PR Toolkit Voor Utrechtse initiatieven die bekender willen worden Deze informatie is opgesteld door Team 2015 Utrecht om Utrechtse initiatieven te ondersteunen bij hun PR. We verwelkomen het gebruik van dit materiaal door anderen. We zouden hiervan graag op de hoogte gesteld willen worden via info@team2015utrecht.nl. Wilt u bij gebruik ons als bron vermelden? Bij voorbaat dank!
Inhoudsopgave Maak je initiatief breder bekend 3 Genereer aandacht voor je activiteit via een persbericht 5 Gebruik posters en flyers om jezelf te laten zien 6 Zet Facebook in voor je initiatief Het aanmaken van een Facebookpagina 7 Het gebruiken van je Facebookpagina 12 Tips & trucs voor Facebook 13 Vergroot je bekendheid via Twitter Het aanmaken van een Twitter account 14 Het gebruiken van je Twitter account 19 Tips & trucs voor Twitter 20 Plaats filmpjes op YouTube Het aanmaken van een YouTube kanaal 21 Het gebruiken van je YouTube kanaal 25 Tips & trucs voor YouTube 26 2 Bouw een netwerk op via LinkedIn Het aanmaken van een LinkedIn account 27 Het gebruiken van je LinkedIn account 30 Tips & trucs voor LinkedIn 31 Deel ervaringen via MyWorld Het aanmaken van een MyWorld account 32 Het gebruiken van je MyWorld account 36 Tips & trucs voor MyWorld 37 Maak een inspirerende videofilm 38 Kom in contact met Utrechtse Media 41 Colofon 44
Maak je initiatief breder bekend Veel Utrechtse organisaties, initiatieven, stichtingen en werkgroepen zetten zich in voor de Millenniumdoelen. Er wordt veel goed werk verricht dat gezien mag worden. Het gebruik van communicatiemiddelen, zoals diverse social media, kan de zichtbaarheid van je organisatie behoorlijk vergroten. Vaak laten mensen het echter links liggen, omdat ze niet zo goed weten hoe het werkt of hoe ze het het beste kunnen gebruiken. Daarom hebben wij deze toolkit opgesteld, met een beknopte uitleg van de werkwijze en functie een aantal communicatiemiddelen: het persbericht, posters & flyers, Facebook, Twitter en YouTube. Om effectief te communiceren via al deze communicatiekanalen is het goed om de volgende stappen door te nemen. Stap 1: Bepaal de boodschap Wat wil je communiceren? Wil je bijvoorbeeld naamsbekendheid creëren voor je initiatief of wil je mensen uitnodigen voor een concrete activiteit? Heb je zelf genoeg informatie over hetgene wat je wilt communiceren? Is er al beeld- en tekstmateriaal? Uit welke bronnen kun je informatie halen? Stap 2: Benoem de doelgroep Voor wie is de boodschap bedoeld? Als er verschillende doelgroepen zijn, geef dan de volgorde van belangrijkheid aan. Omschrijf de kenmerken per doelgroep (oud, jong, opleidingsniveau, activiteitenpatroon, kennis van en belang bij het onderwerp, mogelijke weerstanden etc.) 3 Stap 3: Bepaal het doel Wat moet de boodschap teweegbrengen bij de doelgroep(en)? Bijvoorbeeld: wil je dat mensen naar jouw activiteit komen, wil je mensen informeren, wil je dat mensen doneren aan je initiatief etc.? Formuleer de doelen zo SMART mogelijk (Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Realistisch en Tijdgebonden). Stap 4: Bepaal het communicatiemiddel Welk communicatiemiddel past het beste bij het doel en de doelgroep? Om bijvoorbeeld jongeren updates te geven over jouw organisatie kan je beter Twitter of Facebook gebruiken dan een persbericht opstellen. Houd er rekening mee dat elk communicatiemiddel zijn eigen krachten en zwaktes heeft. Op Facebook heb je bijvoorbeeld veel ruimte om een boodschap over te brengen, maar die is niet zo zichtbaar voor mensen die je pagina (nog) niet geliked hebben. Twitter biedt je slechts 140 tekens ruimte, maar bij goed gebruik kun je er wel heel veel mensen mee bereiken. Stap 5: Bepaal toon en uitstraling Wat moet de uitstraling van het communicatiemiddel zijn? Stem de toon en de vormgeving (dat laatste geldt vooral voor posters & flyers, Facebook en YouTubefilmpjes) goed af op de doelgroep. Kijk ook naar hoe andere organisaties deze doelgroepen aanspreken. Schrijf helder, inspirerend en actief. Vermijd bureaucratisch taalgebruik en jargon. Stap 6: Organiseer ontwerp en opmaak Dit geldt vooral voor posters en flyers en YouTubefilmpjes. De manier waarop deze worden vormgegeven is afhankelijk van de doelgroep, doelstelling, gewenste uitstraling en het beschikbare budget. Als je vormgeving/montage uitbesteedt, zorg dan voor een duidelijke briefing waarin bovenstaande punten verwerkt zijn. De vormgever/editor kan op basis daarvan een voorstel met offerte uitbrengen. Het loont om verschillende offertes aan te vragen. Stap 7 Maak afspraken over gebruik van jouw communicatiemiddel Wat is er nodig om je communicatiemiddel uit te zetten? Hoe wordt bijvoorbeeld je flyer gebruikt en
verspreid? Ga je je YouTubefilmpje naar andere organisaties sturen met de vraag of zij hem op hun website willen zetten? Bedenk dit soort vragen van tevoren. Stap 8: Test het communicatiemiddel Het is zinvol om je concept persbericht/filmpje/flyer uit te testen bij een aantal mensen uit de doelgroep. Mogelijke vragen daarbij zijn: begrijpt je waar het om gaat, wat brengt het bij je teweeg, wat kan anders en beter? Stap 9: Combineer communicatiemiddelen met elkaar. Organiseer je een activiteit? Maak er een filmpje van (en zet dat op YouTube), schrijf er een verslag over en post dat verslag samen met het filmpje op je Facebookpagina en stuur een persbericht naar journalisten. Verzend daarna een tweet met de link ernaartoe om meer lezers/likers te lokken. 4 Hoe kom ik onder de aandacht? Er zijn een aantal factoren waar je rekening mee moet houden als je wilt dat jouw boodschap veel gelezen of bekeken wordt. Verrassend: denk aan de klassieke krantenkop Man bijt hond. Dat is nieuws omdat het omgekeerd te vaak gebeurt om nog interessant te zijn. Dichtbij: Zorg dat je boodschap je doelgroep aanspreekt. Jouw boodschap moet antwoord geven op de vraag van de doelgroep wat moet ik er mee? Actueel: je verhaal moet nu relevant zijn Omvang: hoe groter de groep mensen die je weet aan te spreken met je boodschap, hoe meer kans dat je wordt opgemerkt. En hoe groter de groep mensen die betrokken is bij een gebeurtenis, hoe meer kans die maakt om uit te groeien tot nieuws. Bron: wat een journalist uit een betrouwbare bron heeft zal hij sneller publiceren. Zeker als die bron een autoriteit is, bijv. een wetenschapper, politicus etc. Zorg er dus voor dat jouw PR-uitingen betrouwbaar zijn. Eenvoudig: hoe concreter, hoe beter. Vermijd jargon. Verzin een persberichtkop van maximaal vijf woorden (ook handig voor je tweets) Tijdgeest: het agenderen van je boodschap gaat makkelijk door aan te sluiten bij een actueel onderwerp in de media. Zoek dus naar kapstokjes. Context: alles wat jouw boodschap omringt, vooral ander concurrerend nieuws. Gebeurt er iets groots, dan zou jouw kleiner nieuws de media niet zo snel halen. Zacht nieuws: ook wel human interest genoemd. Investeer in het persoonlijke verhaal achter de boodschap. Humor: indien het onderwerp het natuurlijk toelaat. Overige tips Wees niet bang voor herhaling. Je kunt best (gedoseerd) een boodschap meerdere keren of met verschillende media verzenden. Jij ziet alles wat je zendt, maar niet iedereen ontvangt alles wat jij zendt. Door verschillende media te gebruiken voor dezelfde boodschap, bereik je een zo groot mogelijk publiek. Om onder de aandacht te komen van een groot publiek blijkt ook op sociale media de ouderwetse journalist belangrijk voor het verspreiden van je boodschap. Dan moet je wel weten hoe je de meeste kans maakt om opgepikt te worden door media. PR gaat niet alleen over gratis reclame maken. Een journalist die merkt dat hij als middel dient voor gratis publiciteit, zal je afwijzen. Op het moment dat je weet hoe journalisten denken (en het publiek waar ze voor werken), ben je al bijna klaar. Dan begin je jouw boodschap te bekijken door een blik van buiten. Is wat je de wereld te vertellen hebt wel echt bijzonder? Bouw een goede relatie op met journalisten. Zorg dat je weet wie waar werkt, volg ze op Twitter, Linkedin of Facebook, schrijf ze persoonlijk aan en nodig ze persoonlijk uit.
