IDENTIFICATIE EN ANALYSE VAN DE (IT) WIJZIGINGEN EN RISICO S IN DE PROCESSEN VAN DE ENERGIELEVERANCIERS ALS GEVOLG VAN HET ELEKTRISCH VERVOER Contact informatie drs. Noortje Jansen-de Bakker RA Sandeep Gangaram Panday, MSc Staatsspoor 6 Annie M.G. Schmidtlaan 71 6846 GB ARNHEM 2343 BG Oegstgeest Nederland Nederland Telefoon: +31 6 1315 0899 Telefoon: +31 6 2047 5854 1 Email: noortje.jansen-de.bakker@nl.pwc.com Email: sandeep.gangaram.panday@nl.pwc.com
2
Identificatie en analyse van de (IT) wijzigingen en risico s in de processen van de energieleveranciers als gevolg van het elektrisch vervoer Afstudeerscriptie Postgraduate IT Audit Student Noortje Jansen-de Bakker Studentnummer 348145 Instelling Erasmus School of Economics (ESE), Erasmus School of Accounting & Assurance (ESAA), Postinitiële masteropleiding IT-Auditing E-Mail noortje.jansen-de.bakker@nl.pwc.com ESAA begeleider: Prof. Dr. G.J.van der Pijl E-Mail vanderpijl@few.eur.nl Student Sandeep Gangaram Panday Studentnummer 1786350 Scriptienummer 1032 Instelling Vrije Universiteit Amsterdam, Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde (FEWEB), Postgraduate IT Audit E-Mail sandeep.gangaram.panday@nl.pwc.com VU begeleider E-Mail Dr. ir. A. Shahim RE abbas.shahim@atosorigin.com PwC begeleider E-mail Paul van Engelen paul.van.engelen@nl.pwc.com Vertrouwelijk Arnhem/Amsterdam, Oktober 2010 3
4
Inhoudsopgave VOORWOORD... 6 MANAGEMENT SAMENVATTING... 7 1. INTRODUCTIE... 8 1.1. ACHTERGROND VAN HET ONDERZOEK... 8 1.2. VOOR- EN NADELEN VAN ELEKTRISCH VERVOER... 8 1.3. RELEVANTIE VAN ONDERZOEK... 9 1.4. SCOPE VAN HET ONDERZOEK... 10 1.5. PROBLEEMSTELLING... 12 1.6. METHODOLOGIE... 13 1.7. LEESWIJZER... 13 2. INFORMATIESYSTEMEN, BEDRIJFSPROCESSEN EN DE WAARDEKETEN VAN ENERGIELEVERANCIERS... 14 2.1. INFORMATIEMANAGEMENT EN INFORMATIESYSTEMEN... 14 2.2. RELATIE TUSSEN BEDRIJFSPROCESSEN EN INFORMATIESYSTEMEN... 15 2.3. WAARDEKETEN VAN ENERGIELEVERANCIERS... 16 2.3.1. Beheer contractregister... 17 2.3.2. Verkoop... 17 2.3.3. Verwerken verhuizingen en switches... 18 2.3.4. Berichtenverkeer... 18 2.3.5. Facturatie en tarievenbeheer... 18 2.3.6. Debiteuren en incasso... 19 2.4. SAMENVATTING EN VERVOLG... 20 3. WIJZIGINGEN IN BEDRIJFSPROCESSEN EN INFORMATIESYSTEMEN BIJ ENERGIELEVERANCIERS... 21 3.1. HUIDIGE INRICHTING INFORMATIESYSTEEMMODEL IN SAP IS-U... 21 3.2. ANALYSE VAN MARKTMODEL EN ROLLEN... 24 3.3. IMPACTANALYSE VERKOOP... 26 3.3.1. Wijzigingen in de bedrijfsprocessen verkoop... 26 3.3.2. Wijzigingen in IT... 27 3.4. IMPACTANALYSE FACTURATIE... 29 3.4.1. Wijzigingen in de bedrijfsprocessen facturatie... 29 3.4.2. Wijzigingen in IT... 30 3.5. SAMENVATTING EN VERVOLG... 30 4. RISICO-IDENTIFICATIE EN EFFECTIEVE BEHEERSING... 31 4.1. RISICO-IDENTIFICATIE OP BASIS VAN COSO... 31 4.1.1 Organisatiedoelstellingen... 32 4.1.2 Controlecomponenten... 32 4.1.3 Organisatie-eenheden... 35 4.2 OVERZICHT RISICO S EN BEHEERSMAATREGELEN... 36 4.3 SAMENVATTING EN VERVOLG... 39 5. SAMENVATTING EN SLOTOVERWEGING... 41 5.1. SAMENVATTING... 41 5.2. SLOTOVERWEGING... 42 LITERATUURLIJST... 43 BIJLAGE 1 PROVIDERMODEL... 45 BIJLAGE 2 LIJST MET GEÏNTERVIEWDE PERSONEN... 46 5
Voorwoord Deze scriptie is geschreven ter afronding van de postdoctorale opleiding IT Audit aan de Vrije Universiteit van Amsterdam. Het schrijven van deze scriptie is een uitdaging geweest doordat dit voornamelijk buiten werktijden heeft plaatsgevonden. Avonduren en weekenden zijn opgeofferd voor het schrijven van dit stuk. Daarnaast is dit proces ook erg leerzaam geweest. De scriptie is erg praktisch geworden en presenteert op een praktische manier de gevolgen van het elektrisch vervoer voor de energieleveranciers. Juist door deze benadering was het een uitdaging om een goede balans te vinden in het toepassen van wetenschappelijke raamwerken en modellen voor het uitvoeren en beschrijven van een praktisch onderzoek. Uiteindelijk is dit goed gelukt. Via deze weg wil ik daarnaast alle mensen welke hebben bijgedragen aan de totstandkoming van deze scriptie bedanken. In het bijzonder mijn medeschrijver, Noortje Jansen-de Bakker. Samen vormden wij een goed team en hielden elkaar scherp. Daarnaast gaat mijn dank uit naar de mensen welke hun tijd en kennis ter beschikking hebben gesteld voor een interview met ons. Vanuit de VU wil ik Abbas Shahim bedanken voor zijn coaching, commentaar en verbeterpunten. Mede hierdoor is de scriptie aanzienlijk verbeterd. Mijn speciale dank gaat uit naar mijn vrouw, Shaktie, voor haar begrip, ruimte en ondersteuning in de periode van mijn studie en in het bijzonder de periode van het schrijven van deze scriptie. Sandeep Gangaram Panday Amsterdam, 1 oktober 2010 6
Management samenvatting De energiesector is een complexe, maar boeiende omgeving, waar veel afhankelijkheid bestaat tussen partijen. Sinds de liberalisering van de consumentenmarkt voor elektriciteit en gas in juli 2004 kunnen klanten hun energieleverancier zelf kiezen. Dit heeft tot gevolg gehad dat er een marktmodel, met bijbehorende processen en afspraken, is ontworpen om deze keuzevrijheid van de klant te kunnen faciliteren. Dit marktmodel wordt door de complexiteit en dynamiek in deze sector constant onder vuur geplaatst. Zo is onder invloed van de slimme meters welke op dit moment in Nederland worden uitgerold het project Stroomopwaarts gestart met daarin voorstellen voor een beter marktmodel. Op dit moment staat de energiesector van Nederland weer aan de vooravond van een verandering, namelijk het elektrisch vervoer. Elektrisch vervoer is een zeer actueel onderwerp, waarover momenteel veel wordt geschreven. De wetenschappelijke bijdragen (publicaties en artikelen) gaan echter voornamelijk over de technische haalbaarheid van elektrisch vervoer en niet over de gevolgen van elektrisch vervoer voor de bedrijfsprocessen. Vanuit onze achtergrond (System & Process Assurance) zijn wij juist erg geïnteresseerd in de wijzigingen op de processen en de informatiesystemen bij de betrokken marktpartijen als gevolg van elektrisch vervoer. De belangrijkste resultaten uit ons onderzoek Uit de eerste analyse van de huidige waardeketen van energieleveranciers in hoofdstuk 2 verwachten wij dat met name de processen verkoop en facturatie wijzigen als gevolg van elektrisch vervoer. Daarnaast zal voor de uitvoer van de activiteiten op het oplaadpunt een nieuwe rol gecreëerd worden, namelijk de exploitant. Uit (ons) onderzoek blijkt dat de leverancier vaak deze rol van exploitant zal gaan vervullen. Hiermee verlengen energieleveranciers hun huidige waardeketen een stuk, waarmee extra omzet gegenereerd kan worden. De rol van exploitant kan echter ook ingevuld worden door andere partijen, bijvoorbeeld gemeenten. De energieleverancier krijgt in zijn rol als exploitant te maken met een aantal nieuwe rollen, die impact hebben op verkoop en facturatie. Uit ons onderzoek is gebleken dat de volgende wijzigingen zullen plaatsvinden in deze processen: meteropname order verdwijnt als impuls voor facturatie; energieleverancier wordt eigenaar meter op oplaadpunten; levering van data over transacties als klanten geen contract hebben met een provider; verlenen van toegang tot de oplaadfaciliteit door middel van een toegangsbewijs (identificatie); facturatieproces wordt niet meer geïnitieerd vanuit een meteropname order; facturatieproces kent geen voorschotten in geval van elektrisch vervoer; afhandelen van betaling van levering van elektriciteit door middel van direct pay; en factureren laadtransacties aan provider. Deze proceswijzigingen zorgen ervoor dat ook in de IT systemen de nodige wijzigingen plaatsvinden. Op de oplaadpunten zal een applicatie beschikbaar moeten zijn, naar onze verwachting een Point of Sale applicatie, die verkoop en facturatie op het oplaadpunt moet faciliteren. Deze applicatie zal via een interface communiceren met de back office applicatie (bv. SAP IS-U) van de energieleverancier. Daarnaast is er een gebruikersinterface voor de communicatie met de klant. Om de wijzingen in de processen te identificeren en beheersmaatregelen te ontwerpen voor een effectieve beheersing van deze risico s, hebben wij in hoofdstuk 4 in tabel 4.1 een risico-inventarisatie opgesteld. De risico s richten zich met name op de juistheid van de prijzen die gebruikt worden voor facturatie en daarnaast de volledigheid van de geregistreerde verbruiken. Beide componenten zorgen voor de volledigheid van de omzet. Voor deze risico s hebben wij vervolgens een eerste aanzet gegeven van de belangrijkste beheersmaatregelen voor een effectieve beheersing. Deze beheersmaatregelen zijn generiek beschreven, waardoor ze naar onze mening toepasbaar zijn op alle energieleveranciers. De nadere invulling zal afhankelijk zijn van de organisatie. 7
1. Introductie 1.1. Achtergrond van het onderzoek De Nederlandse mobiliteit wordt gedomineerd door de auto. Het kabinet heeft als doelstelling bepaald dat het aantal elektrische auto s in 2020 is uitgebreid naar één miljoen (Berg, 2009). Met deze doelstelling van het kabinet moet de opwaartse trend in elektrisch rijden gestimuleerd worden, zodat de CO2-uitstoot teruggedrongen wordt. Volgens onderzoeken kan de CO2-uitstoot drastisch omlaag wanneer op grote schaal elektrisch wordt gereden. Elektrische auto s hebben een hoger energetisch ketenrendement, waardoor minder energie per kilometer nodig is en minder CO2 per kilometer wordt uitgestoten. Daarnaast is het van belang dat de energie ook groen opgewekt kan worden. Het verlagen van de CO2-uitstoot geldt vooral wanneer meer duurzame energie voor de elektriciteitsproductie wordt gebruikt, wat ook het streven is van de energiebranche. Productie van energie door middel van kolencentrales en gasgestookte centrales levert een grote hoeveelheid aan CO2-uitstoot op. Duurzame energiebronnen als wind- en zonne-energie, maar ook het bijstoken van biomassa in de centrales beperkt de CO2-uitstoot. Met andere woorden: elektriciteit is met diverse brandstoffen te maken, waardoor substitutie mogelijk is. Op termijn zullen energieleveranciers steeds verder verduurzamen door te groeien in duurzame elektriciteit. Elektrisch vervoer heeft grote impact, op de infrastructuur en op de wijze waarop energie wordt afgenomen, namelijk flexibel. Overal moeten de elektrische auto s opgeladen kunnen worden en dus elektriciteit geleverd kunnen worden. 1.2. Voor- en nadelen van elektrisch vervoer Elektrisch vervoer staat nog in de kinderschoenen, waardoor vooral op technologisch gebied nog de nodige ontwikkelingen plaats moeten vinden, wil elektrisch vervoer een reëel alternatief voor de huidige benzine en diesel auto s worden. In 2009 zijn de eerste volledige elektrische auto s op de Nederlandse markt verschenen. Enkele andere grote autofabrikanten hebben al aangekondigd in 2010 ook hun elektrische auto s op de Nederlandse markt te introduceren. In de publiciteit is er de laatste tijd steeds meer aandacht voor elektrisch vervoer. Voordelen van elektrisch rijden Elektrisch rijden heeft een groot aantal voordelen, zoals vermindering van de CO2-uitstoot, betere luchtkwaliteit door minder fijnstof, minder geluidsoverlast door het verkeer. Daarnaast zijn er nog een groot aantal andere voordelen. Om consumenten richting elektrisch vervoer te bewegen, zijn ook fiscale stimuleringsmaatregelen getroffen. Zo geldt er een vrijstelling voor de motorrijtuigenbelasting en BPM. Leaserijders hebben de komende twee jaar geen bijtelling. Voor ondernemers geldt dat op elektrische auto s willekeurige afschrijving van toepassing is en geldt de regeling milieuinvesteringsaftrek. Bovendien is het opladen van elektrische auto s momenteel nog gratis. Elektrische auto s hebben lagere onderhoudskosten en verzekeringskosten. De kosten per kilometer zijn voor een elektrische auto lager dan voor een dieselauto (3-4 cent versus 8-9 cent), omdat het verbruik lager is door een hoger rendement. Daarnaast wordt de huidige grote afhankelijkheid van aardolie voor mobiliteit verminderd als duurzame energiebronnen worden gebruikt voor het produceren van elektriciteit. Nadelen elektrische auto Natuurlijk zijn er ook een aantal nadelen verbonden aan elektrisch rijden. De actieradius van de meeste auto s is beperkt (maximaal 200 kilometer), waardoor elektrisch rijden nog niet geschikt is voor langere afstanden. Daarnaast zijn de aanschafkosten van een elektrische auto hoog. Volgens gegevens van Stichting E-laad bedraagt de aanschaf van een middenklasser ongeveer EUR 30.000, in geval van serieproductie (E-laad, 2009). De aanschafprijs van een elektrische auto is daarmee 15 tot 20 procent hoger dan een benzineauto. Consumenten hebben vaak een negatief beeld bij elektrisch vervoer, vanwege het ontbreken van een motorgeluid. Bovendien zijn er momenteel nog weinig oplaadpunten en duurt het opladen lang in vergelijking met tanken van benzine of diesel. 8
1.3. Relevantie van onderzoek Elektrisch vervoer is een zeer actueel onderwerp, waarover momenteel veel wordt geschreven. De wetenschappelijke bijdragen (publicaties en artikelen) gaan echter voornamelijk over de technische haalbaarheid van elektrisch vervoer en niet over de gevolgen van elektrisch vervoer voor de bedrijfsprocessen. Vanuit onze achtergrond (System and Process Assurance) zijn wij juist erg geïnteresseerd in de wijzigingen op de processen en de informatiesystemen bij de betrokken marktpartijen als gevolg van elektrisch vervoer. De energiesector is een complexe, maar boeiende omgeving, waar veel afhankelijkheid bestaat tussen partijen. Sinds de liberalisering van de consumentenmarkt voor elektriciteit en gas, sinds 1 juli 2004, kunnen klanten hun energieleverancier zelf kiezen. Dit heeft tot gevolg gehad dat er een marktmodel, met bijbehorende processen en afspraken, is ontworpen om deze keuzevrijheid van de klant te kunnen faciliteren. Het marktmodel in de energiemarkt is complex en in de afgelopen periode is een aantal problemen geconstateerd. Deze problemen hebben geleid tot vertraagde, ontbrekende en/of incorrecte facturen en problemen bij de afhandeling van switches en verhuizingen. Als onderliggende redenen voor deze problemen worden genoemd: de complexiteit van het huidige marktmodel; de onderlinge afhankelijkheid van marktpartijen; de grote diversiteit aan processen en procedures; de grote variatie aan bedieningsmogelijkheden naar de klant; en de problemen rondom het berichtenverkeer als gevolg van verschillende standaarden. Bron: