Subsidie- en fondswerving Handvaten voor bibliotheken 1. Inleiding Hoe verwerf je als bibliotheek aanvullende financiering vanuit subsidies en fondsen? Bij wie moet je zijn voor financiering van je innovatieve projecten en nieuw beleid? Laat je geen financieringskansen liggen en ben je op de hoogte van de mogelijkheden? Actuele vragen die bij veel bibliotheken hoog op de agenda staan. Zeker in het licht van de veranderende functie van bibliotheken en de bezuinigingen die momenteel de culturele sector treffen. Vaak ontbreekt binnen bibliotheken de tijd om proactief met subsidie- en fondsenwerving bezig te zijn. Soms ontbreekt het bibliotheken ook specifieke expertise om derde geldstromen te verwerven. In dit document worden handvaten geboden om je weg te kunnen vinden in het subsidielandschap. Bij het opstellen van dit document zijn de volgende vragen als uitgangpunt genomen: Wat zijn subsidies en particuliere fondsen? (paragraaf 2) Wat zijn de belangrijkste uitgangspunten bij het verwerven van een bijdrage uit subsidies en particuliere fondsen? (paragraaf 2) Hoe signaleer ik mogelijkheden? (paragraaf 3) Hoe vind ik kansrijke regelingen en fondsen? (paragraaf 3) Hoe kom ik tot een match tussen projectidee en subsidie of fonds? (paragraaf 3) Wat zijn de vervolgstappen? (paragraaf 4) Welke hulp en ondersteuning zijn beschikbaar? (paragraaf 4) Kijk voor het laatste nieuws over subsidies en fondsen en toegang tot de subsidiewijzer (zoekmachine) op de website van de Brabantse Netwerk Bibliotheek: http://www.bnbibliotheek.nl/themas/subsidie-en-fondswerving 1
2. Subsidie- en fondsenwerving: hoe doe je dat? 2.1 Projectfinanciering Er zijn in Nederland ruim 650 particuliere fondsen beschikbaar voor het verkrijgen van projectfinanciering. Het aantal subsidieregelingen op provinciaal, landelijk en Europees niveau ligt naar schatting boven de 1000, daarnaast zijn er meer dan 100 fiscale stimuleringsregelingen. Deze financieringsmiddelen vallen samen onder de noemer projectfinanciering. Projectfinanciering laat zich kenmerken door een tijdelijk karakter en de middelen zijn per definitie gekoppeld aan specifieke doelstellingen. Voor het succesvol verwerven van projectfinanciering is het belangrijk om op voorhand te realiseren wat de mogelijkheden en beperkingen van subsidie- en fondsengelden zijn. Het verwerven van subsidies en/of fondsen betekent dat je een andere organisatie of een overheid om geld vraagt. Dit is uiteraard nooit vrijblijvend. De verstrekker van een subsidie of fonds heeft zijn of haar eigen doelstellingen en een financiële bijdrage wordt alleen verstrekt wanneer je project bijdraagt aan het verwezenlijken van deze doelstellingen. Je kunt jezelf hierbij de volgende vragen stellen: Op welke schaal (lokaal, regionaal, landelijk of Europees) heeft jouw project effect? Welke thema s sluiten aan op het project? Welke doelgroep(en) beoogt je project te bereiken? In hoeverre is het project vernieuwend: voor je organisatie, voor de regio of binnen de branche? In hoeverre kun je ander partijen bij jouw project betrekken? Doelstellingen zijn in brede variaties terug te vinden en focussen zich bijvoorbeeld op verschillende doelgroepen, specifieke thema s, regio s en branches. Een fonds, subsidie of vergoeding aanvragen voor een tekort in de exploitatie of achterstallig onderhoud is kansloos. Het verwerven van subsidies of fondsen is nooit een doel op zich. Subsidies en fondsen zijn een middel. Een financieringsmiddel om de ambities, projectinitiatieven en -doelstellingen van je organisatie te verwezenlijken. 2
