Bijlagen Europese aanbesteding: Accountancy diensten Kenmerk: 2011/WHA 2011-09 Versie 1.0 Datum 30-11-2011 Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit aanbestedingsdocument mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Waterschap Hunze & Aa s. Copyright 2011 1
Inhoudsopgave Bijlage A Instemmingsverklaring... 3 Bijlage B Standaardformulier inschrijving als combinatie... 4 Bijlage C Standaardformulier Onderaanneming (indien van toepassing)... 5 Bijlage D Eigenverklaring inzake artikel 27, lid 2 Bao... 6 Bijlage E Standaardverklaring inzake artikel 45, lid 1 Bao... 7 Bijlage F Standaardverklaring artikel 45, lid 3 Bao... 8 Bijlage G Verklaring uitsluiting belangenverstrengeling... 9 Bijlage H Algemene gegevens Inschrijver... 10 Bijlage I Financieel economische situatie... 11 Bijlage J Concernverklaring (indien van toepassing)... 12 Bijlage K Verklaring aansprakelijkheidsverzekering... 13 Bijlage L Referenties... 14 Bijlage M Certificaten en vergunningen... 16 Bijlage O Prijs... 18 Bijlage P Format voor het stellen van vragen... 19 2
Bijlage A Instemmingsverklaring Hierbij verklaart ondergetekende zich akkoord met het gestelde in het aanbestedingsdocument, de Overeenkomst, Programma van Eisen en de eventueel doorgevoerde aanpassingen als vastgelegd in de nota van inlichtingen. Ondergetekende verklaart volledig akkoord te zijn met het gestelde in het aanbestedingsdocument, het programma van eisen, de Overeenkomst en de eventueel doorgevoerde aanpassingen als vastgelegd in de nota van inlichtingen. 3
Bijlage B Standaardformulier inschrijving als combinatie Hierbij verklaren onderstaande combinanten dat bij definitieve gunning van de opdracht: 1. combinanten zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van de overeenkomst / het werk. en 2. hoofdaannemer en gevolmachtigde namens de combinatie is en tevens als aanspreekpunt voor opdrachtgever fungeert en 3. deze verklaring naar waarheid is ingevuld. Naam hoofdaannemer combinatie Onderdeel inzet uitvoering opdracht Naam ondertekenaar Functie ondertekenaar Datum Handtekening Naam combinant Onderdeel inzet uitvoering opdracht Naam ondertekenaar Functie ondertekenaar Datum Handtekening (Indien een combinatie uit meer dan twee ondernemingen mag bestaan, dan nog een blok toevoegen.) 4
Bijlage C Standaardformulier Onderaanneming Hierbij verklaart ondergetekende dat hij bij definitieve gunning van de opdracht gebruik maakt van de inzet van onderaannemers. Hieronder geeft ondergetekende aan wat zijn eigen aandeel in de uitvoering van de opdracht is en welke onderaannemers hij voor welk deel van de opdracht inzet. Naam hoofdaannemer Onderdeel inzet uitvoering opdracht Naam ondertekenaar Functie ondertekenaar Datum Handtekening Naam onderaannemer Onderdeel inzet uitvoering opdracht Naam ondertekenaar Functie ondertekenaar Datum Handtekening Naam onderaannemer Onderdeel inzet uitvoering opdracht Naam ondertekenaar Functie ondertekenaar Datum Handtekening Ondergetekende verklaart dat deze verklaring naar waarheid is ingevuld en ondertekend. 5
Bijlage D Eigenverklaring inzake artikel 27, lid 2 Bao Ondergetekende verklaart dat hij bij het opstellen van zijn inschrijving rekening heeft gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd. Ondergetekende verklaart dat deze verklaring naar waarheid is ingevuld en ondertekend. 6
Bijlage E Standaardverklaring inzake artikel 45, lid 1 Bao Ondergetekende verklaart dat de volgende omstandigheden zoals genoemd in artikel45, lid 1 van het Bao niet aan de orde zijn. Indien opdrachtgever vaststelt dat een dergelijke omstandigheid wel aan de orde is, volgt uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Artikel 45, lid 1 Bao Er is geen sprake van een onherroepelijk vonnis of een arrest dat een veroordeling inhoudt op grond van: - artikel 140 Wetboek van Strafrecht (WvS): deelneming aan een criminele organisatie - artikel 177, 177a WvS: omkoping van ambtenaren - artikel 178 WvS: omkoping rechter - artikel 225, 226, 227, 227a, 227b WvS: valsheid in geschrifte, valse opgave in authentieke akte en verstrekking van onjuiste gegevens - artikel 323a WvS: het valselijk aanwenden van Europese subsidies - artikel 328ter, tweede lid WvS: steekpenningen - artikel 416, 417, 417bis WvS: heling - artikel 420 bis, 420ter, 420quater WvS: witwassen Ondergetekende verklaart dat deze verklaring naar waarheid is ingevuld en ondertekend. 7
