Zorggroep Sint Maarten borgt kwaliteit. advies - begeleiding - software

Transcriptie

1 Zorggroep Sint Maarten borgt kwaliteit advies - begeleiding - software

2 Dick Vink, medeoprichter Facility Kwadraat en Tim Rodger, vastgoedmanager Zorggroep Sint Maarten Facility Kwadraat helpt organisaties bij het krijgen van overzicht op het meerjarenonderhoud en beheer van vastgoed en de facilitaire processen die zich daarin afspelen. Gesterkt door meer dan 25 jaar ervaring heeft Facility Kwadraat speciaal voor en met de zorgsector softwareoplossingen ontwikkeld. Zorggroep Sint Maarten biedt haar 1500 cliënten een veilige en zo nodig aangepaste woon- en leefomgeving, verspreidt over 18 locaties over het hele land. De totale oppervlakte van de eigendomspanden is circa m 2 en voor de huurpanden is dit circa m 2. 2

3 Tim Rodger borgt kwaliteit vastgoed Over hoe Zorggroep Sint Maarten in Denekamp werkt aan vastgoedbeheer en hoe zij samen met Facility Kwadraat en het meerjarenonderhoudsplan tot borging van kwaliteit komt. In deze roerige tijden, waarin de nadruk ligt op het verder doorvoeren van het scheiden van wonen en zorg, is het voor zorgorganisaties of woonzorgorganisaties belangrijk om niet alleen het vastgoed, maar ook meerjarenonderhoudskosten in kaart te hebben. Een goed meerjarenonderhoudsplan opstellen alleen is niet voldoende. Om echt grip te krijgen op onderhoudskosten is veel meer nodig. Zo moet het plan zijn afgestemd op het vastgoedbeleid en passen binnen de financiële kaders van een organisatie. Daarom helpt Facility Kwadraat niet alleen bij het opstellen van onderhoudsplannen, maar ook bij de implementatie en uitvoering ervan. Een van de organisaties die hier ervaring mee heeft, is Zorggroep Sint Maarten, voornamelijk actief in de omgeving Twente met uitschieters in Friesland, Eindhoven en omgeving Utrecht. Het hoofdkantoor van de zorggroep is gevestigd in een deels gerenoveerde en deels nieuwgebouwde school op het kloosterterrein van de zusters Franciscanessen in Denekamp. Het monumentale kloostergebouw is nog in gebruik door de zusters en neemt een prominente plek in de omgeving in. Het prachtige monument, de kerk en de bijgebouwen zijn bereikbaar via een brede, lommerrijke oprijlaan omringd door weidelanden. Vastgoedmanager Tim Rodger is vijf jaar geleden door de toen pas gefuseerde Zorggroep Sint Maarten aangetrokken om alle vastgoedactiviteiten in goede banen te leiden. Destijds stonden al diverse nieuwbouw- en renovatieprojecten in de planning. Op deze bescheiden vastgoedafdeling is het inhuren van externe specialisten pure noodzaak. Tim Rodger, die in het verleden al eens had samengewerkt met Dick Vink, medeoprichter van Facility Kwadraat, schakelde eind 2011 Facility Kwadraat in om de afdeling te ondersteunen bij bovengenoemde activiteiten. 3

4 Zorggroep Sint Maarten is in 2005 ontstaan uit een fusie van Stichting Huize Noord- Deurningen en de Stichting Verpleging en Verzorging Twente-Oost. De locaties hielden er een eigen vastgoedbeleid op na. Dat beleid zijn we gaan structureren, verklaart de vastgoedmanager. We wilden niet geconfronteerd worden met achterstallig onderhoud of onverwachte problemen. Om pro-actief te kunnen werken moet je weten wat er op je afkomt en wat je moet doen, zowel op uitvoerend als financieel gebied. Toen ik vijf jaar geleden begon, hadden we nog geen helder beeld van de technische staat van het vastgoed en de financiële situatie op het gebied van onderhoud. Dat beeld wordt nu langzaam maar zeker duidelijk. Facility Kwadraat adviseert en begeleidt Zorggroep Sint Maarten bij het opstellen, implementeren en uitvoeren van het meerjarenonderhoudsplan. Samen werken aan een toekomstbestendige meerjarenonderhoudsplanning Om efficiënter te kunnen werken wilde Tim Rodger een meerjarenonderhoudsplan met een afstemming en koppeling tussen vastgoedonderhoud en de financiële administratie. Dankzij WISH en de verschillende softwaremodules van Facility Kwadraat ligt dat binnen handbereik. Als woonzorgorganisatie moeten we het doen met steeds schaarser wordende middelen. Dat houdt in dat we nog beter moeten plannen en voortdurend de vinger aan de pols moeten houden. Bovendien moet het vastgoed de tand des tijds kunnen doorstaan. Niet alleen voor onze huidige en toekomstige cliënten die de appartementen van ons huren, maar eventueel ook voor een ontwikkelaar of investeerder die het vastgoed wil exploiteren aan het einde van een zorgperiode. Je houdt als vastgoedmanager altijd rekening met een nieuwe bestemming in de toekomst. Begroten vanuit het meerjarenonderhoudsplan Nadat Facility Kwadraat een onderhoudsplan voor de nieuwbouw van Sint Jozef in Weerselo had opgesteld, zijn de onderhoudsdeskundigen in 2012 begonnen met het gefaseerd in kaart brengen van het vastgoed en de onderhoudsplannen van de gehele Zorggroep Sint Maarten. Daarvoor maakt Facility Kwadraat gebruik van haar eigen vastgoed gerelateerde softwaremodules Vastgoedbeheer, Meerjarenonderhoud en Contractbeheer. 4

