Projectbureau voor huisvesting & facility management
2
Ondersteuning van huisvestingsprojecten Offace projectbegeleiding is een adviesbureau op het gebied van huisvesting en facility management. Wij ondersteunen organisaties bij het uitbreiden, inkrimpen of anderszins aanpassen van de werkomgeving. Een moderne werkruimte stelt hoge eisen aan techniek, organisatie en vormgeving. Verandering van de huisvesting vraagt dan ook om gespecialiseerde kennis en een intensieve begeleiding. Offace projectbegeleiding levert deze begeleiding. Wij adviseren bij de verwerving van uw pand, ontwerpen en visualiseren het interieur, begeleiden de uitvoering en bewaken belangrijke randvoorwaarden zoals budget en planning. Zo nemen wij u de zorg voor een project daadwerkelijk uit handen. Centric, Gouda, 3D impressie 3
publieke opinie financier arbo ruimte vormgeving installaties parkeerruimte afschrijvingen budget binnenklimaat inspraak Welzijn oppervlakte bouwmodule Gebouw Een eigen visie op huisvesting Bij goede huisvesting gaat het om meer dan een mooie vormgeving of lage kosten alleen. Er spelen veel factoren een rol, die allen om aandacht vragen. Werkproces Wij verdelen al deze zaken in 5 groepen, die we huisvestingsfactoren noemen. De behoeften tussen de factoren onderling zijn vaak met elkaar in conflict. Omgeving Geld wet- & regelgeving klanten investeringen startkosten Het is onze ambitie om hierin de juiste balans te vinden. Hoe beter het evenwicht, hoe groter het draagvlak voor de gekozen oplossingen en hoe groter het succes van uw huisvesting. Daarom zijn efficiency, budget en wetgeving voor ons net zo belangrijk als een mooi ontwerp. 4
Overdracht Gebruik Fasen van het project Projectaanpak Plan & Opdracht Natuurlijk heeft elk project zijn eigen, unieke kenmerken die van invloed zijn op onze aanpak. Toch kunnen de meeste projecten worden onderverdeeld in een aantal herkenbare fasen. Zij vormen de basis van onze werkwijze en geven structuur aan onze projecten. Inventarisatie Gebouwverwerving Ontwerp Als opdrachtgever kunt u zelf bepalen wanneer onze hulp een duidelijke meerwaarde heeft voor uw project. Zo houdt u inzicht in onze werkwijze en worden tijd en mankracht efficiënt gebruikt. Begroting Inkoop Planning Realisatie Servicebureau Gemeenten, Amersfoort, bouwfase 5
Een breed pakket van diensten Binnen ons vakgebied bieden wij een breed pakket van diensten, waarmee we onze opdrachtgevers in alle aspecten van huisvesting kunnen begeleiden. Zo bieden wij ondersteuning bij: Centric, Gouda, wachtlounge in hal 6 Locatiekeuze en contractvorming Ontwerp en visualisatie Begroting en inkoop Planning en realisatie Facilitaire projecten
Locatiekeuze Contractvorming De keuze voor een gebouw is van grote invloed op uw kosten en bedrijfsvoering. Het loont de moeite om die keuze zorgvuldig te maken. Welk oppervlak heeft u nodig en welk deel daarvan moet daglicht hebben? En wanneer u een pand op het oog heeft, welke investeringen zijn er dan nodig om het geschikt te maken voor uw organisatie? Offace heeft veel ervaring met dit soort vragen. Onze expertise stelt u in staat om een gefundeerde beslissing te nemen. Voor veel organisaties is een huurcontract niet iets wat men dagelijks afsluit. Het is dan moeilijk om te beoordelen of een huuraanbieding aantrekkelijk is en of de voorgestelde voorwaarden reëel zijn. Offace heeft ervaring met onderhandelingen, weet welke punten van belang zijn en kent de addertjes onder het gras. Bovendien huurt u ons in op basis van een uurtarief in plaats van een courtage. Wij hebben er geen direct belang bij dat u een pand huurt, waardoor u zeker kunt zijn van een onafhankelijk advies. 7
GGD Midden Nederland, Zeist, plattegrond flexibel kantoor 8 Stichting Timon, Zeist GGD Midden Nederland Mikomax Eindhoven St. Kinderopvang Vianen MEE Almere
Ontwerp en visualisatie Bij een goed ontwerp gaat het om meer dan een mooi plaatje alleen. U hebt er immers weinig aan als het plan financieel niet haalbaar is, als het niet voldoet aan de brandeisen, of als achteraf blijkt dat het ergens te koud is of juist te warm. Daarom geloven wij in integraal ontwerpen. We stemmen indeling, verlichting, installaties en vormgeving op elkaar af in één totaalbeeld, dat past binnen uw budget. Bovendien geeft een goed ontwerp een duidelijk beeld van het eindresultaat. Daarom gebruiken we moderne 3D technieken, duidelijke plattegronden en relevante illustraties om een ontwerp compleet te maken. Stichting Kwintes, Zeist 9
