Welke invloed heeft het e-governmentproject op de burgers en de instellingen van de sociale zekerheid? Aangifte van een sociaal risico in de sector uitkeringen Studiegebied Sociaal-agogisch werk Opleiding Sociaal werk Afstudeerrichting Maatschappelijke advisering Academiejaar 2006-2007 Student Melissa Declercq
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Voorwoord 5 Inleiding 6 Lijst met afkortingen 9 Hoofdstuk 1: E-government in de sociale zekerheid 10 1.1 Europa 10 1.2 De bevoegdheid in België 11 Hoofdstuk 2: De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid 14 2.1 De structuur van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid 14 2.1.1 Het primaire netwerk 15 2.1.2 De secundaire netwerken 18 2.2 Het verwijzingsrepertorium 18 2.3 De elektronische uitwisseling van gegevens 19 2.4 Informatieveiligheid 20 2.5 Het identificatienummer van de sociale zekerheid 20 Hoofdstuk 3: Dimona 22 3.1 Toepassingsgebied 22 3.2 Inhoud van de aangifte 23 3.2.1 Algemene gegevens 23 3.2.2 Specifieke gegevens 24 3.3 Wijziging of annulatie van een aangifte 24 3.4 De elektronische aangifte 25 3.5 Het ontvangstbewijs 26 3.6 De vereenvoudiging van documenten 27 3.7 Besluit dimona-aangifte 28-2 -
Hoofdstuk 4: De multifunctionele aangifte (Dmfa) 29 4.1 De situering van de multifunctionele aangifte 29 4.2 Het multifunctioneel gebruik 29 4.3 De samenstelling van de aangifte 30 4.4 De structuur van de aangifte 31 4.4.1 De werknemerslijn 31 4.4.2 De tewerkstellingslijn 34 4.4.3 De aangifte van de loongegevens 40 4.4.4 De aangifte van de prestatiegegevens 43 4.4.5 De aangifte van gegevens voor het geheel van de onderneming 49 4.5 De controle 50 4.6 De aangifte indienen 50 4.7 Het ontvangstbewijs 50 4.8 Wijziging van een aangifte 51 4.9 De toepassing Gotot 51 Hoofdstuk 5: De aangifte van een sociaal risico (ASR) 52 5.1 De structuur van de aangifte 52 5.2 Het indienen van een ASR 53 5.3 Het ontvangstbewijs 54 5.4 De vereenvoudiging van documenten 54 5.5 De verschillende elektronische aangiften 55 5.5.1 De aangifte van sociale risico s: Uitkeringen 55 5.5.2 De aangifte van sociale risico s: Beroepsziekten 55 5.5.3 De aangifte van sociale risico s: Arbeidsongevallen 56 5.5.4 De aangifte van sociale risico s: Werkloosheid 56 Hoofdstuk 6: Aangifte van een sociaal risico in de sector uitkeringen 58 6.1 Procedure loontrekkende 58 6.1.1 Huidige situatie 58 6.1.1.1 Ziekte of ongeval van gemeen recht 58 6.1.1.2 Werkverwijdering 91 6.1.1.3 Moederschapsrust 92 6.1.1.4 Borstvoedingsverlof 100-3 -
6.1.1.5 Borstvoedingspauze 100 6.1.1.6 Vaderschapsverlof 101 6.1.1.7 Adoptieverlof 107 6.1.2 Nabije toekomst 108 6.2 Procedure zelfstandige 110 6.2.1 Huidige situatie 110 6.2.1.1 Ziekte of ongeval van gemeen recht 110 6.2.1.2 Moederschapsrust 117 6.2.2 Nabije toekomst 121 Hoofdstuk 7: Invloed van het e-governmentproject 122 7.1 Minister van Werk en Informatisering Peter Vanvelthoven 122 7.2 De Socialistische Mutualiteit Bond Moyson West-Vlaanderen 124 7.2.1 Vergelijking van het aantal formulieren en brieven 124 7.2.2 Nieuwe transacties 127 7.3 Vragenlijst 133 7.3.1 Bond Moyson West-Vlaanderen 133 7.3.1.1 De medewerkers 133 7.3.1.2 De dienst uitkeringen 138 7.3.1.2.1 Dhr. Rik Demeurisse 140 7.3.1.2.2 De primaire berekenaars 143 7.3.1.2.3 De andere medewerkers 147 7.3.1 3 Dhr. Dominique Vanhonacker 149 7.3.2 Andere verzekeringsinstellingen 152 7.3.3 Uitbetalingsinstellingen 153 7.3.4 Werkgevers en sociaal secretariaten 156 Persoonlijk besluit 164 Algemeen besluit 167 Bijlagen 169 Literatuurlijst 202-4 -
Voorwoord Bij deze wil ik een aantal mensen bedanken voor de steun en hulp die ze mij hebben geboden tijdens de voorbije maanden. Het betreft zowel personen die mij hebben geholpen met de uitwerking van dit eindwerk als diegenen die mij moreel hebben gesteund. Eerst en vooral wil ik de docenten van de opleiding Sociaal werk van het departement Hiepso bedanken voor de voorbije jaren. Mijn dank gaat in het bijzonder uit naar dhr. Rik Braem, mijn stagementor en eindwerkbegeleider, voor de goede begeleiding tijdens mijn stageperiodes en zijn ondersteuning van mijn werk. Verder bedank ik dhr. Dominique Vanhonacker, administratief directeur van mijn stageplaats Bond Moyson West-Vlaanderen, en dhr. Rik Demeurisse, diensthoofd uitkeringen, voor hun tijd en energie die ze in mij hebben gestoken. Vooral dankzij hun medewerking heb ik een boeiende en leerrijke periode achter de rug. Bovendien hebben ze mij talrijke informatie bezorgd over het e-governmentproject waardoor ik mijn eindwerk kon stofferen. Bovendien wens ik ook de medewerkers van mijn stageplaats te bedanken voor het feit dat ze hebben meegewerkt aan mijn vragenlijst. Ook wil ik de talrijke werkgevers, sociaal secretariaten en uitbetalingsinstellingen bedanken die hebben gereageerd op mijn vragenlijst. Tenslotte wens ik ook mijn persoonlijke omgeving te danken voor de kans die ze me hebben gegeven om te studeren en voor hun steun tijdens soms wel moeilijke momenten. Dankzij deze personen kan ik met trots mijn eindwerk voorstellen. - 5 -
Inleiding Tijdens de laatste twee jaar van mijn opleiding Sociaal werk liep ik stage bij de Socialistische Mutualiteit Bond Moyson West-Vlaanderen. Het is een interessante instelling om in te werken. Een instelling die aandacht besteedt aan zijn leden en aan zijn medewerkers. Het ziekenfonds is actief op 3 domeinen: de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering. In het kader van de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering vervult het ziekenfonds zijn opdracht in twee sectoren. De eerste sector is die van de geneeskundige verzorging, waar de mutualiteit instaat voor de terugbetaling van medische kosten. De tweede sector is de sector van de uitkeringen, waarbij de mutualiteit een vervangingsinkomen toekent aan de loontrekkenden en zelfstandigen die arbeidsongeschikt worden. Ook de moederschapsuitkering situeert zich in deze sector. de vrijwillige en aanvullende verzekering. De mutualiteit biedt talrijke voordelen en diensten aan zoals voorhuwelijkssparen, hospitalisatieverzekering, gezinshulp, hulpverlening, voorlichting en begeleiding, als een noodzakelijke aanvulling bij de verleende diensten. Naast materiële hulpverlening hecht het ziekenfonds veel belang aan juridische en sociale hulpverlening. Hiertoe werden diensten rechtshulp en rechtsbijstand uitgebouwd en centra voor algemeen welzijnswerk. Mijn stage vond plaats in de dienst uitkeringen waar ik primaire arbeidsongeschiktheidsdossiers (minder dan 1 jaar arbeidsongeschikt) moest behandelen. Deze dienst is dus gesitueerd binnen het eerste domein. In de loop van mijn opleiding had ik bovendien al heel wat inzicht verworven in het sociaal zekerheidsrecht. Tijdens de lessen in het tweede jaar van dhr. Rik Braem hoorde ik voor het eerst over het e-governmentproject. Het e-governmentproject bestaat uit drie delen: dimona multifunctionele aangifte (Dmfa) aangifte van een sociaal risico (ASR) Er werd echter niet diep ingegaan op deze begrippen. Het enige wat me bijbleef was dat dit project heel wat betekent voor de sociale zekerheid. Het ultieme doel is administratieve vereenvoudiging. Doordat deze materie mij enorm boeide, was ik dan ook vastbesloten om daarover een eindwerk te schrijven. - 6 -
