GEDRAGSCODE COMMUNICATIEMIDDELEN

Transcriptie

1 GEDRAGSCODE COMMUNICATIEMIDDELEN Deze notitie vervangt de voorgaande notitie Gedragscode internet- en gebruik. Artikel 1 Internetgebruik algemeen a. De werkgever behoudt zich het recht voor om de toegang tot bepaalde websites te beperken. Met name websites met een pornografische, racistische, discriminerende of een op entertainment gerichte inhoud zullen/kunnen worden geweerd. b. De werkgever kan het recht tot gebruik van (een deel van) internet toestaan, maar ook altijd weer intrekken. Zonder dat recht is gebruik van (een deel van) internet niet toegestaan. c. De gebruikelijke gedragsregels van de werknemer, zoals de regels die momenteel gelden voor het ondertekenen van schriftelijke correspondentie, het vertegenwoordigen van de onderneming en voor het verzenden van post (zoals correct taalgebruik) zijn ook van toepassing op en andere toepassingen (zoals nieuwsgroepen, telefoneren via internet). Artikel 2 Internetgebruik a. Medewerkers van de onderneming mogen uitsluitend zakelijk gebruikmaken van internet. Gebruik is dus verbonden met taken/ bezigheden die voortvloeien uit de functie. Daarbij dienen zij zich te houden aan de door de binnen de onderneming opgestelde regels en procedures. b. De infrastructuur voor elektronische communicatie kent een eigen vorm van kwetsbaarheid, en een eigen vorm van beveiliging. Deze vraagt om speciale aandacht op tenminste de volgende punten: user-identificatie (inlognaam), wachtwoord en elektronische inlogpasjes zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen worden doorgegeven; het downloaden van software en applicaties is niet toegestaan, tenzij vooraf schriftelijke toestemming is verleend door de werkgever. Deze toestemming wordt alleen verleend als wordt voldaan aan de geldende rechten en eventuele licenties worden betaald; gedownloade software en applicaties moeten op virussen zijn gescand voor gebruik; vertrouwelijke gegevens mogen niet zonder toestemming van werkgever naar binnen en buiten de organisatie worden verstuurd het is niet toegestaan inkomende privéberichten te genereren door deel te nemen aan nietzakelijke nieuwsgroepen, abonnementen op e-zines, nieuwsbrieven etc.; onbedoelde inbreuken op beveiliging, van binnenuit of vanuit de buitenwereld, dient de werknemer aan de werkgever te melden. c. Het is niet toegestaan om voor persoonlijke doeleinden internet te gebruiken. Indien de werknemer niet-zakelijke ontvangt, behoort de werknemer de verzender te vragen om de verzending daarvan te stoppen. Bij persoonlijk gebruik van internet moet onder andere worden gedacht aan het spelen of downloaden van spelletjes, winkelen, gokken of deelnemen aan kansspelen en het bezoeken van chat-/babbelboxen. d. Het is in het bijzonder niet toegestaan om op internet: HGL/PZ/AD/0612-2/D gedragscode communicatiemiddelen pag. 1 van 7

