Privacy- en ICT gebruiksbeleid

Transcriptie

1 Privacy- en ICT gebruiksbeleid voor personeelsleden Panta Rhei, stichting voor r.k., openbaar en algemeen bijzonder primair onderwijs

2 Bestuursbureau Panta Rhei Bezoekadres: Overgoo 13, 2266 JZ Leidschendam Postadres: Postbus 103, 2270 AC Voorburg Privacy en ICT gebruiksbeleid v1.0 januari 2017

3 1. Inleiding Door de toename van ICT worden door scholen steeds meer online communicatiekanalen gebruikt en neemt de opslag en de mogelijkheid voor het delen van (persoons)gegevens toe. Ook leerlingen begeven zich steeds vaker op internet en communiceren online of delen bestanden met elkaar tijdens of na schooltijd. De mogelijkheden van ICT leveren allerlei voordelen op, maar brengen ook gevaren met zich mee. Bijvoorbeeld als er bewust of onbewust gegevens gedeeld worden die inbreuk maken op de privacy van leerlingen of leerkrachten. Naast de persoonlijke schade en gevolgen kan dit ook imagoschade opleveren voor Panta Rhei. 2. Aanleiding en doelstelling Panta Rhei wil dat kinderen zich veilig voelen op school. Daarnaast heeft Panta Rhei de wettelijke verplichting om zorgvuldig om te gaan met de verwerking van persoonsgegevens. Tenslotte wil Panta Rhei een professionele uitstraling hebben in de communicatie met de buitenwereld. Dit privacy- en ICT gebruiksbeleid heeft als doel om duidelijk te maken wat het gewenste gedrag is van personeelsleden bij de verwerking van persoonsgegevens en online communicatie. 3. Gerelateerde documenten Naast dit privacy- en gebruiksbeleid beschikken de scholen binnen Panta Rhei ook over: een privacyreglement waarin staat beschreven op welke wijze Panta Rhei omgaat met de verwerking van persoonsgegevens; een leerlijn ICT waarin per leeftijdsgroep is omschreven welk vaardigheden op het gebied van mediawijsheid worden aangeleerd op de scholen binnen Panta Rhei; de regels ten aanzien van het gebruik van ICT-middelen, internet en online communicatiemiddelen door leerlingen binnen Panta Rhei; een pestprotocol waarin ook aandacht besteed wordt aan cyber of online pestgedrag; een protocol medisch handelen; toegangsbeleid waarin is opgenomen wie toegang mag hebben tot bepaalde gegevens en door wie de gebruikersaccounts worden verstrekt/ingetrokken en gecontroleerd (invallers krijgen bijvoorbeeld beperkte toegangsrechten tot persoonlijke gegevens). Deze documenten zijn opvraagbaar bij de schooldirectie. Privacy en ICT gebruiksbeleid v1.0 januari

4 4. Begripsbepaling Online communicatie De communicatie via , website en ouderportaal alsmede ook het gebruik van social media, zoals Twitter, Instagram, Whats app, Facebook, etc. Persoonsgegevens Gegevens die zijn te herleiden tot een (natuurlijk) persoon. Ook het gebruik van video- en fotomateriaal valt onder persoonsgegevens. Mediawijsheid Hieronder worden de vaardigheden verstaan die nodig zijn om online te kunnen communiceren, en om de gevolgen (zowel de voor- als nadelen) te kunnen overzien van berichten die online gedeeld worden met of door anderen. Daarnaast gaan deze vaardigheden ook over het kunnen interpreteren of op waarde schatten van informatie die online gedeeld wordt. 5. Gedragscode privacy en online communicatie Personeelsleden van Panta Rhei worden geacht ambassadeurs van de stichting te zijn. Hiermee laten zij zien professioneel te willen handelen, op de hoogte te zijn van de risico s die betrekking hebben op het verwerken van persoonsgegevens en het gedrag te willen vertonen dat nodig is om deze risico s te verminderen. De gedragscode is een middel om hen bewust te maken en een aanleiding om met elkaar het gesprek te blijven voeren over de omgang met vertrouwelijke informatie en het gedrag op sociale media. De code wordt daarom ook periodiek geagendeerd voor teamoverleggen. A. Omgang met vertrouwelijke gegevens Binnen Panta Rhei worden vertrouwelijke gegevens van zowel leerlingen als personeel verwerkt. Bij leerlingen dient hierbij gedacht te worden aan adres- en contactgegevens, toetsgegevens, absentie, notities, maar ook medische en andere gevoelige informatie indien dit relevant is voor de onderwijsbegeleiding. Van het personeel worden adres- en contactgegevens bijgehouden, alsmede salarisgegevens en ziekteverzuim. Daarnaast wordt in de administratie en communicatie van de scholen foto- en videomateriaal gebruikt van zowel personeel als leerlingen. Alle vertrouwelijke gegevens worden binnen Panta Rhei verzameld voor een duidelijk doel. In het privacyreglement staat beschreven welke gegevens door Panta Rhei verwerkt worden. Voor de verwerking van gegevens zonder wettelijke grondslag wordt altijd toestemming aan de betrokkene(n) gevraagd. Panta Rhei heeft de noodzakelijke maatregelen genomen om de gegevens veilig op te slaan en af te schermen voor derden, zoals toegangsbeleid en beveiligde ICT-systemen. Privacy en ICT gebruiksbeleid v1.0 januari

