SharePoint-as-a-Service bij Medtronic

Transcriptie

1 Valid Views December 2013 Een inhaalslag voor informatie IT uit een store, de gebruiker als klant The Internet of Everything Kansen voor nieuwe diensten SharePoint-as-a-Service bij Medtronic Valid levert op afroep sites voor het delen van informatie Elke drie seconden verbeteren we een leven, zo luidt het credo van Medtronic. Het bedrijf ontwikkelt producten en therapieën voor mensen met chronische aandoeningen van onder meer het hart- en zenuwstelsel. Denk bijvoorbeeld aan pacemakers. Wereldwijd telt Medtronic ruim medewerkers die steeds meer in internationaal verband samenwerken. SharePoint maakt het makkelijk om informatie en kennis te delen. Patrick Mans - IT Director Infrastructure International bij Medtronic vertelt hoe Valid zijn organisatie ontzorgt door deze SharePoint oplossingen op afroep beschikbaar te stellen aan projectteams en afdelingen. Ook profijt voor de IT-afdeling Het is lastig om ongestructureerde informatie te delen als die op lokale servers staat, stelt Mans. Dan moeten medewerkers hun collega s op andere locaties toegangsrechten tot hun servers geven en dat is verre van praktisch. SharePoint biedt uitkomst omdat je daar via ons intranet gebruik van kunt maken. Gebruikers kunnen op dit moment zelf een SharePoint site aanvragen, maar weten dan vaak niet hoe dit in te richten of te onderhouden. Medtronic IT levert buiten het creëren van de URL en de lege workspace verder geen SharePoint dien-

2 Valid Views pagina 2 sten. Vaak gaan de gebruikers dan naar externe software ontwikkelaars die significante bedragen tellen voor het opzetten van een site. Vervolgens kunnen ze het nog steeds niet zelf onderhouden en blijven ze afhankelijk van derde partijen. Dat verlegt de vraag naar de centrale IT-afdeling. Door de omvang van Medtronic zou het verder ontwikkelen en ondersteunen van SharePoint sites ons teveel tijd kosten. Daarom hebben we die activiteiten ondergebracht bij Valid. Valid laat onze eindgebruikers eenvoudig informatie delen en helpt hiermee focus te brengen op onze core business, alsmede onze IT-afdeling te ontlasten. Patrick Mans, IT Director Infrastructure International Medtronic Keuze uit drie typen sites Teams en afdelingen kunnen kiezen uit drie typen sites: basic, medium en advanced. De look and feel van deze sites is aan te passen aan de wensen van de gebruikers. Een basic site is geschikt voor projecten met een beperkt aantal teamleden of kleinere afdelingen. Medewerkers kunnen er documenten uploaden, maar bijvoorbeeld ook planningen en statusberichten plaatsen. Voor grotere afdelingen of teams zou de lijst met documenten al snel te lang worden. Dan is een medium site beter geschikt. De afdeling Quality Management heeft zo n site laten ontwikkelen voor medewerkers die gestructureerde informatie zoeken over onder andere voorschriften met betrekking tot werkprocessen. Het verschil met een advanced site zit met name in de vormgeving. Sites van dit laatste type zien er net zo gelikt uit als onze portals. Advanced sites zijn bedoeld voor bedrijfsonderdelen die bepaalde diensten intern willen promoten. Zo kunnen medewerkers op de site van onze Europese inkoop- afdeling bekijken wie de centrale inkoper is voor een bepaalde productgroep en wat de preferred suppliers zijn. Daarmee voorkomen we wildgroei in de inkoop door lokale vestigingen. Duidelijkheid over de diensten De prijzen die Valid berekent voor het opzetten van een SharePoint site zijn aantrekkelijk, zeker in relatie tot hetgeen de klant ervoor terug krijgt. Om een goede SharePoint site op te zetten, die perfect aansluit bij de behoeften van onze interne klant, is het belangrijk vooraf duidelijkheid te scheppen over de behoeften en de mogelijkheden. Er is een portal opgezet met voorbeelden van de drie typen sites en een template waar aanvragers onder meer kunnen aangeven welke functionaliteit de site moet bieden en hoeveel gebruikers er zullen zijn. De instructies omtrent onderhoud van de site, zijn bij de prijs inbegrepen en voor eerstelijns support kan een strippenkaart worden afgenomen. Alles wat buiten het standaardaanbod valt, wordt bijbetaald. Uiteraard ook als de aanvragers in een later stadium zaken willen laten aanpassen of uitbreiden. De sites worden bovendien opgeleverd binnen 14 dagen. Land voor land beschikbaar De service om een SharePoint site te laten opzetten is niet meteen bedrijfsbreed bekend gemaakt. We zijn begonnen in Nederland en daarna is het initiatief gecommuniceerd in Scandinavië en Zwitserland. Alleen al in Europa zijn er zo n potentiële gebruikers bij afdelingen en projecten. We willen dus eerst lopen en dan pas rennen. Ondertussen verspreidt het nieuws zich toch wel binnen de organisatie. We hebben al een aanvraag uit de V.S. binnen voor een SharePoint site. Op zich geen probleem, want Valid bouwt de buitenkant van de site en de gebruikers zullen die in de meeste gevallen vervolgens zelf inrichten. Verder verzorgt Valid het versiebeheer en ontlast daarmee ook op dat punt onze IT-afdeling. Integratie als perspectief In de toekomst gaan we waarschijnlijk meer faciliteiten integreren in SharePoint. Denk aan , onze interne people finder, de presence status van medewerkers en teleconferencing. Ook daarvoor werken we onder andere met Microsoft producten. Valid heeft ruime ervaring met Microsoft technologie en kan bij deze verdere integratie een belangrijke rol vervullen. Via onze search engine MyMedtronic is de informatie op Share- Point nu al vindbaar. Belangrijk is dat ze met deze service voorkomen dat eindgebruikers buiten de bewaakte ITomgeving informatie gaan delen via de open cloud. En omgekeerd zorgen de SharePoint sites dat onze operationele systemen minder belast worden omdat gebruikers niet meer voortdurend zware bestanden naar elkaar sturen. Kortom, doordat Valid er voor zorgt dat onze eindgebruikers eenvoudig informatie kunnen delen, helpen ze Medtronic focus aan te brengen op onze core business en onze eigen IT-afdeling te ontlasten.

