Agenda. Inleiding Project Management Proces Management Controle Kwaliteit Veranderingsmanagement Kennismanagement Facilitair en financieel management

Transcriptie

1 Agenda Inleiding Project Management Proces Management Controle Kwaliteit Veranderingsmanagement Kennismanagement Facilitair en financieel management

2 Afspraken Zeer uitgebreid domein J Focus op interesses Interactief

3 Project Management

4 Project Management Principes Project Management is de discipline van het plannen, organiseren, motiveren en controleren van mensen en middelen om specifieke doelstellingen te bereiken. Een project is een tijdelijke inspanning met een goed gedefinieerd begin en eind, en dient om een specifiek en uniek doel te bereiken Continue afweging van de 3 constraints : budget, scope en tijd

5 Project Management - principes

6 Project Management - principes

7 Project Management - principes

8 Project Management - principes Veel verschillende methodologieën Geen beste, aanpassen aan uw organisatie, team, project Vergelijk bouw raket met installatie servers

9 Praktisch Pragmatische aanpak Project initiatie document Project rapport Project governance (Stuurgroep)

10 Praktisch - Project initiatie document Zie voorbeeld op de sharepoint site Essentiele onderdelen Projectdefinitie Doelstellingen Scope/Omvang Randvoorwaarden, beperkingen en assumpties Afhankelijkheden van andere projecten

11 Praktisch - Project initiatie document Essentiele onderdelen Initiële business case Voordeel Kosten Baten

12 Praktisch - Project initiatie document Essentiele onderdelen Organisatie Projectteam Stuurgroep Communicatieplan

13 Praktisch - Project initiatie document Essentiele onderdelen Initieel project plan (baseline) Exacte scope (vooral ook: wat niet) Kosten Timing Risico s

14 Sad but true

15 Praktisch - Project rapport Essentiele onderdelen Project structuur Korte beschrijving scope Milestone plan Planning korte termijn (rapporthorizon) Acties Risico s Issues zie voorbeeld

16

17 PMI / PMBOK ANSI norm voor projectmanagement 5 e editie van de PM Body of Knowledge 10 knowledge area s Integraal beheer (integration mgmt) Beheer van het doel van het project (scope mgmt) Tijdsbeheer (Time mgmt) Kostbeheer (Cost mgmt) Kwaliteitsbeheer (Quality mgmt) Beheer van de risico s (Risk mgmt) Personeelsbeheer (HR mgmt) Communicatiebeheer (Comm mgmt) Aankoopbeheer (Procurement mgmt) Stakeholdermanagement (Nieuw in release 5)

18 PMI / PMBOK Vooral gebruikt in Azië en Verenigde staten (en door de multinationals met deze nationaliteiten 47 processen in 5 proces groepen Initiating Planning Executing Monitoring and controlling Closing Sterke focus op Inputs, Tools & Techniques, Outputs

19 Prince2 Project In Controlled Environments Meer focus op project besturing (ipv processen, inputs & outputs bij PMI) Opgedeeld in 7 Principes, 7 Processen, 7 Thema s en Technieken

20 Prince2 Principes Voortdurende businessrechtvaardiging Leren van ervaringen Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden Managen per fase (sterke focus) Manage by exception Productgericht plannen Aanpassen aan de projectomgeving

21 Prince2 Processen Starting Up a Project (SU) Initiating a Project (IP) Directing a Project (DP) Controlling a Stage (CS) Managing a Stage Boundary (SB) Managing Product Delivery (MP) Closing a Project (CP)

22 Prince2 Thema s Business Case Organization Plans Progress Risk Quality Change (beter opgevolgd dan in PMI) Configuration

23 Prince2 Technieken Product-based planning (Productgerichte planning) Change control (Aanpak wijzigingsbeheer) Quality review (Kwaliteitsreview)

24 Agile/RUP/Scrum. Agile: vanuit software ontwikkeling Iteraties Prototypes <> Waterval methode Scrum: toepassing van Agile Kleine kruislingse teams (Rugby) Scrummeeting (15 min, rechtstaand) Wat heb je gedaan Wat ga je doen Wat zijn je problemen

