Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 52 3 Algemene wetgeving In dit gedeelte worden de verschillende aspecten besproken waarmee een hotelier te maken krijgt bij de opstartprocedure. Problemen waarmee de startende hotelier te kampen heeft, zullen besproken worden, adviezen en oplossingen worden daarna aangereikt. 3.1 Soorten ondernemingen De startende hotelier moet er zich van bewust zijn, dat de keuze van de soort onderneming invloed heeft op fiscaal vlak en het verdere verloop van de oprichting. Hij moet voor zichzelf eerst uitmaken welke soort onderneming zijn hotel zal aannemen, alvorens hij naar het KBO of Kruispuntbank Ondernemingen kan stappen. Het is dan ook nuttig te weten welke soorten onderneming er zijn en welke er gebruikelijk zijn in de hotelsector. 3.1.1 Vennootschap of eenmanszaak? Is het voor een hotelier beter te kiezen voor een eenmanszaak of biedt de vennootschapsvorm beter mogelijkheden? Het is interessant eerst te gaan kijken naar de definitie van een vennootschap volgens het Wetboek van Vennootschappen: Een vennootschap 51 wordt opgericht door een contract op grond waarvan twee of meer personen overeenkomen iets in gemeenschap te brengen met als doel één of meer nauwkeurig omschreven activiteiten uit te oefenen en met het oogmerk aan de vennoten een rechtstreeks of onrechtstreeks vermogensvoordeel te bezorgen. In de gevallen bepaald in dit wetboek, kan zij worden opgericht door een rechtshandeling uitgaande van één persoon die goederen bestemt tot één of meer nauwkeurig omschreven activiteiten. Wanneer men kiest voor een vennootschap zijn er enkele voordelen verbonden 52. Vooreerst biedt de vennootschap rechtspersoonlijkheid. Dit betekent dat iedere vennootschap haar eigen rechten en plichten heeft. Vervolgens is er in bepaalde vennootschapsvormen een beperkte aansprakelijkheid op het ingebrachte kapitaal. Daarnaast is er een fiscaal voordeel te bemerken voor vennootschappen omdat zij hun eigen vennootschapsbelasting hebben. Het fiscale voordeel van een vennootschap ligt echter niet zozeer in de lagere tarieven maar in de mogelijkheid te streven naar een optimale inkomstenmix. De inkomsten van de vennootschap en het individu kunnen zodanig worden georganiseerd dat in totaal zo weinig mogelijk belastingen worden betaald en jarenlang een zo stabiel mogelijk inkomen wordt genoten. Bovendien moeten alle afspraken tussen de verschillende partners duidelijk worden vastgelegd. Zoals er voordelen zijn, zijn er ook nadelen 52 verbonden aan een vennootschap. Zo moet men zich houden aan een zeer formele besluitvorming en opgestelde procedures. Er moeten ten opzichte van een eenmanszaak meer juridische en administratieve verplichtingen voldaan worden, wat dus meer kosten met zich meebrengt. 51 Definitie van een vennootschep, http://www.mesotten.be/boek_i.htm (08/06/2008) 52 De voor- en nadelen van een vennootschap, http://www.unizo.be/starters/viewobj.jsp?id=4107 (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 53 Ook de eenmanszaak heeft voor- en nadelen 53. Zo zijn er zeer weinig administratieve verplichtingen en zijn de verschillende procedures voor het oprichten van eenmanszaak eerder gemakkelijke. Bovendien is de beslissingssnelheid veel hoger dan bij een vennootschap waar men soms gebonden zit aan verschillende organen die éénzelfde beslissing meerdere malen moet ratificeren. Een groot nadeel van de eenmanszaak, is dat het op vlak van aansprakelijkheid een groot risico met zich meebrengt. Wanneer we gaan kijken naar de verdeling tussen eenmanszaken en vennootschappen, kan men terug grijpen naar de afgenomen enquêtes 54. Deze kunnen een weerspiegeling geven. Uit de onderstaande grafiek blijkt dat de hotels uit de afgenomen enquête vooral opgericht zijn onder een vennootschapsvorm. Van de 71 hotels zijn er 69% die opgericht zijn als een vennootschap. Grafiek 33: Vergelijking vennootschappen vs eenmanszaken in West-Vlaanderen op basis van de afgenomen enquête Vergelijking vennootschappen vs eenmanszaken in West- Vlaanderen op basis van de afgenomen enquête 27% 4% 69% Vennootschappen Eenmanszaken Onbekend Bron: Eigen opgestelde grafiek op basis van afgenomen enquêtes (alle enquêtes zijn terug te vinden in de bijlagen) Slechts 27% is een eenmanszaak. Voor de hotelsector is dit dan ook een af te raden ondernemingsvorm. Ten eerste is er voor het kopen of oprichten van een hotel een zeer groot kapitaal nodig. Wanneer er dan geen bescherming is van de aansprakelijkheid, maakt dit het risico bij een eventueel faillissement nog groter. Bovendien zal het fiscale regime waaronder men werkt bij de vennootschappen veel gunstiger zijn voor een hotel, dan wanneer men belastingen zou moeten betalen onder de personenbelasting. Het lijkt dan ook geschikter om een vennootschap op te richten als toekomstig hotelier. Binnen de vennootschappen kan men dan nog een keuze maken. Wanneer men een eerder klein familiaal hotel wil beginnen, op voorwaarde dat men kapitaalkrachtig genoeg is, is een BVBA aan te raden. Zo kan men zijn eigen visie binnen zijn onderneming ontwikkelen en uitstippelen. 53 De voor- en nadelen van een éénmanszaak, http://www.unizo.be/starters/viewobj.jsp?article=4106 (08/06/2008) 54 Enquêtes zijn terug te vinden in de bijlagen
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 54 Als men zijn project ruimer ziet, waarbij de kapitaalnoden groter zijn dan dat men kapitaalkrachtig is en waarbij een lening geen soelaas kan brengen, is het beter een NV op te richten. Hierdoor kan men vreemd kapitaal aantrekken om zo zijn project te realiseren. Het is niet noodzakelijk dat de vennoten die het geld inbrengen ook werkelijk aan het project meewerken. Ook stille vennoten kunnen gunstig zijn als kapitaalverschaffers. 3.1.2 Vennootschappen Als een startende hotelier ervoor kiest om een vennootschap op te richten, heeft men een brede waaier aan mogelijkheden. Er zijn er maar een paar geschikt om te dienen als vennootschapsvorm voor een hotel. Grafiek 34: Soorten gekozen vennootschappen in West-Vlaanderen Soorten gekozen vennootschappen in West-Vlaanderen op basis van afgenomen enquête 4% 31% NV BVBA Ander 65% Bron: Eigen opgestelde grafiek op basis van afgenomen enquêtes (alle enquêtes zijn terug te vinden in de bijlagen) De bovenstaande grafiek geeft weer, op basis van de afgenomen enquêtes, dat wanneer een hotelier zijn zaak opstart, hij eerder zal kiezen voor een BVBA. Zo werd 65% van de ondervraagde hotels opgericht als BVBA. Onder de noemer andere vennootschapsvormen blijkt dat bij de ondervraagden enkel dan voor een CVBA werd gekozen, buiten de NV en de BVBA. De 2 belangrijkste vennootschapsvormen worden in de hierop volgende bladzijden uitgebreid besproken. - BVBA: BVBA 55 staat voor Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid. Al deze woorden zorgen voor de specifieke eigenheid van deze onderneming. De onderneming heeft een besloten karakter, wat inhoud dat deze onderneming een familiaal karakter heeft, waarbij