Regeling elektronische informatie- en communicatiemiddelen. (ICT reglement)

Transcriptie

1 ICT reglement werknemers Regeling elektronische informatie- en communicatiemiddelen. (ICT reglement) Deze modelregeling is gebaseerd op de modelregeling die door besturenkoepels, waaronder de Besturenraad is opgesteld. Dit reglement komt in de plaats van Gebruiksregels ICT, maart 2003 en is bedoeld voor personeel en anderen die gebruik maken van deze middelen op de school. Artikel 1 Doel en werkingssfeer van deze regeling 1.1. Deze regeling geeft de wijze aan waarop binnen de stichting P.C.P.O. De Vier Windstreken wordt omgegaan met elektronische informatie- en communicatiemiddelen. Deze regeling omvat gedragsregels ten aanzien van verantwoord gebruik en geeft regels over de wijze waarop controle plaats vindt Onverantwoord gebruik is gebruik tegenstrijdig aan de doelstelling en identiteit van de school, zowel in persoonlijk gebruik als in relatie tot anderen binnen of buiten de school. Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan illegale toepassingen van bestanden, godslasterlijke, beledigende, aanstootgevende, gewelddadige, racistische, discriminerende, intimiderende, pornografische toe-passingen, zinloos tijdverdrijf en / of toepassingen die strijdig zijn met de wet of als onethisch te karakteriseren zijn De controle op persoonsgegevens bij gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen vindt plaats met als doel: a. systeem- en netwerkbeveiliging b. tegengaan onverantwoord gebruik Deze regeling geldt voor een ieder die ten behoeve van de school werkzaamheden verricht. Artikel 2 Algemene uitgangspunten 2.1. De controle op gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen zal overeenkomstig deze regeling uitgevoerd worden Gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn zullen niet worden geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel bewerkt, anders dan in dit protocol is afgesproken Persoonsgegevens zullen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. 1 ICT Reglement

2 2.4. Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn, wordt tot het minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek Indien zulks uit een oogpunt van noodzakelijk te verrichten werkzaamheden onvermijdelijk is, is het aan het beheer van het netwerk toegestaan om persoonlijke data van gebruikers tijdelijk ontoegankelijk te maken Gestreefd wordt naar een goede balans tussen controle op verantwoord gebruik en bescherming van de privacy van personeelsleden op de werkplek Persoonsgegevens over gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen worden voor zo ver van toepassing niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximum bewaartermijn van 6 maanden De schoolleiding treft voorzieningen over de positie en integriteit van de ICTcoördinator. Dit wordt geconcretiseerd door de ICT-coördinator alleen technisch verantwoordelijk te laten zijn en dit laat onverlet het bepaalde in artikel 6.1 Artikel 3 Gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen 3.1. Het gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen is primair verbonden met taken/bezigheden die voortvloeien uit de functie van het personeelslid. Gedragsregels die gelden voor het ondertekenen van schriftelijke correspondentie, het vertegenwoordigen van de school, het verzenden van post, zijn ook van toepassing op gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen Personeelsleden mogen elektronische informatie- en communicatiemiddelen beperkt, incidenteel en kortstondig gebruiken voor persoonlijke doeleinden mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden of het systeem en mits hierbij wordt voldaan aan de verdere regels van deze regeling Het is niet toegestaan om elektronische informatie- en communicatiemiddelen zodanig te gebruiken dat het systeem- en/of de beveiliging opzettelijk worden aangetast, of de inhoudelijke communicatie tegenstrijdig is aan de doelstelling en identiteit zoals omschreven in artikel Het is niet toegestaan om elektronische informatie- en communicatiemiddelen voor onacceptabele doeleinden te gebruiken. Hierbij moet onder andere worden gedacht aan het spelen of downloaden van spelletjes, gokken of deelnemen aan kansspelen en het bezoeken van chatboxen Het is in het bijzonder niet toegestaan om: bewust sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten; bewust pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te bekijken of te downloaden of te verspreiden; zich tot niet openbare bronnen op het internet toegang te verschaffen; bewust informatie waartoe men via elektronische informatie- en communicatiemiddelen toegang heeft verkregen zonder toestemming te veranderen of te vernietigen; actief aan te geven aan webwinkels dat belangstelling bestaat voor het ontvangen van productinformatie voor eventuele latere bestellingen in de privésfeer; bestanden te downloaden die geen verband houden met studie en/of werk; 2 ICT Reglement

