Jaardocument Care 2008

Transcriptie

1 Jaardocument Care 2008 Zevenaar, mei 2009 Stichting Diafaan 1

2 Maatschappelijk verslag 2008 Inhoud 1. Inleiding Voorwoord Raad van Bestuur Uitgangspunten van de verslaglegging... 8 Inleidende toelichting Jaardocument Care Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern...10 Juridische structuur van de organisatie Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Belanghebbenden...14 Samenwerkingsrelaties...14 Alliantie Oost...15 LimeZ Governance Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance Code Raad van Bestuur...17 Verantwoording Zorgbrede Governance Code Raad van Toezicht...19 Verantwoording Zorgbrede Governance Code Bedrijfsvoering Centraal Bureau ZorgBemiddelingsBureau (ZBB) Planning en Controlcyclus Inleiding Verantwoording van beleid en jaarplannen Kwaliteit controlcyclus Financiële verantwoording Financiële controlcyclus Planning en Controlcyclus Diafaan Regeling AO/IC Risico s en onzekerheden Toename zorgzwaarte en verpleeghuiszorg Opzetten divisie thuiszorg Aanbesteding van WMO-zorg Strategisch Vastgoedbeleid De kredietcrisis Cliëntenraad Centrale Cliëntenraad...34 Stichting Diafaan 2

3 3.3.2 Lokale Cliëntenraden...35 Locatie Pelgromhof...35 Locatie Thuvine...36 Locatie Lobede en De Pannerd...36 Locatie Subenhara...37 Locatie Meulenvelden...38 Locatie De Wilgenpas Ondernemingsraad Taken en werkwijze Ondernemingsraad Het Dagelijks bestuur van de OR Secretariaat Overlegvergaderingen OR-vergaderingen Adviezen en instemmingen Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Missie...42 Het begrip missie...42 Onze ambitie...42 Visie Strategie Toekomstverwachting, kansen en bedreigingen...43 Kansen...43 Bedreigingen De hoofdlijnen van het meerjarenbeleid van Diafaan Hoofdlijn geleverde prestaties en resultaten Actualisatie Masterplan Strategisch Vastgoedbeleid Meerjarenbeleidsplanningen Innovatie en Diamotica Algemeen beleid Hoofdlijn geleverde prestaties en resultaten Diafaanbreed Intramuraal Thuiszorg Facilitair Zorgzwaartepakketten (ZZP s) Bouwactiviteiten Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsysteem Accreditatie Prestaties kwaliteitsontwikkeling Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten...64 Visie op kwaliteit...64 Kwaliteitsbeleid...64 Kwaliteitsdoelstellingen Kwaliteit van zorg Zorgleefplan Communicatie en informatie Lichamelijk welbevinden en gezondheid Zorginhoudelijke veiligheid Woon- en leefomstandigheden Participatie en dagstructurering...66 Stichting Diafaan 3

4 7. Mentaal welbevinden Veiligheid wonen en verblijf Voldoende en bekwaam personeel Ketenzorg Klachten Behandeling klachtencommissie Klachtenreglement Verslag Toegankelijkheid Cliëntenregistratie Intake Wachtlijstbegeleiding Zorgbemiddeling Tijdelijk Opvangplaatsen Wachtlijstbemiddeling en overbruggingszorg Veiligheid Veiligheid cliënten...74 MIC-verslag 2008 Diafaan Veiligheid medewerkers Informatiebeveiliging Toegangsbeveiliging Kwaliteit ten aanzien van medewerkers...78 Inleiding Personeelsbeleid In-, door- en uitstroom Arbeidsvoorwaarden en rechtspositie Opleiding en Ontwikkeling personeel Arbeidsomstandigheden, Gezondheid en Welzijn P&O beleidsontwikkeling, implementatie en borging Kwaliteit van het werk In-, door-, en uitstroom Arbeidsvoorwaarden en rechtspositie Opleiding en ontwikkeling Gezondheidsbeleid en verzuimreductie Beleid Reorganisatie Samenleving Financieel beleid Vermogensbeleid Investeringsbeleid Beleggingsbeleid Ondertekening Jaarrekening Stichting Diafaan 4

5 1. Inleiding 1.1 Voorwoord Raad van Bestuur Men zegt wel eens dat de zorg steeds zorgelijker wordt. En dat is ook zo. Ondernemen en risico s nemen is een fenomeen dat niet meer weg te denken is uit de bedrijfsvoering. Op zich niets mis mee zou je zeggen, maar dan moet politiek Den Haag ook de daad bij het woord voegen en een keuze maken. Aan de ene kant pretendeert men ondernemerschap en marktwerking, maar aan de andere kant wil men alles in de hand houden en reguleren en ben je met handen en voeten gebonden aan wet- en regelgeving en het beleid, de zienswijzen en eigen interpretaties van bijvoorbeeld zorgkantoren, NZA etc. Zij bepalen in grote mate wat je speelruimte is en hoe je je als zorgorganisatie dient te bewegen. Een spanningsveld c.q. arbitraire houding die haaks staat op ondernemerschap en marktwerking. Die marktwerking die landelijk zo opportunistische gepretendeerd wordt. In vergelijk met het bedrijfsleven is hier nog een lange weg te gaan! De valkuil is dat er alleen nog maar over geld gepraat en gedacht wordt en aan hoe we in de spagaat van beheersen en marktwerking het spel moeten spelen. Dat de core-business, het leveren van kwalitatief goede zorg hier landelijk onder lijdt, wordt langzamerhand wel pijnlijk duidelijk. De zorg ligt constant onder vuur, financieel vanuit steeds wijzigende wet- en regelgeving, waarbij de trend is dat de zorgende overheid zich steeds verder terugtrekt; zorginhoudelijk vanuit de media, die steeds vaker en feller incidenten aan de kaak stellen als ware het overal de dagelijkse praktijk. Dat verdienen onze klanten niet, maar ook onze medewerkers niet. Tussen al deze tegenwinden van buitenaf en de interne veranderingen laveert Diafaan om verantwoorde zorg te blijven leveren met inachtneming van die omgeving, wet- en regelgeving en technische mogelijkheden. Van onze stakeholders krijgen we positieve feedback: de bank vindt dat we het ten opzichte van andere vergelijkbare zorginstellingen goed doen; de accountant constateert dat we in control zijn, de managementletter laat in 2008 groen licht zien en bij de jaarlijkse externe audit c.q. HKZ-ronde is dit jaar geen enkele tekortkoming geconstateerd. Maar voornoemde stakeholders constateren ook, niet een uitgezonderd, dat het er in de zorg steeds moeilijker aan toegaat. Ook zij zien in toenemende mate goed draaiende organisaties met een hoog cliënttevredenheidsgehalte en een adequate bedrijfsvoering in de moeilijkheden komen. Organisaties die onder de structureel jaarlijks opgelegde bezuinigingen, effectiviteits- efficiëntiekortingen, al maar toenemende regels, aanvullende eisen en last but not least toenemende bureaucratie omvallen. Hoewel ik me er terdege van bewust ben dat het altijd beter kan en er organisaties zijn die er een potje van maken, kan ik mij niet geheel aan de indruk onttrekken dat Stichting Diafaan 5

