een huidige versie van een brainstorm, model of proces opslaan door het aanmaken van een checkpoint. Op een later tijdstip kan de gebruiker deze versie ophalen in de historie. De functies 'Delen' en 'Aanbieden voor publicatie' maken ook een nieuwe versie van het proces aan. De versies van een proces kunnen diverse statussen hebben afhankelijk van hoe ze zijn aangemaakt of welke handelingen zijn uitgevoerd. Zie statussen van een procesversie voor meer informatie Statussen van een procesversie Het volgende diagram toont de mogelijke statussen van een proces- of brainstormdiagram versies en de mogelijke statusovergangen: Er kan maar een versie van een bepaald diagram de status Gem odelleerd, Gedeeld, A a ng eboden of

229 Centrale Repository 229 Gepubliceerd hebben. We noemen dit de active statussen. De huidige versie van een diagram dat is beschikbaar in ENGAGE Modeler is in de status Gem odelleerd. De versies met status Gedeeld en Gepubliceerd worden getoond in ENGAGE Viewer. De versie met status A a ng eboden can met ENGAGE Publisher worden gewijzigd naar de status Gepubliceerd. Gea rchiveerd, Gew eig erd en Publica tie verw ijderd zijn niet-a ctive sta tussen. De versies kunnen ongeacht de status worden bekeken in het Historie dialoog. De ontwerper kan de status van een diagramversie wijzigen met de volgende acties: Actie Maak een checkpoint aan Delen Aanbieden Delen stoppen Aanbieden in Delen stoppen Van status Naar Commentaar status Gemodelle Gearchivee Een nieuwe versie Gemodelleerd wordt aangemaakt erd rd Gemodelle Gedeeld Een nieuwe versie Gemodelleerd wordt aangemaakt, de vorige erd versie Gedeeld heeft status Gearchiveerd. Gemodelle Aangebode Een nieuwe versie Gemodelleerd wordt aangemaakt, de vorige erd n versie Aangeboden heeft status Gearchiveerd. Gedeeld Gearchivee rd Gedeeld Aangebode n Maak een checkpoint aan Een checkpoint is een versie van een proces, brainstorm of model dat wordt opgeslagen in de repository voor toekomstig gebruik. Om een checkpoint aan te maken, selecteert u het model of proces waarvan u de huidige versie wilt opslaan in het paneel Project. Vergrendel het model of proces (zie Vergrendelen) en ga naar het tabblad Repository en druk op de knop Creëer checkpoint in de groep Versiebeheer. Een klein venster verschijnt waarin u een omschrijving kunt achterlaten voor de opgeslagen versie.

230 230 ENGAGE Modeler Handleiding Druk op Akkoord. Er wordt een kopie van uw proces, brainstorm of model opgeslagen in de repository met het volgende versienummer, de gegeven omschrijving en het gegeven label Historie Selecteer een proces, brainstorm of model en druk op de knop Toon Historie in de groep Versiebeheer op het tabblad Repository. Een overzicht van opgeslagen (gelabelde) checkpoints verschijnt. U ziet de meest recent opgeslagen (gelabelde) checkpoint op de bovenste regel. Selecteer de versie die u wilt ophalen. Druk vervolgens op de knop Ophalen versie linksonder in het venster. De versie wordt opgehaald en - in het geval van een proces - getoond in een nieuw tabblad in het paneel Diagram. Deze versie is alleen-lezen. Tegelijkertijd verschijnt het paneel Historie (hoogstwaarschijnlijk achter het paneel Project). Dit is een apart navigatiepaneel waarin alleen opgehaalde versies van modellen en processen terug te vinden zijn om zo een duidelijk onderscheid te maken tussen opgehaalde versies en huidige versies. Als u een oudere versie weer de huidige versie wilt maken kiest u voor Maak dit de huidige versie. Deze oude versie wordt eerst geopend in paneel Historie. Vervolgens wordt u de volgende vraag gesteld:

