POWERPOINT INLEIDING 2 DE TECHNISCHE ASPECTEN VAN POWERPOINT 2 PowerPoint van binnen 3 Geanimeerde tekst 4 Achtergrondinstellingen 6 Een nieuwe dia toevoegen 6 Integratie van Beeld 7 Integratie van Geluid en Film 7 Het opslaan van een presentatie 8 Het uitprinten van een presentatie 9 GEBRUIKSMOGELIJKHEDEN VAN POWERPOINT 10 RICHTLIJNEN VOOR HET GEBRUIK VAN POWERPOINT 11 1
INLEIDING In dit hoofdstuk wordt het digitale presentatieprogramma PowerPoint behandeld. Dit programma biedt een aantal interessante mogelijkheden om je presentatie te ondersteunen. PowerPoint is oorspronkelijk ontwikkeld voor het bedrijfsleven, maar ook in de academische wereld wordt er steeds meer gebruik van gemaakt. PowerPoint is multimediaal. Dat wil zeggen dat dit programma, net als bijvoorbeeld de webpagina op het Internet, meerdere media combineert. Allereerst biedt PowerPoint de mogelijkheid om tekst weer te geven. Daarnaast kunnen afbeeldingen in PowerPoint worden getoond. Tot slot kan geluid worden toegevoegd. In PowerPoint zijn alle drie de onderdelen van multimedia, tekst, beeld en geluid, verenigd. Om het gebruik van PowerPoint zo goed mogelijk te leren kennen, is dit onderdeel verdeeld in drie gedeelten. Ten eerste worden de technische aspecten van het programma behandeld. Vervolgens komen de verschillende academische gebruiksmogelijkheden van PowerPoint aan bod. Tot slot volgt een kort overzicht van de etiquette voor het gebruik van PowerPoint. Om er voor te zorgen dat je presentatie er zo professioneel mogelijk uitziet, dien je een aantal regels in acht te nemen. Nota bene: we adviseren je de verschillende stappen die in deze beschrijving worden gemaakt zelf ook actief mee te doen. Hierdoor wordt het programma sneller duidelijk, zodat je spoedig volledig gebruik kunt maken van de ondersteuning die PowerPoint biedt. DE TECHNISCHE ASPECTEN VAN POWERPOINT PowerPoint is ontworpen om de gebruiker zo snel en gemakkelijk mogelijk een presentatie te laten maken. Bij het opstarten krijg je het hiernaast afgebeelde openingsscherm te zien. Je hebt nu de mogelijk om te kiezen uit de volgende mogelijkheden: 1) Wizard AutoInhoud (AutoContent Wizard): het programma zal je een aantal vragen stellen, om vervolgens een gestandaardiseerd voorstel te doen over de lay-out van je presentatie. 2) Ontwerpsjabloon (Design Template): het programma laat je kiezen uit een aantal standaard achtergronden die in je hele presentatie zullen terugkomen. 2
3) Lege presentatie(blank presentation): Je kunt een geheel oningevulde presentatie zelf vormgeven. 4) Bestaande presentatie (Existing presentation): Je kunt een eerder gemaakte presentatie openen. Kies de lege presentatie. Het scherm Nieuwe dia (New Slide) verschijnt, zie hieronder. Het programma vraagt nu met welk soort dia je wilt beginnen. Je kunt kiezen uit zo n twaalf verschillende automatische indelingen van je dia, verschillend van Titeldia (Title Slide) tot Groot object (Large object), en van Leeg (Blank) tot Lijst met opsommingstekens (Bulleted list). Voor de eerste dia van je presentatie is de Titeldia geschikt. Klik je op het betreffende diaatje, dan krijg je rechts onder de benaming hiervan te zien. Klik vervolgens op OK om het programma de opdracht te geven de dia voor je aan te maken. PowerPoint van binnen Nu pas ben je in het eigenlijke PowerPoint aangekomen: de plaats waar je de dia s kunt bewerken. De meeste uiterlijke kenmerken van dit scherm zijn gelijk aan het scherm van tekstopmaak in Word. Alleen de invulling van het grootste en belangrijkste scherm wijkt af. Je kunt dit scherm zelf op vijf verschillende manieren weergegeven krijgen. Dit doe je door middel van het gebruik van de vijf beeldknoppen links onder in je scherm. Dit zijn Normale weergave (Normal), Overzichtsweergave (Outline), Diaweergave (Slide), Diasorteerderweergave (Slide sorter) en Diavoorstelling (Slide show). Om de grafische aspecten van je presentatie zo goed mogelijk te kunnen volgen, moet je Diavoorstelling (Slide show) aanklikken. 3