2.2 Uitgangspunten subsidie- en fondsenwerving In deze handleiding worden handvaten geboden voor het verwerven van subsidie- en fondsmogelijkheden. Zowel subsidies als fondsen zijn vormen van projectfinanciering. De oorsprong van deze financiering is echter verschillend: Subsidies zijn een beleidsinstrument en een middel van een overheidsinstantie om de doelstellingen uit haar eigen beleid te realiseren. Fondsen zijn particuliere vermogensfondsen die een eigen vermogen beheren. Deze fondsen besteden de opbrengst van hun vermogen aan het realiseren van de doelstellingen van het fonds. Voor het succesvol verwerven van subsidies en fondsen is het belangrijk om kennis te hebben van een aantal uitgangspunten. Deze kunnen je helpen bij het maken van een inschatting of je project gefinancierd zou kunnen worden met een bijdrage uit een subsidie of een fonds. o Tekort op de begroting Een project komt in de regel alleen in aanmerking voor een bijdrage uit een subsidieregeling of fonds, wanneer er een tekort op de begroting aanwezig is. Zonder tekort bestaat er immers geen noodzaak om tot subsidiëring over te gaan. o Cofinanciering Een bijdrage uit een subsidie of fonds dekt in de regel niet 100% van de kosten. Subsidie- en fondsenverstrekkers dragen vaak tot een maximaal bedrag of maximaal percentage bij in de kosten van een project. Een eigen bijdrage (in uren of geld) of bijdrage uit andere financieringsbronnen is veelal noodzakelijk. Met name een eigen bijdrage in geld laat zien dat je als aanvrager ook bereidt bent om zelf in het project te investeren. Een toezegging van deze cofinanciering moet meestal beschikbaar zijn op het moment van aanvragen. o Treed in overleg met verstrekker Het is altijd aan te raden om op voorhand contact op te nemen met het particuliere fonds of de subsidieverstrekker waar u een aanvraag wilt gaan indienen. Dit levert u de meest actuele informatie op en zorgt ervoor dat de verstrekker bekend raakt met uw project of initiatief. Vaak bieden particuliere fondsen ook de mogelijkheid om online een korte toets op de haalbaarheid van financiering voor uw project uit te voeren (zie de website van het 3
betreffende fonds). Subsidieverstrekkers bieden soms ook de mogelijkheid om een gesprek aan te gaan over uw project. Maak van deze mogelijkheden gebruik en neem de aanbevelingen van een fonds of subsidieverstrekker in je plannen op. Je creëert hiermee betrokkenheid en versterkt de aansluiting van je project op de doelstellingen van de subsidiënt of het fonds. o Eerst aanvragen dan starten Bij het aanvragen van projectfinanciering mag er vaak nog geen opdracht zijn verleend of gegund. Deze voorwaarde komt voort uit de gedachte dat wanneer er reeds opdracht is gegeven, het project voldoende levensvatbaar is. Een bijdrage uit een subsidie of fonds is in dergelijke gevallen niet noodzakelijk om een project tot uitvoer te laten komen. o Planning en uitvoeringsgereedheid Hoewel nog niet met een project gestart mag zijn, is het wel belangrijk om een uitvoeringsgereed project in te dienen. Fonds- en subsidieverstrekkers willen graag dat een project na toekenning snel van start gaat. Vaak worden er bij een toekenning termijnen gesteld, waarbinnen het project gestart en afgerond moet zijn. Treedt tijdig in overleg met de subsidie- of fondsenverstrekker, wanneer je de planning of een gestelde termijn niet dreigt te halen. o Kosten/baten afweging Het verwerven van subsidies en fondsen kan een tijdrovende bezigheid zijn. Ook wanneer je een geschikte subsidieregeling of een kansrijk fonds hebt gevonden, is het van belang om een afweging te maken tussen de kosten en de baten. Welke inspanning kost het om een volledige en sterke aanvraag in te dienen? Hoe groot is het budget en wat is de hoogte van een mogelijke bijdrage? En tot slot is het van belang om ook inzicht te krijgen in de verantwoordingsverplichtingen die met het verkrijgen van projectfinanciering samenhangen. 