Privacy protocol. September 2015

Transcriptie

1 Privacy protocol September 2015

2 Inhoud 1. Algemeen Internet & social media Internet Social media gebruik Sociaal emotionele vragenlijsten Afspraken software leveranciers Overdracht leerlinggegevens... 9 VPCBO Privacy protocol 2

3 1. Algemeen Deze gedragsovereenkomsten zijn bedoeld voor alle werknemers, uitzendkrachten, invallers en stagiaires die in dienst zijn van de Vereniging voor Protestants Christelijk Basisonderwijs Coevorden (VPCBO Coevorden), ongeacht de contractduur of locatie waar zij werkzaam zijn. De eindverantwoordelijke is de algemeen directeur van de Vereniging voor Protestants Christelijk Basisonderwijs Coevorden; deze verantwoordelijkheid op schoolniveau is gemandateerd aan de directeuren van de bij de vereniging aangesloten scholen. VPCBO Privacy protocol 3

4 2. Internet & social media Dit hoofdstuk omvat het gebruik van internet, social media en alle toepassingen die via internet gaan. 2.1 Internet Van het personeel wordt het volgende verwacht: a) Internetfaciliteiten zijn in de eerste plaats bedrijfsmatige voorzieningen, die als zodanig moeten worden gebruikt b) Internet wordt tijdens lestijd uitsluitend gebruikt voor opbouwende educatieve doeleinden. c) De kinderen gebruiken de computer alleen voor educatieve opdrachten of door leerkracht goedgekeurde websites zonder educatieve achtergrond. d) Het is niet toegestaan sites te bezoeken, waarvan de inhoud in strijd is met de normen en waarden van de VPCBO. e) Informatie die terug te voeren is op leerlingen mag niet op het openbare deel van het internet terechtkomen. f) Namen in combinatie met foto s van kinderen worden niet op het net gepubliceerd. In voorkomende gevallen alleen met toestemming van de ouders. Ook voor het publiceren van individuele foto s wordt eerst toestemming gevraagd. Dit is geregeld bij de inschrijving van de leerlingen; g) Vermeld nooit privé gegevens op de website (voornaam en achternaam van de kinderen, adresgegevens of telefoonnummers of andere persoonlijke gegevens). Hetzelfde geldt ook voor gegevens van leerkrachten. h) Het downloaden van bestanden en programma s dient te worden beperkt tot zakelijk gebruik, onder meer in verband met de risico's van het binnenhalen van virussen en overbelasting van het netwerk. Indien door het downloaden virussen worden binnengehaald, kan de medewerker aansprakelijk worden gesteld voor de daaruit voortvloeiende schade. i) Incidenten worden zowel aan de ICT-coördinator als aan de directie gemeld. 2.2 Social media Onder social media verstaan wij alle websites en daarbij behorende applicaties, waarbij de gebruikers zelf de waarde van de website creëren. Protocol voor medewerkers a) Het is werknemers toegestaan om onder werktijd actief zijn op sociale media, mits het werkgerelateerde inhoud betreft en het werk hier niet onder lijdt. b) Medewerkers van de school delen uitsluitend kennis en andere waardevolle informatie. c) Bij onderwijs gerelateerde onderwerpen maken medewerkers duidelijk of zij op persoonlijke titel of namens de school publiceren. d) De werknemer dient bij zijn/haar eigen expertise te blijven en geeft berichten welke buiten zijn/haar expertisegebied vallen door aan de betreffende collega/expert. e) Medewerkers van de school publiceren geen vertrouwelijke informatie, c.q. gegevens van/over collega s, leerlingen en ouders op social media. f) De werknemer plaatst geen berichten (zowel persoonlijk als zakelijk) die in conflict zijn met de visie van de VPCBO of de school waarop hij/zij werkzaam is. g) Vermijd de discussie met een leerling of ouder op social media; zoek altijd de mogelijkheden voor een persoonlijk gesprek. h) In geval een online discussie dreigt te ontsporen dient de werknemer direct contact op te nemen met zijn/haar leidinggevende om de te volgen strategie te bespreken. VPCBO Privacy protocol 4

5 i) Bestuurders, directeuren, leerkrachten en onderwijsondersteuners zijn altijd vertegenwoordiger van de school, ook als zij een privémening verkondigen. Bij twijfel niet publiceren. j) Medewerkers van de school zijn persoonlijk verantwoordelijk voor wat zij publiceren. k) Medewerkers van de school weten dat publicaties op social media altijd vindbaar zijn, ook nadat het bericht verwijderd is. l) Bij twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met de school zoeken medewerkers contact hun leidinggevende. m) De school zorgt ook digitaal voor een veilig klimaat en communiceert met medewerkers, leerlingen en ouders, hoe zij dit doet. n) Medewerkers die deelnemen aan een werkgerelateerde chatgroep in WhatsApp of soortgelijke apps en programma s, verlaten de chatgroep wanneer zij niet langer meer deel uit maken van de formatie. o) De school legt vast welke maatregelen zij neemt bij digitale overtredingen van medewerkers, leerlingen en ouders en communiceert dit met deze doelgroepen. Protocol voor leerlingen De leerkrachten zien erop toe dat de leerlingen zich aan de onderstaande regels houden. a) De leerling handhaaft alle normaal geldende fatsoensnormen en wanneer er gecommuniceerd wordt is dat met respect voor school en de mensen die er leren en werken. b) De leerling is altijd persoonlijk verantwoordelijk voor wat hij/zij communiceert via de social media. c) De leerling realiseert zich, dat alles wat gecommuniceerd wordt via de social media, altijd vindbaar blijft. d) De leerling mag via social media over schoolgerelateerde onderwerpen communiceren, zo lang het geen vertrouwelijke of persoonsgebonden informatie is en als de naam van school niet wordt geschaad. e) De leerling gaat niet in discussie met medewerkers van de school via de social media. f) De leerling wordt geen vrienden met medewerkers van school via de social media. g) De leerling publiceert beeld- of geluidsmateriaal over schoolzaken alleen na toestemming van betrokkenen en de leerkracht. h) De leerling gebruikt social media in de les, alleen wanneer dat functioneel is voor de les van dat moment. i) Bij twijfel over juistheid, verantwoordelijkheid, vertrouwelijkheid etc. neemt de leerling contact op met de leerkracht. j) Bij overtreding van de regels bepaalt de schoolleiding welke sancties worden genomen; alle communicatie in dit opzicht wordt opgenomen in het leerlingdossier. VPCBO Privacy protocol 5

