Gedragscode SOR De SOR heeft er voor gekozen om spelregels op te stellen. Deze spelregels vormen een leidraad voor handelen naar elkaar, naar klanten en naar bedrijven en instanties buiten de SOR. Zij gelden voor iedereen die in naam van de SOR in actie komt: medewerkers, directie, commissarissen, maar ook externe personen die contractueel namens de SOR handelen. Kortom, voor alle SORmensen. 1. Uitgangspunten SOR-mensen zijn integer in hun handelen namens de SOR. Dat wil zeggen dat zij privébelangen niet laten meewegen in hun contacten of acties met mensen en organisaties. Zij geven in hun handelen het goede voorbeeld naar elkaar en anderen. Zij handelen naar anderen zoals zij zelf behandeld willen worden: eerlijk en met respect. Zij zijn open en doorzichtig over hun handelen binnen of namens de SOR. Zij zijn bereid om aangesproken te worden op hun handelen en hebben ook de moed om anderen aan te spreken op hun handelen. Zij zijn zich er van bewust dat tussen absoluut goed en volkomen fout een tussengebied is. In dit tussengebied liggen de verleidingen op de loer. De algemene gedragslijn bij twijfel is: niet handelen en de kwestie bespreken met leidinggevende of in het werkoverleg. Deze uitgangspunten zijn voor een aantal gevallen vertaald in concrete richtlijnen. 2. Zakelijke en privé belangen Personen die namens de SOR handelen melden financiële (aandelen bijvoorbeeld) en immateriële belangen (bijvoorbeeld familie op een invloedrijke positie), of nevenfuncties bij bedrijven waarmee de SOR zaken doet aan de leidinggevende. Bij onverenigbaarheid van belangen kan de directie maatregelen nemen. SOR-mensen schakelen privé voor opdrachten groter dan 1.000,- per jaar geen bedrijven in waar de SOR een zakelijke relatie mee onderhoudt. De SOR zal een voor alle medewerkers toegankelijke lijst van zakelijke relaties beheren. Uitzonderingen op het bovengestelde hebben altijd vooraf goedkeuring van de leidinggevende, of hebben door een algemeen karakter de goedkeuring van de directie. Voorbeelden hiervan zijn kortingsafspraken met relaties van de SOR, die voor iedere medewerker gelden en die geen invloed hebben op de prijsvorming van nieuwe overeenkomsten tussen de SOR en deze relatie. Geschenken of giften (ook etentjes en relatie-activiteiten vallen hieronder) van zakelijke relaties zijn uitsluitend toegestaan indien zij een algemeen belang dienen, of een alledaags karakter hebben (bos bloemen, doosje wijn, etentje enz.) en gemeld zijn aan de leidinggevende en een blijk van waardering zijn voor geleverde diensten en geen invloed hebben op contract- of prijsvorming met de zakelijke relatie. Gedragscode SOR, november 2006
Het is niet toegestaan geschenken op het privé-adres te laten bezorgen. Relaties worden hiervan eenmalig in kennis gesteld. Geschenken als blijk van waardering voor geleverde diensten van huurders worden zoveel mogelijk afgehouden en hebben, indien niet te vermijden, een alledaags karakter. Geld aannemen is nooit toegestaan. Het is SOR-mensen niet toegestaan om voor eigen rekening bedrijfsmatige activiteiten uit te voeren met bedrijfsmiddelen van de SOR. SOR-mensen verlenen alleen in naam van de SOR diensten aan huurders. Betaalde en onbetaalde privédiensten, of handel drijven met huurders zijn niet toegestaan. SOR-mensen werken niet mee aan voorrang in de dienstverlening, inclusief toewijzing, door de SOR van privé relaties. De directie kan uitzonderingen toestaan, die binnen de SOR bekend worden gemaakt. 