Procedure, criteria en verplichtingen Inhoud 1. Inleiding 2. SWING projecten 3. Procedure en tijdpad 4. Beoordelingscriteria 5. Verplichtingen 6. Bijlagen: format projectvoorstel en format begroting 1. Inleiding Het ministerie van Veiligheid en Justitie heeft extra geld beschikbaar gesteld om de komende 2,5 jaar de kwaliteit van de jeugdbescherming en jeugdreclassering verder te ontwikkelen en te versterken. De VNG zal met dit geld een ondersteuningsteam opzetten om gemeenten te helpen bij hun vragen over jeugdbescherming en jeugdreclassering. Het Nederlands Jeugdinstituut (NJi) voert het programmamanagement van het stimuleringsprogramma Swing gericht op het voortbouwen van veelbelovende vernieuwingen in de jeugdbescherming en jeugdreclassering en deze te verdiepen, te verbreden en te bestendigen. Het stimuleringsprogramma SWING bestaat uit drie deelprojecten: 1. Projecten Gecertificeerde Instellingen (GI s). Gecertificeerde instellingen kunnen bij het NJi een subsidie aanvragen om verbeteringen aan te brengen in de jeugdbescherming/jeugdreclassering met als doel betere en effectievere begeleiding van gezinnen zodat kinderen veilig kunnen opgroeien. Het NJi faciliteert de toekenning en voert een evaluatieonderzoek uit. 2. (Digitaal) kennisplatform en netwerk voor instellingen en gemeenten. Instellingen delen hier hun ervaringen en kennis met elkaar en gemeenten en kunnen hier antwoord krijgen op vragen. Ook gemeenten kunnen hier kennis delen en informatie vinden die zijn nodig hebben voor de inrichting van hun lokale beleid op het terrein van jeugdbescherming en jeugdreclassering. 3. Op twee symposia presenteren gemeenten en instellingen de opbrengsten van hun inspanningen, ze delen kennis, inspireren elkaar om zo van elkaar te leren. Op de symposia wordt ook de prijs uitgereikt aan de gemeente die de regie op de jeugdbescherming en reclassering goed heeft ingericht. Instellingen worden gestimuleerd om ook zelf op andere manieren kennis uit te wisselen, bijvoorbeeld tijdens bijeenkomsten of in de vorm van webinars. In dit document wordt de aanvraagprocedure beschreven van deelproject 1, de subsidie voor de projecten Gecertificeerde Instellingen. 2. SWING projecten gecertificeerde instellingen Gecertificeerde instellingen hebben de afgelopen jaren gewerkt aan het verbeteren van hun aanpak met als doel betere en effectievere begeleiding van gezinnen zodat kinderen veilig kunnen opgroeien. 1
In de zogeheten Vliegwielprojecten zijn projecten uitgevoerd om vernieuwingen en verbeteringen in de jeugdbescherming en jeugdreclassering door te voeren. In het rapport Kinderen blijvend veilig zijn op basis van de ervaringen uit deze projecten bouwstenen geïnventariseerd die van belang zijn bij vernieuwing in de jeugdbescherming en jeugdreclassering. Het SWING project voor gecertificeerde instellingen is bedoeld om deze inhoudelijke ontwikkeling en vernieuwing ook na de transitie voort te zetten. De gecertificeerde instellingen worden uitgenodigd om projectvoorstellen in te dienen gericht op het voortbouwen van de vernieuwingen in de werkvelden jeugdbescherming en jeugdreclassering en deze te verdiepen, te verbreden of te bestendigen. Doel De verantwoordelijkheid voor alle jeugdhulp ligt sinds 1 januari 2015 bij de gemeente. De transitie heeft tot doel om de hulp aan gezinnen en kinderen, maar ook de bescherming van kinderen, dichter bij de eigen leefomgeving en in samenhang met het brede palet aan (gemeentelijke) voorzieningen te brengen. Het doel van de transitie is om kinderen blijvend veilig te laten opgroeien. Dat betekent niet alleen dat alle kinderen die bescherming nodig hebben die ook moeten krijgen, zodat meer kinderen veilig zijn, maar ook dat de interventies zodanig zijn, dat terugval naar een onveilige opvoedingssituatie wordt voorkomen. Het rapport Kinderen Blijvend Veilig onderscheidt drie soorten bouwstenen in de transformatie die is ingezet: 1. Meer gezins- en kindgericht werken. Het kind, gezin en netwerk staan centraal. De afgelopen jaren is deze transformatie al sterk ingezet: de Deltamethode is al geruime tijd doorontwikkeld en verrijkt met andere methoden zoals Eigen Kracht/familienetwerkberaden, Signs of Safety, aansluiting op lokale wijkteams. 