Schoolveiligheidsplan & bijlagen September 2014 1
Inhoudsopgave 1. Gedragscodes... 3 1.1 Gedragscode voorkomen pesten... 3 1.2 Gedragscode voorkomen agressie en geweld... 4 1.3 Gedragscode voorkomen ongewenst seksueel gedrag Schoolcultuur/pedagogisch klimaat... 5 1.4 Gedragscode voorkomen discriminatie... 6 1.5 Gedragscode voorkomen strafbare feiten... 6 2 Protocollen... 8 2.1 Protocol voor melding... 8 2.2 Protocol voor opvang bij ernstige incidenten... 9 2.3 Protocol Ongewenst bezoek in en rond de school... 11 2.4 Calamiteitenplan... 13 2.5 Specifiek draaiboek bij overlijden: bezoek, afscheid en rouwdienst... 15 A. Overlijden van een leerling (buiten de vakantie)... 16 B. Protocol bij het overlijden van een medewerker... 18 C. Protocol bij overlijden van familielid of zeer naaste verwant van een leerling... 19 D. Protocol bij overlijden van familielid of zeer naaste verwant van een personeelslid... 19 3 Formulieren en overige belangrijke bijlagen... 20 3.1 Registratieformulier incidenten... 21 3.2 Formulier ongeval melding... 23 3.3 Procedure schorsing en verwijdering... 24 3.4 Voorbeeldbrieven... 29 3.5 Pestcontract... 38 3.6 Crisisteam bij calamiteiten ADR 2013-2014... 39 3.7 Taakomschrijving veiligheidscoördinator... 40 2
1. Gedragscodes 1.1 Gedragscode voorkomen pesten Pesten is onaanvaardbaar gedrag en vormt een bedreiging voor het individu (met name voor de leerlingen) en voor de sfeer op school. Alle betrokkenen leerkrachten, ouders en leerlingen zijn bereid al dat mogelijke te doen om het te voorkomen en te bestrijden. Hieronder zijn een aantal regels geformuleerd voor zowel leerlingen als docenten. Pestregels leerlingen Maak aan de leerlingen duidelijk dat signalen van pesten doorgegeven moeten worden aan de docent. Personeel en leerlingen noemen leerlingen niet met een bijnaam. Personeel en leerlingen maken geen opmerkingen over kleding en/of uiterlijk die als kwetsend ervaren kunnen worden. Indien de docent pesten heeft gesignaleerd Geeft hij duidelijk en ondubbelzinnig aan dat hij dergelijk gedrag verafschuwt en afkeurt. Probeert hij zicht te krijgen op de oorzaak, de omvang van het pestgedrag en de mogelijke gevolgen voor het slachtoffer. Bespreekt hij het probleem met de mentor van de leerling en wordt een plan van aanpak opgesteld. Indien nodig stelt de mentor de ouders van de betrokkenen (pester, gepeste) op de hoogte en geeft aan hoe de school dit probleem gaat aanpakken. De mentor ziet er op toe dat gemaakt afspraken worden nagekomen. Pesten van personeel Pesten komt niet alleen voor tussen leerlingen. Ook personeelsleden kunnen onderling hiermee worden geconfronteerd. Om pesten tegen te gaan kunnen de volgende regels worden gegeven: Maak de pester duidelijk dat hij te ver gaat. Zoek steun bij de contactpersoon van de school of de vertrouwenspersoon. De directie /leidinggevende pakt het pestgedrag aan. Houd zelf een logboek bij. Zo weet u wanneer er ongewenste zaken plaats hadden en wie erbij aanwezig waren. Het logboek kan dienen als bewijs, maar ook om uw hart te luchten. Praat met mensen die getuige zijn van het pestgedrag. Vaak vormen zij de zwijgende meerderheid. Ze zien het pesten wel, maar treden niet op, misschien om te voorkomen dat ze het volgende slachtoffer worden. Als het pestgedrag niet naar voldoening wordt aangepakt, neem dan contact op met uw directie of bestuur. Het bestuur is op grond van de Arbowet verplicht maatregelen te nemen. Anti-pestcontract Aan het veiligheidsplan is een anti- pestcontact toegevoegd. Dit kan worden uitgedraaid en uitgedeeld aan leerlingen. Leerlingen kunnen het contract, eventueel na een klassikale bespreking ervan, ondertekenen en aan hun mentor in bewaring geven. Het doel van een dergelijk contract is jongeren te doordringen van de ernst van pesten en van het belang van het bestrijden van pestgedrag. 3
1.2 Gedragscode voorkomen agressie en geweld Uitgangspunt is dat op het schoolterrein en binnen de schoolpoorten iedere vorm van verbaal en fysiek geweld/agressie en seksuele intimidatie, door ouders, personeel, leerlingen, vrijwilligers, stagiaires, e.d. wordt voorkomen en niet getolereerd wordt. Hieronder worden tevens verstaan pesten, diefstal, vernieling, vuurwerkbezit en/of wapenbezit. Personeelsgedrag De medewerkers zijn zich bewust van een eigen professionele houding in het omgaan met agressie. De medewerkers trachten met professioneel handelen agressie en geweld te voorkomen door: - dreigende situaties te her- en onderkennen - agressieve leerlingen te separeren - agressieve momenten middels afleiding te doorbreken (humor, andere prikkels) - te praten met betreffende leerlingen om het onderliggende conflict duidelijk te krijgen en op te lossen - lichamelijk ingrijpen als er gevaar voor de leerling, een ander of jezelf ontstaat Leerlingen die lichamelijk en of verbaal geweld hebben gepleegd kunnen door de locatiedirecteur en/of teamleiders worden geschorst. Geweld door personeel richting leerling Fysiek geweld als straf door een medewerker wordt niet getolereerd. Mocht het toch voorkomen, dan deelt de medewerker dit onmiddellijk mee aan de locatiedirecteur. De locatiedirecteur tracht te bemiddelen tussen de betrokken partijen. Verder neemt de locatiedirecteur zo snel mogelijk contact op met de ouders verzorgers om het gebeurde te melden en uit te leggen. Als de ouders van de leerling een klacht indienen wordt een gesprek geregeld tussen de ouders en de locatiedirecteur. De locatiedirecteur wijst de ouders op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de klachtcommissie van Ons Middelbaar Onderwijs, op basis van de klachtregeling Ons Middelbaar Onderwijs. De locatiedirecteur houdt van elk voorval een dossier bij en maakt melding bij de veiligheidscoördinator. Bij ernstige situaties wordt in overleg met het slachtoffer c.q. ouders van het slachtoffer meteen het zorgteam of de politie ingeschakeld. Voor ernstige incidenten is een aantal zaken vastgelegd: de locatiedirecteur wordt onmiddellijk geïnformeerd direct inschakelen van veiligheidscoördinator en coördinator leerlingenzorg zorg voor hulp direct na de gebeurtenis voor de opvang van nazorg van het slachtoffer wordt een persoon verantwoordelijk gesteld er is een protocol rond opvang van slachtoffers, met vermelding van de regels die voor opvang gelden het protocol is bekend gemaakt binnen de organisatie er is een sociale kaart aanwezig met duidelijke verwijzing naar gespecialiseerde hulpverlening 4