overdracht van aandelen pas kan onder bepaalde voorwaarden. De overdracht van aandelen kan enkel indien er een eenparige toestemming van de vennoten is. 55 De definitie van een (E)BVBA, http://www.unizo.be/starters/viewobj.jsp?id=4108 (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 55 De identiteit van de vennoten binnen deze onderneming speelt dus een grote rol in vergelijking met andere ondernemingen. Tevens ter bescherming van de beslotenheid, zijn de aandelen op naam. De vennootschap 56 duidt erop dat de onderneming werd opgericht door het opstellen van een akte op grond waarvan twee of meer personen overeenkomen iets in gemeenschap te brengen met als doel één of meer nauwkeurig omschreven activiteiten uit te oefenen en met het oogmerk aan de vennoten een rechtstreeks of onrechtstreeks vermogensvoordeel te bezorgen. Het laatste onderdeel is de beperkte aansprakelijkheid. De vennoten kunnen enkel aangesproken worden voor het ingebrachte kapitaal binnen de onderneming en ze zijn hoofdelijk aansprakelijk. Dit kan wel doorbroken worden wanneer de onderneming failliet gaat binnen de 3 jaar en waarbij er wordt aangetoond dat er grove fouten zijn gemaakt. Hierdoor wordt de beperkte aansprakelijkheid opgegeven. Één van de belangrijkste voordelen aan de BVBA is dat men deze ondernemingsvorm ook kan oprichten wanneer men alleen wenst een vennootschap op te richten. Hierdoor verandert de benaming naar EBVBA. De voorwaarden geldig voor de BVBA, zijn ook van toepassing op de EBVBA. De inbreng 57 in de onderneming moet minimum 18 550 bedragen. Voor een BVBA is een volstorting nodig van 1/5 van het in te brengen kapitaal met een minimum van 6200 bij de oprichting. Het restbedrag kan achteraf bijgestort worden. Wanneer men een inbreng wenst te doen in natura kan dit ook, maar de inbreng hiervan moet volledig volstort zijn bij de oprichting. Dit moet gecontroleerd worden door een bedrijfsrevisor en daarvan moet er een verslag bestaan. Voor de EBVBA liggen de zaken iets anders. De minimuminbreng blijft hetzelfde, maar het minimum te volstorten bedrag bij oprichting is 12 400. De inbreng in natura blijft ongewijzigd voor de EBVBA. De oprichting van een (E)BVBA moet gebeuren door het laten opstellen van een notariële akte. Voor de startende hotelier die op kleinschalige basis wenst te beginnen, is deze vennootschapsvorm een instapbasis. De instapvoorwaarden zijn lichter en financieel zijn er minder voorwaarde, waarbij er ook een bescherming is van het eigen privé kapitaal. - NV: De volgende vennootschapsvorm is de NV 58, wat staat voor naamloze vennootschap. Waar de BVBA een echt besloten karakter heeft, is de NV dat net niet. Door het feit dat de verschillende aandelen van deze onderneming aan toonder zijn, maakt het de onderneming minder familiair en zijn die aandelen vrij overdraagbaar. Dit neemt niet weg dat er ook aandelen op naam kunnen zijn binnen een NV. 56 Definitie van een vennootschap, http://www.mesotten.be/boek_i.htm (08/06/2008) 57 Voorwaarden voor het oprichten van een BVBA, http://www.belgium.be/nl/economie/onderneming/oprichting/vennootschapsvorm en/bvba/ (08/06/2008) 58 Definitie van een NV, http://www.unizo.be/starters/viewobj.jsp?id=4109 (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 56 Hoewel de wetgever de vennootschapsvorm van de NV had uitgedacht als ondernemingsvorm voor grotere kapitaalkrachtige ondernemingen, kan de NV-vorm ook aangenomen worden door kleine en middelgrote bedrijven. De NV blijft wel op de eerste plaats een kapitaalvennootschap, m.a.w. een vennootschap die "anoniem" kapitaal zal aantrekken. Het grootste onderscheid met de BVBA is het gewenste startkapitaal 59. Terwijl er bij de BVBA een minimum gevraagd wordt van 18 550, ligt het hier bij de NV meer dan 3 keer hoger namelijk op 61 500. Dit is bedoeld om de drempel tot deze vennootschapsvorm te verhogen. Dit minimumkapitaal moet bij oprichting ook direct volstort zijn. De wijze van inbreng van dit gewenste kapitaal is vrij te kiezen. Tevens is de samenstelling van het bestuur groter en aangepaster aan de ondernemingsvorm. Zo bestaat de Raad van bestuur uit vijf leden, waarvan twee met aandelen op naam en drie leden met aandelen aan toonder. De oprichting van deze vennootschap binnen de hotelsector is vooral handig wanneer het kapitaal van de investeerder te klein is en als men vreemde investeerders wil aantrekken om een project op poten te zetten. Vele grote hotels zullen handelen vanuit het standpunt van een NV, terwijl een BVBA eerder is voor familie hotels. 3.1.3 Eenmanszaak 60 Wanneer men als hotelier toch van start wil gaan als een eenmanszaak, kan dit zonder problemen. Toch moet men rekening houden met enkele bemerkingen. De eenmanszaak is geen vennootschap, waardoor deze ook niet onder de vennootschapsbelasting valt, maar onder de personenbelasting waar de belastingsschijven veel ongunstiger zijn voor een goed draaiende zaak. Voor het oprichten van een eenmanszaak zijn er zeer weinig verplichtingen te voldoen. Er is geen opmaak van een notariële akte nodig en er is tevens geen vereist minimumkapitaal. Het risico bij een faillissement van een eenmanszaak ligt wel een heel stuk hoger dan bij de vorige 2, waarbij men enkel aansprakelijk was voor het ingebrachte kapitaal. Binnen deze onderneming staat er geen beperking op de aansprakelijkheid, waardoor ook het privé vermogen kan aangesproken worden bij een faillissement. De oprichting van de eenmanszaak moet vooral op vlak van fiscaliteit en aansprakelijkheid goed overwogen worden. Meestal worden eenmanszaken opgericht voor een hotel van een iets kleinere omvang. Toch zijn er voorbeelden van hotels met meer dan 20 kamers die werken als eenmanszaak. 59 De eigenschappen van een NV, http://www.belgium.be/nl/economie/onderneming/oprichting/vennootschapsvorm en/nv/ (08/06/2008) 60 De eigenschappen van een éénmanszaak, http://www.belgium.be/nl/economie/onderneming/oprichting/vennootschapsvorm en/eenmanszaak/ (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 57 3.1.4 Vergelijkend onderzoek In de onderstaande tabel is een vergelijking te zien van de 3 vorige genoemde ondernemingsvormen. Tabel 5: Vergelijkende tabel van BVBA, NV en eenmanszaak Minimum aantal personen Minimum in te brengen kapitaal Te volstorten kapitaal Eenmanszaak (E)BVBA NV 1 1 2 Geen minimumkapitaal - 18 550 EUR 61.500 EUR BVBA: Ten bedrage van 1/5 met een minimum van 6 200 EUR EBVBA: minimum 12.400 EUR Minimum 61.500 EUR De inbreng van - In geld of in goederen In geld of in goederen kapitaal Verificatie - Ja Ja bedrijfsrevisor bij inbreng goederen? Oprichtingsakte Geen Notariële akte Notariële akte Aansprakelijkheid Onbeperkt Beperkt tot de inbreng Beperkt tot de inbreng Aandelen Geen aandelen Enkel op naam Aan toonder of op naam Mogelijkheden van - Alleen met eenparige Vrij overdraagbaar overdracht aandelen toestemming van de vennoten Bestuur Zaakvoerder 1 of meerdere zaakvoerders Raad van bestuur: minimum 3 leden (aan toonder) Boekhoudkundige verplichtingen Vereenvoudigde boekhouding (als omzet maximum 495.787,04 EUR(excl. BTW)) Dubbele boekhouding Minimum 2 leden (op naam) Dubbele boekhouding Fiscaliteit Personenbelasting Vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting Financieel plan Neen Ja Ja verplicht? Bron: http://www.unizo.be/starters/viewobj.jsp?id=26130 en http://www.unizo.be/starters/viewobj.jsp?id=26129 (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 58 3.2 Opstarten Als startende hotelier is het uitermate belangrijk te weten bij wie en waar men moet gaan aankloppen om zijn onderneming op de rails te krijgen, nadat men heeft beslist welke ondernemingsvorm men zal aannemen. Dit gedeelte zal de verschillende stappen doorlopen. 