HANDLEIDING. TRAVEL & EXPENSES Voorschot buitenlandse dienstreis- WEB

Transcriptie

1 HANDLEIDING TRAVEL & EXPENSES Voorschot buitenlandse dienstreis- WEB In deze handleiding wordt ingegaan op het aanvragen van een voorschot voor een buitenlandse dienstreis in de webomgeving. Document Versie 1.0 Datum 28 april 2016 Auteur Ria Wemelsfelder VERSIE DOCUMENTBEHEER Versie Wijziging Door Datum 0.1 Handleiding vanuit Work Area 6 Ria Wemelsfelder Handleiding aangepast ivm feit dat alleen persoonlijke vs zijn en bedragen die aan externen betaald moeten worden direct in de kosten worden geboekt Ria Wemelsfelder Actualiseren i.v.m. experiencepack 4.0 Ria Wemelsfelder Aanpassing ivm release M6 en andere aanpassingen Herman Boonstra

2 INSTRUCTIE AANVRAAG VOORSCHOT BUITENLANDSE DIENSTREIS Met de module onkosten van "Business World" kunt u eenvoudig online een aanvraag voor een buitenlandse dienstreis indienen, een eventueel voorschot aanvragen en na afloop van de reis uw kosten declareren. In het systeem zijn de volgende stappen ingeregeld: A. Indienen van een reisaanvraag; B. Goedkeuring door de budgethouder van de aanvraag en controle op volledigheid door reisfunctionaris waarbij door Nikhef-medewerkers de reisfunctionaris ook gevraagd kan worden tickets, hotel etc. te regelen via het systeem; C. indienen van een eventueel voorschotverzoek; D. (na de reis) afhandelen van de reis en indienen kostendeclaratie. Deze instructie richt zich op stap C: het aanvragen van een voorschot. Deze voorschotaanvraag zal pas worden verwerkt wanneer de bijbehorende reisaanvraag is goedgekeurd. Omdat t.b.v referentie van het voorschot het aanvraagnummer nodig is, moet u eerst het reisnummer opzoeken. Klik hiervoor op Rapporten in het beginscherm. Kies vervolgens Mijn rapporten en dan Mijn reisaanvragen. Het volgende scherm verschijnt: 2

3 In de tweede kolom ziet u het nummer van de reisaanvraag. Sluit vervolgens dit scherm middels het kruisje links bovenin naast "Mijn reisaanvragen" en u keert terug in het beginscherm. 3

4 Wanneer u meerdere items binnen Businessworld mag benaderen moet u vervolgens op "Uw dienstverband" onder 'Menu' klikken om in het onderdeel "Kosten" te komen. Kies de knop Kosten in het menu-item 'Uw dienstverband'. Klik op Voorschot buitenlandse dienstreis' Wanneer u nog lopende 'Aanvragen buitenlandse dienstreizen' in uw dossier heeft, verschijnt onderstaand tussenscherm. Kies dan 'Nieuwe kosten openen' 4

5 Het onderstaande venster verschijnt: Geef in het veld "Doel" aan "voorschot behorend bij reisaanvraag <reisnummer> " (met het nummer dat u eerder heeft opgezocht). Geef bij "Datum" de datum indiening aanvraag voorschot in. Selecteer de Werkorder code van het budget waarop de kosten moeten worden geboekt en de organisatie-eenheid waar u onder valt. Dit om te bepalen wie de reisfunctionaris is die belast is met de afhandeling van uw voorschotaanvraag. Deze ontvangt hiervan automatisch bericht. Tijdens het intypen van de Werkorder code zal de lijst met beschikbare codes inkrimpen tot de bij behorende context. Klik vervolgens links onderin op 'Onkosten toevoegen' en kies de categorie 1 Geef bij Beschrijving begindatum reis en de bestemming in. Geef bij Bedrag in welk bedrag u als voorschot wenst te ontvangen. U kunt maximaal 70% van de geraamde kosten als voorschot vragen. 1 Op dit moment is alleen 'voorschot medewerkers beschikbaar' 5

6 Wanneer het de bedoeling is dat door u ontvangen factuur, bijvoorbeeld de conference fee, door NWO-I betaald wordt, neem dan contact op met uw reisfunctionaris hoe deze in te sturen ter betaling. Als u uw voorschotaanvraag op een later moment wilt versturen klikt u, onderin het venster, op 'opslaan als concept'. U kunt de voorschotaanvraag vervolgens op een later moment aanvullen en versturen door deze te selecteren in de map concept op de hoofdpagina van "onkosten" Als uw voorschotaanvraag volledig is klikt u op 'verzenden ter goedkeuring'. Uw voorschotaanvraag wordt ter verwerking aan de reisfunctionaris verstuurd en u kunt de voortgang van het proces bewaken via de hoofdpagina van onkosten. Wanneer de voorschotaanvraag is afgekeurd wordt u door het systeem op de hoogte gesteld via de 'taakbalk' rechts bovenin het scherm. Door op de taak te klikken zult u in de aanvraag komen en kunt u reden van de afkeuring bekijken. Vervolgens kunt u de aanvraag eventueel aanpassen en opnieuw insturen. 6