1.3 Gedragscode voorkomen ongewenst seksueel gedrag Schoolcultuur/pedagogisch klimaat Het personeel, leerlingen en ouders onthouden zich van seksistisch taalgebruik, seksueel getinte grappen, seksistisch getinte gedragingen, of gedragingen die door anderen als zodanig kunnen worden ervaren. Het personeel ziet er op toe dat dergelijke gedragingen niet voorkomen tussen leerlingen onderling. Het personeel zorgt er voor dat binnen de school geen seksueel getinte affiches, tekeningen, artikelen in bladen (o.a. schoolkrant), e-mail e.d. worden gebruikt of opgehangen die kwetsend kunnen zijn voor een bepaalde groep of individu. Eén op één contacten medewerkers - leerlingen Eén op één contacten tussen medewerkers en leerlingen zijn toegestaan in klaslokalen. Eén op één contacten tussen medewerkers en leerlingen zijn toegestaan in andere ruimten mits de ruimte een open karakter heeft. Indien leerlingen door medewerkers worden verzocht buiten de reguliere lestijden op school te blijven of aan buitenschoolse activiteiten deel te nemen, dienen ouders hiervan op de hoogte te zijn gesteld. Het is niet toegestaan om leerlingen bij een medewerker thuis uit te nodigen. Uitgezonderd hiervan zijn klassenactiviteiten. Troosten/belonen/feliciteren e.d. in de schoolsituatie Het troosten en/of belonen van leerlingen gebeurt altijd op een respectvolle wijze en mag op geen enkele manier aanleiding geven tot ongewenste intimiteiten. Felicitaties moeten een spontaan gebeuren blijven. Het personeel houdt hierbij rekening met het bovenvermelde. Aan-uit-omkleden Jongens en meisjes worden gescheiden bij het aan-, uit- en omkleden. De docent betreedt de kleedruimte uitsluitend na een duidelijk vooraf gegeven teken. Dit is van toepassing als de mannelijke begeleiding de kleedruimtes van de meisjes binnengaat of als vrouwelijke begeleiding de kleedruimtes van de jongens binnengaat. Eerste hulp Indien er hulp geboden moet worden bij ongevallen, ziek worden/zijn of anderszins proberen we zoveel mogelijk rekening te houden met hulpverlening door iemand van gelijke sekse. Noodzakelijke hulpverlening wordt direct geboden. Buitenschoolse activiteiten Tijdens buitenschoolse activiteiten gelden dezelfde gedragsregels als in de schoolssituatie. Voor het organiseren en uitvoeren van buitenschoolse activiteiten, zoals een klassenfeest is toestemming van de teamleider vereist. Tijdens schoolkampen worden de regels vooraf besproken met de gehele kampleiding. Tijdens het schoolkamp of andere meerdaagse schoolreizen slapen jongens en meisjes gescheiden. De begeleiding slaapt zo mogelijk op een andere plaats dan de leerlingen. Als er leiding bij leerlingen moet slapen, gebeurt dat altijd met meerderen. De mannelijke begeleiders slapen bij de jongens en de vrouwelijke begeleiders bij de meisjes. Toezicht bij slaapkamers/-zalen geschiedt ook steeds in tweetallen. De kamers worden door de begeleiders betreden na een duidelijk vooraf gegeven teken. 5
1.4 Gedragscode voorkomen discriminatie Discriminatie kan op verschillende zaken betrekking hebben. Te denken valt aan: huidskleur, levensovertuiging, seksuele voorkeur, volksgewoonten zoals kleding en voedsel, op grond van ziekten. We leven in een multiculturele samenleving. Dit houdt in dat verschillende groepen uit onze samenleving hun eigen cultuur hebben. De schoolbevolking is een afspiegeling hiervan en dit wordt binnen het onderwijs als een verrijking ervaren. Het vraagt wel extra inzet en aandacht/alertheid om tot een goed (pedagogisch) klimaat voor alle leerlingen te komen. Het volgende wordt van iedereen binnen de school verwacht: het personeel, de leerlingen en hun ouders worden gelijkwaardig behandeld er wordt geen discriminerende taal gebruikt binnen de school en op het schoolterrein wordt Nederlands gesproken er wordt voor gezorgd, dat er in school geen discriminerende teksten en/of afbeeldingen voorkomen op posters, in de schoolkrant, in te gebruiken boeken, E-mail e.d. het verboden is om tekens of symbolen te dragen die kunnen worden uitgelegd als racistisch of anderszins discriminerend er wordt op toegezien dat leerlingen en ouders ten opzichte van medeleerlingen en hun ouders geen discriminerende houding aannemen in taal en gedrag de docent, leerling en ouders nemen duidelijk afstand van discriminerend gedrag en maken dit ook kenbaar bij discriminatie door leerlingen wordt melding gemaakt aan de desbetreffende mentor, zodat deze hierop kan inspelen, overeenkomstig de procedure, zoals die is beschreven (pesten) Personeel Bij discriminatie door personeel wordt het personeelslid door de locatiedirecteur uitgenodigd voor een gesprek. Bij het herhaaldelijk overtreden van de gedragsregels wordt melding gedaan bij de eind verantwoordelijke schoolleider, die vervolgens bepaalt of, en zo ja welke disciplinaire maatregelen er worden genomen. Bij discriminatie door vrijwilligers, stagiaires en ouders worden deze door de locatiedirecteur uitgenodigd voor een gesprek. Bij herhaaldelijk overtreding van de gedragsregels wordt melding gedaan bij de eind verantwoordelijke schoolleider, die vervolgens bepaalt of en zo ja welke maatregelen er worden genomen. In het uiterste geval kan hierbij gedacht worden aan schorsing of verwijdering/ontzegging van betrokkene tot de school en het schoolterrein. 1.5 Gedragscode voorkomen strafbare feiten Definities Strafbare feiten: alle handelingen en gedragingen die op grond van enige Nederlandse wettelijke bepaling als misdrijf of als overtreding strafbaar zijn gesteld onder andere diefstal, vernieling, bekladding, brandstichting, vervuiling, intimidatie vallen hieronder Wapens: alle slag steek of stootwapens gedefinieerd in de Wet Wapens en Munitie of aan de andere kant, in de breedste zin van het woord (ieder voorwerp dat als wapen gebruikt wordt, bijvoorbeeld een schroevendraaier, spuitbus) Drugs en alcohol: Het gebruik van en de handel in drugs, zowel softdrugs als harddrugs, en gedragingen met betrekking tot deze drugs zijn verboden op basis van de Opiumwet en deels ook de Warenwet. Voor gebruik en bezit van alcohol geldt de Drank- en Horecawet, waarin tevens is aangegeven dat verkoop van alcohol aan jongeren beneden de 16 jaar is verboden. Het roken van tabak in openbare gebouwen, zoals scholen, is verboden bij de Tabakswet, met uitzondering van daarvoor specifiek aangewezen ruimten. Voor productie en/of handel in geneesmiddelen die als drugs worden gebruikt, is de Geneesmiddelenwet van toepassing 6
