Zeer voordelig uitbesteden van inpakken en verzendklaar maken van relatiegeschenken en actiepakketten (versie )

Transcriptie

1 Zeer voordelig uitbesteden van inpakken en verzendklaar maken van relatiegeschenken en actiepakketten (versie ) Velen van u zullen offertes uitbrengen voor de levering en verzending van relatiegeschenken. Daarnaast kan het zijn dat u een grote hoeveelheid identieke pakketten wenst te verzenden vanwege een bepaalde actie. Zoals vanouds leveren wij graag de breukvrije verpakkingen en verzorgen wij graag de verzending binnen en buiten Nederland. Indien het gaat over een aantal van tenminste 200 pakketten is het waarschijnlijk interessant om te kijken naar uitbesteding van het inpakken en het verzendklaar maken. In samenwerking met Greuter Logistics BV te Alkmaar en DPD hebben wij hiervoor een zeer voordelige oplossing. Wij kunnen dit voor een lagere prijs aanbieden, omdat de kosten worden bespaard van het transport van de breukvrije verpakkingen naar U (deze verpakkingen staan al bij Greuter Logistics BV en omdat het meestal een grote hoeveelheid kleinere pakketten betreft en DPD daarom akkoord is gegaan met een lagere verzendprijs. Het concept is: a. Producten bij Greuter plaatsen: U laat op uw kosten de wijnen/dranken en de te gebruiken wijnkistjes of geschenkverpakkingen tijdig bij Greuter afleveren (Greuter Logistics BV, t.a.v. Warehouse, Barnsteen 1F, 1812SE Alkmaar, tel: ); b. Aanleveren adressenbestand: U (of uw opdrachtgever) stuurt een actueel adressenbestand (zonder postbusadressen) in Excel naar Greuter (r.lamberts@greuter.nl). Indien het over meerdere soorten pakketten gaat, maakt u een tabblad per pakketsoort. U dient Vinologix een instructie te sturen over de samenstelling van de diverse pakketten. U kunt per opdracht aangeven wie u als afzender op het DPD verzendlabel wilt laten printen. Zie bijlage 1. om te zien hoe het adressenbestand dient te zijn opgebouwd en welke landen er in voor mogen komen (verzending van alcoholische dranken mag niet naar alle landen en soms is verzending met UPS voordeliger). Het is bijzonder aan te bevelen, dat in het bestand ook het adres van de geadresseerde staat. Hierdoor ontvangen de geadresseerden in de meeste EU landen ook de interactieve predicts mails met bezorgdatum en aflevertijdvak, waardoor de veelvuldig voorkomende afleverproblemen (inmiddels verhuisd etc) grotendeels worden ondervangen. c. Orderpicken en verzending door Greuter: Greuter verzorgt orderpicking (wijn en kistje/geschenkverpakking), indien van toepassing het inpakken van fles(en) in houtwol in het kistje, het verpakken van de flessen in de Vinologix verpakking of het inpakken van het kistje in de Vinologix doos, het toevoegen van een algemeen kaartje o.i.d., het uitdraaien van DPD pakketlabels/op de pakketten plakken en het s avonds afleveren aan DPD, waarna DPD de pakketten aflevert aan de geadresseerden; d. Traceren pakketten: Uw opdracht wordt verzonden met een afzonderlijke pakketnummerserie, zodat u de aflevering kunt volgen via Track en Trace en via Shipping Report. Als u ons ook het adres opgeeft van degene, die eventuele adresproblemen dient te verbeteren, zullen de exception notifications over adresfout of ontbreken exportdocumenten rechtstreeks van DPD naar dat adres worden gezonden. Vinologix info@vinologix.nl

