Proefhoofdstuk Sportmanagement
Kom je cursus inkijken: Antwerpen, Frankrijklei 127, 2000 Gent, Oude Brusselseweg 125, 9050 Hasselt, Simpernelstraat 27, 3511 Brussel, Timmerhoutkaai 4, 1000 Maak van je opleiding sportmanagement een succes! Beste toekomstige student, Hartelijk dank voor je interesse in de opleiding sportmanagement aan het Centrum Voor Afstandsonderwijs. Op de volgende pagina s vind je een hoofdstuk en de volledige inhoudstafel van deze thuisstudie terug. Ook krijg je alle nodige informatie over de werking van onze school. Neem deze info rustig door, zo krijg je een goed beeld van de inhoud van de cursus en weet je zeker dat je voor de opleiding kiest die het beste bij jou past. Noteer alvast dat alle diploma s die je via het CVA behaalt erkend zijn en uitermate praktijk- en dus jobgericht! Heb je na het inkijken van dit proefhoofdstuk nog vragen? Geef ons gerust een seintje op het nummer of mail ons op. Onze opleidingsconsulenten beantwoorden al jouw vragen en geven je persoonlijk advies omtrent je studiekeuze. Blader je graag door de volledige cursus? Ook dat kan. Het Centrum Voor Afstandsonderwijs geeft je op vier plaatsen in België de mogelijkheid om de cursussen geheel vrijblijvend in te kijken. Je kan de cursussen inkijken in de campussen van Het Centrum Voor Avondonderwijs VZW in Antwerpen, Gent en Hasselt of in Brussel. Je hoeft hiervoor geen afspraak te maken, kom gewoon vrijblijvend langs. Ik wens je veel leesplezier en alvast veel succes met je studie! Jo Vandevelde Opleidingsconsulent Centrum Voor Afstandsonderwijs
Sportmanagement: erkende opleiding en praktijkgerichte cursus Deze moderne en praktijkgerichte opleiding kwam tot stand in samenwerking tussen het Centrum Voor Afstandsonderwijs en zelfstandige beroepsdeskundigen met jarenlange ervaring. Een duidelijke structuur maakt deze cursus zeer overzichtelijk. Op deze manier garanderen wij je een vlot studietraject. Op de volgende pagina s vind je de volledige inhoudstafel van de opleiding en een gratis onderdeel uit de cursus terug.
1 Module 1: A search for knowledge 1.1 Het leven zoals het is: de sportmanager 1.1.1 Wat is sport? 1.1.2 Wat is management? 1.1.3 Wat is een sportmanager? 1.1.4 De rollen van een sportmanager 1.1.5 Waar werkt een sportmanager? 1.1.6 Samenvatting 1.1.7 Oefeningen 1.2 Sport en economie: een groeiende samenhang 1.2.1 Relatie tussen sport en economie 1.2.2 Macro- en micro-economie in sport 1.2.3 Sport als economisch product 1.2.4 Diverse inkomstenbronnen en de zoektocht naar exclusiviteit 1.2.5 Het lokalisatieprobleem 1.2.6 De economische impact van sportevenementen 1.2.7 Samenvatting 1.2.8 Oefeningen 1.3 Sportmarketing: sport als booming business 1.3.1 Strategische sportmarketing 1.3.2 De eigen organisatie analyseren 1.3.3 Analyse marktonderzoek en marketinginformatie
1.3.4 Bepalen van marketingmissie en doelstellingen 1.3.5 Formuleren van kernmarketingstrategie 1.3.6 Bepalen van strategie, tactiek en prestatie-indicators 1.3.7 Uitvoeren en coördineren van de marketing- en servicemix 1.3.8 Controleren, evalueren en corrigeren van marketingfuncties 2 Module 2: A symbiosis between knowledge and practice 2.1 Communicatie; de grootste valkuil van een sportmanager 2.1.1 Sportcommunicatie 2.1.2 Presentatietechnieken 2.1.3 Het verkoopgesprek 2.1.4 De follow-up bij verkoop 2.1.5 De pers bereiken 2.1.6 Opbouw van een persbericht 2.1.7 Persconferentie en persmap maken 2.1.8 Telefonisch contact leggen 2.1.9 Sportmarketingcommunicatie 2.1.10 Grafische sportcommunicatie 2.1.11 People management in sport 2.1.12 Samenvatting 2.1.13 Oefeningen 2.2 Management van een sportevenement of accommodatie 2.2.1 Opstart van een sportaccommodatie of evenement 2.2.2 Marketing van een sportaccommodatie of evenement 2.2.3 Succes van een sportaccommodatie of evenement 2.3 Sport & recht: meer en meer samen