Algemeen: leerlingen, schoolleiding, docenten en ondersteunend personeel mogen op deze school geen strafbare feiten plegen; leerlingen gedragen zich in en buiten de school naar behoren, dat wil zeggen conform de algemeen geaccepteerde regels van moraal en fatsoen (uitschelden en pesten is niet acceptabel); het is volgens de gedragscode van de school niet toegestaan om binnen of in de directe omgeving van de school wapens, vuurwerk of drugs bij zich te hebben of gebruiken. De school is bevoegd ter controle op de naleving van de verbodsbepalingen: de door leerlingen meegevoerde voorwerpen op de aanwezigheid van verboden voorwerpen te controleren zowel aan kleding als in tassen; in het kader van voorkomen van het schenden van de persoonlijke integriteit (grondwet) worden enkel losse kledingstukken, zoals jaszakken en mutsen afgetast; jas en broekzakken worden door de leerlingen leeggemaakt en op tafel gelegd; mannen controleren de mannelijke leerlingen en vrouwen de vrouwelijke leerlingen; de door de leerlingen in gebruik zijnde kluisjes op de aanwezigheid van verboden voorwerpen te controleren (de controles worden altijd uitgevoerd in aanwezigheid van twee personeelsleden) Bij overtreding wordt de volgende procedure ingezet: alle in het schoolreglement genoemde verboden goederen en goederen strafbaar bij de Nederlandse wetgeving worden door iedere medewerker ingenomen, onder verantwoordelijkheid van de schoolleiding; een lid van de schoolleiding neemt contact op met de politie voor een strafrechtelijke afhandeling; indien nodig preventieve ondersteuning te vragen van de politie; ouders en/of verzorgers tijdig in te lichten en te betrekken bij de situatie om zodoende verdere escalatie te voorkomen; de school draagt in de school aangetroffen verboden goederen over aan de politie; de school zal bij het aantreffen van alcohol, pornografisch en / of racistisch materiaal (beeld en geluid) intern overleggen en afhankelijk daarvan contact opnemen met de ouders en/of contact opnemen met de politie; een lid van de schoolleiding gaat samen met de politie en leerling in gesprek sanctionering vindt plaats volgens de regels van de school; daarnaast kent het strafrecht haar eigen sanctionering; de politie neemt vanuit haar taakstelling contact op met de betreffende ouders de school kan eventuele schade toegebracht aan de school, verhalen bij de betrokken leerling en diens ouders; de school voert registratie van overtredingen door leerlingen. Daarbij worden de incidenten geregistreerd in het intern incidentenregistratiesysteem; iedere medewerker kan te allen tijde aangifte doen op eigen naam en in verband met privacy is de adresvermelding altijd die van de school Drugs, alcohol en medicijnen De school verbiedt het om alcohol, drugs of medicijnen die niet aantoonbaar door een arts zijn voorgeschreven binnen de schoolgebouwen of het terrein van de school te brengen. Ingeval de school kennis heeft dan wel een redelijk vermoeden heeft, dat een persoon alcohol drugs/medicijnen binnen een schoolgebouw of schoolterrein heeft gebracht of voorhanden of op andere wijze onder zich heeft, wordt deze persoon bewogen tot afgifte van deze goederen. De school geeft hiervoor geen schadevergoeding en is niet aansprakelijk voor schade, in welke zin dan ook, welke voortvloeit uit deze maatregel. Alcohol op school is slechts toegestaan bij speciale gelegenheden en onder goedkeuring van de schoolleiding. De school verbindt deze regel en maatregel als voorwaarde tot toelating tot schoolgebouw of schoolterrein. Dit wordt vooraf in het schoolreglement kenbaar gemaakt. Hiermee wordt intern rechtmatigheid van het handelen verkregen. Ingenomen alcohol, drugs en medicijnen worden overgedragen aan de politie. Wanneer door signalen of uit een gesprek blijkt dat een leerling onder invloed is, dan zal de school hierop moeten reageren. De leerling die onder invloed van alcohol of drugs de lessen volgt, zal uit de les verwijderd worden. In overleg met de teamleider gaat de betreffende mentor met leerling in gesprek en informeert de ouders. Na intern overleg (zorgteam- schoolleiding) wordt eventueel de politie ingeschakeld. 7
2 Protocollen 2.1 Protocol voor melding (dreigen met) agressie en/of geweld (verbaal en fysiek) of seksuele intimidatie Uitgangspunt is dat op het schoolterrein en binnen de schoolpoorten van Aloysius De Roosten iedere vorm van verbaal en fysiek geweld/agressie en seksuele intimidatie, door ouders, personeel, leerlingen, vrijwilligers, stagiaires, e.d. niet getolereerd wordt. Hieronder worden tevens verstaan aanhoudend pesten, diefstal, vernieling, vuurwerkbezit en/of wapenbezit. Geweld door personeel richting leerling Fysiek geweld door een medewerker wordt niet getolereerd. Mocht het toch voorkomen, dan deelt de medewerker dit onmiddellijk mee aan de locatiedirecteur. Verder neemt de medewerker in overleg met de locatiedirecteur zo snel mogelijk contact op met de ouders om het gebeurde te melden en uit te leggen. Als de ouders van de leerling een klacht indienen wordt een gesprek geregeld tussen de ouders en de locatiedirecteur. De locatiedirecteur houdt van elk voorval een dossier bij. Ondanks het feit dat valt uit te leggen dat er sprake was van een emotionele reactie, houden ouders het recht aangifte te doen bij de politie en gebruik te maken van de officiële klachtenprocedure, Regeling ter voorkoming van seksuele intimidatie, agressie, geweld (waaronder pesten) en discriminatie OMO 2003) De klachtenregeling is op te vragen bij de schooladministratie. (Dreigen met) geweld e.d. door medewerker 2 Het slachtoffer meldt het incident bij de mentor, teamleider, vertrouwenspersoon. 3 Het personeelslid (agressor) wordt door de locatiedirecteur onmiddellijk uitgenodigd voor een gesprek. 4 De ernst van het voorval wordt gewogen en besproken met betrokkenen. Indien nodig wordt de interne klachtenregeling inzake ongewenste intimiteiten opgestart. 5 Ingeval van daadwerkelijk fysiek geweld of seksuele intimidatie wordt door de locatiedirecteur onmiddellijk melding gedaan bij de eind verantwoordelijke schoolleider, die vervolgens samen met de locatiedirecteur bepaalt of, en zo ja welke, ordemaatregelen worden genomen. 6 De locatiedirecteur houdt van elk voorval een dossier bij. De eind verantwoordelijke schoolleider kan gebruik maken van haar bevoegdheid een schorsingsmaatregel op te leggen. 7 Door de locatiedirecteur wordt tenslotte aan de medewerker medegedeeld, dat er een brief volgt met daarin de sanctie. In de brief wordt ook melding gemaakt van mogelijke rechtspositionele maatregelen, bijvoorbeeld waarschuwing of schorsing. 8 De locatiedirecteur stelt voorzover van toepassing de direct leidinggevende op de hoogte van het voorval en van de afspraken die zijn gemaakt. 9 De eind verantwoordelijke schoolleider en de locatiedirecteur zullen alles in het werk stellen, dat er in geval van wetsovertreding aangifte bij de politie wordt gedaan door (de ouders van) het slachtoffer. Ingeval van herhaling van bedreiging door het personeelslid wordt door de locatiedirecteur onmiddellijk melding gedaan bij de eindverantwoordelijke schoolleider, die vervolgens bepaalt of, en zo ja welke, rechtspositionele maatregelen worden genomen. (Dreigen met) geweld e.d. door leerlingen, ouders of derden a. Het slachtoffer meldt het incident bij de locatiedirecteur en/of vertrouwenspersoon. b. Een lid van de schoolleiding voert onmiddellijk een ordegesprek met betrokkenen. c. De ernst van het voorval wordt door de schoolleiding gewogen en besproken met betrokkenen en de locatiedirecteur. d. Door het lid van de schoolleiding wordt aan de agressor medegedeeld, dat er een brief volgt met daarin de sanctie. In de brief wordt ook melding gemaakt van mogelijke maatregelen (waarschuwing) of dat aan de locatiedirecteur een voorstel zal worden gedaan om betrokkene van school te verwijderen, dan wel de toegang tot de school te ontzeggen. e. De school behoud het recht voor om ingeval van wetsovertreding aangifte te doen bij de politie. 8