Tijdens mijn stage merkte ik dat de aangifte van een sociaal risico veel belangstelling kreeg. Wanneer zich een sociaal risico voordoet zoals ziekte of ongeval, werkverwijdering wegens zwangerschap, moederschapsrust, werkverwijdering wegens borstvoedingsverlof of borstvoedingspauze en vaderschapsverlof, dan doet de verzekerde daarvan zelf aangifte. In het kader van de Dmfa wordt het binnenkort mogelijk om het document ASR rechtstreeks via elektronische weg aan de uitbetalingsinstelling van de werkloosheidsuitkeringen op te vragen. Vanaf heden wordt het document ASR rechtstreeks aan de werkgever opgevraagd, ofwel via het papieren of het elektronische circuit. Dit gebeurt enkel indien het ziekenfonds de identiteit van de werkgever kent en deze zijn keuze van communiceren heeft meegedeeld. E-government is een actueel onderwerp. De federale overheid is sinds 1 januari 2003 gestart met het project. Bovendien is het nauw verbonden met de afstudeerrichting maatschappelijke advisering en mijn stageplaats. Het boeide mij om daar een eindwerk over te maken, omdat ik er zeker van ben dat nog heel wat mensen niet weten wat dit project inhoudt en hoe de verschillende begrippen verband houden met elkaar. Ik besefte dat het om complexe materie ging, maar dit schrok me zeker en vast niet af. Ik vond het dan ook leuk om een onderwerp te behandelen waarvan mijn voorkennis beperkt was. Voor het maken van mijn eindwerk heb ik in eerste instantie kennis verzameld over het gekozen onderwerp. Een knelpunt waar ik tegenaan ben gelopen, is dat er relatief weinig geschreven informatie over het item te vinden is. Daardoor heb ik mij voornamelijk gebaseerd op interne verslagen van het Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten, de federale portaalsite en de website van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Met mijn eindwerk wou ik nagaan welke invloed het e-governmentproject heeft op de burgers en de instellingen van de sociale zekerheid. Aangezien het gekozen onderwerp heel omvangrijk is, heb ik besloten om uitgebreid stil te staan bij de aangifte van een sociaal risico in de sector uitkeringen. Vermits ik stage liep bij de dienst uitkeringen van de Socialistische Mutualiteit had ik zicht op de toch wel ingrijpende veranderingen die de ASR met zich meebrengt binnen de dienst. Het eerste hoofdstuk van mijn eindwerk behandelt de rol van de Europese Unie inzake het e-governmentproject. Het tweede hoofdstuk handelt over de belangrijke rol dat de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid speelt binnen het e-governmentproject. 17 jaar geleden werd de KSZ opgericht en sindsdien is de informatisering van de sociale zekerheid in een stroomversnelling terechtgekomen. In het derde tot en met het vijfde hoofdstuk behandel ik de theoretische kant van de 3 luiken van het e-governmentproject: dimona, Dmfa en ASR. Het is noodzakelijk om deze 3 aangiften te bespreken om zo de link met de ASR in de sector uitkeringen te kunnen maken. Weliswaar heb ik mij beperkt bij het uitdiepen ervan. - 7 -
In het zesde hoofdstuk sta ik uitgebreid stil bij de aangifte van een sociaal risico, specifiek in de sector uitkeringen, waarvan ik het gebruik ervan aantoon binnen de dienst uitkeringen van Bond Moyson West-Vlaanderen. Vooral dit hoofdstuk stoffeer ik met praktijkvoorbeelden, bijhorende procedures en formaliteiten van loontrekkenden en zelfstandigen. De procedure van invaliditeit (langer dan 1 jaar arbeidsongeschikt) bespreek ik niet. In het zevende hoofdstuk onderzoek ik hoe het e-governmentproject, specifiek ASR, wordt ervaren bij de minister van Werk en Informatisering Peter Vanvelthoven, de Socialistische Mutualiteit Bond Moyson West-Vlaanderen, de andere verzekeringsinstellingen, de uitbetalingsinstellingen, de werkgevers en de sociaal secretariaten. Aan de hand van een vragenlijst, uitgezonderd bij minister Peter Vanvelthoven, heb ik hun meningen kunnen verzamelen. Het e-governmentproject staat nog niet volledig op punt. Er vinden continu veranderingen plaats. Daardoor is dit werk echter actueel tot en met 29 april 2007. - 8 -
Lijst met afkortingen ASR BASR BVH CAO CIMIRE CORVE DAV Dimona Dmfa DOSZ eid FAO FBZ FEDICT FOD FOD SZ FOD WASO FTP Gotot HVZ INSZ KB KSZ L.A.T.G.-bank NIC NVSM OAT-code OCMW ONE PDOS RIZIV RJV RKW RSVZ RSZ RSZPPO RVA RVP SIS-kaart VSI Aangifte van een sociaal risico Bijlage bij de aangifte van een sociaal risico Bedrijfsvoorheffing Collectieve arbeidsovereenkomst Compte Individuel Multisectoriel - Multisectoriële Individuele Rekening Coördinatiecel Vlaams e-government Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging Déclaration immédiate - onmiddellijke aangifte Déclaration multifunctionelle - multifunctionele aangifte Dienst Overzeese Sociale Zekerheid Elektronische identiteitskaart Fonds voor Arbeidsongevallen Fonds voor Beroepsziekten Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie Federale Overheidsdienst Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg File transfer GrensOverschrijdende Tewerkstelling - Occupation Transfrontalière Hulp- en Voorzorgkas voor Zeevarenden Identificatienummer van de sociale zekerheid Koninklijk besluit Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Loon- en arbeidstijdgegevensbank Nationaal Intermutualistisch College Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten Onmiddellijke aangifte van tewerkstellingscode Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn Office de la Naissance et de l Enfance Pensioendienst voor de Overheidssector Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers Rijksinstituut voor Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening Rijksdienst voor Pensioenen Sociale Identiteitskaart Vereniging van Sectorale Instellingen - 9 -
