Beleidsmedewerker informatiebeheer, vereenvoudiging en digitalisering

Transcriptie

1 Publicatie Stad en OCMW Ieper werven aan met een contract van 6 maanden (mogelijk verlengbaar) en een werfreserve van 3 jaar: Beleidsmedewerker informatiebeheer, vereenvoudiging en digitalisering FUNCTIE: Als beleidsmedewerker maak je deel uit van de staf van de algemeen directeur. Je zet strategische doelstellingen m.b.t. het beheren van informatie uit. Op die manier bouw je mee aan een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening, zowel voor internen als externen. Er is nauwe samenwerking met de beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg, de dienst ICT, het archief en de informatieveiligheidsconsulent. PROFIEL: Je bent in het bezit van een masterdiploma en je hebt een sterke affiniteit met IT. Je hebt de kennis om op strategisch niveau mee te bouwen aan het informatie- en documentmanagement. AANBOD: Een voltijdse contractuele tewerkstelling die na 6 maanden bepaalde duur kan worden verlengd tot een contract onbepaalde duur. Een boeiende en uitdagende functie met verloning in graad A1 A3 met als extra s: maaltijdcheques, fietsvergoeding, opleidingsmogelijkheden, mogelijkheid tot instappen in de collectieve hospitalisatieverzekering, INTERESSE? Bezorg dan uiterlijk op 16 mei 2018 je motivatiebrief, een curriculum vitae en een kopie van je diploma: per post verstuurd aan de personeelsdienst, Auris, Ter Waarde 1, 8900 Ieper of tegen ontvangstbewijs aan een medewerker van de personeelsdienst (zelfde adres) of via naar wervingen@ieper.be (tegen ontvangstbevestiging). De postdatum of de datum van het ontvangstbewijs gelden als bewijs. Indien er meer dan 20 kandidaten solliciteren, kan er een preselectie gebeuren op basis van cv en motivatiebrief. Examens zijn voorzien in de maand juni. 1

2 Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden 1. Algemene toelatingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: 1 een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het gemeentelijk strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarvoor een schriftelijke toelichting voorleggen. 2 de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3 medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente. 4 nationaliteit: 1. Met uitzondering van de functies van gemeentesecretaris en financieel beheerder die voorbehouden zijn voor Belgen staan alle statutaire functies open voor de onderdanen van de EU-lidstaten, lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER) en de Zwitserse Bondsstaat, die op grond van de Belgische wetgeving toegang hebben tot het wettige verblijf in België en een algemeen geldende toegang hebben tot de Belgische arbeidsmarkt. (Dit zijn per 1 januari 2007: België, Cyprus, Duitsland, Denemarken, Finland, Frankrijk, Griekenland, Ierland, IJsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Verenigd Koninkrijk, Zweden of de Zwitserse Bondsstaat.) 2. Alle contractuele functies zijn toegankelijk voor kandidaten die wettig in België verblijven en op de Belgische arbeidsmarkt zijn toegelaten. 2. Algemene aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1 voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Als een kandidaat zijn diploma niet in het Nederlandstalige onderwijs heeft behaald, is alleen SELOR bevoegd om de taalkennis vast te stellen. 2 slagen voor de selectieprocedure. 3 voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau A. 3. Aanwervingsprocedure Aan elke aanwerving gaat een selectieprocedure vooraf. De kandidaten leveren bij indiening van hun kandidatuur het bewijs dat ze voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan de aanwervingsvoorwaarden. Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt de geldigheid van de voorgelegde bewijzen. Op basis van die beoordeling wordt beslist welke kandidaten definitief tot de selectieprocedure worden toegelaten. De kandidaten die geweigerd worden, worden daarvan schriftelijk op de hoogte gebracht met vermelding van de reden voor de weigering. 2