Genereer aandacht voor je activiteit via een persbericht Als je als organisatie aandacht wilt krijgen voor een activiteit kan je een persbericht maken. Een persbericht is eigenlijk een nieuwsfeit voor een redactie of journalisten. Als zij interesse hebben, dan zullen ze het persbericht gebruiken om er een nieuwsbericht van te maken. De vorm van een persbericht is bijzonder, want het is niet chronologisch zoals bij de meeste teksten. De nieuwste en belangrijkste informatie staat in de eerste alinea, de lead. Hoe verder in het bericht, hoe onbelangrijker de informatie wordt. Om na te gaan of je bericht de goede opbouw heeft kun je de tekst vergelijken met een behangrol. Van onderaf zou je het persbericht moeten kunnen oprollen tot de eerste alinea en dan nog staat alles wat je wilt zeggen erin. 5 Inhoud van een persbericht Een persbericht bestaat uit een aantal vaste elementen. Het is belangrijk dat deze onderdelen terugkomen in je bericht omdat journalisten zo in één oogopslag kunnen zien dat het om een persbericht gaat, wie het heeft verstuurd, wat de kern is en hoe actueel het is. De elementen zijn: Afzender, naam en/of logo van je organisatie Aanduiding persbericht Datum en plaats van verzending Kop: 5 woorden Lead: geeft antwoord op de 5 w s. Wie, wat, waar, wanneer, waarom (en vaak ook: hoe) Body: maximaal 4 alinea s, met de lead erbij 5 alinea s. Elke alinea bestaat uit ca. 5 regels. Tussenkopjes: kort, prikkelend. Probeer het tot 2 woorden te beperken. Afsluitteken: het hoeft geen kunstwerk te zijn, stippellijntje is genoeg. Noot voor de redactie: waar is wie te bereiken. Profiel of boiler plate : beschrijving van je organisatie. Houdt het beknopt. Het cijfer 5 is een handige kapstok voor je persbericht De kop is bondig en telt gemiddeld 5 woorden In je eerste alinea, de lead, geef je antwoord op de 5 w s Een gemiddelde lead telt ongeveer 50 woorden Je persbericht past op een A4. Dat zijn maximaal 5 alinea s. Elke alinea telt ongeveer 5 regels. Tips Hoe zou ik het mijn moeder vertellen? Hoe begrijpelijker je woorden, hoe groter je publiek Verstuur je persbericht ruim voor je activiteit plaats vindt. Zeker twee weken van tevoren. Verstuur je bericht naar de juiste media en naar de juiste mensen. Leg een lijstje aan met e- mailadressen en namen. Zorg ervoor dat deze up-to-date is. Verstuur je persbericht niet in het weekend of s avonds. Redacties en journalisten werken dan waarschijnlijk niet. Stuur het persbericht onder kantoortijden, niet te laat op de dag. Profiteer van komkommertijd, berichten worden dan eerder geplaatst. Maak het redacties en journalisten makkelijk. Zorg dat er een telefoonnummer onder je bericht staat. En neem dan ook op. Beantwoord vragen van journalisten geduldig, ook al staat alles al in je persbericht. Journalisten willen je soms kunnen citeren of willen meer achtergronden. Verlevendig je persbericht met een citaat. Zo kan een journalist een citaat van je opnemen, zonder dat hij hoeft te bellen. Ken je onderwerp. Weet ook wat anderen al gezegd hebben, dan kun je daar op inspelen. Een website die helpt bij het maken van een persbericht is: http://pressdoc.com/. Je moet je wel eerst registreren.
Gebruik posters en flyers om jezelf te laten zien Een poster is een bedrukt stuk papier dat vaak groter is dan A4-formaat. Een flyer is drukwerk dat bestaat uit één blad of een blad dat gevouwen is zodat er een boekje ontstaat. Het formaat van een flyer is vaak niet groter dan A5. Naast de grootte zijn er nog een aantal andere belangrijke verschillen tussen posters en flyers. Posters geven een korte boodschap die snel te lezen en begrijpen is. Soms staat er alleen een afbeelding met een websiteadres op. Op een flyer staat meestal meer informatie. Je kunt de flyer meenemen en hebt daarom meer ruimte voor tekst. 6 Inhoud en lay-out van posters en flyers Belangrijk bij posters en flyers is de lay-out. De eerste blik geeft al direct een belangrijke indruk. De flyer of poster moet dus uitdagen om ernaar te kijken en te lezen. Let hierbij op het formaat. Te groot is niet altijd handig, het neemt dan veel ruimte in beslag en wordt daarom niet opgehangen. Een poster moet opvallen. Bedenk daarom van tevoren waar hij moet komen te hangen. Vaak zijn felle kleuren goede eyecatchers, maar in een erg drukke omgeving kunnen witte posters heel erg opvallen. Om een poster duidelijk te houden is het belangrijk dat er niet teveel kleuren, lettertypen en drukke achtergronden op de poster gebruikt worden. Dan is de poster lastig te lezen en komt de boodschap niet over. Gebruik daarom één of twee duidelijke lettertypen en zorg ervoor dat er niet te veel tekst op de poster staat. De boodschap moet kort en krachtig zijn en groot genoeg om op 2 meter afstand ook nog gelezen te worden. Gebruik verder twee of drie kleuren en een niet te drukke achtergrond zodat de poster duidelijk en overzichtelijk blijft. Hoewel een flyer meer tekst mag bevatten dan een poster, geldt dat lange stukken tekst niet werken. De lezer zal de flyer weggooien voordat hij alles gelezen heeft. Je kunt daarom beter korte teksten afwisselen met foto s of afbeeldingen. Al hangt dit ook af van het precieze doel van de flyer. Elementen die bijna altijd op posters of flyers staan: Naam event Organisator Datum en tijdstip Locatie Website en e-mailadres organisator Entreekosten (indien die er zijn) Tips Laat de poster of flyer van tevoren lezen door iemand uit je doelgroep om er zeker van te zijn dat het aansluit. Omdat er vaak teveel posters of flyers worden besteld is het belangrijk om van tevoren in te schatten hoe groot het benodigde aantal en wat dus de gewenste oplage is. Het is zonde om met stapels flyers te blijven zitten die niet meer gebruikt kunnen worden. Om ervoor te zorgen dat je niet met poster of flyers blijft zitten en om de kosten te drukken is het handig om een poster of flyer te maken die je voor meerdere activiteiten kunt gebruiken. Zorg er dan voor dat zaken die aan verandering onderhevig zijn zoveel mogelijk vermeden worden op de poster of flyer. Zoek goed uit wat goedkoper is: drukken of printen. Vanaf een bepaalde hoeveelheid wordt drukken veel goedkoper dan printen. Het ligt aan de aanbieder vanaf welke hoeveelheid dit is. Drukkers van posters en flyers http://www.flyerwire.nl/ http://www.flyeralarm.com/nl http://www.vistaprint.nl/
Zet Facebook in voor je initiatief: het aanmaken van een Facebookpagina Een Facebookpagina kun je snel maken en is betrekkelijk eenvoudig in te richten. Deze handleiding zorgt ervoor dat je binnen 7 stappen een Facebookpagina hebt aangemaakt. Stap 1: voorbereiding Voor je begint moet je een aantal dingen klaar hebben liggen om op je profiel in te vullen: Een profielfoto. Dit is essentieel. Vaak is dit het logo van de organisatie. Kies een zo vierkant mogelijke foto, aangezien de afbeelding bij wordt gesneden in een vierkant. Een omslagfoto (niet per se nodig). Dit een achtergrondfoto, achter de profielfoto. Kies hiervoor een liggende foto, want de afbeelding wordt bijgesneden in een liggende rechthoek. Algemene informatie over de organisatie. Bijvoorbeeld de contactgegevens van de organisatie, als je wilt dat mensen contact met je kunnen opnemen. Een omschrijving van de organisatie. Dit moet kort en krachtig zijn. Stap 2: Facebook homepage Je kunt altijd een pagina voor je organisatie aanmaken, zelfs als je nog niet op Facebook zit. Als je GEEN Facebook-profiel hebt, ga naar www.facebook.com. Op de startpagina van Facebook klik je op Een pagina maken voor een beroemdheid, band of bedrijf (zie rode pijl in Afbeelding 1) Afbeelding 1: Aanmelden zonder dat je op Facebook zit Afbeelding 2: aanmelden als je wel op Facebook zit 7 Als je WEL een Facebook-profiel hebt, ga je naar www.facebook.com en log in. Klik je rechtsboven het pijltje aan dat het menu weergeeft, en klik op Pagina maken (zie rode pijl in Afbeelding 2) Stap 3: Aanmelden Afhankelijk van wat je wilt en wie je bent, kies je voor een type pagina (zie Afbeelding 3). Bijvoorbeeld lokaal bedrijf of lokale plaats, bedrijf, organisatie of instelling, of goed doel of community. Team 2015 Utrecht heeft gekozen voor goed doel of community. Kies dan een naam en klik op Aan de slag (Zie rode pijl in Afbeelding 4).
