Ontdek onze slimme software voor vastgoed- en facility managers

Transcriptie

1 Ontdek onze slimme software voor vastgoed- en facility managers Wat is een FMIS < FMIS in de praktijk bij Prisma < 5 vragen aan de gemeente Waddinxveen < Implementeren doe je samen < Veiligheid FMIS in de cloud < WISH bij onderwijsinstelling BCOU < advies - begeleiding - software FMIS WISH SPECIAL

2 Wat is een FMIS? Om uw dienstverlening te verbeteren, de kosten in de hand te houden en lange termijn-doelen te halen is een goed Facility Management Informatie Systeem (FMIS) een onmisbaar IT-instrument. Maar wat is een FMIS eigenlijk? Welk systeem past het beste bij uw organisatie? En wat zijn de kritische succesfactoren bij het implementeren van een FMIS? Een FMIS is software waarmee de primaire bedrijfsprocessen worden ondersteund en het gebruik van gebouwen, middelen, faciliteiten en de inzet van mensen wordt geoptimaliseerd. Facility Kwadraat kan gezien worden als de grondlegger van het aanbieden van een FMIS via internet en heeft haar software ondergebracht in een zogenaamde SaaS-oplossing (Software as a Service) die draait in de Cloud. FMIS WISH wordt niet bij de klant geïnstalleerd, maar is via een internetportal toegankelijk. Het FMIS dat we vandaag de dag kennen, is uitgebreid en de mogelijkheden zijn legio. en prognoses. Bovendien kan het FMIS worden gekoppeld met andere softwareinformatiesystemen zodat er nog efficiënter kan worden gewerkt. De aanschaf en implementatie van FMIS kan een intensief traject zijn met name als gekozen wordt voor een grootschalige invoering, maar niettemin kan door de modulaire opzet het systeem gefaseerd operationeel worden gemaakt. Om de juiste keuzes te kunnen maken bij de inrichting Legio mogelijkheden Zo is het een online-servicepunt voor medewerkers, leveranciers en klanten. Iedereen kan altijd en overal beschikken over actuele informatie ten aanzien van bijvoorbeeld reserveringen, bestellingen en meldingen. Tegelijkertijd genereert FMIS voor het managementteam actuele en betrouwbare rapportages over kosten Managementdashboard WISH 2

3 van uw FMIS, bepaalt u eerst grondig op basis van uw eisen en wensen welke functionaliteiten voor uw organisatie belangrijk zijn. De functionaliteiten kunnen liggen op het gebied van Management en Finance, Servicemanagement en/of Gebouwbeheer en Onderhoud. Facility Kwadraat heeft voor alle deelgebieden een oplossing en bovendien veel ervaring met het ontwikkelen van sectorspecifieke software voor de zorg, het onderwijs en gemeenten. Houd samen zicht op factoren die nu, maar óók in de toekomst spelen. TIP Kritische succesfactoren Om een FMIS tot een succes te maken is grote betrokkenheid en een breed draagvlak binnen de organisatie een must. Zo verliest u nooit de kritische succesfactoren die nodig zijn voor een geslaagde implementatie uit het oog. Daarom is de eerste stap het opzetten van een of meerdere projectgroepen. De projectgroep doet het vooronderzoek; houdt zich bezig met het analyseren van de bedrijfsprocessen; buigt zich over een programma van eisen en voorziet in de informatiebehoeften. Het uitrollen binnen uw organisatie doet u niet alleen. U hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Laat u ondersteunen door onze adviseurs. Zij kennen de markt en weten waar de valkuilen liggen. Hiermee bespaart u tijd, geld en moeite. In dit handzame boekje vindt u tips en verhalen over hoe andere managers FMIS WISH in de praktijk inzetten. Wij wensen u veel leesplezier! 3

4 FMIS IN DE PRAKTIJK Prisma is met ruim 2000 medewerkers en 150 zorglocaties een van de grotere aanbieders van zorg aan mensen met een verstandelijke beperking in midden en west Brabant. Jacky Gerrits, teamleider Onderhoud & Facilitair beheer bij Prisma 4