6 er ook goede zorgorganisaties zijn. Organisaties die het hart op de juiste plek hebben en het in de praktijk het ook goed doen. Hier hoor je echter jammerlijk weinig van. Maar ja, onze pers en helaas in het kielzog daarvan vaak ook de politiek heeft er waarschijnlijk baat bij om enkele probleemgevallen breed uit te meten om vervolgens als maatgevend voor de zorg te bestempelen. Als je de pers moet geloven zou je denken dat het allemaal ratten en boeven zijn in zorgland. Jammer, zo vind ik, waar er met zoveel toewijding en betrokkenheid, hard wordt gewerkt. Maar met deze frustratie zal ik persoonlijk moeten dealen. Toch wil ik de politiek, bedenkers en beslissers en u als lezer één wijsheid niet onthouden en dat is die van Dean Rusk: Een van de beste manieren om anderen te overtuigen is met uw oren. Door naar ze te luisteren. De praktijk is vaak weerbarstiger dan de theorie!! Maar nu weer het vizier op De cliënten en organisaties in De Liemers kennen Diafaan als de zorgaanbieder die geworteld is de eigen gemeenschap en zich als geen ander inzet om moderne en innovatieve zorg, welzijn en diensten in alle hoeken van de regio beschikbaar te krijgen. Weg van de institutionele benadering, maar nadrukkelijk combinaties van wonen, welzijn en zorg naar de kleinere kernen brengen. Diafaan blijft streven naar inbedding in de lokale gemeenschap en het met name ontwikkelen van woonservicezones in gezamenlijkheid met gemeente, Provincie, corporaties en andere collega-instellingen in het veld. Belangrijk hierbij is dat in algemene zin alle zorg gegeven kan worden in de gemeente/het dorp waar de cliënten wonen en zij hier de toegang krijgen tot alle schakeringen van welzijn, zorg en dienstverlening zodat zij niet hoeven te verhuizen. Voor wat betreft de extramuralisering schiet in onze optiek de overheid helaas haar doel voorbij. Waar men opteert voor verdere afbouw van verzorgingshuizen/zorgcentra door extramuralisering lijkt de eerdere uitspraak vanuit het management van Diafaan in 2005 bewaarheid te worden. Toen al hebben we aangegeven dat er voldoende intramurale capaciteit voorhanden zou moeten blijven daar dit op termijn, waar de vergrijzing en de zorgvraag toeneemt, ook in de behoefte zal voorzien. Dat de cliënt zolang mogelijk met z n zorgvragen thuis wil blijven wonen, gaat zeker voor een bepaalde groep cliënten op, maar lang niet voor alle cliënten. We zien in onze regio in een snel tempo seniorencomplexen verworden tot verzorgingshuizen. Hier wordt naar onze optiek fors onderschat welke problematieken, zorgvragen en vereenzamingvraagstukken er in de praktijk spelen. In toenemende mate hebben dan ook corporaties problemen met de gemeenten en de brandweer. Gespreksthema hierbij is steeds vaker de hoge zorgbehoefte van huurders Stichting Diafaan 6

7 in de gebouwen. Een veelheid aan rolstoelen, rolators en scootmobiels, de toegankelijkheid, de logistiek binnen de gebouwen en appartementen, veiligheid, mobiliteit van de huurder bij calamiteiten en de 24-uurs aanwezigheid van BHV zijn steeds vaker het gesprek van de dag. De eisen worden hier steeds hoger. Begrijpelijk daar de doelgroep vaak gelijkgesteld kan worden aan verzorgingshuiscliënten en hier gelden nu eenmaal andere, hogere eisen. In toenemende mate wordt de vraag aan Diafaan gesteld of wij hier middelen voor ter beschikking hebben of kunnen stellen. Ook zien we de indicaties en zorgkosten van thuiszorg in dergelijke complexen fors oplopen. Vaak is daarbij de intramurale financiering met verblijf goedkoper dan de thuiszorgfinanciering. Gegeven voornoemde ontwikkeling is in 2008 vanuit één van de gemeenten binnen de Liemers en vanuit de bewonersraad van een seniorencomplex het verzoek aan Diafaan gericht om een seniorencomplex te intramuraliseren. Dit krijgt zijn vervolg in Dit toont eens te meer de urgentie van adequate voorzieningen aan en laat steeds vaker de afstand van de politiek in relatie tot de praktijk zien. Een van de voor ons dagelijkse werkelijkheden die we graag in ons toegezegde gesprek met staatssecretaris mevrouw J. Bussemaker hadden willen bespreken, ware het niet dat zij inmiddels al 2 jaar door de politieke agenda verhinderd is. Ook minister A. Klink die enthousiast in het voorjaar van 2008 het Meulenveldencomplex in Didam heeft geopend en publiekelijk de toezegging heeft gedaan om met ons in gesprek te gaan, moet 1 jaar na dato nog steeds de weg terugvinden. Maar ons motto blijft: geduld is een schone zaak. Inzet van de medewerkers. Zorg wordt geleverd door mensen voor mensen. In samenspraak met onze cliënten bepalen zij de inhoud en de kwaliteit van die zorg. Dit vraagt vakmanschap en toewijding. Ik wil de mantelzorgers, vrijwilligers en onze medewerkers van harte bedanken voor de professionele en liefdevolle zorg die zij hebben gegeven. Ik ben trots op Diafaan en bedank onze cliënten en hun familie voor het vertrouwen in onze medewerkers. In dit document vindt u de verantwoording van Diafaan over het jaar Ik nodig u van harte uit over de activiteiten en bereikte resultaten te lezen. W.B.J. ten Westeneind MMI Raad van Bestuur Stichting Diafaan 7

8 1.2 Uitgangspunten van de verslaglegging Inleidende toelichting Jaardocument Care 2008 Voor u ligt het jaarverslag Met dit jaarverslag verschaffen het management en het bestuur u een verantwoording van het gevoerde beleid in 2008 en de daarvoor aangewende middelen en menskracht. Voor deze verantwoording maakt Diafaan gebruik van het Jaardocument Care, een project Maatschappelijke Verantwoording van het Ministerie van VWS, waardoor verschillende bestaande verantwoordingsdocumenten zijn vervangen door een geïntegreerd Jaardocument. De digitale versie van beide documenten dient op 1 juni elektronisch gedeponeerd te zijn op de website Het jaardocument bevat naast de financiële jaarcijfers (in de bijgevoegde jaarrekening) een profiel van de organisatie (hoofdstuk 2), de corporate governance zoals bestuursstructuur, bedrijfsvoering, Cliëntenraden en Ondernemingsraad (hoofdstuk 3), het beleid, de inspanningen en prestaties van Diafaan (hoofdstuk 4). Achter het financiële gedeelte zijn tabellen opgenomen over de aard en omvang van de zorg- en dienstverlening van Diafaan. Voor nadere informatie over dit jaardocument of de Diafaanorganisatie kunt u contact opnemen met het Centraal Bureau van Diafaan, telefoonnummer of onze website raadplegen. Stichting Diafaan 8