Administratieve procedure naar aanleiding van melding De leidinggevende: 1. Bewaakt het invullen van het meldingsformulier 2. Parafeert het meldingsformulier en stuurt per omgaande een exemplaar naar de veiligheidscoördinator 3. Meldt mondeling de schokkende gebeurtenis bij de locatiedirecteur 4. Schoolleiding kan afgezien van de wettelijke verplichtingen ter zake besluiten om de arbeidsinspectie in te schakelen. Melding bij de Arbeidsinspectie is wettelijk verplicht ingeval van een ernstig ongeval (definitie ernstig ongeval: indien iemand lichamelijk en/of geestelijk schade aan de gezondheid heeft opgelopen die binnen 24 uur na het ongeval leidt tot opname in een ziekenhuis ter observatie of behandeling, dan wel naar redelijk oordeel blijvend zal zijn; Artikel 9 Arbo-wet). De veiligheidscoördinator: Administreert elke melding en verwerkt dit anoniem in een jaarverslag. Het jaarverslag wordt besproken in het schoolleidingteam en (de personeelsgeleding van) de deelraad. 2.2 Protocol voor opvang bij ernstige incidenten Op het moment dat een ernstig incident van agressie, geweld en/of seksuele intimidatie met een personeelslid of leerling als slachtoffer heeft plaatsgevonden, wordt onmiddellijk de locatiedirecteur geïnformeerd. De locatiedirecteur stelt zich op grond van eigen afwegingen ter plekke op de hoogte en roept indien nodig het crisisteam bijeen. Crisisteam: lid schoolleiding, veiligheidscoördinator, het zorgteam, en/of interne vertrouwenspersoon Taken en verantwoordelijkheden Van de leden van het crisisteam mag verwacht worden, dat zij: 1. een luisterend oor bieden; 2. advies geven over symptomen die kunnen optreden na een schokkende gebeurtenis; 3. informatie geven over opvangmogelijkheden; 4. de eigen grenzen aangeven wat betreft de mogelijkheden voor hulpverlening en mee zoeken naar oplossingen (eventueel doorverwijzen naar professionele instanties); 5. aan belanghebbenden informatie geven m.b.t. het omgaan met schokkende gebeurtenissen; 6. vertrouwelijk omgaan met de informatie die zij krijgen. Personeel De schoolleiding ondersteunt het slachtoffer in de beslissing zijn/haar werkzaamheden tijdelijk te onderbreken. De schoolleiding en/of het lid van het crisisteam maakt afspraken over eerste opvang en neemt in overleg contact op met het thuisfront. Tevens wordt door de betrokken slachtoffer(s) of schoolleiding het meldingsformulier ingevuld. Een lid van de schoolleiding overlegt met collega s of vervanging nodig is. Zo ja, dan wordt de roosterverantwoordelijke op de hoogte gesteld. Leerlingen De teamleider en/of een lid van het crisisteam heeft een gesprek met de betrokken slachtoffer(s) om een afspraak te maken over eerste opvang. De ouders worden op de hoogte gesteld. Tevens wordt met het (de) betrokken slachtoffer(s) het meldingsformulier ingevuld 9
De opvangprocedure Als een medewerker of een leerling een schokkende gebeurtenis meemaakt, wordt de volgende procedure gevolgd: 1. Iedereen is verplicht het slachtoffer uit de situatie te helpen en de eerste opvang te verzorgen. 2. De locatiedirecteur en/of een lid van het crisisteam worden zo snel mogelijk geïnformeerd. 3. De locatiedirecteur en/of het lid van het crisisteam stelt zich op grond van eigen afwegingen ter plekke op de hoogte. 4. Een lid van de schoolleiding of een lid van het crisisteam organiseert een gesprek met het slachtoffer en maakt afspraken over: 5. eerste opvang 6. een eventuele ziekmelding 7. een melding/aangifte bij de politie 8. de materiele afhandeling 9. hervatting werk/school 10. ook wordt er contact op genomen met het thuisfront of ouders 11. Een lid van de schoolleiding of een lid van het crisisteam zorgt ervoor dat het slachtoffer zijn of haar ervaringen opschrijft of dat deze genotuleerd worden. 12. Er wordt melding gemaakt aan het totale crisisteam. Contact met slachtoffer 1. Het is de taak van de schoolleiding (bij personeelsleden) de mentor in overleg met de teamleider (bij leerlingen) om(eventueel via ouders) contact te houden met het slachtoffer en de medewerkers en de leerlingen te (blijven) informeren over de situatie. Op deze manier verliest het slachtoffer niet het contact met het werk of de klas. 2. Binnen drie dagen na het incident heeft een lid van het crisisteam een gesprek met de betrokkene(n). Tijdens dit gesprek wordt ondermeer bezien of hulp aan betrokkene(n) gewenst is. Ook wordt informatie verstrekt over de normale verwerkingsreacties na een dergelijk incident. Afhankelijk van de behoefte worden een tot meer gesprekken gevoerd verspreid over de eerste weken na de gebeurtenis. 3. Na drie weken vindt een vervolggesprek plaats, waarin onder meer geïnformeerd wordt of de opvang naar tevredenheid verloopt. 4. Na ongeveer twee maanden vindt een afsluitend gesprek plaats. 5. In veel situaties kan het wenselijk zijn, dat het slachtoffer informatie krijgt over de dader en de manier waarop deze zijn daad verwerkt. Terugkeer op het werk en school Personeel 1. De schoolleiding heeft de verantwoordelijkheid de betrokkene bij de terugkeer te begeleiden. 2. Na een schokkende gebeurtenis komt er een moment van confrontatie met de plaats waar - of de persoon met wie de schokkende gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Dit kan een moeilijk moment zijn afhankelijk van de aard en oorzaak van de gebeurtenis. Soms zal er weer een basis moeten worden gelegd voor een werkbare relatie met de leerling of collega, in ieder geval zal het vertrouwen in zichzelf en de omgeving weer opgebouwd moeten worden. 3. Extra aandacht van collega's kan ondersteunend werken. 4. Twee weken na terugkeer moet door de schoolleiding worden onderzocht of betrokkene zich weer voldoende veilig voelt. Als dit niet zo is, dan worden initiatieven ontwikkeld om tot een oplossing te komen. 5. Zonodig moeten door de schoolleiding in overleg met de veiligheidscoördinator maatregelen worden genomen om herhaling te voorkomen en aanvullende preventieve maatregelen te nemen. Ziekmelding Afhankelijk van de ernst van de gebeurtenis, waarbij wordt uitgegaan van de beleving van de betrokkene, wordt hij / zij in de gelegenheid gesteld om naar huis te gaan. Hoewel de situatie dit bemoeilijkt, dient in verband met de praktische consequenties de betrokkene ziek te worden gemeld (waarbij aangegeven wordt dat de aard van de ziekte ten gevolge van een incident op het werk is). 10