5 Liever geen partner die alleen ja en amen zegt Over hoe zorgorganisatie Prisma haar facilitair en vastgoedbeheer digitaliseert met FMIS WISH en het belang van een goede advisering in dit proces. Prisma wil graag haar zorg leveren met betrokkenheid van haar omgeving. Zo nam in het kader van de vrijwilligerswerkweek NL Doet van het Oranje Fonds een team van vrijwilligers de schilderskwast in de hand en gaf de buitengevel van een onlangs gerenoveerd gebouw van Prisma een nieuwe verflaag. Het ging om een spontaan idee van de architect en de aannemer om de renovatiekosten binnen het budget te houden. Deze betrokkenheid is tekenend voor zorgorganisatie Prisma in Waalwijk. Toen Jacky Gerrits eind 2011 begon als teamleider onderhoud & facilitair beheer beschikte Prisma nog niet over een facilitair management informatiesysteem (FMIS). Prisma had net een reorganisatie achter de rug en was bezig de processen verder te optimaliseren. Zo ook de processen binnen de facilitaire afdeling. Dit was één van mijn eerste taken. Zoiets kan je niet alleen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een geschikte partner, licht de teamleider toe. Bij Prisma worden 12 van de 16 FMIS WISHmodules gefaseerd in gebruik genomen. 5

6 Het vinden van de juiste partner was geen gemakkelijke opgave. Als je toiletpapier nodig hebt, hoef je maar te googelen. Je vindt zo honderden leveranciers. Bij een partner ligt dat net iets anders. Die moet je echt zoeken. We willen geen partij die alleen ja en amen zegt. Prisma wil een partner die ook nee durft te zeggen, een partner die betrokken is bij onze organisatie en die met ons meedenkt in het belang van Prisma. Niet alleen voor nu, maar ook voor de lange termijn. Bij Facility Kwadraat hadden we een goed gevoel. Facility Kwadraat beschikt niet alleen over expertise die is op gedaan bij vergelijkbare zorgorganisaties. Het bedrijf past qua organisatiestructuur bij Prisma. Het is een platte organisatie met korte lijnen, net als Prisma zelf. De mede-eigenaar Dick Vink spreek je net zo gemakkelijk aan als projectmanager Fleur van den Bosch. 35 kerngebruikers en 2000 eindgebruikers hebben na de implementatie toegang tot het systeem. De nieuwe FMIS software moet de mogelijkheden voor regievoering bij de zorg bevorderen, gebruiksvriendelijk zijn en gebruikers ontlasten zodat ze zich kunnen richten op hun dagelijkse werkzaamheden. De SAAS-oplossing moet aansluiten bij het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en de software die al in een eerder stadium was ingevoerd voor de financiële administratie, HR en Dienstroosterplanning. WISH voldeed bij de selectie aan deze voorwaarden. Een gefaseerde invoering laat de medewerkers wennen aan FMIS WISH en zorgt voor een breed draagvlak. TIP Grip op het implementatieproces Voor de implementatie van WISH, een ingrijpend proces, is een stuurgroep opgericht die de hoofdlijnen uitzet en de kosten en doorlooptijd bewaakt. Daaronder functioneren de projectgroepen die onder begeleiding van projectmanager Fleur van den Bosch de implementatie van de verschillende softwaremodules uitwerken. Daarbij houden zij zich aan een plan van aanpak waarin precies staat omschreven hoe de opdracht wordt uitgevoerd, welke resultaten er worden verwacht op welke termijn. 6