Nieuwsbrief Marktmodel 2010 (EDSN, 2010) Vaak worden vergelijkingen gemaakt tussen energiebedrijven en telecommunicatiebedrijven. De processen van energieleveranciers vertonen belangrijke overeenkomsten met de processen van telecommunicatiebedrijven. Zo verkopen beide type bedrijven een dienst, waarvan het verbruik wordt gemeten voor een juiste en volledige afrekening met de klant. Het verbruik wordt maandelijks afgerekend met de klant. Daarnaast maakt de aanbieder van de dienst gebruik van de infrastructuur van een andere partij. Hierdoor zijn er overeenkomsten in het marktmodel, maar er bestaan ook de nodige verschillen door specifieke kenmerken van de energiesector. Deze verschillen worden vooral veroorzaakt door de afhankelijkheden met derde partijen. Dit verschil met andere industrieën draagt ook mede bij aan de extra complexiteit van het huidig marktmodel. In figuur 1.1 zijn de diverse samenwerkende partijen weergegeven. Figuur 1.1 Relaties met derde partijen De afhankelijkheden tussen de betrokken partijen veroorzaken een aantal complexiteiten in de elektriciteitssector. In het huidige marktmodel is de meetverantwoordelijke eigenaar van de meter en verantwoordelijk voor het collecteren van de meetdata. De netbeheerder is verantwoordelijk voor het valideren van de meetdata. De netbeheerder levert de gevalideerde meetdata aan energieleveranciers aan via berichtenverkeer. Voor de hoeveelheidscomponent in de facturatie zijn leveranciers dus afhankelijk van derden. De meetverantwoordelijke is vaak onderdeel van energieleveranciers, maar kan ook een andere partij zijn. Als gevolg van de liberalisering heeft de klant ook een vrije keuze ten aanzien van het meetbedrijf. Om te waarborgen dat de klant aan een (juiste) leverancier gekoppeld is, vindt maandelijks registersynchronisatie plaats tussen de netbeheerders en energieleveranciers. 9
De energiefactuur is complex doordat de factuur naast de kosten voor energie ook uit meerdere componenten van derden bestaat: belastingen, doorbelastingen vanuit netbeheerder voor transportkosten en vanuit het meetbedrijf voor meterkosten voor huur van de meter. Het complexe marktmodel in de energiesector is samen met de ontwikkeling op het gebied van elektrisch vervoer relevant om een onderzoek naar de impact van het elektrisch vervoer te starten. In de volgende paragraaf wordt de precieze scope nader toegelicht. 1.4. Scope van het onderzoek Zoals in bovenstaande paragraaf is toegelicht bestaat de energiemarkt uit een complex marktmodel met diverse partijen waarvan de werkzaamheden nauw verweven zijn met elkaar. In de bovenste laag van onderstaande figuur is de gehele energiewaardeketen weergegeven. Deze laag geeft de hoofdactiviteiten weer, die worden uitgevoerd in de energiewaardeketen voor het produceren van elektriciteit. De lagen daaronder geven de activiteiten in de energiewaardeketen weer van twee belangrijke partijen in de sector: de netwerkbedrijven en de energieleveranciers. Figuur 1.2 Energiewaardeketen (Lof, K., Urlings, M., 2008), bijgewerkt door Noortje Jansen de Bakker en Sandeep Gangaram Panday Hieronder volgt een korte toelichting op de activiteiten in de energiewaardeketen zoals weergegeven in de bovenste laag van figuur 1.2. Productie betreft het opwekken van elektriciteit. Er zijn diverse mogelijkheden om elektriciteit op te wekken, onder andere door het verbranden van kolen, olie of gas. Naast deze traditionele bronnen zijn er ook meer duurzame energiebronnen als wind- en zonne-energie. Deze activiteit wordt uitgevoerd door de productiebedrijven. De geproduceerde elektriciteit (capaciteit) wordt verhandeld op basis van vraag en aanbod in de markt. Handelsactiviteiten kunnen door diverse partijen worden uitgevoerd. Ook partijen buiten de energiewaardeketen, zoals financiële partijen als banken. In het transport is het belangrijk dat onbalans, verschil tussen vraag en aanbod, op het netwerk wordt voorkomen. Iedere programmaverantwoordelijke dient aan de landelijke netbeheerder, Tennet, de planning af te geven van de productie, het transport en het verbruik van elektriciteit. In geval van onbalans wordt door de landelijk netbeheerder (TenneT) een boete in rekening gebracht aan de desbetreffende leverancier. 10
Transmissie betreft het onder hoge voltage (380, 220, 150 kv) transporteren van de elektriciteit over het hoogspanningsnetwerk. Het transport wordt uitgevoerd door TenneT, de landelijke netbeheerder. TenneT is een onafhankelijk opererende partij van de Nederlandse overheid. Deze activiteit is wettelijk beschermt en mag alleen door TenneT worden uitgevoerd. Distributie: dit betreft het onder lage voltage (110 kv) transporteren van de elektriciteit via het laagspanningsnetwerk. Deze taak wordt uitgevoerd door de regionale netbeheerders. Levering betreft het leveren van de elektriciteit aan de eindgebruikers. Activiteiten in deze fase zijn onder andere het meten van het verbruik, het factureren van het verbruik, marketing en klantenservice. Deze activiteit wordt uitgevoerd door de leverancier en zal naar onze mening de meeste gevolgen ondervinden van elektrisch vervoer. Voor de netbeheerders heeft elektrisch vervoer impact op de technische infrastructuur. De netbeheerders zijn verantwoordelijk voor het transporteren van de benodigde elektriciteit over het elektriciteitsnetwerk en het plaatsen van aansluitingen (dus ook oplaadpunten). Op dit moment past elektrisch vervoer binnen de bestaande elektriciteitsinfrastructuur, maar grootschalig gebruik van elektrische auto s heeft een grote invloed op de toekomstige elektriciteitsnetwerken. De netbeheerder kan op termijn problemen krijgen met overbelasting van het laagspanningsnet en speelt een belangrijke rol om dit te voorkomen. Netbeheerders zijn druk bezig om hiervoor smart grids te ontwikkelen. Dit zijn intelligente netwerken, waardoor het mogelijk is om in te spelen op de wisseling in vraag en aanbod door extra opslagbuffers en teruglevering van energie. Netbeheerders hebben gezamenlijk Stichting E-laad opgericht. Dit is een initiatief van onder andere Liander, Enexis en TenneT. Netbeheerders zijn, via Stichting E-laad, verantwoordelijk voor het plaatsen van oplaadpunten. De netbeheerders willen hiermee tegemoet komen aan de wens van veel gemeenten om elektrisch vervoer te stimuleren. Momenteel is het aantal oplaadpunten voor elektrische auto s nog beperkt tot ongeveer 100. Het is de bedoeling dat het aantal oplaadpunten in 2012 is opgelopen tot 10.000 (E-laad, 2009). Voor het opladen zijn er verschillende mogelijkheden voor de toekomst. 1. Opladen op eigen grond van de berijder: ongeveer 30% van de Nederlanders heeft een garage of kan de auto op eigen grond stallen, waardoor het mogelijk is een elektrische auto op te laden. 2. Netwerk van oplaadpunten langs de straat en op parkeerplaatsen. 3. Oplaadpunten op het werk. 4. Snellaadpunten: op lange termijn veranderen tankstations voor brandstoffen mogelijk in snellaadpunten voor elektriciteit. 