Het programma geeft nu wederom aan wat je moet doen om je presentatie vorm te geven. Heb je bijvoorbeeld een Titeldia aangemaakt, dan staat er in je scherm Klik om een titel toe te voegen (Click to add title). Wanneer je dat doet, verdwijnt die tekst en kun je de titel van je presentatie intypen. Ditzelfde principe geldt voor alle andere dia s. De tekst in de dia kun je op dezelfde manier als in Word opmaken. Als je de tekst hebt ingetypt, dan kun je middels de knop Diavoorstelling zelf bekijken hoe je presentatie er uit ziet. Het is niet altijd gewenst om aan je publiek in één keer te laten zien wat er allemaal op een dia staat. PowerPoint biedt daarom de mogelijkheid om je tekst als animatie in te laten voegen. Dit kan, mits gedoseerd gebruikt, een gunstig, attenderend effect op je publiek hebben. Geanimeerde tekst Het animeren van tekst is vrij simpel. Wanneer je in het kader van het tekstvak staat waarvan je de tekst geanimeerd wilt laten zien, roep je het snelmenu op met de rechter muisknop. Kies nu voor de optie Aangepaste animatie (Custom Animation) om in het onderstaande scherm te komen. In het schermpje links boven (Dia-objecten met animatie) worden de vakken, en afbeeldingen, getoond die je kunt laten animeren. Selecteer een van deze objecten, en je zult in het Voorbeeldscherm rechts daarnaast zien dat het betreffende vak geselecteerd wordt. Onder de twee schermen staat een tabbladen-menu, waarvan het tabblad Effecten (Effects) al geopend is. De laatste twee tabbladen, Grafiekeffecten (Charts Effects) en Multimedia-instellingen (Multimedia Settings), zul je niet vaak gebruiken omdat hiermee instellingen worden vastgelegd zoals de tijd die tussen twee dia s zit. De Effecten kunnen we daarentegen wel goed gebruiken. In het rolmenuutje links boven in dit tabblad bevinden zich manieren waarop je je tekst kunt laten invoegen in de dia. Zo zijn 4
er onder andere de mogelijkheden Verschijnen (Appear), Invoegen (Fly) en Oprollen (Strips). Wanneer je een van de opties uit dit menu kiest, dan wordt direct ook het rolmenu rechts daarnaast actief, die de speciale mogelijkheden van de invoegoptie aangeeft. Voor Oprollen is dat Naar linksonder (Left-Down), Naar linksboven (Left-Up), Naar rechtsonder (Right-Down) en Naar rechtsboven (Right-Up). Onder de zojuist genoemde rolmenu s staat ook een menu dat het weergeven van geluid tijdens het invoegen mogelijk maakt. Wij raden je aan om deze effecten in een serieuze presentatie achterwege te laten. Linksonder in het tabblad staat het kader Na animatie (After animation), dat je vraagt wat er met de objecten die je hebt ingevoegd moet gebeuren zodra een nieuwe animatie heeft plaatsgevonden. Om de aandacht van je publiek volledig op het onderwerp te vestigen, kun je er natuurlijk voor zorgen dat het betreffende punt duidelijker op het scherm wordt weergegeven. Een mogelijkheid om dit te bewerkstelligen is om de tekst elke keer een andere kleur te geven. Een andere mogelijkheid is om de tekst na de animatie een lichtere kleur te