2 Tarieven 2017: Relatiegeschenk in: Maximale Handling Doos plus Korting Totaalprijs buitenmaat kist verzending ex btw 1-vaks wijnkistje WB1 37 bij 11,5 bij 11,5 cm 0,95 5,84 0,4 6,39 1-vaks wijnkistje Groot WB1GROOT 40 bij 14 bij 14 cm 0,95 5,84 0,4 6,39 1-vaks XL/Magnum wijnkist WB1XL 45 bij 16 bij 15 cm 0,95 5,94 0,4 6,49 2-vaks wijnkist WB2 37 bij 22 bij 12,5 cm 1,1 6 0,4 6,7 3-vaks wijnkist WB3 38 bij 34 bij 12,5 cm 1,2 6,14 0,5 6,84 4-vaks wijnkist WB4 47 bij 45 bij 10,5 cm 1,45 7,75 0,5 8,7 5- of 6-vaks wijnkist WB6 64 bij 37 bij 12 cm 1,75 9,95 0,6 11,1 Losse flessen: Handling Doos plus Korting Totaalprijs verzending ex btw 1 fles in Vinologixbox 1 BOX1 incl binnenwerk 0,85 5,94 0,4 6,39 1 fles in Vinologixbox 1XL BOX1XL incl binnenwerk XL 0,95 6,24 0,4 6,79 2 flessen in Vinologixbox 2 BOX2 incl binnenwerk 0,95 6,95 0,4 7,5 2 flessen in Vinologixbox 3 BOX3 incl binnenwerk BASIC 0,95 6,24 0,4 6,79 3 flessen in Vinologixbox 3 BOX3 incl binnenwerk BASIC 1,05 6,24 0,4 6,89 3 flessen in Vinologixbox 3XL BOX3XLWB4 incl binnenwerk XL 1,2 8,2 0,4 9 6 flessen in Vinologixbox 6 BOX6 incl binnenwerk BASIC 1,8 6,64 0,25 8,19 6 flessen in Vinologixbox 12 BOX12 incl binnenwerk BASIC 2,5 8,2 0,4 10,3 Opmerkingen: a. Verpakken in Vinologixbox 2 is een goed en goedkoop alternatief voor verpakken in een 2-vaks wijnkist. Bij verzending in 3-fles, 6-fles, 12-fles en 18-flesverpakkingen is uitgegaan van gebruik van BASIC binnenwerk. Maximale buitenmaat fles of geschenkverpakking is dan 36 bij 9 bij 9 cm. Als de fles of de geschenkverpakking groter is, dan kan worden verpakt in wijnkistverpakkingen, waarbij extra noppenfolie wordt gebruikt (tegen méérprijs), of in onze XL verpakkingen met binnenwerk (binnenmaat 40 bij 12,5 bij 13 cm). b. Genoemde prijzen gelden bij binnenlandse verzending exclusief Waddeneilanden). In bijlage 2 zijn de verzendtarieven naar andere landen vermeld. c. Uitgangspunt is tijdige en juiste aanlevering van alle benodigde artikelen en van het adressenbestand. De kistjes voor meerdere flessen dienen te zijn voorzien van stevige houten tussenschotten. Desgewenst verstevigen wij de tussenschotten met Inlays van golfschuimplastic. In bovengenoemde Totaalprijs ex btw is inbegrepen: Inslag te ontvangen artikelen en ontvangstcontrole Orderpicken Verpakken van de flessen in de Vinologixverpakking of het inpakken in de kist en de kist verpakken in de Vinologix verpakking Toevoegen algemene kaart Toevoegen wijnbeschrijving of kalender of iets dergelijks (maximaal 1 artikel) Controle op aangeleverde adresbestanden Aanmaken en opplakken DPD pakketlabel Aflevering van de pakketten bij DPD Binnenlandse verzending exclusief Waddeneilanden Vinologix info@vinologix.nl

