TC t Weusthag Versie 0.4 Status Concept Datum 08 december 2008 Inhoud Operationeel Plan TC t Weusthag Opdrachtgever Erik Lammers Auteur Peter Lok Versielog Versie Datum Auteur Opmerking 0.1 07-06-08 Peter Lok Eerste opzet, deze is besproken met Erik Lammers 0.2 07-09-08 Peter Lok Review Erik Lammers 0.3 29-11-08 Peter Lok Review Erik Lammers
Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan 2009-2011 van tennisvereniging t Weusthag. In het najaar van 2007 is een projectteam in het leven geroepen met als doel het ontwikkelen van een beleidsplan voor de periode 2009-2011. Dit plan is door dit projectteam in nauwe samenspraak met het dagelijkse bestuur tot stand gekomen. Het is een plan van en door de leden van tennisvereniging t Weusthag. Met dit beleidsplan legt het bestuur de besturing en organisatie van tennisvereniging t Weusthag voor de komende drie jaren op hoofdlijnen vast. Het bestuur, de verschillende commissies en de tijdelijke projectteams stellen jaarlijks de speerpunten op. Deze speerpunten wordt gebundeld en vastgelegd in het jaarplan. Dit jaarplan wordt voorgelegd aan de leden van het tennisvereniging t Weusthag en tijdens de Algemene Leden Vergadering vastgesteld. Met dit beleidsplan verwacht het bestuur optimaal de belangen van de diverse leeftijdsgroepen te behartigen. Sportiviteit omlijst door gezelligheid! Hengelo, december 2008 Erik Lammers voorzitter sportiviteit omlijst door gezelligheid 2
Missie en visie Tennisvereniging t Weusthag is een tennisvereniging die haar leden in de gelegenheid wil stellen om de tennissport te beoefenen op zowel recreatief als een, enigszins groeiend, prestatief niveau. Tennisvereniging t Weusthag faciliteert de tennissport door het aanbieden van tennisbanen, trainingsmogelijkheden, accommodatie, door het kunnen deelnemen aan competities en door het organiseren van toernooien. Tennisvereniging t Weusthag streeft naar sportiviteit omlijst door gezelligheid waarbij het doel is: een goede vereniging te zijn voor haar leden, vrijwilligers en professionals; een betrouwbare samenwerking aan te gaan met onze sponsoren; een positieve bijdrage te leveren aan een respectvolle samenleving. Tennisvereniging t Weusthag wil gedurende de beleidsperiode van 2009-2011 de continuïteit van de vereniging verder waarborgen en het verenigingsleven een impuls te geven door in de genoemde beleidsperiode: 1. Het verbeteren van de interne besturing door: een organisatiestructuur te ontwikkelen met hierin voor iedere commissie te definiëren door wie zijn vertegenwoordigd, het na te streven doel, hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de te hanteren overlegstructuur en de bijbehorende financiën; Speciale aandacht voor het naleven van wet- en regelgeving zoals het rookbeleid, hygiëne, ARBO, EHBO, calamiteiten en personele aangelegenheden. 2. Het optimaliseren van de accommodatie onder te verdelen naar: Banen (o.a. onderhoud van kunstgras- en gravelbanen, aanleg van eventuele all-weather-banen, et cetera); Clubhuis (onderhoud en verfraaien van bar- en keuken-faciliteiten, kleedkamers, douches, toiletten, terras); Park (onderhoud oefenkooi, tuin, hekwerk, fietsenstalling, speeltuin, opslagruimten, et cetera). 3. Het vergroten van de in- en externe zichtbaarheid door: Het ontwikkelen en opzetten van een sponsorbeleid met sponsorpakketten; Het benoemen van een sponsorcommissie; (Club)acties te organiseren ter verkrijging van (financiële) middelen; Verbeteren van de communicatie (o.a. herontwerp website, uitbrengen van nieuwsbrieven). 4. Het vitaliseren van het vrijwilligersbeleid door: Het intensiveren van het vrijwilligersnetwerk door meer in projectteams te werken; Het vergroten van de inzichtelijkheid van het nut en noodzaak van vrijwilligersfuncties; Het stimuleren van deelname aan toernooien en evenementen. 5. Het intensiveren en optimaliseren van het jeugdbeleid door Het opzetten van op-maat trainingen waaronder selectietrainingen; Het continueren en uitbreiden van uitwisselingsprogramma s; Het continueren en uitbreiden van spelochtenden, schooltennis en het KNLTB programma Tennis Kids. sportiviteit omlijst door gezelligheid 3
6. Het handhaven van het huidige ledenaantal Het zorgdragen dat de ledenuitstroom wordt gecompenseerd met de instroom van nieuwe leden; Het zorgdragen voor een evenwichtige leeftijdsopbouw van het ledenbestand. 7. Het voeren van een blijvend verantwoord financieel beleid Het opzetten van een begroting per commissie; Het toekennen van en periodiek toezicht houden op het budget per commissie; Het opstellen van investeringsplan. sportiviteit omlijst door gezelligheid 4
Inhoudsopgave INLEIDING... 7 JAARAGENDA... 8 HET BESTUUR... 9 VERTEGENWOORDIGING... 9 DOEL... 9 TAKEN... 9 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN... 10 OVERLEGSTRUCTUUR... 11 FINANCIËN... 12 FINANCIËLE COMMISSIE... 12 VERTEGENWOORDIGING... 12 DOEL... 12 TAKEN... 12 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN... 16 OVERLEGSTRUCTUUR... 16 FINANCIËN... 16 TECHNISCHE COMMISSIE... 18 VERTEGENWOORDIGING... 18 DOEL... 18 TAKEN... 18 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN... 19 OVERLEGSTRUCTUUR... 20 FINANCIËN... 20 BARCOMMISSIE... 21 VERTEGENWOORDIGING... 21 DOEL... 21 TAKEN... 22 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN... 23 OVERLEGSTRUCTUUR... 23 FINANCIËN... 23 TOERNOOICOMMISSIE... 25 VERTEGENWOORDIGING... 25 DOEL... 25 TAKEN... 26 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN... 28 OVERLEGSTRUCTUUR... 28 FINANCIËN... 29 JUNIORENCOMMISSIE... 30 sportiviteit omlijst door gezelligheid 5
VERTEGENWOORDIGING... 30 DOEL... 30 TAKEN... 31 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN... 32 OVERLEGSTRUCTUUR... 32 FINANCIËN... 32 PARK & CLUBHUIS COMMISSIE... 33 VERTEGENWOORDIGING... 33 DOEL... 33 TAKEN... 33 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN... 34 OVERLEGSTRUCTUUR... 34 FINANCIËN... 34 PR COMMISSIE... 35 VERTEGENWOORDIGING... 35 DOEL... 35 TAKEN... 36 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN... 37 OVERLEGSTRUCTUUR... 37 FINANCIËN... 38 PROJECTEN... 39 BIJLAGE 1 AANMELDFORMULIER... 40 BIJLAGE 2 SCHOOLTENNIS... 43 sportiviteit omlijst door gezelligheid 6