7 Implementeren doe je samen Bij Prisma worden de komende jaren twaalf FMIS WISH- modules in gebruik genomen. Als projectmanager zorg ik voor de begeleiding en de advisering bij de implementatie. Maar ik denk ook met de organisatie mee over oplossingen. Zo houd ik rekening met factoren die nu nog niet, maar wellicht wel in de toekomst een rol spelen. Daarbij komt de ervaring die ik bij andere klanten heb opgedaan goed van pas. Fleur van den Bosch, projectmanager bij Facility Kwadraat In een korte periode hebben we meerdere modules geïmplementeerd, zoals Vastgoedbeheer, Contractbeheer, Meerjarenonderhoudsplan, Meldingenbeheer en Leveranciersbeoordelingen. Binnenkort volgen de andere modules. Omdat er veel komt kijken bij de implementatie van een module en om een breed draagvlak te creëren wordt een module altijd stapsgewijs uitgerold over de organisatie. In een later stadium als de medewerkers gewend zijn aan de nieuwe werkwijze kan het systeem worden verfijnd. Zo geeft de module Meldingenbeheer inzicht in de afhandeling van klachten en storingen die de medewerkers zelf invoeren, zodat het centraal meldpunt wordt ontlast. De module maakt automatisch opdrachtbonnen en facturen aan en verzendt deze per . Maar als de klant het wil is het ook mogelijk om de gegevens uit WISH in te lezen in het financiële systeem, zodat kosten die moeten worden doorberekend aan de cliënt direct worden meegenomen op de factuur. De implementatie van FMIS WISH is voor een organisatie een goed moment om de werkprocessen tegen het licht te houden. Hoe werken we als organisatie? Waar willen we naar toe? En hoe kunnen we de workflow efficiënter laten verlopen? Daarbij kan ik adviseren en software-oplossingen op maat aanbieden. 7

8 De eerste grote uitdaging is het achterhalen van de vastgoedkenmerken, bepalen welke medewerkers toegang tot welke modules moeten hebben en wat daarbij hun bevoegdheden zijn. Vervolgens wordt deze informatie beoordeeld en verwerkt in FMIS WISH. Om WISH optimaal te implementeren, worden ook de werkprocessen in kaart gebracht. In sommige gevallen heeft Prisma de interne procedures moeten afstemmen op de workflow van WISH, zoals bij Contract- en Offertebeheer. Daarbij is de expertise en de ondersteuning van Facility Kwadraat een pré. Fleur van den Bosch geeft ons gevraagd en ongevraagd adviezen. Als wij een vraagstuk hebben waarvoor niet een-twee-drie een oplossing voor handen is, gaat zij er mee aan de slag. Soms houdt dat in dat er een aanpassing in de software moet worden ontwikkeld. 35 kerngebruikers en 2000 eindgebruikers moeten toegang hebben tot het systeem. Voordat een module organisatiebreed in gebruik wordt genomen, werkt de projectgroep een pilot uit, zoals onlangs voor de module Meldingenbeheer. Na de succesvolle Servicedesk pilot binnen het team Facilitair en Vastgoedbeheer, hebben ook enkele woonvoorzieningen en het nachtzorgcentrum proefgedraaid met het systeem. Uit de evaluaties komen dan praktische zaken naar voren die we dan eerst moeten oplossen. Voor de zomer van 2014 willen we de module Meldingenbeheer uitrollen over de hele organisatie. Daarvoor moeten alle relevante vastgoedgegevens op de juiste manier geregistreerd zijn en alle betrokken medewerkers geïnstrueerd worden. Dat kost tijd. Volledige informatie door integratie Om financiële en functionele grip te krijgen op het vastgoed wordt er in WISH een koppeling gemaakt met het elektronische cliënten dossier (ECD) waarin de zorgplannen en de zorgzwaartepakketten (ZZP) van de cliënten zijn opgenomen. Hierdoor kunnen we goed anticiperen op de veranderende wet- en regelgeving. Mocht er worden besloten dat ook de zwaardere ZZP s worden doorgeschoven naar de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) waarbij wonen en zorg gescheiden worden gefinancierd, dan beschikken we nu over een informatiesysteem dat meteen inzichtelijk maakt wat de financiële consequenties voor vastgoed en facilitair beheer kunnen zijn. Dat zaken soms efficiënter en goedkoper kunnen, weet Gerrits uit ervaring. Hij haalt de forse bezuinigingen aan op de vervoerscomponent. Ook bij Prisma kwam deze maatregel 8

