Havicrem Intergemeentelijke Vereniging voor CREMATORIUMBEHEER Speciaal bestek nr. 01/2009 Overheidsopdracht voor de levering van gas Openbare aanbesteding Adres Havicrem Mechelsesteenweg 277 1800 Vilvoorde 1
I. Het bestek raadplegen en opvragen Havicrem werd opgericht in juni 2003 met als missie het oprichten en besturen van één of meerdere crematoria in de provincie Vlaams-Brabant. Het betreft een intergemeentelijke vereniging met als aandeelhouders 27 gemeenten en de Provincie Vlaams-Brabant. Momenteel staat Havicrem in voor het beheer van het crematorium van Vilvoorde. Een intergemeentelijke vereniging, voorheen intercommunale genoemd, bezit een specifieke rechtspersoonlijkheid met als wettelijke basis het decreet van 06 juli 2001, houdende de intergemeentelijke samenwerking. Het decreet op de begraafplaatsen en de lijkbezorging van 16 januari 2004 geldt als basiswetgeving voor wat het beheer van Vlaamse crematoria betreft. Daartoe schrijft de vereniging voor crematoriumbeheer een overheidsopdracht uit voor de levering van gas. Het bestek is te bekomen op eenvoudige aanvraag, bovendien is deze te raadplegen (ondermeer elektronisch op de website : www.publicationsonline.be en www.havicrem.be) Inlichtingen over dit bestek zijn te bekomen bij de directeur van Havicrem. II. Beschrijving van de opdracht: wettelijke en verordenende bepalingen Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Aanbestedende overheid leidend ambtenaar De aanbestedende overheid van de opdracht is de intergemeentelijke vereniging voor crematoriumbeheer Havicrem, Mechelsesteenweg 277, 1800 Vilvoorde. De leidend ambtenaar van de opdracht is de heer Frank De Bock, directeur. Alle briefwisseling conform de statuten dient te worden gericht aan de heer voorzitter Hugo Asselman. De Raad Van Bestuur van de vereniging is belast met de controle en het toezicht op de uitvoering van de opdracht. 2
Artikel 2. Voorwerp van de opdracht De uit te voeren opdracht betreft een leveringsopdracht, met als doel de levering van laagcalorisch aardgas aan het afnamepunt van de aanbestedende overheid, op basis van het historische referentieprofiel dat in dit bestek is opgenomen. De opdracht wordt niet verdeeld in loten. Artikel 3. Gunningswijze van de opdracht De gunningswijze van de opdracht is de openbare aanbesteding. De laagste regelmatige offerte wordt bepaald op basis van een berekening volgens de prijsformules uit onderhavig bestek en volgens de coëfficiënten van de inschrijver, gebaseerd op het profiel. Artikel 4. Duur van de opdracht De levering begint op 1 januari 2010. De opdracht wordt gesloten voor een leveringsduur van één jaar. Artikel 5. Toepasselijke reglementering De opdracht is onderworpen aan de reglementering met betrekking tot overheidsopdrachten, en met name aan de volgende bepalingen: -Het besluit van de Vlaamse Regering van 11 oktober 2002 houdende de organisatie van de aardgasmarkt (B.S. 18 oktober 2002): Titel II. - Het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2007 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 15 juni 2001 met betrekking tot de distributienetbeheerders voor elektriciteit en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 oktober2002 houdende de organisatie van de aardgasmarkt (B.S. 11 september 2007). - Besluit van de Vlaamse Regering van 11 oktober 2002 houdende de organisatie van de aardgasmarkt (B.S. 18 oktober 2002): Titel III. - Wet van 24 december 1993 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - Koninklijk besluit van 8 januari 1996 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; - Koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; - De bijlage bij bovenvermeld Koninklijk besluit, in de mate waarin er in onderhavig bestek niet wordt van afgeweken; 3