3 pagina 3 Valid Views Een inhaalslag voor informatie Ranpak is een van de grootste spelers wereldwijd op het gebied van papieren verpakkingen en staat dan ook bekend om haar innovatieve producten. Ze leveren naast papieren verpakkingsmaterialen ook de systemen om het verpakken te automatiseren. Hierbij hecht Ranpak grote waarde aan de eenvoud van oplossingen, waarbij het milieu ontzien wordt. Ranpak levert haar producten via een distributiekanaal van wederverkopers. Hoewel deze aanpak goed werkt, verloor Ranpak overzicht over waar machines zich nu eigenlijk bevinden. Om marketing effectief in te zetten, maar ook goede service te kunnen verlenen, is inzicht in de eindafnemers steeds belangrijker geworden. Ranpak heeft om deze reden een proces ontworpen om te kunnen inventariseren waar machines zich bevinden. Valid is ingeschakeld om dit proces te ondersteunen door het ontwerpen en realiseren van een mobiele applicatie voor ios. Hiermee worden zowel verkopers van Ranpak als distributeurs uitgerust. Als de verkoper bij de klant is, kan deze op een eenvoudige manier de machine scannen. Door geo-location toe te passen weet de app op welke locatie de verkoper zich bevindt en wordt er een lijst van bedrijven getoond die bij Google bekend zijn op die locatie. Zo wordt er eenvoudig en efficiënt een inventarisatie gedaan. De gegevens worden vervolgens door de app naar een database in de cloud gestuurd. De app is in staat om de gegevens vast te houden, ook wanneer er geen netwerkverbinding is, waardoor offline inventariseren mogelijk is. Ranpak haalt zelf de gegevens uit de cloud database en verwerkt deze in haar CRM systeem. Hierdoor ontstaat een nieuwe bron van data waar de marketingafdeling en de service organisatie haar voordeel mee kan doen. Valid en Ranpak hebben in dit project nauw samengewerkt. Valid heeft de bouw van de ios app voor haar rekening genomen en daarnaast het opzetten van een backend omgeving in Microsoft Windows Azure. Ranpak heeft alle verwerking van data voor haar rekening genomen, waarbij Valid heeft geadviseerd en ondersteuning heeft geboden bij het overhalen van de data. Ranpak kan haar bedrijfsdoelen nu beter bereiken en heeft snel waarde weten te creëren uit de investering. Bovendien past de oplossing volledig in de visie van Ranpak: eenvoudig, groen en innovatief.