9 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Diafaan Rechtsvorm Stichting Adres Arnhemseweg 81 Postcode 6901 DV Plaats Zevenaar Telefoonnummer CTG/ZAio-nummer Nummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Diafaan levert de volgende AWBZ-functies Huishoudelijke verzorging Persoonlijke verzorging Verpleging Ondersteunende begeleiding Activerende begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Diafaan levert de volgende overige aanspraken Dieetadvisering nee Diafaan biedt zorg aan de volgende doelgroepen Psychiatrische aandoening Psychosociale problemen Lichamelijke handicap (functiestoornis) Verstandelijke handicap Zintuiglijke handicap (functiestoornis) Somatische aandoening of beperking Psychogeriatrische aandoening of beperking nee ja nee nee nee Ja Ja Stichting Diafaan 9

10 2.2 Structuur van het concern Het organigram van Diafaan ziet er als volgt uit: Raad van Toezicht Raad van Bestuur Assistent RvB Ondernemingsraad Centrale Cliëntenraad Manager EAD Projectmedewerker Beleidsmedewerker Kwaliteit Medewerker PR/ Communicatie Manager P&O Locatie/Divisie managers Beleidsmedewerker Kwaliteitsmedewerkers P&O-adviseurs Divisiemanager Thuiszorg Financiële administratie Opleidingscoördinator Locatiemanager Meulenvelden Salarisadministratie Preventiemedewerker Locatiemanager Subenhara/ Pelgromhof Zorgbemiddelaars Medewerkers secretariaat Locatiemanager Thuvine Administratief medewerkers Locatiemanager Lobede/ De Pannerd Inkoper Applicatiebeheerder Systeembeheerder Stichting Diafaan 10

11 Juridische structuur van de organisatie Stichting Diafaan is sedert 28 januari 2004 een voortzetting van Stichting Woon-Zorgcentra De Liemers, de werknaam van de samenwerkende vijf organisaties die op 23 mei 2003 zijn gefuseerd. Het betrof De Pelgromstichting te Zevenaar met als locatie de Pelgromhof, De Rooms Katholieke Stichting Thuvine, Wonen en Dienstverlening in Duiven en Westervoort, met als locatie Thuvine in Duiven en de algemene ruimte in het appartementencomplex De Wilgenpas in Westervoort, De Sint Albertus Stichting in Didam met als locatie Kelsehof, Stichting Woon-Zorgcentrum Subenhara met locatie Subenhara en de Stichting Zorgcentrum Rijnwaarden met de locaties Lobede te Tolkamer en De Pannerd te Pannerden. Op 5 september 2005 is de juridische fusie tussen Stichting Zorgcentrum Rijnwaarden en Stichting Diafaan formeel afgerond. Sedert de jaarverslaglegging 2004 worden de jaarcijfers geconsolideerd weergegeven. Op 20 augustus 2007 is samen met Laris Wonen en Diensten te Didam de Stichting Serviceloket opgericht, gesitueerd in Meulenvelden met het doel beheer en exploitatie van de gemeenschappelijke ruimten in Meulenvelden te Didam. Op 7 september 2007 is de besloten vennootschap Diafaan Facilitair B.V. opgericht met beperkte aansprakelijkheid. Het doel van de vennootschap is het opzetten en exploiteren van een facilitair bedrijf ten dienste van de verpleeghuis- en ouderenzorg in de regio De Liemers en Montferland. De eerste activiteiten van de B.V. betreffen het opzetten en exploiteren van het Grandcafé De Marktmeester en de Wasserette dat Was het in locatie Meulenvelden te Didam. Stichting Diafaan kent twee organen, te weten een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. Er is één bestuurder en de Raad van Toezicht bestaat momenteel uit 6 personen. De primaire dienstverlening wordt vanuit de zes woonzorgcentra van Diafaan en het steunpunt De Wilgenpas te Westervoort geleverd. De ondersteunende taken, zoals administratieve dienstverlening, personeelszaken, bestuur en secretariaat, kwaliteitszorg en automatisering worden vanuit het Centraal Bureau te Zevenaar geleverd. Het Centraal Bureau is faciliterend en ondersteunend aan het primair proces op de locaties. Het kantoorpand van het Centraal Bureau is vanaf 1 december 2008 gevestigd aan de Arnhemseweg 81 te Zevenaar. De centrale coördinatie van het Thuiszorgteam vindt vanaf die datum plaats vanuit het Centraal Bureau. Voorts kent de organisatie Diafaan een Ondernemingsraad en een Centrale Cliëntenraad. Stichting Diafaan 11

12 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Diafaan heeft ten doel voorzieningen en activiteiten aan ouderen te bieden op het terrein van wonen, welzijn, zorg en zingeving, alsmede voorwaarden te scheppen waardoor ouderen: aanwezig zijn in en optimaal deel kunnen nemen aan de samenleving; kansen krijgen hun vaardigheden te onderhouden; relaties kunnen onderhouden met familie, vrienden en kennissen; kansen behouden en krijgen om zelf keuzen te (blijven) maken in het eigen leven; hun waardigheid behouden. Diafaan tracht dit doel te realiseren door woonzorgvoorzieningen te exploiteren ten behoeve van ouderen en door het bieden van dienstverlening door medewerkers en anderen in te zetten zo dicht mogelijk in de woonomgeving van cliënten. Diafaan exploiteert 6 woonzorgcentra en heeft 6 kiem- en steunpunten in ontwikkeling. Tevens leveren regionale teams thuiszorg in de regio De Liemers, Doesburg en Montferland. 7 september 2007 is Diafaan Facilitair B.V. aan de organisatie toegevoegd voor het leveren van aanvullende commerciële activiteiten zoals horeca en wasservice. Capaciteitsgegevens verblijfplaatsen per einde verslagjaar Doelgroep Aantallen verblijfplaatsen per categorie zoals aangegeven in de prestatie-eisen ex artikel 10 WTZi Licht Zwaar Beveiligd Somatische aandoening of beperking TOP 33 Psychogeriatrische aandoening of 41 beperking Psychiatrische aandoening Lichamelijke handicap Verstandelijke handicap Zintuiglijke handicap of communicatieve stoornis Psychosociale problemen Aantal kamers verpleeghuizen naar beddengrootte per einde verslagjaar Type kamer Aantal kamers met 1 bed 74 Aantal kamers met 2 bedden Aantal kamers met 3 bedden Aantal kamers met 4 bedden Aantal kamers met 5 bedden Aantal kamers met 6 bedden of meer Totaal aantal kamers Aantal Stichting Diafaan 12