Afbeelding 3: Type pagina kiezen Afbeelding 4: Naam voor je pagina Stap 4: organisatiegegevens invullen Nu krijg je een scherm waarop je je organisatiegegevens kunt invullen (zie Afbeelding 5). Dit zijn een korte en krachtige beschrijving van je organisatie en de website. Ook moet je twee controlevragen beantwoorden, zodat Facebook weet dat je van een bestaande organisatie bent en een vertegenwoordiger van de organisatie bent. Afbeelding 5: Invullen van de organisatiegegevens 8 Stap 5: profielfoto uploaden Daarna moet je een profielfoto voor je pagina kiezen en uploaden vanaf je computer of importeren van een website (zie Afbeelding 6). Wij adviseren om een foto te uploaden vanaf je computer, omdat deze vaak een betere kwaliteit hebben dan websitefoto s. Na het uploaden van je profielfoto krijg je nog de vraag van Facebook of je meer mensen wilt bereiken. Als je hiervoor kiest moet je betalen. Wij raden aan om dat in nu nog niet te doen en om op overslaan te klikken (zie de rode pijl in Afbeelding 7)
Afbeelding 6: Profielfoto uploaden Afbeelding 7: Extra promotie 9 Stap 6: Profielpagina Nu is je pagina bijna af! Je kunt nog een omslagfoto toevoegen (zie onderste rode pijl in afbeelding 8). Dit werkt hetzelfde als het uploaden van de profielfoto. Het administratiepanel bovenaan de pagina kan je weergeven of verbergen (zie bovenste rode pijl in Afbeelding 8). In het administratiepanel kan je allerlei instellingen aanpassen. Dit wordt in stap 7 uitgelegd. Afbeelding 8: Toevoegen van omslagfoto
Met een pagina kun je als beheerder berichten met foto s of video s namens die organisatie plaatsen (zie linkerpijl in Afbeelding 9). In het voorbeeld van Afbeelding 9 staat al een berichtje dat Team 2015 Utrecht heeft gemaakt. Alle activiteiten en berichten verschijnen automatisch op je tijdlijn (blauwe verticale lijn in het midden van de pagina in Afbeelding 9) en op de tijdlijn van iedereen die je pagina liked. Je kunt ook vrienden uitnodigen om de pagina te liken (zie rechterpijl op Afbeelding 9). Kijk voor een voorbeeld naar de Facebookpagina van Team 2015 Utrecht: https://www.facebook.com/team2015utrecht Afbeelding 9: Je profielpagina 10 Stap 7: Instellingen Bovenaan je pagina kan je klikken op pagina bewerken om verschillende instellingen op je pagina in te stellen (zie rode pijl in Afbeelding 10). Je komt dan in het instellingenmenu. Bovenaan staan een aantal tabbladen, waarin je informatie kunt wijzigen (zie Afbeelding 11): Pagina-informatie. Hier kan je informatie over je organisatie veranderen of toevoegen. Instellingen. Dit gaat over privacy-instellingen, zichtbaarheid van de pagina, of en waar je meldingen of berichten van krijgt etc. Beheerdersrollen. Hier kan je mensen uitnodigen (die zelf een Facebookaccount hebben) om met jou de pagina te beheren. Meer. Eventueel kan je nog meerdere tabbladen aanzetten. De setting van een pagina is openbaar. Dit betekent dat iedereen op Facebook de pagina kan zien. Je kunt er ook voor kiezen dat alleen mensen die je pagina geliked hebben de inhoud van je pagina kan zien. Dit kun je instellen via het tabblad instellingen.
Afbeelding 10: Afbeelding 11: Instellingenmenu 11 De lay-out van Facebook verandert soms. Het kan dus zijn dat wat je zoekt niet meer op de plek staat zoals in bovenstaande voorbeelden is aangegeven. Als je even goed zoekt kom je er wel uit. Nuttige links http://techniek-met-lab-rat.plazilla.com/een-facebook-pagina-maken-beheren-enverwijderen. Aanbevolen, stap voor stap uitleg hoe je een pagina aanmaakt. http://ernohannink.nl/welke-type-facebook-pagina-kies-je-voor-jouw-bedrijf-meer-keuze/. Voor als je bij stap 3 bedrijf, organisatie of instelling kiest. Je kunt dan als sector Non-profit kiezen. Deze website legt je uit hoe je dat moet aanpakken. http://www.youtube.com/watch?v=7kdq3jy5wtu. YouTube-video met Nederlandstalige uitleg over hoe je een Facebookpagina aanmaakt. Gericht op pagina s voor bedrijven, maar veel is ook voor ander type pagina s relevant.
