Procedure Statutenwijziging en Kapitaalvermindering Definities BV - de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid waarvan de statuten gewijzigd gaan worden Aandeelhouder - de enig aandeelhouder van de BV Bestuur - het statutair bestuur van de BV Adviseur - de fiscalist, accountant of andere adviseur van de BV die adviseert over de financiële en fiscale zaken van de BV Voorgenomen Bedrag - het voorgenomen bedrag waarmee het geplaatste kapitaal van de BV zal worden verminderd en dat zal worden terugbetaald aan de Aandeelhouder Verkrijgingsprijs - de verkrijgingsprijs als bedoeld in artikel 4:21 Wet Inkomstenbelasting 2001, zijnde de tegenprestatie (destijds) van de aandeelhouder in verband met de verkrijging van de aandelen in de BV Voorafgaande controles 1. Check op financiële ruimte. Het Bestuur controleert of het eigen vermogen van de BV verminderd met eventuele wettelijke of statutaire reserves tenminste gelijk is aan het Voorgenomen Bedrag van terugbetaling. Als dit niet het geval is kan geen kapitaalvermindering plaatsvinden van het Voorgenomen Bedrag. De Adviseur zal in de meeste gevallen deze vraag direct kunnen beantwoorden. Als de BV geen wettelijke of statutaire reserves behoeft aan te houden dan geldt deze toets niet en is de hoogte van het eigen vermogen niet van belang (onverminderd het bepaalde bij het volgende punt). 2. Check op continuïteit van de BV Het Bestuur controleert of de BV na de terugbetaling van het Voorgenomen Bedrag kan voortgaan met het betalen van haar opeisbare schulden waarbij ongeveer een jaar vooruit gekeken dient te worden. Als dat het geval is keurt het bestuur het aandeelhoudersbesluit tot de terugbetaling goed. Bestuurders die ten tijde van de uitkering wisten of redelijkerwijs behoorden te voorzien dat terugbetaling van het Voorgenomen Bedrag zou leiden tot de situatie dat de BV niet meer kan voortgaan met het betalen van haar opeisbare schulden zijn daarvoor in beginsel hoofdelijk aansprakelijk. 3. Check op overige verplichtingen van de BV
Het Bestuur controleert of de BV om andere redenen wellicht niet mag overgaan tot terugbetaling van het Voorgenomen Bedrag, bijvoorbeeld omdat dat in het kader van een financiering met de bank is afgesproken. 4. Check op pensioen verplichtingen van de BV Het Bestuur controleert of de BV pensioen- of stamrechtverplichtingen heeft. Als dit het geval is zal het Bestuur moeten controleren of terugbetaling van het Voorgenomen Bedrag geen fiscale consequenties heeft voor de pensioen- of stamrechtverplichtingen. Dit zal in de meeste gevallen door de Adviseur beoordeeld moeten worden. Verwezen wordt in dit verband naar het recente antwoord van de staatssecretaris op deze kwestie. 5. Check op de Verkrijgingsprijs Punt 5 is alleen van toepassing wanneer de Aandeelhouder een natuurlijk persoon is. De Aandeelhouder controleert of het Voorgenomen Bedrag niet hoger is dan de Verkrijgingsprijs. Als dat wel zo is dan is de terugbetaling van het Voorgenomen Bedrag niet (volledig) vrijgesteld van belastingheffing. De Adviseur zal in de meeste gevallen deze vraag direct kunnen beantwoorden. Bij twijfel kan altijd, kosteloos, een Beschikking Verkrijgingsprijs worden opgevraagd bij de Belastingdienst. Een standaard brief voor het opvragen van de Beschikking Verkrijgingsprijs wordt op verzoek door 123notaris kosteloos toegezonden. 6. Check op de deelnemingsvrijstelling Punt 6 is alleen van toepassing wanneer de Aandeelhouder een rechtspersoon is. Het Bestuur controleert of terugbetaling onder de deelnemingsvrijstelling valt en dus onbelast is. De Adviseur zal in de meeste gevallen deze vraag direct kunnen beantwoorden. 7. Check op overige beperkingen Het Bestuur controleert of de aandelen niet verpand zijn, of op de aandelen geen vruchtgebruik is gevestigd, of er geen certificaten van aandelen met medewerking van de BV zijn uitgegeven en of er geen andere beperkingen zijn die de geldigheid van besluitvorming zouden kunnen aantasten. Als deze controles zijn doorlopen en geen bezwaren vormen kan de daadwerkelijke procedure in gang gezet worden. Procedure 1. BV stuurt opdrachtbevestiging per e-mail naar 123notaris De BV stuurt een e-mail aan 123notaris (info@123notaris.com) met de ingevulde opdrachtbevestiging en met de laatste statuten in digitale vorm (indien u hier niet over beschikt kan 123notaris deze ook opvragen bij het handelsregister tegen een meerprijs van 11).
