1.1 Het importeren van uw eigen adressenbestand

Transcriptie

1 Handleiding importeren bestanden in DelisPrint en automatisch verzenden van bericht aan geadresseerde U heeft van DPD DElisPrint ontvangen met diverse handleidingen voor DelisPrint: - Installatie - Instellen dat Uw DelisPrint automatisch wordt bijgewerkt zodra een nieuwe routetabel beschikbaar is (ongeveer eens per 4 maanden) - Gebruikershandleiding DelisPrint Onderstaande handleiding is ter aanvulling en gaat in op het importeren van adressenbestanden en het aanmaken van een automatisch bericht naar de geadresseerde indien het verzendetiket is geprint. 1.1 Het importeren van uw eigen adressenbestand Dit betreft uw eigen adressenbestand, niet een bestand dat u van een Opdrachtgever ontvangt om relatiegeschenken te versturen naar de klanten van die Opdrachtgever (zie daarvoor paragraaf 1.2). U kunt in DelisPrint via gegevensinvoer handmatig klantgegevens invoeren en deze opslaan, zodat u deze gegevens bij een volgende order niet opnieuw behoeft in te voeren. U kunt ook een gegevensbestand importeren in DelisPrint, zodat u geen adressen behoeft in te voeren. Dit werkt als volgt: 1. Maak een exportbestand via uw eigen systeem. Liefst in Excel (.exe). Deze handleiding gaat hiervan uit. Andere bestanden zijn ook mogelijk (.csv; MS Access; DBase; FoxPro; ODBC), Dit werkt overeenkomstig. Het exportbestand dient minimaal de volgende kolommen te bevatten: a. Naam Ontvanger (Bedrijfsnaam; indien particulier dan Persoonsnaam) b. De Persoonsnaam, indien bij a. een Bedrijfsnaam is ingevuld c. Straat en huisnummer (deze twee gegevens in één kolom) d. Postcode (cijfers plus letters; het maakt niet uit of er een spatie tussen de cijfers en letters staat) e. Woonplaats f. Land (als tweeletterige ISO landcode). Gebruik hierbij de volgende tabel: Land Landcode Land Landcode België BE Letland LV Bosnië* BA Litouwen LT Bulgarije BG Luxemburg LU Cyprus via UPS** Malta via UPS** Denemarken DK Monaco MC Duitsland DE Nederland NL Estland EE Oostenrijk AT Finland FI Polen PL Frankrijk FR Portugal PT Handleiding imoort in DelisPrint pagina 1

2 Griekenland GR Roemenië RO Groot Brittannië GB Servië* RS Hongarije HU Slovenië SI Ierland IE Slowakije SK IJsland* IS Spanje ES Italië IT Tsjechië CZ Kanaaleilanden* GG; JE Zwitserland* CH * Géén EU, exportpapieren nodig, zie handleiding luchtvervoer en naar buiten de EU ** Luchtvervoer met UPS, zie handleiding Luchtvervoer en verzending naar buiten de EU Bovendien: g. adres ontvanger indien u DelisPrint een naar de ontvanger wil laten verzenden) h. Contactpersoon Ontvanger (indien u gebruik wilt maken van Express of GuaranteeService) i. Telefoonnummer contactpersoon Ontvanger (indien u gebruik wilt maken van Express of GuaranteeService) j. Uw eigen referentienummer voor de Ontvanger (bijv klantnummer), indien u daarop wilt kunnen zoeken in DelisPrint. De volgorde van de kolommen en de breedte van de kolommen is niet van belang. Alle velden mogen cijfers en letters bevatten. 2. Maak dit exportbestand gereed voor importeren: - Voeg een eerste regel in met kopjes per kolom. Noem de kolom met de naam Ontvanger Bedrijf en Straat en huisnummer als één kolom Adres1. Dit voorkomt straks vergissingen; - Controleer op postbusadressen en verander deze in fysieke adressen - Voeg, indien u afzonderlijke kolommen heeft voor straat en huisnummer, deze kolommen samen tot één kolom Adres1. Zie hiervoor paragraaf Sla het bestand op onder een duidelijke naam (bijv DelisExport nov 2012); 3. Start DelisPrint, ga naar Klantgegevens (in bovenste balk) en klik op Adressen. U krijgt dan het scherm Adresbeheer. Klik vervolgens op Importeren (u krijgt dan het scherm Pakket/Adres import ), kies bij Geconfigureerd gegevensformaat de Import_Wizzard en klik direct onder het veld met IMPORT_WIZZARD op de knop Importeren. U krijgt dan het scherm Importconfiguratie. Selecteer bij Importformaat Excel. Klik bij Database op het mapje achter dit veld. U ziet dan de bestanden van uw eigen computer. Selecteer het Excelbestand dat u wilt importeren (in het voorbeeld DelisExport nov 2012) en klik op Openen. U komt dan weer in het scherm Importconfiguratie. Klik op knop Verbinden en kies bij Tabel het juiste tabblad (moet bijna altijd blad1 zijn). U ziet dan de kopjes van uw exportbestand verschijnen bij externe tabelkolommen. Verbindt de juiste kolommen aan elkaar. Klik daartoe op een kolomkopje bij externe tabelkolommen (bijv Bedrijf) en klik dan op de overeenkomstige naam van een kolomkopje bij DelisPrint Handleiding imoort in DelisPrint pagina 2

