Draaiboek VGT radiologie

Draaiboek VGT radiologie versie 11 juli 2014

1 Inhoud Draaiboek VGT radiologie... 1 1 Inhoud... 2 2 Algemene organisatie... 3 3 Draaiboek examencommissie (coördinator)... 7 4 Draaiboek NVvR bureau... 9 5 Draaiboek VQuest team en technische ondersteuning toetslocatie... 12 6 Draaiboek op de Toetsdag (11 april 2014) (dit gedeelte ieder half jaar aanpassen)... 14 7 Incidenten- en calamiteitenprotocol Digitale Voortgangstoets Radiologie... 16 Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 2/21

2 Algemene organisatie 2.1 Geledingen NVvR Betrokken geledingen NVvR Bestuur Bureau Concilium radiologicum Cie. Onderwijs Subcommissie Examen Coördinator = aanspreekpunt in de examencommissie voor coördinatie van de digitale VGT in het algemeen. Dagcoördinator = aanspreekpunt in de examencommissie voor de logistieke zaken omtrent één bepaalde digitale VGT. 2.2 Betrokkenen buiten NVvR Ontwikkelaar VGT rapportage applicatie / gegevensbeheerder Projectgroep = SURF projectgroep digitalisering VGT Aanspreekpunt projectteam VQuest team DOO = Divisie onderwijs en opleiding; adviseurs DOO Contactpersoon locatie VU zalen 2.3 Profielen en functieomschrijving betrokken personen a. Coördinator examencommissie Profiel De coördinator is lid van de examencommissie van de NVvR en heeft een stevige positie in de commissie (bijvoorbeeld als voorzitter of secretaris). Bij voorkeur is de coördinator werkend in Utrecht of Amsterdam ivm de korte lijnen met de projectleden en de VQuest team leden, maar dit is geen vereiste. De coördinator heeft speciale interesse in / is bereid tot het verbeteren van de kwaliteit van de digitale voortgangstoets en de hiermee samenhangende processen. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 3/21

Functieomschrijving De coördinator fungeert als contactpersoon tussen de examencommissie enerzijds en het bureau, het aanspreekpunt van het projectteam en de VQuest teamleden anderzijds. De coördinator is verantwoordelijk voor de uiteindelijke toetssamenstelling en het testen van de toetspresentatie op locatie. b. Dagcoördinator examencommissie Profiel De dagcoördinator is lid van de examencommissie van de NVvR. Voor elke VGT wordt een dagcoördinator aangesteld. Functieomschrijving De dagcoördinator is aanspreekpunt voor de logistieke zaken omtrent deze VGT, vooral op de dag zelf. De dagcoördinator moet dan ook iemand zijn die bij de betreffende VGT aanwezig is. c. NVvR bureau (in de persoon van de verantwoordelijke voor de VGT) Profiel Heeft organisatorische en ondersteunende kwaliteiten en is in staat processen nauwgezet te bewaken. Functieomschrijving Voert de NVvR protocollen uit (o.a. protocol VGT inschrijvingen verwerken, verwerken uitslagen). Bewaakt het draaiboek en treedt pro-actief op bij het naderen van deadlines (door signalering aan de coördinator van de examencommissie). Ondersteunt bij het uitvoeren van het draaiboek. Reserveert de toetszalen, via de contactpersoon locatie VU zalen. Verzorgt de communicatie op NetRad en communicatie met de aios. d. Aanspreekpunt projectteam Profiel Dit is een projectlid dat tijdens de looptijd van het project nauw betrokken is geweest bij de organisatie van de toets en overzicht heeft over de organisatie en de betrokkenen alsook over de expertise van de verschillende betrokkenen. Functieomschrijving Fungeert na de looptijd van het project als vraagbaak voor de staande organisatie. Indien nodig kan het aanspreekpunt eventuele vragen doorspelen aan een ander projectlid dat de benodigde expertise heeft. e. VQuest teamleden Profiel Oprichters / eventuele werknemers VQuest B.V. Functieomschrijving Leveren de benodigde technische ondersteuning voor het samenstellen van de toets in VQuest en het genereren van de toetsresultaten. Zorgen dat de functionaliteit van VQuest aansluit bij de benodigde functionaliteit voor een veilige, hoogwaardige toetsafname. Testen de systeemkwaliteit van de toets op verschillende niveau`s. f. Ontwikkelaar VGT rapportage applicatie / gegevensbeheerder Profiel: Kennis over en ervaring met MS Office Automatisering en databeheer. Functieomschrijving: Genereren en beheren van de rapportages van de toetsresultaten per aios. Genereren aanmeldingsformulieren per opleidingsinstituut. Onderhoud en / of aanpassen VGT rapportage applicatie. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 4/21