231 Centrale Repository 231 Als u voor Ja kiest worden de volgende acties uitgevoerd: Er wordt automatisch een nieuwe versie aangemaakt van het huidige proces (zodat u daar later weer naar kunt terugkeren als dat nodig is) Uw huidige proces wordt overschreven door de geselecteerde oudere versie zodat u deze weer kunt wijzigen. De oudere versie blijft wel apart beschikbaar in de repository. De oudere versie is in het paneel Historie wordt automatisch gesloten. U kunt ook diagrammen die al aanwezig zijn in paneel Historie instellen als huidige versie. Selecteer dit diagram en kies voor Huidige versie maken in groep Versiebeheer van tab Repository. 8.4 Publicatie Een gebruiker kan een proces publiceren en deze toegankelijk maken voor anderen in Engage! Viewer. Elke keer als een gebruiker een proces opnieuw publiceert dan wordt de reeds aanwezige publicatie vervangen. Een gebruiker kan een reeds gepubliceerd proces ook teniet doen door de publicatie te verwijderen van dit proces. Een procesontwerker kan een proces beschikbaar maken voor de gebruikers van ENGAGE Viewer op twee manieren. Hij kan het proces Delen om dit direct toegankelijk te maken in ENGAGE Viewer en ook besluiten wie dit proces daar kan zien. Hij kan het proces ook Aanbieden voor publicatie om dit beschikbaar te maken binnen ENGAGE Publisher. De gebruiker hiervan maakt dit proces vervolgens bechikbaar binnen ENGAGE Viewer en beheert de rechten. Telkens als een gebruiker een proces deelt of aanbiedt ter publicatie krijgt zijn oude versie met status Gedeeld of Aangeboden de status Gearchiveerd. Een gebruiker kan ook stoppen met het delen van een proces. Hij kan echter niet meer stoppen met het Aanbieden van een proces. Als een proces eenmaal is aangeboden kan deze alleen nog beheerd worden binnen ENGAGE Publisher. Als u de rechten hebt om ENGAGE Viewer of ENGAGE Publisher te gebruiken, dan kunt u deze tools direct starten vanuit ENGAGE Modeler door de klikken op de knop Publisher of Viewer in de groep button in the Publiceren & delen groep van tab Repository.

232 ENGAGE Modeler Handleiding Delen Selecteer het proces of brainstorm dat u wilt delen en druk op de knop Delen in de groep Publiceren en delen op het tabblad Repository. Het dialook Wijzig autorisatie verschijnt. Hier kunt u bepalen wie dit proces of deze brainstorm kunnen zien in ENGAGE Viewer en wie hier feedback op mag geven, maar ook wie er op de hoogte worden gesteld als er feedback wordt gegeven. Er wordt automatisch een nieuwe versie (checkpoint) van het diagram aangemaakt met status Gedeeld. Om een proces of brainstorm te kunnen delen, dient u het gebruiksrecht Publiceren te hebben (zie Gebruiksrechten). Het diagram is nu beschikbaar in ENGAGE Viewer voor die mensen die toestemming hebben gekregen om publicaties van dit diagram te bekijken. U kunt ook een eerdere versies van een diagram delen. Haal in dat geval eerst de eerdere versie op (zie Historie) en voer vervolgens de stappen, zoals hierboven beschreven, uit. Wanneer u een versie deelt van een reeds gedeeld diagram dan wordt het reeds gedeelde diagram niet

233 Centrale Repository 233 langer gedeeld. U kunt meerdere diagrammen tegelijk delen. Selecteer een model (of het hele project) en kies voor Delen. Er verschijnt een dialoog met alle beschikbare diagrammen. Selecteer de diagrammen die u wilt delen en kies Akkoord. De rechten die worden opgegeven in de autorisatiedialoog zullen worden toegepast op alle gedeelde diagrammen Stoppen met delen Om een gedeeld proces of brainstorm niet langer delen, kiest u voor Overzicht publicaties in de groep Publiceren en delen op tabblad Repository. Selecteer het diagram waarvan u het delen wilt stoppen in de dialoog die verschijnt en kies voor Niet meer delen.