25 Agile/RUP/Scrum. Rup: Rational Unified process Link met Business modeling en requirements engineering Use cases Storyboards

26 Advies Zeker een werkbare project management methodologie invoeren. Onmisbaar voor Controle Rapportering Samenhang.

27 En belangrijk.. Maar steeds opnieuw vergeten Neem tijd om een project af te sluiten, te vieren en een LESSONS LEARNED document op te stellen

28 Procesmanagement

29 Procesmanagement ProcesModellering ProcesManagement

30 Procesmodellering Procesmodellering (vaak aangeduid met het Engelse woord Business process modeling (BPM)) is een verzameling methoden en technieken om bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Deze modellen worden gebruikt in de bedrijfskunde met name in het projectmanagement en in de analyse en ontwerp van informatiesystemen. -> zeer belangrijk in ICT projecten (scoping)

31 Procesmodellering Veel verschillende methoden en tools Voorbeeld: MS Visio, BPMOne Soms gewoon flowcharts, soms activeerbaar tot werkstromen Unified Modeling Language (UML schema s)

32 Procesmodellering

33 Procesmodellering Aantal jaar geleden hype in lokale besturen Velen hebben afgehaakt wegens te weinig praktische bruikbaarheid Niet automatiseerbaar? Decreten/Wetten/besluiten. -> focus op kernproces -> Don t automate chaos

34 ITIL IT Infrastructure library Set van best practices uit ICT afdelingen OGC UK (office of government commerce) Processen binnen het IT departement 2007 V3 meer focus op service delivery ipv op processen zoals in V2 Volledige lifecycle van diensten

35 ITIL V3 Focus op volledige lifecycle

36

37 ITIL V2 operationeel Incident mgmt Problem mgmt Change mgmt Release mgmt Capacity mgmt Availability mgmt Service continuity mgmt Security mgmt Service level mgmt Financial mgmt Wekelijkse operationele opvolging Vooral bij uitvoering veranderingen Afspraken en controle

38 ITIL praktisch Start small Consistent beheer Incident, Problem & Change Configuratie & Documentatie

39 ISO27001/2 ISO norm voor Informatieveiligheid Als basis voor regels VTC en KSZ CIA & FP Confidentialiteit Integriteit Availability Finaliteit Proportionaliteit

40 ISO27001/2 Principes: Deming Circle: Plan, Do, Check, Act Security Controls Risk assessment

41 ISO27001 Domeinen Security policy Organization of information security Asset management Human resources security Physical and environmental security Communications and operations management Access control Information systems acquisition, development and maintenance Information security incident management Business continuity management Regulatory compliance

42 COBIT V4/5 Control Objectives for Information and related Technology ISACA.org framework voor het gestructureerd inrichten en beoordelen van een IT beheeromgeving CoBIT maakt een aansluiting tussen de bedrijfsvoering (business requirements) en hoe ICT kan worden ingezet om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. V5 sinds juni 2012 verdere integratie met andere frameworks

43

44

45 Versie 5 integreert andere frameworks 27001/2

46 COBIT Zeer uitgebreid model dat dus ook tijd- en energierovend is bij implementatie Advies voor lokale besturen: goed model als basis voor een ICT audit

47 CMM Het Capability Maturity Model: niveau software-ontwikkeling van een organisatie. Door ervaring in het gebruik is gebleken dat het niet alleen voor software-ontwikkeling toepasbaar is maar ook op andere processen. Het model onderscheidt vijf levels (niveaus): Initial is chaotisch en ad hoc. Problemen worden pas opgelost als ze zich stellen. Dit is het niveau dat iedere organisatie aankan. Repeatable is het niveau waarbij de organisatie zover geprofessionaliseerd is (bijvoorbeeld door het invoeren van projectmanagement) dat bij het ontwikkelproces gebruik wordt gemaakt van de kennis die eerder is opgedaan. Beslissingen worden dus genomen op basis van ervaring. Defined is het niveau waarbij de belangrijkste processen zijn gestandaardiseerd. Managed is het niveau waarbij de kwaliteit van het ontwikkelproces wordt gemeten zodat het kan worden bijgestuurd. Optimizing is het niveau waarbij het ontwikkelproces als een geoliede machine loopt en er alleen maar sprake is van fijnafstemming (de puntjes op de i).