2. Transformatie van de samenwerking met alle gemeentelijke voorzieningen om de jeugdbescherming en jeugdreclassering ketenbreed vorm te geven. De inbedding van de jeugdbescherming binnen gemeenten, wijken of regio s heeft al op vele plekken geleid tot goede voorbeelden en goed werkende ketens. 3. Transformatie van de professional en de Gecertificeerde instelling door de ontwikkeling van meer gezinsgerichte methoden en technieken (eigen kracht van het gezin gebruiken) en deskundigheid om hierin effectief te acteren. SWING stimuleert dat deze transformatie zich verder ontwikkeld en geborgd wordt met als doel dat meer kinderen blijvend veilig opgroeien. De projectaanvraag zal duidelijk moeten maken op welke wijze het project hier aan bijdraagt. Gecertificeerde instelling is aanvrager De uitvoering van de maatregelen ondertoezichtstelling, voogdij en jeugdreclassering mag vanaf 1 januari uitsluitend uitgevoerd worden door Gecertificeerde Instellingen (GI). De SWING gelden kunnen alleen aangevraagd worden door Gecertificeerde Instellingen. Dat wil niet zeggen dat de gelden uitsluitend gebruikt mogen worden voor activiteiten in het kader van de formele maatregelen. Jeugdbescherming en jeugdreclassering worden in het kader van dit project breder gezien dan alleen de uitvoering van de formele maatregelen. Ook het inzetten van jeugdbeschermings- jeugdreclasseringsmethoden ter bescherming van het kind maar zonder de formele maatregel (preventief casemanagement) worden hieronder begrepen. Voorwaarde is wel dat er een duidelijke link moet zijn met de formele jeugdbescherming en jeugdreclassering. 2
Samenwerking gemeente De Gecertificeerde Instelingen zijn actief binnen gemeenten waarmee zij een overeenkomst hebben afgesloten en zijn daarbij ook ingebed binnen de gemeentelijke voorzieningen. Duidelijk moet gemaakt zijn dat het project past binnen de kaders van de gemeenten en het moet helder zijn hoe het project bijdraagt aan regionale doelen t.a.v. bescherming en veiligheid van jeugdigen. Gelet op de verantwoordelijkheid van de gemeente voor de uitvoering van de jeugdbescherming en jeugdreclassering in brede zin, is instemming van gemeente(n) met het projectvoorstel daarom een vereiste. Idealiter wordt de aanvraag medeondertekend door een wethouder van de gemeente waar het project uitgevoerd wordt, of door één wethouder namens zijn collega s indien het een regionaal project betreft. Omdat dit vereiste niet belemmerend mag werken op het indienen van de aanvraag, kan eventueel ook volstaan worden met medeondertekening van de ambtelijk voor de jeugdzorg eindverantwoordelijk directeur of afdelingshoofd van of namens de gemeente(n). De projectaanvraag vermeldt, naast een contactpersoon vanuit de GI, ook één contactpersoon vanuit de gemeente (n). Duurzame vernieuwing De transitie en transformatie hebben geleid tot veranderingen en vernieuwing van de jeugdbescherming en jeugdreclassering. Blijvende vernieuwing is hierbij een aspect wat aandacht behoeft. Duurzaamheid van de ingezette veranderingen zal ook een belangrijke toetssteen vormen voor SWING. Hoe draagt het ingediende project bij aan verduurzaming van de vernieuwende projecten van de afgelopen jaren? De aanvraag kan betrekking hebben op een deelproject van een groter programma dat een andere looptijd kent dan SWING, wanneer het deelproject voldoet aan de criteria en zichtbaar afgebakend is van het grotere programma. Normenkader Voor het uitvoeren van de formele maatregelen is het certificaat en het daaraan ten