9 aan als een mokerslag. Maar door zaken anders te organiseren door cliënten te verhuizen naar een plek dichter bij het werk of door het werk te verplaatsen - heeft Prisma een kostenreductie van maar liefst vijftig procent gerealiseerd. Het was een gigantische klus, maar niet onmogelijk. Soms vraag ik me af waarom de politiek eerst de geldkraan moet dicht draaien om de zorg aan te sporen om met creatieve oplossingen te komen. Mede dankzij WISH kunnen we goed anticiperen op de maatregelen die in de politiek worden genomen. Mooiste baan van de wereld Ondanks de huidige ontwikkelingen in de zorg, vindt Gerrits nog steeds dat hij de mooiste baan van de wereld heeft. We zijn niet alleen bezig met snijden. Prisma investeert behoorlijk in de huisvesting van zijn cliënten. Onlangs hebben we appartementen in het Landpark Assisië gerenoveerd. Tijdens de kijkmiddag werd ik door een van de trotse bewoners rondgeleid door zijn nieuwe woning. Een appartement dat ik samen met het bouwteam had ontworpen. Je had de stralende glimlach moeten zien. Op zo n moment ben je onmiddellijk alle moeite die je hebt gehad om het budget rond te krijgen vergeten. Daar doe je het voor. WISH is een bundeling van een groot aantal FMIS modules met geïntegreerde oplossingen voor individuele facilitaire en vastgoed gerelateerde vraagstukken. 9

10 5 vragen aan de gemeente Waddinxveen 1 Met welke missie zet u FMIS WISH in? Mijn missie is een eenduidige registratie van het gemeentelijk vastgoed. Voor mijn aantreden een half jaar geleden, behandelde elke afdeling het vastgoed op zijn eigen manier. Om een goed meerjarenonderhoudsplan te kunnen maken moet je eerst de vastgoedregistratie op orde hebben. Later implementeren we andere modules zoals Contractbeheer en Vastgoedrekenen. We hebben gekozen voor WISH omdat het systeem in de Cloud draait en gebruiksvriendelijk is. 2 Leidt het inzetten van een softwaresysteem als WISH volgens u tot efficiencyverbetering en kostenbesparing? Met een FMIS kun je efficiënt werken, wat leidt tot kostenbesparing. Maar anderzijds worden ook omissies in de vastgoedportefeuille zichtbaar; zaken die nog niet zijn meegenomen in de financiële begroting van de gemeente. Dat houdt in dat je naar gemeentebestuur moet stappen voor extra middelen voor het onderhoud. Op korte termijn kan het dus ook geld kosten. 3 Vastgoedmanager Michel Cenin over FMIS Welke knelpunten verwacht u nog tegen te komen tijdens het implementatietraject? Ik verwacht nog wel knelpunten, maar zolang er oplossingen voor zijn, maak ik me geen zorgen. Omdat het implementeren een grote klus is, voeren we het gefaseerd in. Zo onderzoeken we op dit moment of een sportbedrijf mogelijk is en wordt de kwaliteit van de bestaande sportaccommodaties in kaart gebracht. Adviesplannen en data van externe adviseurs kunnen niet rechtstreeks ingelezen worden, maar persoonlijk ervaar ik dat niet als een groot knelpunt, omdat Facility Kwadraat deze gegevens kan converteren. 10

11 Michel Cenin, vastgoedmanager TIP Het mooie van WISH is dat je klein kunt beginnen met bijvoorbeeld de implementatie van twee modules en gaandeweg het systeem kunt uitbreiden. Je hoeft niet groots te beginnen en alle medewerkers op te leiden. Het is gemakkelijk instappen. 4 Hoe stelt u het gemeentelijk vastgoedbeheer voor over tien jaar? Als ik uitga van mijn ideaalplaatje, heeft Waddinxveen dan een vastgoedportefeuille die helemaal is bijgewerkt en aansluit op de maatschappelijke beleidsvelden. Je moet denken aan goed uitgeruste en onderhouden sportaccommodaties die goed worden beheerd en waarmee we de verenigingen ondersteunen. Een gemeente heeft altijd een kern vastgoed nodig om de verenigingen op peil te houden. Echter het vastgoed moet geen kerntaak worden van de gemeente, maar een pakket dat is afgestemd op vraag en aanbod. 5 Kan een gemeente vandaag de dag nog werken zonder FMIS? De vraag naar onderbouwing met data wordt steeds groter. Voor de wet, markt en overheid moeten alle kosten goed in zicht worden gebracht. Zo maar een club- of verenigingsgebouw neerzetten en onderhouden, kan niet meer. Dat is verkapte subsidie. Pas als inzichtelijk is wat een accommodatie daadwerkelijk kost, kun je een reële huurprijs berekenen. Ook meerjarenonderhoudsbegrotingen en exploitatierekeningen moet je onderbouwen. Daarvoor heb je een goed systeem nodig. 11