3 software en applicaties te downloaden zonder voorafgaande toestemming van de beheerder; niet-educatieve spelletjes te spelen; te chatten met leerlingen via chatprogramma s; anoniem of onder een fictieve naam via elektronische informatie- en communicatiemiddelen te communiceren; op dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische dan wel discriminerende manier via elektronische informatie- en communicatiemiddelen te communiceren; inkomende privé-berichten te genereren door het deelnemen aan niet-zakelijke nieuwsgroepen, abonnementen op e-zines, elektronisch winkelen, down- en uploaden van bestanden, nieuwsbrieven en dergelijke; kettingmailberichten te verzenden of door te sturen; iemand lastig te vallen Voor het bekend maken via elektronische informatie- en communicatiemiddelen van foto s, video s of ander materiaal waarop op school werkzame personen of leerlingen of andere bij de school betrokkenen zijn afgebeeld, is voorafgaande (schriftelijke) toestemming vereist. Voor kinderen gaat het daarbij om toestemming van ouders of verzorgers. (Door middel van het opnemen van een verklaring in deze op het aanmeldingsformulier van het kind, getekend door de ouders of verzorgers, beschikt de school over de benodigde informatie voor wat betreft de leerlingen) Het is ook anderszins niet toegestaan om door middel van elektronische informatie- en communicatiemiddelen in strijd met de wet of onethisch te handelen User-identifcatie (gebruikersnaam) en authenticatie (bijvoorbeeld wachtwoord) zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen worden doorgegeven Onbedoelde inbreuken op beveiliging, van binnenuit of van buiten de school dienen onmiddellijk aan de schoolleiding gemeld te worden. Artikel 4 Algemene bepalingen t.a.v. leerkrachten, medewerkers (werknemers) 4.1 Ieder die als werknemer staat ingeschreven bij een de van scholen van Stichting D4W heeft toegang tot het computernetwerk. De voor het gebruik noodzakelijke gebruikersnaam, wachtwoord en mailadres worden door de ICT-coördinator verstrekt. 4.2 De eerste keer dat de werknemer gebruik maakt van het computernetwerk zal dat worden beschouwd als de totstandkoming van een overeenkomst tussen de school en werknemer m.b.t. het computergebruik, waarbij de werknemer instemt met de in dit protocol verwoorde regels en afspraken Het recht om gebruik te maken van het computernetwerk vervalt zodra iemand niet meer ingeschreven staat als werknemer Het computernetwerk kan door werknemers worden gebruikt op daartoe ingerichte werkplekken. Artikel 5 Meldingsplicht 3 ICT Reglement