234 234 ENGAGE Modeler Handleiding Om de publicatie te kunnen verwijderen moet u gebruiksrecht Publiceren hebben (zie Gebruiksrechten). Kies voor Ophalen versie als u het geselecteerde gedeelde of gepubliceerde proces wilt openen. Kies voor Ophalen versie als u het gedeelde of gepubliceerde proces wilt openen Aanbieden voor publicatie Selecteer het proces of brainstorm dat u wilt aanbieden voor publicatie en druk op de knop Aanbieden in de groep Publiceren en delen op het tabblad Repository. Er wordt automatisch een nieuwe versie (checkpoint) van het diagram aangemaakt met status Aangeboden. Om een diagram te kunnen publiceren, dient u het gebruiksrecht Publiceren te hebben (zie Gebruiksrechten). U kunt ook een eerdere versies van een diagram publiceren. Haal in dat geval eerst de eerdere versie op (zie Historie) en voer vervolgens de stappen, zoals hierboven beschreven, uit. Als u de versie wilt aanbieden die op dit moment gedeeld is kunt u dit direct vanuit het Overzicht Publicaties doen. Wanneer u een versie aanbiedt van een reeds aangeboden diagram dan krijgt de eerder aangeboden versie automatisch de status Gearchiveerd. U kunt meerdere diagrammen tegelijk aanbieden. Selecteer het model (of het hele project) en kies vervolgens voor Aanbieden. Er verschijnt een dialoog met alle beschikbare diagrammen.

235 Centrale Repository 235 Selecteer de diagrammen die u wilt aanbieden en kies Akkoord Viewer link maken Als een diagram is gedeeld of gepubliceerd is deze beschikbaar in ENGAGE Viewer voor alle gebruikers die geautoriseerd zijn om dit te bekijken. Om eenvoudige toegang tot een specifiek diagram in ENGAGE Viewer te geven kunt u een hyperlink (URL) aanmaken die gebruikt kan worden om met de browser dit diagram direct te openen. Selecteer het proces of brainstormdiagram waar u de link naartoe wilt aanmaken en kies voor de knop Link maken in groep Publiceren & delen van tabblad Repository. Er verschijnt nu een dialoog waarin u eenvoudig de link kunt aanmaken.

236 236 ENGAGE Modeler Handleiding Er zijn twee varianten van deze hyperlink: ongeautoriseerd en geautoriseerd. Initieel wordt er een ongeautoriseerde link aangemaakt. Dit betekent dat een gebruiker die deze hyperlink gebruikt gevraagd zal worden om aan te melden in de ENGAGE Viewer voordat hij het diagram kan zien. Vink Gebruikersnaam aan en vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in om een geautoriseerde hyperlink te maken. Iedereen die deze link gebruikt zal automatisch aanmelden in ENGAGE Viewer met de opgegeven inloggegevens. De naam van de huidig geselecteerde step wordt getoond onder de diagramnaam. Als u deze aanvinkt wordt na het openen van het diagram in de ENGAGE Viewer de stap ook direct geselecteerd. De resulterende hyperlink wordt getoond in het kader. Kies voor Kopieer naar Klembord als u deze link wilt koperen. Kies voor Link Testen om een browservenster te starten met de gemaakte link. Als het diagram niet is gepubliceerd of gedeeld of als de gebruiker niet is geautoriseerd om deze te zien verschijnt er een foutmelding.

