Tenure Track Beleid TU Delft

Tenure Track Beleid TU Delft EEN TU DELFT BREED KADER VOOR INSTROMENDE UD S DIRECTIE HR Definitief 2-7-12 1

1. Achtergrond 2. Doel van deze notitie 3. Inrichting Tenure Track beleid 4. Verantwoordelijkheden 5. Faculteit specifieke invulling 6. Voordelen van een succesvol Tenure Track Beleid 7. Randvoorwaarden voor een succesvol Tenure Track beleid Bijlage 1. Aangestelde Tenure Trackers per faculteit Bijlage 2. Profiel van kandidaat Tenure Tracker bij aanstelling Bijlage 3. Voorbeeld schriftelijke vastlegging aanstellingsafspraken Bijlage 4. Voorbeelden inrichten proces aanbieden tenure positie 2

1. Achtergrond HR Strategie Een hoge kwaliteit van de wetenschappelijke staf is een kritische succesfactor om erkend te worden als een university of technology van wereldniveau. Daarom vormt het aantrekken, behouden en ontwikkelen van excellent personeel één van de belangrijkste strategische doelstellingen in de HR Strategie 2010-2014 ( Freedom to Excel ). Voor de versterking van het wetenschappelijke personeel zoekt de TU Delft naar toptalent met monodisciplinaire vakkennis, multidisciplinaire belangstelling en ervaring, toepassingsgerichtheid, didactische kwaliteiten en brede competenties (op het gebied van netwerken, ondernemerschap, leiderschap, organisatie en communicatie). Het is vervolgens essentieel dat mensen zich blijven ontwikkelen en doorstromen naar passende functies. Tenure Track De kernloopbaan van de wetenschappelijke staf verloopt volgens de HR Strategie van Universitair Docent naar Universitair Hoofddocent en vervolgens tot Hoogleraar. Dit zijn de allround-functies waarin aan de verwevenheid van onderzoek, onderwijs en valorisatie vorm wordt gegeven. Organisatorische en leiderschapskwaliteiten zijn hiervoor een vereiste. Om de concurrentie met het internationale veld aan te kunnen, biedt de TU Delft jonge wetenschappelijke talenten een aanstelling aan op basis van Tenure Track. In het Tenure Trackprogramma krijgen high potentials de kans zich, met structurele ondersteuning en begeleiding, te ontwikkelen en in te stromen in een vaste UD-positie. Een overkoepelend begeleidingsprogramma voor Tenure Track talenten wordt ontwikkeld, inclusief op de Tenure Track toegesneden opleidingen en coaching. Aan het einde van het traject wordt hoe dan ook een vaste aanstelling verleend als de Tenure Tracker over bewezen wetenschappelijke groeipotentie beschikt. Tenure Trackers die niet aan deze eis voldoen krijgen van de TU Delft goede begeleiding bij het zoeken naar mogelijkheden voor een loopbaan buiten de TU Delft. Jong talent krijgt bij bewezen kwaliteiten een vast contract en de kans eventueel door te groeien naar een hoogleraarsfunctie. Voor de TU Delft heeft dit als voordeel dat ze als werkgever aantrekkelijker worden voor jong talent. 1 Het invoeren van het tenure track beleid zal er waarschijnlijk toe leiden dat de samenstelling van de wetenschappelijke kernstaf (UD/UHD/HL) een minder piramidale vorm zal krijgen. 1 Om deze reden hebben de meeste Nederlandse universiteiten inmiddels Tenure Tracks ingericht. Zie: In perspectief. Trendrapportage universiteiten 2000-2020, VSNU: Den Haag (http://www.vsnu.nl/subsites/trendrapportage.htm). 3

2. Doel van deze notitie Sinds enige jaren is een aantal faculteiten begonnen met het aanstellen van nieuwe UD s als Tenure Trackers. De mate waarin, en de wijze waarop, dat gebeurt, varieert per faculteit (zie Bijlage 1). Doordat een algemeen TU Delft breed kader tot nu toe ontbrak, bestaat er onduidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen bij aanvang en gedurende het Tenure Track traject. Zowel vanuit de kant van de organisatie als vanuit de Tenure Trackers zelf. Bij diverse gelegenheden kwam naar voren dat er onvrede heerst bij enkele al aangestelde Tenure Trackers. Ze ervaren een hoge druk om op alle fronten goed te presteren, maar vinden dat ze te weinig geholpen worden om hieraan te voldoen (daarnaast ervaren ze een discrepantie met de eisen die in het verleden gesteld werden bij het aanstellen van de zittende staf 2 ). Ook hebben Tenure Trackers veel vragen waarop ze in hun beleving geen helder antwoord krijgen: hoe lang duurt het traject, wie beoordeelt me, welke criteria worden daarbij gebruikt en worden deze wel consequent toegepast 3, hoe ziet het proces tot het komen van een vaste aanstelling eruit, et cetera. Doel van deze notitie is het ontwikkelen van een TU Delft breed kader voor het Tenure Track beleid. Dit kader dient er voor te zorgen dat: - de kwaliteit van het Tenure Track beleid op het niveau van de TU Delft gewaarborgd wordt, - faculteiten handvaten krijgen voor het verder ontwikkelen van het Tenure Track beleid, - Tenure Trackers meer duidelijkheid krijgen over wat er van hen verwacht wordt en waar ze op kunnen rekenen. Het TU Delft brede kader zoals beschreven in deze notitie is van toepassing op alle nieuw instromende UD s en niet op de huidige groep in dienst zijnde UD ers. Voor de zittende Tenure Trackers zal per persoon bekeken worden wat dit TU Delft brede kader voor hen betekent. De in deze notitie beschreven inrichting van het Tenure Track Beleid geldt TU Delft breed (paragraaf 3 en 4). Hierbinnen hebben faculteiten op een aantal punten de ruimte hier een eigen invulling aan te geven (paragraaf 5). 2 Van Engen, M.L., I.L. Bleijenbergh en C.J. Vinkenburg (2010). Structurele en culturele belemmeringen in de doorstroom van vrouwen naar hogere functies binnen de TU Delft. Delft: TU Delft (p.34). 3 Ibid. 4