3.2.1 Waar moet ik beginnen? Wanneer een hotelier zijn eigen zaak wenst uit te baten, moet hij zijn onderneming laten inschrijven in de Kruispuntbank Ondernemingen of de KBO. Dit kan gebeuren bij elk erkend ondernemersloket. De bekendste zijn die van UNIZO en Acerta. Voordat de ondernemer dit kan doen, moet hij wel enkele stappen doorlopen. Dit is niet het geval wanneer de ondernemer ervoor kiest een éénmanszaak te starten. In dat geval kan de ondernemer direct naar een bank gaan om een rekening te openen om vervolgens naar het ondernemersloket te trekken. Bij het oprichten van een vennootschap, moeten er zaken in orde gebracht worden alvorens men naar een ondernemersloket stapt. Eerst zal hij een ondernemingsplan moeten opstellen en een zichtrekening moeten openen. Het kan ook zijn dat men voorafgaande vergunningen nodig heeft. Voor het openen van een hotel is dit niet nodig. Pas na deze twee handelingen kan men in het KBO worden ingeschreven. De verschillende gegevens die gebundeld worden in de KBO 61 zijn afkomstig van allerlei federale overheidsdiensten. Zo zijn er de gegevens van het rijksregister van rechtspersonen, van het handelsregister, van de BTW, van de RSZ te vinden en deze worden up to date gehouden door de bevoegde organisaties die er de gegevens invoeren. Het doel van de KBO is om de administratieve taken te vergemakkelijken. Vroeger hadden de starters het moeilijker omdat de verschillende diensten niet in één organisatie samengevoegd waren en men moest dus alle afdelingen op verschillende plaatsen aflopen vooraleer men zijn onderneming kon starten. Het vereenvoudigen van de administratieve molen was en is nog altijd een stokpaardje van de liberale partijen. 3.2.1.1 Ondernemingsplan opmaken Het eerste wat de ondernemer dus moet doen, is het opstellen van een ondernemingsplan. In dit plan moet een visie naar voorkomen, aangevuld met de financiële haalbaarheid. Een goed ondernemingsplan bestaat tegenwoordig niet enkel meer uit een financieel plan, waar de financiële haalbaarheid van het project wordt bestudeerd, maar ook uit een studie van de markt. Het financiële plan bestaat uit vier grote delen. Eerst moet de verwachte resultatenrekening opgesteld worden. Dit heeft een weergave van de financieel haalbaar. Men kijkt naar de te verwachten winsten of verliezen. Daarna wordt een investeringsbudget opgesteld. Hierin wordt gekeken welke kosten men zal moeten maken om bepaalde goederen aan te kopen die voor lange tijd in de onderneming zullen blijven. Vervolgens is het liquiditeitenbudget aan de beurt. Dit budget kijkt waar men het geld vandaan zal halen om bepaalde investeringen aan te gaan, en of deze liquiditeiten goed verdeeld zijn over de verschillende bronnen. Als laatste, en meest zware taak, moet men de balansprognose onder handen nemen. Dit gedeelte van het ondernemingsplan is vooral bedoeld voor de partners en financiers van het project. 61 KBO, definitie en uitleg, http://economie.fgov.be/enterprises/crossroads_bank/kbo_nl.htm (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 59 Daarnaast wordt er een studie van de markt gemaakt. Hierin wordt er gekeken of het voorgestelde project haalbaar is binnen de markt waartoe men wenst toe te treden. Dit kan op verschillende manieren gebeuren, zoals door een SWOT-analyse, marktanalyses,... 3.2.1.2 Bank Voor men naar het ondernemersloket kan gaan, zijn er enkele formaliteiten nodig. Zo is het aanmaken van een gewone zichtrekening noodzakelijk. Het is dan ook handig te weten wat de kosten zijn voor het openen van rekeningen. Vele banken hebben speciale rekeningen voor ondernemers en hun tarieven zijn daaraan aangepast. Wanneer we de verschillende banken met hun Businessrekeningen onder de loep nemen, komen we tot volgend schema. Tabel 6: Vergelijkende tabel voor het openen van een Business rekening Openen van een rekening: Kosten die aangerekend worden per jaar:(beheer) Elektronische verrichtingen: KBC 62 0 115 0 Dexia 62 0 20,48 (driemaandelijkse betaling van 5,12 ) 0 ING 62 0 10 0 Argenta 62 0 0 0 Delta Lloyd 62 0 0 0 Bron: Eigen opgestelde grafiek op basis van tarieflijsten (alle tarieflijsten zijn terug te vinden in de bijlagen) De meeste grootbanken zijn in dit schema opgenomen en enkele kleinere banken. Bij Argenta moet er wel rekening gehouden worden met het feit dat zij geen enkele rekening speciaal aanbieden voor ondernemers, maar dat alles wel gratis is. Bovendien zullen zij nooit een lening aan een horeca onderneming toestaan, waardoor het openen van een business rekening niet echt interessant is. In dit schema zijn ook de belangrijkste punten belicht die voor een onderneming belangrijk zijn. Als we een keuze zouden moeten maken om een goedkope rekening te openen, zijn twee banken, uitgezonderd Argenta, die de laagste tarieven aanbieden. Het gaat hem om Dexia en Delta Lloyd. 62 Alle tarieflijsten van de opgesomde banken in deze lijst zijn terug te vinden in de bijlagen (behalve deze van Argenta)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 60 3.2.1.3 Verdere procedures 63 Voor hoteliers die een éénmanszaak wensen te openen zijn er na het openen van een zichtrekening geen verdere maatregelen meer te nemen. Hij kan direct naar het ondernemersloket stappen. Voor vennootschappen is het echter nog lang niet gedaan. Vooreerst zijn er de vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid. Ze zijn verplicht om na de opmaak van een financieel plan en het openen van een zichtrekening, een notaris op te zoeken die de oprichtingsakte zal opmaken. Deze oprichtingsakte of notariële akte moet worden geregistreerd en gepubliceerd worden in het Belgische Staatsblad 64. Dit kan gebeuren door de akte neer te leggen op de griffie van de rechtbank van koophandel. Daarna ontvangt men een brief van de rechtbank van koophandel waarin vermeld wordt dat de akte geregistreerd is en samen daarmee krijgt men de afgestempelde statuten. Voor een vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid is de procedure bijna hetzelfde, met dit verschil dat deze vennootschappen geen financieel plan hoeven op te maken. Bovendien kan de notariële akte vervangen worden door een onderhandse akte. Het verschil bij de onderhandse akte is, dat de akte opgesteld is door de betrokken partijen zelf en niet gehomologeerd is door een notaris. Voor de rest blijft de procedure dezelfde als bij vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid. Na het voltrekken van dit proces kan men naar het ondernemersloket gaan voor de afronding van de registratie van de onderneming. 