Zet Facebook in voor je initiatief: het gebruiken van je Facebookpagina Je Facebookpagina is nu klaar. Om Facebook goed in de vingers te krijgen, hebben we drie korte opdrachten voor je bedacht. Opdracht 1: mensen uitnodigen de pagina te liken Nodig mensen uit om jouw pagina te liken. Als je zelf al lid bent van Facebook kun je je vrienden uitnodigen om de pagina te liken. Op je pagina staan suggesties van vrienden die je deze uitnodiging kunt versturen (zie rechterpijl in Afbeelding 9). Opdracht 2: een bericht plaatsen Plaats een eigen bericht. Dit doe je door in het lege statusbalkje onder de header van de pagina (zie ook linkerpijl in Afbeelding 9) een tekst te typen. Je kunt hier foto s of video s bij uploaden door op de knop foto/video te klikken. Het uploaden van foto s of video s gaat hetzelfde als het uploaden van een profielfoto. Opdracht 3: een bericht van een andere organisatie delen op je pagina Ga naar de Facebookpagina van Team 2015 Utrecht. Dit doe je door helemaal bovenaan je pagina in de zoekbalk Team 2015 Utrecht te typen. Als je op de Facebookpagina van Team 2015 Utrecht bent, staat onderaan elk bericht delen (zie pijl in Afbeelding 1). Als je hier op klikt dan verschijnt er een pop-up scherm (zie Afbeelding 1) waarin je nog iets bij de link of status die je gaat delen kan schrijven. Als je op deel link of deel status klikt dan komt het ook op je eigen prikbord te staan. Afbeelding 1: Het delen van een bericht 12
Zet Facebook in voor je initiatief: tips & trucs voor Facebook Facebook is een gratis netwerksite om online contact te maken of te houden. Gebruikers kunnen er een persoonlijk profiel samenstellen en informatie en interesses delen op hun prikbord (wall). Naast een persoonlijk Facebook-profiel, kun je een pagina of een groep aanmaken. In 2012 had Facebook wereldwijd ongeveer 1 miljard gebruikers. In Nederland gebruiken ongeveer 7,9 miljoen mensen Facebook. Dit zijn vooral jongeren. Facebook is daarom vooral geschikt om privépersonen te bereiken. Professionals of andere organisaties kun je beter met Twitter bereiken. De functie van een Facebookpagina is zichtbaarheid naar en communicatie met buitenstaanders. 13 Tips Neem de tijd om de mogelijkheden van een pagina te ontdekken. Je kunt bijvoorbeeld foto s plaatsen, een evenement aanmaken en promoten, een poll aanmaken, een aanbiedingsactie opzetten etc. Afhankelijk van je doelgroep en activiteiten kun je deze functies inzetten. Wees actief. Een Facebookpagina waar twee keer per jaar iets op gezet wordt is geen goede reclame voor je organisatie. Probeer daarom regelmatig een update te doen, zodat je pagina actief blijft. Drie keer per week is een goed begin. Gebruikt je organisatie ook Twitter? Je kunt je tweets ook als update laten plaatsen op je prikbord. Hierdoor hoef je maar een keer een update te geven. Zie de uitleg over Twitter. Gebruik Facebook niet alleen om te zenden, maar ook om in dialoog te treden. Door de manier waarop je een status-update formuleert, kun je reacties uitlokken. Bijvoorbeeld door een stelling te poneren of expliciet een vraag te stellen. Het zal niet altijd lukken, maar met genoeg likers zal er af en toe gereageerd worden. Wil je wel meer naamsbekendheid via Facebook, maar wil je er niet te veel tijd aan kwijt? Zoek een (jonge) vrijwilliger die hier handig mee is. Ook kun je in instellingen aangeven dat Facebook je een e-mail stuurt als er iets op je pagina gebeurt. Zo hoef je het niet telkens te controleren. Wil je op Facebook in groepsverband intern kunnen communiceren met directe medewerkers/betrokkenen, dan moet je een groep aanmaken. Dan kun je ook als beheerder bepalen wie er tot de groep wordt toegelaten. Als je meerdere accounts hebt (Twitter, Linkedin, MyWorld, YouTube), dan kan het een goed idee zijn om voor alle accounts dezelfde namen en afbeeldingen te gebruiken. Dit vergroot de herkenbaarheid en samenhang. Zorg wel dat je ieder middel uniek gebruikt, dus dat je niet dat je overal dezelfde informatie op zet. Denk na welk type bericht je voor welk middel wil gebruiken. Heb je een YouTube-account? Gebruik je Facebookpagina om je filmpjes onder de aandacht te brengen bij je publiek. Kopieer en plak de link naar je filmpje in een nieuwe update en schrijf er een leuk tekstje bij. Zie ook de uitleg over YouTube. Plaats een Volg ons via Facebook knop op elke pagina van je website. Zo kunnen mensen met Facebook met één druk op de knop jouw bedrijfspagina gaan volgen. Voeg een Volg ons -knop toe aan je e-mail handtekening.
Vergroot je bekendheid via Twitter: het aanmaken een Twitter account Een Twitter account kun je snel maken en is betrekkelijk eenvoudig in te richten. Deze handleiding zorgt ervoor dat je binnen 7 stappen een Twitter account hebt aangemaakt. Stap 1: voorbereiding Voor je begint moet je een aantal dingen klaar hebben liggen om op je profiel in te vullen: Een gebruikersnaam. Elk account heeft een adres, dat begint met een @. Het twitteraccount van de premier is bijvoorbeeld @MinPres en die van Team 2015 Utrecht @MGU2015. Denk hier goed over na. Je kunt de gebruikersnaam nog wel wijzigen, maar dat is niet handig. Kies een zo kort mogelijke naam. Je kunt maar 140 tekens per tweet verzenden en wanneer een ander jouw bericht retweet (doorstuurt in zijn netwerk), gaat jouw naam van het aantal tekens af. Bovendien blijven korte, pakkende namen beter hangen bij het publiek. Twitter controleert direct of de gebruikersnaam nog beschikbaar is. Dat is lang niet altijd het geval, dus het is handig om een lijstje met alternatieven te maken. Een profielfoto. Dit is essentieel. Vaak is dit het logo van de organisatie. Kies een zo vierkant mogelijke foto, aangezien de afbeelding bij wordt gesneden in een vierkant. Een omschrijving van de organisatie. Dit moet kort en krachtig zijn, maximaal 140 tekens. Een omslagfoto (niet per se nodig). Dit een achtergrondfoto, achter de profielfoto. Kies hiervoor een liggende foto, want de afbeelding wordt bijgesneden in een liggende rechthoek. 14 Stap 2: Twitter homepage Ga naar www.twitter.com. Op homepage kun je je rechts bovenaan de taal instellen (zie rode pijl bovenaan Afbeelding 1), in deze handleiding gebruiken wij als taal Engels. Ook kan je je aanmelden door een volledige gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord in te voeren (zie rode pijl midden in Afbeelding 1). Tip: kies voor de volledige gebruikersnaam de naam van je organisatie. Afbeelding 1: Homepage van Twitter
Stap 3: Aanmelden Vul de rest van je gegevens in. Je volledige naam, e-mailadres en wachtwoord zijn al ingevuld, omdat je die op het vorige scherm al hebt opgegeven. Je moet nog wel een gebruikersnaam kiezen (zie Afbeelding 2). Zoals hierboven beschreven staat werkt een korte en pakkende naam het beste. Twitter controleert direct of de gebruikersnaam nog beschikbaar is. Zorg dat je een aantal alternatieven hebt mocht de naam al in gebruik zijn. Afbeelding 2: Invullen van je gegevens 15 Stap 4: Profielfoto uploaden Je komt nu op je profielpagina terecht. Als je op de blauwe plus in het midden van het scherm klikt, kan je een profielfoto toevoegen door hem te uploaden (rode pijl in Afbeelding 3 en Afbeelding 4). Afbeelding 3: Knop om een foto toe te voegen Afbeelding 4: Toevoegen van de profielfoto
Stap 5: Organisatiegegevens invullen Nu je een profielfoto hebt kan je de rest van je gegevens invullen. Dit zijn een korte omschrijving (max. 140 tekens) van je organisatie, de locatie van de organisatie en de website. De bestaande tekst gaat weg als je eroverheen typt (zie de onderste drie rode pijlen in Afbeelding 5). Als je op het blauwe potloodje in de hoek klikt (zie bovenste rode pijl), dan kan je een omslagfoto toevoegen. Dit gebeurt op dezelfde manier als het toevoegen van de profielfoto. Dus door de foto te uploaden vanaf je computer. Afbeelding 5: Toevoegen van informatie over je organisatie 16 Stap 6: Profielpagina Nu kan je aan de slag! We leggen hier de belangrijkste knoppen uit, te beginnen bij de zwarte menubalk bovenaan (zie pijl in het midden bovenaan in Afbeelding 6) Home. Hier ga je naar je homepage, waarop de tweets komen van de mensen die je volgt (following). Connect. Hier zie je alle interacties: nieuwe accounts die jou volgen, jouw accountnaam noemen of wie jouw tweet heeft geretweet. Discover. Hier verschijnen tweets waarvan Twitter denkt dat ze jouw interesseren, o.a. van mensen of instellingen die jij volgt, maar ook van accounts waarvan Twitter denkt dat ze op jou lijken. Me. Hier ga je terug naar je persoonlijke profiel met je eigen tweets. Search. Hier kan je twitteraars zoeken en tweets doorzoeken op specifieke woorden ('hashtags'). Je kunt ook zoektermen opslaan als 'saved search'. Envelop: dit is je inbox. Als mensen je een direct message (DM) sturen, komen die hier binnen. Je kunt zelf ook DMs sturen, maar dat kan alleen als je mensen volgt. Tandwiel: Hier ga je naar je instellingen (zie ook stap 7). Blauwe tweetknop met veer: Als je hierop drukt kan je een tweet typen.