5. Accuwisselstations: automobilisten kunnen hier een lege accu inwisselen voor een opgeladen accu. Om op dit moment toegang te krijgen tot een oplaadpunt is een tankpas nodig, die verkrijgbaar is via Stichting e-laad. De tankpas kost eenmalig 100 euro. Met deze pas kunnen automobilisten, momenteel zonder bijkomende kosten voor het elektriciteitsgebruik, hun auto opladen. De pas is geldig tot eind 2010. Daarna wordt een definitiever betalingssysteem ingevoerd. Dit systeem zal in nauw overleg met onder meer energieleveranciers worden vormgegeven. De activiteiten die worden uitgevoerd door de netbeheerder zijn weergegeven in de middelste laag van de distributiewaardeketen (figuur 1.2). De activiteiten van de netbeheerder starten met het installeren van de aansluitingen en meters. De aansluitingen worden vastgelegd in het aansluitregister. Vervolgens dient meetdata periodiek gecollecteerd te worden. Hierbij is de netbeheerder verantwoordelijk voor het valideren van de meetdata. Dit houdt in dat controles plaatsvinden op de meetdata om de juistheid en volledigheid van de data te beoordelen. Via het berichtenverkeer wordt de meetdata gecommuniceerd met energieleveranciers voor facturatie doeleinden. Afbakening scope Wij zijn van mening dat elektrisch vervoer met name voor energieleveranciers impact heeft op operationele processen, aangezien energieleveranciers geconfronteerd worden met een nieuwe wijze van verkoop en bijbehorende facturatie en afrekening. Dit heeft dus betrekking op de levering van elektriciteit. De subactiviteiten van levering zijn weergegeven in de leveringswaardeketen, zie de onderste laag van figuur 1.2. De leveringswaardeketen vormt de scope van ons onderzoek. De wijzigingen in het leveringsproces worden gerelateerd aan de belangrijkste operationele processen, die worden ondersteund door informatiesystemen. 11
Uiteindelijk ligt de voornaamste focus van ons onderzoek dus op de impact van de wijzigingen in operationele processen en de onderliggende informatiesystemen in de leveringswaardeketen. Gezien de nauwe relatie met en afhankelijkheid van netbeheerders hebben wij ook een korte uiteenzetting opgenomen van de rol van netbeheerders. De keuzes van netbeheerders en de mogelijkheden op het gebied van oplaadpunten vormen wel de basis voor de wijzigingen en de impact bij energieleveranciers. Hierop zullen wij in het verdere vervolg van het onderzoek niet ingaan. Vanuit risicomanagement perspectief onderzoeken wij ook welke gevolgen de proces- en IT wijzigingen van elektrisch vervoer hebben op de risico s van energieleveranciers en welke beheersmaatregelen nodig zijn voor een goede beheersing van deze risico s. 1.5. Probleemstelling In de paragraven 1.3 en 1.4 is reeds beschreven dat de energiesector aan veel veranderingen onderhevig is. Daarnaast is er binnen deze industrie sprake van veel afhankelijkheden met andere partijen. Door de invoer van het elektrisch vervoer in deze dynamische en complexe omgeving verwachten wij daarom belangrijke gevolgen voor de verschillende partijen. Onder andere zullen de rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van het elektrisch vervoer gedefinieerd en toegekend moeten worden aan de diverse partijen. Doordat de oplaadpunten over heel Nederland geïnstalleerd zullen worden verwachten wij dat dit ook gevolgen zal hebben op de IT omgeving van de bedrijven, er zal namelijk communicatie plaats moeten vinden met de oplaadpunten voor de meet- en facturatiedata. Daarnaast is geconstateerd dat er in de markt op dit moment nog weinig onderzoek is uitgevoerd naar deze gevolgen van het elektrisch vervoer op de bedrijfsprocessen en IT omgeving van de verschillende partijen. Hierdoor is er nog veel onbekendheid over de exacte gevolgen. Op basis van het voorwerk uitgevoerd voor dit onderzoek verwachten wij dat de meeste gevolgen op het niveau van de bedrijfsprocessen en de IT omgeving bij de energieleverancier zullen plaatsvinden. De energieleverancier is namelijk conform het huidig marktmodel verantwoordelijk voor de verkoop en levering van de elektriciteit aan de klant. Het verkopen van de elektriciteit aan de oplaadpunten lijkt op deze manier dan ook te vallen onder de verantwoordelijkheid van de energieleverancier. De netbeheerder is voornamelijk verantwoordelijk voor de transport van de elektriciteit, de meters en het valideren van de meetdata voor facturatie. Op basis van deze analyse is de energieleverancier gekozen als focus voor ons onderzoek en is de volgende hoofdonderzoeksvraag samengesteld: Wat zijn de gevolgen en risico's van elektrisch vervoer op de bedrijfsprocessen en de onderliggende informatiesystemen bij energieleveranciers en welke (IT) beheersmaatregelen zijn nodig voor een goede beheersing van deze risico s? Om deze hoofdonderzoeksvraag te kunnen beantwoorden zijn de onderstaande subonderzoeksvragen opgesteld. Elk van deze subonderzoeksvragen wordt in een specifieke hoofdstuk behandelt. Onderzoeksvragen 1. Wat is de achtergrond van elektrisch vervoer en wat zijn de voor- en nadelen van elektrisch vervoer? 2. Hoe werkt het marktmodel in de energiesector en hoe werkt de energiewaardeketen? 3. Wat zijn de belangrijkste wijzigingen als gevolg van elektrisch vervoer in het marktmodel en in de bedrijfsprocessen en informatiesystemen van energieleveranciers? 4. Wat zijn, vanuit de bovenstaande analyse, de belangrijkste risico s en op welke manier kunnen meest relevante (IT) risico s effectief beheerst worden? Hoofdstuk Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 1 en 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 12
1.6. Methodologie Zoals in bovenstaande paragrafen is beschreven is elektrisch vervoer een zeer actueel onderwerp, waarover momenteel veel wordt geschreven. De wetenschappelijke bijdragen (publicaties en artikelen) gaan echter voornamelijk over de technische haalbaarheid van elektrisch vervoer en niet over de gevolgen van elektrisch vervoer voor de (IT) processen van de energieleveranciers. Hierdoor zal dit onderzoek verkennend van aard zijn en inventariseren wij zelf aan de hand van onderzoek wat de verwachte wijzigingen en risico s zijn. Dit is doorvertaald in de volgende methodologische aanpak: Literatuuronderzoek door analyse van de energiesector en de energiewaardeketen. De analyse wordt uitgevoerd door het verzamelen en bestuderen van literatuur over de elektriciteitsmarkt. Aan de hand van deze informatie willen wij de belangrijkste wijzigingen in kaart brengen voor de belangrijkste operationele processen in de energiewaardeketen. Daarnaast zal ook het referentiemodel van EDSN gebruikt worden voor het verkrijgen van specifieke informatie over de elektriciteitsindustrie. Onderzoek naar best practice modellen voor het gestructureerd uitvoeren en beschrijven van het praktijkgedeelte van het onderzoek. Hierbij zullen modellen en theorieën op het gebied van risk management, organisatie, IT audit (IT general controls, application controls en interfaces) en interne controle worden onderzocht. De resultaten uit het literatuuronderzoek zullen worden gevalideerd in het praktijkgedeelte en verder worden uitgediept door interviews uit te voeren met experts uit de industrie. De informatie uit de eerdere stappen zal vervolgens gebruikt worden voor het verkennen van een oplossingsrichting voor het effectief beheersen van de gesignaleerde risico s in de bedrijfsprocessen en de daaraan gerelateerde informatiesystemen. Het doel van deze fase is een concreet en praktisch raamwerk voor energieleveranciers op te stellen. Resumerend kan gesteld worden dat deze onderzoeksaanpak gebaseerd is op literatuurstudie en empirische studie (interviews en informatieanalyse). Middels deze aanpak zal een antwoord worden gegeven op de onderzoeksvragen zoals gesteld in paragraaf 1.5. In hoofdstuk 6 zal middels een conclusie een samenvatting gegeven worden van het onderzoeksresultaat per onderzoeksvraag. 