3.2.1.4 Ondernemersloket Het ondernemersloket zal met de starter de verschillende stappen doorlopen om zijn onderneming te kunnen opstarten. Vooreerst wordt er gekeken of de starter voldoet aan de startvoorwaarden opgelegd door de Federale Overheidsdienst (FOD) Economie 65. De starter moet bewijzen dat hij meerderjarig is en daarna moeten de Burgerrechten van de opstarter gecontroleerd worden. Zo kunnen personen die veroordeeld werden tot een criminele straf geen handel meer drijven voor de duur van de straf. Ten slotte wordt ook de handelingsbekwaamheid onder de loep genomen. Personen die wettelijk onbekwaam verklaard werden of onder juridische controle gesteld zijn mogen geen handel meer drijven. 63 Procedures voor het oprichten van de onderneming, http://www.belgium.be/nl/economie/onderneming/oprichting/belangrijkste_stappe n/oprichtingsakte/ (08/06/2008) 64 De zaken die moeten gestipuleerd worden in de oprichtingsakte per soort van onderneming zijn terug te vinden in de bijlagen 65 De aansprakelijkheid binnen een vennootschap, http://economie.fgov.be/sme/starters/natpers_nl-04.htm (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 61 Iemand die failliet werd verklaard kan in principe nog een nieuwe handelszaak beginnen. Toch kan de rechtbank van koophandel hem verbieden handelaar te worden als blijkt dat hij door een grove fout heeft bijgedragen tot het faillissement. Dit verbod kan ingetrokken worden in geval van eerherstel Een extra startvoorwaarde, bepaald in de vestigingswet 66, is dat de startende hotelier een bewijs moet leveren voor zijn kennis bedrijfsbeheer. Het is echter niet verplicht dat deze kennis bewezen wordt door de zaakvoerder. Er zijn bepaalde manieren waarop de bewijsvoering van bedrijfskennis kan gebeuren. Een uitgebreid document over de bewijsvoering voor bedrijfsbeheer is terug te vinden in de bijlagen. De hotelier is niet verplicht om beroepskennis 67 aan te tonen vooraleer hij zijn zaak opstart. Wanneer hij echter een restaurant heeft, moet dit in bepaalde gevallen wel geleverd worden. De verdere voorwaarden zijn ook in de bijlagen te vinden. Daarna worden verschillende documenten van de rechtspersoon of de natuurlijke persoon gevraagd. De natuurlijke persoon moet zijn rijksregisternummer kunnen voorleggen. Voor vennootschappen gaat het om een bewijs van neerlegging van de statuten of de notariële akte. Vervolgens is er een bankrekeningnummer waarover de ondernemer moet beschikken om zijn onderneming te laten registreren. Daarna moet er ook bepaald worden welke activiteiten de onderneming zal uitvoeren. Die bepaling gebeurt aan de hand van de Nacebelcodes 68. Het zijn codes die omschrijven welke activiteiten de onderneming zal gaan uitvoeren. In het KBO moeten alle activiteiten geregistreerd staan die door onderneming zullen uitgevoerd worden. Indien dit niet zo is, kan een onderneming een bepaalde activiteit niet uitvoeren. Tevens is het niet de bedoeling de lijst exhaustief te maken. Het is belangrijk te weten dat voor het gebruik van bepaalde codes ook vereisten worden gesteld. 66 Vestigingswet, http://www.ondernemersloket.be/direct/evap.webpagina.show?p_code=starter_be drijfsbeheer&p_site=kmo_starter (08/06/2008) 67 Aan tonen van beroepskennis, http://www.ondernemersloket.be/direct/evap.webpagina.show?p_code=starter_ber oepskennis&p_site=kmo_starter (08/06/2008) 68 Gebruik van nacebelcodes binnen de onderneming, http://www.ondernemersloket.be/direct/evap.webpagina.show?p_code=starter_na cecodes&p_site=kmo_starter&p_taal_cd=n (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 62 Voor het oprichten van een hotel, al dan niet met of zonder restaurant, kunnen volgende codes interessant zijn om op te nemen als activiteiten: 55101 Hotels en motels, met restaurant 55102 Hotels en motels, zonder restaurant 5552201 Het klaarmaken, thuisbezorgen en eventueel serveren van maaltijden en bereide schotels 5523101 De vankantiecentra en -dorpen (inclusief bungalow- en chalet parken) met of zonder restaurant en sportinfrastructuur ten behoeve van de toeristen 55301 Restaurants van het traditionele type 5530101 Restaurant van het traditionele type 5530103 Restaurants gespecialiseerd in de organisatie van gastronomische weekends, exotische eethuizen, enz. 5530104 Restaurants met een beperkt aantal kamers (max.5) ten behoeve van de eigen cliënteel 5530105 De café-restaurants (tavernen) 5530206 Verkoop aan de toog van eetwaren en dranken die ter plaatse verbruikt worden en,in het algemeen in een wegwerpverpakking aangeboden worden in drive-in restaurants 7011301 Projectontwikkeling voor de bouw of de aanleg van: commerciële, en industriële centra, hotels, industriezones en markten, jachthavens, autowegen, wintersportcentra enz. 7020102 De verhuur van appartementen in hotels Daarna is de handelsbenaming aan de beurt of de naam waarmee de onderneming wenst naar buiten te treden. Wanneer men een restaurant in zijn hotel heeft, moet men alvorens men maaltijden kan serveren niet alleen de kennis van bedrijfsbeheer aantonen, tevens moet er een bewijs van beroepskennis zijn voor het bereiden van gerechten. Een restauranthouder en dus ook tevens de hotelier met restaurant valt onder de gereglementeerde beroepen. Het kan zijn dat de hotelier niet de beroepskennis heeft voor het serveren van maaltijden, maar dat één van zijn werknemers dat wel heeft. In dat geval kan de werknemer de beroepskennis bewijzen. (De voorwaarden zijn terug te vinden in de bijlagen) Na deze handelingen is de onderneming geregistreerd en heeft de onderneming dus zijn eigen unieke ondernemingsnummer. Dit ondernemingsnummer wordt ook gebruikt als BTW nummer en moet op alle documenten, akten, facturen, vermeld worden. Op termijn zou dit 10 cijfers bevattende ondernemingsnummer moeten instaan om ook nog andere bestaande nummers te vervangen. De registratie is gebeurd, maar er moeten er nog andere zaken zoals BTW, ziekenfonds, hotelvergunning, aangevraagd worden. Deze gehele registratie door het ondernemersloket kost de onderneming 71 69. Per bijkomende onderneming, moet eenzelfde bedrag betaald worden. 69 Tarieflijst voor het oprichten van een onderneming, http://www.ondernemersloket.be/direct/evap.webpagina.show?p_code=kmo_start er_tarieven (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 63 3.2.1.5 Andere vergunningen Naast het registreren, heeft het hotel ook nog andere vergunningen nodig om echt van start te kunnen gaan. Er zijn ongeveer 11 andere verplichtingen, aanvragen, die de hotelier in acht moet nemen. 