geven, bijvoorbeeld grijs, zodat je al direct een verschil maakt tussen de verschillende punten op het scherm, zonder er veel moeite voor te hoeven doen. Als laatste kunnen je bij dit tabblad nog aangeven hoe je de tekst precies geïntroduceerd wil hebben. De meest prettige manier om dit te doen is via de optie Alles tegelijk (All at once), maar het programma geeft ook de moegelijkheid om dit Per woord (By word) en Per letter (By letter) te doen. Daarna moet je aangeven per welk niveau je de tekst Gegroepeerd (Grouped by) wil introduceren. Een niveau geeft aan waar de tekst zich ten opzichte van de andere tekst bevindt. Het eerste niveau is de meest links geplaatste tekst. Het tweede niveau is dan de tekst die een tabpositie ingesprongen staat ten opzichte van het eerste niveau, en idem voor alle volgende niveaus. De hiernaast staande illustratie verduidelijkt deze tekstuele uitleg. Door aan te geven op welk niveau je de tekst groepeert, geef je de computer de opdracht om de opsommingen vanaf dat niveau tegelijk in te voegen. Maak het bovenstaande maar eens na, en probeer de mogelijkheden uit. Als je in het Custom animation-menu op Preview 5
klikt, dan krijgt je in het Voorbeeldscherm de ingestelde animatie te zien. Als alle animaties naar wens zijn, klik je simpelweg op OK om deze ook daadwerkelijk actief te maken. De standaard witte achtergrond van het programma is nogal fel. Ook deze kan aangepast worden. Achtergrondinstellingen De instellingen van de achtergrond van de presentatie kun je bewerken door met de rechter muisknop ergens waar geen object staat te klikken, om zo het snelmenu op te roepen. Hieruit kies je dan de optie Achtergrond, waarna het Achtergrondmenu verschijnt. Hetzelfde kun je tevoorschijn halen door in het menu Opmaak (Edit) voor de optie Achtergrond (Background) te kiezen. Door in het Achtergrondmenu het rolmenu uit te klikken verschijnen de opties die je op je achtergrond kunt toepassen. Allereerst biedt het programma aan om een standaardkleur als achtergrond te gebruiken. Dit zijn kleuren zoals wit, zwart, licht en donker grijs, groen en blauw. Maar om een zakelijkere, en rustgevendere kleur te gebruiken, kun je ook Meer kleuren (More Colors) aanklikken. Een heel palet met kleuren verschijnt waaruit je kunt kiezen. De meest gebruikte, en ook aan te raden kleuren, zijn lichtgeel, donkerblauw, donkerpaars, kortom kleuren die rust en vertrouwen uitstralen. Wanneer je een kleur geselecteerd hebt, zie je in het Voorbeeldscherm hoe de dia er uit gaat zien. Ben je hierover tevreden, dan zijn er twee mogelijkheden. Allereerst kun je die kleur Toepassen (Apply), waarmee je de geselecteerde kleur alleen op de huidige dia toepast. Maar om een beter geheel te bewerkstelligen kun je de kleur ook Overal toepassen (Apply to All), zodat deze kleur in je hele presentatie als achtergrond wordt gebruikt. Let wel op dat de kleur van de tekst genoeg contrasteert met de achtergrondkleur, zodat de tekst goed leesbaar is. Een nieuwe dia toevoegen Als de eerste dia naar tevredenheid is, kun je een nieuwe dia toevoegen. Heb je er voor de achtergrondkleur voor gekozen om deze overal toe te voegen, dan zullen de instellingen van de eerste dia ook op de nieuwe worden uitgevoerd. Je voegt een nieuwe dia toe door op 6