3 Module 3: Practice makes perfect 3.1 Het sollicitatiegesprek 3.1.1 Bereid je voor op je gesprek 3.1.2 Tips voor een vlot gesprek 3.1.3 Vragen die de rekruteerder kan stellen 3.1.4 Opmerkingen 3.1.5 Sterke vragen die je kunt stellen 4 Starten als zelfstandig ondernemer 4.1 Inleiding 4.2 Wat is ondernemen en werken als zelfstandige? 4.3 Durven ondernemen! 4.4 Welke commerciële aanpak is de beste? 4.5 Hoe start je als zelfstandige praktisch 4.6 Welke prijzen moet ik vragen? 4.7 Oefening prijzen 4.8 De belasting op de toegevoegde waarde (BTW) 4.9 De boekhouding van een zelfstandige 4.10 De winst en je belastingen 4.11 Oefening winstberekening 4.12 Het koopcontract tussen de ondernemer en de cliënt 4.13 De algemene voorwaarden van een zelfstandig Sportmanager 4.14 Het sociaal statuut van de zelfstandige 4.15 Heb jij de smaak te pakken? 4.16 Oefeningen bij Starten als zelfstandig Sportmanager
5 Hoe start ik mijn eigen (sport)evenement op? 5.1 Voor het evenement 5.2 Basisvragen 5.3 Organisatieteam 5.3.1 Vrijwilligers 5.4 Doelstelling en doelgroep 5.5 Communicatieplan 6 Nawoord 7 BIBLIOGRAFIE
HOOFDSTUK 5: HOE START IK MIJN EIGEN SPORTEVENEMENT OP? 5.1 Voor het evenement Een goede voorbereiding is de basis van elk evenement. Door te bepalen welk soort evenement je wenst te organiseren, wie het evenement zal organiseren, een datum en een locatie te kiezen, een programma op te stellen en een goede planning en communicatie voor te bereiden, bouw je aan de basis van een geslaagd evenement. Goed begonnen is immers nog altijd half gewonnen! Het succes van een evenement hangt af van verschillende factoren. De meeste daarvan heb je zelf in de hand. Daarom is het van groot belang om ten eerste op tijd te beginnen aan de voorbereidingen, en ten tweede om alle details uit te werken. 5.2 Basisvragen Op één lijn met je klant Je klant staat centraal in het hele planningsproces van je evenement. Jij hebt als taak om de behoeften en belangen van je klant te behartigen. Een efficiënte communicatie is hierbij zeer belangrijk. Dit vermindert de kans op onnodige vergissingen en fouten. Hou daarom de wensen van je klant altijd goed voor ogen! In het begin heeft je klant waarschijnlijk slechts een vaag idee van hetgeen hij zou willen. Omdat hij het allemaal wat teveel vindt om te organiseren deed hij immers een beroep op jou, de manager. De leidraad om op een efficiënte manier naar de wensen van de klant te polsen is het stellen van vijf eenvoudige basisvragen: 1. Wie? Voor wie wordt het evenement georganiseerd? Wat is de doelgroep? Je kunt deze informatie bekomen door het stellen van de volgende vragen: - Wie komt naar het evenement: vrienden, familie, zakenrelaties,. - Hoeveel mensen zullen er naar het evenement komen?
2. Wat? Welk soort evenement gaan we organiseren? Evenementen zijn er in alle soorten en maten. Als succesvolle manager ben jij dan ook in staat om eender welk evenement te organiseren voor elke situatie. Voorbeelden zijn: verjaardagsfeesten, zakenlunches, bruiloft, jubileum, concert, 3. Wanneer? Wanneer zal het evenement plaatsvinden? Is er een voorkeur voor een bepaalde maand of dag? Op welk tijdstip van de dag wil je het evenement laten plaatsvinden? Duurt het evenement één dag of meerdere dagen? 4. Waar? Voorbeelden: - Een verjaardagsfeestje kan in huiselijke kring georganiseerd worden voor een beperkt aantal gasten. Vanaf het moment dat er veel gasten uitgenodigd worden zal er een zaal gehuurd worden. - Een beurs organiseren we in een hotel of een conferentiecentrum. - Een huwelijk vindt plaats in een kerk en/of een feestzaal. De keuze van de locatie hangt nauw samen met de aard van het evenement en de datum. Het is belangrijk om een locatie te kiezen die voldoende plaats biedt aan de gasten en ook zo is ingericht dat alle noodzakelijke faciliteiten voor het evenement aanwezig zijn.