48 Advies Opletten voor procesmodellering omwille van de procesmodellering Implementeer zeker een basis ITIL proces op de IT dienst Maak een IT-risico analyse met de ISO norm als leidraad

49 Kwaliteitsmanagement

50 Kwaliteitsmanagement Kwaliteitsmanagement is de tak van het management die streeft naar een zo hoog mogelijke kwaliteit van een product, productieproces, dienst of organisatie. Kwaliteitsmanagement is geen afgebakend vakgebied, maar komt terug in alle delen van het management van een onderneming. Kwaliteitsmanagement is gerelateerd aan de vakgebieden: Procesmanagement; Procesmanagement is een vereiste voor kwaliteitsmanagement om continue verbetering te garanderen. Veranderingsmanagement; Veranderingsmanagement is nodig omdat de omslag naar kwaliteitsdenken ook bij de mensen in de organisatie moet plaatsvinden.

51 Kwaliteitsmanagement Ook weer veel frameworks en modellen TQM: total quality management of integrale kwaliteitszorg (IKZ) Six Sigma Deming Kwaliteitscirkels (PDCA) CAF/INK/A3 EFQM

52 EFQM/CAF/INK/A3 Vertrekken van het EFQM excellence model

53 EFQM/CAF/INK/A3

54 EFQM/CAF/INK/A3 Zeer volledig model: behandelt zo goed als alles wat kan bijdragen tot het uitgroeien tot een excellente organisatie Focus op excellente resultaten voor alle belanghebbenden Zelfevaluatie (maturiteit) Performantieindicatoren Kritische succesfactoren kwaliteitsmanagement moet geïntegreerd zijn in de normale bedrijfsvoering Opleiding en communicatie nodig Tijdsinvestering van management Lange termijnaanpak

55 TQM/Six Sigma Total quality management Principe van continue verbetering Six Sigma Beperken van fouten in productieproces

56 Kwaliteitsmanagement

57 COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) COSO identificeert de relaties tussen de ondernemingsrisico s en het interne beheersingsysteem. COSO hanteert hierbij de gedachten dat interne beheersing een proces is dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de categorieën: bereiken van de strategische doelstellingen (Strategic) effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen (Operations) betrouwbaarheid van de (financiële) informatieverzorging (Reporting) naleving van relevante wet- en regelgeving (Compliance) Overgenomen door overheid voor Interne Controle (Art 99 GD) Niet specifiek voor ICT, maar ICT speelt een belangrijke rol (operations, reporting, informatieveiligheid, logging,.)

58 COSO The COBIT components include: Framework: Organize IT governance objectives and good practices by IT domains and processes, and links them to business requirements Process descriptions: A reference process model and common language for everyone in an organization. The processes map to responsibility areas of plan, build, run and monitor. Control objectives: Provide a complete set of high-level requirements to be considered by management for effective control of each IT process. Management guidelines: Help assign responsibility, agree on objectives, measure performance, and illustrate interrelationship with other processes Maturity models: Assess maturity and capability per process and helps to address gaps.