grondslag liggende normenkader van toepassing. Uitvloeisel van het normenkader is dat er methodisch gewerkt wordt, volgens beschreven methodieken die minimaal veelbelovend zijn. Onderdeel van het normenkader is tevens, dat er sprake is van een permanente cyclus van evaluatie van de instellingsprestaties en het bijstellen, doorontwikkelen en vernieuwen van de gehanteerde methoden en samenwerkingsverbanden. De projecten in het kader van SWING zullen hieraan een bijdrage moeten leveren. Uitwisseling Gecertificeerde Instellingen De reeds gerealiseerde vernieuwingen laten een grote diversiteit zien in benamingen van de aanpak. In de kern zijn er ook veel overeenkomsten te zien. Bedoeling van Swing is om de resultaten van het project ook de organisaties en gemeenten ten goede te laten komen die hier niet direct bij betrokken waren. Verbreding van de kennis moet daarom mogelijk zijn. Medewerking wordt hiervoor gevraagd aan de geplande symposia, regiobijeenkomsten, webinars en uitwisseling op digitale omgevingen en in persona. Omvang van de te starten projecten Er is een bedrag voor de projecten beschikbaar van bijna 1.8 miljoen euro. Het bedrag wordt niet pondsgewijs onder de gecertificeerde instellingen en/of gemeenten verdeeld. Het NJi en de opdrachtgevers staan een aantal grote projecten voor, tot maximaal 300.000 en een aantal kleine projecten van ongeveer 75.000. De instellingen worden gestimuleerd om gezamenlijk projecten in te dienen. Beoordeling Een onafhankelijke beoordelingscommissie zal de ingediende projecten aan bovenstaande aspecten toetsen. De commissie bestaat uit de volgende leden: 3
Voorzitter: Dr. Huub Pijnenburg, lector aan de Hogeschool Arnhem Nijmegen, expert op het terrein van effectieve jeugd- en opvoedhulp;. Dr. Willemijn van Gastel, zelfstandig adviseur, o.a. bij ZonMw, NWO Drs. René van Vianen, zelfstandig adviseur en docent Hogeschool Arnhem Nijmegen Drs. Annelies Schutte, senior beleidsadviseur VNG Mr. Harry van den Bosch, senior medewerker inhoud NJi De beoordelingscommissie werkt in twee fasen. In de eerste fase worden de aanvragen gelezen en eventuele vragen opgesteld. De indieners van de aanvragen worden daarom verzocht een contactpersoon te benoemen waar inlichtingen of toelichting gevraagd kan worden. In de tweede ronde worden de aanvragen in de commissie met elkaar besproken en worden gemotiveerde keuzen gemaakt. De commissie zal hierbij volgende werkwijze hanteren. De projecten zullen door de commissie gescoord worden op de criteria en de uitgangspunten zoals in dit document vermeld. Dit levert een rangorde op naar kwaliteit- en veelbelovendheid. Aan de hand hiervan zal het beschikbare budget over de projecten verdeeld worden. Kleine projecten zijn door deze werkwijze niet minder kansrijk. 3. Procedure en tijdpad 16 april 2015: Startbijeenkomst In de Startbijeenkomst voor Gecertificeerde Instellingen en Gemeenten worden de aanvraagprocedure en criteria gepresenteerd. Op 30 april worden ze door de Stuurgroep definitief vastgesteld. 1 juni 2015: Indienen projectplan Uiterlijk tot 1 juni 2015 17.00 uur kan via e-mail een aanvraag ingediend worden bij het NJI: Dorrit van Tessel d.vantessel@nji.nl De aanvraag omvat een projectplan beschreven in het aanvraagformat (bijlage 1) en een begroting in een Excel format (bijlage 2). 1 juni 30 juni 2015 Beoordeling De projectplannen worden beoordeeld door de beoordelingscommissie aan de hand van beoordelingscriteria zoals beschreven in paragraaf 4. In de week van 15 juni ontvangen alle indieners via de mail het besluit. De aanvrager ontvangt vervolgens uiterlijk 30 juni 2015 schriftelijk bericht met het oordeel en een korte toelichting. Tegen de beslissing van de beoordelingscommissie is geen beroep mogelijk. 1 juli 2015 1 juli 2017: Uitvoering project Wanneer het project is geselecteerd kunnen de betreffende instellingen voorbereidingen treffen die nodig zijn om het project uit te kunnen voeren. Daarnaast wordt de overeenkomst van opdracht getekend tussen GI en het NJi. Het NJi maakt met de instellingen een plan voor dataverzameling voor het evaluatieonderzoek. De looptijd van het project is max. 24 maanden. In deze periode wordt het project uitgevoerd en zodanig geborgd dat na afronding van het project de resultaten geïntegreerd zijn in de dagelijkse werkwijze. 4