Inleiding Dit document beschrijft het operationele plan van TC t Weusthag. Momenteel bestaat er in operationele zin onduidelijkheid over, taken, verantwoordelijkheid & bevoegdheden en de financiën. Daarnaast is niet vastgesteld wie willen we zijn en waar staan we voor. Om hier alvast een antwoord op te geven, wij gaan voor gezelligheid en sportiviteit!! In dit plan wordt stilgestaan bij de vertegenwoordiging, taken & bevoegdheden en de rekening & verantwoording van het bestuur. Daarnaast worden de onderwerpen die aan de orde komen tijdens de algemene (leden)vergadering toegelicht. Uiteindelijk wordt met name aandacht besteed aan de vertegenwoordiging, het doel, de taken, verantwoordelijkheid & bevoegdheden, overlegstructuur en de financiën van elke commissie. Allereerst wordt het nieuwe organogram weergegeven: Bestuur Voorzitter Secretaris Vice voorzitter Penningmeester Financiële commissie Technische commissie Barcommissie Toernooicommissie Juniorencommissie Park & Clubhuis commissie PR commissie Projecten Ledenadministratie Competitie Training Weusthag Open Club toernooien Redactie Sponsoring sportiviteit omlijst door gezelligheid 7
Jaaragenda De jaaragenda geeft de belangrijkste activiteiten die jaarlijks plaatsvinden weer. Per commissie is in het betreffende hoofdstuk een activiteitenkalender opgenomen. Periode Wie Activiteit Januari Financiële commissie Bestuur - Samenstellen jaarrekening afgelopen jaar en begroting voor het komende jaar - Algemene (leden)vergadering Februari Barcommissie PR commissie - Indelen bardiensten - Versturen nieuwsbrief Maart Financiële commissie Park & Clubhuis commissie Technische commissie PR commissie - Incasseren contributiegelden - Het tennispark en clubhuis gereed maken voor het zomerseizoen - Indelen zomertraining - Verspreiden clubblad April Toernooicommissie Technische commissie - Openingstoernooi - Uitvoering competitie Mei Technische commissie - Uitvoering competitie Juni Juli Augustus PR commissie Juniorencommissie Toernooicommissie - Versturen nieuwsbrief - Jeugdclubkampioenschappen - Tenniskamp - Mix en single clubkampioenschappen PR commissie Toernooicommissie - Versturen nieuwsbrief - Dubbel clubkampioenschappen September Toernooicommissie Technische commissie Juniorencommissie - t Weusthag Open - Indelen wintertrainingen - Ouder- kind toernooi Oktober Technische commissie PR commissie - Ervoor zorgen dat leden zich op kunnen geven voor de voorjaarscompetitie - Versturen nieuwsbrief November Technische commissie - Indelen competitieteams December Alle Commissies - Aanleveren van realisatiecijfers afgelopen jaar en de begroting voor het komende jaar - Samenstellen jaarrekening afgelopen jaar en Financiële commissie begroting voor het komende jaar - Aanvragen van ledenpassen bij knltb - Verpreiden clubblad PR commissie sportiviteit omlijst door gezelligheid 8
Het bestuur Het bestuur wordt beschreven aan de hand van de vertegenwoordiging, doel, taken, verantwoordelijkheden & bevoegdheden, overlegstructuur en financiën. Vertegenwoordiging De vereniging wordt vertegenwoordigd door: de voorzitter; de penningmeester; de secretaris; Het maandelijkse bestuursoverleg wordt gevoerd door bovenstaande mensen inclusief de voorzitter van elke commissie. Doel Tennisvereniging t Weusthag is een tennisvereniging die haar leden in de gelegenheid wil stellen om de tennissport te beoefenen op zowel recreatief als een, enigszins groeiend, prestatief niveau. Wij streven naar sportiviteit omlijst door gezelligheid waarbij het doel is: een goede vereniging te zijn voor haar leden, vrijwilligers en professionals; een betrouwbare samenwerking aan te gaan met onze sponsoren; een positieve bijdrage te leveren aan een respectvolle samenleving; Taken De leden van het Algemeen Bestuur hebben de volgende specifieke taken: Voorzitter: Portefeuille: algemeen beleid, personele zaken, externe vertegenwoordiging. Voorzitten en leiden van bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen; Bewaken van de voortgang van zaken binnen de vereniging; Onderhouden van de contacten met gemeente, buren en andere belanghebbenden om de belangen van de tennisclub buiten de vereniging te behartigen; Voeren van functioneringsgesprekken met personeelsleden waar sprake van een arbeidsrelatie is (trainers); Voortrekkersrol met betrekking tot het overall vrijwilligersbeleid; Onderhouden van contacten met projectteams. Secretaris: Portefeuille: communicatie/pr, ledenadministratie (administratief) ; Beheren van de in- en uitgaande post; Notuleren tijdens bestuursbijeenkomsten; Onderhouden van contacten met PR commissie, ledenadministratie; Uitwisselen van informatie tussen bestuur en commissies vice versa; Verzorgen en verspreiden van agenda s en notulen; sportiviteit omlijst door gezelligheid 9
Beheren van het verenigingsarchief; Bijwonen van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen en op verzoek van de voorzitter externe vergaderingen. Penningmeester: Portefeuille: financieel beheer, sponsorcommissie en ledenadministratie (financieel); Beheren van de financiën en de dagelijkse boekhouding en daarmee verantwoordelijk voor de financiële situatie van de vereniging; Toezicht houden op de budgetten van de verschillende commissies; Maken van meerjaren investeringsplan; Maken van een financieel jaarverslag en begroting; Onderhouden van contacten met de sponsorcommissie en de ledenadministratie (financieel); Bijwonen van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen en op verzoek van de voorzitter externe vergaderingen. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De volgende onderdelen zijn van belang voor de verantwoording van het bestuur (Bron: statuten per 31 december 1987): het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar; het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden, dat daaruit te alle tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend; jaarlijks wordt uiterlijk in de maand januari een algemene vergadering, de jaarvergadering, gehouden en daarin brengt het bestuur zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in afgelopen boekjaar gevoerde bestuur; de algemene vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een commissie van tenminste twee personen die geen deel uit mogen maken van het bestuur. Deze commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Dit is de zogenaamde kascontrole; vereist het onderzoek van de rekening en verantwoording bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan de commissie van onderzoek zich door een deskundige laten bijstaan. Het bestuur is verplicht aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te vertonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven; de last van de commissie kan te alle tijde door de algemene vergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere commissie. Het bestuur is ondermeer bevoegd tot (Bron: statuten per 31 december 1987): het huren, verhuren of op andere wijze in gebruik of genot verkrijgen en geven van onroerende goederen; het sluiten, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten. Het bestuur is, mits met goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot (Bron: statuten per 31 december 1987): sportiviteit omlijst door gezelligheid 10