3 Interactieve berichtgeving over afleverdag en aflevertijdvak Volgen van de aflevering via Track & Trace en Shipping Report Automatische berichtgeving bij adresfout, ontbreken exportdocumenten en ontbreken toegangscode (Frankrijk; Finland) Er kunnen onder meer de volgende extra kosten van toepassing zijn: Kostensoort Extra Verpakken fles in kant en klare sierdoos (waarna in Vinologix verpakking) 0,10 per fles Vouwen sierdoos Nacalculatie * Plakken sticker op fles 0,10 per fles Toevoegen houtwol in kist (incl houtwol) 0,10 per vak Op persoonsnaam gestelde kaart in plaats van algemene kaart 0,11 extra per kaart Méér dan 2 toe te voegen artikelen 0,10 per extra artikel Toe te voegen artikel groter dan binnenmaat verpakking Nacalculatie * Toevoegen golfschuim in kist bij onvoldoende scheiding (incl golfschuim) 0,25 per tussenschot Toevoegen noppenfolie of golfschuim ter opvulling Nacalculatie * Insert Premium in plaats van BASIC binnenwerk 0,10 per binnenwerk Onjuiste aanlevering adressenbestand Nacalculatie Verwerking retourpakketten Nacalculatie Extra kosten vanwege last minute wijziging in wijze van verpakken Nacalculatie Extra kosten vanwege niet tijdige aanlevering Nacalculatie *: bij tijdige aanlevering testexemplaar kan vooraf tarief worden afgegeven Het tarief voor werkzaamheden op nacalculatie is 26,29 euro per uur. Alle aan te leveren artikelen dienen uiterlijk 3 werkdagen vóór de verzenddatum te zijn afgeleverd bij Greuter. Bij elke aflevering dient te zijn vermeld als referentie Vinologix Kerst, voor welke opdracht de artikelen zijn bestemd en wat de aantallen zijn per artikel. Alle artikelen voor een opdracht dienen in dezelfde week te worden aangeleverd. Greuter checkt uiterlijk 3 dagen voor de verzenddatum of alles is ontvangen en controleert de wijze van verpakken door een testorder te maken. Greuter geeft dan ook het tarief af voor eventuele extra werkzaamheden als vouwen sierdoos of vouwen toe te voegen artikel en voor een alternatieve oplossing als de boel niet blijkt te passen. U kunt ook eerder een testorder toesturen aan Greuter, opdat u al eerder uitsluitsel krijgt over tarieven. Bij te late aanlevering verschuift de verzenddatum. Wij hanteren als uiterste verzenddatum vóór de Kerst woensdag 20 december. Deze pakketten komen nog vóór de Kerst aan (Kerst valt op maandag en dinsdag). Latere pakketten worden in de eerste week van januari verzonden omdat aanlevering tussen Kerst en Nieuwjaar teveel tevergeefse bezorgpogingen op zal leveren en Greuter in die periode ook geen extra mankracht kan regelen. Het definitieve adressenbestand dient minimaal 3 werkdagen tevoren in bezit te zijn van Vinologix. Bij het inlezen van het adressenbestand controleert het systeem op de juistheid van de postcode, het eventueel ontbreken van gegevens en op eventuele aanwezigheid van postbus adressen. Het kan ook Vinologix info@vinologix.nl

4 gebeuren, dat pas bij het afleveren blijkt dat het adres verkeerd is. U bent zelf verantwoordelijk voor het (doen) corrigeren van foute adressen. d. Bij grote aantallen geadresseerden in België kunnen wij de pakketten voor België verzenden onder onze overeenkomst met DPD België, nadat we deze pakketten naar DPD België hebben gebracht. De extra kosten voor aflevering op Belgische adressen bedragen in geval van pakketten met 1 of 2 flessen dan slechts 2 euro per pakket. Tips voor uw offerte Ten behoeve van uw offertes aan uw klanten zetten we nog even enkele voordelen van verzending met Vinologix op een rij: 1. U verzendt met een gespecialiseerde wijnvervoerder in speciaal voor wijnvervoer ontworpen breukvrije verpakkingen. De verpakkingen zijn getest met valproeven vanaf rollenbanden van 1 meter hoog. Méér dan 800 Nederlandse wijnhandelaren verzenden met Vinologix. 