3. Gedrag op de werkplek SOR-mensen gedragen zich professioneel naar elkaar en naar klanten en onthouden zich verbaal of non-verbaal (gebaren, schriftelijk, via computer enz.) van discriminerende, beledigende of intimiderende uitingen. Indien gedragingen van collega s tot problemen leiden en de betrokkene dit niet met de direct leidinggevende kan of wil bespreken, dan kan hij/zij zich wenden tot de manager Bedrijfsbeheer voor problemen van algemene aard, of de manager Woondiensten voor problemen van seksueel getinte aard. Ook kan hij/zij zich richten tot de voorzitter van de Ondernemingsraad. SOR-mensen gaan zorgvuldig om met privacygevoelige informatie. SOR-mensen gebruiken bedrijfsmiddelen (mobiele telefoon, internet, kantoorbenodigdheden, gereedschappen enz.) met grote terughoudendhoud voor privé doeleinden en zijn altijd bereid om hierover verantwoording af te leggen. Privé gebruik van bedrijfsmiddelen in het buitenland is altijd voor rekening van de medewerker, tenzij het gebruik in opdracht van de SOR is. Gedragscode SOR, november 2006 2
E-gedragscode SOR E-Gedragscode voor het gebruik van (mobiele) telefoon, PDA, internet, e-mail en andere huidige en toekomstige elektronische informatie- en communicatiemiddelen ("Elektronische Communicatiemiddelen") die ter beschikking worden gesteld of worden betaald door SOR. Overwegingen Vanuit de Directie en het MT is er behoefte ontstaan om een E-gedragscode in te voeren binnen de SOR. Een belangrijk punt is de totstandkoming van een goede balans tussen verantwoord gebruik van deze Elektronische communicatiemiddelen en bescherming van de medewerkers op de werkplek. Belangrijk is om zo duidelijkheid en richtlijnen te creëren bij medewerkers voor het correct gebruiken van elektronische informatie- en communicatiemiddelen die beschikbaar worden gesteld aan de medewerkers van SOR. Deze tekst omschrijft het gebruik van Elektronische Communicatiemiddelen van en voor de SOR. De volgende punten zijn overwogen bij het vaststellen van deze gedragscode: 1. Gebruik van Elektronische Communicatiemiddelen is voor velen binnen SOR nodig om het werk goed te doen. Maar onjuist hiermee omgaan kost tijd en capaciteit van mensen en apparatuur, en brengt diverse risico's met zich mee. 2. Internet kent verschillende verschijningsvormen. Dit zijn onder andere e-mail (via internet en via intranet), World Wide Web (surfen), File Transfer (down- and uploading van bestanden, bestandsuitwisseling), Usenet (nieuwsgroepen) en chat (babbelbox). Aan het gebruik van het internet zijn, per verschijningsvorm, risico's verbonden die nopen tot het stellen van gedrags- en gebruiksregels. Datzelfde geldt voor andere Elektronische Communicatiemiddelen zoals e-mail en (mobiele) telefoons. Bij risico's valt te denken aan: * Beveiligingsrisico s zoals beschadiging van het netwerk door virussen, uitlekken van bedrijfsgeheimen, bieden van openingen voor computercriminaliteit. * Juridische risico s zoals het maken van inbreuk op intellectueel eigendom van een ander door illegaal downloaden, of misbruik van het eigen bedrijfslogo. Ook kunnen zaken strafbaar zijn, zoals het downloaden van porno. * Ethische risico s zoals het in diskrediet brengen van de goede naam van de SOR. * Kosten: door het oneigenlijk gebruik van communicatiemiddelen kunnen de kosten oplopen. Denk aan het uitbreiden van het geheugen, extra beveiligingsmaatregelen, hoge telecommunicatiekosten. Ook dient men zich te realiseren dat wanneer de zakelijke telefoon voor meer dan 10% privé gebruikt wordt dit kan leiden tot een fiscale bijtelling van de kosten bij het loon waarover loonbelasting verschuldigd is. Zie hiervoor ook protocol en bijgevoegde bijlage (brief GSM telefoonkosten). * Uitval van systemen: overbelasting van de ICT-infrastructuur door ongewenste toepassingen (bijvoorbeeld downloaden van films) kan het normaal functioneren van diverse systemen binnen het bedrijf ernstig verstoren. Gedragscode SOR, november 2006 3