Hoofdstuk 1: E-government in de sociale zekerheid 1.1 Europa Sinds het einde van de jaren 1990 overheerst e-government de politieke agenda van de regeringsleiders in de Westerse wereld. E-government omvat het verbeteren van dienstverlening d.m.v. de automatisering van transacties en het elektronisch verspreiden van overheidsinformatie alsook het verhogen van de participatie van de burgers naar de overheid toe. 1 In 1999 heeft de Europese Commissie het initiatief eeurope opgezet, een programma dat een zo ruim mogelijke verspreiding van de informatietechnologieën tot doel heeft, waardoor de kwaliteit van het leven van de burgers en van het milieu zal verbeteren. 2 De hoofddoelstellingen 3 van eeurope zijn: elke burger, elk huishouden, elke school, onderneming en overheid het digitale tijdperk te laten betreden en toegang te geven tot het internet een Europa te scheppen dat met computers overweg kan, ondersteund door een ondernemerscultuur die bereid is nieuwe ideeën te financieren en te ontwikkelen ervoor te zorgen dat het hele proces niemand uitsluit, maar het vertrouwen van de consument versterkt en de sociale samenhang bevordert Om deze doelstellingen te bereiken stelt de Europese Commissie een aantal acties voor, die moeten worden verwezenlijkt door het gezamenlijk optreden van de lidstaten, de Commissie, de industrie en de burgers. 4 Elk land heeft de verplichting om de internationaal uitgewerkte principes in zijn eigen wetgeving te integreren. In België en Vlaanderen werden al snel de eerste e-governmentdiensten opgericht. Bij de Federale overheid is dit FEDICT en bij de Vlaamse overheid de e-governmentcel die in 2005 werd omgevormd tot de coördinatiecel Vlaams e-government (CORVE). 1 Wikipedia De vrije encyclopedie, Het doel van e-government, http://nl.wikipedia.org/wiki/egovernment. 2 Mededeling van 8 december 1999 over een initiatief van de Commissie voor de buitengewone Europese Raad van Lissabon op 23 en 24 maart 2000 (Niet verschenen in het Publicatieblad). 3 Europese Unie, eeurope Een informatiemaatschappij voor iedereen, http://europa.eu/scadplus/leg/nl/lvb/l24221.htm. 4 Mededeling van de Commissie van 28 mei 2002 aan de Raad, het Europees Parlement, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's - Actieplan eeurope 2005: Een informatiemaatschappij voor iedereen (Niet verschenen in het Publicatieblad). - 10 -
1.2 De bevoegdheid in België E-government behoort tot de bevoegdheid van Peter Vanvelthoven, minister van Werk en Informatisering, en Vincent van Quickenborne, staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging. Het coördineren en het uitwerken van het e-government behoort tot de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie (FEDICT) en de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV). Op Vlaams niveau behoort het uitwerken van het e-government tot de coördinatiecel Vlaams e-government (CORVE). CORVE heeft als taak het uitdenken en ondersteunen van ICT-projecten voor een toegankelijke, vraaggestuurde, vereenvoudigde en geïntegreerde overheidsdienstverlening. Het levert zijn diensten aan de Vlaamse overheid, provincies en gemeenten. 1 De DAV zorgt voor de administratieve ondersteuning van dhr. Vincent van Quickenborne, en zijn beleidscel. FEDICT zorgt voor de ondersteuning van dhr. Peter Vanvelthoven en zijn beleidcellen Werk en Informatisering. De DAV verzorgt de juridische begeleiding en coördinatie van verschillende e-governmentprojecten terwijl de technische aspecten worden gestuurd door FEDICT. 2 De Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging werd in 1998 opgericht. De DAV stelt maatregelen voor om de administratieve verplichtingen van de ondernemingen en de burgers te vereenvoudigen en te beperken. Het streeft naar administratieve vereenvoudiging ten gunste van ondernemingen en burgers. De DAV werkt talrijke vereenvoudigingsprojecten uit zoals de aankoop van een treinticket op de trein met een kredietkaart, het elektronisch aangeven voor de vergoeding van de borstvoedingspauzes (ASR-project), de jaarrekening van ondernemingen elektronisch neerleggen, 3 FEDICT, een overheidsdienst, werd opgericht in 2001. Het biedt diensten aan aan burgers, ondernemingen en overheidsdiensten. Hun dienstverlening bestaat uit drie kerntaken: het uitbouwen van een e-government, het uitbouwen van een e-society en het promoten van België als ICT-kennisregio. 4 1 CORVE, E-government in Vlaanderen, http://www3.vlaanderen.be/e-government. 2 Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging, Opdracht, http://www.simplification.fgov.be/ showpage.php?ipageid=217. 3 Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging, Zoek een realisatie, http://www.simplification.fgov.be/showpage.php?ipageid=228. 4 Federale portaalsite, Over FEDICT, http://www.belgium.be/eportal/application? origin=navigationbanner.jsp&event=bea.portal.framework.internal.refresh&pageid=indexpage&navid= 9513. - 11 -
Voor de beschrijving van de 3 kerntaken, heb ik mij voornamelijk gebaseerd op de federale portaalsite. 1 E-society Nog te weinig burgers zijn vertrouwd met multimedia, daarom stimuleert FEDICT het gebruik van internet en media door drempelverlagende initiatieven aan te bieden. Eveneens geven ze tips mee voor een veilig internetgebruik en wijzen ze de mensen op de mogelijke gevaren van internetten. 2 FEDICT werkt talrijke e-governmentprojecten uit voor de federale overheid zoals de Peeceefobie-campagne om pc- en internetvrees te overwinnen, de lancering van veilige chatrooms voor minderjarigen, de uitbouw van de federale portaalsite, FEDICT bouwde de federale portaalsite. Deze verschaft belangrijke informatie over de federale overheid aan burgers, ondernemingen en ambtenaren. De bezoekers kunnen actuele informatie vinden volgens hun eigen behoeften. Bovendien biedt het talrijke diensten aan zoals de elektronische belastingsaangifte Tax-on-web, het aanpassen van gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, tips bij het schrijven van een nieuwsbrief, ICT-kennisregio Veel landen zijn geïnteresseerd in de aanpak en realisaties van FEDICT. De uitbouw van ons land als expertisecentrum kan alleen maar een positieve uitwerking hebben op de economie. Voor de burgers brengt dit tewerkstelling met zich mee. Bedrijven kunnen hun ervaringen gebruiken om in het buitenland projecten te verkopen en contracten af te sluiten. De verscheidene overheden in Europa kunnen hun krachten samenbundelen om zo de kosten van e-government te verlagen. 