2. Opstellen conceptakte van statutenwijziging 123notaris stelt een concept akte van statutenwijziging en kapitaalvermindering en de benodigde besluitvorming op en stuurt dit ter beoordeling per mail toe aan de BV. 3. Ondertekening aandeelhoudersbesluit De aandeelhouder zal op grond van de toepasselijke wettelijke voorschriften door 123notaris geïdentificeerd moeten worden. Damsté zal dit doen aan de hand van een geldig legitimatiebewijs van de aandeelhouder (Nederlands paspoort, rijbewijs of identiteitskaart, buitenlandse legitimatie bewijzen in overleg). Verder zal de aandeelhouder het aandeelhoudersbesluit tot statutenwijziging en kapitaalvermindering moeten tekenen, waarbij de handtekening van de aandeelhouder door 123notaris zal worden gelegaliseerd. De aandeelhouder kan daartoe zonder afspraak tijdens kantooruren (8.30 uur -17.30 uur) langskomen bij het kantoor van 123notaris te Enschede of bij het kantoor van Damsté advocaten notarissen te Almelo of Enschede. Voor deze legalisatie worden geen administratiekosten in rekening gebracht. De Aandeelhouder heeft ten tijde van de identificatie beschikbaar: a) een geldig origineel van een legitimatiebewijs van de Aandeelhouder; b) het originele aandeelhoudersregister van de BV. 4. Passeren akte van statutenwijziging Zodra het aandeelhoudersbesluit is getekend, identificatie/legalisatie heeft plaats gevonden en 123notaris het aandeelhoudersregister heeft ontvangen, kan de akte van statutenwijziging worden gepasseerd. Het passeren van de akte zal in beginsel plaatsvinden op basis van de in het aandeelhoudersbesluit opgenomen volmacht zodat de aandeelhouder/bestuurder niet bij het passeren aanwezig hoeft te zijn. Indien de aandeelhouder/bestuurder daar de voorkeur aan geeft kan hij bij het passeren ook persoonlijk aanwezig zijn. Hiervoor worden geen extra kosten in rekening gebracht. 123notaris zorgt voor inschrijving bij de KVK, aanpassing van het aandeelhoudersregister en stuurt u na afloop een afschrift van de akte met de nieuwe statuten en het aangepaste aandeelhoudersregister per post toe. Op uw verzoek worden de stukken aangetekend verzonden, de kosten hiervan worden in rekening gebracht. 5. Terugbetaling Voorgenomen bedrag Daadwerkelijke terugbetaling kan pas plaatsvinden als de akte van statutenwijziging is gepasseerd. Terugbetaling op een eerder moment kan juridische en fiscale consequenties hebben.