g. Adviseurs DOO Profiel Experts op het gebied van medische educatie en toetsing. Functieomschrijving Adviseren de examencommissie over de kwaliteit van de toets op toets- en op vraagniveau. h. Contactpersoon locatie VU zalen Profiel Heeft inzage in de beschikbaarheid van de VU zalen en is bevoegd tot het inplannen van toetsen in het reserveringssysteem. Is op de hoogte van de stand van zaken van de toetszaal omtrent beschikbaarheid en eventuele calamiteiten. Functieomschrijving Communicatie met het NVvR bureau over de reservering van de VU toetszalen en eventuele vragen. i. Technische ondersteuning VU zalen Profiel Systeembeheerders digitent van de VU. Functieomschrijving Verantwoordelijk voor het packagen van de toets, beveiliging van de digitale toetsomgeving en verantwoordelijk voor het wegschrijven en het beheer van de antwoordenfiles. 2.4 Verantwoordelijkheden op hoofdlijnen Naast dit organisatorisch draaiboek voor de digitale VGT zijn ook andere protocollen in werking (o.a. protocol VGT inschrijvingen verwerken, verwerken uitslagen, nood- en calamiteitenplan etc.). Deze protocollen zijn complementair aan het draaiboek en in enkele gevallen wordt in het draaiboek naar deze andere protocollen verwezen. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 5/21

Verantwoordelijk voor Inhoud van de toets Aanleveren toetsvragen Presentatie van de toets Aanmelding en administratie deelnemers Communicatie aan aios Zaalreserveringen en surveillance Bewaken deadlines (samenstellen toets, aanlevering vragen) Functionaliteit VQuest Noodprocedure Verwerking toetsresultaten Persoon/instantie Subcommissie examen Subcommissie examen Beeldvragen gecoördineerd door coördinator en VQuest team. Tekstvragen gecoördineerd door NVvR Bureau. Subcommissie examen, eindcontrole coördinator NVvR bureau i.s.m. gegevensbeheerder NVvR bureau i.s.m. gegevens beheerder NVvR bureau in samenspraak met coördinator Tekstvragen: NVvR bureau Beeldvragen: Coördinator VQuest team Concilium Subcommissie examen, uitgevoerd door DOO / Gegevensbeheerder / VQuest team Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 6/21

3 Draaiboek examencommissie (coördinator en dagcoördinator) 3.1 ±1 jaar van te voren (idealiter) Datum en tijdstip VGT bepalen: NVvR bureau stemt datum, tijdstip, voorbereidingstijd en aantal beschikbare PC`s af met de coördinator 3.2 6 maanden van te voren Vraagtypen en scoremodel vaststellen, op basis van advies van adviseurs DOO 3.3 4 maanden van te voren Deadlines aanleveren toetsvragen afspreken iom VQuest team. Deadline doorgeven aan NVvR bureau Reviewvergadering plannen iom VQuest team Reviewvergadering: zaal Q gebouw reserveren broodjes en drinken bestellen bij FSC indien nodig Dit kan evt. uitbesteed worden, bijvoorbeeld aan het secretariaat op locatie Afspreken welke twee examencommissieleden zullen surveilleren. Eén van de twee wordt aangesteld als dagcoördinator. 3.4 2 maanden van te voren 1 week voor de deadlines: reminder deadlines beeldvragen Deadline aanleveren beeldvragen door de examencommissie aan VQuest team Waar nodig begeleiden van VQuest team bij het invoeren van de beeldvragen 3.5 Een maand van te voren Reviewvergadering Testen toets op eigen locatie Toets is gereed. Testen toets op PC s op toetslocatie Eventueel commentaar leveren op bevestigingsbrief aan aios Dagcoördinator: Eventueel commentaar leveren op instructie voor examencommissie/ docenten/surveillanten schrijven met daarin o.a. reserve inlogcodes en noodscenario en wat wel en niet mag tijdens examen Dagcoördinator: Praatje opstellen voorafgaand aan examen: voorstel is om het heel kort te houden. Algemene regels (toiletbeleid), belangrijke wijzigingen VQuest, inlogprocedure (2x herhalen). Praatje voor evt aanvullingen over VQuest aan VQuest team sturen. Dagcoördinator: Surveillanteninstructie en mondelinge instructie naar examencommissiesurveillanten sturen Bij grote veranderingen in het examen indien gewenst evaluatieformulieren maken Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 7/21