1) Zo is er voor het openen van het hotel een hotelvergunning 70 nodig. Hieronder wordt verstaan dat elke exploitatie die ten minste vier kamers heeft of accommodatie biedt aan 10 personen, een vergunning moet aanvragen om effectief te kunnen starten. De aanvraag van de hotelvergunning moet gebeuren bij Toerisme Vlaanderen. Men kan op de site een aanvraagformulier vinden, dat men kan downloaden en afprinten. Tevens is er een inlichtingsformulier te vinden. Het aanvraagformulier en inlichtingsformulier moeten ingevuld worden en samen opgestuurd worden naar Toerisme Vlaanderen. Voor het invullen van deze formulieren is enkel basisinformatie van de onderneming gewenst. Voor een rechtspersoon is het wel nodig de statuten bij het dossier te voegen. Een kopie van het aanvraagformulier en inlichtingsformulier is in de bijlagen te vinden. 2) Tevens is men als hotelexploitant verplicht een milieuvergunning aan te gaan. Omdat dit onder de VLAREM wetgeving valt, is er meer informatie te vinden onder punt 3.3.1.2 3) Wanneer men in het hotel een restaurant heeft, zal men hiervoor een vergunning moeten aanvragen. Deze vergunning moet aangevraagd worden bij de provinciale controle-eenheid van het FAVV. (= Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen) Men moet een aanvraagformulier invullen en dit moet opgestuurd worden naar de dienst van het FAVV in de provincie waarin de vestigingseenheid zich bevindt. Na de aanvraag zal men bijdragen moeten betalen aan het FAVV. Om dan vervolgens door de dienst gecontroleerd te worden op het naleven van de verschillende aspecten geldig voor een horeca onderneming. Het FAVV zal vooral toezien op het naleven van de hygiëne wetgeving (temperaturen, bereidingen, ), het gebruik van bepaalde materialen die in contact komen met voedsel en op het gebruik van water in de voedselketen en de kwaliteit ervan. Voor meer informatie zijn de voorschriften terug te vinden op de site van het FAVV 71 of kan men bepaalde formulieren in de bijlage terug vinden. De vergunning is voor 3 jaar geldig en deze kan hernieuwd worden. Voor het jaar 2006-2007 was er een forfait heffing van 101,21 per vestigingseenheid. Daar bovenop komt er nog een variabel bedrag dat kan variëren van 11,13 tot 1123,41 voor het jaar 2006-2007 en dit aan de hand van het aantal werknemers in de onderneming. 4) Bovenop de vergunning voor voedselwaren, is er tevens een vergunning nodig voor het serveren van sterke dranken 72. Deze vergunning zal nodig zijn voor het schenken van sterke dranken in de bar van het hotel. Vooraleer men sterke dranken zal kunnen serveren zal men het moraliteitenattest 240 i moeten aanvragen. 70 Hotelvergunning bij ToersimeVlaanderen, http://www.toerismevlaanderen.be/showpage.asp?ipageid=195 (08/06/2008) 71 FAVV (Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid) http://www.favv.be/home/home/home_nl.asp (08/06/2008) 72 Vergunning voor het serveren van sterke dranken, http://www.uitgaaninoostende.be/446.pdf (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 64 Dit formulier moet men aanvragen bij het plaatselijke gemeentebestuur en meer bepaald bij de politie. Men moet daarna enkel nog de formulieren invullen voor de vergunning zelf. De aanvraag zelf moet gebeuren bij de Administratie der Douane en Accijnzen in de omgeving. Wanneer men dan de vergunning ontvangen heeft, is deze een jaar geldig en wordt deze jaarlijks verlengd. De verplicht in te vullen formulieren bevinden zich in de bijlage of zijn te vinden op de site van de Belgische staat. 5) Als volgende vergunning is er de permanente vergunning betreffende opening van slijterij van gegiste dranken 73. Deze vergunning zal vooral nodig zijn wanneer er een bar in het hotel aanwezig is. Wanneer het hotel enkel een restaurant heeft waar er gegiste dranken geserveerd worden, is deze vergunning niet nodig als men dranken in combinatie met een maaltijd verkoopt. De verkoper, in dit geval het hotel, zal een moraliteitsformulier nodig hebben en zal moeten voldoen aan bepaalde hygiënische eisen. De aanvraag gebeurt bij het ontvangstkantoor der Douane en Accijnzen bevoegd voor slijterijen. Men zal hiervoor een aangifteformulier 240 moeten voor invullen, tevens met een betaling. De tarieven voor nieuwe bedrijven liggen op drie keer de huurwaarde, bij overname is dat één keer de huurwaarde en wanneer men een vergunning wil in het Vlaamse of Brusselse hoofdstedelijke gewest is het kosteloos. De aangifte moet 150 dagen voor de opening gebeuren en is voor vaste slijterijen, in dit geval de bar van het hotel, voor eeuwig geldig. De verplicht in te vullen formulieren bevinden op de site van de Belgische staat 6) Wanneer men in zijn onderneming openbaar muziek laat afspelen, is men verplicht hiervoor auteursrechten te betalen aan SABAM 74 of de Belgische vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. Men moet hiervoor een contract afsluiten met SABAM. Dit gebeurt op basis van verschillende criteria zoals de oppervlakte van de zaak, de aard van de geluidstoestellen die men plaatst, het aantal geluidstoestellen, Hierdoor wordt een jaarlijkse bijdrage bepaalt. Om aangifte te doen, kan men contact opnemen met het inningkantoor van SABAM in de buurt. Daarenboven komt dat er strikte regels zijn vastgelegd over de geluidsdragers. Zo zijn gekopieerde cd s en muziekbestanden geplukt van het internet uit den boze. Enkel originele muziek mag in openbare plaatsen worden afgespeeld, zo niet hangen zware boetes boven het hoofd van de ondernemer. Verdere informatie betreffende deze topic kan gevonden worden op de site van SABAM zelf. 7) Vervolgens is er de wet op de toegankelijkheid voor personen met een handicap 75. Alle horecabedrijven die een oppervlakte hebben van meer dan 150m² zijn onderworpen aan de wet van 17 juli 1975 betreffende de toegang van gehandicapten tot publieke gebouwen. Het kan gebeuren dat de bouwvergunning die aangevraagd is voor het hotel, wordt geweigerd omwille van het tekort aan toegankelijkheid voor mindervalide personen. 73 Vergunning voor het serveren van gegiste dranken, http://www.uitgaaninoostende.be/446.pdf (08/06/2008) 74 De Maght A. Gids voor de horeca, Stad Aalst, p. 15-17 en SABAM, http://www.sabam.be/nl/page_id106.htm (08/06/2008) 75 De Maght A. Gids voor de horeca, Stad Aalst, p. 17 en Toegankelijkheidspremie van Toersime Vlaanderen http://www.toerismevlaanderen.be/showpage.asp?ipageid=189 (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 65 Een pluspunt is dat Toerisme Vlaanderen premies toekent aan horecaondernemingen die hun bedrijf extra uitrusten voor mensen met een handicap. Meer informatie over deze topic is te vinden op de sites van Toerisme Vlaanderen en de site van het ministerie van Gelijke Kansen 8) Daarnaast is de wetgeving in verband met roken in de horeca sinds 1 januari 2007 veranderd 76. Het KB van 13 december 2005 betreffende het roken in openbare plaatsen is sindsdien van toepassing. Zo is er een algemeen rookverbod in de horecasector voor niet afgesloten ruimtes die zich in publieke plaatsen bevinden. Daaronder vallen de lobby, de gangen van het hotel,. Wat wel kan is dat men rokerskamers voorziet in het hotel zelf, omdat het afgesloten ruimtes zijn en dus eigenlijk tot de privésfeer en niet meer tot openbare ruimtes behoren. Toch is het een trend dat rokerskamers stilaan worden afgebouwd en dat men naar een tijd gaat waarin er weinig of geen rokerskamers meer te verkrijgen zijn. Wanneer er zich in het hotel ook een restaurant bevindt, kan er een rokersruimte gecreëerd worden. Dit moet wel onder bepaalde voorwaarden gebeuren. Zo mag deze rokersruimte niet meer dan 25% van de ruimte in beslag nemen, kan men er enkel dranken consumeren en moet deze volledig afgesloten zijn van de rest van het restaurant. Als men enkel een bar in het hotel heeft, kan men ook tevens een rokersruimte reserveren wanneer men dit wil. Om dit te kunnen doen moet er een rookafzuiginstallatie worden geplaatst dit aan bepaalde afzuignormen moet voldoen. De rokersruimte moet bovendien worden aangegeven en deze mag niet meer dan de helft van de bar in beslag nemen. 