Als het geplaatst kapitaal al in een eerder stadium "uit de BV is gehaald", bijvoorbeeld vlak na oprichting, en als lening of rekening courant verplichting in de boeken staat dan kan deze verplichting worden verrekend met het bedrag van de terugbetaling. Advisering - Toelichting - Disclaimer De actie bevat geen aanvullende advisering over de mogelijkheden die de nieuwe flex BV wetgeving biedt, uitgangspunt van de wijziging is juist dat geen inhoudelijke wijzigingen beoogd zijn anders dan het kapitaal te verminderen en voor het overige slechts de statuten te laten voldoen aan de nieuwe wet. De statuten zullen worden gewijzigd in standaard statuten. Indien extra (notariële) werkzaamheden nodig zijn omdat de aandeelhouder daar om vraagt of omdat de aandeelhouder niet voldoet aan de gestelde voorwaarden die op de 123notaris Flex BV actie van toepassing zijn (zie de voorwaarden op www.123notaris.com en in deze procedure), zal 123notaris deze extra werkzaamheden in beginsel in rekening brengen. De kosten voor deze werkzaamheden worden berekend op basis van de bestede tijd vermenigvuldigd met het toepasselijk uurtarief. Onze uurtarieven variëren van 100 tot 275, exclusief BTW, 6% kantoorkosten en eventuele verschotten. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden en de benodigde kennis en expertise zullen de werkzaamheden door een notaris, een toegevoegd notaris, kandidaat-notaris en/of een notarieel/juridisch medewerker worden verricht. Onder extra (notariële) werkzaamheden wordt onder andere begrepen: advies over mogelijkheden van de nieuwe wet, het opnemen van bijzondere bepalingen in de statuten, wijzigen van de concept statuten op verzoek, besprekingen en/of overleg met andere adviseurs, overleg en correspondentie over de fiscale aspecten, waaronder nadrukkelijk begrepen de hoogte van de verkrijgingsprijs, alsmede het opvragen daarvan bij de Belastingdienst. Op alle werkzaamheden van 123notaris zijn de algemene voorwaarden van 123notaris van toepassing, voor zover daarvan bij de actievoorwaarden niet is afgeweken. Deze algemene voorwaarden zijn via de website van 123notaris te benaderen en worden u op verzoek per e-mail toegezonden. De actievoorwaarden zijn eveneens via de website van 123notaris te benaderen maar zijn ook opgenomen als bijlage bij deze procedure. Hoewel 123notaris zeer zorgvuldig te werk is gegaan bij het formuleren van de procedure van statutenwijziging en kapitaalvermindering en de daarbij horende voorwaarden waaronder fiscale aspecten, omvatten de werkzaamheden van 123notaris uitdrukkelijk geen fiscaal advies en kan 123notaris niet aansprakelijk worden gehouden voor schade in verband met terugbetalingen van kapitaal waarvoor geen ruimte bestond of die toch belast zijn. Bijlage Actievoorwaarden
Actievoorwaarden 123notaris Flex BV actie de 123notaris Flex BV actie is bedoeld voor BV's met standaard statuten en één aandeelhouder. Voor BV's met niet-standaard statuten(ter beoordeling van 123notaris) of meer dan één aandeelhouder kunnen afwijkende/aanvullende voorwaarden worden gesteld door 123notaris. de actieprijs van 350 is exclusief BTW welke bij het begin van de werkzaamheden in rekening zal worden gebracht. 123notaris zal de procedure van de statutenwijziging toelichten in de opdrachtbevestiging. Voorwaarde voor de actie is dat de aandeelhouder en de BV deze procedure strikt volgen. de actie bevat geen aanvullende advisering over de mogelijkheden die de nieuwe flex BV wetgeving biedt, uitgangspunt van de actie is juist dat geen inhoudelijke wijzigingen beoogd zijn anders dan het kapitaal te verminderen en voor het overige slechts de statuten te laten voldoen aan de nieuwe wet. De statuten zullen worden gewijzigd in standaard statuten. niet elke BV voldoet aan de financiële en/of fiscale uitgangspunten om van de 123notaris Flex BV actie gebruik te kunnen maken. 123notaris kan de aandeelhouder assisteren met de beoordeling daarvan. indien extra (notariële) werkzaamheden nodig zijn omdat de aandeelhouder/bv daar om vraagt of omdat de aandeelhouder/bv niet voldoet aan de gestelde voorwaarden die op de 123notaris Flex BV actie van toepassing zijn, zal 123notaris deze extra werkzaamheden in beginsel in rekening brengen. De kosten voor deze werkzaamheden worden berekend op basis van de bestede tijd vermenigvuldigd met het toepasselijk uurtarief. Onze uurtarieven variëren van 100 tot 275, exclusief BTW, 6% kantoorkosten en eventuele verschotten. de algemene voorwaarden van 123notaris zijn van toepassing voor zover daarvan bij deze actievoorwaarden niet is afgeweken. Deze algemene voorwaarden zijn via deze link te benaderen en worden u op verzoek per e-mail toegezonden. hoewel 123notaris zeer zorgvuldig te werk is gegaan bij het formuleren van de procedure van statutenwijziging en kapitaalvermindering en de daarbij horende voorwaarden, omvatten de werkzaamheden van 123notaris uitdrukkelijk geen fiscaal advies en kan 123notaris niet aansprakelijk worden gehouden voor schade in verband met terugbetalingen van kapitaal waarvoor geen ruimte bestond of die toch belast zijn.