dit knopje te klikken, dat zich ongeveer in het midden van de knoppenbalk bevindt. Je komt dan weer in het al eerder besproken Nieuwe dia-scherm, waarin je weer een keuze kunt maken uit verschillende dia s. Mocht je na het maken van een aantal dia s de volgorde willen veranderen dan kun je in de Sorteer dia-weergave dia s eenvoudig verslepen naar een andere de positie. Integratie van Beeld In PowerPoint is het ook mogelijk om, net als met een gewone dia, afbeeldingen van bijvoorbeeld schilderijen te laten zien. Dit noemen we het integreren van Beeldmateriaal. De manier waarop je dit kunt doen is identiek aan de procedure in Word. Om een afbeelding in te voegen in je presentatie, kies je in het Invoegen (Insert) menu de optie Figuur (Picture). Je kunt dan een figuur uit Illustratie (Clip art), Bestand (File), en zelfs Van scanner of camera kiezen. Als je de eerste optie aanklikt, krijg je de voorgeprogrammeerde afbeeldingen van het Microsoft Office 2000 pakket op het scherm. Kies je echter voor het integreren van een afbeelding uit File, dan kun je alle mogelijke plaatjes die je hebt opgeslagen in je presentatie opnemen. Je krijgt na het kiezen van de gewenste optie het gebruikelijke scherm te zien waarin je het betreffende bestand kunt opzoeken. Als je op OK klikt, wordt de afbeelding geïntegreerd. Wanneer de afmetingen van de afbeelding niet aan je eisen voldoen, kun je de afbeelding eenvoudig verkleinen door middel van het aanklikken van de afbeelding, om vervolgens een van de hoekpunten aan te klikken en deze zo te bewegen dat de gewenste grootte bereikt wordt. Integratie van Geluid en Film Het integreren van geluid of film verloopt volgens hetzelfde principe als het integreren van beeldmateriaal. Je kiest dan alleen in plaats van Figuur voor de optie Films en geluiden (Movies and sounds). Als je dan het juiste bestand hebt gekozen, vraagt PowerPoint 2000 je het volgende: 7
Het opslaan van een presentatie Wanneer je voor de eerste keer je presentatie wilt opslaan, krijg je het Opslaan als (Save as) venster te zien. Omdat dit venster grotendeels gelijk is aan alle andere vensters voor het opslaan van documenten, zullen we het venster niet uitgebreid behandelen. Eén onderdeel vraagt echter wel om enige toelichting. PowerPoint biedt namelijk de mogelijkheid om je document op verschillende manieren op te slaan. Naast het opslaan voor een oudere versie van PowerPoint, zijn er twee methoden die belangrijk zijn met betrekking tot het houden van een presentatie. Allereerst kun je de presentatie gewoon opslaan. Kies hiervoor de optie Presentatie (Presentation). Het bestand krijgt dan een ppt - extensie. Om het bestand als een presentatie te openen, dien je PowerPoint op te starten en het bestand te openen. Vervolgens kies je de juiste diaweergave knop links onder in je scherm. De tweede mogelijkheid lijkt omslachtig, maar is het niet. Je slaat de presentatie op als een pps-bestand, met de optie PowerPoint-voorstelling (PowerPoint show). Nu is je bestand direct een voorstelling. Wanneer je de presentatie wilt houden, hoef je slechts in de Verkenner het bestand twee keer aan te klikken om de presentatie te starten. Je kunt ook eenvoudigweg een snelkoppeling naar het bestand op het bureaublad maken. Hiermee voorkom je dat het programma PowerPoint wordt opgestart, en je in de periode voorafgaand aan je presentatie allerlei overbodige handelingen moet verrichten. 8