2. Het gebruik van de breukvrije verpakking heeft bovendien het voordeel, dat de lelijke stickers etc. allemaal op deze extra verpakking komen en dat er dan een onbeschadigde geschenkverpakking/wijnkistje uit het pakket komt. 3. Ook in de kerstdrukte wordt in 98% van de gevallen de volgende werkdag afgeleverd. Het komt dus niet of nauwelijks voor dat geadresseerden hun pakket te laat ontvangen. 4. U kunt eenvoudig controleren of alle pakketten daadwerkelijk zijn afgeleverd. Dit is juist bij relatiegeschenken van belang, omdat de geadresseerde niet weet dat hij/zij iets moet ontvangen en dus niet zal laten weten dat het pakket niet is aangekomen. 5. Als U inclusief Predict verzendt, krijgt de geadresseerde een als het pakket in het depot is aangekomen en bovendien op de bezorgdatum een met het tijdvak van 60 minuten waarbinnen de chauffeur komt afleveren. De geadresseerde kan op beide s reageren en onder meer een ander afleveradres rechtstreeks aan DPD doorgeven. Dit voorkomt het uitzoeken van vele adresproblemen, een probleem dat fors speelt bij niet geheel actuele relatiebestanden. 6. Vinologix heeft als een van de zeer weinigen de kennis die nodig is voor verzending van alcohol naar buiten de EU. Dit document kunt u ook op onze website kunt vinden (Vinologix Dashboard bij tarieven), evenals informatie over onze andere diensten, zoals E fulfilment (uitbesteding opslag en distributie dranken). Graag tot nadere toelichting bereid en met vriendelijke groet, Michiel van der Weele Vinologix info@vinologix.nl

5 Bijlage 1. Opbouw van het aan te leveren adressenbestand In het bestand mogen geen leestekens voorkomen als apostrof, dakje, accent grave, accent aigu, umlauts, ringel S etc, omdat het labelprintprogramma dit helaas niet kan verwerken. Opbouw adressenbestand: 1. Kolom 1: Naam (bedrijfsnaam, bij particulier de persoonsnaam). Bij persoonsnaam alle in één kolom, dus geen splitsing in aanhef, titels, voorletters, achternaam of iets dergelijks. 2 Kolom 2: Persoonsnaam, indien in kolom 1. een Bedrijfsnaam is ingevuld. Persoonsnaam in één kolom, dus géén splitsing in aanhef, titels, voorletters, voornaam en achternaam of iets dergelijks. Bij particulieren dient de persoonsnaam in kolom 1 te zijn ingevuld. 3. Kolom 3: Straat 4. Kolom 4: Huisnummer inclusief eventuele toevoegingen 5. Kolom 5: Postcode: cijfers plus letters; het maakt niet uit of er een spatie tussen de cijfers en letters staat. Bij buitenland dient de postcode géén landcode te bevatten (Berlijn is dus en NIET D-10001) 6. Kolom 6: Woonplaats 7. Kolom 7: Land (als tweeletterige ISO landcode). Gebruik hierbij de volgende tabel: Land Landcode Land Landcode België BE Letland LV Bosnië* BA Litouwen LT Bulgarije BG Luxemburg LU Cyprus via UPS** Malta via UPS** Denemarken DK Monaco MC Duitsland DE Nederland NL Estland EE Oostenrijk AT Finland *** FI Polen PL Frankrijk *** FR Portugal (EU deel) PT Griekenland GR Roemenië RO Groot Brittannië GB Servië* RS Hongarije HU Slovenië SI Ierland IE Slowakije SK IJsland* IS Spanje (EU deel) ES Italië IT Tsjechië CZ Kanaaleilanden* GG; JE Zweden SE Kroatië HR Zwitserland* CH * Géén EU, exportpapieren nodig, zie handleiding luchtvervoer en naar buiten de EU ** Afzonderlijk aanleveren, is luchtvervoer met UPS, zie handleiding Luchtvervoer en verzending naar buiten de EU Vinologix info@vinologix.nl