Begroting Een goede begroting is een belangrijke voorwaarde voor de beheersing van uw kosten. Offace heeft een ruime ervaring in het begroten van huisvestingsprojecten. We beschikken over kengetallen en ervaringscijfers voor de meeste situaties, of weten waar die informatie beschikbaar is. Zo kunnen we u een integraal beeld geven van alle investeringen die voor een project nodig zijn. Onnodige financiële verrassingen worden daarmee voorkomen. 10
Inkoop Huisvestingsprojecten gaan vaak gepaard met forse investeringen. Het zorgvuldig inkopen van de benodigde goederen en diensten verdient dan ook alle aandacht. Onze ondersteuning begint bij het selecteren van de juiste leverancier. Wij kennen de markt, weten welke spelers er actief zijn en welke prijsstelling reëel of scherp is. Op die manier kunnen wij voor u het beste aanbod uit de markt halen. Bovendien vraagt de dynamiek van een project vaak om snelle inkoopbeslissingen. Het is dan belangrijk om overzicht te houden op de geplaatste opdrachten. Daarom zorgt Offace niet alleen voor een scherp inkooptraject, maar ook voor een zorgvuldige administratie van verstrekte opdrachten. De inkopen mogen immers niet uit de pas gaan lopen met de begroting. Servicebureau Gemeenten, Amersfoort 11
Planning Een goede planning zorgt ervoor dat alle partijen in de uitvoering weten wat er van ze wordt verwacht. Offace zorgt voor een adequate voorbereiding van de werkzaamheden. Er wordt een planning opgesteld en met alle partijen besproken. En wanneer dat nodig blijkt, wordt de planning tijdens de realisatie bijgesteld. Uw project verloopt soepel en de interne arbeidsprocessen worden zo min mogelijk verstoord. 12 Ons kantoor in Baarn
Realisatie Juist tijdens de realisatie van een project kunnen budget en planning onder druk komen te staan. Leveranciers claimen meerwerk of leveringen dreigen te laat te komen. Snel en adequaat handelen is dan belangrijk. De projectmanagers van Offace zijn regelmatig op het werk aanwezig, bewaken kritische factoren en zijn het eerste aanspreekpunt bij vragen en problemen. Ze zijn bovendien ter zake kundig en kennen de regels van het spel. Daardoor kunnen ze weerwoord geven als dat nodig is. Uw belangen worden bewaakt en u hoeft niet meer te betalen dan nodig is. Support Verzekerd, Zeist, plaatsing glaswanden 13
Facilitaire projecten Verhuizingen In vrijwel elk huisvestingsproject worden ook op facilitair gebied keuzes gemaakt en zaken aangepast. Koffieautomaten moeten worden vervangen, de toegangscontrole geregeld of er moeten nieuwe copiers en printers komen. De mensen van Offace hebben regelmatig te maken met dit soort vragen. Ze adviseren over te maken keuzes en implementeren deze waar nodig in de nieuwe huisvesting. Zo wordt voorkomen dat er achteraf alsnog aansluitingen of andere zaken moeten worden gerealiseerd. U bespaart kosten en krijgt een mooier eindresultaat Een verhuizing is een ingrijpende gebeurtenis, waarvoor zowel in- als extern heel wat geregeld moet worden. Offace heeft ervaring met het organiseren van verhuizingen. We weten waar op gelet moet worden, kennen de valkuilen en beschikken over de mensen om alles te organiseren. Aan de hand van een draaiboek en planning informeren we alle belanghebbenden en begeleiden we de verhuizing. Uw verhuizing verloopt soepel en u kunt tijd vrijhouden voor klanten, medewerkers en andere zaken. 14
Meer weten? Wij hopen dat u na deze brochure een goede eerste indruk van ons hebt gekregen. Wilt u meer weten? Neemt u dan contact met ons op. Wij vertellen u graag meer over ons bureau en onze activiteiten. Offace projectbegeleiding BV Jansdam 2b 3512 HB Utrecht Tel. 035-5436710 Email. info @ offace.nl www.offace.nl 15
Offace projectbegeleiding BV Jansdam 2b 3512 HB Utrecht Tel. 035-543 67 10 Email: info @ offace.nl KvK nr. 32071603 ING Bank 8250657 www.offace.nl