2 websites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten; pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstoot- gevend materiaal te bekijken of te downloaden; zich ongeoorloofd toegang te verschaffen tot niet openbare bronnen op het internet; opzettelijk informatie, waartoe men via internet toegang heeft verkregen zonder toestemming, te veranderen of te vernietigen. Indien de werknemer ongevraagd informatie van deze aard krijgt aangeboden, dient de werknemer dat aan de werkgever te melden. e. Het is bovendien niet toegestaan om door middel van berichten anoniem of onder een fictieve naam te versturen; dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische dan wel discriminerende berichten en kettingmailberichten te verzenden of door te sturen; iemand elektronisch lastig te vallen. Indien de werknemer ongevraagd informatie van deze aard aangeboden krijgt, dient de werknemer dit direct te melden aan de werkgever. f. Het is ook anderszins niet toegestaan op internet in strijd met de wet of onethisch te handelen. Artikel 3 Privacygevoelige De school verstuurt geen privacy gevoelige berichten onversleuteld via de naar derden. Privacy gevoelige tussen collega s onderling kan alleen maar verstuurd worden naar het werk- adres van de collega. Dergelijke s mogen niet naar privé adressen van werknemers verstuurd worden, tenzij voorzien van versleuteling. Artikel 4 Gebruik mobiele telefoon a. Iedere school neemt in haar schoolgids regels voor het gebruik van de mobiele telefoon door leerlingen op, waarbij uitgangspunt is dat leerlingen die niet noodzakelijkerwijs de mobiele telefoon nodig hebben, deze ook niet mee naar school nemen. b. Iedere school neemt in haar personeelsgids regels voor het gebruik van de mobiele telefoon door de werknemers en stagiaires op. Uitgangspunt is dat de mobiele telefoon niet tijdens lestijd en bijeenkomsten zoals vergaderingen door het personeelslid wordt gebruikt. In het geval personeelsleden geen lesgevende taken hebben wordt de privé mobiele telefoon niet tijdens het uitoefenen van het werk voor privé doeleinden gebruikt. Artikel 5 Gebruik sociale media Sociale media zoals Hyves en Facebook worden door leerlingen en leraren tijdens de lessen alleen voor onderwijskundige doelstellingen ingezet. Op momenten dat leraren geen lesgevende taken hebben of door O.O.P. worden sociale media niet voor privé doeleinden tijdens werktijd bezocht. (zie ook bijlage Social Media Richtlijnen ) HGL/PZ/AD/0612-2/D gedragscode communicatiemiddelen pag. 2 van 7

3 Artikel 6 Controle a. Om de veiligheid van het netwerk te waarborgen en toe te zien op een zorgvuldig gebruik overeenkomstig deze regeling, worden van tijd tot tijd controles uitgevoerd. Het toezicht op het gebruik zal bestaan uit het steekproefsgewijs controleren van het gebruik van internet en verkeer (tijdsbesteding, sites die bezocht worden). Daartoe kunnen anonieme lijsten van bezochte internetsites en van verstuurde s worden uitgedraaid. b. Binnenkomend internet- en verkeer wordt zo goed mogelijk gecontroleerd op virussen en soortgelijk ongerief. Mocht blijken dat een bericht een virus bevat, dan wordt het automatisch tegen- gehouden en worden de verzender en ontvanger daarover ingelicht. Indien desondanks een wordt ontvangen dat mogelijk een virus bevat, dan dient de ontvanger onverwijld contact op te nemen met de werkgever. c. Indien mocht blijken dat in strijd met deze regeling wordt gehandeld of indien daarvoor aanwijzingen zijn (zoals klachten, signalen van binnen of buiten de organisatie en systeemstoringen), dan kunnen gegevens van (de) betrokken gebruiker(s) worden uitgedraaid, bekeken en gebruikt. d. De betreffende gegevens worden bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen volgens de CAO-PO jegens een gebruiker noodzakelijk is. HGL/PZ/AD/0612-2/D gedragscode communicatiemiddelen pag. 3 van 7

