Gebruikershandleiding Horecataxonomie 2013 Opgesteld en vastgesteld door: Bedrijfschap Horeca en Catering www.kenniscentrumhoreca.nl Zoetermeer 7 oktober 2013 1
2
INHOUDSOPGAVE 1. Algemeen 3 1.1 Inleiding 3 1.2 Methodiek HRT 3 1.3 Achtergrond Horecaregister 3 1.4 Indeling HRT 4 1.5 Voor wie is de gebruikershandleiding? 4 1.6 Scope en reikwijdte 4 1.7 Leeswijzer 5 2. Inrichting HRT 6 2.1 Algemene uitgangspunten HRT 6 2.2 Gebruik tuples 6 2.3 Taxonomie bestanden 7 2.4 Publicatieomgeving Horeca taxonomie 7 3. Toelichting registratiegedeelte HRT (HRT-REG) 8 3.1 Uitgangspunten 8 3.2 Samenhang eenheden en objecten 9 4. Toelichting financiële gedeelte HRT (HRT-FIN) 10 4.1 Uitgangspunten 10 4.2 Fiscale waarderingsgrondslag 11 3
1. Algemeen 1.1 Inleiding Dit document bevat de gebruikershandleiding van de Horecataxonomie (HRT). Deze gebruikershandleiding geeft een toelichting op de opgestelde HRT en beschrijft welke keuzes gemaakt zijn bij de inrichting van de HRT. De HRT is de verzameling van gegevensdefinities, onderlinge relaties en gegevensets zoals die van toepassing zijn binnen de horecasector. In de paragrafen hieronder worden methodiek, achtergrond en indeling van de HRT kort toegelicht. 1.2 Methodiek HRT Voor het inrichten van de HRT is gebruik gemaakt van de internationale (open) standaard extensible Business Reporting Language (XBRL) 1. De toepassing van deze methodologie maakt dat uit te wisselen gegevens eenduidig en uniform worden gedefinieerd en vastgelegd. Hierdoor treden bij uitwisseling van gegevens en informatie geen interpretatieverschillen op. Daarnaast vergroot het gebruik van XBRL de geautomatiseerde afhandeling van rapportages die met behulp van de HRT zijn opgesteld. Kortom, het aanwenden van de HRT verhoogt de effectiviteit, efficiëntie en betrouwbaarheid van uitwisselingsprocessen tussen stakeholders binnen de horecasector. 1.3 Achtergrond Horecaregister Het Bedrijfschap Horeca en Catering (BHC) is belast met de registratie van horecaondernemingen in het horecaregister. Dit vloeit voort uit artikel 2 van het Registratiereglement Bedrijfschap Horeca en Catering 2008, waarin het horecaregister als volgt is beschreven: Het register van ondernemingen, waarin gegevens van ondernemingen en ondernemers worden verwerkt, heeft als doel een goede vervulling van de publiekrechtelijke taak door het bedrijfschap. Naast het registreren van horecaondernemingen binnen het horecaregister verstrekt BHC eveneens additionele diensten aan horecaondernemers. Deze dienstverlening is er op gericht horecaondernemers te ondersteunen bij het meer effectief en meer efficiënt inrichten van de bedrijfsvoering. Dit wordt onder andere gerealiseerd door het verstrekken van bedrijfsvergelijkingen op basis waarvan horecaondernemers hun bedrijfsvoering en resultaten kunnen spiegelen aan vergelijkbare bedrijven binnen de sector. Om de dienstverlening richting horecaondernemers te intensiveren heeft BHC haar dienstverlening taxonomiegedreven (op basis van de HRT) ingericht. Hierdoor krijgt het registratieproces, alsmede de overige dienstverlening, een flexibeler karakter. Daarnaast wordt de zekerheid omtrent de betrouwbaarheid en de vergelijkbaarheid van de gegevens verhoogd. Met het taxonomiegedreven inrichten van haar dienstverlening wordt deze dienstverlening meer dimensionaal. Naast het registreren van horecaondernemingen biedt BHC horecaondernemers namelijk de mogelijkheid tot het voeren van een horecadossier. Met het gebruik van dit dossier worden horecaondernemers in de gelegenheid gesteld hun eigen gegevens binnen het horecaregister te beheren en aan te passen indien wijzigingen in de samenstelling van de organisatie of bedrijfsvoering daartoe aanleiding geven. Vanuit het horecadossier kunnen gegevens (gecontroleerd) ter beschikking worden gesteld aan andere stakeholders binnen de horecasector. De gegevenselementen worden dus één keer vastgelegd en beschikbaar gesteld aan meerdere partijen. 