- Wet van 29 april 1999 en latere wijzigingen betreffende de organisatie van de gasmarkt en het fiscale statuut van de elektriciteitsproducenten; - De wetten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 15 februari 2007; - Elke andere tekst waarnaar bovenvermelde teksten verwijzen; - De voorschriften van onderhavig bestek en van alle bijlagen. Hoofdstuk 2. Kwalitatieve selectie Artikel 6. Uitsluitingsgronden De inschrijver mag niet vallen onder een van de uitsluitingsgronden opgesomd in artikel 43 van het Koninklijk besluit van 8 januari 1996. Om de aanbestedende overheid toe te laten de afwezigheid van uitsluitingsgronden te controleren en na te gaan of de inschrijver in staat is deze opdracht uit te voeren, voegt de inschrijver de volgende documenten bij de offerte, conform artikel 43 en volgende van het Koninklijk besluit van 8 januari 1996: - een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid of van de bevoegde overheid in het betrokken land, waaruit blijkt dat hij in regel is met de sociale-zekerheidsbijdragen voor het voorlaatste trimester vóór de uiterste datum voor het indienen van de aanvraag tot deelname; - een recent attest van de directe belastingen en een kopie van het laatste rekeninguittreksel of een certificaat afgeleverd door het bevoegde kantoor van btwontvangsten of door de bevoegde overheid van het betrokken land; deze documenten mogen maximum zes maanden oud zijn. - of een verklaring op eer aangaande voorgaande punten (artikel 6 van deze aanbesteding) De aanbestedende overheid kan, zonder dat hieruit enig recht voor de inschrijver voortvloeit, met alle middelen die ze nuttig acht inlichtingen inwinnen in verband met de betaling van sociale-zekerheidsbijdragen. Ze kan meer bepaald de RSZ vragen om haar deze inlichtingen te bezorgen. Artikel 7. Technische bekwaamheid van de leverancier De inschrijver voegt bij zijn offerte: - een document dat aantoont dat hij in het bezit is van een leveringsvergunning afgeleverd door de gerechtigde overheden van het Vlaamse Gewest; 4
- een bewijs dat hij een contract heeft getekend voor toegang tot het distributienetwerk. Hoofdstuk 3. Gunning Artikel 8. Gunningscriteria: de prijs Het gunningscriterium voor de opdracht is de prijs, berekend op basis van de formules vermeld in artikel 27 van dit bestek. Artikel 9. Varianten Er zijn geen verplichte varianten. Vrije varianten zijn verboden. Artikel 10. Wijziging van hoeveelheden De inschrijver mag de in de inventaris vermelde hoeveelheden niet wijzigen. Artikel 11. Vergissingen of leemten Indien de inschrijver in dit bestek of in de aanvullende documenten vergissingen of leemten vaststelt waardoor het voor hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of waardoor de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld schriftelijk kennis aan de aanbestedende overheid, ten minste vijf werkdagen voor de opening van de offertes. Artikel 12. Opstellen van de offerte De offerte moet worden opgesteld conform artikel 89 en volgende, in het bijzonder artikel 90 1, van het Koninklijk besluit van 8 januari 1996. De inschrijver dient zijn offerte in het Nederlands De offerte wordt samen met de inventaris in één origineel exemplaar verstuurd. Ze wordt opgesteld op het document dat als bijlage bij dit bestek is gevoegd. Om geldig te zijn, moet de offerte gedateerd en ondertekend zijn door de perso(o)n(en) die gerechtigd is (zijn) op te treden in naam van de inschrijvende onderneming. 5
Elke offerte die op een ander document is opgesteld, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de indiener, die op elk document moet verklaren dat het document in kwestie conform het model is dat deel uitmaakt van dit bestek. Artikel 13. Indienen van de offerte De offerte wordt in een definitief gesloten omslag gestoken waarop vermeld zijn: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend en de verwijzing naar het bestek Opdracht voor de levering van gas. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag gestoken met opgave van onderstaand adres en met de vermelding Opdracht voor de levering van gas. De offertes worden : 1 gestuurd per post of mail voor dinsdag 17 november2009 om 11.00 uur naar het volgende adres Havicrem Ter attentie van dhr. voorzitter Hugo Asselman en dhr.directeur Frank De Bock Mechelsesteenweg 277 1800 Vilvoorde Frank.debock@havicrem.be en 2 overhandigd op het volgende adres op dinsdag 17 november2009 om 11.00 uur Havicrem Ter attentie van de heer Frank De Bock Mechelsesteenweg 277 1800 Vilvoorde Door het indienen van zijn offerte erkent de inschrijver dat hij alle documenten heeft onderzocht die hem door de aanbestedende overheid ter beschikking zijn gesteld, en dat hij alle nuttige en noodzakelijke inlichtingen heeft gezocht en gevonden voor het opstellen van zijn offerte en het inschatten van de te leveren prestaties. Uiterste datum voor het indienen van de offertes: dinsdag 17 november2009 om 11.00 uur 6