4 Valid Views pagina 4 IT uit een store, de gebruiker als klant De belofte Always on, ongeacht het medium, tijdstip en locatie is werkelijkheid geworden. Daarmee is er veel veranderd in de verwachtingen van de huidige generatie medewerkers ten aanzien van de IT-dienstverlening. Als ze iets nodig hebben, dan moet dat direct beschikbaar zijn, zonder al te veel vragen te beantwoorden. En zodra iets niet werkt, moet dat direct en snel kunnen worden opgelost, zodat het werk kan worden hervat. Bij vragen zoeken de medewerkers eerst de antwoorden op via Google of via de social media kanalen. Om aan de wensen en eisen van de moderne medewerkers te kunnen voldoen en een aantrekkelijke werkgever te blijven, anticiperen moderne bedrijven hierop met de introductie van Het Nieuwe Werken en Bring/Choose Your Own-concepten. Het gebruik van verschillende devices, zoals smartphones en tablets, is voor zakelijk gebruik vanzelfsprekend geworden. verlening betekent tevens de overstap naar eerst leveren en daarna registreren. Dat blijft alleen beheersbaar als de manier van denken en werken wordt aangepast. En deze wordt ondersteunt door communicatiekanalen en tools waarmee het werk van de IT-dienstverleners wordt gefaciliteerd. Analoog aan de bestaande App Store modellen moeten gebruikers Gebruikers moeten via een Self Service Portaal of Bedrijfs IT-Store zelf hun verstoringen kunnen melden, vragen stellen of changes aanvragen. De focus van de IT-dienstverleners richt zich dan op het automatisch configureren van de gepersonaliseerde oplossingen voor gebruikers. Door goed na te denken over een passende IT-Store binnen uw bedrijf, kan de kwalitatieve en kwantitatieve controle geautomatiseerd in het bedrijfsmodel worden vastgelegd. De efficiency van de IT-afdeling is geborgd en tegelijkertijd wordt de autonomie van de gebruiker gerespecteerd. Daarmee wordt de End User Experience leidend voor het handelen van de IT-dienstverleners en verschuiven de gemaakte SLA en KPI afspraken naar een stuk service dat plaatsvindt op de achtergrond. De druk vanuit de medewerkers op de IT-afdelingen en -dienstverleners neemt hierdoor drastisch toe. Mede door het groeiende aantal medewerkers op de arbeidsmarkt dat met de digitalisering van de maatschappij is opgegroeid. Connectiviteit en informatievoorziening is voor hen daarmee, óók in de zakelijke omgeving, een basisvoorziening geworden die te allen tijde beschikbaar moet zijn. Nu de trend van Consumerization of IT zich nadrukkelijk doorzet, moeten IT-dienstverleners oplossingen vinden voor het beheren van de toenemende diversiteit aan devices, media, applicaties en online diensten. Bovendien gaan veiligheid van informatie en veilige verbindingen met het bedrijfsnetwerk een belangrijkere rol spelen en tevens in complexiteit toenemen. Deze veranderende technologie en werktrends stelt IT-afdelingen en -dienstverleners voor uitdagingen. De traditionele, veelal op ITIL gebaseerde, manier van dienstverlening en one size fits all oplossingen hebben feitelijk de complexiteit onnodig doen toenemen. De verschuiving naar de individualisering van de dienst- via een Self Service Portaal of Bedrijfs IT-Store zelf hun verstoringen kunnen melden, vragen stellen of changes aanvragen. Hiermee is de dienstverlening van de IT-afdeling altijd bereikbaar en worden de repeterende handmatige handelingen voor de IT-dienstverlener tot een minimum beperkt. Binnen bedrijven is de IT-basisarchitectuur en de daarbij behorende afspraken qua beveiliging het uitgangspunt. Binnen deze standaard bedrijfscontext kunnen 80 procent van de oplossingen, zonder tussenkomst van IT-medewerkers, als standaard oplossing direct aan gebruikers worden geleverd. De basale diensten worden automatisch, op basis van het gebruikersprofiel aan gebruikers geleverd. Door deze beweging richting de gebruiker zullen IT-dienstverleners meer aan sympathie winnen en kunnen zij zich richten op zaken die er werkelijk toe doen: het leveren van goede oplossingen en vooral proactief werken aan het voorkomen van verstoringen. Valid is dit jaar begonnen met het inrichten van deze nieuwe wijze van dienstverlening. Hierbij is gekozen voor het evolutiemodel. In oktober 2013 is Valid van start gegaan met de basis Valid SSP (Self Service Portal) voor haar Outsourcing & Cloud klanten. Deze wordt de komende maanden samen met de klanten verder ontwikkeld. In 2014 is de volledige portal operationeel.