3. Financieringsmogelijkheden 3.1 Signaleren van mogelijkheden Start een project vanuit de wensen, ambities en behoeften van je organisatie. Zorg dat een project aansluit bij de doelstellingen van je organisatie. Waar mogelijk leg je dwarsverbanden tussen projectinitiatieven in relatie tot nieuwe bibliotheekfuncties in samenwerking met andere (regionale) maatschappelijke en/of commerciële partners. 4
Je dient er voor te zorgen dat je project sterk, overtuigend en breed gedragen gaat worden. Het is niet alleen een project van je organisatie, maar een project met maatschappelijke meerwaarde voor je leden, klanten en maatschappelijke partners. Een project begint vaak met een gesprek bij de koffieautomaat, een brainstorm op een heidag of urgent probleem. Ideeën, wensen en doelstellingen die meestal niet direct een overtuigend en afgebakend project vormen. Om met deze ideeën aan de slag te gaan vind je in bijlage 1 het formulier Projectidee. In het formulier Projectidee worden de belangrijkste vragen gesteld om een idee concreet te maken. Het geeft inzicht in de basisvragen die relevant zijn om het project af te bakenen en beantwoord de vragen die noodzakelijk zijn om naar subsidieregelingen en fondsen te kunnen zoeken. In het formulier projectidee worden de belangrijkste vragen gesteld om op basis van een idee een project te ontwikkelen (zie bijlage 1). 3.2 Zoeken naar kansen Wanneer je een project aan het ontwikkelen bent, dan wordt het van belang om financieringsmogelijkheden te zoeken. Voor het zoeken van mogelijkheden zijn diverse online databases beschikbaar. Cubiss biedt online toegang tot een database op de website http://www.bnbibliotheek.nl/themas/subsidie-en-fondswerving. Deze database biedt informatie over Europese, landelijke, provinciale en regionale subsidieregelingen en particuliere fondsen. De inhoud is specifiek gericht op het educatieve, sociale en maatschappelijke domein. Relevant voor bibliotheken en uniek in Nederland. De database bevat de mogelijkheid om op basis van projectkenmerken, doelgroepen en thema s te zoeken naar mogelijkheden. Een online database is uiteraard een hulpmiddel. Om dit hulpmiddel effectief in te zetten is het van belang om zoektermen breed te definiëren. Maak bijvoorbeeld gebruik van een associatieboom om meerdere zoektermen te definiëren. 5
Voorbeeld op basis van trefwoord leesbevordering: Naast de subsidiewijzer worden op http://www.bnbibliotheek.nl/themas/subsidie-en-fondswerving ook nieuwsberichten geplaatst over de laatste ontwikkelingen op het gebied van subsidie- en fondsenwerving voor bibliotheken. Ten slotte vind je op deze site handvaten en dossiers over specifieke thema s met actuele subsidie en fondseninformatie. 3.3 Een match: wanneer is een regeling een kans? Je hebt een projectidee uitgewerkt en bent op zoek gegaan naar subsidieregelingen en particuliere fondsen die aansluiten op je projectidee. Bij het zoeken ben je een aantal regelingen tegengekomen, maar zijn dit ook kansen voor jouw project? Om te bepalen of er sprake is van een match tussen projectidee en regeling kijk je eerst naar de doelstellingen van de subsidieregeling of het particuliere fonds en de doelstelling van je eigen organisatie en project. Zoals eerder besproken, is het verwerven van projectfinanciering nooit