Leerlingen 1. In overleg met de teamleider heeft de mentor de verantwoordelijkheid de leerling bij de terugkeer te begeleiden. 2. Na een schokkende gebeurtenis komt er een moment van confrontatie met de plaats waar - of de persoon met wie de schokkende gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Dit kan een moeilijk moment zijn afhankelijk van de aard en oorzaak van de gebeurtenis. Soms zal er weer een basis moeten worden gelegd voor een werkbare relatie, in ieder geval zal het vertrouwen in zichzelf en de omgeving weer opgebouwd moeten worden. 3. Twee weken na terugkeer moet door de veiligheidscoördinator worden onderzocht of betrokkene zich weer voldoende veilig voelt. 4. De veiligheidscoördinator rapporteert zijn bevindingen aan de schoolleiding. 5. Als dit niet zo is, dan worden initiatieven ontwikkeld om tot een oplossing te komen. 6. De mentor kan hierin een rol krijgen. De mentor volgt het proces in ieder geval conform de gemaakte afspraken. 7. Zonodig moeten door de schoolleiding in overleg met de veiligheidscoördinator maatregelen worden genomen om herhaling te voorkomen en aanvullende preventieve maatregelen te nemen. Ziekmelding Afhankelijk van de ernst van de gebeurtenis, waarbij wordt uitgegaan van de beleving van de leerling, wordt hij / zij in de gelegenheid gesteld om naar huis te gaan. De leerling wordt conform de hiervoor geldende procedure ziek gemeld. Materiële schade De schoolleiding heeft de taak om samen met het slachtoffer eventuele materiële schade vast te stellen en zorgen voor een snelle afwikkeling van de schadevergoeding. Indien de betrokkene blijvend arbeidsongeschikt wordt, geldt zijn / haar normale verzekering, tenzij de organisatie onzorgvuldigheid of nalatigheid te verwijten valt. Melding bij de politie De school behoud het recht voor om ingeval van wetsovertreding aangifte te doen bij de politie. Arbeidsinspectie De schoolleiding kan afgezien van de wettelijke verplichtingen ter zake besluiten om de arbeidsinspectie in te schakelen. Melding bij Arbeidsinspectie vindt in ieder geval plaats indien sprake is van ernstig ongeval (definitie ernstig ongeval: indien iemand lichamelijk en/of geestelijk schade aan de gezondheid heeft opgelopen die binnen 24 uur na het ongeval leidt tot opname in een ziekenhuis ter observatie of behandeling, dan wel naar redelijk oordeel blijvend zal zijn; Artikel 9 Arbo-wet). Interne melding In geval van een ernstig ongeval meldt de schoolleiding direct aan de bedrijfshulpverleners en aan de MR, dat een arbeidsongeval heeft plaatsgevonden (Artikel 9.2 Arbo-wet). 2.3 Protocol Ongewenst bezoek in en rond de school Algemene definitie Bij ongewenst bezoek kan bijvoorbeeld gedacht worden aan personen in of rond de school: met criminele activiteiten (dealen, heling)leerlingen van andere scholen die problemen veroorzaken die komen om iemand te intimideren/mishandelen, bijvoorbeeld ouders die verhaal komen halen bij leerlingen, personeel, directie. Juridische definitie Zich bevinden op verboden grond (artikel 138 WvS) Hij die, zonder daartoe gerechtigd te zijn, zich op eens anders grond waarvan de toegang op een voor hem blijkbare wijze door de rechthebbende is verboden, bevindt of daar vee laat lopen, wordt gestraft met geldboete van de eerste categorie. 11
Lokaalvredebreuk (artikel 139 WvS) * Hij die in een voor de openbare dienst bestemd lokaal wederrechtelijk binnendringt, of, wederrechtelijk aldaar vertoevende, zich niet op de vordering van de bevoegde ambtenaar aanstonds verwijdert, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste drie maanden of een geldboete van de tweede categorie. * Hij die zich de toegang heeft verschaft door middel van braak of inklimming, van valse sleutels, van een valse order of een vals kostuum, of die zonder voorkennis van de bevoegde ambtenaar en anders dan ten gevolge van vergissing binnengekomen, aldaar wordt aangetroffen in de voor de nachtrust bestemde tijd, wordt geacht te zijn binnengedrongen. * Indien hij bedreigingen uit of zich bedient van middelen geschikt om vrees aan te jagen, wordt hij gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of een geldboete van de derde categorie. * De in het eerste en derde lid bepaalde gevangenisstraffen kunnen met een derde worden verhoogd, indien twee of meer verenigde personen het misdrijf plegen. Toelichting Bovenstaande wordt als bedreigend of erg onprettig ervaren. Zeker als daadwerkelijk sprake is van bedreigingen of als er fysiek of verbaal geweld wordt gebruikt heeft dit een negatief effect op het veiligheidsgevoel in en rond de school. Wanneer de persoon in kwestie ondanks deze waarschuwing toch terugkomt, dan heeft elke burger in Nederland het recht om een verdachte op heterdaad aan te houden. De schoolleiding kan dit recht dus gebruiken om jongeren, ouders of andere lieden aan te spreken als zij ondanks waarschuwingen toch zonder toestemming de school of het schoolplein betreden. Hetzelfde geldt in geval van lokaalvredebreuk. Procedure Inschatten van de situatie en daarmee keuze bepalen wel of niet de politie in te schakelen. Primair Indien er sprake is van een situatie die de school zelf afhandelt: 1. Personeel van de school kan mensen wegsturen die en rond de school lopen en daar niets te zoeken hebben wegsturen en een waarschuwing geven. 2. Personeel van de school kan ouders/verzorgers van verdachte jongere informeren en verzoeken om het ongewenste gedrag te doen stoppen. 3. De schoolleiding van de school kan, wanneer de problemen aanhouden, als tweede stap een schriftelijk toegangsverbod uitreiken. 4. De persoon in kwestie wordt verboden om zonder afspraak met de locatiedirecteur het schoolterrein en het schoolgebouw te betreden. 5. Een afschrift van het toegangsverbod wordt verstuurd naar de politie. Secundair Indien er sprake is van betreding gebouw of terrein ondanks toegangsverbod: 1. De school kan dan betreffende persoon aanhouden (zorg voor getuigen) en de politie bellen. (Let op: aanhouding is niet hetzelfde als vasthouden of opsluiting. Betreffende persoon zou dat namelijk: kunnen aanmerken als gijzeling of wederrechtelijke vrijheidsberoving.) 2. Bij herhaling of toename (kwalitatief en/of kwantitatief) van de problematiek dan kan de school de politie bellen. 12