3. Ter vermijding van dergelijke risico's kan SOR voorschriften geven voor het verrichten van de arbeid, en maatregelen nemen ter bevordering van de goede orde in de onderneming. De hierna weergegeven regels vallen onder deze bepaling. 4. Tegen de achtergrond van de risico's van Elektronische Communicatiemiddelen wordt van de gebruiker verantwoordelijk, professioneel en integer handelen verwacht. 5. Het gebruik van Elektronische Communicatiemiddelen wordt vastgelegd. Deze registratie geschiedt om het beheer en de continuïteit van de technische infrastructuur te waarborgen, verstoring van bedrijfsprocessen en andere (financiële) schade tegen te gaan en om toezicht te houden op de naleving van de gedrags- en gebruiksregels binnen het bedrijf. 6. Het analyseren van vastgelegde gegevens ten aanzien van het gebruik van Elektronische Communicatiemiddelen kan plaatsvinden (via hoofd HRM) indien sprake is van een vermoeden van strijd met de E-gedragscode door de gebruiker. Niet naleving van deze regels kan leiden tot disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen. 1. Werkingssfeer 1.1 Deze regeling geldt voor eenieder die voor SOR werkzaam is. 1.2 Onder Elektronische Communicatiemiddelen worden verstaan: (mobiele) telefoon, PDA, internet,e-mail en andere huidige en toekomstige elektronische informatie en communicatie middelen die ter beschikking worden gesteld of worden betaald door SOR. 2. Algemeen 2.1 De SOR (Directie & HRM) behoudt zich het recht voor om de toegang tot communicatiemiddelen te beperken zoals het beperken van toegang tot bepaalde sites en (mobiele) telefoonnummers. Met name sites met, of nummers die toegang bieden tot een pornografische, racistische, discriminerende of een op entertainment gerichte inhoud zullen (kunnen) worden geweerd. 2.2 De SOR (Directie & HRM) kan het recht tot gebruik van (een deel van) internet en/of een ander Elektronisch Communicatiemiddel toestaan, maar ook altijd weer intrekken. Zonder dat recht is gebruik van (een deel van) internet en/of het andere Elektronische Communicatiemiddel niet toegestaan. 2.3 Los van deze E-gedragsode horen medewerkers zich te houden aan de door SOR opgestelde regels en procedures t.a.v. correct gebruik van Elektronische Communicatiemiddelen zoals; correct taalgebruik, correct ondertekenen van (schriftelijke) correspondentie, afspraken inzake archiveren, het vertegenwoordigen van SOR. Gedragscode SOR, november 2006 4
3. Gebruik 3.1 Werknemers van SOR mogen Elektronische Communicatiemiddelen incidenteel en kortstondig voor privé-doeleinden gebruiken, zowel intern als extern, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en mits hierbij voldaan wordt aan de verdere richtlijnen van deze gedragscode. Het gebruik van Elektronische Communicatiemiddelen is echter primair en hoofdzakelijk verbonden met taken/bezigheden die voortvloeien uit de functie. 3.2 Het is niet toegestaan om Elektronische Communicatiemiddelen voor onacceptabele persoonlijke doeleinden te gebruiken. Bij onacceptabel persoonlijk gebruik van internet moet onder andere worden gedacht aan het downloaden van spelletjes, winkelen, gokken of deelnemen aan kansspelen, het voeren van een persoonlijk werkgerelateerd dagboek ("blogging") en het bezoeken van chat-/babbelboxen. Het online bekijken van TV en andere video-online toepassing ("streaming media") is alleen tijdens de lunchpauze toegestaan. De werknemer die niet-zakelijke berichten ontvangt, behoort de verzender te vragen om de verzending daarvan te stoppen indien dit in strijd is met het gebruik als genoemd in artikel 3.1. 3.3 Het is in het bijzonder niet toegestaan om op internet of via e-mail: sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten; pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te bekijken of te downloaden of te verspreiden; opzettelijk informatie waartoe men via internet toegang heeft verkregen zonder toestemming te veranderen of te vernietigen; actief aan te geven aan web-winkels dat belangstelling bestaat voor het ontvangen van product-informatie (zogenoemd opt-in aankruisen) voor eventuele latere bestellingen in de privé-sfeer; berichten anoniem of onder een fictieve naam te versturen; dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische dan wel discriminerende berichten te verzenden of door te sturen; kettingmailberichten te verzenden of door te sturen; iemand lastig te vallen. Indien u ongevraagd informatie van een soort als hierboven genoemd aangeboden krijgt, dient u dit te melden aan de ICT beheerder (zie bijlage). 