het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen; het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt; het verrichten van rechtshandelingen waarvan de financiële betekenis of onbepaald is of een bij huishoudelijk reglement te bepalen bedrag te boven gaat, of waardoor de vereniging voor langer dan één jaar gebonden wordt; het aangaan van overeenkomsten, waarbij aan de vereniging een (bank)krediet wordt verleend; het ter leen verstrekken van gelden, alsmede het ter leen opnemen van geld, waaronder niet is begrepen het gebruikmaken van een aan de vereniging verleend bankkrediet; het aangaan van dadingen; het optreden in rechte, waaronder begrepen het voeren van arbitrale procedures, doch met uitzondering van het nemen van conservatoire maatregelen en van het opnemen van die rechtsmaatregelen die geen uitstel kunnen lijden; Op het ontbreken van deze goedkeuring van de algemene vergadering kan, wat betreft sub a en b bedoelde rechtshandelingen, door het bestuur tegen derden, dan wel door derden tegen de vereniging wel een beroep gedaan worden, terwijl op het ontbreken van deze goedkeuring van de algemene vergadering, wat betreft de sub c en tot en met g bedoelde rechtshandelingen, geen beroep gedaan kan worden. Het bestuur kan met inachtneming van de voorgaande leden binnen de grens van zijn bevoegdheid, één of meer van zijn leden schriftelijk machtigen voor het bestuur of de vereniging op te treden. Het bestuur kan uit de senior-, junior-, ereleden en/of leden van verdienste één of meer commissie leden instellen, waarvan de leden voor de periode van één jaar worden benoemd door de algemene ledenvergadering; ondersteunende leden kunnen als adviseur worden toegevoegd. Over alles wat niet door de wet, statuten of (huishoudelijk) reglement is geregeld, beslist het bestuur. Overlegstructuur Naast het maandelijkse bestuursoverleg bestaat voor de leden de mogelijkheid om deel te nemen aan de algemene (leden)vergadering. Hierbij komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen (Bron: statuten per 31 december 1987). Te behandelen onderwerpen Op de jaarvergadering komen onder meer aan de orde (Bron: statuten per 31 december 1987): de notulen van de laatstgehouden algemene vergadering; het jaarverslag; het verslag van de kascontrole; de rekening en verantwoording door het bestuur; de vaststelling van de contributie en eventueel entreegeld; de begroting van het volgende verenigingsjaar; sportiviteit omlijst door gezelligheid 11
de verkiezing van de voorzitter van het bestuur; de verkiezing van de andere bestuursleden; de verkiezing van commissies; voorstellen van de zijde van het bestuur; voorstellen, ingediend door tenminste vijf leden; wat verder ter tafel komt. Bijeenroeping algemene vergadering De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur. De oproeping geschiedt schriftelijk aan de adressen van alle leden, met inachtneming van een termijn van tenminste veertien dagen. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld. Financiën In samenwerking met de financiële commissie wordt de jaarrekening en begroting opgesteld. Vervolgens wordt in de algemene (leden)vergadering om een goedkeuring gevraagd. Onder het hoofdstuk Financiële Commissie is het financiële beleid nader beschreven. Financiële Commissie Binnen de financiële commissie worden de financiële zaken voor tennisvereniging t Weusthag beheerd, samengesteld en georganiseerd. Vertegenwoordiging De financiële commissie wordt vertegenwoordigd door: De voorzitter, penningmeester vanuit het bestuur; De ledenadministratie. Doel De doelstelling van de financiële commissie is: Het beheren van de financiën en het geven van financieel inzicht aan het bestuur en de leden (zie Algemene (leden)vergadering). Taken De financiële commissie heeft de volgende taken: Incasseren van de contributie in maart op basis van de gegevens van de ledenadministratie (zie ledenadministratie ). Bij nieuwe leden wordt volledige contributie geïnd bij inschrijving voor 1 mei. Bij inschrijvingen die tot en met juli worden gedaan daar wordt de contributie naar rato geïnd. Voor inschrijvingen die in augustus of later binnenkomen wordt voor dat jaar geen contributie geïnd; Incasseren van de trainingsgelden, de zomertraining wordt in juni geïncasseerd en de wintertraining in november; Factureren van sponsorgelden: o Winddoeken in januari sportiviteit omlijst door gezelligheid 12
o Clubblad / website in januari o Weusthag Open in augustus o Jeugd in januari; Betalen van facturen, gedurende het hele jaar rond de vervaldatum; Beheren van de financiën en de dagelijkse boekhouding; Samenstellen van de jaarrekening; Balans en Verlies & Winst rekening; Begroting voor het komende jaar samenstellen in december en januari; Maandelijks betalen van trainers (lesgelden zijn gelijk aan het salaris): tot het moment van het innen van de lesgelden ontvangen zij een voorschot. Na het innen van de lesgelden is het definitieve salaris bekend. Formulieren invullen in verband met de aanvraag van Ecotax bij de knltb, dit wordt jaarlijks gedaan. De volgende systemen worden hierbij gebruikt: PZ leden voor het incasseren van de contributie Internet bankieren voor de betalingen en door middel van de incasso module het incasseren van de lesgelden Accountview voor het financieel beheer en de boekhouding. Denk hierbij aan kasgelden, bankgelden. Ledenadministratie Een belangrijk onderdeel van de inkomsten voor TC t Weusthag is de ledenadministratie. Zij vormt dan ook een onderdeel van de financiële commissie. De inkomsten komen immers voor een groot deel vanuit de leden door middel van de contributiegelden. De ledenadministratie houdt zich bezig met verschillende taken, namelijk: Aanmeldingsproces; Ledenpas uitgave; Mutaties; Afmeldproces; Vragen beantwoorden voor (niet)leden; Informatie aanleveren over leden voor commissies; Samenwerking met de hoofdtrainer; Overige informatie Aanmeldingsproces De taken die behoren tot het aanmeldingsproces zijn: Algemene informatie betreffende een lidmaatschap verstrekken aan mensen die geïnteresseerd zijn om lid te worden (verwijzen naar de website voor contributiegelden en het aanmeldformulier, zie bijlage 1); Aanmeldformulier controleren, is alles ingevuld en is een pasfoto meegestuurd; Aanmeldformulier invoeren in PC leden; Pasfotoformulier van de knltb invullen en versturen naar de knltb (voor de ledenpas); Ervoor zorgen dat voldoende pasfotoformulieren in voorraad zijn; sportiviteit omlijst door gezelligheid 13