3 Een belangrijke realisatie van de FOD Binnenlandse Zaken is de eid of de elektronische identiteitskaart waarbij FEDICT hoofdzakelijk verantwoordelijk was voor de veiligheid en de gebruiksvriendelijkheid. Met de invoering van de elektronische identiteitskaart is België meteen de koploper in Europa. Personen ouder dan 12 jaar kunnen de eid gebruiken om documenten elektronisch te ondertekenen, om in te loggen op bepaalde websites van de overheid, om de belastingsaangifte elektronisch via Tax-on-web in te dienen, Kinderen jonger dan 12 jaar kunnen ook beschikken over een elektronische identiteitskaart. De Kids-ID is echter niet verplicht. Ze dient als identiteitsbewijs maar ze kan ook gebruikt worden om in te loggen in veilige chatrooms. 1 Federale portaalsite, Over FEDICT, http://www.belgium.be/eportal/application? origin=navigationbanner.jsp&event=bea.portal.framework.internal.refresh&pageid=indexpage&navid= 9513. 2 Federale portaalsite, Informatisering van de samenleving, http://www.belgium.be/eportal/application? languageredirected=yes&docid=41184&pageid=contentpage. 3 Federale portaalsite, Kennisregio informatisering, http://www.belgium.be/eportal/application?pageid=contentpage&docid=41189. - 12 -
E-government Het doel van e-government is een snelle, gebruiksvriendelijke en efficiënte communicatie en dienstverlening van de overheid aan burgers en ondernemingen. 1 De wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels 2 zorgde voor de invoering van de SIS-kaart, dimona en Dmfa. Om de administratieve formaliteiten van de werkgever te vereenvoudigen, gebeuren er sinds kort ingrijpende veranderingen binnen de sociale zekerheid. De federale overheid is sinds 1 januari 2003 gestart met een e-governmentproject. Het doel van dit project is de gegevensstromen tussen de werkgevers en de instellingen van de sociale zekerheid sneller en efficiënter te laten verlopen. De bedoeling van het project is om de administratieve rompslomp te verminderen. Meer bepaald een vermindering van het aantal verschillende aangifteformulieren. Daardoor worden de papieren formulieren geleidelijk aan vereenvoudigd, afgeschaft of vervangen door elektronische. Het e-governmentproject 3 bestaat uit drie delen: de veralgemening van de elektronische aangifte van tewerkstelling (dimona) de veralgemening van een elektronische en multifunctionele aangifte aan de RSZ en de RSZPPO de vereenvoudiging en de informatisering van de aangifte van sociale risico's (ASR) Het project leidt tot een efficiënte, transparanter en kwaliteitsvolle dienstverlening. 4 De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid speelt een belangrijke rol binnen het e-governmentproject. Op 23 juni 2006 werd de KSZ gelauwerd door de Verenigde Naties. De VN erkent de inspanningen dat België levert in het kader van e-government. 5 De Kruispuntbank is de motor en coördinator van e-government in de sociale sector. 6 Dit bespreek ik in het volgende hoofdstuk. 1 Federale portaalsite, Informatisering van de samenleving, http://www.belgium.be/eportal/application? origin=aboutbelgium.jsp&event=bea.portal.framework.internal.refresh&pageid=indexpage&navid =5449. 2 Wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, BS 1 augustus 1996. 3 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, E-government in de sociale zekerheid, http://www.kszbcss.fgov.be/nl/bcssenbref/bcssenbref_3.htm. 4 Intern verslag Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten (2003). 5 Belga (2006, 21 juni). Kruispuntbank gelauwerd door VN. De Tijd, p. 2. 6 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, De Kruispuntbank als motor en coördinator van e- government in de sociale sector, http://www.ksz-bcss.fgov.be/nl/mission/mission_1.htm. - 13 -
Hoofdstuk 2: De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid De wet houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid van 15 januari 1990 (BS 22 februari 1990) was een eerste stap om de dienstverlening van de overheid aan de burgers en de ondernemingen te verbeteren en administratief te vereenvoudigen. De KSZ beheert een netwerk van elektronische gegevensuitwisseling tussen ongeveer 2000 instellingen van de sociale zekerheid. Worden volgens de wet van 15 januari 1990 beschouwd als instellingen van de sociale zekerheid 1 : alle openbare overheden, diensten en instellingen belast met de toepassing van de sociale zekerheid alle privaatrechterlijke instellingen erkend voor de medewerking aan de toepassing van de sociale zekerheid, met uitzondering van de erkende sociale secretariaten voor werkgevers en de tariferingsdiensten van de apothekersverenigingen de fondsen voor bestaanszekerheid, in de mate dat ze krachtens hun statuten instaan voor de verstrekking van aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid voor werknemers de instellingen die door voormelde instellingen van de sociale zekerheid belast worden met het bijhouden van een sectorieel verwijzingsrepertorium zoals bijvoorbeeld het Nationaal Intermutualistisch College 2.1 De structuur van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid is een federale instelling die grotendeels gefinancierd wordt door de RSZ, het RSVZ, de RSZPPO en de DOSZ. De Kruispuntbank ontvangt ook vergoedingen van diensten die zij levert aan niet sociale zekerheidsinstellingen. De Kruispuntbank heeft een elektronisch sternetwerk uitgebouwd dat de verschillende instellingen van sociale zekerheid met elkaar verbindt. De KSZ regelt het verkeer binnen het netwerk. Het netwerk van de sociale zekerheid bestaat uit 2 niveaus: het primaire netwerk en de secundaire netwerken. 1 Wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, BS 22 februari 1990. - 14 -