Artikel 14. Opening van de offertes De opening van de offertes vindt plaats in de kantoren van Havicrem, met zetel Mechelsesteenweg 277 in 1800 Vilvoorde, op dinsdag 17 november2009 om 11.00 uur in aanwezigheid van de heer Frank De Bock en/of een door Havicrem aangesteld raadsman. Artikel 15. Gestanddoeningstermijn De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden voor een termijn van 4 kalenderdagen, die ingaat de dag na de opening van de offertes. Hoofdstuk 4. Uitvoeringsvoorwaarden Artikel 16. Facturatie en betaling De facturen worden betaald binnen een termijn van 20 kalenderdagen vanaf de datum waarop de aanbestedende overheid over een regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. Om geldig te zijn, moet ze ten minste de volgende vermeldingen bevatten: Gegevens van de leverancier: - naam van de firma - btw-nummer en nummer van de Kruispuntbank van de ondernemingen - adres - bankrekeningnummer - handtekening van de aanbesteder Gegevens van een contactpersoon: - naam, e-mail, telefoon- en faxnummer Gegevens van het afnamepunt: - EAN-code van het afnamepunt dat op de factuur opgenomen is - identificatie van de gebruikte meetapparatuur (serienummer, EAN-code) Facturatiegegevens: - datum en factuurnummer - verbruiksperiode waarop de factuur betrekking heeft - naam en adres van de verbruiker Bedrag van de factuur, opgesplitst als volgt: 7
- berekening van alle termen van de prijsformules - alle indexen van de gebruikte meetapparatuur alsook hun eenheid, gebruikt voor de opstelling van de factuur - de bedragen zonder btw, het btw-bedrag en -percentage - het te betalen bedrag De factuur moet ook de volgende elementen vermelden als niet in de prijs begrepen: - transport- en distributietarieven - afnamen van de openbare overheden Artikel 17. Prijsherzieningen De prijzen zijn vast en definitief. Ze zullen niet worden herzien. Artikel 18. Wijzigingen aan de opdracht Indien er nog andere dan het in artikel 26 beschreven afnamepunt bijkomen, kunnen deze aan de opdracht worden toegevoegd. De coëfficiënten van de prijsformules voor deze afnamepunten worden in overleg bepaald, rekening houdend met de in de offerte opgegeven coëfficiënten. De aanbestedende overheid heeft het recht de opdracht voor bepaalde afnamepunten op te zeggen zonder schadevergoeding voor de leverancier, wanneer een afnamepunt volledig buiten dienst zou worden gesteld, en dit mits een vooropzeg van drie maanden. De kosten die aan de buitendienststelling zijn verbonden, zijn ten laste van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid heeft het recht de opdracht tijdelijk op te schorten, zonder schadevergoeding voor de leverancier, mits een vooropzeg van drie maanden. De periode (begin- en einddatum) waarin het afnamepunt tijdelijk uit dienst wordt genomen, zal duidelijk in de vooropzegbrief worden vastgelegd. Alleen de kosten die betrekking hebben op de aansluiting van het afnamepunt op het netwerk van de netbeheerder blijven ten laste van de aanbestedende overheid, gedefinieerd in functie van de bij de betrokken netbeheerder geldende barema s. Artikel 19. Verzekeringen De leverancier is aansprakelijk voor alle schade, hetzij aan personen, hetzij aan goederen, die rechtstreeks voortvloeit uit activiteiten met betrekking tot de uitvoering van zijn wettelijke en contractuele opdrachten. De leverancier zal de aanbestedende overheid in dit verband vrijwaren, verdedigen en schadeloosstellen voor alle verliezen, kosten, schade, 8