12 Een Virtual Private Cloud (VPC) garandeert een volledig beheerbare en veilige virtuele infrastructuur. Servers en applicaties worden dankzij VPC veilig gehost in datacenters. Daarmee kunnen wij u een betrouwbare, schaalbare oplossing aanbieden met een zeer hoge beschikbaarheid en performance. Pim Kerkhof, senior adviseur en partner Facility Kwadraat 12

13 Veiligheid in de Cloud Over hoe Facility Kwadraat haar FMIS heeft ondergebracht in een zogenaamde Virtuele Private Cloud (VPC). Geen hardware maar resources Facility Kwadraat heeft de afgelopen jaren gemiddeld elke 30 maanden geïnvesteerd in nieuwe hardware en deze ondergebracht in diverse datacenters. Nadeel van het kopen van ijzer is dat deze methode is verouderd op het moment van levering. Daarom zochten we naar een weg om op een betrouwbare manier nog meer schaalbaarheid en flexibiliteit te verkrijgen. Deze hebben we gevonden in het VPCconcept. Dit komt erop neer dat we geen hardware, maar resources (geheugen, opslag en rekensnelheid) kopen. Hierdoor kunnen we sneller inspelen op ontwikkelingen, terwijl de betrouwbaarheid (nog) verder toeneemt door toepassing van high-available stretched clusters waarmee gegevens tussen twee datacenters worden gedupliceerd. Als op enig moment de performance onder druk komt te staan, kunnen we ingrijpen door aan diverse knoppen te draaien en kunnen we de hoeveelheid resources per server aanpassen. Wanneer een server uitvalt wordt deze in tienden van seconden overgenomen door een andere server, desnoods zelfs in een ander datacenter. TIP Wij zien WISH en VPC als de ideale combinatie. Het hosten van een SaaS oplossing in een virtuele omgeving is een logische uitkomst. Uw data is bij ons in veilige handen Uw data wordt beschermd door een uitgebreide firewall en hoeft u zich geen zorgen te maken over de back-up. Ons Cloud platform is extern ondergebracht in betrouwbare en state-of-the art datacenters in Nederland. Uiteraard zijn deze datacenters dag en nacht bemand, krachtig beveiligd en altijd bereikbaar. De technische voorzieningen in de datacenters zijn redundant uitgevoerd om uptime te maximaliseren. De dienstverlening en datacenters voldoen aan ISO een norm die eisen stelt aan het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie - en ISO een standaard voor informatiebeveiliging. Uw data is bij ons in veilige handen, en niet onbelangrijk, verlaat Nederland niet! 13

14 FMIS IN DE PRAKTIJK BCOU is het bestuursbureau van de Stichting Protestants Christelijk Onderwijs en de Willibrord Stichting in Utrecht en omgeving. Hieronder vallen veertig scholen met leerlingen in het (speciaal) basisen voortgezet onderwijs. Met zestig schoolgebouwen en meer dan 2100 medewerkers is een facilitair management informatiesysteem (FMIS) onontbeerlijk. BCOU gebruikt WISH om grip te houden op het onderhoud van het vastgoed, maar ook om voorbereid te zijn op de wetswijzigingen die gaan plaatsvinden. 14

15 FMIS in het onderwijs Niet alleen in de zorgsector en bij gemeenten, maar ook in het onderwijs wordt steeds vaker gewerkt met een facilitair informatiesysteem (FMIS). Full service bestuursbureau BCOU van twee onderwijsstichtingen in Utrecht heeft al sinds 2007 ervaring met WISH. Destijds werd de hulp van Facility Kwadraat ingeroepen voor het in kaart brengen van het vastgoed en de meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). Vijf jaar later is men begonnen met het actualiseren van deze plannen door middel van een herinspectie en een conditiemeting volgens de NEN 2767-methodiek. De geactualiseerde meerjarenonderhoudsplanning is gereed. TIP Voorbereid op de toekomst Met online WISH ontstaat Na vijf jaar waren de onderhoudsplannen grip op onderhoudskosten, toe aan een herijking. Daarnaast speelt kwaliteitsverbetering en ook de Wet Overheveling Buitenonderhoud duurzaamheid. Primair Onderwijs die in 2015 wordt ingevoerd een rol. Niet langer zijn de gemeenten, maar de schoolbesturen verantwoordelijk voor het buitenonderhoud van hun gebouwen. We willen weten waar we aan toe zijn, verklaart Chantal Broekhuis, hoofd Facility & Huisvesting van BCOU. De NEN-conditiemeting is volgens de teamleider een bewuste keuze. De gemeente gebruikt dezelfde NEN-methodiek. Omdat we nog steeds afhankelijk zijn van de gemeente willen we dezelfde taal spreken. Dankzij NEN 2767 kunnen we de onderhoudsplannen gemakkelijker bespreken. Daarnaast geeft de conditiemeting een onafhankelijk en eenduidig beeld van de conditie van onze gebouwen. 15