1 2.1.1 Het primaire netwerk Dit zijn de instellingen die rechtstreeks met de Kruispuntbank verbonden zijn, zoals DOSZ, FAO, FBZ, RIZIV, RJV, RKW, RSZ, RSZPPO, RSVZ, RVA, RVP, NIC,... Het betreft de openbare instellingen van de sociale zekerheid. Deze instellingen zijn belast met de controle en, in sommige gevallen, met de vaststelling van de rechten. Voor de opsomming van de openbare instellingen van de sociale zekerheid heb ik mij gebaseerd op de website van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. 2 1 Gebaseerd op Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Het netwerk, http://kszbcss.fgov.be/nl/images/reseaubcssnl.gif en Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie, De RJV binnen het netwerk van de sociale zekerheid, http://images.google.be/imgres?imgurl=http://www.rjv.be/nl/ afbeeldingen/2%2520figuurtjes%26foto%27s/ksz-cirkel.gif&imgrefurl=http://www.rjv.be/nl/ page_4_6_3.htm&h. 2 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Het netwerk, http://www.ksz-bcss.fgov.be/nl/mission/ mission_3.htm. - 15 -
RSZ Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. De RSZ is een openbare instelling. De opdracht van de RSZ bestaat naast het verstrekken van informatie aan werkgevers en alle belanghebbenden ook in het innen en het verdelen van de gelden. RSZPPO Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten. Deze instelling is bevoegd voor de provinciale en plaatselijke besturen zoals de provincies, de gemeenten, de OCMW s, De RSZPPO int de sociale bijdragen voor de werknemers van die sector. HVZ Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden. Het is een openbare instelling die het stelsel van de zeelieden en de reders beheert. RSVZ Rijksinstituut voor Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen. Het verenigt talrijke sociale verzekeringskassen. De RSVZ staat in voor de inning van de sociale zekerheidsbijdragen. VSI Vereniging van Sectorale Instellingen. Deze verenigt de Fondsen voor Bestaanszekerheid zoals het Fonds voor Bestaanszekerheid van de Werklieden uit het Bouwbedrijf, Sociaal Fonds voor de Uitzendkrachten, Fonds voor Bestaanszekerheid voor de Stoffering en Houtbewerking, RKW Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers. Deze instelling beheert talrijke kinderbijslagfondsen zoals Securex, Acerta, ADMB, Encare, De kinderbijslagfondsen staan in voor de vaststelling van de rechten en de uitbetaling van gezinsbijslagen aan de werknemers. PDOS Pensioendienst voor de Overheidssector. Deze instelling beheert de rust- en overlevingspensioenen van de werknemers in de openbare sector. De uitbetaling van de pensioenen gebeurt door de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Pensioenen, een administratie van de FOD Financiën. FAO Fonds voor Arbeidsongevallen. Het beheert en controleert diverse verzekeringsondernemingen. Het Fonds voor Arbeidsongevallen betaalt vergoedingen en renten uit. FBZ Fonds voor Beroepsziekten. Het is een openbare instelling die vergoedingen uitbetaalt wegens een blijvende arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een beroepsziekte. - 16 -
RJV Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie. Deze instelling beheert en controleert de uitbetalingskassen die de jaarlijkse vakantie uitbetalen aan de arbeiders. DOSZ Dienst Overzeese Sociale Zekerheid. Deze dienst beheert het stelsel van de overzeese werknemers. RVP Rijksdienst voor Pensioenen. Deze instelling beslist over de toekenning van rust- en overlevingspensioenen en de inkomensgarantie voor ouderen. Het betaalt pensioenen uit aan werknemers, zelfstandigen en gehandicapten. CIMIRE Compte Individuel Multisectoriel - Multisectoriële Individuele Rekening. Het beheert de individuele pensioenrekeningen van de werknemers. NIC Nationaal Intermutualistisch College. Dit orgaan coördineert het ziekenfondsnetwerk. Het fungeert als filter tussen de landsbonden en het netwerk van de sociale zekerheid (KSZ en Extranet). RIZIV Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering. Het RIZIV is het beheersorgaan van de verplichte verzekering voor gezondheidszorgen en uitkeringen. Het RIZIV wordt belast met het administratieve en financiële beheer van de verzekering voor geneeskundige verzorging, van de uitkeringsverzekering (uitkeringen voor arbeidsongeschiktheid en begrafeniskosten) en van de moederschapsverzekering. De ziekenfondsen zijn belast met de uitvoering ervan. FOD SZ Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Het verzekert het maatschappelijk welzijn (sociale zekerheid en maatschappelijke integratie) van de burgers. RVA Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening. De RVA bepaalt de rechten inzake werkloosheid. Het beheert diverse uitbetalingsinstellingen die instaan voor de betaling van de werkloosheidsuitkeringen. Rijksregister Aan alle sociaal verzekerden die zijn ingeschreven in het rijksregister, wordt een identificatienummer van de sociale zekerheid toegekend. Aan de hand van dit nummer kunnen de instellingen van de sociale zekerheid gegevens uitwisselen. Het rijksregister houdt een aantal basisidentificatiegegevens bij van de sociaal verzekerden zoals de naam, de voornamen, de geboortedatum, het geslacht, de nationaliteit, de gezinssamenstelling, Het rijksregister brengt de Kruispuntbank op de hoogte in geval van een wijziging van de basisidentificatiegegevens. De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid zal op haar beurt de gewijzigde gegevens automatisch meedelen aan de instellingen van de sociale zekerheid die erom gevraagd hebben. - 17 -