3 Voor de deelname aan de selectieprocedure volstaat een kopie of een gewoon afschrift voor de vereiste bewijzen. Eensluidend verklaarde afschriften worden alleen gevraagd aan de kandidaten die geslaagd zijn voor de selectie. Laatstejaarsstudenten kunnen deelnemen aan de selectieprocedure mits voorleggen van een studiebewijs. Zij dienen aan de diplomavereiste te voldoen uiterlijk op het ogenblik van de voorziene datum van indiensttreding. 4. Selectietechnieken Een preselectie is mogelijk op basis van cv en motivatiebrief. De kandidaten moeten slagen in een examen bestaande uit een schriftelijk en/of praktisch gedeelte én een mondeling gedeelte. Voor procedures op niveau A en B bevat de selectie altijd een louter adviserende psychotechnische proef in verband met onder andere de managements- en leiderscapaciteiten en/of competentie eisen op het niveau van de functie. 5. Resultaat van de selectie Om als geslaagd aanzien te worden dient de kandidaat 50 % per selectietechniek en 60 % op het totaal van de selectie te behalen. Om toegelaten te worden tot de volgende selectietechniek dient de kandidaat geslaagd te zijn op de voorafgaande selectietechniek(en). 3

4 1 Organisatie Je rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur. 4

5 2 Missie, visie & doelstelling van de organisatie Wij willen op alle beleidsdomeinen, die aan de gemeentelijke organisatie toegewezen worden, kwalitatieve dienstverlening verstrekken, gericht op het welzijn van de burgers, ondernemers en bezoekers met aandacht voor efficiëntie en effectiviteit en heldere en transparante besluitvorming, en met gebruikmaking van de nieuwe technologische mogelijkheden. In alles blijft de burger centraal staan als het eerste referentiepunt. 3 Taken van de dienst De beleidsmedewerker maakt deel uit van de staf van de algemeen directeur. Als lokaal bestuur beschikken we over een veelheid aan informatie, binnen jouw functie zet je de strategische doelstellingen m.b.t. het beheren van deze informatie uit. Op die manier bouw je mee aan een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening, zowel voor internen als externen. Er is nauwe samenwerking met de beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg, de dienst ICT, het archief en de informatieveiligheidsconsulent. 4 Functie inhoud Je bouwt het informatiemanagement binnen de organisatie uit; zorgt dat de informatiebehoeften die ontstaan vanuit de verschillende werk- en bedrijfsprocessen vertaald worden in aanwezige informatievoorziening en informatiesystemen: - De veelheid aan informatie en de wettelijke kaders waarbinnen het lokaal bestuur opereert, vereisen een doordacht beleid waarbij onder meer het centraliseren van informatie een essentieel element vormt. Je ontwikkelt een langetermijnvisie en doelstellingen voor informatiemanagement en vertaalt deze naar een actieplan dat je stapsgewijs realiseert. - Je ontwikkelt en implementeert de nodige principes, beheersmaatregelen en acties om de kwaliteit en de uitwisseling van de (gecentraliseerde) data te garanderen en te verbeteren. Wanneer het specifiek gaat over persoonsgegevens wordt er steeds compliance met de GDPR (AVG) nagestreefd. - De automatisering van lokale besturen zorgt ervoor dat er steeds sneller, efficiënter en correcter gehandeld wordt. Door de snelle evolutie van automatisering is de applicatiearchitectuur echter niet voldoende afgestemd op de noden. Als beleidsmedewerker ga je de applicatiearchitectuur mee structureren. Je coördineert het documentmanagement binnen de organisatie, dit houdt onder meer in: - Je bouwt mee aan de organisatievisie betreffende het (digitale) documentbeheer en implementeert deze in samenwerking met de diensten. - Je staat in voor de opmaak en de bijsturing van de informatiebeheersplannen, afgestemd op de structuur van de organisatie en gelinkt aan de verschillende werkprocessen, taken en functies om op die manier een volledig beeld te krijgen van de bestaande informatieobjecten. Je staat ook in voor de hieraan gekoppelde beheersregels. - Je werkt de structuur en ordening van de netwerkschijf uit en je bouwt mee aan een logisch toegangsbeheer. - Je zoekt naar gepaste oplossingen in functie van beheer. - Je gaat hierbij steeds proactief tewerk maar hebt ook de nodige aandacht voor gesignaleerde problemen uit diverse diensten. Er is nauwe samenwerking met de dienst IT en het archief. 5

