Kwaliteitsjaarverslag 2015 van Swinkels & de Jong Naam praktijk Swinkels & de Jong Praktijk adres Arnhemseweg 507 Postcode 7361 CJ Plaats Beekbergen Telefoonnummer 055-5061599 E-mailadres swinkelsdejong@xs4all Website www.swinkelsdejong.nl Inschrijfnummer Kamer van Koophandel 59885971
Inhoud kwaliteitsjaarverslag Inleiding 1. Missie en visie 2. Doelstellingen 3. Producten en diensten 4. Het kwaliteitsbeleid 4.1 Kwaliteit van de uitoefening van het vak 4.2 Kwaliteit van de relatie met de patiënt/consument 4.3 Kwaliteit van de organisatie: bedrijfsvoering en fysieke omgeving 5. Borgen, evalueren en verbeteren 5.1 Borgen 5.2 Evalueren en verbeteren 6. Plannen voor het komende jaar
Inleiding Voor u ligt het kwaliteitsjaarverslag van Swinkels & de Jong. Binnen onze praktijk wordt hard gewerkt aan het leveren van kwalitatief hoogwaardige tandheelkundige zorg. Met dit kwaliteitsjaarverslag maken we deze inspanningen voor alle belanghebbenden inzichtelijk. In het hoofdstuk Missie en visie geven we inzicht in wat wij als praktijk willen betekenen voor onze patiënten. De visie geeft aan hoe we dit willen bereiken aan de hand van de kwaliteit van onze praktijk en de zorgverleners die er werkzaam zijn. Vervolgens vertalen we dit door naar concrete doelstellingen. We geven een beschrijving van onze doelgroep en onze producten. Gevolgd door een beschrijving van ons kwaliteitsbeleid. Een beschrijving van de samenstelling van ons team maakt hier vanzelfsprekend onderdeel van uit. Op basis van de borging van ons beleid geven we een evaluatie van de afgelopen periode. Uitkomsten van deze evaluatie vertalen we vervolgens in concrete doelstellingen voor het komende jaar. Wij wensen u veel leesplezier. Team Swinkels & de Jong
1. Missie en visie Missie van de praktijk: het waarborgen van de mondgezondheid van onze patiënten Visie van de praktijk: iedereen heeft recht op een gezond gebit Kwaliteit en duurzaamheid Wij hebben met onze tandartsenpraktijk bewust een keuze gemaakt voor kwaliteit en werken met producten die zichzelf hebben bewezen. We zijn uiteraard altijd op de hoogte van de laatste technologieën en producten. Het behoud van het gebit op lange termijn staat centraal. De keuze voor kwaliteit is daarmee tegelijk een keuze voor duurzaamheid. Missie: Persoonlijke aandacht Het gaat bij ons om het gebit. Daarom kiezen wij voor persoonlijke aandacht. Wij bespreken wensen, de eventuele behandeling en nemen daar ruim de tijd voor. In een open sfeer leggen wij uit waarom we een behandeling belangrijk vinden, waarin wij ook eigen ideeën en gevoel betrekken. 2. Kwaliteitsdoelstellingen 2015 Hieronder worden de doelstellingen van de praktijk beschreven op basis van de volgende driedeling: - Kwaliteit van de uitoefening van het vak - Kwaliteit van de relatie met de patiënt/consument - Kwaliteit van de praktijkorganisatie Doelstellingen ten aanzien van de kwaliteit van de uitoefening van het vak: Wij streven ernaar alle door ons uitgevoerde behandelingen, lege artis en volgens de laatste tandheelkundige inzichten uit te voeren. Het blijven volgen en aanbieden van cursussen en opleidingen en zo de kennis up to date houden. Doelstellingen ten aanzien van de relatie met de patiënt/consument: De patiënt dient zich veilig te voelen, en moet altijd optimaal worden voorgelicht over de toestand van zijn/haar gebit. Hierbij wordt iedere patiënt als gelijke beschouwd. Mensen worden duidelijk geïnformeerd over wat de behandeling inhoudt en worden op de hoogte gesteld over de verwachtte kosten en krijgen een begroting mee. Doelstellingen ten aanzien van de kwaliteit van de praktijkorganisatie: De praktijk organisatie verloopt georganiseerd, volgens de HKZ kwalificatie. De praktijkmanager bewaakt de kwaliteit van de organisatie en de administratie en begeleidt de receptionisten in het