1.7. Leeswijzer Dit onderzoek bestaat uit 5 hoofdstukken. Na dit hoofdstuk met een introductie op het onderwerp, het marktmodel en de energiewaardeketen volgt hoofdstuk 2, waarin wordt gestart met een theoretische benadering van informatiemanagement, informatiesystemen, bedrijfsprocessen en interne beheersing. Vervolgens wordt de energiewaardeketen voor energieleveranciers nader toegelicht. In deze toelichting wordt een initiële inschatting beschreven van de belangrijkste wijzigingen in de operationele processen. In hoofdstuk 3 wordt na een eerste inleiding van informatiesystemen bij energieleveranciers een uiteenzetting gegeven van de wijzigingen in de bedrijfsprocessen en informatiesystemen en de impact daarvan, gebaseerd op relevante literatuur. Deze wijzigingen worden vervolgens doorvertaald naar de belangrijkste risico s in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 4 wordt ook een oplossingsrichting gegeven voor de energieleveranciers over de effectieve beheersing van de eerder in kaart gebrachte risico s. Tot slot zijn in hoofdstuk 5 de conclusies en aanbevelingen weergegeven en suggesties voor vervolgonderzoek. 13
2. Informatiesystemen, bedrijfsprocessen en de waardeketen van energieleveranciers In paragraaf 2.1 zal eerst een definitie gepresenteerd worden van de begrippen informatiemanagement en informatiesystemen. Deze definities zullen in het vervolg van deze scriptie aangehouden worden. In paragraaf 2.2 wordt volgens het model van Van Kessel beschreven wat de gevolgen zijn van ingrijpende proceswijzigingen op de informatiesystemen en dat informatiesystemen hierdoor inherent zijn aan veranderingen. In paragraaf 2.3 wordt vervolgens de energiewaardeketen geïntroduceerd. Vervolgens wordt per proces van de waardeketen voor energieleveranciers globaal geanalyseerd wat de wijzigingen zullen zijn als gevolg van het elektrisch vervoer. 2.1. Informatiemanagement en informatiesystemen Informatiemanagement is een breed begrip dat gericht is op het beheersen van de gehele informatievoorziening binnen een organisatie. Informatievoorziening is gericht op het voldoen aan een informatiebehoefte binnen de organisatie. De informatiebehoefte kan zich op alle niveaus binnen de organisatie bevinden: strategisch, operationeel of tactisch. Deze informatie is over het algemeen afkomstig uit informatiesystemen. Om te waarborgen dat activiteiten op het juiste tijdstip, op de juiste plaats, op de juiste wijze en in de juiste samenstelling plaatsvinden, is informatie benodigd. Het is daarom noodzakelijk dat voor elke activiteit inzichtelijk wordt (Christiaanse, 2005): welke informatie nodig is om een activiteit te starten; welke informatie nodig is om een activiteit uit te voeren; welke informatie geregistreerd dient te worden; en welke informatie verstrekt dient te worden voor de interne en externe verantwoordingen die over de uitvoering van de activiteit dient te worden afgelegd ten behoeve van de oordeelsvorming van het management, met de onderliggende vraag of het beoogde doel is behaald. Het inzicht in de informatiestromen en de benodigde informatie ten behoeve van activiteiten zijn onderdelen van informatiemanagement. In het onderstaande figuur is door middel van het vierlagenmodel van Betz de basisstructuur achter de bedrijfsinformatiestromen weergegeven. Figuur 2.1 Vierlagenmodel Betz (Betz, 1995) 14
Deze lagen hebben allemaal invloed op de informatiestromen in een organisatie. Elke organisatie kan gezien worden als een samenstel van aan elkaar gerelateerde processen. Door middel van het vierlagenmodel van Betz kunnen deze aan elkaar gerelateerde processen inzichtelijk worden gemaakt, zie figuur 2.1. Betz onderscheidt een aantal bouwstenen in een organisatie, namelijk organisatiestructuur, bedrijfsprocessen, informatiesystemen en technische infrastructuur (Christiaanse, 2005). Het figuur geeft de totale strekking van de informatiemanagementfunctie weer. In dit onderzoek beperken we ons ten aanzien van informatiemanagement tot de bedrijfsprocessen (laag 2) en de informatie afkomstig uit informatiesystemen (laag 3), ten behoeve van het sturen van de processen rondom elektrisch vervoer. Hierbij zal worden beoordeeld in hoeverre de informatiebehoefte wijzigt als gevolg van elektrisch vervoer. Hieronder volgt een korte toelichting op de verschillende lagen in het model van Betz. Organisatiestructuur en bedrijfsprocessen De keuzes ten aanzien van informatiesystemen en technische infrastructuur worden normaliter gebaseerd op de gemaakte keuzes in de organisatiestructuur en de bedrijfsprocessen. Veranderingen in strategie, regels en procedures vereisen steeds vaker veranderingen in de hardware, software en databases en telecommunicatie. Bestaande systemen kunnen werken als beperkende factor binnen ondernemingen. Vaak is wat een organisatie wil doen, afhankelijk van wat binnen het systeem mogelijk is (Laudon, 2002). Informatiesystemen Een informatiesysteem kan als volgt worden gedefinieerd (Laudon, 2002): een set van aan elkaar gerelateerde componenten die informatie verzamelen, verwerken, opslaan en verspreiden ter ondersteuning van besluitvorming, coördinatie en controle binnen een organisatie. Bij een informatiesysteem wordt primair onderscheidt gemaakt tussen de interfaces waarmee de gebruiker achter het werkstation direct communiceert met de daadwerkelijke toepassing, de client/servertechnologie. De toepassing is de applicatie. De gegevens die gebruikt worden in de toepassing staan in de database (Christiaanse, 2005). Voor het beoordelen van de gevolgen en risico s van elektrisch vervoer bij energieleveranciers hanteren wij de componenten van informatiesystemen uit het model van Betz. Wij beoordelen de gevolgen en risico s van elektrisch vervoer op het niveau van interfaces, toepassingen en gegevens. Technische infrastructuur Technische infrastructuur bestaat uit verwerkingsapparatuur, netwerk en opslagapparatuur. Verwerkingsapparatuur betreft alle componenten die gebruikt worden om de gegevensverwerking en de daaruit voortvloeiende informatievoorziening mogelijk te maken. Het gaat hierbij in de eerste plaats om de computers, de werkstations, maar er is ook sprake van de zogenoemde randapparatuur. Het netwerk omvat en beheerst de communicatieverbindingen tussen verwerkingsapparatuur onderling en tussen verwerkingsapparatuur en opslagapparatuur. De opslagapparatuur is de apparatuur die nodig is om de gegevensverzamelingen op te slaan. 2.2. Relatie tussen bedrijfsprocessen en informatiesystemen Zoals uit het model van Betz blijkt, staan bedrijfsprocessen en informatiesystemen met elkaar in verbinding. Volgens Van Kessel (Van Kessel, 2002) kunnen getroffen beheersingsmaatregelen ten behoeve van gegevensverwerkende processen een positieve werking hebben op de beheersing van de bedrijfsprocessen. Van Kessel is van mening dat de sets van toe te passen maatregelen daarom niet van elkaar gescheiden kunnen worden, maar geïntegreerd moeten worden. De verwevenheid van bedrijfsprocessen, informatiesystemen en managementsystemen is grafisch weergegeven in figuur 2.2. 15