3 velden (Bedrijf) en klik op Samenvoegen. Het kopje verschijnt nu bij Verbonden kolommen. Doe dit vervolgens voor alle kolomkopjes bij externe tabelkolommen. Indien gereed, klik dan rechts onderaan op OK. Het systeem vraagt dan Wilt u deze configuratie opslaan?. U klikt dan op JA en voert de naam in waaronder u deze configuratie wilt opslaan (bijvoorbeeld Eigen bestand ). Hiermee wordt de volgende keer het verbinden tussen exportbestand en DelisPrint eenvoudiger, omdat vast ligt welk kopje uit uw bestand met welk kopje uit de standaardindeling van DelisPrint moet worden verbonden. Klik op OK als u de naam hebt ingevoerd, U krijgt dan het venster Pakket/adresimport. Klik onderaan op Import. DelisPrint voert eerst een controle uit (onder meer op bestaanbaarheid van de postcode). Bij geconstateerde fouten krijgt u een scherm Fout in bestand. Indien u dit scherm niet krijgt, zijn alle adressen nu opgenomen in DelisPrint. U kunt adresbeheer nu sluiten. Let op: U heeft hiermee eenmalig uw eigen adressenbestand geïmporteerd. U krijgt vervolgens wijzigingen in uw adressenbestand (nieuwe klanten; adreswijzigingen etc). U kunt het adressenbestand van DelisPrint bij werken door: - De wijzigingen handmatig ook in te voeren in het adressenbestand van DelisPrint óf - Bij het selecteren van de klanten voor wie een etiket moet worden geprint controleert u of de adresgegevens nog juist zijn. De wijzigingen en eventuele nieuw opgevoerde adressen worden dan in het adressenbestand opgeslagen. 1.2 Adresbestanden die u van een Opdrachtgever ontvangt Dit betreft bestanden, die u niet permanent in DelisPrint wenst op te slaan, maar die u van uw Opdrachtgever ontvangt om éénmalig pakketten te kunnen verzenden naar de klanten van uw Opdrachtgever. Dit is een forse werkbesparing, indien het over 100 adresregels of méér gaat. Het werkt als volgt: 1. U vraagt aan uw Opdrachtgever de verzendadressen als excelbestand. Het exportbestand dient de volgende kolommen te bevatten: a. Naam Ontvanger (Bedrijfsnaam; bij particuliere adressen hier de Persoonsnaam) b. Persoonsnaam indien bij a Bedrijfsnaam is ingevuld c. Straat en huisnummer (deze twee gegevens liefst in één kolom). Géén postbusadressen! d. Postcode (cijfers plus letters; het maakt niet uit of een spatie tussen de cijfers en letters staat) e. Woonplaats f. Land (tweeletterige landcode, zie tabel op blz 1) g. Telefoonnummer Ontvanger. Dit is niet verplicht, maar wel handig om afleverproblemen op te lossen. Indien de Opdrachtgever Straat en huisnummer alleen als twee afzonderlijke kolommen kan leveren, is dit ook goed. U moet deze kolommen dan zelf samenvoegen, zie paragraaf 1.3. Handleiding imoort in DelisPrint pagina 3