uitvoeren van hun taken en het indelen van de administratieve taken. Er vindt iedere 8 weken een werkoverleg plaats. Jaarlijks vindt het functioneringsgesprek plaats en zes maanden daarna het beoordelingsgesprek. 2 wekelijks wordt er met ieder personeelslid een kort 1 op 1 gesprek gehouden met de praktijkmanager en hier wordt een verslagje van geschreven. 3. Doelgroep en diensten 3.1 Doelgroep Onze praktijk richt zich op de volgende doelgroep(-en): Iedereen die tandheelkundige zorg nodig heeft 3.2 Producten en diensten Onze praktijk biedt deze doelgroep(-en) de volgende producten en diensten aan: Periodieke controles Mondhygiëne behandelingen Extracties Restauratieve behandelingen met plastische vulmaterialen Restauratieve behandelingen met gegoten restauraties wortelkanaalbehandelingen Vervaardigen van uitneembare gebitsvoorzieningen Bleken van gebitselementen Orthodontie Imlantologie en parodontologie 4. Het kwaliteitsbeleid 4.1 Kwaliteit van de uitoefening van het vak Hieronder geven we een overzicht van ons team. Per functie geven we een beschrijving van de taken en door deze discipline ondernomen activiteiten in 2014 gericht op deskundigheidsbevordering en/of het realiseren van de doelstellingen 2015. In de bijlagen is de taakverdeling uitgeschreven. 4.1.1. Tandartsen Aantal in deze praktijk: 3
Dhr A.Brinkhuis: waarnemer 1 dag per 4 weken voor specialisaties als implantologie en chirurgische handelingen Mw. E de jong: Eigenaar praktijk, tandarts Dhr R. Jack: waarnemer voor 1 dag per week Taken: Alle taken 4.1.2. Mondhygiënisten Aantal in deze praktijk: 1 Taken: Alle mondhygiëne behandelingen en parodontale behandelingen 4.1.3 Assistenten Aantal in deze praktijk: 5 Taken: preventiewerkzaamheden, stoelassistentie, sterilisatie, balie/administratieve werkzaamheden 4.1.5. Overige medewerkers Aantal in deze praktijk: 1 Taken: Praktijkmanager 4.2 Kwaliteit van de relatie met de patiënt/consument Hieronder geven we een globale beschrijving van het zorgproces. Bereikbaarheid: per auto, fiets, bus Fysieke toegankelijkheid: rolstoelvriendelijk Informatie op internet: www.swinkelsdejong.nl Informatie over behandelingen: alles is te vragen aan de tandarts of op de website te vinden
Behandelkeuze: de patiënt heeft inspraak in de te kiezen behandeling. Er wordt een zorgplan opgesteld en de wensen van de patiënt worden vastgelegd en de tandarts bespreekt de prognose en diagnose met de patiënt. Klachten: wij werken volgens de klachtenregeling van het NMT. In de wachtkamer en op de website wordt aan de patiënt kenbaar gemaakt hoe deze klachtenregeling werkt en waar ze naar toe kunnen met hun klacht. Wachtlijst en wachttijd: er is geen wachtlijst en geen wachttijd. Voor acute klachten maken we altijd tijd. Patiëntveiligheid: voor alle medewerkers geldt een geheimhoudingsplicht ten aanzien van informatie betreffende onze patiënten. Er zijn goede protocollen gemaakt voor acute situaties en ontruiming. Jaarlijks volgen alle personeelsleden een reanimatie en AED cursus. Er zijn 2 BHV,ers aanwezig. De praktijk is in het bezit van een AED apparaat. Er wordt gebruik gemaakt van een gevaarlijke stoffenmananger. Patiënten folder:: De praktijk heeft een folder waarin de praktijkinformatie is opgenomen 4.3 Kwaliteit van de organisatie: bedrijfsvoering en fysieke omgeving Hieronder geven we een globale beschrijving van het bedrijfsvoeringproces Sterke punten: patientvriendelijkheid, direct hulp bij