Rapportage over de voortgang van het project vindt plaats in de vorm van bijdragen aan het te ontwikkelen kennisnetwerk en aan symposia. In juni 2016 wordt een voortgangsrapport gevraagd, volgens een nog te bepalen format. Het eerste symposium zal plaatsvinden in april 2016. Het tweede symposium is aan het eind van de projectperiode gepland, lente 2017. Voor het evaluatieonderzoek wordt gedurende de uitvoering over een beperkt aantal uitkomstmaten data verzameld door de instelling. In de periode 01-01-2017 01-07-2017 verzamelt het NJi aanvullend data. 1 juli 2017 1 oktober 2017 Financiële verantwoording en afrekening 4. Beoordelingscriteria 1. Doel van het project - De aanvraag is gericht op praktijkverbetering door middel van doorontwikkeling en/of vernieuwing van de werksoorten jeugdbescherming de jeugdreclassering of beide. - De aanvraag omschrijft duidelijk het doel en de doelgroep. - Het aangevraagde project bouwt voort op de drie clusters bouwstenen uit het rapport Kinderen Blijvend Veilig: o Samenwerking met kind, gezin en netwerk (het gaat daarbij o.a. om eigen kracht, inzet sociaal netwerk ouders en kinderen, familiegroepsplan). o Samenwerking in de keten. Het gaat daarbij minimaal om verbinding en samenwerking met het lokale (voor)veld/wijkteams, de verbinding en samenwerking met de justitiële keten (OM, Raad voor de Kinderbescherming), nazorg, verbinding 18+ en 18- etc. o Methoden & technieken (het gaat daarbij o.a. om vaardigheden van de professionals en reflectie in de keten) Voor grotere projecten (max. budget 300.000,-) geldt dat het project zich minimaal richt op twee van de clusters waarvan het cluster Samenwerking in de keten deel uit maakt. De kleine projecten mogen ook op één cluster betrekking hebben. In alle gevallen moet in het eindproduct van het project aandacht gegeven worden aan de effecten op het cluster dat geen onderdeel van het project uitmaakte. 2. Beoogde resultaten en inhoudelijke kwaliteit van het project - De beoogde resultaten zijn SMART geformuleerd en hebben zowel betrekking op output (directe producten die het resultaat zijn van het project) als op de outcome (de uiteindelijke effecten voor de doelgroep). - De uitwerking en onderbouwing van de voorgestelde werkwijze is passend gezien de doelstelling van het project. - De uitwerking en onderbouwing is helder en transparant beschreven in het aanvraag format. - De uitvoering van het project is haalbaar (in tijd, met de ingezette middelen, gezien wet- en regelgeving, omstandigheden etc). 3. Afstemming en samenwerking - Er is sprake van instemming vooraf van de gemeente(n) waar het project plaatsvindt. De aanvraag maakt duidelijk op welke wijze cliënten, Cliëntenraad of andere vertegenwoordigers van cliënten, worden betrokken gedurende het project. - Inhoudelijke verbinding tussen jeugdbescherming en jeugdreclassering is niet vereist voor een projectaanvraag, maar wordt wel gewaardeerd. - Samenwerking met een andere gecertificeerde instelling is een pré. 5