3.6 Toetsdag, in de zaal 30 minuten van te voren, uitgevoerd door de examencommissie-surveillanten samen met alle aanwezigen Dagcoördinator: Surveillanteninstructie doornemen met de andere surveillanten. Klaarleggen bij ingang: potloden, gummen, drinken, kladpapier Poster op deur hangen met VGT NVvR + Posters op toiletdeuren hangen Deelnemerslijst met lidnummer op de deuren hangen (buiten en binnen). Buiten in grote letters: u heeft uw lidnummer nodig voor het inloggen! 3.7 Kwartier van te voren, samen met alle aanwezigen Laat de aios binnen en wijs aios erop dat ze dingen mee moeten nemen die bij de ingang liggen, naar hun plek, en dat ze hun lidnummer nodig hebben voor het inloggen. Meegeven aan de aios: potlood en gum drinken kladpapier Dagcoördinator: houdt een kort praatje en eindigt met inloggegevens. Zie mondelinge instructie aios 3.8 Tijdens de toets, samen met de andere surveillanten Naam en legitimatie controleren: aios handtekening laten zetten! 3.9 Na de toets, samen met de andere surveillanten Gummen, potloden en papier worden door de aios zelf opgeruimd Computers inklappen, evt. troep opruimen 3.10 Noodscenario (met en zonder papieren versie) Zie document nood- en calamiteiten plan 3.11 Individuele problemen Probeer deze op te lossen zonder overlast te veroorzaken. Probeer de vorige/volgende vraag op te vragen. Opnieuw inloggen via noodaccount op andere computer (na inschakelen technische hulp) Maak een aantekening op de presentielijst als het probleem niet kan worden opgelost en roep hulp van het VQuest team. Geef aios evt. extra tijd (obv hoeveel tijd verloren is gegaan) 3.12 Verwerking toetsresultaten Week 4: besluiten welke vragen vervallen en rapporteren aan gegevensbeheerder + cc aan NVvR Bureau Week 5: Secretaris stelt commentaarbrief op, stemt deze af met het VQuest team en stuurt deze naar de NVvR Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 8/21