4 De volgorde van de kolommen en de breedte van de kolommen is niet van belang. Alle velden mogen cijfers en letters bevatten. 2. Maak dit exportbestand gereed voor importeren: a. Voeg een eerste regel in met kopjes per kolom. Noem de kolom met de naam Ontvanger Bedrijf en Straat en huisnummer als één kolom Adres1. Dit voorkomt straks vergissingen; b. Controleer op postbusadressen en verander deze in fysieke adressen c. Voeg, indien u afzonderlijke kolommen heeft voor straat en huisnummer, deze kolommen samen tot één kolom Adres1. Hoe dit te doen is vermeld in paragraaf 1.3. d. Sla het bestand op onder een duidelijke naam (bijv DelisExport Sony 2012); e. Controleer de landcodes aan de hand van de tabel op blz 1; f. Voeg een kolom Type Verzending toe en vul deze kolom met NP, zodat in elke adresregel NP staat in de kolom Type Verzending. Indien u van een andere dienst gebruik wilt maken dan van het verzenden van een normaal pakket via de normale DPD service, dient u een ander type verzending in te vullen. 3. Start DelisPrint, ga naar Pakket (in bovenste balk) en klik op Pakketten importeren. U krijgt dan het scherm Pakket/Adres import. kies bij Geconfigureerd gegevensformaat de Import_Wizzard en klik direct onder het veld met IMPORT_WIZZARD op de knop Importeren. U krijgt dan het scherm Importconfiguratie. Selecteer bij Importformaat Excel. Klik bij Database op het mapje achter dit veld. U ziet dan de bestanden van uw eigen computer. Selecteer het Excelbestand dat u wilt importeren (in het voorbeeld DelisExport Sony 2012). en klik op Openen. U komt dan weer in het scherm Importconfiguratie. 4. Klik op knop Verbinden en kies bij Tabel het juiste tabblad (moet bijna altijd blad1 zijn). U ziet dan de kopjes van uw exportbestand verschijnen bij externe tabelkolommen. Verbindt de juiste kolommen aan elkaar. Selecteer daartoe een kolomkopje bij externe tabelkolommen (bijv Bedrijf) en de overeenkomstige naam van een kolomkopje bij DelisPrint velden (Bedrijf) en klik op Samenvoegen. Het kopje verschijnt nu bij Verbonden kolommen. Doe dit vervolgens voor alle kolomkopjes bij externe tabelkolommen. Indien gereed, klik dan rechts onderaan op OK. Het systeem vraagt dan Wilt u deze configuratie opslaan?. U klikt dan op JA en voert de naam in waaronder u deze configuratie wilt opslaan (bijvoorbeeld bestand Sony ). Hiermee wordt de volgende keer het verbinden tussen exportbestand en DelisPrint eenvoudiger, omdat vast ligt welk kopje uit uw bestand met welk kopje uit de standaardindeling van DelisPrint moet worden verbonden. Klik op OK als u de naam hebt ingevoerd. U krijgt dan weer het scherm Pakket/Adres import. Daar staat standaard aangevinkt adressen na invoer opslaan. Indien u niet wilt dat de adressen worden opgenomen in het adressenbestand van DelisPrint, dient u deze vink weg te halen (door erop te klikken). U klikt vervolgens rechts onderaan op Import. DelisPrint voert eerst een controle uit (onder meer op bestaanbaarheid van de postcode). Bij geconstateerde fouten krijgt u een scherm Fout in bestand. Indien u dit scherm niet krijgt, is alles goed Handleiding imoort in DelisPrint pagina 4

5 gegaan en ziet u de geïmporteerde adresregels dan staan met links onderaan een telling van het aantal etiketten dat afdrukklaar is. 5. U drukt de etiketten af via de knop etiket afdrukken in de in de werkbalk en sluit af (via de knop Afsluiten in de werkbalk, waardoor de verzendlijst wordt geprint. Als u op dezelfde dag voor meerdere Opdrachtgevers bestanden wilt importeren en etiketten wilt printen, raden wij u aan om het geheel eerst voor de ene Opdrachtgever geheel af te werken, de etiketten te printen en de verzendlijst te draaien door af te sluiten. U kunt dan vervolgens alles afwerken voor de volgende Opdrachtgever. Hierdoor krijgt u opeenvolgende etiketten en verzendlijsten per Opdrachtgever. 1.3 Samenvoegen kolommen in Excel Dit is nodig, indien u een exportbestand in Excel heeft, waarbij Straat en Huisnummer afzonderlijke kolommen vormen. Het eindresultaat moet 1 kolom Adres1 zijn met straat en huisnummer, gescheiden door een spatie. 1. Geef de kolom met de straatnaam het kopje Straat en de kolom met het huisnummer het kopje Huisnummer. Voeg een lege kolom toe na de kolom Huisnummer (ga op de kolom na de kolom Huisnummer staan; klik met de rechter muisknop en klik op invoegen) en geef deze als kopje Adres1 ; 2. Ga op de eerste lege adresregel staan in de kolom adres1. Klik in de werkbalk direct boven uw excelsheet (vlak voor het veld waar bij invoer de getypte tekens verschijnen) op fx (functie invoegen). U krijgt dan een scherm functie invoegen. Tik dan in het bovenste veld Zoek een functie Samenvoegen en klik op Zoeken. Er verschijnt dan Tekst.Samenvoegen. Klik op OK. U krijgt dan een scherm Functieargumenten. Ga in dezelfde adresregel naar de kolom Straat en klik op de betreffende straat. De coördinaten komen dan in Tekst1 te staan. Tik bij Tekst 2 een spatie in. Ga naar Tekst3 (U ziet dan in het scherm verschijnen bij Tekst2). Ga in dezelfde adresregel naar de kolom Huisnummer en klik op het betreffende huisnummer. De coördinaten komen dan in Tekst3 te staan. Klik op OK, het samengevoegde adres verschijnt dan in kolom adres1. Kopieer deze functie naar de gehele kolom adres1 (ga op het zojuist samengevoegde adres staan, klik rechtermuisknop en vervolgens op kopiëren. Ga op de adresregel eronder staan en houdt de linkermuisknop ingedrukt terwijl je naar de laatste regel van deze kolom gaat. Klik met de rechtermuisknop en vervolgens op Plakken). 3. Verwijder de kolommen Straat en huisnummer, sla dit bestand op en ga verder met het gereedmaken van dit bestand voor importeren in DelisPrint. Handleiding imoort in DelisPrint pagina 5