pijnklachten. Goede bereikbaarheid voor patiënten aan de balie. Praktijkmanager aanwezig die snel vragen over nota s en bedrijfsvoering kan afhandelen. Aandachtspunten: Goede communicatie en uitleg betreffende behandelingen naar de patiënt toe. Personeelsbeleid: Uitgevoerd door de praktijkmanager. Er Is voor iedere medewerker een personeelsmap die veilig is opgeborgen en op aanvraag ingezien kan worden. Ieder jaar vindt er een functioneringsgesprek plaats en een half jaar later een voortgangsgesprek. Dit gesprek wordt vastgelegd en veilig opgeborgen. Iedere medewerker heeft een pensioen en de voorwaarden van het NMT worden nageleefd. Personeelsveiligheid: werkinstructie kaarten en voorlichting aan personeel. Dental stoffen manager aanwezig en schadelijk stoffen besproken. BHV plan aanwezig en calamiteitenplan aanwezig en besproken. Ontruimingsoefening voor personeel aanwezig. Protocollen besproken prikaccidenten en EHBO artikelen aanwezig. Veilig volgens alle WIP eisen. De praktijk maakt gebruik van het digitaal VGT dossier in kader van de stralingbescherming. Informatiebeveiliging: We werken met een systeem beheerder. De Datacaretakers. Er wordt ieder dag een backup gemaakt van alle gegevens. Simplex is voorzien van wachtwoorden zodat de patienteninformatie niet op te halen is. Infectiepreventie: Wij werken volgens de WIP richtlijnen. We maken gebruik van een aftekenlijst voor het personeel waarop dagelijks de hygiëne taken afgetekend dienen te worden. Het personeel controleert elkaar aan het einde van de dag. De praktijkmanager bewaakt de protocollen en controleert de assistenten op het naleven van de regels. Er zijn logboeken aanwezig voor zowel de sterilisatieruimte als het onderhoud aan alle apparatuur. Deze worden digitaal bewaard en afgetekend. Radiologie: Wij hebben een KEW dossier aangelegd waarin alle protocollen en benodigde documenten aanwezig zijn. Er zijn protocollen over het vervaardigen van röntgenopnamen door
personeel en de buizen zijn volgens de WIP richtlijnen. Er wordt jaarlijks onderhoud verricht op het OPG/RSP apparaat en volgens protocol 1x per 3 jaar een dosismeting op het intra orale röntgen. We zullen indien de rontgenrichtlijnen aangepast zijn daar de benodigde cursus bij zoeken. Eind 2015 zullen wij de cursus rontgen aanbieden aan het tandheelkundige personeel. Juni 2014 hebben wij de visitatie laten doen door het KNMT. Deze visitatie hebben wij positief afgesloten. Visitatie certificaat bijgesloten. Dossiervorming: alle personeelsleden hebben een persoonlijk dossier. 1x per jaar wordt er een functioneringsgesprek gevoerd en 1x per jaar een beoordelingsgesprek. Afspraken collega s en ketenpartners: Er is in ons pand nog een andere tandartspraktijk gevestigd. Wij laten elkaar vrij in de bedrijfsvoering. Daar waar overleg nodig is omdat het een gemeenschappelijk belang dient wordt dit altijd gevoerd met de tandarts/praktijkmanager. Afspraken leveranciers: Er zijn geen specifieke afspraken met leveranciers. Behalve met leveranciers die nodig zijn voor jaarlijks onderhoud. Contracten zijn daarvoor aanwezig in een logboek en een onderhoudsmap. 