4 Draaiboek NVvR bureau 4.1 ± 1 jaar van te voren (idealiter) Datum en tijdstip VGT bepalen. Contact opnemen met de contactpersoon van de locatie: 1 Tijdslot reserveren van 2,5 uur (+ ½ uur voorbereiding). Aantal beschikbare PC`s vaststellen (VU: 375 plaatsen en 10 reserve plaatsen) Datum, tijdstip, voorbereidingstijd en aantal PC`s afstemmen met coördinator. 4.2 4 maanden van te voren Surveillance afspreken. Voorstel 9 surveillanten. 2 leden subcommissie examen 2 NVvR bureau medewerkers 2 leden VQuest team 3 extra surveillanten (er vallen na het project zeker 3 surveillanten uit het projectteam weg) 4.3 2 maanden van te voren Starten inschrijving. aios worden bij NVvR bureau voor VGT ingeschreven. Dispensatieverzoek conform vastgestelde regeling. Ontvangstbevestiging aan aanvrager en opleider. 1 week voor de deadlines: reminder deadlines tekstvragen 4.4 Een maand van te voren Rapporteren naam aios met lidnummer + geboortedatum aan VQuest team en definitieve aantal doorgeven aan contactpersoon locatie VU Inventariseren aantal aios met dyslexie (half uur extra tijd): Evt. organiseren van drinken + snack voor tijdens toets regelen. Lampen / andere oplossing verlichting organiseren Voorstel: geen zaalindeling maken maar vrije plaatsen ivm tijdsefficiëntie Kladpapier, potloden en gummen regelen Deelnemerslijst met lidnummer uitprinten voor op de deur Posters voor op de deur met VGT NVvR + posters voor op toiletdeuren uitprinten Link nieuwe VQuest film op NetRad indien nieuwe film ontvangen van VQuest team Bevestigingsbrief door coördinator laten controleren (voor evt nieuwe mededelingen) en daarna aan aios sturen conform protocol ± 2 weken voor datum toets + brief akkoord dispensatieverzoek aan betreffende sturen. Voorstel: in de brief opnemen dat men het lidnummer mee moet nemen naar de toets. Plattegrond op NetRad plaatsen indien locatie is gewijzigd Instructie voor examencommissie/ docenten/surveillanten schrijven met daarin o.a. reserve inlogcodes en noodscenario en wat wel en niet mag tijdens examen naar coördinator en VQuest team sturen voor eventuele wijzigingen. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 9/21

4.5 Toetsdag (zie voor gedetailleerd draaiboek laatste pagina van dit document) Meenemen: potloden kladpapier (= 1 A4 per deelnemer) definitieve lijst met deelnemers en lidnummer (1 extra voor op de deur) lege handtekeningenformulieren, zodat aios hun naam en handtekeningen erop kunnen zetten poster voor op de deur met VGT NVvR + posters voor op toiletdeuren instructies surveillanten lijst met wildcardnummers draaiboek drinken + snacks (indien gewenst) Alternatieve verlichting (evt.) 4.6 In de zaal 30 minuten van te voren, samen met alle aanwezigen Surveillanteninstructie doornemen met de andere surveillanten. Klaarleggen bij ingang: potloden, gummen, drinken, kladpapier Poster op deur hangen met VGT NVvR + Posters op toiletdeuren hangen Deelnemerslijst met lidnummer op de deuren hangen (buiten en binnen). Buiten in grote letters: u heeft uw lidnummer nodig voor het inloggen! 4.7 Kwartier van te voren, samen met alle aanwezigen Laat de aios binnen en wijs aios erop dat ze dingen mee moeten nemen die bij de ingang liggen, naar hun plek, en dat ze hun lidnummer nodig hebben voor het inloggen. Meegeven aan de aios: potlood en gum drinken kladpapier 4.8 Tijdens de toets, samen met de andere surveillanten Naam en legitimatie controleren: aios naam en handtekening laten zetten! 4.9 Na de toets, samen met de andere surveillanten Gummen, potloden en papier worden door de aios zelf opgeruimd Computers inklappen, evt. troep opruimen 4.10 Noodscenario (met en zonder papieren versie) Zie document nood- en calamiteiten plan 4.11 Computerproblemen individuele deelnemers Probeer deze op te lossen zonder overlast te veroorzaken. Probeer de vorige/volgende vraag op te vragen. Opnieuw inloggen via noodaccount op andere computer (na inschakelen technische hulp) Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 10/21

Maak een aantekening op de presentielijst als het probleem niet kan worden opgelost en roep hulp van het VQuest team. Geef aios evt. extra tijd (obv hoeveel tijd verloren is gegaan) 4.12 1 dag na de toets Enquête opsturen (indien gewenst, bv. bij grote verandering van de toets) 4.13 Verwerking toetsresultaten Week 2: Opmerkingenformulieren (te verkrijgen via NetRad) verzamelen en per deelgebied naar sub cie examen sturen. Opmerkingenformulieren mogen aangeleverd worden tot één week na ontvangst van de voorlopige uitslag. Week 6: Uitslag (incl. uitslagbrief) naar aios Vragen en antwoorden toets op NetRad plaatsen Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 11/21