3. Inrichting Tenure Track beleid In deze paragraaf wordt beschreven hoe het Tenure Track traject er uit ziet. De idee is dat met name bij de aanstelling van Tenure Trackers er een zorgvuldige selectie plaatsvindt en dat er goede afspraken worden gemaakt over hoe het Tenure Track Traject er uit komt te zien. Vervolgens wordt de voortgang tijdens de aanstelling tussentijds gemonitord en schriftelijk vastgelegd zodat Tenure Trackers tijdens hun aanstelling weten in hoeverre ze on track' zijn. Op het eind van de aanstelling als Tenure Tracker wordt bepaald of ze al dan niet een vaste aanstelling als UD krijgen, bij een positief besluit worden direct afspraken gemaakt over de te ondernemen vervolgstappen om binnen 0-4 jaar voor het UHD-schap te worden voorgedragen. Kern De kern van Tenure Track is dat, middels een strenge selectie bij de start, aan jonge, talentvolle wetenschappers, na een aanstelling voor bepaalde tijd en bij het voldoen aan vooraf bepaalde en goed gedefinieerde criteria, een dienstverband voor onbepaalde tijd wordt aangeboden. Met andere woorden: een ontwikkelingstraject ( track ) naar een aanstelling in vaste dienst ( tenure ). Voor wie Het Tenure Track systeem is van toepassing op alle UD-kandidaten die nieuw instromen in deze functie. Alle kandidaten doorlopen dan ook een vergelijkbaar, maar persoonlijk ingericht, programma en worden op dezelfde wijze begeleid en getoetst. De TU Delft kiest ervoor om Tenure Track voor te behouden aan kandidaten met de ambitie voor het hoogleraarschap en waarvan de TU Delft inschat dat ze hiervoor ook de potentie bezitten. Dit betekent overigens niet per definitie dat Tenure Trackers uiteindelijk ook hoogleraar (aan de TU Delft) worden. Slechts in uitzonderingsgevallen worden er tenure-track-afspraken gemaakt met kandidaten die zich, gelet op hun ervaring, direct kwalificeren voor een UHD-functie (hetzelfde geldt voor een HL-functie). Ofwel, het Tenure Track systeem geldt alleen voor nieuw instromende UD s en slechts in uitzonderingsgevallen voor nieuw instromende UHD s of HL. Het in deze notitie gestelde heeft uitsluitend betrekking op nieuwe instroom van UD s en laat de rechten en carrièreperspectieven van de zittende staf (UD/UHD/HL) dus onverlet. Aanstelling Voor Tenure Trackers geldt een zware aanstellingsprocedure. De minimale instroomeis voor een UD is een afgeronde promotie en postdocperiode of een gelijkwaardige onderzoeks- en/of ontwerpportfolio. Daarnaast gelden er een aantal criteria en benodigde competenties op het gebied van onderzoek, onderwijs en ambitie/drive (gebaseerd op de TU Delft breed vastgestelde WP criteria, zie voor een nadere uitwerking hiervan Bijlage 2). Bij de aanstelling van de Tenure Tracker worden er door de betrokken hoogleraar en afdelingsvoorzitter een aantal afspraken gemaakt met de Tenure Tracker. Hiervoor zijn de afdelingsvoorzitters verantwoordelijk (en de decanen eindverantwoordelijk). 5