5. Hoe? Deze vraag geeft je meer info over de opbouw en planning van het evenement. Mogelijke vraagstellingen zijn: - Wordt er een toegangsprijs gevraagd of is het evenement gratis? - Heeft je klant al een idee voor een thema voor het evenement? - Hoe lang duurt het evenement? - Hoe worden de gasten voorzien van eten en drinken? Is er een buffet, zijn er drankjes beschikbaar? Hoe moet dit geserveerd worden? - Hoe zullen de gasten uitgenodigd worden voor het evenement? Is het enkel toegankelijk voor genodigden of is de toegang vrij voor iedereen? 5.3 Organisatie team In dit onderdeel gaan we de aanpak van de organisatie van een evenement even verder uitdiepen: Solo of in teamverband? Ga je het evenement in je eentje organiseren of ga je mensen trachten te overtuigen om het samen te doen? Indien je de mogelijkheid hebt om het in teamverband te doen, zorg dan voor de samenstelling van een evenwichtige groep. Ieder heeft zijn kwaliteit en zijn rol in het welslagen van het evenement. Hieronder vind je een opsomming van de vaardigheden en kennis waarover een goed organisatieteam beschikt (in willekeurige volgorde): - Inlevingsvermogen (zich kunnen verplaatsen in de doelgroep) - Onderdelen naadloos op elkaar laten aansluiten (zowel logistiek als thematisch) - Oog voor elk detail zonder de rode draad te verliezen - Flexibiliteit en improvisatievermogen - Marktkennis (weten wat er in de evenementenmarkt te koop is) - Kennis van technische en praktische gegevens (zoals kengetallen, minimaal benodigde voorzieningen en wettelijke vereisten) - Verworven kennis creatief kunnen toepassen
- Een projectmanager, coördinator en inkoper tegelijk kunnen zijn - Denken vanuit een marketingdoelstelling en deze vertalen naar een geschikt Evenementenconcept - Ervaring Deze vaardigheden kunnen we eveneens vertalen naar verschillende types van mensen: - De creatieveling: iemand met veel inlevingsvermogen die zich goed kan verplaatsen in de doelgroep en die een origineel concept kan bedenken. - De ervaren organisator: heeft al verschillende evenementen georganiseerd en kent de verschillende stappen. Hij heeft aandacht voor praktische details. - De coördinator: begeleidt alle leden van het team, behoudt het overzicht van wie waar wanneer mee bezig is, heeft ervaring met projectmanagement. - De inhoudelijke expert: voor het organiseren van bv. een congres heb je best ook iemand in het team die de inhoud voor zijn rekening neemt bv. bij het opstellen van programma s. - De externe partners: die een deelaspect van de organisatie op zich nemen bv. de cateraar. - De sponsor: iemand die de belangrijkste beslissingen neemt. Eenzelfde persoon vervult vaak verschillende rollen. Een beperkt team is ideaal (3 à 4 personen) want teveel beslissingsnemers bemoeilijkt het overleg. Voor een klein evenement volstaan zelfs 2 personen. Een duidelijke taakverdeling is essentieel voor een goeddraaiend organisatieteam. Regelmatig overleg is een must om iedereen op de hoogte te houden van de stand van zaken in het evenement. Hoe dichterbij de dag van het evenement komt, hoe meer er vergaderd zal worden. Het is ook aangewezen een kort verslag met een actielijst na elke vergadering op te stellen zodat iedereen weet wat hem te doen staat. Indien je voor een opdrachtgever werkt is het ook best om regelmatig met hem terug te koppelen. Om ervoor te zorgen dat de coördinatie van het evenement te allen tijde gegarandeerd wordt, is het van belang om twee coördinatoren aan te stellen. Of er op zijn minst voor te zorgen dat er iemand is die de rol van coördinator gemakkelijk kan overnemen. Dat is een geruststelling voor het hele organisatieteam.