4 Bijlage 1 Internetgebruik op het werk Vraag: Mijn werkgever heeft een controle uitgevoerd op het gebruik van internet. Er is vastgesteld dat iemand veel websites heeft bezocht die niets te maken hebben met het werk dat hij moet uitvoeren. Er zullen sancties volgen tegen deze werknemer. Dat gaat toch veel te ver? Antwoord: Inderdaad, het mag ook niet zomaar. Allereerst moet er een duidelijke procedure zijn voor het gebruik van internet op de werkvloer. Controleren mag, maar alleen als het van tevoren is aangekondigd. Blijkt dat een werknemer de toegang tot internet oneigenlijk gebruikt, dan mag de werkgever de werknemer er niet meteen op aanspreken. Er moet eerst een algemene waarschuwing komen die aan alle medewerkers is gericht. Pas na herhaaldelijk waarschuwen mag de werkgever iemand persoonlijk ter verantwoording roepen. bron: Controle op privé en internetgebruik op de werkvloer Een van de grootste ergernissen van werkgevers is wel het veelvuldig privé en en surfen op het internet door werknemers op de werkvloer. Deze privé tijdsbesteding van de werknemer gaat immers ten koste van de tijd voor de werkgever en regelmatig ook ten koste van de kwaliteit van de werkzaamheden. Een totaal verbod op privé gebruik van en internet is echter over het algemeen niet toegestaan. Hoe kan een werkgever zich dan wapenen tegen het privé gebruik van internet en op de werkvloer? Een werkgever mag het - en internetgedrag van zijn werknemer controleren, maar de maatregelen daartoe moeten wel in redelijke verhouding staan tot de belangen van de werknemer. De middelen die de werkgever voor de controle gebruikt, mogen, met andere woorden, geen verdergaande inbreuk op de belangen van de werknemer maken dan strikt noodzakelijk. Hieronder volgt een aantal tips die de werkgever kan gebruiken bij het opstellen en hanteren van het en internetbeleid op de werkvloer: 1. Stel schriftelijke richtlijnen op voor /internetgebruik Bij het bepalen van de inhoud van deze richtlijnen dient de werkgever rekening te houden met volgende punten: - Bij de controle van berichten dient de inhoud van de berichten ontzien te worden. Dit vanwege de privacybescherming van de werknemer. Alleen als sprake is van gewichtige redenen, is het de werkgever toegestaan berichten te lezen. Denk hierbij aan de verdenking van een strafbaar feit. Een bepaling waarbij de werkgever de bevoegdheid krijgt om onbeperkt kennis te nemen van de inhoud van de berichten, is dan ook niet toelaatbaar. - Het is raadzaam in de richtlijnen het doeleinde van de controle vast te leggen. De controle dient dan beperkt te worden tot het geformuleerde doeleinde. Veel voorkomende doeleinden zijn bijvoorbeeld: systeembeveiliging en voorkomen van virussen, beschermen van bedrijfsgeheimen, voorkomen van negatieve publiciteit, HGL/PZ/AD/0612-2/D gedragscode communicatiemiddelen pag. 4 van 7

5 tegengaan van seksuele intimidatie en controle op de naleving van afspraken over verboden gebruik van en internet. - De controle op de naleving dient zo beperkt mogelijk uitgevoerd te worden. Beperk de controle tot verdachte werknemers en laat s die duidelijk regulier e- mailverkeer betreffen buiten de controle. 2. Leg de opgestelde richtlijnen voor aan de GMR Op grond van de wet heeft de GMR instemmingsrecht ten aanzien van de verwerking van personeelsgegevens. 3. Stel de werknemers op de hoogte De werknemers dienen volledig te worden ingelicht over het te voeren beleid ten aanzien van en internetgebruik. Het is raadzaam om de opgestelde richtlijnen in de individuele arbeidsovereenkomst op te nemen of deze richtlijnen te laten ondertekenen door de werknemer. 4. Handhaaf consequent bij een overtreding van de richtlijnen Indien de werkgever zijn opgestelde beleid niet consequent handhaaft, kan een werknemer al snel een beroep doen op het feit dat zijn gedrag gedoogd werd. 5. Geef een schriftelijke waarschuwing Het altijd aan te raden om, indien mogelijk, een werknemer schriftelijk te waarschuwen bij een eerste overtreding van de richtlijnen. Als in een eventuele procedure duidelijk wordt dat de werknemer al eens eerder is gewaarschuwd wegens een overtreding van de richtlijnen, is de kans groter, dat de rechter hieraan arbeidsrechtelijke gevolgen verbindt, zoals een ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Tot slot Indien schriftelijke richtlijnen ontbreken, is het erg moeilijk een werknemer te ontslaan wegens buitensporig - en/of internetgebruik. Er zijn meerder uitspraken van rechters bekend, waarbij zelfs het veelvuldig bezoeken van chatrooms en pornosites door een werknemer tijdens werktijd niet hebben geleid tot de beëindiging van zijn dienstverband, omdat schriftelijke richtlijnen ontbraken. Stel als werkgever dus altijd duidelijke schriftelijke richtlijnen op en stel de werknemers hiervan op de hoogte. Dit maakt de kans op een succesvol ontslag wegens buitensporig en internetgebruik een stuk groter. bron: HGL/PZ/AD/0612-2/D gedragscode communicatiemiddelen pag. 5 van 7