De te maken afspraken en te stellen criteria moeten borgen dat de Tenure Tracker op het moment van vaste aanstelling: a) beter is dan het gemiddelde van de peergroep waar hij/zij deel van uit gaat maken (=de UD s/uhd s van de eigen afdeling); b) zich aantoonbaar ontwikkeld heeft tijdens de track en de potentie heeft uiteindelijk tot HL door te groeien (al dan niet aan de TU Delft). Om zeker te stellen dat de voorgestelde afspraken hieraan voldoen, laat de decaan zich adviseren door een faculteitsbrede Tenure Track commissie. De volgende afspraken met de Tenure Tracker worden schriftelijk vastgelegd en ondertekend door zowel de afdelingsvoorzitter, de betrokken hoogleraar als de decaan (voor een voorbeeld: zie Bijlage 3): In welke groep en onder leiding van welke hoogleraar de Tenure Tracker zal werken; Wat de Tenure Tracker bijdraagt bij op de gebieden onderzoek, onderwijs, valorisatie en organisatie (gebaseerd op de WP criteria van de TU Delft); Het persoonlijke ontwikkelingstraject inclusief de termijn waarin in dit programma ingestapt wordt (zie het Personal Development Program Tenure Track); Steun van de faculteit/afdeling bij het indienen van onderzoeksvoorstellen en het beheren van onderzoeksprojecten; Het opbouwen van internationale ervaring 4. De meeste personen die solliciteren, zullen beschikken over adequate buitenlandse ervaring. Mocht dit niet het geval zijn, dan kan worden afgesproken dat een periode doorgebracht zal worden bij een vooraanstaande buitenlandse onderzoeksgroep die op hetzelfde terrein werkzaam is; Afspraken over de jaarlijkse beoordelings- en evaluatiemomenten van de Tenure Tracker binnen de R&O cyclus van de afdeling. Daarbij wordt ook afgesproken hoe de jaarlijkse toetsing plaats vindt waarin wordt geconstateerd of het Tenure Track volgens afspraken en gestelde eisen verloopt; De duur van de tijdelijke aanstelling en de inschaling; Afspraken bij (tussentijdse) beëindiging; Afspraken over de evt. beschikbare onderzoeksbudgetten. Het Tenure Track traject Idealiter doet iemand na zijn/haar promotie een aantal jaren (internationale) postdoctorale ervaring op om vervolgens Tenure Tracker te worden. Tenure Trackers met enige jaren postdoc ervaring worden dan als tijdelijke UD2 (schaal 11) aangesteld voor een periode van in principe vijf jaar waarin de Tenure Tracker zich dient te bewijzen (zonder postdoc ervaring valt de inschaling lager uit). De periode kan naar beneden worden bijgesteld voor medewerkers die al enige jaren aan de TU Delft werken (met een minimumperiode van drie jaar). 4 Doel: internationale samenwerking en netwerkvorming stimuleren, ervaren van een internationaal beoordelingsklimaat en het ondergaan van een stimulerende invloed in het vormen van de eigen onderzoeklijn. 6

De tussentijdse resultaten van de Tenure Trackers worden voortdurend gemonitord - en schriftelijk vastgelegd - door de leidinggevenden 5 (minimaal 3 gesprekken tijdens het traject en 1 gesprek op het einde van het traject). In de jaarlijkse R&O-cyclus wordt aandacht besteed aan de ontwikkeling van het functioneren en wordt bekeken en vastgelegd in hoeverre men nog on track is (de ervaring leert dat Tenure Trackers die niet on track zijn binnen een aantal jaren uit zichzelf vertrekken). Tijdens het voorbereidingsoverleg wordt bezien of en wanneer de UD bevorderd kan worden tot UD1 (schaal 12). Tijdens het evaluatieoverleg wordt hierover de uiteindelijke beslissing genomen. Zo blijven alle partijen op de hoogte van de vorderingen en kan de leidinggevende binnen de context van de afdeling beter beoordelen of de Tenure Tracker zich voldoende ontwikkelt. De verwachting is dat de bevordering van UD2 naar UD1 binnen de Tenure Track periode plaatsvindt. De criteria voor het inschalen van de Tenure Trackers zijn gebaseerd op de resultaten van de medewerker op de gebieden van Onderzoek, Onderwijs, Valorisatie en Organisatie en Leidinggeven zoals vastgelegd in de TU Delft breed vastgestelde WP Criteria. 6 Hoe deze algemene WP criteria van de TU Delft nader uit te werken, en welke normeringen hierbij te hanteren, wordt overgelaten aan de faculteiten omdat deze per wetenschappelijke discipline kunnen verschillen. Einde aanstelling Aan het eind van de periode maken leidinggevenden de betrokken hoogleraar en afdelingsvoorzitter - de balans op en stellen ze met de Tenure Track commissie vast of betrokkene voldoet. Bij het maken van deze balans worden de aanstellingsafspraken en R&O-beoordelingen expliciet betrokken. Er wordt alleen een tenure (vaste) aanstelling aangeboden als betrokkene aan de van tevoren gestelde criteria en afspraken voldoet. Indien een Tenure Tracker een vaste aanstelling krijgt, dan worden er met hem/haar afspraken gemaakt over de te ondernemen vervolgstappen in zijn/haar loopbaan om binnen 0-4 jaar voor het UHD-schap voorgedragen te worden. Verlenging De duur van het afgesproken traject kan, in overeenstemming met het bepaalde in artikel 6.5a lid 3 CAO-NU, worden verlengd met de duur van het genoten zwangerschaps- en bevallingsverlof of een langere periode van ziekte of arbeidsongeschiktheid, tenzij zwaarwegende bedrijfsbelangen zich hiertegen verzetten. Indien betrokkene niet voldoet aan de eisen zoals gesteld aan het begin van de aanstelling kan de aanstelling als Tenure Tracker met maximaal één jaar worden verlengd. In deze periode zal de werkgever, indien nodig, ondersteuning verlenen bij het zoeken naar mogelijkheden voor het voortzetten van de loopbaan elders. Die ondersteuning zal plaatsvinden door zowel de leidinggevenden, die daarvoor hun netwerk zullen inzetten, als desgewenst door een extern bureau. 5 Hoogleraren treden op als 1 e beoordelaar en afdelingsvoorzitters als medebeoordelaar. 6 https://intranet.tudelft.nl/live/pagina.jsp?id=422c68c4-d404-4d86-a914-78e26b67e9ff&lang=nl. 7