5. Borgen, evalueren en verbeteren 5.1 Borgen Om de kwaliteit in onze praktijk te borgen, leggen we afspraken als volgt vast: Kwaliteit van de uitoefening van het vak Om de kwaliteit van de uitoefening van vak te borgen, worden binnen onze praktijk de geldende richtlijnen en bepalingen gevolgd. Voorbeelden van door ons gevolgde eisen en bepalingen: We werken volgens behandelprotocollen met doelstelling van de behandeling. Alle medewerkers dienen zich strikt te houden aan de WIP richtlijn. We hebben een personeelsmap waarin alle regels en verwachtingen zijn opgenomen. Kwaliteit van de relatie met de patiënt/consument Om de kwaliteit van de relatie met de patiënt te borgen volgen we de geldende richtlijnen en bepalingen. Voorbeelden van door ons gevolgde eisen en bepalingen: We zijn aangesloten bij de klachtenregeling van het NMT Behandelingen worden altijd begroot vanaf 250 euro. Op alle patiëntengegevens geldt een geheimhoudingsplicht Kwaliteit van de organisatie: bedrijfsvoering en fysieke omgeving Om de kwaliteit van de organisatie te borgen volgen we de geldende richtlijnen en bepalingen. Voorbeelden van door ons gevolgde eisen en bepalingen: Jaarlijks toetsing van alle protocollen m.b.t de bedrijfsvoering
Controle op uitvoering onderhoud instrumentarium en apparatuur 5.2 Evalueren en verbeteren Evalueren van ons beleid is belangrijk, wij doen dit door, Iedere 2 maanden een werkoverleg te houden zodat we samen blijven werken aan verbeteringen. De praktijkmanager houdt iedere 2 weken een 1 op 1 gesprek met de werknemers om zo alert te blijven op eventuele zaken die niet goed verlopen. Er worden aftekenlijsten bijgehouden en onderhoudslogboeken afgetekend zodat er geen zaken vergeten kunnen worden. De praktijkmanager en de eigenaar mevr E. de Jong hebben regelmatig overleg Dit heeft geresulteerd in de volgende evaluatie: Evaluatie van de kwaliteit van de uitoefening van het vak Evaluatie van de kwaliteit van relatie met de relatie patiënt/consument Evaluatie van de kwaliteit van de organisatie: bedrijfsvoering en fysieke omgeving Botox: Op de website wordt aangegeven dat botox behandelingen mogelijk zijn in het kader van tandheelkundige problemen als knarsen of klemmen. Tot op heden zijn we hier nog niet actief mee bezig. Indien er een nadrukkelijke wens is van de patiënt wordt dit besproken met de tandarts die hiervoor is opgeleid.
6. Plannen voor het komende jaar Voor het komende jaar zijn de volgende doelstellingen geformuleerd Doelstellingen ten aanzien van de kwaliteit van de uitoefening van het vak: Blijven toetsen en aanpassen van onze behandelprotocollen Uitbreiding van onze zorg met implantologie en chirurgishe behandelingen Deze laatste zullen worden uitgevoerd door tandarts : Dhr.A. Brinkhuis. Doelstellingen ten aanzien van de relatie met de patiënt/consument Patiënten blijven stimuleren om regelmatig te blijven komen en het oproepsysteem aan te scherpen Website is vernieuwd en mensen kunnen nu veel meer over de praktijk lezen op de website. Facebook pagina gemaakt waarop mensen nieuws over de praktijk kunnen bijhouden. Mensen goed informeren over de behandeling en de hoge kosten goed begroten. Openingstijden uitbreiden met zaterdagen zodat mensen meer gelegenheden hebben te komen. Doelstellingen ten aanzien van de kwaliteit van de praktijkorganisatie: Goede communicatie blijven handhaven en het blijven controleren van de WIP en het aansturen van de assistenten daarin. Aanbieden van cursussen zodat ze zich blijven ontwikkelen.
Gevolgde cursussen Kim Huibers Bibiche Bijsterbosch Marleen Keizer Kitty Klein Bleumink Saskia Horlings Josella Vos Eva de Jong Reanimatie en AED Reanimatie en AED Reanimatie en AED Reanimatie en AED Reanimatie en AED Reanimatie en AED BHV nov 2014 6-6-2014 6-6-2014 6-6-2014 6-6-2014 6-6-2014 6-6-2014 Anesthesie Mei 2014 29 ste landelijke standbydag 9 jan Quality practice Quality practice Infectie preventie 9 mei 29 ste landelijke standbydag 9 jan 2015 Medisch spannende patient 18 maart Visitatie KNMT Standby dag 27 nov Standby dag 27 nov Effectief leiding geven Nov 2014 Effectief leidinggeven Medisch spannende patient