237 Deel IX

238 238 9 ENGAGE Modeler Handleiding Werken met centrale tabellen Let op: De functies die in dit hoofdstuk worden beschreven zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard. De Professional en Enterprise edities van ENGAGE Modeler kunnen worden uitgebreid met functionaliteit van centrale tabellen. Om een centrale tabel aan te maken wordt de tool ENGAGE Tables gebruikt. Dit product is alleen beschikbaar als hiervoor een aparte licentie is aangeschaft door uw organisatie. Als een centrale tabel is aangemaakt kan deze worden gebruikt binnen ENGAGE Modeler. Als u een gebruiker bent van ENGAGE Modeler en u bent ook geautoriseerd om ENGAGE Tables te gebruiken dan kunt u deze openen door te klikken op Tables Manager in groep Manage op tab Tables. Op dit moment kan een centrale tabel een van de volgende soorten elementen bevatten: Rollen Documenten Maatwerktype Om een centrale tabel binnen een model te kunnen gebruiken moet deze daar eerst naartoe worden gekopieerd. We leggen uit hoe dit in zijn werk gaat in Gebruiken van centrale tabellen. Omdat de tabel wordt gekopieerd naar uw model is het Synchroniseren van tabellen nodig om de meest recente versie van de tabel op te halen als dit nodig is. De tabellen dienen ook te worden gesynchroniseerd met de lokale elementen. Tabellen van een maatwerktype introduceren elementen die op eenzelfde manier gebruikt kunnen worden als normale rollen. Dus een gebruiker kan deze elementen toekennen aan taken, vergaderingen of beslissingen en hij kan zwembaanweergaves maken voor dit type. We leggen deze functionaliteit uit in Gebruik van eigen tabeltypes. Bovendien kunnen centrale tabellen maatwerk iconensets bevatten. Deze kunnen worden geselecteerd in ENGAGE Modeler door te klikken op knop Iconen in groep Project van tab Start. De lijst die verschijnt bevat zowel de standaard beschikbare iconen als de in ENGAGE Tables zelfgedefinieerde iconen. 9.1 Gebruiken van centrale tabellen Om een tabel in uw model te kunnen gebruiken dient u deze - indien nodig - te vergrendelen en selecteert u de knop Ophalen Tabel in de groep Gebruik van de Tables tab van het Lint. De volgende dialoog verschijnt met een lijst van alle beschikbare centrale tabellen. De tabellen zijn alfabetisch gesorteerd en een klein icoontje voor de naam geeft het tabeltype aan.

239 Werken met centrale tabellen 239 Kies hier een tabel (bijvoorbeeld Locaties Nederland) en druk op Akkoord. Zie Verwijzen naar centrale tabelelementen om te leren hoe deze gebruikt kunnen worden in processen. Om een centrale tabel uit een model te verwijderen selecteert u het model en - indien nodig - vergrendelt u deze. Selecteer de tabel en kies Weghalen tabel in de groep Gebruik van de Tables tab van het Lint. Het verwijderen van een centrale tabel zal ook alle referenties naar elementen in deze tabel wissen. Daarom verschijnt de volgende vraag als er verwijzingen bestaan: Verwijzen naar centrale tabelelementen Als een centrale tabel is toegevoegd aan een model zal deze verschijnen in het projectvenster, bijvoorbeeld:

240 240 ENGAGE Modeler Handleiding Alle rollen uit de centrale tabel worden automatisch toegevoegd aan de keuzelijst van de Rol eigenschap. De centrale rollen worden voorafgegaan door een icoontje. Op soortgelijke wijze zullen alle elementen uit centrale tabellen van een eigen tabeltype worden toegevoegd aan de keuzelijst van de maatwerk eigenschap. (Merk op dat er in bovenstaand voorbeeld twee rollen zijn met de naam Adviseur, een lokale rol en een centrale rol. U leert hoe u deze gelijk kunt maken in Synchroniseren van centrale tabellen.) Alle documenten van de centrale tabel zullen automatisch worden toegevoegd aan de keuzelijst van de Document, Invoer en Uitvoer eigenschappen. De centrale documenten worden voorafgegaan door een icoontje. 9.2 Verwijzen naar centrale tabelelementen Als er een centrale tabel is toegevoegd aan een model verschijnt deze in het navigatiepaneel, bijvoorbeeld:

241 Werken met centrale tabellen 241 Alle rollen uit de centrale tabel zullen automatisch worden toegevoegd aan de keuzelijst van de Rol eigenschap. De centrale rollen worden voorafgegaan door een icoontje. Op soortgelijke wijze zullen alle maatwerkelementen van een centrale tabel van een maatwerktype worden toegevoegd aan de keuzelijst van de maatwerkeigenschap. (Merk op dat er dit voorbeeld twee rollen met de naam Receptionist bestaan. Een lokale rol en een centrale rol. U leert hoe u deze gelijk kunt maken in Synchroniseren van centrale tabellen). Alle documenten uit centrale tabellen worden automatisch toegevoegd aan de keuzelijst van de eigenschappen Document, Invoer en Uitvoer. De centrale elementen worden voorafgegaan door een icoon. De elementen uit de centrale tabellen worden geidentificeerd door hun namen. Als twee centrale tabellen

242 242 ENGAGE Modeler Handleiding van hetzelfde type een element hebben met dezelfde naam, dan is er maar een van deze twee beschikbaar binnen Modeler. De niet beschikbare elementen zijn te herkennen aan een lichter icoon. Dit onderscheid is niet zo belangrijk voor elementen van een maatwerktype omdat deze verder geen andere eigenschappen hebben dan de naam. Dit is echter wel belangrik voor documenten en rollen omdat deze met dezelfde naam toch naar verschillende URLs kunnen wijzen of uujrtarieven kunnen hebben. Zie het volgende voorbeeld: Er is een document 'Algemeen document' beschikbaar binnen de financiele en de marketingdocumenten. Hoewel ze dezelfde naam hebben kunnen ze naar verschillende URLs verwijzen, dus naar verschillende fysieke documenten. Echter, er is maar een van deze documenten beschikbaar voor modeler. Hier is dat alleen het document uit de tabel financiele documenten (de andere heeft een lichter icoon). Als naar dit document wordt verwezen binnen een taak en de tabel 'Financiele documenten' later wordt verwijderd uit het model dan zal de verwijzing in de taak automatisch verwijzen naar het volgende beschikbare document met dezelfde naam. In dit geval dus het document uit Marketing documenten. Dit gedrag geeft u de mogelijkheid om tabellen met documenten met dezelfde naam uit te wisselen zonder de verwijzingen te verliezen. Haal gewoon eerst de nieuwe tabel op en verwijder vervolgens de oude. 9.3 Synchroniseren van centrale tabellen Om centrale tabellen die worden gebruikt binnen een project te synchroniseren drukt u op Tabellen verversen in de groep Synchronisatie van tab Tables in het Lint. Het resultaat hiervan is dat elementen die zijn verwijderd uit de repository ook verwijderd worden uit het project, elementen die zijn toegevoegd in de repository beschikbaar komen in het project en elementen die zijn hernoemd ook binnen het project zullen worden hernoemd. U kunt deze actie gebruiken om de centrale elementen te verversen in een geopend project zonder deze te hoeven sluiten, bijvoorbeeld als u weet dat de centrale tabel recent gewijzigd is. U kunt er ook voor kiezen om de centrale tabellen met uw lokale elementen te synchroniseren. Hiervoor vergrendelt u - indien nodig - een model, selecteert u de globale tabel en drukt u op Gebruik centrale referenties in de Synchronisatie groep van de tab Tables van het Lint. Het gevolg is dat als er een lokaal element bestaat (rol, document of maatwerktype) met dezelfde naam (of URL) als het centrale element, dan zullen alle referenties naar het lokale element worden vervangen door referenties naar het corresponderende centrale element en het lokale element zal worden verwijderd. De omgekeerde operatie converteert de referenties naar centrale elementen naar lokale elementen.