5 pagina 5 Valid Views Verschuiving naar individualisering van de dienstverlening...

6 Valid Views pagina 6 Kansen voor nieuwe diensten The Internet of Everything De trend dat apparaten met het internet verbonden zijn is al een aantal jaren geleden ingezet. Zeker binnen de consumentenmarkt is dit gewoongoed geworden. Veel van de apparatuur die we thuis gebruiken is verbonden met het internet. Naast voor de hand liggende apparatuur zoals smartphones, tablets en computers, vinden we het vrij normaal dat blu-ray spelers, home cinema systemen, smart TV s en game consoles op het internet zijn aangesloten. En het gaat verder dan apparatuur binnenshuis, ook onze auto kan real time communiceren met de buitenwereld en fotocamera s posten foto s op onze Facebook pagina. The Internet of Everything komt er aan en biedt grote voordelen. Zo kunnen apparaten van afstand bediend worden. Denk bijvoorbeeld aan de kamerthermostaat van uw CV. Maar ook kunnen apparaten van afstand uitgelezen worden zoals uw energiemeter (smartmetering). In bedrijfsomgevingen zien we een soortgelijke ontwikkeling. Veel apparatuur wordt uitgerust met mobiele connectivity, waardoor bijvoorbeeld machines zichzelf kunnen melden voor servicedoeleinden als dat nodig is. The Internet of Everything biedt veel nieuwe kansen voor aanbieders van diensten. Denk hierbij aan nieuwe services gericht op de apparatuur zelf, maar ook aan crossselling mogelijkheden. Afhankelijk van het gedrag van het apparaat kan een aanbieding voor andere producten gedaan worden aan de eigenaar. Maar nog interessanter wordt het als het gedrag van meerdere apparaten c.q. gebruikers gecombineerd wordt. Stel dat we het rijgedrag van alle automobilisten kennen, dan kunnen bijvoorbeeld effectief suggesties voor carpool gedaan worden. En het gaat nog verder als we de informatie van alle devices kunnen combineren. Op deze manier ontstaan er mogelijkheden die onze fantasie te boven gaan. Er is een discussie gaande over de inbreuk op onze privacy door deze toepassingen. We laten onze sporen meer en meer na op het internet, en bedrijven maken hier dankbaar gebruik van. Google en Facebook zijn voorbeelden van succesvolle bedrijven die gratis diensten aanbieden, maar ondertussen hoge ogen gooien op de beurs. Hun belangrijkste asset is data, die indien slim ingezet, leidt tot kennis en nieuwe business modellen. De privacy discussie is broodnodig om de nieuwe ontwikkelingen in goede banen te geleiden. Want één ding is zeker: The Internet of Everything valt niet te stoppen.