13 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens VVT exclusief jeugdgezondheidszorg en kraamzorg Kerngegeven Aantal/bedrag Cliënten Aantal intramurale cliënten per einde verslagjaar top Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar 152 Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per 466 einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf per einde 354 excl.top verslagjaar Productie Aantal intramurale verzorgingsdagen in verslagjaar Aantal intramurale verpleegdagen in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten) incl niet gehonoreerd Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 806 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 385,02 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Werkgebieden Diafaan is werkzaam in de zorgkantoorregio Arnhem en richt zich primair op de werkgebieden De Liemers en Montferland in Gelderland. Het plangebied strekt zich uit tussen Arnhem en Doetinchem in de provincie Gelderland en ligt ingeklemd tussen de rivieren Rijn, IJssel en oude IJssel. Een aandachtsgebied voor Diafaan is de gemeente Lingewaard. Stichting Diafaan 13

14 De locaties zijn binnen het onderstaande plangebied verspreid. 2.4 Belanghebbenden Samenwerkingsrelaties Diafaan neemt deel aan het regionale overlegplatform Stichting Platform Netwerk de Liemers. Dit platform heeft onder meer ten doel om voor de zorgsector: a. een regiovisie op zorg te ontwikkelen; b. een bijdrage te leveren aan een samenhangend, evenwichtig en gedifferentieerd zorgaanbod; c. vernieuwing en verbetering te stimuleren; d. onderlinge samenwerking en de afstemming tussen zorgvraag en zorgaanbod te verbeteren; e. vraaggestuurde zorg te stimuleren en f. een bijdrage te leveren aan de vermaatschappelijking van de zorg. In het platform zijn vertegenwoordigd de regionale instellingen die zijn belast met intra-, semi- of extramurale zorg, de huisartsen, de woningcorporaties, welzijnsinstellingen, organisaties van zorgvragers, het zorgkantoor en de gemeenten. Ultimo 2008 is Stichting Platform Netwerk de Liemers opgeheven en worden de samenwerkingsrelaties voortgezet als ketenpartners. In 2009 wordt dan ook gestart met ketensamenwerking op het gebied van cliënten met Niet Aangeboren Hersenafwijking (NAH) en ketensamenwerking voor dementie. Tevens participeert Diafaan in het Netwerk Palliatieve Zorg De Liemers. Stichting Diafaan 14

15 Voor wat betreft de overbruggingszorg werkt Diafaan samen enkele thuiszorginstellingen die werkzaam zijn in de regio. Het betreft de Stichting Thuiszorg Midden Gelderland en Thuiszorg Het Centrum te Arnhem. In de Stichting Serviceloket in Meulenvelden werken Woningstichting Laris Wonen en Diensten te Didam, de Stichting Welzijn Ouderen Montferland met Diafaan samen om op basis van een gemeenschappelijke visie het welzijn van ouderen in Montferland te bevorderen. Ook het beheer en de exploitatie van het servicepunt en de gemeenschappelijke ruimten in Meulenvelden te Didam behoren tot de taak van deze stichting. Alliantie Oost Om sterker in de markt te staan en beter op te kunnen komen voor de belangen van zorgorganisaties is toenadering gezocht tot vergelijkbare en aanpalende organisaties in onze gezamenlijke regio, die gekenmerkt wordt door een grotendeels landelijk karakter. Vanaf 2007 is er op bestuurlijk niveau frequent overleg geweest tussen de stichting Diafaan, Azora, Innoforte en het Verpleeghuis Zevenaar. Er is een gezamenlijke basisvisie op de samenhangende keten van preventie, zorg, wonen, welzijn en behandeling neergelegd. Dit heeft geleid tot het op 2 december 2008 ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst van deze vier partijen in de Alliantie Oost. De onderlinge complementariteit (kennis, kunde en expertise) van de organisaties is groot. Samenwerking voorkomt dat de instellingen individueel steeds weer zelf het wiel moeten gaan uitvinden. LimeZ Innovatie is noodzakelijk voor de continuïteit van een bedrijf. Als een organisatie over 5 of 10 jaar nog wil bestaan of volwaardig mee wil kunnen draaien, is continu aanpassing van de organisatie noodzakelijk. Mede daarom heeft de Alliantie Oost heeft op 7 november 2008 een contract getekend met het Expertisecentrum LimeZ. LimeZ richt zich op innovaties op het snijvlak van technologie (o.a. domotica) en zorg, wonen en welzijn. In opdracht van de Alliantie Oost zal LimeZ ondersteunen bij het: - afstemmen van activiteiten (inhoudelijk, procesmatig); - doelmatig en effectief benutten van investeringen op het gebied van innovatie; - planmatig inzetten en afstemmen van beschikbare capaciteit; - toetsen van innovatieprojecten. LimeZ is gehuisvest in de Diafaan-locatie Pelgromhof. Stichting Diafaan 15

16 3. Governance 3.1 Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance Code Verantwoording 1. De organisatie hanteert aantoonbaar als uitgangspunt dat de cliënt en diens gerechtvaardige wensen en behoeften bij de zorgverlening centraal staan 2. De organisatie hanteert aantoonbaar als uitgangspunt dat de zorgverlening zodanig geschiedt dat daartoe beschikbaar gestelde middelen zo effectief/ doelmatig mogelijk worden aangewend 3. De organisatie hanteert aantoonbaar als uitgangspunt dat de door of vanuit de zorgorganisatie geleverde zorg aan eigentijdse kwaliteitseisen voldoet 4. De organisatie heeft beleid vastgesteld inzake de omgang met belanghebbenden 5. De organisatie heeft inzichtelijk gemaakt wie de belanghebbenden van de zorgorganisatie zijn 6. De organisatie heeft vastgesteld waarover aan deze belanghebbenden informatie wordt gegeven en hoe zij de door haar gewenste inbreng bij beleidsontwikkeling organiseert ja ja ja ja ja ja Vastgelegd in - Missie & Visie - geïntegreerd zorgsysteem (EVVsysteem) - Diafaan controleert conform de Regeling Administratieve Organisatie en Interne Controle AWBZzorgaanbieders en het Interne Controleplan of de organisatie in control is. De accountant brengt hierover jaarlijks verslag uit in de managementletter - Diafaan is HKZ-gecertificeerd, richtlijnen en protocollen zijn volgens de HKZ-methodiek vastgelegd - voldoen aan normen verantwoorde zorg - borging van kwaliteitseisen wordt bewaakt door kwaliteitskring en lijnmanagement - vastgelegd in protocollen, richtlijnen en overeenkomsten - Diafaan werkt aan communicatieplan waarvan genoemde onderdelen integraal onderdeel zullen uitmaken; de vastgelegde interne communicatiestructuur is ook in dit plan opgenomen - vastgelegd in contracten en reglementen (o.a. Cliëntenraad, Zorgkantoor) - wordt verder in communicatieplan opgenomen - in structuur vindt borging plaats op basis richtlijn overlegvormen - vastgelegd in reglementen Stichting Diafaan 16