Figuur 2.2 Internal control-model (Kessel, 2002) Het model start bij het bepalen van de gewenste situatie in termen van doelstellingen en risico s. Vervolgens wordt de actuele situatie beschreven en gedocumenteerd voor zowel de bedrijfsprocessen als informatiesystemen. Daarna wordt de actuele situatie vergeleken met de gewenste situatie en worden aanbevelingen gedaan, die gericht zijn op sturen en bijsturen. Doordat de bedrijfsprocessen en informatieverzorgende processen niet los van elkaar kunnen worden gezien, is het niet mogelijk om onderscheid te maken tussen het bedrijfsproces en het informatieverzorgende proces. Dit geldt vooral voor de stappen 2 en 3 uit het model. Het documenteren van de structuur, processen en beheersingsmaatregelen evenals het evalueren van de mate waarin de beheersdoelstellingen worden bereikt, zijn geïntegreerde activiteiten. Op basis van dit model richten wij ons onderzoek verder in, zodat een geïntegreerde aanpak ontstaat. De eerste aanzet hiervoor wordt gegeven in paragraaf 2.3, waarin theoretisch is beschreven wat de verwachte belangrijkste wijzigingen in de bedrijfsprocessen van energieleveranciers zijn op basis van de waardeketen van energieleveranciers. In de praktijkhoofdstukken werken wij ons onderzoek verder uit op basis van de modellen van Betz en Van Kessel. 2.3. Waardeketen van energieleveranciers In paragraaf 1.4 is de waardeketen van de energieleverancier reeds geïntroduceerd. In deze paragraaf worden de processen van de leverancier kort toegelicht en wordt een initiële inschatting gemaakt per proces van de belangrijkste wijzigingen als gevolg van elektrisch vervoer. Deze toelichting en inschatting is gebaseerd op literatuuronderzoek waaronder het referentiemodel van EDSN en interviews met experts bij PricewaterhouseCoopers werkzaam in de elektriciteitsindustrie (zie overzicht van de geïnterviewden in bijlage 2). De stappen uit de waardeketen voor de leverancier zijn hieronder weergegeven. 16
Figuur 2.3 Energiewaardeketen (Lof, K., Urlings, M., 2008) 2.3.1. Beheer contractregister Het klantenbestand van de energieleverancier heet het contractregister. Het klantbestand van de netbeheerder heet het aansluitingenregister. In het contractregister zijn de belangrijke stamgegevens van een klant opgenomen, zoals NAW-gegevens, EAN code (uniek aansluitnummer, bestaand uit 18 cijfers) en contractgegevens. De energieleverancier en de netbeheerder zijn wettelijk verplicht hun gehele klantenbestanden te synchroniseren: de registersynchronisatie. Deze synchronisatie vindt maandelijks plaats en verschillen tussen het aansluitingenregister en het contractregister moeten geanalyseerd worden. Als gevolg van elektrisch vervoer stijgt het aantal contracten voor energieleveranciers in geval van nieuwe aansluitingen en daarmee ook nieuwe leveringscontracten. Zowel voor de netbeheerder als energieleverancier stijgt hiermee het aantal klanten en dus de omvang van het proces. Echter op de inhoud van het proces van klantbeheer en registersynchronisatie heeft dit echter geen invloed. Naar verwachting heeft het elektrisch vervoer derhalve geen impact op het proces van beheer contractregister. 2.3.2. Verkoop Belangrijk bij het verkoopproces is het juist en volledig registeren van de meterstanden, op basis waarvan het verbruik van elektriciteit wordt berekend door energieleveranciers. Het verbruik is een belangrijk onderdeel voor het facturatieproces. Meterstanden kunnen op meerdere manieren door energieleveranciers ontvangen worden: de meterstanden worden geschat door energieleveranciers; de meterstanden worden doorgeven door de klant; of opgenomen door een meteropnemer van het meetdatabedrijf (vaak onderdeel van de netbeheerder). Het is een wettelijke verplichting dat meterstanden minimaal één keer in de drie jaar fysiek worden opgenomen door een meteropnemer. Deze verplichting voorkomt dat meterstanden te lang worden geschat en eventueel onjuiste en onvolledige facturen worden verstuurd naar de klant. Als er geen fysiek opgenomen meterstand beschikbaar is, wordt de meterstand geschat op basis van het verwachte jaarverbruik en de verbruikshistorie of wordt de meterstand door de klant doorgegeven. Als gevolg van elektrisch vervoer zal het proces van registeren van het verbruik wijzigen. Als klanten een elektrische auto onderweg opladen, moet de werkelijk verbruikte energie direct worden geregistreerd en afhankelijk van het betalingssysteem eventueel ook direct afgerekend worden met de klant. Er worden dan direct verbruiken geregistreerd in tegenstelling tot meterstanden. Als gevolg van elektrisch vervoer zal de omvang van de registratie wijzigen, maar dus ook de wijze van registeren en communiceren over verbruiken. Momenteel wordt er door EnergieNed en Netbeheer Nederland een marktmodel ontwikkeld, waarin zaken als het opladen en betalen geregeld worden. Onze verwachting ten aanzien van dit proces is dat er wel wijzigingen in het proces zullen ontstaan. Dit proces wordt daarom in hoofdstuk 3 verder geanalyseerd. 17
2.3.3. Verwerken verhuizingen en switches Een verstoring op het proces bij energieleveranciers zijn verhuizingen en switches. Het is belangrijk deze mutaties tijdig te verwerken, aangezien de mutaties invloed hebben op de facturatie en afrekening met klanten. Een leveranciersswitch is een wijziging van leverancier door de klant. De klant meldt zich aan bij een nieuwe leverancier en deze verzorgt verder het switchproces. Bij een verhuizing meldt de nieuwe bewoner zich bij de gewenste leverancier aan op het nieuwe adres en de oude bewoner meldt zich bij de huidige leverancier af op het desbetreffende adres. Verhuizingen en switches worden door middel van berichtenverkeer gecommuniceerd naar de energieleveranciers. Het berichtenverkeer wordt verzorgt door EDSN (Energie Data Services Nederland). Als gevolg van het Elektrisch vervoer zal dit proces niet veranderen. Voor klanten kan het wel aantrekkelijker worden om te switchen van leverancier omdat het belang van een goede prijs voor elektriciteit stijgt als het elektriciteitsverbruik stijgt. Echter zit de verandering dan in de omvang van het proces maar niet in de inhoud. Naar verwachting heeft het elektrisch vervoer derhalve geen impact op het proces van verwerken verhuizingen en switches. 2.3.4. Berichtenverkeer Berichtenverkeer ontstaat als gevolg van switches en verhuizingen, zoals hierboven beschreven. Door middel van het versturen van een bericht, geeft de leverancier de klantmutatie door aan de netbeheerder. In tegenstelling tot registersynchronisatie, zoals beschreven in 2.3.1, wordt bij berichtenverkeer alleen gecommuniceerd over mutaties in het klantenbestand en dus niet over het gehele klantenbestand. Voor dit proces geldt hetzelfde als voor de processen onder 2.3.1 en 2.3.3, de verandering zit in de omvang van het proces en niet in de inhoud. Naar verwachting heeft het elektrisch vervoer derhalve geen impact op het proces van berichtenverkeer. 