Nieuw lid digitaal aanmelden bij de knltb; Het bondsnummer dat is ontvangen van de knltb verwerken in PC leden; Maandelijks het Mutatieformulier van de knltb controleren en doorgeven aan de penningmeester; Ontvangen pasje controleren met de gegevens in PC leden; De ledenpasje naar het clubhuis brengen (bruine bak). Voor wat betreft de pasjes geldt bovenstaande alleen voor de nieuwe leden. Voor de bestaande leden wordt jaarlijks een nieuwe pas ontvangen. De taken die hierbij horen staan onder ledenpas uitgave. Ledenpas uitgave (jaarlijks) De taken die behoren tot de ledenpas uitgave zijn: Van elk lid die op 1 december lid is wordt een pas aangevraagd bij de knltb; Ontvangen pasjes van de knltb worden op alfabet gerangschikt, gecontroleerd met het ledenbestand op onjuistheden (bijvoorbeeld verkeerde naam) en of van elk lid een pasje ontvangen is; Indien nodig wordt de speelsterkte aangepast in PC leden op basis van de ontvangen ledenpas; Voor leden die een andere foto op het pasje willen kan een nieuwe pas worden aangevraagd, het betreffende lid stuurt een nieuwe pasfoto naar de ledenadministratie samen met de adresgegevens. De ledenadministratie vraagt vervolgens een nieuwe pas aan door middel van het pasfotoformulier van de knltb; De ontvangen pasjes worden naar het clubhuis gebracht, deze liggen voor zover mogelijk in het clubhuis op het moment dat de competitiepapieren worden uitgedeeld. Mutaties Bij mutaties heeft de ledenadministratie de volgende taak: Wanneer er wordt gebeld, ge-maild of geschreven met een wijziging in adresgegevens of bankgegevens, dan worden deze zo snel mogelijk verwerkt in PC Leden en in het ledenbestand bij de KNLTB. Afmeldproces De taken bij het afmeldproces zijn: Een lid meldt zich vóór 1 december schriftelijk af (e-mail of per post); De afgemelde leden worden uit het ledenbestand PC leden gehaald. Een elektronische afmelding wordt gedaan bij de knltb. Wanneer een lid overlijdt dan wordt deze zo snel mogelijk verwijderd uit PC leden, zodat hier geen verdere communicatie naartoe gaat. Vragen beantwoorden voor (niet)leden De taken die de ledenadministratie heeft bij het beantwoorden van vragen die binnenkomen via e-mail of telefoon zijn: Indien het hierbij gaat om vragen die niet beantwoord kunnen worden dan wordt aangegeven bij wie ze moeten zijn voor een antwoord op de vraag; sportiviteit omlijst door gezelligheid 14
Daarnaast wordt regelmatig uitleg gegeven over hoe leden zich kunnen aanmelden of afmelden; Wanneer een lid aangeeft dat hij/zij niet heeft kunnen tennissen door ziekte of een blessure bestaat er geen mogelijk tot restitutie. Dit is van vroeger uit het beleid geweest. Informatie aanleveren over leden voor commissies/bestuur Vanuit het bestuur of van een commissie kan een verzoek bij de ledenadministratie binnenkomen om lijsten aan te leveren van leden, bijvoorbeeld een lijst met jeugdleden voor de jeugdcommissie. Ook moet regelmatig een back-up gemaakt worden van PC leden. De taken hierbij zijn: Op basis van de wensen wordt de informatie uit PC leden gehaald; De penningmeester ontvangt de laatste week van maart een back-up van PC leden; Aan de hand van deze gegevens maakt de penningmeester de incasso, deze vindt in de eerste week van april plaats; Vervolgens wordt regelmatig een lijst verstuurd richting de penningmeester met nieuwe leden. Deze worden geïncasseerd voor het gehele contributietarief, mits zij voor juli lid zijn geworden. Wanneer leden zich in juli, augustus of september aanmelden dan worden zij geïncasseerd voor de helft van het contributietarief; Daarnaast wordt gedurende het zomerseizoen maandelijks een back-up gemaakt van PC leden. In het winterseizoen wordt dit eenmaal per kwartaal gedaan. Dit omdat in de winter weinig mutaties plaatsvinden in PC leden. Samenwerking met de hoofdtrainer De ledenadministratie werkt ook samen met de hoofdtrainer. Dit omdat die traint bij TC t Weusthag lid moet zijn van de vereniging. De taken van de ledenadministratie hierbij zijn: Op basis van de lijsten van mensen die trainen, deze worden ontvangen vanuit de hoofdtrainer, wordt gecontroleerd of iedereen ook lid is (in PC leden). Deze bestanden worden in de maand mei ontvangen voor de zomerlessen en voor de winterlessen komen deze lijsten in oktober; Als iemand op de lijst staat en die is geen lid dan wordt deze aangeschreven om alsnog lid te worden; De mensen die winterlessen volgen en nog geen lid zijn worden aangeschreven, maar hier wordt geen contributie meer gevraagd. Overige informatie Een donateur is iemand die niet meer tennist, maar die wel graag betrokken wil blijven bij de vereniging. Deze wordt opgenomen in PC leden, maar hier wordt geen pas voor aangevraagd bij de knltb. Voor een buitenlid geldt eigenlijk geen protocol. Bij een aanvraag wordt beoordeeld of het inderdaad een buitenlid is. De volgende plaatsen worden als binnen de regio gezien: Hengelo, Borne, Oldenzaal, Enschede, Delden, Deurningen en Haaksbergen. Eventuele kleine dorpen die zich hierbinnen bevinden vallen er ook onder. Een buitenlid kan bijvoorbeeld iemand zijn die studeert en op kamers woont in Groningen, maar die lid wil zijn bij TC t Weusthag. Er worden weinig aanvragen gedaan voor buitenleden. sportiviteit omlijst door gezelligheid 15