2.4 Calamiteitenplan Definitie Bij een ramp of calamiteit is er sprake van een onverwachte en acute situatie die levensbedreigend is of zou kunnen zijn, waarbij een grote groep personen betrokken is, waarbij de dagelijkse gang van zaken ontwricht wordt en die een meer dan buitengewone inspanning van docenten en schoolleiding vraagt. (Van der Velden e.a., Utrecht 1998). Bij brand en/of bommelding treedt het protocol Ontruiming in werking. Het draaiboek is digitaal in school aanwezig. Iedere medewerker is op de hoogte van het bestaan van het draaiboek en weet waar de draaiboeken worden bewaard. Het draaiboek wordt eenmaal per jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Controle op namen, adressen en telefoonnummers is van essentieel belang. Dit geldt ook voor de gegevens van de externe hulpverleners. De controle en het actueel houden van het draaiboek wordt opgedragen aan de Veiligheidscoördinator Leiding bij calamiteiten Vestigingsdirecteur mw. E. van den Heuvel Lijsterlaan 7 5561 TJ Riethoven 0497-51 83 30 06-228 38 348 Het crisisteam Zie schema bijlage 3.5 Taken van het crisisteam zorgt voor een goede bereikbaarheid van haar teamleden in geval van calamiteit is het team of een van de teamleden ook buiten schooltijd bereikbaar verzamelt informatie controleert bericht / melding neemt snelle en slagvaardige beslissingen onderhoudt externe contacten, zoals politie, justitie en hulpverlening instrueert het personeel brieft personeel communiceert en/ of regelt communicatie met leerlingen en ouders is alert op psychische gevolgen en adequaat doorverwijzen delegeert taken aan de juiste mensen Persvoorlichter De eind verantwoordelijke schoolleider onderhoudt de contacten met de media en derden in geval van incidenten en calamiteiten. Het personeel van de school verwijst mediavragen dan ook consequent naar de eind verantwoordelijke schoolleider. Handelen na het eerste bericht: geheimhouding tot nader orde paniek proberen te voorkomen snel informatie verzamelen en controleren crisisteam en persvoorlichter inschakelen draaiboek erbij nemen 13
Draaiboek bij Calamiteiten het bericht komt binnen, de schoolleiding of diens vervanger maakt een inschatting van de ernst en de omvang van de calamiteit crisisteam wordt ingelicht geheimhouding tot nader order om dingen te kunnen verifiëren en eerste acties te plannen zo nodig mensen in veiligheid brengen eventueel politie en/of hulpverlening waarschuwen opvang van melder en getuigen afspreken, wie moet ingelicht worden en in welke volgorde hoe gaat de boodschap naar buiten: persoonlijk, per telefoon, per brief? geheimhouding opheffen Communicatie met medewerkers / leerlingen / ouders Aandachtspunten ter voorbereiding van een bijeenkomst met personeel: wie zit voor, wie geeft de informatie wat wordt exact verteld nagaan wie direct betrokken is (ouders/broers/zussen/naaste vrienden) en worden zij geïnformeerd en opgevangen en door wie nagaan voor wie het bericht extra zwaar kan zijn en wat voor hen te ondernemen en door wie inventariseren afwezige personeelsleden en wie informeert hen wie informeert de leerlingen, waar, wanneer en op welke manier welke leerlingen zijn afwezig en hoe en door wie worden zij geïnformeerd stel een tekst op ter ondersteuning van informatie aan leerlingen maak afspraken over de wijze waarop leerlingen verder worden opgevangen wanneer, waar en op welke wijze worden ouders geïnformeerd en door wie welke mensen buiten de school moeten geïnformeerd worden en wie doet dat stel de persvoorlichter voor en benadruk dat uitsluitend hij/zij degene is die de contacten met de pers onderhoudt wie organiseert eventuele vervolgbijeenkomsten, eventueel met deskundigen / hulpverleners / politie zorg dat een lijst met mogelijke namen en telefoonnummers van externe deskundigen aanwezig is maak een brief voor de ouders van de leerlingen Bijeenkomst personeel geef de informatie zonder omtrekkende bewegingen: ik moet u iets zeer ernstigs vertellen geef de belangrijkste informatie, niet verliezen in details geef ruimte voor emotionele reacties en informatieve vragen maak afspraken hoe de leerlingen worden ingelicht en door wie deel een communiqué uit waarop essentiële informatie staat vertel over mogelijk te verwachten reacties van leerlingen en hoe deze zijn op te vangen leerlingen moeten geïnstrueerd worden om niet met de pers te praten de leerlingen krijgen een brief mee naar huis voor de ouders geef informatie over opvangmogelijkheden van leerlingen (individueel, in de groep, in een aparte ruimte) geef informatie over opvang voor de meest betrokken leerlingen plan een vervolgbijeenkomst voor het personeel of een dagelijkse briefing op een vast moment Informeren van leerlingen en ouders direct na de bijeenkomst met het personeel worden leerlingen ingelicht directe betrokkenen worden apart geïnformeerd door de leerlingbegeleider of iemand van de schoolleiding voor de leerlingen naar huis gaan wordt een brief voor de ouders uitgedeeld op de website van de school wordt de laatste informatie gezet 14
Ondersteuning bieden bij verwerking mentoren, leerlingbegeleiders of docenten ondersteunen leerlingen in de klas; ook in een eventuele nazorgruimte zijn ondersteuners aanwezig afhankelijk van de behoefte van de leerlingen worden verschillende werkvormen gebruikt. Dit kan uiteenlopen van samen praten in grote of kleine groepjes, creatieve werkvormen, uitrazen in de gymzaal, een boswandeling of muziek draaien. Samen naar nieuwsuitzendingen kijken of informatie opzoeken op het internet, informatieve vragenronden of een deskundige (bijvoorbeeld politie) in de klas om vragen te kunnen stellen als leerlingen naar huis zijn, met collega s napraten en kijken welke ideeën er zijn voor werkvormen voor de volgende dag Nazorg wat kan er in de klas nog gedaan worden na een bepaalde gebeurtenis extra zorg voor risicoleerlingen eventueel een ouderavond waarin de gebeurtenis centraat staat. Informatie gegeven wordt over de achtergronden en de school de ouders informeert over hoe er gehandeld is en waarom. nagesprek met betrokken ouders debriefing voor medewerkers Periode erna Opvang medewerkers in een periode van drie maanden ongeveer vier gesprekken volgens een bepaalde structuur Collegiale steun zo nodig inschakelen van een bedrijfsarts voor (preventieve) gesprekken supervisietraject aanbieden extra scholing of ondersteuning aanbieden aan medewerkers die leerlingen of collega s opvangen Begeleiding van leerlingen individuele opvang door mentor, leerlingbegeleider of vertrouwenspersoon groepsopvang creëren waarbij leerlingen onder begeleiding een aantal bijeenkomsten bijwonen 2.5 Specifiek draaiboek bij overlijden: bezoek, afscheid en rouwdienst A. Overlijden van een leerling (suïcide, na ziekte, ongeluk, geweld) B. Overlijden van een personeelslid C. Overlijden van familielid of zeer naaste verwant van een leerling D. Overlijden van familielid of zeer naaste verwant van een personeelslid 15