1 Het gebruik van XBRL als uitwisselingsstandaard is een beproefd methodiek die ook wordt toegepast binnen de Standard Business Reporting aanpak, zoals deze respectievelijk door de Nederlandse overheid en Nederlandse (groot)banken (verenigd in het Financiële Rapportage Coöperatief -FRC-) wordt gehanteerd voor het uitwisselen van (financiële) bedrijfsgegevens en kredietrapportages. 4
Een voorbeeld van het ter beschikking stellen van gegevens vanuit het horecadossier aan stakeholders is het beschikbaar stellen van (financiële) bedrijfsgegevens aan een bank voor het verkrijgen van een krediet. BHC positioneert zich op deze manier als een vertrouwde derde partij binnen de horecasector en fungeert hierbij als facilitator van de omgeving (het dossier) waar de ondernemer zelf verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van zijn gegevens en het autoriseren van stakeholders om toegang te krijgen tot een (deel) van zijn (financiële) bedrijfsgegevens. 1.4 Indeling HRT De HRT is opgebouwd uit twee onderdelen: één onderdeel dat betrekking heeft op de gegevens ten behoeve van opname in het horecaregister (HRT-REG) en één onderdeel dat betrekking heeft op financiële aspecten (HRT-FIN). Met behulp van de HRT-FIN kunnen rapportages worden opgesteld voor verschillende doelgroepen die gebruik maken van de bedrijfsvergelijking Horeca (BVH). De HRT-REG voorziet in rapportages per eenheid (horecamedewerker, horecaonderneming, horecavestiging, bedrijfsonderdeel of horecalocatie en verder voor elk onderkend beheerscherm of uitwisselingsproces 2. 1.5 Voor wie is de gebruikershandleiding? Deze gebruikershandleiding is opgesteld voor alle partijen die (direct of indirect) betrokken zijn bij het registreren van horecaondernemers binnen het horecaregister of gebruik maken van die gegevens. De partijen waaraan hierbij voornamelijk wordt gedacht zijn horecaondernemer, intermediairs (accountant, administratiekantoor, financieel adviseur) of medewerkers. Maar ook partijen die (beroepsmatig) bedrijfvergelijkingen opstellen. Tevens kan de gebruikershandleiding worden gebruikt door softwareleveranciers. 1.6 Scope en reikwijdte Deze gebruikershandleiding heeft een informerend karakter en is bedoeld om inzichtelijk te maken hoe de HRT wordt aangewend voor het beheer van de horecadossiers, voor het opstellen van bedrijfsvergelijkingen, alsmede voor andere dienstverlening waarbij de gegevens uit het horecaregister als uitgangspunt dienen. Naast deze gebruikershandleiding is ook het HRT FRIS-document beschikbaar 3. Dit document beschrijft de aanvullende eisen op de Financial Reporting Instance Standards 1.0, (FRIS 1.0) 4 en de NL-FRIS versie 2013 van 1 december 2012, waaraan de Horeca taxonomie (HRT) rapportage (XBRL instance document) moet voldoen. 1.7 Leeswijzer Na de inleiding in hoofdstuk 1 worden in hoofdstuk 2 de uitgangspunten en keuzes met betrekking tot de inrichting van de HRT benoemd. In hoofdstuk 3 volgt een toelichting van de HRT-REG. Het aansluitende hoofdstuk 4 geeft tenslotte een toelichting op de HRT-FIN. 2 Zie voor een nadere beschrijving van de objecten die een eenheid vormen paragraaf 3.1. 3 FRIS beschrijft de eisen waaraan de XBRL instance documenten moeten voldoen. 4 Financial Reporting Instance Standards 1.0, Public Working Draft, dated 2004-11-14. 5