5.3.1 Wat is een vrijwilliger? Veel evenementen worden georganiseerd met vrijwilligers. Hierbij dien je rekening te houden met een aantal wettelijke bepalingen. (www.vrijwilligerswerk.be) Vrijwilligerswet Er bestaan wettelijke bepalingen rond wie vrijwilliger is, wat vrijwilligerswerk is, de organisatienota, de aansprakelijkheid van de vrijwilliger en de organisatie, verzekeringen, arbeidsrecht, vergoedingen en bijzondere categorieën van vrijwilligers. Nieuwe vrijwilligerswet De wet is in verschillende stappen tot stand gekomen en kan in de toekomst nog aangevuld worden met een aantal Koninklijke Besluiten. De wet die op 3 juli 2005 werd goedgekeurd, kreeg een eerste aanpassing op 27 december 2005 via de wet houdende diverse bepalingen. In juni 2006 volgde een tweede grondige wetswijziging. De wet is op 1 augustus 2006 in werking getreden, met uitzondering van de aansprakelijkheidsregeling en de verplichte verzekering. Deze twee delen zijn van toepassing sinds 1 januari 2007. Eindelijk worden een aantal wettelijke drempels opgeheven zodat meer mensen onbezorgd vrijwilligerswerk kunnen verrichten. Iedere vrijwilliger geniet nu een betere wettelijke bescherming. Het steunpunt Vrijwilligerswerk Limburg volgde de debatten en de evolutie in de wetgeving op de voet en verstrekt op vraag informatie over de nieuwe (aangepaste) wet.
De verschillende publicaties (gratis te downloaden) bevatten meer gedetailleerde uitleg per wetsartikel. - De regels van het spel (Steunpunt Vrijwilligerswerk Limburg) http://www.limburg.be/webfiles/files_dir02/vrijwilligerswerk/pdf-documenten Het Steunpunt Vrijwilligerswerk Limburg heeft voor groepen een powerpoint-presentatie over deze wet. De presentatie "de 10 regels van het spel" kan gratis via mail opgevraagd worden bij de coördinator van het steunpunt: pvananderoye@limburg.be - Vrijwillig, de wet betreffende de rechten van de vrijwilliger (Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk) - Vorming over de vrijwilligerswet Organisaties uit iedere sector kunnen vorming aanvragen over de vrijwilligerswet, bij Mario Knippenberg van Vormingplus Limburg, 011 560109, mario.knippenberg@vormingplus.be. http://www.limburg.be/ecache/int/20/909.bgjspxdlbhppam4mbgjsbni9mtuznjqmbgj Verzekering vrijwilligers De wet legt aan vzw's, openbare instellingen en feitelijke verenigingen met personeel en/of afdeling de verplichting op om een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering (BA) af te sluiten voor de vrijwilligers binnen de organisatie. Dit deel van de wet is sinds 1 januari 2007 van toepassing. Organisaties hebben verschillende mogelijkheden om een verzekering af te sluiten en in orde te zijn met de wet. - Organisaties die al een BA verzekering hebben zijn in principe in orde. De verzekeringsmaatschappijen moeten volgens de wet de lopende polissen automatisch aanpassen aan de wettelijke bepalingen. Organisaties kunnen dit voor alle zekerheid bij hun verzekeringsmaatschappij navragen. - Organisaties kunnen een BA verzekering afsluiten (die voldoet aan de wet) bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze. De federale overheid heeft hiervoor met zes grote verzekeringsmaatschappijen een kaderovereenkomst afgesloten: Dexia/DVV, Ethias, Fidea, Fortis, KBC en P&V. Maar ook andere verzekeringsmaatschappijen mogen een dergelijke polis aanbieden. - De provincie Limburg en de Limburgse steden en gemeenten bieden sinds 1 juli 2007 een gratis verzekering voor vrijwilligerswerk aan. De verzekering omvat de burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand. OPGELET: De meest volledige polis BA dekt alle activiteiten voor alle medewerkers en leden in de organisatie. De BA die enkel voldoet aan de wet dekt uitsluitend de schade ten gevolge van fouten van de vrijwilligers. De BA dekt enkel de schade aan "derden". Andere verzekeringen zoals Lichamelijke Ongevallen of Rechtsbijstand moeten (meestal) extra verzekerd worden! Vraag aan uw verzekeringsmaatschappij de polis die past voor uw organisatie.