9) Een andere verplichting is dat voor elke dienst die er in het hotel wordt aangeboden, er een prijsaanduiding 77 te verkrijgen moet zijn. Dit moet volgens de wetgeving schriftelijk en op een duidelijke wijze gebeuren. Voor de tariefaanduiding van de kamerprijzen, gebeurt dit aan de hoofdingang en in elke kamer. Dit gebeurt dan ook in de meest gebruikelijke talen zoals het Nederlands, Frans, Engels en Duits. Niet enkel de kamerprijs maar ook extra diensten en de prijs ervan, moeten ter beschikking gesteld worden van de gasten. Als er een restaurant in het hotel aanwezig is, moeten ook van de verschillende gerechten de prijsaanduiding gebeuren als mede de samenstelling ervan. Dit gebeurt aan de hoofdingang en binnenin de zaak zelf. Wanneer men ook dranken serveert of wanneer men een bar heeft, zijn er ook hier verplichtingen voor. Voor de dranken wordt verwacht dat men de prijslijst tevens aan de hoofdingang uithangt. Als de lijst echt te exhaustief is, wordt er verwacht dat de prijzen van koffie en thee, pilsbier, mineraal water, limonade en vruchtensap worden geafficheerd. Van speciale biersoorten, wijnen, aperitieven en alle andere alcoholische dranken mag men de lijst beperken tot de meest voorkomende en gevraagde dranken. 10) Vóór 15 juli 2002 kon het zijn dat een hotelexploitant een brandweerattest kreeg voor zijn onderneming die geldig was voor het leven. Op deze datum werd een artikel van kracht dat het brandveiligheidattest 78 elke vijf jaar moest herbekeken worden en een nieuwe aanvraag moet ingediend worden om een geldig attest te kunnen voorleggen. Dit attest wordt afgeleverd door de burgemeester van de gemeenten uiterlijk vier maanden voor het attest de periode van vijf jaar bereikt en dit na een verslag van de bevoegde brandweerdienst. 76 De Maght A. Gids voor de horeca, Stad Aalst, p. 19-20 77 De Maght A. Gids voor de horeca, Stad Aalst, p. 18-19 78 De Maght A. Gids voor de horeca, Stad Aalst, p. 34-35
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 66 Dit attest wordt natuurlijk niet zomaar afgeleverd. Het hotel moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Een greep uit de voorschriften: - Bepaalde elementen in het gebouw moeten een zekere brandresistentie hebben. Zo moeten het metselwerk en beton van het gebouw een welbepaalde brandweerstand hebben - Ieder logiesverstrekkend gebouw moet twee vluchtwegen hebben - Valse wanden in een gebouw moeten een brandweerstand hebben van minimum een half uur. - Elk compartiment moet minimum twee onafhankelijk vluchtwegen hebben. De af te leggen weg naar de eerste vluchtweg moet minder of gelijk zijn aan 35 meter. De afstand naar de tweede onafhankelijke vluchtweg moet minder of gelijk zijn aan 60 meter. De afstand die een persoon in paniek moet afleggen naar een vluchtweg wanneer hij zich bevindt in een doodlopende gang moet minder bedragen dan 15 meter - Een deur die dienst doet als vluchtweg moet altijd opendraaien naar de vluchtrichting - Wanneer een trap dienst doet als vluchtweg moet deze bij een dalende evacuatie: aantal personen x 1,25 cm hebben. Bij trappen die een stijgende functie hebben bij een evacuatie is dit 2 cm. Alle nieuwe binnentrappen die moeten worden bijgebouwd of geplaatst worden zijn onderworpen aan allerlei strenge regels. De beide zijden van de trap moeten een stevige leuning hebben, tenzij de trap breder is dan 1,2 meter. De leuning moet voorzien zijn van rechte traparmen die een hellingshoek hebben van maximum 37. Buitentrappen moeten voorzien zijn van anti slib treden en beide zijden moet een stevige leuning hebben. - Alle vluchtwegen moeten veilige vluchtwegen zijn zodat de personen in gevaar de kans hebben om heelhuids de beneden verdieping te bereiken. Deze moeten altijd uitgeven op straat of in een open ruimte die groot genoeg is zodat ze op een veilige afstand kunnen wachten op de hulpdiensten. Een vluchtweg moet duidelijk aangegeven zijn en mag niet versperd worden. De breedte van iedere vluchtweg moet minimum 80 cm breed zijn. - Wanneer men meer informatie wenst over de brandveiligheidsnormen kan men contact opnemen met de bevoegde brandweerdienst in zijn gemeent voor advies. Tevens is een uitgebreide lijst van normen en verplichtingen terug te vinden in de bijlagen. 11) Als laatste moet de uitbater van een hotel waar er zich een feestzaal in bevindt, zich houden aan de wetten geldig voor geluidshinder 79. Deze zijn op drie niveaus onderverdeeld. Vooreerst is er het KB van 24 februari 1977. Dit KB regelt de geluidsnormen en stelt vast dat plaatsen waar men occasioneel een feest heeft, dit betekent 12 feesten op een jaar met een maximum van 2 per maand, een bepaalde regel van kracht is. In deze feestzalen mag de geproduceerde muziek niet meer dan 90 decibel bedragen. Tevens zijn er regels van kracht voor de geluidshinder buiten de feestzaal. Het volgende niveau is dat van het politiereglement. Wanneer men zich aan het vorige KB houdt, dan nog kan het zijn dat men een overtreding begaat. Als de voorgebrachte muziek storend is door een gebrek aan vooruitzicht of voorzorg, kan men hiervoor bestraft worden. Als laatste niveau is er de VLAREM-wetgeving. Wanneer men meer dan 12 feesten per jaar heeft, zal men een aanvraag moeten indienen bij de dienst Leefmilieu en deze zal een 79 De Maght A. Gids voor de horeca, Stad Aalst, p. 31-33