2. Inrichting HRT In dit hoofdstuk worden de algemene uitgangspunten voor de inrichting van de HRT, uiteengezet. Bovendien wordt toegelicht welke keuzes zijn gemaakt ten aanzien van de inrichting van de HRT. Tot slot wordt het gebruik van tuples toegelicht en wordt de inrichting van de HRT beschreven. 2.1 Algemene uitgangspunten HRT Aan de HRT liggen de volgende uitgangspunten ten grondslag: De Nederlandse taxonomie architectuur (NTA) is als basis gehanteerd voor de opzet en inrichting van de HRT. Deze architectuur bepaalt welke onderdelen van de XBRL standaard op welke wijze voor de Nederlandse situatie worden toegepast. In de HRT is hergebruik gemaakt van gegevenselementen uit de Legal Entity Framework (LEF) taxonomie. Naast het hergebruik zijn horecaspecifieke gegevenselementen gedefinieerd. Daarnaast refereren sommige horecaspecifieke gegevenselementen naar vergelijkbare gegevenselementen uit zowel de Nederlandse taxonomie (NT) en de Bankentaxonomie (BT). Aan de gegevenselementen zijn documentation labels toegevoegd, waarin de definitie is opgenomen van het gegevenselement. Alle gegevenselementen die een aantal betreffen, hebben de eigenschap IntegerItemType gekregen en dienen als aantal te worden ingevuld. Alle gegevenselementen die een percentage betreffen, hebben de eigenschap percentitemtype gekregen en moeten als decimalen worden ingevuld (bijv. 0,19 %). Alle gegevenselementen die een datum betreffen, hebben de eigenschap dateitemtype gekregen en dienen volgens de indeling JJJJ-MM-DD te worden ingevuld. Alle gegevenselementen die een Ja of Nee betreffen, hebben de eigenschap booleanitemtype gekregen en dienen respectievelijk met true (Ja) of false Nee) te worden ingevuld. Binnen de HRT wordt gebruik gemaakt van codelijsten. Deze codelijsten geven input voor zogeheten drop-down menu s, waarmee gekozen kan worden uit vooraf vastgestelde waarden. Een voorbeeld van een dergelijk element met vastgestelde waarden is rechtsvorm met de waarden: BV, NV, eenmanszaak etc. 2.2 Gebruik tuples In de rapportages kan een reeks van gegevens meerdere keren worden gerapporteerd. Om dit uit te drukken, kent XBRL het type tuple. Een tuple wordt naar samenstelling één keer gedefinieerd in de taxonomie en kan vervolgens meermaals voorkomen in de rapportage (het XBRL instance document). Een voorbeeld van een dergelijke tuple binnen de HRT betreft: Opleidingen en diploma s. Binnen deze tuple kan een horecaondernemer aangeven welke opleidingen zijn afgerond en welke diploma s zijn behaald. De tuple structuur maakt het mogelijk om meerdere gevolgde opleidingen en behaalde diploma s vast te leggen. 2.3 Taxonomiebestanden Voor het opstellen van een rapportage wordt gebruik gemaakt van gegevenselementen uit de LEF taxonomie én van horecaspecifieke gegevenselementen. Deze laatste gegevenselementen bevinden zich in de directory items en zijn onderverdeeld in: De algemene gegevenselementen, opgenomen in hrt-register (HRT-REG); 6
De financiële en direct daaraan gerelateerde gegevenselementen: opgenomen in hrt-financial (HRT-FIN). Verder zijn er de volgende taxonomiebestanden: o De reports, ondergebracht in entrypoints ; o De codelijsten, ondergebracht in hrt-codes.xsd ; o De tuples, ondergebracht in hrt-tuples.xsd ; o De abstracts, ondergebracht in hrt-abstracts.xsd ; o De context, ondergebracht in hrt-context.xsd. 2.4 Publicatieomgeving Horeca taxonomie Het zip-bestand met daarin opgenomen de HRT wordt gepubliceerd op de website van BHC (http://www.kenniscentrumhoreca.nl). Voor direct gebruik is de HRT tevens beschikbaar op de publicatiesite http://www.kenniscentrumhoreca.nl/hrt2012. 7