Verzekeringen: een gids Verzekeringen en vrijwilligerswerk, er is de laatste tijd heel wat over te doen. Dramatische rechtszaken duwen ons met de neus op de feiten. De brochure "Vrijwilligerswerk, goed verzekerd!" behandelt de verzekeringsproblematiek en besteed aandacht aan de risico s die vrijwilligers lopen. In deze brochure wordt nog geen rekening gehouden met de bepalingen uit de nieuwe vrijwilligerswet. Een aangepaste versie van deze brochure zal later dit jaar verschijnen. Kostenvergoeding vrijwilligers Vrijwilligers mogen geen loon ontvangen. Ze mogen wel een vergoeding voor kosten ontvangen. De kosten moeten niet bewezen worden als ze minder dan 29,05 euro per dag EN 1.161,82 euro per jaar bedragen (index 2008). Ontvangt een vrijwilliger van één organisatie (of van meerdere organisaties samen)meer dan de vastgestelde bedragen, dan kunnen deze enkel als vergoeding van gemaakte kosten beschouwd worden indien al de kosten (binnen het lopende jaar) kunnen bewezen worden. Indien één of alle grenzen van deze bedragen overschreden worden, zonder dat de kosten kunnen bewezen worden, vallen deze vergoedingen automatisch buiten het vrijwilligerswerk. In 2007 waren de maximale bedragen per dag 28,48 euro en per jaar 1.139,02 euro. Nieuwe vzw wetgeving De wet van 27 juni 1921 die de verenigingen zonder winstoogmerk regelt, werd onlangs gewijzigd. Deze hervorming wil een grotere transparantie waarborgen van de verenigingen ten aanzien van derden en tevens van hun leden. De Federale Overheidsdienst Justitie heeft een publicatie gemaakt over dit onderwerp. De VZW (http://www.limburg.be/webfiles/files_dir02/vrijwilligerswerk/pdf-documenten) Voor meer informatie over de (nieuwe) vzw-wetgeving kan je ook terecht bij de volgende organisaties: - Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw's (VSDC) Noordstraat 9, 8560 MOORSELE, tel. 056 41 03 68, www.vsdc.be http://www.vsdc.be/ - PROCURA Kenniscentrum voor non-profit en sociale economie vzw Linvingstonelaan 6 bus 2, 1000 BRUSSEL, tel. 02 285 41 25, info@procura.be, http://www.procura.be/
5.4 Doelstelling en doelgroep Evenementen ontstaan vaak heel impulsief. Onder vrienden wordt vaak al eens aangehaald wanneer het volgende verjaardagsfeestje gepland is of op het werk vragen de collega s wanneer die Nieuwjaarsborrel er nu eindelijk nog eens van gaat komen. Maar vooraleer je er heel enthousiast gaat invliegen stel je best toch een aantal vragen: Waarom moet dit evenement georganiseerd worden? Wat is de doelstelling? Wat en wie wil je bereiken met dit evenement? Doelstelling Het bepalen van een doelstelling is essentieel voor het soort evenement dat je wil organiseren, de sfeer die je wil opwekken en de invulling van het programma. Maar evenementen zijn er in alle soorten en maten. Er bestaat dan ook geen alomvattende formule om het optimale concept te bekomen. We moeten elk evenement afzonderlijk afwegen om tot een specifieke doelstelling te komen. Mogelijke doelstellingen van een evenement zijn: - informatieverstrekking - kennis/informatie/ervaringen uitwisselen - contacten leggen - opleiding - beleidsvorming - teamgeest bevorderen - feesten In veel gevallen is er zelfs meer sprake van een gebeurtenis of situatie die aanleiding geeft tot een evenement dan een doelstelling. Denken we aan het openen van een nieuwe zaak, een jubileum, een geboorte, enzovoort.