59 COSO volgens het COSO-raamwerk bestaat interne controle uit een aantal componenten die er samen voor moeten zorgen dat de organisatie op een degelijke manier door het management beheerst wordt. De componenten van interne controle / organisatiebeheersing zijn: de controleomgeving; de risico-inschatting; de controleactiviteiten (ook controlemaatregelen of beheersmaatregelen genoemd); informatie en communicatie; monitoring of sturing. De vijf componenten worden voorgesteld in een piramide, de COSO-piramide genoemd

60 COSO

61 COSO 1. Controleomgeving is de basis integriteit, de ethische waarden en deskundigheid van het personeel, de managementstijl en zijn filosofie, de organisatiecultuur, het beleid rond delegatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden, het HRM-beleid,. 2. Risico analyse op omgeving 3. Beheer en controle activiteiten 4. Informatie! 5. Monitoring (interne & externe audit)

62 Advies Kwaliteit binnen IT ophangen aan de andere methodieken Project management: Voer een degelijke methodiek in en documenteer de lesson learned als input voor assumpties en risico s in volgende projecten Proces management & informatieveiligheid: PDCA cyclus systematisch invoeren Maturiteitmodellen toepassen op processen en informatieveiligheid

63 Veranderingsmanagement

64 Veranderingsmanagement

65 Veranderingsmanagement Veranderingstrajecten: Bij elk project Bij elke stap in kwaliteitsverbetering Bij elke procesaanpassing Per definitie continu -> Omgevingsanalyse -> Veranderingsaanpak

66 Veranderingsmanagement: omgeving Nuttige modellen SWOT (intern en extern)

67 Veranderingsmanagement: omgeving Nuttige modellen Mc Kinsey 7-S (intern)

68 Veranderingsmanagement: omgeving Nuttige modellen DESTEP (extern)

69 Veranderingsmanagement: aanpak Continuous improvement versus burning platform EFQM et al. -> continue verbetering Projecten -> veelal burning platform Opletten voor boiling frog syndroom

70 Veranderingsmanagement: aanpak

71 Advies Doe een gedegen interne en externe analyse en monitor de change actoren Doe dit ook bij elk project Verlies geen van de 9 stappen uit het oog

72 Kennismanagement

73 Kennismanagement Het doel van kennismanagement (Knowledge Management, KM) is ervoor zorgen dat dit onmisbare kapitaal gemakkelijk toegankelijk is en dat het bewaard, gedeeld en ontwikkeld wordt. Zeer moeilijk vatbaar Groot risico op verlies aan kennis bij vertrek of pensionering Geen primaire focus bij overheden Kernboodschap: niet enkel denken in termen van ICT systemen of boeken

74 Kennismanagement Nonaka (1991): organisational learning

75 Kennismanagement The Knowledge Management Process Model by Botha et al (2008)

76 Kennismanagement Zeer veel theorie, weinig modellen. Sluit nauw aan bij organisatieleer & HRM En natuurlijk ook : KMMM 64 topics, 8 key area s

77 Facilitair & financieel management

78 Facilitair & financieel management

79 Facilitair management

80 Facilitair & financieel management Zeer omvangrijk domein bij lokale besturen: Groen & wegenonderhoud Patrimoniumbeheer Technische en ICT diensten Inventaris, werkstromen, werkorders, links met (onderhouds)contracten, voorraadbeheer

81 Facilitair & financieel management Besluit Beleids- en beheerscyclus Focus op planning, registratie en rapportering (budget/boekhouding/jaarrekening) Van begrotingsboekhouding naar analytische boekhouding Zeer proces- en systeemgedreven -> meer hierover in de sessie rond informatiesystemen

82 Samenhang Probeer een holistische visie te creëren Projectmgmt Veranderingsmgmt Kwaliteitsmgmt Procesmgmt

83 Projectmgmt PID Rapport Act Plan S O W T Veranderingsmgmt Kwaliteitsmgmt Check Do Servicedesk ITIL Procesmgmt

84 En tot slot Communiceer consistent en consequent Communicatie is een essentieel onderdeel van elke project, proces of veranderingstraject

85 Literatuurlijst Management modellen Project management PMI Project management Prince2 Information security COSO EFQM (PMBOK) nl.wikipedia.org/wiki/prince Modellen veranderingsmgmt verandermanagement_modellenen_technieken.p df Veranderingsmgmt a300_cultuur_07_cultuurverandering_succesfact oren.html

86 Literatuurlijst Kennismanagement Facilitair mgmt Patrimoniumbeheer en facility management van lokale besturen (Vandenbroele)

87