6 3. gebruik Dit hoofdstuk omvat het gebruik van zakelijke accounts, de voorwaarden van berichtverkeer en het beheer van gegevens. a) Werknemers in dienst van de school maken gebruik van een zakelijk adres, met de extensie van de website van de school. Zakelijk verkeer loopt uitsluitend via dit e- mailadres. b) Werknemers zijn gerechtigd het -systeem voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke mailberichten zowel intern als extern, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden, die van collega s of leerlingen. c) Het recht van de werknemer om persoonlijke berichten te ontvangen en versturen is gebonden aan de volgende voorwaarden: - Het bericht bevat een herleidbare afzender. - Het bericht bevat geen dreigend, seksueel intimiderend, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal. - Het bericht is niet in strijd met de fatsoensnormen en schaadt het aanzien van de VPCBO niet. d) Het automatisch doorsturen van s naar een persoonlijk adres is toegestaan, waarbij de gebruiker verantwoordelijkheid neemt voor de bescherming van de gegevens. e) De ontvanger van per toegestuurde vertrouwelijke inloggegevens, is zelf verantwoordelijk voor de geheimhouding hiervan. VPCBO Privacy protocol 6

7 4. Sociaal emotionele vragenlijsten Dit hoofdstuk omvat het gebruik van sociaal-emotionele vragenlijsten en de communicatie hierover naar ouders/verzorgers. a) Ouders/verzorgers moeten de school toestemming verlenen, alvorens de lijsten ingevuld worden. b) Ouders/verzorgers worden door de school geïnformeerd, alvorens de lijsten ingevuld worden. De school maakt duidelijk wat het inhoud en wat het doel voor het invullen van de lijsten is. c) De resultaten worden niet gepubliceerd en worden uitsluitend voor zakelijke doeleinden gebruikt. VPCBO Privacy protocol 7

8 5. Afspraken software leveranciers Dit hoofdstuk omvat de afspraken die de school met de softwareleverancier maakt over de leerlinggegevens die zij beheren. Softwareleveranciers zijn wettelijk gezien bewerkers indien zij persoonsgegevens opslaan en/of delen. Afspraken over wat er wel en niet met persoonsgegevens mag gebeuren, worden vastgelegd in een bewerkersovereenkomst. De school blijft te allen tijde juridisch verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. Bij aanschaf van software, staat het volgende in de bewerkersovereenkomst omschreven: a) Welke partijen (waaronder subleveranciers) betrokken zijn, wat hun rol is en wat hun verantwoordelijkheden zijn. b) Welke gegevens door de leverancier worden verwerkt. c) De leverancier verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en volgens instructies van de school. d) De leverancier is gebonden aan geheimhoudingsbeding. Tevens mogen derden alleen met toestemming van de school toegang krijgen tot persoonsgegevens. e) Een bewaartermijn of vernietigingstermijn van gegevens en afspraken over de beëindiging van het contract. f) Specifieke normen of certificaten t.b.v. de beveiliging van gegevens. g) Wie de beveiligingsmaatregelen mag controleren en wat de kosten hiervan zijn. h) Indien zaken worden uitbesteed, een schriftelijke overeenkomst tussen de softwareleverancier en derden, waarin dezelfde overeenkomsten staan die tussen de school en de softwareleverancier zijn gemaakt. i) De softwareleverancier is wel of niet verplicht om incidenten te melden. De wijze waarop het incident gemeld wordt en wanneer. Welke partij de kosten op zicht neemt in geval van een incident of het voorkomen van een incident. j) Indien er back-ups worden gemaakt, hoe vaak dit gebeurd en hoe een back-up terug wordt gezet. k) Of de softwareleverancier verplicht is om mee te werken aan verzoeken van leerlingen/ouders, ter inzage/correctie/wijziging van persoonsgegevens. l) Een boeteclausule indien de softwareleverancier de afspraken niet nakomt. m) De school en softwareleverancier komen de Wet bescherming persoonsgegevens volledig na. n) Het Nederlands recht is van toepassing Let op of de gegevens alleen binnen Europa (Europese Economische Ruimte) worden opgeslagen en verwerkt. Wanneer een leverancier een vestiging in de Verenigde Staten heeft, ga dan na of deze leverancier gecertificeerd is onder de Amerikaanse Safe Harbour Principles. Zo niet, dan gelden namelijk aanvullende, vaak complexe regels. VPCBO Privacy protocol 8

9 6. Overdracht leerlinggegevens Dit hoofdstuk omvat het overdragen van leerlingengegevens aan andere scholen. a) Ouders/verzorgers krijgen, alvorens de overstap naar het voortgezet onderwijs, inzage in het OKR. b) Ouders/verzorgers moeten de school toestemming verlenen, alvorens de gegevens overgedragen worden naar een andere school dan PO naar VO. c) Bij overdracht van leerlingegegevens, wordt de inzage of toestemming bij voorkeur ondertekend door de ouders/verzorgers. VPCBO Privacy protocol 9