A. Overlijden van een leerling (buiten de vakantie) Het bericht: eerste reacties 1. melding: komt meestal binnen via administratie, conciërge of schoolleiding. Administratie of conciërge: deze geven telefoon/bericht door aan schoolleiding, diens vervanger of teamleider; verifiëren Bij overlijden op school: 112, arts, politie, eventueel andere externe hulpverlening in overleg met arts, politie of andere hulpverlening wordt overlegd wie geïnformeerd gaat worden. Ook wordt bekeken wie de informatie verstrekt en hoe deze verstrekt wordt 2. crisisteam wordt ingeschakeld 3. eventueel broer en/of zus (andere naaste familie) op school uit de klas halen 4. Contact met ouders: schoolleiding neemt en houdt het contact met ouders en maakt afspraken over: bezoekmogelijkheden van personeel en leerlingen het plaatsen van een rouwadvertentie wat mag verteld worden? (suïcide) afscheid nemen van de overledene bijdragen aan de uitvaart invullen van bijzondere wensen mogelijkheid van een afscheidsdienst op school 5. gegevens van leerling uit de (financiële) administratie halen, blokkeren van alle post naar leerling, kluisje leegmaken 6. bestuur, ouderraad informeren 7. advertenties: Eindhovens Dagblad: ouders, personeel, leerlingen en schoolleiding. Eén namens klas van leerling Overlijden van een leerling (tijdens de vakantie) 1. melding 2. crisisteam wordt ingeschakeld 3. schoolleiding en mentor (of vervangers) proberen leerlingen van de klas in te lichten 4. ook wordt geprobeerd alle docenten van de leerling te bereiken 5. alle medewerkers worden schriftelijk geïnformeerd, zodat ze bij terugkomst op school op de hoogte zijn 6. advertentie plaatsen 7. op de eerste dag na de vakantie wordt tijdens het eerste lesuur door docenten in de klas aandacht geschonken aan het overlijden. Informeren Bij suïcide aan leerlingen alleen doodsoorzaak vertellen na overleg ouders 1. inlichten en instrueren van personeel in de eerste pauze, mentoren krijgen info op papier t.b.v. de klassen, later bijeenkomst voor docenten 2. Leerlingen inlichten: lijst welke docenten extra aandacht geven aan welke leerlingen, mentoren informeren hun/haar klas, meteen volgende les 3. Klas van overledene inlichten: mentor (met eventueel ondersteuning) informeert klas te verwachten reacties: nieuwsgierigheid, men wil details weten schuldgevoelens, niet serieus genomen boos, agressief Vermijdingsstrategieën betrokken leerling krijgt veel aandacht, niet benijdenswaardig 4. Zorg voor afwezigen; welke docenten en leerlingen zijn afwezig? Kinderen mogen pas naar huis als iedereen geïnformeerd is. Schoolleiding informeert afwezigen en de ouders van de klasgenoten (vrienden/innen) i.v.m. opvang 5. brief voor leerlingen en ouders met telefoonnummer van lid crisisteam of mentor. 6. Klasgenoten krijgen aparte brief. Mogelijk een informatieavond voor ouders. Voorkom geruchtvorming door heldere informatie. Met name bij zelfdoding en ongelukken 16
7. De schoolleiding bezoekt eventueel samen met de mentor de ouders van overleden leerling. (Zijn ouders gescheiden?) 8. Uitstel van activiteiten op school (feesten, diploma-uitreiking) 9. Vlag halfstok (conciërge) Verwerking 1. opvang op school: ruimte op school waar leerlingen kunnen uithuilen en troost vinden. Enkele (vertrouwens)docenten en een lid van de schoolleiding zijn hier continu beschikbaar. 2. Sommigen willen gewoon les. Geldt ook voor docenten. 3. De mentor van de overleden leerling en de eigen klas worden vrijgeroosterd tot en met de uitvaart. Deze klas is al die tijd in de opvangruimte. 4. Conciërges e.a. verzorgen opvangruimte (muziekapparatuur, papier, schrijf/kleurgerei, tissues) 5. eventueel hulp inschakelen van GGD en/of RIAGG/slachtofferhulp Afscheid en rouwdienst 1. aparte bezoektijd voor leerlingen in rouwcentrum vragen, met docenten, en ouders vragen Afscheid in eigen tempo (soms 2 a 3 keer gaan kijken) 2. is er een avondwake? Wie gaat er heen? 3. wie gaat naar begrafenis?: peiling onder personeel en leerlingen. Rooster aanpassen. Vertrek vanaf school. 4. voorbereiding met leerlingen op begrafenis: mogelijkheden; teksten of gedichten voorlezen, bloemen dragen, kaarsen aansteken, muziek en zang verzorgen. Leerlingen stimuleren. 5. zomogelijk een eigen herdenkingsdienst houden (voorganger), (toestemming ouders) familie uitnodigen, een video-opname maken 6. toespraak schoolleiding of mentor of leerling 7. bloemen bestellen: toef namens bestuur, ouderraad, personeel, leerlingen, schoolleiding. Toef namens klas van leerling; leerlingen houden inzameling hiervoor 8. na de rouwdienst: samen komen in ruimte op school of in de buurt. Leerlingen en leraren tot zichzelf laten komen, napraten. Nazorg 1. Ga de dag na de uitvaart weer door met het normale schoolleven 2. Goed letten op risicoleerlingen, concentratieproblemen, regelmatig gesprekken houden 3. Met medewerkers een debriefingsbijeenkomst; ruimte geven om te praten, vragen te beantwoorden. 4. Nauw contact houden met de nabestaanden, geef hen sociale support 5. Verzekeringszaken. Ouders wijzen op uitkering indien ongeluk op weg van/naar school (schoolleiding). School moet dit aanvragen 6. Bezittingen van de school worden bij de familie opgehaald 7. Herinnering: foto in de aula, boom planten, o.i.d. 8. Aparte nieuwsbrief met foto, kopie gedachtenisprentje, lezingen van de herdenkingsdienst, etc. (redactie schoolkrant en adj. directeur) 9. Enkele weken na de begrafenis wordt de familie uitgenodigd op school of brengt een deel van de schoolleiding een bezoek aan de familie 10. Denken aan de verjaardag van de leerling, klasgenoten brengen bezoek aan het graf (mentor) 11. Evalueer of het rouwprotocol bijgesteld moet worden 17