De ledenadministratie is ook druk met het zogenaamde schooltennis. Elk schooltennisformulier, zie bijlage 2, die is ingevuld wordt bijgehouden door de ledenadministratie. Alles bij elkaar omvat de ledenadministratie veel werk wat momenteel door één persoon wordt gedaan. Aangezien de werkzaamheden moeilijk te verdelen zijn wordt nu niet gekeken naar een mogelijkheid om een extra persoon hierbij in te schakelen. Wellicht dat dit iets is voor de toekomst. Daarnaast krijgen mensen die zich aanmelden door middel van een aanmeldingsformulier nu geen korte mededeling dat de inschrijving is ontvangen en dat de knltb nu gevraagd is om een bondsnummer af te geven. Ook weten de nieuwe leden niet altijd dat het pasje met enkele weken in het clubhuis is terug te vinden. Een clubblad wordt ook niet ontvangen als je gedurende het seizoen lid wordt. Misschien is het een goed idee om voor de nieuwe leden een soort kennismakingsmiddag te organiseren. Op deze manier komen nieuwe leden met elkaar in contact. De ledenadministratie is te bereiken via het volgende e-mailadres: ledenadministratie@tcweusthag.nl Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De financiële commissie is verantwoordelijk voor de financiële situatie van TC t Weusthag. Een controle die hierbij wordt uitgevoerd is de kascontrole in januari. Deze controle wordt door twee onafhankelijke personen uitgevoerd. Uiteraard dienen de facturen en declaraties op tijd te worden betaald. De penningmeester dient toezicht te houden op de budgetten van elke commissie. Richting het bestuur en de algemene (leden)vergadering dient verantwoording te worden afgelegd voor de jaarrekening van afgelopen jaar en de begroting van het komende jaar. Overlegstructuur De penningmeester is voor de financiële zaken aanwezig bij het bestuursoverleg die eenmaal per maand plaatsvindt. Daarnaast is de penningmeester aanwezig bij de algemene (leden)vergadering om een toelichting te geven op de jaarrekening. Daarnaast kan een commissie contact opnemen met de penningmeester voor financieel gerelateerde vragen. Dit kan telefonisch of door middel van een e- mail. Voor wat betreft de financiële zaken heeft de financiële commissie contact met elke commissie. Financiën Elke commissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Hiervoor bestaat een standaard lay-out. De begroting van elke commissie wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Hier wordt vervolgens een consolidatie op uitgevoerd wat dan leidt tot een totale begroting. Eind derde kwartaal levert elke commissie de financiële realisatie in. De financiële commissie zet de realisatie af tegen de begroting. De realisatie van het afgelopen jaar (jaarrekening) en de begroting voor het volgende jaar worden besproken binnen het bestuur en bij de algemene (leden)vergadering wordt om een goedkeuring gevraagd. Op het moment dat een goedkeuring is gegeven kunnen de betreffende gelden worden aangewend. Voor het tekort of het teveel aan het geld moet een commissie zich wenden tot de penningmeester. sportiviteit omlijst door gezelligheid 16
Beheersmaatregelen Voor de controle van binnengekomen gelden, door middel van incasso, wordt van Interpay een overzicht ontvangen met totaalbedragen. Eventuele uitval staat hier ook in weergegeven. Deze uitval wordt afgestemd met de ledenadministratie. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het rekeningnummer onjuist is. Het juiste rekeningnummer wordt vervolgens nagevraagd bij het desbetreffende lid en deze wordt indien nodig aangepast in PZ leden. Vervolgens wordt de incasso opdracht opnieuw uitgevoerd. Ditzelfde wordt gedaan voor de lesgelden. Vanuit de barcommissie wordt wekelijks een overzicht aangeleverd met daarin de binnengekomen bedragen per dag en het aantal verkochte barkaarten van 10 en 20. In dit overzicht zijn de volgende bedragen opgenomen: Kasgelden; Onkosten in verband met inkoop; Stortingen op bankrekening. De enveloppen met de baromzet worden bewaard, zodat de geldstroom van de barcommissie sluitend is. De grote inkoopfacturen worden betaald door penningmeester. Alle commissies kunnen geldbedragen uit inkomsten storten op de bankrekening of bij de penningmeester aangeven. Declaraties kunnen worden ingediend met bijgeleverde bon of factuur. De bedragen van de facturen die worden verstuurd in verband met sponsorgelden worden vergeleken met de binnengekomen gelden op de bankrekening. Wanneer het Weusthag Open een positief eindsaldo heeft dan wordt dit gereserveerd voor een wat minder jaar. De penningmeester zorgt ervoor dat alle facturen worden betaald. Indien nodig wordt om verantwoording gevraagd bij de betreffende commissie. Subsidie Per jeugdlid wordt subsidie ontvangen, hiervoor wordt jaarlijks een aanvraag gedaan bij de gemeente. Daarnaast is er een tegemoetkoming in de OZB. sportiviteit omlijst door gezelligheid 17
Technische commissie De technische commissie van TC t Weusthag is de commissie binnen de vereniging welke zich toelegt op de organisatie van de (voorjaars)competitie en de indeling van de trainingen. Vertegenwoordiging De technische commissie wordt vertegenwoordigd door: De voorzitter; Commissieleden bestaande uit competitie en training. Doel Als doelstelling heeft de commissie: Leden op een plezierige wijze competitie laten spelen en de leden hierbij optimaal te faciliteren door middel van het aanbieden van trainingen Om ervoor te zorgen dat de competitie en de indeling van de training goed verloopt, vinden de volgende activiteiten jaarlijks plaats: Periode Activiteit Oktober Opgave voor competitie van volgend voorjaar regelen November December December maart Maart April juni september Indelen van senioren competitieteams + informatie geven aan iedereen die zich heeft opgegeven Opgeven van de competitieteams via website knltb (zowel senioren als junioren) landelijk en district Definitieve competitieteams vaststellen Uitgave teamindeling en papieren van de knltb + innen competitiegelden Indelen van de zomertraining Uitvoering competitie Organiseren van eindfeest Indelen van de wintertraining Taken Taken voor het behalen van de doelstelling zijn onder te verdelen in de volgende drie taken: Taken voor de competitie; Taken tijdens de competitie; Taken na de competitie Taken in verband met de indeling van de zomer- en wintertraining. Taken voor de competitie Zorg dragen voor inschrijfformulieren voor leden die (voorjaars)competitie willen spelen. Dit kan door middel van het formulier dat is opgenomen in het clubblad van oktober. Mocht het zo sportiviteit omlijst door gezelligheid 18