243 Werken met centrale tabellen 243 Vergrendel het model - indien nodig -, selecteer de centrale tabel en kies Gebruik lokale referenties in de Synchronisatie groep van de tab Tables van het Lint. Na deze operatie zijn de referenties naar de centrale elementen vervangen door lokale elementen zodat de centrale tabel verwijderd kan worden uit het model. 9.4 Gebruik van eigen tabeltypes U kunt maatwerktypes gebruiken in ENGAGE Modeler als er minstens een maatwerktype is gedefinieerd in ENGAGE Tables en er minimaal een centrale tabel van dit type beschikbaar is. Standaard zijn centrale tabellen en tabeltypes niet zichtbaar binnen modellen in ENGAGE Modeler. Een model bestaat uit de map Rollen en een verzameling processen: De elementen van een maatwerktype zullen gegroepeerd worden per model in een extra map die dezelfde naam heeft als die van het maatwerktype. Op het moment dat een centrale tabel gekoppeld wordt aan een model wordt de mappenstructuur gewijzigd. Als er een eigen tabeltype is aangemaakt binnen ENGAGE Tables, dan heeft dit de volgende gevolgen voor de beschikbare functionaliteit van ENGAGE Modeler: Een extra knop Nieuw element is beschikbaar in lijst van knop Nieuw in de Project groep van tabblad Start van het Lint. Een nieuwe eigenschap (met dezelfde naam als die van het tabeltype) verschijnt in elke taak, vergadering en beslissingsstap van elk proces. Een nieuwe knop voor zwembaanweergave (met dezelfde naam als die van het tabeltype)

244 244 ENGAGE Modeler Handleiding verschijnt in de uitklaplijst van de Zwembaan knop in de groep Weergave van tab Layout van het Lint Een nieuw element (met dezelfde naam als die van het tabeltype) verschijnt in de Tonen/ Verbergen dialoog. Als u deze aanvinkt wordt deze getoond in het procesdiagram in plaats van de rol. Weergave van de rol (en andere tabeltypes) wordt automatisch uitgezet. De elementen van een maatwerktype zullen gegroepeerd worden in elk model in een extra map met dezelfde naam als die van het maatwerktype. Initieel is deze map niet zichtbaar in de projectstructuur. Om deze zichtbaar te maken moet minimaal een globale tabel van dit type gebruikt worden. Zie Gebruiken van centrale tabellen om te leren hoe deze opgehaald kunnen worden. Als we aannemen dat eigen tabeltype Lok aties was gedefinieerd in ENGAGE Tables en de centrale tabel Nederland was aangemaakt, dan zien we het volgende. Een nieuwe knop Nieuw element is beschikbaar in de lijst. Hernoem vervolgens het nieuwe element in Maastricht.

245 Werken met centrale tabellen De Locaties eigenschap verschijnt voor alle taken in de eigenschappen. De lijst van te selecteren elementen bestaat uit de lokaal gedefinieerde locatie Maastricht en de elementen uit de centrale tabel Locaties Nederland. Druk op Alle opties in de groep Tonen/Verbergen. Vink Locatie aan. De waarden van de locaties verschijnen nu in het diagram. 245

246 246 ENGAGE Modeler Handleiding Als u nu kiest voor Locaties Zwembaan in de groep Weergave in de tab Layout van het Lint kunt u de staplocaties in zwembaanweergave zien.