5 Van de personeelsleden binnen Panta Rhei wordt verwacht dat zij: 1. Gegevens niet, zonder expliciete toestemming of andere wettelijke grondslag, delen met derden. 2. Gegevens alleen opslaan op de daarvoor ingerichte en aangewezen ICT-systemen, en niet op privé opslagmedia (eigen laptop, tablet, usb-stick) zonder expliciete toestemming Wachtwoorden die zijn verstrekt voor de toegang van gegevens zorgvuldig bewaren (en niet overhandigen aan derden). 4. Misstanden die te maken hebben met de verwerking of toegang tot persoonsgegevens direct melden aan de leidinggevende zoals beschreven in de procedure beveiligingsincidenten en datalekken. B. Communicatie met derden Binnen Panta Rhei wordt er, naast de fysieke contactmomenten, met ouders en andere betrokkenen buiten de school gecommuniceerd via , Esis, de website, het ouderportaal, de nieuwsbrief en / of via sociale media. Het gebruik van digitale communicatiemiddelen sluit aan bij de eigentijdse manier waarop Panta Rhei betrokkenen wil informeren en toegankelijk wil zijn. De scholen binnen Panta Rhei zorgen ook digitaal voor een veilig klimaat en communiceren met personeelsleden, leerlingen en ouders hoe zij dit doen. De scholen binnen Panta Rhei stellen aan alle personeelsleden een mailaccount beschikbaar indien nodig ook accounts voor het gebruik van social media. Het gebruik van social media kanalen van Panta Rhei is alleen voorbehouden aan personeelsleden die hiervoor gemandateerd en opgeleid zijn. Van de personeelsleden binnen Panta Rhei wordt verwacht dat zij: 1. Op een professionele manier communiceren en handelen, dat wil zeggen: a. Geen eigen online communicatiemiddelen ( , social media) gebruiken voor het contact met ouders of leerlingen vanuit hun rol als professional. b. Niet op persoonlijke titel communiceren vanuit hun rol als professional. c. Geen privé berichten versturen via een account van Panta Rhei. d. Geen online discussie voeren met ouders of leerlingen. e. Zich niet negatief uitlaten over de school, ouders of leerlingen. f. ICT-voorzieningen (hardware en draadloos netwerk) die door Panta Rhei beschikbaar worden gesteld, worden alleen gebruiken voor professionele doeleinden. 2. Publieke communicatiemiddelen, zoals website en social media, alleen inzetten om informatie te delen over groeps- en schoolactiviteiten (en geen informatie over personen). 1 privé opslagmedia (eigen laptop, tablet, etc.) die na expliciete toestemming gebruikt mogen worden binnen de school, moeten kunnen voldoen aan de beveiligingseisen van Panta Rhei Privacy en ICT gebruiksbeleid v1.0 januari

6 3. Voor communicatie over groeps- of schoolactiviteiten alleen gebruik maken van de -, social media- en overige accounts die door de school beheerd worden. 4. Alleen foto s, video- of geluidsopnamen van leerlingen en collega s publiceren die hiervoor (via de ouder(s)/verzorger(s)) expliciete toestemming hebben gegeven. Privacy en ICT gebruiksbeleid v1.0 januari