Bijlage F Standaardverklaring artikel 45, lid 3 Bao Ondergetekende verklaart hierbij dat hij niet in één van de volgende situaties verkeert: a. in staat van faillissement of liquidatie, zijn werkzaamheden zijn gestaakt, er een surseance van betaling of een akkoord geldt of sprake is van een vergelijkbare situatie ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving; b. zijn faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving, aanhangig is gemaakt; c. er een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; d. hij een ernstige fout in de uitoefening van zijn beroep heeft begaan, vastgesteld op een grond die de aanbesteder aannemelijk kan maken; e. hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van Nederland; f. hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van Nederland; g. hij zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die ingevolge aanbestedingsprocedures kunnen worden verlangd, of de inlichtingen niet heeft verstrekt. Ondergetekende verklaart dat deze verklaring naar waarheid is ingevuld en ondertekend. 8
Bijlage G Verklaring uitsluiting belangenverstrengeling Met het oog op de integriteit van het inkoopproces, de beoordeling van Inschrijvingen en de ondertekening van overeenkomsten wenst het Waterschap Hunze en Aa s het risico van belangenverstrengeling voor het Waterschap Hunze en Aa s te verkleinen. Daartoe dienen Inschrijvers die een Inschrijving doen, te verklaren dat er geen personen van het Waterschap Hunze en Aa s bij wijze van nevenfunctie werkzaam zijn bij de Inschrijver of omgekeerd. Indien dit wel het geval is dan dienen ze de naam, functie en afdeling van betrokkene(n) hieronder te vermelden. Het Waterschap Hunze en Aa s beoordeeld of dit zou kunnen leiden tot ongewenste belangenverstrengeling. In voorkomend geval kan dit leiden tot uitsluiting van de Inschrijver van de verdere procedure. In dit geval zal dit besluit met redenen omkleed worden medegedeeld aan de Inschrijver. Indien blijkt dat een persoon in dienst van het Waterschap Hunze en Aa s een al dan niet betaalde nevenfunctie bij de Opdrachtnemer ten tijde van de aanbesteding vervult of heeft vervuld, zonder dat het Waterschap Hunze en Aa s hiervan bij de Inschrijving in kennis is gesteld, is het Waterschap Hunze en Aa s gerechtigd een eventueel naar aanleiding van deze aanbesteding tot stand gekomen overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden. Inschrijver verklaart dat <onderstaande/ er geen> personen * werkzaam zijn bij het Waterschap Hunze en Aa s, een al dan niet betaalde nevenfunctie bij dienstverlener vervullen of hebben vervuld ten tijde van de aanbesteding. Onderstaande personen zijn werkzaam bij het Waterschap Hunze en Aa s en vervullen of vervulden een al dan niet betaalde nevenfunctie bij Inschrijver ten tijde van de aanbesteding. (Alleen invullen indien van toepassing). Functie Afdeling bij het Waterschap Hunze en Aa s Ondergetekende verklaart dat er geen sprake is van belangenverstrengeling en dat deze verklaring naar waarheid is ondertekend. 9
Bijlage H Algemene gegevens Inschrijver Bedrijfsgegevens Inschrijver Antwoord 1. Naam organisatie Inschrijver 2. Vestigingsadres 3. Naam functie tot tekenen bevoegde persoon 4. Postadres 5. Postcode / Plaats / Land 6. Bezoek adres 7. Postcode / Plaats / Land 8. Telefoonnummer(s) 9. Faxnummer(s) 10. Website 11. Naam contactpersoon aanbesteding 12. Functie contactpersoon 13. Telefoonnummer(s) 14. E-mailadres 15. Naam plaatsvervanger contactpersoon 16. Telefoonnummer(s) 17. E-mailadres Beschrijving ondernemingsstructuur, eigendomsverhoudingen, bestuurssituatie (bijvoegen organogram) (1 A4) Bij deze bijlage een uittreksel van inschrijving van de onderneming in het nationale handelsregister voegen. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving. Ondergetekende verklaart dat bovenstaande gegevens juist zijn ingevuld. 10