vrijblijvend. Het betekent dat je een andere organisatie of een overheid om geld vraagt. De verstrekker van een subsidie of fonds heeft zijn of haar eigen doelstellingen en een financiële bijdrage wordt alleen verstrekt wanneer het project bijdraagt aan het verwezenlijken van deze doelstellingen. Een match tussen projectidee en regeling of fonds ontstaat door een overlap in doelstellingen van het fonds of de regeling met je projectidee. Uitdaging voor de subsidiewerver is om deze match te versterken en de doelstellingen sterker op elkaar te laten aansluiten. Dit ziet er visueel als volgt uit: Doelstelling project Doelstelling subsidiegever Doelstelling Doelstelling subsidiegever project 6
4. Financieringskansen: wat is de volgende stap? 4.1 Vervolgstappen Uw project sluit aan bij een of meerdere subsidieregelingen of particuliere fondsen. De volgende stap is het ontwikkelen van financieringskansen in succesvolle aanvragen. Dit proces bestaat uit een aantal stappen: 1 Haalbaarheidsanalyse uitvoeren Voor het verrichten van een goede haalbaarheidsanalyse heb je kennis en inzicht nodig in de regeling en het achterliggend beleid. Je moet in staat zijn om de inhoud en voorwaarden van een regeling of fonds te kunnen interpreteren en analyseren in relatie tot het projectidee. Daarbij is een gezonde dosis opportunisme en overleg met de subsidieverstrekker onmisbaar. Wat is het nut van een haalbaarheidsanalyse? Je bekijkt of de mogelijke financiering uit een subsidie of fonds in verhouding staat tot de inspanning die je moet leveren om een aanvraag in te dienen; Je krijgt inzicht in de sterktes en zwaktes van een aanvraag (en inzicht in de mogelijkheden om je project te versterken); Het geeft je de mogelijkheid tot het verkrijgen van extra, informele informatie via de subsidieverstrekker of het particuliere fonds; Met een haalbaarheidsanalyse kun je richting collega s en management onderbouwen waarom er wel of geen subsidieaanvraag wordt ingediend. 2 Projectplan opstellen Het schrijven van een projectplan is natuurlijk altijd functioneel voor het realiseren van een project. Een projectplan zorgt ervoor dat u de consequenties van een project de revue laat passeren en goed overweegt. Het beste is om dit in samenwerking te doen met betrokkenen binnen uw organisatie en eventuele samenwerkingspartners. Belangrijk is natuurlijk de inhoud van het plan met een beschrijving van de projectdoelstelling(en). Hieronder valt een compacte beschrijving van de beoogde en meetbare eindresultaten. Wat is het uiteindelijke effect van het project op de beoogde eindgebruiker? Ook valt hieronder een beschrijving van het risico, de projectorganisatie, de projectaanpak, het communicatieplan, de projectkosten en de projectplanning. 7
Een compleet en doordacht projectplan bevat alle elementen om een project uiteindelijk een goede kans van slagen te geven (zie bijlage 2 voor een voorbeeld projectplan). Hierbij denkt u niet alleen aan de korte termijn, waarvoor u incidenteel subsidies of een bijdrage uit een fonds ontvangt, maar tegelijkertijd aan de langere termijn, waarbij u kijkt naar mogelijkheden om het project structureel te financieren. In het formulier projectplan worden de belangrijkste vragen en onderdelen van een concreet projectplan weergegeven (zie bijlage 2). Vaak hebben subsidie- of fondsverstrekkers een format voor een projectplan, begroting en aanvraag. Gebruik deze, want dit maakt de beoordeling makkelijker. Soms is het mogelijk om een aanvraag vooraf te laten toetsen. Dit kan bijvoorbeeld een digitale toets zijn. Het is ook mogelijk een gesprek aan te vragen of telefonisch contact op te nemen met een medewerker van de subsidieverstrekker. Laat deze toetsingskansen niet liggen, want hiermee kunt u uw aanvraag optimaal benutten. 