6 Het aanmaken van een automatisch bericht naar de geadresseerde indien de verzendlijst is geprint DelisPrint biedt de faciliteit, dat automatisch een wordt verzenden naar de geadresseerde dat het pakket ter aflevering is aangeboden. DelisPrint verzendt dit bericht bij zodra u de verzendlijst heeft geprint via Afsluiten en bij het Afsluiten eenmalig verzend pakketinfo s heeft aangevinkt. DelisPrint zendt dit bericht naar het adres, dat u in DelisPrint heeft ingevoerd (handmatig of via import) als adres Ontvanger. Indien er geen adres Ontvanger is ingevoerd, wordt er geen bericht verzonden aan deze Ontvanger. Door alleen adressen in te voeren bij Ontvangers die bericht dienen te krijgen, kunt u ervoor zorgen dat de alleen wordt verstuurd naar degenen bij u dit wenst. Een dergelijke kan een prima vorm van klantvriendelijke communicatie zijn en tevens allerlei nodeloze vragen voorkomen. Wij bevelen aan om hierin ook nadere informatie te geven dat: - Het pakket ter verzending is aangeboden aan de vervoerder DPD en dat in het algemeen de volgende werkdag tussen 9.00 uur en wordt afgeleverd; - bij niet thuis gepoogd wordt bij de buren af te leveren; - bij het niet slagen van de aflevering de volgende dag opnieuw een bezorgpoging wordt ondernomen; - als het dan nog niet gelukt is, een briefje in de bus wordt gedaan om met het verzoek contact op te nemen met de vervoerder DPD om te bespreken hoe de derde bezorgpoging succesvol te maken; - men contact op moet nemen met de verzender indien na drie werkdagen het pakket niet ontvangen is en er ook geen briefje in de bus is gedaan; - men het pakket goed moet controleren vóór tekening voor ontvangst en bij eventuele schade hetzij het pakket dient te weigeren, hetzij de schade duidelijk aan laten tekenen bij de handtekening voor ontvangst, aangezien het pakket niet meer verzekerd is zodra voor ontvangst is getekend. Deze kan ook het pakketnummer bevatten plus een verwijzing naar Track en Trace. Ervaring leert dat dit bij levering aan particulieren veel vragen oproept over de informatie die in Track en Trace staat. Wij bevelen dit daarom niet aan. Wij hebben daarom het volgende automatische bericht opgesteld. Geachte klant, Wij hebben opdracht gegeven aan DPD om uw order bij ons af te halen ter uitlevering. DPD komt binnen enkele werkdagen bezorgen. DPD bezorgt alleen van maandag tot en met vrijdag, tussen 9 uur en uur. Helaas kunnen zij niet aangeven op welk tijdstip. Indien zij niemand thuis treffen, zullen zij bij de buren proberen af te leveren. Indien dat ook niet lukt, zal DPD de volgende werkdag een tweede bezorgpoging doen (indien nodig ook bij de buren). Indien deze bezorgpoging ook niet succesvol is, doet DPD een briefje in de bus met het verzoek om contact op te nemen. U kunt dan aangeven wanneer en waar zij succesvol kunnen afleveren. Indien u drie werkdagen na vandaag uw Handleiding imoort in DelisPrint pagina 6