Onder de omschrijving van je organisatie staat hoeveel tweets je hebt gestuurd, hoeveel mensen je volgt en hoeveel mensen jouw volgen (zie onderste rode pijl rechts in Afbeelding 6). Daaronder staan je tweets weergegeven. Vanuit je profielpagina, kan je in het menu links klikken op wie je volgt, wie jouw volgers zijn, wat je favorieten zijn (leuke tweets die je wilt bewaren) en je lijsten (een aantal, dat je overzichtelijk hebt gebundeld in een lijst). Zie pijl links bovenaan in Afbeelding 6. Daaronder staan suggesties van mensen en organisaties om te volgen. En er staan een aantal populaire hashtags weergegeven (zie pijl links onderaan in Afbeelding 6). Als je daarop klikt zie je uit welke tweets ze komen. Afbeelding 6: Je eigen profielpagina 17 Stap 7: Instellingen Mocht je andere dingen in je profiel willen wijzigen, klik dan op eerst op het tandwieltje rechtsboven en dan op edit profile 1 (zie ook rode pijlen rechts bovenaan Afbeelding 6). Via de menubalk aan de linkerkant kan je allerlei zaken van je profiel aanpassen (zie rode pijl links in Afbeelding 6). Loop er eens doorheen om een beeld te krijgen wat je allemaal kan aanpassen Account. Hier kan je je naam, e-mailadres, taal en land instellen. Security and privacy. Hier kan je je privacy-instellingen aanpassen. Password. Hier kan je je wachtwoord veranderen. E-mail notifications: Hier kan je instellen bij welke acties je een e-mail van Twitter krijgt. Bijv. als een tweet van je geretweet wordt. Profile. Hier kan je je profielfoto, achtergrondfoto, website, volledige naam, locatie en omschrijving van je organisatie aanpassen. Design. Hier kan je een andere achtergrond en kleurgebruik kiezen. Apps. Hier staan apps, als je die geïnstalleerd hebt. Dit is nu nog niet relevant. 1 bewerk profiel als je de Nederlandse versie van Twitter gebruikt
Widgets. Hier staan widgets, als je die geïnstalleerd hebt. Nu nog niet relevant. Afbeelding 7: Instellingen van je account 18 Nuttige links http://www.youtube.com/watch?v=b549sqff8pk. Nederlandstalige YouTube-video over het opzetten van een Twitter-account. http://www.fannykoerts.nl/twitter-voor-beginners/. Twitter voor beginners.
Vergroot je bekendheid via Twitter: het gebruiken van je Twitter account Je profiel is nu klaar, je kunt bijna aan de slag! Alleen nog onderstaande informatie goed doorlezen. Hashtags Bij twitteren wordt er vaak gebruik gemaakt van hashtags (#). Dit zijn kernwoorden in een twitterbericht, zoals #millenniumdoelen. Door een # wordt het woord klikbaar, en kun je snel zien wat er nog meer over dat onderwerp wordt getwitterd. Dit is belangrijk om goed over na te denken. Je tweets worden namelijk feitelijk alleen gelezen door je volgers, en door mensen die gezocht hebben op een hashtag die jij hebt gebruikt. Als je dus een groot publiek wilt bereiken, gebruik dan gangbare hashtags. Door goed naar anderen te kijken, kom je er vanzelf achter welke hashtags er veel gebruikt worden in jouw werkgebied. Vaak worden voor evenementen speciale hashtags gemaakt. Bijvoorbeeld door de organisator van het evenement, maar soms zijn het door algemeen geaccepteerde hashtags door gebruikers. Bijvoorbeeld, als het Nederlandse voetbal elftal tegen Italië speelt, kun je reacties van twitteraars over die wedstrijd volgen via #nedita. Als je wilt weten wat mensen vinden van de gast die aan tafel zit bij De Wereld Draait Door, kun je zoeken op #dwdd. Gebruik niet teveel hashtags in één bericht; probeer je aan een maximum van drie te houden. 19 Andere twitteraars Verder kun je ook naar andere twitteraars tweeten. Elk account heeft een adres, dat begint met een @. Het twitteraccount van de premier is bijvoorbeeld @MinPres en die van Team 2015 Utrecht @MGU2015. Als je dit adres in een tweet zet, komt dit onder de aandacht van dat account. Bij veel grote bedrijven, zoals de Albert Heijn of de NS, is dit ook een manier om feedback te geven om klachten te uiten. Er wordt vaak snel door het twitter-team van dat bedrijf op gereageerd. Kom je een tweet tegen die interessant is voor jouw volgers? Dan kun je die tweet retweeten (= nog een keer verzenden) zodat hij ook op de tijdlijn (= centraal punt waar alle tweets van de accounts die je volgt verschijnen) terecht komt. Als je iets interessants twittert, zul je merken dat je zo nu en dan geretweet wordt. Dit vergroot het aantal mensen dat jouw tweets onder ogen krijgt aanmerkelijk. Aan de slag Om twitter in de vingers te krijgen, hebben we drie korte opdrachten voor je bedacht. Opdracht 1: mensen volgen Volg Team 2015 Utrecht. Dit doe je door via de zoekbalk bovenaan te zoeken op de gebruikersnaam MGU2015. Als je op het profiel van Team 2015 Utrecht klikt dan staat er onder de organisatieinformatie een knop follow. Als je daarop klikt ben je Team 2015 Utrecht het volgen en krijg je op je homepage onze tweets te zien. Opdracht 2: retweeten Retweet een tweet van Team 2015 Utrecht. Ga naar de profielpagina van Team 2015 Utrecht. Hier was je al vanwege de vorige opdracht. Anders kom je er door te zoeken in de zoekbalk of als je op je eigen profielpagina bent, door te klikken op following in het linkermenu. Als je op de profielpagina van Team 2015 Utrecht op een tweet gaat staan, staat onderaan de tweet de mogelijkheid retweet. Als je hier op klikt, komt de tweet van Team 2015 Utrecht ook in jouw eigen tweets te staan. Je kunt ook de tweet van Team 2015 Utrecht beantwoorden, dat doe je door op reply te drukken. Opdracht 3: je eerste tweet Plaats een eigen tweet. Dit doe je door op het blauwe icoontje met veer rechts bovenaan in de menubalk te klikken (zie ook stap 6 van de handleiding). Schrijf een korte en krachtige tekst van maximaal 140 tekens, en dat soms best moeilijk. Noem in de tweet Team 2015 Utrecht door @MGU2015 toe te voegen en gebruikt twee woorden met een hashtag.