Bij het organiseren van een fuif heb je bijvoorbeeld 2 mogelijkheden: 1. Privéfuif: Enkel mensen met een persoonlijke uitnodiging worden hier toegelaten. De organisator beschikt over een namenlijst met de uitgenodigde gasten. 2. Openbare fuif: Deze fuif is voor iedereen toegankelijk. Meestal wordt hier ook inkomgeld gevraagd. Doelgroep Naast de doelstelling is het bepalen van de doelgroep eveneens een zeer belangrijke schakel van je evenement. Aan de hand van deze vragen kan je je doelgroep zo gedetailleerd mogelijk definiëren: - Wie zijn ze? - Wat spreekt hen aan? - Wat zijn hun verwachtingen? - Wat verwacht je van hen? - Wat zou hun weerstand kunnen zijn? - Wat is hun grootste zorg? -
Door de volgende kenmerken en karakteristieken te bundelen, kan je het profiel van je gasten bepalen: - Woonplaats - Interesses, hobby s - Verdeling mannen/vrouwen - Opleidingsniveau, sociaal niveau - Nationaliteit - Geloof - Leeftijd Opmerking hierbij is dat je moet oppassen dat je de mensen niet een hokje gaat plaatsen. Door veranderende maatschappelijke omstandigheden, zoals verschuivende rollenpatronen, individualisering en verzelfstandiging, is het steeds moeilijker om van typische doelgroepen te spreken. Het kan daarom interessant zijn om binnen de totale doelgroep een opsplitsing te maken van meerdere kleinere doelgroepen. Naast het bepalen van de karakteristieken van je doelgroep is het ook belangrijk dat je weet in wat voor relatie je gasten tot elkaar staan. Kennen ze elkaar of hebben ze behoefte om elkaar beter te leren kennen? In welke mate is er vanuit de doelgroep behoefte aan onderlinge communicatie en/of interactieve deelname? Alleen door je volledig in te leven in de doelgroep is het mogelijk het programma en alle facetten waaruit het evenement is opgebouwd optimaal op de genodigden af te stemmen. Door als het ware in de huid te kruipen van de genodigden kan je je inleven in wat hen boeit, beweegt en bezighoudt. Door je te verdiepen in hun interesses, belevingswereld en hobby s kan je je voorstellen wat hen zal boeien. Door in het verlengde hiervan door te denken kom je op geschikte ideeën voor de invulling van je programma. Denk aan zaken die hun lifestyle typeert, wat voor boeken en tijdschriften ze lezen, welke sporten zij beoefenen, welk films ze graag bekijken, wat hun gezinssamenstelling is, in welke auto ze rijden, enzovoort. Je stelt op deze manier een programma samen dat hen boeit en verrast. Zo tracht je hen dus een belevenis te bieden die alle verwachtingen overtreft!
Aantal gasten Zelfs al in de beginfase zal je een globale, maar zo reëel mogelijke schatting moeten maken van het verwachte aantal gasten, hoe moeilijk dit ook is. Dit heeft immers ook reflectie op de locatie die je straks gaat zoeken. Ook voor de kostenberekening zal je rekening moeten houden met het aantal personen. Bovendien bepaalt het verwachte aantal gasten ook de mogelijkheden. Bepaalde locaties en activiteiten vragen een minimum en maximum aantal personen. De bepaling van het verwachte aantal gasten kan als volgt: 1. Maak een schatting van het aantal genodigden, je kan je baseren op ervaringscijfers van vorige soortgelijke evenementen, rekening houdend met: - Inhoud van het programma - Bekendheid van sprekers of artiesten - Binding met de doelgroep - Aantrekkingskracht van de locatie - Periode waarin het evenement valt 2. Houd rekening met een no-show-percentage (dit is het percentage gasten dat zich wel aanmeldt om aanwezig te zijn, maar zonder afmelding verstek geeft). Hier kan je eveneens beroep doen op ervaringscijfers van voorgaande evenementen die voor dezelfde doelgroep werden georganiseerd. Wanneer er geen ervaringscijfers beschikbaar zijn, is dit percentage moeilijk in te schatten. Dit percentage is immers van allerlei factoren afhankelijk en verschillend per soort evenement. Cijfers kunnen variëren van 5% tot zelfs 50%! Dit is een probleem dat dus zeker in je achterhoofd moet spelen. Mogelijkheden ter verbetering van de aanmeldingspercentages en daarnaast ook de daadwerkelijke opkomst kunnen we koppelen aan de uitnodigingsprocedure. We zien dit later in het hoofdstuk Communicatie.