aansprakelijkheden, vorderingen en geschillen van welke aard ook, geleden of ingesteld wegens of naar aanleiding van de activiteiten m.b.t. de uitvoering van de opdracht. De leverancier is verplicht vanaf de toekenning van de opdracht de nodige verzekeringen te onderschrijven en deze gedurende de gehele duur van de opdracht in stand te houden en/of te hernieuwen, waarbij zijn aansprakelijkheid zoals vermeld gedekt zal zijn. De leverancier moet de aanbestedende overheid, op eenvoudig verzoek, een kopie overmaken van de onderschreven verzekeringspolissen; hij zal eveneens, op eenvoudig verzoek, zijn eventueel herverzekeringsschema overmaken, alsook het detail van het verzekerde en van het bedrag van de verzekering. De leverancier moet regelmatig, op elke vervaldag, de verzekeringspremies betalen, die hij in het licht van de onderschreven verzekeringspolissen verschuldigd is. De leverancier zal hiervan het bewijs leveren telkens de aanbestedende overheid hem dat verzoekt. De door de leverancier te onderschrijven polissen zullen vermelden dat geen wijziging of opzegging van de polis en geen schorsing van de dekking kan worden toegepast zonder dat de verzekeraar de aanbestedende overheid ten minste één maand vooraf van deze maatregel verwittigd heeft. Artikel 20. Taal van de betrekkingen tussen de aanbestedende overheid en de leverancier De briefwisseling en alle andere contacten tussen de aanbestedende overheid en de leverancier gebeuren in het Nederlands. Artikel 21. Vertrouwelijkheid De inschrijvers en de aanbesteder verbinden er zich toe strikt vertrouwelijk te werk te gaan en geen feiten, inlichtingen, documenten of andere gegevens die hun zouden zijn meegedeeld of waarvan ze kennis zouden hebben gekregen bij de inschrijving op of de uitvoering van het contract te gebruiken of door te geven aan derden. Het gebruik van deze informatie voor andere doeleinden dan de uitvoering van het contract exclusief voor de aanbestedende overheid is onderworpen aan de expliciete, geschreven en voorafgaande goedkeuring van deze laatste. Artikel 22. Geschillen toepasselijk recht Alle betwistingen of geschillen die kunnen ontstaan uit dit document of ten gevolge ervan vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel. Alleen het Belgische recht is van toepassing. 9
III. Technische bepalingen Artikel 23. Algemene omschrijving van het te leveren product Het geleverde aardgas moet voldoen aan de specificaties die vastgelegd zijn door de netwerkbeheerder. Artikel 24. Afnamepunt 1. Plaats van levering Het aardgas wordt geleverd op het afnamepunt aangegeven in titel IV van dit bestek. Het zal het voorwerp uitmaken van een maandelijkse factuur. 2. Referentieprofiel Om het iedere inschrijver mogelijk te maken zijn offerte op te stellen, geeft titel IV van dit bestek voorziene waarden voor 2009 en een reeks beschrijvingen voor het afnamepunt. Per maand wordt het voorziene energieverbruik opgegeven. Op basis van die gegevens zal de inschrijver zijn simulatie opstellen. Het opgestelde profiel met betrekking tot het voorziene gebruik tussen september 2008 en augustus 2009 wordt gebruikt als referentiebasis om de verschillende offertes naar kostprijs te beoordelen, met het oog op de toekenning van de opdracht. De facturatie gebeurt op basis van het werkelijke gasverbruik gedurende de uitvoeringstermijn van de opdracht. Artikel 25. Prijsformules 1. Inleiding Zowel voor de indiening van de offertes als voor de uitvoering van de opdracht zijn de in 4 beschreven formules van toepassing. De inschrijver zal de coëfficiënten die hij zal toepassen in de formules aanpassen, rekening houdend met zijn kosten. Om de aanbestedende overheid in staat te stellen de offertes te klasseren volgens het criterium bedoeld in artikel 9, past iedere inschrijver op het referentieprofiel van het afnamepunt de prijsformule beschreven in punt 4 toe met zijn coëfficiënten. De inschrijver zal de resultaten van deze simulatie bij zijn offerte voegen. De coëfficiënten mogen niet variëren in functie van 10