5 Draaiboek VQuest team en technische ondersteuning toetslocatie 5.1 4 maanden van te voren Deadlines aanleveren toetsvragen afspreken met coördinator 5.2 2 maanden van te voren Ingeleverde beeldvragen in VQuest zetten onder begeleiding van de coördinator 5.3 Een maand van te voren Reviewvergadering Tijdens vergadering het eind- en beginscherm van het examen en evt nieuwe functionaliteit in VQuest laten zien (bv vraagtekenfunctie) Inlogcodes en wildcardnummers aanmaken obv lidnummers + geboortedata Toets evt. wijzigen naar aanleiding van eerste test door coördinator Toets is gereed. Toets evt. wijzigen naar aanleiding van test op toetslocatie door coördinator Technische beheerder VU package laten maken voor de toets Evt nieuwe film VQuest maken en aan NVvR Bureau communiceren (plaatst link op NetRad) Evt commentaar leveren op instructie voor examencommissie/ docenten/surveillanten schrijven met daarin o.a. reserve inlogcodes en noodscenario en wat wel en niet mag tijdens examen. Evt commentaar leveren op praatje voorafgaand aan examen dat opgesteld is door de coördinator, bv. t.a.v. belangrijke wijzigingen VQuest, inlogprocedure 5.4 Een week van te voren Nogmaals testen toets. 5.5 Dag van te voren Uitrollen toets (indien mogelijk, anders op de toetsdag zelf). Testen toets / server 5.6 Toetsdag (zie voor gedetailleerd draaiboek laatste pagina van dit document) Meenemen: VQuest met toets Inlogfiles wildcardnummers voor inloggen 5.7 In de zaal 30 minuten van te voren Tijdens surveillanteninstructie uitleggen hoe opnieuw ingelogd kan worden bij individuele problemen. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 12/21

Uitdelen wildcardnummers aan surveillanten Technische ondersteuning op locatie VU zet de PC en monitor aan. Technische ondersteuning op locatie VU logt in (is gekoppeld aan VQuest). 5.8 Tijdens de toets Controleren of resultaten op de server binnenkomen. Technische ondersteuning op locatie, op afroep 5.9 Na de toets Controleren of uitslagen op server staan. Technische ondersteuning op locatie haalt toets van PC af. PC s en monitoren uitzetten door technische ondersteuning op locatie. De toets wordt nu automatisch verwijderd. Controleer dit steekproefsgewijs. 5.10 Noodscenario (met en zonder papieren versie) Zie document nood- en calamiteiten plan 5.11 Computerproblemen Probeer deze op te lossen zonder overlast te veroorzaken. Probeer de vorige/volgende vraag op te vragen. Opnieuw inloggen via noodaccount op andere computer (na inschakelen technische hulp) Maak een aantekening op de presentielijst als het probleem niet kan worden opgelost en roep hulp van het VQuest team. Geef aios evt. extra tijd (obv hoeveel tijd verloren is gegaan) 5.12 Verwerking toetsresultaten Week 1: Extraheren resultaten, in unieke vragenvolgorde, en resultaten aanleveren aan: DOO Gegevensbeheerder NVvR Bureau Voorlopige uitslag via mail naar aios: NVvR Bureau hiervan informeren. Week 5: Evt. commentaar leveren op uitslagbrief Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 13/21

6 Draaiboek op de Toetsdag (11 april 2014) (dit gedeelte ieder half jaar aanpassen) Functie Coördinatie Technische ondersteuning SURF project Ondersteuning VU Bureau NVvR (surveillance) Examencommissieleden NVvR Naam 6.1 Toetsdag Toetsdag: Voorbereidingen (vanaf 11.00) Tijdstip Wat Wie 11.30 Gereed maken PC's: uitrol Vquest & PDF, pc's inloggen en testen. 11.30 Instructieoverleg met NVvR -Wat is het wachtwoord? + wildcards over de surveillanten verdelen. -instructie opnieuw inloggen bij technisch probleem Ondersteuning VU / technische ondersteuning SURF project Coördinatie/NVvR bureau/ NVvR examencommissieleden 11.30 Klaarleggen bij PC's: NVvR bureau / coördinatie blad met naam en NVvR nr aios, ophangen letters A t/m Z (A achteraan) Klaarleggen bij ingang: potloden, gum, water, snacks Coördinatie 11.30 Lichtbakken neerzetten Coördinatie 11.30 Testen wegschrijven antwoorden naar server Ondersteuning VU / technische ondersteuning SURF project Toetsafname Tijdstip Wat Wie 11.45 Deur open NVvR bureau 11.55 Introductie/welkomstpraatje (zie mondelinge instructie aios) 12.00 Start toets Lichten dimmen NVvR examencommissielid Coördinatie Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 14/21