Vergroot je bekendheid via Twitter: tips & trucs voor Twitter Twitter is een gratis internetdienst waarmee gebruikers korte berichtjes van maximaal 140 tekens publiceren. Het is een netwerksite waarbij mensen op elkaar kunnen reageren en elkaar kunnen volgen. Kortom, een handig medium om geïnteresseerden op de hoogte te houden van je activiteiten. Ook kan een Twitter account kan je helpen om goed op de hoogte te blijven van wat er allemaal speelt op jouw gebied. Volg relevante personen en organisaties en kijk en leer van hoe zij twitteren. Begin 2013 maakt 3,3 miljoen Nederlanders gebruik van Twitter. Dat komt neer op een kwart van de Nederlanders. Bijna de helft van de Nederlandse Twitteraars, zo'n 1,6 miljoen Nederlanders, maakt dagelijks gebruik van Twitter. 20 Tips Als je lid wordt van Team 2015 Utrecht (stuur een mail naar info@team2015utrecht.nl) en je Twitter account doorgeeft dan komen je tweets op www.team2015utrecht.nl! Als je #MGU2015 gebruikt in je bericht, komt je tweet op www.team2015utrecht.nl! Als je meerdere social media gebruikt, versterk ze dan onderling. Als je een evenement aanmaakt op je Facebookpagina, kun je de link via Twitter delen. Zijn er andere mensen of organisaties die betrekking hebben op datgene wat je tweet, die ook een Twitter-account hebben? Verwerk ze in je bericht! Dat doe je door het adres van hun account (bijv. @MGU2015) in je tweet te zetten. Het mooiste is als je dit op een natuurlijke manier in je tweet kunt verwerken. Dan is de kans groot dat deze accounts je tweet zullen retweeten. Dit vergroot het bereik van je bericht aanzienlijk, aangezien de volgers van dat account de tweet ook onder ogen krijgen. Je hebt maar 140 tekens in een tweet, dus houd het kort. Gebruik geen volzinnen: de boodschap moet overkomen. Maak gebruik van afkortingen die je normaal misschien niet zo snel zou gebruiken ( vd in plaats van van de etc.). Dit is algemeen geaccepteerd op Twitter. Om te voorkomen dat je na één link al meteen aan je 140 tekens zit, kun je je link verkleinen. Dit kan bijvoorbeeld via http://tinyurl.com/. Je link wordt als het ware ingepakt, zodat je meer ruimte overhoudt voor je boodschap. Wees actief. Een of twee tweets per jaar versturen is geen goede reclame voor je organisatie. Probeer daarom regelmatig een tweet te verzenden, zodat je pagina actief blijft. Gebruik Twitter niet alleen om te zenden, maar ook om in dialoog te treden. Door de manier waarop je een tweet formuleert, kun je reacties uitlokken. Bijvoorbeeld door een stelling te poneren of expliciet een vraag te stellen. Het zal niet altijd lukken, maar met genoeg volgers zal er af en toe gereageerd worden. Reageer terug om de dialoog op gang te houden. Gebruik de Twitter app op je smart Phone. Een tweet is maar kort en zo verstuurd, dus ideaal om af en toe tussendoor te doen (met foto s!). Heb je zelf al een Twitteraccount? Geen probleem, je kunt met meerdere accounts inloggen en makkelijk switchen. Plaats een Volg ons via Twitter knop op elke pagina van je website. Zo kunnen mensen met Facebook met één druk op de knop jouw bedrijfspagina gaan volgen. Voeg een Volg ons -knop toe aan je e-mail handtekening. Als je ook een Facebookpagina van je organisatie hebt, kun je je Twitter-instellingen zo aanpassen dat je tweets ook automatisch als updates op je Facebookpagina worden geplaatst. Dit levert extra content op en het scheelt werk. Als je dit wilt, klik op het tandwiel rechtsboven, klik op settings, kies in het linkermenu voor profile en Twitter wijst je de weg. Als je meerdere accounts hebt (Facebook, Linkedin, MyWorld, YouTube), dan kan het een goed idee zijn om voor alle accounts dezelfde namen en afbeeldingen te gebruiken. Dit vergroot de herkenbaarheid en samenhang. Je kunt later nog allerlei informatie toevoegen, verwijderen of wijzigen. Klik rechts bovenaan op het tandwiel en kies Instellingen. Zorg wel dat je ieder middel uniek gebruikt, dus dat je niet dat je overal dezelfde informatie op zet.
Plaats filmpjes op YouTube: het aanmaken een YouTube kanaal Deze handleiding zorgt ervoor dat je binnen 4 stappen een YouTube kanaal hebt aangemaakt. Stap 1: voorbereiding Aanmelden bij YouTube gaat via een google-account (YouTube is eigendom van Google). Als je al een Gmail-account hebt, dan kun je dit gebruiken om een YouTube-kanaal te starten. Als je echter niet wil dat het kanaal aan je persoonlijke Gmail is gelinkt of als de organisatie waarvoor je het kanaal aanmaakt heeft (nog) geen Gmail-account, dan is het beter om een apart Googleaccount aan te maken. Dat kan via deze link: https://accounts.google.com/signup?hl=nl Ook hier moet je weer een aantal dingen klaar hebben liggen om op je profiel in te vullen: Een profielfoto. Vaak is dit het logo van de organisatie. Kies een zo vierkant mogelijke foto, aangezien de afbeelding bij wordt gesneden in een vierkant. Een omslagfoto. Deze foto is een soort achtergrondfoto, achter de profielfoto. Kies hiervoor een liggende foto, aangezien de afbeelding wordt bijgesneden in een liggende rechthoek. Stap 2: YouTube home page Ga naar www.youtube.com en klik rechtsboven op log in (zie rechter rode pijl in Afbeelding 1). Log in met je google-account. Afbeelding 1: inloggen bij YouTube 21 Let op: Google/YouTube vraagt al meteen of je je wilt abonneren op kanalen. Ze willen graag veel informatie van je en zal dat ook krijgen als je zelf daar geen stokje voor steekt. Stap 3: Uploaden van filmpjes Het uploaden van nieuwe filmpjes gaat via de knop uploaden, die je te allen tijde bovenaan naast de zoekbalk van YouTube ziet staan (zie linker rode pijl Afbeelding 1). Dan kom je in het uploadscherm
(zie Afbeelding 2). Als je op de rode pijl in het vak bestanden selecteren om te uploaden klikt dan kan je vanaf je computer een filmpje uploaden. Afbeelding 2: Film uploadscherm. 22 Stap 4: Instellingen Het onderhouden van een YouTube-account is minder overzichtelijk dan bij Facebook of Twitter. Learn by doing is hier dan ook het devies. Neem de tijd om uit te zoeken welke functies YouTube heeft en welke nuttig voor jouw organisatie kunnen zijn. Een beknopt overzicht: My channel. Dit is een overzicht van jouw kanaal (zie bovenste rode pijl in Afbeelding 3). Onder de profielfoto en achtergrondafbeelding staan subkopjes (zie rode pijl middenin Afbeelding 3). Het huisje geeft de startpagina van je kanaal weer. Onder video s staat een overzicht van alle filmpjes die je geüpload hebt. De rangschikking en de manier waarop het wordt weergegeven, kun je hier aanpassen. Onder discussion staan opmerkingen over het kanaal. In de praktijk zul je dit waarschijnlijk niet gebruiken. Bij about staat informatie over jouw kanaal, zoals de oprichting en het aantal keer dat je kanaal bekeken is. Je kunt ook zelf een beschrijving toevoegen. Klik dan op about en druk op de het plusteken bij channel description. Als je tenslotte naast over op het vergrootglas klikt, kun je binnen je eigen kanaal zoeken. Video manager. Hier kun je alles doen wat te maken heeft met filmpjes (zie rechterpijl in Afbeelding 4). Links zie je een menu staan (zie bovenste linkerpijl in Afbeelding 4). Bij uploads staat een overzicht van alle video s die je hebt geüpload. Bij elke video kun je op de knop edit klikken. Hier kun je van alles aanpassen, zoals de titel, de beschrijving, de labels (zoektermen die de zoeker naar jouw video leiden) en de privacy instellingen. Die kun je zo instellen dat niet iedereen je filmpje kan zien. Je kunt hier nog veel meer aan je video sleutelen, maar dat is behoorlijk geavanceerd en zal je waarschijnlijk niet gebruiken.
Afbeelding 3: YouTube kanaal 23 Afbeelding 4: YouTube video manager Playlists. Hier kun je onder afspeellijsten een overzicht zien van de afspeellijsten die je hebt gemaakt (zie Afbeelding 4, onderste linkerpijl). Een afspeellijst is een verzameling van video s in een bepaalde volgorde, meestal aan de hand van een bepaald thema. Onder dit kopje kun je nieuwe afspeellijsten maken door rechtsboven op + new playlist te klikken. Channel settings. Als je daarop klikt, zie je de optie defaults (zie rode pijl in Afbeelding 5). Hier kun je de instellingen bepalen die elke nieuwe video moet krijgen, zoals de mogelijkheid om reacties achter te laten. Je kunt deze instellingen ook apart voor elke video wijzigen. De andere menu-functies zijn nauwelijks van belang.