7 pagina 7 Valid Views Security in Depth Bijna dagelijks verschijnen er artikelen over bedrijfsgegevens die op straat komen te liggen, moedwillig of niet. Data met weinig waarde, maar ook data waarvan u zich kunt voorstellen dat het zeer schadelijk kan zijn wanneer deze informatie openbaar wordt. Hoe kunnen we nu de kans verkleinen dat zoiets gebeurt? Security in Depth is één van de antwoorden. Security in Depth is het gecoördineerd gebruiken van meerdere security maatregelen om de integriteit en veiligheid van data binnen uw organisatie te beschermen. Deze strategie is gebaseerd op het principe dat het moeilijker is voor een vijand om een complex en meerlaags afweersysteem te verslaan, dan door één barrière heen te dringen. Het zal u dan ook niet verbazen dat Security in Depth een term is die voortgekomen is uit militaire strategieën. Security in Depth verkleint met een meerlaags systeem de kans dat inspanningen van hackers slagen. Als een hacker toch toegang krijgt tot een systeem, dan is de grote kracht van Security in Depth dat het de aanvaller vertraagt, waardoor de netwerk- en systeembeheerders voldoende tijd hebben om de hacker te detecteren en zo te elimineren voordat er schade aangericht kan worden. Onderdelen van Security in Depth zijn onder andere antivirussoftware, firewalls, anti-spyware programma s, data loss/ leakage prevention en moeilijk te raden wachtwoorden. Neem bijvoorbeeld antivirus software. Meestal nemen we als bedrijf antivirus software af bij één leverancier en installeren dit op alle servers en werkstations. Mocht het echter zo zijn dat deze software een bepaald soort virus niet herkent dan wordt deze hoogstwaarschijnlijk wel opgemerkt door het antivirus product van een andere leverancier (en andersom). Belangrijk dus om mee te nemen in de keuze van één product of juist meerdere producten voor antivirus binnen uw organisatie. Een ander voorbeeld is DLP (Data Leakage/Loss Prevention). In de meeste gevallen van verlies van data betreft het medewerkers die dit per ongeluk hebben gedaan. Dit gebeurt vaak via de of via verwisselbare media. Door op meerdere punten te controleren of er documenten verplaatst worden, kunnen de meeste ongelukjes voorkomen worden. Bijvoorbeeld door te controleren op bijlagen en door bevestiging te vragen bij het extern en van bijlagen. Ook de blokkering en beveiliging van interfaces voor USB, Firewire, cd/dvd, parallelle poorten, infrarood interfaces en Bluetooth op de werkplekken is een belangrijke laag binnen Security in Depth om data lekken te voorkomen. U ziet dat er verschillende mogelijkheden zijn om Security in Depth toe te passen binnen de eigen organisatie en daarmee de veiligheid van uw data te verhogen. Bedenk wel dat de hierboven beschreven maatregelen geen 100 procent veiligheid geven en pas een goed effect hebben wanneer ze worden ingebed in een sluitend stelsel van organisatorische, procedurele en technische beveiligingsmaatregelen. Verder is het zaak om een goede balans te kiezen tussen de te nemen maatregelen en de security risico s die gelopen worden. Het is moeilijker voor een vijand om een complex en meerlaags afweersysteem te verslaan, dan door één barrière heen te dringen.

8 Colofon Valid Views is een uitgave van Valid en verschijnt driemaal per jaar. Redactie Arjan Regtien, Dis Valcq, Marie-Cecile Ramakers, Nicky Verhaagh, Patrick Nijssen, Remco Brosky. Contactgegevens Wilt u reageren op een artikel, een collega aanmelden of een tip doorsturen, mail dan naar redactie@valid.nl Innovatieve arbeidsvoorwaarden Voor Valid zijn goede en betrokken medewerkers van groot belang. Onze mensen geven invulling aan de belofte die we onze klanten doen: hoogwaardige dienstverlening, die met passie geleverd wordt. Valid heeft veel te bieden aan goede mensen. Om te beginnen zijn dit interessante opdrachten bij gerenommeerde klanten. Verder is Valid succesvol en dit biedt carrière perspectieven. Onze cultuur en de teamspirit die daaruit voortvloeit speelt bij dit alles een belangrijke rol. Maar natuurlijk moet je als bedrijf ook goede arbeidsvoorwaarden bieden. En dat ook nog tegen acceptabele kosten. Valid heeft een nieuw, innovatief arbeidsvoorwaardenpakket geïmplementeerd. Een belangrijk speerpunt daarin is de mogelijkheid om vast tegen variabel salaris uit te ruilen. Hiermee speelt Valid in op een belangrijke trend in de arbeidsmarkt: individualisering. Een medewerker kan namelijk zelf jaarlijks kiezen hoe de verhouding tussen zijn vast salaris en zijn variabele salaris is. Dit binnen de grenzen van de salarisschalen overigens. Salarisschalen die geënt zijn op benchmarkgegevens van de Nederlandse ICT sector. Een ander speerpunt van de arbeidsvoorwaarden van Valid is win-win performance management. De bonusregeling die een medewerker gekozen heeft bevat een individuele en/of team targetstelling, welke gekoppeld is aan de business planning van Valid. Verder bevat de bonusregeling een interessante winstdeling. Daarnaast zijn ook de secundaire arbeidsvoorwaarden van Valid uitstekend. Met deze nieuwe arbeidsvoorwaarden heeft Valid een belangrijk instrument in handen om haar strategische doelstellingen te verwezenlijken. Een gezond bedrijf, waar je graag bij werkt en waar klanten graag zaken mee doen.