12.00 Ondersteuning bij (inlog)problemen Vquest Coördinatie / technische ondersteuning SURF project 12.00 Controle of juiste hoeveelheid antwoordmapjes/antwoorden aangemaakt worden Ondersteuning VU / technische ondersteuning SURF project NVvR bureau 12.05 Presentie aftekenen ahv presentielijst en ID in Vquest scherm 12.30 Deur sluit voor laatkomers Surveillanten 13.00 aios die klaar zijn, mogen de zaal verlaten Surveillanten 13.45 Geen toiletbezoek meer toegestaan Surveillanten 14.15 Omroepen laatste half uur NVvR examencommissielid 14.45 Omroepen einde toets (behalve voor Dyslecten) NVvR examencommissielid 15.15 Eindetoets Dyslectici Surveillanten 6.2 Vanaf toetsdag Na toetsafname Datum Wat Wie Toetsdag: Controle of toetsdata compleet is en backup maken technische ondersteuning SURF project en evt. ondersteuning VU 15.00-16.00 Opschonen en afsluiten PC's ondersteuning VU Steekproefgewijs controleren of toets+beeldmateriaal van pc's is verwijderd Verzamelen documenten en waterflesjes bij PC's Ondersteuning VU / technische ondersteuning SURF project Surveillanten / Coördinatie 1 dag na toetsdag Bewegwijzering weghalen Update definitieve deelnemers + e-mail adressen aan projectteam mailen Enquête uitsturen Coördinatie NVvR Projectteam Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 15/21

7 Incidenten- en calamiteitenprotocol Digitale Voortgangstoets Radiologie Concept, 17-06-2014 Inhoud 1.1. Doel 1.2. Gebruik en verantwoordelijkheid 1.3. Verwante documentatie 1.4. Betrokkenen en verantwoordelijkheden 2.1. Noodprotocol 2.2.1. Protocol voorafgaand aan toetsafname 2.2.2. Protocol tijdens toetsafname 2.2.3 Protocol na toetsafname 2.3 Communicatiebeleid 1.1. Doel Het Incidenten- en Calamiteitenprotocol Digitaal Toetsen beschrijft hoe te handelen in geval van incidenten 1 en calamiteiten 2 voorafgaand, tijdens en na de digitale voortgangstoets Radiologie zodat: o aantoonbaar adequaat wordt geanticipeerd en gereageerd op incidenten en/of calamiteiten o eenduidigheid bestaat over rollen en verantwoordelijkheden tijdens incidenten en/of calamiteiten o onrust en onzekerheid bij betrokkenen over technische problemen, zowel voorafgaand als tijdens digitale afname, tot een minimum beperkt worden. o interne en externe imagoschade als gevolg van incidenten en/of calamiteiten tot een minimum wordt beperkt 1.2. Gebruik en eindverantwoordelijkheid Dit protocol is bedoeld voor alle (uitvoerend) betrokkenen bij de afname van de digitale voortgangstoets Radiologie. In het bijzonder de toetscoördinator, surveillanten, technische ondersteuning toetslocatie, VQuest teamleden en de Examencommissie van de Nederlandse Vereniging voor Radiologie (NVvR). Eigenaar van het protocol en toezichthouder op de juiste uitvoering van de in het protocol beschreven processen is het concilium radiologicum van de NVvR. 1.3 Betrokkenen en verantwoordelijkheden Concilium radiologicum NVvR: eigenaar noodprotocol Examencommissie NVvR: eindverantwoordelijk voor toets afname en (externe) communicatie in geval van incidenten en calamiteiten Voorzitter Examencommisie NVvR: woordvoerder externe communicatie in geval van calamiteiten en incidenten. Daarnaast verantwoordelijk voor interne communicatie (maatregelen en gevolgen) incidenten en calamiteiten. VQuest team: adviserende rol naar examencommissie Surveillanten: signaleren problemen/vragen en doorspelen naar de juiste persoon 1 Definitie Incident: een technisch probleem waardoor de toetsafname van één student niet (volledig) kan worden afgerond. Er kunnen verschillende incidenten tijdens 1 toetsafname voorkomen. 2 Definitie Calamiteit: een technisch probleem waardoor de toetsafname van meerdere / alle studenten niet (volledig) kan worden afgerond. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 16/21