Het is van groot belang dat er tijdig op een eerlijke en open wijze wordt gecommuniceerd over de haalbaarheid van mogelijke vervolgstappen in de loopbaan, zowel binnen als buiten de academische wereld. Het mag voor de Tenure Tracker geen verassing zijn als een vaste aanstelling uitblijft. Personal Development Program Tenure Track Om een Tenure Track te laten slagen, is een goede begeleiding van groot belang. Binnen de TU Delft loopt een programma met gezamenlijke activiteiten voor alle Tenure Trackers. Dit Personal Development Program Tenure Track heeft als doel een gestructureerd loopbaan- en persoonlijk ontwikkeltraject aan te bieden om de wetenschapper in de Tenure Track periode zo goed mogelijk te begeleiden. In het programma ligt de nadruk op het ontwikkelen van persoonlijke- en managementvaardigheden. Daarnaast is er ook aandacht voor de procesbegeleiding bij eventuele uitstroom. Alle medewerkers met een Tenure Track aanstelling volgen eenmaal het Personal Development Program Tenure Track. Dit programma wordt jaarlijks aangeboden en bestaat uit de volgende onderdelen: Intervisie 7 gericht op: o de persoonlijke ontwikkeling o vergroten probleemoplossend vermogen o kennisdeling en uitwisseling Persoonlijk ontwikkelplan (POP) Gedurende het intervisietraject zal de deelnemer persoonlijke leerdoelen formuleren en vastleggen in de vorm van een POP met als doel om hierover met de leidinggevende verder afspraken te maken en om als input te gebruiken in de R&O-cyclus. Mentoring Ervaren wetenschappers (bij voorkeur van een andere afdeling of faculteit) fungeren als klankbord, adviseur en gids met betrekking tot o.a. loopbaanvragen, persoonlijke ontwikkeling en het opbouwen van een netwerk binnen en buiten de TU Delft. Een op de Tenure Trackers afgestemd overzicht van een modulair opleidingsaanbod, dat aansluit bij de kennis, vaardigheden en competenties van een Tenure Tracker. Tussen de Tenure Tracker en de leidinggevende worden afspraken gemaakt over de te volgen opleidingen. De invulling van de bovenstaande vier onderdelen van dit Personal Development Program Tenure Track en de kosten - wordt nog nader uitgewerkt. 7 Overleggen tussen de Tenure Trackers zelf, gefaciliteerd vanuit HR Talent. 8

Samenvatting inrichting Tenure Track beleid Alle UD s die nieuw aan de TU Delft instromen, krijgen in principe een tijdelijke- Tenure Track aanstelling van vijf jaar (de duur van de aanstelling kan naar beneden worden bijgesteld voor medewerkers die al enige jaren aan de TU Delft werkzaam zijn waarbij een minimum geldt van drie jaar). De TU Delft kiest ervoor om Tenure Track voor te behouden aan kandidaten met de ambitie voor het hoogleraarschap en waarvan de TU Delft inschat dat ze hiervoor ook de potentie bezitten. Bij het aanstellen van Tenure Trackers worden inhoudelijke afspraken gemaakt en afspraken op het gebied van de persoonlijke ontwikkeling. Deze afspraken worden, na toetsing door een Tenure Track commissie, schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de afdelingsvoorzitter, de betrokken hoogleraar en de decaan. De genoemde afspraken moeten borgen dat de Tenure Tracker op het moment van vaste aanstelling beter is dan het gemiddelde van de peergroep waar hij/zij deel uit van gaat maken (=de UD s/uhd s van de eigen afdeling) en zich aantoonbaar ontwikkeld heeft tijdens de track en de potentie heeft uiteindelijk tot HL door te groeien. De tussentijdse resultaten van de Tenure Trackers worden gemonitord en schriftelijk vastgelegd door de leidinggevenden. M.b.v. een gedegen jaarlijkse R&Ocyclus wordt bezien in hoeverre Tenure Trackers on track zijn. Tenure Trackers nemen deel aan het Personal Development Program Tenure Track. Na vijf jaar wordt bepaald of de Tenure Tracker een tenure (vaste) aanstelling krijgt aangeboden, op basis van de aan de start gemaakte afspraken. Indien een Tenure Tracker een vaste aanstelling krijgt, dan worden er met hem/haar afspraken gemaakt over de te ondernemen vervolgstappen in zijn/haar loopbaan om binnen 0-4 jaar voor het UHD-schap voorgedragen te worden. Indien betrokkene niet voldoet, dan kan de aanstelling als Tenure Tracker met maximaal één jaar worden verlengd. In deze periode zal de werkgever, indien nodig, ondersteuning verlenen bij het zoeken naar mogelijkheden voor het voortzetten van de loopbaan elders. 9