3. Desondanks is het aangeraden om al bij de locatiekeuze en bij het samenstellen van het programma mogelijke noodscenario s te bedenken. Hierop kan je dan terugvallen in geval van een laag aanmeldingspercentage, maar ook bij een verrassend hoog aanmeldingspercentage. Want hoe geweldig een grote mate van enthousiasme bij de doelgroep ook is, een dergelijke onverwachte wending heeft logistieke, organisatorische en financiële gevolgen. Voldoet de gekozen locatie en de daarbij aanwezige voorzieningen nog voor dit aantal gasten? Is het budget nog wel toereikend? Bij een openlucht evenement is het weer ook een belangrijke factor voor een goede of slechte opkomst. Het al dan niet opleggen om vooraf entree te betalen of niet speelt hier ook nog wel een belangrijke rol. Indien er niet op voorhand moet betaald worden zijn mensen veel sneller geneigd om in geval van slecht weer niet op te dagen. Keuze van je evenement Zoals al eerder gezegd zijn evenementen er in alle soorten en maten. De boodschap voor een organisator van evenementen is om net dat type van evenement te kiezen dat het best aan de behoeften beantwoordt. De meest efficiënte manier om tot deze conclusie te komen is het uitschrijven van wat je juist wilt aan de hand van alle elementen die hiervoor werden beschreven. Kijk eens naar het verleden en zorg dat je niet in herhaling valt. Door jaarlijks weerkerende evenementen op een creatieve manier te benaderen kan je met dezelfde doelstelling en doelgroep toch blijven boeien. Hier spreken we o.a. over een nieuwjaarsreceptie of sportdag die op een andere locatie gehouden wordt of volgens een ander thema ingevuld wordt. Enkele voorbeelden van evenementen: - Personeelsfeest - Opendeurdag - Verjaardag - Herdenking - Tentoonstelling - Persconferentie De kapstok waar je als het ware het hele evenement aan ophangt is het thema. Dat kan een beeld, een logo of een slagzin zijn. Dit thema heeft steeds een duidelijke link met de doelstelling en zal je vooral in de communicatie goed kunnen gebruiken, o.a. in de uitnodiging, het programmaboekje enzovoort. Idealiter bepaal je het thema voor je de datum en de locatie vastlegt. Op die manier kan je er met deze elementen op inspelen. Het thema blijft te allen tijde de rode draad in je evenement.
Datum en locatie bepalen Dit zijn twee cruciale elementen die nodig zijn om een goede planning te kunnen opstellen. Ze beïnvloeden elkaar ook. Indien je het evenement op een bepaalde locatie wil organiseren, zal je bij de keuze van je datum afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van de locatie. Indien je je evenement in een bepaalde maand wil organiseren, zal je bij de keuze van je locatie iets minder kieskeurig moeten zijn. Indien je een publiek evenement organiseert dien je hierbij ook steeds rekening te houden met andere soortgelijke evenementen in dezelfde regio of met (ongeveer) hetzelfde concept. In sommige gevallen heeft de opdrachtgever al een concrete datum voor ogen. In andere gevallen is alleen een periode van het jaar bepaald. Dit kan onder de noemer van een bepaalde maand, met voorkeur voor een dag in de week. Alles is natuurlijk afhankelijk van het soort evenement dat je gaat organiseren en wat de klant wilt, maar je kan je toch baseren op volgende punten: - Kijk zeker na of er voor dezelfde doelgroep gelijkaardige evenementen georganiseerd worden rond dezelfde periode. - Hou rekening met de op- en afbouw van het evenement. Misschien is het aangewezen de locatie ook de dag ervoor of erna te huren. - Indien de aanwezigheid van een spreker, artiest of animator cruciaal is voor je evenement zal zijn beschikbaarheid de datum beïnvloeden. - Zondag is voor (streng) gelovigen een dag waarop geen activiteiten mogen plaatsvinden en zeker geen feestelijke bijeenkomsten. Zondag is een rustdag. - Hou ook rekening met de gemiddelde reisduur van de gasten naar de locatie. Niet enkel de afstand maar ook de filegevoeligheid van de af te leggen routes is van belang. Indien je een zakelijke evenement of congres organiseert op een maandagmorgen om 09u00 in hartje Brussel zal je niet veel gasten hebben. - Sommige typen evenementen horen in een bepaald seizoen of rond de feestdag ter gelegenheid van een festiviteit plaats te vinden. Voorbeelden zijn: strandfeest, schaatswedstrijd, sinterklaasviering, kerstdiner of Nieuwjaarsborrel. De duur en het begin- en eindtijdstip worden ook best samen met de datum vastgelegd. Hoelang kan en wil de doelgroep zich vrijmaken voor het evenement?
Vragenreeks 1. Welke vijf vragen moet je bij aanvang van het project zeker aan de klant stellen? 2. Geef vijf vaardigheden van een goed organisatieteam. 3. Welke types mensen zitten in een organisatieteam? Benoem ze en beschrijf. 4. Geef de volledige wettelijke definitie van een vrijwilliger. 5. Vrijwilligers mogen geen loon ontvangen, maar wat wel?