2.3.5. Facturatie en tarievenbeheer Op dit moment zijn de processen bij energieleveranciers nog niet aangepast op de nieuwe situatie. Een van de gevolgen hiervan is dat consumenten nog niet gefactureerd kunnen worden voor de verbruikte elektriciteit voor het opladen van hun elektrische auto s. Aangezien er nog weinig consumenten rijden met elektrische auto s is de impact hiervan op het resultaat van de energieleveranciers momenteel niet groot. Daarnaast werkt het gratis opladen van de elektrische auto s als stimulans voor aanschaf van deze auto s, zoals ook eerder besproken in hoofdstuk 1. Het facturatieproces van energieleveranciers is een complex proces, veroorzaakt door een aantal factoren. Energiefacturen bestaan namelijk uit een groot aantal componenten: verbruik; prijs; transportkosten van de netbeheerder; vastrecht; eventuele huur van de meter; regulerende energiebelasting; en BTW over de verschillende tariefscomponenten. De energiefactuur is dus een verzamelfactuur van de energieleverancier en de netbeheerder doordat de leverancier de transportkosten van de netbeheerder in rekening brengt bij de klanten (zie ook het referentiemodel). Energieleveranciers zijn ook deels afhankelijk van derden voor de aanlevering van gegevens, zoals meetdata van de meetbedrijven, switches en verhuizingen via berichtenverkeer en dergelijke. Daarnaast bestaat het facturatieproces uit meerdere fasen. Maandelijks ontvangen particuliere klanten een voorschotnota. Deze voorschotnota is gebaseerd op het verwachte jaarverbruik, gedeeld door 18
twaalf maanden. Vervolgens ontvangt de klant jaarlijks een jaarnota, waarop het verbruik over het afgelopen jaar in rekening wordt gebracht. Zoals eerder beschreven wordt het verbruik over de periode berekend op basis van de meterstanden. Op de jaarnota worden de maandelijkse voorschotten in mindering gebracht. In geval van een leveranciersswitch wordt een eindafrekening gemaakt. Naar verwachting heeft elektrisch vervoer geen impact op het facturatieproces in geval van het aan huis opladen van de auto door middel van bijvoorbeeld een oplaadpunt in de carport. In dit geval zal het verwachte jaarverbruik en daarmee het voorschot en de jaarnota stijgen, maar het facturatieproces wijzigt niet. Er ontstaat echter een nieuw type facturatie door de mogelijkheid tot het onderweg opladen van de auto. De verbruikte elektriciteit zal direct op de desbetreffende klant geregistreerd moeten worden en eventueel ook direct verrekend worden. Door EnergieNed en Netbeheer Nederland wordt momenteel een marktmodel ontwikkeld, waarin zaken als het opladen en betalen geregeld worden. Het is niet duidelijk hoe dit proces zal gaan verlopen. Hiernaar doen wij nader onderzoek in de volgende hoofdstukken. Momenteel wijzigen energieleveranciers de prijzen voor elektriciteit over het algemeen twee keer per jaar. Daarnaast bestaat de afgelopen jaren ook de mogelijkheid om de elektriciteitsprijzen vast te zetten voor enkele jaren. Zoals eerder beschreven leidt elektrisch vervoer tot een noodzaak in het spreiden van de elektriciteitsvraag. Het was in eerste instantie onze verwachting dat energieleveranciers de tarieven willen gebruiken om de vraag naar elektriciteit voor het opladen van elektrische auto s te spreiden en daarmee de impact van de vraag naar elektriciteit voor het opladen te spreiden. Als gevolg hiervan zullen energieleveranciers naar verwachting de prijzen meer gaan diversifiëren. Het opladen van een elektrische auto op piekmomenten zal duurder worden dan bijvoorbeeld het s nachts opladen van de auto. Bovendien zal snelladen duurder worden dan het normaal opladen. Deze factoren leiden tot een complexere tariefstructuur en een complexer proces van tarievenbeheer. Uit gesprekken met Eneco en Enexis blijkt dat de omzet en het resultaat vanuit het opladen van elektrische auto s op korte termijn beperkt is. Wij verwachten dan ook dat het op korte termijn (de komende 10 jaar) nog niet aan de orde is dat energieleveranciers met prijzen gaan fluctueren om de vraag te spreiden. Momenteel is dit nog een stap te ver. Bij Enexis hebben we ook gesproken over een eventuele vaste prijs voor het opladen van elektrische auto s, met een keuzemogelijkheid voor de gebruiker ten aanzien van de flexibiliteit in het opladen. Voorwaarde hiervoor is dat gebruikers de auto altijd aan het oplaadpunt heeft, zodat de netbeheerder kan bepalen wanneer een auto opgeladen wordt. Deze optie lijkt ons momenteel niet haalbaar, aangezien de oplaadpunten in het publieke sector voor alle klanten beschikbaar moet zijn en de beperkte beschikbaarheid van oplaadpunten in het private domein. Bovendien zijn de ontwikkelingen op het gebied van intelligente netwerken nog te prematuur om dit in te richten. Naar verwachting heeft het elektrisch vervoer derhalve geen impact op het proces van tarievenbeheer, wel op het proces van facturatie. Dit proces wordt daarom in hoofdstuk 3 verder geanalyseerd. 2.3.6. Debiteuren en incasso Het debiteuren- en incassoproces wordt relevant op het moment dat klanten facturen niet betalen. Na het versturen van aanmaningen, wordt door energieleveranciers eventueel een deurwaarder ingeschakeld om de openstaande vordering te incasseren. Naar verwachting wijzigt dit proces niet in geval van elektrisch vervoer. Wij verwachten wel dat het belang van een goed en effectief debiteurenen incassoproces stijgt, aangezien een hoger energieverbruik resulteert in hogere facturen en daarmee hogere vorderingen voor de energieleveranciers. Een strakke sturing op een tijdige incasso voorkomt incassokosten, deurwaarderskosten en eventueel afboeking van vorderingen. Naar verwachting heeft het elektrisch vervoer derhalve geen impact op het proces van debiteuren en incasso. 19
2.4. Samenvatting en vervolg Aan het begin van dit hoofdstuk is het model van Betz geïntroduceerd. Hierbij is aangegeven dat de focus in ons onderzoek ligt op bedrijfsprocessen en informatiesystemen. In dit hoofdstuk zijn vervolgens de processen van de leverancier beschreven en is hierbij een inschatting en analyse gemaakt van de processen die naar verwachting zullen veranderen als gevolg van het elektrisch vervoer. Uit de analyse hebben wij geconcludeerd dat dit de processen verkoop en facturatie zijn. In hoofdstuk 3 beschrijven wij, op basis van de huidige informatiesystemen bij energieleveranciers en de verwachte ontwikkelingen in het marktmodel, de wijzigingen in deze processen aan de hand van het model van Betz. 20