3 Aanvraagformulier invullen Het is bij het invullen van een aanvraagformulier van belang om goed te realiseren wat het doel van de aanvraag is en wie de aanvraag gaat beoordelen. Beoordelaars hebben vaak kennis van het onderwerp, maar zijn meestal geen inhoudelijk expert. Treedt dan niet te veel in detail, maar licht je project op hoofdlijnen toe. Focus op projectdoelstellingen en meetbare resultaten. Een beoordelaar van een subsidieregeling of het bestuur van een particulier fonds hebben vaak slechts beperkte tijd om een aanvraag door te nemen. Presenteer je project volgens beschikbare formats en kies voor heldere en bondige teksten. De centrale boodschap dient te bestaan uit een uitleg van het probleem en de aanpak om dit probleem op te lossen. Zorg daarbij voor een toelichting op de activiteiten die worden uitgevoerd om het probleem op te lossen, de kosten die hiervoor gemaakt moeten worden en de resultaten die na het afronden van het project verwacht kunnen worden. 4 Aanvraag indienen Lever uw aanvraag ruim voor de sluitingsdatum in. Houdt hierbij zorgvuldig rekening met alle formele eisen die aan de regeling zijn verbonden. Voorzie de aanvraag bijvoorbeeld van alle 8
gevraagde documenten (controle op volledigheid) en zorg dat alle gevraagde contactgegevens duidelijk zijn. Als u ervan verzekerd wilt zijn dat uw aanvraag goed aankomt, kunt u deze het best persoonlijk afgeven of aangetekend versturen. Deel ook dit moment met de medewerkers van uw organisatie en uw eventuele samenwerkingspartners. Vanaf nu zult u de datum moeten afwachten waarop de verstrekkende organisatie uitspraken doet over de ingediende aanvraag. Subsidie- en fondsverstrekkers werken vaak met standaard termijnen waarbinnen aanvragen worden beoordeeld. Dit kan enkele maanden duren. 5 Financiële verantwoording Een subsidiebeschikking of toekenning van een fonds is eigenlijk een toezegging onder voorbehoud. Je krijgt het geld, mits je voldoet aan de voorwaarden die in de beschikking zijn opgenomen. Een (gesubsidieerd) project kent altijd een einddatum en moet op enig moment verantwoord worden aan de subsidieverstrekker. Bij de financiële verantwoording is een goede voorbereiding het halve werk. Daarmee voorkom je dat je gedurende de looptijd van het project ineens voor verrassingen komt te staan. Zorg dat de projectpartners duidelijk inzichtelijk hebben welke kostensoorten uit een subsidie gefinancierd kunnen worden. Ontvang je subsidie voor uren die vanuit de eigen organisatie worden uitgevoerd, dan dient een (sluitende) uurregistratie als verantwoordingsmechanisme. Voor externe kosten dienen facturen en betaalbewijzen als verantwoordingsstukken. Voor een juiste inrichting van het verantwoordingstraject is het aan te raden om op het moment van beschikking samen met overige betrokkenen een startbijeenkomst te plannen om het dossier in te richten en afspraken te maken over verantwoordingsmomenten en verantwoordelijkheden. 4.2 Advies en ondersteuning Deze handvaten vormen een startdocument om projectfinanciering te verwerven voor de projectplannen binnen uw organisatie. In paragraaf 4.1 is beschreven welke vervolgstappen noodzakelijk zijn om geselecteerde kansen om te zetten in inkomsten. 9