Bijlage I Financieel economische situatie Inschrijver dient over de afgelopen 3 boekjaren (2008, 2009 en 2010) een gemiddelde eigen jaaromzet te hebben gehad van minimaal 375.000,= Financiële kengetallen (Inschrijver/samenwerkingsverband) Minimale jaaromzet van 375.000,= gemiddeld Totale Omzet 2008 2009 2010 Gemiddelde (2008 2010) Indien wordt ingeschreven als een samenwerkingsverband (combinatie of hoofd/- onderaannemers), dan dienen de gegevens zowel geconsolideerd als afzonderlijk per deelnemer te worden ingevuld en ondertekend. Het geconsolideerde overzicht is maatgevend. Waterschap Hunze en Aa s kan de Inschrijver verzoeken een verklaring van de accountant te overleggen dat de gegevens correct zijn weergegeven. Ondergetekende verklaart dat bovenstaande gegevens juist zijn ingevuld en dat indien het hierom verzoekt, een verklaring van de accountant overlegd kan worden dat de gegevens correct zijn weergegeven. 11
Bijlage J Concernverklaring (indien van toepassing) Ondergetekende verklaart dat in de zin van artikel 2:403 sub f van het Burgerlijk Wetboek de moedermaatschappij onvoorwaardelijk garant staat voor de door de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen. Vraag Antwoord Naam moedermaatschappij Straat Plaats Naam dochtermaatschappij(en) waarvoor in het kader van deze aanbesteding garant wordt gestaan Ondergetekende verklaart dat hij gerechtigd is namens de moedermaatschappij deze verklaring af te geven. Namens de moedermaatschappij Moedermaatschappij: 12
Bijlage K Verklaring aansprakelijkheidsverzekering Door het tekenen van deze pagina verklaart Inschrijver dat hij een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking tot 1.000.000,- per gebeurtenis per jaar en beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking tot 1.000.000,- per gebeurtenis per jaar heeft afgesloten voor schade die door de leverancier wordt toegebracht aan derden en voor schade welke voortvloeit uit onbedoelde fouten die een medewerker maakt bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Tevens verklaart Inschrijver, door het ondertekenen van deze pagina, dat kopieën van de polis of verzekeringscertificaten en bewijzen van premiebetaling op eerste verzoek van het worden overgelegd. Ondergetekende verklaart dat een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking tot 1.000.000,- per gebeurtenis per jaar en een beroepsaansprakelijkheids- verzekering met een dekking tot 1.000.000,- per gebeurtenis per jaar is afgesloten en dat een kopie van de polis of een verzekeringscertificaten en bewijzen van premiebetaling op eerste verzoek worden overlegd. 13
Bijlage L Referenties Het is voor het waterschap Hunze & Aa s van belang dat de Inschrijvers aan wie de opdracht wordt gegund beschikken over voldoende ervaring met de gevraagde werkzaamheden als behandeld in dit Aanbestedingsdocument. Om deze ervaring aan te tonen dient inschrijver 3 referenties te overleggen. De referenties moeten betrekking hebben op de periode 2008-2010, niet zijnde Waterschap Hunze en Aa s. De referenties dienen te voldoen aan de onderstaande eisen: 1. De opdracht dient tot de tevredenheid van de klant te zijn uitgevoerd. 2. De referentie dient zonder nadere toestemming van de inschrijver verifieerbaar te zijn. 3. De inschrijver dient ervaring te hebben met de controle bij decentrale overheden en dient goed op de hoogte te zijn van de specifieke kenmerken van decentrale overheden. De inschrijver dient ten minste drie (3) andere decentrale overheden vergelijkbaar met het waterschap Hunze en Aa s als referentie op te geven. Onder vergelijkbare opdrachten wordt verstaan bij voorkeur referenties van waterschappen of andere overheden (gemeenten, provincies) zoals waterschap Hunze en Aa s (omzet 80 miljoen, 310 FTE). De accountant dient bij de referentieorganisaties minimaal de volgende werkzaamheden naar tevredenheid te hebben uitgevoerd: a. Jaarlijkse controle en certificering van de jaarrekeningen; b. Jaarlijks opstellen van een managementletter c.q. rapport van bevindingen waarin de uitvoering van de controle op de processen resp. de jaarrekening naar voren komt; c. Controleverklaring of - rapport t.b.v. specifieke aspecten d. Projectcontroles ten behoeve van subsidieprojecten De inschrijver dient aan te geven wie als contactpersoon van de opdrachtgever van het referentiewerk optreedt. Inschrijver stemt er mee in dat deze contactpersoon door de aanbestedende dienst rechtstreeks kan worden benaderd. Ter controle dienen bij de referenties tevens de contactgegevens van de (toenmalige) contactpersonen te worden opgegeven. Deze controle kan zonder verdere toestemming van Inschrijver worden uitgevoerd. Indien de verklaring van een referent niet overeenstemt met uw schriftelijke verklaring dan wordt uw referentie als ongeldig beschouwd en wordt uw Inschrijving terzijde gelegd. Referentieopdracht 1 Referentie (naam organisatie) Contactpersoon Telefoonnummer / mobiel telefoonnummer E-mail Adresgegevens 1. Geef aan of de opdracht naar tevredenheid van de opdrachtgever is uitgevoerd. 