247 Deel X

248 ENGAGE Modeler Handleiding Feedback Let op: De functies die in dit hoofdstuk worden beschreven zijn niet beschik baar in ENGAGE Modeler Standard en alleen als u beschik t over een Lean Process Modeler licentie. Als een proces is gepubliceerd (zie Publiceren) is het beschikbaar binnen ENGAGE Viewer. De gebruikers van ENGAGE Viewer kunnen reacties toevoegen aan de processtappen. Deze reacties kunnen later gebruikt worden door de procesontwerper om een nieuwe verbeterde versie van het proces te maken. Om toegang te krijgen tot de reacties op een gepubliceerde versie van een proces moet deze versie opgehaald worden uit de historie. De beschikbare functies voor reacties zijn te vinden in tabblad Feedback van het Lint. De knoppen in de Feedback tab zijn onderverdeeld in drie groepen. De eerste twee groepen zijn gelijk aan die in ENGAGE Viewer, aangezien de procesontwerper ook zelf reacties kan toevoegen aan de gepubliceerde versie van het proces. De Status groep is alleen beschikbaar voor de persoon die het proces heeft gepubliceerd (de ENGAGE Modeler gebruiker die op de knop Publiceren heeft gedrukt). De volgende functies voor reacties zijn beschikbaar voor modeler. Tonen reacties Nieuwe reactie Reageer op reactie Reactie bijwerken Reactie verwijderen Status van een reactie wijzigen 10.1 Tonen reacties Druk op de knop Tonen reacties in de groep Reacties van tabblad Feedback om het paneel met reacties te tonen. Dit paneel zal alle reacties tonen van de geselecteerde processtap. Selecteer de start stap of het proces om de reacties voor alle processtappen te zien. Druk nogmaals op de knop Tonen reacties om het paneel weer te verbergen Nieuwe reactie Druk op Nieuwe reactie in groep Bewerken van tab Feedback om een nieuwe reactie op de geselecteerde processtap toe te voegen. Het volgende dialoogvenster verschijnt:

249 Feedback 249 Voer de tekst in van de reactie in het Reactie tekstveld. Als de reactie betrekking heeft op een specifieke eigenschap van de processtap, selecteer deze dan in de Eigenschap keuzelijst. Deze selectie zal later worden gebruikt in de rapportage op commentaren en zal ook getoond worden in het Reacties paneel. Vind de optie Belangrijk aan om aan te geven dat deze reactie een hogere prioriteit heeft. Deze reactie zal verschijnen met een rood uitroepteken. Kies voor Akkoord om de reactie toe te voegen in de repository. Als deze operatie gereed is verschijnt de nieuwe reactie in het Reacties paneel. Alle nieuwe reacties hebben een blauwe achtergrond. De persoon die het proces heeft gepubliceerd ontvangt een notificatie per over de nieuw toegevoegde reactie Reageer op reactie Als er een reactie is toegevoegd kan iedere gebruiker van ENGAGE Modeler of ENGAGE Viewer hier weer op reageren. Kies voor Reageer op reactie in groep Bewerken van tab Feedback om een reactie op de geselecteerde reactie te geven. Hetzelfde dialoog als voor Nieuwe reactie verschijnt:

250 250 ENGAGE Modeler Handleiding Voer de tekst in van de reactie in het Reactie tekstveld. Als de reactie betrekking heeft op een specifieke eigenschap van de processtap, selecteer deze dan in de Eigenschap keuzelijst. Deze selectie zal later worden gebruikt in de rapportage op commentaren en zal ook getoond worden in het Reacties paneel. Vind de optie Belangrijk aan om aan te geven dat deze reactie een hogere prioriteit heeft. Deze reactie zal verschijnen met een rood uitroepteken. Kies voor Akkoord om de reactie toe te voegen in de repository. Als deze operatie gereed is verschijnt de nieuwe reactie in het Reacties paneel op een lager niveau dan de eerste reactie. Het is mogelijk om te reageren op een reactie op een reactie. Selecteer de reactie in het paneel Reacties en kies Reageren op reactie. Op deze manier kan een reactie het begin worden van een hele boom van vele reacties. U kunt alleen reageren op een reactie die nog de status Nieuw heeft. Als u reageert op een reactie op een reactie, moet de reactie op het hoogste niveau nog status Nieuw hebben. Omdat de procespubliceerder de status van een nieuwe reactie op elk moment kan wijzigen, wordt de status van de reactie ook gecontroleerd op de server voor er een nieuwe reactie is toegevoegd. Het kan