zijn dat deze komt te vervallen dan kan het inschrijfformulier worden verstuurd per post naar alle leden; Indelen van de senioren competitie teams, indien nodig worden leden gebeld om tot de indeling van teams te komen; Opgeven van de teams bij de knltb, voor zowel senioren als junioren. De junioren teams worden ingedeeld door de jeugdcommissie. De opgave gebeurt via de website van de knltb; Organiseren en vastleggen van verschuivingen binnen teams; Papieren die van de knltb zijn ontvangen verzamelen; Kosten voor deelname berekenen per team; Invoeren starttijden voor de bezoekende teams op de site van knltb; Zorg dragen voor de te gebruiken tennisballen tijdens de competitie, dit in overleg met PR- (sponsoring), junioren (aantallen) en toernooi commissie (aantallen); Aanvoerders informeren over de kosten van de competitie en zorg dragen voor de uitgifte van alle papieren; Taken tijdens de competitie Controleren of alle uitslagen wekelijks worden ingevoerd door de competitieteams; Eventueel contact opnemen met aanvoerder, zodat de uitslagen worden ingevoerd; Indien noodzakelijk vervangers regelen voor de teams; Feliciteren kampioenen; Organiseren van eindfeest. Taken na de competitie Overzicht maken van alle gepromoveerde en gedegradeerde teams, deze informatie wordt ontvangen van de knltb. Taken in verband met de indeling van de zomer- en wintertraining Voor zowel de zomer- als de wintertraining heeft de technische commissie de volgende taken: Verzamelen van inschrijfformulieren; Indelen van trainingen, hierbij is het van belang dat de leden binnen een lesgroep gelijkwaardig zijn. Indien noodzakelijk vindt hierover overleg plaats met de trainer. Aangezien het van belang is dat degene die training volgt ook lid is vindt afstemming plaats met de ledenadministratie; Informeren van de leden die zijn ingedeeld. Het gaat hierbij om informatie over de lesdag, tijdstip, de trainer en de kosten; Overzicht van leden die trainingen volgen doorgeven aan de financiële commissie, zodat de lesgelden geïnd kunnen worden. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De technische commissie is verantwoordelijk voor een goed verloop van de voorjaarscompetitie (districtcompetitie en de landelijke competitie) voor alle teams van TC t Weusthag. Daarnaast is de commissie verantwoordelijk voor de indeling van de zomer- en wintertraining. Eén lid is verantwoordelijk voor de landelijke competitie op zondag. Eén lid is verantwoordelijk voor de sportiviteit omlijst door gezelligheid 19
districtcompetitie. Eén lid is verantwoordelijk voor de indeling van de training. Eén persoon is verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële zaken. De informatieverstrekking richting het bestuur wordt gedaan in het bestuursoverleg. De voorzitter van de technische commissie is hierbij aanwezig. Daarnaast kan worden gevraagd om een toelichting te geven gedurende de algemene ledenvergadering. Deze toelichting bestaat onder andere uit het aantal competitieteams en het aantal lesgroepen. De voorzitter van TC t Weusthag belt af en toe met één van de leden van de technische commissie over de stand van zaken. Overlegstructuur Om tot de doelstelling te komen hanteert de technische commissie de volgende overlegstructuur: Na sluiting van de inschrijfdatum voor de competitie wordt uiteindelijk drie keer vergaderd om tot alle competitieteams te komen, de jeugdteams worden samengesteld door de juniorencommissie; Nadat de papieren voor de competitie zijn ontvangen van de knltb komen technische commissie leden tweemaal bij elkaar om de kosten en enveloppen met daarin alle papieren gereed te maken voor de teams; Na sluiting van de inschrijfdatum voor de opgave van training wordt in het voorjaar en najaar de indeling gemaakt. Hierbij vindt afstemming plaats met ledenadministratie en trainer(s); Verdere communicatie verloopt onderling door middel van e-mail en telefoon. De voorzitter van de technische commissie neemt deel aan het bestuursoverleg. Financiën De technische commissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Deze begroting wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Bij goedkeuring in de algemene (leden)vergadering kunnen de begrote gelden worden aangewend. Vervolgens wordt aan het einde van het derde kwartaal de realisatie verstuurd. Voor het tekort of het teveel aan het geld moet men zich wenden tot de penningmeester. Alle binnengekomen gelden worden cash overgedragen aan de penningmeester. De volgende opbrengsten heeft de technische commissie: Competitiegelden per team; opbrengst eindfeest (indien positief saldo, anders aanspreken budget). De volgende kosten heeft de technische commissie: Competitiegelden knltb; Aanschaf ballen voor competitie, deze worden aangeschaft bij de goedkoopste partij. Om hier achter te komen wordt contact opgenomen met de sponsoren (o.a. Vaneker, Sportpaviljoen). De ballen moeten in elk geval goedgekeurd zijn door de knltb; Koffie voor het 1 e rondje van alle teams; Koffie bij vergaderingen; Rondje voor het gehele team bij een kampioenschap; Themakosten eindfeest, dat wil zeggen hapjes, versiering en eventueel kleding. Aan het indelen van de zomer- en wintertraining zijn geen opbrengsten en kosten verbonden. De financiële zaken worden behandeld door de financiële commissie. sportiviteit omlijst door gezelligheid 20
Barcommissie De barcommissie is de commissie van TC t Weusthag die zich toelegt op de organisatie van alle baractiviteiten. Vertegenwoordiging De bar commissie wordt vertegenwoordigd door: De voorzitter; Commissieleden. Doel De doelstelling van deze commissie is: De baractiviteiten zo goed mogelijk organiseren binnen het vrijwilligerswerk De planning van de commissie ziet er als volgt uit: Periode Activiteit Competitieteams en de datums van de competitie en de toernooien zijn bekend. De bardiensten worden ingedeeld. Februari Inkopen, voorraad en schoonmaak Inplannen van de wasdiensten voor het gehele jaar. Verspreiden van de bardiensten aan de PR commissie en de aanvoerders van de competitieteams. Alles voor het begin van het tennisseizoen gereed maken (inkopen, voorraad, schoonmaak) Maart Inkopen, voorraad en schoonmaak Per 1 april moet de sleutel van het clubhuis bij familie Schuurman komen te liggen. April Inkopen, voorraad en schoonmaak Mei Inkopen, voorraad en schoonmaak Juni Inkopen, voorraad en schoonmaak Vergadering in verband met Open Toernooi Juli Inkopen, voorraad en schoonmaak Augustus Inkopen, voorraad en schoonmaak Evalueren van het seizoen Binnen het bestuur en de PR commissie aangeven of nieuwe leden nodig zijn voor het komende seizoen. September Inkopen, voorraad en schoonmaak Oktober Inkopen, voorraad en schoonmaak November Inkopen, voorraad en schoonmaak December Inkopen, voorraad en schoonmaak sportiviteit omlijst door gezelligheid 21