FOD WASO Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Het werkt mee aan de sociale wetgeving zoals het ontwerp, de bevordering en de toepassing van het beleid inzake de collectieve overeenkomsten, welzijn op het werk, Europa Europa onderzoekt het informatiseringsproject van de Belgische sociale zekerheid. Op 23 juni 2006 ontving de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid een Public Service Award voor hun goede werking inzake e-government. 1 2.1.2 De secundaire netwerken Dit zijn de instellingen die beheerd worden door een instelling van het primaire netwerk. De meewerkende instellingen zijn belast met de uitbetaling van de uitkeringen. De secundaire netwerken 2 : het netwerk van de sociale verzekeringsfondsen voor zelfstandigen het netwerk van de uitbetalingskassen voor werkloosheidsuitkeringen het netwerk van de kinderbijslagfondsen het netwerk van de kassen voor jaarlijkse vakantie het netwerk van de verzekeringsinstellingen en ziekenfondsen het netwerk van de OCMW s het netwerk van de arbeidsongevallenverzekeraars het netwerk van de fondsen voor bestaanszekerheid 2.2 Het verwijzingsrepertorium De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid is geen gegevensbank die informatie van de burgers en de ondernemingen opslaat. De KSZ is uitsluitend verantwoordelijk voor de organisatie van de elektronische gegevensuitwisseling tussen de instellingen van de sociale zekerheid. Iedere instelling van de sociale zekerheid zorgt zelf voor het bewaren en het actualiseren van de informatie in haar gegevensbank. De KSZ stelt enkel en alleen informatie over de sociaal verzekerden en de ondernemingen ter beschikking aan de instellingen van de sociale zekerheid. De KSZ bewaart enkel verwijzingsgegevens die per persoon aangeven welke gegevens in welke instellingen worden bijgehouden en mogen worden verkregen. 3 1 Belga (2006, 21 juni). Kruispuntbank gelauwerd door VN. De Tijd, p. 2. 2 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Het netwerk, http://www.ksz-bcss.fgov.be/nl/ mission/mission_3.htm#mission_3_2. 3 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Het verwijzingsrepertorium, http://www.kszbcss.fgov.be/nl/fluxdonnees/fluxdonnees_2.htm. - 18 -
Dit verwijzingsrepertorium bestaat uit verschillende, onderling gerelateerde tabellen, waarvan de voornaamste zijn 1 : het personenrepertorium (wie-waar-hoe-wanneer-tabel) de toegangsmachtigingstabel (wie-krijgt-wat-tabel) de beschikbaarheidstabel (wat-waar-tabel) 2.3 De elektronische uitwisseling van gegevens De Kruispuntbank verzamelt sociale gegevens bij de instellingen van de sociale zekerheid, slaat ze op, voegt ze samen en deelt ze mee aan de personen die ze nodig hebben voor het verrichten van onderzoeken die nuttig zijn voor de kennis, de conceptie en het beheer van de sociale zekerheid. 2 Wanneer een instelling van de sociale zekerheid informatie inzamelt over een sociaal verzekerde of een onderneming, dient deze de gegevens te valideren. Pas wanneer de data bekrachtigd wordt, mag ze worden gedeeld met gemachtigde gebruikers en mag ze door hen worden hergebruikt. Wanneer een instelling van de sociale zekerheid wijzigingen aanbrengt aan opgeslagen informatie, meldt de KSZ dit aan de verschillende actoren. De opzet van de Kruispuntbank is dat zoveel mogelijk gegevens elektronisch worden bewaard en uitgewisseld om veelvuldige inzamelingen van identieke gegevens te vermijden. In principe mogen de instellingen van de sociale zekerheid overeenkomstige informatie niet meermaals opvragen bij de sociaal verzekerden of de ondernemingen. 3 Wanneer een instelling van de sociale zekerheid bepaalde gegevens over een sociaal verzekerde of een onderneming nodig heeft, dient deze zich te wenden tot de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. De instelling dient haar aanvraag elektronisch over te maken aan de KSZ. Vervolgens gaat de Kruispuntbank na of de informatie verkrijgbaar is bij een andere instelling van de sociale zekerheid. Is dit het geval, dan stelt de KSZ de gegevens ter beschikking van de vragende instelling. Wanneer de informatie niet voorhanden is in het netwerk, mag de vragende instelling de data rechtstreeks aanvragen bij de sociaal verzekerde of bij de werkgever. In totaal werden in 2006 via het netwerk meer dan 511 miljoen berichten uitgewisseld tussen de instellingen van de sociale zekerheid. Deze berichten vervangen een even groot aantal papieren attesten en de doorlooptijd ervan bedraagt slechts enkele seconden. 4 1 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Het verwijzingsrepertorium, http://www.kszbcss.fgov.be/nl/fluxdonnees/fluxdonnees_2.htm. 2 Wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, BS 22 februari 1990. 3 Robben, F. e.a. (2004). De kruispuntbank van de sociale zekerheid anno 2004. Belgisch tijdschrift voor sociale zekerheid, 1, 46, p. 148. 4 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, De uitwisseling van elektronische attesten, http://www.kszbcss.fgov.be. - 19 -
2.4 Informatieveiligheid Zoals eerder vermeld, dienen de instellingen van de sociale zekerheid hun aanvraag voor het bekomen van informatie te richten tot de Kruispuntbank. Dit alles om mogelijke misbruiken te vermijden. Er is dus steeds een machtiging nodig voor het bekomen van informatie. Een sociaal verzekerde heeft bij alle actoren van de sociale zekerheid het recht op toegang tot de informatie die hem betreft. Wanneer een instelling bepaalde gegevens van de sociaal verzekerde wijzigt, dient deze dit mee te delen aan de betrokkene. De sociaal verzekerde heeft op zijn beurt recht om verkeerde gegevens die hem betreffen te verbeteren en aan te vullen. 1 De actoren van de sociale zekerheid mogen de informatie niet langer dan nodig beheren en bewaren voor de uitvoering van hun opdrachten. Iedereen die gegevens inzamelt, opslaat en uitwisselt is gebonden door het beroepsgeheim. Medische gegevens moeten verplicht worden opgeslagen door een geneesheer. 2 2.5 Het identificatienummer van de sociale zekerheid Aan elke sociaal verzekerde wordt een uniek identificatienummer toegekend. Het identificatienummer van de sociale zekerheid wordt ook wel het rijksregisternummer genoemd. Personen die niet ingeschreven zijn in een Belgisch bevolkings- of vreemdelingenregister zoals grensarbeiders, beschikken niet over een rijksregisternummer. Aan hen wordt een nummer toegekend door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Dit nummer wordt ook wel een bis-nummer genoemd. Aan de hand van het unieke identificatienummer kan elke actor in de sociale sector via het netwerk gemakkelijk en op een betrouwbare wijze gegevens over de betrokkene opvragen bij andere actoren. 3 1 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Recht op informatie en op verbetering, http://www.kszbcss.fgov.be. 2 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Recht op informatie en op verbetering, http://www.kszbcss.fgov.be. 3 Robben, F. e.a. (2004). De kruispuntbank van de sociale zekerheid anno 2004. Belgisch tijdschrift voor sociale zekerheid, 1, 46, p. 153. - 20 -