251 Feedback 251 dus gebeuren dat deze bewerking mislukt als de publiceerder de status ondertussen heeft gewijzigd. De auteur van een reactie krijgt een notificatie per over een nieuwe reactie op zijn oorspronkelijke reactie. In het geval van een reactie op een reactie op een reactie worden alle auteurs van voorgaande reacties ook genotificeerd. De procesontwerper wordt altijd genotificeerd van elke reactie Reactie bijwerken Kies voor Reactie bijwerken in groep Bewerken van tab Feedback om de geselecteerde reactie te wijzigen. Dezelfde dialoog als voor Nieuwe reactie verschijnt. Wijzig de reactietekst, de relevante eigenschap of de belangrijkheid en kies Akkoord om de wijzigingen toe te passen. U kunt alleen een reactie wijzigen die: door uzelf is aangemaakt nog de status Nieuw heeft nog geen reacties heeft. Omdat een gebruiker op elk moment een reactie kan toevoegen worden bovenstaande voorwaarden gecontroleerd op de server voor de daadwerkelijke wijziging van de reactie. Het kan dus gebeuren dat deze wijziging mislukt omdat iemand anders ondertussen al op uw reactie heeft gereageerd (of de status is gewijzigd) Reactie verwijderen Kies voor Reactie verwijderen in groep Bewerken van tab Feedback om de geselecteerde een reactie te verwijderen. U kunt alleen een reactie wijzigen die: door uzelf is aangemaakt nog de status Nieuw heeft nog geen reacties heeft. Omdat een gebruiker op elk moment een reactie kan toevoegen worden bovenstaande voorwaarden gecontroleerd op de server voor het daadwerkelijk verwijderen van de reactie. Het kan dus gebeuren dat het verwijderenmislukt omdat iemand anders ondertussen al op uw reactie heeft gereageerd (of de status is gewijzigd) Status van een reactie wijzigen Een reactie kan een van de volgende statussen hebben: Nieuw Geaccepteerd Geweigerd Doorgevoerd

252 252 ENGAGE Modeler Handleiding Een reactie die is ingevoerd krijgt de status Nieuw. De gebruiker die het proces heeft gepubliceerd is gemachtigd om de status van een reactie te wijzigen. Hij kan een reactie accepteren of weigeren. Selecteer de reactie in paneel Reacties. Kies voor Reactie accepteren of Reactie weigeren in groep Status van tab Feedback om de status van de reactie te wijzigen in Geaccepteerd of Geweigerd. Alleen de status van de reactie op het hoogste niveau kan worden gewijzigd. U kunt niet de status van een reactie op een reactie wijzigen. Als u de status wijzigt, wordt gevraagd om een reden op te geven. De volgende dialoog verschijnt. Voer de reden in om de status te wijzigen. De auteur van de reactie ontvangt een notificatie per . De opgegeven reden maakt onderdeel uit van die mail. Als een reactie eenmaal is geweigerd kan deze alsnog worden Geaccepteerd. De geaccepteerde reactie zou uiteindelijk moeten worden verwerkt in de volgende versie van het proces. Als dit gebeurt kan de ontwerper de status wijzigen in Doorgevoerd. Druk op de knop Reactie is doorgevoerd in groep Status van tab Feedback om de status te wijzigen van Geaccepteerd naar Doorgevoerd. De huidige status van een reactie is weergegeven in de reactie in paneel Reacties en kan ook eenvoudig herkend worden door de achtergrondkleur (Nieuw is blauw, Geaccepteerd of Doorgevoerd is groen, Geweigerd is rood). Het tandwielicoon wordt getoond bij doorgevoerde reacties. Als een opmerking is geaccepteerd, geweigerd of doorgevoerd is de reden zoals opgegeven door de modeleerder toegevoegd als reactie op dit commentaar. Merk op dat de doorgevoerde reactie eerst geaccepteerd moet worden, dus dat deze altijd twee reacties bevat.

253 Feedback 253