6 Bijlage 2 Social Media Richtlijnen Social Media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk en kunnen bijdrage aan een positief imago van het bedrijf de instelling waarvoor je werkt. Het delen van informatie en kennis met groepen waarmee op traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was kan leiden tot een beter beeld van de organisatieomgeving. Net als bij de opkomst van en internet ontstaan er ook nu vragen bij het gebruik van social media in organisaties. Privé-gerelateerde zaken en werkgerelateerde zijn niet zo gemakkelijk te scheiden. Bij nieuwe ontwikkelingen zie je vaker dat een aantal werkgevers en werknemers vooral de bedreigingen zien, anderen vooral de kansen. Om verschillende denkbeelden over het gebruik van social media in organisaties niet te laten leiden tot misverstanden zijn deze richtlijnen ontwikkeld. Werknemers van HGL mogen actief zijn op social media mits het werk er niet onder lijdt. Afhankelijk van de functie van een medewerker kan het gebruik van social media meer of minder gewenst zijn. Leidinggevende en medewerker maken hierover afspraken. Deze richtlijnen hebben enkel te maken met situaties waarbij er een overlap is (of kan zijn) tussen werk en privé. Weblogs, fora en netwerken waar je alleen als privépersoon actief bent over hobby, familie en andere activiteiten die geen raakvlak hebben met de werksituatie vallen hier expliciet niet onder. Bedenk dat Het gebruik van social media real time gebeurt. Een druk op de knop en jouw bericht staat direct online. Online informatie misschien wel eeuwig online staat. Het is niet altijd gemakkelijk om informatie naderhand te (laten) verwijderen. Bedenk dus goed hoe je wil overkomen in tekst, beeld en geluid en niet alleen voor dat ene moment. Zo gebruiken bijvoorbeeld werkgevers vaak google om uit te zoeken wie de sollicitanten zijn. Het not-done is om eenmaal geplaatste berichten zomaar te verwijderen. Met een druk op de knop (real time) worden ook foute berichten online geplaatst. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten per definitie te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt. Geef bij verwijdering een goede reden. Je ook rekening dient te houden met het wettelijk vastgelegde beeld-, auteurs- en citaatrecht. Het is verboden om zonder toestemming van de maker andermans werk te publiceren. Schending van deze wet kan je een boete opleveren van honderden euro s. Sociale omgangsvormen online net zo goed gelden als offline. Respecteer degene tot wie je je richt. Laster, beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy van anderen wordt gerespecteerd. Je zoveel mogelijk inhoudelijk dient te reageren op stukken van anderen. Alleen je mening geven, zonder onderbouwing daarvan, vervuilt de discussie en zegt meer over de schrijver van de reactie dan over het stuk. Onthoud dat dit soort reacties ook in google naar boven kunnen komen. Social media soms als gevolg hebben dat er een grijs gebied ontstaat tussen privé en werkgerelateerde zaken. Wanneer je op een persoonlijke blog over je werk schrijft, kun je een disclaimer (zie voorbeeld onderaan het protocol) opnemen waarin staat dat dit blog jouw persoonlijke standpunt weergeeft en dat dit niet overeen hoeft te komen met dat van de organisatie. HGL/PZ/AD/0612-2/D gedragscode communicatiemiddelen pag. 6 van 7

7 Richtlijnen gebruik social media 1. Werknemers proberen kennis en andere waardevolle informatie te delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en het de school niet schaadt. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merkgebonden informatie. Voor het publiceren van gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon. 2. Werknemers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over klanten, partners of leveranciers zonder hun goedkeuring. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over het product en de persoon of het bedrijf. 3. Wees extra voorzichtig bij het publiceren over, of in discussie gaan met, een klant of concurrent. Verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde stukken, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor de school. 4. De school ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Werknemers die publiceren op een website (of andere sociale media) anders dan die van de school over een onderwerp dat wel te maken kan hebben met de school, maken kenbaar of zij op persoonlijke titel publiceren. Als werknemers namens de school spreken, vermelden zij hun organisatie en functie. 5. Bestuurders, managers, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik maken van social media. Voor sommige functies geldt dat iemand altijd wordt gezien als leraar van de school ook als hij een privé-mening verkondigt. Op grond van hun positie moeten werknemers nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. 6. Werknemers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki s, fora en andere media die gebaseerd zijn op usergenerated content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal zijn, met gevolgen voor hun privacy. 7. Wanneer een online discussie dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal ontspoort is, neem dan direct contact op met de verantwoordelijke afdeling/persoon en overleg over de te volgen strategie. 8. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met de school is het verstandig contact te zoeken met de directeur van de school. HGL/PZ/AD/0612-2/D gedragscode communicatiemiddelen pag. 7 van 7