Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Hoofdbestuur van de Laboratoria Instructie Toewijzing analyses aan derde laboratoria in het kader van het Controleprogramma Versie 05 Datum van toepassing 2010/11/19 Verantwoordelijke administratie bestemmelingen Bestuur van de Laboratoria Directie en medewerkers Bestuur Laboratoria De externe laboratoria Naam functie / dienst Datum Handtekening Opgesteld door: Brigitte Pochet Attaché 2010-11-18 (get.) Nagezien door Marina Naccarato Kwaliteitsverantwoordelijke 2010-11-18 (get.) Goedgekeurd door: Geert De Poorter Directeur-generaal Bestuur Laboratoria 2010-11-19 (get.) LAB I 509 toewijzing analyses derde labo -v.05 - nl -1/7
Overzicht herziening van het document Herziening door/datum* Brigitte Pochet / 2008/11/21 Rudi Vermeylen / 2009/03/03 Brigitte Pochet / 2009/09/16 Rudi Vermeylen 2009/11/20 Brigitte Pochet / 2010/11/18 Reden van herziening Tekstdeel / draagwijdte van de herziening Aanpassing versie 2 van de procedure 2007 /16/ LAB (LAB-00-P-13) Aanpassing uiterste responsdatum laboratoria 5 Aanmaak van een procedure LAB P 509 «uitvoering en voortgangsbewaking van het analyseplan» waarin deze instructie is verwerkt Aanpassing in functie van dienstnota GDP/AF/LABO/374438 en naar aanleiding van de implementatie van een nieuwe versie van Alfa Aanpassing ten gevolge van de implementatie van LABNET, module uitbesteding Deze procedure wordt een instructie * Het verschil tussen de huidige datum en de laatste herziening mag niet meer dan 5 jaar bedragen. Revisienummer en indien van toepassing het jaar aanpassen. Na goedkeuring de datum van toepassing aanpassen rekening houdend met de tijd om de betrokken medewerkers te informeren. De wijzigingen ten opzichte van de vorige versie worden gemarkeerd DOOR INSTELLEN VAN DE Word_functie wijzigingen bijhouden : - nieuwe tekst: rode kleur; - tekst die wegvalt: blauw en doorhalen; - verticale lijn in marge naast de wijziging. Trefwoorden : Externe laboratoria - Controleprogramma - Analyses LAB I 509 toewijzing analyses derde labo -v.05 - nl -2/7
TOEWIJZING ANALYSES AAN DERDE LABORATORIA IN HET KADER VAN HET CONTROLEPROGRAMMA INHOUDSTABEL 1 DOEL... 4 2 TOEPASSINGSGEBIED... 4 3 WETTELIJKE EN NORMATIEVE DOCUMENTEN... 4 4 DEFINITIES EN AFKORTINGEN... 4 5 TOEWIJZING ANALYSES AAN DE DERDE LABORATORIA IN HET KADER VAN HET CONTROLEPROGRAMMA... 5 6 VERWIJZING NAAR BIJHORENDE PROCEDURES, INSTRUCTIES, DOCUMENTEN, FORMULIEREN OF LIJSTEN... 7 6.1 PROCEDURES/FORMULIEREN... 7 7 BIJLAGEN... 7 LAB I 509 toewijzing analyses derde labo -v.05 - nl -3/7
TOEWIJZING ANALYSES AAN DERDE LABORATORIA IN HET KADER VAN HET CONTROLEPROGRAMMA 1 Doel Deze procedure heeft tot doel een leidraad te zijn voor de externe laboratoria om op een uniforme manier de Formulier LAB P 509 F01 module uitbesteding van LABNET van het controleprogramma in te vullen en zich zo kandidaat te stellen voor uitvoering van analyses in het kader van het Controleprogramma van het Agentschap. 2 Toepassingsgebied nvt 3 Wettelijke en normatieve documenten nvt 4 Definities en afkortingen nvt LAB I 509 toewijzing analyses derde labo -v.05 - nl -4/7
5 TOEWIJZING ANALYSES AAN DE DERDE LABORATORIA IN HET KADER VAN HET CONTROLEPROGRAMMA Vooraleer over te gaan tot de inschrijving moeten de laboratoria hun administratieve gegevens controleren in de module Algemene informatie van LABNET, met name het (de) dispatchingcentrum/(a) of het labo wil(len) de monsters komen ophalen. Eventuele fouten moeten via het volgende e-mailadres worden medegedeeld ; erkenninglabo@favv.be. De laboratoria moeten het vak EMAS / ISO 14001 (luik interne FAVV ) aanvinken als ze een dergelijk systeem in hun organisatie hebben ingevoerd. Inschrijving voor het Controleprogramma gebeurt via de module uitbesteding van LABNET. Zie de bijlage LAB I 509 D01 LABNET : uitbesteding en inschrijving voor het controleprogramma. Voor wat de doorlooptijd betreft, moet het labo invullen wat de doorlooptijd (in werkdagen) is in normale, niet dringende omstandigheden. In EXTLAB wordt de doorlooptijd gerekend vanaf de werkdag volgend op het moment dat het laboratorium geïnformeerd werd dat het te analyseren monster ter zijner beschikking is in het aangegeven dispatchingcentrum. Voor wat de prijs betreft, moet het labo de VOLLEDIGE prijs per analyse invullen, ongeacht het aantal monsters, een eenheidsprijs dus. Deze prijs mag niet degressief zijn in functie van het aantal van monsters. In deze eenheidsprijs moet alles vervat zitten (analysekost, dossierkost, afhaalkost in de dispatchingcentrum,.). Voor de microbiologische analyses moet de opgegeven prijs de kosten van de analyse inclusief de kosten van de eventuele bevestigingsanalyse omvatten. Voor de chemische analyses heeft de te vermelden prijs betrekking op de globale eenheidsprijs van de initiële analyses (vb. ; screeningsanalyses). Indien de initiële chemische analyse een positief resultaat heeft gegeven, en een bevestigingsanalyse nodig is, moet de prijs voor deze bevestigingsanalyse worden ingevoerd in het veld commentaar. Alle prijzen dienen opgegeven te zijn EXCLUSIEF BTW. Bij het niet naleven van de afgesproken doorlooptijden om redenen extern aan het FAVV, bekomt het FAVV prijsreductie (zie dienstnota GDP/AF/LABO/374438). Voor wat de microbiologische analyses betreft, worden de methoden opgelegd sinds 1 januari 2008 overeenkomstig de nota BP/LABO/ 188590 van 19 oktober 2007. De lijst van de erkende methoden in microbiologie wordt twee keer per jaar geactualiseerd en is beschikbaar op de website van het FAVV. Voor wat de accreditatie betreft, moet het laboratorium voor de gevraagde analyses op de gegeven matrix het overeenstemmende vak aanvinken indien het geaccrediteerd is, uitvinken indien het niet geaccrediteerd is, of grijs maken indien het gedeeltelijk geaccrediteerd is. Indien het labo voor de betrokken analyses nog niet geaccrediteerd is, moet het in de kolom commentaar aangeven of het labo in de toekomst deze accreditatie wil behalen alsook wanneer het hiervoor geaccrediteerd wil zijn. LAB I 509 toewijzing analyses derde labo -v.05 - nl -5/7
Voor wat de erkenning betreft, moet het laboratorium voor de gevraagde analyses op de gegeven matrix het overeenstemmende vak aanvinken indien het erkend is, uitvinken indien het niet erkend is of grijs maken indien het over een advies van het FAVV beschikt. Voor wat het veld commentaar betreft : naast de eventuele gegevens over de prijs van een chemische bevestigingsanalyse, en de toestand omtrent de ontwikkeling van de accreditatie (zie hierboven), wordt ook gevraagd dit veld te gebruiken om de interne referentie(s) van het labo van de voorgestelde methoden aan te geven, maar uitsluitend voor de analyses van residuen en bestrijdingsmiddelen. Indien het laboratorium een offerte indient voor een bepaalde analyseplanlijn, terwijl het voor de betreffende analyse noch geaccrediteerd, noch erkend, dan is het gehouden, om op eenvoudig verzoek van het FAVV, binnen de 10 werkdagen en met het oog op een documentaire audit, de betreffende methode(n) en validatiedossier(s) over te maken (Procedure LAB P 520). Het is mogelijk dat dezelfde Parameter en Matrix combinatie meerdere malen voorkomt. Dit is geen fout maar komt omdat dezelfde combinatie door de controlediensten in verschillende sectoren kunnen bemonsterd worden (primaire productie/transformatie/distributie). DG LABORATORIA zal aan de hand van de ontvangen antwoorden een keuze van labo( s) maken per programmatielijn (CP lijn). Indien een labo is gekozen, mag er normaliter van uitgegaan worden dat voor wat de microbiologische analyses betreft, het geselecteerde labo tussen de 30% en 100% van de monsters mag verwachten en voor alle andere analyses 80% en 100%. Indien het Agentschap het echter noodzakelijk vindt om toch meerdere laboratoria ter beschikking te houden voor een bepaalde analyse, zal er met alle kandidaten contact opgenomen worden om een concreet geschat percentage door te geven per kandidaat. De criteria die voor de toewijzing zullen gehanteerd worden zijn : Bereidheid tot het ophalen van de monsters in het dispatchingcentrum waar de monsters door het eigen transport initieel zijn afgezet Analyses die moeten uitgevoerd worden in het kader van contracten als Referentielaboratoria Accreditatie, erkenning en bericht LOD/LOQ of in de voorkomende gevallen CCα/CCβ Prijs (excl. BTW) Invoering door het labo van een EMAS of ISO 14001 systeem Het niet bereid zijn van een laboratorium om mee te werken aan dit analyseplan heeft geen enkele weerslag op het ontvangen van een erkenning of andere opdrachten welke het labo op dit moment uitvoert voor het Agentschap. Sinds 1 januari 2008 moeten alle analyseresultaten onmiddellijk in EXTLAB ingegeven worden overeenkomstig procedure MEEDELEN VAN DE ANALYSERESULTATEN VAN EXTERNE LABS AAN HET FAVV met referentie 2007/36/LAB/NL/DISPATCH/P010. Alleen de beproevingsverslagen van de niet-conforme resultaten moeten opgestuurd worden. LAB I 509 toewijzing analyses derde labo -v.05 - nl -6/7
6 Verwijzing naar bijhorende procedures, instructies, documenten, formulieren of lijsten 6.1 Procedures/formulieren Procedure LAB P 503 : Meedelen van de analyseresultaten van externe labs aan het FAVV. Procedure LAB P 520 : Opstellen van een bericht over de toewijzing van analyses in het geval van een niet-erkend laboratorium Formulier LAB P 509 F02 : «nota aan de labos : analyseplan 20XX». 7 Bijlagen Formulier LAB P 509 F01 : Toewijzing analyses aan de derde laboratoria in het kader van het Controleprogramma Document LAB I 509- D01 LABNET : uitbesteding en inschrijving voor het Controleprogramma LAB I 509 toewijzing analyses derde labo -v.05 - nl -7/7