3. Toelichting registratiegedeelte HRT (HRT-REG) In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten die zijn gehanteerd voor de inrichting van HRT-REG nader uitgewerkt. Daarnaast wordt uiteen gezet hoe de eenheden en clusters binnen de HRT-REG zich tot elkaar verhouden en wordt de keuze voor de gehanteerde grondslag toegelicht. 3.1 Uitgangspunten Met betrekking tot de inrichting van de HRT-REG zijn de volgende uitgangspunten van toepassing: Gegevens worden geclusterd in zogenaamde gegevenssets. In XBRL-termen wordt een dergelijke set een linkrole genoemd. Meerdere gegevenssets zijn geclusterd tot één eenheid (rapportage). De volgende eenheden worden thans onderkend: - horecamedewerker; - horecaonderneming; - horecavestiging; - horecabedrijfsonderdeel; - horecalocatie. Zowel de samenstelling van de gegevenssets als de relaties worden gedefinieerd in de HRT. In deze gebruikershandleiding worden deze gegevenssets en relaties niet nader toegelicht. In het horecaregister worden zowel de actuele gegevens als voorgaande gegevens(sets) opgenomen. Door het vasthouden van de oude gegevens kan de situatie van een bepaald moment worden herleid en/of kan een film worden gemaakt van de ontwikkeling van een onderneming, vestiging, ondernemer en dergelijke. Het LEF geeft inzicht in de entiteiten van een organisatie, hun onderlinge relaties en externe afspraken en verplichtingen. Dit betreft onder andere informatie over personen, locaties, rechten en kapitaal. De overige gegevenselementen bevatten informatie over onder meer toegekende vergunningen, het in dienst zijnde personeel en de beschikbare faciliteiten bij een horecavestiging. 3.2 Samenhang eenheden en objecten De gegevenselementen waaruit de HRT bestaat zijn geclusterd. Een cluster van gegevenssets tezamen vormen een eenheid, in XBRL termen een report. De eenheden die worden onderscheiden zijn: - horecamedewerker; - horecaonderneming; - horecavestiging; - horecabedrijfsonderdeel; - horecalocatie. 8
In onderstaande figuur is de samenhang tussen eenheden en objecten gevisualiseerd. Legenda: Gearceerd = Eenheid, de naam van de eenheid is vermeld binnen het Id-object Wit = Id-objecten Blauw = LEF-objecten, vermeld volgens de Engelse benaming Groen = HRT-objecten 9
4. Toelichting financiële gedeelte HRT (HRT-FIN) Naast de uitwisseling van gegevens binnen het HRT-REG deel van de HRT worden ook financiële gegevens uitgewisseld. Zoals reeds beschreven zijn deze financiële begrippen opgenomen in de HRT-FIN. De gegevenssets binnen de HRT-FIN zijn afzonderlijk gedefinieerd en bestaan uit bestaan uit meerdere gegevenselementen. 4.1 Uitgangspunten Met betrekking tot de inrichting van de HRT-FIN zijn de volgende uitgangspunten van toepassing: Voor de inrichting van de HRT-FIN wordt aangesloten bij het Uniform Rekenschema (URS). Het URS vormt de basis voor de horecabedrijfsvergelijkingsrapportages. In het URS zijn, daar waar mogelijk, de posten die onder één BVH-groep vallen zo gemodelleerd dat ze hiërarchisch vallen onder de BVH-groep. De samenhang tussen het URS en de BVH is verankerd in de referenties. De referentie van de gegevenselementen die betrekking hebben op een BVH-groep hebben als naam BVH en zijn voorzien van het betreffende BVH-nummer. De referenties van de gegevenselementen afkomstig uit het URS zijn opgenomen in de preferred (verbose) labels behorende bij deze gegevenselementen. Gegevenselementen uit de NT of BT worden niet hergebruikt, maar wel wordt duidelijk geillustreerd dat hier een relatie ligt door vergelijkbare elementen uit de HRT-FIN te koppelen aan elementen in de NT of BT via definition links. Abstracts hebben geen referentie of documentation label. 4.2 Fiscale waarderingsgrondslag In lijn met de jaarrekening op fiscale grondslag en de bancaire kredietrapportage wordt de fiscale grondslag toegepast als waarderingsgrondslag voor de bedrijfsvergelijking met toepassing van de HRT. Door te kiezen voor één grondslag is het voor BHC mogelijk om zonder (handmatige) omrekeningen de gegevens volledig geautomatiseerd op te nemen in de BVH-database en te verwerken. 10