4. Verantwoordelijkheden In deze paragraaf worden de verantwoordelijkheden beschreven van de verschillende actoren die bij het Tenure Track traject betrokken zijn. Hoogleraren begeleiden als leidinggevende de Tenure Trackers en treden op als 1 e beoordelaar. Afdelingsvoorzitters vormen medebeoordelaars van Tenure Trackers en zijn verantwoordelijk voor het maken van de aanstellingsafspraken met de Tenure Trackers en voor het richten van voorstellen aan de decaan om Tenure Trackers vast in dienst te nemen. Decanen zijn eindverantwoordelijk voor de aanstellingsafspraken met de Tenure Trackers en voor het al dan niet vast in dienst nemen van Tenure Trackers. Om te borgen dat binnen faculteiten op een uniforme wijze wordt omgegaan met aanstellingen van Tenure Trackers, buigt een Tenure Track commissie zich jaarlijks over de R&O-resultaten van de Tenure Trackers (faculteiten kunnen bepalen of deze commissie al dan niet identiek is aan het Facultaire MT). HR is betrokken bij alle verschillende fasen van het Tenure Track traject (aanstelling, voortgang, beoordeling en einde aanstelling) en voert hier procesregie op. Tenure Tracker De Tenure Tracker zal zich actief moeten inzetten om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor zijn/haar persoonlijke en wetenschappelijke ontwikkeling. De Tenure Tracker moet zich vergewissen van de eisen die door de faculteit worden gesteld, en zich medeverantwoordelijke voelen om die te realiseren. Mentor Ervaren wetenschappers (bij voorkeur van een andere afdeling of faculteit) fungeren als klankbord, adviseur en gids met betrekking tot o.a. loopbaanvragen, persoonlijke ontwikkeling en het opbouwen van een netwerk binnen en buiten de TU Delft. Mentoring maakt onderdeel uit van het eerder beschreven Personal Development Program Tenure Track. Hoogleraar De hoogleraren coachen als leidinggevenden Tenure Trackers in hun ontwikkeling naar zelfstandigheid en zijn medeverantwoordelijk voor het maken van de aanstellingsafspraken. De begeleiding is gericht op onder meer het bouwen van een internationale zichtbaarheid op het betreffende onderzoekgebied. Hoogleraren zien toe dat bij de beoordeling van Tenure Trackers alle WP criteria van de TU Delft gehanteerd worden en treden op als de 1 e beoordelaar. Afdeling en afdelingsvoorzitter De begeleidende rol van de Tenure Trackers ligt primair binnen de afdeling. Zaak is dan ook dat de afdeling/afdelingsvoorzitter zich kan identificeren met de facultaire criteria en wensen rond de Tenure Track. De afdelingsvoorzitter is verantwoordelijk voor het maken van de aanstellingsafspraken met de Tenure Trackers. Tevens begeleidt hij/zij dit proces binnen de afdeling, neemt hij/zij als medebeoordelaar deel aan de jaarlijkse R&O-gesprekken met alle Tenure Trackers en signaleert en treedt hij/zij op bij problemen. Tot slot richt de afdelingsvoorzitter voorstellen aan de decaan om Tenure Trackers een vaste aanstelling aan te bieden. 10

HR HR adviseurs of managers maken onderdeel uit van de Tenure Track selectiecommissies. Verder is HR betrokken bij de totstandkoming van de on track beoordeling en vraagt hier expliciet om in voorbereidings- en evaluatieoverleggen. Uiteraard kan de Tenure Tracker advies vragen aan de HR-adviseur over loopbaanmogelijkheden, opleiding en training. HR bewaakt verder het proces rondom de Tenure Track aanstelling en geeft gevraagd en ongevraagd signalen in geval van knelpunten en beslismomenten. HR is dus zowel betrokken bij de aanstelling, de voortgang en beoordeling en bij het eventueel vast in dienst nemen van Tenure Trackers en voert hier procesregie op uit om te zorgen dat de verschillende fases consistent op elkaar aansluiten. Tenure Track commissie / Facultaire MT Om te borgen dat binnen de faculteit op een uniforme wijze inhoud wordt gegeven aan Tenure Track aanstellingen, buigt de faculteitsbrede Tenure Track commissie zich jaarlijks over de R&O resultaten van alle Tenure Trackers 8. Er vindt geen afzonderlijke rapportage plaats aan deze commissie, maar de R&O rapportage van Tenure Trackers wordt zodanig ingericht dat de commissie hiermee een helder totaal beeld krijgt en het proces kan volgen. De bevindingen van de commissie worden door de betrokken afdelingsvoorzitter teruggekoppeld aan de betreffende hoogleraar. De Tenure Track commissie speelt dus een rol bij de totstandkoming van de eisen die aan Tenure Trackers gesteld worden en wordt geïnformeerd over hun voortgang via de R&O-resulaten. Uiteindelijk adviseert de Tenure Track commissie de decaan m.b.t. het aanbieden van een vaste aanstelling. Het is aan de faculteiten om te bepalen of de Tenure Track commissie al dan niet identiek is aan het Facultaire MT. Decaan De decaan is eindverantwoordelijk voor het maken van de aanstellingsafspraken met de Tenure Trackers en voor het al dan niet aanbieden van een tenured positie binnen de faculteit. CvB Het CvB stelt het TU Delft brede kader voor het Tenure Track beleid vast en bewaakt de uitvoering daarvan. 8 Bij de meeste faculteiten maken onderwijsdirecteuren deel uit van de MT s. 11