17 7. In de statuten van de organisatie is omschreven welke belanghebbenden het recht van enquête wordt toegekend 8. De organisatie heeft vastgelegd welke belanghebbenden op welke wijze worden geraadpleegd bij strategische veranderingen 9. Middels een openbare publicatie over het in het verslagjaar gevoerde beleid legt de organisatie jaarlijks verantwoording af aan belanghebbenden 10. De jaarlijkse publicatie is getoetst aan het Raamwerk Maatschappelijke Verantwoording 11. De Raad van Toezicht controleert de Raad van Bestuur bij haar taak de kwaliteit, volledigheid en juistheid van de jaarlijkse verantwoording zeker te stellen 12. Alle aan de zorgorganisatie verbonden vrijgevestigde (medische) professionals leggen verantwoording af over de wijze van hun handelen en behandelen 13. De Raad van Toezicht legt in een openbare publicatie verantwoording af over de werkzaamheden in het verslagjaar 14. De externe accountant wordt benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht 15. De externe accountant wordt qua persoon periodiek gewisseld 16. De externe accountant verricht bij voorkeur geen advieswerkzaamheden. Indien dit wel gebeurd is dient dit in het verslag over de jaarrekening gemeld te worden 17. De externe accountant woont vergaderingen van de Raad van Toezicht bij waarin de jaarrekening wordt besproken en/of vastgesteld 18. De externe accountant rapporteert zijn bevindingen met betrekking tot de jaarrekening gelijkelijk aan Raad van Bestuur en Raad van Toezicht ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja - Ondernemingsraad - Centrale Cliëntenraad Diafaan raadpleegt conform wettelijk vastgelegd: - Ondernemingsraad > WOR - Centrale Cliëntenraad > WMCZ - Personeel > CAO en werktijdenbesluit Jaardocument Care Dit is een samenwerking met het Verpleeghuis Zevenaar Legt verantwoording af binnen het Jaardocument Care Op verzoek van de Raad van Toezicht neemt accountant deel Rapporteert bevindingen eerstens aan Raad van Bestuur en Manager EAD en indien gewenst aan de Raad van Toezicht Raad van Bestuur De Raad van Bestuur wordt gevormd door de heer W.B.J. ten Westeneind MMI. Met de Raad van Bestuur vinden periodiek functioneringsgesprekken plaats door een delegatie van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht is tevens van mening dat bij het handelen van de bestuurder en het vertegenwoordigen van Stichting Diafaan in en Stichting Diafaan 17

18 buiten rechte er geen belangenverstrengelingen zijn opgetreden. De bestuurder heeft statutaire bevoegdheden. De bestuurder vormt met de vijf locatie/divisiemanagers het managementteam van Diafaan. Het managementteam kwam eenmaal per 14 dagen bijeen. De bezoldiging van de Raad van Bestuur is geregeld in een bezoldigingsafspraak. Hierin zijn vaste afspraken gemaakt over basishonorering, indexering en emolumenten. Deze afspraken zijn in het verslagjaar herzien. Eenmaal per jaar vindt een functioneringsgesprek door de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur plaats. Dit gebeurt aan de hand van een competentieprofiel dat voor de Raad van Bestuur is opgesteld. Bij dit gesprek worden de belangrijkste activiteiten in het afgelopen jaar beoordeeld en de rol van de bestuurder hierbij. Ook wordt gelet op aspecten van belangenverstrengeling. Samenstelling Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie M/V W.B.J. ten Westeneind MMI Voorzitter M percentage vrouwen 0% Het functioneren en bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn voor het verslagjaar afgezet tegen de Zorgbrede Governance Code. Verantwoording Zorgbrede Governance Code De Raad van Bestuur 19. De bezoldiging van de Raad van Bestuur wordt vastgesteld en is geëvalueerd door de Raad van Toezicht 20. Raad van Bestuur verschaft aan Raad van Toezicht voor iedere vergadering tijdig informatie die benodigd is voor een goede uitoefening van de taak van Raad van Toezicht 21. Raad van Bestuur stelt zich toetsbaar op ten aanzien van zijn eigen functioneren 22. Leden van de Raad van Bestuur vervullen tegelijkertijd geen functie binnen de Raad van Toezicht 23. Leden van de Raad van Bestuur vermijden elke vorm en schijn van persoonlijke bevoordeling en belangenverstrengeling ja ja ja ja ja Normaal gesproken vindt er jaarlijks een functionerings- c.q. beoordelingsgesprek plaats. In 2008 heeft het ten onrechte niet plaatsgevonden. Wel zijn er eind 2008 nieuwe afspraken over gemaakt. Stichting Diafaan 18

19 24. Met betrekking tot nevenfuncties vragen de leden van de Raad van Bestuur toestemming aan de Raad van Toezicht 25. Raad van Bestuur geeft de Raad van Toezicht op eerste verzoek inzicht in de door hem uitgeoefende nevenfuncties 26. Raad van Bestuur heeft doelstellingen, strategie, beleid en beoogde resultaten vastgesteld en legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht 27. Raad van Bestuur is in control, beheerst risico s en heeft hierover gerapporteerd aan de Raad van Toezicht ja ja ja ja Jaarlijkse presentatie strategisch beleid en jaarplannen ( Terugkijken en vooruitzien ) Raad van Toezicht De Raad van Toezicht van Diafaan is in 2004 gestart met vijf personen. De leden van de Raad kwamen oorspronkelijke uit de vijf fusieorganisaties en zij hebben gezamenlijk een onafhankelijke voorzitter aangetrokken. Jaarlijks treedt een lid van de zittende Raad af. De nieuwe leden van de Raad zijn niet meer per se gekoppeld aan de oorspronkelijke fusieorganisaties, maar worden extern geworven op basis van een vooraf vastgesteld competentieprofiel. Rooster van aftreden: Per 1 januari De heer J.P.M. Derksen verlengd (X) De heer G.J. Reintjes (X) Mevrouw A.H.F. Rodrigues Cohen X kwaliteitszetel Cliëntenraad De heer Th. van Hummel X De heer A.Th.W. Peters X Mevrouw C.A. Bolderheij X Diafaan heeft geen bezoldiging in de vorm van winstdeling of bonus toegekend aan een toezichthouder noch een bezoldiging in de vorm van bonussen uitbetaald die geheel of gedeeltelijk is gebaseerd op het bereiken van door de zorginstelling gestelde doelen. De bezoldiging van de Raad van Toezicht is opgenomen in de jaarrekening die in dit jaardocument is opgenomen. Deze vergoeding is ten opzichte van het vorige verslagjaar wel naar boven bijgesteld. De Raad vergadert tenminste vier maal per jaar. In 2008 is de Raad zeven maal bijeen geweest, waarvan twee bijeenkomsten speciaal gericht op een thema: de begroting en de jaarrekening en één bijeenkomst als ingelaste vergadering rondom de aankoop van het pand Arnhemseweg en de voortgang van de Marktmeester. Er was één commissies binnen de Raad, een auditcommissie. Deze heeft met de account overlegd over de jaarrekening. De Raad telt vier mannen en twee vrouwen. Besluiten Stichting Diafaan 19