16 Strategisch sturen In de toekomst krijgt het primair onderwijs niet langer de financiële middelen voor het buitenonderhoud van de gemeenten, maar direct van het Rijk. Dit houdt in dat scholen meer verantwoordelijkheid krijgen. Schoolbesturen zijn gedwongen om te sturen op de vastgoedportefeuille en strategisch naar het onderhoud te kijken. Dankzij WISH hebben we een goed beeld van het vastgoed en het toekomstig onderhoud. Over leegstand hoeft de BCOU zich voorlopig geen zorgen te maken. Utrecht is een van de weinige regio s waar het aantal leerlingen nog groeit. Bij ons zorgt ruimtegebrek voor problemen in onze vastgoedportefeuille, net als de conditie van de gebouwen. Zo hebben we veel gebouwen die de leeftijd van veertig jaar gepasseerd zijn. Dankzij WISH hebben we een goed beeld van het vastgoed en het toekomstig onderhoud. Met de conditiescore in de hand kunnen we bovendien gemakkelijker in overleg treden met de gemeente over eventuele vervanging van gebouwen, aldus Broekhuis. BCOU heeft de actualisatie van de MJOP aangegrepen om het gebruik van WISH te intensiveren. In het verleden gebruikten we vooral de onderhoudsmodule van WISH. Nu willen we FMIS gebruiken om strategisch te sturen op vastgoedexploitatie. Daarvoor hebben we alle dossiers, zoals tekeningen, overeenkomsten en contracten in WISH ingevoerd. Dat kost tijd en energie maar dat levert het straks dubbel en dwars op. De NEN 2767 geeft een onafhankelijk en eenduidig beeld van de conditie van de gebouwen. TIP 16

17 Exploitatielasten terugbrengen door gestructureerd werken We willen de exploitatie van onze schoolgebouwen verbeteren. Daar waar het kan, willen we de lasten terugbrengen. Meer inzicht helpt daarbij. Het vraagt om een andere manier van werken. In het begin kost dat moeite, maar uiteindelijk neemt WISH ons veel werk uit handen. Schooldirecties kunnen nu inloggen op een portaal en direct meldingen doen of klachten doorgeven aan de desbetreffende accountmanager. Het is een hele uitdaging. Voor de implementatie van WISH krijgt BCOU begeleiding van Facility Kwadraat. De daadwerkelijke uitvoering doen we bewust zelf. Zo leren onze medewerkers, die overigens wel een cursus hebben gehad, direct met het systeem te werken. Het komend schooljaar moet het systeem operationeel zijn. Dat gaat lukken. Op dit moment worden de Voor Chantal Broekhuis fungeert WISH als een soort vliegwiel. Chantal Broekhuis, hoofd Facility & Huisvesting BCOU softwaremodules vastgoedbeheer, MJOP, contractbeheer, veiligheid en meldingbeheer geïmplementeerd. Later volgen mogelijk nog meerdere modules. Chantal Broekhuis merkt op dat WISH voor BCOU heeft gefungeerd als een soort vliegwiel. Het vliegwiel dat ervoor heeft gezorgd dat alle essentiële vastgoedinformatie nu op tafel ligt, waardoor BCOU het vastgoed strategisch kan inzetten. Zaken die ook in het onderwijs van groot belang zijn. 17