B. Protocol bij het overlijden van een medewerker Onderdelen uit overlijden van een leerling kunnen hierbij gebruikt worden. 1. Het bericht komt binnen. Zo snel mogelijk wordt de locatiedirecteur ingelicht. Deze zorgt er voor dat de schoolleiding wordt ingelicht en het crisisteam. Verifiëren. 2. De schoolleiding regelt onderling hoe de rest van het personeel, eind verantwoordelijke schoolleider, leerlingen en oud collega s worden ingelicht. De eindverantwoordelijke schoolleider stelt het bestuur op de hoogte. 3. Aan het personeel worden instructies meegegeven hoe de leerlingen ingelicht worden. De lessen gaan zo goed en zo kwaad het kan door. Als het bericht overdag de school binnenkomt dan gaat de schoolleiding de klassen in om het bericht door te geven. Er gaat een brief naar ouders, eventueel met een uitnodiging voor de herdenkingsdienst. 4. De zorg voor afwezigen; welke docenten en leerlingen zijn afwezig? 5. De schoolleiding neemt contact op met de verwanten van het personeel. 6. Er wordt een herdenkingsdienst gehouden in de aula. De familie wordt hierbij uitgenodigd. De voorzitter van de PR ingeschakeld. Eventueel worden ook andere collega s uitgenodigd een bijdrage te leveren. Conciërge e.a. regelen de indeling van de aula, geluid e.d. 7. De schoolleiding heeft contact met de familie voor de bijdrage van school bij de begrafenis / crematie. Te denken valt aan: kransen dragen, muziek, gedichten, lezingen, toespraak. 8. Uitstel van activiteiten op school (feesten, diploma-uitreiking) 9. Vlag halfstok (conciërge) 10. Bloemen bestellen: toef namens bestuur, ouderraad, personeel, leerlingen, schoolleiding 11. Advertenties: Eindhovens Dagblad namens bestuur, ouders, personeel, team, leerlingen 12. De schoolleiding bepaalt of er op de dag van de begrafenis lessen worden gegeven. Er wordt gepeild (na overleg met de familie) of er leerlingen zijn die naar de begrafenis toe willen gaan. Zonodig wordt er vervoer geregeld. 13. Er komt een speciale nieuwsbrief. Hiervoor worden bijdragen gevraagd van: collega s, oud collega s, (oud)leerlingen, familie. 14. Enkele weken na de begrafenis wordt de familie uitgenodigd op school of brengt een deel het team een bezoek aan de familie. 15. De post naar de collega wordt geblokkeerd. De centrale administratie wordt in kennis gesteld. 16. Kopie van het overlijdensbericht gaat naar de leden van het bestuur. 17. Er komt een aandenken in de vorm van een foto in de personeelskamer en in de aula. 18. Opvang en nazorg voor personeel en leerlingen worden gecoördineerd door de schoolleiding. Wanneer een personeelslid tijdens de vakantie komt te overlijden, zorgt de persoon die het bericht binnen krijgt dat de locatiedirecteur (of vervanger) op de hoogte gesteld wordt. Die zal in overleg met de eind verantwoordelijke schoolleider het bericht telefonisch verspreiden. Er wordt verwezen naar een telefoonnummer voor directe, nadere informatie. Alle personeelsleden krijgen ook schriftelijk bericht. (kopie rouwkaart?) Ook leerlingen uit de mentorklas krijgen telefonisch en/of schriftelijk bericht. Op de eerste dag na de vakantie worden de overige leerlingen geïnformeerd. De schoolleiding heeft voor de docent de mededeling op papier gezet, zodat de informatie eenduidig is. Er wordt een tijdstip gepland voor een herdenkingsdienst. 18
C. Protocol bij overlijden van familielid of zeer naaste verwant van een leerling 1. het bericht wordt zo snel mogelijk naar de schoolleiding doorgespeeld. Deze licht de mentor in. 2. de teamleider overlegt met de mentor of de leerling uit de les wordt gehaald of wordt ingelicht tijdens de leswisseling. 3. de teamleider en de mentor overleggen met de leerling wie er nog meer ingelicht moeten worden, klasgenoten worden geïnformeerd. 4. de personeelsleden, en vooral docenten die les geven aan de leerling, worden mondeling ingelicht. Op het prikbord en in de postvakjes komt voor ieder een mededeling. 5. wanneer de leerling zelf met de mededeling komt zorgen de teamleider en de mentor voor opvang. 6. de teamleider en de mentor gaan op huisbezoek en maken zonodig afspraken uitvaart: zonodig personeel en klasgenoten informeren omtrent plaats en tijdstip uitvaart; inventariseren wie de uitvaart bezoekt en afspreken welke schooltijd hiervoor gemist kan worden; bloemen of gezamenlijke condoléance namens alle geledingen. 7. opvang: (afhankelijk van de situatie) leerlingen die de begrafenis bijwonen na afloop verzamelen op school (met thee?) 8. nazorg m.b.t. betreffende leerling: speciale aandacht tijdens de rapportvergadering periodieke aandacht (plannen in agenda) b.v. na 1 maand, na 6 maanden, na 1 jaar. Teamleider verantwoordelijk in samenwerking met mentor D. Protocol bij overlijden van familielid of zeer naaste verwant van een personeelslid 1. het bericht wordt zo snel mogelijk naar de schoolleiding doorgespeeld. Die licht het team in. 2. de schoolleiding stelt het personeelslid in kennis (eventueel samen met de berichtgever) 3. informeert wat de school kan betekenen. 4. alle aanwezige personeelsleden worden in de pauze mondeling ingelicht. Op het prikbord en in de postvakjes komt voor ieder een mededeling. 5. zonodig wordt het rooster aangepast. 6. de schoolleiding en de voorzitter van de PR gaan op bezoek en maken zonodig afsprakenuitvaart: zonodig personeel informeren omtrent plaats en tijdstip uitvaart; inventariseren wie de uitvaart bezoekt en afspreken welke schooltijd hiervoor gemist kan worden; bloemen of gezamenlijke condoléance namens alle geledingen. 7. met betrokken personeelslid wordt gezamenlijk een eventueel opvang- en nazorgplan gemaakt. 8. opvang en nazorg voor het personeelslid wordt gecoördineerd door de schoolleiding. 19
Bijlagen Brief aan ouders van de leerlingen: 1. de gebeurtenis 2. organisatorische (rooster)aanpassingen 3. de zorg voor leerlingen op school 4. crisisteam en contactpersonen 5. regels over aanwezigheid 6. rouwbezoek 7. aanwezigheid bij de uitvaart (avondwake) en de eventuele rol die de school daarbij vervult 8. eventuele afscheidsdienst op school 9. nazorg voor leerlingen op school 10. (eventueel) rouwprocessen bij jongeren 11. (eventueel) signalen van slechte verwerking van verdriet 12. assistentie (hulp) van ouders (bij bijv. de dienst of in de opvangruimte) 13. (eventuele) ouder/informatie avond Opvang van leerlingen 1. gedragsregels voor de opvangruimte afspreken 1. praten en emoties delen 2. lokaal inrichten 3. plannen maken (vriendenboek, poëziealbum, collage, herdenkingsdienst, uitvaart) 4. rouwadvertentie opstellen 5. toef uitzoeken (financiële inzameling regelen) 6. zorgen voor koffie, thee, frisdank 7. uitnodiging maken voor herdenkingsdienst 8. uitzoeken van teksten, tekstboekje maken 9. afspreken wie uit het vriendenboek voorleest 10. inrichting van aula voor herdenkingsdienst 11. uitzoeken van lievelingsmuziek van overledene 12. een tekening of werkstuk van overledene 13. stukje schrijven voor de nieuwsbrief (in memoriaal) 14. voorbereiden op afscheid en uitvaart: Hoe gaat dat in zo n kerk of aula? Moet je iets in het condoléanceregister schrijven? Is de kist nog open? Wat moet ik aan? Moet ik iets tegen de ouders (familie) zeggen? Mag ik huilen en wie huilen er nog meer? Ook volwassenen? Rituelen 15. mogelijke bijdrage aan de uitvaart (dragen van de kist, bloemen, kransen, voorlezen) 16. verwerkingsvormen: brief schrijven aan overledene, een gedicht, tekening, muziek luisteren. Brief schrijven aan ouders, familie. Collage, herinneringsboek. Indien mogelijk bezoek aan ouders, wandelen, afreageren in gymzaal, gesprekken over de dood (zelfdoding) 3 Formulieren en overige belangrijke bijlagen 20