Taken Taken voor het behalen van de doelstelling zijn onder te verdelen in de volgende twee taken: Taken voor de bardiensten; Taken voor de schoonmaak; Taken in verband met voorraad; Overige taken. Taken voor de bardiensten Bardiensten indelen en verspreiden, ook het reglement van een bardienst wordt hierbij meegenomen. De leden die (voorjaars)competitie spelen en leden van de barcommissie worden ingedeeld bij de bardiensten; Zorgen dat er barkaarten aanwezig zijn; Zorgen dat enveloppen aanwezig zijn waar de bardienst de baromzet in kan doen; Kluis leegmaken en geld naar de bank brengen; Barvoorraad bijvullen (zie voorraad ); Zorgen dat alle noodzakelijk informatie aanwezig is; 1. Indeling bardiensten (ook één op het prikbord in de hal) 2. Actuele ledenlijst 3. KNLTB lijst met alle verenigingen 4. Regels competitie 5. Telefoonboek (eventueel lijstje met alarm nummers) 6. EHBO doos (deze moet goed aangevuld zijn en op de bar blijven staan 7. Regels in de keuken controleren en indien nodig aanpassen ( geldt ook voor de regels van de afwasmachine, magnetron en frituur) Taken voor de schoonmaak Gele afvalbakken leegmaken, tijdens drukte ook op zondag, sleutel ligt in de kantine; Afvalcontainer aan de straat zetten (woensdags), Tijdens competitie en toernooien in overleg met Gansewinkel ook maandags; Bar en de glazen (in de afwasmachine) 2 x per week, Tijdens de competitie en de toernooien bar en de glazen 3 x per week; De was (thee,- hand,- en vaatdoeken enz.). Schoonmaken van de kantine en de kleedkamers, door een schoonmaakster: o Tijdens de competitie en toernooien: Maandag en vrijdag 9.00-11.30 uur Zondag 6.30-9.00 uur Zaterdag open toernooi 7.00-9.00 uur De zondag na het afsluitingsfeest van de competitie wordt er zondagsmorgens ook schoongemaakt. Taken in verband met voorraad Kantinevoorraad bestellen en iedere dag aanvullen, van de personen die bardienst hebben wordt verwacht dat zij de voorraad controleren en aanvullen. De drank wordt op woensdag besteld, de levering is donderdags door Inbev. sportiviteit omlijst door gezelligheid 22
De wijn wordt naar behoefte bij Bacchus besteld. Tijdens de competitie en toernooien wordt de etenswaar besteld bij: Broodjes Beleg Warm vlees Soep en ingrediënten Frituurproducten Peter van Mook Makro Tonny Snijders Makro Morsink Momenteel houdt één persoon zich bezig met de inkoopplanning. Er zijn plannen om dit anders in te regelen. Overige taken Wanneer iemand die is ingedeeld voor een bardienst niet komt opdagen dan wordt deze persoon hier alleen op aangesproken als het een bekende is. Hier volgen (nog) geen sancties op. Een nieuw competitieteam wordt op de hoogte gebracht dat alle teamleden worden ingedeeld bij de bardiensten. Op het moment dat een andere commissie een activiteit organiseert waarbij men de bar wil gebruiken dan wordt dit afgestemd met de barcommissie. Eventueel zorgt de barcommissie voor extra drinken of hapjes. Denk hierbij aan toernooien of jeugd activiteiten. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De barcommissie is verantwoordelijk voor de inkoop van goederen ten behoeve van de bardiensten. Daarnaast dient de barcommissie de binnengekomen gelden te storten op de bankrekening van TC t Weusthag. Slechts één persoon houdt zich met de deze financiële taak bezig. Er wordt binnen de commissie nagedacht om dit anders in te regelen. De commissie is ook verantwoordelijk voor de schoonmaak. Overlegstructuur De barcommissie heeft zeven tot tien personen nodig om goed te kunnen functioneren. Dit is een commissie die qua leden sterk gaat veranderen. Een aantal oudgedienden stoppen met de werkzaamheden en hiervoor komen nieuwe jonge leden voor terug. Om tot de doelstelling te komen hanteert de barcommissie de volgende overlegstructuur: Van april tot en met september wordt vier keer een vergadering gehouden, tijdens deze vergaderingen wordt gesproken over de hiervoor genoemde taken; Van oktober tot en met maart wordt twee keer vergaderd, hier wordt de planning en de veranderingen van het komende seizoen besproken; Verdere communicatie verloopt onderling door middel van e-mail en telefoon. De voorzitter van de barcommissie neemt deel aan het bestuursoverleg. Financiën De barcommissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Deze begroting wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Bij goedkeuring in de algemene (leden)vergadering kunnen de begrote gelden worden aangewend. Vervolgens wordt aan het einde sportiviteit omlijst door gezelligheid 23
van het derde kwartaal de realisatie verstuurd. Voor het tekort of het teveel aan het geld moet men zich wenden tot de penningmeester. De baromzet wordt door middel van geldenveloppen in de kluis gedeponeerd door de personen die een bardienst hebben gedraaid; De kluis wordt elke dag geleegd en eenmaal per week gestort op de bankrekening van TC t Weusthag; De inkopen worden zoveel mogelijk op rekening gedaan, zodat de penningmeester deze facturen rechtstreeks aan de leverancier kan betalen. Het komt voor dat de inkoop direct wordt betaald, de factuur(bon) wordt dan gedeclareerd bij de penningmeester. Hierbij gaat het vaak om kleine bedragen; Wekelijks wordt een overzicht verstuurd naar de financiële commissie met daarin de binnengekomen bedragen per dag en het aantal verkochte barkaarten van 10 en 20. In dit overzicht zijn de volgende bedragen opgenomen: o Kasgelden; o Onkosten in verband met inkoop; o Stortingen op bankrekening. Binnen de commissie heeft men zich als doel gesteld dat de inkoopprijs van een product de helft is ten opzicht van de verkoopprijs. sportiviteit omlijst door gezelligheid 24