Afbeelding 5: YouTube Channel settings 24 Nuttige links http://www.youtube.com/watch?v=o0k_bqajolg. Uitleg hoe YouTube werkt
Plaats filmpjes op YouTube: het gebruiken van je YouTube kanaal Je profiel is nu klaar en je kunt aan de slag! Om YouTube in de vingers te krijgen hebben we een opdracht voor je bedacht. Opdracht: Upload een filmpje Volg nogmaals het stappenplan in de handleiding en upload nu een filmpje die je voorziet van tags en een beschrijving. 25
Plaats filmpjes op YouTube: tips & trucs voor YouTube YouTube is een website waar mensen filmpjes kunnen publiceren. Degene die het filmpje upload kan het voorzien van tags/labels. Met de opkomst van smartphones met camera s is het steeds makkelijker geworden om filmpjes te maken van goede kwaliteit. Ook van activiteiten van je campagne kun je op deze manier leuke filmpjes maken en delen met anderen. Als je dit vaak doet, kan het lonen om een eigen YouTube kanaal op te zetten. Hier kun je al je filmpjes verzamelen. Zo zijn ze makkelijk te vinden en krijg je een mooi overzicht van alle filmpjes bij elkaar. Tips Je kunt je andere social media-accounts ook linken aan je YouTube-kanaal: log in en klik rechtsboven op het pijltje dat bij de naam en afbeelding van uw kanaal staat. Klik dan op instellingen (settings) en klik vervolgens in het linker menu op gelinkte accounts (connected accounts). De profielfoto kan ook gebruikt worden als logo in de bovenhoek van je filmpjes, zoals bij echte tv-kanalen. Een goed voorbeeld is ons eigen account http://www.youtube.com/user/team2015utrecht. In tegenstelling tot Facebook en Twitter is het krijgen van volgers of likers geen doel op zich bij YouTube. Mensen met een YouTube-account kunnen zich abonneren op jouw kanaal, maar dit komt veel minder voor en is veel minder belangrijk dan bij andere social media. Als je meerdere accounts hebt (Facebook, Twitter), dan kan het een goed idee zijn om voor alle accounts dezelfde namen en afbeeldingen te gebruiken. Dit vergroot de herkenbaarheid en samenhang. Zorg wel dat je ieder middel uniek gebruikt, dus dat je niet dat je overal dezelfde informatie op zet. Denk na welk type bericht je voor welk middel wil gebruiken. 26
Bouw een netwerk op via LinkedIn: het aanmaken een LinkedIn account Een LinkedIn bedrijfspagina kun je snel maken en is betrekkelijk eenvoudig in te richten. Deze handleiding zorgt ervoor dat je binnen 6 stappen een LinkedIn pagina hebt aangemaakt. Stap 1: voorbereiding Voor je begint moet je een aantal dingen klaar hebben liggen om op je profiel in te vullen: Profielfoto s. Dit is essentieel. Vaak is dit het logo van de organisatie. Kies een vierkante foto van 50x50 pixels en foto van 100x60 pixels. Een omschrijving van de organisatie. Dit moet kort en krachtig zijn. Stap 2: LinkedIn homepage Als je een bedrijfspagina wilt starten moet je al een persoonlijk LinkedIn account hebben. Ga naar http://marketing.linkedin.com/company-pages/ en druk op gele get started knop (zie Afbeelding 1). Nu kom je bij een aanmeldscherm. Als je al een persoonlijk LinkedInprofiel hebt kan je je aanmelden, zo niet klik dan op join LinkedIn (zie rode pijl in Afbeelding 2) Afbeelding 1: bedrijven home page van Linkedin Afbeelding 2: aanmeldscherm 27 Stap 3: Aanmelden Je komt nu op het scherm waar je een organisatie kan toevoegen (zie Afbeelding 3). Vul de naam van je organisatie in en het e-mailadres. Nadat je op continue hebt gedrukt, wordt je een bevestigingsemail naar het opgegeven e-mailadres gestuurd. Ga naar je inbox, open de mail en klik op klik here in de e-mail. Er opent een nieuw tabblad in je brower waar je op confirm moet drukken om te bevestigen dat het opgegeven e-mailadres klopt. Daarna krijg je een nieuw scherm waarin je je moet aanmelden.
Afbeelding 3: Aanmeldscherm \\\\\\\\\\\\\ Stap 4: Organisatiegegevens invullen Als je je aangemeld hebt kom je op een scherm waar je je organisatiegegevens moet invullen (zie Afbeelding 4). Het gaat om de naam van je organisatie en een korte beschrijving van je organisatie aan de linkerkant (zie bovenste linker rode pijl in Afbeelding 4). Ook kan je rechts aangeven wat voor typte organisatie het is, de grootte van je organisatie, de website, de sector, of de organisatie nog bestaat en het oprichtingsjaar. Links onderaan kun je aangeven of je extra managers voor de pagina wilt (zie onderste rode pijl in Afbeelding 4). Als je mensen ook manager wilt maken, dan moeten ze al wel een contactpersoon van je zijn op LinkedIn. Afbeelding 4: Invullen van organisatiegegevens 28 Stap 5: Profielfoto uploaden Als je verder naar onder scrolt dan kan een recruiting poster toevoegen. Dat is voor nu niet belangrijk. Daaronder kan je een aantal profielfoto s toevoegen. Een algemene foto, een standaardlogo en een vierkantlogo. Als je op de plusknop add logo drukt, dan kan je een logo uploaden vanuit je computer (zie rode pijlen in Afbeelding 5). Let er hierbij op dat het logo voldoet aan het aantal pixels dat onder de add logo knop staat aangegeven.
Onder de logo s kan je specialiteiten van je bedrijf aangeven. Met de add more specialities kan je nog meer specialiteiten toevoegen. Ook kan je nog groepen toevoegen, maar dat is voor nu niet relevant. Als je alles hebt ingevuld, scrol je omhoog en druk je op de publish knop rechts bovenaan. Afbeelding 5: Profielfoto s toevoegen 29 Stap 6: Profielpagina Je profielpagina is nu klaar. Met een pagina kun je als beheerder berichten met foto s of video s namens die organisatie plaatsen (zie linkerpijl in Afbeelding 6). Net als bij Facebook kunnen mensen je pagina liken. Het zijn dan followers. Als je een bericht plaatst, kan je kiezen of je dit deelt met alle followers of een selectie daaruit. Afbeelding 6: berichten plaatsen op je LinkedInpagina Nuttige links http://www.sigmund.be/5-linkedin-tips-voor-organisaties/
Bouw een netwerk op via LinkedIn: het gebruiken van je LinkedIn account Je LinkedIn pagina is nu klaar. Om LinkedIn goed in de vingers te krijgen, hebben we twee korte opdrachten voor je bedacht. Opdracht 2: een bericht plaatsen Plaats een eigen bericht. Dit doe je door in het lege statusbalkje onder de header van de pagina (zie de rode pijl in afbeelding 6) een tekst te typen. Je kunt hier foto s of video s bij uploaden door op de knop met de paperclip te klikken. Het uploaden van foto s of video s gaat hetzelfde als het uploaden van een profielfoto. Opdracht 1: mensen uitnodigen de pagina te volgen Nodig mensen uit om jou pagina te volgen. Je kunt via je persoonlijke profiel op LinkedIn connecties uitnodigen via een bericht om de pagina te volgens. Plaats de hyperlink van jouw bedrijfspagina in die mail, zodat ze direct naar je bedrijfspagina kunnen gaan om hem te volgen. Vraag daar ook gerust om! Op de volgende pagina vind je nog meer tips om meer volgers te krijgen. 30