20 en goedkeuringen van bestuurshandelingen worden met meerderheid genomen. In 2008 zijn op één na alle besluiten en goedkeuringen unaniem genomen. Hiervan zijn notulen gemaakt. De Raad van Toezicht is van mening dat men zich bij hun functioneren onafhankelijk kan gedragen en zich geen situaties van belangenverstrengelingen hebben voorgedaan. Voorts bekleden zij geen nevenfuncties waarbij dit het geval zou kunnen zijn. Begin 2008 heeft de Raad van Toezicht zich samen met de Centrale Cliëntenraad en de Ondernemingsraad door bestuur en management uitgebreid laten informeren over de beleidsvoornemens voor dat jaar. Dit is een jaarlijks terugkerend evenement zijn. Samenstelling Raad van Toezicht Naam Bestuursfunctie M/V G.J. Reintjes voorzitter M J.P.M. Derksen M A.H.F. Cohen Rodrigues kwaliteitszetel namens Cliëntenraad V Th. van Hummel M A.Th.W. Peters M C.A. Bolderheij V percentage vrouwen 33% Het functioneren en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn voor het verslagjaar afgezet tegen de Zorgbrede Governance Code. Verantwoording Zorgbrede Governance Code De Raad van Toezicht 28. Raad van Toezicht bespreekt en evalueert de realisatie van de doelstellingen van de zorgorganisatie 29. Raad van Toezicht bespreekt en evalueert de strategie en risico s verbonden aan de activiteiten van de zorgorganisatie 30. Raad van Toezicht bespreekt en evalueert de opzet en werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen van de zorgorganisatie 31. Raad van Toezicht bespreekt en evalueert de financiële verslaglegging binnen de zorgorganisatie 32. Raad van Toezicht bespreekt en evalueert de naleving van wet- en regelgeving binnen de zorgorganisatie 33. Raad van Toezicht bespreekt en evalueert de wijze waarop de zorgorganisatie ja ja ja ja ja ja In reguliere vergaderingen In reguliere vergaderingen In reguliere vergaderingen In reguliere vergaderingen en indien gewenst in extra overleg In reguliere vergaderingen In reguliere vergaderingen Stichting Diafaan 20

21 uitvoering geeft aan haar bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid 34. Ten minste eenmaal per jaar voert de Raad van Toezicht een functionerings- en beoordelingsgesprek met elk van de leden van de Raad van Bestuur 35. Raad van Toezicht borgt de kwaliteit van toezichthouding en evalueert ten minste jaarlijks zijn functioneren buiten de aanwezigheid van de Raad van Bestuur (wel informatie) nee nee Normaal gesproken vindt dit gesprek jaarlijks plaats. In 2008 heeft het ten onrechte niet plaatsgevonden. Wel zijn er eind 2008 nieuwe afspraken over gemaakt. Normaal gesproken vindt dit gesprek jaarlijks plaats. In 2008 heeft het ten onrechte niet plaatsgevonden. Wel zijn er eind 2008 nieuwe afspraken over gemaakt. 36. Raad van Toezicht voert ten minste jaarlijks een gesprek met de Raad van Bestuur over het wederzijds functioneren 37. Raad van Toezicht heeft een maximale zittingstijd (en rooster van aftreden) vastgesteld die binnen de 2 maal perioden van 4 jaar limiet valt 38. Statutair is vastgelegd op welke gronden de Raad van Toezicht leden kunnen schorsen of ontslaan, evenals de procedures die hierbij gelden (bij voorkeur geen voordrachten) 39. De bezoldiging van leden van de Raad van Toezicht is onafhankelijk van de resultaten van de zorgorganisatie 40. De zorgorganisatie verantwoordt jaarlijks over de hoogte en structuur van de bezoldiging van de individuele leden van de Raad van Toezicht conform wetgeving 41. Leden van de Raad van Toezicht geven in de jaarlijkse verantwoording van de zorgorganisatie inzicht in de door hen uitgevoerde nevenfuncties 42. De hoofdlijnen van de governancestructuur zijn in de jaarlijkse verantwoording van de zorgorganisatie uiteen gezet 43. De zorgorganisatie geeft uitdrukkelijk aan welke principes van de governancecode zijn niet naleeft, en waarom 44. Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat onafhankelijk en kritisch opereren gewaarborgd zijn 45. Ieder lid van de Raad van Toezicht is geschikt om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen 46. Ieder lid van de Raad van Toezicht beschikt over deskundigheid die nodig is voor zijn/haar rol in de profielschets van de Raad nee ja ja ja ja nee ja ja ja ja ja Normaal gesproken vindt dit gesprek jaarlijks plaats. In 2008 heeft het ten onrechte niet plaatsgevonden. Wel zijn er eind 2008 nieuwe afspraken over gemaakt. Hiervoor hanteren we de checklist Zorgbrede Governance Code Werving & selectie van nieuwe leden geschiedt via openbare vacaturestelling en volgens vastgestelde competenties/ aandachtgebieden Selectie geschiedt op basis van gevraagde deskundigheid/ competenties Stichting Diafaan 21