Het uitprinten van een presentatie Om tijdens je presentatie niet zelf voortdurend naar het scherm te hoeven kijken, is het goed om je presentatie ook uit te printen. Tevens zou je voor je publiek hand-outs kunnen uitprinten waarop men aantekeningen kan maken. Het uitprinten van je presentatie vereist niet veel andere handelingen dan het uitprinten van bijvoorbeeld een tekstdocument. In het menu Bestand klik je op Afdrukken. Je krijgt dan het Printscherm te zien. Dit is grotendeels gelijk aan alle andere schermen waarin je een afdrukopdracht geeft, heeft een extra optie om hetgeen afgedrukt moet worden op te maken. Het onderstaande rolmenu vind je linksonder op het scherm. Je ziet dat er vier verschillende instellingen kunnen worden gekozen om je presentatie uit te printen. Dit zijn: Dia s (Slides), Hand-outs, Notitiepagina s (Note Pages) en Overzicht (Outline View). Kies je voor de eerste optie, dan worden alle dia s afzonderlijk afgedrukt. Hand-outs druk je af door op de gelijknamige optie te klikken. Je kunt dan ook instellen hoeveel dia s je op een vel wilt hebben, 2, 3, 4, 6 of 9. De eventuele aantekeningen die je bij de presentatie hebt gemaakt, in het vak Notities (Notes) dat je in bepaalde weergaven onder de dia vindt, kun je afdrukken middels de optie Notitiepagina s. De laatste optie spreekt voor zich. 9
GEBRUIKSMOGELIJKHEDEN VAN POWERPOINT PowerPoint kan een grote verscheidenheid aan presentaties opleveren. Sommige zijn meer geschikt voor gebruik op een universiteit dan andere. Om je een duidelijke richtlijn te geven, worden hieronder de mogelijke presentaties besproken aan de hand van drie eigenschappen. Een digitale presentatie kan uit de volgende drie elementen bestaan die al dan niet worden gecombineerd: tekst, beeld en geluid. Dit leidt tot het volgende schema: Tekst Tekst + Beeld Tekst + Geluid Tekst + Beeld + Geluid Beeld Beeld + Geluid Geluid Belangrijk bij al deze mogelijkheden is de vraag hoe relevant de geboden informatie is. Het onderwerp Tekst is al uitvoerig besproken. Beeld Het gebruik van beeldmateriaal, zoals afbeeldingen en filmpjes, dient de mondelinge presentatie te ondersteunen. Vermijd het gebruik van materiaal dat geen betrekking heeft op het onderwerp, omdat dit alleen maar afleidt. Gebruik bijvoorbeeld alleen afbeeldingen van schilderijen wanneer je er daadwerkelijk wat over zegt. Hetzelfde geldt voor het gebruik van filmmateriaal. Houd bij dit soort toepassingen ook rekening met mogelijke beperkingen van de computer die je gaat gebruiken tijdens je presentatie. Nog niet iedere computer ondersteunt even gemakkelijk beeldmateriaal. Geluid Voor het gebruik van geluidsmateriaal gelden grotendeels dezelfde richtlijnen als die voor beeldmateriaal. We willen hierbij slechts opmerken dat het gebruik van audiomateriaal voornamelijk tot studenten Muziekwetenschappen beperkt zal zijn, en dat je ervoor moet zorgen dat de computer voorzien is van luidsprekers met voldoende sterkte om het hele publiek te bereiken. 10
RICHTLIJNEN VOOR HET GEBRUIK VAN POWERPOINT Het laatste gedeelte van deze handleiding bevat een aantal richtlijnen, of kaders, waaraan een duidelijke en academische PowerPointpresentatie dient te voldoen. Allereerst geven we een aantal richtlijnen die betrekking hebben op het ontwerpen van een dergelijke presentatie, om te besluiten met een aantal tips voor de presentatie. Ontwerprichtlijnen Er bestaan veel manieren om een presentatie vorm te geven. Een PowerPointpresentatie dient om de inhoud van de presentatie te ondersteunen, niet om de aandacht van de toehoorder ervan af te leiden. Hiervoor is het belangrijk dat je bij het maken van een PowerPointpresentatie e volgende richtlijnen in acht neemt: 1. Houd je PowerPointpresentatie functioneel: gebruik deze ter verduidelijking en/of ter illustratie van je mondelinge presentatie. 