7 pakket nog niet heeft en ook niets hebt vernomen van DPD, neemt u dan contact met ons op (zie onderstaande gegevens). Wij laten dan uitzoeken wat er aan de hand is. Als u het pakket in ontvangst neemt, controleert u het pakket dan goed op beschadiging, mogelijke lekkage etc. U wordt namelijk gevraagd voor onbeschadigde ontvangst te tekenen en als u dat gedaan heeft wordt eventuele schade niet vergoed. Wij vragen u het pakket dan te weigeren. DPD stuurt het beschadigde pakket retour aan ons en wij sturen u een nieuw pakket. Indien er al een schaderapport van DPD bij het pakket zit (en dit overeenkomt met de schade), kunt u wél accepteren. Wij vragen u ons daarvan in kennis te stellen, opdat wij zo mogelijk de eventuele gebroken fles(sen) vervangen. Met vriendelijke groet, Wijnhandel ZZZ adres: Telefoonnr: U kunt dit bericht automatisch door DelisPrint laten verzenden. Dit gaat als volgt. 1. Wijzig in onderstaande tekst Wijnhandel ZZZ in uw bedrijfsnaam en voeg daaronder uw contactgegevens toe, waarbij u moet laten staan. U kunt de tekst desgewenst nog wat aanpassen, let u dan wél op de regeleinden en witregels die door middel van zijn gecreëerd. Geachte klant, Wij hebben uw order klaargemaakt en aan DPD opdracht gegeven om uw order vandaag bij ons af te halen. DPD komt in principe de volgende werkdag, maar in ieder geval binnen enkele werkdagen bezorgen. DPD bezorgt alleen van maandag tot en met vrijdag, tussen 9 uur en uur . Helaas kunnen zij niet aangeven op welk tijdstip. Indien zij niemand thuis treffen, zullen zij bij de buren proberen af te leveren. Indien dat ook niet lukt, zal DPD de volgende werkdag een tweede bezorgpoging doen (indien nodig ook bij de buren). Indien deze bezorgpoging ook niet succesvol is, doet DPD een briefje in de bus met het verzoek om contact op te nemen. U kunt dan aangeven wanneer en waar zij succesvol kunnen afleveren. Indien u drie werkdagen na vandaag uw pakket nog niet heeft ontvangen en ook niets hebt vernomen van DPD, neemt u dan contact met ons op (zie onderstaande gegevens). Wij laten dan uitzoeken wat er aan de hand is. Als u het pakket in ontvangst neemt, controleert u het pakket dan goed op beschadiging, mogelijke lekkage etc. U wordt namelijk gevraagd voor onbeschadigde ontvangst te tekenen en als u dat gedaan heeft wordt eventuele schade niet vergoed. Wij vragen u, het pakket dan te weigeren. DPD stuurt het beschadigde pakket retour aan ons en wij sturen u een nieuw pakket. Indien er al een schaderapport van DPD bij het pakket zit (en dit overeenkomt met de schade) kunt u wél accepteren. Wij vragen u ons daarvan in kennis te stellen, opdat wij zo mogelijk de eventuele gebroken fles(sen) vervangen. Handleiding imoort in DelisPrint pagina 7

8 Met vriendelijke groet, Wijnhandel ZZZ adres: telefoonnr: 2. Klik in DelisPrint op Configuratie (in bovenste balk) en vervolgens in de pop-up ook op configuratie. U klikt daarna op het tabblad Klantconfiguratie. U dient dan eenmalig de volgende gegevens in te voeren (in het onderste gedeelte van klantconfiguratie), die u heeft ontvangen van uw internetprovider: - SMTP server:, bijvoorbeeld mail.planet.nl - Gebruiker: meestal niet nodig - Wachtwoord: het wachtwoord dat u heeft gekregen van uw interrnetprovider. 3. U klikt vervolgens op Inhoud . U klikt vervolgens op het eerste item onder routing. U krijgt dan een DelisPrint tekst in html in het kladblok. Verwijder de DelisPrint tekst en vervang deze door de nieuwe tekst (hierboven punt 1) door deze te kopiëren en in genoemd bericht te plakken. 4. Sla de nieuwe tekst op door op bestand te klikken en vervolgens op Opslaan. Handleiding imoort in DelisPrint pagina 8

9 Handleiding imoort in DelisPrint pagina 9