3.4 Het is ook anderszins niet toegestaan om door middel van Elektronische Communicatiemiddelen in strijd met de wet of onethisch te handelen 3.5 Overwogen kan worden enkele specifieke aanwijzingen voor de mobiele telefoon in te voegen om ongewenst gebruik tegen te gaan. Bijvoorbeeld: Gedragscode SOR, november 2006 5
Het gebruik van de mobiele telefoon of netwerken in het buitenland is toegestaan, echter de gemaakte kosten zijn voor eigen rekening; Het is zonder voorafgaande toestemming van de SOR niet toegestaan een abonnement te nemen op zogeheten "value added services", diensten die meestal via SMS of WAP op de telefoon worden aangeboden en waarvan de kosten via de telefoonrekening worden betaald; Het continu doorgeschakeld laten staan van de vaste telefoon naar de mobiele telefoon alleen toegestaan indien functioneel noodzakelijk, toestemming leidinggevende is hiervoor verreist; Reageren op SMS-spam is niet toegestaan. 3.6 Overwogen kan worden enkele specifieke aanwijzingen voor het gebruik van de infrastructuur te geven. Bijvoorbeeld: De infrastructuur voor Elektronische Communicatiemiddelen kent een eigen vorm van kwetsbaarheid, en een eigen vorm van beveiliging. Deze vraagt om speciale aandacht van de werknemer op tenminste de volgende punten: user-identificatie (inlog-naam) en authenticatie (bijvoorbeeld wachtwoord) zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen worden doorgegeven, tenzij vooraf schriftelijke toestemming is verleend door ICT beheerder (zie bijlage); het downloaden van software en applicaties is niet toegestaan, tenzij vooraf schriftelijke toestemming is verleend door het hoofd ICT (zie bijlage). Deze toestemming wordt alleen verleend als wordt voldaan aan de geldende rechten en eventuele licenties worden betaald. Gedownloade software en applicaties moeten op virussen zijn gescand voor gebruik; het is niet toegestaan inkomende privé-berichten te genereren door deel te nemen aan niet-zakelijke nieuwsgroepen, elektronisch winkelen, down- en uploaden van bestanden (file transfer)nieuwsbrieven en dergelijke; binnenkomende bedrijfsmatige aanbiedingen die niet onder de noemer "algemene reclame" vallen, en die mogelijk voor een collega bedoeld zijn kunnen doorgezonden worden, andere worden vernietigd. Indien u zeker meent te weten dat serieuze maar ongewenste e-mails van binnen Europa zijn verzonden, kunt u voorafgaand aan vernietiging, een bericht retourzenden met de tekst "unsubscribe". 4. Ongevraagde mails van buiten Europa worden in principe niet beantwoord, hier werkt deze retourzending vaak averechts; onbedoelde inbreuken op beveiliging, van binnenuit of vanuit de buitenwereld, dient u aan de ICT beheerder (zie bijlage) te melden. 5. Vastlegging gegevens en controle 4.1 Het gebruik van Elektronische Communicatiemiddelen wordt standaard vastgelegd. Deze registratie geschiedt om het beheer, de continuïteit, de veiligheid, de integriteit en de beschikbaarheid van de infrastructuur en de diensten te waarborgen, verstoring van bedrijfsprocessen en andere (financiële) schade tegen te gaan en om toezicht te houden op de naleving Gedragscode SOR, november 2006 6