2. Gebruik contrasterende kleuren voor je tekst en de achtergrond, zodat de tekst goed leesbaar is. 3. Zorg dat de gebruikte letters goed leesbaar zijn en voldoende groot. Ook achter in de zaal moet de presentatie goed te volgen zijn. Een 24 puntsgrootte is een minimum. Zorg dat je op de verschillende dia s zoveel mogelijk dezelfde grootte gebruikt voor de diatitels. 4. Gebruik kernwoorden of zeer korte zinnen. 5. Houd je tekst makkelijk leesbaar. Gebruik daarom zo min mogelijk verschillende effecten zoals Vet en Cursief. Dit leidt meer af dan dat het je boodschap overbrengt. 6. Beperk het aantal regels dat je op een scherm gebruikt tot 5 à 6. Door te veel regels op een scherm te gebruiken wordt deze te druk en onoverzichtelijk. Om je scherm bij een lager aantal regels toch goed op te vullen kunt je bijvoorbeeld de regelafstand aanpassen. Houd deze regelafstand echter wel zo gelijk mogelijk aan die van de andere schermen. 7. Gebruik geen extra tekstvakken, plaatjes en dergelijke om je scherm vol te krijgen. Een scherm met slechts 3 regels is beter dan een met 6 regels en 3 plaatjes! 8. Wanneer je effecten gebruikt om bijvoorbeeld tekst in te voegen, of om van het ene naar het andere scherm over te gaan, houd deze dan zo simpel en homogeen mogelijk. Te veel verschillende en drukke overgangen leiden je publiek slechts af van het eigenlijke onderwerp van je presentatie. 11
9. In verhouding tot de tijd die je voor je presentatie uittrekt, moet je PowerPoint presentatie niet te veel schermen bevatten. Je kunt ervan uit gaan dat je gemiddeld zo n 2 à 3 minuten per dia nodig hebt om je verhaal te vertellen. Een presentatie van 15 minuten bevat dan ook niet meer dan 7 à 8 dia s. Een beperking van dia s leidt tot een rustige en evenwichtige presentatie. Praktische tips voor het geven van een Powerpointpresentatie Hieronder staan een aantal tips aan die belangrijk zijn bij het houden van een PowerPointpresentatie. Sommige zijn van cruciaal belang, andere zul je waarschijnlijk slechts incidenteel gebruiken. 1. Als je je presentatie niet als een diavoorstelling hebt opgeslagen, dan begin je je PowerPoint presentatie door op dit tekentje te klikken. 2. Je gaat naar de volgende dia (of regel) door op de spatiebalk, het rechterpijltje, de pijl naar beneden, enter of page down te drukken. We geven de voorkeur aan het gebruik van de pijltjes omdat die het minste geluid maken. 3. Om terug te gaan naar een eerdere actie kun je het pijltje naar boven of naar links, of page up gebruiken. 4. Druk op escape als je de diapresentatie wilt beëindigen voordat je presentatie volledig is vertoond. 5. Voorkom dat je tijdens de presentatie zelf ook op het scherm moet kijken. Een print van de presentatie kan je hierbij helpen. 6. Opdat je publiek tijdens je presentatie ook daadwerkelijk te zien krijgt wat je in gedachten hebt, en geen vreemde kleurvervormingen of ontbrekende woorden door een afwijking in het diascherm, dien je vóór de presentatie te verifiëren of de instellingen in de zaal daadwerkelijk overeenkomen met die van je presentatie. Woorden of plaatjes die aan de rand van de dia geplaatst zijn, kunnen namelijk door een projector worden afgesneden. 7. Mocht je een onderdeel van het actieve scherm willen verduidelijken tijdens je presentatie, bijvoorbeeld na een vraag, dan kunt je met CTRL P een pennetje laten verschijnen waarmee je kunt tekenen (met de muis), om bijvoorbeeld iets te accentueren. Met CTRL A verdwijnt de pen weer en komt het pijltje te voorschijn, die je met A doet verdwijnen. 12