Dit alles zorgt voor een vlotte gegevensuitwisseling tussen de instellingen van de sociale zekerheid. Aan de hand van het INSZ kunnen de instellingen het dossier van elke sociaal verzekerde elektronisch raadplegen en beschikken ze onmiddellijk over de basisgegevens (naam, adres, ) van de betrokkene. Dit zorgt voor een snelle en correcte verwerking van de dossiers. Het identificatienummer van de sociale zekerheid wordt ook vermeld op de sociale identiteitskaart. Dit uniek identificatienummer is zowel visueel als elektronisch leesbaar. - 21 -
Hoofdstuk 3: Dimona Het koninklijk besluit van 5 november 2002 1 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling vormt de basis voor de dimona-aangifte die van toepassing is vanaf 1 januari 2003. Dit KB gaf uitvoering aan artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels. De dimona-aangifte staat voor déclaration immédiate - onmiddellijke aangifte. Het wordt ook wel de onmiddellijke aangifte van het begin en het einde van de tewerkstelling van werknemers genoemd. Het is een elektronische aangifte waarmee de werkgever de band tussen hem en de werknemer aangeeft aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Door dimona zullen de aangesloten instellingen bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid onmiddellijk het begin en het einde van elke arbeidsrelatie kennen. Dimona kadert in de doelstelling van de overheid om de administratieve verplichtingen van de werkgevers te vereenvoudigen. 3.1 Toepassingsgebied Op 1 januari 1999 werden de werkgevers in de bouwsector, de uitzendsector en de transportsector verplicht om een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling te doen. Met dit systeem wou men de fraude en het zwartwerk in deze sectoren aanpakken. Werkgevers uit andere sectoren kregen eveneens de kans om op vrijwillige basis in dit stelsel te stappen. De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling werd vanaf 1 januari 2003 verplicht voor alle werkgevers. Vanaf deze datum moet elke werkgever de indiensttreding en de uitdiensttreding van al zijn werknemers elektronisch aangeven. 2 Uiteraard zijn op deze regel een aantal uitzonderingen. Werkgevers die stagiairs of vrijwilligers in dienst nemen, dienen dit niet elektronisch aan te geven. De dimona-aangifte moet ook gebeuren voor personen die in het kader van een individuele beroepsopleiding tewerkgesteld worden maar die niet verbonden zijn met een arbeidsovereenkomst. 3 1 Koninklijk besluit van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, BS 20 november 2002. 2 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, De dimona-aangifte, http://www.ksz-bcss.fgov.be/ Nl/dmfa/dmfa_1.htm. 3 Schoels, E. (2002). Dimona: de nieuwe ontwikkelingen. Kijk uit, januari, 7, p. 9. - 22 -
Sinds 1 juli 2006 moet de werkgever ook voor gelegenheidswerknemers voor de sectoren landbouw, tuinbouw, horeca en interim een aangifte doen. Om de aangifte te kunnen doen, moet de werkgever over een INSZ of een bis-nummer beschikken van de werknemers. Als een werknemer dit niet heeft, dan kan de werkgever geen onmiddellijke aangifte van tewerkstelling doen. De niet-belgische werknemer moet aan de gemeente waar hij verblijft een bis-nummer aanvragen. 1 3.2 Inhoud van de aangifte De gegevens die de werkgevers via de dimona-aangifte moeten meedelen zijn minimaal. 3.2.1 Algemene gegevens 2 De werkgevers dienen zich via hun inschrijvingsnummer bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te identificeren in het dimonasysteem. Zo n nummer wordt ook wel immatriculatienummer genoemd. Hieronder volgt een dimonascherm van het sociaal secretariaat HDP. 1 Portaal Sociale Zekerheid, Dimona Inleiding, https://www.socialsecurity.be/site_nl/ Applics/dimona/index.htm. 2 Braekmans, P. (2002). De sociale documenten: van personeelsregister tot dimona. Diegem: Ced.Samsom. - 23 -
De patronen dienen eveneens het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer mee te delen. De datum waarop de werknemer in dienst treedt moet ook worden gemeld. De datum in dienst is de datum waarop de contractuele band met een werknemer een aanvang neemt. 1 Deze datum moet overeenstemmen met de aanvangsdatum van de tewerkstelling in het personeelsregister. De aangifte van een indiensttreding moet gebeuren voor de werknemer effectief in dienst treedt. De datum waarop de werknemer uit dienst treedt, moet binnen de 24 uur na het einde van het contract gemeld worden. 3.2.2 Specifieke gegevens 2 De werkgever dient het nummer van het paritair comité waaronder zijn onderneming ressorteert mee te delen aan de RSZ. Voor arbeiders uit de bouwsector, moet de werkgever het nummer vermeld op de controlekaarten voor tijdelijke werkloosheid aangeven. Bij de tewerkstelling van studenten, moet de werkgever steeds de plaats van de tewerkstelling alsook de voorziene datum van de uitdiensttreding opgeven. De werkgever moet in zijn dimona-aangifte de hoedanigheid van bepaalde werknemers meedelen zoals van een stagiair met een stageovereenkomst, een jongere die onderworpen is aan de deeltijdse leerplicht, De aangifte van tewerkstelling van uitzendkrachten gebeurt door het uitzendkantoor. 3.3 Wijziging of annulatie van een aangifte Wanneer een werkgever een foute dimona-aangifte heeft gedaan, dan kan hij deze nog altijd laten wijzigen of annuleren. Indien de werkgever de datum van uitdiensttreding reeds heeft meegedeeld maar de prestatie wordt vroeger beëindigd dan voorzien, dan heeft de werkgever de tijd tot middernacht volgend op het oorspronkelijk voorziene einduur om het werkelijke einduur van de prestatie door te geven. 3 1 Snyders, K. e.a. (2003). De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling: een sleutelrol voor e-government in de sociale zekerheid. Tijdschrift voor sociaal recht, 1, p. 94. 2 Braekmans, P. (2002). De sociale documenten: van personeelsregister tot dimona. Diegem: Ced.Samsom. 3 Braekmans, P. (2002). De sociale documenten: van personeelsregister tot dimona. Diegem: Ced.Samsom. - 24 -