4 Een vermoeden van ernstig misbruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen moet direct worden gemeld bij de directeur Algemene Zaken en/of het Algemeen Bestuur. Artikel 6 Controle 6.1. Controle op gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van in artikel 1.2 en 1.3 genoemde doelen De directie informeert de personeelsleden voorafgaand aan de invoering van de regeling over controle op elektronische informatie- en communicatiemiddelen, omtrent de doeleinden, de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij verkregen zijn en de inhoud van deze regeling Niet toegestaan gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen wordt zo veel mogelijk technisch onmogelijk gemaakt Controle vindt in beginsel steekproefsgewijs plaats Als een lid van de directie of de Algemeen Coördinator-ICT merkt of er op geattendeerd wordt dat het ICT-gedrag van een personeelslid niet binnen deze kaders verloopt, wordt de collega hier op gewezen en wordt een controle van zijn ICT-acties door bevoegde personen als mogelijkheid genoemd Elektronische informatie- en communicatieberichten van medewerkers stafbureau, schoolleiding, bestuursleden, vertrouwenspersonen en andere personeelsleden met een vertrouwensfunctie, gecommuniceerd in het kader van hun functie, zijn in beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle bij een ernstig vermoeden van misbruik Indien een personeelslid of een groep personeelsleden ervan wordt verdacht de regels te overtreden, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. De schoolleiding meldt dit aan het bestuur Het Algemeen Bestuur geeft indien nodig aan de Algemeen Coördinator-ICT de opdracht om de elektronische informatie- en communicatiemiddelenacties van de betrokkene na te gaan De Algemeen Coördinator-ICT brengt hiervan schriftelijk verslag uit aan het Algemeen Bestuur Personeelsleden, ten aanzien van wie geconstateerd is dat zij zich niet aan deze regeling houden, worden zo spoedig mogelijk door de directie op hun gedrag aangesproken Binnenkomend internet- en -verkeer wordt zo goed mogelijk gecontroleerd op virussen en soortgelijk ongerief. Mocht blijken dat een bericht een virus bevat, dan kan dat automatisch tegengehouden worden en dan worden de verzender en ontvanger daarover ingelicht. Indien desondanks een wordt ontvangen dat mogelijk een virus bevat, dan dient de ontvanger onverwijld contact op te nemen met Algemeen Coördinator-ICT Indien mocht blijken dat in strijd met deze regeling wordt gehandeld of indien daarvoor aanwijzingen zijn (zoals klachten, signalen van binnen of buiten de organisatie en systeemstoringen), dan kunnen gegevens van (de) betrokken gebruiker(s) worden uitgedraaid, bekeken en gebruikt. De betreffende gegevens worden bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een gebruiker noodzakelijk is. 4 ICT Reglement

5 6.13. Indien en voor zover noodzakelijk kunnen derden ingeschakeld worden bij de werkzaamheden t.a.v. onderzoek en controle De Algemeen Coördinator-ICT kan tijdens werkzaamheden (copieerslagen, backup, restore, reparaties) data zien m.b.t. een gebruiker. De ICT-coördinator gaat hiermee op passende wijze prudent om en betracht vertrouwelijkheid. Artikel 7 Sancties Bij handelen in strijd met deze regeling, het schoolbelang of de algemeen geldende normen en waarden voor het gebruik van internet en , kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen. Voor werknemers gaat het eventueel om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals berisping, overplaatsing, schorsing en beëindiging van de arbeidsovereenkomst.. Het is de ICT-coördinator toegestaan om verboden, aanstootgevend materiaal, bij wijze van voorlopige maatregel, direct te blokkeren. In geval van dreigende storing door gebrek aan opslagcapaciteit is het aan de ICT-coördinator toegestaan om verboden materiaal (zoals ook amusementsdata, computerspelletjes e.d.) zonder toestemming van de gebruiker te verwijderen. Artikel 8 Rechten van werknemers Op grond van de Wet Bescherming persoonsgegevens hebben betrokkenen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens de navolgende rechten: 8.1. Inzagerecht: betrokkenen hebben het recht de over hem of haar aanwezige data in te zien. Verzoeken om inzage worden binnen vier weken ingewilligd Kopierecht: betrokkenen hebben het recht van de over hem of haar aanwezige data een kopie te ontvangen binnen vier weken Correctierecht: betrokkenen hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de aanwezige data te (laten) verbeteren of aan te vullen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen vier weken beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd wordt de correctie terstond uitgevoerd Verwijderingsrecht: betrokkenen hebben het recht om de over de hem of haar aanwezige data, die niet (langer) ter zake doen, of in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift te verwijderen en te vernietigen. Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen vier weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging terstond plaats. Artikel 9 Slotbepalingen In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur van de stichting P.C.P.O. De Vier Windstreken. Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel 5 ICT Reglement