Toernooicommissie De toernooicommissie van t Weusthag is de commissie binnen de vereniging welke zich toelegt op de organisatie van eigen clubtoernooien en t Weusthag Open. De clubtoernooien hebben zowel een prestatief als recreatief karakter. De clubkampioenschappen hebben voornamelijk een prestatief karakter, terwijl de dinsdagavond competitie bedoeld is voor de gezelligheid. Bij recreatie kan er uiteraard ook om de winst worden gespeeld. Recreatie en prestatie kunnen prima met elkaar in harmonie zijn. Dat is in ieder geval wel het streven van de toernooicommissie. Vertegenwoordiging De toernooi commissie wordt vertegenwoordigd door: De voorzitter; Commissieleden. Doel Als doelstelling heeft de commissie: Toernooien organiseren waar spelvreugde, gezelligheid en prestatie voorop staan De prioriteit van deze factoren is afhankelijk van het toernooi. De toernooicommissie heeft de volgende toernooien jaarlijks op de agenda staan: Periode Toernooinaam Vorm Bijzonderheid April Openingstoernooi Recreatie 1 week voor de competitie 5 april 2009 Ouder/kind toernooi Recreatie Organisatie door Jeugdcommissie. Evt als vervanger voor het openingstoernooi April juni Zomerse Dinsdagavond Recreatie Wekelijks op dinsdagavond Juni Mix Clubkampioenschap Prestatie Duur: 2 weken. Eventueel i.c.m. singlekampioenschappen. Juni Single Clubkampioenschap Prestatie Zie Mix 15-21 juni 09 Open 45+ toernooi Prestatie Klasse 8,7,6 5 juli 2009 Handicaptoernooi Recreatie Dit wordt gespeeld op een zondag. Hierbij moeten de deelnemers bijv de bal 2x stuiteren. Dat de deelnemers met een touw aan elkaar vast zitten. sportiviteit omlijst door gezelligheid 25
Of het racket in de andere hand houde. Juni augustus Thuisblijftoernooi Recreatie Augustus Dubbel Clubkampioenschap Prestatie Duur: 1 week. September t Weusthag Open Prestatie Duur: 1 week. 21-27 sept 09 Introducétoernooi Recreatie Hierbij is 1 deelnemer lid van Weusthag en de andere is geen lid of lid van een andere club 5-11 okt 09 Samen 80 toernooi Recreatie Het koppel moet samen minimaal 80 jaar oud zijn Taken Taken voor het behalen van de doelstelling zijn onder te verdelen in de volgende drie taken: Taken voor het toernooi; Taken tijdens het toernooi; Taken na het toernooi. Taken voor het toernooi Promotie: De promotie van het toernooi zal voor de clubtoernooien door middel van een nieuwsbrief, clubblad, poster in kantine, mededeling van de trainer of website www.tcweusthag.nl gaan. Hier kan men de aankondigingen van de toernooien publiceren. Als blijkt dat voor een toernooi weinig aanmeldingen binnenkomen dan kan een belronde worden gehouden onder de leden. Aan de hand van de vastgestelde doelgroep kunnen de namen en telefoonnummers worden verkregen bij de ledenadministratie. Bij t Weusthag Open wordt naast de hiervoor genoemde promotiemiddelen gebruik gemaakt van de toernooi planning van de knltb en de website www.toernooi.nl. Automatisering: Ter ondersteuning van de organisatie van een toernooi wordt het programma Toernooi Planner gebruikt. Met dit programma wordt het deelnemersveld, de indeling, de financiële stand en het wedstrijdschema vastgesteld/bepaald. Voor t Weusthag Open wordt met behulp van dit programma dagelijks een synchronisatie gemaakt met de website www.toernooi.nl. Op deze manier zijn alle wedstrijden en uitslagen voor iedereen te volgen. De wedstrijden en uitslagen van de single, dubbel en mixclubkampioenschappen worden ook gepubliceerd op de website www.toernooi.nl. Ballen: sportiviteit omlijst door gezelligheid 26
Enkele toernooien worden gespeeld met eigen ballen. In de andere gevallen wordt er gespeeld met ballen van het toernooi. Dit moet van tevoren duidelijk worden aangekondigd. Sponsoring: Bij t Weusthag Open zijn sponsoren noodzakelijk. De vaste en eventuele nieuwe sponsoren worden benaderd in samenwerking met de PR commissie. Taken tijdens het toernooi Financiën: De deelnemers dienen bij de eerste wedstrijd hun inschrijfgeld te betalen. Het geld dient veilig opgeborgen te worden; Het beheren van de kas; Het registreren van de inschrijfgelden in Toernooi Planner. sportiviteit omlijst door gezelligheid 27
Secretariaat: Het in de gaten houden van de volgorde van de compleetheid van de deelnemers van een wedstrijd; Het in de gaten houden van het verloop van de wedstrijden en daarmee de te verwachten vrij te komen banen; Het wegwijs maken van de nieuwe leden waar alles zich bevindt en hoe het werkt; Het doorverwijzen naar de financiële afdeling waar het inschrijfgeld wordt afgerekend. Planning: Het verwerken van de wedstrijden in Toernooi Planner; Het doorplannen van de volgende wedstrijden; Het informeren van de deelnemers en hun nieuwe wedstrijden; Het aannemen van de telefoon; Het verschaffen van uitleg over wedstrijdschema, spelregels; Het publiceren van de standen, tijden naam deelnemers op het publicatiebord. Bij t Weusthag Open wordt hiervoor gebruik gemaakt van de beamer. Taken na het toernooi Publicatie: Het verloop van het toernooi, de bijzonderheden, de uitslagen en winnaars worden gepubliceerd in de eerstvolgende nieuwsbrief en op de website van t Weusthag. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De toernooicommissie dient er op toe te zien en is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. Hierbij is het van belang dat de taken worden verdeeld over de leden van de toernooicommissie. Daarbij dient de voorzitter erop toe te zien dat alles in goede banen wordt geleid. Indien nodig moeten andere commissies worden geïnformeerd. Tevens moeten prijzen beschikbaar gesteld en uitgereikt worden. Overlegstructuur De leden van de toernooicommissie komen regelmatig bij elkaar. Allereerst om de exacte data te bepalen voor alle toernooien. Vervolgens moet dit gecommuniceerd worden naar de leden. Daarom vindt contact plaats de PR commissie. Deze commissie zorgt voor de publicatie van de agenda betreffende alle toernooien. Ook de winnaars worden gepubliceerd per toernooi. Voor t Weusthag Open vindt overleg plaats met de PR commissie voor het aantrekken van sponsorgelden. Daarnaast vindt overleg plaats met de ledenadministratie. Hierbij gaat het om informatie over een doelgroep (namen, telefoonnummers, e-mailadressen) ter promotie van toernooien. Op het moment dat een toernooi plaatsvindt wordt de barcommissie hierover geïnformeerd, zodat zij eventueel extra mensen kunnen inschakelen. De Park & Clubhuis commissie wordt benaderd vanwege het in- en uitschakelen van de licht- en sproei-installatie bij een toernooi. De voorzitter van de toernooicommissie neemt deel aan het bestuursoverleg. Communicatie is eigenlijk de sleutel van de toernooicommissie. sportiviteit omlijst door gezelligheid 28