1.4. Verwante documentatie Het incidenten- en calamiteitenprotocol kan niet los worden gezien van het draaiboek staande organisatie. 2.1 Noodprotocol Het noodprotocol, in de vorm van beslisbomen, bestaat uit 4 onderdelen 1. Protocol voorafgaand aan toetsafname, ter anticipatie op mogelijke incidenten en calamiteiten 2. Protocol tijdens toetsafname, ter reactie op geconstateerde incidenten en calamiteiten 3. Protocol na toetsafname, ter reactie op geconstateerde incidenten en calamiteiten 4. Extern communicatiebeleid Bij een aanzienlijke kans op impactvolle incidenten en calamiteiten voorafgaand aan de toetsafname, zal de examencommissie NVvR besluiten tot schriftelijke afname of uitstel (protocol 1). Bij constatering van impactvolle incidenten en calamiteiten tijdens en na toetsafname, zal de examencommissie NVvR besluiten de toets te laten vervallen of een nieuw toetsmoment in te plannen (protocol 2 en 3). Aanbevolen wordt om ten alle tijden een digitale reserve toets achter de hand te houden zodat, indien nodig, een nieuwe toetsdatum binnen afzienbare termijn kan worden vastgesteld. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 17/21

2.2.1. Protocol voorafgaand aan de toetsafname Vanaf 1 maand voorafgaand aan toetsafname Voorbereidingen toetsafname lopen grote vertraging op (zie draaiboek) Er is twijfel over de stabiliteit van de toetsomgeving Werkplek- en systeembeheerder(s) toetslocatie Technisch beheerder VQuest doet onderzoek Probleem kan niet op kort termijn worden opgelost of er blijft twijfel bestaan Probleem kan op kort termijn worden opgelost Verder met voorbereidingen toetsafname Technisch beheerder VQuest neemt i.o.m. de toetscoördinator uiterlijk 1 week voor de toetsafname contact op met de examencommissie NVvR en geeft het advies de geplande digitale toetsafname niet door te laten gaan. De uiteindelijke beslissing wordt door Examencommissie NVvR genomen. c c Geplande digitale toetsafname gaat niet door Geplande digitale toetsafname gaat door Examencommissie NVvR deelt beslissing mede aan toetscoördinator. Mogelijkheden, gevolgen en te ondernemen acties tav besluit (bijv. uitstellen toetsafname / schriftelijke afname) worden o.l.v. toetscoördinator in kaart gebracht. Toetscoördinator legt aangepast draaiboek (op hoofdlijnen) ter goedkeuring voor aan Examencommissie NVvR. Examencommissie NVvR deelt beslissing mede aan toetscoördinator. Mogelijkheden, gevolgen en te ondernemen acties tav besluit worden door toetscoördinator en Examencommissie NVvR in kaart gebracht. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 18/21