- Ook als het pr0ject zich niet primair richt op het tweede cluster zoals onder 1 genoemd, is samenwerking en afstemming van het project met de ketenpartners van belang. De aanvraag vermeldt hoe dit vorm krijgt. 4. Evaluatie en monitoring - De instelling formuleert uitkomstmaten gebaseerd op de output en outcome voor het project en verzamelt gedurende het project gegevens over deze uitkomstmaten. 5. De implementatie en borging van het project na afloop van de projectperiode - Het resultaat van het project moet implementeerbaar zijn. Dat wil zeggen dat het projectvoorstel als doel formuleert dat de beoogde resultaten van het project na afloop van het project zodanig worden gepresenteerd dat duidelijk wordt op welke wijze zowel binnen als buiten de eigen organisatie en/of gemeente de werkwijze voortgezet kan worden en hoe dit te verspreiden en te integreren is in de dagelijkse praktijk. 6. Kosten van het project/financiële criteria - Het projectplan bevat een begroting voor de kosten van de uitvoering van het project. Alle kosten, inclusief de kosten voortvloeiend uit de criteria zoals in dit document benoemd (zie bijv hieronder hoofdstuk 5), mogen hierin meegenomen worden. - De relatie tussen het beoogde resultaat en de kosten voor het project is proportioneel. 5. Verplichtingen Proces/uitvoering - Projectactiviteiten starten binnen vier weken na honorering van de aanvraag. - Projectactiviteiten worden afgerond voor einddatum. - Projectorganisatie en activiteiten inclusief tijdpad, mijlpalen en resultaatmetingen zijn helder omschreven. - Risico s en randvoorwaarden worden omschreven en voorzien van een oplossing. Deelname aan evaluatieonderzoek - De instelling werkt mee aan het evaluatieonderzoek van het NJi. o De instelling levert data aan met betrekking tot vastgestelde aan het project gerelateerde uitkomstmaten. o De instelling stelt standaard beleidsgegevens beschikbaar voor zover niet (tijdig) aanwezig in de beleidsinformatie van het CBS en werkt mee aan het verkrijgen van inzicht in de verschillen tussen de algemene beleidsinformatie en die van de projectlocaties/doelgroepen. o De instelling werkt mee aan dataverzameling door het NJi bijvoorbeeld in de vorm van een cliëntenpanel, medewerkersraadpleging e.d.. Deelname aan kennisnetwerk en symposia - De instelling levert actief relevante informatie over het project en andere relevante ontwikkelingen aan bij het nieuwe online kennisnetwerk. - De instelling participeert actief in netwerkbijeenkomsten en webinars. - De instelling levert een inhoudelijke bijdrage aan de twee symposia die gedurende de projectperiode worden georganiseerd. 6
Verantwoording - De instelling levert uiterlijk 1 oktober 2017 een financiële eindafrekening aan (voor projecten groter dan 100.000 met accountantsverklaring) en een kort inhoudelijk verslag van het project en de opbrengsten. - De instelling informeert het NJi zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht. 6. Bijlagen: - Format projectvoorstel - Format excel begroting 7
Bijlage 1 Format projectaanvraag Algemene voorwaarde. De aanvraag start met een beschrijving van maximaal 1 A4 waarin opgenomen: Waarom dìt project? Een samenvatting van de opzet van het project. De eigenlijke aanvraag, zie hieronder, beslaat niet meer dan 10 pagina s A4, exclusief de financiële excel begroting 1. Gegevens aanvrager Naam en adres instelling Formele vertegenwoordiger Beoogd projectleider/contactpersoon van de Gecertificeerde Instelling Contactpersoon van de gemeente waar het project uitgevoerd wordt 2. Doelen project Beschrijving doelen van het project en relatie met doel SWING kinderen blijven veilig en bouwstenen, alsmede relatie met regionale/gemeentelijk beleid t.a.v. (positionering van) de jeugdbescherming 3. Beoogde resultaten van het project Output, outcome en uitkomstmaten 4. Projectbeschrijving en onderbouwing Beschrijving van de werkwijze en onderbouwing waarmee aannemelijk wordt dat met de projectaanpak de beoogde doelen kunnen worden gerealiseerd. 5. Samenwerking Gemeente(n) Cliënten(raad) Ketenpartners Andere gecertificeerde instellingen Verbinding jeugdbescherming jeugdreclassering 6. Implementatie en borging 7. Planning 8. Projectstructuur 9. Communicatie 10. Begroting met toelichting 8
Bijlage 2 begrotingsformulier: Zie bijgevoegd excel format 9