5. Faculteit specifieke invulling In de vorige paragrafen zijn de kaders geschetst van een TU Delft breed Tenure Track beleid. Binnen dit kader is het voor faculteiten mogelijk om waar nodig en evt. per afdeling inkleuring te geven voor hun verwachtingen ten aanzien van het aanstellen en begeleiden van Tenure Trackers. Hierbij gaat het om de volgende aspecten: Hoe de algemene WP criteria van de TU Delft op het gebied van onderzoek, onderwijs, valorisatie en organisatie nader uit te werken passend bij de wetenschappelijke disciplines van de faculteit. De facultaire HR-managers zullen dit uitwerken van de criteria coordineren en afstemmen met de facultaire MT s; Het al dan niet toekennen van onderzoeksbudgetten aan de Tenure Trackers; Of de Tenure Track commissie al dan niet identiek is aan het facultaire MT. Hoe de procedures rondom het aanbieden van een tenure exact in te richten (zie Bijlage 4 voor een beschrijving van de wijze waarop een aantal faculteiten dit hebben ingericht). 12

6. Voordelen van een succesvol Tenure Track beleid Voordelen voor de TU Delft o o o Verbeteren van de concurrentiepositie bij het werven van WP door loopbaanontwikkeling in lijn te brengen met de internationale markt; Als universiteit/faculteit aantrekkelijk worden voor WP talent door het aanbieden van duidelijke loopbaanperspectieven; Actief te werken aan een WP personeelssamenstelling op facultair niveau die in staat is om naar internationale eisen succesvol te zijn in onderwijs en onderzoek. Voordelen voor de Tenure Tracker o Uitzicht op een tenure positie als UD en een evt. doorgroei tot HL - aan een Worldclass University waarbij bewezen kwaliteiten een leidende rol spelen; o De criteria liggen vooraf vast, evenals de wijze waarop en door wie men beoordeeld gaat worden. Hierdoor ontstaat meer duidelijkheid over de verwachtingen van de organisatie zodat desgewenst gekozen kan worden voor een carrièreswitch op een leeftijd waarop nog voldoende andere mogelijkheden aanwezig zijn; o Deelname aan het Personal Development Program Tenure Track; o De mogelijkheid een periode door te brengen bij een vooraanstaande buitenlandse onderzoeksgroep die op hetzelfde terrein werkzaam is; o Indien betrokkene niet voldoet aan de eisen zoals gesteld aan het begin van de aanstelling kan de aanstelling met maximaal één jaar worden verlengd. In deze periode zal de werkgever, indien nodig, ondersteuning verlenen bij het zoeken naar mogelijkheden voor het voortzetten van de loopbaan elders. 13

7. Randvoorwaarden voor een succesvol Tenure Track beleid Randvoorwaarden o Alle nieuw instromende UD s krijgen eerst een tijdelijke Tenure Track aanstelling van in principe vijf jaar (de duur van de aanstelling kan naar beneden worden bijgesteld voor medewerkers die al enige jaren aan de TU Delft werkzaam zijn waarbij een minimum geldt van drie jaar). Dit om hun potentieel vast te stellen voordat ze vast in dienst worden genomen. o Het functioneren en de ontwikkeling van de Tenure Trackers moet elk jaar in de R&O-cyclus aan bod komen en niet pas op het einde van de 5-jarige aanstelling. o Bij het beoordelen van Tenure Trackers moet het facultaire niveau in voldoende mate betrokken zijn. o Om te voorkomen dat Tenure Trackers te eenzijdig gericht raken op onderzoek - en daardoor wellicht niet in aanmerking komen voor een tenure positie (en/of t.z.t. niet voor een bevordering tot UHD) - is het van belang ook onderwijsafspraken met de Tenure Trackers te maken analoog aan de onderwijsafspraken die met alle UD s worden gemaakt. o De TU Delft breed vastgestelde WP criteria voor de functies van UD, UHD en HL gelden voor alle faculteiten. o Begeleiders van Tenure Trackers dienen niet alleen oog te hebben voor inhoudelijke competenties maar ook voor competenties gericht op leiderschap, resultaatgerichtheid, zelfreflectie, coachen, inzicht in leerprocessen, omgaan met anderen en cultuurverschillen, mondelinge communicatie en overtuigingskracht. o Als Tenure Trackers een tijdelijke aanstelling krijgen voor een periode van maximaal vijf jaar, dan dient de hiervoor benodigde financiering op voorhand door de faculteiten gegarandeerd zijn. o Het na 5 jaar al dan niet vast in dienst nemen van een Tenure Tracker, mag niet afhangen van de financiële situatie van een faculteit. Deze financiering moeten faculteiten vooraf garanderen. o Faculteiten ontwikkelen een strategisch beleid rondom de instroom, doorstroom en uitstroom van haar personeel (dit strategisch beleid is zowel ingebed in de meerjarenplannen van de TU Delft als in de meerjarenplannen van de faculteiten en afdelingen). 14