2.2.2. Protocol tijdens de toetsafname Tijdens de toetsafname Constatering incident¹ Constatering calamiteit² Heeft aios voldoende tijd (evt. extra tijd) om toets af te ronden na oplossen incident? (bij twijfel: overleg ter plaatse met Examencommissielid NVvR) Examencommissielid NVvR ter plaatse informeert aios en vraagt max. 15 minuten geduld te hebben Nee Examencommissielid NVvR ter plaatse beslist of aios zaal verlaat of de toets continueert. Na afloop van toetsafname beslist Examencommissie NVvR of de toetsuitslag ongeldig wordt verklaard (afhankelijk van de impact van het incident op de toetsuitslag) en wat de gevolgen zijn van deze beslissing. De aios wordt binnen 1 week na toetsafname geïnformeerd. Ja aios gaat verder op reserve PC of logt in met wildcard Probleem niet binnen 15 min opgelost Werkplek- en systeembeheerder(s) toetslocatie Technisch beheerder VQuest achterhaalt het probleem Probleem binnen 15 min opgelost Technisch beheerder VQuest geeft Examencommissielid NVvR ter plaatse advies toets niet door te laten gaan. Examencommissielid neemt uiteindelijke beslissing. Technisch beheerder Vquest geeft Examencommissielid NVvR ter plaatse advies toets door te laten gaan. Examencommissielid neemt uiteindelijke beslissing. Toetsafname vindt geen doorgang Toetsafname vindt doorgang Examencommissielid NVvR ter plaatste meldt dat binnen een week per e-mail bericht komt over het besluit van eventuele nieuwe toetsgelegenheid of vervallen van de toets Examencommissielid NVvR ter plaatste deelt mede dat de problemen zijn opgelost en meldt hoe AIOS de toets verder kunnen vervolgen (al dan niet met extra uitlooptijd). ¹ Definitie Incident: een technisch probleem waardoor de toetsafname van één student niet (volledig) kan worden afgerond. Er kunnen verschillende incidenten tijdens 1 toetsafname voorkomen. ² Definitie Calamiteit: een technisch probleem waardoor de toetsafname van meerdere / alle studenten niet (volledig) kan worden afgerond. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 19/21

2.2.3. Na afloop van de toetsafname Na toetsafname Constatering incident of calamiteit* Technisch beheerder VQuest probeert oorzaak probleem te achterhalen en tot een oplossing te komen Werkplek- en systeembeheerder(s) toetslocatie Geen oplossing Oplossing Verdere toetsverwerking vindt volgens standaard workflow plaats (zie draaiboek) Technisch beheerder VQuest informeert Examencommissie NVvR. Examencommissie NVvR neemt beslissing hoe om te gaan met incident/ calamiteit. Toetsuitslag getroffen aios wordt ongeldig verklaard Toetsuitslag alle aios wordt ongeldig verklaard Toetsuitslag getroffen aios wordt bepaald op basis van beschikbare toetsdata Toetsuitslag alle aios wordt bepaald op basis van beschikbare toetsdata getroffen aios Een herkansing zal binnen een paar weken worden afgenomen Er zal geen herkansing worden afgenomen (ivm formatieve toets) * Bij incidenten en calamiteiten die na afloop van een toets worden geconstateerd, zal het gaan om ontbrekende toetsdata op inidivueel niveau of voor meerdere AIOS. Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 20/21

2.3. Extern communicatiebeleid Ervaringen van landelijke onderwijsinstellingen / opleidingen leren dat een transparant communicatiebeleid omtrent incidenten, calamiteiten en fraude constatering veel imagoschade kan voorkomen. Oók in het geval van low-stake en/of formatieve toetsing. Voor de digitale voortgangstoets wordt aanbevolen één woordvoerder te benoemen voor externe communicatie, de voorzitter van de NVvR. Hiermee wordt voorkomen dat tegenstrijdige berichten de media bereiken. Daarnaast wordt aanbevolen om bij noemenswaardige incidenten, calamiteiten en/of fraude, proactief een (openbaar) mediabericht uit te brengen. Dit kan bijvoorbeeld de NVvR website zijn of een vakblad. De NVvR heeft hierdoor zelf zeggenschap over de inhoud van de informatie en kan hierdoor onnodige en uit verband gerukte media aandacht voorkomen (zoals onlangs, dd 2014, het geval bij de faculteit Economie en Bedrijfskunde, UvA). Organisatorisch draaiboek digitaal toetsen met beelden; 5-9-2014 13:29 21/21