6 Je bent verantwoordelijk voor het uitbouwen en bijsturen van de interne en externe dienstverlening met betrekking tot informatiemanagement. Cruciaal hierbij zijn de digitalisering en vereenvoudiging van diverse processen: - Onder meer diverse backoffice en frontoffice toepassingen worden door jou geanalyseerd, bijgestuurd en op de werkvloer geïntroduceerd. Een aantal bestaande voorbeelden hierbij zijn: E-notulen, Sierra, Topdesk, beeldbank, (backoffice) en het e-loket met onder meer thuisloket/burgerloket, webformulieren, (frontoffice). - Je coördineert diverse projecten in functie van maximale dienst overschrijdende samenwerking op vlak van digitale toepassingen. - Bestaande papieren reeksen ga je in samenwerking met de desbetreffende diensten zoveel als mogelijk omzetten in digitale alternatieven. - Vereenvoudiging wordt nagestreefd door processen te simplificeren en volop in te zetten op (nieuwe) technologische oplossingen zoals bijvoorbeeld de digitale handtekening. Je staat in voor het archiveren van informatie uit de administratie en bent hierbij het aanspreekpunt voor de diensten, dit houdt onder meer in: - Je staat samen met de administratieve diensten in voor het schiften en schonen en zorgt op termijn voor de overdracht naar het archief die voor de langdurige bewaring en terbeschikkingstelling zorgt. - Je bouwt mee aan een strategie m.b.t. digitale duurzaamheid (edepot). Je hebt aandacht voor de eigen professionele ontwikkeling om je expertise op peil te houden. Dit houdt onder meer in: - Je volgt actuele ontwikkelingen op binnen verwante vakgebieden zoals ICT, informatieveiligheid, kwaliteitszorg, change management, procesmanagement, projectwerking etc. - Je gaat proactief op zoek naar innovatieve (technologische) trends en gaat na hoe ze te implementeren zijn: smart city, blockchain, open data - Je hebt een sterke affiniteit met IT en technologie en bent bereid om de nodige vormingen en opleidingen te volgen. - Je bezit de nodige kennis betreffende records management & archivistiek (onder meer ISO15489). Indien je hierover niet beschikt, volg je de nodige opleidingen. - Je hebt een groot analytisch vermogen; je slaagt erin problemen te analyseren en scherp te stellen om zo gepaste oplossingen te brengen. - Je beschikt over goede communicatievaardigheden die ervoor zorgen dat je binnen en buiten de organisatie de boodschap voldoende duidelijk en enthousiast kan overbrengen (vb. via interne opleidingen). - Je vraagt feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit conclusies. Je staat geregeld stil bij je eigen functioneren en kent je eigen zwaktes en sterktes. - Je onderhoudt contacten met diverse stads- en OCMW-diensten en externe organisaties met het oog op het uitbouwen van je expertise en van een netwerk. 6