Bijlage 1. Aangestelde Tenure Trackers per faculteit UD s per faculteit peildatum 19-12-2011 (alleen bezoldigden, in fte) Faculteit UD s vast UD s tijdelijk uitzicht op UD s tijdelijk (ud-medewerkervasttijdelijk) vast (ud-medewerker- Tenure tracker Medewerker TOTAAL CiTG 28,00 4,70 1,80 8,60 43,10 EWI 39,05 18,00 0,00 2,00 59,05 IO 32,85 2,00 1,00 4,20 40,05 LR 29,80 3,00 1,00 6,00 39,80 3mE 30,90 20,80 2,00 0,80 54,50 TNW 41,20 27,80 0,00 0,20 69,20 TBM 51,18 1,00 1,00 13,40 66,58 BK 55,63 0,00 0,00 1,40 57,03 OTB 6,80 0,00 0,00 0,00 6,80 TOTAAL 315,41 77,30 6,80 36,60 436,11 Bron: HR Services (19-12-11) Het aantal Tenure Trackers in tijdelijke dienst (77,3 fte) ligt inmiddels hoger dan het aantal UD s in tijdelijke dienst (36,6 fte). Dit is vooral het geval bij EWI, 3mE en TNW. 15

Bijlage 2. Profiel van kandidaat Tenure Tracker bij aanstelling De criteria zoals hieronder weergegeven, hebben betrekking op het aanstellen van kandidaten als Tenure Tracker. Voor de inschaling van Tenure Trackers als UD2 of UD1, en voor het aanbieden van een tenured positie, gelden de TU Delft breed vastgestelde WP criteria gebaseerd op de verwachte bijdragen in onderzoek, onderwijs, valorisatie en organisatie. 9 Algemeen o Kandidaat is gepromoveerd en heeft (internationale) ervaring als postdoc of kandidaat heeft een gelijkwaardig onderzoeks- en/of ontwerpportfolio. Onderzoek o Kandidaat heeft zelfstandig onderzoek verricht, en aantoonbaar zelfstandig zorg gedragen voor afbakening en structurering van eigen onderzoek, blijkend uit peer-reviewed publicaties. o Kandidaat heeft zicht op het onderzoeksgebied waarin hij/zij vernieuwing wil aanbrengen (kennis, ambitie, self-propelling). o Kandidaat heeft bij voorkeur gebleken werfkracht in, of tenminste ervaring met, het verwerven van 2 e en 3 e geldstroom projecten. o Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met inhoudelijke bijdrage aan werkgroepen, commissies of projectteams op het gebied van onderzoek. Onderwijs o Kandidaat heeft ervaring in het verzorgen, ontwikkelen en onderhouden van reguliere onderwijsonderdelen van een onderwijsprogramma. o Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met inhoudelijke bijdragen aan werkgroepen, commissies of projectteams op het gebied van onderwijs. o Kandidaat heeft ervaring met het inhoudelijk begeleiden van studenten en/of promovendi. Ambitie/drive o Kandidaat kiest vanuit ambitie voor een wetenschappelijke carrière. o Kandidaat accepteert prestatiegericht loopbaanbeleid. o Kandidaat is bereid tot aanvullende training en opleiding in de sfeer van voortgezette professionalisering en zich hierin te laten coachen. 9 https://intranet.tudelft.nl/live/pagina.jsp?id=422c68c4-d404-4d86-a914-78e26b67e9ff&lang=nl 16

Bijlage 3. Voorbeeld schriftelijke vastlegging aanstellingsafspraken Beschrijving van de Tenure Track periode Duur van de Tenure Track periode Invulling onderdelen van de Tenure Track periode Onderzoeksrichting Onderzoeksoutput Onderwijsinzet incl. begeleiding van studenten en promovendi Opbouwen van internationale ervaring Netwerk verbreden en uitbreiden Acquisitie Individuele aanvragen t.b.v. onderzoeksfinanciering Gezamenlijke aanvragen t.b.v. onderzoeksfinanciering Deelname en instroom in Personal Development ProgramTenure Track Bijdragen aan de organisatie/afdeling (incl. valorisatie) Verantwoordelijkheden en randvoorwaarden vanuit de afdeling: Begeleiding Hoogleraar Steun bij het indienen van onderzoeksvoorstellen en het beheren van onderzoeksprojecten Inschaling en salariëring Evt. beschikbare onderzoeksbudgetten Afspraken jaarlijkse beoordelings- en evaluatiemomenten (R&O-cyclus) 17

Bijlage 4. Voorbeelden inrichten proces aanbieden tenure positie EWI Stap 0 Tijdens de R&O-cyclus wordt jaarlijks vastgesteld of de betrokken Tenure Tracker nog on track ligt. Aan het eind van de track wordt bij de review (evaluatieoverleg) besloten op welk moment de formele beslissing over tenure wordt genomen. Stap 1: Leidinggevende treft samen met de kandidaat de voorbereidingen voor de voordracht van de kandidaat. Het dossier bestaat uit: - visie van de kandidaat op het gebied van onderwijs/onderzoek/valorisatie/ organisatie/leiderschap; - aanbevelingsbrief van de leidinggevende; - uitgebreid CV Stap 2: Het dossier van de kandidaat wordt besproken in het afdelings MT. Bij dit MT worden eveneens uitgenodigd: een gezaghebbende hoogleraar in een aanverwant vakgebied uit een andere afdeling en de HR-adviseur van de betreffende afdeling. De kandidaat verzorgt in dit MT een korte presentatie ter toelichting op zijn/haar dossier en over de behaalde resultaten in de Tenure Track periode, inclusief visie op de toekomst. Het MT formuleert een advies aan de decaan (opgesteld door de sectieleider). Stap 3: beslissing vaste aanstelling door decaan Op basis van dit advies neemt de decaan een beslissing over de vaste aanstelling. 18