Bouw een netwerk op via LinkedIn: tips & trucs voor LinkedIn LinkedIn is een online sociaal netwerk dat gericht is op vakmensen. Het belangrijkste doel van de website is om geregistreerden gebruik te laten maken van elkaars (zakelijke) netwerk. Dat gebeurt door contacten te leggen met anderen die je vertrouwt. Nederland staat met 4 miljoen registraties in de top tien van landen met LinkedIn-gebruikers. Linkedin werkt als volgt: Een netwerk is opgebouwd uit je directe contacten, de relaties van je contacten, enzovoort. Al deze personen kunnen direct en indirect haar/zijn netwerk uitbreiden via een introductie door een in het eerste- of tweedelijnsnetwerk aanwezige contactpersoon. Het netwerk kan gebruikt worden voor het vinden van een baan, andere personen of zakelijke kansen, via aanbevelingen vanuit je netwerk. Werkgevers kunnen vacatures plaatsen en mogelijke kandidaten zoeken. Werkzoekenden kunnen het profiel van managers raadplegen en ontdekken welke van hun bestaande contacten haar of hem kan introduceren. Je kunt via Linkedin makkelijk kennis en expertise delen aan je zakelijk netwerk 31 Tips Neem de tijd om de mogelijkheden van een pagina te ontdekken. Je kunt bijvoorbeeld foto s plaatsen, een evenement aanmaken en promoten etc. Dit is afhankelijk van je doelgroep. Wees actief. Een LinkedIn bedrijfspagina waar twee keer per jaar iets op gezet wordt is geen goede reclame voor je organisatie. Probeer daarom regelmatig een update te doen, zodat je pagina actief blijft. Gebruikt je organisatie ook Twitter? Je kunt je tweets ook als update laten plaatsen. Hierdoor hoef je maar een keer een update te geven. Zie de uitleg over Twitter. Gebruik LinkedIn niet alleen om te zenden, maar ook om in dialoog te treden. Door de manier waarop je een status-update formuleert, kun je reacties uitlokken. Bijvoorbeeld door een stelling te poneren of expliciet een vraag te stellen. Het zal niet altijd lukken, maar met genoeg volgers zal er af en toe gereageerd worden. Wil je op LinkedIn in groepsverband intern kunnen communiceren met directe medewerkers/betrokkenen, dan moet je een groep aanmaken. Dan kun je ook als beheerder bepalen wie er tot de groep wordt toegelaten. Als je meerdere accounts hebt (Twitter, MyWorld, Facebook, YouTube), dan kan het een goed idee zijn om voor alle accounts dezelfde namen en afbeeldingen te gebruiken. Dit vergroot de herkenbaarheid en samenhang. Zorg wel dat je ieder middel uniek gebruikt, dus dat je niet dat je overal dezelfde informatie op zet. Heb je een YouTube-account? Gebruik je LinkedIn bedrijfspagina om je filmpjes onder de aandacht te brengen bij je publiek. Kopieer en plak de link naar je filmpje in een nieuwe update en schrijf er een leuk tekstje bij. Zie ook de uitleg over YouTube. Plaats een Volg ons via LinkedIn knop op elke pagina van je website. De beheerder van jouw website kan de code voor een Volg -knop (de zogenaamde plugins) kopiëren vanaf de ontwikkelaarspagina op LinkedIn. Deze kun je dan toevoegen aan je website. Zo kunnen LinkedIn leden met één druk op de knop jouw bedrijfspagina gaan volgen. Voeg een Volg ons -knop toe aan je e-mail handtekening. Zorg dat de inhoud relevant is voor je volgers. Hoe beter dit aansluit, hoe groter de kans dat de updates gedeeld en becommentarieerd worden. Houd het kort, 1 of 2 alinea s is genoeg. Stuur niet te vaak updates. Bedrijven die heel vaak updates plaatsen worden door LinkedIn geverifieerd en lopen het risico dat hun bedrijfspagina wordt verwijderd. Probeer je volgers zoveel mogelijk toegevoegde waarde te geven, bijvoorbeeld door het aankondigen van je nieuwe blog met waardevolle tips over een onderwerp dat jouw volgers interesseert. Zet de link naar jouw bedrijfspagina ook in discussies binnen groepen. Deelnemen aan discussies in relevante LinkedIn groepen helpt je om zichtbaar te worden bij jouw doelgroepen. Zet onder jouw bijdrage je naam en de link naar jouw bedrijfspagina.
Deel ervaringen via MyWorld: het aanmaken van een MyWorld account Een MyWorld account kun je snel maken en is betrekkelijk eenvoudig in te richten. Deze handleiding zorgt ervoor dat dit je binnen 6 stappen hebt aangemaakt. Stap 1: voorbereiding Voor je begint moet je een aantal dingen klaar hebben liggen om op je profiel in te vullen: Een gebruikersnaam. Kies hiervoor de naam van je organisatie. Een profielfoto. Dit is essentieel. Vaak is dit het logo van de organisatie. Kies een zo vierkant mogelijke foto, aangezien de afbeelding bij wordt gesneden in een vierkant. Stap 2: MyWorld home page Gaan naar www.myworld.nl. Aan de rechterkant kan je je aanmelden voor MyWorld (zie rode pijl in Afbeelding 1) door je e-mailadres in te vullen. Je krijgt dan meteen een e-mail om je e-mailadres te verifiëren. Ga naar je eigen inbox en klik op de link in de e-mail om je account te bevestigen. Afbeelding 1: home page van MyWorld 32 Stap 3: Aanmelden Je krijgt nu een aanmeldscherm te zien, waarin je eigen naam, organisatienaam, gebruikersnaam en wachtwoord moet invullen. Je krijgt daarna een scherm waarin je informatie vanuit Linkedin kunt importeren. Als je dat niet wilt, klik je op save & next step. Stap 4: Profielfoto uploaden Nu kun je een profielfoto uploaden. Klik op browse om een afbeelding vanuit je computer te uploaden (zie Afbeelding 3). Klik daarna op save & next step.
Afbeelding 2: Invullen van je gegevens Afbeelding 3: uploaden van een profielfoto Stap 5: Interesses en groepen toevoegen In het volgende kan je landen, onderwerpen en activiteiten toevoegen waar je in geïnteresseerd bent (zie Afbeelding 4). Daarna kan je jezelf toevoegen aan groepen die voor jouw organisatie interessant zijn. Afbeelding 4: Toevoegen van interesses Afbeelding 5: toevoegen van groepen 33 Stap 5: Profielpagina Je profiel is nu aangemaakt en je komt nu terecht op je profielpagina. Je bent tijdens je aanmelding al gelinkt aan groepen die interessant voor je zijn. Om te selecteren wie je nog meer kunt volgen, kun je de zoekfunctie rechtsboven in het scherm gebruiken (zie rode pijl rechtsboven in Afbeelding 6). Door zoektermen in te voeren van je interesses kom je terecht bij gebruikers, organisaties, groepen en evenementen die zich daarmee bezighouden. Klik op de rode buttons naast de naam van dat onderdeel om te gaan volgen of lid te worden. Als je op following klikt, verschijnen de berichten van de gebruikers, organisaties, groepen en evenementen die je volgt in het midden van het scherm (zie bovenste linker rode pijl in Afbeelding 6). Nieuwsgierig naar wat anderen zeggen? Klik op all posts links in het menu om alle berichten op MyWorld te zien (zie onderste linker rode pijl in Afbeelding 6). Voel je niet verplicht maar aangemoedigd om te reageren op vragen en discussies.
Afbeelding 6: profielpagina 34 Als je zelf een nieuw bericht wil plaatsen op MyWorld Community, bedenk dan goed op welke pagina je het wilt plaatsen. Als je een bericht plaatst op en pagina dat te maken heeft met uw onderwerp dan spreek je direct geïnteresseerden aan, dan is je bericht makkelijk vindbaar voor anderen en het verschijnt automatisch ook bij all posts. Om een bericht te plaatsen, typ je in het tekstvak bovenaan de pagina (zie rode pijl in het midden van Afbeelding 6). Stap 6: Instellingen en kennis delen Vul je profiel zo veel mogelijk in. Dan weet men wat je interesses en expertise zijn. Klik linksboven op je profielfoto om je profiel aan te vullen. Wil je zelf een pagina beheren? Dan kun je zelf een discussiepagina, organisatiepagina of een evenementpagina aanmaken en beheren. Een nieuwe organisatiepagina maak je aan door in het menu bovenaan op 'organisations' en dan op new organisation te klikken. Een nieuwe groepspagina maakt u aan door op 'groups' en dan op new group te klikken in het menu bovenaan. Een nieuwe evenementpagina maakt u aan door op 'events' en vervolgens op 'new event' te klikken in het menu hierboven (zie de drie rode pijlen midden in Afbeelding 7). Klik rechtsboven in het scherm op Wiki om de huidige MyWorld-bibliotheek te bekijken en vul deze aan (zie rode pijl aan de rechterkant in Afbeelding 7). Als je zelf een kennisdocument over een bepaald onderwerp heeft gebruiken we deze graag voor een MyWorld Wiki. Mail je aanvullingen en/of kennisdocument naar info@myworld.nl.
Afbeelding 7: Pagina s beheren en wiki 35 Nuttige links Om MyWorld goed onder de knie te krijgen, zijn er trainingen te vinden in de groep Training MyWorld Community. Deze zijn te vinden op https://community.myworld.nl/group/show/id/1584