2. Geef de datum (periode) van uitvoering (de datum van start en einde opdracht) (na 1-1-20.) 3. Geef aan op welke werkzaamheden bij de referentie hebben plaatsgevonden (zie hierboven a t/m d). 4. Beschrijf wat er is gedaan en hoe dit is gedaan. 14
Referentieopdracht 2 Referentie (naam organisatie) Contactpersoon Telefoonnummer / mobiel telefoonnummer E-mail Adresgegevens 1. Geef aan of de opdracht naar tevredenheid van de opdrachtgever is uitgevoerd. 2. Geef de datum (periode) van uitvoering (de datum van start en einde opdracht) (na 1-1-20.) 3. Geef aan op welke werkzaamheden bij de referentie hebben plaatsgevonden (zie hierboven a t/m d). 4. Beschrijf wat er is gedaan en hoe dit is gedaan. Referentieopdracht 3 Referentie (naam organisatie) Contactpersoon Telefoonnummer / mobiel telefoonnummer E-mail Adresgegevens 1. Geef aan of de opdracht naar tevredenheid van de opdrachtgever is uitgevoerd. 2. Geef de datum (periode) van uitvoering (de datum van start en einde opdracht) (na 1-1-20.) 3. Geef aan op welke werkzaamheden bij de referentie hebben plaatsgevonden (zie hierboven a t/m d). 4. Beschrijf wat er is gedaan en hoe dit is gedaan. Ondergetekende verklaart dat bovenstaande referentiegegevens juist zijn ingevuld. 15
Bijlage M Certificaten en vergunningen Ondergetekende verklaart hierbij dat volledig wordt voldaan aan onderstaande eisen. De inschrijver dient de kwaliteit voor haar organisatie/onderneming en medewerkers te hebben geborgd in een kwaliteitssysteem. De inschrijver dient te beschikken over een kwaliteits-systeemcertificaat in overeenstemming met ISO 9001 afgegeven door een certificatie-instelling welke wordt erkend door een nationale accreditatie-instelling. Het kwaliteitssysteemcertificaat dient geldig te zijn op de datum van gunning en gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst van kracht te blijven. Het waterschap Hunze en Aa s behoudt zich het recht voor nadere bewijsstukken te laten overleggen waaruit blijkt dat de verklaringen naar waarheid zijn ingevuld en rechtsgeldig zijn ondertekend. Het waterschap Hunze en Aa s is daartoe niet verplicht. Ondergetekende verklaart dat deze verklaring naar waarheid is ingevuld en ondertekend. 16
Bijlage N Plan van Aanpak Het plan van aanpak waar onderstaande vragen betrekking op hebben is separaat bijgevoegd in het Programma van Eisen. Inschrijver dient iedere open vraag afzonderlijk te beantwoorden en achter elkaar te voegen. Volgnr. Vragen die in het Plan van aanpak behandeld moeten worden. Zie het Programma van Eisen voor de inhoudelijke tekst. 1. Visie op de controle-aanpak. Gebruik hiervoor bij voorkeur maximaal 1 A4. 2. Samenwerking met het bestuur. Gebruik hiervoor bij voorkeur maximaal 1 A4. 3. Kwaliteit, samenstelling en continuïteit van het controleteam. Gebruik hiervoor bij voorkeur maximaal 1 A4. 4. Invulling natuurlijke adviesfunctie. Gebruik hiervoor bij voorkeur maximaal 1 A4. Naam Functie Bedrijf Handtekening Datum 17
Bijlage O Prijs Vaste prijs per contractjaar (incl. verdere bijkomende kosten m.u.v. BTW) Dit betreft de prijs per contractjaar voor de vaste jaarlijkse terugkerende werkzaamheden. Maximum uurtarieven (excl. BTW) (deze tarieven worden gehanteerd bij de het uitvoeren van specifieke controle opdrachten en incidentele adviezen) Functie Junior Medior Senior Vennoot/ partner Aantal jaren Ervaring Tot 2 jaar 2-5 jaar 5 jaar of langer 10 jaar of langer Maximum uurtarief Ondergetekende verklaart dat bovenstaande gegevens juist zijn ingevuld. 18
Bijlage P Format voor het stellen van vragen Bedrijf : Contactpersoon : E-mailadres : Telefoonnummer : U wordt verzocht in de vraagstelling geen gebruik te maken van bedrijfsnamen, productnamen en andere aan uw bedrijf gerelateerde namen. Vraag nr. Verwijzing naar document Vraag 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 19