Wanneer de datum van de uitdiensttreding reeds gemeld was, maar de arbeid wordt eigenlijk op een later moment stopgezet dan oorspronkelijk voorzien was, dan heeft de werkgever 8 uur de tijd, volgend op het oorspronkelijk voorziene einduur, om het correcte einduur te melden. 1 Wanneer de werkgever een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling verrichtte en de werknemer is niet beginnen werken op de voorziene datum, dan moet de aangifte op de meegedeelde datum van de indiensttreding geannuleerd worden. 2 3.4 De elektronische aangifte Hieronder volgt een dimonascherm van het sociaal secretariaat HDP. De dimona-aangifte moet elektronisch verstuurd worden naar de RSZ. De werkgever moet binnen de maand na het kwartaal waarop de aangifte betrekking heeft, de aangifte doorsturen aan de RSZ. De werkgever beschikt over 3 kanalen waarlangs hij de aangifte kan gebeuren: de vocale server, de portaalsite van de sociale zekerheid en gestructureerde berichten. 3 De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling kan telefonisch gebeuren via een vocale server. De werkgever neemt contact op met het contactcenter Eranova en beantwoordt de vragen met behulp van de toetsen van het telefoontoestel. Aan deze methode is echter een nadeel aan verbonden. De werkgever kan dit kanaal niet gebruiken als hij niet beschikt over het INSZ van de werknemer aangezien via de telefoon enkel cijfergegevens kunnen worden doorgegeven. 1 Braekmans, P. (2002). De sociale documenten: van personeelsregister tot dimona. Diegem: Ced.Samsom. 2 Portaal Sociale Zekerheid, Dimona, https://www.socialsecurity.be/site_nl/applics/dimona/index.htm. 3 Snyders, K. e.a. (2003). De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling: een sleutelrol voor e-government in de sociale zekerheid. Tijdschrift voor sociaal recht, 1, p. 95-96. - 25 -
De werkgever kan ook via de portaalsite van de sociale zekerheid een dimonaaangifte indienen. Uiteraard moet de werkgever wel beschikken over een computer, een modem en een internetaansluiting. In tegenstelling tot de vocale server, is het hier wel mogelijk om cijfergegevens en tekst in te voeren. Om ervoor te zorgen dat de elektronische aangifte, uitgevoerd door de werkgever, foutloos verloopt, biedt de portaalsite van de sociale zekerheid een brochure aan die de werkwijze van de dimona-aangifte stap per stap uitlegt. Een derde mogelijkheid om een aangifte door te sturen is via bestandsoverdracht. De werkgever kan de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling via gestructureerde berichten (File transfer of FTP) versturen naar de RSZ. Deze aangifte is vooral interessant voor werkgevers om een groot aantal aangiften door te sturen. 3.5 Het ontvangstbewijs Wanneer de RSZ de aangifte ontvangt, deelt ze een dimona-code of OAT-code mee. Het ontvangstnummer wordt onmiddellijk meegedeeld via het kanaal van de aangifte. Wanneer de aangifte via de vocale server gebeurt, krijgt de werkgever op het einde van het gesprek de code mondeling meegedeeld. Gebeurt de aangifte via de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialezekerheid.be), dan verschijnt het nummer van het bericht op het scherm. Wanneer de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling gebeurt via bestandsoverdracht, krijgt de werkgever het nummer elektronisch doorgestuurd. Als werkgever is het noodzakelijk om dit nummer bij te houden zolang de gegevens niet door de RSZ werden gevalideerd. 1 Vooraleer de gegevens vanuit de dimona-aangifte ter beschikking worden gesteld in het netwerk van de sociale zekerheid, wordt de juistheid van de identificatie van de werknemer nagegaan waardoor vermeden wordt dat de instellingen van de sociale zekerheid moeten nagaan of het verkregen INSZ wel degelijk overeenstemt met de andere persoonsgegevens. 2 De RSZ controleert de juistheid van de gegevens. Binnen de 10 werkdagen ontvangt de werkgever een bevestiging van de geregistreerde gegevens. De inhoud van de aangifte kan betwist worden binnen de 5 werkdagen. Doet een werkgever dit niet, dan worden de gegevens als definitief beschouwd. 3 De werkgever dient de dimona-code en de bevestiging van de geregistreerde gegevens te bewaren gedurende een periode van 6 maanden. 4 1 Snyders, K. e.a. (2003). De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling: een sleutelrol voor e-government in de sociale zekerheid. Tijdschrift voor sociaal recht, 1, p. 96. 2 Snyders, K. e.a. (2003). De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling: een sleutelrol voor e-government in de sociale zekerheid. Tijdschrift voor sociaal recht, 1, p. 83. 3 Intern verslag Partena, Sociaal Secretariaat voor Ondernemingen (2003). 4 Braekmans, P. (2002). De sociale documenten: van personeelsregister tot dimona. Diegem: Ced.Samsom. - 26 -
3.6 De vereenvoudiging van documenten De tewerkstelling van personeel bracht voor 1 januari 2003 voor een werkgever heel wat verplichtingen mee. Vanaf 1 januari 2003 staat de arbeidsrelatie tussen een werkgever en een werknemer door de dimona-aangifte vast, dus worden bepaalde verplichtingen in hoofde van de werkgevers inzake sociale documenten vereenvoudigd of afgeschaft. Hieronder volgt een opsomming 1 : een werkgever die de dimona-aangifte gebruikt, hoeft niet langer een gewoon personeelsregister bij te houden. Het papieren personeelsregister is vervangen door een elektronisch. De werkgever kan zijn personeelsregister steeds online raadplegen via de portaalsite van de sociale zekerheid. wanneer een werkgever voor 1 januari 2003 personeel op meerdere plaatsen tewerkstelde, moest hij een speciaal personeelsregister bijhouden. Dit speciaal register blijft bestaan, maar is vereenvoudigd. Dit speciaal personeelsregister moet slechts een beperkt aantal verplichte vermeldingen bevatten zoals identificatie werkgever en weknemers en datum van in- en uitdiensttreding. Dit register kan elektronisch geraadpleegd worden op de plaats van de tewerkstelling. een werkgever die personeel op wisselende plaatsen tewerkstelt, is niet meer verplicht om een individueel document af te leveren aan zijn werknemers. Ook wanneer de werkgever personeel gedurende minder dan 5 opeenvolgende werkdagen tewerkstelt op eenzelfde plaats, is hij niet langer verplicht om een individueel document te overhandigen aan de werknemers, op voorwaarde dat hij een correcte dimona-aangifte doet. wanneer een werkgever voor 1 oktober 2001 een student aannam, moest hij normaal een kopie van de studentenovereenkomst opsturen naar de Inspectie van de sociale wetten. Doordat de werkgevers een dimona-aangifte doen, worden ze vrijgesteld van de verplichting om dit contract op te sturen. 1 Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, Afschaffing en vereenvoudiging van sociale documenten, http://www.onssrszlss.fgov.be/onssrsz/e-gov/nl/dimona/index.htm. - 27 -