7 5 Competenties Kerncompetenties 1. Voortdurend verbeteren: grondige vakkennis, resultaatsgericht, kwaliteitsvol werken, leerbereidheid - Je onderneemt de nodige acties om de gewenste/vooropgestelde resultaten te bereiken en leeft de kwaliteitsnormen na. - Je bent kritisch ingesteld, doet voorstellen en signaleert problemen (eigen taak en organisatie breed). - Je kan omgaan met feedback en leert uit fouten. Je geeft niet op bij tegenslagen. - Je leert nieuwe taken aan en integreert nieuwe kennis/informatie in eigen werkveld. 2. Klantgericht: op een (klant)vriendelijke manier de nodige actie ondernemen - Je helpt klanten op een vriendelijke en gepaste wijze, bent luisterbereid en aanspreekbaar en je respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie. - Je blijft beleefd bij opmerkingen of klachten. Je bent empathisch, maar toch correct. - Je houdt rekening met de behoeften en vragen van de klant om zo de meest geschikte oplossing te bieden zelfs wanneer die vragen en problemen minder voor de hand liggen. 3. Samenwerken: met anderen werken aan een gemeenschappelijk doel/project - Je bent collegiaal. Helpt anderen spontaan waar nodig en geeft informatie die voor anderen belangrijk is tijdig door. - Je laat het eigen standpunt gemakkelijk los als hiermee het gezamenlijk doel is gediend. Je vraagt mening van anderen bij het maken van plannen. - Je probeert een goede sfeer te creëren en de samenwerking binnen het team te stimuleren. 4. Betrouwbaar: consequent en correct handelen, verantwoord gebruik middelen, houdt zich aan de afspraken - Je kan goed functioneren binnen het vooropgesteld takenpakket, je handelt correct en respecteert normen en regels ook zonder toezicht. - Je handelt conform de waarden en doelstellingen van de organisatie, ook als er geen duidelijke regelgeving voor bestaat. - Men kan op jou rekenen, je vertoont voorbeeldgedrag. Je zoekt geen eigen voordeel en komt uit voor eigen nalatigheden en fouten. 5. Betrokken: wil zijn job zo goed mogelijk uitoefenen, neemt verantwoordelijkheid op, loyale houding - Je bent geïnteresseerd in de organisatie en zorgt voor een loyale uitvoering van de beslissingen. - Je levert een consequente bijdrage tot een positieve beeldvorming (imago) van de werkgever. - Je draagt de standpunten (visie) van de organisatie uit, niet enkel bij medewerkers maar ook extern. - Je neemt initiatief. 6. Veranderingsgezind: flexibele aanpassing aan nieuwe evoluties, staat open voor nieuwe dingen - Je hebt aandacht voor de omgeving en de nieuwe evoluties die zich voordoen. - Je kan op een vlotte manier kunnen inspelen op wijzigende planningen, tendensen, je denkt na over veranderingen en onthaalt deze positief. 7

8 - Je kan zelf met een nieuw plan van aanpak komen en dit voorstellen. 8

9 Functie specifieke competenties Communicatievaardigheden en overtuigingskracht: Kan zich mondeling én schriftelijk correct uitdrukken, aangepast aan de doelgroep. Je kan anderen overtuigen van een bepaald standpunt met heldere argumenten. o Je maakt feiten, ideeën en meningen in toepasselijke en begrijpelijke taal aan anderen mondeling duidelijk, gebruik makend van ter zake doende middelen. Je stemt af op het doelpubliek. o Je brengt opvattingen duidelijk onder woorden en sluit aan bij de doelgroep. Je formuleert ingewikkelde zaken kernachtig en kiest woorden trefzeker. Je maakt adequate samenvattingen en schrijft grammaticaal correct. o Je wint vertrouwen door met argumenten in te spelen op de belangen en voordelen van een ander en slaagt erin om instemming te verkrijgen met bepaalde plannen en ideeën. Zowel analytisch als conceptueel denken: Je herkent belangrijke informatie en kan die scheiden naar hoofd- en bijzaken. Je legt verbanden tussen gegevens en brengt daarin een logische ordening aan. Je ziet feiten en problemen in een breder verband en herkent verwantschappen. o Je zoekt actief verder naar relevante informatie als de verkregen informatie niet volledig is. Je ziet gegevens en verbanden buiten het eigen werkveld. o Je zoekt vanuit diverse contexten naar relevante informatie. Je komt met vernieuwende analyses waarbij diverse disciplines geïntegreerd worden. o Je ziet samenhang tussen werkvelden binnen de organisatie en ziet complexe verbanden buiten de organisatie. Je ontwikkelt een langetermijnbeleid en stelt doelstellingen voor de langere termijn vast. Compromis zoekend: Je werkt naar een gezamenlijk resultaat toe en betrekt hierbij alle partijen o Je beschikt over grote luisterbereidheid en inzicht. Je verzamelt meningen en voorstellen uit diverse invalshoeken en brengt deze samen tot één werkbare oplossing voor alle partijen. o Je kan organisatiebreed denken maar steeds met de cliënt centraal. Je slaagt erin om waar nodig geschikte alternatieven te bedenken, je kan out-of-the box denken. 9