22 47. Leden van de Raad van Toezicht verrichten nimmer taken van de Raad van Bestuur; voormalig bestuurders en gewezen personeelsleden worden niet < 3 jaar benoemd ja 3.2 Bedrijfsvoering Centraal Bureau Bij de fusie in mei 2003 is er voor gekozen de ondersteunende diensten samen te voegen en onder te brengen in een Centraal Bureau. Op 1 december 2008 is het Centraal Bureau eindelijk op haar definitieve vestigingsplaats aangekomen. De stafdiensten die per ultimo 2008 in het Centraal Bureau zijn ondergebracht zijn het bestuur en het bestuurssecretariaat Raad van Bestuur, secretariaten van de Ondernemingsraad en Centrale Cliëntenraad, de divisiemanagers, de Economische en Administratieve Dienst (EAD), Personeel en Organisatie (P&O), Kwaliteitszorg, PRcommunicatie, Projecten, Bouwcoördinatie, het Mobiliteitsbureau en het Zorgbemiddelingsbureau (ZBB). Verder is ook de centrale ondersteuning van de divisie thuiszorg gehuisvest in het Centraal Bureau. Erkend wordt dat de dekking van de overheadkosten van het Centraal Bureau zwaar op de organisatie drukken, nu alle noodzakelijke disciplines zijn ingevuld. Door autonome groei en schaalvergroting moeten de kostprijsverhogende effecten hiervan op een acceptabel niveau komen te liggen. Mogelijk kunnen, vooruitlopend op nauwere samenwerking met andere zorginstellingen in de regio, diensten of producten gezamenlijk worden opgepakt of in de markt gezet, zodat beschikbare menskracht efficiënter kan worden benut. Omdat zorgaanbieders zich ondernemend moeten gaan opstellen naar buiten toe, dient ook hun eigen bedrijfsvoering efficiënt en doelmatig georganiseerd te zijn. Door kritisch te kijken naar de omvang van de overhead kunnen meer middelen worden aangewend voor het primair proces. Evenals het voorgaande jaar zijn de overheadkosten inzichtelijk gemaakt aan de hand van het benchmarkonderzoek voor AWBZ-gefinancierde instellingen van Berenschot. In de onderstaande figuur wordt de overhead van Diafaan uitgedrukt als percentage van de totale formatie en afgezet tegen de AWBZ-benchmark voor de V&V-sector. Stichting Diafaan 22

23 Overhead in % van de totale formatie 18,0 16,0 16,9 16,5 15,2 14,0 12,0 13,0 13,0 13,4 12,8 10,0 8,0 6,0 4,0 2, V&V 2006 (AWBZ-benchmark Berenschot) Diafaan, overhead inclusief teammanagers zorg Diafaan, overhead exclusief teammanagers zorg Uit de bovenstaande figuur blijkt dat in 2008 de overhead van Diafaan, inclusief en exclusief teammanagers zorg, is afgenomen. De overhead van Diafaan als percentage van de totale formatie ligt boven (inclusief teammanagers zorg), respectievelijk net onder (exclusief teammanagers zorg) die van de V&V-sector uit de benchmark. Om de overheadkosten aan een nadere analyse te onderwerpen, zijn deze eveneens in beeld gebracht aan de hand van de continue benchmark VVT 2007 van brancheorganisatie ActiZ. Interessant daarbij is dat in de benchmark van ActiZ organisaties worden gedifferentieerd naar grootteklasse, respectievelijk cluster. In de onderstaande figuur wordt de overhead van Diafaan uitgedrukt als percentage van de totale kosten en afgezet tegen de continue benchmark VVT ,0 Overhead in % van de totale kosten 16,0 14,0 12,0 11,5 15,6 14,0 12,3 11,6 10,6 10,0 8,0 6,0 4,0 2, Aandeel overhead, grootteklasse II (Continue benchmark VVT Actiz) Aandeel overhead, cluster D (Continue benchmark VVT Actiz) Diafaan, overhead inclusief teammanagers zorg Diafaan, overhead exclusief teammanagers zorg Stichting Diafaan 23

24 De benchmark van ActiZ kent vier grootteklassen, welke betrekking hebben op de bedrijfsopbrengsten. Diafaan valt in grootteklasse II (10 tot 40 miljoen Euro). De overhead van Diafaan als percentage van de totale kosten is in 2008 inclusief teammanagers zorg groter dan de benchmark en exclusief teammanagers zorg kleiner dan de benchmark. Vergeleken met de andere grootteklassen kent klasse II het op een na laagste overheadpercentage. De benchmark van ActiZ kent zeven clusters, welke betrekking hebben op de productmix. Diafaan valt in cluster D (gemengd intra- en extramuraal; intramuraal > 45%). De overhead van Diafaan als percentage van de totale kosten is in 2008 inclusief en exclusief teammanagers zorg lager dan de benchmark. Vergeleken met de andere clusters kent cluster D het hoogste overheadpercentage. Blijkbaar brengt deze specifieke productmix relatief hoge overheadkosten met zich mee ZorgBemiddelingsBureau (ZBB) Figuur: Aandachtsgebied toewijzen en bemiddelen Toewijzen Zorgvraag Zorgaanbod extern Zorgaanbod intern Zorg leveren Zorg geleverd Zorg beëindigd Onofficiële bemiddeling CIZ Extern bemiddeling Zorgkantoor Intern bemiddeling ZBB Aanmaak dossier Plan opstellen Cliënt toewijzen Werkzaamheden plannen Verantwoorden antwoorden Het ZBB vormt het kenniscentrum van zorg- en routingvragen in de wereld van zorg en welzijn. Zij zijn de vraagbaak voor iedereen: medewerkers, cliënten, mantelzorgers en mensen die geen gebruik maken van enig product van Diafaan. De eerstelijnszorg weet het ZBB veelvuldig te vinden en er is over en weer veel contact met huisartsen, transferverpleegkundigen uit de diverse ziekenhuizen en revalidatiecentra. Uit het intensieve telefoonverkeer blijkt dat Diafaan in veel verwijsgidsen bovenaan de lijst van zorginstanties staat. Dit is in zoverre een voordeel dat veel nieuwe cliënten ons weten te vinden. De wachtlijst van de zorgwoningen, Hagendel, Hunneveld en Masiusplein te Zevenaar wordt niet meer bemiddeld door Diafaan. Woningcorporatie Baston Wonen heeft deze bemiddeling sinds juni 2007 weer overgenomen. Stichting Diafaan 24