6. Geef vijf mogelijke doelstellingen van een evenement. 7. Welke stappen kan je ondernemen om je doelgroep beter te leren kennen? 8. Kan je locatie beter te weinig capaciteit hebben of te veel? 9. Leg uit: No-show-percentage. 10. Verzin zelf een voorbeeld van een evenement met een thema.
11. Noem drie redenen op waarom de datum van een evenement belangrijk kan zijn.
Afstandsonderwijs = studeren op je eigen tempo Een thuisstudie volgen aan het Centrum Voor Afstandsonderwijs is de meest flexibele manier om je erkend diploma te behalen. Met een thuiscursus start je namelijk wanneer het jou het beste uitkomt. Je studeert waar en wanneer je wil, en legt examen af wanneer jij er klaar voor bent. Erg handig als jouw leven meer is dan studeren alleen! Tijdens je studie kan je rekenen op de professionele begeleiding van een persoonlijke docent. Met de taken die je docent aan elk hoofdstuk heeft toegevoegd, oefen je jezelf in de praktijk, en bereid je je optimaal op het examen voor. Heb je vragen, of wil je je gemaakte oefeningen uit de cursus laten verbeteren? Dan stuur je je docent een mailtje via het online leerplatform (je krijgt een toegangscode bij inschrijving). In het inschrijvingsgeld is twaalf maanden begeleiding van je docent inbegrepen. Klaar met studeren? Dan leg je examen af op één van onze examenlocaties in Antwerpen, Brussel, Gent of Hasselt. Je hebt vijf jaar de tijd om je examen af te leggen en je beslist zelf wanneer je dit wil doen. Dit kan bijvoorbeeld al na drie maanden, maar ook na een jaar; de keuze is aan jou! Geslaagd? Dan krijg je je diploma binnen de 14 dagen. Je kan hiermee meteen solliciteren als werknemer of als zelfstandige starten (mits je ook een attest bedrijfsbeheer hebt). Al onze diploma s zijn erkend en zijn een fikse meerwaarde op de arbeidsmarkt. Niet van de eerste keer geslaagd? Geen nood. Je kijkt je examen in, en leert van je fouten. Vervolgens mag je gratis herexamen afleggen. Examen afleggen is trouwens nooit verplicht.
Zes ijzersterke redenen om te studeren aan het CVA 1. Je behaalt een erkend diploma Het Centrum Voor Afstandsonderwijs bezit het ISO 9001-2008 certificaat. Dit is een onafhankelijk kwaliteitslabel dat elk jaar opnieuw, na een grondige audit, moet worden toegekend. Zowel ons cursusmateriaal als de docenten en de secretariaatswerking kregen en krijgen een positieve beoordeling. Dit is jouw beste garantie voor een kwaliteitsvolle en degelijke opleiding. Het Centrum Voor Afstandsonderwijs is door een groot aantal beroepsfederaties erkend. Je kan je met je diploma bij deze federaties aansluiten en genieten van allerlei voordelen. Bij werkgevers in verschillende sectoren heeft het diploma een grote troef bij je sollicitatie en biedt het je vaak werkzekerheid. Bovendien zijn onze diploma s internationaal erkend door de International Association of Professional Education (IAPE), die alle beroepsopleidingen wereldwijd registreert en accrediteert. De IAPE controleert en beoordeelt de kwaliteit van professioneel onderwijs van instellingen zoals universiteiten, hogescholen, publieke en private opleidingsverstrekkers, docenten en onderwijsinstellingen voor volwassenen. 2. Je kiest voor een praktijk- en jobgerichte opleiding Al onze opleidingen en cursussen worden ontwikkeld en geschreven door zelfstandige specialisten met jarenlange beroepservaring. Je gaat er meteen mee aan de slag. Dankzij onze jarenlange ervaring weten we precies welke onderwerpen, extra uitleg of praktijkvoorbeelden het verschil maken. Hierdoor bereik je snel je doel: je carrière een boost geven of een nieuwe job vinden. Het contact tussen jou en je docent is maximaal door gebruik van ons online studentenplatform. Al je vragen zullen binnen de 48 uren worden beantwoord. Momenteel is er in het bedrijfsleven veel vraag naar goed opgeleide werknemers. Het diploma dat je behaalt is een internationaal erkend diploma. Deze cursus biedt daarom zeer goede perspectieven op de arbeidsmarkt en een groot voordeel tijdens je sollicitatie. Veel afgestudeerde studenten startten reeds hun eigen succesvolle zaak na het volgen van een opleiding bij het CVA. Wij zijn dan ook een echte ondernemersschool die startende