18 Ontdek zelf FMIS WISH WISH is een bundeling van een groot aantal FMIS modules met geïntegreerde oplossingen voor individuele facilitaire en vastgoed gerelateerde vraagstukken. WISH is Software As A Service (SAAS); het draait in de Cloud en sluit aan op andere informatiedragers zoals personeelssystemen en financiële administratieve software. Facility Kwadraat garandeert u een krachtig beveiligd databeheer en betrouwbaar onderhoud. De invoerschermen van FMIS WISH worden zo ingericht dat ze exact aansluiten op uw gewenste werkwijze. Onze adviseurs zorgen voor een juiste implementatie zodat u (gefaseerd) uw facilitaire en vastgoed organisatie kunt optimaliseren. De voordelen op een rij: een complete oplossing binnen 1 abonnement geen aanschafkosten en lage abonnementstarieven altijd de nieuwste versie in Nederland ontwikkeld en afgestemd op Nederlandse wet- en regelgeving cursussen op maat en op locatie mogelijk een Nederlandse online en goed bereikbare helpdesk gegevens kunnen vanuit iedere locatie worden opgevraagd geen investeringen in hardware geen belasting van eigen systeem geen zorgen over beveiliging en back-up deskundige begeleiding en advisering bij implementatie sectorspecifieke kennis 18

19 Grip op de implementatie van uw nieuwe FMIS Beheren is een werkwoord. Het maken van plannen alleen en/of het aanschaffen van een FMIS is onvoldoende om daadwerkelijk grip te krijgen op uw gebouw- en middelenbeheer. Om uw FMIS WISH, vastgoedbeheer en meerjarenonderhoudsplannen succesvol te implementeren, bieden wij u een uitgebreide dienstverlening aan. In ons vindt u een deskundige partner met korte lijnen die bekend is met de vele uitdagingen in uw sector! Dankzij een gestroomlijnde implementatie kunt u zich blijven richten op uw primaire taken.

20 per module implementatie acceptatie ingebruikname service per module Grip op de implementatie. Ontdek FMIS WISH en ontmoet facilitair manager Ellen. In deze korte animatie maakt u kennis met de mogelijkheden van FMIS WISH Ga naar Of scan de QR code

21 Alle FMIS WISH modules Vastgoedbeheer Vastgoedrekenen Leg uw vastgoedgegevens adequaat vast en creëer grip op uw vastgoedportefeuille. Neem gefundeerd strategische vastgoedbeslissingen op basis van een betrouwbare en toekomstbestendige rekentool Verhuurbeheer Meerjarenonderhoudsplan Automatiseer uw huur- en verhuurprocessen en vergroot uw efficiency en inzicht Verantwoord uw onderhoud nu en in de toekomst door het opstellen van een MJOP Projectadministratie Offertebeheer Bespaar tijd, kosten en moeite door het financieel bewaken van uw onderhoud- en bouwprojecten Verzamel uw offertes, houd zicht op het offertetraject en vereenvoudig uw handelingen Contractbeheer Leveranciersbeoordeling Leg doeltreffend uw contractgegevens, afspraken en procedures vast en ontlast de contractbeheerder Beoordeel eenduidig de prestaties en kies objectief de juiste leveranciers Meldingenbeheer Ruimtebeheer Vergroot grip op uw meldingenstroom en ontlast uw backoffice door een online workflow en selfservice Professionaliseer het reserveren en monitoren van uw ruimtes, werkplekken en faciliteiten Inventarisbeheer Toegangsbeheer Borg kwantiteit en kwaliteit van uw inventarisstukken door efficiënte registratie en bewaking van controles en keuringen Houd toezicht op bezoekersstromen en bied verstandig toegang tot uw gebouwen, ruimtes en parkeerplekken Veiligheid Legionellapreventie Bewaak deugdelijk de veiligheid en toegankelijkheid van het gebouw voor de gebruiker en voorkom calamiteiten Voorkom legionellabesmetting door het structureren van het beheerstraject en het monitoren van maatregelen Energiebeheer Inkoopregistratie Monitor het energieverbruik en ga zuiniger om met energie voor milieu en kostenbesparing Behaal inkoopvoordelen door grip op uw inkopen en bestelprocedures

22 Lees meer over Facility Kwadraat op facility2.nl advies - begeleiding - software Australiëlaan 8a 5232 BB s-hertogenbosch T info@facility2.nl