de seizoenen. Een overzicht van het globale bedrag per jaar en in globo (alles samengeteld) moet eveneens worden bijgevoegd. 2. Definities - kwh(m): de hoeveelheid aardgas (in kwh) die gedurende de maand in kwestie afgenomen werd; - R(m): de maandelijkse vergoeding; - E(m): de maandelijkse vergoeding proportioneel met de verbruikte energie. 3. Diensten vervat in de prijsformule De hieronder beschreven prijs omvat de volgende diensten: - de levering van aardgas en alle andere kosten die daaraan verbonden zijn (bv. de kosten voor de aankoop van aardgas, ); - de kosten voor de terbeschikkingstelling van één aanspreekpunt aan wie de aanbestedende overheid elk administratief of technisch probleem kan melden en dat verantwoordelijk is voor de informatieverwerking; - alle administratieve kosten (opstellen van de factuur,...); - de maandelijkse communicatie van de verbruiksgegevens. De hieronder beschreven prijs omvat niet: - de btw; - de kosten die gekoppeld zijn aan het transport van het aardgas over het transmissie- en distributienet tot aan het afnamepunt; - de toeslagen ter dekking van de werkingskosten van de federale reguleringsinstantie; - alle andere bijkomende belastingen en federale bijdragen op gas; - de toeslag voor de overheid voor het gebruik van het wegennet; De hierboven vermelde elementen staan afzonderlijk en individueel op de maandelijkse factuur. 11
4. Prijsformule De prijsformule ziet er als volgt uit: a) een maandelijkse vergoeding R(m) gelijk aan: a EUR De coëfficiënt a wordt ingevuld door de inschrijver en wordt zo gekozen dat de formule resulteert in een prijs in euro, nauwkeurig tot 4 cijfers na de komma. b) een maandelijkse vergoeding E(m), proportioneel met de verbruikte energie, gelijk aan: b. kwh(m) EUR De coëfficiënt b wordt ingevuld door de inschrijver en wordt zo gekozen dat de formule resulteert in een prijs in euro, nauwkeurig tot 4 cijfers na de komma. De totale maandelijkse factuur is de rekenkundige som van de bovenstaande twee termen, te weten: R(m) + E(m) IV. Afnamepunt en referentieprofiel Artikel 26. Afnamepunt Het afnamepunt draagt de EAN-code 541448811000091134 en is gevestigd aan de Havendoklaan 1, 1800 Vilvoorde. De installaties zijn aangesloten op het distributienet van SIBELGA. 12
Artikel 27. Referentieprofiel Periode MWh(m) September 2008 282,101 Oktober 2008 197,613 November 2008 213,613 December 2008 172,652 Januari 2009 188,930 Februari 2009 201,399 Maart 2009 198,265 April 2009 175,708 Mei 2009 191,555 Juni 2009 254,410 Juli 2009 219,765 Augustus 2009 210,852 13
Verplichte informatie BESTEK nr. 01/2009 levering van aardgas aan de gasinstallatie van de gebouwen van Havicrem te Havendoklaan 1, 1800 Vilvoorde. Historische tijdreeks van de gebruikte parameters op maandbasis voor de periode februari 2007 tot en met januari 2008. HUB 101 GOL 603 GOL 703 HFO 603 HFO 703 BRENT 703 Sept. 2008 Okt. 2008 Nov. 2008 Dec. 2008 Jan. 2009 Febr. 2009 Mrt. 2009 Apr. 2009 Mei 2009 Juni 2009 Juli 2009 Aug. 2009 Gedaan te.. op. 20.. De inschrijver(s), (Handtekening) 14
Bijlage: Offerteformulier a) Administratieve gegevens De vennootschap (handelsnaam of naam)..... Rechtsvorm:... Nationaliteit: Maatschappelijke zetel (land, postnummer + gemeente, straat + nummer)...... Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (naam en voornaam)... in de hoedanigheid van.... Nationaliteit.... Wettelijke verblijfplaats (land, postnummer + gemeente, straat + nummer):...... tegen de som van (in cijfers excl. btw).eur 1 (in letters excl. btw)... EUR Betalingen dienen geldig te gebeuren door overschrijving op rekeningnummer..... bij de financiële instelling... geopend op naam van........... 1 Bedoeld wordt hier: de totale som van de opdracht, op basis van de coëfficiënten van de indiener, vanaf het moment dat de leveringen starten tot en met de laatste dag van het tweede jaar van de overeenkomst. 15
Voor de inschrijvers: Bij deze offerte voeg ik / voegen wij een attest van de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid waarin de stand van mijn/onze rekening bij deze instellingen wordt opgegeven, overeenkomstig artikel 90, 3 en artikel 43bis, 1 van het Koninklijk besluit van 8 januari 1996. Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: de gedateerde en ondertekende bescheiden die luidens het bestek moeten worden voorgelegd de volledige inventaris (op papier) de volledige simulatie (op papier) Gedaan te op De inschrijver(s) 16
b) Inventaris Afnamepunt: EAN-code 541448811000091134, gevestigd aan de Havendoklaan 1, 1800 Vilvoorde. 1 Tariefcoëfficiënt a =... b=... 2 Simulatie op basis van het referentieprofiel in dit bestek September Oktober November December Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus R m E m Totaal /maand 17