van de gedrags- en gebruiksregels binnen de SOR. 4.2 Het algemene toezicht op het gebruik zal bestaan uit het op initiatief van HRM (van tijd tot tijd) (steekproefsgewijs) controleren van het gebruik van Elektronische Communicatiemiddelen (bijvoorbeeld de tijdsbesteding, sites die bezocht worden). Daartoe kunnen lijsten van bezochte internetsites, van verstuurde e-mails en van de namen en nummers van gevoerde telefoongesprekken worden uitgedraaid. 4.3 In dit kader wordt binnenkomend elektronische communicatie verkeer zo goed mogelijk gecontroleerd op virussen, spam en soortgelijk ongerief. Mocht blijken dat een e-mailbericht een virus bevat, dan wordt het automatisch tegengehouden en worden de verzender en ontvanger daarover ingelicht. Indien desondanks materiaal wordt ontvangen dat mogelijk een virus bevat, dan dient de ontvanger onverwijld contact op te nemen met hoofd ICT Beheerder (zie bijlage). Voor het tegengaan van ongevraagde en ongewenste e-mails kunnen spam-filters worden geïnstalleerd, en wel centraal binnen de SOR via de afdeling IT. 4.4 Het is de SOR in beginsel toegestaan de vastgelegde gegevens ten aanzien van het gebruik van Elektronische Communicatiemiddelen te analyseren ten behoeve van het onderzoeken van ongeoorloofd gedrag indien er sprake is van een redelijke verdenking of vermoeden van een ongeoorloofde handeling door één of meerdere werknemers. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat andere middelen zijn uitgeput, dat er een zwaarwichtig belang van de SOR in het geding is en dat bij de uitvoering rekening wordt gehouden met de ernst van de gevolgen voor de betrokken werknemer(s) en de wijze waarop in de bescherming van de privacy van de werknemers wordt voorzien. Het initiatief zal hierin genomen worden door hoofd HRM waarin uiteraard met zorgvuldigen vertrouwelijkheid zal worden omgegaan met eventuele belastende informatie. 4.5 De betreffende gegevens worden bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een gebruiker noodzakelijk is. 6. Sancties Bij handelen in strijd met deze E-gedragscode, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden, kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen. In eerste instantie zal er een aangetekende brief verstuurd worden waarin de medewerker zal worden verzocht per ommegaande het handelen in strijd met de E-gedragscode stop te zetten, daarna zullen disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen toegepast worden zoals; berisping, overplaatsing, schorsing en beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Gedragscode SOR, november 2006 7
7. Slot 7.1 In alle gevallen waarin deze Modelgedragscode niet voorziet, beslist de directie van SOR. 7.2 De OR heeft op 2 april 2008 ingestemd met artikel 4 (samengelezen met artikelen 1 en 6.1) van deze Modelgedragscode. De regeling treedt in werking op 2 april 2008. De regeling zal aan ieder personeelslid worden bekendgemaakt, wordt opgenomen in het personeelshandboek en is te raadplegen in de openbare mappen. Deze e-gedragscode zal bij de functionerings- of bij het beoordelingsgesprek ter ondertekening worden voorgelegd aan alle medewerkers van de SOR. Gedragscode SOR, november 2006 8
Bijlage 1 Suggesties voor een pop-upscherm of een muismat. Do s en don'ts bij elektronische communicatie; een handvat. 1. Bedrijfsmiddelen zijn eigendom van SOR. 2. Privé-gebruik is beperkt toegestaan. 3. Privé-gebruik brengt extra risico s en kosten met zich mee. 4. Werknemers dienen zich bewust te zijn van de e-risico's. 5. Genereer geen spam. 6. Het bedrijfsreglement (gedragscode) zegt hierover veel meer. 7. Omgangvormen handhaven. 8. Bij twijfel advies vragen bij (HRM of Kees Willemen- ICT). 9. Misbruik kent sancties. 10. Klachten, vragen- en informatiepunt bij (Kees Willemen/ ICT). Gedragscode SOR, november 2006 9
Bijlage 2 Brief GSM telefoonkosten Gedragscode SOR, november 2006 10
Bijlage 3 Telefoonnummers: Afdeling ICT Kees Willemen 010-4445563 Afdeling HRM Anette Cramer 010-4445581 Ditte de Pijper 010-4445564 Myra Tak 010-4445568 Gedragscode SOR, november 2006 11