25 De wachtlijst voor de extramurale woningen van De Wilgenpas en Parkflat van WoonZorg Nederland (WZN) blijven bij het ZBB. Het criterium om in aanmerking te komen voor deze woningen is een CIZ-indicatie met 1 of 2 functies of een sociale indicatie. Daarnaast tellen inschrijfdatum en urgentiemeldingen uit het zorgcircuit mee. Deze criteria blijven een heikel punt. In principe gaat het om zelfstandig wonen in De Wilgenpas en Parkflat. Anderzijds is het wenselijk dat er een zorgvraag van cliënten in De Wilgenpas en Parkflat is om een bepaalde continuïteit van de zorg te kunnen garanderen. Het dilemma is cliënten voor te dragen met een bepaalde zorgzwaarte. Hierdoor ontstaat een discrepantie omdat cliënten de zorg niet van Diafaan hoeven af te nemen. Transparantie in het scheiden van wonen en zorg, zoals in Zevenaar, zou veel problemen oplossen. De thuiszorg van Diafaan levert desgevraagd in Westervoort en Duiven de zorg, ongeacht de locatie. Cliënten die aan de beurt zijn met een hoge urgentie op bovenstaande criteria kunnen wonen ongeacht of zij zorgafnemers van Diafaan zijn. Deze transparantie zal een positieve weerslag hebben op het huidige idee dat De Wilgenpas en Parkflat een verlengstuk zijn van een verzorgingshuis van Diafaan en dat er derhalve 24-uurs zorg wordt geboden. Deze ontwikkeling staat echter haaks op de toename van zorgzwaarte in dergelijke complexen en de gedachte om (een deel van) een dergelijk complex intramuraal te gaan exploiteren. Met WoonZorg Nederland en het Zorgkantoor worden de mogelijkheden voor de meest gewenste woon- en zorgvormen op dit moment onderzocht. In februari 2008 zijn de zorgbemiddelaars van het ZBB gestart met een spreekuur in Meulenvelden. In de periode van februari tot november zijn er gemiddeld 3 personen per keer op het spreekuur geweest. Afgevraagd moet worden of er voldoende rendement uit een spreekuur wordt gehaald. Financieel zal dit niet het geval zijn, maar wat betreft klantvriendelijkheid scoort een spreekuur hoog. De zorgbemiddelaars gaan vanaf 1 januari 2009 niet meer naar locaties en thuiszorgteams om voorlichting te geven (voor- en najaar). Het is de bedoeling dat de informatie doorgegeven wordt aan de manager zorg (maandelijks overleg) en dat zij de informatie doorgeven aan de verschillende teams. Per 1 januari 2009 verminderen de mutatiedagen van 30 naar 13 dagen voor het uiten inhuizen op locaties. Dit heeft gevolgen voor de toewijzing van appartementen. De zorgbemiddelaars zullen 1 maal per week de cliënten voordragen. Ze zorgen ervoor dat de eerste cliënten van de urgentielijst al benaderd zijn zodat er meerdere malen per week een toewijzing plaats kan vinden. Met de komst van verpleeghuiscliënten is het wenselijk deze cliënten bij aanmelding te bezoeken en te begeleiden tot opname. Stichting Diafaan 25

26 3.2.3 Planning en Controlcyclus Inleiding Planning & control is te definiëren als het geheel van activiteiten dat uitgevoerd moet worden om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (planning), de rapportage daarover en de benodigde bijsturing en uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur (control). Binnen planning & control zijn daarmee twee belangrijke onlosmakelijke processen met elkaar verbonden: plannen en beheersen. Hierbij dient een juiste balans en samenhang te bestaan tussen de financiële, innovatieve, bedrijfs- en cliëntendoelstellingen. Binnen Diafaan is een aantal instrumenten ontwikkeld die medio 2009 opnieuw getoetst zullen worden. De stafdiensten ondersteunen door middel van de planning en control de organisatie, zodat managers en medewerkers in de zorg- en dienstverlening zich primair kunnen richten op het ontwikkelen en optimaliseren van taken en managers kunnen beschikken over de nodige stuurinformatie Verantwoording van beleid en jaarplannen Vanuit het strategisch meerjarenbeleid is er door de managementteamleden een meerjarenplan per divisie en ondersteunende afdelingen ontwikkeld. Voorafgaand aan de jaarplannen, en meestal via een beleidsdag beoordeelt de Raad van Bestuur het beleid en kwaliteits(management) om ervoor te zorgen dat deze continu geschikt en doeltreffend is. Zo n zogenaamde directiebeoordeling houdt ook in dat de kansen voor verbetering geïnventariseerd zijn en de noodzaak tot verbetering of wijziging bekend zijn en meegenomen worden in de jaarplannen. Het jaarplan vertaalt een deel van de strategie in concrete doelstellingen. In het jaarplan beschrijven managers welke resultaten zij willen bereiken binnen hun organisatie-eenheid. Op basis van dit plan en de Balanced Scored Card coacht de Raad van Bestuur de verantwoordelijke MT-leden en wordt er getoetst en verantwoord welke resultaten behaald zijn. De resultaten worden mede gebruikt om de invulling te geven aan de verantwoording van het gevolgde beleid en gevoerde beheer over het afgelopen jaar in het Jaardocument Care Kwaliteit controlcyclus Zowel in de jaarplannen als de Balanced Scored Card zijn prestatie-indicatoren benoemd, die de Raad van Bestuur gebruikt om de managers resultaatgericht te coachen. Het toepassen van overige stuurinstrumenten is noodzakelijk voor het ver- Stichting Diafaan 26

27 betermanagement wat inhoudt dat afwijkingen worden gemeld en beheerst. Onder afwijkingen verstaan we: (bijna) fouten en incidenten; producten en diensten die niet conform afspraken zijn geleverd; klachten; calamiteiten; verbetervoorstellen uit audits; verbetervoorstellen uit tevredenheid- of kwaliteitsonderzoeken; risico inventarisatie (RIE); overige verbetervoorstellen. Bij afwijkende scores worden door de verantwoordelijken corrigerende en preventie verbetermaatregelen genomen, geïmplementeerd en geborgd binnen het kwaliteitssysteem. De managementkwartaalrapportage is een verantwoording van de realisering van geformuleerde doelen, plannen en activiteiten uit het jaarplan. Het doel van de management kwartaalrapportage is de informatie-uitwisseling tussen Raad van Bestuur en management team over de realisatie van het jaarplan. Naast de reguliere organisatorische zaken, worden tevens persoonlijke aandachtspunten aan de orde gesteld. In het eerste bilaterale gesprek van het nieuwe kwartaal komt de rapportage aan de orde, opdat de Raad van Bestuur de mogelijkheid heeft om bij te kunnen sturen Financiële verantwoording De divisiemanager is resultaatverantwoordelijk voor de investeringen, desinvesteringen, productiecijfers, kosten en opbrengsten voor hun organisatorische eenheid. De hiermee verband houdende inkomende en uitgaande geldstromen zijn verantwoord in de jaarbegroting die door de Raad van Bestuur wordt vastgesteld en door de Raad van Toezicht wordt goedgekeurd. Daarmee zijn de onderliggende plannen en budgetten taakstellend. De divisiemanager kan ervoor kiezen managers verantwoordelijk te stellen op basis van (deel)budgethouderschap. Dit houdt in dat een deel van het budget van de organisatorische eenheid ter beschikking wordt gesteld van een functionaris die belast is het uitvoeren van een afgerond deel van de instellingsexploitatie zoals bijvoorbeeld de keuken, intramuraal, personenalarmering, activiteitenbegeleiding of een bepaalde thuiszorgregio. Het is gewenst dat de betreffende functionaris een werkplan heeft opgesteld, dus zicht heeft op de gewenste en noodzakelijke prestaties, maar ook bij het opstellen van het (deel) budget is betrokken. Hierbij dient wel onderscheid te worden gemaakt tussen beïnvloedbare en niet beïnvloedbare kosten. Relevante onder- Stichting Diafaan 27