3mE Stap 0 Tijdens de R&O-cyclus wordt jaarlijks vastgesteld of de betrokken Tenure Tracker nog on track ligt. Aan het eind van de track wordt bij de review (evaluatieoverleg) besloten op welk moment de formele beslissing over tenure wordt genomen. Stap 1: Leidinggevende treft samen met de kandidaat de voorbereidingen voor de voordracht van de kandidaat. Het dossier bestaat uit: - visie van de kandidaat op het gebied van ow/oz/val/org/lg - aanbevelingsbrief van de leidinggevende; - uitgebreid CV - referenties Stap 2: Het dossier van de kandidaat wordt besproken in het afdelings MT. Bij draagvlak binnen het MT wordt het voorstel + de bovenstaande stukken naar de decaan gestuurd. Stap 3: Decaan vraagt advies aan de UHD-commissie (loopbaancommissie). Stap 4: Kandidaat houdt voordracht binnen de UHD-/loopbaancommissie. UHD- /Loopbaancommissie geeft advies aan decaan over de beslissing om tenure te verlenen. Tenure wordt verleend als de kandidaat de potentie heeft om uiterlijk binnen 3 jaar door te groeien tot UHD. Stap 5: beslissing vaste aanstelling door decaan Op basis van dit advies neemt de decaan een beslissing over de vaste aanstelling. 19

TNW Vooraf: In alle gevallen ligt de eindbeslissing over een vaste aanstelling bij de decaan. De beslissing behoort gebaseerd te worden op het voldoen aan de gestelde criteria en mag niet beïnvloed worden door argumenten zoals beschikbare financiën, groei of krimp van de afdeling of interne competitie. Stap 1: Advies afdelingsvoorzitter aan de decaan De afdelingsvoorzitter brengt namens het bestuur van de afdeling een schriftelijk advies uit aan de decaan. Dit advies is te allen tijde gebaseerd op voorliggende on track beoordelingen en/of R&O gesprekken. Het advies bevat de volgende onderdelen: 1. Een visie van de kandidaat op het gebied van het eigen onderzoek en op het verzorgde onderwijs 2. Een aanbevelingsbrief van de leidinggevende en de afdelingsvoorzitter 3. Een publicatielijst 4. Een uitgebreid CV 5. Een lijst met tenminste 5 mogelijke referenten, bij voorkeur internationaal en minimaal op UHD-niveau Aan de hand van bovenstaand dossier zal de decaan een schriftelijke reactie geven op het verzoek aan de afdelingsvoorzitter. Stap 2: kandidaat verzorgt presentatie MT TNW De Tenure Track kandidaat wordt gevraagd een korte toelichting op zijn/haar dossier te verzorgen in de vorm van een presentatie. Deze presentatie mag maximaal 15 minuten duren. De presentatie gaat over de resultaten die gedurende de Tenure Track periode zijn behaald EN over de visie naar de toekomst met betrekking tot het onderzoek, onderwijs en de persoonlijke ontwikkeling / eigen loopbaan. De MT leden kunnen vragen stellen aan de kandidaat. De kandidaat wordt gevraagd de vergadering te verlaten. De afdelingsvoorzitter geeft kort aan waarom hij/zij van mening is dat de kandidaat een vaste aanstelling kan krijgen. Vervolgens wordt door de MT leden besproken of de kandidaat voldoet aan de criteria voor een vaste aanstelling. De decaan neemt niet deel aan de discussie. Het MT formuleert op basis van de discussie een advies aan de decaan. Met deze aanpak kan de (toepassing van) criteria rondom de benoeming in een vaste aanstelling continu getoetst worden. Stap 3: beslissing decaan Op basis van de discussie in het MT neemt de decaan een beslissing over de vaste aanstelling. 20

Positieve beslissing Bij een positieve beslissing wordt deze besproken in een gesprek tussen de kandidaat, de afdelingsvoorzitter en de decaan, in bijzijn van de manager HR of HR adviseur. Tijdens dit gesprek worden naast de beslissing en het advies van de decaan eventuele arbeidsvoorwaardelijke zaken besproken. Na het gesprek zorgt de afdelingsvoorzitter ervoor dat de wijzigingen in de aanstelling door middel van een personeelsmutatie in orde gemaakt wordt. Negatieve beslissing Bij een negatieve beslissing zal de decaan beschrijven op welke punten de kandidaat nog niet voldoet en dit (in overleg met de manager HR) in een gesprek met de afdelingsvoorzitter en de kandidaat meedelen. Tevens wordt een advies gegeven aan de kandidaat en de afdelingsvoorzitter over mogelijke vervolgstappen. Als de tijdelijke aanstelling nog verlengd kan worden, maken de decaan, de afdelingsvoorzitter en de kandidaat hierover concrete afspraken. Het doel van een tijdelijke verlenging kan ofwel zijn om alsnog te komen tot een vaste aanstelling of om te zoeken naar ander passend werk. 21