Je kunt uiteraard zelf aan de slag met het verwerven van deze subsidies en fondsen, maar Cubiss kan je ook in het vervolgtraject ondersteunen. In het kader van subsidie- en fondswerving heeft Cubiss de volgende adviesdiensten ontwikkeld: Haalbaarheidsanalyse U heeft een potentiele financieringsmogelijkheid gevonden? Een haalbaarheidsanalyse geeft inzicht in de aansluiting van uw project op de financieringsvoorwaarden van een subsidie of fonds. Inhoudelijke, procesmatige en financiële voorwaarden worden inzichtelijk gemaakt. Per onderdeel adviseren wij je over het versterken van je potentiële aanvraag. Projectplan en aanvraag opstellen U wilt een aanvraag indienen? Het opstellen van een kansrijke subsidieaanvraag vraagt om tijd en specifieke kennis. Wij kunnen het aanvraagtraject samen met jou verzorgen. Je voert dit werk uit naast je dagelijkse werkzaamheden. Wij kunnen desgewenst op korte termijn capaciteit vrijmaken om jouw projectplan en/of aanvraag te schrijven. Financiële verantwoording en projectmanagement Voldoet u aan alle verplichtingen? Gefeliciteerd, je aanvraag is positief beoordeeld! Je kunt aan de slag met het uitvoeren van je project. Een positieve beschikking of bijdrage uit een fonds wordt echter pas definitief wanneer je aan alle verplichtingen hebt voldaan. Bij grotere bedragen dient vaak ook een accountant naar je dossier te kijken. Wij kunnen je ondersteunen bij het inrichten van je projectadministratie en het uitvoeren van het projectmanagement. Training en coaching Uw vaardigheden en kennis vergroten? Op basis van de subsidiekennis en vaardigheden waar je naar op zoek bent, kunnen wij een opleidings- of coachingstraject voor je opzetten. Ook organiseren wij enkele malen per jaar workshops rond het thema subsidie- en fondsenwerving voor bibliotheekmedewerkers. 10
PROJECTKADERS Bijlage 1 Formulier Projectidee 1. Probleem / Uitdaging Wat is het probleem of de uitdaging? PROJECTINHOUD Opgesteld door: 2. Aanleiding Waarom hier iets aan doen? 5. Resultaat: Wat is er klaar als project is afgerond? 3. Doelstelling Waar draagt het project aan bij? 4. Vernieuwend / innovatief - In hoeverre is je project vernieuwend: voor je organisatie, voor de regio of binnen de branche? Thema s: Doelgroep(en): Partners: Impact: o Lokaal o Regionaal o Landelijk o Europees Schatting kosten: Schatting projectduur: Schatting startdatum: Financieel tekort:.... 11
Bijlage 2 Formulier Projectplan U Indienende organisatie Hoofdaanvrager E-mail hoofdaanvrager Telefoon hoofdaanvrager TITEL De titel (en evt. ondertitel) van uw project WAT Wat gaat u doen? WAARTOE Wat wilt u bereiken? WAAROM (1) Waarom is het volgens u absoluut van belang dat uw project gerealiseerd wordt? WAAROM (2) Waarom is het volgens anderen absoluut van belang dat uw project gerealiseerd wordt? Laat 1 tot 3 personen (met naam en toenaam) aan het woord van buiten de projectgroep (bijvoorbeeld: personen uit de potentiële doelgroep, afnemers, het werkveld, experts, jongeren, etc.) MET WIE Werkt u met andere organisaties samen? Wat is de meerwaarde van deze samenwerking? 12
HOE LANG Wat is de duur van het project en wanneer is het project afgerond? Wat gaat u ondernemen om de projectresultaten blijvend en duurzaam te maken? HOEZO Wat zijn de succesfactoren voor het slagen van uw project? Wat zijn de risico s en welke maatregelen treft u om deze tegen te gaan? WANNEER Wat is de planning & fasering van uw project? 2.0 Wat gaat u t.a.v. uw project ondernemen op het gebied van kennisdeling, publiciteit en public relations? HOEVEEL Welk tekort heeft u op uw begroting? Voor welke zaken gaat u dit bedrag gebruiken? WAAR Optioneel U kunt hier urls plaatsen naar webpagina s, sociale media kanalen, afbeeldingen en video s m.b.t. uw project. Gebruik bij voorkeur maximaal 150 woorden per invulveld. 13