3. Wijzigingen in bedrijfsprocessen en informatiesystemen bij energieleveranciers In dit hoofdstuk wordt een analyse gemaakt van de door ons verwachte proceswijzigingen en de impact hiervan op de informatiesystemen. Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven, ligt de focus in deze impactanalyse op de volgende componenten van het informatiesysteem: interfaces, toepassingen en gegevens. Wij verwachten, op basis van de initiële analyse in hoofdstuk 2, dat elektrisch vervoer met name impact zal hebben op de processen verkoop en facturatie, zoals ook weergegeven in onderstaande figuur. De gesprekken die wij hebben gehouden met energieleveranciers, netbeheerders en specialisten binnen PricewaterhouseCoopers worden in de analyse van dit hoofdstuk meegenomen. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van deze personen. Figuur 3.1 Leveringswaardeketen 3.1. Huidige inrichting informatiesysteemmodel in SAP IS-U SAP is een belangrijke leverancier van ERP (Enterprise Resource Planning ) software. ERP is ontstaan vanuit de behoefte aan een applicatie die alle processen binnen een organisatie ondersteunt. SAP heeft een groot aantal modules beschikbaar, die de meeste bedrijfsprocessen ondersteunen. Een van deze modules is SAP IS-U, dat door de meeste energiebedrijven wordt gebruikt. Kenmerkend voor de energieleveranciers is het grote aantal klanten en aansluitingen. De kracht van SAP IS-U is dat het geschikt is om miljoenen klanten te kunnen bedienen (beheer van stamdata, facturatie, meetdatacollectie, berichtenverkeer etc.) Hiermee ondersteunt SAP IS-U de gehele leveringswaardeketen. Omdat de grootste elektriciteitsbedrijven in Nederland voor de processen verkoop, facturatie en tarievenbeheer gebruik maken van het SAP IS-U systeem, zal deze applicatie als uitgangspunt genomen worden bij het analyseren van de wijzigingen in de informatiesystemen. Hierbij wordt gekeken naar de componenten interfaces, toepassingen en gegevens in SAP IS-U. In paragraaf 2.3 zijn de processen rondom verkoop, facturatie en tarievenbeheer globaal beschreven. In deze paragraaf wordt ingegaan op de technische beschrijving van deze processen in SAP IS-U. Het informatiesysteemmodel ziet er, conform het vierlagenmodel van Betz, als volgt uit voor de huidige inrichting van de processen verkoop, facturatie en tarievenbeheer: Figuur 3.2 Informatiesysteemmodel SAP IS-U 21
Interface De interface is de grafische gebruikersomgeving, die ervoor zorgt dat de gegevens uit de database, via de applicatie, op een begrijpelijke en leesbare wijze worden gepresenteerd aan de medewerkers. Deze grafische gebruikersomgeving wordt ook wel Graphical User Interface (GUI) genoemd in SAP systemen. De GUI is feitelijk de voorkant van de applicatie. Via de GUI hebben de gebruikers via hun werkstations toegang tot de applicatie. Als de toepassing wijzigt, moet de interface ook wijzigen om ervoor te zorgen dat de gegevens op een juiste en volledige wijze aan de gebruikers worden getoond. Toepassing Relevante onderdelen van SAP IS-U voor verkoop en facturatie zijn de modules device management, billing en invoicing. Deze modules volgen elkaar op in het proces. Om tot een afrekening of factuur te komen, zijn meterstanden en verbruiken nodig. Het onderdeel device management omvat naast de meetdata bijvoorbeeld ook technische data en installaties. In device management kunnen onder andere de volgende zaken worden uitgevoerd: creëren van meteropname-orders; invoeren van meterstanden; en valideren en eventueel corrigeren van meterstanden. In de billing module vindt vervolgens de afrekening plaats. Afrekeningen zijn simulatieruns, waarbij conceptfacturen worden aangemaakt om de juistheid en de volledigheid van de factuur te controleren en de plausibiliteit van de afrekeningen te beoordelen door vergelijking met vooraf ingesteld grenzen (bedragen en/of percentages). In de facturatie module wordt vervolgens de werkelijke factuur aangemaakt en vinden de doorboekingen vanuit SAP IS-U naar de financiële administratie (FI-CA module) plaats. Dit proces en de componenten in SAP IS-U zijn weergegeven in onderstaande figuur. Figuur 3.3 Meetdataproces SAP IS-U 22
Figuur 3.4 Facturatieproces SAP IS-U Gegevens De gegevens vanuit SAP IS-U worden opgeslagen in een database. Het datamodel van SAP IS-U is weergegeven in figuur 3.5. Deze figuur geeft weer wat de relaties en koppelingen zijn tussen de gegevens. De opbouw begint bij een zakenpartner. Iedere zakenpartner heeft een contractrekening. Facturering van klanten gebeurt op het niveau van de contractrekening. Als een klant meerdere aansluitadressen heeft, die gezamenlijk gefactureerd worden, heeft de klant dus meerdere contracten en installaties onder de contractrekening. De installatie is de koppeling tussen de klantgegevens, ook wel business masterdata, en de technische masterdata. De technische masterdata omvatten onder andere de installatie en de meter. Figuur 3.5 Datamodel SAP IS-U 23
3.2. Analyse van marktmodel en rollen Op basis van de gevoerde gesprekken met zowel Enexis en Eneco is het de verwachting dat de oplaadpunten commercieel geëxploiteerd gaan worden. Dit betekent dat de laadpunten een exploitant krijgen, die als tussenpersoon tussen de klant en de overige partijen staat. Deze verwachting wordt ook onderschreven door Accenture. Accenture heeft in de eerste helft van 2010 op verzoek van Energiened en Netbeheer Nederland onderzoek gedaan naar de gevolgen van elektrisch vervoer voor het marktmodel en de bijbehorende rollen. Door de toevoeging van een extra partij moet namelijk ook het huidige marktmodel aangepast worden. Deze verwachting is ook in lijn met Energiewet, waarin de leverancierskeuze vrij is voor consumenten voor zowel elektriciteit als gas. Als op de laadpunten slechts één leverancier zou kunnen aanbieden, is dit in strijd met de Energiewet. In het gesprek met Eneco werd ook gesproken over de mogelijkheid dat energieleveranciers als exploitanten zullen gaan optreden. Hiermee verlengen energieleveranciers hun huidige waardeketen een stuk, waarmee extra omzet gegenereerd kan worden. De rol van exploitant kan echter ook ingevuld worden door andere partijen, bijvoorbeeld gemeenten. De netbeheerders kunnen in ieder geval geen exploitant zijn, aangezien zij als gevolg van de splitsing geen handelsactiviteiten mogen uitvoeren. Vereenvoudigd heeft deze extra rol de onderstaande impact op de relaties binnen de keten. Figuur 3.5 Relaties met derde partijen in geval van elektrisch vervoer Accenture heeft in hetzelfde onderzoek ook onderzoek verricht naar het marktmodel voor elektrisch vervoer. Daaruit is één marktmodel naar voren gekomen dat de voorkeur heeft van de meeste betrokken partijen, aangezien dit model het beste aansluit bij het huidige marktmodel. Dit model heet het providermodel, waarbij de mogelijkheid bestaat om direct aan het laadpunt te kunnen betalen voor de afgenomen elektriciteit. Vanuit het providermodel wordt de energieleverancier als exploitant met een aantal nieuwe rollen geconfronteerd. Een schematische weergave van dit marktmodel en de beschrijving van de rollen is opgenomen in bijlage 1. Dit onderzoek is een eerste globale aanzet voor het nieuwe marktmodel, maar onvoldoende om de gevolgen voor de processen en IT systemen van energieleveranciers mee in kaart te brengen. Daarvoor is het noodzakelijk in detail de huidige processen te analyseren en de gevolgen van het marktmodel uit te diepen. In onderstaande tabel hebben wij deze nieuwe rollen en de relaties (vanuit het Accenture onderzoek) geanalyseerd. In deze analyse zijn wij nagegaan of de rol een bestaande rol of een nieuwe rol betreft voor energieleveranciers en of deze rol impact heeft op de processen verkoop en facturatie, aangezien deze processen naar onze verwachting met de grootste wijzigingen geconfronteerd worden. 24