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 67 akoestisch onderzoek van de zaak instellen. Afhankelijk van dat verslag en andere onderzoeken, kan men een attest verkrijgen Meer informatie hierover kan men verkrijgen bij de politie, de dienst Leefmilieu en Preventie. Deze 11 opgesomde verplichtingen, aanvraagprocedures, moeten worden doorlopen wanneer dit voor u als startende hotelier van toepassing is. Voor elk van de te doorlopen procedures is er meer informatie in de bijlagen te vinden. 3.2.1.6 BTW- administratie 80 De BTW administratie moet na de toekenning van het ondernemingsnummer en voor het starten van de economische activiteit gewaarschuwd worden en men moet de BTW als het ware activeren. Deze activering kan op drie manieren gebeuren. Ofwel maakt men gebruik van de BTW activering door het ondernemersloket. Zij vullen dan het formulier 604A in en brengen alle andere administratieve zaken voor u in orde. Dit kan gebeuren tegen een vergoeding van 50 + BTW of 60,5. Ofwel kan dit ook gebeuren door een daartoe door de belastingplichtige voldoende gemandateerde derde persoon. Een andere mogelijkheid is dat men zelf de BTW- administratie op de hoogte brengt. De rechtspersoon dient het formulier 604A zelf op te sturen naar de BTW - controle. Door de administratie op de hoogte te brengen, is de BTW - plichtige onderworpen aan enkele consequenties en verplichtingen verbonden aan de wetgeving betreffende de BTW. 3.2.1.7 Sociaal verzekeringsfonds 81 Het aansluiten bij één van de sociale verzekeringsfondsen is één van de laatste stappen die de onderneming moet ondernemen om tot effectieve activiteit te kunnen overgaan. De RSVZ of het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen stelde een lijst op met de verschillende erkende sociale verzekeringsfondsen waarbij een zelfstandige, natuurlijk persoon of rechtspersoon zich kan bij aansluiten. De lijst bestaat uit 14 erkende ondernemingen waarbij men als startende hotelier kan bij aansluiten. De bekendste onder hen zijn Group S, Partena, Acerta en Securex. De onderneming moet zich aansluiten bij een van deze verzekeraars ofwel drie maanden na de datum waarop de vennootschap haar rechtspersoonlijkheid verwierf, ofwel binnen drie maanden na het feit dat de vennootschap onderworpen werd aan de belasting van nietinwoners. 80 BTW- activeringsmethoden, http://www.ondernemersloket.be/direct/evap.webpagina.show?p_code=kmo_start er_btwactivering (08/06/2008) 81 RSVZ, http://www.rsvz-inasti.fgov.be/nl/companies/company_insurance.htm (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 68 Tevens moeten vennootschappen een bijdrage leveren. De bijdrage voor het jaar 2006 bedroeg 347,50 of 852,50 en dit afhankelijk van de omvang van de onderneming. De bepaling hiervan gebeurt op basis van het balanstotaal van de onderneming. Indien het balanstotaal kleiner of gelijk was aan 532.022,59, werd er een vennootschapsbijdrage gevraagd van 347,50. Wanneer het balanstotaal in 2006 groter was dan 532.022,59 was de vennootschapsbijdrage 852,50. Bovenop deze bijdrage komt nog eens dat de bestuurders eveneens een bijdrage moeten leveren. Deze is dezelfde als voor zelfstandigen. Het bedrag bij zelfstandigen wordt gebruikt voor vier zaken: gezinsbijslag, pensioenen, faillissementsverzekering en voor ziekte en invaliditeit. De berekening van de bijdrage bestaat uit twee onderdelen. Er wordt een percentage van de beroepsinkomsten genomen en dit afhankelijk van de categorie van bijdrageplichtigen en volgens de inkomstenschijven die in aanmerking moeten worden genomen. Dit wordt het referte - inkomen genoemd. Daarnaast wordt dit referte - inkomen vermenigvuldigd met een coëfficiënt die bepaald is aan de hand van 3 eerdere beroepsinkomens. Deze coëfficiënt staat voor de herwaardering van het referte - inkomen. Op basis van het geherwaardeerde referte - inkomen wordt er een bijdrage bepaald. 3.2.1.8 Ziekenfonds Het laatste wat een onderneming in de opstartfase moet doen, is zich aansluiten bij een ziekenfonds. Voor de aansluiting bij een ziekenfonds is er een ruime keuze. Dit kan politiek geïnspireerd gebeuren, maar tegenwoordig bestaan er ook al onafhankelijke ziekenfondsen. Tevens kan het zijn dat een sociaal verzekeringsfonds ook de diensten van een ziekenfonds aanbiedt, wat misschien voordeliger kan uitvallen om beiden samen te nemen. Na deze stap kan de onderneming eindelijk van start gaan met zijn economische activiteit. 3.3 Verschillende diensten De Vlaamse overheid beschikt over verschillende diensten waarmee de toekomstige hotelier wel eens mee in aanraking zou kunnen komen. Het is dan ook handig te weten wat hun taken zijn, wat ze voor de hotelier kunnen betekenen en wat er schort aan deze diensten. 3.3.1 Vlaams gewest 3.3.1.1 VLAO 82 Als eerste dienst is er VLAO, wat staat voor Vlaams Agentschap Ondernemen en is het aanspreekpunt van de Vlaamse overheid voor ondernemers. Het is een onderdeel van de Vlaamse overheid. Het biedt steun aan een starter, een al ervaren ondernemer, een buitenlandse investeerder, een groot bedrijf of een micro-onderneming. 82 VLAO, http://www.vlao.be/default.asp?webpageid=126 (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 69 Die steun kan gegeven worden op vele vlakken. VLAO wil daarom ook gezien worden als het eerste toegangspoort tot de overheid. Het helpt met de begeleiding, die kosteloos is en waarbij VLAO gebonden is aan een strikte confidentialiteit. Daarnaast zal VLAO de ondernemer doorsturen naar de juiste overheidsinstelling en instanties voor welbepaalde vragen. Het VLAO-advies is gericht op acht peilers. Vooreerst zal men steun bieden aan starters. Ze zullen de nodige formaliteiten met hen overlopen en helpen waar nodig. Daarnaast gaan ze op zoek naar financieringsmiddelen voor de onderneming en wordt er gezocht naar steunmaatregelen. Ze kunnen de starter helpen bij het zoeken naar een juiste vestiging voor zijn welbepaalde onderneming en tevens informeren ze over de ruimtelijke ordening. Voor de al gestarte ondernemers zullen ze kijken hoe men de onderneming nog kan helpen optimaliseren. Andere pijlers voor de reeds gestarte ondernemer is milieu, energie, innovatie en internationale handel. Ook op deze vlakken biedt VLAO nog advies aan. 3.3.1.2 VLAREM 83 VLAREM is niet echt een dienst, maar is wel zeer belangrijk voor de hotelsector en bezorgt vele hoteliers rillingen bij het uitspreken van het woord. Met VLAREM verwijst men naar de opgestelde milieuwetgeving. Het zijn regels opgesteld door de Vlaamse overheid en deze worden gecontroleerd door de VMM of de Vlaamse Milieu Maatschappij. Vele ondernemingen zijn vervuilend voor het milieu en de omwonenden. Om toch de belasting op het milieu zo klein mogelijk te houden, gebruikt de overheid milieuvergunningen. Ze baseert zich hiervoor op Vlarem I en Vlarem II. Deze zijn de uitvoering van het decreet betreffende de milieuvergunning van 28 juni 1985. VLAREM I dateert van 6 februari 1991. Het behandelt vooral de procedurekant van de vergunningen, terwijl VLAREM II dateert van 1 juni 1995 en beschrijft wat de voorwaarden en modaliteiten zijn om te lozen. Het heeft ook de kwaliteitsdoelstellingen en beleidstaken van de overheid weer. De VLAREM wetgeving is onderverdeeld in drie verschillende klassen die elk de graad van vervuiling voor het milieu weergeven. Klasse 1 staat voor bedrijven of handelingen die zeer hinderlijk zijn voor het milieu, terwijl klasse 3 bedrijven of handelingen zijn die weinig hinderlijk zijn. 83 VLAREM I en II, http://www.argusmilieu.be/onlinedocumentatie/vlarem/default.htm (08/06/2008)