5 Woonzorgcentrum De Zonnestraal in Oldenzaal Woonzorgcentrum De Eeshof in Tubbergen 5

6 Zorggroep Sint Maarten wil vanuit het meerjarenonderhoudsplan jaarlijks een begroting indienen. Binnen het onderhoudsplan dient rekening gehouden te worden met vastgoedontwikkelingen. Daarnaast wil men met behulp van WISH gemakkelijker tot uitvoering komen van het geplande onderhoud en dit gedurende het jaar monitoren. Daar stemmen we de onderhoudsplannen op af, aldus Dick Vink. Daarnaast helpt Facility Kwadraat bij het tot uitvoering komen van het onderhoud en het verwerken van vastgoedkenmerken in het FMIS WISH. Tim Rodger vult hem aan. Vroeger was de noodzaak om er boven op te zitten minder aanwezig omdat zorginstellingen gegarandeerde instandhoudingsmiddelen ontvingen van de overheid. Echter door de nieuwe systematiek, waarin zorginstellingen vergoedingen ontvangen afhankelijk van de bezetting en zorgzwaarte van clienten, en wonen en zorg gescheiden worden, zijn we als zorgorganisatie gedwongen om anders te werken. Leegstand brengt onmiddellijk problemen met zich mee voor de onderhoudsplanning omdat er geen inkomsten meer tegenover staan. En goed onderhoud is nodig om aantrekkelijk te blijven voor potentiële huurders. Ik vergelijk het met een Catch-22 situatie (naar roman van Joseph Heller. red.). Het één is onlosmakelijk verbonden met het ander. Alleen als het vastgoed efficiënt wordt gebruikt, kunnen we onze zorg goed wegzetten en rendeert het vastgoed. Dan kunnen we het onderhoud uitvoeren en doorberekenen in de huurpenningen. De meerjarenonderhoudsplanning, en de ondersteuning van Facility Kwadraat bieden ons de handvatten om goede keuzes te maken en op tijd bij te sturen. 6

7 Efficiency en synergiewinst behalen In de plannen die nu door de zorggroep worden opgesteld zijn de onderhoudswerkzaamheden, die vaak met aanzienlijke kosten (groot onderhoud) gepaard gaan, gebundeld in blokken, zoals buitenschilderwerk, dakbedekking, liften enzovoort. Voor elk blok is het de bedoeling om samen een landelijke partner te zoeken waarmee vaste afspraken kunnen worden gemaakt zodat efficiency kan worden gerealiseerd en een win-winsituatie wordt bewerkstelligd. Hierdoor hopen we een synergie te creëren waarin partners ons versterken met gegevens die we nodig hebben voor het meerjarenonderhoudsplan. In het kader van supply chain management zijn de vertrouwde relaties en leveranciers onmisbaar, stelt Dick Vink. Een doorlopend proces van plannen en bijstellen Bovendien zorgt Facility Kwadraat ervoor dat er druk op de ketel blijft. Tim Rodger: Ik weet uit ervaring dat veel organisaties deskundigen inhuren om een mooi meerjarenonderhoudsplan te laten schrijven dat vervolgens in de kast belandt. Er wordt niet met het plan gewerkt. Dat willen we koste wat kost voorkomen. We willen niet alleen goede meerjarenonderhoudsplannen hebben; er moet ook mee worden gewerkt. De onderhoudsplannen moeten leiden tot een goed beheersbare organisatie die goed en efficiënt onderhouden vastgoed kan aanbieden. Het gaat ons niet alleen om het opstellen van onderhoudsplannen, maar om het totaalplaatje. Hoe worden de plannen uitgerold en actueel gehouden en hoe link je ze met de financiering? Het is een doorlopend proces. De plannen moeten voortdurend worden bijgesteld op bijvoorbeeld nieuwe doelgroepen, andere speerpunten en nieuwe technieken in de bouwwereld. Bij het laatste moet je bijvoorbeeld denken aan een nieuw soort dakbedekking dat veel langer meegaat. Een deel van de cliënten van Sint Maarten valt al onder de nieuwe regeling waarbij wonen en zorg gescheiden wordt gefinancierd. Zij huren rechtstreeks hun woonruimte van Sint Maarten. Het bepalen van de huurpenningen is voor een zorgorganisatie die minder gewend is om op te treden als een zelfstandig verhuurder een moeilijk proces. Langzaam maar zeker wordt duidelijk hoeveel middelen we nodig hebben om onze complexen op peil te houden en aantrekkelijk te maken voor onze huurders. Daar moeten we de huurpenningen en servicekosten op afstemmen, aldus Tim Rodger. De meerjarenonderhoudsplanning, en de ondersteuning van Facility Kwadraat bieden ons de handvatten om goede keuzes te maken en op tijd bij te sturen. Ik zie de toekomst helemaal niet somber in. Wij werken hard aan een zonnige toekomst voor onze bewoners en medewerkers. 7

8 Deze case over Zorggroep Sint Maarten heeft mijn interesse gewekt. Ik wil graag meer weten over de mogelijkheden die Facility Kwadraat mij kan bieden. Graag ontvang ik de Facility Kwadraat corporate brochure Benader mij voor een persoonlijke afspraak Dhr. Mevr. Naam:... Bedrijfsnaam:... Adres:... Postcode:... Plaats:... Telefoonnummer: U kunt deze antwoordkaart zonder postzegel naar facility 2 sturen. U kunt natuurlijk ook meer informatie vinden op facility2.nl