6 *** Attentiepunt: bij adressen in Frankrijk en Finland is ook vaak een toegangscode vereist om tot de deurbel te kunnen komen. Indien om die reden niet kan worden afgeleverd, krijgt u hiervan een Exception Notification Digitcode ontbreekt. Indien een land niet in deze tabel voorkomt, is verzending van alcoholische dranken naar dat land verboden óf kan dit alleen per (kostbaar) luchtvervoer. In dat laatste geval graag deze adresregel afzonderlijk aanleveren en ook zorgdragen voor de exportdocumenten. Zie de handleiding Luchtvervoer en naar buiten de EU op onze website. 8. Kolom 8: adres geadresseerde. Hierdoor ontvangen de geadresseerden in de meeste EU landen ook de interactieve predicts mails met bezorgdatum en aflevertijdvak, waardoor de veelvuldig voorkomende afleverproblemen (inmiddels verhuisd etc) grotendeels worden ondervangen. 9. Kolom 9: eventuele afleverinstructie. Mag niet langer zijn dan 30 posities inclusief spaties etc. Voorbeeld: Kolom 1 Kolom 2 Kolom 3 Kolom 4 Kolom 5 Bedrijfsnaam/persoonsnaam Persoonsnaam indien bedrijf Straat Huisnr Postcode Shell Pernis Jhr mr G. van Flier tot Flierst Burg. Oudlaan AG Dhr Paul van Ostade RA Veerstraat 31 HS 1062SL Kolom 6 Kolom 7 Kolom 8 Kolom 9 Plaats Landcode (zie tabel) adres Afleverinstructie Rotterdam NL flier@shell.nl Amsterdam NL ostade@gmail.com bgg in tuinhuisje Indien uw opdracht meerdere soorten pakketten betreft, dan graag tabbladen maken per soort pakket. Vinologix info@vinologix.nl

7 Bijlage 2: verzendtarieven (ex BTW per pakket (max 31,5 kg) binnen Europa (incl brandstoftoeslag) Doorlooptijd in aantal werkdagen. Eiland: 1 dag extra. Niet naar alle eilanden mogelijk, zie postcodetabel eilanden. Neem Tarief - 4,55: binnenlandse verzending zit al in de prijs doos plus verz. Land Landcode Tarief Tarief - 4,55 Doorlooptijd Afgelegen gebieden/eilandtoeslag Nederland NL 4, ,5 België BE 8,8 4,25 1 Bulgarije BG 36, Cyprus Luchtvervoer via UPS Denemarken DK 15, ,5 Duitsland DE 10,3 5,75 1 of 2 9,5 Estland EE 36, of 4 19,5 Finland FI 31, tot 4 19,5 Frankrijk FR 19, of 3 8,5 Griekenland GR 43, tot 7 19,5 Groot Brittannië GB 19, of 3 19,00 (incl N. Ierland) Hongarije HU 36, of 3 Ierland IE 36, IJsland (1) IS 44, Italië IT 31, tot 4 16 Kanaaleilanden (2) GG; JE 38, of 3 nvt Kroatië HR 36, ,5 Letland LV 36, of 4 Liechtenstein (1) LI 16, of 3 Litouwen LT 36, of 4 Luxemburg LU 9, Malta Luchtvervoer via UPS Monaco MC 19, of 3 Noorwegen (3) NO 29, tot 5 60 Oostenrijk AT 15, Polen PL 36, Portugal (4) PT 36, of 3 49,00 (Madeira; Azoren) Roemenië RO 36, of 4 Slovenië SI 36, Slowakije SK 36, of 3 Spanje ES 31, of 4 32,00 (Maliorca) Tjechië CZ 36, of 3 Zweden SE 31, of 3 10 Zwitserland (1) CH 19,01 14,46 2 tot 4 (1) = Buiten EU, exportdocumenten nodig, inklaringskosten 27 euro per zending (2) = exportdocumenten en machtiging directe vertegenwoordiging nodig ad 27 euro per zending (3) = Buiten EU, exportdocument nodig, inklaringskosten 27 euro per zending; alcohol alleen met UPS (4) = Madeira en Azoren buiten de EU, exportdocumenten nodig, inklaringskosten 27 euro per zending Vinologix info@vinologix.nl