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 70 Afhankelijk van de activiteit van de onderneming en haar handelingen, wordt deze onderverdeeld in klasse 1 tot 3. Hieronder is te zien wat elke klasse aanduidt en door wie de milieuvergunning wordt afgeleverd. Klasse 1: hinderlijk voor het milieu. -> De Bestendige Deputatie. Klasse 2: minder hinderlijk. -> Het College van Burgemeester en Schepenen. Klasse 3: weinig hinderlijk. -> Het College van Burgemeester en Schepenen. Bedrijven die finaal in de eerste of tweede klasse ingedeeld worden, bekomen een vergunning door het indienen van een milieuvergunningsaanvraag. Bedrijven die in de derde klasse worden ingedeeld, bekomen een vergunning door het verrichten van een melding. Vanaf de indiening van een milieuvergunningsaanvraag door de exploitant verloopt de procedure steevast in vijf fasen, of het nu gaat om een klasse-2-aanvraag bij het College van Burgemeester en Schepenen, of om een klasse-1-aanvraag bij de Bestendige Deputatie van de provincie. De eerste stap in het lange proces is dat de onderneming een kennisgeving van volledigheid en ontvankelijkheid moet indienen bij de bevoegde instanties. Er wordt een onderzoek op deze kennisgeving uitgevoerd naar eventuele tekortkomingen in het dossier. Tevens wordt nagegaan of het werd ingediend bij de bevoegde overheid. De duur van een dergelijk onderzoek mag maximaal 14 dagen duren. Daarna wordt er een openbaar onderzoek gestart. Dit openbaar onderzoek gebeurt in hoofdzaak door en op kosten van de gemeente. Elke vergunningsaanvraag moet bij de diensten van het gemeentebestuur ter inzage gelegd worden en moet worden aangeplakt. Voor klasse-1-inrichtingen moet bovendien elke eigenaar en gebruiker van een gebouw, elk Comité voor Preventie en Bescherming op de Werkplaats van een onderneming binnen een straal van 100 meter rond de perceelsgrenzen van de inrichting én de Technische Inspectie van de Administratie voor Arbeidsveiligheid schriftelijk worden geïnformeerd. Voor klasse-1-bedrijven moet het openbaar onderzoek over de vergunningsaanvraag ook bekend gemaakt worden in twee dag- en/of weekbladen, waarvan één met regionaal karakter en op een voor bekendmakingen bestemde plaats op de website van de gemeente. Een openbare informatievergadering kán georganiseerd worden. Dit is echter alleen verplicht voor de aanvragen van de eerste klasse waarvoor tevens een Milieu-effectrapport of Veiligheidsrapport vereist is. De start van het onderzoek gebeurt maximaal 10 dagen na het indienen van de kennisgeving van ontvankelijkheid en volledigheid. Het onderzoek zelf neemt ongeveer 30 dagen in beslag. De resultaten van het onderzoek zelf moeten binnen de tien dagen na afsluiting van het onderzoek aan de provinciale milieuvergunningcommissie worden overgemaakt voor een klasse-1-bedrijf of aan de milieudienst van de gemeente voor een klasse-2-bedrijf. Gelijktijdig met het openbaar onderzoek wordt de adviesverlening gestart. Voor een klasse-1- bedrijf wordt de aanvraag overgemaakt aan de provinciale milieuvergunningcommissie (PMVC), waarin alle betrokken overheden en deskundigen zijn vertegenwoordigd en aan het Schepencollege. Laatstgenoemde formuleert haar advies binnen de 50 dagen en maakt dit maximaal 10 dagen later over aan de PMVC. Voor een klasse-2-bedrijf kan een advies nodig zijn van de Afdeling Milieuvergunningen en de Afdeling Ruimtelijke Ordening, dat binnen 30 dagen aan de milieudienst van de gemeente wordt overgemaakt. Er is tevens een advies van de milieudienst van de gemeente vereist.
Handleiding voor de startende hotelier in West-Vlaanderen bladzijde 71 Deze derde stap houdt in dat er een advies wordt gegeven vanuit de PMVC voor een klasse-1- bedrijf. Deze instantie moet haar advies geformuleerd hebben binnen 90 dagen en maximaal 14 dagen later moet dit aan de Bestendige Deputatie worden overgemaakt zijn. Het advies van de milieudienst voor een klasse-2-bedrijf moet binnen de 30 dagen geformuleerd zijn en aan het College van Burgemeester en Schepenen overgemaakt worden. Een niet tijdig geformuleerd advies wordt gelijkgesteld met een gunstig advies. Als vijfde en laatste stap wordt de beslissing meegedeeld aan de exploitant. Dit gebeurt maximaal binnen de 10 dagen na de uitspraak. Een klasse-2-aanvraag bij het College van Burgemeester en Schepenen duurt normaal om en bij de vier maanden: twee weken voor het onderzoek van de volledigheid en ontvankelijkheid en drie maanden voor de eigenlijke behandeling. Deze kan om uitzonderlijke en uitdrukkelijk te motiveren redenen één maal verlengd worden met anderhalve maand. Bij een klasse één aanvraag bij de Bestendige Deputatie bedraagt deze termijn normaal om en bij de vijf maanden. Ook hier kan deze periode om uitzonderlijke en uitdrukkelijk te motiveren redenen één maal verlengd worden met twee maanden. Tegen een beslissing in eerste aanleg is nog beroep mogelijk door de exploitant, de gouverneur, de adviesverlenende overheden en belanghebbende natuurlijke of rechtspersonen en milieuverenigingen. Binnen 10 dagen na de bekendmaking wordt de beslissing ter inzage gelegd en aangeplakt. Het beroep moet binnen de 30 dagen worden ingediend bij de Minister bevoegd voor Leefmilieu voor een klasse-1- bedrijf en bij de Bestendige Deputatie voor een klasse-2-bedrijf. Het beroep schorst de bestreden beslissing niet tenzij het wordt ingediend door de gouverneur of door de adviesverlenende overheidsorganen. Een melding van een klasse-3-inrichting, wordt in theorie niet onderworpen aan een uitgebreide procedure. Het College van Burgemeester en Schepenen neemt akte van de melding. De exploitant mag al aanvangen met de exploitatie op de dag na indiening van de melding met alle vereiste gegevens. De zaken waarvoor de exploitant van een hotel vooral vergunningen zal moeten voor aanvragen, zijn zaken in verband met het opslaan van afvalstoffen, het lozen van water, Het zijn vergunningen die hoofdzakelijk zullen moeten aangevraagd worden voor het restaurant van het hotel, maar ook voor hotels zonder restaurant zal men een vergunning nodig hebben voor het lozen van water. Omdat er voor de hotelsector geen aparte lijst te verkrijgen is voor welke zaken een startende hotelier een vergunning moet aanvragen, is het niet mogelijk een dergelijke lijst in deze handleiding te maken. Informatie inwinnen bij andere hoteliers is een eerste stap in de goede richting. De volledige lijst met alle groepen waarin alle ondernemingen kunnen vallen is te vinden op: http://www.emis.vito.be/navigator/scripts/item2.asp?boekcode=v11n&itemcode=1. 3.3.1.3 Vlarebo 84 Vlarebo staat voor Vlaams Reglement rond de Bodemsanering. De bodemsanering valt onder de dienst OVAM, wat staat voor Openbare Vlaamse Afval Maatschappij. Dit is een dienst waarmee vooral hoteliers zullen te maken hebben wanneer men op een braakliggend stuk grond een eigen hotel wil bouwen. Dan kan het al eens gebeuren dat de grond waarop men bouwt, vervuild is. Het decreet legt in die gevallen vast wat de te treffen maatregelen zijn. 84 Vlarebo, http://www.ovam.be/jahia/jahia/pid/535 (08/06/2008)