6 Deze regeling kan aangehaald worden als ICT-regeling voor personeel en treedt in werking op 1 oktober Met deze regeling vervallen voorgaande regelingen binnen de stichting. De ICT-regeling is vastgesteld door het bestuur van de stichting P.C.P.O. De Vier Windstreken op 25 september Verklarende woordenlijst Babbelbox: ontmoetingsplaats voor mensen die met behulp van elektronische middelen met elkaar communiceren. Ook wel chatbox genoemd. Chatbox: ontmoetingsplaats voor mensen die met behulp van elektronische middelen met elkaar communiceren. Ook wel babbelbox genoemd. Chatroom: plekken op internet waar mensen naartoe gaan om met anderen te kletsen ('chatten') in een virtuele kamer. Deze kamers zijn over het algemeen ingedeeld per onderwerp, zodat iedere gebruiker kan kletsen met iemand die dezelfde interesse deelt. Als men zich in een chatroom bevindt, kan men alle gesprekken die plaatsvinden in één keer op het scherm zien. Download: gegevenstransport van het internet naar een computer. Ook gegevenstransport tussen computer en printer of tussen twee computers. elektronische post. Het stelt de gebruiker in staat berichten over het internet te versturen en te ontvangen. E-zine: electronic magazine, tijdschrift in elektronische vorm, dat verspreid wordt via . Gebruikersnaam: de naam waarmee men zich op internet meldt. Ook wel username of login genoemd. ICT: afkorting van Informatie- en CommunicatieTechnologie. Gebruikt voor alles wat te maken heeft met automatisering en telecommunicatie. Upload: bestanden van eigen computer naar een andere computer kopiëren. Dat kan een computerprogramma, tekst, beeld of geluid zijn. Het tegenovergestelde van uploaden is downloaden. Virus: een computervirus kan informatie op uw computer uitwissen en grote problemen veroorzaken. Wereld Wijde Web (World Wide Web): het Web is een universele verzameling van webpagina's, die door hyperlinks met elkaar worden verbonden. Onderstaand in dit reglement opgenomen de afspraken die binnen De Vier Windstreken gelden wat betreft het maken en onderhouden van een weblog. Omdat de verantwoordelijkheid van de weblog vanuit school bij de school, c.q. de leerkracht ligt, hebben we deze afspraken, ook al zijn ze ook naar de leerlingen gericht, bij dit reglement geplaatst D4W-Weblog regels Gebruik op de weblog alléén je voornaam. Leerkrachten gebruiken alleen namen als: juf, meester. Zet nooit je telefoonnummer, je adres of adres in jouw berichtje, of log. Heb je toch per ongeluk je adres in je reactie, of log gezet, meldt dat dan even aan de meester/juf. Hij/zij kan je adres uit je reactie halen. 6 ICT Reglement

7 Reageer vriendelijk en beschaafd op berichten. (dus niet schelden, geen rotopmerkingen naar elkaar maken, e.d.). Zit je als leerling in de redactie van de weblog dan ben je verplicht om je inlognaam en wachtwoord geheim te houden. Heb je per ongeluk toch iemand je inlognaam en wachtwoord verteld, zeg het dan tegen de meester/juf. Hij/zij kan je dan een nieuwe inlognaam of wachtwoord geven. We plaatsen alleen foto s, waarvan de personen (of hun ouders en/of verzorgers) op de foto s uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven om deze foto s te mogen publiceren op de weblog. We verwijzen niet naar links die niet deugen. De volwassen redactie van de weblog (juf, meester) kijkt elke dag de weblog na en verwijdert reacties, of logs die niet deugen. Misbruik van de weblog wordt gestraft (IP-ban: je kunt niet meer op de weblog komen!). Tips voor de teksten Controleer je berichtje, of log -voor je het plaatst- op spel- en/of typefouten. Weet je niet hoe je een woord schrijft? Kijk dan in een woordenboek. Kijk of je zinnen kloppen. Hoofdletter aan het begin van een zin? Punt aan het eind van een zin. Namen met een hoofdletter geschreven? Schrijf in je "reactie" altijd waarom je iets mooi/niet mooi, leuk/niet leuk, interessant/niet interessant vindt. Naam: School: Datum: Handtekening:. 7 ICT Reglement

8 Het ondertekende document wordt op school bewaard (voor personeel in de personeelsdossiers). De betrokkene ontvangt zelf een kopie. 8 ICT Reglement